Maßnahmen zur Erhaltung einer hohen Usability in einer Enterprise Intranet Application

Maßnahmen zur Erhaltung einer hohen Usability in einer Enterprise Intranet Application CASE STUDY


1

Abstract

Diese Case Study beschreibt das Vorgehen von mantro.net bei der Entwicklung eines einheit l ichen Usabil i ty-Konzepts für eine weltweit eingesetzte Enterprise Intranet Productivity Application. Eine besondere Herausforderung waren hierbei die zum Zeitpunkt der Erstellung des Konzepts noch nicht bekannten Requirements für spätere Releases, die kein neues Bedienkonzept mit sich bringen sollten. Es galt also, für ein noch nicht vollständig spezif iziertes Feature Set ein einheit l iches und optimal bedienbares User Interface-Konzept zu entwerfen, das nachhalt igen Bestand hat und auf weitere Applikationen im Unternehmenskontext übertragbar ist.

Kunde

Beim Kunden handelt es sich um einen internationalen Konzern mit über 12.000 Mitarbeitern. Der Kunde ist in über 100 Märkten weltweit aktiv und agiert in seinem Kerngeschäft mit großen Datenmengen aus der Marktanalyse.

Autor

Manfred Tropper ist Gründer und Geschäftsführer der mantro.net GmbH und berät seit mehr als zehn Jahren internationale Unternehmen in den Bereichen Innovationsentwicklung, Usabil i ty und Prozesssteuerung in Software-Projekten. Außerdem verantwortet er bei mantro.net die Unternehmensbereiche Finanzen und Business Development.

Inhaltsverzeichnis 1 Thematische Einordnung des Projekts .............................................................. 2

1.1 Funktion der Applikation ........................................................................................... 2 1.2 Applikationsbereiche ................................................................................................ 2 1.3 Technische Rahmenbedingungen ........................................................................... 2 1.4 Projektbeteiligung mantro.net .................................................................................. 2

2 Herangehensweise ............................................................................................... 3 2.1 Der erste Schritt – Die Anforderungsanalyse ......................................................... 3 2.2 Der zweite Schritt – Anlegen des Styleguides ........................................................ 4 2.3 Der dritte Schritt – Verwenden des Styleguides im Requirement Engineering .. 4 2.4 Der vierte Schritt – Verwenden des Styleguide während der Entwicklung ......... 4 2.5 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess des Styleguides .................................... 5

3 Summary ............................................................................................................... 6


2

1 Thematische Einordnung des Projekts

1.1 Funktion der Applikation Zur Erklärung des gewählten Vorgehens sollte die Applikation selbst eingeordnet werden können. Bei der Anwendung handelt es sich eigentlich um ein ganzes Applikations-Ökosystem, das einen elementaren Prozessschrittbereich im datenbasierten Wertschöpfungsprozess unseres Kunden abbildet. Über dieses komplexe workflowgesteuerte System sollen unklare Daten im Laufe des Prozesses durch sogenannte ‚Datenpfleger’ verfeinert und in (nahezu) vollständige Datensätze überführt werden. Dazu werden dem ‚Datenpfleger’ die für ihn thematisch und sprachlich optimal passenden Roh-Datensätze per Workflow-Task zugewiesen. Nach der Abarbeitung des Tasks und der Reklassifizierung des Datensatzes beginnt der nächste Workflow-Schritt, die Qualitätssicherung. Hier wird der bearbeitete Datensatz einem ‚Qualitätssicherer’ zur Kontrolle zugewiesen, ebenfalls per Workflow-Task. Dieser kann den Datensatz entweder freigeben, selbst bearbeiten oder zurückweisen. Sollte der Datensatz zurückgewiesen werden, so wird er erneut einem ‚Datenpfleger’ (nicht zwingend der selben Person wie beim ersten Durchlauf) zugewiesen und der Prozess beginnt von neuem. Erst nachdem ein Datensatz in der Qualitätssicherung als qualitativ hochwertig betrachtet wird, wird er in den nächsten Wertschöpfungsschritt übergeben, welcher nicht mehr Teil der betrachteten Applikation ist. Die Durchlaufzeit und die Anzahl der Schleifen pro Datensatz werden in einem umfassenden Reporting ausgewertet und mit den Unternehmenszielen verglichen.

1.2 Applikationsbereiche Für die Applikation ergaben sich folgende übergeordnete Bereiche:

• Administrationsbereich: o User- und Gruppenverwaltung (‚Wer arbeitet wo und wer arbeitet mit wem zusammen?’) o Rechteverwaltung (‚Wer darf welche Datensätze sehen/ändern/löschen?’) o Workflow-Steuerung (‚Wie funktioniert die Zuordnungslogik?’; komplexe Zuordnungslogik) o Datensatzklassifizierung (‚In welche Datensatzgruppe gehört welcher Datensatz?’)

