Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau)
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Lieferantendokumentation(für den Maschinen- und Anlagenbau)
Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“
Magali Baumgartner, Coperion GmbHArmin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH
tekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg 28. 4. 2014
Nur ein Beispiel …
.
… und im Maschinen- und Anlagenbau? Dokumentation von Lieferanten Eigene Dokumentation Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation Gesamtdokumentation =
Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden
Das Spannungsfeld
Vertrag
Wirtschaft-
lichkeit
Gesetze und
Normen
Zeit
Das Problem
Konflikte zwischen Lieferant und Kunde:
Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate …
Internationalisierung (es wird nicht einfacher)
Die Mitglieder der ArbeitsgruppeLeitung Magali Baumgartner und Armin Burry
Patrick Arigbabu, Zürich, CH Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas
Turbines, Baden, CH Holger Weth, Siemens AG, Erlangen
Die Aufgabenstellung
Erstellen eines Leitfadens für das Problem „Lieferantendokumentation“
Lösungen aus der Praxis für die Praxis
Best practice
Die Zielgruppen des Leitfadens
Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und
deren Lieferanten
Die Ziele des Leitfadens
Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren
Konkrete und allgemein gültige Hilfestellungbei der Lösung der bestehenden Problemeund Konflikte
Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis
Beitrag zum QM-System
Analyse - Kunden und Lieferanten
Endkunde
An
ford
eru
ng
en
Gesamtlieferant
Lieferant 2
Unter-lieferant 03
Unter-lieferant 04
Lieferant 1
Unter-lieferant 01
Unter-lieferant 02
Unterlieferanten
001 002 . . .
Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten
Vertrieb
Einkauf
Technische
Redaktion
Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert
Komponentenlieferanten:auftragsneutrale Dokumentation
Systemlieferanten:umfangreiche auftragsbezogeneDokumentation
Die 8 Schritte zum Ziel
Dokumentation bestellen
Auftrags-bestätigung kontrollieren
Dokumentation kontrollieren
Dokumentation integrieren
Hausstandard definieren
Hausstandard kommunizieren
Vertraganalysieren
Anforderungen spezifizieren
Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?
Normalausführung festlegen Spezifisch für
Unternehmen Produkt Kunden .............
Klar und deutlich beSCHREIBEN
Hausstandard definieren
Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?
Dokumentationsarten Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg....
Hausstandard definieren
Dokumentationsart Liefertermin Zielgruppe Intern/
Extern
Dokument
Planungs-dokumentation
Mit Auftrags-erteilung
Abwicklung I Maschinen-aufstellungspläne
Anlagenpläne
Verbraucherlisten
SchaltunterlagenMontage-dokumentation
Vor Beginn der Montagei. d. R. Vertragstermin
Baustellen-personal
E Montagezeichnungen und –anleitungen
Loseteillisten
Handbücher
Hausstandard kommunizieren
Schritt 2 - Bitte weitersagen!
Interne FachabteilungenVertrieb, ProjektierungEinkaufInbetriebnahme, MontageKonstruktion, Entwicklung
Externe PartnerKunde, ConsultantLieferant, Fremdfertiger
Zielgruppengerecht Know-how Schutz
Hausstandard kommunizieren
Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!
Abweichungen vom Hausstandard
Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen Termine Nummerierungssysteme Terminologie Gliederung der Dokumente Sprache Softwareprogramme Verstöße gegen geltendes Recht
Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!
Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten Prüfung / Freigabe durch Kunde .................
Abweichungsliste Vertrag Hausstandard Nachverhandlung
Anforderungen spezifizieren
Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten
System = Viele Merkmale Komponente = Wenig Merkmale
Lieferantenstandard Für „Wiederholungstäter“ Klare Sachverhalte Wirtschaftlich und effizient
Machbarkeit Abweichungsliste Hausstandard Lieferantenstandard
Anforderungen spezifizieren
Dokumentation bestellen
Schritt 5 - Wunschzettel
Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren
Eindeutig zuordenbar Bestellnummer Bestell-Position Artikelnummer
Lieferadresse, Lieferort
ALLES muss bestellt werden!
Verzugsstrafen, Pönalen
Auftrags-bestätigung kontrollieren
Dokumentation bestellen
Schritt 6 – Alles klar?
Genau vergleichen
Schweigen heißt Zustimmung
Abweichungen reklamieren
Termine prüfen
Dokumentation kontrollieren
Auftrags-bestätigung kontrollieren
Schritt 7 - Wareneingang
Termine verfolgenDokumentation kontrollieren
Schritt 7 - Wareneingang
Wareneingangskontrolle Identifizieren der Ware Formale Prüfung Inhaltliche Prüfung
Kriterienkatalog
Qualifikation des Prüfers
Dokumentation kontrollieren
Schritt 7 - Wareneingang
Systematische Reklamationserfassung Fehlerbeschreibung Fehlerursache Sofortmaßnahmen Korrekturmaßnahmen
Freigabe der Lieferung
Zahlungsfreigabe der Rechnung
Dokumentation integrieren
Dokumentation kontrollieren
z.B. 4D-Report
Schritt 8 - Integrationsdebatte
Zugriff auf Informationen
Branche
Wirtschaftlichkeit
Haftung
Technik
Dokumentation integrieren
Schritt 8 - Integrationsdebatte
Additive Integration
Integration durch Referenzieren
Selektive Integration
Integration mit Änderungen
Dokumentation integrieren
Schritt 8 - IntegrationsdebatteDokumentation integrieren
Die Kür
Die Kür
Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“
Einkauf Technische Redaktion
Die Kür
Qualität kommt nicht von selbst
Lieferantenauswahl
Regelmäßige Bewertung
Lieferantenentwicklung
Ziel und Zweck
Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation
Standortbestimmung
Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern
Es gibt viel zu tun - fangen Sie an.
Oder haben Sie noch Fragen?
Bezugsquelle:tekom-Geschäftsstellewww.tekom.de [email protected]
Preis:für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versandfür Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand
Ansprechpartner:Magali Baumgartner – [email protected] Burry – [email protected]
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit