Marion Schiller Berlin, 01.06 - gisa.de · SAP-Datenzugriff für GoBD: DSAG-Leitfaden 2016 Vortrag...

SAP-Datenzugriff für GoBD: DSAG -Leitfaden 2016Vortrag zum GISA-PraxisForum Digitale Prozesse 2017

Marion SchillerBerlin, 01.06.2017

© GISA GmbH | DSAG-Leitfaden-Vergleich Datenzugriff | Schiller, M. | 01.06.2017 | Folie 2

1 Allgemeine Kurzinfos zu den DSAG-Leitfäden

2 Kapitel für den Z1-Zugriff mittels Prüfer-User

3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART und Viewbuilding

4 Datenextrakte für kundeneigene Objekte mittels COAT

5 Archiv-Info-System

6 SAP HCM und weitere Module außerhalb klassischem ERP

Agenda








Agenda


Gemeinsam -keiten

Merkmal Ausprägung

Herausgeber DSAG e. V.

Arbeitsgruppe AG Datenzugriff GoBD / GDPdU

Arbeitskreis Steuern/ Financials

Zusammenarbeit mit der SAP AG / SAP SE Seit 2001

DSAG-LF zu diesem Thema seit 2002 in Version 1

Anlass für Version 4 SAP-Änderungen seit 2010 mit Version 3 und GoBD-BMF vom 14.11.2014

sowie AG Datenzugriff hat nun Querschnittsfunktion im AK Steuern und ist nicht mehr im AK Financials

eingeschlossen wird alles in den GoBD was direkten Bezug zum Datenzugriff hat oder im Vorfeld zu berücksichtigen ist

ausgegrenzt wird alles in den GoBD was das ordnungsmäßige Führen von Büchern / Aufzeichnungen im rein buchhalterischen Sinne betrifft

=

PraxisForum Digitale Prozesse


Unterschiede

Merkmal neu alt Anmerkungen

Versionsnummer 4.0 3.02 Geplante V4.01: Format-Änderung

Stand 01.07.2016 08.01.2010 ca. 6 1/2 Jahre dazwischen

Redaktionsschluss 14.06.2016 11.08.2008 ca. 8 Jahre

Seitenanzahl 146 116 ca. 30 Seiten

pdf-Datei-Größe 12.759 KB 27.366 KB Verkleinerung

Verfasser (alphabetisch) Andres, Böhle Burlein, Gartenschläger, Kraus, Recknagel, Valentin

Andres, Böhle Burlein, Gartenschläger, Kraus, Recknagel

nahezu identisch

Kapitel 1 bis 6 plus Anhang 1 bis 7 plus Anhang niedrigere Anzahl

Tabellen/ Abbildungen 31 / 72 17 / 42 ca. verdoppelt

Fußnoten 332 142 ca. verdoppelt

Literaturquellen 44 23 ca. verdoppelt

SAP-Hinweise 56 43 ca. 1/3 mehr

Internetseiten-Links 11 11 gleich

BMF-Schreiben-bzw. Erlasse 7 4 ca. verdoppelt

Verwaltungsanweisungen / OFD-Verfügung

1 3 1/3

Rechtsprechung 38 10 fast vervierfacht

≠



Kapitel-Gegenüberstellung

Kapitel-Nr. neu alt Anmerkungen i. W. bzgl. neu

1 Vorwort

2 Einleitung

3 Rechtlicher Rahmen 14 Kapitel 3.2.1 bis 3.2.14 (S. 16-29) zum GoBD BMF-Schreiben (alt: 9 Kap.)

4 Herausforderungen der Umsetzung Kapitel 4.4 mit 16 Unterkapiteln (S. 31 bis 43) zum Erstqualifikationsrecht (alt: 4.3. mit 12)

5 Technische Umsetzung im SAP Kap. 5.4 zu Z1 / Z2, Kap. 5.5 zu DART=Z3Kap. 5.6 KundenentwicklungenKap. 5.7 Archiv-InfosystemKap. 5.8. HCM (alt: 5.6 + 5.7 Reisekosten)

6 Ausblick Andere technische Umsetzungs-Szenarien

7 Anhang Ausblick

8 - Anhang

neu alt



Welche Kapitel sind neu aufgenommen / nun deutliche r ausgeführt?

Kap.Nr.

