Mm - Einkauf (Mmpur)

Einkauf (MM-PUR)

Release 4 .6C

HE

LP

.MM

PU

R

Einkauf (MM-PUR) SAP AG

2 April 2001

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SAP AG Einkauf (MM-PUR)

April 2001 3

Symbole

Symbol Bedeutung

Achtung

Beispiel

Empfehlung

Hinweis

Syntax

Tip


4 April 2001

Inhalt

Einkauf (MM-PUR)........................................................................................................ 10Beschaffung im Materialwirtschaftssystem ............................................................................................12Beschaffung für Lager und Verbrauch ....................................................................................................13Organisation eines Unternehmens im SAP-System...............................................................................15Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation............................................................................18Einkaufsmenü.............................................................................................................................................20Einkaufsbeleg .............................................................................................................................................22Arbeiten mit Einkaufsbelegen...................................................................................................................24Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs .................................................................................................26Materialstammdaten...................................................................................................................................27

Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz ...................................................................................30Beispiel: Konfigurierbare Materialien im Einkauf ....................................................................................35

Lieferantenstammdaten.............................................................................................................................39Partnerrollen im Einkauf..........................................................................................................................42Lieferantenteilsortiment im Einkauf.........................................................................................................46Lieferantenstammsätze pflegen..............................................................................................................51Abweichende Daten pflegen ...................................................................................................................54

Einkaufsstammdaten .................................................................................................................................56Einkaufsanwendungen mit neuem Interaktionsdesign (Enjoy Anwendungen)...................................58Das neue Interaktionsdesign ....................................................................................................................60Persönliche Einstellungen ........................................................................................................................63Fehlerprotokoll ...........................................................................................................................................65Arbeiten mit der Belegübersicht...............................................................................................................66

Belegübersicht definieren........................................................................................................................69Bestellung mit neuem Interaktionsdesign...............................................................................................72

Bestellung anlegen, ändern und anzeigen..............................................................................................76Bestellung mit Bezug zu Referenzbeleg anlegen ...................................................................................78

Bestellanforderung mit neuem Interaktionsdesign ................................................................................81Bestellanforderung anlegen, ändern und anzeigen ................................................................................84Bestellanforderungen oder Positionen kopieren.....................................................................................86

Bestellanforderungen (MM-PUR-REQ).....................................................................................................88Bestellanforderung ....................................................................................................................................90Manuelles Anlegen von Bestellanforderungen.......................................................................................91

Bestellanforderung anlegen - mit Stammsatz .........................................................................................92Bestellanforderung anlegen - ohne Stammsatz......................................................................................93Bestellanforderung über Vorlage anlegen ..............................................................................................95

Bestellanforderung ändern .......................................................................................................................96Änderungsprotokoll zur Bestellanforderungsposition anzeigen..............................................................97

Massenpflege von Bestellanforderungen................................................................................................98Positionen einer Bestellanforderung als erledigt kennzeichnen ..........................................................99Bestellanforderung anzeigen..................................................................................................................100Bestellanforderungen auswerten ...........................................................................................................101Bestellanforderungen archivieren..........................................................................................................103Lieferantenanfrage und -angebot (MM-PUR-RFG)................................................................................104


April 2001 5

Anfrage ......................................................................................................................................................105Angebot .....................................................................................................................................................106Verschicken von Anfragen und Einholen von Angeboten...................................................................107Auswahl von Lieferanten für Anfragen ..................................................................................................108Anlegen von Anfragen .............................................................................................................................109

Anfrage manuell anlegen ......................................................................................................................110Anfrage kopieren bzw. über Vorlage anlegen.......................................................................................112Einteilungen zur Anfrage erfassen........................................................................................................114

Anfrage ändern und Änderungsprotokoll anzeigen .............................................................................115Angebot zu einer Anfrage anlegen.........................................................................................................116Angebote vergleichen..............................................................................................................................118Angebot absagen .....................................................................................................................................121Anfragen und Angebote überwachen ....................................................................................................122Anfragen archivieren ...............................................................................................................................123Bestellungen (MM-PUR-PO) ....................................................................................................................124Bestellung .................................................................................................................................................126Positionstyp..............................................................................................................................................128Anlegen einer Bestellung ........................................................................................................................130

Manuelles Anlegen von Bestellungen (Lieferant bekannt) ...................................................................131Bestellung anlegen - mit Stammsatz ....................................................................................................133Bestellung anlegen - ohne Stammsatz .................................................................................................135Bestellung kopieren bzw. mit Vorlage anlegen.....................................................................................137Einteilungen zur Bestellung pflegen......................................................................................................138Bestellung ohne Wert anlegen..............................................................................................................139

Kontierung ................................................................................................................................................140Einfachkontierung festlegen..................................................................................................................142Mehrfachkontierung festlegen...............................................................................................................143

Mengeneinheiten in Bestellungen ..........................................................................................................145Incoterms, Versand- und Liefervorschriften .........................................................................................147

Incoterms, Versand- und Liefervorschriften festlegen ..........................................................................148Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung......................................................................................149Getrennt bewertete Materialien...............................................................................................................150Wareneingang ohne Bezug zu einer Bestellung...................................................................................151Retoure ......................................................................................................................................................152

Lieferantenretoure und Filialretoure......................................................................................................154Rechnungsplan.........................................................................................................................................155

Rechnungsplan anlegen .......................................................................................................................157Rechnungsplan abrechnen ...................................................................................................................159Weitere Rechnungsplantermine erzeugen............................................................................................161

Ändern, Stornieren und Sperren von Bestellungen .............................................................................162Bestellung ändern .................................................................................................................................163Bestellung stornieren ............................................................................................................................164Bestellung sperren ................................................................................................................................165

Massenpflege von Bestellungen.............................................................................................................166Bestellungen überwachen.......................................................................................................................167Archivierung von Bestellungen ..............................................................................................................169Konfigurierbare Materialien im Einkauf .................................................................................................171Lieferantenrahmenverträge (MM-PUR-OA)............................................................................................173


6 April 2001

Rahmenvertrag .........................................................................................................................................174Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegen.............................................................................175Ändern, Stornieren und Sperren von Rahmenverträgen ......................................................................177

Rahmenvertrag ändern ....................................................................................................................178Positionen eines Rahmenvertrags stornieren..................................................................................179Positionen eines Rahmenvertrags sperren......................................................................................180

Rahmenverträge überwachen...............................................................................................................181Rahmenverträge archivieren.................................................................................................................183Konditionen bei Rahmenverträgen .......................................................................................................184

Kontrakt.....................................................................................................................................................185Verteilte Kontrakte.................................................................................................................................186

Beispiel: Arbeiten mit verteilten Kontrakten.....................................................................................187Arbeiten mit verteilten Kontrakten....................................................................................................189

Zentralkontrakt ......................................................................................................................................191Anlegen von Kontrakten........................................................................................................................195

Kontrakt manuell anlegen ................................................................................................................197Positionstyp/Kontierungstyp in Kontrakten ......................................................................................199

Kontraktabruf anlegen...........................................................................................................................201Abrufdokumentation zum Kontrakt anzeigen ........................................................................................203

Lieferplan ..................................................................................................................................................204Beschaffung mit Lieferplan....................................................................................................................206Anlegen von Lieferplänen .....................................................................................................................208

Lieferplan manuell anlegen..............................................................................................................209Festlegen von Fixierungszeiträumen...............................................................................................211

Einteilungen zur Lieferplanposition erfassen ........................................................................................213Ablauf Lieferplanabruf ...........................................................................................................................215

Bedarfsplanung und Lieferplanabruf................................................................................................216Abruf vom Lieferplan (LAB oder FAB) .............................................................................................219Internetabruf.....................................................................................................................................221Erstellungsprofil ...............................................................................................................................223Beispiel: Erstellungsprofil und Abruferstellung ................................................................................225Nachrichten für Lieferplanabrufe .....................................................................................................227

Fortschrittszahlen (kumulierte Mengen)................................................................................................229Festlegen der Abstimmfortschrittszahl..................................................................................................230Abrufdokumentation zum Lieferplan anzeigen und drucken.................................................................231Überwachen der Übermittlung von Einteilungen...................................................................................232Verwaltung von Lieferplänen.................................................................................................................233Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt ............................................................................................234

Einkaufsinfosätze (MM-PUR-VM)............................................................................................................235Einkaufsinfosatz.......................................................................................................................................236Konditionen bei Infosätzen .....................................................................................................................239Aktualisieren von Infosätzen (InfoUpdate) ............................................................................................241Anlegen von Infosätzen ...........................................................................................................................243

Infosatz für Material mit Stammsatz anlegen........................................................................................244Infosatz für Material ohne Stammsatz anlegen.....................................................................................246

Infosatz ändern und Änderungsprotokoll anzeigen .............................................................................248Massenpflege von Infosätzen .................................................................................................................249Infosatz löschen .......................................................................................................................................250


April 2001 7

Infosätze überwachen..............................................................................................................................251Nettopreissimulation durchführen .........................................................................................................253Bestellpreisentwicklung anzeigen..........................................................................................................254Angebotspreisentwicklung anzeigen.....................................................................................................255Einkaufsverhandlungsblatt anlegen ......................................................................................................256Infosätze archivieren................................................................................................................................257Optimierter Einkauf (MM-PUR-SQ) .........................................................................................................258Ermittlung von Bezugsquellen................................................................................................................260

Orderbuch .............................................................................................................................................263Pflege des Orderbuchs ....................................................................................................................264Orderbuch manuell anlegen.............................................................................................................265Automatische Erzeugung des Orderbuchs ......................................................................................269Orderbuch über Vorlage anlegen ....................................................................................................271Orderbuchsätze löschen ..................................................................................................................272Orderbuch überwachen ...................................................................................................................273

Quotierung.............................................................................................................................................276Pflege der Quotierung......................................................................................................................277Ermittlung der Bezugsquelle in einer Quotierung ............................................................................279Neuaufbau der Quotierung ..............................................................................................................282Quotierung überwachen...................................................................................................................283

Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen und weiterbearbeiten ..............................................286Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen............................................................................288Bestellanforderungen - Bestellungen, Einteilungen, Anfragen erstellen .........................................292

Automatische Erzeugung von Bestellungen über Bestellanforderungen .........................................296Anlegen von Bestellungen mit Bezugsquellenermittlung ...................................................................299Bestellmengenoptimierung.....................................................................................................................301Texterfassung, Druckfunktionen und Nachrichtenübermittlung ........................................................303Textarten ...................................................................................................................................................304Texte bearbeiten.......................................................................................................................................306Arbeiten mit häufig verwendeten Texten...............................................................................................307Nachrichten...............................................................................................................................................309

Nachricht ...............................................................................................................................................310Nachrichtenart .......................................................................................................................................312Feinsteuerung für Nachrichtenart..........................................................................................................314Nachrichtensatz.....................................................................................................................................315Ausgabe von Einkaufsbelegen (Nachrichtenfindung)...........................................................................316Nachrichtensätze anlegen.....................................................................................................................318Nachrichten ausgeben ..........................................................................................................................319

Ausgabekriterien ändern..................................................................................................................320Wiederholen von Nachrichten / Änderungsnachrichten........................................................................321Mahnungen und Erinnerungen..............................................................................................................322Mahnung der Auftragsbestätigung........................................................................................................324

Layout von Einkaufsbelegen...................................................................................................................326Auswertungen im Einkauf .......................................................................................................................330Auswertung erstellen...............................................................................................................................332Anpassung von Auswertungen ..............................................................................................................335Allgemeine Auswertungen ......................................................................................................................337


8 April 2001

Bestellwertanalyse ...................................................................................................................................341Wareneingangsvorschau.........................................................................................................................346Konditionen und Preisfindung (MM-PUR-VM).......................................................................................347Zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Stammkonditionen) ...................................................348Nichtzeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Belegkonditionen) .............................................350Konditionen für mehrere Einkaufsorganisationen ...............................................................................351Konditionstechnik ....................................................................................................................................352Preisfindung..............................................................................................................................................358

Preisfindung (Beispiel) ..........................................................................................................................360Einige ausgewählte Konditionen............................................................................................................362

Steuern..................................................................................................................................................363Geplante Bezugsnebenkosten..............................................................................................................364Fremdwährung ......................................................................................................................................365Abweichende Währung.........................................................................................................................366Abweichender Preis ..............................................................................................................................367Gewichts- bzw. volumenabhängige Konditionen ..................................................................................368Von Bestellmengeneinheit abhängige Konditionen ..............................................................................369Tagesabhängige Preise für Edelmetalle ...............................................................................................370Schätzpreis............................................................................................................................................372

Pflege von Konditionen ...........................................................................................................................373Nichtzeitabhängige Konditionen in Bestellung, Angebot, Lieferplan pflegen .......................................375Zeitabhängige Konditionen im Infosatz, Angebot, Kontrakt, Lieferplan pflegen ...................................376Marktpreis festlegen..............................................................................................................................378Konditionen auflisten und bearbeiten (Gesamtübersicht).....................................................................379Konditionen zum Infosatz auflisten .......................................................................................................380Konditionen zum Kontrakt auflisten ......................................................................................................381Allgemeine Konditionen auflisten..........................................................................................................382Kundeneigene Konditionen pflegen ......................................................................................................383Preise gesammelt ändern .....................................................................................................................384Zeitabhängige Konditionen gesammelt ändern (Konditionsindex) .......................................................386Währung ändern ...................................................................................................................................387Variantenkonditionen im Infosatz pflegen .............................................................................................388Preise im Hintergrund aktualisieren ......................................................................................................389

Automatische Beleganpassung bei Konditionsänderungen...............................................................390Bestätigungen...........................................................................................................................................391Beschaffung mit Bestätigungen .............................................................................................................392

Beispiel: Ablauf der Beschaffung mit Bestätigungen ............................................................................395Bestätigungen aus Sicht des Einkaufs..................................................................................................396

Bestätigungen über EDI empfangen................................................................................................398Beispiel: Prüfung bei Auftragsbestätigungen über EDI ..............................................................401

Überwachung von Bestätigungen....................................................................................................404Mahnungen zu Auftragsbestätigungen ............................................................................................405Bestellung bzw. Rahmenvertrag mit Bestätigungsaufforderung anlegen........................................406Bestätigungen überwachen .............................................................................................................407Bestätigungen manuell pflegen........................................................................................................408Anlieferung zum Lieferavis anlegen.................................................................................................409Fehlerkorrektur beim Eingang von Bestätigungen über EDI ...........................................................410

Bestätigungen aus Sicht der Disposition ..............................................................................................412Beispiel: Einfluß der Bestätigungen auf die Disposition ..................................................................413


April 2001 9

Bestätigungen aus Sicht der Bestandsführung.....................................................................................416Bestätigungsbezogener Wareneingang...........................................................................................417

Freigabeverfahren (MM-PUR-GF) ...........................................................................................................418Freigabebedingungen..............................................................................................................................420Freigabestrategie .....................................................................................................................................421Freigabecode ............................................................................................................................................422Freigabevoraussetzungen.......................................................................................................................423Freigabekennzeichen...............................................................................................................................424Alternative Freigabe.................................................................................................................................425Freigabeverfahren ohne Klassifizierung (Banfen) ................................................................................426Freigabeverfahren mit Klassifizierung (Banfen und Einkaufsbelege) ................................................427

Ablauf eines Freigabeverfahrens mit Klassifizierung............................................................................428Änderungen nach Beginn des Freigabeverfahrens ..............................................................................429Freigabe mit Workflow-Anbindung........................................................................................................430

Freigeben von Bestellanforderungen ....................................................................................................431Freigabeinformationen anzeigen...........................................................................................................432Bestellanforderung einzeln freigeben ...................................................................................................433Bestellanforderungen gesammelt freigeben .........................................................................................434Freigabe simulieren...............................................................................................................................435Freigabeerinnerung anzeigen ...............................................................................................................436

Einkaufsbelege freigeben........................................................................................................................437Weitere Funktionen ..................................................................................................................................438Herstellerteilenummer (HTN)...................................................................................................................439

Liste der zulässigen Herstellerteile .......................................................................................................443HTN-Materialien suchen .......................................................................................................................444Herstellerteilenummer: Funktionsumfang .............................................................................................445

Adressen im Einkauf................................................................................................................................449Dokumentenverwaltungssystem ............................................................................................................450Nachträgliche Abrechnung .....................................................................................................................451


Einkauf (MM-PUR)

10 April 2001

Einkauf (MM-PUR)EinsatzmöglichkeitenDas SAP-System besteht aus mehreren Komponenten, die miteinander verknüpft sind und somiteine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen ermöglichen.

Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit derKurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des SAP-Systems.Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf, Wareneingang,Bestandsführung und Rechnungsprüfung.

Die Komponente Einkauf (MM-Purchasing) hat folgende Aufgaben:

� externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen

� Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen derDisposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist

� Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung

Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen Beteiligtenstattfindet.

IntegrationDieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in dasGesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z.B.zum:

� Controlling (CO)Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor allem beiBestellungen für Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen ersichtlich, weil sie direkteiner Kostenstelle bzw. einem Auftrag zugeordnet werden können.

� Finanzwesen (FI)Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im System definiertenLieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt,der sowohl buchhalterische Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. DerLieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des Kreditors dar.

Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf auch festlegen, welcheSachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet werden sollen.

� Vertrieb (SD)Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb entstanden ist, an denEinkauf übergeben werden. Darüber hinaus kann der Bedarf bereits bei der Erfassungder Bestellanforderung dem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.

Siehe auch:Beschaffung im Materialwirtschaftssystem [Seite 12]

Organisation eines Unternehmens im SAP-System [Seite 15]

Einkaufsmenü [Seite 20]


Einkauf (MM-PUR)

April 2001 11

Einkaufsbeleg [Seite 22]


Beschaffung im Materialwirtschaftssystem

12 April 2001

Beschaffung im MaterialwirtschaftssystemEinsatzmöglichkeitenDie externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten.

AblaufIm einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:

1. BedarfsermittlungDer Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmender Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert dasSystem den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die nachzubestellendenMaterialien. Sie haben die Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zuerfassen oder sie durch das System automatisch erzeugen zu lassen.

2. Ermittlung der BezugsquelleDie Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellenunter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Diesbeschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann über SAP-EDI auf elektronischemWeg an gewünschte Lieferanten übermittelt werden können.

3. Lieferantenauswahl und AngebotsvergleichDas System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie Angebotemiteinander vergleichen können. Absageschreiben werden automatisch verschickt.

4. BestellabwicklungDas Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und demAngebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von Bestellungen. Ebensowie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch dasSystem automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne und Kontrakte werden ebenfallsunterstützt.

5. BestellüberwachungDas System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt dann inden entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es liefert Ihnenden aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen.

6. Wareneingang und BestandsführungVersand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem sielediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Über- undUnterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und Unterlieferungenzu begrenzen.

7. Rechnungsprüfung Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgängeund Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengen- und Preisabweichungenhingewiesen.


Beschaffung für Lager und Verbrauch

April 2001 13

Beschaffung für Lager und VerbrauchVerwendungDieser Abschnitt bietet einen Überblick über externe Beschaffung im MM-System.Er beschreibt:

� die Unterschiede zwischen Beschaffung für das Lager und für Verbrauchszwecke

� wie Verbrauchs- und Lagermaterial kontiert werden können

� die Formen der externen Beschaffung

FunktionsumfangBeschaffung für das Lager und den VerbrauchSie beschaffen im MM-System entweder für das Lager oder für den Verbrauch. Sie legen z.B. inder Bestellung fest, für welchen Zweck die zu bestellenden Materialien beschafft werden.

Dieser Abschnitt beschreibt die Unterschiede zwischen Beschaffung für das Lager und für denVerbrauch im MM-System.

Beschaffung für das LagerDie Beschaffung für das Lager zeichnet sich dadurch aus, daß das Material nach demWareneingang gelagert wird. Bei Beschaffung des Materials für das Lager wird der Lagerbestanddes Materials durch die Erfassung des Wareneingangs erhöht und durch die Erfassung einesWarenausgangs reduziert.

Bei Lagermaterial müssen Positionen eines Einkaufsbelegs nicht kontiert werden, weil dieBuchungen auf den Bestands- und Verbrauchskonten der Buchhaltung bei jederWarenbewegung (z.B Warenein- und -ausgang) automatisch erfolgen. Außerdem werden derWert und die Menge des gelagerten Materials im Materialstammsatz fortgeschrieben.

Die Beschaffung für das Lager setzt einen Materialstammsatz voraus. Sie finden weitereInformation zu Materialstammsätzen in Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs [Seite 26].

Beschaffung für den VerbrauchBei der Beschaffung für den Verbrauch legen Sie den Verbrauchszweck durch Eingabe einerKontierung fest (z.B. Kostenstelle). Das Material bzw. die Dienstleistung gilt mit demWareneingang als verbraucht.

Wenn das Material direkt für den Verbrauch beschafft wird, werden beim Erfassen desWareneingangs die Verbrauchskonten der Buchhaltung bebucht. Die Menge und der Wert desLagerbestands dagegen werden nicht erhöht.

MaterialkontierungSie legen pro Position eines Einkaufsbelegs fest, ob für das Lager oder für den Verbrauchbeschafft wird. In einem Einkaufsbeleg können sowohl kontierte als auch nicht kontiertePositionen vorkommen.

Bei Lagermaterial muß das zu bestellende Material über einen Materialstammsatz verfügen; beiVerbrauchsmaterial kann das Material sich auf einen Materialstammsatz beziehen.

Bei folgenden Einkaufsbelegen ist eine Kontierung möglich:


Beschaffung für Lager und Verbrauch

14 April 2001

� Bestellanforderungen

� Bestellungen

� Rahmenverträgen

Formen der BeschaffungBevor Sie ein Material bzw. eine Dienstleistung beschaffen, müssen Sie entscheiden, mitwelchen Einkaufsinstrumenten Sie die Beschaffung durchführen möchten. Dieses Abschnittbeschreibt die drei Formen der externen Beschaffung mit der MM-Komponente Einkauf:

� einmalige Bestellung

� langfristiger Kontrakt mit anschließenden Kontraktabrufen

� Lieferplan und Lieferplaneinteilung

Einmalige BestellungSie verwenden diese Form der Beschaffung bei Materialien bzw. Dienstleistungen, dieunregelmäßig bestellt werden.

Als Erfassungshilfe stehen Ihnen die Bestellanforderung, Anfrage sowie eine bereits vorhandeneBestellung (Vorlagebestellung) zur Verfügung. Die aktuellen Konditionen des Lieferanten für dasMaterial werden aus dem Einkaufsinfosatz beim Anlegen der Bestellung übernommen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellungen [Seite 124].

Kontrakt und KontraktabrufeFür Material, das regelmäßig und in ausreichender Menge bestellt wird, können Sie langfristigeRahmenbedingungen mit Lieferanten in einem Kontrakt vereinbaren. Sie spezifizieren darin dieLaufzeit des Kontrakts, das zu bestellende Material und die Zielmenge bzw. den Zielwert desKontrakts.

Beim Anlegen eines Kontrakts können Sie eine Anfrage bzw. einen anderen Kontrakt als Vorlagebenutzen. Die Kontraktanforderung, die auch als Vorlage und damit als Erfassungshilfe dient, isteine Art der Bestellanforderung, die den Einkauf zur Vereinbarung eines langfristigen Kontraktsauffordert.

Beim Anlegen der Kontraktabrufe werden Informationen aus dem Kontrakt übernommen.Einzelne Lieferungen erfolgen aufgrund der Kontraktabrufe, in denen die genaue Bestellmengeund der Liefertermin spezifiziert werden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lieferantenrahmenverträge [Seite 173].

LieferplanWenn das zu bestellende Material regelmäßig beschafft und nach einem zeitgenauenTerminplan geliefert werden soll, können Sie die Beschaffung mit dem Lieferplan realisieren.

Der Lieferplan spezifiziert das Material und die Rahmenbedingungen wie beim Kontrakt. In derLieferplaneinteilung legen Sie die Termine für die zu liefernden Mengen fest.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lieferantenrahmenverträge [Seite 173].


Organisation eines Unternehmens im SAP-System

April 2001 15

Organisation eines Unternehmens im SAP-SystemDieser Abschnitt beschreibt, wie ein Unternehmen im SAP-System abgebildet ist. Ferner wirdgezeigt, wie der Bereich Einkauf in diese Struktur eingebunden ist.

DefinitionOrganisationsebenenDie Unternehmensstruktur wird im SAP-System durch folgende Organisationsebenen abgebildet:

MandantEine Gruppierung bzw. ein Zusammenschluß von rechtlichen, organisatorischen,betriebswirtschaftlichen und/oder administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck.

Beispiel: Konzern

BuchungskreisStellt eine rechtlich selbständige, gemäß den Vorschriften bilanzierende Einheit innerhalb einesMandanten dar.

Beispiel: Firma, Tochtergesellschaft

WerkEine Betriebsstätte innerhalb eines Buchungskreises.

Beispiel: Produktionsstätte, Außenstelle, Niederlassung, Filiale

EinkaufsorganisationEine organisatorische Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werkebeschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. DieEinkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich.

EinkäufergruppeDie Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operativen Tätigkeitenzuständig sind.Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere Einkaufsorganisationen zuständig sein.

StrukturZuordnungen der Organisationsebenen Werk, Einkaufsorganisation undBuchungskreis� Werk - Einkaufsorganisation/Buchungskreis

Im SAP-System muß ein Werk einer oder mehreren Einkaufsorganisation/en zugeordnetsein.

Außerdem muß für ein Werk immer eine Zuordnung zu einem Buchungskreis getroffenwerden.

� Einkaufsorganisation - BuchungskreisEine Einkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein.

Wenn Sie einer Einkaufsorganisation keinen Buchungskreis zuordnen, so kann dieseEinkaufsorganisation für jeden Buchungskreis beschaffen.



16 April 2001

Voraussetzung dafür ist, daß das Werk, für das beschafft wird, dieserEinkaufsorganisation zugeordnet ist.

Organisation des EinkaufsZentraler/dezentraler EinkaufSie können Ihren Einkauf

� als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten

� als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von denen jede fürein unterschiedliches Werk zuständig ist

Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System abbildenkönnen:

Zentraleinkauf Dezentraler Einkauf

KonzerbezogenenerEinkauf

FirmenbezogenenerEinkauf

WerksbezogenenerEinkauf

Einkaufs-organisation

0001


0001

Werk0001

Werk0002

Werk0003

Werk0004

Buchungs-kreis1000

Buchungs-kreis2000

Werk0001

Werk0001

Werk0002

Werk0003

Werk0004

Buchungs-kreis1000

Buchungs-kreis2000


0001


0002

Eine Einkaufsorganisationist für verschiedeneBuchungskreise zuständig.

Eine Einkaufsorganisationist für einen Buchungskreiszuständig.

Eine Einkaufsorganisationist für ein Werk zuständig.

Weitere Informationen zur Organisationsstruktur des Einkaufs finden Sie im Einführungsleitfaden(IMG) der Unternehmensstruktur im Abschnitt Einkaufsorganisation pflegen [Extern].

ReferenzeinkaufsorganisationJe nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrenntnebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen nutzen,die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der Referenzeinkaufsorganisation[Extern] abgebildet werden.



April 2001 17

Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreiszugeordnet sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein,kein oder mehrere Werke zugeordnet werden.

Ein Beispiel zur Referenzeinkaufsorganisation finden Sie im Abschnitt Beispiel: Arbeiten mitReferenzeinkaufsorganisation [Seite 18].

Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation

� Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt aushandeln, denandere Einkaufsorganisationen nutzen können.

Die Einkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werkenverantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontrak [Extern]t abrufenund somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.

Weitere Informationen zu Zentralkontrakten finden Sie im Abschnitt Zentralkontrakt[Seite 191].

� Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelne Firmen, die zueinem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-Systemen arbeiten, Kontraktegemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog. ‘Verteilte Kontrakte’.

Weitere Informationen zu verteilten Kontrakten finden Sie im Abschnitt VerteilteKontrakte [Seite 186].

Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisationden Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätzeund Einkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werdenmüssen. Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind,können diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen.

Buchungskreisübergreifende UmlagerungSie haben die Möglichkeit, Ihr System so einzustellen, daß eine Einkaufsorganisation Material fürein Werk von einem Lieferanten (Werk) beschafft, der zu einem anderen Buchungskreis imselben Mandanten (Konzern) gehört. In diesem Fall handelt es sich um einebuchungskreisübergreifende Umlagerung mit einer SD-Lieferung und einer Faktura.

Informationen zur buchungskreisübergreifenden Umlagerung finden Sie in der DokumentationMM - Sonderbestände und Sonderbeschaffungsformen in der Materialwirtschaft im AbschnittBuchungsübergreifende Umlagerung [Extern].


Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation

18 April 2001

Beispiel: Arbeiten mit ReferenzeinkaufsorganisationDie Referenzeinkaufsorganisation RORG, die zur Zentrale in Hamburg gehört, hat einenumfangreichen Kontrakt für das Material Schraube-01 mit günstigen Konditionen bei demLieferanten Schmitt ausgehandelt.

Die Einkaufsorganisation EORG, die für die Beschaffung in den Werken Stuttgart und Karlsruheverantwortlich ist, möchte das Material Schraube-01 von diesem Kontrakt abrufen. AndereVerbrauchsmaterialien beschafft die Einkaufsorganisation EORG über regionale Lieferanten.

Voraussetzungen:Bevor die Einkaufsorganisation EORG von dem Kontrakt abrufen kann, müssen folgendeEinstellungen und Daten gepflegt sein:

Customizingeinstellungen pflegen

� im Custominzing der Unternehmensstruktur unter �Definition � Materialwirtschaft �Einkaufsorganisation pflegen sind beide Einkaufsorganisationen angelegt

- die Referenzeinkaufsorganisation RORG kann mit oder ohne Buchungskreis undWerk(e) angelegt werden

- die Einkaufsorganisation EORG ist dem Buchungskreis 1000 und den beiden Werkenzugeordnet

� im Customizing der Unternehmensstruktur � Zuordnung � Materialwirtschaft �Referenzeinkaufsorganisation - Einkaufsorganisation zuordnen ist die EinkaufsorganisationRORG als Referenzeinkaufsorganisation für die Einkaufsorganisation EORG gepflegt

Anwendungs- und Stammdaten erfassen:

� der Lieferant Schmitt ist für beide Einkaufsorganisationen angelegt

� das Material Schraube-01 ist für die Werke Stuttgart und Karlsruhe gepflegt

� ein Zentralkontrakt wurde ohne Werk von der Referenzeinkaufsorganisation RORG angelegt

Welche Daten Sie anlegen müssen, erläutert die folgende Grafik:


Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation

April 2001 19

Bestellung mit Bezugzum Kontrakt

Customizing Stammdaten

Referenzeinkaufsorganisation

WerkStuttgart

WerkKarlsruhe

Buchungskreis1000

Anwendungsdaten

RORG

EORG

Kontrakt

Lieferant Schmitt

4699992919

Schraube-01

10000 STreferiert auf RORG EORG

LieferantLieferant

angelegt fürangelegt fürEinkaufsorganisationEinkaufsorganisation

MaterialMaterial

Schraube-01200 ST

angelegt fürangelegt für

WerkWerkStuttgartStuttgart

WerkWerkKarlsruheKarlsruhe

legt Bestellungan

legt Kontraktan

Schraube-01

Schmitt

Ablauf:1. Ein Mitarbeiter der Einkaufsorganisation EORG legt eine Bestellanforderung für das Werk in

Stuttgart an.

2. Die Einkaufsabteilung bearbeitet die Bestellanforderung und führt eine Bezugsquellenfindungdurch.

3. Der Kontrakt der Referenzeinkaufsorganisation wird als gültige Bezugsquelle ermittelt.


Einkaufsmenü

20 April 2001

EinkaufsmenüVerwendungDieser Abschnitt erläutert das Menü, von dem aus Sie einkaufsbezogene Aktivitäten im SAP-System starten: das Einkaufsmenü.

Für sämtliche in dieser Dokumentation beschriebenen Vorgänge stellt das Einkaufsmenü denAusgangspunkt dar. In Fällen, in denen dies nicht zutrifft, wird ausdrücklich darauf hingewiesen.

Sie können in das SAP-System über das SAP-Menü [Extern] oder das Benutzermenü [Extern]SAP Easy Access einsteigen:

� Im SAP-Menü werden alle verfügbaren Menüs des SAP-Systems angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Einführung in das SAP-Systemunter SAP Easy Access [Extern].

� Über Benutzermenüs können Sie auf die in Rollen enthaltenen Transaktionen, Berichte,Web-basierten Anwendungen etc. zugreifen. Eine Rolle enthält Aktivitäten, die der Benutzerbenötigt, um sich an einem oder mehreren Business-Szenarien zu beteiligen. Gleichzeitigwerden dem Anwender über die Rolle die Berechtigungen zugeordnet, die für dieseAktivitäten erforderlich sind. Die Systemverwaltung kann einem Anwender eine oder mehrereRollen zuordnen.

Ab Release 4.6C steht dem Anwender mit dem mySAP.com Workplace [Extern] über einen WebBrowser ein rollenbasiertes Portal zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung.

FunktionsumfangEinkaufsmenü anzeigenZum Anzeigen des Einkaufsmenüs gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich am System an. Das SAP-Menü erscheint.

2. Wählen Sie Logistik ��Materialwirtschaft ��Einkauf, um zum Einkaufsmenü zugelangen.

Einzelheiten zum EinkaufsmenüDie Aktivitäten, die Sie vom Einkaufsmenü aus durchführen können, sind so organisiert, daß siejeweils von dem zugehörigen Einkaufsbeleg ausgehen. Zum Beispiel wählen Sie zum Anzeigeneiner Bestellung vom Einkaufsmenü aus Bestellung ��Anzeigen.

Das Menü der Stammdaten enthält Funktionen zum Anlegen und Anzeigen vonEinkaufsinfosatzdaten, Lieferantendaten und Einkaufsstammdaten.

Nach Beendigung einer Einkaufsfunktion - z.B. nach dem Anlegen einer Bestellung - wählen SieBestellung � Beenden, um zum Einkaufsmenü zurückzukehren.

Standardfunktionen im MenüDie Menüoptionen, die in Verbindung mit den einzelnen Einkaufsbelegen wählbar sind, werdenim folgenden erläutert.

AnlegenMit dieser Option können Sie einen Einkaufsbeleg erstellen. Hierzu geben Sie die erforderlichen


Einkaufsmenü

April 2001 21

Informationen ein und sichern den Beleg. Der Beleg wird dann unter einer eindeutigen Nummerabgelegt.

ÄndernMit dieser Option können Sie einen Einkaufsbeleg ändern. Für den Zugriff auf den gewünschtenBeleg benötigen Sie die Belegnummer.

AnzeigenMit dieser Option können Sie sich einen Einkaufsbeleg anzeigen lassen. Das Ändern oderErgänzen von Informationen in dem angezeigten Beleg ist nicht möglich. Für den Zugriff auf dengewünschten Beleg benötigen Sie die Belegnummer.

Listanzeigen/AuswertungenMit diesen Optionen können Sie sich Auswertungen zu Einkaufsbelegen erzeugen lassen (z.B.alle Bestellungen zum Lieferanten Müller). Wie Sie Auswertungen generieren, ist inAuswertungen im Einkauf [Seite 330] beschrieben.

FolgefunktionenMit dieser Option lassen sich Funktionen durchführen, die mit dem Einkauf verbunden, jedochnicht im Funktionsumfang des Einkaufs enthalten sind. Zum Beispiel können Sie einen Waren-oder einen Rechnungseingang erfassen.

NachrichtenMit dieser Option können Sie Belege ausdrucken oder sie über EDI, Telefax etc. versenden.


Einkaufsbeleg

22 April 2001

EinkaufsbelegDefinitionEin Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien oderDienstleistungen zu beschaffen.

Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenenEinkaufsbelege:

Anfrageübermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle Lieferanten.

Angebotenthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl von Lieferanten.

Bestellungist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem Lieferanten zur Abnahmeeines Materials oder einer Dienstleistung.

Kontrakteine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche Willenserklärung zur Abnahmeeines Materials oder einer Dienstleistung innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Lieferplaneine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zudenen Lieferungen erfolgen sollen.

Mittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oderDienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden.

StrukturEinkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich dereinzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.

Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zubeschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer Bestellung Angaben zumLieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, während die einzelnenPositionen das Material und die Bestellmenge angeben.

Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinemdirekten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sindbeispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und dieBestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- undRechnungseingänge zu der Position enthält.

Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt,Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.


Einkaufsbeleg

April 2001 23

Wie sind die Einkaufsbelege aufgeteilt?Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie bestimmtz.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur Pflege angebotenwerden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines Einkaufsbelegs vorgeschlagen.

Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. BestimmteBelegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre eigenenBelegarten definieren.

Wie werden Belege numeriert?Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern vergebenwerden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne Nummernvergabe bedeutet, daßdem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen wird; extern heißt, daß die Person, die denBeleg erstellt, auch die Nummer festlegt.Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.


Arbeiten mit Einkaufsbelegen

24 April 2001

Arbeiten mit EinkaufsbelegenVerwendungDieser Abschnitt erläutert, wie die Informationen im Beleg verteilt sind und wie Sie innerhalbeines Einkaufsbelegs navigieren können. Weiterhin werden die Erfassungshilfen beim Anlegeneines Einkaufbelegs erläutert.

Dieser Abschnitt setzt voraus, daß Ihnen die allgemeine Handhabung des SAP-Systems bekannt ist. Die Dokumentation Einführung in das SAP-System [Extern]vermittelt die Grundkenntnisse, die Sie für die Handhabung des SAP-Systemsbenötigen.

FunktionsumfangEinstiegsbild Auf dem Einstiegsbild ordnen Sie beim Anlegen eines Belegs die zuständigeEinkaufsorganisation und Einkäufergruppe zu.Beim Bearbeiten eines vorhandenen Belegs geben Sie hier allgemeine Daten zum Beleg ein,z.B. die Belegnummer, die das System benötigt, um den Einkaufsbeleg aufzurufen.

Um die Eingabearbeit zu vermindern, können Sie im Bereich Vorschlagsdaten Positionen z.B.Werk, Lagerort oder Liefertermin eingeben. Das System übernimmt diese Daten in allePositionen der nachfolgenden Positionsübersicht.

Daten, die Sie im Einstiegsbild von Belegen eingegeben haben, werden auch dann in den neu zuerstellenden Beleg übernommen, wenn Sie mit der Referenzfunktion arbeiten, d.h. mit Bezug zueinem Vorgängerbeleg.

Diese Funktion ist besonders für Kontraktabrufe von Kontrakten relevant, die selbst kein Werk,keinen Lagerort und keinen Liefertermin enthalten, z.B. Zentralkontrakte.

Wenn Sie z.B. einen Kontraktabruf zu einem Kontrakt anlegen, der die Daten Werk und Lagerortbereits enthält, und Sie geben Vorschlagsdaten auf dem Einstiegsbild ein, dann werden dieDaten aus dem Kontrakt herangezogen und Ihre Daten ignoriert.

Wenn Sie mit der Funktion Bestellung � Anlegen mit Bezug � Zum Kontrakt einen Abruf z.B. zueinem Zentralkontrakt anlegen möchten und auf dem Einstiegsbild ein Werk und einen Lagerorteingeben, dann werden diese Vorschlagsdaten in die Positionen der Bestellung übernommen,weil sie in Zentralkontrakten nicht vorhanden sind.

Dasselbe Verfahren gilt bei Belegen, die sich auf Anfragen beziehen.

PositionsübersichtDie Positionsübersicht zeigt eine Zusammenfassung der Kopf- und Positionsdaten. In den erstenZeilen werden wichtige Kopfdaten aufgelistet. Die Daten im Hauptteil der Übersicht beziehen sichauf die Positionen, die beschafft werden.

Die Positionen werden gemäß dem für die Belegart vorgesehenen Positionsnummernintervallnumeriert. Sie können die vorgeschlagene Positionsnummer jederzeit ändern.


Arbeiten mit Einkaufsbelegen

April 2001 25

Weiterhin können Sie auf der Positionsübersicht zwischen einund zweizeiliger Darstellungwechseln. Wählen Sie hierzu Bearbeiten ��Wechseln Darstellung.

Position zur Bearbeitung markierenDie Felder zur Auswahl einzelner Positionen befinden sich in der ersten Spalte links in derPositionsübersicht. Markieren Sie hier die Position, die Sie bearbeiten möchten.

Sie haben weitere Möglichkeiten, Positionen auf dem Übersichtsbild zur Bearbeitung zumarkieren, indem Sie eine Funktion aus dem Menü wählen, das Sie erhalten, wenn SieBearbeiten �Markierungen auswählen. So können Sie beispielsweise alle Positionen zurBearbeitung markieren oder Markierungen zurücksetzen.

KopfdetailbildDas Kopfdetailbild zeigt Informationen über den Lieferanten und die Abteilung, die das Materialbestellt: z.B. die Zahlungsbedingungen des Lieferanten und den zuständigen Verkäufer.(Ausnahme: Die Bestellanforderung enthält keine Kopfdaten und deswegen kein Kopfdetailbild.)

Sie können die Kopfdaten mit Kopf �Detail aus der Positionsübersicht heraus anzeigen.

PositionsdetailbildDas Positionsdetailbild enthält wichtige Informationen zur Beschaffung des Materials. So sindz.B. Fristen zur Terminüberwachung und Daten zur Steuerung des Waren- bzw.Rechnungseingangs Bestandteil des Positionsdetailbilds.

Zum Detailbild einer Position gelangen Sie, indem Sie die betreffende Position markieren undPosition ��Detail wählen.

Zusatzdaten zu PositionenDie Zusatzdaten enthalten weitere Informationen zu einer Position, z.B. Preise und Konditionen,zugeordnete Kontierung, Texte etc. Die Zusatzdaten können Sie anzeigen, indem Sie diegewünschte Position in der Positionsübersicht markieren und die anzuzeigenden Daten aus demMenü Position auswählen.

ErfassungshilfenSie können Positionen eines Einkaufsbelegs mit Bezug auf andere Einkaufsbelege anlegen bzw.einen Einkaufsbeleg kopieren. Die Erfassungshilfen sind vom Einstiegsbild oder von derPositionsübersicht aus über das Menü Anlegen mit Bezug bzw. Kopieren auswählbar.


Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs

26 April 2001

Stammsätze aus der Sicht des EinkaufsVerwendungDieser Abschnitt beschreibt die einkaufsbezogenen Funktionen des Materialstamms und desLieferantenstamms. Er erläutert die einkaufsspezifischen Stammdaten und beschreibt, wie Sieeinkaufsspezifische Material- und Lieferantendaten anlegen und pflegen.

FunktionsumfangDie MM-Komponente Einkauf arbeitet mit folgenden Arten von Daten:

� MaterialstammdatenDiese Daten enthalten Einzelheiten über Materialien, die ein Unternehmen einkauft odereigenfertigt. So sind beispielsweise Daten wie die Mengeneinheit und die Beschreibungdes Materials Bestandteil eines Materialstammsatzes. Andere SAP-Logistik-Komponenten greifen ebenfalls auf die Materialdaten zu.

� Lieferantenstammdaten

Diese Daten enthalten Informationen über Lieferanten (Kreditoren). Name und Anschriftdes Lieferanten, die von ihm verwendete Währung sowie die Lieferantennummer (beiSAP als Kontonummer geführt) sind typische Kreditorendaten.

� Einkaufsstammdaten, wie z.B.

� EinkaufsinfosatzDer Infosatz stellt die Beziehung zwischen Material und Lieferant her und vereinfachtso den Prozeß der Angebotsauswahl. Er gibt beispielsweise Auskunft über die inVerbindung mit dem Lieferanten geltende Bestellmengeneinheit oder überPreisänderungen für ein Material.

� OrderbuchIm Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material verzeichnet. DasOrderbuch legt fest, innerhalb welches Zeitraums ein Material von einem bestimmtenLieferanten bezogen werden kann.

� QuotierungMit der Quotierung können Sie ermitteln, welcher Anteil des Gesamtbedarfs einemLieferanten zugeordnet werden soll.

Siehe auch:

Materialstammdaten [Seite 27]

Lieferantenstammdaten [Seite 39]

Einkaufsstammdaten [Seite 56]


Materialstammdaten

April 2001 27

MaterialstammdatenVerwendungIm Materialstamm befinden sich Beschreibungen sämtlicher Artikel und Teile, die einUnternehmen beschafft, fertigt und lagert. Für das Unternehmen stellt der Materialstamm diezentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Informationen dar (z.B. Materialbestände).

Durch die Integration der gesamten Materialdaten in einem einzigen Stamm entfällt das Problemder Datenredundanz, und es besteht die Möglichkeit, daß die gespeicherten Daten sowohl vomEinkauf als auch von den anderen Bereichen (z.B. Bestandsführung, Disposition,Rechnungsprüfung) gemeinsam genutzt werden.

Beschreibungen der einzelnen Materialien, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, sind inMaterialstammsätzen abgelegt. Die Gesamtheit der Materialstammsätze bildet denMaterialstamm.

Im folgenden werden die verschiedenen Arten von Informationen eines Materialstammsatzesaufgeführt und jeweils durch ein Beispiel veranschaulicht:

� Buchhaltung

Bewertungs- und kalkulationsspezifische Informationen (z.B. Standardpreis, vorherigerund zukünftiger Preis sowie derzeitige Bewertung).

� DispositionInformationen zur Materialbedarfsplanung (z.B. Sicherheitsbestand, geplante Lieferzeitund Meldebestand für ein Material).

� Einkauf Durch den Einkauf bereitgestellte Daten für ein Material (z.B. die für ein Materialzuständige Einkäufergruppe, zulässige Über- und Unterlieferungen sowieBestellmengeneinheit).

� Konstruktion

Technische Angaben zur Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen, Basis-Abmessungen und Konstruktionsdaten).

� LagerungInformationen zur Lagerabwicklung und Lagerung des Materials (z.B.Ausgabemengeneinheit, Lagerbedingungen und Verpackungsmaße).

� PrognoseInformationen zur Vorhersage des Materialbedarfs (z.B. Art und Weise derMaterialbeschaffung, Prognosezeitraum und bisherige Verwendung).

� VertriebInformationen zu Kundenaufträgen und zur Preisfindung (z.B. Verkaufspreis,Mindestbestellmenge und Name der für ein bestimmtes Material zuständigenVertriebsabteilung).

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation LO - Materialstamm im AbschnittFachbereiche [Extern].


Materialstammdaten

28 April 2001

Wie sind die Informationen organisiert?Materialdaten verfügen jeweils über den gleichen Aufbau. In einem Materialstammsatz gibt esaus Einkaufssicht die Organisationsebenen Mandant, Einkaufsorganisation, Werk und Lagerort.

1. Mandant - Allgemeine Daten - Diese Ebene enthält die Daten, die für jede Firma, jedesWerk und jedes Lager innerhalb eines Konzerns in gleichem Maße gelten. Ein Beispielfür allgemeine Daten sind Details über die Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen (Temperaturbereich, Angaben darüber, ob essich um explosives oder verderbliches Material handelt etc.).

2. Werk - Diese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oderAbteilungen innerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkaufwichtigen Daten dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- undMindestbestellmenge eines Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf dieWerksdaten greifen Sie über den Werksschlüssel zu.

3. Lagerort - Diese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. ZumBeispiel werden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifenSie über Werks- und Lagerortschlüssel zu.

Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen Informationen imgesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung von Materialdaten, wenndas gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder an mehr als einem Lagerortgelagert wird.

Das gleiche Gußteil befindet sich an zwei verschiedenen Lagerorten; Konstruktions-und Einkaufsdaten für dieses Material sind identisch, jedoch unterscheiden sich dieBestände der beiden Lager.

Wie werden Materialien numeriert?Jedem Materialstammsatz wird eine eindeutige Nummer zugeordnet. Diese Nummer ist dieKennung eines Materials.

Materialnummern können intern oder extern vergeben werden. Interne Nummernvergabebedeutet, daß das System den Materialien Nummern zuweist; extern heißt, daß die Person, dieden Materialstammsatz anlegt, auch die Nummer festlegt.

Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahl möglicher Nummern, die Siezuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabe wird im Rahmen des Customizinggepflegt.

Wer hat Zugang zu Materialstammdaten? Der Zugriff auf Materialstammdaten kann durch firmeninterne Regelung eingeschränkt sein.Limitierter Zugang verhindert, daß nicht zuständige Personen Materialstammdaten ändern.Einkäufer können sich zwar generell sämtliche Daten zu einem gewünschten Material anzeigenlassen, ändern dürfen Sie jedoch nur einkaufsspezifische Daten. Analog dazu sind Disponentennur befugt, direkt auf ihren Bereich bezogene Daten zu ändern.

Bestimmte Benutzer können die Berechtigung erhalten, Daten zentral zu modifizieren. Dasheißt, sie sind befugt, sämtliche Daten in einem Materialstammsatz, auch Einkaufsdaten,anzulegen und zu ändern.


Materialstammdaten

April 2001 29

Wenn Sie wissen möchten, welche Zugriffsrestriktionen in Ihrer Firma gelten, erkundigen Sie sichbei Ihrer Systemverwaltung.


Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz

30 April 2001

Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz VerwendungDie Materialstammsätze werden bei der Installation des MM-Systems in Ihrer Firma erstellt.Danach sind die Abteilungen, die mit dem Materialstamm arbeiten, für die Aktualisierung derdarin gespeicherten Informationen verantwortlich.

Materialstammsätze können entweder zentral oder durch einzelne Abteilungen angelegt undgeändert werden. So ist beispielsweise der Einkauf zuständig für die fortlaufende Aktualisierungvon Einkaufsdaten und der Vertrieb für die Pflege von Vertriebsdaten.

Dieser Abschnitt erläutert, wie die Einkaufsdaten in einem Materialstammsatz erstellt undgeändert werden.

Was ist eine Materialart?Die Materialart legt die Kriterien eines Materials fest, die für die Materialbuchhaltung undBestandsführung wichtig sind. Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, ordnen Sie demMaterial eine Materialart zu.

Rohstoffe und Fertigerzeugnisse sind Beispiele für Materialarten. Die Materialart ROH bedeutetbeim MM-Standardsystem, daß es sich um ein fremdbeschafftes Material handelt, während diesfür die Materialart FERT nicht zutrifft, weil es eigengefertigt wird.

Die Materialart bestimmt, welche Konten zu bebuchen sind, wenn ein Material ins Lageraufgenommen wird, es verläßt oder von einer Fachabteilung benötigt wird. Sie bestimmt auch,ob Nummern für Materialien mit bestimmter Materialart vom System (intern) oder vom Benutzer(extern) vergeben werden.

Weitere Informationen zur Materialart finden Sie in der Dokumentation LO - Materialstamm imAbschnitt Materialart [Extern].

Eine 'besondere' Materialart sind die konfigurierbaren Materialien. Mit konfigurierbarenMaterialien der Materialart KMAT können Sie Materialien abbilden, die in verschiedenenVarianten auftreten können. Beispielsweise kann ein Auto mit verschiedenen Lackierungen,Ausstattungen und Motoren angeboten werden.

Ein Beispiel zu konfigurierbaren Materialien im Einkauf finden Sie im Abschnitt Beispiel:Konfigurierbare Materialien im Einkauf [Seite 35].

AktivitätenMaterialstammsatz anzeigen 1. Sie erreichen den Materialstammsatz, wenn Sie im Systemmenü Logistik

��Materialwirtschaft ��Materialstamm und dann Material ��Anzeigen wählen.

2. Geben Sie im Feld Material die Materialnummer ein. Wenn Sie die Materialnummer nichtkennen, nutzen Sie die Eingabehilfe und suchen das gewünschte Material über Matchcode.

3. Geben Sie die Selektionskriterien zum Matchcode ein. Nach ENTER werden die Stammsätzeangezeigt, die Ihren Selektionskriterien entsprechen.



April 2001 31

Sie können einen Materialstammsatz auch von der Positionsübersicht einesbeliebigen Einkaufsbelegs aus anzeigen. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Umfeld��Material.

Materialbestände anzeigenSie haben zwei Möglichkeiten zu sehen, wie groß der Bestand eines Materials ist:

� ausgehend vom Materialstammsatz

Aus der Anzeige des Materialstammsatzes gelangen Sie über Umfeld �Bestandsübersicht in die Bestandsanzeige.

� ausgehend von den EinkaufsbelegenAus der Anzeige von Bestellungen, Rahmenverträgen, Anfragen und Angebotenerreichen Sie die Bestandsübersicht einer markierten Position über Umfeld �Materialbestände.

Materialstammsatz anlegen (Einkauf)Dieser Abschnitt erläutert, wie die einkaufsrelevanten Daten in einem Materialstammsatzangelegt werden.

Wann legen Sie einen Materialstammsatz an?Sie müssen dann einen Materialstammsatz anlegen, wenn das Material, das beschafft werdensoll,

� im Materialstamm nicht definiert ist, also kein Materialstammsatz für das Material existiert

� zwar für ein anderes Werk bereits definiert wurde, jedoch nicht für das Werk, für das dieBestellung erfolgen soll

� zwar für das richtige Werk bereits definiert wurde, die Einkaufsdaten für das Material jedochfehlen. Dieser Fall ist dann möglich, wenn zum Beispiel ein Benutzer einer anderenAbteilung, der Buchhaltung etwa, einen Materialstammsatz angelegt hat, jedoch keine denEinkauf betreffenden Informationen ergänzen durfte.

Ob ein Materialstammsatz für ein Material bereits definiert wurde, können Sie feststellen, indemSie versuchen, sich das Material mit der Wertehilfe anzeigen zu lassen und dabei ebensovorgehen, wie in Materialstammsatz anzeigen beschrieben.

VoraussetzungenZum Anlegen eines Materialstammsatzes benötigen Sie folgende Informationen:

� die Materialart und die Branche

� die Mengeneinheiten, z.B. die Basismengeneinheit (gleichbedeutend mit derLagermengeneinheit) und die Bestellmengeneinheit

� die für das Material verantwortliche Einkäufergruppe

� verschiedene Buchhaltungsdaten, z.B. Bewertungsklasse, Preissteuerung sowieStandardpreis oder gleitender Durchschnittspreis



32 April 2001

VorgehensweiseZur Erstellung eines Materialstammsatzes gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Systemmenü Logistik ��Materialwirtschaft ��Materialstamm und danachMaterial ��Anlegen allgemein.

2. Der Materialstammsatz existiert nicht: Machen Sie Angaben in den Feldern Branche (z.B.m für Maschinenbau) und Materialart (z.B. roh für Rohstoffe).

Geben Sie die Materialnummer nur dann ein, wenn in Ihrem Unternehmen das Verfahrender externen Nummernvergabe für Materialien angewandt wird. Andernfalls weist dasSystem dem Material automatisch eine Nummer zu.

Der Materialstammsatz existiert bereits: Geben Sie die Materialnummer ein und wählenSie ENTER.

Ein Fenster Sichtenauswahl erscheint. Es enthält eine Auswahlliste der Fachbereiche.

Wenn bereits ein ähnliches Material definiert ist, können Sie es als Vorlagebenutzen. Geben Sie in diesem Fall die Materialnummer des Vorlagematerials ein.Die auf dem Bildschirm angezeigte Kopie des Vorlagematerials können Sie dannändern.

3. Markieren Sie Einkauf und Buchhaltung sowie ggf. Einkaufsbestelltext, wenn Sie außerdemeinen Bestelltext erfassen möchten. Wählen Sie ENTER.

4. Im Fenster Organisationsebenen geben Sie den Schlüssel des Werks ein und wählenENTER. Das Einkaufsbild des Materialstammsatzes erscheint.

5. Wenn noch kein Stammsatz für das Material existiert, geben Sie den Kurztext, dieBasismengeneinheit, die Warengruppe und die Einkäufergruppe zum Material ein.

Der Kurztext weist das Material auf sämtlichen Einkaufsbelegen und Belegenanderer Abteilungen aus. Daher sollten Sie einen Kurztext wählen, der auch für dasLager, die Buchhaltung und die Disposition anschaulich ist.

6. Geben Sie die einkaufsspezifischen Informationen für das Material ein, z.B.:

BestellmengeneinheitMachen Sie hier nur dann eine Angabe, wenn die Bestellmeneneinheit von derBasismengeneinheit abweicht. Falls Sie in diesem Feld einen Wert eintragen, müssenSie gleichzeitig den Faktor zur Umrechnung von der Bestellmengeneinheit zurBasismengeneinheit mitliefern.

EinkäufergruppeGeben Sie in diesem Feld den/die EinkäuferIn ein, der/die für die Beschaffung desMaterials verantwortlich ist.

EinkaufswerteschlüsselSchlüssel, unter dem verschiedene Werte z.B. für die Mahntage und Toleranzgrenzendefiniert sind. Die Mahntage geben die Zeitabstände (in Tagen) an, in denen beiverspäteter Lieferung die erste, zweite und dritte Mahnung an den Lieferanten geschicktwerden soll. Das System erzeugt die Mahnungen automatisch.



April 2001 33

Die Toleranzgrenzen zeigen, welche prozentualen Über- bzw. Unterlieferungen IhreFirma für ein Material zuläßt.

Machen Sie entsprechende Angaben unter Grunddaten und Außenhandel: Import.

Über den Einkaufswerteschlüssel können Sie auch die Parameter Mindestliefermengeund Normierungswert für die Lieferterminabweichung materialspezifisch einstellen. DieseWerte werden von MM - Lieferantenbeurteilung herangezogen.

7. Wählen Sie ENTER, damit das Bild für den Einkaufsbestelltext angezeigt wird. Der Text, denSie hier eingeben, wird in sämtliche Einkaufsbelege zu dem betreffenden Materialübernommen.

8. Wählen Sie ENTER, damit das Bild der Buchaltungsdaten erscheint. Geben Sie dieBewertungsklasse, die Preissteuerung (Schlüssel für gleitenden Durchschnittspreis oderStandardpreis) sowie den gleitenden Durchschnittspreis oder den Standardpreis ein. Dasbetreffende Material wird dann nach dem hier angegebenen Preis bewertet.

9. Sichern Sie den Materialstammsatz.

AlternativmengeneinheitenZusätzlich zur Basismengeneinheit, in der das System die Bestände verwaltet und all seineBerechnungen durchführt, können andere Fachbereiche eigene Mengeneinheiten verwenden.

Alle im SAP-System zusätzlich zur Basismengeneinheit vorhandenen Mengeneinheiten werdenunter dem Oberbegriff ‘Alternativmengeneinheit’ zusammengefaßt. Es gibt z.B. folgendeAlternativmengeneinheiten:

BestellmengeneinheitMengeneinheit, in der das Material bestellt wird. Sie wird automatisch in den Funktionen desEinkaufs vorgeschlagen.

BestellpreismengeneinheitMengeneinheit, in der der Lieferant seine Rechnung stellt. Die Bestellpreismengeneinheit wird inder Bestellung oder im Einkaufsinfosatz definiert. Wenn Sie in der Bestellung eineBestellpreismengeneinheit definiert haben, dann wird der Wareneingang sowohl in derBestellmengeneinheit, als auch in der Bestellpreismengeneinheit erfolgen.

VerkaufsmengeneinheitMengeneinheit, in der das Material verkauft wird. Sie wird automatisch im Kundenauftragvorgeschlagen und ist dort änderbar.

AusgabemengeneinheitMengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben wird. Warenausgabe undInventurvorgänge können Sie in dieser Einheit erfassen.

Alle Mengen, die Sie in anderen Einheiten als der Basismengeneinheit erfassen, werden vomSystem automatisch in die Basismengeneinheit umgerechnet. Damit dies möglich ist, müssenSie im Materialstammsatz hinterlegen, in welchem Verhältnis die Alternativmengeneinheit zurBasismengeneinheit steht. Sie geben diese Information im Dialog beim Erfassen derAlternativmengeneinheit ein.

