Microsoft Office 365 für Bildungseinrichtungen -Überblick und Beispiele

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Prof. Dr. Peter Voglpeter.vogl@drvis.de, Tel: 089 307 48480GeschäftsführerMCP, MCIP, MCSE, MCSA Messaging und Office 365LS Theor. Physik an TUM, em. 2014

Inhalt

❖ Vorstellung❖ Übersicht Office 365❖ Office im Klassenzimmer

➢ OneNote ➢ Stream im Klassenzimmer➢ Office Sway

❖ Die Office 365 Groupware Suite➢ Exchange Online➢ Integrierte soziale Medien in Office 365➢ Sharepoint Online➢ Skype for Business

❖ Zusammenfassung

Was bietet Office 365? – ein erster Blick

Microsoft 365 Apps: Aktuelles Office Paket für jede Plattform (“Office 365 ProPlus”)

➢ Alle Komponenten können individuell und einzeln lizenziert (= ein/ausgeschaltet) werden

OneDrive for Business: 1 TB Datenspeicher, Synchronisation mit lokalem Gerät, für alle Plattformen

Exchange Online: 50 GB Postfach + Funktionspostfächer + geteilte Kalender + Archiv

Sharepoint Online: Datenbibliotheken mit Versionierung, Kalender, Wikis, Diskussionsforen

Yammer: Organisationsinternes Facebook

Delve: Übersichtliche Darstellung der persönlich aktuellen Projekte und aller Kollaborationen

Forms: einfache Erstellung und Auswertung von Quizzes, Freitextumfragen, Tests

Office 365 Gruppen : Konversation+Dokumentenaustausch+Verteiler

Microsoft Teams: Komplette Lernplattform mit Chat, Daten, Kalender, Audio/Video-Besprechungen, OneNote Klassennotizbücher mit Aufgabenverteilung und -bewertung, “dienstliches What’sApp”

Sway: Word-ähnliche Erstellung von Dokumenten mit Bildern, Links, Videos mit automatisierterLayout-Erstellung für Handy, Tablet, PC, Mac

Was bietet Office 365? – ein erster Blick

➢ Alle Komponenten können individuell und einzeln lizenziert (= ein/ausgeschaltet) werden

Microsoft Flow: Automatisierte Workflows zwischen Anwendungen und Diensten erstellen

PowerApps: Erstellung organisationsspezifischer (auch mobiler) Apps ohne Programmierfähigkeiten

Stream: Organisationsinternes Videoportal analog zu Youtube, zusammen mit PowerpointErstellung von elektronischen Kursen

StaffHub: Erstellung von Arbeitsplanung/Schichtpläne von Service-Personal

Planner: Projektverwaltung mit Terminverwaltung, Datenaustausch

ToDo: Persönliche Aufgabenverwaltung und -planung

PowerBI: Tools zum Analysieren von Organisationsdaten und Erstellen von Statistiken, Zusammenfassungen

Mit Ausnahme von Office 365 ProPlus sind alle Dienste für Schulen kostenlos!

Booking: Portal zum Buchen von Terminen bei einer Person

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Artikel 1 Gegenstand und Ziele(3) Der freie Verkehr personenbezogener Daten in der Union darf aus Gründen des Schutzes natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten weder eingeschränkt noch verboten werden.

➢ Datenschutzrechtlich keine Bevorzugung "deutscher Cloud"

➢ Trifft für Schul-IT kaum zu. Erfordert Nutzung von zertifizierten Clouddiensten

Sie müssen als Schule nach Artikel 32 belegbar Auskunft geben können, welche Maßnahmen in technischer

und organisatorischer Hinsicht getroffen wurden, um die DSGVO einzuhalten. Eine der wesentlichen

Änderungen betrifft die Anforderungen an technische Schutzmaßnahmen. Diese müssen „dem aktuellen

Stand der Technik“ entsprechen. Dies bedeutet eine vollkommene Abkehr vom bisherigen Prinzip „my home

is my castle“, das in dem 30 Jahre alten BSDG vertreten wurde.

Für die Auswahl von IT Dienstleistern („Auftragsverarbeiter“) muss eine Schule nach Art. 28 konkret nachweisen können, dass die Auswahl nach objektiven datenschutzrechtlichen Kriterien erfolgt ist, z. B. durch eine Zertifizierung des Anbieters. Die Microsoft EU Rechenzentren sind nach dem Datenschutz-Standard ISO 27018 zertifiziert.