Titel Umfang Anmerkung / Neues Rechtlicher oder technischer Natur

3. Rechtlicher Rahmen 16 Seiten Elektronische Unterlagen-Aufbewahrung: Verantwortlichkeit, Unveränderbarkeit, Datensicherheit

rechtlich

4.4 Erst-Qualifikationsrechtelektron. Unterlagen

13 Seiten DV-System-BetroffenheitMaschinelle Auswertbarkeit der dig. Unterlagen inkl. SonderfälleRolle von an SAP angebundenen DMS

4.5 Verfahrensdokumentation je DV-System

8 Seiten Notwendigkeit – Umfang – Inhalt

4.7 Datenzugriffs-Sonderthemen 6 Seiten ArchivzugriffSystemumstellungenDatensatz-AuslagerungenSystemwechsel

5.6 Kundenentwicklungen / Partnerobjekte

8 Seiten • COAT-Übersicht (Customer Object Administration Tool) und Attribute• Relevante Namensräume selektieren• Datenpflege (Objekttypen, Änderungsbelege)• Z2-Z3-geeignete Auswertungen• Berechtigungsvergabe und Dokumentation technisch

5.7 Archivinformationssystem 7 Seiten VoraussetzungenAIS-SpezifikaErweiterungen / Neuanlage von Strukturen









Agenda


Zugriff Z1 SystemeinsichtMusterrolle steuerlicherPrüfer-User im SAP-Hin-weis 445148 Version 29

� Erweiterungen um Kassenbuch-Transaktionen + Special Ledger

� Im LF S. 63 im Kap. 5.4.1: Ta-belle mit allen neu aufgenommenen Rollen und noch geplantem sowie weitere tc mit vermuteter Steuer-Relevanz(für kommende Abstimmrunden)

Prüfer-User-Aktivitäten aufzeichnen mit „Action Log “ (Kap. 5.4.7): Darstellung nahezu identisch Erklärung, Selektion, Anzeigen, Löschen

� Ca. 400 Transaktionscodes neu (alt über 200)

� Neu einzeln dokumentiert , (alt: zweigeteilt mit Menü-Rolle und Berechtigungs-Rolle



Z1-Details in Kap. 5.4.2 bis Kap. 5.4.6: Systematik desEinrichtens

DART per Z1 bei Zugriff auf Daten von stillgelegten Systemen (Kap 5.4.2)

• 2 Einzelrollen SAP_AUDITOR_TAX_DART (Benutzermenü) und ~_A (Berechtigungen) mit Leserechten und 8 Transaktionen für DART-Extrakte in eigenem Auswertesystem, wenn das Ursystem stillgelegt wurde

Muster-Prüfer-Rolle unternehmens-individuell ausprä gen (Kap. 5.4.3)

• Schritt für Schritt mit dem Vorgehen via Kopieren und Z-Benamung dokumentiert inkl. Rollenvergleich

Rollen zum Prüfen von Kundenentwicklungen (Kap. 5.4.4 )

• Definieren modulspezif. Ergänzungsrollen und Menüs (Z_AUDITOR_TAX_FI_Z, Z_AUDITOR_TAX_FI_A)

Prüferrollen-Usermenü anzeigen (Kap 5.4.5)

• zum Verhindern, dass der Prüfer nicht auf das SAP-Standardmenü umschaltet

Zeitraumbeschränkung über mehrere in Beziehung stehen de Tabellen TPC 2/4/6 (Kap. 5.4.6.1)

• Auf Belege des Prüfungsjahres und für ältere Jahre, sofern Posten noch offen ist

Benutzer zu Benutzergruppen (Kap 5.4.6.2)

• Erste Zuordnung in der Kette (meist mit BUKR und noch der Steuerart im Gruppennamen / Usernamen)

Programme in den Applikationen, die Berechtigungs-P rüfung enthalten (Kap. 5.4.6.3)

• Tabelle PROGS: Prüftabelle aller Programme, die Berechtigungen überhaupt abprüfen können

Konkret auf Werte abprüfende Programme gepflegt, da mit Prüfwerte noch einpflegbar sind ( Kap. 5.4.6.4)

• TPROG gepflegt, damit dem ausgeprägtem Zeitraum dann unterwerfbar

Benutzergruppe zu Applikation, OrgEinheit und Zeitraum zuweisen Tabelle TPCDATEN (Kap. 5.4.6.5)

• Gesamtdarstellung des abzuprüfenden: Applikation, BUKR, Gruppe, Beginndatum, Enddatum









Agenda


5.5.9 DART Versionspflege: für Gesamtextrakte, Belegextrakte, Stämme, Stammsatzänderungen

5.5.10 bis 5.5.16 DART-Doing an sich (siehe nächste Folien!)

5.5.1 Allgemeines zur Version 2.8, Neuerungen und ihrer Doku

5.5.2 SAP Releases und DART-Versionen

5.5.3 Systemseitige Dokumentations-Hilfen

5.5.4 zu DART gehörende tc sowie Report-Programme

5.5.5 Übersicht SAP-Modul / Extrakt-Bestand / SAP Arch.Obj.