Variable MengeneinheitenIm Materialstammsatz können Sie festlegen, daß das Material auch in einer anderenMengeneinheit als der angegebenen Bestellmengeneinheit beschafft werden kann.



34 April 2001

Geben Sie 1 im Feld Var. BME ein, wenn das Material in mehr als einer Mengeneinheit bestelltwerden kann.

Diese Einstellung wird dann in den Einkaufsinfosatz übernommen und erlaubt Ihnen, in derBestellung und im Orderbuch eine vom Einkaufsinfosatz abweichende Bestellmengeneinheiteinzugeben.

Wenn Sie eine variable Bestellmengeneinheit im Materialstammsatz nicht zulassen, müssen Siedie Bestellmengeneinheit aus dem Materialstammsatz verwenden.

Wenn Sie für eine Banf eine abweichende Bestellmengeneinheit angeben möchten,dann müssen Sie der Banf eine Bezugsquelle mit abweichenderBestellmengeneinheit zuordnen.

Materialstammsatz ändernWenn Sie Änderungen an einem Materialstammsatz vornehmen, protokolliert das System dieÄnderung, den Namen des Benutzers und den Zeitpunkt der Änderung. Damit lassen sichÄnderungen jederzeit nachvollziehen.

1. Wählen Sie im Systemmenü Logistik �Materialwirtschaft �Materialstamm. Wählen Siedann Material �Ändern.

2. Geben Sie die Materialnummer ein und wählen Sie ENTER.Eine Auswahlliste der Fachbereiche erscheint.

3. Markieren Sie Einkauf und wählen Sie ENTER.

4. Geben Sie den Werksschlüssel ein und wählen Sie ENTER. Die Einkaufssicht desMaterialstammsatzes erscheint.

5. Führen Sie Ihre Änderungen durch.

6. Sichern Sie den Materialstammsatz.


Beispiel: Konfigurierbare Materialien im Einkauf

April 2001 35

Beispiel: Konfigurierbare Materialien im EinkaufSie sind in Ihrer Firma für die Beschaffung von Büromaterialien zuständig, darunter auch für denEinkauf von Briefumschlägen. Eine Druckerei liefert Ihnen Briefumschläge mit Ihrem Firmenlogoin verschiedenen Größen und je nach Wunsch mit oder ohne Adressfenster.

Damit Sie nicht für jede mögliche Kombination (z.B. C5 mit Fenster, C6 ohne Fenster) eineneigenen Materialstammsatz anlegen müssen, möchten Sie ein konfigurierbares Materialverwenden.

Für ein konfigurierbares Material müssen Sie folgende Aktivitäten durchführen:

1. Merkmale anlegen

2. Klasse anlegen

3. Material anlegen

4. Konfigurationsprofil anlegen

Merkmale anlegenMit Merkmalen legen Sie die Kriterien fest, durch welche sich die Varianten eines Materialsunterscheiden, in diesem Fall die Größe der Briefumschläge und das Adressfenster. Sie müssenfür jedes Kriterium ein Merkmal unter Logistik � Zentrale Funktionen � Klassensystem �Stammdaten � Merkmalverwaltung anlegen.

Merkmal: Größe des Briefumschlags

1. Geben Sie groesse_briefumschlag in das Feld Merkmal ein.

2. Wählen Sie Anlegen.

3. Erfassen Sie auf der Registerkarte Basisdaten folgende Daten:

� Bezeichnung: Größe der Briefumschläge

� Datentyp: Zeichenformat

� Anzahl von Stellen: 20

Mit der Anzahl der Stellen geben Sie an, wieviele Zeichen der Wert eines Merkmalsenthalten darf.

� Markieren Sie im Bereich Bewertung das Kennzeichen Einwertig.

Wenn Sie das Kennzeichen Einwertig markieren, darf bei der Bewertung desMerkmals nur ein Wert ausgewählt werden. Beispielsweise wenn Sie in einerBestellung die Größe der zu bestellenden Briefumschläge festlegen, darf nur eineGröße ausgewählt werden.

4. Erfassen Sie auf der Registerkarte Werte folgende Daten:

� Geben Sie mögliche Werte für das Merkmal ein:

Merkmalwert Bezeichnung

DIN C4 229mm x 324mm




36 April 2001

DIN Langhülle 218mm x 114mm


� Markieren Sie das Kennzeichen Zusätzliche Werte.

Wenn Sie dieses Kennzeichen markieren, dürfen bei der Bewertung des Merkmalsauch Werte angegeben werden, die Sie hier noch nicht festgelegt haben.

5. Wählen Sie die Klassenart 300 (Varianten) auf der Registerkarte Einschränkungen.

6. Wählen Sie Sichern.

Merkmal: Adressfenster in Briefumschlag

1. Geben Sie fenster_briefumschlag in das Feld Merkmal ein.


3. Erfassen Sie auf der Registerkarte Basisdaten folgende Daten:

� Bezeichnung: Adressfenster in Briefumschlägen

� Datentyp: Zeichenformat

� Anzahl von Stellen: 4

� Markieren Sie im Bereich Bewertung das Kennzeichen Einwertig.

4. Erfassen Sie auf der Registerkarte Werte folgende Daten:

� Werte des Merkmals: ja, nein

� Markieren Sie das Kennzeichen Zusätzliche Werte nicht.5. Wählen Sie die Klassenart 300 (Varianten) auf der Registerkarte Einschränkungen.


Klasse anlegenIn einer Klasse fassen Sie mehrere Merkmale zusammen. Die Klasse wird dann einem Materialzugeordnet.

1. Wählen Sie Logistik � Zentrale Funktionen � Klassensystem � Stammdaten �Klassenverwaltung.

2. Geben Sie folgende Daten auf dem Einstiegsbild ein:

� Klasse: briefumschlag

� Klassenart: 300 (Varianten)


4. Geben Sie in das Feld Bezeichnung auf der Registerkarte Basisdaten eine kurzeBeschreibung zur Klasse ein: Briefumschläge mit Firmenlogo.

5. Geben Sie auf der Registerkarte Merkmale die vorher angelegten Merkmale ein:groesse_briefumschlag, fenster_briefumschlag.




April 2001 37

Material anlegen1. Wählen Sie Logistik � Materialwirtschaft � Materialstamm � Material anlegen � Anlegen

allgemein � Sofort.

2. Geben Sie folgende Daten ein:

� Material: briefumschlag

� Branche: Büromaterial

� Materialart: Konfigurierbares Material

3. Wählen Sie Enter.

4. Wählen Sie die Sichten Grunddaten 1, Grunddaten 2, Einkauf und Buchhaltung 1.

5. Geben Sie das Werk 0001 ein.

6. Geben Sie auf der Registerkarte Grunddaten 1 folgende Daten ein:

� Kurzbeschreibung des Materials: Briefumschläge mit Firmenlogo

� Basismengeneinheit: KI (Kiste)

� Warengruppe: Büromaterialien

7. Prüfen Sie auf der Registerkarte Grunddaten 2, ob das Kennzeichen Material istkonfigurierbar markiert ist.

8. Markieren Sie auf der Registerkarte Einkauf das Kennzeichen chargenpflichtig.

9. Geben Sie auf der Registerkarte Buchhaltung 1 folgende Daten ein:

� Bewertungsklasse: <Bewertungsklasse>

� Preissteuerung: V

� Gleitender Preis: 99,95


Konfigurationsprofil anlegenIm Konfigurationsprofil ordnen Sie dem Material über eine Klasse Merkmale zu.

1. Wählen Sie Logistik � Zentrale Funktionen � Variantenkonfiguration � KonfigurationsProfil� Anlegen.

2. Markieren Sie Material und wählen Sie Enter.

3. Geben Sie in das Feld Material briefumschlag ein.

4. Wählen Sie Springen � Profilübersicht.


� Priorität: 01

� Profilnamen: briefumschläge

� Klasse: 300 (Varianten)



38 April 2001

6. Wählen Sie Springen � Klassenzuordnung und geben Sie briefumschlag in das FeldKlasse ein.


Verwendung im EinkaufDieses konfigurierbare Material können Sie nun in allen Einkaufsbelegen anlegen, ändern undanzeigen.

AnzeigenWenn bereits eine Konfiguration zum Material vorhanden ist, dann können Sie sich diese imEinkaufsbeleg anzeigen lassen.

ÄndernWenn die Konfiguration des Materials aus einem Kundenauftrag oder aus dem Materialstammübernommen wurde, dann können Sie diese im Einkaufsbeleg ändern. Dies kann erforderlichsein, wenn ein Material in der gewählten Ausprägung nicht lieferbar ist und deshalb dem Angebotangepaßt werden soll.

Wenn Sie die Konfiguration eines Materials im Einkaufsbeleg ändern,

� dann wird eine neue Preisfindung durchgeführt

� ändern Sie dadurch nicht die Originalkonfiguration im Kundenauftrag oder imMaterialstamm

� dann wirken sich nachträgliche Änderungen im Kundenauftrag oder imMaterialstamm nicht mehr auf die Konfiguration im Einkaufsbeleg aus

AnlegenWenn zu einem konfigurierbaren Material noch keine Konfiguration vorhanden ist, dann könnenSie diese im Einkaufsbeleg anlegen. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn ein konfigurierbaresMaterial ohne Bezug zu einem Kundenauftrag bestellt werden soll.

Lohnbearbeitungspositionen und die Archivierung der Merkmalswerte werden nichtunterstützt.

Weitere Informationen zu konfigurierbaren Materialien finden Sie im Abschnitt LO -Variantenkonfiguration [Extern].


Lieferantenstammdaten

April 2001 39

LieferantenstammdatenVerwendungDer Lieferantenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens. DieseInformationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Name und Anschriftdes Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz z.B. Angaben über

� die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung

� Zahlungsbedingungen

� Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkäuferIn)

Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner desUnternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten wie z.B. dasAbstimmkonto der Hauptbuchhaltung.

Der Lieferantenstammsatz wird deshalb von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt.

Die Einkaufsdaten zu einem Lieferanten müssen gepflegt sein, bevor Sie bei einemLieferanten bestellt können.

Die Buchhaltungsdaten zu einem Lieferanten müssen gepflegt sein, bevor SieRechnungen des Lieferanten zur Zahlung im System erfassen können.

FunktionsumfangWie ist der Lieferantenstammsatz aufgebaut?Der Lieferantenstamm enthält wesentliche Daten Ihrer Lieferanten. Außerdem können Sie dortauch Daten hinterlegen, die für bestimmte Organisationsebenen (z.B. Buchungskreis,Einkaufsorganisation, Werk) Ihres Unternehmens gelten.

Der Lieferantenstammsatz besteht aus drei Bereichen:

1. Allgemeine Datensind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaßengelten, z.B. Anschrift, Telefonverbindung, Sprache, in der Sie mit dem Lieferantenkommunizieren etc.

2. Buchungskreisdatensind Daten, die auf der Ebene des Buchungskreises geführt werden, z.B.Zahlungsverkehrsdaten, Nummer des Abstimmkontos etc.

3. Einkaufsdatensind Daten, die für den Einkauf Ihres Unternehmens wichtig sind und proEinkaufsorganisation geführt werden, z.B. Ansprechpartner, Lieferkonditionen etc.

Unterhalb der Organisationsebene ‘Einkaufsorganisation’ gibt es folgende Ebenen, diez.B. für die Datenhaltung [Extern] des Handels relevant sind:

� Lieferantenteilsortiment [Extern] (LTS)



40 April 2001

� Werk

� Lieferantenteilsortiment/Werk

Zusätzlich zu den Daten, die für eine Einkaufsorganisation gelten, können Einkaufsdatenoder Partnerrollen für ein bestimmtes Werk oder Lieferantenteilsortiment gepflegtwerden; z.B. Zahlungsbedingungen oder Incoterms, die von denen derEinkaufsorganisation abweichen. Daten, die von denen der Einkaufsorganisationabweichen, heißen abweichende Daten.

Weitere Information finden Sie in den Abschnitten Abweichende Daten pflegen [Seite54], Partnerrollen im Einkauf [Seite 42] und Lieferantenteilsortiment im Einkauf [Seite46].

Welche Funktion hat die Kontengruppe?Sie müssen jeden Lieferanten, dessen Daten Sie im SAP-System ablegen möchten, einerKontengruppe zuordnen.

Die Kontengruppe bewirkt z.B., daß im Lieferantenstammsatz nur die für die jeweilige Rolle IhresGeschäftspartners benötigten Bilder und Felder angezeigt werden und eingabebereit sind.

Im Standardsystem werden z.B. die Kontengruppen Lieferant 0001, Rechnungssteller 0006 undCPD-Kreditoren (mit interner Nummernvergabe) CPD ausgeliefert. Die Kontengruppe für CpD-Konten [Extern] bewirkt, daß beim Anlegen und Pflegen eines Stammsatzes die Felder fürAnschrift, Kommunikation und Bankdaten ausgeblendet werden. Diese müssen Sie dann beimAnlegen des Einkaufsbelegs eingeben.

Die Kontengruppen pflegen Sie im Customizing der Logistik Allgemein unterGeschäftspartner � Lieferant � Steuerung � Kontengruppen und FeldauswahlLieferanten festlegen.

Die Kontengruppe bestimmt

� die Art der Nummernvergabe und den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zuvergeben ist, mit der das System den Lieferanten identifiziert

� ob es sich um CpD-Lieferanten handelt

� welche Felder auf den Bildern des Lieferantenstammes vorhanden sind und ob sie gefülltwerden können oder müssen

� welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind (z.B.Lieferantenteilsortiment)

� welche Partnerschemata gültig sind

Sie können die Kontengruppe eines bestehenden Lieferantenstammsatzes ändern.Wählen Sie dazu im Einkaufsmenü � Stammdaten � Lieferant � Zentral �Kontengruppenänd. Dies kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendungerforderlich sein.

Bitte beachten Sie, daß dann Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren,beim Ändern des Stammsatzes eingabebereit sein können.



April 2001 41

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation FI – Hauptbuchhaltung unterKontengruppe [Extern].

Wie werden die Lieferantenstammsätze numeriert? Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des Lieferantenfür die Buchhaltung). Diese Nummer benötigen Sie, um den Stammsatz aufzurufen oderBestellungen zu erfassen.

Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer(= Kreditorenkontonummer).

Die Nummer kann intern durch das System vergeben werden oder extern beim Anlegen desStammsatzes durch den Anwender. Bei der externen Nummernvergabe sind auchalphanumerische Nummern zugelassen.

Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden über die Kontengruppebestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben müssen.

Das System gewährleistet, daß die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen Vergabewählt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechenden Nummernbereich. Bei derexternen Vergabe verhindert es, daß eine bereits verwendete Nummer erneut vergeben wird.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation LO - Geschäftspartnerstammdaten[Extern].

Siehe auch:Lieferantenstammsätze pflegen [Seite 51]


Partnerrollen im Einkauf

42 April 2001

Partnerrollen im EinkaufVerwendungDer Geschäftspartner [Extern] Lieferant kann gegenüber dem Unternehmen in verschiedenenRollen auftreten. So ist ein Lieferant zum Beispiel während eines Beschaffungsvorgangs zuerstdie Bestelladresse des Unternehmens, dann der Warenlieferant, der Rechnungssteller undschließlich der Zahlungsempfänger. Aus diesem Grund können dem Lieferanten mehrerePartnerrollen zugewiesen werden.

Eine oder mehrere dieser Rollen können auch von anderen Lieferanten eingenommen werden.Diese Daten werden bei den zugehörigen logistischen und buchhalterischen Folgefunktionenverwendet.

Im Customizing können Sie festlegen, welche der Partnerrollen optional und welche obligatorischsind. Wenn keine anderen Rollen gepflegt sind, gelten die Daten der Rolle Lieferant.

Im Lieferantenstamm wird die Rolle Abweichender Zahlungsempfänger nurangezeigt, wenn Sie einen anderen Zahlungsempfänger auf dem BildZahlungsverkehr gepflegt haben.

IntegrationIm Logistikinformationssystem (LIS) und im Business Information Warehouse (SAP BW) könnenSie Auswertungen nur für Lieferanten durchführen. Für die anderen Partnerrollen, die imStandardsystem ausgeliefert werden, können Sie keine Auswertungen durchführen.

VoraussetzungenBeim Arbeiten mit Partnerrollen müssen Sie folgende Einstellungen pflegen:

� LieferantenstammsatzFür alle Partner eines Lieferanten, die im Lieferantenstammsatz eingetragen werdensollen, muß ein eigener Lieferantenstammsatz vorhanden sein.

� CustomizingWelche Partnerrollen Sie im Lieferantenstamm verwenden möchten, legen Sie überSchemata fest, die Sie im Customizing des Einkauf definieren und den Kontengruppenzuordnen.

Legen Sie im Customizing des Einkaufs unter Partnerfindung � Partnerrollen �Partnereinstellung im Lieferantenstammsatz � Partnerschemata definieren fest, welchePartnerrollen Sie verwenden möchten und welche Partnerrollen Pflicht sind. (MarkierenSie dort das Kennzeichen Pflicht.)

Ordnen Sie das Partnerschema der Kontengruppe zu. Unter Partnerfindung �Partnereinstellung im Lieferantenstammsatz � Partnerschemata zu Kontengruppenzuordnen, können Sie für die Ebenen Einkaufsorganisation, Werk undLieferantenteilsortiment ggf. unterschiedliche Partnerschemata zu Kontengruppenzuordnen.



April 2001 43

Wenn Sie möchten, daß das System auch auf der Ebene der Einkaufsorganisationnach Partnerrollen sucht und nicht nur auf der Ebene der abweichenden Daten (d.h.Werk/Lieferant oder LTS/Lieferant), dann müssen Sie im Customizing des Einkaufsunter Partnerfindung � Partnereinstellung in Einkaufsbelegen � Partnerschematadefinieren � Partnerrollen im Schema das Kennzeichen Höh. Ebene markieren.

Dort können Sie auch festlegen, ob die Partnerrollen am Anfang oder am Ende derBelegerfassung ermittelt werden sollen (Kennzeichen Schluß).

Wenn das Werk als Vorschlagswert eingestellt ist, dann versucht das System beiden Partnern, die am Anfang ermittelt werden, werksspezifische Partner zu ermitteln.

FunktionsumfangFolgende Partnerrollen werden im MM verwendet:

� Lieferant (LF)

� Bestelladresse (BA)

� Warenlieferant (WL)

� Rechnungssteller (RS)

Diese Partnerrollen haben Auswirkungen auf logistische und buchhalterische Folgefunktionen:

Partnerrolle Auswirkung

Bestelladresse (BA) Wenn Sie für die Partnerrolle BA einen anderen Partner hinterlegen,dann wird eine Bestellung oder ein Abruf nicht an die Adresse desLieferanten (Rolle LF) übermittelt, sondern an die Bestelladressedes Partners.

Warenlieferant (WL) Bei INTRASTAT [Extern]:

Wenn Sie für die Partnerrolle WL einen Partner aus einem anderenEU-Mitgliedsstaat hinterlegen, dann werden Bestellungen oderAbrufe beim Erstellen von INTRASTAT-Meldungen berücksichtigt.

Bei Rücklieferung [Extern]:

Wenn Sie für die Partnerrolle WL einen anderen Partnerhinterlegen, dann wird in der Bestandsführung für die Rücklieferungdie Adresse des Warenlieferanten ermittelt.

Rechnungssteller (RS) Wenn Sie für die Partnerrolle RS einen anderen Partner hinterlegen,dann wird bei der Rechnungsprüfung nicht das Konto desLieferanten bebucht, sondern das Konto des Rechnungsstellers.

Wenn Sie einem Lieferanten im Lieferantenstamm z.B. mehrere Bestelladressen oderRechnungssteller zuordnen, dann werden Sie beim Anlegen einer Bestellung aufgefordert, sichfür eine Bestelladresse oder einen Rechnungssteller zu entscheiden.



44 April 2001

PreisfindungWenn Sie Partnerrollen für die Preisfindung verwenden möchten, dann stellt IhnenSAP die Erweiterung LMEKO001 (Customer-Exit EXIT_SAPLMEKO_001) zurVerfügung.

Sie können dann z.B. eine Partnerrolle ‚Spediteur‘ anlegen, so daß bei derPreisfindung die Frachtkosten unterschiedlicher Spediteure berücksichtigt werdenkönnen.

NachrichtenfindungWenn Sie möchten, daß Partnerrollen bei der Nachrichtenfindung berücksichtigtwerden, müssen Sie im Customizing das Kennzeichen NeuePartnerrollenbestimmung bei der Zuordnung des Nachrichtenschemas markieren.

Wählen Sie dazu im Customizing des Einkaufs unter Nachrichten �Ausgabesteuerung � Nachrichtenschemata � Nachrichtenschemata für<Einkaufsbeleg> festlegen � Zuordnen Schema <Einkaufsbeleg>.

Wenn Sie das Kennzeichen markieren, dann werden alle Partner, die imEinkaufsbeleg gepflegt sind, an die Nachrichtenfindung übergeben. DieNachrichtenfindung sucht dann pro Rolle nach Konditionssätzen, die dieentsprechende Partnerrolle enthalten.

Sie möchten sowohl an den Lieferanten der Bestellung (Partnerrolle 'LF') alsauch an die Bestelladresse (Partnerrolle 'BA') eine Nachricht versenden.

Dazu müssen Sie neben der Standardnachricht (Nachrichtenart 'NEU') noch eineweitere Nachrichtenart verwenden, für die ein Konditionssatz mit der Rolle 'BA'angelegt ist. In diesem Konditionssatz kann dann z.B. ein abweichendesSendemedium oder ein abweichender Drucker angegeben werden.

Für die weitere Nachrichtenart sind im Customizing des Einkaufs diverseEinstellungen erforderlich.

Sie müssen:

� die Nachrichtenart im Nachrichtenschema eintragen

(Nachrichten � Ausgabesteuerung � Nachrichtenschemata �Nachrichtenschemata für <Einkaufsbeleg> festlegen)

� die Feinsteuerung pflegen und eine Verarbeitungsroutine eintragen

(Nachrichten � Ausgabesteuerung � Nachrichtenarten � Nachrichtenartenfür <Einkaufsbeleg> festlegen und Feinsteuerung <Einkaufsbeleg>)

Abweichende DatenDie Partner, die Sie im Lieferantenstamm auf der Sicht Partnerrollen hinterlegenkönnen, gelten für eine bestimmte Einkaufsorganisation.



April 2001 45

Zusätzlich zu den Partnern, die für eine Einkaufsorganisation gelten, können Sie füreinzelne Werke oder Lieferantenteilsortimente abweichende Partner pflegen.Beispielsweise wird dann bei einer Bestellung für Ihr Werk in Stuttgart eine andereBestelladresse ermittelt als bei einer Bestellung für Ihr Werk in Hamburg.

Wählen Sie dazu im Lieferantenstamm auf dem Bild Partnerrollen Zusätze �Abweichende Daten.

Weitere Informationen zu abweichenden Daten finden Sie im Abschnitt AbweichendeDaten pflegen [Seite 54].

AktivitätenBeim Anlegen von Lieferantenstammsätzen werden im Bild Partnerrollen die Partnerrollenvorgeschlagen, die im Partnerschema der Kontengruppe als Pflichtrollen gekennzeichnet sind.

Geben Sie im Feld Nummer eine Lieferantennummer ein. Das System überprüft für diePartnerrollen Bestelladresse und Warenlieferant, ob diese Lieferanten für die aktuelleEinkaufsorganisation angelegt sind.

Um Partner im Lieferantenstammsatz zu pflegen, wählen Sie Stammdaten � Lieferant ��Ändernund markieren auf dem Einstiegsbild Partnerrollen.


Lieferantenteilsortiment im Einkauf

46 April 2001

Lieferantenteilsortiment im EinkaufVerwendungLieferantenteilsortimente [Extern] (LTS) untergliedern die Gesamtproduktpalette einesLieferanten nach verschiedenen Kriterien.

Welche Materialien bzw. Artikel zu welchem Lieferantenteilsortiment gehören, können Sie in denInfosätzen des betreffendenLieferanten hinterlegen. Dort können Sie außerdem die Reihenfolgedes Materials im Lieferantenteilsortiment hinterlegen, so daß die Positionen in einer Bestellung inder Reihenfolge sortiert werden, in der Sie Ihr Lieferant erwartet.

Im SAP-System können Sie bestimmte Daten auf der Ebene des Lieferantenteilsortimentspflegen. Pro Teilsortiment:

� können Sie im Lieferantenstamm abweichende Daten pflegen

Zusätzlich zu Einkaufsdaten oder Partnern, die für eine Einkaufsorganisation angelegtwurden, können Sie im Lieferantenstamm pro Lieferantenteilsortiment abweichendeDaten oder Partner erfassen, z.B. Bestelladressen, Zahlungsbedingungen oderabweichende Partnerrollen.

Ihr Lieferant Schmitt aus Frankfurt verfügt über zwei Teilsortimente: Waschmittel undKlebstoffe.

Alle Materialien des Teilsortiments 'Waschmittel' werden in Frankfurt bestellt.

Für das Teilsortiment 'Klebstoffe' haben Sie im Lieferantenstamm eine abweichendeBestelladresse in Berlin gepflegt.

Wenn Sie Materialien des Teilsortiments 'Klebstoffe' bestellen, dann wird über dasLieferantenteilsortiment die Berliner Bestelladresse ermittelt.

� gelten bestimmte KonditionenSie können Konditionen pro Lieferantenteilsortiment pflegen und ändern.

VoraussetzungenCustomizingIm Customizing der Logistik Allgemein können Sie festlegen, ob Sie Lieferantenteilsortimenteund abweichende Daten im Lieferantenstamm pflegen möchten. Wählen Sie Geschäftspartner �Lieferant � Steuerung � Kontengruppe und Feldauswahl Lieferanten festlegen und markierenSie LiefTeilsort. relevant bzw. Einkaufsorganisationsabhängigen Bildaufbau festlegen.

Wenn Sie für Lieferantenteilsortimente abweichende Daten im Lieferantenstamm pflegenmöchten, dann müssen Sie eine Kontengruppe verwenden, die die Datenhaltung [Extern] auf derEbene des Lieferantenteilsortiments vorsieht.



April 2001 47

AnwendungDie Lieferantenteilsortimente, die Sie einem Material im Infosatz zuweisen möchten, müssen imLieferantenstamm hinterlegt sein.

FunktionsumfangLieferantenstammsatzSie können die Teilsortimente Ihres Lieferanten im Lieferantenstammsatz erfassen.

Wählen Sie dazu auf dem Bild Einkaufsdaten Teilsortimente. Sie können die Teilsortimenteauch mehrsprachig anlegen.

Falls die Drucktaste Teilsortimente nicht angezeigt wird, wählen Sie im Menü Zusätze �Zusatzdaten Einkauf, und markieren Sie Datenhaltung auf LTS-Ebene erlauben.

Für Lieferantenteilsortimente können Sie im Lieferantenstamm abweichendeEinkaufsdaten und Partner pflegen; z.B. Zahlungsbedingungen oder Incoterms, dievon denen auf Ebene der Einkaufsorganisation abweichen.

Wenn Sie abweichende Daten für ein noch nicht erfaßtes Lieferantenteilsortimenterfassen, dann wird das Lieferantenteilsortiment automatisch angelegt.

Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Abweichende Daten pflegen[Seite 54] und Partnerrollen im Einkauf [Seite 42].

InfosatzSie können im Einkaufsinfosatz ein Teilsortiment hinterlegen, zu dem das Material beimLieferanten gehört.

Außerdem können Sie die Reihenfolge, die das Material im Teilsortiment des Lieferanteneinnimmt, im Feld LTS-SortNr. hinterlegen, so daß die Positionen in einer Bestellung in derReihenfolge sortiert werden, in der Sie Ihr Lieferant erwartet. Dadurch kann dieser die Bestellungschneller bearbeiten.

Anhand der Sortiernummer werden die Artikel eines Lieferantenteilsortiments in derBestellung automatisch geordnet.

Innerhalb des Lieferantenteilsortiments Klebstoffe hat das MaterialKomponentenkleber die Nummer 25 und das Material Flüssigkleber die Nummer 35.

Beim Erfassen einer Bestellung werden die Materialien Komponentenkleber undFlüssigkleber automatisch gemäß der im Infosatz hinterlegten Reihenfolge sortiert.Die Sortiernummern der beiden Materialien werden als Positionsnummer in dieBestellung übernommen.

Mit Hilfe der Zuordnung eines Lieferantenteilsortiments im Infosatz könnenMehrfachbeziehungen, z.B. wenn es für ein Werk mehrere Bestelladressen bei einem



48 April 2001

Lieferanten gibt, vom System auf eine eindeutige reduziert werden. D.h. pro Teilsortiment wirddie entsprechende Bestelladresse aus dem Lieferantenstammsatz ermittelt.

Im Lieferantenstammsatz des Konzerns sind für das Empfängerwerk Hamburg dieLieferanten Müller und Schmitt als Bestelladressen festgelegt.

Lieferant Müller liefert aus dem Teilsortiment Klebstoff Klebeband und Flüssigkleber,Lieferant Schmitt aus dem Teilsortiment Waschmittel Waschpulver und Flecklöser.

Der Einkauf erstellt eine Bestellung für Flüssigkleber. Dazu gibt er das Material unddas Empfängerwerk Hamburg ein. Wenn das Lieferantenteilsortiment imEinkaufsinfosatz gepflegt ist, kann das System das Material Flüssigkleber demSortiment Klebstoff zuordnen und dadurch den Lieferanten Müller als Bestelladresseermitteln.

Allgemeine KonditionenNeben allgemeinen, d.h. zeitabhängigen Konditionen [Extern], die für einen Lieferanten gelten,können Sie auch allgemeine Konditionen für Lieferantenteilsortimente pflegen.

Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Zu- und Abschläge � Zum LTS, um allgemeineKonditionen für Teilsortimente zu pflegen.

Diese Konditionen gelten dann für alle Materialien aus dem Teilsortiment eines Lieferanten. Sosparen Sie Erfassungsaufwand, da Sie nicht für die einzelnen Materialien die Konditionenpflegen müssen.

Die Einkaufsabteilung vereinbart mit Lieferant Meier für das Teilsortiment Klebstoff einendreiprozentigen Rabatt, wenn mehr als 15 kg aus dem Teilsortiment bestellt werden. DerEinkauf bestellt aus dem Teilsortiment 10 kg Komponentenkleber und 20 kgFlüssigkleber. Lieferant Meier gewährt den Rabatt von 3%.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Allgemeine Konditionen auflisten [Seite 382].

Die folgende Grafik zeigt, wie abweichende Daten und Konditionen beim Anlegen einerBestellung über das Lieferantenteilsortiment ermittelt werden:



April 2001 49

StammdatenLieferant Müller

Teilsortmente(LTS)

Bestellung

LieferantMaterial

Klebstoffe

Infosatz

AbweichendeDaten für LTS

MüllerBuntlack_01

Farben

EinkaufsdatenZahlungsbedingungen 0001

PartnerrollenBestelladresse X1 Hamburg

AbweichendeDaten für LTS ‘Klebstoffe‘

EinkaufsdatenZahlungsbedingungen 0002

PartnerrollenBestelladresse X2 Berlin

Farben

LieferantMaterial

LTS Farben

MüllerBuntlack_01

AllgemeineKonditionen

LieferantLTS

Lieferantenrabatt

FarbenMüller

10 %

Das System ermittelt das LTS Farben :� aus dem Infosatz zu

Lieferant und Material� und aus dem Lieferanten-

stamm die abweichendeBestelladresse in Hamburgund die abweichendenZahlungsbedingungen

� und den Lieferantenrabattvon 10%

Erge

bnis

AktivitätenGeben Sie auf dem Einstiegsbild von Einkaufsbelegen bzw. in den Zusatzdaten der Position dasLieferantenteilsortiment ein, damit das System folgende Daten ermittelt:

� abweichende Einkaufsdaten und Partner, die Sie im Lieferantenstamm gepflegt haben

Dann bietet das System Ihnen nicht die Lieferantendaten auf Ebene derEinkaufsorganisation an, sondern die spezielleren für das Lieferantenteilsortiment.

� allgemeine Konditionen, die Sie für das Lieferantenteilsortiment im SAP-System hinterlegthaben

� die Sortierreihenfolge für Bestellpositionen, die Sie im Infosatz hinterlegt haben



50 April 2001

Wenn Sie z.B. auf dem Einstiegsbild eines Kontraktes ein Lieferantenteilsortimenteingeben, wird es in die einzelnen Positionen des Übersichtsbilds übernommen.

In der Enjoy Bestellung können Sie das Teilsortiment auf der RegisterkarteMaterialdaten pflegen. Sie müssen das Teilsortiment nicht eingeben, da es aus demInfosatz zu Lieferant und Material ermittelt wird.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation SAP-Retail im Abschnitt Lieferant:Lieferantenteilsortiment [Extern].


Lieferantenstammsätze pflegen

April 2001 51

Lieferantenstammsätze pflegenVerwendungWenn Sie Informationen über Ihre Lieferanten im SAP-System ablegen möchten, dann stehenIhnen folgende Funktionen zur Verfügung:

� Lieferantenstammsatz anlegen

� Lieferantenstammsatz ändern

� Lieferantenstammsatz sperren

� CpD-Lieferanten verwenden

� Lieferantenverzeichnis anzeigen

VorgehensweiseLieferantenstammsatz anlegen 1. Wählen Sie im Einkaufsmenü Stammdaten ��Lieferant ��Zentral ��Anlegen.

2. Geben Sie Einkaufsorganisation und Kontengruppe ein. (Um einen anderen Lieferanten alsVorlage zu nutzen, geben Sie seine Nummer unter Vorlage im Feld Kreditor ein.) Wählen SieENTER.

3. Das Bild Kreditor anlegen: Anschrift erscheint. Geben Sie die Anschrift ein und wählen SieENTER.

4. Das Bild Kreditor anlegen: Steuerung erscheint. Geben Sie hier die Buchhaltungsdaten ein,die das Zahlungs- und Mahnprogramm benötigt, Daten für Meldungen an Finanzbehördenund füllen Sie ggf. das Feld Debitor, das für Lieferungen an den Lieferanten im Falle vonRetouren [Extern] und Lohnbearbeitungskomponenten [Extern] benötigt wird.

Wählen Sie ENTER und geben Sie auf den folgenden Bildern die erforderlichen Datenein.

5. Geben Sie auf dem Bild Einkaufsdaten einkaufsspezifische Daten ein, z.B. dieBestellwährung oder den Schlüssel der Zahlungsbedingungen und wählen Sie ENTER.

Sie können die Zahlungsbedingungen [Extern], die Sie mit einem Lieferantenvereinbaren, im Lieferantenstammsatz festhalten. Sie werden in Bestellungen beidem Lieferanten vorgeschlagen, sind aber jederzeit änderbar.

Zahlungsbedingungen können auch in die Rechnung des Kreditors eingetragenwerden. Diese sind dann für das Zahlungsprogramm maßgebend.

6. Das Bild Kreditor anlegen: Partnerrollen erscheint. Pflegen Sie dort die erforderlichenPartnerrollen. (Siehe Partnerrollen im Einkauf [Extern])

7. Wählen Sie , um den Lieferantenstammsatz zu sichern.

Lieferantenstammsatz ändern 1. Wählen Sie Stammdaten ��Lieferant ��Einkauf ��Ändern



52 April 2001

2. Geben Sie die Nummer des Lieferanten und die Einkaufsorganisation ein und markieren Siedie Daten, die Sie ändern möchten. Wählen Sie ENTER.

3. Geben Sie Ihre Änderungen ein und wählen Sie , um Ihre Eingaben zu sichern.

Lieferanten sperren In bestimmten Fällen möchten Sie verhindern, daß weiterhin Ware von einem Lieferantenbezogen wird, beispielsweise dann, wenn er Produkte von mangelnder Qualität liefert. ImLieferantenstammsatz haben Sie die Möglichkeit, ihn zu sperren.

Bestellungen bei Lieferanten sind nicht mehr möglich, sobald Sie das Sperrkennzeichen gesetzthaben. Die Sperre gilt so lange, bis Sie das Kennzeichen entfernen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Lieferanten zu sperren:

1. Wählen Sie Stammdaten ��Lieferant ��Einkauf ��Sperren. Geben Sie dieLieferantennummer und die Einkaufsorganisation ein und wählen Sie ENTER.

2. Sie erhalten ein Bild, auf dem Sie markieren können, ob Sie den Lieferanten für einebestimmte Einkaufsorganisation sperren wollen oder für alle.

Wenn das Qualitätsmanagement in der Beschaffung aktiv ist, dann können Sie einMaterial aus Qualitätsgründen für die Beschaffung sperren. (Siehe DokumentationQualitätsmanagement (QM) Überblick: Beschaffungsaktivitäten [Extern])

Wählen Sie , um Ihre Eingaben zu sichern.

Wenn Sie einen Lieferanten für ein einzelnes Material sperren möchten, so ist diesüber das Orderbuch möglich.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optimierter Einkauf [Seite 258].

CpD-Lieferanten verwenden (Conto-pro-Diverse)Für Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, können Sie spezielleStammsätze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammsätze [Extern].

Wenn Sie ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffenmöchten, da Ihr Hauptlieferant nicht liefern kann, dann verwenden Sie einen CpD-Lieferantenstammsatz.

Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Lieferantenbenutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalb dürfen Sie imStammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten speichern.

Beim Anlegen eines CpD-Lieferantenstammsatzes müssen Sie eine CpD-Kontengruppevergeben. Über diese Kontengruppe werden die lieferantenspezifischen Felder ausgeblendet.Diese Daten müssen Sie erst beim Anlegen eines Einkaufsbelegs, z.B. einer Bestellung,eingeben.

Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten werden Sie aufgefordert, dieLieferantenanschrift zu pflegen. Geben Sie Name und Anschrift des Lieferanten ein.



April 2001 53

CpD-Stammsätze können Sie wie alle anderen Lieferantenstammsätze anzeigen, sperren oderlöschen.

Lieferantenverzeichnis anzeigenSie können ein Verzeichnis verschiedener Lieferanten erstellen. Das Verzeichnis umfaßt wichtigeInformationen zu einzelnen Lieferanten, z.B. die Einkaufsorganisationen, für die ein Material beieinem Lieferanten beschafft wird, ferner die Zahlungsbedingungen und den Sperrstatus desLieferanten.

1. Wählen Sie Stammdaten ��Lieferant ��Listanzeigen und dann Verzeichnis Einkauf.

2. Geben Sie Ihre Auswahlkriterien ein und führen Sie die Auswertung aus.


Abweichende Daten pflegen

54 April 2001

Abweichende Daten pflegenVerwendungZusätzlich zu Einkaufsdaten oder Partnern, die für eine Einkaufsorganisation angelegt wurden,können Sie im Lieferantenstamm für ein bestimmtes Werk oder Lieferantenteilsortimentabweichende Daten oder Partner erfassen.

VorgehensweiseWenn Sie z.B. im Handel mit abweichenden Daten für bestimmte Betriebe (Werke) oderLieferantenteilsortimente arbeiten möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Lieferantenstamm auf dem Bild Einkaufsdaten oder Partnerrollen Abweich. Daten.

Die Drucktaste Abweich. Daten wird nur angeboten, wenn eine Kontengruppe dieDatenhaltung auf der Ebene Lieferantenteilsortiment und/oder Betrieb zuläßt, z.B. imStandardsystem die Kontengruppe 0001 für Lieferanten.

2. Beim Pflegen abweichender Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

a. Falls noch keine abweichenden Daten angelegt wurden, erhalten Sie ein Dialogfenster,auf dem Sie gefragt werden, ob Sie abweichende Daten anlegen möchten.

Falls ja, geben Sie auf dem Dialogfenster Anlegen Abweichende Daten diegewünschte Datenhaltungsebene [Extern] (LTS und/oder Werk) ein und markierenSie, ob Sie abweichende Einkaufsdaten oder Partner erfassen möchten. Wählen Sie

.

Das entsprechende Bild erscheint. Geben Sie die abweichenden Daten ein.

b. Falls bereits abweichende Daten vorhanden sind, wird Ihnen auf dem folgenden Fensterangezeigt, für welche Datenhaltungsebenen Sie bereits abweichende Einkaufsdatenoder Partner erfaßt haben.

Markieren Sie die gewünschte Datenhaltungsebene und wählen Sie Einkauf oder Partner, um abweichende Einkaufsdaten oder Partner zu erfassen. Das

entsprechende Bild erscheint. Geben Sie die abweichenden Daten ein.

Wählen Sie , um abweichende Daten für andere Datenhaltungsebenenanzulegen.

ErgebnisWenn Sie z.B. auf dem Einstiegsbild von Einkaufsbelegen ein Lieferantenteilsortiment eingeben,dann bietet das System Ihnen nicht die Lieferantendaten auf Ebene der Einkaufsorganisation an,sondern die spezielleren für das Lieferantenteilsortiment.

Das System geht bei der Suche und Ausgabe der Daten in folgender Reihenfolge vor:

1. Lieferantenteilsortiment (LTS) / Werk / Einkaufsorganisation (EKORG)


Abweichende Daten pflegen

April 2001 55

2. Lieferantenteilsortiment / Einkaufsorganisation

3. Werk / Einkaufsorganisation

4. Einkaufsorganisation

Das System sucht zunächst danach, ob Daten auf der spezifischsten Ebene vorhanden sind.Falls es auf dieser Ebene keine Daten findet, sucht es auf der nächst allgemeineren Ebene nachDaten.

Das heißt:

1. Wenn Daten für die Ebene LTS / Werk / EKORG vorhanden sind, werden diese ermittelt.

2. Wenn nicht, prüft das System, ob auf der Ebene LTS / EKORG Daten vorhanden sind.

3. Falls auch auf dieser Ebene keine Daten vorhanden sind, werden Daten auf der Ebene Werk/ EKORG gesucht.

4. Falls hier keine vorhanden sind, werden nur die allgemeinen Daten auf Ebene derEinkaufsorganisation ermittelt und angezeigt.

Weitere Informationen zum Lieferantenteilsortiment finden Sie im AbschnittLieferantenteilsortiment [Seite 46].

Weitere Informationen zu Partnerrollen finden Sie im Abschnitt Partnerrollen im Einkauf [Seite42].


Einkaufsstammdaten

56 April 2001

EinkaufsstammdatenVerwendungDie Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zusätzlichen Arten von Stammdatenunterstützt:

� Einkaufsinfosatz

� Orderbuch

� Quotierung

� Konditionen

� Lieferantenbeurteilung

FunktionsumfangEinkaufsinfosatzInfosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. Der Infosatz bietetkomprimierte Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das Sie von dembetreffenden Lieferanten bereits beziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehungzwischen einem Material und dem entsprechenden Lieferanten her.

Der Infosatz gibt beispielsweise Auskunft darüber, in welcher Bestellmengeneinheit bei demLieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner gehen aus dem Infosatz Preisänderungenfür das betreffende Material hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angeboteleichter bewerten, und der Prozeß der Angebotsauswahl wird vereinfacht.

Infosätze werden bei Bestellung eines Materials automatisch angelegt. Das Anlegen, Ändern undLöschen von Infosätzen durch den Benutzer ist ebenfalls möglich.

Siehe auch:Einkaufsinfosätze [Seite 235]

OrderbuchIm Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material, gültig innerhalb einesvorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. Dem Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welchesZeitraums ein Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einem Kontraktabgerufen werden kann.

Das Orderbuch unterstützt den Benutzer bei der Klärung der Frage: Welche Lieferanten (interneoder externe) können ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeitpunkt liefern? Es dientaußerdem zur automatischen Auswahl von Lieferanten für ein Material.

Siehe auch:Optimierter Einkauf [Seite 258]

QuotierungEine Quotierung ist ein Mechanismus, der für ein Material berechnet, welche Bezugsquelleeinem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Sie können dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle


Einkaufsstammdaten

April 2001 57

zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen vonQuoten besteht die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedene Bezugsquellen zuverteilen.

Siehe auch:Optimierter Einkauf [Seite 258]

Zeitabhängige KonditionenDies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und für Bestellungen ausschlaggebend sind.Auf der Basis der zeitabhängigen Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.

Siehe auch:Konditionen und Preisfindung [Seite 347]

LieferantenbeurteilungDie Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage zur Auswahl und Kontrollevon Lieferanten. Anhand bestimmter Kriterien wird für den Lieferanten eine Gesamtnotevergeben.Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Dokumentation MM - Einführung in dieLieferantenbeurteilung [Extern].


Einkaufsanwendungen mit neuem Interaktionsdesign (Enjoy Anwendungen)

58 April 2001

Einkaufsanwendungen mit neuem Interaktionsdesign(Enjoy Anwendungen)EinsatzmöglichkeitenAb Release 4.6 wurden die Bestellung und die Bestellanforderung einem Redesign unterzogen,das die Belange der Benutzer in den Mittelpunkt stellt. Es unterstützt die schnelle und einfacheErledigung anfallender Arbeiten, insbesondere durch die Umsetzung ergonomischer Richtlinien.

Sie können beispielsweise im rechten Bildbereich Ihre Bestellungen oder Bestellanforderungenbearbeiten, während Sie gleichzeitig im linken Bildbereich eine Belegübersicht nutzen.

In der einund ausblendbaren Belegübersicht können Sie sich unterschiedliche Einkaufsbelegeanzeigen lassen, die Sie bei der täglichen Arbeit benötigen, z.B. Bestellungen,Bestellanforderungen, Lieferpläne etc.

Wenn Sie die neugestaltete Bestellung (Enjoy Bestellung) oder die neugestalteteBestellanforderung (Enjoy Bestellanforderung) nicht nutzen möchten, dann erreichenSie:

� die bisherige Bestelltransaktion über folgende Transaktionscodes: Bestellunganlegen ME21, ändern ME22 und anzeigen ME23

� die bisherige Bestellanforderungstransaktion über folgende Transaktionscodes:Bestellanforderung anlegen ME51, ändern ME52 und anzeigen ME53

Sie finden die Enjoy Bestellung und die Enjoy Bestellanforderung im Einkaufsmenü(Transaktionscodes Bestellung anlegen ME21N, ändern ME22N, anzeigen ME23Nund Bestellanforderung anlegen ME51N, ändern ME52N, anzeigen ME53N).

Um kundeneigene Felder in Enjoy Anwendungen aufzunehmen, stehen Ihnen folgendeErweiterungen zur Verfügung:

� MM06E005: Kundenfelder im Einkaufsbeleg

� MEREQ001: Kundeneigene Daten in der Bestellanforderung

IntegrationDas Redesign von Bestellanforderung und Bestellung geht einher mit einem Redesign dernachfolgenden Anwendungen in der Bestandsführung und Rechnungsprüfung, so daß sich jetztder komplette Beschaffungsprozeß in einem einheitlichen Design präsentiert.

EinschränkungenDie Realisierung folgender Funktionen ist erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen:

� Es ist nicht möglich, kundeneigene Felder auf der Kontierungssicht der Position anzulegen.

� In der Enjoy Bestellung sind für Dienstleistungspositionen die Funktion "Merken" sowie dieÄnderung von Werk und Lieferant nicht möglich.


Einkaufsanwendungen mit neuem Interaktionsdesign (Enjoy Anwendungen)

April 2001 59

� Bei Batch-Input werden die bisherige Bestellanforderung und Bestellung verwendet.

Siehe auch:Das neue Interaktionsdesign [Seite 60]

Bestellung mit neuem Interaktionsdesign [Seite 72]

Bestellanforderung mit neuem Interaktionsdesign [Seite 81]

Weitere Informationen und Beispieldaten zum neuen Interaktionsdesign imBeschaffungsprozeß finden Sie in der IDES-Dokumentation zu Release 4.6C unterMaterialwirtschaft � Einkaufsabwicklung im Abschnitt Die Enjoy-Oberfläche imBeschaffungsprozeß.


Das neue Interaktionsdesign

60 April 2001

Das neue InteraktionsdesignVerwendungDas neue Design von Bestellung und Bestellanforderung stellt den Benutzer in den Mittelpunktund soll ihn bei der Arbeit unterstützen. Dazu wurden die Anwendungen ergonomischer undübersichtlicher gestaltet.

Beide Anwendungen unterstützen den Anwender bei der Dateneingabe, z.B. durchVorschlagswerte, und tolerieren fehlerhafte Eingaben.

Sie können auf einem zentralen Bild Kopfdaten, Daten auf der Positionsübersicht undDetaildaten pflegen.

Das Springen zwischen verschiedenen Bildern und die Bearbeitung eines Einstiegsbildes entfällt.Sie können auf demselben Bild zwischen Anlegen, Ändern und Anzeigen wechseln.

FunktionsumfangDie Enjoy Anwendungen bieten folgende Vorteile:

EinbildtransaktionSie können auf einem zentralen Bild alle relevanten Daten pflegen.

Die Einbildtransaktion ist in drei Bildbereiche unterteilt:

� KopfHier können Sie alle Daten erfassen, die die gesamte Bestellung oderBestellanforderung betreffen, z.B. die Partnerrollen zu Ihrem Lieferanten, Texte oder dieKonditionen.

� PositionsübersichtHier können Sie Ihre Positionen mit den für Sie wichtigsten Daten erfassen, z.B.Material, Dienstleistungen, Warengruppe, Menge und bestellendes Werk.

� PositionsdetailHier können Sie zusätzliche Daten zu einer bestimmten Position erfassen, z.B.Kontierungs- und Mahndaten oder Limits und einzelne Leistungen.

Sie können alle drei Bildbereiche einzeln auf- und zuklappen und damit auch die Größe dereinzelnen Bildbereiche beeinflussen. Wenn Sie z.B. Kopf und Positionsdetail schließen, dannvergrößert sich die Positionsübersicht.

Wählen Sie in der linken oberen Ecke des jeweiligen Bildbereiches , um die einzelnenBereiche aufzuklappen; wählen Sie , um diese zuzuklappen.

Belegübersicht mit definierbaren AnzeigevariantenIn der Belegübersicht finden Sie unterschiedliche Einkaufsbelege, die Sie bei der täglichen Arbeitbenötigen, z.B. Bestellungen, Bestellanforderungen, Lieferpläne etc.

So können Sie sich z.B. links im Bild alle zu erledigenden Bestellanforderungen anzeigen lassenund rechts im Bild mit der Bestellbearbeitung beginnen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Arbeiten mit der Belegübersicht [Seite 66].



April 2001 61

Persönliche EinstellungenBei der Benutzung der Enjoy Anwendungen können zusätzlich persönliche Anforderungenberücksichtigt werden, wie z.B. Vorschlagswerte.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Persönliche Einstellungen [Seite 63].

Positionen sortieren und filternSie können Bestellpositionen auf- oder absteigend sortieren, so daß Sie z.B. dieBestellpositionen mit dem höchsten Preis als erstes sehen.

Außerdem können Sie sich Bestellpositionen nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen. AlsFilterkriterien können Sie alle Felder der Bestellposition verwenden.

Sie möchten z.B. nur Positionen sehen, die für das Werk Hamburg bestimmt sind und derenBestellmenge 30 ST nicht überschreitet.

Wenn Sie wieder alle Bestellpositionen sehen möchten, heben Sie den Filter auf.

Erleichterung bei der Dateneingabe

� Korrektur fehlerhafter EingabenSie können in Positionen das Material, den Positionstyp oder das Werk nachträglichändern, z.B. wenn Sie sich vertippt haben. D.h. daß Sie keine neue Position anlegenmüssen, solange keine Folgebelege gebucht worden sind.

� Eingabe von Namen statt NummernBei der Eingabe von Lieferant/Lieferwerk, Warengruppe, Lagerort oder Werk genügt es,wenn Sie Teile des Namens anstelle der kompletten Nummer eingeben. Das Systemschlägt Ihnen dann die entsprechenden Daten vor.

Wenn Sie z.B. im Feld Lieferant/Lieferwerk 'mann' eingeben, dann würde Ihnen dasSystem z.B. Ihren Lieferanten Kallmann und Ihre Lieferwerke in Mannheimvorschlagen.

� Materialsuche über Teil des MaterialkurztextesSie können Materialien ermitteln, indem Sie im Feld Material einen Teil desMaterialkurztextes eingeben. Sie müssen dazu nicht den kompletten Kurztext kennenund eingeben. Das System schlägt Ihnen dann die entsprechenden Materialien vor.

Wenn Sie im Feld Material z.B. 'schraube' eingeben, dann schlägt Ihnen das Systemalle Materialien vor, in deren Kurztext 'schraube' vorkommt.

Keine störenden MeldungenSie haben die Wahl, ob Sie Systemmeldungen während der Bearbeitung erhalten und gleicherledigen möchten, oder ob Sie zunächst ungestört alle Daten erfassen und Fehler bzw.Unvollständigkeiten zu einem späteren Zeitpunkt, geführt von einem Fehlerprotokoll, behebenmöchten.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Fehlerprotokoll [Seite 65].

Positionen aus Vorlagebelegen per Mausklick übernehmenSie können Positionen aus Referenzbelegen, wie z.B. Bestellanforderung, Bestellung oderAnfrage, durch einfaches Ziehen mit der Maus oder mittels Drucktaste in die Bestellung oderBestellanforderung übernehmen.



62 April 2001

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellung mit Bezug zu Referenzbeleg anlegen[Seite 78] und Bestellanforderung oder Positionen kopieren [Seite 86].

Vereinfachte NavigationSie erreichen relevante Daten per Doppelklick oder über das Umfeldmenü:

� DoppelklickDie Stammsätze zu Lieferanten und Materialien können Sie sich mit einem Doppelklickauf das jeweilige Feld anzeigen lassen.

Mit einem Doppelklick auf die Rahmenvertrags- oder Infosatznummer können Sie sichden zugehörigen Vertrag anzeigen lassen.

Mit einem Doppelklick auf eine Bestellung oder eine Bestellanforderung in derBelegübersicht können Sie sich diese anzeigen lassen.

� UmfeldmenüÜber das Menü Umfeld erreichen Sie zusätzliche Informationsquellen, wie z.B.Änderungsbelege, Materialstammsätze, Infosatz, Bestandsübersicht, Quotierung oderOrderbuch.

Sie können über die persönlichen Einstellungen festlegen, daß IhnenUmfeldinformationen in einem neuen Modus angezeigt werden.

Neuer Texteditor - komfortablere TextbearbeitungWenn Sie Texte erfassen, können Sie zwischen der herkömmlichen Textbearbeitung und einemFließtexteditor wählen, der u.a. einen automatischen Zeilenumbruch sowie das Suchen undErsetzen von Texten unterstützt.

Hilfe direkt neben der AnwendungFür die Enjoy Bestellung können Sie einen einund ausblendbaren Hilfebereich nutzen, um sichüber die neue Oberfläche und Funktionalität zu informieren.


Persönliche Einstellungen

April 2001 63

Persönliche EinstellungenVerwendungGrundsätzlich erscheint, wenn Sie erneut in eine Enjoy Anwendung einsteigen, die von Ihnenzuletzt bearbeitete Bestellung bzw. Bestellanforderung so wie Sie diese verlassen haben, d.h.wenn der Kopf zugeklappt, Positionsübersicht und Positionsdetail offen waren, wird Ihnen diesemit genau dieser Bildaufteilung unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Spaltenanordnungangezeigt.

Darüber hinaus können bei der Benutzung der Enjoy Anwendungen zusätzlich persönlicheAnforderungen berücksichtigt werden.

FunktionsumfangSie können über die persönlichen Einstellungen festlegen, daß

� die Belegübersicht automatisch aufgebaut wird

� Umfeldinformationen in einem neuen Modus angezeigt werden

� Sie die Organisationsdaten eingeben oder auswählen möchten

� Meldungen in einem Fehlerprotokoll gesammelt werden

� Sie Vorschlagswerte pflegen möchten

� eigene Belege nur aus einem bestimmte Zeitraum selektiert werden

Belegübersicht automatisch aufbauenSie können festlegen, daß die zuletzt verwendete Variante in der Belegübersicht angezeigtwerden soll, wenn Sie in die Anwendung einsteigen.

Alternativ können Sie in die Anwendung einsteigen, ohne daß über die zuletzt verwendeteVariante Belege ausgewählt und in der Belegübersicht angezeigt werden.

Wenn Sie die Belegübersicht zu einem späteren Zeitpunkt benutzen möchten, müssen Sie diegewünschten Belege über eine Variante auswählen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Arbeiten mit der Belegübersicht [Seite 66].

Darstellung der Umfeldinformationen festlegenSie können festlegen, daß beim Anzeigen von Stammdaten zum Material, Lieferant etc. einneues Fenster, d.h. ein neuer Modus, geöffnet wird.

Eingabe der OrganisationsdatenSie können wählen, ob Sie die Organisationsdaten in der Bestellung manuell eingeben oder auseinem Listenfeld auswählen möchten.

Keine störenden Meldungen während der BearbeitungSie können wählen, ob Sie während der Bearbeitung einer Bestellung oder BestellanforderungSystemmeldungen erhalten möchten, welche und wie viele dieser Meldungen angezeigt werdensollen.


Persönliche Einstellungen

64 April 2001

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Fehlerprotokoll [Seite 65].

Vorschlagswerte pflegenWenn Sie den Eingabeaufwand bei der Erfassung von Bestellungen und Bestellanforderungenreduzieren möchten, können Sie Vorschlagswerte pflegen. Dies ist vor allem bei Daten sinnvoll,die Sie bei jeder Bestellung oder Bestellanforderung erneut eingeben müssen, z.B.Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe.

Sie können Ihre persönlichen Vorschlagswerte für Kopf- und Positionsdaten pflegen.

Wenn Sie z. B. regelmäßig Normalbestellungen für Ihr Werk in Stuttgart anlegen, dann könnenSie die Vorschlagswerte entsprechend pflegen. Diese Daten werden dann automatischvorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung neu anlegen.

Selektionszeitraum eigener Belege einstellenAußerdem können Sie für die Varianten Meine Bestellungen, Meine gemerkten Bestellungen undMeine Bestellanforderungen festlegen, aus welchem Zeitraum die Bestellungen oderBestellanforderungen stammen sollen, z.B. nur Bestellungen von gestern.

AktivitätenWählen Sie in der Enjoy Anwendung Persönliche Einstellungen in der Drucktastenleiste, umIhre persönlichen Einstellungen zu pflegen.


Fehlerprotokoll

April 2001 65

FehlerprotokollVerwendungFür die Enjoy Anwendungen gibt es ein Fehlerprotokoll, in dem alle Systemmeldungengesammelt werden, deren Ursachen bei der Bearbeitung einer Bestellung oderBestellanforderung noch nicht behoben wurden.

FunktionsumfangEine Statusanzeige in der Position zeigt Ihnen, welche Positionen fehlerhaft sind.

Welche Systemmeldungen aufgetreten sind, während Sie eine Bestellung oderBestellanforderung bearbeiten, können Sie sich im Fehlerprotokoll anzeigen lassen. Von dortkönnen Sie diese Meldungen gesammelt bearbeiten.

Über die persönlichen Einstellungen können Sie festlegen, daß Sie Systemmeldungen zufehlerhaften und unvollständigen Positionen

� zunächst in einem Fehlerprotokoll sammeln möchten, um Sie zu einem späteren Zeitpunktzu bearbeiten

� sofort bei Erscheinen bearbeiten möchten und Sie können eingeben, wie viele MeldungenIhnen maximal direkt angezeigt werden sollen

Sie können z.B. festlegen, daß Sie während der Bearbeitung nur Fehlermeldungenerhalten und sofort bearbeiten möchten. Warn-, Informations- und Erfolgsmeldungensollen nicht angezeigt, sondern im Fehlerprotokoll gesammelt werden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Persönliche Einstellungen [Seite 63].

