mag. iur. Maria Winkler

IT & Law Consulting GmbH

Rechtliche Herausforderungen von e-Business

2

Agenda Vertragsabschluss über das Internet Anforderungen an und Wirkung von elektronischen

Signaturen Anforderungen der Mehrwertsteuer an die elektronische

Rechnungsstellung Rechtskonforme Archivierung elektronischer Dokumente

Vertragsabschluss über Internet

Werden Beschaffungen über das Internet abgewickelt, dann sind zahlreiche rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten

Damit die Verträge mit Lieferanten über das Internet rechtsgültig zustande kommen, sind zusätzlich zu den allgemeinen rechtlichen Anforderungen noch die Besonderheiten des Einsatzes von elektronischen Medien zu berücksichtigen

Dies kann Auswirkungen auf die Gestaltung der Bestellprozesse haben!

3

Vollmacht

Grundsätzlich kann der Lieferant davon ausgehen, dass eine Bestellung, welche unter Verwendung von definierten Passwörtern, Logins etc. erfolgen, von einer berechtigten und bevollmächtigten Person stammen

Werden Verträge über hohe Beträge abgeschlossen, dann sollte das Unternehmen sicherstellen, dass die Freigabe der Bestellungen intern geregelt ist

Dies sollte bei der Definition des Bestellprozesses sowie bei der Erteilung von Zugriffsberechtigungen berücksichtigt werden

4

Vertragsabschluss

Ein Vertrag kommen zustande, wenn ein verbindliches Angebot verbindlich angenommen wird

Angebot und Annahmeerklärung müssen eine Einigung in allen wesentlichen Vertragspunkten beinhalten (z.B. Preis)

Häufig sind die Bestellprozesse so gestaltet, dass nicht festgestellt werden kann, wann genau der Vertrag zustande gekommen ist und mit welchem Inhalt!

5

Verbindlichkeit Bei der elektronischen Abwicklung von Bestellprozessen werden

Offerten meist entweder durch die Präsentation von Waren auf einer Website bzw. im Bestellprozess abgegeben

Oft ist nicht klar geregelt, ob der bei den Waren angegebene Preis und die Lieferfristen verbindlich sind

Die Auslage von Waren im Schaufenster unter Angabe des Preises ist immer verbindlich, das Zusenden von Tarifen und Preislisten ist unverbindlich

Die Präsentation von Waren auf einer Website wird grundsätzlich als unverbindliche Offerte beurteilt – es gibt aber keine spezifische gesetzliche Regelung

Je nach Wortlaut kann eine solche Offerte daher auch verbindlich sein6

Unverbindliche Offerte

Offerten mit Zusätzen wie „solange Vorrat“, „Preisänderungen vorbehalten“, etc. sind unverbindlich!

Eine unverbindliche Offerte ist als „Aufforderung zur Offertstellung“ zu qualifizieren - die Bestellung ist die Offerte, die angenommen werden muss

Es sollte im Rahmenvertrag mit dem Lieferanten geregelt werden, ob die angegebenen Preise, Lieferbedingungen, etc. verbindlich sind

Zudem sollte geregelt werden, mit welchem Schritt im Bestellprozess der Vertrag zustande kommt

7

Dauer der Verbindlichkeit der Offerte

Wenn die Parteien nicht miteinander vereinbaren, wie lange eine Offerte gilt, dann gilt Art. 4 OR

Unter Anwesenden muss eine Offerte sofort angenommen werden, unter Abwesenden ist der Offertsteller so lange an die Offerte gebunden, als er damit rechnen muss, dass auf dem gewählten Übermittlungsweg eine Antwort zurückkommt

Im Zweifelsfall gilt eine z.B. per E-Mail oder durch die Anzeige auf einer Bestellplattform zugestellte Offerte nur 1 Tag!

