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Mehrjahresprogramm 2014 – 2018MMU – Mobilitätsmanagement in Unternehmen

Pflichtenheft für Projektträger

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Inhalt

1. Ziel des Pflichtenheftes und Definition der Projektträger ................................................. 2

2. Pflichten der Projektträger .............................................................................................. 3

3. Unterstützung durch das Programm ............................................................................... 4

4. Vertragspartner aus der Programmphase 2008 - 2013 ................................................... 5

5. Beiträge an Projektträger ................................................................................................ 5

5.1 Aufbaubeitrag an Projektträger .................................................................................... 5

5.2 Beiträge für teilnehmende Unternehmen und Areale ................................................... 6

5.2.1 Kriterien für die Auszahlung der Beiträge pro Unternehmen ............................. 7

5.2.2 Neuer zusätzlicher Weg für Unternehmensbeiträge .......................................... 9

5.2.3 Kriterien für die Auszahlung eines Areal-Beitrags ............................................. 9

6. Anmeldung zur Teilnahme am Programm ..................................................................... 10

Impressum und Kontakt

Herausgeber: EnergieSchweiz für Gemeinden

Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch

Redaktion: Monika Tschannen, Programmleitung MMU

Roman Bloch, Programmleitung MMU

Kurt Egger, Programmleitung ESfG

Hermann Scherrer, Sektion Mobilität, Bundesamt für Energie

Publikation: www.mobilitätsmanagement.ch

Kontakt: Programmleitung „Mobilitätsmanagement in Unternehmen“

EnergieSchweiz für Gemeinden

Monika Tschannen & Roman Bloch, c/o Rundum mobil GmbH

Schulhausstrasse 2, 3600 Thun

Info@rundum-mobil.ch; m.tschannen@rundum-mobil.ch

Datum: Thun / Ettenhausen, 10. Juni 2014

Rot markiert: Ergänzungen im Zuge der Programmerweiterung (August 2016)

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1. Ziel des Pflichtenheftes und Definition der Projektträger

Dieses Pflichtenheft basiert auf dem Konzept zum mehrjährigen Programm „Mobilitätsma-

nagement in Unternehmen“ vom Juni 2014 und richtet sich nach den darin festgelegten

Zielen und Grundsätzen.

Ziel des Pflichtenheftes ist es, gleiche und klare Bedingungen für alle Projektträger zu

schaffen und gleichzeitig Minimalanforderungen für die Qualität der Prozesse und Ergeb-

nisse zu definieren. Im Weiteren sollen die Zielkonformität mit dem Konzept, sowie die

Basis für einen energetischen Wirkungsnachweis sichergestellt werden.

Im Pflichtenheft werden alle Elemente festgehalten, die für eine Unterstützung durch Ener-

gieSchweiz und EnergieSchweiz für Gemeinden (ESfG) unerlässlich sind.

Projektträger und damit Vertragspartner von ESfG sind Gemeinden, Gemeindeverbünde

(z.B Agglomerationsverbünde) und Organisationen (z.B. grosse Unternehmen mit

mehreren Geschäftsniederlassungen),die im Rahmen eines mehrjährigen Programms min-

destens im Ausmass des Aufbaubeitrags Eigenleistungen erbringen und die

beabsichtigen, Mobilitätsmanagement in mehreren Unternehmen gleichzeitig in einem Pro-

gramm, lokal oder branchenspezifisch gebündelt, einzuführen.

2. Pflichten der Projektträger

- Die Projektträger bestätigen die Absicht, zum Thema „Mobilitätsmanagement in Unter-

nehmen“ ein mehrjähriges, qualitätsgesichertes Programm zu planen und durchzufüh-

ren und sich in Zusammenarbeit mit der Projektleitung für die Formulierung von weg-

weisenden Rahmenbedingungen, im Sinne einer langfristigen Perspektive zu

engagieren.