➢ Schule sollte nur zertifizierte Cloudanbieter wählen, z. B. Microsoft Office 365

Office 365: Höchste Sicherheit nach Stand der Technik

❖ Schutz gegen Phishing, Ransomware, Trojaner in E-Mail durch erweiterte Schutzfunktionen:

❖ Schutz gegen Identitätsdiebstahl:

❖ Schutz gegen Datendiebstahl:

Sichere Links-Technologie: Links in E-Mails werden umgeschrieben, sodas sie im Zeitpunkt des Klicks nochmal vom Exchange Online Protection Server überprüft werdenSichere Anhänge-Technologie: Anhänge werden in dynamisch erzeugter virtuellen Maschine geöffnet. Wenn der Anhang Daten verändert, wird er gelöscht.

Office 365 unterstützt Zwei-Faktor-Authentifizierung (analog zu M-TAN), sodass ein Diebstahl des Passworts wirkungslos bleibt

Office 365 unterstützt die durchgängige Verschlüsselung von Daten in allen Diensten. Beispielsweise kann eine Worddatei mit einem Klick so verschlüsselt werden, dass sie nur Mitarbeiter der Schule öffnen können. Damit können Lehrer sensitive Daten anlegen, bearbeiten und Kolleginnen oder Kollegen zugänglich machen (“Azure Information Protection” oder verifizierte Freigaben).

Office bietet noch viel mehr: Powerpoint und Stream

Erstellen einer Powerpoint Show (.ppsx) und speichern als Freigabe auf Onedrive

➢ Ermöglicht interaktive Schulstunde oder Übung mit Audio, Video, Handschrift, die interaktiv erscheint.

➢ Schüler kann Fragen beantworten, Simulationen auswählen und wiederholen, bei falschen Antworten mehr Details abrufen u.v.a.

Erstellen eines Powerpoint Videos in einem von vielen Videodaten-Format (z. B. mp4)

➢ Powerpoint Audio, Video, Handschrift erstellen.➢ Exportieren in Powerpoint “Veröffentlichen auf

Microsoft Stream”.➢ Stream ist “youtube der Schule”. Genaue

Freigaben und Rechte einstellbar.

Office 365 bietet noch viel mehr: Office Sway

https://sway.com➢ Automatisches Design-System für

interaktive Inhalte

➢ Sway erzeugt aus Text+Bildern+verlinkten oder eingebetteten Videos Präsentation, die auf allen Geräten, bes. mobilen Geräten, gleich gut lesbar ist´.

➢ Präsentation wird automatisch optimiert für interaktive Ansicht

➢ Integriert in Office 365. Zugriff, Zugriffsrechte steuerbar wie OneDrive.

Sway ermöglicht, sehr einfach und schnell interaktive Berichte, Präsentationen, Blogs fürs Intranet oder Internet zu erstellen, die auf allen und bes. mobilen Plattformen sehr gut gelesen werden können

Auf Sway klicken und lostippen,Bilder oder Videos einfügen,…

Editier-HilfenAutomatisches Layout-System von Sway liefert sehr gut aussehende Resultate…

Office 365 bietet noch viel mehr: Office Sway

Wann gibts wo welche Schulstunde?

Chemieraum Klasse 10Amein Kalender

Exchange bietet E-Mail, gemeinsame Kalender, Dokumente, Aufgaben, Funktionspostfächer, effiziente Terminplanung und Raumverwaltung, detaillierte Rechtevergabe

Was bietet Exchange Online für Schulen?

Leistungsfähig und für die Schule kostenlos

❖ 50 GB persönlichen Postfach-Speicher❖ E-Mailadressen bleiben erhalten❖ SPAM und Mail-Viren Schutz❖ Nutzbar auf PC/Mac/Tablet/Phone/Web❖ Mit E-Mail-Verschlüsselung (S/MIME)❖ E-Mails, Kalender und Kontakte❖ Leistungsfähige Terminplanung

Nie mehr Datenverlust

❖ alle Ihre Daten liegen stets vollständig und konsistent in Exchange Online

Office 365 Gruppen in Exchange Online und OneDrive

In Outlook am Web + Outlook 2016 + OneDrive:

Gruppen-unterhaltung

Office 365 Gruppe =Verteilergruppe + Gruppenunterhaltung + Chat + gemeinsame Dateien

Effiziente, ortsungebundene Zusammenarbeit

Was bietet Teams in Office 365 für Bildungseinrichtungen?