• Task-Management-Bereich: o Task-Verwaltung (‚Welche Tasks muss ich/mein Team bearbeiten?’) o Anwesenheitsverwaltung (‚Wann stehe ich für die Bearbeitung für Tasks zur Verfügung?’;

relevant für Task-Zuordnung) • Datensatz-Editier-Bereich:

o Editier-Maske (komplexe, datensatzindividuelle Datenpflegemaske, abhängig vom Typen des Datensatzes; inklusive Verwaltung für Datenquellen [Internet, Einzelhandel, etc.], die während der Datensatzverfeinerung verwendet wurden sowie komplexem Regelset für die Eingabe bestimmer Datenfeldtypen)

1.3 Technische Rahmenbedingungen Die Umsetzung der Anwendung sollte vollständig als HTML/JavaScript-Applikation erfolgen. Um ein optimales Benutzererlebnis zu erzeugen, empfiehlt sich das Zurückgreifen auf neueste Technologien und Methoden, bei deren Auswahl mantro.net dem Kunden ebenfalls zur Seite stand. Experten aus unserem Development-Bereich erarbeiteten zusammen mit den Ansprechpartnern auf Kundenseite einen Proof-of-Concept zur Umsetzung des Usability-Konzepts, um sicherzustellen, dass die erstellten Konzepte auch im Alltag nutz- und realisierbar sind.

1.4 Projektbeteiligung mantro.net mantro.net übernahm die Projektleitung und -umsetzung im Bereich Usability und User Interface Design, unterstützte den Kunden darüber hinaus mit Beratern im Bereich Requirement Engineering und lieferte die technische Umsetzung des Frontends in HTML.


3

2 Herangehensweise Wie die Auflistung in Kapitel 1.2. zeigt, handelte es sich um vollkommen unterschiedliche Anwendungsfälle, die ein besonderes Vorgehen bei der Entwicklung einer einheitlichen Usability benötigten.

Abbildung 1 Styleguide als zentrales Usability Werkzeug

2.1 Der erste Schritt – Die Anforderungsanalyse In einem ersten Schritt wurden die allgemeinen – insbesondere die nicht funktionalen – Anforderungen definiert und mit dem Kunden abgestimmt. Hier sind vor allem Themen wie ...

• ... Bildschirmauflösung ... • ... Farbgebung (Corporate Identity) ... • ... Barrierefreiheit ... • ... Internationalisierung ...


4

... als wichtig zu nennen. Mit dem Wissen aus dieser Anforderungsliste wurde ein Grundkonzept für das Applikationslayout entworfen. Diese Scribbles dienten der Abstimmung mit dem Business Analyse Team des Kunden und wurden in mehreren Abstimmungsrunden gemeinsam verfeinert.

2.2 Der zweite Schritt – Anlegen des Styleguides Da es sich um eine wachsende Anwendung handelt, sollte den Requirement Engineers ein Werkzeug an die Hand gegeben werden, das ihnen die Möglichkeit einer frühen, realitätsnahen Erstellung von Applikationsmockups zur Absprache mit den Stakeholdern im Unternehmen bietet.

Unser Ansatz war hier die Entwicklung eines Styleguides, der das grundsätzliche Bedienkonzept und die Antworten auf die zuvor festgelegten nicht funktionalen Requirements beinhaltet. Auf Grund der Projektausrichtung musste auch der Styleguide so gestaltet werden, dass er mit den Anforderungen wachsen konnte. Demnach wurde ein Bedienkonzept gewählt, das viel Raum für die individuelle Gestaltung von Anwendungsmodulen lässt und gleichzeitig ein einheitliches Look-and-Feel sicherstellt. Innerhalb des Bedienkonzepts wurde den Requirement Engineers eine Vielzahl von Controls und Bedienelementen zur Verfügung gestellt, die bei der Gestaltung von Mockups verwendet werden konnten, um schnell und effizient umsetzbare Masken zu definieren. Für die Gestaltung dieser Mockups wurde das Tool Balsamiq (http://www.balsamiq.com) verwendet. Hierfür wurden die wichtigsten Controls als Vorlagen angelegt, damit keine Mehrfachaufwände entstehen.

2.3 Der dritte Schritt – Verwenden des Styleguides im Requirement Engineering

Um die sinnvolle Verwendung des Styleguides während der Anwendungsdefinition, dem Requirement Engineering, sicherzustellen, wurden alle im Styleguide verwendeten Elemente, Controls, Bereiche und Verhaltensweisen mit eindeutigen IDs bzw. Namen versehen. Dadurch konnten die Requirement Engineers während der Entwicklung der Mockups bereits feststehende Elemente verwenden und somit die Wiederverwendung von Controls und Bedienkonzepten sicherstellen. Die Verwendung der einzelnen Werkzeuge des Styleguides führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung bei der Erstellung von Mockups und zur Reduzierung von Feedbackschleifen bei der Definition der tatsächlichen Applikationsmasken.

