Martin Schön: Googlemail Basis Kompakt

Martin Schön: Meisterfrauen Südostoberbayern: Googlemail, Chat für Internettmäuse - 1

Übersicht

•1) Google als E-Mail Account• A) Konto einrichten• B) Standardarbeiten: Posteingang, E-Mails/Nachrichten lesen, Posteingang verwalten • C) statt mit Ordnern mit Labels arbeiten, Suchen/Finden von Nachrichten• D) Versand von Nachrichten• E) Specials: Kontakte, Signatur, Gruppen•2) Chats – aus dem E-Mail-Konto / mit Google Talk

Seminarreihe Internettmäuse der Meisterfrauen Südostoberbayern

Thema: Google-Mail, Chat (& evtl. Ausblick auf Kalender) 4.4.09 TS

Referent: Martin Schön www.bims.com / [email protected]


Googlemail: Warum

Googlemail bietet kostenlos, hoch verfügbar, viel Speicher (z.Zt. > 7 GByte – Mitbewerber < 1 Gbyte)

Googlemail hat ein guten Viren- und Spamschutz

Googlemail bietet universale Zugriffsmöglichkeit (ubiquitär)

Googlemail bietet mit Google-Suche und Label-Technik optimale Verwaltungstechnik für große Mengen an Nachrichten

Googlemail bietet die Möglichkeit, die eigene Mail-Adresse (Domain) weiter zu verwenden und mehrere Konten zu verwalten

Googlemail hat tolle Erweiterungen (siehe Was kann man noch)


1 A) Google – Konten - Einrichten

1. Geben Sie in einem Browser als Adresse google.de ein und

2. wählen / klicken dann E-Mail


Google Mail: der besondere E-Mail-Account

Wenn Sie noch eine oder eine alternative E-Mail-Adresse brauchen, müssen Sie unten aufrufen:


Google Account / Konto einrichten

Im folgenden gehen wir den Antrag für eine Kontoeröffnung durch:

Der Anmeldname darf nicht durch Leerzeichen getrennt werden, keine Umlaute enthalten, es muss ein Textstück sein – ein Punkt im Namen und die Großschreibung sind im Google-System irrelevant, d.h. sie können einen machen, intern wird er entfernt.

Man kann nun prüfen, ob der Namenswunsch überhaupt noch frei ist – jede letztlich akzeptierte E-Mail-Adresse ist im Internet/ weltweit einmalig. Ist der Name schon vergeben, kommen Vorschläge wie Hansmaier2008 vor, Sie müssen solange variieren, bis der Name passt. Für normale Verwendung sollte der Name seriös ausschauen!

Zum Spielen/Testen verwenden Sie vielleicht einen erdachten Alias-Namen!

Zunächst geben Sie hier einen (erdachten?) Namen ein – Ihr Anmeldename / Nutzername ist nachher Bestandteil der mit @googlemail.com

[email protected]


Passwort, Sicherheitsabfrage

Dann denken Sie ein Passwort aus, Sie müssen es oft eingeben, sollten es auch nicht aufschreiben müssen, also eher kurz und einfach wählen (BGLAH47) – mindestens 8 Zeichen! Empfehlung: Buchstaben, zu denen Zahlen, Zahlen zu denen Namen eindeutig zugeordnet werden, so dass Sie immer nur einen Teil notieren müssen, der Rest sollte Ihnen einfallen.

Wenn auch andere an diesem Computer arbeiten, ist es ungeschickt, wenn Sie veranlassen, dass sich der Computer das Passwort merkt. So kommt jeder andere nach dem Einschalten des PC direkt – ohne Passwortabfrage – an Ihre Mails. Auch Webprotokoll empfehle ich mal abzuschalten.

Als Sicherheitsabfrage wählt man sich eine aus, und gibt auch darunter die passende Antwort ein. So hat Google die Möglichkeit, wenn Sie vielleicht mal Ihr Passwort vergessen haben, Sie mit der Sicherheitsfrage zu befragen. Dann müssen Sie noch richtig antworten können. Empfehlung: Wie heißt Ihr erster Lehrer? ....

Sekundäre E-Mail-Adresse lassen Sie frei...


letzte Eingaben

Die Fähigkeit, diesen Text (Captcha) vasifo aus der Grafik schnell herauszulesen, unterscheidet Sie als Person von einem Automaten. Diese Abfrage soll Google also davor schützen, dass ein Computer vollautomatisch E-Mail-Konten einrichtet und die dann missbräuchlich verwendet.