8

9

Angebot Annahme

unverbindlich verbindlich

befristetunbefristet

Antrag unter Anwesenden

Antrag unter Abwesenden

Rahmenvereinbarungen Im Bereich der Beschaffung kennen sich die Vertragspartner in der

Regel – es ist zu empfehlen, die Bedingungen, die für den Vertragsabschluss über eine Bestellplattform gelten, in einer Rahmenvereinbarung zu regeln

Zu beachtende Punkte: Verbindlichkeit von Preisen Zustandekommen des Vertrages Lieferbedingungen Gewährleistung und Haftung Anwendbares Recht und Gerichtsstand

10

Vertragsabschluss über das Internet

Klare Definition des Bestellprozesses – mit welchem Schritt kommt ein Vertrag zustande?

Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit dem Lieferanten, in welchen z.B. die Verbindlichkeit von Preisen, die Lieferfristen, etc. geregelt werden

Definition von Zugriffsberechtigungen und deren Kontrolle 11

12

Agenda Vertragsabschluss über das Internet Anforderungen an und Wirkung von elektronischen

Signaturen Anforderungen der Mehrwertsteuer an die elektronische

Rechnungsstellung Rechtskonforme Archivierung elektronischer Dokumente

Im elektronischen Geschäftsverkehr kommen Verträge durch den Austausch von elektronischen Dokumenten zustande

Elektronische Signaturen spielen beim Austausch, der Ablage und der Archivierung von elektronischen Dokumenten eine grosse Rolle

Elektronische Signaturen

13

Elektronische Signatur – warum? Werden Geschäftsprozesse elektronisch abgewickelt, dann

stellen sich in der Regel die folgenden Fragen: Ist dies rechtlich überhaupt zulässig? Sind gesetzliche Formvorschriften zu beachten? Sind die Prozesse und die erstellten Dokumente beweiskräftig?

Die digitale Signatur kann eingesetzt werden, um Erklärungen, welche der Schriftform bedürfen, auch elektronisch

rechtsverbindlich abzugeben und um die Beweiskraft von Dokumenten und Prozessen zu erhöhen.

14

15

Prinzip der Public Key Verfahren Elektronische Signatur

P[Carol] 1101....1011

Elektronische Signatur

Carol

Asymmetrische Verschlüsselung

Hash Algorithmus

0010....1110

Hash Wert

„Quersumme über die

Meldung“

16

Prinzip der Public Key Verfahren Elektronische Signatur

Mike

Ö[Carol]

0010....1110

EntschlüsselterHash Wert

0010....1110

Hash Wert

Asym. EntschlüsselungHash Algorithmus

=?nein

Ungültig

jaGültig

1101....1011

Elektronische Signatur

1101....1011

Gesetzliche Grundlagen

Die folgenden Normen regeln die Anerkennung der Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten Bundesgesetz über die Zertifizierungsdienste im Bereich der

elektronischen Signatur (ZertES) in Kraft seit 01.01.2005 Verordnung über Zertifizierungsdienste im Bereich der

elektronischen Signatur (VZertES) Technische und administrative Vorschriften (TAV)

Zusätzlich trat mit dem Erlass des ZertES ein neuer Art. 14 Abs. 2 bis OR in Kraft, der die Voraussetzungen für Gleichstellung der elektronischen Signatur mit der eigenhändigen Unterschrift regelt

17

Arten von Signaturen nach ZertES

Elektronische Signatur Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten

beigefügt oder die logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen

Fortgeschrittene elektronische Signatur Qualifizierte elektronische Signatur

18

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Elektronische Signatur, die ausschliesslich der Inhaberin oder dem Inhaber zugeordnet

ist die Identifizierung des Inhabers oder der Inhaberin

ermöglicht mit Mitteln erzeugt wird, welche die Inhaberin oder der

Inhaber unter ihrer oder seiner alleinigen Kontrolle halten kann

mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann

19

Anwendungsbereich

Der Inhaber einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur kann auch ein Unternehmen, ein Server, eine Applikation, etc. sein

Die fortgeschrittene elektronische Signatur kann daher zum Signieren von Dokumenten verwendet werden, wenn keine gesetzlichen Formvorschriften bestehen (persönliche Zertifikate)

Mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind Massensignaturen möglich - sie dient der Integritätssicherung von Dokumenten im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung oder der Archivierung (Funktionszertifikate)