AktivitätenUm das Fehlerprotokoll zu bearbeiten, sind folgende Arbeitsschritte erforderlich:

1. Sie erreichen das Fehlerprotokoll einer Bestell- oder Bestellanforderungsposition, indem Sieauf den Status, der in der Statusspalte angezeigt wird, klicken.

2. Markieren Sie im Fehlerprotokoll die Meldung, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten.

Das System führt Sie zu dem Feld, in dem Daten fehlen oder fehlerhaft sind.

3. Geben Sie dort die erforderlichen Daten ein.

Sie erreichen das Fehlerprotokoll, das die Meldungen zu allen Positionen enthält,indem Sie in der Drucktastenleiste wählen.


Arbeiten mit der Belegübersicht

66 April 2001

Arbeiten mit der Belegübersicht VerwendungIn der Belegübersicht können Sie sich unterschiedliche Einkaufsbelege anzeigen lassen, die Siebei der täglichen Arbeit benötigen, z.B. Bestellungen, Bestellanforderungen, Lieferpläne etc.Gleichzeitig können Sie im rechten Bildbereich Ihre Bestellungen oder Bestellanforderungenbearbeiten.

FunktionsumfangBeim Arbeiten mit der Belegübersicht stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Belege auswählenWelche Belege Ihnen in der Belegübersicht angezeigt werden, können Sie auswählen.

Sie können sich folgende Belege anzeigen lassen:

� Bestellungen

� Anfragen

� Kontrakte

� Lieferpläne

� Einkaufsbelege allgemein


� Meine Bestellungen

� Gemerkte Bestellungen [Extern]

� Meine Bestellanforderungen

Beachten Sie, daß bei der Variante Meine Bestellanforderungen nurBestellanforderungen ausgewählt werden, die Sie selbst angelegt haben.

Belegdarstellung festlegenSie können festlegen,

� welche Daten der ausgewählten Belege Ihnen angezeigt werden sollen, z.B. Belegnummer,Lieferant, Material

� wie Ihnen die Daten der ausgewählten Belege angezeigt werden sollen, z.B. alleBestellungen zu einem Material oder alle Bestellungen eines Lieferanten

Bei Bedarf können Sie Ihre Auswahlkriterien als Varianten sichern und wiederverwenden.

Selektionsvarianten ändern oder entfernen

� Wenn Sie z.B. nicht nur die Bestellungen Ihrer Einkäufergruppe 001, sondern auch die derEinkäufergruppe 002 sehen möchten, dann können Sie Ihre Selektionsvariante fürBestellungen entsprechend ändern. Wählen Sie dazu Selektionsvariante � Ändern.



April 2001 67

� Wenn Sie eine bestimmte Selektionsvariante nicht mehr benötigen, dann können Sie dieseentfernen. Wählen Sie dazu Selektionsvariante � Entfernen.

Belege zum Bearbeiten auswählenWenn Sie auf einen Beleg in der Belegübersicht doppelklicken, dann können Sie sich z.B. eineBestellung anzeigen lassen.

Belege suchenSie können Belege in der Belegübersicht finden, z.B. eine Bestellung zu einem bestimmtenBelegdatum. Wählen Sie , um Belege zu suchen.

Belegübersicht auffrischenSie können die Belegübersicht während der Bearbeitung aktualisieren, ohne daß Sie dieAuswahl der entsprechenden Belege erneut starten müssen. Wählen Sie , um dieBelegübersicht aufzufrischen.

Sie können sich z.B. in der Belegübersicht Bestellanforderungen anzeigen lassen, die Siebearbeiten möchten. Wenn Sie beispielsweise nach einer Besprechung an Ihren Arbeitsplatzzurückkehren, dann können Sie die Belegübersicht auffrischen, damit auch solcheBestellanforderungen angezeigt werden, die neu erstellt oder geändert wurden.

Belegübersicht ausblendenWenn Sie die Belegübersicht nicht mehr benötigen, können Sie diese auch ausblenden. WählenSie dazu die Drucktaste Belegübersicht aus.

AktivitätenWenn Sie die Belegübersicht nach Ihren Wünschen gestalten möchten, müssen Sie folgendeArbeitsschritte durchführen:

1. eine Selektionsvariante definieren,

d.h. festlegen, welche Einkaufsbelege Sie sehen möchten

Wenn die Selektionskriterien nicht ausreichen, können Sie auf dem Selektionsbildüber Bearbeiten � Freie Abgrenzungen weitere Kriterien auswählen.

2. ein Layout definieren,

d.h. festlegen, welche Daten Ihnen aus den ausgewählten Einkaufsbelegen angezeigtwerden sollen

3. den Aufriß definieren,

d.h. festlegen, wie Ihnen die Daten der ausgewählten Einkaufsbelege angezeigt werdensollen

4. diese Einstellungen abschließend als Layout sichern.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Belegübersicht definieren [Seite 69].



68 April 2001


Belegübersicht definieren

April 2001 69

Belegübersicht definieren VerwendungIn der Belegübersicht können Sie sich unterschiedliche Einkaufsbelege anzeigen lassen, die Siebei der täglichen Arbeit benötigen, z.B. Bestellungen, Bestellanforderungen, Lieferpläne etc.Gleichzeitig können Sie im rechten Bildbereich Ihre Bestellungen oder Bestellanforderungenbearbeiten.

VoraussetzungenSie haben die Belegübersicht über die Drucktaste Belegübersicht ein eingeschaltet.

VorgehensweiseSie möchten z.B. eine Variante definieren, die Ihnen alle offenen Bestellanforderungenanzeigt, die zwischen dem 01.04. und dem 30.04. zu der Einkäufergruppe 001 angelegt odergeändert wurden.

Außerdem möchten Sie pro Bestellanforderungsposition das gewünschte Material, die bestellteMenge und den Wunschlieferanten sehen.

Da Sie die ältesten Bestellanforderungen zuerst bearbeiten müssen, möchten Sie dieBestellanforderungsnummern aufsteigend sortieren.

Welche Belege möchte ich sehen?Kriterien festlegen

1. Wählen Sie , um eine Selektionsvariante auszuwählen. Es erscheint ein Menü.

2. Wählen Sie aus diesem Menü Bestellanforderungen aus. Sie gelangen auf einSelektionsbild.

3. Markieren Sie auf dem Selektionsbild nur offene und geben Sie im Feld Einkäufergruppe001 ein.

4. Wählen Sie , um freie Abgrenzungen auszuwählen.

Im oberen linken Bildbereich werden Ihnen Felder der Bestellanforderung angeboten, dieSie als zusätzliche Kriterien verwenden können.Lassen Sie sich dort die Unterknoten zu Bestellanforderung anzeigen.

5. Markieren Sie Geändert am und wählen Sie , um markierte Kriterien zu übernehmen.

6. Wählen Sie , um weitere Daten einzugeben, und geben Sie auf dem nächsten Fensterauf der Registerkarte Intervalle als Zeitraum '01.04.1999' bis '30.04.99' ein.

7. Wählen Sie Übernehmen. Sie gelangen auf das Selektionsbild zurück.

8. Wählen Sie , wenn Sie die Selektion sofort ausführen möchten.

Wählen Sie , wenn Sie Ihre Kriterien als Variante sichern möchten.



70 April 2001

Variante sichern1. Geben Sie einen Namen und einen Kurztext (Bedeutung) für die Variante ein.

2. Wählen Sie , um Ihre Variante zu sichern.

3. Wählen Sie , um die Selektion auszuführen. In der Belegübersicht werden Ihnen dann alleBestellanforderungen angezeigt, die Ihren Kriterien entsprechen.

Welche Daten dieser Belege möchte ich sehen?1. Wählen Sie , um das Layout auszuwählen. Es erscheint ein Menü.

� Wählen Sie aus diesem Menü Layout ändern aus, um ein neues Layout zu definieren.

Sie erhalten ein zusätzliches Fenster, auf dem Sie die gewünschten Felderauswählen können. Markieren Sie dort Banf-Position, Material, Bestellte Menge undWunschlieferant und übernehmen Sie diese Felder aus dem Spaltenvorrat in dieSpaltenauswahl.

Wählen Sie dann .

� Wählen Sie aus diesem Menü Layout auswählen, um ein bereits vorhandenes Layoutzu verwenden.

Wählen Sie auf dem folgenden Fenster das gewünschte Layout aus und wählen Sie Übernehmen.

2. Wählen Sie im Bereich der Belegübersicht , um das Layout auszuwählen, und dannLayout sichern.

Wie sollen diese Daten dargestellt werden?1. Wählen Sie , um den Aufriß zu ändern. Sie erhalten ein zusätzliches Fenster, auf dem Sie

die Sortierung der Daten definieren können.

2. Markieren Sie Banf-Position und übernehmen Sie dieses Feld als Sortierkriterium aus demSpaltenvorrat. Markieren Sie , damit die Bestellanforderungen aufsteigend sortiert werden.

3. Wählen Sie .

4. Wählen Sie , um das Layout auszuwählen, und dann Layout sichern.

Wie kann ich mit dieser Darstellung in die Anwendung einsteigen?1. Wählen Sie , um das Layout auszuwählen, und dann Layout verwalten.

2. Markieren Sie das gewünschte Layout.

3. Wählen Sie , wenn Sie mit dem markierten Layout in die Anwendung einsteigen möchten.

4. Wählen Sie , um zu sichern.

5. Wählen Sie , um in die Anwendung zurückzukehren.



April 2001 71

In den persönlichen Einstellungen können Sie festlegen, daß die Belegübersichtautomatisch beim Start der Enjoy Anwendung aufgebaut wird. Zur Auswahl derBelege wird die Variante benutzt, die Sie vor Verlassen der Enjoy Anwendungausgewählt hatten.


Bestellung mit neuem Interaktionsdesign

72 April 2001

Bestellung mit neuem InteraktionsdesignVerwendungDas neue Design der Bestellung stellt die Belange der Benutzer in den Mittelpunkt undunterstützt den Anwender bei der Bestellbearbeitung.

FunktionsumfangBeim Bearbeiten von Enjoy Bestellungen stehen Ihnen zusätzlich folgende Funktionen zurVerfügung:

SchnelländerungMit der Schnelländerung können Sie Daten, wie z.B. Werk und Lagerort, gleichzeitig in mehrerenPositionen ändern.

Dazu müssen Sie:

� Positionen auswählenSie können die Schnelländerung entweder für mehrere markierte Positionen oder für allePositionen durchführen.

� Daten auswählenWenn Sie z.B. das Werk ändern möchten, dann können Sie die Spalte Werk markieren,bevor Sie für Schnelländerung wählen.

Wenn Sie für Schnelländerung wählen, ohne daß Sie zuvor eine Spalte markiert haben, dannerhalten Sie ein zusätzliches Fenster, auf dem Sie aus allen änderbaren Feldern diegewünschten auswählen können.

Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie bei Bestellungen im Bereich der Detaildaten dasEndlieferungskennzeichen ändern möchten.

Sie bestellen in der Regel für das Werk Stuttgart. Deshalb haben Sie in denpersönlichen Einstellungen festgelegt, daß Ihnen in der Bestellposition dieses Werkvorgeschlagen wird.

Während der Bearbeitung einer Bestellung bemerken Sie, daß Sie bestimmteBüromaterialien nicht für das Werk in Stuttgart, sondern für Ihr Werk in Berlinbeschaffen möchten.

Markieren Sie die entsprechenden Positionen und die Spalte Werk und wählen Sie unter der Positionsübersicht.

Druckansicht direkt aus der BestellungSie können sich die Druckanzeige direkt aus der bearbeiteten Bestellung heraus anzeigenlassen. Dies gilt auch für noch nicht freigegebene Belege. Wählen Sie dazu Druckansicht.



April 2001 73

Bei nicht freigegebenen Belegen wird eine Nachricht erzeugt, die jedoch nichtausgegeben werden kann.

Daß eine Nachricht nicht ausgegeben werden kann, sehen Sie am Kennzeichengesperrt in den Zusatzangaben der Nachricht.

Unvollständige Bestellungen merkenSie können fehlerhafte oder unvollständige Bestellungen im SAP-System ablegen, d.h. "merken".Wenn Sie z.B. kurz vor Feierabend telefonisch eingegangene Bestellungen vorerfassen, dannkönnen Sie diese Bestellungen am nächsten Arbeitstag aus der Belegübersicht holen, die Datenprüfen, vervollständigen und sichern. Gemerkte Bestellungen werden nicht übermittelt, sie sindallerdings disporelevant.

Im Unterschied zu gesicherten Bestellungen sind bei gemerkten Bestellungen folgendeFunktionen nicht möglich:

� Nachrichtenausgabe

� Freigabe

� Buchung eines Wareneingangs

� Buchung einer Rechnung

Wenn eine Bestellung gesichert wurde, dann kann sie zu einem späteren Zeitpunktnicht mehr mit der Funktion Merken bearbeitet werden.

Wenn Sie eigene Auswertungen durchführen, müssen Sie beachten, daß dann auchgemerkte Bestellungen in Ihrem Report berücksichtigt werden.

Dienstleistungspositionen können Sie nicht merken.

Freigabestrategie der Bestellung anzeigenWenn eine Bestellung einer Freigabestrategie unterliegt, können Sie sich diese Freigabestrategieim Bereich der Kopfdaten anzeigen lassen.

Dort sehen Sie die:

� Freigabemöglichkeitend.h. welche Freigabestelle freigeben kann bzw. noch freigeben muß

Hier sehen Sie, welche Freigabecodes [Extern] bereits freigegeben haben, und welcheFreigabecodes als nächstes freigeben können.

� Kombinationsmöglichkeiten für Endfreigabed.h. welche Beteiligten freigeben können bzw. welche Kombinationen möglich sind,damit die Endfreigabe eines Beleges erfolgt

Hier sehen Sie, welche Freigabecodes die Bestellung genehmigen müssen, damit dieBestellung endgültig freigegeben ist.



74 April 2001

Wenn keine weiteren Freigabemöglichkeiten angezeigt werden und das Freigabekennzeichen[Extern] den Status freigegeben hat, dann ist die Bestellung endgültig freigegeben.

KontierungSie können Bestell- oder Banfpositionen einfach- oder mehrfach kontieren. Bei derMehrfachkontierung können Sie zwischen einer mengenmäßigen oder prozentualen Verteilungwählen.

Kontierungspositionen kopierenWenn Sie die Mehrfachkontierung gewählt haben, dann können Sie Kontierungsdaten in andereBestell- oder Banfpositionen kopieren.

Sie bestellen 10 Bürostühle und 10 Bürotische, von denen Sie jeweils 5 auf dieKostenstelle 1000 und die anderen 5 auf die Kostenstelle 2000 kontieren möchten.

Für die Bürostühle erfassen Sie zwei Kontierungspositionen. Markieren Sie beideKontierungspositionen und wählen Sie , um die Kontierungsposition zu kopieren.

Wenn Sie dann die Kontierung für die Bürotische erfassen möchten, wählen Sie ,um die kopierten Kontierungspositionen einzufügen. Sie können dann wählen, ob Siedie Kontierungsposition einmal oder mehrfach einsetzen möchten.

Anlagen anlegenWenn Sie die Kontierung erfassen, können Sie direkt aus der Bestellung heraus proKontierungsposition eine Anlage anlegen. Markieren Sie dazu auf der Registerkarte Kontierungdie betreffenden Kontierungszeilen und wählen Sie Anlagen anlegen.

Wenn Sie keine Kontierungszeile markieren, dann werden Anlagen zu allen Kontierungszeilenangelegt, denen noch keine Anlage zugewiesen wurde.

Wenn Sie das Haushaltsmanagement (FI-FM) verwenden, dann werden auch bei unkontiertenBestellpositionen auf der Registerkarte Kontierung die Felder Finanzposition, Finanzstelle undFonds angezeigt.

Keine Kontierung bei Positionen ohne Rechnungseingang

Sie brauchen in der Enjoy Bestellung keine Kontierungsdaten zu erfassen, wenn Sie zu einerBestellposition keinen bewerteten Wareneingang und keinen Rechnungseingang erwarten.

Verwenden Sie einen eigenen Kontierungstyp (z.B. Kopie des Kontierungstyps U), für den Sie imCustomizing des Einkaufs unter Kontierung -> Kontierungstypen pflegen die VerbrauchsbuchungU (unbekannt) gewählt haben. Außerdem müssen die Kennzeichen Wareneingang und WE-unbewertet markiert sein.

Chargen anlegenSie können direkt aus der Bestellung heraus eine Charge für chargenpflichtige Materialienanlegen. Wählen Sie dazu im Positionsdetail auf der Registerkarte Materialdaten AnlegenCharge.

Konfiguration eines Materials anzeigenSie können konfigurierbare Materialien verwenden und sich deren Merkmalsbewertung anzeigenlassen. Wählen Sie dazu im Positionsdetail auf der Registerkarte Materialdaten Konfiguration.



April 2001 75

Homepage des Lieferanten anzeigenAus der Bestellung heraus erreichen Sie die Homepage des Lieferanten, wenn Sie die Internet-Adresse im Lieferantenstammsatz gepflegt haben. Wählen Sie auf der Registerkarte Anschrift inden Kopfdaten der Bestellung die Drucktaste Homepage anzeigen.

Aktualisierung des InfosatzesÜber das Kennzeichen InfoUpdate zur Aktualisierung des Infosatzes können Sie steuern, ob einInfosatz aktualisiert oder neu angelegt wird oder nicht.

Wenn das Kennzeichen markiert ist, dann sind folgende Fälle möglich:

� Wenn genau ein Infosatz (mit oder ohne Werk) vorhanden ist, wird dieser aktualisiert.

� Wenn kein Infosatz vorhanden ist und im Customizing 'Werkskonditionspflicht' festgelegtwurde, dann wird ein Infosatz mit Werk angelegt. Andernfalls wird ein Infosatz ohne Werkangelegt.

� Wenn zwei Infosätze vorhanden sind, d.h. ein Infosatz mit Werk und ein Infosatz ohne Werk,dann wird der Infosatz mit Werk aktualisiert.

Archivierte Bestellungen anzeigenWenn Sie in der Enjoy Bestellung eine bereits archivierte Bestellung auswählen, wird diese ausdem Archiv gelesen und angezeigt. Eine Meldung zeigt Ihnen an, daß es sich um eine archivierteBestellung handelt. Der Beleg kann nur angezeigt, aber nicht geändert werden.

Neben der archivierten Bestellung können Sie sich auch deren Bestellentwicklung sowie diezugehörigen Belege anzeigen lassen.

Adressen, Bestätigungen, Leistungen und Limits archivierter Bestellungen, können Sie sich nichtanzeigen lassen.

Damit das System die Belege im Archiv finden kann, muß für die archiviertenBestellungen ein Archivindex vorhanden sein oder im Archivinformationssystem[Extern] eine Informationsstruktur für das Archivierungsobjekt [Extern] MM_EKKOvorhanden sein.

Siehe auch:Bestellung anlegen, ändern und anzeigen [Seite 76].

Beispieldaten zum neuen Interaktionsdesign im Beschaffungsprozeß finden Sie inder IDES-Dokumentation zu Release 4.6C unter Materialwirtschaft �Einkaufsabwicklung im Abschnitt Bestellung anlegen unter der Enjoy-Oberfläche.


Bestellung anlegen, ändern und anzeigen

76 April 2001

Bestellung anlegen, ändern und anzeigenVerwendungSie können auf einem Bild Bestellungen anlegen, ändern und anzeigen.

VoraussetzungenSie können nur zwischen Anlegen, Ändern und Anzeigen wechseln, wenn Sie die erforderlichenBerechtigungen besitzen.

VorgehensweiseBestellung anlegen

Um eine neue Bestellung anzulegen, wählen Sie .

Bestellung ändern

Um eine angezeigte Bestellung zu ändern, wählen Sie .

Bestellung anzeigen

Um einen anderen Beleg anzuzeigen oder zu ändern, wählen Sie und markieren Sie auf demfolgenden Fenster Bestellung und geben Sie die Belegnummer ein.

Bestellung anlegen1. Wählen Sie im SAP Menü Logistik � Materialwirtschaft � Einkauf � Bestellung � Anlegen

� Lieferant/Lieferwerk bekannt.

Sie gelangen in das Bild Bestellung anlegen.

Das System zeigt Ihnen in der Belegübersicht die Einkaufsbelege entsprechend derzuletzt verwendeten Variante, es sei denn Sie haben dies in den persönlichenEinstellungen anders festgelegt.

Sie können beliebige Bestellpositionen aus der Belegübersicht in den zuerstellenden Beleg übernehmen, indem Sie die Positionen mit dem Cursor markierenund mit gedrückter linker Maustaste auf das Einkaufskorbsymbol ziehen.

2. Geben Sie in den jeweiligen Bildbereichen die erforderlichen Daten ein:

In den Feldern Lieferant, Material, Werk, Warengruppe und Lagerort brauchen Sie nureinen Teil des Namens einzugeben. Daraus ermittelt das System automatisch z.B. dievorhanden Lieferanten.

Sie können Vorschlagswerte für alle drei Bildbereiche hinterlegen.

Wenn Sie z.B. Ihre Einkäufergruppe und Einkaufsorganisation über Vorschlagswertehinterlegt haben, dann brauchen Sie diese Daten nicht jedesmal neu einzugeben,sondern diese Daten werden vom System automatisch vorgeschlagen.


Bestellung anlegen, ändern und anzeigen

April 2001 77

� Kopfdaten: z.B. Lieferant und Konditionen

� Positionsübersicht: z.B. Material, Menge, Liefertermin und Werk

Wenn Sie versehentlich ein falsches Material eingegeben haben, können Sie dasMaterial ändern, ohne daß Sie eine neue Position anlegen müssen. Positionstyp undWerk können Sie ebenfalls ändern, ohne daß Sie eine neue Position anlegenmüssen.

� Positionsdetail: z.B. Kontierung, Einteilungen, Bestätigungen

3. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten.

Wählen Sie - falls erforderlich - Kopfdetail und Positionsdetail, um die Bereicheder Kopf- und Detaildaten aufzuklappen.

Wählen Sie an der linken oberen Ecke des jeweiligen Bildbereiches, um dieBildbereiche zuzuklappen.

SchnelländerungWenn Sie Daten in zahlreichen Positionen der Positionsübersicht ändern möchten, dannkönnen Sie die Schnelländerung nutzen.

Markieren Sie eine oder mehrere Spalten und wählen Sie , um diese Daten zu ändern.Geben Sie auf dem folgenden Fenster den neuen Wert ein.

Wenn Sie keine Spalte markieren, erhalten Sie ein weiteres Fenster, auf dem Sie ausallen vorhandenen Felder die auswählen können, die Sie ändern möchten.

Fehlerhafte Positionen bearbeitenEin Status in der Statusspalte zeigt Ihnen, ob Positionen fehlerhaft sind. Klicken Sie aufdie Statusspalte der jeweiligen Position, um den Fehler zu bearbeiten.

Sie erreichen das Fehlerprotokoll, das die Meldungen zu allen Positionen enthält, indemSie in der Drucktastenleiste wählen.

4. Wählen Sie , um die Bestellung zu sichern.

Wenn die Bestellung noch fehlerhafte oder unvollständige Positionen enthält, könnenSie die Bestellung merken und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten.


Bestellung mit Bezug zu Referenzbeleg anlegen

78 April 2001

Bestellung mit Bezug zu Referenzbeleg anlegenVerwendungWenn Sie Bestellungen bearbeiten, können Sie den Erfassungsaufwand reduzieren, indem Sieeinfach Daten aus anderen Einkaufsbelegen übernehmen bzw. kopieren.

Sie können:

� einzelne Positionen oder komplette Belege aus der Belegübersicht in Ihre aktuelle Bestellungkopieren

� mit Hilfe der Belegübersicht z.B. eine Banf in eine Bestellung umsetzen oder eine Bestellungmit Bezug zum Kontrakt anlegen

VoraussetzungenSie müssen sich die Belege, auf die Sie Bezug nehmen möchten, in der Belegübersicht anzeigenlassen.

Wie Sie die Darstellung der Belegübersicht einstellen können, finden Sie im AbschnittBelegübersicht definieren [Seite 69].

VorgehensweiseDie Arbeitsschritte, die Sie durchführen müssen, um einen Beleg zu kopieren oder in eineBestellung umzusetzen, sind identisch.

Um einen Beleg in eine Bestellung zu übernehmen, können Sie den gewünschten Beleg in derBelegübersicht markieren und mittels Drucktaste in die aktuelle Bestellung im rechten Bildbereichübernehmen oder Sie können diesen mit der linken Maustaste auf das Einkaufskorbsymbolziehen.

Bestellungen kopierenVoraussetzungenDamit Sie komplette Bestellungen kopieren können, müssen Sie die Belegübersicht soeinrichten, daß Sie die Belege zunächst nach Belegnummer sortieren und sich diePositionsdaten unterhalb der Belegnummer anzeigen lassen.

Die Belegübersicht könnte in diesem Fall folgende Struktur haben:



April 2001 79

Belegübersicht

Bestellungen für Werk 0001

EinkBeleg/Position Material4500000070

4500000071

4500000072

450000007345000000744500000075

10

10

10

20LEHMLEHM

EIERUHR

EIERUHR

AktivitätenUm die Daten in die aktuelle Bestellung einzufügen, müssen Sie die gewünschte Bestellpositionoder Bestellung in der Belegübersicht markieren und zum Übernehmen wählen.

Bestellung mit Bezug zum Kontrakt anlegenVoraussetzungenDamit Sie den Bezug zum Kontrakt herstellen können, müssen Sie sich den gewünschtenKontrakt in der Belegübersicht anzeigen lassen.

AktivitätenMarkieren Sie die gewünschte Kontraktposition oder ggf. den Kontrakt in der Belegübersicht undwählen Sie für Übernehmen.

Lieferant und Positionsdaten werden in die aktuelle Bestellung übernommen.

Wenn Sie die Kontraktnummer kennen, dann können Sie diese auch direkt im FeldRahmenvertrag in der Positionsübersicht eingeben.

Bestellanforderungen in Bestellungen umsetzenVoraussetzungenDamit Sie Bestellanforderungen umsetzen können, müssen Sie sich die gewünschtenBestellanforderungen in der Belegübersicht anzeigen lassen.

Wenn Sie z.B. alle Bestellanforderungspositionen mit der Warengruppe Büromaterial (006) ineine Bestellung bei Ihrem Lieferanten Schmitt umsetzen möchten, dann müssen Sie dieBelegübersicht zunächst nach Warengruppe sortieren.



80 April 2001

Aktivitäten

Markieren Sie die Warengruppe in der Belegübersicht und wählen Sie für Übernehmen.

ErgebnisDie Daten werden in die aktuelle Bestellung übernommen.


Bestellanforderung mit neuem Interaktionsdesign

April 2001 81

Bestellanforderung mit neuem InteraktionsdesignVerwendungDas neue Design der Bestellanforderung stellt die Belange der Benutzer in den Mittelpunkt undunterstützt den Anwender bei der Bearbeitung von Bestellanforderungen.

FunktionsumfangBeim Bearbeiten von Enjoy Bestellanforderungen stehen Ihnen zusätzlich folgende Funktionenzur Verfügung:

Kopfnotizen erfassenDer Anforderer kann Kopfnotizen erfassen, um dem nachfolgenden Bearbeiter Informationenmitzugeben, die die gesamte Bestellanforderung betreffen.

Sie können zwischen der herkömmlichen Textbearbeitung und einem neuen Fließtexteditorwählen, der u.a. einen automatischen Zeilenumbruch sowie das Suchen und Ersetzen vonTexten unterstützt.

Freigabestrategie der Bestellanforderung anzeigenWenn eine Bestellanforderung einer Freigabe unterliegt, können Sie sich die Freigabestrategieanzeigen lassen.

Wenn die Bestellanforderung einer Gesamtfreigabe unterliegt, dann wird die Freigabestrategieim Bereich der Kopfdaten angezeigt.

Wenn die Bestellanforderung positionsweise freigegeben werden kann, dann sehen Sie dieFreigabestrategie in den Positionsdetaildaten.

Dort sehen Sie die:

� Freigabemöglichkeitend.h. welche Freigabestelle freigeben kann bzw. noch freigeben muß

Hier sehen Sie, welche Freigabecodes [Extern] bereits freigegeben haben, und welcheFreigabecodes als nächstes freigeben können.

� Kombinationsmöglichkeiten für Endfreigabed.h. welche Beteiligten freigeben können bzw. welche Kombinationen möglich sind,damit die Endfreigabe eines Beleges erfolgt

Hier sehen Sie, welche Freigabecodes die Bestellanforderung genehmigen müssen,damit die Bestellanforderung endgültig freigegeben ist.

Wenn keine weiteren Freigabemöglichkeiten angezeigt werden und dasFreigabekennzeichen [Extern] den Status freigegeben hat, dann ist dieBestellanforderung endgültig freigegeben.

Bestellpreisübernahme in BestellungIn der Bestellanforderung können Sie jetzt festlegen, daß

� der Preis als Netto- oder als Bruttopreis in die Bestellung übernommen werden soll, auchwenn im Infosatz für dieses Material ein anderer Preis hinterlegt ist, oder



82 April 2001

� der Preis nicht übernommen wird, wenn ein Preis vom System ermittelt werden kann, z.B.über einen Einkaufsinfosatz.

Bestellentwicklung referierter Einkaufsbelege anzeigenIm Bereich des Positionsdetails können Sie die 'Bestellentwicklung' sehen. Außerdem sehen Siez.B. welche Anfragen oder Kontrakte mit Bezug zur Bestellanforderung angelegt wurden.

Diese Informationen finden Sie auf der Registerkarte Status im Positionsdetail.

Positionsübersicht ausdruckenSie können die Positionsübersicht ausdrucken; sie wird dann in Listenform aufbereitetausgedruckt.

KontierungSie können Bestell- oder Banfpositionen einfach- oder mehrfach kontieren. Bei derMehrfachkontierung können Sie zwischen einer mengenmäßigen oder prozentualen Verteilungwählen.

Kontierungspositionen kopierenWenn Sie die Mehrfachkontierung gewählt haben, dann können Sie Kontierungsdaten in andereBestell- oder Banfpositionen kopieren.

Sie bestellen 10 Bürostühle und 10 Bürotische, von denen Sie jeweils 5 auf dieKostenstelle 1000 und die anderen 5 auf die Kostenstelle 2000 kontieren möchten.

Für die Bürostühle erfassen Sie zwei Kontierungspositionen. Markieren Sie beideKontierungspositionen und wählen Sie , um die Kontierungsposition zu kopieren.

Wenn Sie dann die Kontierung für die Bürotische erfassen möchten, wählen Sie ,um die kopierten Kontierungspositionen einzufügen. Sie können dann wählen, ob Siedie Kontierungsposition einmal oder mehrfach einsetzen möchten.

Automatische Verteilung der angeforderten Menge auf mehrere KontierungspositionenWenn Sie mehrere Kontierungspositionen erfassen, brauchen Sie die Menge nicht mehr manuellzu verteilen. Das System verteilt die angeforderte Menge automatisch proportional auf dievorhandenen Kontierungspositionen.

Wenn Sie die angeforderte Menge in der Positionsübersicht ändern, dann wird die Menge in denzugehörigen Kontierungspositionen angepaßt. Sobald Sie Menge oder Prozentsatz derKontierungsposition ändern, kann keine automatische Verteilung mehr erfolgen.

Sie haben beispielsweise 90 Bürostühle angefordert, die Sie gleichmäßig auf dreiKostenstellen kontiert haben. Da Sie aber 120 Bürostühle benötigen, ändern Sie dieangeforderte Menge in der Positionsübersicht. Das System ändert dann automatischdie Verteilung, so daß jetzt auf jede Kostenstelle 40 Bürostühle kontiert werden.



April 2001 83

Summen und Zwischensummen bildenSie können in Bestellanforderungen für numerische Felder, wie z.B. Nettowert oder Menge,Summen bilden und sich z.B. den Gesamtnettopreis einer Bestellanforderung anzeigen lassen.Markieren Sie die Spalte Nettopreis in der Positionsübersicht und wählen Sie Summe.

Anschließend können Sie z.B. für Werke oder Materialien Zwischensummen bilden. MarkierenSie die entsprechende Spalte und wählen Sie Zwischensummen.

Sie können Zwischensummen auch für mehrere Spalten bilden, so daß Sie z.B. zunächst dieZwischensumme pro Werk und dann zusätzlich pro Material sehen möchten.

Weitere Funktionen über die rechte Maustaste Wenn Sie sich in der Positionsübersicht befinden, dann stehen Ihnen über die rechte Maustasteweitere Funktionen zur Verfügung, wie z.B. Suchen, Position duplizieren oder Fixieren.

Wenn Sie z.B. die Spalten Banf-Position und Material fixieren, dann werden diese Spalten immerangezeigt, wenn Sie horizontal scrollen.

Bestellanforderungen oder Positionen aus der Belegübersicht kopierenWenn Sie Bestellanforderungen oder einzelne Positionen in die Bestellanforderung, die Sieaktuell bearbeiten, kopieren möchten, dann müssen Sie sich diese Bestellanforderungen bzw.Positionen in der Belegübersicht anzeigen lassen.

Wählen Sie für Übernehmen, um die markierten Belege oder Positionen in die aktuelleBestellanforderung einzufügen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellanforderungen oder Positionen kopieren[Seite 86].


Bestellanforderung anlegen, ändern und anzeigen

84 April 2001

Bestellanforderung anlegen, ändern und anzeigenVerwendungSie können auf einem Bild Bestellanforderungen anlegen, ändern und anzeigen.

VoraussetzungenSie können nur zwischen Anlegen, Ändern und Anzeigen wechseln, wenn Sie die erforderlichenBerechtigungen besitzen.

VorgehensweiseBestellanforderung anlegen

Um eine neue Bestellanforderung anzulegen, wählen Sie .

Bestellanforderung ändern

Um eine angezeigte Bestellanforderung zu ändern, wählen Sie .

Bestellanforderung anzeigen

Um einen anderen Beleg anzuzeigen oder zu ändern, wählen Sie und markieren Sie auf demfolgenden Fenster Bestellanforderung und geben Sie die gewünschte Bestellanforderung ein.

Bestellanforderung anlegen3. Wählen Sie im SAP Menü Logistik � Materialwirtschaft � Einkauf � Bestellanforderung �

Anlegen.

Sie gelangen in das Bild Bestellanforderung anlegen.

Das System zeigt Ihnen in der Belegübersicht die Einkaufsbelege entsprechend derzuletzt verwendeten Variante, es sei denn Sie haben dies in den persönlichenEinstellungen anders festgelegt.

Sie können beliebige Bestellanforderungspositionen aus der Belegübersicht in denzu erstellenden Beleg übernehmen, indem Sie die Positionen mit dem Cursormarkieren und mit gedrückter linker Maustaste auf die Positionsübersicht ziehen.

4. Geben Sie in den jeweiligen Bildbereichen die erforderlichen Daten ein:

In den Feldern Lieferant, Material, Werk, Warengruppe und Lagerort brauchen Sie nureinen Teil des Namens einzugeben. Daraus ermittelt das System automatisch z.B. dievorhanden Lieferanten.

Sie können Vorschlagswerte hinterlegen.


Bestellanforderung anlegen, ändern und anzeigen

April 2001 85

Wenn Sie z.B. ein Werk und einen Anforderer über Vorschlagswerte hinterlegthaben, dann brauchen Sie diese Daten nicht jedesmal neu einzugeben, sonderndiese Daten werden vom System automatisch vorgeschlagen.

� Positionsübersicht: z.B. Material, Menge, Liefertermin und Werk

Wenn Sie versehentlich ein falsches Material eingegeben haben, können Sie dasMaterial ändern, ohne daß Sie eine neue Position anlegen müssen. Positionstyp undWerk können Sie ebenfalls ändern, ohne daß Sie eine neue Position anlegenmüssen.

� Positionsdetail: z.B. Kontierung und Bezugsquelle

Sie können auf der Registerkarte Bezugsquelle eine Bezugsquellenfindungdurchführen. Wählen Sie Bezugsquelle zuordnen. Wenn das System zu einemMaterial mehrere Bezugsquellen ermittelt, dann werden Ihnen diese in einer Listevorgeschlagen, in der Sie die gewünschte markieren können.

Aus dieser Liste können Sie per Doppelklick z.B. zu Rahmenverträgen oderEinkaufsinfosätzen navigieren und eine Preissimulation durchführen.

4. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten.

Wählen Sie - falls erforderlich - Kopfdetail und Positionsdetail, um die Bereicheder Kopf- und Detaildaten aufzuklappen.

Wählen Sie an der linken oberen Ecke des jeweiligen Bildbereiches, um dieBildbereiche zuzuklappen.

Fehlerhafte Positionen bearbeitenEin Status in der Statusspalte zeigt Ihnen, ob Positionen fehlerhaft sind. Klicken Sie aufdie Statusspalte der jeweiligen Position, um den Fehler zu bearbeiten.

Sie erreichen das Fehlerprotokoll, das die Meldungen zu allen Positionen enthält, indemSie in der Drucktastenleiste wählen.

5. Wählen Sie , um die Bestellanforderung zu sichern.


Bestellanforderungen oder Positionen kopieren

86 April 2001

Bestellanforderungen oder Positionen kopierenVerwendungWenn Sie Bestellanforderungen bearbeiten, können Sie den Erfassungsaufwand reduzieren,indem Sie einfach Daten aus anderen Bestellanforderungen übernehmen bzw. kopieren.

Sie können einzelne Positionen oder komplette Bestellanforderungen aus der Belegübersicht inIhre aktuelle Bestellanforderung kopieren.

VoraussetzungenVoraussetzung dafür ist, daß Sie sich die entsprechenden Belege in der Belegübersicht anzeigenlassen.

Damit Sie komplette Bestellanforderungen kopieren können, müssen Sie die Belegübersicht soeinrichten, daß Sie die Bestellanforderungen zunächst nach Belegnummer sortieren und sich diePositionsdaten unterhalb der Belegnummer anzeigen lassen.

Die Belegübersicht könnte in diesem Fall folgende Struktur haben:

BestellanforderungPosition Material

10000012

010 Schraube-07

10000013

010 Stahl-09

020 Blech-03

Wie Sie die Darstellung der Belegübersicht einstellen können, finden Sie im AbschnittBelegübersicht definieren [Seite 69].

Vorgehensweise1. Markieren Sie die gewünschte Bestellanforderungsposition oder Bestellanforderung in der

Belegübersicht, um Positionen oder Bestellanforderungen in die aktuelle Bestellanforderungzu übernehmen.

2. Wählen Sie , um die markierten Positionen oder Bestellanforderungen in die aktuelleBestellanforderung im rechten Bildbereich übernehmen oder ziehen Sie diese mit der linkenMaustaste in die Positionsübersicht.

Wenn Sie die Bestellanforderung und die Position kennen, dann können Sie dieseauch direkt in der Positionsübersicht in die Felder Vorlage-Banf und Vorlagepos.eingeben.

ErgebnisDie markierten Daten werden in die aktuelle Bestellanforderung übernommen.


Bestellanforderungen oder Positionen kopieren

April 2001 87


Bestellanforderungen (MM-PUR-REQ)

88 April 2001

Bestellanforderungen (MM-PUR-REQ)EinsatzmöglichkeitenSie setzen diese Komponente ein, wenn Sie Bedarfe an Materialien und/oder Dienstleistungenmelden und verwalten möchten.

Bestellanforderungen (Banf) können direkt oder indirekt angelegt werden.

"Direkt" bedeutet, daß in der anfordernden Abteilung eine Bestellanforderung manuell erfaßtwird. Die Person, die die Bestellanforderung anlegt, bestimmt, was in welcher Menge zuwelchem Termin bestellt werden soll.

"Indirekt" bedeutet, daß die Bestellanforderung von einer anderen SAP-Komponente ausgelöstwird.

Das Erstellungskennzeichen der Bestellanforderung gibt an, ob die Bestellanforderung direktoder indirekt angelegt wurde. Es wird in Auswertungen zu Bestellanforderungen und in denStatistikdaten einer Banf-Position angezeigt (siehe Bestellanforderungen auswerten [Seite 101]).

Bestellanforderungen können einem Freigabeverfahren unterliegen. Informationen dazu erhaltenSie im Abschnitt Freigabeverfahren [Seite 418].

IntegrationBestellanforderungen können wie folgt indirekt angelegt werden:

� über DispositionDie Komponente Verbrauchsgesteuerte Disposition schlägt die zu bestellendenMaterialien vor und orientiert sich dabei an zurückliegenden Verbräuchen undvorhandenen Lagerbeständen. Bestellmenge und Liefertermin werden automatischermittelt.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation MM - VerbrauchsgesteuerteDisposition [Extern].

Die Disposition kann festlegen, daß eine Bestellanforderung dem Einkauf wiedervorgelegt wird, wenn sie nach einer festgelegten Zeit nicht bearbeitet wurde.

� über Netzpläne (aus der Komponente PS Projektsystem)

Aus Netzplänen werden Bestellanforderungen automatisch erzeugt, wenn

� einem Vorgang eine Materialkomponente mit Nichtlagermaterial oder eineDienstleistungskomponente zugeordnet ist und

� im Netzplan das Kennzeichen gesetzt ist, das die automatische Banf-Erzeugungdirekt beim Sichern des Netzplans ermöglicht

So können schon in der Planungsphase Bestellanforderungen an den Einkaufweitergegeben werden.

Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, übergibt das System nach der Freigabe desNetzplans die Daten an die Disposition. Diese erstellt dann die Bestellanforderung.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation PS - Projektsystem im AbschnittMaterial [Extern].


Bestellanforderungen (MM-PUR-REQ)

April 2001 89

� über Instandhaltungsaufträge (aus der Komponente PM Instandhaltung undServicemanagement)

Aus Instandhaltungsaufträgen werden Bestellanforderungen automatisch erzeugt, wenn

� einem Vorgang eine Materialkomponente mit Nichtlagermaterial zugeordnet ist oder

� ein Vorgang mit dem Steuerschlüssel für Fremdleistungen angelegt ist

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation PM -Instandhaltungsaufträge im Abschnitt Planung im IH-Auftrag [Extern].

� über Fertigungsaufträge (aus der Komponente PP Produktionsplanung und -steuerung)

Aus Fertigungsaufträgen werden Bestellanforderungen automatisch erzeugt, wenn

� sie einen Fremdbearbeitungsvorgang (z.B. Lohnveredelung) enthalten.Voraussetzung ist, daß der Steuerschlüssel des Vorgangs Fremdbearbeitung zuläßtbzw. vorschreibt.

� sie Nichtlagerkomponenten enthalten

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation PP - Fertigungsaufträge imAbschnitt Fremdbeschaffung/Fremdbearbeitung [Extern].

Texte aus extern erstellten Bestellanforderungen (PS, PM) werden im Einkauf in denPositionstext der Bestellanforderung übernommen.


Bestellanforderung

90 April 2001

BestellanforderungDefinitionAufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Mengezu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

StrukturEine Bestellanforderung besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegtist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:

� Normal

� Lohnbearbeitung

� Konsignation

� Umlagerung

� Dienstleistung

Die Position enthält die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die Menge derzu erbringenden Dienstleistung.

Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin diebeizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen diebestellte Menge und den Termin fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werdenkönnen, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann dieBestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekteverteilt werden.

Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erfüllt werden.

Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung außerhalb des Unternehmens findet.


Manuelles Anlegen von Bestellanforderungen

April 2001 91

Manuelles Anlegen von BestellanforderungenVerwendungSie legen eine Bestellanforderung an, um den Einkauf darüber zu informieren, daß Sie einbestimmtes Material oder eine bestimmte Dienstleistung benötigen.

VoraussetzungenBevor Sie eine Bestellanforderung anlegen, beachten Sie folgendes:

Möchten Sie dann benötigen Sieder Position eine Kontie-rung zuordnen

den Kontierungstyp undKontierungsdaten

ein Material mitStammsatz bestellen

die Materialnummer

ein Material ohneStammsatz bestellen

den Kontierungstyp undKontierungsdaten, dieEinkäufergruppe, denBewertungspreis, dieWarengruppe und denKurztext

ein Material zu einer Herstellerteilenummer (HTN)bestellen

die HTN-Materialnummer (siehe hierzuHerstellerteilenummer (HTN) [Seite 439])

einen Lieferanten alsbevorzugte Bezugsquelleeingeben

die Lieferantennummer

eine Vielzahl von Bestellanforderungenzum gleichen Bedarf (z.B. zu einen Kundenauftrag)anlegen

eine beliebige Nummer zur Über-wachung dieser Anforderungen(Bedarfsnummer)

das Lieferdatum vom System ermitteln lassen(Lieferdatum = aktuelles Datum + Planlieferzeit desMaterials + Bearbeitungszeit des Einkaufs)

keine Angaben im Feld Lieferdatum

Bestellanforderungen werden in der Regel positionsweise abgearbeitet. Das heißt,jede Position einer Bestellanforderung stellt einen eigenen Bedarf dar.

Siehe auch:Bestellanforderung anlegen - mit Stammsatz [Seite 92]

Bestellanforderung anlegen - ohne Stammsatz [Seite 93]

Bestellanforderung über Vorlage anlegen [Seite 95]


Bestellanforderung anlegen - mit Stammsatz

92 April 2001

Bestellanforderung anlegen - mit StammsatzGehen Sie wie folgt vor, wenn zu dem Material, das bestellt werden soll, ein Stammsatz existiert:

1. Wählen Sie Banf � Anlegen.

Das Einstiegsbild wird angezeigt.

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein oder ändern Sie ggf. die vorhandenen Werte.

Sie können dem Einkauf vorgeben, für eine Bestellanforderung einen langfristigenRahmenvertrag zu vereinbaren. Dies bedeutet für den Einkauf, daß zu derbetreffenden Bestellanforderung keine Bestellung, sondern nur ein Lieferplan oderKontrakt angelegt werden kann.

Geben Sie dann im Feld Belegart rv (für Rahmenvertrag) ein.

3. Wählen Sie ENTER.

Die Positionsübersicht wird angezeigt.

4. Geben Sie zu jeder Position folgende Daten ein:

– Nummer des zu bestellenden Materials

– Einkäufergruppe (Spalte EKG), die für die Bestellung des Materials zuständig ist

– Anforderungsmenge

– Lieferdatum

(Soll der Einkauf einen Rahmenvertrag anlegen, können Sie kein Lieferdatumfestlegen.)

– Nummer des empfangenden Werks (Spalte Werk) und, wenn bekannt, des Lagerorts

5. Wollen Sie die Detaildaten einer Position überprüfen oder ändern, markieren Sie zunächstdie gewünschte Position und wählen Springen ��Detail.

Das Detailbild der Banf-Position wird angezeigt.

Wenn das System der Bestellanforderung eine Bezugsquelle zuordnen soll, wählenSie Bearbeiten � Bezugsquelle zuordn. (Siehe Optimierter Einkauf [Seite 258])

6. Sichern Sie die Bestellanforderung.


Bestellanforderung anlegen - ohne Stammsatz

April 2001 93

Bestellanforderung anlegen - ohne StammsatzVoraussetzungenWenn das angeforderte Material keinen Stammsatz hat und für den Verbrauch bestellt wird,können Sie vorgeben, welches Verbrauchskonto belastet werden soll. Der entsprechendeVorgang wird als Kontierung bezeichnet.

So ist es beispielsweise möglich, die Kosten einer Beschaffung in der Bestellanforderung für dieeigene Kostenstelle oder einen Kundenauftrag vorzusehen. Welcher Kategorie die gewünschteKontierung angehört (z.B. Kostenstelle, Kundenauftrag etc.), wird durch den Kontierungstypfestgelegt.

Den Kontierungstyp können Sie in der Bestellanforderung oder in der Bestellung angeben (sieheKontierung [Seite 140])

Vorgehensweise1. Wählen Sie Banf � Anlegen.


2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein oder ändern Sie ggf. die vorhandenen Werte.

Sie können dem Einkauf vorgeben, für eine Bestellanforderung einen langfristigenRahmenvertrag zu vereinbaren. Dies bedeutet für den Einkauf, daß zu derbetreffenden Bestellanforderung keine Bestellung, sondern nur ein Lieferplan oderKontrakt angelegt werden kann.

Geben Sie dann im Feld Belegart rv (für Rahmenvertrag) ein.

3. Wählen Sie ENTER, damit die Positionsübersicht angezeigt wird.

4. Geben Sie folgende Informationen ein:

– Kurztext zum Material

– Schlüssel der Einkäufergruppe (in der Spalte EKG), die für die Beschaffung desMaterials zuständig ist

– Kontierungstyp (in der Spalte K)

– Anforderungsmenge und Mengeneinheit

– Lieferdatum(Soll der Einkauf einen Rahmenvertrag anlegen, können Sie kein Lieferdatum festlegen.)

– Warengruppe

– Nummer des empfangenden Werks (Spalte Werk) und, wenn bekannt, des Lagerorts

– Währung (Haus- oder Fremdwährung)

5. Wählen Sie Springen � Detail, um auf dem Positionsdetailbild den Bewertungspreis desMaterials einzugeben.

Der Preis sollte den Wert bezogen auf die Bestellmengeneinheit wiedergeben.


Bestellanforderung anlegen - ohne Stammsatz

94 April 2001

6. Wenn Sie einen anderen Kontierungstyp als u (unbekannt) angegeben haben, wählen SieENTER, um zusätzliche Kontierungsdaten (z.B. die Nummer des Sachkontos) einzugeben.



Bestellanforderung über Vorlage anlegen

April 2001 95

Bestellanforderung über Vorlage anlegenSie sparen Zeit, wenn Sie Positionen aus einer vorhandenen Bestellanforderung in die zuerstellende oder zu ändernde Bestellanforderung kopieren. Hierzu benötigen Sie die Nummerder Bestellanforderung, aus der Sie Positionen übernehmen möchten.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Banf � Anlegen.

Das Einstiegsbild erscheint.

2. Wählen Sie Bestellanforderung � Vorlage kopieren � Bestellanforderung.

3. Tragen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Nummer der Vorlage-Banf und - fallsbekannt - die Nummern der Vorlagepositionen ein, die kopiert werden sollen.

Die Positionsübersicht der Vorlagepositionen wird angezeigt.

4. Markieren Sie die zu kopierenden Positionen.

5. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

– Möchten Sie die markierten Positionen vor dem Kopieren ändern, wählen Sie �Bearbeiten � Markierungen � Bearbeiten � Übernehmen + Detail.Führen Sie gewünschte Änderungen für die einzelnen Positionen jeweils auf demPositionsdetailbild durch.

– Möchten Sie die markierten Positionen kopieren, ohne sie vorher zu ändern, wählen SieBearbeiten � Markierungen � Bearbeiten � Übernehmen.

Die Positionsübersicht der neuen Bestellanforderung (mit den kopierten Positionen) wirdangezeigt. Sie können zusätzliche Positionen in dieser Liste erfassen oder weiterePositionen aus einer anderen Bestellanforderung übernehmen.



Bestellanforderung ändern

96 April 2001

Bestellanforderung ändernVoraussetzungenBevor Sie eine Bestellanforderung (Banf) ändern, müssen Sie folgendes berücksichtigen:

Wurde dieBanf dann

Wie ermitteln Sie denBanf-Status?

bestellt verständigen Sie dieEinkäufergruppe

Statistik für Banf anzeigen(siehe Bestellanforderung anzeigen [Seite 100])

genehmigt sind Änderungen be-grenzt möglich undmüssen ggf. erneutgenehmigt werden

Freigabezustand anzeigen(siehe Freigabeinformationen anzeigen [Seite 432])

durch die Dispo-sition erstellt

können Sie u.U. dieBanf nicht ändern

Erstellungskennzeichen der Banf feststellen (sieheBestellanforderung anzeigen [Seite 100])

sind Banf-Mengeund Lieferterminkritische Punkte.Sie müssen ggf. denDisponenten verstän-digen, bevor Sie Än-derungen vornehmen

Vorgehensweise1. Wählen Sie Banf � Ändern.

2. Geben Sie die Nummer der zu ändernden Bestellanforderung ein.

3. Wählen Sie ENTER, um die Positionsübersicht anzuzeigen.

4. Ändern Sie die Bestellanforderung wie gewünscht:

– Positionen hinzufügenWählen Sie Bearbeiten � Zeilen erfassen.

– Details ändernSind die gewünschten Änderungen nicht in der Positionsübersicht möglich, markierenSie die Position und wählen Springen � Detail. Auf dem Positionsdetailbild können Siedann Ihre Änderungen durchführen.

– Positionen löschenMarkieren Sie die Position und wählen Sie Bearbeiten � Löschen.


Siehe auch:Änderungsprotokoll zur Bestellanforderungsposition anzeigen [Seite 97]


Änderungsprotokoll zur Bestellanforderungsposition anzeigen

April 2001 97

Änderungsprotokoll zur BestellanforderungspositionanzeigenJede Änderung an einer Position wird protokolliert. Aus dem Protokoll geht hervor,

� wann der betreffende Datensatz geändert wurde

� wer ihn geändert hat

� welche Änderung gemacht wurde

Vorgehensweise1. Markieren Sie die gewünschte Position in der Positionsübersicht.

2. Wählen Sie Springen � Statistik � Änderungen.

Das Protokoll zur Position wird angezeigt.


Massenpflege von Bestellanforderungen

98 April 2001

Massenpflege von BestellanforderungenVerwendungSie können Daten in einer Vielzahl von Bestellanforderungen in einem Arbeitsschritt schnell undkomfortabel ändern. Sie haben z.B. die Möglichkeit, in von Ihnen ausgewähltenBestellanforderungen das Werk oder den Anforderer zu ändern.

AktivitätenSie finden die Massenpflege im Einkaufsmenü unter Banf � Massenpflege.

Siehe auch:Anwendungsübergreifende Komponenten - Anwendungsübergreifende Massenpflege [Extern]


Positionen einer Bestellanforderung als erledigt kennzeichnen

April 2001 99

Positionen einer Bestellanforderung als erledigtkennzeichnenEine Position einer Bestellanforderung gilt erst dann als erledigt, wenn die angeforderteBestellmenge in eine Bestellung umgesetzt ist.

Sie können eine Position auch manuell auf erledigt setzen. Dann wird diese Position bei derDisposition nicht mehr berücksichtigt.

Sie können das Kennzeichen Erledigt an folgenden Stellen setzen (es kann bei Bedarf wiederentfernt werden):

� beim Ändern einer Bestellanforderung auf dem Positionsdetailbild

� beim Anlegen einer Bestellung mit Bezug auf eine Bestellanforderung imPositionsdetailbild der Bestellung

Sie können auch dann Bestellungen mit Bezug auf eine Bestellanforderung anlegen,wenn das Kennzeichen gesetzt ist.


Bestellanforderung anzeigen

100 April 2001

Bestellanforderung anzeigen1. Wählen Sie Banf � Anzeigen.

2. Geben Sie die Banf-Nummer ein.

Sie gelangen auf die Positionsübersicht.

Vom Übersichtsbild aus können Sie sich zu einer Position folgendes anzeigen lassen:

Anzeige Menüpfad

Allgemeine Statistikdaten Springen ��Statistik ��Allgemein

Bestellentwicklung Umfeld ��Bestellung ��Letzte Bestellung bzw. AlleBestellungen

Rahmenvertrag Umfeld � Rahmenvertrag


Bestellanforderungen auswerten

April 2001 101

Bestellanforderungen auswertenIhnen stehen z.B. folgende Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Bezeichnung Auflistung von Bestellanforderungen...

allgemein nach Materialnummer, Einkäufergruppe, Bedarfsnummer,Warengruppe

Kontierung mit bestimmter Kontierung (Kostenstelle etc.)

Leistung zu Leistungsnummern

Bedarfsnummer zu einer Bedarfsnummer

Wiedervorlage die dem Einkauf erneut zur Bearbeitung vorgelegt werdensollen. Die Liste umfaßt die Bestellanforderungen, derenFreigabedatum und Wiedervorlagezeit in der Vergangenheitliegen.

ArchivierteBestellanforderungen

die aus dem System ausgelagert und archiviert wurden

Wenn Sie sich mit Auswertungen (Reports) im SAP-System nicht auskennen, findenSie generelle Informationen in der Dokumentation Einführung in das SAP-System imAbschnitt Reports [Extern] sowie einkaufsspezifische Informationen im AbschnittAuswertungen im Einkauf [Seite 330].

Vorgehensweise1. Wählen Sie Banf ��Listanzeigen und dann die gewünschte Auswertungsart.

Das Selektionsbild erscheint.

2. Geben Sie die gewünschten Kriterien ein.

Durch sorgfältige Wahl der Selektionskriterien können Sie den Umfang der Liste sinnvolleingrenzen.

3. Wählen Sie Programm � Ausführen.

Die Liste wird angezeigt.

Bearbeitungsmöglichkeiten aus der Listanzeige� Bestellanforderungen komfortabel einzeln markieren

� Übersicht der Bezugsquellenzuordnung in allen Listen anzeigen

� Bestellanforderungen zu einer bestimmten Bezugsquelle anzeigen

� Bestellanforderungen ohne Bezugsquellen anzeigen

� Detaildaten zur Bestellanforderung anzeigen


Bestellanforderungen auswerten

102 April 2001

� Menge und Liefertermin der Bestellanforderung ändern

� Arbeitsvorrat aktualisieren

� Umfeldfunktionen


Bestellanforderungen archivieren

April 2001 103

Bestellanforderungen archivierenIhre Systemverwaltung archiviert Bestellanforderungen in bestimmten Zeitabständen. ArchivierteBelege sind aus der Datenbank ausgelagert.

Um Bestellanforderungen zu archivieren, wählen Sie:

Banf � Folgefunktionen � Archivieren

Um sich eine Liste der archivierten Bestellanforderungen anzeigen zu lassen, wählen Sie:

Banf � Listanzeigen � Archivierte Banfen

Ausführliche Informationen zur Archivierung von Bestellanforderungen finden Sie in derDokumentation Anwendungsübergreifende Komponenten unter CA - Archivieren vonAnwendungsdaten im Abschnitt MM - Materialwirtschaft [Extern].


Lieferantenanfrage und -angebot (MM-PUR-RFG)

104 April 2001

Lieferantenanfrage und -angebot (MM-PUR-RFG)EinsatzmöglichkeitenSie setzen diese Komponente ein, wenn Sie Anfragen an und Angebote von Lieferantenverwalten und vergleichen wollen.

FunktionsumfangIm Einkauf sind Anfrage und Angebot ein Beleg. Preise und Konditionen vom Lieferanten werdenin der ursprünglichen Anfrage erfaßt. Zu einer Anfrage an mehrere Lieferanten können Sie vomSystem das günstigste Angebot ermitteln und automatisch Absagen an die entsprechendenLieferanten schicken lassen. Zudem können Sie Preise und Lieferbedingungen bestimmterAngebote zwecks späteren Zugriffs im Infosatz speichern

Anfragen können einem Freigabeverfahren unterliegen. Informationen dazu erhalten Sie imAbschnitt Freigabeverfahren [Seite 418].


Anfrage

April 2001 105

Anfrage DefinitionAufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein Angebot zur Lieferung vonMaterialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen abzugeben.

StrukturEine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.

� Anfragekopf

enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse

� Positionen

enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien bzw.Dienstleistungen.

In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigenLieferterminen unterteilt sein.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen dieangefragte Menge fest.

Im Gegensatz zu anderen Einkaufsbelegen können Sie in der Anfrage keine Kontierungeingeben.


Angebot

106 April 2001

Angebot DefinitionOfferte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur Lieferung von Materialien bzw.Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen.

StrukturDie Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend. Mit einemAngebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer Einkaufsorganisation.

Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin einesangebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.

In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigenLieferterminen unterteilt sein.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen dieangebotene Menge fest.