Wenn Sie nun alles akzeptieren, gibt es sicher bei manchen Feldern noch Mängel, wo Google etwas wiederholt, verbessert .... haben möchte... Verzweifeln Sie nicht!!!

Sie klicken durch den nächsten Bildschirm und sehen dann die Verwaltung Ihres E-Mail-Kontos. Schreiben Sie sich Adresse (Ausdruck) und Passwort zuverlässig auf.)

Ist die Menüführung jetzt auf Englisch klicken Sie oben recht auf „Settings“ und stellen darin 1) auf Deutsch und 2) Uhrzeit GMT+1 (Berlin...) um.


B) Anmeldung und Standardarbeiten mit dem E-Mail-Account

Auf der Google Seite finden Sie oben im Menüpunkt Mail eine Möglichkeit sich anzumelden.

Geben Sie hier den vereinbarten Nutzername (ohne @googlemail.com ) ein – und dann das Passwort, aber richtig! Sie sehen bei der Eingabe nur Sterne – deshalb Achtung: wenn die Großtaste fest eingeschaltet ist, wird ihre Eingabe verfälscht! -> !“§ statt 123, A statt a usw.


Google-Mail: Posteingang - Übersicht

Sie sehen im Zentrum ein Liste Ihres Posteingangs. Sie können jedes aufgelistete E-Mail anklicken und nach Anklicken lesen. Ungelesene Mails erscheinen fett.

Um offensichtlich überflüssige Mails zu löschen, machen Sie in der Auswahl ein Häkchen und löschen anschließend.


E-Mail lesen

Nach Anklicken wird der Text des E-Mails angezeigt, oft erscheint eine ganze Folge beantworteter Mails. Es wird nur eine Übersicht angezeigt, Details und Bilder müssen sie anfordern. Nach dem Lesen können Sie diverse Aktionen auswählen – bzw. das Mail beantworten / weiterleiten


Google-Mail: Posteingang

Nach dem Lesen können Sie einfach wieder auf die Übersicht im Posteingang schauen, das gelesene Mail Archivieren – oder es in den SPAM-Korb befördern und alle weitere Mails dieses Absenders ebenfalls. Wenn Sie es gewiss nicht mehr brauchen, können Sie es löschen.

Man kann in der Eingangsliste mehrere Mails auch Markieren (Anklicken) und alle gemeinsam Löschen, Archivieren oder in die SPAM-Ablage befördern.


Anhänge

An dieser Büroklammer sehen Sie, dass ein solches Mail neben dem Text im Textteil noch eine oder mehrere Dateien als Anhang mittransportierte.

Am Ende des Mail-Textes können Sie den Anhang im Browser-Fenster aufbereitet anschauen (HTML-Ansicht, oder die Datei abspeichern bzw. mit einer passenden Anwendung (z.B. Word) öffnen: download

Wenn es sich z.B. um ein Word-, Excel- oder ein PDF-Dokument handelt, wird wahlweise auch das entsprechende Programm geöffnet.


Verwaltung des Posteingangs

1. Markieren aller Mails, die gelöscht werden – dann Aufruf Löschen – ebenso mit SPAM (Unerwünschtes)

2. Markieren aller Mails mit Stern, die weiterhin einer besonderen Beachtung bedürfen

3. Die weiteren Mails werden nun nicht in verschiedenen Ordnern abgelegt, sondern mit verschiedenen Labels markiert (nächste Folie)

und archiviert.

Idealerweise bearbeitet man mindestens täglich seinen Posteingang – Lesen geschieht durch Anklicken, dann wieder auf Posteingang klicken – Antworten durch Klick ober rechts bzw. am Ende links - insgesamt:


Hinweise zum Namen / zur Adresse

Sie können den Namen [email protected] auch mit Punkten verändern: z.B. [email protected] - Google entfernt in der internen Verwaltung solche Punkte. Sie können somit bei Accounts, die nach kurzer Zeit verbraucht sind, sich mit a.bcdef später mit ab.cdef usw. anmelden, wechseln gewissermaßen gegenüber dem Fremdanbieter die E-Mail-Adresse, ohne sie wirklich ändern zu müssen. Aber Achtung: beim Anmelden bei anderen Anbietern müssen sie die Punkte einhalten – dort ist jede Namensvariation ein anderer Kontoinhaber...