Für besonders anspruchsvolle Masken wurde im Einzelfall die grafische Ausgestaltung des Screens durch einen User Interface-Designer beauftragt. Einzelne Screens wurden in Photoshop (http://www.adobe.com/de/products/photoshop.html) bis ins letzte Detail umgesetzt, um so ein reales Bild der Anwendung zu schaffen. Dadurch wurde nicht nur die Nutzbarkeit der einzelnen Elemente regelmäßig überprüft, sondern der Entwicklung auch ein Zielzustand für komplexe Masken geliefert, der bei der Qualitätssicherung mehr als hilfreich war.

2.4 Der vierte Schritt – Verwenden des Styleguide während der Entwicklung

Vor allem die Entwicklung profitierte von der eindeutigen Identifizierung der zu verwendenden Elemente während der Definitionsphase. Ableitend aus dem Styleguide konnte eine Sammlung von wiederzuverwendenden Controls entwickelt werden, deren mehrfache Nutzung und zentrale Verwaltung in den Control-Libraries zu einer deutlichen Erhöhung der Entwicklungsgeschwindigkeit führte.

Außerdem wurde bei der Erstellung des Styleguides im Hinblick auf die Entwicklung einer Web-Applikation darauf geachtet, dass sämtliche CSS-Eigenschaften (http://de.wikipedia.org/wiki/Cascading_Style_Sheets) durch LESS-Variablen (http://www.lesscss.de) definiert wurden. Hierdurch wurde den neuesten technischen Entwicklungen Rechnung getragen und die Gestaltung von komplexen HTML-Oberflächen vereinfacht.


5

Die Entwickler konnten sich somit bei jeder Umsetzungsaufgabe durch die Kombination von Requirement-Dokument und Styleguide auf eine sichere Quelle bei der Umsetzung beziehen und wussten zu jedem Zeitpunkt, was wie umgesetzt werden sollte.

2.5 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess des Styleguides Auf Grund der besonderen Ausrichtung des Projekts mit den vielen unbekannten Anforderungen und mehreren Produktversionen, die immer weitere Features zur Verfügung stellen sollten, wurde ein kontinuierlicher Verbesserungs- und Erweiterungsprozess für den Styleguide etabliert. Konnten neue Anforderungen mit den aktuell im Styleguide verfügbaren Elementen nicht ausreichend umgesetzt werden, so wurden diese Anforderung an die Usability-Experten übergeben. Diese entwickelten eine generisch einsetzbare Lösung und erweiterten den Styleguide um dieses Element. Die Requirement Engineers konnten sich in ihrem Requirement-Dokument also weiterhin wie gewohnt ausschließlich auf Elemente des Styleguides berufen. Der Entwicklung wurde die Notwendigkeit und die Definition des neuen Elements gemeldet und entsprechende Maßnahmen konnten somit eingeleitet werden. Neue Konzepte und Elemente trafen die Entwicklungsteams so bei der Annahme eines neuen Requirement-Dokuments nicht überraschend.

Abbildung 2 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess des Styleguides


6

3 Summary Vor allem im Kontext sich stark ändernder Requirements ist die Etablierung eines agilen und flexiblen Prozesses zur stetigen Verbesserung und Anpassung des grundsätzlichen Usability-Konzepts unumgänglich. Durch die Verwendung des zentralen Werkzeugkastens ‚Styleguide’ konnten wir Effizienzsteigerungen bei Requirement Engineers und Entwicklern erreichen. Gleichzeitig konnte das entwickelte Konzept einfach auf weitere Softwareprojekte adaptiert und so eine unternehmensweit einheitliche Bedienung von neu entwickelten Applikationen erreicht werden. So konnte mit geringem Management-Aufwand eine moderne Usability mit ansprechendem User Interface-Design entwickelt werden. Damit konnte nicht nur dem späteren Nutzer der Software Freude bereitet werden, sondern auch den am Projekt beteiligten Requirement Engineers und Entwicklern.


7

mantro.net bietet eine einzigartige Kombination aus strategischer Beratung, User Experience Design und IT Development in einem Team. Mit modernsten Technologien, umfassendem Know-how und weitreichender Erfahrung aus verschiedensten Projekten und Branchen lassen wir zusammen mit Ihnen großartige neue Lösungen entstehen.

2005 von drei Münchner Studenten gegründet, besteht mantro.net Anfang 2013 aus 45 kreativen Köpfen, die gerne anders denken, neue Wege gehen und immer auf der Suche nach innovativen Lösungen sind – um Sie zu begeistern.

Interessiert? Sie erreichen uns unter +49 (89) 416 177 00 | [email protected]

Maßnahmen zur Erhaltung einer hohen Usability in einer Enterprise Intranet Application

Documents

Transcript of Maßnahmen zur Erhaltung einer hohen Usability in einer Enterprise Intranet Application