20

Qualifizierte elektronische Signatur Eine fortgeschrittene elektronische Signatur, welche auf einer sicheren

Signaturerstellungseinheit und auf einem qualifizierten und zum Zeitpunkt der Erzeugung gültigen Zertifikat beruht

Qualifiziertes Zertifikat Seriennummer Hinweis auf qualifiziertes Zertifikat Name des Inhabers (natürliche Person) Signaturprüfschlüssel Gültigkeitsdauer Zertifizierungsdienststelle Nutzungsbeschränkungen

21

Gleichstellung mit der Handunterschrift Ein Vertrag, für den die schriftliche Form gesetzlich

vorgeschrieben ist, muss die Unterschriften aller Personen tragen, die durch ihn verpflichtet werden (Art. 13 Abs. 1 OR).

Die Unterschrift ist eigenhändig zu schreiben (Art. 14 Abs. 1 OR).

Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des ZertES beruht (Art. 14 Abs. 2 bis OR).

22

Formfreiheit

Für die grosse Masse von Verträgen, welche über das Internet abgeschlossen werden, bestehen keine Formvorschriften (z.B. Kaufverträge, Lizenzverträge, Aufträge, Werkverträge, etc. )

Bestehen qualifizierte Formvorschriften (z.B. notarielle Beglaubigung), dann können diese mittels qualifizierter elektronischer Signatur (noch) nicht erfüllt werden!

Bestehen keine Formvorschriften, dann können auch fortgeschrittene Signaturen und Zertifikate eingesetzt werden, um eine Vereinbarung rechtsgültig abzuschliessen

23

Schriftlichkeit Schriftlichkeit im Privatrecht wird beispielsweise in den

folgenden Fällen verlangt: Abtretung einer Forderung (Art. 165 OR) Konsumkreditvertrag (Barkreditvertrag; Leasingvertrag, wenn

dieser vorsieht, dass die Leasingrate erhöht wird, falls der Vertrag vorzeitig aufgelöst wird; Kredit- und Kundenkarten, wenn eine Ratenzahlung möglich ist)

Nachvertragliches Konkurrenzverbot im Arbeitsvertrag (Art. 340 OR)

Wenn die Vertragsparteien diese vereinbaren (Art. 16 OR)

24

Welche Signatur wofür?

Je nachdem, welcher Zweck erreicht werden soll, müssen einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen verwendet werden

Qualifizierte Signaturen (gemäss Art. 14 Abs. 2 bis OR) müssen verwendet werden, wenn das Gesetz im „normalen Geschäftsverkehr“ die Handunterschrift verlangt

Fortgeschrittene Signaturen dienen in erster Linie der Integritätssicherung (z.B. bei der Archivierung elektronischer Dokumente) und können dort als Unterschriftersatz verwendet werden, wo keine Schriftlichkeit verlangt oder vereinbart ist (z.B. bei Kaufverträgen, etc.)

25

Anbieterin von Zertifizierungsdiensten

Die Anbieterin von Zertifizierungsdiensten bestätigt als vertrauenswürdige Dritte, dass ein öffentlicher Prüfschlüssel einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden kann

Die Anbieterin ist verpflichtet, die Identität des Antragsstellers zu überprüfen

Die Anerkennung ist freiwillig Achtung!

Auch nicht anerkannte Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten dürfen qualifizierte Zertifikate herausgeben – diese erzeugen aber keine der Handunterschrift gleichgestellten elektronischen Signaturen nach Art. 14 Abs. 2 bis OR (z.B. wenn ein Konzern ein eigenes PKI-System aufbaut und betreibt)

26

Anerkannte Anbieterinnen nach ZertES Swisscom Schweiz AG QuoVadis Trustlink Schweiz AG Swiss Sign (100% - Tochter der Post) Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT

Achtung!Das BIT gibt nur für den Bund und die Kantone Zertifikate heraus.

27

Erhöhung der Beweiskraft

Elektronische Signaturen ermöglichen den Nachweis der Identität der signierenden Person und den Nachweis, dass das Dokument nicht verändert wurde.