Ähnliches gilt auch für die abgekürzte Schreibweise @googlemail.com als @gmail.com.


C) Labels statt Ordner

Damit man archivierte Nachrichten schnell findet, werden Sie bei Google nicht in Ordner gelegt, sondern mit einer Kennung, einem Label versehen. Vorteil: Eine Nachricht kann mehrere Zuordnungen erhalten.

Sie markieren eingegangene Mails und können dann bei „weiteren Aktionen“ ein „Neues Label“ zuordnen, oder die markierten Mails den im Beispiel schon vorhanden Labels „anmeldungen“, „bewertungen“ oder „mf“ zuordnen.


Google: Labels anwenden

Man markiert Mails, ruft dann weitere Aktionen auf und dann das gewünschte Label

Sie sehen auch,

a) dass die Labels in der Übersichtsliste sichtbar werden (deshalb kurze Labels verfassen) und

b) dass man mehrere Labels für eine einzige Mail verwenden kann!

Nun verschiebt man alle ins Archiv!!! Halten Sie Übersicht im Eingang!


Wiederfinden von Nachrichten/Mails

Ganz oben können Sie Suchworte eingeben...

Klick auf Markiert bringt alle mit Stern markierte Schriftstücke aufgelistet –

Anklicken einer Labelbezeichnung bringt die entsprechenden Mails, Klick auf eine weiteren findet jede, auf die beide Labels zutreffen ...


D) Google: Mails verschicken

Im Feld An: können Sie eine E-Mail-Adresse eintragen oder hineinkopieren (STRG-C hier STRG-V)

Soll jemand eine Kopie (Carbon Copy) erhalten, klicken Sie ein Feld auf und tragen dort ein.

Soll jemand eine Kopie bekommen, aber nicht sehen, wer dieses Mail noch bekommen hat, wählen Sie BCC (blind Carbon Copy)

Sie können auch eine abgespeicherte Datei an das Mail anhängen.

Mit den Zeichen B I U können Sie den Text gestalten, Betreff & Text eingeben .... SENDEN


E) Specials: Adressen aus Kontakten generieren

Wenn Sie einmal jemand ein Mail schicken, kommt die Adresse in Ihre Kontaktliste – Folge: beim Tippen eines Buchstabens werden Ihnen passende Kontakte (Einzelpersonen oder Gruppen) vorgeschlagen.

Hier können Sie Kontakte bearbeiten (anlegen, ändern, löschen)


Gruppen

Nach dem Markieren einzelner Kontakte können Sie diese einer Gruppe zuordnen, ggf. auch eine neue Gruppe anlegen.

Links können Sie einen Gruppennamen klicken und die Zugehörigen auflisten lassen

Neue Kontakte:


Signatur

Die Signatur enthält einen Standardtext als Absender Ihrer Mails.

Sie erreichen diese Einstellung oben rechts:


2) Chats

Gehen Sie in Google-Mail auf Ihre Kontakte, zeigen/fühlen mit den Maus auf einen, es erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie zum Chat einladen können – klicken Sie beim 1. Mal auf Kontakt hinzufügen!! Für jeden Chat

erhalten Sie solche kleine Fenster:


Was kann man noch.......?

Ich möchte Ihnen vorschlagen, dass Sie zunächst mal klein beginnen – Es gäbe auch Lösungen für die Übernahme von Outlook – für die Bearbeitung des Kalender ohne Internetzugang .... Eine Suche mit googlemail tipps gibt viele Hinweise

Vielleicht konsultieren Sie die ausgezeichnete Hilfe (in Googlemail oben rechts) ...Interessant ist z.B. • das Label-System für eine schnelle Ablageorganisation zu intensivieren• Features aus Goole Labs zu installieren (in Einstellungen auf Englische Sprache schalten, dann Settings aufrufen, dann Labs)• auch die Mails anderer Konten mit dem Google-Konto zu verwalten• Google von einem lokalen E-Mail-Programm zu verwalten (und Mails lokal abzuspeichern – also mit Outlook, Thunderbird)• nach Firefox-Erweiterungen für Googelmail zu suchen


Abmelden

Wenn Sie Ihre Arbeiten abgeschlossen haben, dann vergessen Sie nie, sich abzumelden! – Andernfalls: Wenn nach Ihnen jemand den Rechner einschaltet und mit demselben Benutzername sich anmeldet, kommt er nach Aufruf von Google-Mail direkt auf Ihr Konto!

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