Wenn Leistungen nicht genau definiert werden können, dann werden Wertlimits anstelle vonLeistungszeilen angegeben. Wertlimits können für bestimmte Kontrakte festgelegt werden.

Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:

� für das gesamte Angebot

� auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben fürDienstleistungen

� auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne Leistung


Verschicken von Anfragen und Einholen von Angeboten

April 2001 107

Verschicken von Anfragen und Einholen von AngebotenEinsatzmöglichkeitenSie verwenden diesen Prozeß, wenn Sie Anfragen an und Angebote von Lieferanten verwaltenund vergleichen wollen.

Ablauf1. Sie erstellen eine Anfrage entweder manuell oder durch Nutzung einer vorhandenen

Anfrage, Bestellanforderung oder eines Rahmenvertrags als Vorlage.

2. Sie geben an, welche Lieferanten die Anfrage erhalten sollen. Pro Adressat wird dannein separater Beleg erstellt.

3. Preise und Konditionen übernehmen Sie aus dem Angebot des Lieferanten in dieAnfrage.

4. Anhand des Preisspiegels führen Sie einen Preisvergleich durch.

Die einzelnen Angebote werden positionsweise verglichen. Das Mittelwertsangebot stelltden Durchschnittswert der einzelnen Angebote dar.

5. Das günstigste Angebot können Sie in einem Infosatz speichern und bei BedarfAbsageschreiben an die nicht berücksichtigten Bieter verschicken.

6. Den Status von Anfrage und Angebot, so wie er sich im weiteren Verlauf der Bearbeitungentwickelt (d.h., Kontrakt oder Bestellung wird eröffnet), können Sie überwachen.


Auswahl von Lieferanten für Anfragen

108 April 2001

Auswahl von Lieferanten für AnfragenVerwendungDer erste Schritt beim Einholen von Angeboten ist es, zu klären, an welche Lieferanten Anfragengerichtet werden sollten. In vielen Fällen liegt es auf der Hand, welcher Lieferant eine Anfrageerhalten sollte. Bei bestimmten Materialien oder Dienstleistungen kann sich die Suche nachgeeigneten Lieferanten jedoch als schwierig erweisen.

IntegrationSofern folgende Informationen teilweise oder komplett vorhanden sind, ist das System in derLage, Sie bei der Auswahl entsprechender Lieferanten zu unterstützen.

� InfosätzeSie können sich die zu einem Material oder einer Warengruppe vorhandenen Infosätzeauflisten lassen. Auf diese Weise lassen sich die Lieferanten ermitteln, bei denen dasbenötigte oder ein ähnliches Material bereits bestellt wurde.

Siehe auch:Einkaufsinfosätze [Seite 235]

� OrderbuchDas Orderbuch spezifiziert für bestimmte Materialien bevorzugte Bezugsquellen. Wenndas Orderbuch gepflegt ist, finden sich hier Informationen sowohl zur Bezugsquelle(Lieferant, Rahmenvertrag oder internes Werk) als auch zu dem Zeitraum, in dem dasbetreffende Material von der Bezugsquelle beschafft werden kann.

Siehe auch:Orderbuch [Seite 263]


Anlegen von Anfragen

April 2001 109

Anlegen von AnfragenVerwendungSie können Anfragen wie folgt anlegen:

manuellSie geben sämtliche Daten für das oder die Materialien ein, für die Sie Preisangaben benötigen.

kopierenSie können eine vorhandene Anfrage kopieren.

über VorlageSie können Bestellanforderungen oder einen Rahmenvertrag als Erfassungsvorlage verwenden.

automatischSie können eine Anfrage automatisch aus einer Bestellanforderung heraus erstellen; hierzumüssen Sie Bestellanforderungen der Anfragebearbeitung "zuordnen". Die Zuordnung vonBestellanforderungen wird im Abschnitt Optimierter Einkauf [Seite 258] beschrieben.

VoraussetzungenBevor Sie eine Anfrage anlegen, sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

� Lieferanten: Verfügen Sie für die Anfrage über eine Aufstellung entsprechenderLieferanten? Die Lieferantennummern müssen vorliegen.

� Fristen: Welche Angebotsfristen sollen gelten (z.B. Frist der Angebotsabgabe)?

� Nummernvergabe: Wird in Ihrem Unternehmen mit externer Nummernvergabegearbeitet, dann benötigen Sie eine Anfragenummer, die innerhalb des zulässigenNummernbereichs liegt.

� Submissionsnummer: Es empfiehlt sich, für die Anfrage eine Submissionsnummer zuvergeben. Sie geben diese Nummer einmal ein, und das System kopiert sie dann beijeder Anfrage, die Sie zu einer Ausschreibung anlegen.

Die Submissionsnummer ist ein Hilfsmittel für die Zuordnung von Anfragen zuverschiedenen Ausschreibungen. Die Nummer kann alphanumerisch und maximal zehnZeichen lang sein. Sie wird bei den Kopfdaten der Anfrage eingegeben.

� Herstellerteilenummer: Sie können eine Anfrage auch zu einer Herstellerteilenummeranlegen. Lesen Sie hierzu Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439]).


Anfrage manuell anlegen

110 April 2001

Anfrage manuell anlegen1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Anfrage��Anlegen.

Sie gelangen auf das Einstiegsbild.

2. Geben Sie die Angebotsfrist, die Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe ein.

BelegdatenAnfrageart: Als Anfrageart wird im Standard AN (Anfrage) vorgeschlagen. Von diesemWert wird auch im vorliegenden Beispiel ausgegangen.

Anfrage: Geben Sie nur dann eine Nummer ein, wenn bei Ihnen externeNummernvergabe vorgesehen ist. Lassen Sie das Feld leer, ordnet das Systemautomatisch eine Nummer zu.

OrganisationsdatenGeben Sie den Schlüssel Ihrer Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe ein.

VorschlagsdatenWenn Sie in diesen Feldern Angaben machen, werden die angegebenen Werte bei jederPosition vorgeschlagen.

Geben Sie z.B. das Lieferdatum ein, dann erscheint dieses Datum als Vorschlagswertbei jeder Position. Sie können diesen Wert jederzeit ändern.


Sie gelangen zur Positionsübersicht.

4. Geben Sie zu jeder Position ein:

– Nummer des Materials, sofern das Material über einen Stammsatz verfügt

Wenn zu dem Material kein Stammsatz vorhanden ist, dann lassen Sie das Feld fürdie Materialnummer leer. Die Eingabe von Kurztext, Warengruppe undBestellmengeneinheit ist dann jedoch obligatorisch.

– Anfragemenge

– Lieferdatum (Tag, Woche oder Monat - geben Sie den entsprechenden Datumstyp ein)

– Nummer des empfangenden Werks und, wenn bekannt, die des Lagerorts

5. Zur Überprüfung der Detaildaten einer Position markieren Sie sie zunächst und wählen dannPosition � Detail.

Zur Überprüfung von Daten im Anfragekopf (z.B. wichtige Fristen) wählen Sie Kopf �Detail. Auf dem Kopfdatenbild können Sie außerdem die Submissionsnummer eingeben.

6. Wählen Sie Kopf � Lieferantenanschrift.

Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein. Das System übernimmt dann dieAnschriftsdaten aus dem Lieferantenstammsatz.

Bei der Eingabe einer CpD-Lieferantennummer müssen Sie die vollständige Adresseselbst eingeben.

7. Sichern Sie die Anfrage, damit die Anfrage für den betreffenden Lieferanten angelegt wird.


Anfrage manuell anlegen

April 2001 111

8. Geben Sie für jeden weiteren Lieferanten, der die Anfrage erhalten soll, die entsprechendeLieferantennummer ein und sichern Sie den Beleg.

ErgebnisDie Anfrage ist im SAP-System angelegt. Damit die Informationen aus der Anfrage an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu der Anfrage eine Nachricht. WieSie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht im Abschnitt Nachrichten ausgeben [Seite319].

Weitere Informationen zum EDI-Versand einer Anfrage finden Sie in der Dokumentation Basisunter BC - IDoc-Schnittstelle: EDI-Szenarien der Anwendung im Abschnitt EDI-Ausgang einerAnfrage (MM-PUR-RFQ) [Extern].


Anfrage kopieren bzw. über Vorlage anlegen

112 April 2001

Anfrage kopieren bzw. über Vorlage anlegen Sie sparen Zeit, wenn Sie beim Anlegen oder Ändern einer Anfrage Positionen aus einervorhandenen Bestellanforderung oder einem anderen Rahmenvertrag übernehmen bzw. eineAnfrage kopieren.

VorgehensweiseIm folgenden Beispiel wird eine Anfrage mit Bezug auf eine Bestellanforderung angelegt.

Voraussetzung: Die Banf, auf die Sie Bezug nehmen, muß freigegeben sein.

1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Anfrage � Anlegen.


2. Geben Sie die Angebotsfrist, die Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe ein.

3. Wählen Sie Anfrage � Anlegen mit Bezug � Zur Banf.

4. Tragen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Nummer der Vorlage-Banf und die Nummerder Vorlageposition ein, die übernommen werden soll. Sind Ihnen die Positionsnummernnicht bekannt, geben Sie lediglich die Banf-Nummer ein.

Nachdem Sie ENTER gewählt haben, wird die gewünschte Positionsübersicht angezeigt.

5. Markieren Sie die zu kopierenden Positionen.

6. Übernehmen Sie die markierten Positionen aus der Bestellanforderung.

Möchten Sie die markierten Positionen ändern, bevor Sie sie übernehmen, wählen SieBearbeiten � Übernehmen + Detail. Führen Sie gewünschte Änderungen für dieeinzelnen Positionen jeweils auf dem Positionsdetailbild durch.

Möchten Sie die markierten Positionen übernehmen, ohne sie vorher zu ändern, wählenSie Bearbeiten � Übernehmen.

Die Positionsübersicht der neu anzulegenden Anfrage (mit den kopierten Positionen)wird angezeigt. Sie können zusätzliche Positionen in dieser Liste erfassen oder überAnfrage � Anlegen mit Bezug � Zur Banf weitere Positionen aus einer anderenBestellanforderung übernehmen.

7. Wählen Sie Kopf � Lieferantenanschrift.

Geben Sie die Nummer des Lieferanten ein. Das System übernimmt dann dieAnschriftsdaten aus dem Lieferantenstammsatz.

Bei der Eingabe einer CpD-Lieferantennummer müssen Sie die vollständige Adresseselbst eingeben.

8. Sichern Sie die Anfrage. Damit wird die Anfrage für den betreffenden Lieferanten angelegt.

9. Für jeden weiteren Lieferanten, der diese Anfrage erhalten soll, führen Sie die Schritte 7 und8 erneut durch.

ErgebnisDie Anfrage ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus der Anfrage an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu der Anfrage eine Nachricht. WieSie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Anfrage kopieren bzw. über Vorlage anlegen

April 2001 113


Einteilungen zur Anfrage erfassen

114 April 2001

Einteilungen zur Anfrage erfassen Wenn die gewünschte Menge gestaffelt nach einem vorgegebenen Plan geliefert werden soll,können Sie die Lieferzeit (z.B. 20 Stück zum 5. Mai, 1998, um 10:00 Uhr) angeben. Diese Datenerfassen Sie in der Einteilung der betreffenden Position.

1. Markieren Sie die gewünschte Position in der Positionsübersicht.

2. Wählen Sie Position � Einteilungen.

Sie gelangen auf das Einteilungsbild der Position.

3. Geben Sie pro Lieferung das Lieferdatum, die Uhrzeit und die Einteilungsmenge ein. DasLieferdatum kann als Tag, Woche oder Monat angegeben werden.

Der Abschnitt Lieferantenrahmenverträge [Seite 173] enthält Detailinformationen zu den ThemenEinteilungen und Lieferpläne.


Anfrage ändern und Änderungsprotokoll anzeigen

April 2001 115

Anfrage ändern und Änderungsprotokoll anzeigenVoraussetzungenBevor Sie eine Anfrage ändern, müssen Sie feststellen, welche Anfragen geändert werdenmüssen.

Hierzu lassen Sie sich sämtliche Anfragen auflisten, vorzugsweise nach Submissionsnummer,sofern diese bei jeder Anfrage angegeben wurde (siehe dazu Abschnitt Anfragen und Angeboteüberwachen [Seite 122]). Die gewünschten Änderungen müssen für jede Anfrage getrennt erfaßtwerden.

Anfrage ändern1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Anfrage � Ändern.


2. Geben Sie die Nummer der zu ändernden Anfrage ein (nutzen Sie die Eingabehilfe, umdie zu ändernden Anfragen nach Submissionsnummern aufzulisten).

3. Wählen Sie dann ENTER.


4. Ändern Sie die Anfrage wie gewünscht:

– Positionen hinzufügen: Wählen Sie Bearbeiten � Zeilen erfassen.

– Details ändern: Sind die gewünschten Änderungen nicht in der Positionsübersichtmöglich, markieren Sie die Position und wählen Position � Detail. Auf demPositionsdetailbild können Sie dann Ihre Änderungen durchführen.

– Positionen löschen: Markieren Sie die Position und wählen Sie dann Bearbeiten �Löschen.

5. Sichern Sie die Anfrage.

Änderungprotokoll anzeigenJede Änderung an einer Position wird protokolliert. Aus dem Protokoll geht hervor,



� welche Änderung gemacht wurde


2. Wählen Sie Position � Statistik � Änderungen.

Ein Protokoll mit sämtlichen an der Position durchgeführten Änderungen wirdausgegeben.


Angebot zu einer Anfrage anlegen

116 April 2001

Angebot zu einer Anfrage anlegen1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Angebot � Pflegen.

Sie gelangen auf das Einstiegsbild zum Pflegen von Angeboten.

2. Geben Sie die Nummer der Anfrage ein und wählen Sie ENTER.

Sie gelangen zur Positionsübersicht der Anfrage.

3. Den Preis des Lieferanten können Sie pro Position auf dem Positionsdetailbild erfassen (s.Schritt 4 und 5) oder direkt auf der Positionsübersicht.

4. Wählen Sie Position � Detail, wenn Sie Angebotsdaten auf dem Positionsdetailbilderfassen möchten.

5. Erfassen Sie das Angebot des Lieferanten.

6. Sichern Sie Ihre Angaben.

Preise erfassenBei der Erfassung von Angebotspreisen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Wahl:

� Im Feld Nettopreis geben Sie den Nettopreis pro Einheit ein. Dieser Preis berücksichtigt nurnormale Rabatte oder Zuschläge des Lieferanten. Skontogewährung bei prompter Zahlungsowie Steuern (z.B. Mehrwertsteuer) werden separat berechnet.

� Sie erfassen den Bruttopreis im Feld Nettopreis und pflegen die Konditionen für diebetreffende Position. Das System ersetzt dann den erfaßten Bruttopreis automatisch durchden errechneten Nettopreis (siehe Pflege von Konditionen [Seite 373]).

Wenn Sie den Nettopreis für eine Position eingeben, für die Konditionen gepflegtsind, dann ersetzt das System den von Ihnen eingegebenen Preis stets durch denerrechneten Nettopreis.Eine Warnung macht Sie darauf aufmerksam, so daß Sie den Preis, mit dem dasSystem Ihre Eingabe überschrieben hat, ggf. korrigieren können.

BestellpreismengeneinheitWenn der Preis des Angebots auf einer anderen Mengeneinheit basiert, als der bei Ihnengebräuchlichen (d.h. der Bestellmengeneinheit), dann geben Sie in der Positionsübersicht nebendem Nettopreis die Bestellpreismengeneinheit im Feld BPM ein. Auf dem Positionsdetailbildgeben Sie den Faktor zur Umrechnung von der Bestellmengeneinheit in dieBestellpreismengeneinheit ein (sofern er nicht bereits im System definiert ist).

Wenn die Bestellpreismengeneinheit Liter ist, Ihre Bestellmengeneinheit jedoch Faß,dann geben Sie als Bestellpreismengeneinheit Liter ein und als Umrechnungsfaktor4 zu 1 (unter der Annahme, daß ein Faß 4 Liter enthält).

Detaillierte Ausführungen zu Mengeneinheiten finden Sie im Abschnitt Mengeneinheiten inBestellungen [Seite 145].


Angebot zu einer Anfrage anlegen

April 2001 117

Steuern erfassenGeben Sie im Feld Steuerkennz den Schlüssel für entsprechende Steuern ein, z.B. fürMehrwertsteuer. Wenn eine Bestellung mit Bezug auf eine Anfrage angelegt wird, dann dient derSchlüssel bei Erfassung der Rechnung im System zur Ermittlung des Steuerbetrags.

Infosatz anlegenZu Angeboten, die Sie annehmen, sollten Sie einen Infosatz anlegen. Insbesondere dann, wennSie vorhaben, bei dem betreffenden Lieferanten mehrmals zu bestellen. Wenn ein Infosatzvorhanden ist, dann werden beim Anlegen einer Bestellung die Konditionen aus dem Angebotautomatisch vorgeschlagen.

Soll das Angebot in einem Einkaufsinfosatz gespeichert werden, füllen Sie auf demPositionsdetailbild das Feld InfoUpdate.


Angebote vergleichen

118 April 2001

Angebote vergleichenSie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung bezogenen Angebote mitHilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel sind die Angebote nach Positionenin der Reihenfolge der günstigsten Preisangebote aufgelistet.

VoraussetzungenBevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes:

� Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zu vergleichendenAngebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der Mittel- und Gesamtwertemöglich.

Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu Position 1, Angebot 3 jedoch nur zuPosition 2, dann fehlen dem System Informationen, um einen korrektenPreisvergleich für alle drei Angebote durchzuführen.

� Bei Angeboten in Fremdwährung wird der Angebotspreis automatisch in die Währung desBuchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre Einkaufsorganisation festgelegt.

Sie sollten daher sicherstellen, daß die aktuellen Wechselkurse in Ihrem Systemhinterlegt sind.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Angebot � Preisspiegel.

Sie gelangen auf das Selektionsbild zum Preisspiegel.

2. Geben Sie die Selektionskriterien für die zu vergleichenden Angebote ein.

Sie können entweder einen Bereich von Angebotsnummern eingeben oder durchAngabe der Submissionsnummer sämtliche Angebote zu einer bestimmtenAusschreibung selektieren. Außerdem ist eine Selektion nach Lieferantennummer undnach Materialnummer möglich. Die Angabe eines Bereichs von Angebotsnummern odereiner Submissionsnummer ist obligatorisch.

3. Wählen Sie die zu verwendenden Vergleichswerte.

BezugsangebotSie haben die Möglichkeit, die Angebote innerhalb des Preisspiegels mit einemMusterangebot zu vergleichen. Dabei wird die prozentuale Abweichung jedes einzelnenAngebots des Preisspiegels vom Musterangebot angezeigt.

Mittelwertangebot/MinimalwertangebotDer Preisspiegel kann auch ein fiktives Angebot enthalten, das entweder denDurchschnitts- oder den Mindestpreis sämtlicher Angebote widerspiegelt. Markieren Sieeines dieser Felder, um die Art des fiktiven Angebots auszuwählen.

Prozentbasis



April 2001 119

Der Preisspiegel zeigt den prozentualen Wert jeder Position in Relation zum Maximal-,Minimal- oder Mittelwert an. Je nachdem, welche Art der Anzeige Sie wünschen, gebenSie einen der folgenden Werte ein:

– + der größte Wert pro Position ist der 100%-Wert

– - der kleinste Wert pro Position ist der 100%-Wert

– "_" der Mittelwert pro Position ist der 100%-Wert

PreisberechnungenMarkieren Sie das entsprechende Feld, um festzulegen, was bei der Ermittlung desVergleichspreises berücksichtigt werden soll:

– Skonto

– Bezugsnebenkosten

– Effektivpreis


Der Preisspiegel wird erstellt.

Im Preisspiegel wird der Preis pro Position in der Basismengeneinheit angezeigt.Diese ist im Materialstammsatz gespeichert.

Weitere InformationenVom Preisspiegel aus haben Sie folgende Möglichkeiten:

� zusätzliche Informationen zum Stammsatz eines bestimmten Materials anzeigen

� Zusatzinformationen zu den Angeboten im Preisspiegel anzeigen

� bestimmtes Angebot anzeigen

� Lieferantenstammsatz anzeigen

� Lieferantenbeurteilung aufrufen

Wenn Sie den Cursor

� auf einen Lieferanten positionieren, wird nur seine Beurteilung angezeigt und zwar inBezug auf die Materialien, die er liefern kann.

� auf ein Material positionieren, erzeugt das System eine Hitliste zu allen Lieferanten,die ein Angebot abgegeben haben.

� auf die Angebotsdaten (z.B. Preis oder Rang) positionieren, führt das System einenBeurteilungsvergleich durch.

Marktpreis sichernDer Marktpreis wird als Grundlage zur Bewertung des Preisniveaus eines Lieferanten verwendetund zur Lieferantenbeurteilung herangezogen. Ein Marktpreis kann für ein Material oder eineWarengruppe gelten.

Sie können einen Preis als Marktpreis vom Preisspiegel aus ablegen. Positionieren Sie denCursor auf dem gewünschten Preis und wählen Sie Bearbeiten � Marktpreis sichern.



120 April 2001

Einzelheiten zur Beurteilung des Preisverhaltens von Lieferanten auf der Basis desMarktpreises enthält die Dokumentation MM - Lieferantenbeurteilung unter BerechnungPreisniveau (Hauptkriterium Preis) [Extern] und Berechnung Preisentwicklung (HauptkriteriumPreis). [Extern]


Angebot absagen

April 2001 121

Angebot absagen1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Angebot � Pflegen.

2. Geben Sie die Anfragenummer zu dem Angebot ein und wählen Sie ENTER.

Sie gelangen zur Positionsübersicht des Angebots.

3. Markieren Sie das Absagekennzeichen (Spalte A) für jede Position, die Sie absagenmöchten.

Mit Bearbeiten � Schnelländerung können Sie das Kennzeichen für alle Positionen ineinem Arbeitsschritt setzen.

4. Sichern Sie das Angebot.

ErgebnisDas Angebot ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus dem Angebot an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zum Angebot eine Nachricht. WieSie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Anfragen und Angebote überwachen

122 April 2001

Anfragen und Angebote überwachenAnfrage / Angebot anzeigen1. Wählen Sie Anfrage/Angebot � Anfrage bzw. Angebot � Anzeigen.

2. Geben Sie die Anfragenummer ein.



Statistikdaten zur Position anzeigenWenn Sie allgemeine Informationen über den Status einzelner Anfragepositionen sehenmöchten, dann markieren Sie die gewünschte Position und wählen Position � Statistik �Allgemein. Das Bild mit den Statistikdetails zu der betreffenden Position wird eingeblendet.

Anfragen auswertenWenn Sie Anfragen auswerten möchten, wählen Sie Anfrage/Angebot � Anfrage �Listanzeigen.

Sie können Anfragen nach unterschiedlichen Kriterien auswerten.

� allgemeinAuflistung von Anfragen z.B. nach Materialnummernbereich oder Einkäufergruppe

� SubmissionsnummerAuflistung sämtlicher Anfragen mit der angegebenen Submissionsnummer

� AnfragenummerAuflistung der Anfragen eines bestimmten, von Ihnen vorgegebenenAnfragenummernbereichs

� BedarfsnummerAuflistung sämtlicher Anfragen mit der für eine Reihe von Bestellanforderungen vergebenenBedarfsnummer. Die Auswertung zeigt, für welche Bestellanforderungen bereits Anfragenerfaßt wurden.

� Lieferant/MaterialAuflistung der Anfragen zu einem Lieferanten, einem Material oder einer Warengruppe.

Weitere Informationen zu Auswertungen (bzw. Reports) im SAP-System, finden Sie in derDokumentation Einführung in das SAP-System im Abschnitt Reports [Extern]; detailliertereInformationen erhalten Sie im Abschnitt Auswertungen im Einkauf [Seite 330].


Anfragen archivieren

April 2001 123

Anfragen archivierenIhre Systemverwaltung archiviert Anfragen in bestimmten Zeitabständen. Archivierte Belege sindaus der Datenbank ausgelagert.

Sie archivieren Anfragen wie folgt:

Anfrage/Angebot � Anfrage ��Archivieren

Sie können sich eine Liste der archivierten Anfragen wie folgt anzeigen lassen:

Anfrage/Angebot ��Anfrage � Auswertungen � Archivierte EinkBel.

Ausführliche Informationen zur Archivierung von Einkaufsbelegen finden Sie in derDokumentation Anwendungsübergreifende Komponenten unter CA - Archivieren vonAnwendungsdaten im Abschnitt MM - Materialwirtschaft [Extern].

Dieses datenbankbasierte Archivieren ist zu unterscheiden von derBelegarchivierung in optische Archivsysteme mittels SAP ArchiveLink. Bei Einsatzvon ArchiveLink und entsprechender Einrichtung des ArchiveLink-Customizings unddes Nachrichten-Customizings im Einkauf können als Nachricht ausgegebeneAnfragen optisch archiviert werden. Sie können sich optisch archivierte Anfragen ausder Anzeige des SAP-Belegs über Umfeld ��Originale anzeigen ansehen.

Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation Basis unter BC - SAP ArchiveLink - Szenarios der Anwendungen im Abschnitt Ablegen ausgehenderEinkaufsdokumente (MM - PUR). [Extern]


Bestellungen (MM-PUR-PO)

124 April 2001

Bestellungen (MM-PUR-PO)EinsatzmöglichkeitenDie Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie könnenMaterialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager und Dienstleistungen beschaffen.Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Strecke und Konsignationvorgesehen.

Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B. eine Leistungoder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit einer Bestellung dafür sorgen, daß einMaterial, das in einem Ihrer Werke benötigt wird, von einem anderen Werk Ihrer Firma internbeschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen - wie Waren- undRechnungseingänge - werden protokolliert, so daß Sie den Beschaffungsvorgang überwachenkönnen.

Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B. bei einemLieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an -wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehungen einzugehen,empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge, da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionenerzielen können.

Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitung gerundetwerden, um ausgehandelte Konditionen auszuschöpfen oder um vorhandeneTransportkapazitäten optimal zu nutzen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellmengenoptimierung [Seite 301].

Da nicht alle zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen den Aufwand derEinzelüberwachung rechtfertigen, können Sie z.B. für den Büromaterialbedarf eines ganzenJahres auch eine Bestellung mit langer Laufzeit und einem Wertlimit anlegen, ähnlich derBeschaffung über Kontrakt.

In diesem Fall müssen Sie die einzelnen Materialien nicht spezifizieren, brauchen keinenAufwand beim Wareneingang zu leisten und können die Arbeit in der Rechnungsprüfung durchAutomatismen auf ein Minimum reduzieren.

Ab Release 4.6A existiert neben der "bisherigen" Bestellung, die in den folgendenAbschnitten in der SAP-Bibliothek beschrieben wird, die Enjoy Bestellung mit einerneuen, nach ergonomischen Richtlinien redesignten, Oberfläche.

Die Vorgehensweisen und Menüpfade in der SAP-Bibliothek beziehen sich auf diebisherige Bestellung (ME21, ME22, ME23) und nicht auf die Enjoy Bestellung(ME21N, ME22N, ME23N).

Informationen zur Oberfläche und Funktionalität der Enjoy Bestellung erhalten Sie imeinblendbaren Hilfebereich der Anwendung. Mit der Enjoy Bestellung ist es möglich,unvollständige oder fehlerhafte Bestellungen im SAP-System abzulegen, d.h. zumerken [Extern].

Siehe auch:MM - Dienstleistung [Extern]

MM - Lieferantenbeurteilung [Extern]


Bestellungen (MM-PUR-PO)

April 2001 125

MM - Sonderbestände und Sonderbeschaffungsformen in der Materialwirtschaft [Extern](Informationen zu Sonderbestellarten, wie z.B. Konsignation, Lohnbearbeitung oder Umlagerung)


Bestellung

126 April 2001

Bestellung DefinitionAufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einembestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zuerbringen.

StrukturEine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:

Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die Zahlungs-und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs.Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgendeBeschaffungsarten:

� Normal

� Lohnbearbeitung

� Konsignation

� Umlagerung

� Dienstleistung

Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zuerbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mitdazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.

Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermindie beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die bestellteMenge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle vonLeistungszeilen Wertlimits angegeben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein Wertlimitmit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

KonditionenKonditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:

� für die gesamte Bestellung

� auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Leistungsverzeichnis fürDienstleistungen

� auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne Leistung

KontierungDie anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekteverteilt werden.


Bestellung

April 2001 127

BestätigungenMit Bestätigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen bzw.Abweichungen davon mitteilen.

BestellentwicklungDie auf eine Bestellung folgenden Geschäftsvorgänge werden positionsbezogen in derBestellentwicklung dokumentiert.

PartnerrollenAbweichend vom Lieferanten als Auftragnehmer können andere Geschäftspartner inverschiedenen Partnerrollen auftreten (z.B. Warenlieferant oder Rechnungssteller).

WerkIn der Bestellung ist jede Position für ein Werk bestimmt. Jedes Werk gehört zu einemBuchungskreis, an den die Kreditorenrechnung gerichtet wird.

TexteSie können Text in der Bestellung erfassen oder einen vom System vorgeschlagenen Textändern. Die Texte gehören zwei unterschiedlichen Kategorien an:

� Kopftexte: gelten für den gesamten Beleg

� Positionstexte: gelten für die jeweilige Position

Welche Texte beim Druck in welcher Reihenfolge erscheinen, definieren Sie imCustomizing des Einkaufs. Sie können mehrere Kopf-, bzw. Positionstexte erfassen, dieSie durch eigene Bezeichnungen identifizieren.

Siehe auch:Texterfassung, Druckfunktionen und Nachrichtenübermittlung [Seite 303]

FreigabeverfahrenBestellungen können einem Freigabeverfahren unterliegen.

Siehe auch:Freigabeverfahren [Seite 418]


Positionstyp

128 April 2001

PositionstypDefinitionÜber den Positionstyp wird gesteuert, ob das Material der Bestellposition

� eine Materialnummer erfordert

� eine Kontierung verlangt

� lagerhaltig geführt werden soll

� einen Wareneingang (WE) und/oder einen Rechnungseingang (RE) erfordert

Im folgenden sind eine Reihe der im Standardsystem festgelegten Positionstypen aufgeführt.

Standardpositionstypen bei Bestellungen

Positionstyp Merkmale

Normal Wareneingang und Rechnungseingang können erfolgen

Konsignation Materialnummer erforderlichkeine KontierungenlagerhaltigWE erforderlichRE nicht erforderlich

Lohnbearbeitung Wareneingang kann erfolgenRechnungseingang erforderlich

Umlagerung Materialnummer erforderlichWE erforderlichRE entfällt

Strecke Kontierung erforderlichWE und RE können erfolgen

Limit Kontierung nicht erforderlichWE nicht erforderlichRE erforderlichBelegart FO erforderlich

NormalbestellungPositionen mit dem Positionstyp Normal sind Bestellungen von Waren, die extern beschafftwerden. Bei ihnen sind Wareneingang und Rechnungseingang möglich.

KonsignationsbestellungPositionen mit dem Positionstyp Konsignation sind Waren, die auf Konsignationsbasis beschafftwerden. Kontierungen sind für Konsignationsbestellungen nicht möglich. Konsignationsbeständewerden getrennt geführt und nicht bewertet.

Konsignationsbestände werden in der Dokumentation MM - Bestandsführung im AbschnittKonsignation [Extern] behandelt.


Positionstyp

April 2001 129

LohnbearbeitungsbestellungBestellpositionen mit dem Positionstyp Lohnbearbeitung dienen beispielsweise dazu,Endprodukte bei einem Lieferanten zu bestellen. Die Komponenten, die der Lieferant zurFertigstellung eines Endprodukts benötigt, werden in Beistellpositionen erfaßt.

Das Thema Lohnbearbeitung wird in der Dokumentation MM - Bestandsführung im AbschnittLohnbearbeitung [Extern] behandelt.

UmlagerungsbestellungDie Umlagerungsbestellung bietet die Möglichkeit, eine Umlagerung von Werk zu Werk zuveranlassen.

Die Umlagerungsbestellung gehört zu den Sonderbestellarten im Einkauf und wird nebenanderen Sonderbestellarten in der Dokumentation MM - Bestandsführung im AbschnittUmlagerung über Umlagerungsbestellung [Extern] beschrieben.

StreckenbestellungIn der Streckenbestellung geben Sie eine Bestellung an einen Lieferanten, mit der Maßgabe, dieLeistung für einen Dritten (z.B. für einen Kunden) zu erbringen. Das heißt, der Warenempfängerist in diesem Fall der Kunde. Die Streckenbestellung wird im Feld für den Positionstyp in derBestellanforderung oder Bestellung angegeben.

Die Streckenbestellung gehört zu den Sonderbestellarten im Einkauf und wird neben anderenSonderbestellarten in der Dokumentation MM - Bestandsführung im AbschnittStreckenabwicklung [Extern] beschrieben.

LimitbestellungMit einer Limitbestellung können verschiedene Materialien oder Dienstleistungen in Höhe einesfestgelegten Werts (Wertlimit) von einem Lieferanten beschafft werden, für die derBearbeitungsaufwand bei einzelnen Bestellungen nicht als lohnend angesehen wird; z.B. fürBüromaterialien und kleinere Dienstleistungen, die im Lauf eines Jahres benötigt werden.

Die Limitbestellung hat die Belegart FO, und Sie können anstatt eines bestimmten Lieferterminseine Laufzeit festlegen.

Zu einer Limitbestellung ist der Wareneingang bzw. die Leistungserfassung und -abnahme nichterforderlich. Die Rechnungen werden direkt mit Bezug auf die Bestellung gebucht,vorausgesetzt, daß das Wertlimit eingehalten wurde.

Die Kontierung muß erst zum Zeitpunkt der Rechnungserfassung angegeben werden.

Ausführliche Informationen zum Thema Wertlimits finden Sie in der Dokumentation MM - Dienstleistung [Extern].


Anlegen einer Bestellung

130 April 2001

Anlegen einer BestellungVerwendungEs gibt folgende Möglichkeiten:

� Lieferant bekanntWählen Sie dieses Verfahren, wenn Sie wissen, bei welchem Lieferanten Sie bestellenwollen.

Siehe Manuelles Anlegen von Bestellungen (Lieferant bekannt) [Seite 131]

� Lieferant unbekanntWählen Sie dieses Verfahren, wenn der Lieferant vom System ermittelt werden soll.Anhand der im System definierten Bezugsquellen (d.h. Rahmenverträge, Infosätze undOrderbuch) schlägt das System mögliche Lieferanten eines Materials vor.

Siehe Optimierter Einkauf [Seite 258]

� Zugeordnete Banfen vorhandenMit diesem Verfahren listen Sie die Bestellanforderungen Ihrer Einkäufergruppe auf, diebereits einem Lieferanten zugeordnet wurden (d.h. die Bestellanforderungen, die einenLieferanten, Rahmenvertrag bzw. Infosatz als eine Bezugsmöglichkeit enthalten). Ausdiesen Bestellanforderungen können automatisch Bestellungen erzeugt werden.

Siehe Optimierter Einkauf [Seite 258]

� UmlagerungWählen Sie dieses Verfahren, wenn Sie nicht bei einem Lieferanten, sondern bei einemIhrer Werke bestellen wollen.

� Vendor-Managed-Inventory (VMI)Mit diesem Verfahren legen Sie aus einer Bestellbestätigung, die Ihnen Ihr Lieferant perEDI geschickt hat, eine Bestellung an.

Siehe

SAP Retail - Vendor-Managed-Inventory (VMI) [Extern]

SAP Retail - VMI: Generieren Bestellung zu EDI-Bestellbestätigung [Extern]

Siehe auch:Bestellung ohne Wert anlegen [Seite 139]

Einteilungen zur Bestellung pflegen [Seite 138]


Manuelles Anlegen von Bestellungen (Lieferant bekannt)

April 2001 131

Manuelles Anlegen von Bestellungen (Lieferantbekannt)VerwendungSie wählen dieses Verfahren, wenn sie wissen, bei welchem Lieferanten Sie bestellen wollen.

VoraussetzungenBevor Sie eine Bestellung manuell anlegen, benötigen Sie folgende Informationen:

LieferdatumSie können entweder das gewünschte Lieferdatum eingeben oder das Feld leer lassen. Wenndas Feld leer ist, dann ermittelt das System das Lieferdatum aus dem aktuellen Datum plus derPlanlieferzeit des Materials.

KontierungFür jede Position, die auf ein Verbrauchskonto gebucht werden soll, benötigen Sie denKontierungstyp und die Kontierungsdaten (z.B. die Nummer der Kostenstelle, die belastetwerden soll).

Weitere Informationen zum Thema Kontierungen erhalten Sie im Abschnitt "Kontierungen".

MaterialnummerDie Nummer des zu bestellenden Materials benötigen Sie dann, wenn zu dem Material einStammsatz existiert.

Existiert zu dem Material kein Stammsatz, benötigen Sie einen Materialkurztext, die Kontierungund die Warengruppe.

HTN-MaterialnummerWenn Sie ein Material mit Herstellerteilenummer (HTN) bestellen möchten, benötigen Sie dieHTN-Materialnummer. Lesen Sie hierzu Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

WerkSie benötigen den Schlüssel des Werks, für das das Material bzw. die Dienstleistung bestelltwird.

NummernvergabeWird in Ihrem Unternehmen mit externer Nummernvergabe gearbeitet, dann benötigen Sie eineBestellnummer, die innerhalb des zulässigen Nummernbereichs liegt.

PreisSie können den Nettopreis entweder selbst angeben oder ihn durch das System berechnenlassen, indem Sie Konditionen erfassen.

LieferantZum Lieferanten muß ein Lieferantenstammsatz vorhanden sein. Beim Anlegen einer Bestellunggeben Sie die Nummer des Lieferantenstammsatzes an.

Wird die Rechnung von einem abweichenden Lieferanten gestellt, dann können Siediesen Lieferanten im Feld Rechnungsstell. in den Kopfdaten der Bestellungeingeben. In diesem Fall wird dann bei der Erfassung der Rechnung im System dieNummer des Rechnungsstellers an Stelle des Lieferanten übernommen.


Manuelles Anlegen von Bestellungen (Lieferant bekannt)

132 April 2001

Siehe auch:Bestellung anlegen - mit Stammsatz [Seite 133]

Bestellung anlegen - ohne Stammsatz [Seite 135]

Bestellung kopieren bzw. mit Vorlage anlegen [Seite 137]


Bestellung anlegen - mit Stammsatz

April 2001 133

Bestellung anlegen - mit StammsatzWenn ein Materialstammsatz zu dem zu bestellenden Material existiert, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie vom Einkaufsmenü aus Bestellung��Anlegen ��Lieferant bekannt, dannerscheint das Einstiegsbild.

2. Geben Sie auf diesem Bild die erforderlichen Daten ein oder ändern Sie ggf. dievorhandenen Vorschlagswerte.

Wenn Sie auf dem Einstiegsbild das Lieferantenteilsortiment [Extern] (LTS)eingeben, dann werden über das LTS die im Lieferantenstamm hinterlegtenabweichenden Daten, z.B. eine vom Lieferanten abweiche Bestelladresse oderabweichende Zahlungsbedingungen, ermittelt.

Mit ENTER verzweigen Sie zur Positionsübersicht.

3. Bei jeder Position müssen Sie folgende Angaben machen:

– Material– Bestellmenge– Werk/Lagerort– Nettopreis

Der Nettopreis wird aus dem Einkaufsinfosatz vorgeschlagen. Falls kein Infosatz fürdas Material bei dem Lieferanten vorhanden ist, wird er aus dem letzten Belegvorgeschlagen.Wenn der Preis vom Nettopreis des letzten Belegs abweichen soll, dann markierenSie die Position und wählen Sie Position ��Detail.

Geben Sie den Nettopreis auf dem Positionsdetailbild ein. Mit ENTER verzweigen Siein die Positonsübersicht.

Wenn Sie pro Einheit den Bruttopreis des Lieferanten eingeben und dannKonditionen zu der Position erfassen, ersetzt das System den von Ihneneingegebenen Preis automatisch durch den Nettopreis.

Sie erfassen Konditionen oder ändern den Bruttopreis, indem Sie die Positionmarkieren und Position ��Konditionen wählen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Pflege von Konditionen [Seite373].

– Preiseinheit/Bestellpreismengeneinheit

Wenn sich der angegebene Preis auf eine andere Mengeneinheit bezieht, als dieBestellmengeneinheit, dann können Sie hier die Bestellpreismengeneinheit (SpalteBPME) und die Preiseinheit (Spalte pro) eingeben.


Bestellung anlegen - mit Stammsatz

134 April 2001

Nach ENTER können Sie auf dem Positionsdetailbild den Umrechnungsfaktorangeben, falls er nicht bereits im System definiert ist.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Mengeneinheiten inBestellungen [Seite 145].

– Lieferdatum

Mit Position � Weitere Funktionen � Zusatzdaten können Sie im Feld Spät. WE-Datum für jede Position das letztmögliche Datum eingeben, zu dem Sie einenWareneingang noch akzeptieren.

Wenn dieses Feld gepflegt ist, dann prüft das System beim Wareneingang, ob dasDatum eingehalten wurde oder nicht und gibt ggf. eine Meldung aus.

4. Überprüfen Sie ggf. folgendes:

– die Positionsdaten (Positionsdetailbild)

– die Texte zur Position (Position ��Texte��Textübersicht)

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Texterfassung,Druckfunktionen und Nachrichtenübermittlung [Seite 303].

– die Belegkopfdaten (Kopfdetailbild)

– die Texte des Bestellkopfs (Kopf �Texte��Textübersicht)

Mit Kopf ��Konditionen können Sie sich den Gesamtwert der Bestellung anzeigenlassen.

Mit Hilfe der Funktion Finanzmittelrechnung im Einkauf können Sie zu Bestellungeneinen Geldgeber, eine Finanzstelle und eine Finanzposition eingeben.Wählen Sie dazu Position ��Weitere Funktionen ��Finanzrechnung.

5. Sichern Sie die Bestellung.

ErgebnisDie Bestellung ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus der Bestellung an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu der Bestellung eine Nachricht.Wie Sie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht im Abschnitt Nachrichten ausgeben[Seite 319].


Bestellung anlegen - ohne Stammsatz

April 2001 135

Bestellung anlegen - ohne StammsatzGehen Sie wie folgt vor, wenn zu dem Material, das bestellt werden soll, kein Materialstammsatzexistiert (z.B. bei Nichtlagermaterial).

1. Wählen Sie Bestellung��Anlegen ��Lieferant bekannt.

2. Geben Sie auf dem Einstiegsbild entsprechende Daten ein oder ändern Sie ggf. vorhandeneWerte.

3. Wählen Sie ENTER, dann erscheint die Positionsübersicht.

4. Geben Sie folgende Informationen ein:

– MaterialLassen Sie die Spalte Material leer. Erfassen Sie im Feld Text einen Kurztext zu demMaterial und im Feld Warengruppe die entsprechende Warengruppe.

– KontierungSiehe: Kontierung [Seite 140]

– BestellmengeSiehe: Mengeneinheiten in Bestellungen [Seite 145]

– Preis

Wenn Sie zunächst den Bruttopreis des Lieferanten pro Einheit eingeben und dannKonditionen zu der Position erfassen (Position ��Konditionen), dann ersetzt dasSystem den von Ihnen eingegebenen Bruttopreis automatisch durch den Nettopreis.

Sie können auch den Nettopreis, also den Preis inklusive Zu- und Abschlägen,eingeben.

Wenn Sie das Feld leer lassen und danach ENTER drücken, wird ein Dialogfenstereingeblendet. Sie müssen hier entweder den Preis angeben oder die Nummer desInfosatzes, der Konditionen zu der Position enthält.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Pflege von Konditionen [Seite 373].

– Preiseinheit/Bestellpreismengeneinheit

Wenn sich der angegebene Preis auf eine andere Mengeneinheit als dieBestellmengeneinheit bezieht, dann können Sie hier die Bestellpreismengeneinheiteingeben (Spalte BPME) und die Preiseinheit (Spalte pro). Nach ENTER können Sieauf dem Positionsdetailbild den Umrechnungsfaktor angeben, falls er nicht bereits imSystem definiert ist.Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Mengeneinheiten in Bestellungen[Seite 145].

– Lieferdatum– Werk/Lagerort

5. Überprüfen Sie ggf. folgendes:


Bestellung anlegen - ohne Stammsatz

136 April 2001

– die Positionsdaten (Positionsdetailbild)

� die Belegkopfdaten (Kopfdetailbild)

– die Texte zur Position (Position ��Texte��Textübersicht)

Wenn der Text nicht den Status N hat, dann können Sie ihn ändern.Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Texterfassung, Druckfunktionen undNachrichtenübermittlung [Seite 303].

– – die Texte des Bestellkopfs (Kopf �Texte��Textübersicht)

6. Wählen Sie Position � Kontierungen, um zusätzliche Kontierungsdaten (z.B. die Nummerdes Sachkontos) einzugeben (siehe Kontierung [Seite 140]).

Mit Kopf �Konditionen können Sie sich den effektiven Wert der Bestellung anzeigenlassen.


Ergebnis Die Bestellung ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus der Bestellung an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu der Bestellung eine Nachricht.Wie Sie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht im Abschnitt Nachrichten ausgeben[Seite 319].


Bestellung kopieren bzw. mit Vorlage anlegen

April 2001 137

Bestellung kopieren bzw. mit Vorlage anlegen Sie sparen Zeit, wenn Sie beim Anlegen oder Ändern einer Bestellung eine vorhandeneBestellung kopieren oder Positionen aus einer vorhandenen Bestellanforderung, Anfrage odereinem Kontrakt übernehmen.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Bestellung��Anlegen ��Lieferant bekannt.


2. Wenn Ihre Vorlage eine Bestellanforderung, eine Anfrage oder ein Kontrakt sein soll, dannwählen Sie Bestellung��Anlegen mit Bezug��Zum Vorlagebeleg�.

Wenn Sie eine vorhandene Bestellung kopieren möchten, dann wählen SieBestellung��Kopieren.

In dem eingeblendeten Dialogfenster tragen Sie die Nummer des Vorlagebelegs ein und,sofern bekannt, die Nummer der betreffenden Position. Nach ENTER erscheint diePositionsübersicht.

3. Markieren Sie die zu übernehmenden Positionen.

Wenn Sie die markierten Positionen ändern möchten, bevor Sie sie übernehmen,wählen Sie Bearbeiten � Übernehmen + Detail. Ändern Sie die einzelnen Positionenjeweils auf dem Positionsdetailbild.

Wenn Sie die markierten Positionen übernehmen möchten, ohne sie vorher zu ändern,wählen Sie Bearbeiten � Übernehmen.

Die Positionsübersicht der neu anzulegenden Bestellung mit den übernommenenPositionen wird angezeigt.


ErgebnisDie Bestellung ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus der Bestellung an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu der Bestellung eine Nachricht.Wie Sie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Einteilungen zur Bestellung pflegen

138 April 2001

Einteilungen zur Bestellung pflegenWenn die bestellte Menge gestaffelt nach einem vorgegebenen Terminplan geliefert werden soll,können Sie die gewünschte Lieferzeit genau angeben, z.B. 20 Stück zum 5. Mai, 10:00 Uhr;weitere 20 Stück am 6. Mai, 10:00 Uhr und 60 Stück am 10. Mai.Diese Daten erfassen Sie in der Einteilung der betreffenden Position.

Vorgehensweise1. Markieren Sie die gewünschte Position in der Positionsübersicht.

2. Wählen Sie Position��Einteilungen.

Sie gelangen auf das Einteilungsbild der Position.

3. Geben Sie pro Lieferung das Lieferdatum (Tag, Woche oder Monat), die Uhrzeit und dieEinteilungsmenge ein.

Der Abschnitt Lieferantenrahmenverträge [Seite 173] enthält Detailinformationen zu den ThemenEinteilungen und Lieferpläne.


Bestellung ohne Wert anlegen

April 2001 139

Bestellung ohne Wert anlegenVerwendungWenn Sie die Liefertermine eines Materials überwachen möchten, das Sie nicht wertmäßig imBestand führen möchten (z.B. Muster oder Proben eines Materials), dann können Sie eineBestellung ohne Wert anlegen.

Eine Bestellung ohne Wert legen Sie genauso an wie eine Bestellung mit Wert. Sie markierenzusätzlich in der Positionsübersicht Kostenlos. (siehe: Bestellung anlegen - ohne Stammsatz[Seite 135])

Das System setzt dann den Nettopreis der Bestellposition auf 0 und löscht im Positionsdetailbilddas Kennzeichen RE für Rechnungseingang, das vom System im Standard gesetzt wird.

Das System akzeptiert dann keinen Rechnungseingang zu dieser Bestellung.

Siehe auch:Bestellungen überwachen [Seite 167]


Kontierung

140 April 2001

KontierungDefinitionFestlegung der Kontierungsobjekte (z.B. Kostenstelle, Kundenauftrag, Projekt), die bei einerBestellung für ein Material, das direkt in den Verbrauch geht, bebucht werden.

VerwendungSie können einer Position eine oder mehrere Kontierungen zuordnen (Einfachkontierungfestlegen [Seite 142] und Mehrfachkontierung festlegen [Seite 143]).

Bei der Mehrfachkontierung ist es z.B. möglich, die Kosten einer Bestellung teilweise auf dieeigene Kostenstelle und teilweise auf andere Kostenstellen zu kontieren.Sie legen über den Kontierungstyp fest, welches Kontierungsobjekt bebucht wird.

KontierungstypDer Kontierungstyp bestimmt folgendes:

� den Typ der Kontierung (Kostenstelle, Kundenauftrag etc.)

� welche Konten bei Buchung der Rechnung oder des Wareneingangs zu belasten sind

� welche Kontierungsdaten Sie bereitstellen müssen

Kontierungstypen

Bezeichnung Benötigte Kontierungsdaten

Anlage Anlagenhauptnummer und -unternummer

Auftrag Auftrags- und Sachkontonummer

Fertigungsauftrag Fertigungsauftragsnummer

Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß- und Sachkontonummer

Kostenstelle Kostenstellen- und Sachkontonummer

Kundenauftrag Kundenauftrags- und Sachkontonummer

Kundeneinzelbedarf Kundenauftrags- und Sachkontonummer

Projekt Projekt- und Sachkontonummer

Unbekannt Keine

Sie können den Kontierungstyp nach Erfassen der Position ändern, vorausgesetzt,daß im Customizing des Einkaufs die Feldauswahl entsprechend eingestellt ist.

Weitere Informationen zur Kontierung finden Sie in der Dokumentation CO - Controlling unterKontierung von Controlling-Objekten [Extern].


Kontierung

April 2001 141

Automatische Kontierung Das System versucht, bei der Kontierung ein Sachkonto vorzuschlagen. Die Nummer des zubelastenden Sachkontos kann dann automatisch vorgeschlagen werden, wenn die automatischeKontenfindung für den Kontenplan des Buchungskreises vorgesehen ist.


Einfachkontierung festlegen

142 April 2001

Einfachkontierung festlegenBei diesem Verfahren ordnen Sie einer Position eine Kontierung zu:

1. Geben Sie beim Erfassen einer Position auf dem Positionsübersichtsbild den Kontierungstypfür die betreffende Position ein.

2. Wählen Sie Position � Kontierungen.

Sie gelangen auf das Fenster zur Eingabe von Kontierungsdaten.

3. Geben Sie die vom Kontierungstyp abhängigen Kontierungsdaten ein.

- Wenn zusätzliche Informationen zu der betreffenden Kontierung vorhanden sind,wird das Feld Mehr angezeigt.

- Wenn Sie weitere Positionen mit denselben Kontierungsdaten erfassen wollen,wählen Sie KontWiederholg. ein. Dann werden die Kontierungsdaten automatisch indie nächste Position übernommen.

4. Verzweigen Sie zur Positionsübersicht und wiederholen Sie ggf. den Vorgang.



Mehrfachkontierung festlegen

April 2001 143

Mehrfachkontierung festlegenBei diesem Verfahren können Sie die Kosten für eine Bestellposition z.B. auf mehrereKostenstellen verteilen.

Bei der Mehrfachkontierung stellen die erfaßten Kontierungsdaten einzelneKontierungspositionen dar.

VoraussetzungenBei der Mehrfachkontierung einer Position sind folgende Punkte zu beachten:

� Wie soll der Nettowert einer Bestellposition auf die einzelnen Kontierungspositionen verteiltwerden?

Die Kosten können mengenmäßig oder prozentual aufgeteilt werden (z.B. 10 Stück oder10 % des Bestellwerts auf Kostenstelle 100).

� Wie sollen die Kosten verteilt werden, wenn erst ein Teil der bestellten Menge geliefert und inRechnung gestellt wurde?

� Der Teilrechnungsbetrag kann proportional, d.h. gleichmäßig auf dieKontierungspositionen einer Bestellposition aufgeteilt werden.

� Der Teilrechnungsbetrag kann auffüllend, d.h. nach und nach auf die einzelnenKontierungspositionen einer Bestellposition aufgeteilt werden. Das bedeutet, zuerstwird Kontierungsposition 1 komplett erledigt, dann Kontierungsposition 2 etc. Diesgeschieht solange, bis der Rechnungswert erreicht ist.

Vorgehensweise1. Geben Sie beim Erfassen einer Position in der Positionsübersicht den Kontierungstyp für die

betreffende Position ein.

2. Wählen Sie Position � Kontierungen.

Sie gelangen auf das Kontierungsfenster.

3. Geben Sie die Kontierungsdaten zu der ersten Kontierungsposition ein.

Mit Wechseln Darstellung gelangen Sie auf das Mehrfachkontierungsbild.

4. Geben Sie in den Positionsfeldern im oberen Teil dieses Bildes die entsprechenden Datenein:

– Markieren Sie das Feld WE-unbew, um den Wareneingang zu dieser Position alsunbewertet zu kennzeichnen (da er direkt in den Verbrauch geht).

– Legen Sie im Feld Verteilung fest, ob die Kosten mengenmäßig oder prozentual verteiltwerden sollen.

– Legen Sie im Feld Teilrechnung fest, ob der Wert von Teilrechnungen nacheinander aufdie einzelnen Kontierungspositionen gebucht werden soll, oder ob der Wert einerTeilrechnung zu gleichen Teilen auf sämtliche Kontierungspositionen gebucht werdensoll.

5. Geben Sie zu jeder Kontierungsposition entweder die Menge oder den Prozentsatz derGesamtmenge an, der auf die betreffende Kontierungsposition gebucht werden soll.


Mehrfachkontierung festlegen

144 April 2001

Wenn Sie weitere Positionen mit denselben Kontierungsdaten erfassen wollen,wählen Sie Bearbeiten � Kontier.Wiederholung � Einschalten. Dann werden dieKontierungsdaten automatisch in die nächste Position übernommen.

6. Wiederholen Sie den Vorgang ggf. für weitere Positionen.


Ein Lieferant stellt erst 60 % des Gesamtbestellwerts in Rechnung, und die Kostender Bestellung sollen gleichmäßig auf die Kostenstellen 1 bis 5 verteilt werden (d.h.auf jede Kostenstelle entfallen 20 % der Gesamtkosten).

Wenn Sie für die Bestellposition festgelegt, daß der Wert einer Teilrechnungnacheinander auf die einzelnen Kontierungspositionen gebucht werden soll, sowerden zunächst die Kostenstellen 1 bis 3 mit dem obigen Rechnungsbetragbelastet. Die Belastung der beiden übrigen Kostenstellen erfolgt erst, wenn derRestbetrag in Rechnung gestellt wird.


Mengeneinheiten in Bestellungen

April 2001 145

Mengeneinheiten in BestellungenVerwendungIn einer Bestellung gibt es zwei verschiedene Mengeneinheiten:

� die Bestellmengeneinheit

Einheit, die Sie in Verbindung mit der Bestellmenge angeben

� die Bestellpreismengeneinheit

Einheit, die in Verbindung mit dem Nettopreis gilt und bei der Rechnungsprüfungzugrundegelegt wird. Wenn die Bestellpreismengeneinheit nicht derBestellmengeneinheit entspricht und im System kein Umrechnungsfaktor gepflegt ist,dann müssen Sie diesen auf dem Positionsdetailbild eingeben.

Es handelt sich um eine Bestellung von Schrauben. Die Schrauben werdenkartonweise bestellt. Der Preis des Lieferanten beträgt jedoch 10 DM pro kg, wobei 1kg Schrauben 24 Kartons ergibt.

Eine Bestellung über 24 Kartons Schrauben enthält folgende Daten:

Bestellmenge 24

Bestellmengeneinheit Kartons

Bruttopreis pro Einheit DM 10

Bestellpreiseinheit 1

Bestellpreismengeneinheit kg

Umrechnungsfaktor 24 Kartons = 1 kg

Kaufmännische EinheitBei den Einkaufsvorgängen können Sie nur die Mengeneinheiten verwenden, die im System als"kaufmännische Einheiten" definiert sind. ("Zentimeter" ist eine kaufmännische Einheit, "GradCelsius" dagegen nicht.) Mengeneinheiten werden von Ihrer Systemverwaltung definiert.

Mengeneinheiten im InfosatzDie Bestellmengeneinheit und die Bestellpreismengeneinheit können Sie in einem Infosatz zumMaterial und Lieferanten speichern. Dann kann das System die Bestellmengeneinheit, denBestellpreis, die Bestellpreismengeneinheit und den Umrechnungsfaktor aus dem Infosatzautomatisch in Einkaufsbelege übernehmen.

Variable BestellmengeneinheitIm Materialstammsatz bzw. Einkaufsinfosatz legen Sie fest, ob das Material mit abweichendenBestellmengeneinheiten beschafft werden kann.

Wenn Sie ein Material mit unterschiedlichen Bestellmengeneinheiten beschaffen möchten,müssen Sie zuerst das Feld Var. BME in den Einkaufsdaten des Materialstammsatzes pflegen.


Mengeneinheiten in Bestellungen

146 April 2001

Falls Sie bei einem bestimmten Lieferanten in einer anderen Bestellmengeneinheit bestellen,können Sie diese im Einkaufsinfosatz festlegen. (Der Eintrag im Infosatz ist maßgebend.)

Sie können in einem Einkaufsbeleg eine Bestellmengeneinheit eingeben, die von der imMaterialstammsatz vorgesehenen Bestellmengeneinheit abweicht. Dadurch wird dieBestellmengeneinheit beim Erfassen einer Bestellposition mit Materialnummer nicht mehrüberschrieben.

Wenn Sie mit variablen Bestellmengeneinheiten arbeiten, sollten Sie folgende Punkteberücksichtigen:

� Streckenbestellung: Wenn Sie eine Streckenbestellung aus einem Vertriebsbelegerzeugen, wird die Verkaufsmengeneinheit als Bestellmengeneinheit übernommen.

� Bestellanforderung: Sie können auch in der Bestellanforderung eineBestellmengeneinheit eingeben, die von der Basismengeneinheit desMaterialstammsatzes abweicht. Die Bestellmengeneinheit befindet sich auf demDetailbild einer Banf-Position. Beim Umsetzen einer Bestellanforderung in eineBestellung muß das Feld Variable BME im Einkaufsinfosatz auf aktiv gesetzt sein;andernfalls wird die Bestellmengeneinheit in der Bestellanforderung mit derBestellmengeneinheit aus dem Infosatz überschrieben.

� EAN: Wenn Europäische Artikelnummern (EAN) bzw. UPC-Codes mit unterschiedlichenMengeneinheiten für das Material vorgesehen sind, können Sie die EAN-Mengeneinheiten im Einkaufsbeleg eingeben, wenn

– die Basismengeneinheit und die Bestellmengeneinheit im Materialstammsatzunterschiedlich sind

– wenn die variable Bestellmengeneinheit im Materialstammsatz aktiv ist


Incoterms, Versand- und Liefervorschriften

April 2001 147

Incoterms, Versand- und LiefervorschriftenVerwendungIncotermsIncoterms sind international anerkannte Lieferbedingungen, die den von der InternationalenHandelskammer (ICC) aufgestellten Regeln entsprechen. Zum Beispiel bedeutet die Klausel freian Bord (FOB) - an Werk des Käufers, daß die Ware bei Lieferung in das Eigentum des Käufersübergeht.