- Die Projektträger verpflichten sich, für die Beratung und Unterstützung der

Unternehmen ausgewiesene und erfahrene Fachleute einzusetzen, welche über ein

fundiertes Wissen verfügen (siehe 5.1; Punkt 4). EnergieSchweiz für Gemeinden

unterstützt die Projektträger in der Suche und vermittelt in diesen Fragen erfahrene

MobilitätsberaterInnen.

- Die Projektträger nehmen selber oder über die beigezogenen BeraterInnen an ERFA-

Veranstaltungen teil und stellen der Projektleitung die von ihr verlangten Unterlagen

und Berichte zur Verfügung.

- Die Projektträger verpflichten sich, die umsetzenden Unternehmen sowie die

beauftragten BeraterInnen zu motivieren, das zur Umsetzung zur Verfügung gestellte

Managementtool Mobilität in Unternehmen einzusetzen. Das Managementtool MMU

steht ab 2015 zur Verfügung. Die Projektträger erklären sich bereit, bei Evaluationen

mitzuwirken.

- In Publikationen ist zu vermerken, dass die Arbeiten durch finanzielle Mithilfe des BFE

entstanden sind. Bei öffentlichen Auftritten und Kommunikationsmassnahmen ist mit

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dem Logo „Mobilität, EnergieSchweiz für Gemeinden“ sowie dem Logo

„EnergieSchweiz“ auf die Unterstützung durch das BFE hinzuweisen.

- Im Rahmen des Programms EnergieSchweiz für Gemeinden verpflichten sich die Pro-

jektträger zu einem langfristigen Engagement für eine nachhaltige und

energieeffiziente Verkehrs- und Mobilitätspolitik. Sie unterstützen EnergieSchweiz für

Gemeinden mit Informationen zu erfolgreichen Beispielen und wegweisenden

Instrumenten und Rahmenbedingungen zur Förderung des Mobili tätsmanagements in

Unternehmen.

3. Unterstützung durch das Programm

Das Programm bietet den Projektträgern folgende Unterstützungen in den drei Landes-

sprachen (D, F, I) an:

- Informationsveranstaltungen in der Startphase für Projektträger mit dem Ziel, über das

Programm vertieft zu informieren, Strategien und Rahmenbedingungen

vorzustellen und wertvolle Hinweise für die erfolgreiche Lancierung zu geben.

- Bereitstellen eines allgemeinen Informationsflyers zu MMU.

- Zurverfügungstellung von zur Projektumsetzung notwendigen Instrumenten und

Hilfsmittel. Dazu gehört das Mobilitätsmanagement Tool, welches die Unternehmen in

allen wichtigen Prozessschritten eines Mobilitätsmanagements unterstützt und für die

verlangten Abschlüsse der verschiedenen Module die erforderlichen Vorlagen zur Ver-

fügung stellt.

- Gezielte Schulungen insbesondere in der Handhabung des Managementtools und zum

Thema normierte Managementsysteme und wichtige Managementprozesse

(insbesondere zu Zielsetzungs- und Controlling-Prozessen). Das Angebot richtet sich

an Projektverantwortliche, Mobilitätsverantwortliche in Unternehmen sowie

MobilitätsmanagementberaterInnen.

- Bereitstellung von wichtigen Informationen und interessanten Beispielen für

Behörden, Unternehmen und Beratende auf der Webseite www.mobilitätsmanage-

ment.ch und in Form eines regelmässig erscheinenden Programmrundbriefs.

- Regelmässige Treffen zum Erfahrungsaustausch (ERFA-Treffen) aller beteiligten

Akteure.

- Aktiver Einbezug von Programmpartnern mit dem Ziel, das Programm Mobilitäts-

management in Unternehmen sowie die langfristige Verankerung von Mobilitäts-

management auf allen Ebenen zu stärken. Insbesondere werden Fachstellen von Bund

und Kantonen gezielt über eine Begleitgruppe eingebunden.

- Koordination unter den Projektträgern, Vermittlung von Informationen und Kontakten

(zum Beispiel zu ergänzenden Angeboten und Anwendungen wie MIPA

(Planungsprozesse), MIWO (Wohnen), MMV (Veranstaltungen).

