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Media-Saturn WebEDI Schnellstart

Version 1.1 von Stephan Friedl

Inhaltsverzeichnis

1. WebEDI – Grundlagen

2. WebEDI - Nachrichtenbehandlung

3. WebEDI - Prozesse

3.1. WebEDI – Vollständiger WebEDI Prozess

3.2. WebEDI - Teilweiser WebEDI Prozess

3.3. WebEDI - Kombinierter WebEDI Prozess

4. WebEDI – Beispiel

1. WebEDI - Grundlagen

Die iMartOne Installation für Media-Saturn unterscheidet sich deutlich von anderen, heute im Markt

eingesetzten Produkten. Die Seeburger AG und Media Saturn haben erhebliche Anpassungen

vorgenommen. Die Anpassungen wurden hauptsächlich auf Grund der nachfolgend genannten

strategischen Entscheidungen durchgeführt.

Nutzung der bestehenden Infrastruktur

Die WebEDI Plattform ist direkt an die bestehende BIS6 Platform von Seeburger

angeschlossen. Das heißt, dass die WebEDi Plattform die vom Lieferanten erzeugten Daten

als EDIFACT Dateien direkt an die BIS6-Server von Seeburger sendet und die dort

existierenden Prozesse zur weiteren Verarbeitung nutzt. Die Daten die bereits auf dem

WebEDI Portal geprüft wurden, werden im weiteren Verlauf nochmals durch die Standard-

Validierungsprozesse auf den BIS6 Server geprüft. Sollte hier noch ein Fehler gefunden

werden, wird eine Fehlermeldung per Mail erzeugt, die Daten abgelehnt und der Status der

Daten auf dem WebEDI Portal auf editierbar zurückgesetzt.

Referenzierung

Die WebEDI Plattform erlaubt keinerlei Generierung von Nachrichten ohne Referenz. Das heißt,

dass ein DESADV nur auf Basis einer existierenden Bestellung erstellt werden kann. Für eine

INVOIC muss ein DESADV vorhanden sein (in Ausnahmefällen ist auch eine ORDERS zulässig).

Diese Vorgehensweise reduziert den manuellen Aufwand und erhöht gleichzeitig die Qualität.

2. WebEDI - Nachrichtenbehandlung

ORDERS ausgehend

ORDERS werden nicht geändert. Änderungen werden immer in den nachfolgenden Dokumenten

(DESADV, INVOIC) durchgeführt.

DESADV eingehend

Referenziert durch eine ORDERS, müssen ein paar Informationen geändert / ergänzt werden. Die

Verpackungsinformationen müssen, wie in unserer DESADV MIG und Guideline beschrieben ergänzt

werden. Hier müssen alle relevanten Informationen eingegeben werden. Das sind zum Beispiel

Verpackungstyp, SSCC / NVE Nummer usw. Zusätzlich müssen/können verschiedene Daten geändert

werden, wie zum Beispiel Mengen, Liefertermine usw. Für den Fall das ein Alternativartikel benötigt

wird, kann eine komplett neue Position eingegeben werden.

INVOIC eingehend

Referenziert durch eine ORDERS oder DESADV, müssen ein paar Informationen geändert / ergänzt

werden. Die Verpackungsinformationen müssen, wie in unserer INVOIC MIG und Guideline

beschrieben ergänzt werden. Hier müssen alle relevanten Informationen eingegeben werden. Das

sind zum Beispiel Zu- und Abschläge auf Kopf- und Positionsebene. Zusätzlich müssen/können

verschiedene Daten geändert werden, wie zum Beispiel Preise und für den Fall das die Referenz eine

ORDERS ist, auch Mengen und Liefertermine usw.

3. WebEDI – Prozess Information

Nachfolgend eine kurze Beschreibung des neuen WebEDI Service. Der für den Lieferanten relevante

Prozess wird normalerweise durch den für das Land zuständige EDI Verantwortlichen ausgewählt –

diese wissen welcher Prozess der für den jeweiligen Lieferanten der Richtige ist.

Im Augenblick beinhaltet der Service drei Nachrichtentypen die mit den klassischen EDI-Prozessen

kombiniert werden können (siehe nachfolgende Diagramme).