Sie können für eine Bestellposition auch Incoterms eingeben, die von denen im Bestellkopfabweichen. Der Vorschlag dafür kommt aus dem Einkaufsinfosatz. Bei der Belegausgabewerden die positionsspezifischen Incoterms zusätzlich zu den allgemeinen auf Kopfebeneangegeben.

VersandvorschriftenHierbei handelt es sich um die für den Lieferanten maßgebenden Verpackungsbedingungen. Siespezifizieren diese Vorschriften bei einer Position durch Angabe eines entsprechenden vorherfestgelegten Schlüssels. Der Text der Versandvorschrift wird auf dem Ausgabebeleg gedruckt.

LiefervorschriftenLiefervorschriften können Sie entweder als Kopf- oder Positionstext eingeben.


Incoterms, Versand- und Liefervorschriften festlegen

148 April 2001

Incoterms, Versand- und Liefervorschriften festlegenIncoterms festlegenSie geben die Incoterm-Klausel in den Kopfdaten des Belegs an.

1. Wählen Sie Kopf � Detail.

2. Im Feld Incoterms auf dem Kopfdetailbild können Sie zwei Angaben machen: Im ersten Teiltragen Sie den Schlüssel der Incoterm-Klausel ein (z.B. FOB) und im zweiten bei Bedarf denBestimmungsort (z.B. Werk des Käufers).

Versandvorschriften festlegen1. Um Versandvorschriften zu erfassen, wählen Sie aus der Positionsübersicht des Belegs

Position � Detail.

2. Geben Sie im Feld Versandvorsch den Schlüssel der gewünschten Versandvorschrift ein.

3. Um weitere Versandvorschriften zu erfassen, wählen Sie Kopf �Texte��Textübersicht. Beider Textart Versandvorschriften können Sie dann die gewünschten Versandvorschriftenerfassen.

Liefervorschriften festlegenLiefervorschriften können für einzelne Positionen oder für den gesamten Beleg gelten.

Liefervorschriften gelten für den gesamten Beleg1. Um die Liefervorschriften als Kopftext zu erfassen, wählen Sie Kopf

�Texte��Textübersicht.

2. Erfassen Sie die gewünschten Liefervorschriften bei der Textart Lieferbedingungen.

Liefervorschriften gelten für einzelne Positionen1. Um die Liefervorschriften positionsspezifisch zu erfassen, markieren Sie die betreffende

Position und wählen Sie Position �Texte��Textübersicht.

2. Erfassen Sie die gewünschten Liefervorschriften bei der Textart Anlieferungstext.


Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung

April 2001 149

Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung VerwendungBei der wareneingangsbezogenen (WE-bezogen) Rechnungsprüfung basiert die Rechnung nichtauf der Bestellung, sondern auf den einzelnen Lieferungen. Das heißt, Bezugsbeleg für dieRechnung ist nicht die Bestellung, sondern der Lieferschein oder der Wareneingangsbeleg.

Ob Sie mit WE-bezogener Rechnungsprüfung arbeiten, hängt von denFakturierungsvereinbarungen ab, die Sie mit Ihrem Lieferanten getroffenen haben. DieseMethode kann dann sinnvoll sein, wenn davon auszugehen ist, daß die Lieferung zu derBestellung in Form von zahlreichen Teillieferungen erfolgen wird.

VoraussetzungenBevor Sie die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung einsetzen können, müssen folgendeVoraussetzungen erfüllt sein:

� In der Bestellung muß für die betreffende Position auf dem Positionsdetailbild dasKennzeichen für die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung WE-bez.RP markiert sein.

� Bevor die Rechnung im System erfaßt wird, muß ein Wareneingang erfolgen.

AktivitätenDie Rechnung kann mit Bezug auf einen Lieferschein oder WE-Beleg erfaßt werden.

Sie können jederzeit Informationen über die Zuordnung eines Wareneingangs zu einerRechnung anzeigen. Sie finden diese Informationen in der Bestellentwicklung der Position.

Siehe auch:Bestellungen überwachen [Seite 167]


Getrennt bewertete Materialien

150 April 2001

Getrennt bewertete MaterialienVerwendungEin getrennt bewertetes Material ist ein Material, das mit verschiedenen Preisen bewertet wird.Es verfügt nicht nur über eine, sondern über mehrere Bewertungsarten.

Sie müssen ein Material bestellen, das Ihr Unternehmen sowohl eigenfertigt als auchextern beschafft. Bei Eigenfertigung könnte dieses Material nun mit einem anderenPreis bewertet werden als bei externer Beschaffung im eigenen Land und wiederummit einem anderen Preis, wenn es bei einem Lieferanten im Ausland bestellt wird.

Wenn das Material getrennt bewertet wird, können Sie in der Bestellung die Bewertungsartangeben. Welche Bewertungsart Sie für ein Material eingeben können, wird durch denBewertungstyp festgelegt.

VoraussetzungenDer Bewertungstyp wird im Stammsatz eines Materials definiert und bestimmt, ob das Materialgetrennt bewertet wird. Die angegebene Materialart muß auch im Materialstammsatz gepflegtwerden.

AktivitätenUm die Bewertungsart von Materialien anzugeben, für die im MaterialstammsatzBewertungsarten festgelegt wurden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Verzweigen Sie in das Positionsdetailbild der Bestellung.

2. Geben Sie im Feld BewrtArt die festgelegte Bewertungsart ein.


Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Dokumentation MM -Materialbewertung [Extern].


Wareneingang ohne Bezug zu einer Bestellung

April 2001 151

Wareneingang ohne Bezug zu einer BestellungSiehe dazu Dokumentation SAP Retail

Wareneingang: Identifizierung [Extern].


Retoure

152 April 2001

RetoureVerwendungRetouren dienen zur Rücksendung von Ware an einen externen oder internen Lieferanten. Diesist vor allem im Handel wichtig.

IntegrationDie Abbildung zeigt alle im SAP-System möglichen Retouren:

M

Verteilzentrum

Filiale

MMM

MMM

Externer Lieferant

externer Kunde

Filial-retoure

Konsumenten(anonyme oder bekannte Kunden)

Lieferanten-retoure

Konsumenten-retoure

Lieferanten-retoure

Kundenretoure

FunktionsumfangRetouren unterscheiden sich hinsichtlich des Warenlieferanten und Warenempfängersfolgendermaßen:

� Retoure von einem Kunden oder Konsumenten

Ein externer Kunde oder ein Konsument liefert Ware an Ihr Unternehmen zurück.

� Kundenretouren kommen vor allem im Großhandel vor und werden dort bei derFakturierung über die Fakturaart RE abgewickelt.

Siehe SD – Fakturierung: Fakturaart [Extern]

� Konsumentenretouren kommen im Einzelhandel beim Umtausch von Ware oder beiReklamationen am POS vor.


Retoure

April 2001 153

Siehe ISR – SAP Retail: Abverkauf/Retoure (Filiale) [Extern]

In beiden Fällen erfassen Sie die Retoure. Das System bucht einen Wareneingang understellt eine Gutschrift. Sie können die Retoure mit oder ohne Bezug zu einemReferenzbeleg (z.B. einem Kundenauftrag) erfassen.

� Retoure an einen Lieferanten (Lieferantenretoure)

Ihr Unternehmen sendet Ware an einen externen Lieferanten zurück. Das System buchteine Wareneingangskorrektur und berücksichtigt bei der Rechnungsprüfung eineGutschrift gegenüber dem Lieferanten. Sie können die Retoure ohne Bezug zu einemReferenzbeleg (z.B. einer Bestellung) buchen.

Im Gegensatz zu dieser Retoure ohne Bezug zu einem Referenzbeleg, ist eineRücklieferung im MM eine Retoure an einen externen Lieferanten mit Bezug zu einemReferenzbeleg (z.B. einer Bestellung).

Siehe Lieferantenretoure und Filialretoure [Seite 154]

� Retoure im Zusammenhang mit einer Umlagerung

Innerhalb Ihres Unternehmens findet eine Umlagerung zwischen zwei Betrieben statt.Sie senden die Ware ohne Bezug zu einem Referenzbeleg an den internen Lieferanten,d.h. an den liefernden Betrieb, zurück.

Siehe Lieferantenretoure und Filialretoure [Seite 154]

Zu unterscheiden sind:

� Retoure innerhalb eines Buchungskreises

Das System korrigiert die Bestände. Eine interne Verrechnung findet nicht statt.

� Retoure buchungskreisübergreifend

Das System korrigiert die Bestände. Außerdem erstellt es Gutschriften für deninternen Lieferanten und den internen Kunden.

Siehe auch:ISR – SAP Retail: Lieferant: Retouren mit Lieferungen [Extern]

ISR – SAP Retail: Rack-Jobber: Retourenabwicklung [Extern]

SD – Verkauf: Retoure [Extern]


Lieferantenretoure und Filialretoure

154 April 2001

Lieferantenretoure und FilialretoureVerwendungLieferantenretouren und Filialretouren können z.B. aus folgenden Gründen nötig sein:

� Rücksendung nicht verkaufter Ware nach Aktionsende

� Rücksendung nicht verkaufter Ware nach Saisonende

� Rücksendung von Ware, die vom Lieferanten zurückgefordert wurde

� Rücksendung oder Vernichtung verdorbener oder qualitativ minderwertiger Ware

� Rücksendung ausgelisteter Artikel

� Rücksendung von Leergut- oder MTV-Artikeln

FunktionsumfangSie können zu retournierende Artikel bei der Erfassung der Position in der Bestellung alsRetourenbestellpositionen kennzeichnen, indem Sie in der Positionsübersicht der Bestellung dasKennzeichen R (Retourenposition) markieren.

Retourenbestellpositionen können in einer Bestellung neben anderen Bestellpositionenexistieren. Somit ist es möglich, in ein und der selben Bestellung Ware zu bestellen undgleichzeitig Ware zu retournieren.

Die Retourenabwicklung ist komplett auf der Beschaffungsseite möglich. Die Retourenwarenverlassen den Betrieb am Wareneingang und die entsprechenden Positionen werden in derRechnungsprüfung mit umgekehrtem Vorzeichen berücksichtigt.

AktivitätenWenn Sie für die Retourenabwicklung Lieferpapiere oder Ladelisten benötigen, können Siealternativ die komplette Versandabwicklung nutzen.


Rechnungsplan

April 2001 155

RechnungsplanVerwendungDer Rechnungsplan ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie die gewünschten Termine für dieRechnungserstellung zu einem Beschaffungsvorhaben unabhängig vom Erhalt der Ware bzw.Dienstleistung (Leistungserfassung) planen können. Er listet Termine auf, zu denen Sie dieRechnungen erstellen und anschließend bezahlen möchten.

Sie warten nicht in jedem Fall auf die Rechnung des Lieferanten für eine gelieferte Ware odereine erbrachte Dienstleistung, sondern können Rechnungen anhand der in der Bestellungvorhandenen Daten automatisch vom System erstellen lassen und deren Zahlung an denLieferanten einleiten.

Die beiden folgenden Rechnungsplanarten sind vorgesehen:

� periodischer Rechnungsplan

� Teilrechnungsplan

Periodischer RechnungsplanDer periodische Rechnungsplan ist für regelmäßig wiederkehrende Beschaffungsvorgänge, z.B.Miete, Leasing oder Abonnement, einsetzbar.

Er ermöglicht die weitgehend automatisierte Erstellung und Zahlung von Rechnungen in derRechnungsprüfung. Dazu nutzt er Programmfunktionen der AutomatischenWareneingangsabrechnung (ERS).

Beim periodischen Rechnungsplan wird der Gesamtwert der Bestellposition zu jedemFälligkeitstermin berechnet.

Für eine Bestellposition Leasing-PKW mit Gesamtwert 600 DM werden jeweils amVorletzten eines Monats 600 DM berechnet und bezahlt.

Sie können im Customizing des Einkaufs einstellen, ob Sie die Termine manuell pflegen möchtenoder ob das System nach den angegebenen Regeln Terminvorschläge anbieten soll.

TeilrechnungsplanDer Teilrechnungsplan ist einsetzbar für die Berechnung kostenintensiver Material- oderDienstleistungsbeschaffungsvorhaben, die in Teilschritten abgerechnet werden sollen; z.B. beiProjekten im Anlagenbau oder bei der Berechnung einzelner Abschnitte eines Bauvorhabensjeweils nach ihrer Fertigstellung.

In einem Teilrechnungsplan können Sie auch Termine als Anzahlungen kennzeichnen.Die Beträge zu diesen Terminen werden nicht in der Gesamtsumme der Rechnungspositionenberücksichtigt, da Anzahlungen später mit Rechnungen ausgeglichen werden.

Beim Teilrechnungsplan wird der Gesamtwert der Bestellposition auf die einzelnen Termine desRechnungsplans aufgeteilt.


Rechnungsplan

156 April 2001

Für eine Bestellposition Bauvorhaben 1 mit Gesamtwert 900.000 DM werden nachFertigstellung des ersten Bauabschnitts 33,3 % des Gesamtwerts der Bestellpositionberechnet und bezahlt (300.000 DM), nach dem zweiten Bauabschnitt weitere33,3 % (300.000 DM), der Rest nach Fertigstellung und Abnahme des letztenBauabschnitts (300.000 DM).

Beim Teilrechnungsplan möchten Sie die mit dem Lieferanten vereinbarten Rechnungstermineselbst pflegen, deshalb ist keine Systemunterstützung für Terminvorschläge vorgesehen.Wenn Sie jedoch Terminvorschläge als Erfassungshilfe haben möchten, können Sie sich beimAnlegen auf einen Vorlage-Rechnungsplan beziehen, aus dem dann Vorschläge übernommenwerden.

IntegrationBeim Sichern des Rechnungsplans werden Daten an das Bestellobligo weitergeleitet, anFinanzdisposition und Cash-Forecast.

VoraussetzungenUm mit dem Rechnungsplan zu arbeiten,

� müssen Sie die Einstellungen im Customizing des Einkaufs pflegen, z.B.

� Rechnungsplanart

� Termintypen

� Terminbezeichnungen

� Terminvorschläge

� muß die Bestellposition kontiert sein

� müssen Sie die Logistik-Rechnungsprüfung verwenden

Wenn Sie die automatische Abrechnung für periodische Rechnungspläne wünschen, muß mitdem Lieferanten die automatische Rechnungserstellung vereinbart sein. ImLieferantenstammsatz muß Auto WE-Abrechnung markiert sein.

SAP empfiehlt das Arbeiten mit der Bestellart FO.

Diese Art der Bestellung enthält im Kopf eine Laufzeit, d.h. eine Gültigkeitsdauer desVertrags mit dem Lieferanten, und einen Absagegrund. Die Angabe der Laufzeit wirdfür den Rechnungsplan übernommen.

Wenn Sie mit Normalbestellung arbeiten, müssen Sie die Terminregeln imCustomizing entsprechend pflegen, da keine Laufzeit zur Verfügung steht, die derRechnungsplan übernehmen kann.


Rechnungsplan anlegen

April 2001 157

Rechnungsplan anlegenVoraussetzungen� Damit Sie den Rechnungsplan mit automatischer Abrechnung nutzen können, muß im

Lieferantenstammsatz das Kennzeichen Auto WE-Abrechnung gesetzt sein.(Wenn Sie die Termine manuell erstellen möchten, ist dies nicht nicht notwendig.)

� SAP empfiehlt die Nutzung der Bestellart FO, d.h. eine Bestellung mit einer Laufzeit undeinem Absagegrund. Der Rechnungsplan kann die Laufzeitangabe im Bestellkopfübernehmen.

� Bestellpositionen, für die Sie mit Rechnungsplan arbeiten möchten, müssen kontiert sein,gleich ob es sich um ein Material mit Angabe eines Stammsatzes handelt, ein Material mitBezeichnung durch einen Kurztext oder eine Dienstleistung.

� Die WE/RE-Steuerung muß so eingestellt sein, daß kein Wareneingang (d.h. fürDienstleistungen keine Leistungserfassung) erwartet wird, sondern nur einRechnungseingang . Falls Sie die automatische Abrechnung wünschen, müssen Sie auchdas Kennzeichen Automatische Wareneingangsabrechnung setzen.

Wenn Sie - z.B. nur zu Informationszwecken - trotzdem Leistungserfassungsblätter zuder Position erlauben möchten, müssen Sie das Kennzeichen WE unbewertet setzen.

Vorgehensweise1. Legen Sie eine Bestellung mit Bestellart FO und mit einem Kontierungstyp an.

Nach Weiter erhalten Sie die Positionsübersicht, bzw. die Übersicht der Leistungszeilen,wenn Sie den Positionstyp Dienstleistung gewählt haben.

2. Pflegen Sie das gewünschte Material, bzw. die Dienstleistung, die Menge und den Preis.Nach Weiter erhalten Sie das Kontierungsbild.

3. Geben Sie die Kontierung der Position an.

4. Stellen Sie sicher, daß auf dem Positionsdetailbild die Kennzeichen zur WE/RE-Steuerungrichtig gesetzt sind: WE und WE-bezogene Rechnungsprüfung dürfen nicht gesetzt sein, REmuß gesetzt sein und Auto-WE-Abrechnung müssen Sie setzen, wenn Sie die automatischeAbrechnung wünschen. Wenn Sie z.B. Leistungerfassungsblätter rein zuInformationszwecken haben möchten, erlauben Sie unbewerteten Wareneingang.

5. Markieren Sie die Position und wählen Sie Position � Rechnungsplan.Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie aus den im Customizing voreingestelltenRechnungsplanarten die gewünschte auswählen können.

Periodischer Rechnungsplan

� Wenn Sie einen periodischen Rechnungsplan wählen, erhalten Sie die Übersicht derRechnungstermine, die das System anhand der Einstellungen im Customizingermittelt hat.

� Für jede Abrechnungsperiode (z.B. Monat) wird der Rechnungstermin und der zuberechnende Wert angezeigt. Beim periodischen Rechnungsplan handelt es sichdabei um den Gesamtwert der Bestellposition.


Rechnungsplan anlegen

158 April 2001

� Sie können die Vorschlagstermine ändern und ggf. einzelne Rechnungstermine fürdie automatische Berechnung sperren.

� Sie können das Endedatum für den Rechnungsplan pflegen.

� Mit den Feldern Termine ab und Termine bis können Sie steuern, daß einRechnungsplan nicht über die gesamte Laufzeit der Bestellung Rechnungsterminevorsieht, sondern nur für eine bestimmte Phase innerhalb der Laufzeit; z.B. bei einerLaufzeit vom 1.1. bis 31.12. nur Termine vom 1.1. bis 30.6.

� Mit dem Kennzeichen Im voraus legen Sie fest, ob die Rechnung zu einer Periode imvoraus oder im nachhinein erstellt werden soll, d.h. Anfang Februar für im voraus denMonat Februar, oder rückwirkend für den Monat Januar.

� Außerdem werden Felder mit Informationen zu dem vorliegenden Rechnungsplanangezeigt, z.B. der Kalender, der der Datumsermittlung zugrundeliegt.

Teilrechnungsplan

� In diesem Fall möchten Sie die gewünschten Termine für Teilrechnungen zu einemBeschaffungsvorgang selbst planen. Der Teilrechnungsplan sieht daher keinenAutomatismus für Terminvorschläge vor, sondern Sie erhalten eine Terminübersicht,in der Sie die gewünschten Termine manuell eintragen können.

� Wenn Sie als Erfassungshilfe Terminvorschläge vom System haben möchten,können Sie jedoch einen Vorlage-Rechnungsplan anlegen und sich beim Anlegenneuer Teilrechnungspläne auf diesen beziehen. In diesem Fall bietet das System ausder Vorlage abgeleitete Terminvorschläge an.

� Sie können im Feld F (Fakturierungs-/Rechnungsplanregel) einen Termin alsAnzahlung kennzeichnen.

6. Sichern Sie die Bestellposition mit dem Rechnungsplan.

Anschließend können Sie in der Rechnungsprüfung die automatische Berechnungstarten.

Wenn Sie für eine Position eine Rechnungsplanart zugeordnet haben (z.B.Teilrechnungsplan), dann können Sie die Art des zugeordneten Rechnungsplansnicht mehr ändern. Wenn Sie eine andere Rechnungsplanart zuordnen möchten,müssen Sie die Position löschen und neu anlegen.


Rechnungsplan abrechnen

April 2001 159

Rechnungsplan abrechnenVerwendungMit dem Rechnungsplan können Sie zu gewünschten Terminen, unabhängig vomBeschaffungsvorgang und Erhalt der Ware bzw. Dienstleistung, die Rechnungserstellung planen.Sie können beim Erstellen der Rechnungsbelege die Lieferanten informieren. WeitereInformationen finden Sie unter Nachrichten in der Logistik-Rechnungsprüfung [Extern].

Automatische AbrechnungDie automatische Abrechnung wird i.d.R. für periodische Rechnungspläne genutzt.

Zu Bestellpositionen, für die Sie Rechnungstermine per Rechnungsplan festgelegt haben,können Sie zu den Terminen automatisch Rechnungen im System erzeugen lassen und diesezur Zahlung an die Buchhaltung weiterleiten.

Wenn Sie mehrere Bestellpositionen mit Rechnungsplänen im System haben, die i.d.R. auch zuunterschiedlichen Terminen Rechnungen vorsehen, empfiehlt es sich, die Abrechnung IhrerRechnungspläne täglich durchzuführen.

VorgehensweiseUm Rechnungspläne automatisch abzurechnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Logistik � Materialwirtschaft � Logistik-Rechnungsprüfung� AutomatischeAbrechnung � Rechnungsplan abrechnen.

2. Geben Sie im Selektionsbild folgende Kriterien zur Auswahl der abzurechnendenRechnungspläne ein:

� Buchungskreis

� Werk

� Lieferant

� Einkaufsbeleg

� Position

Sie können im Rahmen der Verarbeitungsoptionen eingeben, wie die Rechnungsbelegeerstellt werden sollen:

� pro Lieferant

� pro Bestellung

� pro Bestellposition

3. Starten Sie die Abrechnung entweder online oder im Hintergrund.

Sie können das Kennzeichen Testmodus setzen, um die Ergebnisse der Abrechnungzunächst zu simulieren.

Nach Ausführung der Abrechnung erhalten Sie ein Protokoll, das die berechnetenVorgänge auflistet und Sie ggf. auf Fehler aufmerksam macht. Weitere Informationenzum Bearbeiten des Protokolls finden Sie unter der Allgemeinen Anwendungsfunktiondes SAP List Viewers [Extern].


Rechnungsplan abrechnen

160 April 2001

Manuelle RechnungserstellungDie manuelle Rechnungserstellung wird beim Teilrechnungsplan verwendet, wenn Sie keinenVorlage-Rechnungsplan haben, anhand dessen das System auch für den TeilrechnungsplanTerminvorschläge erzeugen kann. Weitere Informationen finden sie unter Rechnungsprüfung imDialog [Extern].

ErgebnisSie haben Rechnungen im System, die in der Finanzbuchhaltung weiterbearbeitet werden.

Siehe auch:Rechnungsplan [Seite 155]

Rechnungsplan anlegen [Seite 157]

Weitere Rechnungsplantermine erzeugen [Seite 161]


Weitere Rechnungsplantermine erzeugen

April 2001 161

Weitere Rechnungsplantermine erzeugenWenn Sie einer Bestellposition einen periodischen Rechnungsplan zugeordnet haben, aberanfangs nicht über die gesamte Laufzeit der Bestellung Rechnungstermine vorgesehen haben,können Sie zu gegebener Zeit weitere Termine erzeugen.

Sie haben für ein Beschaffungsvorhaben eine Bestellposition mit periodischemRechnungsplan angelegt. Die Bestellung hat eine Laufzeit vom 1.1. bis zum 31.12.Beim Anlegen des Rechnungsplans haben Sie für die erste Jahreshälfte monatlich jeeinen Rechnungstermin vorgesehen. Für die zweite Jahreshälfte haben Sie nochkeine Termine geplant, weil Sie nicht möchten, daß Informationen aus demRechnungsplan z.B. schon an das Bestellobligo weitergeleitet werden.

Mitte Juni steht fest, daß die Bestellung wie vorgesehen weiterlaufen soll, und Siemöchten deshalb auch für den Rest der Laufzeit Rechnungstermine planen.

VorgehensweiseUm weitere Rechnungstermine zu planen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Bestellung � Folgefunktionen � Period. Rechnungspl.

�� Geben Sie an, für welche Bestellungen Termine im Rechnungsplan erzeugt werden sollen,und führen Sie die Funktion aus.

Auf Wunsch erhalten Sie ein Protokoll.

ErgebnisDas System ergänzt weitere Termine aufgrund der Informationen wie Laufzeit oder Horizont ausdem Customizing, der Bestellung und dem Rechnungsplan.


Ändern, Stornieren und Sperren von Bestellungen

162 April 2001

Ändern, Stornieren und Sperren von BestellungenVerwendungSie können Bestellungen ändern, stornieren und sperren.

VoraussetzungenBeachten Sie folgende Punkte:

� Hat der Lieferant die Bestellung bereits erhalten?

Wenn Sie eine Bestellung ändern, die dem Lieferanten bereits zugegangen ist, wird einÄnderungsbeleg erzeugt und dem Lieferanten zugesandt. Aus dem Änderungsbeleggeht hervor, welche Änderungen durchgeführt wurden.

� Wurden die Positionen, die Sie ändern möchten, bereits vollständig oder teilweise geliefert?

Wenn die Ware bereits geliefert wurde, dann sind Änderungen an der Bestellung nurbegrenzt möglich. Zum Beispiel kann die Menge nicht dahingehend geändert werden,daß sie kleiner wird als die gelieferte Menge.

� Ist die Rechnung bereits zugegangen, oder ist die Ware schon bezahlt?

Wenn die Rechnung vorliegt oder die Ware bezahlt ist, und Ihre ÄnderungenAuswirkungen auf den Preis haben, dann ist die Änderung wirkungslos.

Mit der Bestellentwicklung können Sie feststellen, ob Lieferungen bzw. Rechnungen zuder Position eingegangen sind.

Siehe auch:Bestellung ändern [Seite 163]

Bestellung stornieren [Seite 164]

Bestellung sperren [Seite 165]


Bestellung ändern

April 2001 163

Bestellung ändern1. Wählen Sie Bestellung ��Ändern.


2. Geben Sie die Nummer der zu ändernden Bestellung ein und wählen Sie ENTER.


3. Ändern Sie die Bestellung wie gewünscht:

– Positionen hinzufügen: Um eine neue Position aufzunehmen (wenn die Bildschirmseitevoll ist), wählen Sie Bearbeiten��Zeilen erfassen.

– Positionen ändern: Sind die gewünschten Änderungen nicht in der Positionsübersichtmöglich, markieren Sie die betreffende Position und wählen Position��Detail.

– Positionen löschen: Markieren Sie die Position und wählen dannBearbeiten��Löschen.



Bestellung stornieren

164 April 2001

Bestellung stornierenWenn Sie in einer Bestellposition z.B. 100 Stück bestellt haben, aber nach Lieferung von 25Stück die Restmenge nicht mehr haben möchten, stornieren Sie die Position.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Bestellung ��Ändern.


2. Verzweigen Sie in die Positionsübersicht:

Es gibt zwei mögliche Situationen:

Situation Sie

Die RE-Menge(Rechnungseingangsmenge) ist gleichder WE-Menge (Wareneingangsmenge)

markieren die entsprechende Position undwählen Bearbeiten � Löschen.

reduzieren ggf. für statistische Zwecke dieBestellmenge in der Bestellung.

Die RE-Menge ist ungleich der WE-Menge

reduzieren die Bestellmenge in der Bestellung

3. Sichern Sie den Beleg.

ErgebnisDie Bestellung ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus der Bestellung an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zur Bestellung eine Nachricht. WieSie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Bestellung sperren

April 2001 165

Bestellung sperrenWenn Sie einen Wareneingang zu einer Position verhindern möchten, dann sperren Sie diePosition.

VoraussetzungenSie können nur solche Positionen sperren, zu denen noch kein Waren- bzw. Rechnungseingangerfolgte.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Bestellung ��Ändern.


2. Geben Sie die Nummer der zu sperrenden Bestellung ein. Nach ENTER erscheint diePositionsübersicht.

3. Markieren Sie die Position, die gesperrt werden soll, und wählen Sie Bearbeiten ��Sperren.

Das System fügt in der Spalte L der Position ein S ein.

Falls Sie die Sperre rückgängig machen möchten, markieren Sie die Position in derPositionsübersicht und wählen dann Bearbeiten ��Löschk. zurücksetzen.



Massenpflege von Bestellungen

166 April 2001

Massenpflege von BestellungenVerwendungSie können Daten in einer Vielzahl von Bestellungen in einem Arbeitsschritt schnell undkomfortabel ändern. Sie haben die Möglichkeit, in von Ihnen ausgewählten Bestellungen Kopf-und Positionsdaten, wie z.B. das Werk, die Zahlungsbedingungen oder die Einkäufergruppe zuändern.

AktivitätenSie finden die Massenpflege im Einkaufsmenü unter Bestellung � Massenpflege.

Siehe auch:Anwendungsübergreifende Komponenten - Anwendungsübergreifende Massenpflege [Extern]


Bestellungen überwachen

April 2001 167

Bestellungen überwachenBestellung anzeigen1. Wählen Sie Bestellung ��Anzeigen.

2. Geben Sie die Bestellnummer ein.

3. Nach ENTER erhalten Sie die Positionsübersicht der gewählten Bestellung.

Statistikdaten zum Bestellkopf anzeigenDie Bestellkopfstatistik enthält Informationen, die sich auf den gesamten Beleg beziehen, z.B.den gesamten Wareneingangswert und den gesamten Rechnungswert.

Diese Statistik können Sie sich mit Kopf ��Statistik��Allgemein anzeigen lassen.

Statistikdaten zur Position anzeigenStatistische Informationen über den Status einzelner Bestellpositionen können Sie über Position��Statistik ��Allgemein anzeigen lassen.

Bestellentwicklung anzeigenIn der Bestellentwicklung sind sämtliche Vorgänge zu einer Bestellposition dokumentiert, z.B.Wareneingänge und Rechnungseingänge zu der Position oder Bezugsnebenkosten,Anzahlungen etc.

Die Bestellentwicklung können Sie mit Position��Statistik��Bestellentwicklung anzeigenlassen.

Sichten der BestellentwicklungBeim Anzeigen der Bestellentwicklung können Sie zwischen verschiedenen Sichten wechseln.Es ist möglich, sich folgende Informationen anzeigen zu lassen:

� Rechnungseingangsbelege und ihren Ausgleichswert

� die Menge im Sperrbestand

� Bezugsnebenkosten

� die Zuordnung von Waren- und Rechnungseingangsbelegen bei WE-bezogenerRechnungsprüfung

Wählen Sie zum Wechseln Sichten.

Auswertungen für BestellungenSie haben die Möglichkeit, Bestellungen nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Hierfürstellt das System verschiedene Auswertungen zur Verfügung:

Auswertungen nach

� Materialnummernintervall

� Einkäufergruppe

� Bedarfsnummer


Bestellungen überwachen

168 April 2001

� Warengruppe

KontierungAuflistung von Bestellungen nach einer bestimmten Kontierung (z.B. nach Kostenstelle).

BestellwertanalyseMöglichkeit der Erstellung einer eigenen ABC-Analyse für Bestellungen. Sie könnenBestellungen nach Bestellwert, Durchschnittswert pro Bestellung und Anzahl Bestellungenklassifizieren.

BestellnummerAuflistung von Bestellungen innerhalb eines Intervalls von Bestellnummern.

Archivierte EinkaufsbelegeAuflistung von Bestellungen, die vom System entfernt und archiviert wurden.

BedarfsnummerAuflistung sämtlicher Einkaufsbelege, die angelegt wurden mit Bezug zu einer Reihe vonBestellanforderungen mit einer bestimmten Bedarfsnummer. Die Auswertung zeigt, für welcheBestellanforderungen bereits Bestellungen angelegt wurden.

Lieferant/MaterialAuflistung von Bestellungen, die zu einem bestimmten Lieferanten, Material oder einerWarengruppe angelegt wurden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Auswertungen im Einkauf [Seite 330].

Weitere Informationen zu Auswertungen (bzw. Reports) im SAP-System, finden Sie in derDokumentation Einführung in das SAP-System im Abschnitt Reports [Extern].


Archivierung von Bestellungen

April 2001 169

Archivierung von BestellungenVerwendungIhre Systemverwaltung archiviert Bestellungen in bestimmten Zeitabständen. Archivierte Belegesind aus der Datenbank ausgelagert.


Wann wird eine Bestellung deaktiviert?Eine Bestellung wird deaktiviert, wenn alle Positionen eines der folgenden Kriterien erfüllen:

� die Position ist storniert

� die Bestellmenge (oder mehr) ist geliefert und abgerechnet

� das Endlieferkennzeichen ist gesetzt und die Rechnungsmenge ist größer/gleich derBestellmenge

In den Systemeinstellungen können Sie festlegen, daß Bestellpositionen nichtarchiviert werden können, wenn sie im Einkaufsinfosatz als zur aktuellstenBestellung im System gehörend festgehalten sind, d.h. wenn sie möglicherweise alsQuelle für Vorschlagswerte dienen.

AktivitätenBestellungen werden in zwei Phasen archiviert:

1. Deaktivierung: Alle Bestellpositionen, die eines der genannten Kriterien erfüllen, erhaltenden Status deaktiviert.

2. Archivierung: Die deaktivierten Bestellungen werden im System gelöscht und in einemseparaten Medium gespeichert.

Genau wie andere Einkaufsbelege bleiben deaktivierte Bestellungen solange im System, bis sievon der Systemverwaltung archiviert werden. Die Systemverwaltung startet die Archivierung vonBestellungen mit Bestellung ��Folgefunktionen ��Archivieren.

Sie können archivierte Belege wie folgt auflisten: Bestellung ��Auswertungen ��ArchivierteEinkBel.

Dieses datenbankbasierte Archivieren ist zu unterscheiden von derBelegarchivierung in optische Archivsysteme mit SAP ArchiveLink. Bei Einsatz vonArchiveLink und entsprechender Einrichtung des ArchiveLink-Customizings und desNachrichten-Customizings im Einkauf können als Nachricht ausgegebeneBestellungen optisch archiviert werden. Sie können sich optisch archivierteBestellungen aus der Anzeige des SAP-Belegs über Umfeld ��Originale anzeigenansehen.


Archivierung von Bestellungen

170 April 2001

Ausführliche Informationen finden Sie im Abschnitt Optische Archivierungausgehender Einkaufsbelege in der Dokumentation SAP ArchiveLink -Ablageszenarios MM [Extern].

Weitere Informationen zum Thema SAP ArchiveLink finden Sie unter BC - SAPArchiveLink - Szenarios der Anwendungen [Extern].


Konfigurierbare Materialien im Einkauf

April 2001 171

Konfigurierbare Materialien im EinkaufEinsatzmöglichkeitenSie können die Variantenkonfiguration auch für Einkaufsmaterialien nutzen. In diesem Fall wirddas Material nicht selbst gefertigt, sondern fremdbeschafft.

Sie können die Konfiguration zu konfigurierbaren Materialien in folgenden Einkaufsbelegenanlegen und ändern: Bestellanforderungen, Anfragen, Bestellungen und Rahmenverträge.

Lohnbearbeitungspositionen und die Archivierung von Merkmalswerten werden nichtunterstützt.

Wenn zu einem konfigurierbaren Material noch keine Konfiguration vorhanden ist, dann könnenSie diese im Einkaufsbeleg anlegen. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn ein konfigurierbaresMaterial ohne Bezug zu einem Kundenauftrag bestellt werden soll.

Wenn die Konfiguration des konfigurierbaren Materials aus einem Kundenauftrag oder aus demMaterialstamm übernommen wurde, dann können Sie diese im Einkaufsbeleg ändern. Dies kannerforderlich sein, wenn ein Material in der gewählten Ausprägung nicht lieferbar ist und deshalbdem Angebot angepaßt werden soll. Die Preisfindung wird dann erneut durchgeführt.

Wenn Sie Änderungen in der Konfiguration eines Materials im Einkaufsbelegdurchführen, ändern Sie dadurch nicht die Originalkonfiguration im Kundenauftragoder im Materialstamm.

Wenn Sie nachträgliche Änderungen im Kundenauftrag oder im Materialstammdurchführen, wirken sie sich nicht auf die Konfiguration im Einkaufsbeleg aus.

Ablauf (Beispiel für eine Bestellanforderung)1. Sie legen einen Kundenauftrag an, der ein konfigurierbares Material enthält, das

fremdbeschafft wird. Das Material benötigt keine Stückliste. Es muß jedoch einKonfigurationsprofil mit einer Klassenzuordnung existieren. Über die Merkmale derKlasse wird das Material beschrieben.

Das fremdbeschaffte Material kann auch Teil einer Stückliste sein. Abhängig von derEinstellung für die Stücklistenauflösung im Konfigurationsprofil kann es entwederselbständig konfiguriert werden oder die Bewertung wird vom Kopfmaterialweitergereicht.

2. Es kann entweder direkt im Kundenauftrag oder bei der Bedarfsplanung eineBestellanforderung erzeugt werden. Die Bestellanforderung enthält dieMerkmalbewertung aus dem Kundenauftrag.

3. Die Bestellanforderung wird in eine Bestellung umgesetzt. Auch hier ist dieMerkmalbewertung aus dem Kundenauftrag zu der Bestellposition abgelegt. DieMerkmalbewertung wird mit ausgedruckt, wenn Sie die Bestellung drucken.

Siehe auch:Beispiel: Konfigurierbare Materialien im Einkauf [Seite 35]


Konfigurierbare Materialien im Einkauf

172 April 2001

Variantenkonditionen im Einkauf [Extern]


Lieferantenrahmenverträge (MM-PUR-OA)

April 2001 173

Lieferantenrahmenverträge (MM-PUR-OA)EinsatzmöglichkeitenSie setzen diese Komponente ein, wenn Sie längerfristige Vereinbarungen mit Lieferantenbezüglich Materiallieferungen oder Dienstleistungen in Kontrakten und / oder Lieferplänenablegen wollen.

Rahmenverträge können einem Freigabeverfahren unterliegen. Informationen dazu erhalten Sieim Abschnitt Freigabeverfahren [Seite 418].

Informationen zu Kontrakten bei der Beschaffung von Dienstleistungen erhalten Sie in derDokumentation MM - Dienstleistung.

Informationen zu Sonderbestellarten, wie z.B. Konsignation, Lohnbearbeitung oder Umlagerungfinden Sie in der DokumentationMM - Sonderbestände und Sonderbeschaffungsformen in der Materialwirtschaft[Extern]Informationen zur Bedarfsplanung finden Sie in der Dokumentation PP - Bedarfsplanung[Extern].


Rahmenvertrag

174 April 2001

RahmenvertragDefinitionLängerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation und einem Lieferanten über dieLieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionenin einem bestimmten Zeitraum.

Es gibt folgende Rahmenverträge:

� Kontrakte

� Zentralkontrakte

� Verteilte Kontrakte

� Lieferpläne

� Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt

StrukturAufbau eines RahmenvertragsEntsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgenden Elementen:

� Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamten Vertrag.So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil des Belegkopfs.

� Positionen: Dieser Teil des Belegs enthält die für die betreffende Ware oderDienstleistung spezifischen Daten, z.B.:

� Statistik über Bestellaktivitäten zu der Position

� Menge oder Preis der Position

� Konditionen wie mengenabhängige Zuschläge und Rabatte

Texte in RahmenverträgenFür Rahmenverträge können Sie verschiedene Arten von Text erfassen. Sie können Texte imRahmenvertrag anlegen oder einen vom System vorgeschlagenen Text ändern. Die inRahmenverträgen vorhandenen Texte gehören zwei unterschiedlichen Textkategorien an:Kopftext und Positionstext. Die Texte werden weiter unterteilt in Textarten (wie z.B. Versand-und Anlieferungshinweise). Die Textart bestimmt die Druckreihenfolge des Texts auf demAusgabebeleg.

Weitere Informationen zum Thema Text erhalten Sie im Abschnitt Texterfassung,Druckfunktionen und Nachrichtenübermittlung [Seite 303].


Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegen

April 2001 175

Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegenSie sparen Zeit, wenn Sie beim Anlegen oder Ändern eines Rahmenvertrags Positionen auseiner vorhandenen Bestellanforderung oder einer Anfrage übernehmen bzw. einenRahmenvertrag kopieren.Wenn Sie einen Lieferplan anlegen, können Sie diesen auch mit Bezug zu einem Kontraktanlegen, siehe Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt [Seite 234].

VoraussetzungenBevor Sie einen Rahmenvertrag mit Vorlage anlegen, müssen Sie folgendes berücksichtigen:

� Der Lieferant und die Einkaufsorganisation müssen im Vorlagebeleg und im neuen Belegidentisch sein.

� Wenn Sie beim Anlegen eines Rahmenvertrags eine Bestellanforderung als Vorlageverwenden, muß die Banf über die Belegart verfügen, für die der Bezug zum entsprechendenRahmenvertrag definiert ist.

VorgehensweiseIm folgenden Beispiel wird ein Kontrakt angelegt und dabei eine Anfrage als Vorlage verwendet.

1. Wählen Sie Rahmenvertrag��Kontrakt��Anlegen.


2. Wählen Sie Rahmenvertrag��Anlegen mit Bezug��Zur Anfrage.

3. Geben Sie in dem eingeblendeten Dialogfenster die Nummer der Anfrage ein. Wenn Sie nurbestimmte Positionen übernehmen wollen, können Sie diese eingeben.

4. Wählen Sie dann ENTER.

Sie gelangen auf das Kopfdatenbild.

5. Geben Sie die Laufzeit und den Zielwert (bei Wertkontrakten obligatorisch) des Kontraktsein.



7. Markieren Sie die zu kopierenden Positionen und übernehmen Sie die gewählten Positionenaus der Anfrage.

– Wenn Sie die markierten Positionen ändern möchten, bevor Sie sie übernehmen,wählen Sie Bearbeiten � Übernehmen+Detail. Ändern Sie die einzelnen Positionenjeweils auf dem Positionsdetailbild.

– Wenn Sie die markierten Positionen übernehmen möchten, ohne sie vorher zu ändern,wählen Sie Bearbeiten � Übernehmen.

Die Positionsübersicht des neu anzulegenden Kontrakts (mit den übernommenenPositionen) erscheint.

8. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Positionen.

9. Sichern Sie den Kontrakt.


Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegen

176 April 2001

Ergebnis Der Kontrakt ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus dem Kontrakt an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu dem Kontrakt eine Nachricht. WieSie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Ändern, Stornieren und Sperren von Rahmenverträgen

April 2001 177

Ändern, Stornieren und Sperren von RahmenverträgenVerwendungSie können Rahmenverträge ändern, stornieren und sperren.

VoraussetzungenBevor Sie einen Rahmenvertrag ändern oder stornieren, müssen Sie folgendes berücksichtigen:

� Haben sich wesentliche Bedingungen des Rahmenvertrags geändert? Wenn ja: Hat derLieferant den Rahmenvertrag bereits erhalten?

Ändern Sie einen Rahmenvertrag, nachdem dieser dem Lieferanten zugegangen ist,wird automatisch ein Änderungsbeleg erzeugt und in die Druck- bzw.Übertragungswarteschlange gestellt. Dem Änderungsbeleg kann der Lieferantentnehmen, welche Änderungen Sie an dem Rahmenvertrag vorgenommen haben.

� Haben Sie vom Lieferanten bereits eine Lieferung oder Rechnung zu Positionen erhalten, dieim Rahmen des Vertrags abgerufen bzw. eingeteilt wurden?

Erfolgten bereits Warenlieferungen, haben Sie nur beschränkte Möglichkeiten, denRahmenvertrag zu ändern. Zum Beispiel können Sie in einem Mengenkontrakt die zuliefernde Menge nicht dahingehend ändern, daß die neue Menge kleiner ist als diebereits gelieferte Menge.

Ist die Rechnung bereits zugegangen oder die Ware bereits bezahlt und hat dieÄnderung Einfluß auf den Preis, dann muß der Lieferant eine neue Rechnung über denneuen Betrag ausstellen bzw. Ihr Konto entsprechend entlasten.

Sie können die bisherige Bestelltätigkeit über die Abrufdokumentation anzeigen.

� Wäre es angebracht, Abrufe bzw. Einteilungen zu dem betreffenden Rahmenvertrag durchandere Benutzer solange zu verhindern, bis die Änderungen abgeschlossen und derLieferant sowie andere Betroffene von der Änderung in Kenntnis gesetzt worden sind?

Es besteht die Möglichkeit, einen Rahmenvertrag zu "sperren" und damit sämtlicheAktivitäten in Verbindung mit dem Vertrag zu stoppen. Nach Durchführung undÜberprüfung gewünschter Änderungen können Sie den Zugriff auf den Rahmenvertragwieder freigeben.


Rahmenvertrag ändern

178 April 2001

Rahmenvertrag ändern1. Wählen Sie Rahmenvertrag��<Lieferplan/Kontrakt>��Ändern.

2. Tragen Sie die Nummer des Rahmenvertrags ein und wählen Sie ENTER.

3. Ändern Sie den Rahmenvertrag wie gewünscht.

– Positionen hinzufügen: Wählen Sie Bearbeiten��Zeilen erfassen.

– Positionen ändern: Sind die gewünschten Änderungen nicht in der Positionsübersichtmöglich, markieren Sie die betreffende Position und wählen Position��Detail. Auf demPositionsdetailbild können Sie dann Ihre Änderungen durchführen.

– Positionen löschen: Markieren Sie die Position und wählen Sie Bearbeiten��Löschen.

4. Sichern Sie den Rahmenvertrag.

Änderungen zur Position anzeigenJede Änderung an einer Position wird protokolliert. Aus dem Protokoll geht hervor,



� welche Änderungen erfolgten


2. Wählen Sie Position��Statistik��Änderungen.

Ein Protokoll mit sämtlichen an der Position durchgeführten Änderungen wirdausgegeben.


Positionen eines Rahmenvertrags stornieren

April 2001 179

Positionen eines Rahmenvertrags stornierenPositionen eines Rahmenvertrags stornieren Sie, indem Sie sie löschen. Sie können nurerledigte Positionen stornieren (z.B. wenn keine Lieferungen zu der bestellten oder in Rechnunggestellten Menge mehr ausstehen).

Vorgehensweise1. Wählen Sie Rahmenvertrag ��Ändern.

2. Tragen Sie die Nummer des Rahmenvertrags ein und wählen Sie ENTER.

3. Markieren Sie die Positionen, die storniert werden sollen, und wählen Sie Bearbeiten��Löschen.

4. Bestätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster Ihre Löschabsicht mit Ja.



Positionen eines Rahmenvertrags sperren

180 April 2001

Positionen eines Rahmenvertrags sperrenSie sperren Positionen eines Rahmenvertrags, wenn Sie Abrufe oder Einteilungen zu dembetreffenden Rahmenvertrag ausschließen möchten. Beispielsweise möchten Sie eine Positionsperren, weil der Lieferant qualitativ schlechte Ware geliefert hat.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Rahmenvertrag ��Ändern.

2. Geben Sie die Nummer des Rahmenvertrags ein und wählen Sie ENTER.

3. Markieren Sie die Positionen, die gesperrt werden sollen, und wählen Sie dann Bearbeiten��Sperren.

Das System fügt ein S in der Spalte L ein, dies bedeutet, daß die Position gesperrt ist.

Um die Sperre der Position aufzuheben, markieren Sie die Position und wählen dannBearbeiten ��Löschk. zurücksetzen.



Rahmenverträge überwachen

April 2001 181

Rahmenverträge überwachenIn diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Rahmenverträge finden und anzeigen können.Das Anzeigen eines einzelnen Rahmenvertrags wird ebenso erläutert wie das Erstellen vonAuswertungen für Rahmenverträge.

Rahmenvertrag anzeigen1. Wählen Sie Rahmenvertrag ��Kontrakt/Lieferplan ��Anzeigen.

2. Geben Sie die Nummer des gewünschten Rahmenvertrags ein.

3. Wählen Sie ENTER, dann erhalten Sie die Übersicht des gewählten Rahmenvertrags.

Statistikdaten zum Rahmenvertragskopf anzeigenDie Kopfstatistik enthält Informationen, die sich auf den gesamten Beleg beziehen, z.B. dengesamten Wareneingangswert und den gesamten Rechnungswert.

Die Kopfstatistik können Sie sich mit Kopf ��Statistik��Allgemein anzeigen lassen.

Statistikdaten zur Position anzeigenSie können allgemeine Informationen über den Status der einzelnen Positionen desRahmenvertrags anzeigen.

Markieren Sie die gewünschte Position und wählen Sie Position ��Statistik ��Allgemein. DasBild mit den Statistikdetails zu der betreffenden Position wird angezeigt.

Auswertungen für RahmenverträgeSie können Rahmenverträge nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Hierfür stellt dasSystem verschiedene Auswertungen zur Verfügung.

Mögliche Kriterien sind:

� Materialnummernbereich


� Bedarfsnummer

� Warengruppe

KontierungAuflistung von Rahmenverträgen nach einer bestimmten Kontierung (z.B. nach Kostenstelle)

RahmenvertragsnummerAuswahl von Rahmenverträgen innerhalb eines anzugebenden Bereichs vonRahmenvertragsnummern

BedarfsnummerIn der Auswertung "Vorgänge zur Bedarfsnummer" werden auch Rahmenverträge ausgewertet.

Lieferant/Material/Warengruppe


Rahmenverträge überwachen

182 April 2001

Auflistung der Rahmenverträge, die zu einem bestimmten Lieferanten, Material oder einerbestimmten Warengruppe angelegt wurden

Archivierte EinkaufsbelegeAuflistung sämtlicher Rahmenverträge, die archiviert wurden

Weitere Informationen finden Sie in Auswertungen im Einkauf [Seite 330].



Rahmenverträge archivieren

April 2001 183

Rahmenverträge archivierenIhre Systemverwaltung archiviert Rahmenverträge in bestimmten Zeitabständen. ArchivierteBelege sind aus der Datenbank ausgelagert.

Sie archivieren Rahmenverträge wie folgt:

Rahmenvertrag � Kontrakt bzw. Lieferplan � Folgefunktionen � Archivieren

Sie können sich eine Liste der archivierten Rahmenverträge wie folgt anzeigen lassen:

Rahmenverträge � Auswertungen � Archivierte EinkBel.


Dieses datenbankbasierte Archivieren ist zu unterscheiden von derBelegarchivierung in optische Archivsysteme mit SAP ArchiveLink. Bei Einsatz vonArchiveLink und entsprechender Einrichtung des ArchiveLink-Customizings und desNachrichten-Customizings im Einkauf können als Nachricht ausgegebeneRahmenverträge optisch archiviert werden. Sie können sich optisch archivierteRahmenverträge aus der Anzeige des SAP-Belegs über Umfeld �Originaleanzeigen ansehen.

Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation Basis unter BC - SAPArchiveLink - Szenarios der Anwendungen im Abschnitt Ablegen ausgehenderEinkaufsbelege (MM - PUR). [Extern]


Konditionen bei Rahmenverträgen

184 April 2001

Konditionen bei RahmenverträgenVerwendungHintergrundinformationen und eine Beschreibung, wie Sie Konditionen in Rahmenverträgenpflegen, finden Sie in Konditionen und Preisfindung [Seite 347].

Rahmenvertragspreis gegenüber BestellpreisDer Nettopreis im Rahmenvertrag und der Nettopreis im Kontraktabruf sind zwei unterschiedlichePreise.

Der im Rahmenvertrag enthaltene Nettopreis einer Position basiert auf den dort angegebenenKonditionen. Wenn Sie die Konditionen ändern, wird der Nettopreis des Rahmenvertrags neuberechnet und das Preisdatum entsprechend angepaßt. Dagegen kann sich der Preis imKontraktabruf wie folgt ableiten:

� von dem mengenabhängigen Rabatt einer Preis-Mengen-Staffel

� von einem Zuschlag oder Rabatt, der im Belegkopf definiert ist

Normalerweise stimmen die Konditionen im Kontraktabruf mit denen des Rahmenvertragsüberein. Existiert jedoch eine Preis-Mengen-Staffel, wird der Preis im Kontraktabruf für diejeweilige Menge aus dieser Preis-Mengen-Staffel übernommen.

Sie können in Rahmenverträgen auf Positionsebene eine Preissimulationdurchführen.


Kontrakt

April 2001 185

KontraktDefinitionRahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmtenZeitraums bei Bedarf abgerufen werden.

StrukturDer Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppen bzw.Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben.

Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt, z.B.Positionstyp K für Konsignation oder L für Lohnbearbeitung.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die Mengefest. Dienstleistungen können auf der Ebene der Position oder der Leistungszeile abgerufenwerden.


Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert.

Folgende Kontrakte werden unterschieden:

� Mengenkontrakte

Diese Kontraktart wählen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu bestellendeGesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufeneine vereinbarte Menge erreicht ist.

� Wertkontrakte

Diese Kontraktart wählen Sie, wenn der Gesamtwert sämtlicher Kontraktabrufe einenbestimmten Betrag nicht überschreiten soll. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge vonKontraktabrufen ein vereinbarter Wert erreicht ist.

Sie können auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diese gelten für alleWerke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (siehe Zentralkontrakt [Seite 191]).

Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einer bestimmtenMenge zu einem Termin abgerufen.


Verteilte Kontrakte

186 April 2001

Verteilte KontrakteVerwendungSie können in einem SAP-System Kontrakte anlegen und sie unabhängigen anderenSAP Systemen zur Verfügung stellen, d.h. an andere Systeme "verteilen".

Bei dem zentralen System, das den Kontrakt erstellt, und den dezentralen Systemen, dieebenfalls über diesen Kontrakt beschaffen, handelt es sich um jeweils separate, eigenständigeSAP-Systeme.Die Daten müssen daher in jedem einzelnen System identisch gehalten werden. DamitÄnderungen laufend abgeglichen werden und alle beteiligten Systeme jederzeit über korrekteDaten verfügen, werden die Daten über Application Link Enabling [Extern] (ALE) ausgetauscht.

VoraussetzungenVerteilte Kontrakte werden von normalen Kontrakten durch die Vertragsart unterschieden. DamitSie Kontrakte verteilen können, müssen Sie Einkaufsorganisationen und Einkäufergruppen inden dezentralen Systemen identisch zum zentralen System einrichten.

Weitere Voraussetzungen entnehmen Sie der Dokumentation AnwendungsübergreifendeKomponenten unter CA - ALE-Geschäftsprozess-Bibliothek im Abschnitt Ablauf VerteilteKontrakte [Extern].

Zur Einstellung der verteilungsspezifischen Daten lesen Sie bitte in der DokumentationAnwendungsübergreifende Komponenten unter CA - ALE-Geschäftsprozess-Bibliothek denAbschnitt Modellieren der Verteilung [Extern].

Siehe auch:Arbeiten mit verteilten Kontrakten [Seite 189]

Beispiel: Arbeiten mit verteilten Kontrakten [Seite 187]


Beispiel: Arbeiten mit verteilten Kontrakten

April 2001 187


BUKRS1 EKORG1

Kontrakt

Kontraktart VKMaterial A

10.000 St.

Abrufdoku10.000

- 2.000- 1.000- 3.000... 10.000 X Kontrakt

gesperrt!

METALL AG, Frankfurt

Kontrakt-abruf

2.000 St.

Werk Stuttgart

Werk Mannheim

BUKRS1

Südweststahl GmbH Saarbrücken

AbrufdokuKontrakt

ZentralesZentralesSAP-SystemSAP-System

UnabhängigeUnabhängigedezentraledezentraleSAP-SystemeSAP-Systeme

X

X

X

gesperrt

Gesperrt!

gesperrt

ÜbertragungALE (Idoc)

EKORG1

Kontrakt-abruf

1.000 St.

AbrufdokuKontrakt

Kontrakt-abruf

3.000 St.

AbrufdokuKontrakt

Im SAP-System der Firma Metall AG in Frankfurt wird ein Kontrakt über 10.000 Stück Stahl-1ohne Werksangabe mit der Vertragsart VK (verteilte Kontrakte) erstellt.

Die Firma hat ein Werk in Mannheim und eines in Stuttgart sowie eine TochtergesellschaftSüdweststahl GmbH in Saarbrücken, die einen eigenen Buchungskreis darstellt. Die Metall AGist das zentrale System, Werk Mannheim ist das dezentrale System 1, Werk Stuttgart dasdezentrale System 2 und die Tochtergesellschaft das dezentrale System 3.

Das zentrale SAP-System stellt den dezentralen Systemen den Kontrakt zur Verfügung, d.h."verteilt" ihn, damit diese mit Kontraktabrufen das Material Stahl-1 beschaffen können. DerKontrakt wird mit einem Intermediate Document (IDoc) über ALE an jedes dezentrale Systemübermittelt und dort eingespielt.



188 April 2001

Das Werk Mannheim (dezentrales System 1) macht einen Kontraktabruf über 2000 Stück Stahl-1von dem Kontrakt. Dadurch reduziert sich die abrufbare Menge auf 8000 Stück.Diese Information muß an das zentrale System weitergegeben werden. Dazu wird ein IDoc andas zentrale System übermittelt, das die Abrufdokumentation fortschreibt. Gleichzeitig wird dieAbrufdokumentation in dem abrufenden dezentralen System fortgeschrieben (abgerufene Menge2000 Stück).

Werk Stuttgart erstellt den nächsten Kontraktabruf über 1000 Stück. Dadurch wird zum einen diezentrale Abrufdokumentation aktualisiert (abgerufene Menge 3000 Stück) und zum anderen diedezentrale Abrufdokumentation in Stuttgart (abgerufene Menge 1000 Stück).

Die Abrufdokumentation in den dezentralen Systemen beschränkt sich auf die eigenenKontraktabrufe. Nur im zentralen System werden alle Kontraktabrufe in einer gemeinsamenAbrufdokumentation zusammengeführt.Das heißt, das zentrale System hat die Kontrolle über den Erfüllungsgrad des Kontrakts.

Sobald die komplette Menge abgerufen ist, wird im zentralen System das Sperrkennzeichengesetzt. Dadurch wird die Erstellung jeglicher weiterer Kontraktabrufe verhindert.

Die Tochtergesellschaft, die einen eigenen Buchungskreis darstellt, legt ebenso wie die WerkeKontraktabrufe vom Kontrakt des zentralen Systems an. Als Voraussetzung muß sie für dieseKontraktabrufe eine gesonderte Einkaufsorganisation mit entsprechenderBuchungskreiszuordnung verwendet.


Arbeiten mit verteilten Kontrakten

April 2001 189

Arbeiten mit verteilten KontraktenVerwendungDieser Abschnitt erläutert, wie Sie einen Kontrakt im zentralen System anlegen, einenKontraktabruf im dezentralen System anlegen und die Informationen in der Abrufdokumentationanzeigen.

IntegrationDie Vorgehensweisen entsprechen denen zu Kontrakt.

FunktionsumfangKontrakt im zentralen System anlegenSie gehen vor wie im Abschnitt Kontrakt manuell anlegen [Seite 197] beschrieben.Beachten Sie dabei, daß Sie eine Vertragsart für verteilte Kontrakte eingeben müssen (z.B. VK).Geben Sie den Buchungskreis ein und die zuständige Einkaufsorganisation.