Elektronische Signaturen ermöglichen jedoch nicht den Nachweis, dass ein elektronisches Dokument versandt oder empfangen wurde

Elektronische Signaturen ermöglichen zudem nicht den Nachweis, was am ursprünglichen Dokument geändert wurde!

28

Suisse ID Der Bund fördert den Bereich Informations- und Kommunikations-

Technologie Elektronische Identitäten sind die Voraussetzung für die sichere

Kommunikation in der Privatwirtschaft und im eGovernment Seit Mai 2010 ist die neue SuisseID erhältlich – es handelt sich um ein

elektronisches Zertifikat auf Smartcard oder USB Token inkl. Funktionsregister (qualifiziertes und fortgeschrittenes Zertifikat mit Funktionsregister)

Die SuisseID ist aber immer an eine natürliche Person gebunden – dies bedingt für die Unternehmen einen erhöhten Aufwand bei der Verwaltung der Zertifikate

29

30

Agenda Vertragsabschluss über das Internet Anforderungen an und Wirkung von elektronischen

Signaturen Anforderungen der Mehrwertsteuer an die elektronische

Rechnungsstellung Rechtskonforme Archivierung elektronischer Dokumente

Elektronische Rechnungsstellung Die Steuerbehörden akzeptieren für die Berechnung der

Mehrwertsteuer und für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs neben Papierbelegen auch die folgenden elektronischen Belege: elektronische Kopien von eingescannten Papierbelegen, wenn

diese nach den Vorschriften der GeBüV archiviert wurden; elektronische Kopien von in Papierform versandten

Ausgangsrechnungen, wobei nicht erforderlich ist, dass diese vorher ausgedruckt und gescannt werden, sofern diese nach den Vorschriften der GeBüV archiviert werden;

elektronische Ursprungsbelege (elektronische Rechnungsstellung), wenn diese nach den Vorschriften der ElDI-V übermittelt und aufbewahrt wurden.

31

ElDI-V

Für die elektronische Rechnungsstellung gilt die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) vom 11. Dezember 2009

Die ElDI-V legt fest, welche Voraussetzungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung erfüllt sein müssen, damit ihnen die Eidg. Steuerverwaltung anlässlich von Kontrollen die selbe Beweiskraft zuerkennt wie Papierbelegen

Die ElDI-V enthält Pflichten für den Rechnungssteller und den Rechnungsempfänger!

32

33

Beweiskraft (Art. 43 MWSTGV)

Der elektronische Beleg, der im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung erstellt wird, hat die selbe Beweiskraft hat wie ein Beleg, der „ohne Hilfsmittel lesbar ist“, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Nachweis des Ursprungs Nachweis der Integrität Nichtabstreitbarkeit von Versand und Empfang

Anforderungen Die Übermittlung und die Aufbewahrung müssen mittels

elektronischer Signatur abgesichert sein Es muss ein Zertifikat eines anerkannten Anbieters von

Zertifizierungsdiensten verwendet werden, das im Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig sein muss

Bei automatisierter Verarbeitung systematische Signaturprüfung, sonst Stichproben

Aufbewahrung des öffentlichen Schlüssels und Verwendung sicherer Signaturen

Aufbewahrung des Schlüssels zur Entschlüsselung bei Verwendung von Kryptographie

34

35

Die elektronische Signatur in der EIDI-V

Verlangt wird eine fortgeschrittene elektronische Signatur gemäss Art. 2 Buchstabe b ZertES (Art. 2 Abs. 2 ElDI-V)

Es können auch qualifizierte Signaturen gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR verwendet werden, wenn sie keine Einschränkungen enthalten

Verlangt werden Zertifikate von anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten

36

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation für das Datenver-arbeitungssystem (z.B. Buchführungssystem) muss sicherstellen, dass ein buchhaltungskundiger Dritter die Funktionsweise des Systems ohne zusätzliche Abklärungen innert angemessener Frist versteht (Verweis auf Art. 4 Abs. 1 GeBüV)

Auch bei fremderworbener Software liegt die Verantwortung für deren Vollständigkeit und Informationsgehalt beim Steuerpflichtigen!