3.1. WebEDI - Vollständiger WebEDI Prozess

Dieser Prozess ist für ‘neue’ EDI-Lieferanten die bisher mit Papierdokumenten gearbeitet haben.

Prozess - Step 1

Ausgehende ORDERS (ORDERS D01B) für Lieferanten werden, wie im klassischen EDI-Prozess, zu

unserem Dienstleister (Seeburger AG) gesendet. Hierfür muss der Lieferant in unserem WWS-System

als EDI-Lieferant für die relevanten Nachrichtentypen konfiguriert werden.

Prozess - Step 2

Seeburger analysiert den Empfänger der Bestellung und leitet die Daten an ihr iMartOne WebEDI

Portal weiter wo sie, als Referenz für die nachfolgenden Nachrichtentypen (DESADV, INVOIC), für

unsere Lieferanten bereitgestellt werden.

Prozess - Step 3

Der Lieferant verbindet sich auf das WebEDI Portal, kann die dort vorhandenen Bestellungen

einsehen und auswählen. Die Bestellungen können hier ausgedruckt und auch exportiert werden.

Prozess - Step 4

Der Lieferant erzeugt einer Bestellung (ORDERS) eine ‘Ankündigung der Lieferung’ (DESADV). Es

besteht hier auch die Möglichkeit hier mehrere Teillieferungen (DESADV’s) zu erzeugen. Zusätzlich

kann auch noch ein SSCC-Label ausgedruckt werden.

Prozess - Step 5

Seeburger sendet den DESADV, der von dem iMartOne Portal generiert wurde, zu dem Standard

EDIFACT DESADV D01B Interface von Media-Saturn. Ab hier wird der DESADV wie in den klassischen

EDI-Prozessen getestet und weiterverarbeitet.

Prozess - Step 6

Der Lieferant erzeugt aus dem DESADV eine INVOIC. Hier sind nur 1:1 Beziehungen erlaubt. Eine

Lieferankündigung entspricht einer Rechnung.

Prozess - Step 7

Seeburger sendet die INVOIC zu dem Standard EDIFACT INVOIC D01B(V2) Interface von Media-

Saturn. Ab hier wird die Rechnung wie in den klassischen EDI-Prozessen getestet und

weiterverarbeitet.

3.2. WebEDI – Teilweiser WebEDI Prozess

Dieser Prozess ist für ‘neue’ EDI-Lieferanten die bisher mit Papierdokumenten gearbeitet haben. Der

Unterschied zum "Full WebEDI Prozessing 'ist, dass nur eines der beiden eingehenden Dokumente

verwendet wird. Falls der DESADV verwendet wird, alles wie unter 'Full WebEDI Prozessing "

beschrieben behandelt, mit der Ausnahme, dass keine INVOIC erzeugt wird. Falls die INVOIC

verwendet wird direkt aus dem Auftrag eine Rechnung generiert. Bitte beachten Sie, dass die INVOIC

in jedem Fall eine Referenz auf dem Lieferschein (Papierdokument ) hat, auch wenn es kein DESADV

erstellt wird.

Prozess - Step 1




Prozess - Step 2

Seeburger analysiert den Empfänger der Bestellung und leitet die Daten an ihr iMartOne WebEDI

Portal weiter wo sie, als Referenz für die nachfolgenden Nachrichtentypen (DESADV oder INVOIC),

für unsere Lieferanten bereitgestellt werden.

Prozess - Step 3



Prozess - Step 4

Der Lieferant erzeugt von einer Bestellung (ORDERS) eine ‘Ankündigung der Lieferung’ (DESADV)

oder eine Rechnung (INVOIC). Es besteht hier auch die Möglichkeit hier mehrere Teillieferungen

(DESADV’s) zu erzeugen. Natürlich sind hier auch 1:1 Beziehungen erlaubt. Falls ein DESADV erzeugt

wird kann zusätzlich auch noch ein SSCC-Label ausgedruckt werden.

Prozess - Step 5

Seeburger sendet den DESADV oder INVOIC, der von dem iMartOne Portal generiert wurde, zu dem

Standard EDIFACT DESADV oder INVOIC D01B Interface von Media-Saturn. Ab hier Ab hier werden

die Dokumente wie in den klassischen EDI-Prozessen getestet und weiterverarbeitet.