Werkskonditionen für Zentralkontrakte pflegen Sie können für verschiedene Werke individuelle Preise und Konditionen festlegen. Gehen Siedazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie Bearbeiten ��Werkskonditionen ��Übersicht.

2. Geben Sie ein, für welche Werke Sie spezielle Preise pflegen möchten.


4. Geben Sie die für das aktuelle Werk gültigen Preise ein.

Kontraktabruf zum verteilten Kontrakt im dezentralen System anlegenSie gehen vor wie im Abschnitt Kontraktabruf anlegen [Seite 201] beschrieben.

Damit einem dezentralen System ein Kontrakt aus einem zentralen System zur Verfügunggestellt werden kann, müssen der Buchungskreis und die Einkaufsorganisation im dezentralenSystem genau wie im zentralen angelegt sein.

Die Material- und Lieferantenstammdaten müssen ebenfalls identisch gepflegt sein.

Damit unterschiedliche Werke eines bestimmten Buchungskreises von dem Kontrakt abrufenkönnen, müssen die Zuordnungen von Werken zu Einkaufsorganisationen und zwischenunterschiedlichen Einkaufsorganisationen entsprechend eingestellt sein.

Abrufdokumentation anzeigenSie gehen vor wie im Abschnitt Abrufdokumentation zum Kontrakt anzeigen [Seite 203]beschrieben.

In der Abrufdokumentation im dezentralen System sehen Sie die Kontraktabrufe zum Kontraktdes betreffenden dezentralen Systems mit Angabe von Positionsnummer, Bestelldatum, sowieBestellmenge und -wert. Darunter erhalten Sie eine Zeile mit dem bisher abgerufenen Wert, derZielmenge des Kontrakts und der noch offenen Menge.


Arbeiten mit verteilten Kontrakten

190 April 2001

In der Abrufdokumentation im zentralen System sind sämtliche Kontraktabrufe aller dezentralenSysteme aufgeführt. Die Bestellungen sind nach Buchungskreis und Werk sortiert.Eine Summenzeile pro Buchungskreis faßt die aufgelaufenen Bestellwerte und -mengen allerWerke zusammen, die zu dem Buchungskreis gehören.Die letzte Summenzeile zeigt die gesamte bisher abgerufene Menge und den Gesamtwert aufder Ebene des Mandanten, d.h. für alle Buchungskreise, sowie die Zielmenge und die nochoffene Menge.


Zentralkontrakt

April 2001 191

ZentralkontraktVerwendungEs ist möglich, Kontrakte anzulegen, die sich nicht nur auf ein bestimmtes Empfängerwerkbeziehen. Deshalb wird ein Zentralkontrakt ohne Werksangabe angelegt. Das Werk wird erstbeim Kontraktabruf festgelegt.

Für einzelne Werke können Sie im Zentralkontrakt z.B. unterschiedliche Konditionen pflegenoder im Lieferantenstamm unterschiedliche Bestelladressen oder Warenlieferanten pflegen.

Ein Unternehmen, das mit einer zentralen Einkaufsabteilung (= Referenzeinkaufsorganisation[Extern]) für mehrere Werke arbeitet, kann einen Kontrakt vereinbaren, der für den gesamtenKonzern gilt und auf den die anderen Einkaufsorganisationen zugreifen können. Somit könnenbessere Konditionen ausgehandelt werden.

Es handelt sich um einen Zentralkontrakt, wenn

� eine einzige Einkaufsorganisation für einen gesamten Konzern beschafft oder

� eine Referenzeinkaufsorganisation einen Kontrakt anderen Einkaufsorganisationen, die mitihr verbunden sind, für Abrufe zur Verfügung stellt

FunktionsumfangWerkskonditionenDer Zentralkontrakt ermöglicht es, mit der Funktion Werkskonditionen Preise und Konditionen fürjedes Empfängerwerk individuell festzulegen. Dadurch kann z.B. den Transportkosten fürunterschiedliche Strecken Rechnung getragen werden.

Wenn Sie Abrufe für Werke ohne Werkskonditionen anlegen, dann werden dieKonditionen der Kontraktposition verwendet.

Wenn bestimmte Werke nicht vom Kontrakt abrufen sollen, dann sollten Sie denZentralkontrakt als Bezugsquelle für diese Werke im Orderbuch sperren.

PartnerrollenÜber Partnerrollen können Lieferanten im Beschaffungsprozeß verschiedene Rollen einnehmen,z.B. Bestelladresse, Warenlieferant, Rechnungssteller.

Die Partner, die Sie im Lieferantenstamm auf der Sicht Partnerrollen hinterlegen können, geltenfür eine bestimmte Einkaufsorganisation.

Zusätzlich zu den Partnern, die für eine Einkaufsorganisation gelten, können Sie für einzelneWerke oder Lieferantenteilsortimente abweichende Partner pflegen. Beispielsweise wird dannbei einer Bestellung für Ihr Werk in Stuttgart eine andere Bestelladresse ermittelt als bei einerBestellung für Ihr Werk in Hamburg.

Die folgende Grafik zeigt, wie Partner beim Anlegen von Kontraktabrufen [Extern] ermitteltwerden:


Zentralkontrakt

192 April 2001

Zentral-Kontrakt

Lieferant XMaterial 4711 kein Werk Partner für Werk 0001

LieferantenkonzernX

Bestelladresse Werk X2, Berlin

Partner für Werk 0002

Bestelladresse Werk X3, München

Kontraktabruf

bei Lieferant XMaterial

0002Werk

4711

Als Bestelladresse wirddas Werk X3 in Münchenermittelt

Zum Lieferantenkonzern X gehören zwei Lieferanten, die Empfängerwerke inverschiedenen Regionen beliefern. Im Lieferantenstamm wurden dieEmpfängerwerke wie folgt zugeordnet: Lieferant X2 beliefert nur das Werk 0001 undLieferant X3 nur das Werk 0002.

Wenn ein Einkäufer von dem Zentralkontrakt mit dem Lieferantenkonzern X dasMaterial 4711 abrufen möchte, gibt er den Schlüssel des Werks ein, für das erMaterial beschaffen möchte.

Gibt er Werk 0001 ein, dann ermittelt das System aufgrund der Zuordnung imLieferantenstammsatz den Lieferanten X2 als Bestelladresse.

Gibt er Werk 0002 ein, dann ermittelt das System aufgrund der Zuordnung imLieferantenstammsatz den Lieferanten X3 als Bestelladresse.

Sie können einem Werk auch mehrere Partner mit der gleichen Rolle zuordnen, z.B. zweiBestelladressen. Dann werden Sie beim Anlegen des Kontraktabrufs aufgefordert, sich für einezu entscheiden.

Weitere Informationen zu Partnern finden Sie in den Abschnitten Partnerrollen im Einkauf [Seite42] und Abweichende Daten pflegen [Seite 54].


Zentralkontrakt

April 2001 193

Wenn Sie im Kontrakt eine Referenzeinkaufsorganisation verwenden, dann könnenim Kontrakt auch Lieferanten (= Partner) der zugeordneten Einkaufsorganisationenin den Partnerrollen verwendet werden.

Wenn Sie im Kontrakt keine Referenzeinkaufsorganisation verwenden, dann ist dasFeld Einkaufsorganisation bei der Pflege der abweichenden Partnerrollen nichteingabebereit.

Weitere Informationen zur Referenzeinkaufsorganisation finden Sie im Abschnitt Organisationeines Unternehmens im SAP-System [Seite 15].

AktivitätenWerkskonditionen pflegen1. Wählen Sie beim Anlegen des Zentralkontraktes Bearbeiten � Werkskonditionen �

Übersicht.

2. Geben Sie auf der folgenden Übersicht das gewünschte Werk ein und wählen Sie Werkspreise.

3. Sie gelangen auf eine Positionsübersicht, von der aus Sie die Konditionen pflegen können.

Wählen Sie Position � Konditionen, um zur Konditionspflege zu gelangen.

4. Kehren Sie auf die Übersicht zurück und wiederholen Sie den Vorgang für alle Werke, für dieSie Werkskonditionen hinterlegen möchten.

5. Sichern Sie Ihre Eingabe.

Partner pflegenSie können die abweichenden Partner entweder im Lieferantenstamm oder individuell imKontrakt pflegen. Wenn die Partner im Lieferantenstamm gepflegt sind, werden Sie im Kontraktvorgeschlagen.

Partner im Kontrakt pflegen

1. Wählen Sie im Kontrakt Kopf � Partner.

2. Sie gelangen auf das Bild Datenhaltungsebene Partner. Geben Sie das Werk und/oderLieferantenteilsortiment ein und wählen Sie ENTER. Sie gelangen auf das Bild PflegenPartner.

Wenn Sie sehen möchten, welche bereits Partner gepflegt sind, markieren Sie diegewünschte Position und wählen Sie Ebene.

3. Geben Sie die gewünschten Partner ein und kehren Sie auf die Positionsübersicht desKontraktes zurück.

4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Partner im Lieferantenstamm pflegen


Zentralkontrakt

194 April 2001

1. Wählen Sie im Lieferantenstamm auf dem Bild Partnerrollen Zusätze � AbweichendeDaten.

2. Geben Sie auf dem Bild Anlegen Abweichende Daten das Werk oder Lieferantenteilsortimentein und markieren Sie Partnerrollen.

3. Wählen Sie . Sie gelangen auf das Bild Kreditor ändern: Partnerrollen.

4. Geben Sie die gewünschten Partner ein und wählen Sie , um Ihre Eingaben zu sichern.


Anlegen von Kontrakten

April 2001 195

Anlegen von Kontrakten VerwendungKontrakte können Sie folgendermaßen anlegen:

� manuell Sie erfassen sämtliche Daten zum Kontrakt manuell.

� über VorlageAls Vorlage können Sie verwenden:


� Anfragen/Angebote

� andere Kontrakte

Sie können auch beide Möglichkeiten gemischt verwenden: In dem Fall nutzen Sie einen Belegals Vorlage und ändern oder ergänzen dann gewünschte Positionen nach Bedarf.

VoraussetzungenBevor Sie einen Kontrakt manuell anlegen, benötigen Sie folgende Informationen:

KontierungFür jede Position, die auf ein Verbrauchskonto gebucht werden soll, benötigen Sie denKontierungstyp und die Kontierungsdaten (z.B. die Nummer der Kostenstelle, die belastetwerden soll). Siehe auch Kontierung [Seite 140].

WerkSie benötigen i.d.R. den Schlüssel des Werks, für das das Material bzw. die Dienstleistungbestellt wird.

Es ist aber auch möglich, einen Kontrakt ohne Werksangabe anzulegen.

In diesem Fall handelt es sich um einen Zentralkontrakt.

Ein Zentralkontrakt gilt

� für alle Werke, die der zuständigen Einkaufsorganisation zugeordnet sind

� für alle Werke von anderen Einkaufsorganisationen, für die die zuständigeEinkaufsorganisation als Referenzeinkaufsorganisation im Customizing eingestellt ist

Einzelheiten hierzu finden Sie in Zentralkontrakt [Seite 191] und im AbschnittZentraler/dezentraler Einkauf in Organisation eines Unternehmens im SAP-System [Seite 15].

HTN-MaterialnummerWenn Sie ein Material mit Herstellerteilenummer (HTN) bestellen möchten, benötigen Sie dieHTN-Materialnummer. Siehe auch Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

Einkaufsorganisation/EinkäufergruppeIn der Regel ist ein Kontrakt einer bestimmten Einkaufsorganisation zugeordnet. Sie müssendeshalb beim Anlegen die Einkaufsorganisation und die Einkäufergruppe angeben. DerKontraktabruf muß dann auch dieselbe Einkaufsorganisation enthalten wie der Kontrakt.


Anlegen von Kontrakten

196 April 2001

Sie können Ihre Systemeinstellungen aber auch so wählen, daß ein Kontrakt derEinkaufsorganisation A auch anderen Einkaufsorganisationen zur Verfügung steht(Zentralkontrakt). Alle Einkaufsorganisationen, die im Customizing derReferenzeinkaufsorganisation A zugeordnet sind, können dann Material von diesem Kontraktabrufen.

Siehe dazu auch Organisation eines Unternehmens im SAP-System [Seite 15] undZentralkontrakt [Seite 191].

OrderbuchBesteht in Verbindung mit dem Werk Orderbuchpflicht, dann müssen Sie zuerst den Kontraktund anschließend das Orderbuch pflegen. Andernfalls sind keine Kontraktabrufe möglich.

Sie können das Orderbuch beim Pflegen des Kontrakts anlegen (vom Stammdatenmenü aus,das Sie über Umfeld �Orderbuch anfordern).

Das Anlegen von Orderbüchern ist im Abschnitt Orderbuch [Seite 263] beschrieben.

LieferantZu dem Lieferanten muß ein Lieferantenstammsatz vorhanden sein. Die Nummer diesesStammsatzes geben Sie an, wenn Sie den Kontrakt anlegen.

Siehe auch:Kontrakt manuell anlegen [Seite 197]

Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegen [Seite 175]


Kontrakt manuell anlegen

April 2001 197

Kontrakt manuell anlegen1. Wählen Sie Rahmenvertrag � Kontrakt � Anlegen.


2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Wenn Sie Angaben unter der GruppenüberschriftVorschlagsdaten machen, werden diese in jeder Position vorgeschlagen.

Im Feld Vertragsart legen Sie fest, ob Sie z.B. einen Mengen- oder Wertkontraktanlegen.


Sie gelangen auf das Kopfdatenbild.

4. Geben Sie die Laufzeit des Kontrakts an. Überprüfen und ändern Sie ggf. andere Felder aufdiesem Bild (z.B. die Zahlungsbedingungen) und legen Sie die Kopfkonditionen fest (siehePflege von Konditionen [Seite 373]).


Sie sehen die Positionsübersicht.

6. Geben Sie auf diesem Bild zu jeder Position die erforderlichen Daten ein (Materialnummer,Zielmenge, Preis, empfangendes Werk oder Kontierung etc.) und gehen Sie dabei genausovor wie bei Bestellungen.

Material ohne Materialstammsatz: Lassen Sie das Feld für die Materialnummer leerund machen Sie folgende Angaben:

– eine kurze Bezeichnung des zu bestellenden Materials bzw. der Dienstleistung im FeldKurztext

– die Warengruppe, zu der das Material gehört, im Feld Warengruppe

– den KontierungstypSie können u (unbekannt) eingeben oder den Typ einer Zusatzkontierung.

– die Zielmenge und die Bestellmengeneinheit

7. Bei Angabe eines anderen Kontierungstyps als U (in der Spalte K) müssen Sie dieentsprechenden Kontierungsdaten zu der Position eingeben. Wählen Sie hierzuPosition��Kontierungen (siehe auch Kontierung [Seite 140]).

8. Überprüfen Sie ggf. die Detaildaten der einzelnen Positionen. Hierzu markieren Sie diePosition(en) und wählen Position��Detail.

9. Erfassen Sie die gewünschten Konditionen.

10. Geben Sie zu der Position weiteren Text ein, wenn zusätzliche Anweisungen an denLieferanten oder den Wareneingang erforderlich sind. Wählen SiePosition��Texte��Textübersicht.

11. Sichern Sie den Kontrakt.


Kontrakt manuell anlegen

198 April 2001

Ergebnis Der Kontrakt ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus dem Kontrakt an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu dem Kontrakt eine Nachricht. WieSie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Positionstyp/Kontierungstyp in Kontrakten

April 2001 199

Positionstyp/Kontierungstyp in KontraktenVerwendungDie folgende Tabelle zeigt, wann welcher Positionstyp und welcher Kontierungstyp in Kontraktenzu verwenden ist:

Eingabe Wenn

Positionstyp M das Material unbekannt ist

Positionstyp W Wert und Menge unbekannt ist

Positionstyp D eine Dienstleistung beschafft wird

Positionstyp K es sich um ein Konsignationsmaterial handelt

Positionstyp L es sich um ein Lohnbearbeitungsmaterial handelt

Kontierungstyp U die Kontierung unbekannt ist

FunktionsumfangPositionstypen im KontraktEbenso wie bei Bestellungen können Sie bei Kontrakten eine Position durch Angabe desentsprechenden Positionstyps als Dienstleistungsposition, Konsignationsposition,Lohnbearbeitungsposition oder als frei formulierte Textposition definieren.

Positionstyp M (Material unbekannt)Positionstyp M dient zum Erfassen von Kontraktpositionen ohne Angabe der Materialnummer.

Positionstyp M empfiehlt sich für gleichartige Materialien mit gleichem Preis, jedochunterschiedlicher Materialnummer.

Es handelt sich um eine Kontraktposition für verschiedene Arten von Schreibpapier.Die einzelnen Papierarten verfügen über gleiches Gewicht, gleiche Qualität undgleichen Preis. Sie unterscheiden sich jedoch in folgendem: eine Papierart ist liniert,eine andere unliniert und wiederum eine andere zweifach gelocht.

Wie wird Positionstyp M verwendet?Bei Positionen mit Typ M geben Sie Kurztext, Warengruppe, Zielmenge sowie Mengeneinheitund Preis ein. Sobald dann ein Kontraktabruf angelegt wird, wird die Materialnummer bzw. einenKurztext eingegeben (z.B. die exakte Papierart, Zweifachlochung). Das System ermittelt denNettopreis anhand des erfaßten Bruttopreises abzüglich möglicher Rabatte.

Positionstyp W (Warengruppe)Positionstyp W ermöglicht die Eingabe einer Warengruppe, ohne Angabe des Werts oder derMenge der Kontraktposition. Positionstyp W kann nur in Verbindung mit Wertkontraktenverwendet werden.


Positionstyp/Kontierungstyp in Kontrakten

200 April 2001

Es handelt sich um einen Kontrakt für Kabel. Der Kontrakt deckt sämtliche in derPreisliste des Lieferanten enthaltenen Kabeltypen ab. Der exakte Kabeltyp stehtjedoch erst bei Bestellung eines bestimmten Kabels fest.

Anstatt eine Position für jeden im Sortiment des Lieferanten enthaltenen Kabeltyp zuerfassen, könnten Sie Positionstyp W und die entsprechende Warengruppe (z.B.KABEL) eingeben. Aus dem Kurztext würde dann hervorgehen, daß dieKontraktposition sämtliche Kabeltypen umfaßt, die bei dem betreffenden Lieferantenerhältlich sind.

Jeder Kontraktabruf zu diesem Kontrakt würde dann die exakten Angaben bezüglichKabeltyp und Menge (z.B. doppelt abgeschirmtes Kabel, 1 Meter) sowie den Preisenthalten.

Wie wird Positionstyp W verwendet?Beim Anlegen der Kontraktposition geben Sie W als Positionstyp, ferner den Kurztext und dieWarengruppe ein. Sie erfassen keinen Preis und keine Konditionen zu der Position. Die Angabevon Konditionen im Belegkopf ist jedoch möglich. Sie können z.B. einen Rabatt in denKopfkonditionen eingeben, wenn der Lieferant einen Rabatt für alle Bestellungen gewährt, diesich auf den Kontrakt beziehen. Der Rabatt wird beim Anlegen des Kontraktabrufs automatischeingerechnet.

Im Kontraktabruf können Sie eine Materialnummer eingeben. Der entsprechendeMaterialstammsatz muß derselben Warengruppe zugeordnet sein, die auch in derKontraktposition, auf die Bezug genommen wird, angegeben ist. Verfügt der Kontraktabruf nichtüber eine Materialnummer, dann muß er eine gültige Kontierung, wie z.B. eine Kostenstelle,enthalten.

Kontierungstyp U (Kontierung unbekannt)Verwenden Sie den Kontierungstyp U, wenn Sie Kontraktpositionen anlegen, bei denen eineKontierung erforderlich ist, jedoch nicht im Kontrakt angegeben werden kann. Die entsprechendeKontierung müssen Sie dann im Kontraktabruf eingeben.

Sie haben einen Kontrakt über Bürostühle vereinbart. Im Kontrakt läßt sich dieKontierung jedoch noch nicht angeben, da sie erst dann feststeht, wenn die Stühletatsächlich bestellt werden.

Wie wird Kontierungstyp U verwendet?Bei der Kontraktposition erfassen Sie die Materialdaten (mit oder ohne Verweis auf einenMaterialstammsatz), ferner U als Kontierungstyp, die Menge und den Preis. Die Person, die denKontraktabruf zu diesem Kontrakt anlegt, muß eine zulässige Kontierung (z.B. eine Kostenstelle)angeben.


Kontraktabruf anlegen

April 2001 201

Kontraktabruf anlegenWenn zu einem Material ein Kontrakt mit einem Ihrer Hauptlieferanten existiert, dann können SieBestellungen mit Bezug auf diesen Kontrakt anlegen. Bestellungen, die auf diesem Wegeangelegt werden, heißen Kontraktabrufe.

Die Abrufdokumentation listet die Bestelltätigkeit zu einem Kontrakt auf (siehe hierzuAbrufdokumentation zum Kontrakt anzeigen [Seite 203]).

VoraussetzungenBevor Sie einen Kontraktabruf anlegen, benötigen Sie folgende Informationen:

� die Nummer des Kontrakts

� die abzurufende Menge

� das Lieferdatum

Preis, Lieferantendaten, Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie für den Lieferantenrelevante Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt übernommen.

Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, können Sie zusätzlich Positionenaufnehmen, die nicht Bestandteil des Kontrakts sind.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Bestellung��Anlegen ��Lieferant bekannt.


2. Machen Sie evtl. Angaben unter der Gruppenüberschrift Vorschlagsdaten. Diese werdendann in jede Position übernommen.

Wenn Sie einen Kontraktabruf zu einem Kontrakt anlegen, der z.B. die Daten Werk undLagerort bereits enthält, und Sie geben Vorschlagsdaten auf dem Einstiegsbild ein, dannwerden die Daten aus dem Kontrakt herangezogen und Ihre Daten ignoriert.

Wenn Sie einen Kontraktabruf z.B. zu einem Zentralkontrakt anlegen möchten und aufdem Einstiegsbild ein Werk und einen Lagerort eingeben, dann werden dieseVorschlagsdaten in die Positionen der Bestellung übernommen, weil sie inZentralkontrakten nicht vorhanden sind.

3. Wählen Sie Bestellung��Anlegen mit Bezug��Zum Kontrakt.

Sie erhalten ein Dialogfenster.

4. Geben Sie die Nummer des Kontrakts und, sofern bekannt, die Nummer der betreffendenPosition ein und wählen Sie ENTER.

Sie sehen die Positionsübersicht des Kontrakts.

5. Markieren Sie die zu übernehmenden Positionen.


– die Bestellmenge und das Lieferdatum oder


Kontraktabruf anlegen

202 April 2001

– die Nummer der Bestellanforderung, auf die die Bestellung Bezug nimmt

Überprüfen Sie den Kontierungs- bzw. Positionstyp, falls vorhanden.Welche Angaben hier erforderlich sind, ist im Abschnitt Positionstyp/Kontierungstyp inKontrakten [Seite 199] aufgelistet.


– Wenn Sie die markierten Positionen ändern möchten, bevor Sie sie übernehmen,wählen Sie Bearbeiten � Übernehmen+Detail. Ändern Sie die einzelnen Positionenjeweils auf dem Positionsdetailbild.

– Wenn Sie die markierten Positionen übernehmen möchten, ohne sie vorher zu ändern,wählen Sie Bearbeiten � Übernehmen.

Die Positionsübersicht mit den übernommenen Positionen erscheint.

8. Falls Sie in Schritt 6 eine Banf-Nummer eingegeben haben, erscheint eine zusätzlichePositionsübersicht. Überprüfen Sie Bestellmenge, Liefer- und Freigabedatum, die aus derBestellanforderung übernommen wurden.

9. Sichern Sie den Kontraktabruf.

ErgebnisDer Kontraktabruf ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus dem Kontraktabrufan den Lieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zum Kontraktabruf eineNachricht. Wie Sie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, steht in Nachrichten ausgeben[Seite 319].

Positions-/KontierungstypWelche Eingaben bei einem Kontraktabruf erforderlich sind, hängt von Positionstyp undKontierungstyp ab:

Lautet der Kontierungstyp Dann geben Sie folgendes ein

M (Material unbekannt) das Material (mit oder ohne Materialstammsatz). DenPositionstyp auf " " setzen.

W (Warengruppe) Preis, Menge und ein Material (mit oder ohneMaterialstammsatz), das der im Kontrakt angegebenenWarengruppe angehört. Den Positionstyp auf " " setzen.

U (Kontierung unbekannt) einen anderen Kontierungstyp als U und die Kontierung


Abrufdokumentation zum Kontrakt anzeigen

April 2001 203

Abrufdokumentation zum Kontrakt anzeigenDie Abrufdokumentation umfaßt Details über die Bestellaktivitäten zu einem Kontrakt. Pro Abrufliefert das System folgende Daten:

� die Nummer des Kontraktabrufs

� das Bestelldatum

� die Bestellmenge

� den Bestellwert

VorgehensweiseMarkieren Sie die Position in der Positionsübersicht und wählen Sie dannPosition��Statistik��Abrufdokumentation.

Weitere Informationen zum Kontraktabruf (d.h. zur Bestellung) können Sie über Springen��Abruf Detail anfordern.

Sollen zu der Position die Wareneingänge und Rechnungswerte angezeigt werden, wählen SieSpringen ��Bestellentwicklung. Dann erscheinen sämtliche Wareneingangs- undRechnungseingangsbelege.


Lieferplan

204 April 2001

LieferplanDefinitionRahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen innerhalb eines Zeitraumsbeschafft werden.

StrukturEin Lieferplan besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibtfolgende Beschaffungsarten:

� Normal

� Lohnbearbeitung

� Konsignation

� Umlagerung

Die in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kann in denEinteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedertwerden.

Für Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jedenLiefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Konditionen können für den gesamten Lieferplan gelten. Für das zu liefernde Material sindKonditionen auf Positionsebene aufgeführt.

Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in den Einteilungenaufgeführten Terminen zu liefern.


Mit Bestätigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen bzw.Abweichungen davon mitteilen.

Sie können bei Lieferplänen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wird über dieBelegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, daß Sie die an einenLieferanten übermittelten gültigen Abrufe innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen können.

� mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA)

Die Einteilungen haben internen Charakter, d.h. Sie können sie beliebig ändern. Erstwenn Sie explizit einen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB)erzeugen, werden die Einteilungen an den Lieferanten übermittelt.

Mit der Abrufdokumentation können Sie die an einen Lieferanten übermittelten Abrufeinnerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genau Siewelche Information an den Lieferanten geschickt haben.

� ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP)

Die Einteilungen haben offiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern,werden sie als Abruf an den Lieferanten übermittelt (beim Versandzeitpunkt 4 fürNachrichten). Die Abrufe werden nicht im System dokumentiert.


Lieferplan

April 2001 205


Beschaffung mit Lieferplan

206 April 2001

Beschaffung mit LieferplanEinsatzmöglichkeitenDas Arbeiten mit Lieferplänen bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgänge in IhremUnternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder Kontraktabrufenersetzen kann.

Sie müssen nur geringe Lagerbestände vorhalten, da durch die Vorgabe des genauenLieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) möglich sind.

Ihre Lieferanten benötigen kürzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge desLieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden muß, sondern - den Einteilungenentsprechend - jeweils kleinere Mengen.

Bei Massengeschäft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wünschenswert, daßautomatisch Abrufe von Lieferplänen erstellt werden. Im SAP-System können Sie dazu dieAnwendungskomponente PP- Bedarfsplanung [Extern] nutzen.

EmpfehlungSAP empfiehlt das Arbeiten mit dem Lieferplan mit Abrufdokumentation, damit Sie Lieferabrufe(LAB) und Feinabrufe (FAB) nutzen können.

IntegrationKunden, die den Advanced Planer and Optimizer (APO) einsetzen, können im APO-SystemLieferplaneinteilungen und Abrufe erzeugen.

Sie können entweder Einteilungen und Abrufe im APO-System erzeugen, oder Sie nutzen dasAPO-System ausschließlich zum Planen und erzeugen die Abrufe im R/3-System. Dies legen Sieüber das Kennzeichen Ext. Planung in den Zusatzdaten der Lieferplanposition fest. DerWareneingang wird in beiden Fällen im R/3-System gebucht.

Wenn Sie Einteilungen im APO-System erzeugen, dann können Sie keineEinteilungen im R/3-System anlegen oder ändern.

Weitere Informationen zum Advanced Planer and Optimizer (APO) finden Sie in der SAP-Bibliothek.

Voraussetzungen� Verwenden Sie eine Belegart für Lieferpläne mit Abrufdokumentation. Im Standard wird

hierfür die Belegart LPA ausgeliefert. (Für die Belegart LPA ist im Standardsystem imCustomizing des Einkaufs unter Lieferplan � Belegarten einstellen das Kennzeichen Abruf-Doku markiert.)

� Damit Sie mit Feinabrufen arbeiten können, müssen Sie für die betreffenden Materialien dasFeinabrufkennzeichen im Materialstammsatz (Sicht Einkauf oder Disposition 2) setzen. DasKennzeichen muß auch in den Zusatzdaten der Lieferplanposition markiert sein.

� Wenn Abrufe automatisch durch Bedarfsplanungsläufe erstellt werden sollen, dann muß derEinkauf mit Hilfe des Orderbuchs einen Lieferplan als eindeutige Bezugsquelle zuordnen.


Beschaffung mit Lieferplan

April 2001 207

Ablauf beim Lieferplan mit AbrufdokumentationFür die benötigten Materialien wird in regelmäßigen Zeitabständen ein Bedarfsplanungslaufdurchgeführt. Dieser erzeugt automatisch Einteilungen für Lieferpläne.

Anhand dieser Einteilungen werden Abrufe an den Lieferanten erstellt.

� Der Disponent kann diese Einteilungen zunächst prüfen und dann manuell aus demLieferplan heraus einen Abruf erstellen.

� Die Abrufe können aber auch automatisch vom System erzeugt werden. Dies geschiehti.d.R. direkt im Anschluß an den Bedarfsplanungslauf.

Sie haben die Wahl, ob Sie mit Lieferabruf (LAB) und Feinabruf (FAB) arbeiten möchten oder nurmit Lieferabruf.

Wenn Sie mit LAB und FAB arbeiten, haben Sie den Vorteil, daß der Lieferant in Feinabrufendetaillierte Lieferangaben in kürzeren Zeitabständen von Ihnen erhält, in längeren Zeitabständenbekommt er zusätzlich noch eine Vorschau.

Wenn die Abrufe erstellt sind, werden sie mit Hilfe des NachrichtensteuerungsprogrammsRSNAST00 an den Lieferanten übermittelt.

Die Abrufe können entweder direkt beim Sichern übermittelt werden oder zu einem späterenZeitpunkt.

Es ist sinnvoll, den Bedarfsplanungslauf z.B. täglich durchzuführen und wöchentlicheinmal automatisch Abrufe zu erzeugen. Die Abruferzeugung kann so eingestelltwerden, daß nur für geänderte Lieferplanpositionen (Materialien) Abrufe erzeugtwerden.

Siehe auch:Erstellungsprofil [Seite 223]


Anlegen von Lieferplänen

208 April 2001

Anlegen von LieferplänenVerwendungLieferpläne können Sie folgendermaßen anlegen:

� manuell Sie erfassen sämtliche Daten zum Lieferplan manuell.

� über VorlageAls Vorlage können Sie verwenden:


� Anfragen/Angebote

� andere Lieferpläne

� Zentralkontrakte [Extern]

Sie können auch beide Möglichkeiten gemischt verwenden: In diesem Fall nutzen Sie einenBeleg als Vorlage und ändern oder ergänzen dann gewünschte Positionen nach Bedarf.

Wenn Sie nicht mit einem Lieferanten, sondern mit einem Ihrer Werke einen Lieferplanvereinbaren wollen, legen Sie einen Umlagerungslieferplan an.

VoraussetzungenBevor Sie einen Lieferplan manuell anlegen, benötigen Sie folgende Informationen:

KontierungFür jede Position, die auf ein Konto gebucht werden soll, benötigen Sie den Kontierungstyp unddie Kontierungsdaten (z.B. die Nummer der Kostenstelle, die belastet werden soll). Siehe auchKontierung [Seite 140].

HTN-MaterialnummerWenn Sie ein Material mit Herstellerteilenummer (HTN) bestellen möchten, benötigen Sie dieHTN-Materialnummer. Siehe auch Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

Einkaufsorganisation/EinkäufergruppeSie müssen den Lieferplan einer Einkaufsorganisation und einer Einkäufergruppe zuordnen. DerAbruf enthält dann dieselbe Einkaufsorganisation wie der zugeordnete Lieferplan.

Siehe auch:Lieferplan manuell anlegen [Seite 209]

Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegen [Seite 175]


Lieferplan manuell anlegen

April 2001 209

Lieferplan manuell anlegen 1. Wählen Sie im Einkaufsmenü Rahmenvertrag��Lieferplan��Anlegen.


2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Wenn Sie Angaben im Bereich VorschlagsdatenPosition machen, werden diese in jeder Position vorgeschlagen.

Im Feld Vertragsart legen Sie fest, ob Sie z.B. einen Lieferplan mit oder ohneAbrufdokumentation anlegen. (Im Standardsystem sind dafür die Vertragsarten LPA (mitAbrufdokumentation) und LP vorgesehen.)


Sie gelangen zum Kopfdatenbild.

4. Geben Sie die Laufzeit des Lieferplans an. Überprüfen und ändern Sie ggf. weitere Felderauf diesem Bild (z.B. die Zahlungsbedingungen) und legen Sie die Kopfkonditionen fest(siehe Pflege von Konditionen [Seite 373]).



6. Geben Sie zu jeder Position die erforderlichen Daten ein (Materialnummer, Zielmenge, Preis,empfangendes Werk bzw. Kontierung etc.).

Material ohne Materialstammsatz: Lassen Sie das Feld für die Materialnummer leerund machen Sie folgende Angaben:

– eine kurze Bezeichnung des Materials im Feld Kurztext

– die Warengruppe des Materials

– den Kontierungstyp (Spalte K)

– die Zielmenge und die Bestellmengeneinheit

7. Bei Angabe eines Kontierungstyps müssen Sie die entsprechenden Kontierungsdaten zu deneinzelnen Positionen des Lieferplans eingeben. Wählen Sie hierzu Position��Kontierungen.

Siehe auch Kontierung [Seite 140].

8. Überprüfen Sie ggf. die Detaildaten der einzelnen Positionen. Hierzu markieren Sie diePosition(en) zunächst und wählen dann Position��Detail, um das Positionsdetailbildanzuzeigen.

9. Erfassen Sie gewünschte Konditionen zur Position (Rabatte, Zuschläge etc.). Markieren Siehierzu die Position und wählen Sie Position��Konditionen.

10. Geben Sie zu der Position weiteren Text ein, wenn zusätzliche Anweisungen an denLieferanten oder den Wareneingang erforderlich sind. Wählen SiePosition��Text��Textübersicht.

11. Sichern Sie den Lieferplan.


Lieferplan manuell anlegen

210 April 2001

ErgebnisDer Lieferplan ist im SAP System angelegt. Damit die Informationen aus dem Lieferplan an denLieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu dem Lieferplan eine Nachricht.

Weitere Informationen darüber wie Sie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben, finden Sie imAbschnitt Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Festlegen von Fixierungszeiträumen

April 2001 211

Festlegen von FixierungszeiträumenVerwendungÜber Fixierungszeiträume wird der Verbindlichkeitsgrad von Einteilungen festgelegt. Für eineLieferplanposition können Sie folgende Fixierungszeiträume definieren:

� Fixierungszeitraum 1 (Produktionsfreigabezeitraum)

Die Einteilungen in diesem Zeitraum gelten als fixiert und damit als verbindlich. WennSie eine Einteilung stornieren, die innerhalb dieses (ersten) Fixierungszeitraums mitProduktionsfreigabe liegt, ist der Lieferant z.B. berechtigt, sowohl die Material- als auchdie Produktionskosten, die ihm durch die Stornierung entstehen, in Rechnung zu stellen.

� Fixierungszeitraum 2 (Materialfreigabezeitraum)

Dieser Fixierungszeitraum bildet den Freigabezeitraum für den Lieferanten zurBeschaffung von Materialien, die er für die Fertigung benötigt. Wenn Sie eine Einteilunginnerhalb dieses (zweiten) Fixierungszeitraums stornieren, dann ist der Lieferant nurberechtigt, die Materialkosten zu berechnen. Einteilungen, die in diesenFixierungszeitraum fallen, haben daher einen geringeren Verbindlichkeitsgrad als dieinnerhalb des ersten Fixierungszeitraums.

� Fixierungszeitraum 3 (Planungsvorschau)

Sämtliche Einteilungen mit einem Liefertermin, der nach dem ersten und zweitenFixierungszeitraum liegt, werden diesem Fixierungszeitraum zugeordnet.

Der Produktions- und der Materialfreigabezeitraum werden zu Informationszwecken in derEinteilung ausgedruckt. Bei jeder Einteilung, die in einen bestimmten Fixierungszeitraum paßt,wird davon ausgegangen, daß sie zu den für diesen Zeitraum geltenden Bedingungen beschafftwird (z.B. sind Einteilungen, deren Liefertermin im Fixierungszeitraum 1 liegt, verbindlich).

Sie können festlegen, ob die Disposition Einteilungen innerhalb der Fixierungszeiträume änderndarf.

Aktivitäten1. Markieren Sie auf dem Positionsübersichtsbild des Lieferplans die Position, für die Sie

Fixierungszeitpunkte festlegen möchten.

2. Wählen Sie Position��Weitere Funktionen ��Zusatzdaten.

3. Geben Sie im Feld FixZeitraum 1 die Anzahl Tage ein (gerechnet ab dem heutigenDatum), nach deren Ablauf der Produktionsfreigabezeitraum endet und derMaterialfreigabezeitraum beginnt.

4. Geben Sie im Feld FixZeitraum 2 die Anzahl Tage ein (gerechnet ab dem heutigenDatum), nach deren Ablauf der Materialfreigabezeitraum endet und diePlanungsvorschau beginnt.

Endet der Produktionsfreigabezeitraum in einem Monat, geben Sie im FeldFixZeitraum 1 den Wert 30 (Tage) ein. Endet der Materialfreigabezeitraum einenMonat nach dem Produktionsfreigabezeitraum, geben Sie im Feld FixZeitraum 2 denWert 60 ein.


Festlegen von Fixierungszeiträumen

212 April 2001

5. Legen Sie im Feld Verbindl. Für D fest, ob die Disposition während derFixierungszeiträume Einteilungen ändern darf.



Einteilungen zur Lieferplanposition erfassen

April 2001 213

Einteilungen zur Lieferplanposition erfassenVoraussetzungenZum Anlegen einer Lieferplaneinteilung benötigen Sie folgende Informationen:

� die Lieferplannummer und die Nummer der einzuteilenden Lieferplanposition

� eine Aufstellung der mit dem Lieferanten vereinbarten Liefertermine (Datum, ggf. Uhrzeit)und Liefermengen

Vorgehensweise1. Wählen Sie Rahmenvertrag ��Lieferplan ��Einteilungen � Pflegen.

Sie gelangen auf das Einstiegsbild zur Lieferplaneinteilung.

2. Geben Sie die Belegnummer des Lieferplans ein und wählen Sie ENTER.

Sie gelangen zur Positionsübersicht des Lieferplans.

3. Markieren Sie die Position, die Sie einteilen möchten, und wählen Sie Position��Einteilungen.

4. Geben Sie für jede einzelne Einteilung folgende Daten ein:

- den Datumstyp (Monat, Woche oder Tag) sowie das entsprechende Datum

- ggf. die Uhrzeit der Lieferung

- die Einteilungsmenge (die Mengeneinheit ist identisch mit der im Lieferplan)

Bezug nehmen auf Bestellanforderung: Wählen Sie Lieferplaneinteilung ��Anlegenmit Bezug ��Zur Banf, um die Lieferdaten aus einer vorhandenen Bestellanforderung zuübernehmen.

5. Sichern Sie die Einteilung.

ErgebnisDie Lieferplaneinteilung ist im SAP-System angelegt. Damit die Informationen aus derLieferplaneinteilung an den Lieferanten übermittelt werden können, erzeugt das System zu derLieferplaneinteilung eine Nachricht.

Wenn Sie die Lieferpläne ohne Abrufdokumentation (Belegart LP) verwenden, dannwird die Nachricht direkt erzeugt.

Wenn Sie Lieferpläne mit Abrufdokumentation (Belegart LPA) verwenden, dannmüssen Sie explizit Lieferplanabrufe erzeugen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Abruf vom Lieferplan (LAB oder FAB)[Seite 219].

Weitere Informationen darüber wie Sie die Nachricht an den Lieferanten ausgeben finden Sie imAbschnitt Nachrichten ausgeben [Seite 319].


Einteilungen zur Lieferplanposition erfassen

214 April 2001


Ablauf Lieferplanabruf

April 2001 215

Ablauf LieferplanabrufEinsatzmöglichkeitenDer Prozeß läuft bei der Beschaffung über Lieferplan ab.

Abrufe informieren den Lieferanten darüber, welche Mengen des Materials zu welchem Termingeliefert werden sollen. Mit einem Abruf halten Sie zu einer Lieferplanposition den Stand derEinteilungen fest und können diesen Stand danach an den Lieferanten übermitteln.

Ablauf1. Die Bedarfsplanung erstellt Einteilungen zu Lieferplanpositionen. Die Einteilungen können

Sie auch manuell erstellen.

2. Sie erzeugen Abrufe zu den Lieferplaneinteilungen.

Das System geht wie folgt vor:

a. Wenn ein Erstellungsprofil vorhanden ist, aggregiert es ggf. die Abruftermine undMengen.

b. Es erzeugt den Lieferabruf oder Feinabruf gemäß der Erstellungsstrategie und derEingaben auf dem Einstiegsbild zur Abruferstellung.

c. Wenn ein Erstellungsprofil vorhanden ist, ermittelt es ggf. Rückstände und Sofortbedarfe.

d. Wenn ein Erstellungsprofil vorhanden ist, prüft es bei Abruferstellungen aufgrund vonÄnderungen ggf. Toleranzen.

3. Die Abrufe werden als Nachrichten an den Lieferanten übermittelt.

Siehe auch:Bedarfsplanung und Lieferplanabruf [Seite 216]

Abruf vom Lieferplan (LAB oder FAB) [Seite 219]

Erstellungsprofil [Seite 223]

Beispiel: Erstellungsprofil und Abruferstellung [Seite 225]

Nachrichten für Lieferplanabrufe [Seite 227]


Bedarfsplanung und Lieferplanabruf

216 April 2001

Bedarfsplanung und LieferplanabrufVerwendungDer Planungslauf [Extern] ändert aufgrund von Bedarfen (z.B. Sekundärbedarfen) fortlaufend dieEinteilungssituation eines Lieferplans. Die Mengen und Termine in den aktuellen Einteilungenstehen somit in direktem Bezug zu den Bedarfen. Über Abrufe werden dem Lieferanten dieEinteilungen übermittelt.

Ziel beim Einsatz von Abrufen ist i.d.R., daß die Liefertermine und Mengen der Einteilungen denBedarfsterminen entsprechen.

Anforderungen bezüglich Liefer- und Vorlaufzeiten bei der Beschaffung über Lieferpläne werdenüblicherweise wie folgt gelöst: Der Lieferant erhält Vorschauen, aufgrund derer er seineBeschaffung und Produktion planen und anstoßen kann. Der eigentliche lieferrelevante Abrufübermittelt dann die exakt benötigten Mengen mit den Terminen.

Sie teilen dem Lieferanten per Lieferabruf mit, wieviele Stück Stahl-1 Sie in dennächsten neun Monaten pro Monat benötigen, z.B. 1000 Stück im Januar, 900 imFebruar etc. Im Feinabruf nennen Sie dann die exakten Termine und Mengen, z.B.benötigen Sie für den 10. Januar 30 Stück Stahl-1.

Sie können Ihrem Lieferanten Lieferplanabrufe über das Internet zur Verfügung stellen, wenn Sieden Supplier Workplace einsetzen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Internetabruf [Seite 221].

VoraussetzungenSAP empfiehlt folgende Einstellungen:

� Materialstammsatz– Deterministisches Dispositionsverfahren, z.B. PD

– Exakte Losgrößenberechnung, z.B. EX

– Eigene Dispositionsgruppe für Materialien, die Sie mittels Abruf beschaffen wollen (sieheunten Dispositionsgruppe für Abrufmaterialien)

– Feinabrufkennzeichen 1 in der Einkaufssicht wählen, wenn Sie mit Feinabrufen arbeitenwollen

– Beschaffungsart F (Fremdbeschaffung) in der Sicht Disposition 2 wählen, damit bei derBedarfsplanung Lieferplaneinteilungen erzeugt werden

� Orderbuch und QuotierungLegen Sie für jede Lieferplanposition einen Orderbuchsatz an und setzen Sie dasKennzeichen für die Dispositionsrelevanz auf 2. Dann aktualisiert die Bedarfsplanung dieEinteilungen ständig.

Wenn Sie mehrere Lieferpläne für ein Material haben, nutzen Sie die Quotierung zurVerteilung der Bedarfe auf die verschiedenen Lieferanten.

� Customizing Bedarfsplanung



April 2001 217

WerksparameterDamit die Bedarfsplanung Einteilungen zu Lieferplanpositionen erzeugt, die den Mengenund Terminen der Bedarfe entsprechen, wählen Sie eine der beiden folgendenMöglichkeiten:

a) Alle Zeitanteile einer Vorwärtsterminierung sind 0Setzen Sie hierzu die Planlieferzeit und die Wareneingangsbearbeitungszeit in denZusatzdaten der Lieferplanposition auf 0.

Setzen Sie im Customizing der Produktion unter Bedarfsplanung � Werksparameter� Gesamtpflege der Werksparameter durchführen im Bereich Planungslauf unterFremdbeschaffung die Bearbeitungszeit des Einkaufs auf 0.

Wenn der Bedarfstermin in der Vergangenheit liegt, nimmt das System alsLiefertermin das Tagesdatum (Datum, an dem der Bedarfsplanungslauf ausgeführtwird). Sonst entspricht der Liefertermin dem Bedarfstermin.

b) Starttermin liegt in der VergangenheitIn diesem Fall erzeugt das System immer Lieferplaneinteilungen, derenLiefertermine den Bedarfsterminen entsprechen, da das System nie vorwärtsterminiert.

Sie legen in der Dispositionsgruppe fest, daß ein Starttermin in der Vergangenheiterlaubt ist.

Dispositionsgruppe (für Abrufmaterialien)Pflegen Sie im Customizing der Produktion unter Bedarfsplanung � Dispositionsgruppen� Gesamtpflege der Dispositionsgruppen durchführen folgende Einstellungen:

Fremdbeschaffung

– Terminierung/Belegart

Wenn Sie das Kennzeichen Term. Info./Vertr. setzen, verwendet das System beider Terminierung die Wareneingangsbearbeitungszeit und die Planlieferzeit ausder Lieferplanposition (siehe Möglichkeit a).

Planungslauf:

� Erstellungskennzeichen

Setzen Sie das Kennzeichen für Lieferplaneint. auf 3, damit grundsätzlichLieferplaneinteilungen erstellt werden.

� Eckstart in Verg.

Außerdem können Sie im Feld Start in Verg. festlegen, daß das System miteinem in der Vergangenheit liegenden Liefertermin arbeitet (siehe Möglichkeit b).

Sie ordnen diese Dispositionsgruppe im Materialstammsatz der Abrufmaterialien zu.

Siehe auch:PP - Bedarfsplanung [Extern]

Weitere Informationen zur Terminierung finden Sie in der Dokumentation PP- Bedarfsplanung imAbschnitt Terminierung bei Fremdbeschaffung [Extern].



218 April 2001


Abruf vom Lieferplan (LAB oder FAB)

April 2001 219

Abruf vom Lieferplan (LAB oder FAB) VerwendungDie in einem Abruf genannten Einteilungen informieren den Lieferanten über die endgültigenMengen und Liefertermine. Die Einteilungen werden mit Hilfe der Abrufdokumentationfestgehalten und sind für Sie dadurch jederzeit anzeigbar und nachvollziehbar. Mit derAbrufdokumentation können Sie z.B. feststellen, welche Einteilungen Sie innerhalb der letztenbeiden Wochen an den Lieferanten übermittelt haben und die Korrektheit der Wareneingängedaraufhin prüfen.

Es gibt die folgenden Arten von Abrufen:

� Lieferabruf (LAB)Informiert den Lieferanten längerfristig darüber, welche Mengen eines Materials zuwelchem Termin geliefert werden sollen. Die Terminangabe ist i.d.R. monats- oderwochengenau.

� Feinabruf (FAB)Informiert den Lieferanten für die nahe Zukunft darüber, welche Mengen eines Materials zuwelchem Termin geliefert werden sollen. Die Terminangabe ist i.d.R. tagesgenau.

Sie können über Erstellungsprofile die Kriterien für die Abruferstellung festlegen, z.B. könnenSie übermittelte Mengen und Termine beeinflussen. SAP empfiehlt, das Feld Erstellungsprofil alsMußfeld festzulegen (im Customizing des Einkaufs, Lieferplan � Bildaufbau auf Belegebenefestlegen).

Sie können Ihrem Lieferanten Lieferplanabrufe (LAB und FAB) über das Internet zur Verfügungstellen, wenn Sie den Supplier Workplace einsetzen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Internetabruf [Seite 221].

Voraussetzungen� Abrufe können nur für Lieferpläne mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA)

erzeugt werden. (Für die Belegart LPA ist im Standardsystem im Customizing des Einkaufsunter Lieferplan � Belegarten einstellen das Kennzeichen Abruf-Doku markiert.)

� Damit Sie mit Feinabrufen arbeiten können, muß das Feinabrufkennzeichen imMaterialstammsatz (Sicht Einkauf oder Disposition 2) und in den Zusatzdaten derLieferplanposition gesetzt sein.

AktivitätenAbrufe können regelmäßig mit Hilfe eines Reports (online oder Hintergrund) erzeugt werden.Dazu wählen Sie Rahmenvertrag � Lieferplan � Abruf erstellen.Lesen Sie auch Beispiel: Erstellungsprofil und Abruferstellung [Seite 225].

Sie können Abrufe auch im Pflegemenü für Lieferplaneinteilungen mit Bearbeiten �� <LAB/FAB>erstellen erstellen. Sie können damit zu der gewünschten Position entweder Lieferabrufe oder -wenn vorgesehen - Feinabrufe erstellen.

Siehe auch:Abrufdokumentation zum Lieferplan anzeigen [Seite 231]


220 April 2001

Erstellungsprofil [Seite 223]


Internetabruf

April 2001 221

InternetabrufVerwendungInternetabrufe unterscheiden sich von "normalen" Abrufen im wesentlichen dadurch, daß sie demLieferanten nicht mehr über klassische Kommunikationswege wie Druck, Fax oder EDIübermittelt werden, sondern daß der Lieferant diese Abrufe über das Internet einsehen und ggf.bestätigen kann.

Im Abruferstellungsprofil können Sie festlegen, welche Abrufart (LAB und/oder FAB) alsInternetabruf behandelt werden soll, und daß der Lieferant den Internetabruf bestätigen kann.

IntegrationDie Verwendung von Internetabrufen setzt voraus, daß auf Ihrem SAP-System der SupplierWorkplace installiert ist, auf den die betreffenden Lieferanten über das Internet Zugriff haben.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Supplier Workplace im AbschnittLieferplanabrufe anzeigen und bestätigen. [Extern]

VoraussetzungenDiese Funktionalität können Sie nur dann nutzen, wenn Sie

� Lieferpläne mit Abrufdokumentation (Belegart im Standard: LPA) verwenden

� im Customizing des Einkaufs festgelegt haben, daß für jeden Abruf eine eigeneNachricht erzeugt wird.

Sie müssen Customizing des Einkaufs unter Nachrichten � Ausgabesteuerung �Nachrichtenschemata � Nachrichtenschemata für Lieferplanabruf/Mahnung festlegen �Schema zuordnen � Lieferplanabruf/Mahnung das Kennzeichen Abrufna. markieren.

Sie können im Abruferstellungsprofil auf der Registerkarte Internet festlegen,

� welche Abrufart als Internetabruf behandelt werden soll (Kennzeichen Internetabrufaktivieren), und ob zusätzlich herkömmliche Nachrichten erzeugt werden sollen

Bitte beachten Sie, daß nicht das Erzeugen und Ausgeben herkömmlicherNachrichten steuert, ob ein Internetabruf als ausgegeben gilt

Internetabrufe gelten als ausgegeben, wenn sie erzeugt oder bestätigt wurden. Dieswird über das Kennzeichen Bestätigung durch Lieferant gesteuert.

� ob der Lieferant die Abrufe im Supplier Workplace bestätigen soll (Kennzeichen Bestätigungdurch Lieferant)

Sie können dadurch festlegen, daß der Internetabruf erst als ausgegeben gilt, wenn ervom Lieferanten im Supplier Workplace bestätigt wurde.

Andernfalls, d.h. wenn Sie das Kennzeichen Bestätigung durch Lieferant imAbruferstellungsprofil nicht markieren, gelten die erzeugten Internetabrufe direkt bei derAbruferstellung als ausgegeben.


Internetabruf

222 April 2001

Solange ein Abruf noch nicht als ausgegeben gilt (d.h. daß Ausgabedatum undAusgabeuhrzeit noch nicht gefüllt sind), wird er bei der nächsten Abruferstellungüberschrieben.

Wenn Sie SAP Automotive verwenden, können Sie außerdem festlegen, daß der Lieferant perMail informiert werden soll, wenn Internetabrufe erstellt wurden, die er im Supplier Workplaceeinsehen und ggf. bestätigen kann.

FunktionsumfangMit dem Internetabruf wird folgender Geschäftsprozeß unterstützt:

� Der Abrufersteller tauscht Abrufe nicht mehr über das Medium Druck, Fax oder EDI aus,sondern stellt diese dem Lieferanten per Internet zur Verfügung.

� Der Lieferant sieht sich seine aktuellen Internetabrufe regelmäßig im Supplier Workplace an.

� Dort kann der Lieferant die ihn betreffenden Abrufe einsehen und explizit bestätigen.Der Internetabruf gilt dann als ausgegeben, wenn er vom Lieferanten bestätigt wurde. ImGegensatz dazu gelten 'normale' Abrufe nach ihrer Übermittlung per Druck, EDI etc. alsausgegeben.

� Nachdem der Lieferant den Internetabruf bestätigt hat, wird der Internetabruf im SAP-Systemwie ein 'normaler' Abruf behandelt, der über die Nachrichtenausgabe ausgegeben wurde.

Alternativ zur Bestätigungsfunktion können Sie für Internetabrufe festlegen, daß sie sofort beiihrer Erstellung bzw. bei der Freigabe gestoppter Abrufe als 'ausgegeben' gelten.

In diesem Fall wird der Internetabruf vom Lieferanten nicht mehr explizit bestätigt, sondern nurnoch zur Kenntnis genommen.

Ob bei einem Internetabruf zusätzlich 'klassiche' Nachrichten erzeugt werden, undob der Lieferant einen Internetabruf bereits bestätigt hat, sehen Sie in der Übersichtder Abrufe zu einer Lieferplanposition.

Dort sehen Sie beispielsweise, daß

bei einem Internetabruf zusätzlich klassische Nachrichten erzeugt werden

bei einem Internetabruf keine klassischen Nachrichten erzeugt werden

ein Internetabruf durch den Lieferanten bestätigt wurde

die Lieferantenbestätigung noch offen ist


Erstellungsprofil

April 2001 223

ErstellungsprofilVerwendungMit dem Erstellungsprofil wird gesteuert,

� welches Ereignis die Abruferstellung auslöst (Änderungen in den Einteilungen und/oder dasErreichen des nächsten Übermittlungsdatums)

� wie die Liefertermine aufbereitet werden (Aggregation und Abrufhorizont)

� ob Rückstand [Extern] und Sofortbedarf [Extern] ermittelt und im Abruf ausgewiesen werden

� ob für Abrufe, die aufgrund von Änderungen erstellt werden, eine Toleranzprüfungdurchgeführt wird

Die Toleranzprüfung wird nur durchgeführt, wenn Einteilungen einer Positiongeändert wurden und wenn Sie Abrufe mit dem Abruferstellungsreport (überLieferplan � Abruf erstellen) erzeugen.

FunktionsumfangEin Erstellungsprofil wird werksabhängig definiert und besteht aus folgenden Bereichen:

Registerkarte Sie legen je Abrufart (FAB bzw. LAB) fest,

AllgemeineParameter

- ob und wenn ja unter welchen Voraussetzungen ein Abruf erzeugtwird (Erstellungsstrategie)

- ob für die Abrufart Rückstände und Sofortbedarfe ermittelt werdensollen

- ob bei Änderungserstellungen für Abrufe mit Rückstand dieToleranzprüfung ausgeschaltet werden soll

Aggregations-horizonte

- für welchen Abrufhorizont [Extern] Abrufmengen ausgewiesenwerden

- in welchen Zeiträumen die Mengen ggf. zusammengefaßt werden

Wenn Ihr Erstellungsprofil eine Aggregation vorsieht, dannwerden Mengen und Termine der Lieferplaneinteilungen zuAbrufeinteilungen zusammengefaßt.

Wenn Sie ein Erstellungsprofil ohne Aggregation verwenden oderohne Erstellungsprofil arbeiten, dann entsprechen dieEinteilungen im Abruf für den übermittelten Zeitraum denEinteilungen im Lieferplan.


Erstellungsprofil

224 April 2001

Erstellungs-rhythmus

- ob und wenn ja in welchem Rhythmus ein Abruf periodisch erstelltwerden soll

Das System errechnet bei jeder Abruferstellung bereits das nächsteErstellungsdatum. Wöchentliche und monatliche Abrufe werdenimmer zum Montag (erster Arbeitstag der Periode) erstellt. Dabeiwertet das System den Werkskalender aus.

Wenn Sie Abrufe periodisch erstellen wollen, sollten Sie eineErstellungsstrategie wählen, die Nächstes Datum beinhaltet.

Toleranzprofil - ob für Abrufe, die aufgrund von Änderungen erstellt werden,Toleranzen geprüft werden. So können Sie festlegen, daß Abrufenur für gravierende Änderungen erzeugt werden.

AktivitätenSie bearbeiten Erstellungsprofile im Customizing des Einkaufs unter Lieferplan �Abruferstellungsprofil für Lieferplan mit Abrufdoku pflegen.

Sie ordnen das Erstellungsprofil einer Lieferplanposition in den Zusatzdaten zu.


Beispiel: Erstellungsprofil und Abruferstellung

April 2001 225

Beispiel: Erstellungsprofil und AbruferstellungDie Rahmenbedingungen für die Abruferstellung sehen wie folgt aus:

� Der Lieferant erhält zur Vorschau Lieferabrufe und für die lieferungsrelevanten DatenFeinabrufe.

– Lieferabrufe werden einmal im Monat übermittelt. Die Mengen werden monatsweiseangegeben, der Abrufhorizont beträgt neun Monate.

– Feinabrufe werden wöchentlich erstellt. Änderungen an den Einteilungen führenebenfalls zu Feinabrufen, wenn die Änderungen im Vergleich zum vorigen Abruf nichtnur geringfügig sind und bestimmte Toleranzen überschreiten.Falls beide Situationen (wöchentlich, Änderung) an einem Tag auftreten, wird nur einAbruf erzeugt.In den Feinabrufen werden die Tagesmengen der nächsten zehn Arbeitstage übermittelt.

Im Feinabruf werden Rückstand und Sofortbedarf ermittelt.

� Bedarfsplanungslauf und Abruferstellung werden täglich ausgeführt.