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4. Vertragspartner aus der Programmphase 2008 - 2013

Projektträger aus der letzten Programmphase werden ermuntert, ihre Projekte weiterzu-

führen und neue Unternehmen dazu zu gewinnen. Für die Abrechnung von angemeldeten

Unternehmen aus der letzten Programmphase gelten folgende Bedingungen:

Unternehmen, welche Phase 1 abgeschlossen haben, setzen ihre Aktivitäten fort . Der

Projektträger rechnet nach den neuen Bedingungen ab (Details siehe unter 5.2). Der

bereits verrechnete Beitrag von CHF 1‘000.- wird dabei berücksichtigt.

Unternehmen, welche Phase 2 abgeschlossen haben und bis spätestens 31. Dezember

2014 Phase 3 abschliessen, werden anhand des excel-Tools nach den

Bedingungen aus dem Vorgängerprogramm abgerechnet. Der Projektträger muss die

letzte Tranche in der Höhe von CHF 1‘000.- bis spätestens Ende 28. Februar 2015 in

Rechnung stellen.

5. Beiträge an Projektträger

Als Beitrag für die Planung und den Aufbau eines Mobilitätsmanagementprogramms sieht

das Programm MMU einen einmaligen Betrag von Fr. 5'000.- vor, sofern der Projekt-träger

die Kriterien gemäss 5.1 erfüllen.

Je beteiligtes Unternehmen und bei Arealen werden dem Projektträger Beiträge gemäss

den Bedingungen unter 5.2 ausbezahlt.

Anträge der Projektträger können jeweils per Ende Februar und per Ende August einge-

reicht werden. Letzter Eingabetermin für Beitragsabrechnungen ist neu der 31. Dezember

2018 anstatt der 28. Februar 2018 (Anpassung im Zuge der Programmerweiterung vom

August 2016).

5.1 Aufbaubeitrag an Projektträger

Die Berechtigung für einen Beitrag über CHF 5‘000.- je Projektträger ist gegeben, wenn:

- ein qualitätsgesichertes, mehrjähriges Programm geplant ist, mit welchem Mobilitäts-

management in mehreren Unternehmen/Arealen lokal oder branchenspezifisch

gebündelt eingeführt werden soll. Projektträger aus einer früheren Kampagnenphase,

müssen eine neue Programmwelle planen, basierend auf den Erfahrungen aus ihrem

alten Programm.

- die Standortgemeinde (sofern diese nicht identisch ist mit dem Projektträger) und

lokal tätige Transportanbieter miteinbezogen sind.

- die Programmdauer mehrjährig ist (mind. 2 Jahre).

- die Beratung und Betreuung der Unternehmen durch ausgewiesene und erfahrene

Fachleute erfolgt, die über ausreichend fundiertes Wissen zu nachhaltiger und

energieeffizienter Mobilität, über Mobilitätsmassnahmen sowie zu betrieblichen

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Managementsystemen (insb. Qualitäts- und/oder Umweltmanagementsysteme analog

ISO 9000/14‘001 oder ISO 50'001) verfügen.

- das Programm innert 6 Monaten nach Vertragsunterzeichnung gestartet wird.

- der Projektträger mindestens im gleichen Betrag wie der Aufbaubeitrag

Eigenleistungen erbringt.

Der Aufbaubeitrag ist fällig, sobald von mindestens drei Unternehmen (für grössere Städte

über 50‘000 EW) bzw. von mindestens zwei Unternehmen (für kleine und mittlere Gemein-

den bis 50‘000 EW) eine verbindliche, schriftliche Zusage zur Teilnahme am Mehrjahres-

programm vorliegt.

Anpassung im Zuge der Programmerweiterung vom August 2016:

Der Aufbaubeitrag kann ebenfalls in Rechnung gestellt werden sobald der Projektträger

bei mind. drei Unternehmen (für grössere Städte über 50‘000 EW) bzw. bei mind. zwei

Unternehmen (für kleine und mittlere Gemeinden bis 50‘000 EW) eine Inputberatung durch-

geführt hat und den Nachweis seiner weiteren Aktivitäten als Projektträger im Bereich

Mobilitätsmanagement erbringt. Die Beurteilung, ob die Aufwände eine Auszahlung recht-

fertigen, erfolgt durch die Programmleitung MMU.