3.3. WebEDI - Kombinierter WebEDI Prozess

Dieser Prozess ist für ‘neue’ EDI-Lieferanten die bisher mit Papierdokumenten gearbeitet haben. Der

Unterschied zum "Full WebEDI Prozessing 'ist, dass es bereits einen funktionierenden EDI-

Datenaustausch gibt (meistens ORDERS). In diesen Fällen werden Dokumentkopien als Referenz zu

dem iMArtOne Portal von Seeburger gesendet (siehe obenstehende Tabelle ‚Combined WebEDI- and

Classical-EDI processing‘).

Prozess Steps am Beispiel ‚classic ORDERS Prozess‘

Prozess - Step 1




Prozess - Step 2

Seeburger analysiert den Empfänger der Bestellung und leitet eine Kopie der Bestellung an ihr

iMartOne WebEDI Portal weiter wo sie, als Referenz für die nachfolgenden Nachrichtentypen

(DESADV, INVOIC), für unsere Lieferanten bereitgestellt werden.

Prozess - Step 3



Prozess - Step 4

Der Lieferant erzeugt einer Bestellung (ORDERS) eine ‘Ankündigung der Lieferung’ (DESADV). Es

besteht hier auch die Möglichkeit hier mehrere Teillieferungen (DESADV’s) zu erzeugen. Zusätzlich

kann auch noch ein SSCC-Label ausgedruckt werden.

Prozess - Step 5

Seeburger sendet den DESADV, der von dem iMartOne Portal generiert wurde, zu dem Standard

EDIFACT DESADV D01B Interface von Media-Saturn. Ab hier wird der DESADV wie in den klassischen

EDI-Prozessen getestet und weiterverarbeitet.

Der Lieferant erzeugt aus dem DESADV eine INVOIC. Hier sind nur 1:1 Beziehungen erlaubt. Eine

Lieferankündigung entspricht einer Rechnung.

Prozess - Step 7

Seeburger sendet die INVOIC zu dem Standard EDIFACT INVOIC D01B(V2) Interface von Media-

Saturn. Ab hier wird die Rechnung wie in den klassischen EDI-Prozessen getestet und

weiterverarbeitet.

4. WebEDI – Beispiel

Wenn Sie sich an dem Portal anmelden sehen Sie zuerst die ‘Import‘-Maske. Hier könne Sie die

Anzahl an bereitgestellten Bestellungen sehen. Normalerweise werden Sie über eingehende

Dokumente auch per Mail informiert.

!!! Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, gehen Sie bitte zur ‘Konfigurations’-Maske und füllen Sie

diese vollständig aus. Diese Daten werden zur Anreicherung der Nachrichten zwingend benötigt!!!

!!! Wenn Sie eine Fehlermail nach dem Absenden einer DESADV oder INVOIC erhalten, wurde die

entsprechende Nachricht von Media-Saturn abgelehnt, weil sie nicht den Richtlinien von Media-

Saturn entspricht. In diesem Fall, loggen Sie sich auf dem WebEDI Portal ein und korrigieren Sie das

entsprechende Dokument. Sie finden es in dem Bereich ‚Ungesendet‘ des jeweiligen

Nachrichtentyps (DESADV=Delivery Notes, INVOIC = Invoices) !!!

!!! Pflichtfelder sind mit gekennzeichnet!!!

To import new orders, please click on the ‘Import’ Button on the start page to make the messages

available in the ‘Overview of Orders’. The start page will be shown when you click ‘Start Page’ in the

top left of the screen.

Um neu bereitgestellte Bestellungen zu importieren, klicken Sie bitte auf den ‚Import‘-Button auf der

‚Startseite‘. Die Bestellungen werden dann in der ‚Übersicht Bestellungen‘ sichtbar. Die ‚Startseite‘

wird angezeigt, wenn Sie den Menüeintrag in der linke, oberen Seite des Fensters anwählen.

Übersicht Bestellungen

Übersicht Bestellungen - Button Download Der Download einer oder mehrerer Dokumente erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze (eine oder mehrere möglich) in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile. Nach

anschließendem Mausklick auf den Button Download wird die Datei lokal auf Ihrem PC gespeichert.