5.5.6 DART Segment-Katalog / Feld-Katalog und Absprünge

5.5.7 Feld-Katalog-Erweiterungen kundeneigener Felder

5.5.8 DART-Berechtigungsobjekte: ausprägbare Aktivitäten

Kap. 5.5.1bis 5.5.9:DART

• View-Bau fast identisch• ab DART 2.6 neue View-

Logik mit besserer Speicher-Nutzung

• View-Protokoll ist jetzt mit mehr Informationen und mit Vorschau-Möglichkeit versehen





3 Kapitel für die Z3-Datenextraktion mittels DART: a) Extrakt




Agenda


„COAT“ für Neu-Entwicklungen oder für Standard-Anpassungen durchSAP-Kunden oder SAP-Partner

Kunden-entwicklungen(Z-Namens-raum)

SAP-Partner-Entwicklungen (Partner-Na-mensraum)

Komplett neue Tabellen

Anfügung an bestehende Tabellen

Mittels vordefinierter Attribute in Klassen einteilbar

Dokumentations-Möglichkeit für Kennzeichnung als steuerlich relevant

Mittels Zeitstempel-Systematik ist Veränderungs-Tätigkeit sichtbar

Klassifi-zieren von Objekten

1. Version COAT 2.0 war 2008, nun Version 2.4

Enthält auch eine initiale Report-ausführung (RCOATCRE) für SAP-Auslieferungswerte

Template zur Massenpflege technischer Attributwerte in Hinweis 1567990

Änderungs-Schreibung eingerichtet sowie Dokuvon COAT

Ausliefe-rung iVm

SAP Basis

Steuerrelevant / Korrekturtransport / DB-Änderung

Übergreif. Attribute / Attribute für Tabellen, Includes, Appends / Programm-Attribute

Attribut-Werte sind im LF vorgeschlagen von DSAG für einheitliche Lage / Verständnis

Attribut-Pflege-Berechtigungen ab Version 2.4 möglich

Vordefi-nierteCOAT-

Attribute

COAT Customer ObjectAdministration Tool

COAT als Neuerung ausführlich behandelt - viele SAP-Kunden

haben Eigenentwicklungen, somit ist die Handlungsfähigkeit zu diesem

Thema wichtig









Agenda


Das Archiv-Info-System AIS und die DART-Datenextrak tion

• Für archivierte Daten werden im AIS wesentliche Infos nochmal eigens aufgebaut (Schnellzugriff bei Bedarf).

• Archivlauf-Referenz zum archivierten Original auch enthalten

• AIS-Infostrukturen nun um wesentliche Suchkriterien erweitert, insbes. FI und SD

• Info-Sparsamkeit im AIS wichtig, denn sonst ist der durch die Archivierung gesparte Speicherplatz schnell wieder voll.

Allgemeine Erläuterungen

• Im DART-Segment-bzw.-Feldumfang kann es sein, dass ein bei Z3 vom Prüfer gefordertes Feld fehlt.

• Nochmal extrahieren geht nur, wenn noch nicht archiviert wurde.

• Wurde archiviert, gibt es via AIS die Möglichkeit, die Kurzinfos „nachzufassen“.

• Wichtig ist, ob das betroffene Feld im Feldkatalog drin ist oder grds. nicht enthalten ist.

Bezug zur

Z3-Datenextrakt-Erstellung



Situation für AIS und den ArchivierungsfallVarianten

1. Alten Z3-Extrakt nicht mehr verwenden sondern

einen neuen erstellen

Hier die Funktionalität „Daten aus Archiven

berücksichtigen“ nutzen

Hat jedoch quasi Rücklade-Charakter und braucht

detailliertes AO-Wissen und Lauf-Wissen

SAP rät ausdrücklich zum Extrahieren vor dem

Archivieren!

2. Alten Z3-Extrakt verwenden und um

nachextrahiertes ergänzen

Leitfaden-Schrittfolge beachten: Doku unterteilt, ob

das betroffene Feld im DART-Katalog enthalten ist

oder nicht

Auch Unterscheidung, ob im Archivierungsfall die Archiv-Infostruktur dauerhaft oder temporär anzupassen ist

Aufbauen / Transportieren beschrieben sowie das

Aktivieren und der Datenaufbau

Prüfer bekommt Z3-Extrakt und stellt fest, dass ein Feld fehlt.

Frage des neuen Extrahierens kommt auf, aber:

es wurde bereits archiviert!

Auch mit dem Archivierten kann man in dieser Situation noch agieren

(jedoch aufwändig).

Standard-Feldkatalog und Umfang des archivierten AO sind nicht

zusammenpassend: eigener Feldkatalog nötig, was Spezialwissen braucht – Verweis

auf ein eigenes Seminar

SAP empfiehlt ausdrücklich, dass vor dem Archivieren zu extrahieren

ist!!!