37

Prüfpfad und Archivierung

Überprüfung zwischen Beleg - Buchhaltung - MWST-Abrechnung und umgekehrt ist sicherzustellen

In einem Transaktionsjournal müssen die Geschäftsvorfälle chronologisch erfasst werden - nur der Prüfpfad, nicht jedoch der gesamte Inhalt muss festgehalten werden!

Im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung müssen die Daten elektronisch archiviert werden, eine Archivierung nur in Papierform ist nicht zulässig!

38

Outsourcing

Outsourcing wie z.B. Rechnungsstellung durch Dritte ist zulässig

Der Rechnungsteller muss im Handelsregister eingetragen sein und vertraglich zur Datenweiterleitung ermächtigt werden

Werden die Daten vor der Weiterleitung verarbeitet, dann muss dies nachträglich feststellbar sein

Das Risiko und die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen

Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung

Werden die gesetzlichen Voraussetzungen an die elektronische Ablage und Archivierung der Kreditorenrechnungen nicht vollständig erfüllt, dann drohen somit die folgenden Risiken: Mangelnde Beweiskraft eines Kreditoren-Belegs bei

Streitigkeiten vor Gericht Nachforderung der MWST-Behörden wegen Nicht-Erfüllen der

gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von MWST-Belegen, auf deren Basis der Vorsteuer-Abzug geltend gemacht wurde.

39

Empfehlungen

Überprüfen Sie vor Vertragsabschluss, ob die angebotene Dienstleistung den gesetzlichen Anforderungen entspricht - Vorsicht bei ausländischen Anbietern!

Holen Sie im Zweifelsfall eine Stellungnahme der Eidgenössischen Steuerverwaltung ein

Beachten Sie bei Vertragsabschluss den Aufwand und die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation!

Es ist der gesamte Prozess der elektronischen Rechnungsstellung zu regeln – die Lieferanten müssen angebunden werden!

40

41

Agenda Vertragsabschluss über das Internet Anforderungen an und Wirkung von elektronischen

Signaturen Anforderungen der Mehrwertsteuer an die elektronische

Rechnungsstellung Rechtskonforme Archivierung elektronischer Dokumente

Records Management

Der sorgfältige Umgang mit Geschäftsdokumenten umfasst die beiden folgenden Aufgabenbereiche: Identifikation der für den eigenen Geschäftsbereich relevanten

Dokumente. Sicherstellung der Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft

dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus. Um ein gesetzeskonformes Records Management sicherzustellen,

müssen beide Aufgabenbereiche sorgfältig erfüllt werden. Records Management sollte daher nicht als (reines) IT-Projekt

betrachtet werden!

42

Gesetzliche Grundlagen

Obligationenrecht (Kaufmännische Buchführung, Art. 957 ff. OR, GeBüV)

Prozessrecht Steuerrecht (MWSTG, MWSTGV, ElDI-V) Archivgesetze (öffentlich-rechtlicher Bereich) Spezialgesetze (z.B. Produktehaftpflichtgesetz,

Bankengesetz, etc.)

43

Aufbewahrungspflichtige Dokumente

Unternehmen müssen zum Nachweis der Unternehmenstätigkeit geschäftsrelevante Dokumente ablegen und archivieren.

Geschäftsrelevant sind alle Dokumente, welche durch das Unternehmen erstellt werden oder welche dieses von Dritten erhält und welche allgemein aus Beweisgründen zur Geltendmachung von eigenen

Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen Dritter benötigt werden; sich in der Buchhaltung niederschlagen; aufgrund besonderer spezialgesetzlicher Vorschriften erstellt und

archiviert werden müssen; das Unternehmen als Gesellschaft betreffen (Statuten, VR-Protokolle); dem Nachweis der Geschichte des Unternehmens dienen.

44

Kaufmännische Buchführung

Unternehmen, die verpflichtet sind, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, müssen diejenigen Bücher ordnungsgemäss führen und aufbewahren, die Auskunft über die Vermögenslage, die Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie das Geschäftsergebnis geben (Art. 957 Abs. 1 OR).