Dazu öffnet sich die Standarddownload-Dialogbox des verwendeten Browsers. Sie haben die Möglichkeit den Dateinamen zu ändern und den Speicherort für die Datei auszuwählen. Generell wird immer eine Datei gespeichert, auch wenn Sie mehrere Bestellungen zum Download selektiert haben. Das Format der Datei richtet sich nach den Einstellungen die in ihrem Profil vorgenommen wurden (siehe Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.).

Übersicht Bestellungen - Button Drucken

Der Ausdruck von Dokumenten erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze in der

Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button Drucken. Die

ausgewählten Datensätze werden in einem PDF-Dokument untereinander aufgelistet. Das PDF-Dokument wird in einem separaten Browserfenster angezeigt. An dieser Stelle kann über die Menüfunktionen des Acrobat Reader das Dokument gedruckt oder lokal gespeichert werden.

Übersicht Bestellungen - Button Lieferavis Die Maske zur Erstellung eines Lieferavis wird aufgerufen (siehe nachfolgendes Kapitel).

Übersicht Bestellungen - Button Abschließen In seltenen Fällen, kann eine Bestellung nicht oder nicht vollständig ausgeliefert werden. In solchen

Fällen verbleibt die Bestellung und deren Bestellpositionen als noch offen in der Bestellübersicht. Um

diese Bestellungen abzuschließen und sie aus der Bestellübersicht zu entfernen klicken Sie bitte den

Abschließen Button.

Übersicht Bestellungen - Button Löschen Durch Klicken auf den Button Löschen kann das markierte Dokument gelöscht werden. Sie werden

sicherheitshalber gefragt, ob Sie das Dokument wirklich löschen wollen. Bei Bestätigung wird das

Dokument ins Archiv verschoben. Mengen und Positionen werden in dem entsprechenden

Vorgängerdokument wieder als offen ausgewiesen.

Falls bereits Folgedokumente zu dem Dokument vorhanden sind kann dieses nicht gelöscht werden.

Bereits gesendete Dokumente können ebenfalls nicht gelöscht werden.

Übersicht Bestellungen - Button ‚zugeh. Dokumente‘ Durch Klicken auf zugeh. Dokumente wechselt man in eine Übersichtsmaske in der alle bereits

vorhandenen Dokumenttypen zu dem selektierten Dokument in einer Baumstruktur angezeigt werden. Die Maske liefert einen Überblick über alle Dokumente, welche dem von Ihnen ausgewählten Dokument zugeordnet sind. Durch Klicken auf die, durch einen Link hervorgehobene Dokumentnummer eins Folgedokuments wird dieses Dokument zum zentral betrachteten Dokument. Aus der Maske heraus können Sie durch Klicken auf die Lupe in die Detailanzeige des jeweiligen Dokuments wechseln.

Durch das Drücken des ‚Lieveravis‘-Buttons kommt man zu:

Lieferavispositionen - Button Drucken


Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button Drucken.

Die ausgewählten Datensätze werden in einem PDF-Dokument untereinander aufgelistet. Das PDF-Dokument wird in einem separaten Browserfenster angezeigt. An dieser Stelle kann über die Menüfunktionen des Acrobat Reader das Dokument gedruckt oder lokal gespeichert werden.

Lieferavispositionen - Button Speichern

Durch Speichern wird ein Dokument gespeichert. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg,

werden die Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet.

Lieferavispositionen - Button ‚zugeh. Dokumente‘ Durch Klicken auf zugeh. Dokumente wechselt man in eine Übersichtsmaske in der alle bereits


Verpackung - Button Drucken Der Ausdruck von Dokumenten erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze in der



Verpackung - Button Etikettendruck

Um ein Verpackungsetikett auszudrucken klickt man auf den Button Etikettendruck. Ein PDF-Dokument

wird erzeugt und in einem separaten Browserfenster geöffnet. An dieser Stelle kann das Dokument, über die Funktionen der jeweilig eingesetzten PDF-Software, gespeichert und gedruckt werden.

Verpackung - Button Speichern

Durch Speichern wird ein Dokument gespeichert. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die

Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet.

Verpackung - Button Senden

Durch Senden wird ein Dokument gespeichert – zusätzlich aber sofort per EDI an Ihren Partner

übertragen. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet.

Verpackung - Button ‚Alles löschen‘

Durch Alles löschen werden alle Eingaben innerhalb der aktuellen Maske gelöscht.