Agenda


SAP HCM sowie Reise-kosten

Reisekosten-Kapitel (neu 5.9, alt 5.7): fast komplett identisch

Zwitterstellung thematisiert Technik / Funktionen vom FIDatenbestände / Vorsystemdaten: HR

Reisekosten-Kontierung Auf Kostenstelle bei verwaltenden EinheitenAuf CO-Objekte (Aufträge / PSP-Elemente) oft bei Dienstleistern

Z1-Z3-Aussagen Z1-User je nach Installationstyp (FI oder HR)Z3-Extrakte: aktuelles DART unterstützt RK

1. HR Kapitel sind sehr

ähnlich (neu 5.8, alt 5.6)

2. Im neuen LF sind die neuen HR-Infotypen dargestellt

3. Hinweis-Nr. für Batch, Texttabellen

und xml-Beschrei-

bungsdatei

4. Schrittfolge

mit 6 wesentlichen

Steps insbes. zur Selektion

Aufrufen mit

Menü-punkt-Folge

Daten-format,

Zeitraum, weitere

Filter

Infotypen und

Cluster anpas-sen /

erneu-ern

Exkurs über

Erneu-ern

Extrak-tion

durchführen

6.Verzeich

nis-Down-load

1.Aufrufen

mit Menü-punkt-Folge

2.Daten-format,

Zeitraum, weitere

Filter

3.Infoty-

pen und Cluster anpas-sen /

erneu-ern

4.Exkurs über

Erneu-ern

5.Extrak-

tiondurchfüh

ren



SAP IS-Lösungen im LeitfadenVersorger

(IS-U Energie und IS-T Telekommunik.)Abrechn

ungs-, Druck-, FICA-belege, EingRech)

Medienwirtschaft / Verlagswesen:DART-Standard-

Erweiterungen (siehe Hinweisnr.) für IS-M-SD Medienvertrieb und IS-

M-AM Werbe-Mgmt

Fertigungsindustrie (discrete):

Bisher lediglich Materialnummern-

Einbeziehung in DART Standard

Immobilien RE / RE-FX:

Im DART-Standard enthalten

Sonstige (IS-CD Versicherungen oder IS-PS Public Sector) ohne DART-Erweiterungen

hierfür Geschäftspartner GPhat Vertragskonto VK mit aktiven Verträgen

Siehe auch Folie mit Z1-

Prüferuser: für FI-CA



Business One, Business by Design und Ausblick

Bei Mehrbedarf muss selbst ergänzt werden bzw. DSAG AK

Business One

Z3: Lösung auf Basis von SAP Queries via Hinweis 1012531 mit

15 Abfragen für GoBD

Z1: Keine vordefinierte Prüferrolle, d.h. Anzeige-

Berechtigungen für einen User stets selber auszuprägen

Bei Mehrbedarf muss selbst ein kundenspezifisches Berichtspaket angelegt

werden

Z3: Lösung auf Basis von SAP Berichtspaketen (11) aus dem

internen und externen Rechnungswesen

Z1: Keine vordefinierte Prüferrolle, d.h. Anzeige-

Berechtigungen für einen User stets selber auszuprägen



Ausblick: laut DSAG -LF und ergänzt um Aspekte aus GISA -Sicht

Zu GDPdU-Beginn (2001/2002) vglw. niedrigere Komplexität bei den Systemen

Durch Z1, Z2, Z3: gleichziehen, nicht mehr schlechter gestellt sein

Komplexität der System-Verarbeitungen und der flexiblen Merkmale nimmt zu

Dennoch ist für einen ext. Prüfer eine Lösung zu finden: (keine Rechtfertigung für Schlechterstellung)

Rechtslage verschärft sich parallel dazu auch

…mächtige Funktionsumfänge … Herausforderung für

die Außenprüfer…pragmatische ,

situationsbezogene Lösungskonzepte…

neu aushandeln

Erzeugung von Daten durch Prozesse , die sich nicht primär am

Datenzugriff orientieren

…temporäre Datenbestände…

zeitlicher Versatz der Außenprüfung … Abhängigkeiten… Schaffung eines

einheitlichen Bildes…Grenzen beim Nachvollziehen in alle

historischen Verästelungen

Problemstellungen, die bisher nicht bekannt waren

Verhältnismäßig-keit von

Maßnahmen

Dokumentation der beim

Steuerpflichtigen eingesetzten

Verfahren

Doku fehlend, unvollständig, nicht aktuell

Erkenntnisse und Impulse

aus der Prüfungspraxis

Lange Dauer bis zu einer

Konkretisierung, Aktualisierung



Spannungsfeld

Spannungs-

feld

System-

hersteller

System-anwender

Gesetzgeber

Prüfer



Ihr Ansprechpartner

Marion Schiller

Bereich ECM und IT Compliance – Senior-Beraterin

E-Mail: [email protected]

Telefon: +49 345 585 2057

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