❖ Unterhaltungen enthalten Text, Abbildungen, Dokumente, Links, Videos, Besprechungs-Einladungen, …

❖ Jeder Schüler und Lehrer im Team kann sich beteiligen

❖ Integriertes Klassen-Notizbuch für den Unterricht mit automatischer Aufgaben-Verteilung, -Verwaltung und -Bewertung

❖ Integriert Microsoft Forms für Multiple-Choice Aufgaben, und Umfragen mit Freitexten

Teams ist eine komplette Lernplattform und soziales Medium: “WhatsApp der Schule”

Leistungsfähig und für die Schule kostenlos

Hunderte von Apps für Schulen

UnterhaltungenDateienKlassennotizbuchAufgabenApps

Mit Sway in Office 365 erzeugter Unterrichtsstoff ist auf allen Medien perfekt lesbar

AufgabenbesprechungÜbersichtliche Termin- und Aufgabenverwaltung für Schüler und Lehrer

Was bietet Teams in Office 365 für Bildungseinrichtungen?

OneNote - Klassennotizbücher

Dozenten: schreibenAlle Studierende: lesen

Dozenten und Studierende :lesen+schreiben

Dozenten: lesen+schreibenStudierender1,2,3: schreiben

• Dozent kann Aufgaben, Projekte, Videos in Notizbücher der Schüler kopieren

• Die OneNote-Daten werden dann automatisch über Office 365 synchronisiert

• Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund, daher keine hohe Bandbreite erforderlich.

Material fürSchüler zugänglich

Auf PC/Tablet mit Stift in der Schulstunde oder per Tastatur zu Hause schreiben und per Beamer präsentieren

Schüler-Notiz-bücherfür Lehrer zugänglich

OneNote in Teams – Klassen-Notizbücher

Lehrer kann Aufgaben, Projekte, Videos in Notizbücher der Schüler kopieren. Die OneNote-Daten werden dann automatisch über Office 365 synchronisiert

Inhaltsbibliothek

Unterricht mit OneNote: Hören Sie mit oder nach

Schreiben,Zeichnen,Links,…

Ton läuft mit: durchAudiomarker stückweisesAbhören

▪ Elektronische Tafel durch Tablet mit Stylus

▪ Mit Ton, Video, Links,..

▪ Keine zentrale Infrastruktur erforderlich

Office: OneNote für den Hörsaal

Weltweit kommunizieren mit Teams

❖ Webinare, Videokonferenzen per kostenloser Teams-App oder Browser

❖ Bis 250 Teilnehmer❖ Teams Live Events (ab M 365 A3) bis

10000 Teilnehmer

Kostenpfl. Zusätze:

❖ Teilnahme an Audiokonferenzen per Telefoneinwahl

❖ Anrufe ins weltweite Festnetz

❖ 1 TB Daten für jeden Nutzer*❖ Sync mit PCs, Macs,Tablets, Handys,..❖ Jede Datei einzeln verschlüsselt❖ Eng begrenzbare Freigaben

OneDrive for Business

*5 TB mit Microsoft 365 A3

Ich editiere diesen Absatz…

Du arbeitest an der Tabelle …

Jetzt schreiben wir den Antrag: Du am Flughafen, ich im Büro

OneDrive for Business/Sharepoint Online

Wir kommunizieren über VoIPmit Skype for Business

Office 365 Stream

➢ Organisationsweites Portal für die Bereitstellung und Freigabe von Video-Inhalten➢ Unterstützt viele gängige Video-Codecs und -Formate, sowie Audio-Codecs➢ Vorschau, Streaming wird automatisch erzeugt➢ Interaktive Powerpoint-Präsentationen mit inkludierten Quizz/Umfragen, Videos, Verzweigungen

Genaue Rechtevergabe:Wer kann Videos sehen, bearbeiten, löschen

Zusammenfassung

✓ Office 365 ist gedacht als Plattform für IT-gestützte Zusammenarbeit✓ Einfache Erreichbarkeit der KollegInnen✓ Effizienter Wissensaustausch Dozenten – Studierende✓ Leistungsfähiges Messaging-System✓ Effiziente Terminplanung und Terminkoordination✓ Übersichtlicher Zugang zu wichtigen Dokumenten✓ Konfliktfreie Buchung von Ressourcen wie Räume und Geräte✓ Gemeinsame Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten✓ Sicherheit durch detaillíerte Berechtigungen✓ Datenschutzkonform nach DS-GVO✓ Verfügbar auf allen Geräten: PCs, Macs, Tablets, Smartphones