Einstellungen für das ErstellungsprofilSie legen die folgenden Einstellungen im Customizing des Einkaufs unter Lieferplan �Abruferstellungsprofil für Lieferplan mit Abrufdoku pflegen fest:

Allgemeine ParameterSie markieren für FAB Geändert oder nächstes Datum, für LAB Nur nächstes Datum.Für FAB legen Sie fest, daß Rückstand und Sofortbedarf ermittelt werden.

AggregationshorizonteSie legen für FAB eine tagesbezogene Aggregation fest und geben als Ende 10 Arbeitstage an.Für LAB wählen Sie monatsbezogene Aggregation und geben als Ende 180 Arbeitstage an.

So erreichen Sie, daß im FAB die Tagesmengen der nächsten 10 Arbeitstage und im LAB dieMonatsmengen der nächsten 180 Arbeitstage (9 Monate à 20 Arbeitstage) ausgewiesen werden.

ErstellungsrhythmusSie legen für FAB die wöchentliche und für LAB die monatliche Erstellung fest.

ToleranzprofilSie legen für FAB als Prüfperiode 10 Tage fest, da dies dem Abrufhorizont entspricht. Als obereund untere Toleranzgrenze stellen Sie 5% ein und wählen die Gesamtprüfung.

Einstellungen bei der AbruferstellungSie erstellen Abrufe im Einkaufsmenü über Lieferplan � Abruf erstellen und wählen folgendeEinstellungen:

Gruppenüberschrift Auswahl

Abrufart wählen Lieferabrufe und Feinabrufe


Beispiel: Erstellungsprofil und Abruferstellung

226 April 2001

Lieferpläne selektieren Angabe des Werks

Selektionsumfang Geändert oder nächstes Datum

Erstellung Gemäß Strategie im Profil

Toleranzprüfung aktiv

ErgebnisAn den Tagen, an denen das nächste LAB-Datum (1. Montag eines Monates) bzw. das nächsteFAB-Datum (jeden Montag) erreicht ist, werden Lieferpläne mit den o.g. Profileinstellungenausgewählt und Abrufe erstellt, weil das nächste Erstellungsdatum erreicht ist.

Zwischen diesen periodischen Erstellungen werden die Lieferpläne auch dann ausgewählt, wennsich die Einteilungssituation (manuell oder durch die Bedarfsplanung) geändert hat. In diesemFall wird ein FAB erzeugt, da die Erstellungsstrategie Geändert oder nächstes Datum diesesvorsieht. Es wird kein LAB erzeugt, da dieser der Strategie Nur nächstes Datum unterliegt.

Die Häufigkeit der Änderungserstellungen der Feinabrufe wird durch das Toleranzprofileingeschränkt.


Nachrichten für Lieferplanabrufe

April 2001 227

Nachrichten für LieferplanabrufeVerwendungDas System kann für jeden Abruf zu einer Lieferplanposition eine eigene Nachricht erzeugen,d.h. der Lieferant erhält pro Abruf einen Beleg. So können Sie einzelne Abrufe ausgeben odereinen schon übermittelten Abruf erneut ausgeben.

Es kann auch genau eine Nachricht pro Lieferplan angelegt werden. Mit dieser Nachricht werdendann alle Abrufe zu allen Lieferplanpositionen an den Lieferanten übermittelt, d.h. der Lieferanterhält genau einen Beleg pro Lieferplan.

VoraussetzungenDamit für jeden Abruf eine eigene Nachricht erzeugt wird, müssen Sie im Customizing desEinkaufs unter Nachrichtenschemata für Lieferplanabruf/Mahnung festlegen � Schemazuordnen: Lieferplanabruf/Mahnung das Kennzeichen Abrufna. setzen.

Wenn noch nicht ausgegebene Nachrichten zum Lieferplan vorliegen, und Sie danndas Kennzeichen setzen, sehen Sie die nicht ausgegebenen Nachrichten weiterhinunter Kopf � Nachrichten. Die neuen erzeugten Nachrichten finden Sie über dieAbrufdokumentation.

Damit Lieferplanabrufe als Nachrichten an den Lieferanten übermittelt werden können, müssenSie folgende Punkte beachten:

� Sie müssen im Customizing des Einkaufs für jede Abrufart (Lieferabruf, Feinabruf) genaueine Nachrichtenart als "Hauptnachrichtenart" festlegen und für diese das Kennzeichen A(druckabhängige Daten aktualisieren) setzen. Sie setzen das Kennzeichen in derFeinsteuerung zur Nachrichtenart.

� Alle Abrufe müssen immer mit der Hauptnachrichtenart erstellt werden, da das System sonstdie druckabhängigen Daten nicht aktualisiert. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Siemit verschiedenen Nachrichtenarten arbeiten.

Sie schicken Abrufe an den Lieferanten mit der Hauptnachrichtenart LPH1. Sieübergeben dem Spediteur eine Kopie (Nachrichtenart LPH2) und erstellen für Ihreeigene Ablage einen Ausdruck (Nachrichtenart LPH3).

Falls Sie üblicherweise die Abrufe als Ausdruck an die Lieferanten schicken und miteinigen wenigen eine EDI-Vereinbarung haben, können Sie Nachrichtensätze zurHauptnachrichtenart anlegen:

– auf Ebene der Belegart mit dem Sendemedium Druck und

– für den EDI-Lieferanten auf Ebene Lieferant/Einkaufsorganisation/EDI mitdem Sendemedium EDI


Nachrichten für Lieferplanabrufe

228 April 2001

Setzen Sie in der Übersicht der Nachrichten das Änderungskennzeichen nicht. Eingesetztes Kennzeichen hat keine Auswirkungen bei Abrufen. Das System gibtgrundsätzlich alle noch nicht übermittelten Abrufe aus.

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Einkaufs unter Nachrichtenund unter Nachrichten [Seite 309].

AktivitätenSie zeigen die einzelnen Nachrichten für die Abrufe wie folgt an:

1. Wählen Sie aus der Einteilungssicht Position � LP-Abrufdoku.

2. Markieren Sie den gewünschten Abruf.

3. Wählen Sie Springen � Nachrichten z. Abruf.


Fortschrittszahlen (kumulierte Mengen)

April 2001 229

Fortschrittszahlen (kumulierte Mengen) VerwendungSie können die eingeteilten Mengen in der Lieferplaneinteilung anhand von Fortschrittszahlenüberwachen. Dies bedeutet, daß bei jeder einzelnen Einteilung die kumulierte Liefermengeangezeigt und gedruckt wird. Die Fortschrittszahl stellt die Menge dar, die bei Lieferung einerEinteilungsmenge bisher insgesamt geliefert wurde.


Festlegen der Abstimmfortschrittszahl

230 April 2001

Festlegen der AbstimmfortschrittszahlVerwendungEs können Unterschiede bestehen zwischen der vom Lieferanten als geliefert angegebenenMenge und der Menge, die Ihnen zugegangen ist. Dieser Fall kann z.B. bei Über- undUnterlieferungen auftreten.

Bei Differenzen stimmen Sie mit dem Lieferanten kumulierte und gelieferte Menge ab und tragendiese abgestimmte Menge im Lieferplan ein.

Besteht eine Abweichung von 20 Stück zwischen der kumulierten Menge in IhremSystem und der des Lieferanten, können Sie diese Differenz zu einem vereinbartenStichtag mit dem Lieferanten abstimmen. Ab diesem Stichtag bildet die abgestimmteMenge dann die Grundlage für sämtliche Einteilungen der betreffenden Position.

Mit dieser Funktion bilden Sie auch den Jahreswechsel ab: Lieferpläne haben oft eine Laufzeitvon mehreren Jahren. Am Ende eines Geschäftsjahres werden üblicherweise dieWareneingangsfortschrittszahl und die Einteilungsfortschrittszahl zurückgesetzt. DieFortschrittszahlen sollen dann wieder bei 0 (oder einem anderen abgestimmten Wert) beginnen.

Sie können die Abstimmfortschrittszahl entweder

� manuell im Zusatzdatenbild der Lieferplanposition eingeben oder

� zu einem von Ihnen festgelegten Datum vom System ermitteln lassen. Das System schreibtdie Zahlen dann in die Positionen der ausgewählten Lieferpläne.

Sie können die Zahlen auch wieder zurücksetzen. Beachten Sie dabei, daß das Systemauch die manuell eingegebenen Zahlen zurücksetzt, wenn die Lieferpläne denSelektionskriterien entsprechen.

AktivitätenAbstimmfortschrittszahl manuell eingeben1. Markieren Sie die gewünschte Position in der Positionsübersicht beim Ändern eines

Lieferplans.

2. Geben Sie im Zusatzdatenbild im Feld Abstimmdatum den vereinbarten Stichtag und im FeldAbstimm-FZ die vereinbarte Menge ein.

Abstimmfortschrittszahl automatisch ermitteln1. Wählen Sie Rahmenvertrag � Lieferplan � Verwalten � Abstimmfz setzen.

2. Geben Sie die Selektionskriterien ein und wählen Sie Programm � Ausführen.

Sie erhalten eine Liste aller Lieferpläne, die das System um die ermittelteAbstimmfortschrittszahl ergänzt hat.


Abrufdokumentation zum Lieferplan anzeigen und drucken

April 2001 231

Abrufdokumentation zum Lieferplan anzeigen unddruckenBei Lieferplänen mit Abrufdokumentation können Sie sich die endgültigen Informationenanzeigen lassen, die dem Lieferanten übermittelt worden sind.

Abrufdoku zur Lieferplanposition anzeigen1. Wählen Sie aus der Einteilungssicht Position � LP-Abrufdoku.

Sie erhalten die Übersicht der Abrufe zu der betreffenden Lieferplanposition mit denKopfdaten.

2. Aus dieser Übersicht heraus können Sie

– in die Anzeige der einzelnen Einteilungen verzweigen:

Markieren Sie den gewünschten Abruf und wählen Sie Springen � Eint. zum Abruf.Sie sehen die Einteilungen, die übermittelt wurden, mit der diskreten und derkumulierten Menge.

– zwei Abrufe miteinander vergleichen:

Wählen Sie Springen � Übersicht Feinabrufe oder Übersicht Lieferabrufe.

Markieren Sie die gewünschten Abrufe und wählen Sie Springen � Abrufevergleichen.Sie sehen die Kopfdaten der beiden Abrufe und eine Gegenüberstellung derjeweiligen Einteilungen mit den Mengen, ihrer Differenzen und den Fortschrittszahlender Differenz.

Sie können sich das Ergebnis mit Springen � Übersichtsgrafik grafisch anzeigenlassen.

Abrufdoku zur Lieferplanposition drucken1. Wählen Sie Sie Rahmenvertrag � Listanzeigen � Zum Lieferanten. Verwenden Sie dabei

die Listvariante ALLES und die Belegart LPA.


Sie erhalten eine Übersichtsliste, die Fein- und Lieferabrufe enthält.

3. Wählen Sie Liste � Drucken.

Wenn Sie die Einteilungen zu einem Abruf sehen möchten, positionieren Sie denCursor in der gewünschten Zeile und wählen Sie Umfeld � Anzeigen Beleg.


Überwachen der Übermittlung von Einteilungen

232 April 2001

Überwachen der Übermittlung von EinteilungenVerwendungSie können die Einteilungen zu einem Lieferplan überwachen. Bei Lieferplänen mitAbrufdokumentation nutzen Sie die Abrufdokumentation, siehe Abrufdokumentation zumLieferplan anzeigen [Seite 231]. Für Lieferpläne ohne Abrufdokumentation stehen die folgendenFunktionen zur Verfügung.

FunktionsumfangAuf dem Einteilungsbild von Lieferplänen ohne Abrufdokumentation können Sie erkennen, wie oftÄnderungen zu den Einteilungen einer Position bereits an den Lieferanten übermittelt wordensind. Das System vergibt für den aktuellen Änderungsstand, der an den Lieferanten übermitteltwurde, eine laufende Nummer.

Dazu gibt es die beiden folgenden Felder auf dem Einteilungsbild zur Lieferplanposition:

� Letzte Übermtlg (Datum/Uhrzeit)

Datum und Uhrzeit, zu denen die Einteilungen zum letzten Mal übermittelt wurden

� Nächste Übermittlg-Nr.

identifiziert den aktuellen Änderungsstand an den Einteilungen, der dem Lieferanten alsnächstes zu übermitteln ist.Diese laufende Nummer auf Positionsebene ist nicht zu verwechseln mit einerÜbermittlungsnummer (z.B. EDI), die für die Übermittlung des gesamten Lieferplans gilt.

In einem Lieferplan mit mehreren Positionen können die einzelnen Positionen unterschiedlicheÄnderungsstände haben. Das SAP-System verwaltet die laufenden Nummern für dieÄnderungen jeder Position individuell.

Bei Lieferplänen mit nur einer Position ist die laufende Nummer für übermittelteEinteilungsänderungen gleich der Übermittlungsnummer für den gesamten Lieferplan.

Ein neuer Lieferplan hat eine Position mit 1000 Stück Stahl-1. Die Position hatfolgende Einteilungen, die dem Lieferanten bereits übermittelt wurden:

� 100 Stück

� 50 Stück

� 80 Stück

� 20 Stück

Wenn Sie die Einteilungen zum nächsten Mal anzeigen oder ändern, haben sie dielaufende Nummer 2. Sie ändern die Menge für den 30.5. von 80 auf 100. DieEinteilungen haben nach wie vor die Nummer 2.Erst nachdem sie an den Lieferanten übermittelt worden sind, setzt das System dieNummer automatisch hoch; d.h., im Feld Nächste Übermittlg-Nr. steht dann die Nr. 3als Identifikation für die kommende Änderung.


Verwaltung von Lieferplänen

April 2001 233

Verwaltung von LieferplänenVerwendungDamit Lieferpläne mit einer Vielzahl von Einteilungen übersichtlich bleiben, können SieEinteilungen verdichten, frei gewordene Nummern im Nummernintervall für Einteilungen erneutbelegen und die Bestellentwicklung verdichten.

FunktionsumfangZur Verwaltung von Lieferplänen gibt es folgende Funktionen unter Rahmenvertrag � Lieferplan� Verwalten:

� Einteilungen neu numerieren

� Einteilungen verdichten

� Bestellentwicklung verdichten

Einteilungen neu numerierenBei lang laufenden Lieferplänen kommt es häufig vor, daß der Zähler für die Einteilungsnummernerschöpft wird, weil in der Gesamtzahl der Nummern viele Nummern durch gelöschteEinteilungen frei geworden sind.

Durch Neunumerierung können Sie diese Nummern neu belegen. Der Zähler enthält danach nurnoch fortlaufende Nummern für relevante Einteilungen.

Einteilungen verdichtenIm Lauf der Zeit sammeln sich zu Lieferplanpositionen zahlreiche Einteilungen an, so daß derÜberblick schwierig wird und die Performance leiden kann.

Zur besseren Übersicht können Sie die Einteilungen komprimieren, d.h. die Einteilungsmengender zurückliegenden, bereits voll belieferten Einteilungen zusammenfassen. Wenn Sie z.B. aufMonatsebene verdichten, erreichen Sie, daß Sie im Juni nicht alle einzelnen Einteilungen seitJanuar sehen, sondern wenige, verdichtete Einteilungen. Darunter sehen Sie die detaillierteAuflistung der offenen Einteilungen, die für Sie zur aktuellen Bearbeitung von Interesse sind.

Wenn Sie möchten, können Sie die verdichtete Darstellung jederzeit aufheben.

Bei großen Datenmengen sollten Sie die Verdichtung im Hintergrund durchführen.

Bestellentwicklung verdichtenMit dieser Funktion können Sie alle Lieferplanpositionen mit zahlreichenBestellentwicklungssätzen selektieren und die abgeschlossenen Vorgänge (d.h., alle zu denenWaren- und Rechnungseingang vorhanden sind) zu einem Summensatz verdichten.

Mit dem Report RSCLNAST können Sie alte Nachrichtensätze löschen.


Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt

234 April 2001

Lieferplan mit Bezug zum ZentralkontraktVerwendungMit dieser Funktion können Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denen derBeschaffung mit Zentralkontrakt verbinden.

Lieferpläne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die benötigten Materialien "justin time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) und Feinabrufe (FAB) genutzt. Diegenauen Mengen und Termine der Abrufe orientieren sich direkt an der Bedarfssituation desWerks (dezentral). Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation(Referenzeinkaufsorganisation) für den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral). Dadurchwerden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt.

Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt können diese Konditionen derReferenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutzt werden.

VoraussetzungenDamit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen können, muß

� der Lieferplan zeitabhängige Konditionen haben

� der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein

AktivitätenUm einen Lieferplan mit Bezug zum Kontrakt anzulegen, wählen Sie Rahmenvertrag �Lieferplan � Anlegen � Lieferant bekannt. Vom Einstiegsbild des Lieferplans wählen SieAnlegen mit Bezug � Zum Kontrakt.

Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie die Nummer des Kontrakts eingeben können, dessen Preiseund Konditionen im Lieferplan verwendet werden sollen.

Den Bezug zwischen den beiden Belegen Kontrakt und Lieferplan erkennen Sie auf demallgemeinen Statistikbild der Lieferplanposition.


Einkaufsinfosätze (MM-PUR-VM)

April 2001 235

Einkaufsinfosätze (MM-PUR-VM)EinsatzmöglichkeitenSie setzen diese Komponente ein, wenn Sie Informationen zu einem Lieferanten und einemMaterial als Stammdaten auf Einkaufsorganisations- oder Werksebene ablegen wollen. Siekönnen Einkaufsinfosätze für verschiedene Beschaffungsarten (Normal, Lohnbearbeitung,Pipeline, Konsignation) erstellen.


Einkaufsinfosatz

236 April 2001

EinkaufsinfosatzDefinitionDient als Informationsquelle für den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz (auch als Infosatz bezeichnet)enthält Daten zu einem bestimmten Material und Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist deraktuelle Lieferantenpreis im Infosatz abgelegt.

Dadurch hat der Einkäufer jederzeit die Möglichkeit, folgendes festzustellen:

� Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder geliefert?

� Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?

StrukturInhalt des InfosatzesDer Einkaufsinfosatz enthält z.B.

� die aktuellen Preise und Konditionen für die zuständige Einkaufsorganisation bzw. daszuständige Werk

� die Nummer der letzten Bestellung

� die Toleranzgrenzen für Über- bzw. Unterlieferungen

� die Planlieferzeit des Lieferanten für das Material (Zeit, die der Lieferant benötigt, um dasMaterial zu liefern)

� Lieferantenbeurteilungsdaten

� ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant für das Material gilt

� das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört

� das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann

Der Infosatz enthält Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise) werdenauch als Vorschlagsdaten für Bestellungen verwendet.

Sie können z.B. die derzeitigen und zukünftigen Angebotskonditionen (Rabatte, Fixkosten etc.)im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen übernehmen zu können. Darüber hinaus können Siedie Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.

OrganisationsebenenEin Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:

� für eine Einkaufsorganisation

� für ein Werk

Beschaffungsarten bei Infosätzen� Normal

Ein Normalinfosatz enthält Informationen für Normalbestellungen. Die Infosätze könnenfür Materialien und Leistungen mit und ohne Stammsatz angelegt werden.


Einkaufsinfosatz

April 2001 237

� LohnbearbeitungEin Lohnbearbeitungsinfosatz enthält Bestellinformationen überLohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montage einerKomponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitung ausführen ließen, dann würdeder Lohnbearbeitungsinfosatz den Preis des Lieferanten für die Montage enthalten.

� PipelineEin Pipeline-Infosatz enthält Informationen zu einem Material des Lieferanten, das überPipeline beschafft wird (Öl), über Rohrleitung (Wasser) oder aus anderen Leitungen(Strom). Der Infosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Entnahme. Sie könnenEntnahmepreise für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.

� KonsignationEin Konsignationsinfosatz enthält Informationen zu einem Material, das der Lieferant aufseine Kosten beim Besteller bereithält. Der Infosatz enthält den Preis des Lieferanten fürdie Entnahme aus dem Konsignationsbestand. Sie können Entnahmepreise wie beimPipeline-Infosatz für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.

Weitere Informationen zur Pipeline- und Konsignationsbeschaffung finden Sie in derDokumentation MM - Sonderbestände und Sonderbeschaffungsformen in derMaterialwirtschaft [Extern].

BestellpreisentwicklungIn der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise für ein Material bei einemLieferanten protokolliert.

Texte im InfosatzIm Infosatz gibt es folgende Textarten:

� InfonotizEin interner Vermerk, der in die Bestellposition übernommen wird. Die Infonotiz wirdnicht ausgedruckt.

� Bestelltext im InfosatzDieser Text dient zur Beschreibung der Bestellposition und entspricht demEinkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in die Bestellposition übernommenund ausgedruckt.

� KurztextFür Material, das über einen Materialstammsatz verfügt, wird der Kurztext aus demMaterialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. den Rahmenvertrag übernommen.

Infobestelltext und EinkaufsbestelltextFür einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz können Sie pro Einkaufsorganisationfestlegen, ob

� nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll.

Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in den Einkaufsorganisationsdaten desInfosatzes.

oder


Einkaufsinfosatz

238 April 2001

� der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt undausgedruckt werden sollen.

Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MTextnicht gesetzt ist.

Wenn Sie Einkaufsinfosätze über Application Link Enabling [Extern] (ALE) verteilen,dann können andere SAP Systeme diese Daten nutzen.

Weitere Informationen zur Verteilung finden Sie in der Dokumentation CA - ALE-Geschäftsprozeßbibliothek und unter Verteilbare Stammdatenobjekte [Extern].


Konditionen bei Infosätzen

April 2001 239

Konditionen bei InfosätzenVerwendungHintergrundinformationen und eine Beschreibung, wie Sie Konditionen in Infosätzen pflegen,finden Sie in Konditionen und Preisfindung [Seite 347]

Konditionen pro BestellmengeneinheitSie können im Infosatz pro Bestellmengeneinheit eigene Konditionen erfassen. Bei derBezugsquellenfindung bietet das System dann die Bestellmengeneinheit an, für die Preisegepflegt sind.

Wenn in einem Infosatz z.B. für die Bestellmengeneinheiten Kiste und Palette Preisehinterlegt sind, können Sie nur in diesen Mengeneinheiten bei dem Lieferantenbestellen.

Wenn keine Konditionen pro Bestellmengeneinheit gepflegt sind, kann in den Einheiten bestelltwerden, die im Infosatz bzw. im Materialstammsatz gepflegt sind.Ob mit Konditionen pro Bestellmengeneinheit gearbeitet wird, steuern Sie über das Feld VariableBME in den allgemeinen Daten des Infosatzes.

Punktesystem für KonditionenSie können Konditionen auf der Basis eines Punktesystems abrechnen.Dadurch können Sie die Materialien eines Lieferanten unabhängig von ihrem Preis gewichten.

Material Stahl-1 von Lieferant Schmitt kostet 100 DM pro Stück, Material Stahl-2kostet 5 DM pro Stück. Lieferant Schmitt gewährt am Jahresende einen Bonus von3% auf den Gesamtumsatz, falls für mindestens 100.000 Punkte Materialien bei ihmbestellt wurden. Bei Material Stahl-1 erhalten Sie für jedes bestellte Stück 10 Punkte,bei Stahl-2 20 Punkte.Bei Ihren Bestellungen können Sie berücksichtigen, wieviel Stück Stahl-1 bzw. Stahl-2 Sie benötigen, um die 100.000 Punkte als Voraussetzung für den Erhalt des Bonuszu erreichen.

Infosatzpreis gegenüber BestellpreisDer Nettopreis im Infosatz und der Nettopreis in der Bestellung sind zwei unterschiedlichePreise.

Der im Infosatz enthaltene Nettopreis einer Position basiert auf den dort angegebenenKonditionen. Wenn Sie die Konditionen verändern, dann wird der Nettopreis des Infosatzes neuberechnet und das Preisdatum entsprechend angepaßt.

Dagegen kann sich der Preis in der Bestellung beispielsweise vom mengenabhängigen Rabatteiner Preis-Mengen-Staffel ableiten.

In der Regel werden die Konditionen aus dem Infosatz in die Bestellung übernommen. Wennjedoch eine Preisstaffel definiert ist, wird der Preis für die jeweilige Bestellmenge herangezogen.


Konditionen bei Infosätzen

240 April 2001

KonditionsgruppenMit Hilfe von Konditionsgruppen können Sie die Preisfindung variabel gestalten. Sie ordnenInfosätzen, die z.B. gleiche Preisveränderungen aufweisen, einer Konditionsgruppe zu, indemSie ihnen die gleiche alphanumerische Zeichenkette geben.

Sie bestellen ein Material, dessen Preis auf einem Marktpreisindex basiert. Steigt derIndex um fünf Prozent, dann erhöhen sich die Preise aller Lieferanten entsprechendum den gleichen Prozentsatz. Ordnen Sie nun alle Infosätze, die sich auf diesesMaterial beziehen, derselben Konditionsgruppe zu. Wenn sich der Preisindexverändert, müssen Sie die Veränderung nur in der Konditionsgruppe eingeben. BeiBestellungen zu allen Infosätzen dieser Konditionsgruppe wird dann der aktuellePreisindex herangezogen.

VariantenkonditionenSie können für konfigurierbare Materialien Variantenkonditionen pflegen. ÜberVariantenkonditionen können Sie für bestimmte Ausführungen eines Materials Zu- undAbschläge definieren.

Wenn ein Fahrradrahmen in der Farbe SILBERMETALLIC bestellt wird, fordert derLieferant einen Zuschlag von 20,- DM. Dieser Zuschlag kann über eineVariantenkondition auf den Preis aufgeschlagen werden.

Siehe auch:Variantenkonditionen im Infosatz pflegen [Seite 388]

Variantenkonditionen im Einkauf [Extern]


Aktualisieren von Infosätzen (InfoUpdate)

April 2001 241

Aktualisieren von Infosätzen (InfoUpdate) VerwendungBeim Anlegen bzw. Ändern von Angeboten, Lieferplänen, Kontrakten und Bestellungen könnenSie über das Feld InfoUpdate festlegen, daß der Infosatz angelegt bzw. aktualisiert werden soll.

AktivitätenIst dies der Fall, führt das System folgende Aktionen durch:

Wann werden welche Informationen in den Infosatz übernommen?

Situation InfoUpdate imEinkaufsbeleg...

Systemaktion

Infosatz schon vorhanden Angebot zeitabhängige Konditionen und ihreZusatzkonditionen werdenübernommen

Lieferplan wird als letzter Beleg eingestellt,Bestellpreisentwicklung wirdfortgeschrieben

Kontrakt keine(Hinweis: der Kontraktabruf wird alsletzter Beleg eingestellt)

Bestellung wird als letzter Beleg eingestellt,Bestellpreisentwicklung wirdfortgeschrieben

Infosatz nicht vorhanden Angebot zeitabhängige Konditionen und ihreZusatzkonditionen werdenübernommen

Lieferplan wird als letzter Beleg eingestellt,Bestellpreisentwicklung wirdfortgeschrieben

Kontrakt zeitabhängige Konditionen und ihreZusatzkonditionen werdenübernommen

Bestellung wird als letzter Beleg eingestellt,Bestellpreisentwicklung wirdfortgeschrieben

Die Bestellpreisentwicklung wird auch fortgeschrieben, wenn das KennzeichenInfoUpdate nicht gesetzt ist.


Aktualisieren von Infosätzen (InfoUpdate)

242 April 2001

Die Ausprägungen des Kennzeichens zur Aktualisierung des Infosatzes InfoUpdateunterscheiden sich in den verschiedenen Einkaufsbelegen.

Im Angebot, im Kontrakt, im Lieferplan und in der bisherigen Bestellung (TransaktionME21, ME22 und ME23) hat das Kennzeichen InfoUpdate vier Ausprägungen:

' ' Der Infosatz wird nicht aktualisiert.

'A' Falls ein Infosatz auf Werksebene existiert, wird dieser aktualisiert. Andernfallswird ein Infosatz auf Einkaufsorganisationsebene aktualisiert.

'B' Falls Werkskonditionen für das Werk erlaubt sind, wird ein Infosatz aufWerksebene aktualisiert.

'C' Falls Werkskonditionen für das Werk nicht erforderlich sind, wird ein Infosatz aufEinkaufsorganisationsebene aktualisiert.

In der Enjoy Bestellung (Transaktion ME21N, ME22N und ME23N) hat dasKennzeichen zur Aktualisierung des Infosatzes InfoUpdate nur noch zweiAusprägungen, d.h. es steuert, ob ein Infosatz aktualisiert oder neu angelegt wirdoder nicht.

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, dann sind folgende Fälle möglich:

� Wenn genau ein Infosatz (mit oder ohne Werk) vorhanden ist, wird dieseraktualisiert.

� Wenn kein Infosatz vorhanden ist und im Customizing 'Werkskonditionspflicht'festgelegt wurde, dann wird ein Infosatz mit Werk angelegt. Andernfalls wird einInfosatz ohne Werk angelegt.

� Wenn zwei Infosätze vorhanden sind, d.h. ein Infosatz mit Werk und ein Infosatzohne Werk, dann wird der Infosatz mit Werk aktualisiert.

Siehe auch:Zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Stammkonditionen) [Seite 348]

Nicht zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Belegkonditionen) [Seite 350]


Anlegen von Infosätzen

April 2001 243

Anlegen von InfosätzenVerwendungSie können einen Einkaufsinfosatz wie folgt anlegen:

� ManuellSie legen einen Infosatz für eine Einkaufsorganisation bzw. ein Werk an.

� AutomatischSie setzen das InfoUpdate-Kennzeichen beim Pflegen eines Angebots, einer Bestellungoder eines Rahmenvertrags. Die Bestelldaten werden automatisch in einem Infosatzfortgeschrieben (siehe Aktualisieren von Infosätzen (InfoUpdate) [Seite 241]).

VoraussetzungenBevor Sie einen Infosatz anlegen, benötigen Sie folgende Informationen:

MaterialnummerFür Material mit Materialstammsatz benötigen Sie die Nummer des Materialstammsatzes.

Für Material ohne Bezug auf einen Materialstammsatz müssen folgende Informationen vorliegen:

� Kurztext zum Material

� Bestellmengeneinheit

� Warengruppe

� Sortierbegriff, mit dem auf den Infosatz zugegriffen werden kann, sobald er im Systemangelegt ist

HTN-MaterialnummerWenn Sie ein Material mit Herstellerteilenummer (HTN) bestellen möchten, benötigen Sie dieHTN-Materialnummer. Lesen Sie hierzu Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

LieferantennummerSie benötigen die Nummer des Lieferantenstammsatzes.

OrganisationsebeneGilt der Infosatz für bestimmte Einkaufsorganisationen und Werke, dann benötigen Sie denSchlüssel der betreffenden Einkaufsorganisation und des betreffenden Werks.


Infosatz für Material mit Stammsatz anlegen

244 April 2001

Infosatz für Material mit Stammsatz anlegen1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Anlegen.


2. Machen Sie folgende Angaben auf dem Einstiegsbild:

– die Nummer des Lieferanten

– die Nummer des Materials

– die Nummer der Einkaufsorganisation bzw. des Werks

Geben Sie die Nummer des Infosatzes ein, falls externe Nummernvergabe für Infosätzevorgesehen ist. Wenn Sie nichts eingeben, dann vergibt das System automatisch eineNummer.


Das allgemeine Datenbild wird angezeigt.

4. Geben Sie die allgemeinen Daten ein (Angaben zum Lieferanten, Bestellmengeneinheit,Ursprungsdaten, Liefermöglichkeit).

Sie können die Zolltarifnummer auch ohne Zeugnistyp eingeben.


Das Bild der Einkaufsorganisationsdaten wird angezeigt.

6. Geben Sie ein:

– die Planlieferzeit des Lieferanten (wird für die Terminierung verwendet)

– die zuständige Einkäufergruppe

– die normale Bestellmenge (dient zur Preisermittlung bei Preisstaffeln)

Überprüfen Sie die Steuerungsdaten. Die Toleranzdaten und die zuständigeEinkäufergruppe werden aus dem Materialstammsatz vorgeschlagen.

7. Erfassen Sie den Nettopreis. Sie haben zwei Möglichkeiten:

– Sie geben im Feld Nettopreis den Nettopreis pro Einheit ein. Dieser Preis berücksichtigtnur Rabatte bzw. Zuschläge des Lieferanten - Skontogewährung bei prompter Zahlungwird z.B. separat berechnet.

– Sie erfassen den Bruttopreis im Feld Nettopreis und pflegen die Konditionen. (WählenSie hierzu Zusätze ��Konditionen). Das System ersetzt den erfaßten Bruttopreisautomatisch durch den errechneten Nettopreis.(Siehe auch Pflege von Konditionen [Seite 373])

8. Überprüfen Sie die Texte. Wählen Sie Springen �Texte, dann wird die Textübersichtangezeigt. Sie können die Infonotiz oder den Einkaufsbestelltext eingeben.

Ist der Einkaufsbestelltext bereits im Materialstammsatz definiert, so wird ervorgeschlagen.

� Wenn Sie den aus dem Materialstammsatz vorgeschlagenen Einkaufsbestelltext ändern,wird der Text im Infosatz gespeichert. Der geänderte Text wird beim Anlegen einer


Infosatz für Material mit Stammsatz anlegen

April 2001 245

Bestellung als Infobestelltext vergeschlagen und kann in die Bestellung übernommenwerden.

� Wenn Sie den Text ohne Änderung im Infosatz speichern, dann werden nachträglicheÄnderungen des Einkaufsbestelltexts im Materialstammsatz nicht in Bestellungenmiteinbezogen werden. Markieren Sie hierzu den Bestelltext und wählen Sie Bearbeiten�Texte �Text übernehmen.

9. Sichern Sie den Infosatz.

Wiederholen Sie Schritt 2 bis 9 für alle Einkaufsorganisationen bzw. Werke, die demInfosatz zugeordnet werden sollen.


Infosatz für Material ohne Stammsatz anlegen

246 April 2001

Infosatz für Material ohne Stammsatz anlegen Wenn Sie einen Infosatz für ein Material ohne Stammsatz anlegen möchten, dann müssen Sieden Infosatz für eine Warengruppe anlegen.

1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Anlegen.


2. Geben Sie den Lieferanten ein und füllen Sie das Feld Material nicht. Legen Sie fest,

– ob der Infosatz werksbezogen ist (Einkaufsorganisation und Werk eingeben) oder

– ob der Infosatz werksunabhängig ist (nur Einkaufsorganisation eingeben)

– welchen Typ der Infosatz hat


Das allgemeine Datenbild wird angezeigt.

4. Geben Sie auf der Sicht Allgemeine Daten folgende Mußdaten ein:

– eine kurze Bezeichnung des Infosatzes bzw. Materials in dem ersten Eingabefeld

– die Warengruppe, der der Infosatz zugeordnet wird

– die Bestellmengeneinheit des Materials

– einen Sortierbegriff, der verwendet wird, um mehrere zu einer Warengruppe gehörendenInfosätze zusammenzufassen

Geben Sie ggf. die Lieferantendaten (falls sie nicht bereits aus demLieferantenstammsatz vorgeschlagen sind), die Ursprungsdaten sowie dieLiefermöglichkeiten ein.

5. Geben Sie auf der Sicht Einkaufsorganisationsdaten die Daten zur Einkaufsorganisation ein,falls Sie eine Einkaufsorganisation in Schritt 2 eingegeben haben. Wählen Sie ENTER, unddas Bild der Einkaufsorganisationsdaten wird angezeigt.

Sie müssen folgende Daten eingeben:

– die Planlieferzeit des Lieferanten (wird für die Terminierung verwendet)

– die zuständige Einkäufergruppe

– die normale Bestellmenge (dient zur Preisermittlung bei Preisstaffeln)

Sie können Daten wie z.B. die Toleranzen bei Unter- bzw. Überlieferungen eingeben.

6. Erfassen Sie den Nettopreis. Sie haben zwei Möglichkeiten:

– Sie geben im Feld Nettopreis den Nettopreis pro Einheit ein. Dieser Preis berücksichtigtnur Rabatte bzw. Zuschläge des Lieferanten - Skontogewährung bei prompter Zahlungwird z.B. separat berechnet.

– Sie erfassen den Bruttopreis im Feld Nettopreis und pflegen die Konditionen. (WählenSie hierzu Zusätze ��Konditionen.) Das System ersetzt den erfaßten Bruttopreisautomatisch durch den errechneten Nettopreis.(Siehe auch Pflege von Konditionen [Seite 373])


Infosatz für Material ohne Stammsatz anlegen

April 2001 247

7. Geben Sie Texte (Infonotiz und Einkaufsbestelltext) ein. Wählen Sie Springen �Texte, dannwird die Textübersicht angezeigt.


Wiederholen Sie Schritt 2 bis 8 für alle Einkaufsorganisationen bzw. Werke, die dem Infosatzzugeordnet werden sollen.


Infosatz ändern und Änderungsprotokoll anzeigen

248 April 2001

Infosatz ändern und Änderungsprotokoll anzeigen

Denken Sie daran, daß das System die Informationen aus dem Infosatz alsVorschlagsdaten in Bestellungen übernimmt.

Falls Sie Änderungen für mehrere Infosätze durchführen wollen, können Sie dieMassenpflege nutzen. Lesen Sie hierzu Massenpflege von Infosätzen [Seite 249].

Infosatz ändern1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Ändern.

2. Geben Sie auf dem Einstiegsbild entweder die Infosatznummer an oder füllen Sie die FelderLieferant und Material aus. Wenn Sie die Daten bestimmter Organisationsebenen ändernmöchten, können Sie auch eine Einkaufsorganisation und ein Werk angeben. Füllen Sie diebetreffenden Felder aus.

3. Wählen Sie ENTER, dann erhalten Sie das Bild, auf dem Sie die allgemeinen Daten ändernkönnen.

4. Geben Sie Ihre Änderungen ein und wählen Sie ENTER.Auf dem nächsten Bild können Sie die Einkaufsorganisationsdaten ändern.

5. Wählen Sie ENTER, um zum Textbild zu verzweigen.

6. Sichern Sie die Änderungen.

Wenn Sie nicht genau wissen, welche Organisationsebenen zu ändern sind, dann machen Sieauf dem Einstiegsbild keine Angaben zu Einkaufsorganisation und Werk.

Nachdem Sie ENTER gewählt haben, können Sie sich mit Bearbeiten � OrgEbenen dievorhandenen Organisationsebenen zur gewünschten Kombination aus Lieferant und Materialanzeigen lassen.

Änderungsprotokoll anzeigen1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Änderungen.

2. Geben Sie auf dem Einstiegsbild entweder die Nummer des Infosatzes und ggf. andereAuswahlkriterien ein (z.B. Ihre Einkaufsorganisation).


Die Änderungen mit Angaben zu Sachbearbeiter, Änderungsdatum und Uhrzeit werdenangezeigt. Außerdem sehen Sie die Infosatznummer und die Nummer des Änderungsbelegs.


Massenpflege von Infosätzen

April 2001 249

Massenpflege von InfosätzenVerwendungSie können Daten in einer Vielzahl von Einkaufsinfosätzen in einem Arbeitsschritt schnell undkomfortabel ändern. Sie haben z.B. die Möglichkeit, in von Ihnen ausgewählten Infosätzen zueinem bestimmten Material das Teilsortiment zu ändern oder die Mahnstufen anzupassen.

AktivitätenSie finden die Massenpflege im Einkaufsmenü unter Stammdaten � Infosatz � Massenpflege.

Siehe auch:Anwendungsübergreifende Komponenten - Massenpflege [Extern]


Infosatz löschen

250 April 2001

Infosatz löschenInfosätze können Sie nicht sofort löschen, sondern nur mit einem Kennzeichen zum Löschenvormerken.Erst in einem Archivierungslauf, den Ihre Systemverwaltung in regelmäßigen Zeitabständendurchführt, werden gekennzeichnete Infosätze gelöscht.

Sie können einen einzelnen Infosatz zum Löschen vormerken oder sich eine Liste mitLöschvorschlägen erstellen lassen und aus dieser die entsprechenden Infosätze auswählen.

Einzelnen Infosatz löschen1. Wählen Sie Stammdaten � Infosatz � Zum Löschen vormerk.

2. Geben Sie den Infosatz ein und wählen Sie ENTER.

3. Legen Sie fest, ob Sie den kompletten Infosatz oder - falls vorhanden - dieEinkaufsorganisationsdaten löschen wollen.


Mehrere Infosätze löschen1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Folgefunktionen ��Löschvorschläge.

2. Geben Sie die Kriterien für die zum Löschen vorzumerkenden Infosätze ein.

Sie müssen die Auswahl eingrenzen, indem Sie z.B. das Datum des Einkaufsbelegseingeben, der zuletzt auf den Infosatz zugegriffen hat. Das System schlägt dann dieInfosätze zum Löschen vor, auf die an dem eingegebenen Datum oder vorher zumletzten Mal zugegriffen wurde.

3. Wählen Sie Programm � Ausführen, um die Löschvorschläge zu generieren.

4. Wählen Sie die Infosätze aus, die Sie zum Löschen vormerken möchten, und wählen SieBearbeiten � Löschvormerkung.


Infosätze überwachen

April 2001 251

Infosätze überwachenInfosatz anzeigen1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Anzeigen.

2. Sie können entweder die Nummer des Infosatzes oder folgende Daten auf dem Einstiegsbildeingeben:

– die Lieferantennummer

– die Materialnummer, wenn der Infosatz sich auf einen Materialstammsatz bezieht

– die Nummer der Einkaufsorganisation bzw. des Werks, wenn der Infosatz sich auf einebestimmte Organisationsebene bezieht


Das Bild der allgemeinen Daten wird angezeigt.

4. Wählen Sie Bearbeiten ��OrgEbenen, um eine Übersicht der Einkaufsorganisationen bzw.Werke anzuzeigen, die im Infosatz angelegt sind.

5. Wählen Sie eine Organisationsebene aus.

Die Daten der ausgewählten Organisationsebene werden angezeigt.

6. Wählen Sie Zusätze �Verwaltungsdaten, um festzustellen, wann und von wem dieeinzelnen Organisationsdaten eines Infosatzes angelegt wurden.

7. Um eine Änderungshistorie des Infosatzes anzuzeigen, wählen Sie Zusätze ��Änderungen.Geben Sie zunächst das Datum ein, ab dem die Änderungen angezeigt werden sollen.

Statistikdaten anzeigenSie können sich sämtliche Statistikdaten zu einer Bestellposition anzeigen lassen - z.B. dieAnzahl eingegangener Bestellungen und den gesamten Bestellwert der Bestellungen. ZurAnzeige der Statistikdaten eines Infosatzes lassen Sie sich den Infosatz anzeigen und wählenZusätze ��Statistik.

Lieferantenbeurteilung anzeigenSie können sich die aktuelle Beurteilung des Lieferanten anzeigen lassen, die mit der MM-Komponente Lieferantenbeurteilung erstellt wurde. Wählen Sie hierzu Zusätze��Lieferantenbeurt. aus.

Informationen zur Lieferantenbeurteilung erhalten Sie in der Dokumentation MM -Lieferantenbeurteilung.

Referenzbelege anzeigenSie können die Einkaufsbelege anzeigen, die sich auf den Infosatz beziehen, indem Sie Springen��Einkaufsorgdaten 2 wählen. Dann wird z.B. die letzte Bestellung angezeigt, die zu diesemInfosatz eingegangen ist.


Infosätze überwachen

252 April 2001

Wenn kein Nettopreis im Infosatz definiert ist, werden die Konditionen der letztenBestellung bzw. des letzten Rahmenvertrags in eine neue Bestellung übernommen.Auf dem Bild Einkaufsorganisationsdaten 2 können Sie den Beleg identifizieren, ausdem die Konditionen übernommen wurden.

Auswertungen für InfosätzeSie haben die Möglichkeit, Infosätze nach unterschiedlichen Kriterien auszuwerten. Wählen SieStammdaten � Infosatz � Listanzeigen. Hierfür stellt das System verschiedene Auswertungenzur Verfügung, z.B.:

� Zum LieferantenAuflistung aller Infosätze zu einem bestimmten oder mehreren Lieferanten.

� Zum MaterialAuflistung aller Infosätze zu einem bestimmten Material. Mit dieser Auswertung könnenSie z.B. feststellen, welche Lieferanten ein bestimmtes Material liefern.

� Zur WarengruppeAuflistung aller Infosätze zu einer bestimmten Warengruppe. Diese Auswertung listet nurdie Infosätze auf, die zu der angegebenen Warengruppe gehören und keinen Bezug zueinem Materialstammsatz haben.

Siehe auch:Nettopreissimulation durchführen [Seite 253]

Auswertungen im Einkauf [Seite 330]



Nettopreissimulation durchführen

April 2001 253

Nettopreissimulation durchführen Mit der Nettopreissimulation können Sie Preise und Konditionen wie folgt vergleichen:

� die Preise verschiedener Lieferanten eines Materials bzw. einer Warengruppe

� die Preise der Materialien eines Lieferanten

Das heißt, anhand einer beliebigen Simulationsmenge können Sie den Nettopreis einesMaterials verschiedener Lieferanten vom System berechnen lassen.

VoraussetzungenJeder Infosatz, den Sie in die Simulation einbeziehen möchten, muß preisrelevante Datenenthalten.

Vorgehensweise1. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

– Wenn Sie den Preis eines Materials bei verschiedenen Lieferanten vergleichen wollen,wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Listanzeigen ��Zum Material.

– Wenn Sie den Preis aller Materialien vergleichen wollen, die von einem Lieferantenbeschafft werden, wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Listanzeigen ��ZumLieferanten.

2. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein.


Die ausgewählten Infosätze werden angezeigt. Die Liste enthält die Nettopreise für alleEinkaufsorganisationen und Werke, die für den Infosatz definiert sind. Außerdem wirdder Nettopreis der letzten eingegangenen Bestellung bzw. des letzten Angebotsaufgelistet.

4. Markieren Sie die Infosätze, die in die Preissimulation einbezogen werden sollen.

5. Starten Sie die Preissimulation mit Bearbeiten � Preissimulation. Überprüfen Sie zunächstdie Vorschlagswerte in dem eingeblendeten Dialogfenster.


Die Preissimulation wird angezeigt. Der Infosatz mit dem günstigsten Preis wird miteinem Pfeil markiert. Falls kein Preis für einen Infosatz vorhanden ist, wird ein Hinweisauf der Liste ausgedruckt.

Mit Springen � Simulationsliste können Sie sich das Ergebnis der Preissimulation imDetail ansehen.


Bestellpreisentwicklung anzeigen

254 April 2001

Bestellpreisentwicklung anzeigen Bei jeder Bestellposition wird ein Preisentwicklungssatz erzeugt. Bei jeder Preisänderung einerPosition, die sich auf einen Infosatz bezieht, wird der Preisentwicklungssatz aktualisiert.

Sie können die Bestellpreisentwicklung auflisten und die einzelnen Belege anzeigen. So könnenSie sich beispielsweise über die Preisänderungen eines Lieferanten für ein bestimmtes Materialinformieren.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��Listanzeigen ��Bestellpreisentw.

2. Geben Sie Ihre Selektionskriterien auf dem Einstiegsbild ein.


Die Bestellpreisentwicklung aller ausgewählten Infosätze wird angezeigt.


Angebotspreisentwicklung anzeigen

April 2001 255

Angebotspreisentwicklung anzeigenSie können überprüfen, wie sich Konditionen in Infosätzen entwickelt haben. Falls für dieInfosatzkonditionen mehrere Gültigkeitszeiträume festgelegt sind, sehen Sie

� welche Preise zu welchem Datum gültig waren bzw. sind

� die prozentuale Preisabweichung zum vorigen Datum

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten � Infosatz � Listanzeigen � Angebotspreisentw.

2. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein. Falls Sie beispielsweise die Preisentwicklung einesbestimmten Infosatzes überprüfen wollen, geben Sie Lieferant und Material ein.


Die Preisentwicklung der Infosätze, die den Selektionskriterien entsprechen, wirdangezeigt. Sie können sich pro Preis mit Springen � Preisdetail alle Konditionenansehen, die das System für die Ermittlung des Preises herangezogen hat, d.h. Siesehen neben den Infosatzkonditionen auch, welche allgemeinen Konditionen zum Datumgültig waren bzw. sind.


Einkaufsverhandlungsblatt anlegen

256 April 2001

Einkaufsverhandlungsblatt anlegenSie können Informationen über einen Lieferanten und die Materialien, die er liefert, über dasEinkaufsverhandlungsblatt ausgeben.

Das Einkaufsverhandlungsblatt stellt eine Zusammenfassung wichtiger Lieferanten- undMaterialdaten aus dem Einkaufsinfosatz dar, die der Einkäufer z.B. währendKontaktverhandlungen benötigt. Das Einkaufsverhandlungsblatt enthält z.B.

� die aktuellen Preise und Konditionen des Lieferanten

� firmeninterne Verbrauchsstatistiken des Materials

� den Geamtwert der bisherigen Bestellungen bei dem Lieferanten

� Lieferantenbeurteilungen

Sie können ein Einkaufsverhandlungsblatt wie folgt ausgeben:

� für ein Material - dadurch erhalten Sie einen Überblick über die Konditionen undBestellaktivitäten bei sämtlichen Lieferanten, die das Material geliefert haben und für dieEinkaufsinfosätze existieren

� für einen Lieferanten - hiermit können Sie die Bestelldaten sämtlicher Einkaufsinfosätze zudem betreffenden Lieferanten bezüglich eines oder mehrerer Materialien ausgeben undauswerten

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten ��Infosatz ��EinkaufsverhBlatt ��Zum Lieferanten bzw. Zum

Material.

2. Geben Sie die Kriterien zur Auswahl der Einkaufsinfosätze ein, die für dasEinkaufsverhandlungsblatt ausgewertet werden sollen (z.B. Nummer des Lieferanten bzw.Materials).

Wählen Sie den gewünschten Listumfang. Sie können auch bestimmteAusgabeparameter eingeben, wie z.B. den Druckernamen bzw. die Anzahl Kopien, diegedruckt werden soll.

Wenn Sie Ausgabe am Bildschirm markieren und einen Druckernamen eingeben, wirddas Einkaufsverhandlungsblatt in druckaufbereiteter Form am Bildschirm angezeigt.



Infosätze archivieren

April 2001 257

Infosätze archivieren Ihre Systemverwaltung archiviert zum Löschen vorgemerkte Einkaufsinfosätze in bestimmtenZeitabständen. Archivierte Belege sind aus der Datenbank ausgelagert.

� Sie archivieren Infosätze wie folgt:

Stammdaten � Infosatz � Folgefunktionen � Archivieren

� Sie können sich eine Liste der archivierten Infosätze wie folgt anzeigen lassen:

Stammdaten � Infosatz � Listanzeigen � Archivierte Infos.

Ausführliche Informationen zur Archivierung von Einkaufsinfosätzen finden Sie in derDokumentation Anwendungsübergreifende Komponenten unter CA - Archivieren vonAnwendungsdaten im Abschnitt MM - Materialwirtschaft [Extern].


Optimierter Einkauf (MM-PUR-SQ)

258 April 2001

Optimierter Einkauf (MM-PUR-SQ)In den Fachabteilungen Ihrer Firma entstehen Bedarfe, die vom Einkauf zu decken sind. Dieseerreichen den Einkauf entweder bereits in Form des SAP-Belegs Bestellanforderung (Banf) odermüssen vom Einkauf als solcher angelegt werden bzw. direkt als Bestellung oder Abruf voneinem Rahmenvertrag.

Damit Sie die von den Fachabteilungen gemeldeten Bedarfe möglichst schnell und mitminimalem Aufwand decken können, möchten Sie Ihre Arbeitsprozesse im Einkauf optimalgestalten.

Neben den hier behandelten einkaufsinternen Möglichkeiten können Sie z.B. auch durchfolgende betriebswirtschaftlichen Abläufe für eine zügige Beschaffung sorgen:

� Die Bedarfsplanung erzeugt automatisch Einteilungen zu bestehenden Lieferplänen, dasheißt, der Einkauf muß nicht eingreifen.

� Die Fachabteilungen erstellen direkt Bestellungen (‘delegierter Einkauf’).

Ein Beispiel dafür ist das KANBAN-Verfahren zur Produktions- und Materialflußsteuerung.

Im Rahmen des optimierten Einkaufs können Sie zusätzlich eine Bestellmengenoptimierungdurchführen lassen, damit Bestellmengen bei der Bestellbearbeitung gerundet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellmengenoptimierung [Seite 301].

Die folgende Grafik zeigt die Optimierung des Einkaufs durch Bezugsquellenermittlung fürBestellanforderungen und nachfolgende Erstellung von Folgebelegen:

BanfBanf

Banf

Fachabt.

Fremdbeschaffungextern

Fremdbeschaffungintern

ohne Bezugs-quelle

Kontrakt

Bedarf mögliche Bezugs-quellen im System

Abruf

Bezugsquelle zuordnen Weiterbearbeitung

Umlager-bestellungvon Werk Bnach Werk A

Abruf/Einteilung

Liefer-plan

Anfrage Angebot

??

Einkauf

Banf

? keineBezugsquellevorhanden

Lieferplan

Kontrakt

Quotierung

Vorschläge

Infosatz(Lieferant)

Orderbuch

Bestellung

Material-Material-stammsatzstammsatz

Banf WerkB

zugeordnet

Banf

Banf

Banf

Infosatz(Lieferant)

Lieferplanzugeordnet

Kontraktzugeordnet

zugeordnet


Optimierter Einkauf (MM-PUR-SQ)

April 2001 259

Ablauf bei der Zuordnung von Bezugsquellen und der WeiterbearbeitungBei der Erstellung von Einkaufsbelegen aus Bestellanforderungen können Sie zwischen mehroder weniger automatisierten Arbeitsschritten wählen:

Arbeitsschritt/Art der Durchführung Automatisch Manuell

1. Mögliche Bezugsquellen für Banf ermitteln. X

2. Eine Bezugsquelle zuordnen.

Beim Anlegen/Ändern der einzelnen Banf-Position X

Gesammelt aus einer Liste zuzuordnender Banfen X

Im Hintergrund X

3. Banfen mit zugeordneter Bezugsquelle weiterbearbeiten.

Bestellungen erstellen X X

Abrufe von Kontrakten erstellen X X

Einteilungen/Abrufe von Lieferplänen erstellen X

Anfragen erstellen X

EmpfehlungDie automatische Durchführung empfiehlt sich, wenn Sie über ein gut gepflegtes System mitvielen möglichen Bezugsquellen verfügen, so daß einem Großteil der Banfpositionen vomSystem ohne Zutun des Einkäufers eindeutige Bezugsquellen zugeordnet werden können unddanach Folgebelege (z.B. ein Abruf vom Kontrakt) erstellt werden können.

Die manuelle Durchführung empfiehlt sich, wenn kaum mögliche Bezugsquellen vorhanden sind,oder wenn für einen bestimmten Bedarf mehrere Bezugsquellen in Frage kommen. In diesenFällen muß der Einkäufer eine eindeutige Bezugsquelle auswählen.

Bei der manuellen Arbeitsweise kann ein Sachbearbeiter die beiden Arbeitsschritte desZuordnens von Bezugsquellen und der Weiterbearbeitung durchführen. Sie können aber auchfestlegen, daß ein Sachbearbeiter für die Zuordnung zuständig ist, jedoch ein anderer für dieWeiterbearbeitung.


Ermittlung von Bezugsquellen

260 April 2001

Ermittlung von BezugsquellenVerwendungFür neue Beschaffungsvorgänge möchten Sie zunächst auf im System vorhandene Datenzurückgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer neuen Bezugsquelleüber den aufwendigeren Prozeß von Anfrage und Angebot kommt oft erst in Frage, nachdem Siefestgestellt haben, daß es für einen bestimmten Bedarf keine geeignete Bezugsquelle im Systemgibt.

In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine große Menge von Lieferanten und Rahmenverträgengespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen (Fremdbeschaffung extern) sowieinterne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma (Fremdbeschaffung intern).

Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeigneteBezugsquelle für einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlägt den passendenRahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten für eine Bestellung vor.

IntegrationMit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage für die Bezugsquellenermittlung fürBestellanforderungen und Bestellungen:

� RahmenvertragVorhandene Rahmenverträge stellen mögliche Bezugsquellen für ein Material dar. Wenneine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag zugeordnet wurde, kann das Systemdazu Kontraktabrufe oder Lieferplaneinteilungen erzeugen.

� InfosatzWenn ein Infosatz für das angeforderte Material vorhanden ist, kann dieser alsBezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im Infosatz werden vorgeschlagen,wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu der zugeordneten Bestellanforderung anlegen.

� WerkAuch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle für eine Bestellanforderung sein.Wenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wird der Bedarf über einenfirmeninternen Beschaffungsvorgang gedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellungerstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Umlagerbestellung ohne SD-Lieferung[Extern].

� QuotierungMit Quotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarf an einem Materialeiner Bezugsquelle zugeordnet wird. Wenn Quotierungen im System vorhanden sind,dann beeinflussen sie, genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren möglichen) einerBanf zugeordnet wird.Siehe dazu Quotierung [Seite 276].

� OrderbuchIm Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle für einen bestimmten Zeitraum gültigist. Sie können im Orderbuch eine von Ihnen bevorzugte Bezugsquelle für ein Material,z.B. einen Lieferanten, als ‘fest’ kennzeichnen. Dann schlägt das System genau dieseBezugsquelle vor, auch wenn weitere mögliche Bezugsquellen vorhanden sind. Siehedazu Orderbuch [Seite 263].



April 2001 261

AktivitätenBei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für ein angefordertes Material stützt sich das Systemder Reihe nach auf die folgenden Faktoren:

1. QuotierungZunächst prüft das System, ob für das Material eine Quotierung existiert, derenGültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt.

Wenn eine Quotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der für dieLieferanten vereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogenwerden soll und schlägt danach die Bezugsquelle vor.

Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann wird das Orderbuch geprüft.

2. OrderbuchDas System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist,dessen Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kannsich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oderLieferplan) handeln.

Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthält, dann wird dieBestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet.

Falls mehrere Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl.

Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenenRahmenverträge und Infosätze geprüft.

3. Rahmenvertrag und InfosatzDas System sucht nach Kontrakten oder Lieferplänen für das Material sowie nachInfosätzen und schlägt diese vor.

(Wenn Infosätze mit mehr als einer Einkaufsorganisation vorhanden sind, dann werdenauch alle Infosätze derjenigen Einkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die für dieBeschaffung des anfordernden Werks zuständig sind.)

Wenn zu dem Material mehrere Rahmenverträge und ggf. Infosätze vorhanden sind,werden alle als mögliche Bezugsquellen in einem Fenster zur Auswahl vorgeschlagen.

Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beiden folgenden Zusatzprüfungendurchgeführt:

� Prüfung der LieferregionDas System prüft, ob im zugehörigen Lieferantenstammsatz eine bestimmteLieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in derBestellanforderung zu dieser Lieferregion gehört. Falls nicht, dann scheidet derInfosatz als mögliche Bezugsquelle aus.

� Prüfung des RegellieferantenDas System prüft, ob ein Regellieferant für das Material festgelegt ist, d.h. einLieferant, der für den gesamten Konzern gültig ist (Mandant). Wenn dies der Fall istund im Customizing eingestellt ist, daß der Regellieferant Vorrang hat, dann wird derInfosatz dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.



262 April 2001

Bezugsquellenermittlung im Hintergrund:Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausführen und das System mehrere möglicheBezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlägen. Aus diesen könnenSie eine Bezugsquelle auswählen und zuordnen.

Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchführen, muß das System eineeindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschließend automatisch eine Bestellung erzeugtwerden kann.

Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System demRahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen Bezugsquelle zukommen.