45

Aufbewahrungspflichtige Dokumente

Betriebsrechnung und Bilanz sowie Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz

Zur Geschäftskorrespondenz gehören alle mit Dritten ausgetauschten Unterlagen, welche Aufschluss über den Abschluss und die Abwicklung von Rechtsgeschäften geben

Es muss die Geschäftskorrespondenz aufbewahrt werden, deren Inhalt Einfluss auf die Rechte und Pflichten des Unternehmens hat (somit buchungsrelevant ist)

46

E-Mail-Korrespondenz

Wenn E-Mails geschäftsrelevante Informationen enthalten, unterliegen sie als Geschäftskorrespondenz ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.

Achtung! Gemäss der Firmengebrauchspflicht (Art. 954a OR) muss in der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen sowie in Bekanntmachungen die im Handelsregister eingetragene Firma oder der im Handelsregister eingetragene Name vollständig und unverändert angegeben werden (in Kraft seit 01.01.2008).

47

Aufbewahrungspflichtige E-Mails / Beispiele

48

Zu archivierende E-Mails Andere E-Mails Offerten, welche zu einem Ver-

tragsabschluss führen Bestellungen Auftragsbestätigungen Sitzungsprotokolle, welche we-

sentliche Änderungen eines Ver-tragsinhalts festhalten

Werbematerialien Anfragen Preislisten

Auf dem Markt sind zahlreiche Angebote für sogenannte „E-Mail-Archive“ erhältlich – dabei handelt es sich um Software und / oder Hardware, die eine integritätssichere Speicherung der E-Mails ermöglicht

Dabei werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch auf einem Datenträger gespeichert

Achtung! Die Archivierung von E-Mails ist nur dann gesetzeskonform, wenn sämtliche Voraussetzungen von Art. 957 ff OR sowie der GeBüV erfüllt sind

Da die E-Mail-Archive in der Regel z.B. keine Zuordnung der E-Mails zum Geschäftsfall ermöglichen, erfüllt das „Journaling“ in der Regel nicht sämtliche gesetzlichen Anforderungen

Journaling

49

E-Mail Archivierung und Datenschutz

In einer Weisung sollte geregelt werden, ob E-Mail privat genutzt werden darf

Bei erlaubter privater Nutzung ist die automatische Archivierung aller E-Mails ohne ausreichende Information der Mitarbeitenden unzulässig! Den Mitarbeitenden sollte zudem die Möglichkeit geboten werden, private E-Mails der automatischen Archivierung zu entziehen

Ist die private Nutzung untersagt, dann dürfen alle E-Mails automatisch archiviert werden. Der Arbeitgeber darf aber (gegen die Weisung verstossende) private E-Mails dennoch nicht öffnen und lesen!

50

Policies und Weisungen Es liegt an den Unternehmen selbst, die aufbewahrungspflichtigen E-

Mails zu identifizieren und zu archivieren.

Durch den Erlass von Weisungen und Policies wird bestimmt, welche Prozesse via E-Mail ablaufen dürfen sichergestellt, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails identifiziert

werden das Vorgehen betreffend der Archivierung festgelegt

51

Archivierungsfrist

Die handelsrechtliche Archivierungsfrist beträgt 10 Jahre. Da diese erst mit dem Ende des Geschäftsjahres beginnt, beträgt die gesamte Aufbewahrungs- und Archivierungsdauer der Dokumente bis zu 11 Jahre.

Die steuerrechtliche Archivierungsfrist beträgt in der Regel ebenfalls 10 Jahre. Gemäss MWSTG müssen aber Belege im Zusammenhang mit Liegenschaften 20 Jahre archiviert werden.

52

Verjährungsfristen Steuerbelege müssen so lange archiviert werden, bis die Steuerforderung

verjährt ist. Die 5-jährige steuerrechtliche Verjährungsfrist kann jederzeit

unterbrochen werden, daher kann sich die Archivierungsdauer für die betreffenden Dokumente auf 16 bzw. 26 Jahre (z.B. Belege betreffend Liegenschaften) verlängern.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass die Verjährung einer Forderung (z.B. bei Dauerschuldverhältnissen) oft nicht bereits mit dem Ende des Geschäftsjahres, sondern zu einem späteren Zeitpunkt beginnt, wodurch sich die Aufbewahrungs- und Archivierungsdauer ebenfalls verlängert.

