C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U. Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt

Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at

Richtig einladen (2): Basics – Versandart Briefpost

Jeder Mensch hat andere Vorlieben und findet demnach unterschiedliche Dinge

ansprechend. Eine Einladung in Form eines persönlichen Anschreibens hat aber auf jeden

Fall was – vorausgesetzt, gewisse Regeln werden eingehalten …

Do’s + dont’s

Selbstverständlich hängt alles vom jeweiligen Anlass, von der unternehmerischen Corporate

Identity, der Branche, den Zielgruppen und noch einigem mehr ab, wie Sie Ihre Einladung

gestalten – ob flippig und bunt oder schlicht und gediegen, in ausufernder Prosa oder

kurzen, auf den Punkt gebrachten Informationen, ob als schlichtes Blatt Papier oder doch

lieber in Form einer Karte.

Unabhängig von allen eben aufgezählten Punkten sind einige Dinge zu beachten, wenn Sie

sich entschließen, Ihre Einladung per guter alter Briefpost zu versenden – das Sprichwort

„Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck“ hat schon was Wahres …

• Kuvert und Papier – das ist das Erste, was Ihre Empfänger wahrnehmen, sobald sie Ihre

Einladung aus dem Briefkasten fischen. Deshalb sollten Sie hier keinesfalls sparen –

eine Papierstärke weit aufwärts von 80-grammigem Kopierpapier ist Pflicht!

• Oberfläche: Matt wirkt hochwertiger als glänzend.

• Eine handgeschriebene Anschrift erregt mit Sicherheit mehr Aufmerksamtkeit als ein

aufgeklebtes Adressetikett und vermittelt noch dazu (Hoch-)Wertigkeit.

• Dafür sollten Sie dann aber auch das richtige Schreibgerät verwenden: Eine dicke

Schönschreibfüllfeder macht garantiert mehr her als ein patziger Kugelschreiber.

• Eine persönliche Anrede im Einladungsschreiben selbst ist Pflicht – alles andere würde

die zuvor beschriebenen Pluspunkte (sofern sie berücksichtigt wurden) sofort wieder

zunichte machen.

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• Eine individuelle Note verleihen Sie Ihrer Einladung, wenn Sie Anrede und Grußformel

von Hand – idealerweise mit der zuvor genannten Füllfeder – in die standardisierte,

ausgedruckte Einladung einfügen.

• Für den Einladungstext selber sollten Sie eine gut und einfach lesbare Schriftart wählen.

Arial, Times New Roman, Calibri und Palatino Linotype sind gängige und gern

verwendete Schriftarten.

• Vermeiden Sie jedoch irgendwelche Hand- oder Freestyle-Schriftarten und dergleichen –

diese sind schwer zu entziffern.

• Die Schriftgröße sollte mindestens 10 (besser noch größer) sein – weniger ist

schlichtweg nicht augenfreundlich.

• Auch der Zeilenabstand spielt eine Rolle – sparen Sie lieber ein wenig am Text und

gönnen Sie Ihrer Einladung dafür Zeilenabstand 1,5 (1,15 ist auch schon okay).

• VERWENDEN SIE KEINE VERSALIEN – DIESE SIND ERWIESENERMASSEN

SCHWERER (UND LANGSAMER) ZU LESEN als normale Druckschrift – merken Sie’s?

• Um bestimmte Punkte hervorzuheben, können Sie stattdessen auf Fettschreibung,

Unterstreichung, Kursivschreibung oder eine andere Schriftgröße setzen – oder

eine Kombination davon anwenden (aber nicht alles auf einmal!).

• Auch ein harmonisches Zusammenspiel von Schriftfarbe und Papierfarbe trägt zu

angenehmer Lesbarkeit – und damit Wahrnehmung – bei. Völlig daneben sind

beispielsweise helle Farben (grün oder gelb) auf weißem Untergrund – damit erschweren

Sie Ihren potenziellen Gästen unnötigerweise die Entzifferung Ihrer bestimmt

wohlweislich gewählten Worte.

• Gleichen Sie vor dem Versand der Einladungen unbedingt Ihren Adressbestand

hinsichtlich eventueller Dubletten ab – wenn Sie schon auf hochwertige Aufmachung

setzen, sollten Sie diesen positiven Eindruck keinesfalls durch mögliche doppelte

Anschreiben im Keim ersticken.

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Basisdaten

Selbstverständlich ist es auch bei einer schriftlichen Einladung in Form eines Briefes wichtig,

die essenziellen Eckdaten auf einen Blick erfassen zu können:

• Wer lädt mich ein?

• Wann findet der Event statt? An welchem Wochentag, Datum, zu welcher Uhrzeit?

• Wo geht die Sause über die Bühne?

• Warum wird eingeladen? Was ist der Anlass?

Zusammenfassend lässt sich sagen: Das Auge „isst“ mit – deshalb ist es ratsam, Ihren

potenziellen Gästen kleine Häppchen in Form optischer Reize in der Einladung zu liefern.

In den kommenden Blogbeiträgen widme ich mich noch den Themen Inhalt, Struktur und

Feintuning von Einladungen.

Diesen Leitfaden können Sie gerne auch als PDF downloaden.