5.2 Beiträge für teilnehmende Unternehmen und Areale

Projektträger erhalten für jedes Unternehmen mit mind. 50 Mitarbeitenden, welches am

Programm teilnimmt und die Kriterien gemäss 5.2.1 erfüllt, einen Beitrag von max. CHF

5‘000.-.

Ferner besteht die Möglichkeit bei Areallösungen einen Zusatzbeitrag von CHF 2‘000.-

geltend zu machen (siehe 5.2.2 Arealbeitrag).

Das Programm bietet den Unternehmen zwei mögliche Wege an, qualifizierte Mobilitäts-

massnahmen1 einzuführen und längerfristig umzusetzen. Weg A beinhaltet ein systemi-

sches Vorgehen und Weg B ermöglicht einen lösungsorientierten Einstieg in ein Mobilitäts-

management. Im Idealfall (Weg A) wird das Mobilitätsmanagement im betrieblichen Mana-

gementsystem verankert (z.B. Qualitäts- und/oder Umweltmanagementsysteme analog

ISO 9000/14‘001 oder ISO 50’001).

Beitragsberechtigt ist der jeweilige Projektträger (Vertragspartner). Dieser kann die

Beiträge aufgrund der mittels Mobilitätsmanagement Tool nachgewiesenen Module in

Rechnung stellen.

Alle Beiträge werden an die Projektträger als Vertragspartner von EnergieSchweiz für

Gemeinden ausbezahlt. Die Projektträger sind angehalten, die Unterstützung den

beteiligten Firmen in transparenter Form zu kommunizieren und einen Teil der Erfolgs-

1 Siehe: „Empfehlung bezüglich Einsatzes von qualifizierten Massnahmen für ein Mobilitätsmanagement in Unternehmen (MMU)“

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beiträge direkt an die erfolgreichen Unternehmen weiterzugeben oder indirekt durch das

Bereitstellen von Beratungsleistungen.

5.2.1 Kriterien für die Auszahlung der Beiträge pro Unternehmen

Abrechnung Unternehmensbeitrag über Weg A

Weg A beinhaltet ein systemisches Vorgehen mit zwei Modulen. Im ersten Modul (A1)

werden nach einer ganzheitlichen Bestandesaufnahme und der Relevanzanalyse die Ziel-

setzungen definiert und ein Massnahmenplan erstellt. Der Mobilitätsmanagement-Prozess

wird zudem im betrieblichen Managementsystem verankert. Nach Abschluss der

Planungsphase (Kopie der Relevanzanalyse und des verabschiedeten Massnahmenplans

an das Programm) kann der Beitrag von CHF 2‘500.- für Modul A1 abgerechnet werden.

Im Rahmen des zweiten Moduls (A2) werden die Massnahmen umgesetzt und

dokumentiert. Modul A2 kann frühestens ein Jahr nach Beschluss des Massnahmenplans

abgerechnet werden. Sobald mindestens eine erste qualifizierte Mobilitätsmassnahmen

umgesetzt ist, eine Erfolgskontrolle durchgeführt wurde und die firmeninterne Berichter-

stattung (inkl. Nachweiskopie der Erfolgskontrolle an das Programm) zum Mobilitätsma-

nagement vorliegt, kann der Projektträger den Beitrag für Modul A2 von CHF 2‘500.- in

Rechnung stellen.

Grafik zu Weg A

VV = Verkehrsvorgang VV Ge-schäft

VV Kunden VV Pendler VV Güter

Pla

nu

ng

sp

hase

Bestandesaufnahme / Rele-vanzanalyse

Zielsetzungen / Einzelziele

Massnahmenplan

Verankerung im Management-system & Verbesserungsprozess

Um

setz

un

g Umsetzung von Massnahmen

Erfolgskontrolle (frühestens 1 Jahr nach dem Beschluss des Massnahmenplans)

Modul A1 - Planungsphase für alle relevanten VV abgeschlossen: Erste Tranche nach Relevanzanalyse,

Definition der Ziele, Vorliegen eines genehmigten Massnahmenplans für die relevanten Verkehrsvorgänge

und Verankerung im betrieblichen Managementsystem Planungsphase abgeschlossen (roter Pfeil);

Abrechnung Fr. 2‘500.-.