53

Schriftlich oder elektronisch? Die Bilanz und die Betriebsrechung müssen schriftlich unterzeichnet

im Original archiviert werden. Die Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz

dürfen schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden

Geschäftsfällen gewährleistet ist und sie jederzeit lesbar gemacht werden können.

Elektronisch aufbewahrte Geschäftsdokumente haben die selbe Beweiskraft wie Papierdokumente, wenn die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllt sind.

54

Die Vorschriften der kaufmännischen Buchführung haben das Ziel, das Finanzgebaren des Unternehmens überprüfbar zu machen und so die Interessen von Gläubigern zu schützen

Zahlreiche Branchen unterliegen zudem spezialgesetzlichen Vorschriften, welche direkt oder indirekt eine Pflicht zur Erstellung und Aufbewahrung von Dokumenten enthalten

Spezialgesetzliche Dokumentations- und Archivierungspflichten

Produktehaftpflichtgesetz (PrHG)Art. 5 PrHG1  Die Herstellerin haftet nicht, wenn sie beweist, dass:

a. sie das Produkt nicht in Verkehr gebracht hat;

b. nach den Umständen davon auszugehen ist, dass der Fehler, der den Schaden verursacht hat, noch nicht vorlag, als sie das Produkt in Verkehr brachte;

c. sie das Produkt weder für den Verkauf oder eine andere Form des Vertriebs mit wirtschaftlichem Zweck hergestellt noch im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit hergestellt oder vertrieben hat;

d. der Fehler darauf zurückzuführen ist, dass das Produkt verbindlichen, hoheitlich erlassenen Vorschriften entspricht;

e. der Fehler nach dem Stand der Wissenschaft und Technik im Zeitpunkt, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wurde, nicht erkannt werden konnte.

2 Die Herstellerin eines Grundstoffs oder eines Teilprodukts haftet ferner nicht, wenn sie beweist, dass der Fehler durch die Konstruktion des Produkts, in das der Grundstoff oder das Teilprodukt eingearbeitet wurde, oder durch die Anleitungen der Herstellerin dieses Produkts verursacht worden ist.

Art. 10 PrHG

Die Ansprüche aus dem PrHG verwirken 10 Jahre ab dem Tag, an dem die Herstellerin das Produkt, das den Schaden verursacht hat, in Verkehr gebracht hat.

Insbesondere bei der Herstellung von Serienprodukten ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist viel länger als 10 Jahre sein kann, da meist nicht nachgewiesen werden kann, wann das einzelne Produkt genau in Verkehr gebracht wurde und man daher die entsprechenden Unterlagen ab dem Zeitpunkt archivieren sollte, in dem das letzte Produkt der Serie im Verkehr gebracht wurde.

Informationspflichten börsennotierter Unternehmen Art. 53 des Kotierungsreglements der SIX regelt die Pflicht on

börsennotierten Unternehmen, börsenrelevante Informationen, welche den Kurs der Effekte beeinflussen können, möglichst zeitnah zu publizieren (Ad-hoc-Publizität).

Gemäss der Richtlinie über die Ad hoc-Publizität sind Ad-hoc Mitteilungen zumindest an folgende Adressaten zu verbreiten: • SIX Swiss Exchange (90 Minuten im Voraus, falls während der Handelszeit

publiziert)

• Mindestens zwei bei professionellen Marktteilnehmern verbreitete elektronische Informationssysteme (z.B. Bloomberg, Reuters, SIX Telekurs)

• Mindestens zwei Schweizer Zeitungen von nationaler Bedeutung

• Jedem Interessierten auf Anfrage (Push- und Pullsystem)

Push- und Pull-System

Der Emittent stellt auf seiner Website einen Dienst zur Verfügung, welcher es Interessierten ermöglicht, über einen E-Mail-Verteiler kostenlos und zeitnah potentiell kursrelevante Tatsachen zugesandt zu erhalten (Push-System).