Verpackung - Button ‚zugeh. Dokumente‘

Durch Klicken auf zugeh. Dokumente wechselt man in eine Übersichtsmaske in der alle bereits


Wählen Sie ein Lieferavis und drücken Sie den ‚Senden‘-Button

Übersicht gesendeter Lieferavise - Button Download Der Download einer oder mehrerer Dokumente erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze (eine oder mehrere möglich) in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile. Nach



Übersicht gesendeter Lieferavise - Button Drucken




Übersicht gesendeter Lieferavise - Button Etikettendruck

Um ein Verpackungsetikett auszudrucken selektiert man das entsprechende Dokument und klickt dann

auf den Button Etikettendruck. Ein PDF-Dokument wird erzeugt und in einem separaten Browserfenster

geöffnet. An dieser Stelle kann das Dokument, über die Funktionen der jeweilig eingesetzten PDF-Software, gespeichert und gedruckt werden.

Übersicht gesendeter Lieferavise - Button Details

In der Übersicht jedes einzelnen Dokumenttyps, können Sie durch Kennzeichnung des gewünschten Datensatzes in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button

Details die Details des ausgewählten Dokumentes ansehen.

Alternativ gelangen Sie in die Detailsicht durch einen Mausklick auf den entsprechenden Datensatz. Die Detailsicht ist in die zwei Bereiche Kopf- und Positionsebene unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren.

Übersicht gesendeter Lieferavise - Button Rechnung

Das Fenster zur Erfassung einer Rechnung wird geöffnet.

Übersicht gesendeter Lieferavise - Button ‚zugeh. Dokumente‘ Durch Klicken auf zugeh. Dokumente wechselt man in eine Übersichtsmaske in der alle bereits


Nach dem Drücken des ‚Rechnung‘_Buttons kommt man zu:

Übersicht ungesendeter Rechnungen - Button Download Der Download einer oder mehrerer Dokumente erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze (eine oder mehrere möglich) in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile. Nach



Übersicht ungesendeter Rechnungen - Button Drucken




Übersicht ungesendeter Rechnungen - Button Senden



Übersicht ungesendeter Rechnungen - Button Bearbeiten

Das nachträgliche Bearbeiten eines Dokumentes erfolgt durch Kennzeichnen des gewünschten

Datensatzes in der Checkbox und anschließendem Klick auf den Button Bearbeiten. Sie werden auf die

Kopfebene des zu erstellenden Dokumentes weitergeleitet, der mit den Daten dem vorausgehenden Beleg vorgefüllt ist. Es können ausschließlich ungesendete Dokumente bearbeitet werden.

Übersicht ungesendeter Rechnungen - Button Löschen

Durch Klicken auf den Button Löschen kann das markierte Dokument gelöscht werden. Sie werden

sicherheitshalber gefragt, ob Sie das Dokument wirklich löschen wollen. Bei Bestätigung wird das

Dokument ins Archiv verschoben. Mengen und Positionen werden in dem entsprechenden Vorgängerdokument wieder als offen ausgewiesen.

Übersicht ungesendeter Rechnungen - Button ‚zugeh. Dokumente‘



Rechnungen alle Tabs - Button Drucken Der Ausdruck von Dokumenten erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze in der



Rechnungen alle Tabs - Button Berechnen

Die Berechnen-Funktion bezieht sich auf den Dokumententyp „Rechnung“. Durch den Button Berechnen wird nach einer Änderung der neu berechnete Rechnungsbetrag angezeigt.

Rechnungen alle Tabs - Button Speichern

Durch Speichern wird ein Dokument gespeichert. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die

Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet. Rechnungen alle Tabs - Button Senden



Rechnungen alle Tabs - Button ‚zugeh. Dokumente‘



Wenn Sie schließlich den 'Senden'-Button drücken haben Sie das Ende des Beispielpozesses des Media-Saturn WebEDI-Portals erreicht. Dieses Dokument beschreibt nicht jedes mögliche Eingabefeld aber in den meisten Fällen sind die Bezeichnungen der Felder selbsterklärend und zusätzlich ist es eventuell hilfreich, einen Blick in die ausführliche Dokumentation zu werfen (Media-Saturn WebEDI Benutzerhandbuch V1.1 - DE.pdf ').

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