Modul A2 – Umsetzungsphase für alle relevanten VV teilweise abgeschlossen: Zweite Tranche, wenn für

die relevanten Verkehrsvorgänge mindestens eine erste qualifizierte Massnahmen umgesetzt ist und eine

Erfolgskontrolle durchgeführt wurde Umsetzungsphase teilweise abgeschlossen (blauer Pfeil); Abrechnung

Fr. 2‘500.-.

Modul A1

Modul A2

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Abrechnung Unternehmensbeitrag über Weg B

Weg B ermöglicht einen Einstieg über ein massnahmenorientiertes Vorgehen als direkte

Antwort auf vorhandene Mobilitätsprobleme im Unternehmen. Im ersten Modul B1 wird die

Ausgangslage des ausgewählten Verkehrsvorganges erhoben, Ziele definiert, ein

Massnahmenplan erstellt und erste qualifizierte Massnahmen umgesetzt. Frühestens ein

Jahr nach Beschluss des Massnahmenplans wird eine Erfolgskontrolle durchgeführt und

ein Massnahmenrapport erstellt. Nach Abschluss dieses massnahmenbezogenen

Prozesses kann der Beitrag von CHF 2‘500.- für das Modul B1 abgerechnet werden

(Kopien der Ausgangslage und der Erfolgskontrolle). Im Unterschied zu Modul A1 ist bei

Modul B1 keine ganzheitliche Bestandesaufnahme und keine Verankerung im

betrieblichen Managementsystem erforderlich.

Auch ein über Weg B eingestiegenes Unternehmen kann in einem zweiten Modul B2 sein

Mobilitätsmanagement vervollständigen. Auf der Basis einer ganzheitlichen Bestandesauf-

nahme und der Relevanzanalyse ist für alle wichtigen Verkehrsvorgänge ein

umfassender Massnahmenplan zu erstellen und umzusetzen. Zudem wird der Mobilitäts-

management-Prozess im betrieblichen Managementsystem verankert. Modul B2 kann frü-

hestens ein Jahr nach Beschluss des erweiterten Massnahmenplans und basierend auf

der Durchführung einer Erfolgskontrolle und Vorliegen der firmeninternen Bericht-erstat-

tung (Nachweiskopie inkl. Relevanzanalyse an die Programmleitung) mit einem Betrag von

CHF 2‘500.- abgerechnet werden.

Grafik zu Weg B

VV = Verkehrsvorgang VV Ge-schäft

VV Kunden VV Pendler VV Güter

Pla

nu

ng

sp

hase

Bestandesaufnahme / Rele-vanzanalyse

Zielsetzungen / Einzelziele

Massnahmenplan

Verankerung im Management-system & Verbesserungsprozess

Um

setz

un

g Umsetzung von Massnahmen

Erfolgskontrolle (frühestens 1 Jahr nach dem Beschluss des Massnahmenplans)

Modul B1 – Konzentration auf einen Verkehrsvorgang: Erste Tranche nach Planungs- und Umsetzungs-

phase für einen Verkehrsvorgang ohne zwingende Verankerung im betrieblichen Managementsystem (rote

Pfeile); Abrechnung Fr. 2‘500.-.

Modul B2

Modul B1

Modul B1

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Modul B2 – Vollständige Implementierung MMU: Zweite Tranche, nach Planungs- und Umsetzungsphase

für die relevanten Verkehrsvorgänge und Verankerung im betrieblichen Managementsystem (blauer Pfeil);

Abrechnung Fr. 2‘500.-.