Jede publizierte Ad hoc-Mitteilung ist zeitgleich mit der Verbreitung auch auf der Website des Emittenten aufzuschalten und muss dort während zwei Jahren abrufbar sein (Pull-System).

Quelle: Website der SIX

https://www.six-swiss-exchange.com/admission/being_public/publicity/remarks_de.html

Die Verletzung dieser Pflichten wird von der SIX sanktioniert. Börsennotierte Unternehmen sollten daher den Inhalt ihrer Websites jederzeit nachweisen können!

Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

Wenn die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt sind, dann haben die elektronisch geführten und archivierten Dokumente die selbe Beweiskraft wie Papierdokumente

Art. 3 GeBüV verlangt, dass die Geschäftsdokumente so geführt und aufbewahrt werden, dass sich nachträgliche Änderungen feststellen lassen (Integrität)

Um die Beweiskraft der Dokumente zu sichern, muss deren Integrität bereits nach Fertigstellung oder Eingang gesichert werden und nicht erst bei der Archivierung

60

Informationsträger

Zur Integritätssicherung können unterschiedliche technische und/oder organisatorische Massnahmen wie z.B. Signaturen, unveränderbare Datenträger, Verschlüsselungen, die restriktive Erteilung von Zugriffsberechtigungen, die Aufzeichnung von Zugriffen, etc. verwendet werden.

Die Speicherung auf veränderbaren Datenträgern ist erlaubt, wenn technische Verfahren die Integrität gewährleisten (z.B. digitale

Signatur) und der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist (Zeitstempel) und die Abläufe, Verfahren und Hilfsinformationen protokolliert werden.

61

Verfahrensdokumentation

Umfangreiche Dokumentationspflichten stellen sicher, dass die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz während der gesamten Aufbewahrungsdauer verstanden werden können

Die Verfahrensdokumentation ist aktuell zu halten und müssen gleich lang aufbewahrt werden, wie die Geschäftsbücher

62

Verfügbarkeit

Die aufbewahrten Dokumente müssen innerhalb einer angemessenen Frist von berechtigten Personen eingesehen und überprüft werden können

Personal, Geräte und Hilfsmittel sind während der gesamten Aufbewahrungsdauer zur Verfügung zu halten!

Die Dokumente müssen auch in Papierform vorgelegt werden können

63

Organisation

Archivierte Dokumente müssen von aktiven Informationen getrennt oder so gekennzeichnet werden, dass eine Unterscheidung möglich ist

Der Zugriff auf die archivierten Dokumente muss geregelt werden, Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen

Die archivierten Dokumente müssen regelmässig auf ihre Lesbarkeit überprüft werden

64

Scannen von Papierdokumenten

Das Scannen und die anschliessende elektronische Ablage und Archivierung von Papierdokumenten (Verträge, Kreditorenrechnungen) ist erlaubt, wenn sichergestellt wird, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit der Information gewährleistet

bleibt und die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen

Anforderungen weiterhin genügen

Der Scanprozess stellt eine Migration auf einen anderen Datenträger gemäss Art. 10 GeBüV dar

65

Schlussbemerkung

Die Definition von Vorgaben über den Umgang mit Geschäftsdokumenten ist Chefsache

Dabei muss die Verfügbarkeit und Integrität der Dokumente über den ganzen Lebenszyklus von deren Entstehung über die Aufbewahrung bis zur Vernichtung sichergestellt werden

Neben den Buchführungsvorschriften und den steuerrechtlichen Vorgaben muss auch den Anforderungen von Spezialgesetzen, des Datenschutzes sowie von Geheimhaltungspflichten genügend Beachtung geschenkt werden 66

Haben Sie Fragen ?

mag. iur. Maria Winkler

IT & Law Consulting GmbH

Grafenaustrasse 5

6300 Zug

Tel +41 (0)41 711 74 08

maria.winkler@itandlaw.chPublikationen

www.itandlaw.ch