5.2.2 Neuer zusätzlicher Weg für Beiträge pro Unternehmen

Um den Projektträgern bzw. den Unternehmen sowie der Programmleitung einen grösst-

möglichen praxisnahen Spielraum für die Unterstützungsbeiträge zu gewähren, wurde im

Zuge der Programmerweiterung vom August 2016 ein zusätzlicher Weg definiert. Neben

den oben aufgeführten Weg A und B, kann der maximale Beitrag von CHF 5'000.- pro

teilnehmendes Unternehmen neu auch wie folgt ausgelöst werden:

Eine erste Tranche von CHF 1'800 wenn:

eine Bestandesaufnahme und vertiefte Analyse durchgeführt wurde (bestehend aus

Standortanalyse und Analyse der Pendlerfahrten und/oder der Geschäftsfahrten)

mögliche Handlungsfelder identifiziert wurden

eine entsprechende Auswertung inkl. Vorschlag zum weiteren Vorgehen zuhanden

des Unternehmens vorliegt

Die Bestandesaufnahme in mobiplan erfolgt ist

Min. der Betrag von CHF 1‘800 vom Projektträger in die Bestandesaufnahme und

Analyse des Unternehmens investiert wird

Eine zweite Tranche von CHF 2'200 wenn:

ein konkreter Massnahmenplan vorliegt

die Integration des Mobilitätsmanagements in das Managementsystem des Unterneh-

mens durch den zuständigen Projektverantwortlichen bestätigt wird

eine erste neue, qualifizierte Massnahme (z.B. Kombination Parkplatzbewirtschaftung

mit Fördermassnahmen z.G. ÖV/LV) umgesetzt ist

Die zweite Tranche kann frühestens 6 Monate nach der ersten Tranche in Rechnung gestellt

werden

Eine letzte Tranche von CHF 1'000 wenn:

bis am 31.12.2018 der aktuelle Stand der Umsetzung im Mobilitätsmanagement-Tool

mobiplan abgebildet ist und der Programmleitung für eine Evaluation die aufbereiteten

Daten zur Verfügung stehen

Das Zusatzformular „Statusbericht“ ausgefüllt und an die Programmleitung eingereicht

wurde

5.2.3 Kriterien für die Auszahlung eines Areal-Beitrags

Projektträger, welche innerhalb eines Areals mehrere Unternehmen für gemeinsame

Mobilitätsmassnahmen gewinnen können, erhalten gegen Einreichen einer Vereinbarung

einen zusätzlichen Areal-Beitrag in Form einer einmaligen Prämie von Fr. 2'000.-.

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Voraussetzung für den Areal-Beitrag ist die Beteiligung von mindestens fünf Unternehmen

(unabhängig ihrer Anzahl Mitarbeitenden) und eine aus Sicht Energieeffizienz erfolgver-

sprechende Vereinbarung. Ein Prämienanspruch von CHF 2‘000.- besteht, sobald das

erste Unternehmen (oder ein Unternehmensverbund) mit mind. 50 Mitarbeitenden ein 1.

Modul geltend machen kann.

6. Anmeldung zur Teilnahme am Programm

Für interessierte Projektträger steht unter www.mobilitätsmanagement.ch ein Antragsfor-

mular zur Verfügung.

Zusammen mit dem Projektantrag ist vom Projektträger ein Konzept seines Mehrjahres-

programms „Mobilitätsmanagement für Unternehmungen“ inklusiv Projektbudget einzu-

reichen (siehe dazu auch Informationen unter 5.1). Ein entsprechender Leitfaden befindet

sich ebenfalls auf der oben genannten Website.

Anträge der Projektträger können jeweils per Ende Februar und per Ende August einge-

reicht werden. Letzter Eingabetermin für Projekteingaben ist der 28.2.2017.

Kontakt:

EnergieSchweiz für Gemeinden

Monika Tschannen, c/o Rundum) mobil GmbH, Schulhausstrasse 2, 3600 Thun,

Tel. 033 334 00 20, Fax 033 334 00 29, info@rundum-mobil.ch

Thun / Ettenhausen, 24. Juni 2014 / Kurt Egger und Monika Tschannen

Anpassungen im Zuge der Programmerweiterung im Aug. 2016