Falls zwei Rahmenverträge gefunden werden, wird geprüft, ob einer davon bei einemRegellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige Bezugsquellezugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle zu, die Zuordnung derBanf muß anschließend manuell durchgeführt werden.


Orderbuch

April 2001 263

OrderbuchVerwendungMit Hilfe des Orderbuchs werden Bezugsquellen verwaltet.

Im Orderbuch sind die erlaubten (bzw. nicht erlaubten) Bezugsquellen für ein Material in einembestimmten Werk und einem vorgegebenen Zeitraum aufgeführt. Jede Bezugsquelle wird durcheinen Orderbuchsatz definiert.

Das Orderbuch dient

� zur Definition einer Bezugsquelle als fest, d.h., die betreffende Bezugsquelle gilt für einenvorgegebenen Zeitraum als bevorzugt

(Zum Beispiel ist der feste Lieferant für Material 1 im ersten Quartal Müller, im zweitenQuartal Meier.)

� zur Definition einer Bezugsquelle als gesperrt

(Das heißt, daß z.B. Kontrakt 123 für einen bestimmten Zeitraum nicht verwendetwerden darf.)

� als Hilfsmittel zur Auswahl der bevorzugten Bezugsquelle bei der Bezugsquellenermittlung

(Zum Beispiel wird für eine Banf-Position mit Material 1 vom 15. Juni der Lieferant Meierals Bezugsquelle ermittelt.)

� zur Sperre eines Materials für die Fremdbeschaffung

(Zum Beispiel darf das Material 1 vom 01.01.98 bis zum 31.12.98 nicht bestellt werden.)

Wenn Sie Orderbuchsätze über Application Link Enabling [Extern] (ALE) verteilen,dann können andere SAP-Systeme diese Daten nutzen.

Weitere Informationen zur Verteilung finden Sie in der DokumentationAnwendungsübergreifende Komponenten unter CA - ALE-Geschäftsprozeßbibliothekund im Abschnitt Verteilbare Stammdatenobjekte [Extern].


Pflege des Orderbuchs

264 April 2001

Pflege des OrderbuchsVerwendungSie können Orderbuchsätze für einzelne Bezugsquellen eines Materials wie folgt pflegen:

manuellDiese Methode empfiehlt sich, wenn Sie zahlreiche Änderungen oder neue Einträge imOrderbuch vornehmen müssen.

Pflege von einem Rahmenvertrag ausBei diesem Verfahren können Sie eine Rahmenvertragsposition in das Orderbuch übernehmen,wenn Sie einen Rahmenvertrag anlegen oder ändern.

Pflege von einem Infosatz ausBei dieser Vorgehensweise können Sie einen Lieferanten im Orderbuch erfassen, wenn Sieeinen Einkaufsinfosatz anlegen oder ändern.

automatischSie können ein Orderbuch für ein Material automatisch vom System erzeugen lassen. DasSystem erstellt einen Orderbuchsatz für jeden Infosatz, der für das Material definiert wurde, bzw.für jede Rahmenvertragsposition, in der das Material bestellt wurde.

VoraussetzungenBevor Sie ein Orderbuch anlegen, sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

� Material und Werk: Sie müssen für jedes Orderbuch pro Bezugsquelle die Materialnummerund den Werksschlüssel des zuständigen Werks eingeben.

� Gültigkeitszeitraum: Überlegen Sie sich, wie lange das Orderbuch Gültigkeit haben soll.Sie können mehrere Gültigkeitszeiträume definieren.

� Orderbuchpflicht (werksbezogen): Wenn eine Orderbuchpflicht für ein Werk definiert ist,müssen Sie das Orderbuch für jedes Material in dem Werk pflegen, bevor ein Material fürdas Werk beschafft werden kann.

Um festzustellen, ob eine Orderbuchpflicht für ein Werk existiert, lassen Sie sich denSAP Referenz-IMG anzeigen:

� Wählen Sie vom Systemmenü Werkzeuge � Business Engineer � Customizing��Einführungsprojekte � SAP Referenz-IMG anz.

� Im Customizing der Logistik unter Materialwirtschaft � Einkauf � Orderbuch könnenSie die Orderbuchpflicht auf Werksebene definieren. Dort sehen Sie, für welcheWerke eine Orderbuchpflicht besteht.

� Orderbuchpflicht (materialbezogen): Es kann erforderlich sein, für ein Material möglicheLieferanten in das Orderbuch aufzunehmen, bevor Material bestellt werden kann. ObOrderbuchpflicht für ein Material besteht, zeigt das Feld Orderbuchpflicht in denEinkaufsdaten des Materialstammsatzes.


Orderbuch manuell anlegen

April 2001 265

Orderbuch manuell anlegenUm Bezugsquellen im Orderbuch manuell zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Stammdaten �Orderbuch��Pflegen.

Das Einstiegsbild für das Orderbuch erscheint.

2. Geben Sie die Material- und Werksnummer ein und wählen Sie ENTER, um dasÜbersichtsbild des Orderbuchs anzuzeigen. Sie können das Orderbuch auch zu einemMaterial mit Herstellerteilenummer pflegen.

Siehe: Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

3. Erfassen Sie die einzelnen Orderbuchsätze. Geben Sie hierzu folgende Daten jeOrderbuchsatz ein:

– Gültigkeitszeitraum: Geben Sie den Zeitraum ein, innerhalb dessen das Material beider Bezugsquelle bestellt werden darf (oder nicht bestellt werden darf, wenn derbetreffende Orderbuchsatz gesperrt ist).

– Kenndaten der Bezugsquelle:- Nummer des Lieferanten und der zuständigen Einkaufsorganisation bzw.

- Nummer des Rahmenvertrags (Lieferplan oder Kontrakt), der als Bezugsquelle fürdas Material gilt

– feste Bezugsquelle: Markieren Sie das Feld Fix, um eine Bezugsquelle als fest zudefinieren. Der Lieferant bzw. Rahmenvertrag wird vor anderen Bezugsquellen in demjeweiligen Gültigkeitszeitraum immer bevorzugt.

Innerhalb eines Gültigkeitszeitraums darf es nicht mehr als eine feste Bezugsquellegleicher Art (d.h. einen Lieferanten oder Rahmenvertrag) geben.

– Beschaffungswerk: Wenn das Material von einem Werk oder sonstiger Stelle innerhalbihrer Firma beschafft werden kann, geben Sie die Nummer des Werks im Feld BWk einund lassen das Feld für die Lieferantennummer und/oder Kontraktnummer frei.

– gesperrte Bezugsquelle: �Markieren Sie das Feld Gsp, um eine Bezugsquelle alsgesperrt zu definieren. Der Lieferant bzw. Rahmenvertrag wird nicht bei der Ermittlungder Bezugsquelle vorgeschlagen.

Wenn Sie das Kennzeichen Gsp setzen und ausschließlich einen Gültigkeitszeitraumeingeben, dann ist das Material von der Fremdbeschaffung ausgeschlossen, d.h.das Material kann in diesem Zeitraum nicht bestellt werden.

– Disposition: �Geben Sie im Feld Dis eine 1 ein, wenn die von der Disposition erzeugtenBestellanforderungen automatisch der Bezugsquelle zugeordnet werden sollen. GebenSie eine 2 ein, wenn Sie als Bezugsquelle einen Lieferplan angegeben haben undaufgrund der von der Disposition erzeugten Bestellanforderungen automatischLieferplaneinteilungen erfolgen sollen.

4. Überprüfen Sie, ob es eine Überlappung von Orderbuchsätzen gibt. Wählen Sie hierzuOrderbuch �Prüfen. (Sobald Sie das Orderbuch sichern, wird automatisch geprüft.)



266 April 2001

Falls es eine Überlappung gibt, werden die betreffenden Orderbuchsätze aufgelistet. Siemüssen die Gültigkeitszeiträume der Orderbuchsätze ändern, bis jederGültigkeitszeitraum eindeutig ist.

5. Sichern Sie das Orderbuch.

Orderbuch von einem Infosatz aus pflegenBei dieser Methode übernehmen Sie eine Bezugsquelle aus dem Einkaufsinfosatz in dasOrderbuch eines Materials.

1. Beim Pflegen eines Infosatzes wählen Sie Zusätze �Orderbuch.

Sie erhalten das Übersichtsbild des Orderbuchs für das Material.

2. Geben Sie das Anfangs- und Endedatum des Zeitraums ein, in dem das Material bei demLieferanten bestellt werden soll.

Es gibt folgende zusätzliche Möglichkeiten beim Pflegen:

– Sie können die Rahmenvertragsnummer des Lieferanten eingeben, auf den sich derOrderbuchsatz beziehen soll.

– Haben Sie kein Werk beim Pflegen des Infosatzes eingegeben, so können Sie dasOrderbuch auch für alle Werke pflegen, die für den Infosatz definiert sind. Sie wählen einWerk mit einer Funktion aus dem Menü Springen �Werk.

– Sie können Orderbuchsätze auch als feste bzw. gesperrte Bezugsquelle definieren.

3. Kehren Sie zum Infosatz zurück.


Orderbuch von einem Rahmenvertrag aus pflegenDiese Methode benutzen Sie, um eine Rahmenvertragsposition beim Pflegen einesRahmenvertrags in das Orderbuch zu übernehmen.

Die Rahmenvertragsposition kann sich entweder auf einen Materialstammsatz beziehen oder aufeine Warengruppe.

� MaterialstammsatzSie geben im Orderbuch den Gültigkeitszeitraum ein. Hierbei ist darauf zu achten, daß derGültigkeitszeitraum des Orderbuchs mit der Laufzeit des Rahmenvertrags übereinstimmt.

� WarengruppeSie geben im Orderbuch die Gültigkeitszeiträume und die Nummer der Materialstammsätzeein, die Sie im Orderbuch aus- bzw. einschließen wollen.

Orderbuch pflegen für Rahmenvertragsposition mit MaterialstammsatzVerwenden Sie diese Funktion, wenn die Rahmenvertragsposition, die Sie ins Orderbuchübernehmen wollen, sich auf einen Materialstammsatz bezieht.

1. Markieren Sie auf dem Übersichtsbild des Rahmenvertrags eine Position, für die SieOrderbuchsätze erfassen möchten und wählen Sie Position ��Orderbuch pflegen.

Das Übersichtsbild des Orderbuchs für das Material wird angezeigt. FallsOrderbuchsätze zu der Rahmenvertragsposition vorhanden sind, stehen Sie alle in derÜbersicht.



April 2001 267

2. Geben Sie Anfangs- und Endedatum des Zeitraums ein, in dem man von derRahmenvertragsposition abrufen kann; z.B. die Laufzeit des Rahmenvertrags. Sie könnenmehrere Zeiträume eingeben.

Zusätzliche Möglichkeiten beim Pflegen:

– An bereits existierenden Orderbuchsätzen können Sie beliebige Änderungenvornehmen.

– Sie können die Orderbuchsätze auch als feste bzw. gesperrte Bezugsquelle definieren-

– Wenn Sie kein Werk in der Rahmenvertragsposition eingegeben haben, müssen Sie fürjeden Orderbuchsatz eines eingeben.

3. Kehren Sie zum Rahmenvertrag zurück.

Orderbuch pflegen für Rahmenvertragsposition mit WarengruppeEs kann Rahmenvertragspositionen geben, bei denen es sich um eine Warengruppe und nichtum ein spezielles Material handelt, z.B. eine Rahmenvertragsposition mit dem Positionstyp M(Material unbekannt) oder W (Warengruppe).

Die Vorgehensweise beim Pflegen des Orderbuchs für eine Warengruppe ist anders als die fürein bestimmtes Material. Sie müssen entscheiden, ob Sie gewisse Materialien der Warengruppeim Orderbuch aus- oder einschließen wollen.

ausschließenEs darf von allen Materialien der Warengruppe bestellt werden, mit Ausnahme von denMaterialien, die im Orderbuch für die Warengruppe definiert sind.

einschließenEs darf nur von den Materialien der Warengruppe bestellt werden, die im Orderbuch für dieWarengruppe definiert sind.

Ein Kontrakt für Teile von Personal Computern liegt vor. Dabei ist es nichterforderlich, daß im Kontrakt jedes mögliche Material als separate Positionaufgeführt ist. Es muß lediglich eine Position für sämtliche Materialien,beispielsweise der Warengruppe PCEQUIP, enthalten sein.

Angenommen, Diskettenlaufwerke (Warengruppe PCEQUIP) sollen im Orderbuchausgeschlossen werden. Dann hieße das, daß Kontraktabrufe von Diskettenlaufwerken nichterlaubt sind, Kontraktabrufe anderer Materialien der Warengruppe PCEQUIP jedoch zulässig.Das Orderbuch würde einen ausgeschlossenen Orderbuchsatz mit der Materialnummer fürDiskettenlaufwerke enthalten.

VorgehensweiseAngenommen, ein Kontrakt verfügt über eine Position, die eine Warengruppe bezeichnet, dannführen Sie folgende Schritte durch, um Materialien zu spezifizieren, die Sie in das Orderbuchaufnehmen möchten.

1. Markieren Sie auf dem Übersichtsbild des Rahmenvertrags eine Position, für die SieOrderbuchsätze erfassen möchten, und wählen Sie Position �Orderbuch pflegen. DasÜbersichtsbild des Orderbuchs für das Material wird angezeigt.

2. Wollen Sie die Materialien im Orderbuch ausschließen, behalten Sie die Markierung desFeldes Ausschluß bei.



268 April 2001

Wollen Sie die Materialien im Orderbuch einschließen, setzen Sie das Feld Ausschlußauf "_" (Leerzeichen).


– den Gültigkeitszeitraum für den Orderbuchsatz

– entweder die Nummer der auszuschließenden oder einzuschließenden Materialien. DasMaterial muß der in der Vertragsposition genannten Warengruppe angehören.

Wenn alle Materialien der Warengruppe mit der Rahmenvertragsposition beschafftwerden dürfen, behalten Sie die Markierung des Feldes Ausschluß bei.

4. Kehren Sie zum Rahmenvertrag zurück.



Automatische Erzeugung des Orderbuchs

April 2001 269

Automatische Erzeugung des OrderbuchsVerwendungSie können ein Orderbuch automatisch vom System erzeugen lassen. Dabei bietet das Systemeine Möglichkeit, sämtliche Orderbuchsätze eines Orderbuchs schnell zu erfassen oder zuaktualisieren.

Mit diesem Verfahren kann für jeden Infosatz und/oder jede Rahmenvertragsposition einesMaterials oder mehrerer Materialien ein Orderbuchsatz erzeugt werden.

Sie können das Orderbuch mehrerer Materialien (Sammelverfahren) oder eines einzelnenMaterials (Einzelverfahren) erzeugen.

VoraussetzungenBevor Sie Orderbuchsätze erzeugen, sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

� Für welche Materialien bzw. Werke sollen Orderbuchsätze erzeugt werden?

� Sollen nur Rahmenvertragspositionen, nur Infosätze oder beide berücksichtigt werden(Entscheidung nur beim Sammelverfahren)?

� In welchem Zeitraum sollen die zu erzeugenden Orderbuchsätze gültig sein?

� Existieren bereits Orderbuchsätze für die Materialien, für die Sie Orderbuchsätze erzeugenwollen? Wenn ja, müssen Sie sich entscheiden, ob die alten Sätze:

� nicht geändert werden dürfen

� gelöscht werden sollen

� aus dem Gültigkeitszeitraum der erzeugten Orderbuchsätze ausgeschlossen werdensollen

AktivitätenSammelverfahrenBeim Sammelverfahren erzeugen Sie das Orderbuch mehrerer Materialien.

1. Wählen Sie Stammdaten ��Orderbuch ��Folgefunktionen ��Erzeugen.

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.

3. Erzeugen Sie das Orderbuch.

Eine Liste der zu erzeugenden Orderbuchsätze wird angezeigt. Bereits vorhandeneOrderbuchsätze, deren Gültigkeitszeiträume dadurch geändert werden, werden mitaufgelistet.

4. Markieren Sie die Orderbuchsätze, die Sie im Orderbuch abspeichern wollen.

5. Feste bzw. gesperrte Orderbuchsätze: Sie können einen Orderbuchsatz fixieren (d.h. alsfeste Bezugsquelle bezeichnen) oder sperren. Markieren Sie dazu den Orderbuchsatz undwählen Sie Bearbeiten ��Fixieren bzw. Bearbeiten ��Sperren.

6. Wählen Sie , um die markierten Orderbuchsätze des angezeigten Materials im Orderbuchabzulegen.


Automatische Erzeugung des Orderbuchs

270 April 2001

Ausnahmemeldungen werden vom System angezeigt. Wählen Sie ENTER, um denSicherungsvorgang fortzusetzen.

EinzelverfahrenBeim Einzelverfahren erzeugen Sie das Orderbuch eines Materials.

1. Wählen Sie Stammdaten ��Orderbuch��Pflegen. Das Einstiegsbild für das Orderbucherscheint.

2. Geben Sie die Material- und Werksnummer ein und wählen Sie ENTER, um dasÜbersichtsbild anzuzeigen.

3. Wählen Sie Bearbeiten ��Erzeugen Sätze.

4. Im Dialogfenster geben Sie den Gültigkeitszeitraum der zu erzeugenden Orderbuchsätze ein.

5. Bestimmen Sie zunächst, wie bereits vorhandene Orderbuchsätze behandelt werden sollen,falls deren Gültigkeitszeiträume sich mit dem angegebenen Zeitraum überlappen. Setzen Siehierzu das entsprechende Kennzeichen im Dialogfenster, und wählen Sie ENTER. DasOrderbuch wird erzeugt.

6. Wählen Sie , um das Orderbuch zu sichern.

Orderbuch zurücksetzenSie können den Ursprungszustand des Orderbuchs wiederherstellen. Wählen Sie hierzuBearbeiten �Zurücksetzen. Die erzeugten Orderbuchsätze werden gelöscht.


Orderbuch über Vorlage anlegen

April 2001 271

Orderbuch über Vorlage anlegen1. Wählen Sie Stammdaten �Orderbuch��Pflegen. Das Einstiegsbild für das Orderbuch

erscheint.


3. Wählen Sie Bearbeiten �Kopieren Vorlage.

4. In dem eingeblendeten Dialogfenster tragen Sie die Nummer des Materials und denSchlüssel des Werks ein, dessen Orderbuch übernommen werden soll.

Nachdem Sie ENTER gewählt haben, wird das Vorlage-Orderbuch - mit allenOrderbuchsätzen - übernommen.

5. Korrigieren Sie das Orderbuch, falls notwendig.

Wenn z.B. das Material einer Rahmenvertragsposition aus dem Orderbuchsatz derVorlage vom Material des aktuellen Orderbuchs abweicht, dann gibt das System eineFehlermeldung aus. Wählen Bearbeiten � Abbrechen, um den fehlerhaftenOrderbuchsatz zu entfernen.

Überprüfen Sie die Orderbuchsätze auf Überlappung von Gültigkeitszeiträumen. WählenSie hierzu Orderbuch �Prüfen. (Diese Funktion wird beim Sichern automatischdurchgeführt.)



Orderbuchsätze löschen

272 April 2001

Orderbuchsätze löschenVoraussetzungenEin Orderbuchsatz kann aus folgenden Gründen unwirksam werden:

� Der Gültigkeitszeitraum läuft ab.

� Die Rahmenvertragsposition wurde gelöscht.

� Der Infosatz wurde gelöscht.

� Der Lieferantenstammsatz wurde gelöscht.

Orderbuchsätze zu einem Material / Werk löschen1. Wählen Sie Stammdaten � Orderbuch � Pflegen. Das Einstiegsbild für das Orderbuch

erscheint.


3. Markieren Sie den oder die zu löschenden Orderbuchsätze.

4. Wählen Sie Bearbeiten �Löschen.

5. Wählen Sie Ja im Dialogfenster, um das Löschen zu bestätigen.


Orderbuchsätze zu mehreren Materialien / Werken löschen1. Wählen Sie Stammdaten ��Orderbuch ��Folgefunktionen � Löschen.

2. Legen Sie fest, welche Orderbuchsätze gelöscht werden sollen.

3. Führen Sie das Programm aus.


Orderbuch überwachen

April 2001 273

Orderbuch überwachenIn diesem Abschnitt wird dargestellt, wie Sie

� das Orderbuch eines Materials anzeigen

� Änderungen zu einem Orderbuch anzeigen

� das Orderbuch mehrerer Materialien auflisten und pflegen

� die automatische Bezugsermittlung simulieren

� Orderbuchsätze analysieren (z.B. die Materialien in einem Werk mit Orderbuchpflicht prüfen,die keine Orderbuchsätze in einem angegebenen Zeitraum haben)

Orderbuch anzeigen1. Wählen Sie Stammdaten �Orderbuch��Anzeigen. Das Einstiegsbild für das Orderbuch

erscheint.


3. Wenn Sie die Orderbuchsätze ab einem bestimmten Datum sehen wollen, wählen SieBearbeiten ��Positionieren. Geben Sie im Dialogfenster an, ab welchem Gültigkeitszeitraumdie Orderbuchsätze angezeigt werden sollen.Nach ENTER werden die Sätze angezeigt.

4. Zu den ausgewählten Orderbuchsätzen können Sie sich Einzelheiten anzeigen lassen.Markieren Sie die gewünschten Orderbuchsätze, und wählen Sie Springen ��Detail.

Änderungen zum Orderbuch anzeigenJede Änderung an einem Orderbuch wird in einem Protokoll festgehalten. Anhand diesesProtokolls lassen sich Änderungen jederzeit nachvollziehen.

Aus dem Protokoll geht hervor,

� wann der betreffende Orderbuchsatz geändert wurde


� welche Änderungen erfolgten (mit den alten und neuen Werten)

Um die Änderungen eines Orderbuchs anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Stammdaten ��Orderbuch ��Änderungen. Das Einstiegsbild des Orderbuchserscheint.

2. Geben Sie die Auswahlkriterien für die Änderungen an. Sie können eingeben:

– die Nummer des Materials und den Schlüssel des Werks (obligatorisch)

– den Benutzernamen des Sachbearbeiters, dessen Änderungen Sie anzeigen möchten(optional)

– das Datum, ab dem Sie die Änderungen anzeigen wollen (optional)

3. Wählen Sie Programm � Ausführen, um sich die ausgewählten Änderungen anzeigen zulassen.



274 April 2001

Orderbuch mehrerer Materialien anzeigenSie können das Orderbuch für mehr als ein Material anzeigen. Aus der Listanzeige herauskönnen Sie das Orderbuch auch pflegen.

1. Wählen Sie Stammdaten �Orderbuch �Listanzeigen �Zum Material.

2. Geben Sie das Intervall der Materialnummern bzw. der Werksschlüssel ein, zu dem SieOrderbuchsätze anzeigen wollen.

3. Lassen Sie sich die Liste der ausgewählten Orderbuchsätze anzeigen.

Sie können den Lieferanten- bzw. Materialstammsatz anzeigen, auf den sich dermarkierte Orderbuchsatz bezieht, indem Sie Umfeld � Material bzw. Umfeld �Lieferant wählen.

Möchten Sie den Orderbuchsatz ändern, dann wählen Sie hierzu Bearbeiten �Orderbuch auf dem Orderbuchsatz, den Sie ändern möchten. Der gewählteOrderbuchsatz wird angezeigt.

Ermittlung der Bezugsquelle simulierenMit dem Orderbuch wird gesteuert, welche Bezugsquelle für eine Bestellanforderungspositionvorgeschlagen wird.

Sie können im Orderbuch eines Materials simulieren, zu welchem Termin welche Bezugsquellein der Bestellanforderung vorgeschlagen würde. So können Sie überprüfen, ob dieOrderbuchsätze für die automatische Ermittlung der Bezugsquelle richtig gepflegt sind.

Weitere Information über die Ermittlung von Bezugsquellen erhalten Sie im Abschnitt OptimierterEinkauf [Seite 258].

SimulationsartenSie können simulieren,

� welche Bezugsquellen in Bestellanforderungen oder Bestellungen vorgeschlagen würden(d.h. unter Berücksichtigung von Kontrakten, Infosätzen und Quotierung)

� welche Bezugsquellen vorgeschlagen würden, wenn das Orderbuch die einzigeErmittlungsmöglichkeit wäre (d.h. ohne Berücksichtigung von Kontrakten, Infosätzen undQuotierung)

Vorgehensweise1. Vom Übersichtsbild des Orderbuchs aus wählen Sie:

Zusätze �Simulation �Orderbuch, wenn die Bezugsquelle lediglich in bezug auf dasOrderbuch ermittelt werden soll.

Zusätze��Simulation �Bezugsquelle, wenn Rahmenverträge, Infosätze und Quotierungbei der Ermittlung der Bezugsquelle berücksichtigt werden sollen.

2. Geben Sie das Bestelldatum ein, für das die Simulation durchgeführt werden soll.

Nach ENTER wird die effektive Bezugsquelle angezeigt, d.h. die Quelle, die das Systemgemäß Orderbuch bzw. anderer Bezugsmöglichkeiten ermitteln würde.



April 2001 275

Orderbuch analysierenMit der Orderbuchanalyse listen Sie die Materialien eines Werks auf, für die keineOrderbuchsätze in einem bestimmten Zeitraum vorhanden sind. Damit können Sie bei Werkenmit Orderbuchpflicht feststellen, für welche Materialien Orderbuchsätze fehlen.

1. Wählen Sie Stammdaten �Orderbuch �Folgefunktionen �Analysieren.

2. Geben Sie das Intervall der Materialnummern bzw. der Werksschlüssel ein, derenOrderbuchsätze Sie analysieren wollen.

3. Legen Sie den Umfang der Analyse fest. Sie können nach folgenden Kriterien eingrenzen:

– Gültigkeitszeitraum: Geben Sie das Anfangs- bzw. Endedatum einesGültigkeitszeitraums ein, der Orderbuchsätze für das angegebene Material enthaltensoll.

– nur Werke mit Orderbuchpflicht: Wenn Sie das Kennzeichen setzen, werden alleMaterialien der Werke angezeigt, in denen Orderbuchpflicht besteht und die lückenhaftgepflegt sind.

– Schwellenwert: Alle Materialien in den ausgewählten Werken werden angezeigt, derenAnzahl Orderbuchsätze diesen Wert unterschreitet. So können Sie z.B. feststellen, fürwelches Material wenige Bezugsquellen im System vorhanden sind.

4. Führen Sie die Analyse durch.

Sie sehen die Materialien, deren Orderbuch, den Auswahlkriterien entsprechend,lückenhaft gepflegt sind.

5. Orderbuch pflegen: Markieren Sie den Materialstammsatz, dessen Orderbuch Sie pflegenwollen. Wählen Sie Bearbeiten � Orderbuch, um das Orderbuch des Materials zu pflegen.

6. Materialstammsatz anzeigen: Markieren Sie den Materialstammsatz, dessen OrderbuchSie anzeigen wollen. Wählen Sie Umfeld � Material, um den Materialstammsatzanzuzeigen.


Quotierung

276 April 2001

QuotierungVerwendungDie Quotierung dient zur Verwaltung von Bezugsquellen.

Wenn Sie ein bestimmtes Material abwechselnd von verschiedenen Bezugsquellen beziehenmöchten, können Sie die einzelnen Bezugsquellen mit einer Quote versehen.

Die Quote gibt an, welcher Anteil des anfallenden Bedarfs von welcher Bezugsquelle beschafftwerden soll.

Wenn es eine Quotierung für ein Material gibt, wird sie bei der Bezugsquellenermittlungberücksichtigt.

Eine Quotierung wird für einen spezifischen Zeitraum vereinbart. Für jede Bezugsquelle wird eineQuotierungsposition innerhalb des Zeitraums angelegt.

Bei der Quotierung wird ein Bedarf nicht aufgeteilt. Das heißt, die gesamteangeforderte Menge einer Bestellanforderung wird gemäß der Quotierung einerBezugsquelle zugeordnet.


Pflege der Quotierung

April 2001 277

Pflege der QuotierungVerwendungSie legen die Quotierung eines Materials für einen bestimmten Zeitraum fest, indem Sie dieQuote einer Bezugsquelle in einer Quotierungsposition eingeben.

VoraussetzungenVor Festlegung der Quotierung sollten folgende Daten feststehen:

� die Nummer des Materials bzw. des Werks, für das die Quotierung gilt

� falls Sie die Quotierung für ein Material mit Herstellerteilenummer pflegen, das HTN-Material.Siehe: Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

� die Beschaffungsart des Materials, d.h., ob das Material eigengefertigt oder fremdbeschafftwird

� die Nummer des Lieferanten

� der Gültigkeitszeitraum der Quotierung�

� die auf jede Bezugsquelle entfallende Quote

� die Sonderbeschaffungsart, die z.B. angibt, ob Konsignation mit der Bezugsquelle vereinbartist

Ferner müssen Sie festlegen, in welchen betriebswirtschaftlichen Anwendungen die Quotierungdes Materials verwendet wird (z.B. in der Disposition oder in Bestellanforderungen). Sehen Siesich hierzu das Feld Quotierungsverwendung an, das in den Einkaufs- bzw. Dispositionsdatendes Materialstammsatzes zu pflegen ist.

Im Zusammenhang mit der Quotierung ist die Splittungsquote ausschließlich für dieDisposition relevant, nicht für den Einkauf.In der Disposition können Bedarfe auf verschiedene Lieferanten gesplittet werden,im Einkauf ist das nicht möglich.

AktivitätenGehen Sie wie folgt vor, um ein Quotierungsverfahren für die Beschaffung eines Materials zudefinieren:

1. Wählen Sie Stammdaten �Quotierung � Pflegen.

2. Geben Sie die Material- und Werksnummer ein und wählen Sie ENTER, um dasÜbersichtsbild der Quotierungszeiträume anzuzeigen.

3. Geben Sie einen Gültigkeitszeitraum für die Quotierung ein.

Geben Sie hierzu das Datum ein, bis wann die Quotierung gültig ist. Das Anfangsdatumwird vom System berechnet.

Wählen Sie ENTER.


Pflege der Quotierung

278 April 2001

4. Markieren Sie die Quotierung und wählen Sie Springen � Positionsübersicht, um diePositionsübersicht der Quotierung anzuzeigen.

5. Erfassen Sie eine Quotierungsposition für jede Bezugsquelle, die Sie in der Quotierungdefinieren wollen. Sie müssen folgende Daten eingeben.

BeschaffungsartEine Quotierung kann Fremdbeschaffung oder Eigenfertigung vorsehen. Geben Sie f fürFremdbeschaffung in der Spalte B ein.

SonderbeschaffungsartGeben Sie z.B. k in der Spalte S ein, wenn eine Konsignationsvereinbarung für dasMaterial mit dem Lieferanten existiert.

LieferantennummerGeben Sie die Nummer des Lieferanten ein, von dem Sie beschaffen wollen, wenn dasMaterial fremdbeschafft wird.

BeschaffungswerkGeben Sie den Schlüssel des Werks in der Spalte BWK ein, wenn die BeschaffungsartEigenfertigung vorsieht.

QuoteGeben Sie in der Spalte Quote für jede Position die gewünschte Quote ein. Die Quotelegt fest, welcher Anteil eines anfallenden Bedarfs von der Bezugsquelle beschafftwerden soll.

Angenommen, eine Quotierung enthält zwei Bezugsquellen, und Sie haben die Quote 1für beide Bezugsquellen eingegeben, so wird jeder Bezugsquelle 50 Prozent desanfallenden Bedarfs zugeordnet.


Die prozentuale Verteilung der Quoten wird automatisch vom System berechnet undangezeigt.

7. Sichern Sie die Quotierung.

Das System ordnet der Quotierungsposition automatisch eine Nummer zu.


Ermittlung der Bezugsquelle in einer Quotierung

April 2001 279

Ermittlung der Bezugsquelle in einer QuotierungVerwendungBei Bezugsquellen, für die im aktuellen Gültigkeitszeitraum eine Quote festgelegt wurde,berechnet das System, welche Bezugsquelle als nächste für einen Bedarf in Frage kommt. DieseBerechnung wird bei der Bezugsquellenermittlung für ein angefordertes Material vom Systemdurchgeführt.

AktivitätenBerechnung der QuotenzahlJeder der Bezugsquellen wird vom System eine Quotenzahl zugewiesen. Die Quotenzahl wirdwie folgt berechnet:

Quotierte Menge + Quotenbasismenge--------------------------------------------------- = QuotenzahlQuote

Hierbei ist die

� Quotierte Mengedie Gesamtmenge aller Bestellanforderungen, Bestellungen, Kontraktabrufe undLieferplaneinteilungen zu der Bezugsquelle. (Auch die Menge der quotierten Planaufträgewird berücksichtigt.)

� Quotenbasismengedie Menge, die zur Steuerung der Quotierung bei der Aufnahme neuer Bezugsquellendient.

� Quotedie Zahl, die festlegt, welcher Anteil eines anfallenden Bedarfs bei einer Bezugsquellebezogen werden soll.

Die Bezugsquelle mit der niedrigsten Quotenzahl stellt die gültige Bezugsquelle dar, selbst beieiner Quotenzahl von 0 (d.h., quotierte Menge und Quotenbasismenge haben den Wert 0). Wennmehr als eine Bezugsquelle über eine Quotenzahl von 0 verfügt, dann ist die Position mit derhöchsten Quote die gültige Bezugsquelle.

Gemäß der Formel besteht folgender Zusammenhang: je höher die Quote, desto niedriger dieQuotenzahl und desto größer die Wahrscheinlichkeit, daß die betreffende Bezugsquelle alsgültige Bezugsquelle ermittelt wird.

Quotenbasismenge ermittelnDie Quotenbasismenge wird nur bei der Neuaufnahme einer Bezugsquelle in eine bereitsexistierende Quotierung verwendet.

Mit der Quotenbasismenge können Sie vermeiden, daß der neuen Bezugsquelle alle Bedarfe(z.B. Bestellanforderungen bzw. Bestellungen) zugeordnet werden, bis deren quotierte Mengedie quotierte Menge einer der bestehenden Bezugsquellen überschreitet. Dies wird erreicht, weildie Quotenbasismenge in der Berechnung der Quotenzahl wie eine zusätzliche quotierte Mengewirkt.



280 April 2001

Sie nehmen einen Lieferanten in eine bereits vorhandene Quotierung eines Materialsneu auf. Die vorhandene Quotierung besteht aus 2 Lieferanten, denen jeweils 50Prozent der anfallenden Bedarfe zugeordnet wird. Jeder dieser Lieferanten verfügtüber eine große quotierte Menge, weil viel von den Lieferanten im Zeitraum derQuotierung bestellt wurde.

Dem neuen Lieferanten soll der gleiche Anteil der Bedarfe wie den anderen Lieferantenzugeordnet werden. Gemäß der Formel für die Berechnung der Quotenzahl werden jedoch alleBedarfe dem neuen Lieferanten zugeordnet, und zwar solange, bis dessen Quotenzahl dieQuotenzahl einer der anderen Lieferanten überschreitet.

Sollen die Bestellanforderungen jedoch gleich zugeordnet werden, d.h. so, als hätte der neueLieferant an der Quotierung immer teilgenommen, dann müssen Sie die Quotenbasismenge fürden neuen Lieferanten vom System ermitteln lassen.

Einzel- und SammelrechnungDas System stellt zwei Verfahren zur Ermittlung der Quotenbasismenge zur Verfügung:

Einzelrechnungberechnet die Quotenbasismenge der markierten Quotierungspositionen. Markieren Sie diePositionen, deren Quotenbasismenge neu berechnet werden soll und wählen Sie Bearbeiten�Basismengen �Einzelrechnung.

Sammelrechnungberechnet die Quotenbasismenge aller Quotierungspositionen. Verwenden Sie dieses Verfahren,wenn die Zuordnung anfallender Bedarfe für alle Bezugsquellen gleich sein soll. Wählen SieBearbeiten �Basismengen �Sammelrechnung.

Durch die Ermittlung der Quotenbasismenge überschreitet die Quotenzahl einer neuenBezugsquelle die Quotenzahl der Bezugsquelle, die die gültige Bezugsquelle darstellt (d.h. dieBezugsquelle, der der nächste Bedarf zugeordnet wird, da sie über die niedrigste Quotenzahlverfügt).

Beispiel zur Berechnung der QuotenzahlSie möchten den Lieferanten C neu in einer Quotierung aufnehmen, die seit einem Jahr mitLieferanten A und B in Kraft ist.

Jeder Lieferant verfügt über die in der folgenden Tabelle enthaltene Quote:

Quotierung für Lieferanten A, B und C

Lieferant Quote QuotierteMenge

Quotenbasismenge

A 3 780 0

B 2 380 0

C 1 0 260

Die Quotenbasismenge 260 für Lieferant C wurde mit der Funktion Bearbeiten �Basismengen�Einzelrechnung gesetzt.



April 2001 281

Entsprechend der genannten Formel betragen die Quotenzahlen für Lieferanten A, B und C:

780 + 0A = -------- = 260

3

380 + 0B = --------- = 190

2

0 + 260C = ---------- = 260

1

Ergebnis: Dem Lieferanten B wird die nächste Bestellanforderung zugeordnet, da er über dieniedrigste Quotenzahl verfügt.


Neuaufbau der Quotierung

282 April 2001

Neuaufbau der QuotierungVerwendungWenn Sie beispielsweise bei einer bereits vorhandenen Quotierung den Gültigkeitszeitraumgeändert haben, dann bauen Sie anschließend die Quotierung des Materials neu auf.

Durch den Neuaufbau der Quotierung werden die quotierten Mengen der einzelnenBezugsquellen entsprechend der neuen Regelung angepaßt. Das heißt, die Gesamtmenge allerEinkaufsbelege und Planaufträge, die einer Bezugsquelle zugeordnet ist, wird in der quotiertenMenge der Quotierungsposition aktualisiert. (Welche Belegarten in die Gesamtmengeeingerechnet werden sollen, wird durch die Quotenverwendung im Materialstammsatzfestgelegt).

Der Neuaufbau von Quotierungen wird im Hintergrund durchgeführt, da eine online Verarbeitungdie Systemantwortzeiten beeinträchtigen kann.

Aktivitäten1. Wählen Sie Stammdaten �Quotierung �Folgefunktionen �Neu aufbauen HintGr.

2. Legen Sie in einer Variante die Selektionskriterien fest.

3. Planen Sie den Job ein.


Quotierung überwachen

April 2001 283

Quotierung überwachenDieser Abschnitt zeigt, wie Sie

� die Quotierung eines Materials anzeigen

� Änderungen zu einer Quotierung anzeigen

� die Quotierung mehrerer Materialien auflisten und pflegen

� die automatische Bezugsermittlung simulieren

� Quotierungspositionen analysieren(z.B. die Quotierungen überprüfen, die keine Quotierungssätze in einem angegebenenZeitraum haben)

� die Quotierung neu aufbauen

Quotierung anzeigen1. Wählen Sie Stammdaten �Quotierung��Anzeigen. Das Einstiegsbild für die Quotierung

erscheint.


3. Sie erhalten die einzelnen Quotierungsätze einer Quotierung, indem Sie eine Quotierungmarkieren und Springen � Positionsübersicht wählen.

Änderungen zur Quotierung anzeigenJede Änderung an einer Quotierung wird in einem Protokoll festgehalten. Anhand diesesProtokolls lassen sich Änderungen jederzeit nachvollziehen.

Aus dem Protokoll geht hervor,

� was geändert wurde (alte und neue Werte)

� wann die betreffende Quotierungsposition geändert wurde

� wer sie geändert hat

Änderungen an einer Quotierung können Sie sich wie folgt anzeigen lassen:

1. Wählen Sie Stammdaten �Quotierung �Änderungen.

2. Geben Sie die Auswahlkriterien für die Änderungen an. Sie können eingeben:

– das Material und das Werk (obligatorisch)

– den Benutzernamen des Sachbearbeiters, dessen Änderungen Sie anzeigen möchten(optional)

– das Datum, ab dem die Änderungen angezeigt werden sollen (optional)

3. Lassen Sie sich die ausgewählten Änderungen anzeigen.

Quotierung mehrerer Materialien anzeigenSie können die Quotierung sämtlicher Materialien auflisten. Darüber hinaus können Sie dieQuotierung von der Liste aus pflegen.



284 April 2001

1. Wählen Sie Stammdaten �Quotierung �Listanzeigen �Zum Material.

2. Geben Sie das Intervall der Materialien bzw. der Werke ein, deren Quotierungspositionen Sieanzeigen möchten.

Lassen Sie sich die Liste der ausgewählten Quotierungspositionen anzeigen.

Wenn Sie den Materialstammsatz anzeigen möchten, markieren Sie die jeweiligeQuotierungsposition und wählen Sie Umfeld � Material. Wenn Sie denLieferantenstammsatz einer Quotierungsposition anzeigen möchten, wählen Sie Umfeld� Lieferant.

3. Markieren Sie die Quotierungsposition, die Sie ändern bzw. pflegen wollen, und wählen SieBearbeiten � Quotierung.

Ermittlung der Bezugsquelle zu Quotierungen simulierenSie können die Quotierung eines Materials simulieren, d.h. feststellen, zu welchem Terminwelche Bezugsquelle in der Bestellanforderung vorgeschlagen würde. So können Sieüberprüfen, ob die Quotierungspositionen für die automatische Ermittlung der Bezugsquellerichtig gepflegt sind.

Weitere Informationen über die Ermittlung von Bezugsquellen erhalten Sie im AbschnittOptimierter Einkauf [Seite 258].

SimulationsartenSie können simulieren,

� welche Bezugsquellen ermittelt würden, wenn die Quotierung die einzigeErmittlungsmöglichkeit wäre (d.h. ohne Berücksichtigung von Kontrakten, Infosätzen undOrderbuch)

� welche Bezugsquellen im System ermittelt würden (unter Berücksichtigung von Kontrakten,Infosätzen, Quotierungen und Orderbuch)

VorgehensweiseUm die Bezugsquellenermittlung zu simulieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Vom Übersichtsbild der Quotierungszeiträume aus wählen Sie:

Zusätze ��Simulation ��Quotierung, wenn die Bezugsquelle lediglich in bezug auf dieQuotierung ermittelt werden soll.

Zusätze��Simulation ��Bezugsquelle, wenn Rahmenverträge, Infosätze, Quotierungund Orderbuch bei der Ermittlung berücksichtigt werden sollen. Nach ENTER müssen Siedas Bestelldatum eingeben, für das die Simulation durchgeführt werden soll.

2. Nach ENTER wird die Bezugsquelle angezeigt, die das System gemäß Quotierung bzw.anderer Bezugsmöglichkeiten ermitteln würde.

Quotierung analysierenMit der Quotierungsanalyse listen Sie die Materialien eines Werks auf, für die keineQuotierungen in einem bestimmten Zeitraum vorhanden sind. Damit können Sie feststellen,welche Materialien lückenhaft gepflegte Quotierungen aufweisen.

1. Wählen Sie Stammdaten ��Quotierung ��Folgefunktionen ��Analysieren.



April 2001 285

2. Geben Sie das Intervall der Materialnummern bzw. der Werksschlüssel ein, dessenQuotierungspositionen Sie analysieren wollen.

3. Legen Sie den Umfang der Analyse fest. Sie können nach folgenden Kriterien eingrenzen:

– Geben Sie das Anfangs- bzw. Endedatum eines Gültigkeitszeitraums ein, der eineQuotierung für das angegebene Material enthalten soll.

– Intervall von Quotierungsnummern

– Zeitgrenze der zu analysierenden Quotierungen

4. Wählen Sie Programm � Ausführen. Sie sehen die Materialien, deren Quotierung, denAuswahlkriterien entsprechend, lückenhaft gepflegt sind.

5. Quotierung pflegen: Markieren Sie die Quotierungsposition, die Sie ändern bzw. pflegenwollen, und wählen Sie Bearbeiten � Quotierung.

6. Materialstammsatz anzeigen: Markieren Sie die Quotierungsposition, derenMaterialstammsatz Sie anzeigen wollen. Wählen Sie Umfeld � Material.


Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen und weiterbearbeiten

286 April 2001

Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen undweiterbearbeitenVerwendungDieser Abschnitt erläutert die Funktionen, die Ihnen das SAP-System bei der Umsetzung von Bestellanforderungen inEinkaufsbelege bietet (Bestellungen, Abrufe von Kontrakten, Lieferplaneinteilungen, Anfragen) und welcheArbeitsmöglichkeiten Sie damit haben.

� Beim Zuordnen ordnen Sie jeder Bestellanforderungsposition die gewünschte Bezugsquellezu.

� Beim Weiterbearbeiten lassen Sie sich die zugeordneten bzw. vorgemerktenBestellanforderungen auflisten und erzeugen dann Bestellungen, Lieferplaneinteilungen oderAnfragen.

FunktionsumfangDas System bietet Ihnen hierzu folgende Funktionen:

� Bestellanforderungen zuordnen,d.h., zu einzelnen Banf-Positionen Bezugsquellen zuordnen

� Bestellanforderungen über Zuordnungsliste weiterbearbeiten,d.h., aus einer Liste von Banfen mit zugeordneten Bezugsquellen manuell Bestellungenoder Einteilungen anlegen

� Bestellanforderungen zuordnen + bearbeiten,d.h., Bezugsquellen zu Banfen einer Liste zuordnen und Anfragen, Bestellungen undEinteilungen anlegen (Diese Funktion ist eine Kombination aus "Bestellanforderungenzuordnen" und "Bestellanforderungen über Zuordnungsliste weiterbearbeiten". Zusätzlichkönnen Sie Bestellmengen und -termine ändern.)

� Bestellungen automatisch anlegen über Bestellanforderungen,

d.h., aus einer Liste von Bestellanforderungen mit zugeordneten Bezugsquellen vomSystem Bestellungen erzeugen lassen (Siehe Automatische Erzeugung vonBestellungen über Bestellanforderungen [Seite 296])

Arbeitsmöglichkeiten beim Zuordnen und WeiterbearbeitenDas Zuordnen und das Weiterbearbeiten von Bestellanforderungen sind zwei voneinanderunabhängige Funktionen. Sie können wählen, ob Sie die Funktionen in zwei getrenntenArbeitsschritten durchführen möchten oder in einem.

In zwei getrennten Arbeitsschritten:Wenn die beiden Funktionen in getrennten Arbeitsschritten durchgeführt werden sollen, z.B. vonverschiedenen Sachbearbeitern, nutzen Sie

� für den ersten Arbeitsschritt das Menü Banf � Folgefunktionen � Zuordnen

Siehe Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen [Seite 288]

� für den zweiten Arbeitsschritt das Menü Banf � Folgefunktionen � Bestellung anlegen �Über Zuordnungsliste.


Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen und weiterbearbeiten

April 2001 287

Siehe Bestellanforderungen - Bestellungen, Einteilungen, Anfragen erstellen [Seite 292]

In einem Arbeitsschritt:Wenn Sie beide Funktionen in einem Arbeitsschritt durchführen möchten, wählen Sie Banf �Folgefunktionen ��Zuordnen + bearbeiten.

Siehe Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen [Seite 288]

Siehe Bestellanforderungen - Bestellungen, Einteilungen, Anfragen erstellen [Seite 292]


Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen

288 April 2001

Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnenDieser Abschnitt beschreibt, wie Sie vorgehen, um nach Bezugsquellen für ein angefordertesMaterial zu suchen, und wie Sie die Bestellanforderung der gewünschten Bezugsquellezuordnen.

Sie haben folgende Möglichkeiten, Bestellanforderungen zuzuordnen:

� einzeln (online)

Hierbei ordnen Sie eine einzelne Bestellanforderung einer Bezugsquelle zu.Diese Zuordnung treffen Sie beim Anlegen oder Ändern einer Bestellanforderung.

� gesammelt (online)

Hierbei ordnen Sie die Bezugsquelle(n) sämtlichen in einer Liste aufgeführtenBestellanforderungen zu.

Diese Zuordnung treffen Sie während der Bearbeitung von Bestellanforderungen.

� im HintergrundSie können die Bezugsquellenermittlung und -zuordnung im Hintergrund arbeiten lassen.Dazu müssen Sie den Report RM06BZ10 starten.

Die danach im System vorhandenen Bestellanforderungen mit zugeordneten Bezugsquellenkönnen Sie anschließend weiterbearbeiten.

Bestellanforderungen einzeln zuordnen VoraussetzungenDamit eine Bezugsquelle für ein bestimmtes Material oder für eine Warengruppe - falls keinMaterialstammsatz existiert - ermittelt werden kann, muß ein Rahmenvertrag oder ein Infosatzals mögliche Bezugsquelle angelegt sein.

Vorgehensweise1. Beim Ändern oder Anlegen einer Bestellanforderung verzweigen Sie zur Positionsübersicht

der Bestellanforderung.

2. Markieren Sie die Banf-Position(en), die einer Bezugsquelle zugeordnet werden soll(en).

3. Wählen Sie Bearbeiten �Bezugsquelle zuordn.

Das System ermittelt die für die Position in Frage kommenden Bezugsquellen.

4. Wenn mehrere Bezugsquellen in Frage kommen, werden sie in einem Dialogfenstereingeblendet.

Wenn Sie die Lieferantenbeurteilung einsetzen, dann können Sie sich Ergebnisse derLieferantenbeurteilung anzeigen lassen. Das System erzeugt dann für die angezeigtenLieferanten eine Hitliste in bezug auf das Material bzw. die Warengruppe.

5. Sie können die für die Banf-Position gewünschte Bezugsquelle mit Auswählen übernehmen.Wenn Sie keine der angebotenen Bezugsquellen auswählen möchten, verlassen Sie dasFenster mit Abbrechen.



April 2001 289

Bestellanforderungen gesammelt zuordnenVerwendungBei dieser Vorgehensweise können Sie eine Reihe von Bestellanforderungen in einemArbeitsgang zuordnen und sparen dadurch Zeit.

Sie können zwischen zwei Möglichkeiten wählen:

� Wenn Sie Bestellanforderungen nur zuordnen möchten, dann wählen Sie Banf��Folgefunktionen ��Zuordnen. Dann erhalten Sie Ihren Arbeitsvorrat in Form einerGrundliste.

� Wenn Sie Bestellanforderungen in einem Arbeitsschritt zuordnen und bearbeiten möchten,dann wählen Sie Banf ��Folgefunktionen ��Zuordnen + bearbeiten.

In diesem Fall können Sie von der Grundliste aller zu bearbeitenden Banfen ausgehendeinzelne Bestellanforderungen direkt ändern, Bezugsquellen zuweisen und anschließendBestellungen, Lieferplaneinteilungen oder Anfragen erzeugen.

Bestellanforderung aus der Grundliste heraus bearbeitenSie haben folgende Möglichkeiten:

� Sie können pro Bestellanforderung die Ergebnisse der Lieferantenbeurteilung über Umfeld �Lieferantenbeurteilung anzeigen lassen. Sie sehen dann eine Hitliste zu allen Lieferanten,die das Material liefern können.

� Neben den Funktionen, die Sie über die Tasten in dem Fenster erreichen, stehen Ihnen überdie rechte Maustaste z.B. folgende weitere zur Verfügung: Infosätze anzeigen,Lieferantenbeurteilung anzeigen oder Freigabestrategie anzeigen.

� Wenn Sie die angezeigte Liste umsortieren möchten, wählen Sie den entsprechendenSortierschlüssel im Menü Bearbeiten �Sortieren.Sollen die Bestellanforderungen beispielsweise chronologisch nach dem Datum ihrerFreigabe zur Bestellung sortiert werden, wählen Sie Bearbeiten �Sortieren �Sort. Freigabe.

� Mit der Funktion Bearbeiten ��ArbVorrat aktualis. können Sie die Grundliste, d.h. IhrenArbeitsvorrat während der Bearbeitung aktualisieren. Die Bestellanforderungen, denen Sieinzwischen Bezugsquellen zugeordnet haben und die Sie gesichert haben, erscheinen dannnicht mehr in der Liste.

� Sie können z.B. Liefermenge und -termin, sowie die Bezugsmöglichkeiten einer markiertenPosition ändern. Wählen Sie Springen � Detaildaten. Sie erhalten ein Fenster, in dem Siedie gewünschten Daten ändern können. (Liefermengen und Termine können Sie nur ändern,wenn Sie Zuordnen + bearbeiten gewählt haben.)

� Mit Springen � Übersicht Zuordnung können Sie sich eine Übersicht über die zugeordnetenBestellanforderungen anzeigen lassen. Aus der Übersicht geht hervor, welchen LieferantenBestellanforderungen zugeordnet wurden und wieviele pro Lieferant (Beispiel: Kontrakt Nr.12 wurden 5 Bestellanforderungen zugeordnet).

� Wenn Sie Banf � Folgefunktionen � Zuordnen + bearbeiten gewählt haben, können Sieeine Banf zur Anfragebearbeitung vormerken. Markieren Sie die Banf und wählen SieBearbeiten � Vormerken f. Anfrage � Mit Lieferant oder Ohne Lieferant. Aus einer zurAnfragebearbeitung vorgemerkten Banf können Sie von der Übersicht der Zuordnungen auseine Anfrage erzeugen.



290 April 2001

� Wenn Sie Banf � Folgefunktionen � Zuordnen + Bearbeiten gewählt haben und der Banfeine Bezugsquelle zugeordnet haben, dann können Sie von der Übersicht der Zuordnungenaus Bestellungen und Lieferplaneiteilungen erzeugen.

VoraussetzungenUm Bestellanforderungen mit der Maus zur Bearbeitung markieren zu können, müssen Sie imCustomizing des Einkaufs das Kennzeichen Markierung setzen. (Berichtswesen �Bestellanforderungslisten pflegen unter Vorschlag bei Transaktionen)

Vorgehensweise1. Wählen Sie Banf �Folgefunktionen �Zuordnen oder Zuordnen + bearbeiten.

Dann erscheint das Selektionsbild, auf dem Sie die Kriterien zur Auswahl derzuzuordnenden Bestellanforderungen eingeben.

2. Geben Sie die Selektionskriterien für die zuzuordnenden Bestellanforderungen ein. TragenSie beispielsweise den Schlüssel Ihrer Einkäufergruppe ein, damit sämtlicheBestellanforderungen ausgegeben werden, die von Ihrer Einkäufergruppe zu bearbeitensind.

3. Wenn Sie mehr als eine Bestellanforderung zuordnen möchten, müssen Sie die betreffendenBestellanforderungen zunächst markieren. Über das Menü Bearbeiten ��Markieren könnenSie alle oder blockweise markieren.

4. Sie können Bezugsquellen manuell oder automatisch zuordnen.

Sie können Banfen automatisch zuordnen; dann ermittelt das System möglicheBezugsquellen.

Sie können die Bezugsquelle für eine Bestellanforderung auch direkt, d.h. manuelleingeben. Beispielsweise können Sie mit dieser Funktion die Bestellanforderung einemLieferanten zuordnen, von dem Sie bisher noch keine Ware beschafft haben.

a. Wählen Sie Bearbeiten �Bezugsquelle �Automatisch zuordnen, um möglicheBezugsquellen für die zuvor markierte(n) Bestellanforderungen zu ermitteln.

Das System ermittelt für jedes angeforderte Material in der Liste die möglichenBezugsquellen.

Wenn zu einer Bestellanforderung mehr als eine mögliche Bezugsquelle existiert,erhalten Sie ein Dialogfenster mit den in Frage kommenden Bezugsquellen zurAuswahl.

Entweder selektieren Sie mit Auswählen die gewünschte Bezugsquelle, oder Siewählen Abbrechen, wenn keine der angebotenen Bezugsquellen in Frage kommt.

Wenn Sie mehr als eine Bestellanforderung zum Zuordnen markiert haben, erscheintdas Dialogfenster zu der nächsten Bestellanforderung mit mehr als einer möglichenBezugsquelle. Diesen Vorgang wiederholen Sie so oft, bis sämtlicheBestellanforderungen einer Bezugsquelle zugeordnet sind.

b. Wählen Sie Bearbeiten �Bezugsquelle��Manuell zuordnen, wenn Sie die Bezugsquelledirekt eingeben möchten.



April 2001 291

Wenn Bestellanforderungen bereits eine Bezugsquellenzuordnung haben, wird diebisherige Bezugsquelle überschrieben.

Wenn Sie die Neuzuordnung der Bestellanforderungen zurücknehmen möchten,d.h., die ursprüngliche Zuordnung beibehalten, wählen Sie Bearbeiten � Zuordnungrücksetzen.

5. Um die Zuordnung markierter Positionen von der Grundliste aus zu bestätigen, wählen SieBearbeiten � Banfen ändern. Sie erhalten die Meldung, daß die Bestellanforderung(en)geändert wurden.

Weitere Informationen wie Sie Einkaufsbelege aus Banfen erzeugen finden Sie im AbschnittBestellanforderungen - Bestellung, Einteilungen und Anfragen erstellen [Seite 292].


Bestellanforderungen - Bestellungen, Einteilungen, Anfragen erstellen

292 April 2001

Bestellanforderungen - Bestellungen, Einteilungen,Anfragen erstellenDieser Abschnitt erläutert die manuelle Erstellung von Einkaufsbelegen mit Bezug aufBestellanforderungen. Sie erfahren, wie Sie aus einer Liste offener Bestellanforderungen fürPositionen

� mit Bezugsquellenzuordnung z.B. Bestellungen und Einteilungen erstellen können

� ohne Bezugsquellenzuordnung Anfragen erstellen können

Bestellungen und Einteilungen erstellenDie Bearbeitung von Bestellanforderungen umfaßt zwei Schritte:

1. Bestellanforderungen auswählen.

Sie wählen die Bestellanforderungen aus, für die Bestellungen oderLieferplaneinteilungen oder Anfragen erzeugt werden sollen (siehe"Bestellanforderungen auswählen").

2. Einkaufsbelege erstellen.

Danach erstellen Sie Bestellungen oder Einteilungen (siehe "Bestellungen erstellen" oder"Einteilungen erstellen").

Bestellanforderungen auswählenDieser Abschnitt erläutert, wie Sie offene (d.h. noch nicht oder nur teilweise bestellte)Bestellanforderungen auflisten und diejenigen auswählen, die bearbeitet werden sollen.

1. Wählen Sie Banf ��Folgefunktionen ��Bestellung anlegen � Über Zuordnungsliste.

Dann erscheint das Selektionsbild, auf dem Sie die Kriterien zur Auswahl der zubearbeitenden Bestellanforderungen eingeben.

2. Geben Sie die Selektionskriterien für die Bestellanforderungen ein, die bearbeitet werdensollen. Tragen Sie beispielsweise den Schlüssel Ihrer Einkäufergruppe ein.

3. Nach Ausführen erhalten Sie eine Liste sortiert nach Lieferanten. Sie sehen wie viele BanfenIhrer Einkäufergruppe jedem Lieferanten zugeordnet sind.

4. Erstellen Sie dann die Bestellungen oder Lieferplaneinteilungen.

Bestellungen erstellen1. Stellen Sie den Cursor auf den gewünschten Lieferanten oder ggf. Kontrakt und wählen Sie

Bearbeiten �Zuordnung bearbeiten.

Zum Anlegen der Bestellung wird ein Dialogfenster eingeblendet.

2. Überprüfen, erfassen oder ändern Sie die Bestelldaten (z.B. die Einkaufsorganisation).

Mit ENTER erhalten Sie die Übersicht der zur Bestellung vorgemerktenBestellanforderungen.

3. Markieren Sie die Positionen, die in die Bestellung übernommen werden sollen.



April 2001 293

4. Übernehmen Sie die markierten Positionen in die Bestellung.

– Wenn Sie die markierten Positionen ändern möchten, bevor Sie sie übernehmen,wählen Sie Bearbeiten � Markierungen � Übernehmen+Detail. Die gewünschtenÄnderungen führen Sie dann jeweils auf dem Positionsdetailbild durch.

– Wenn Sie die markierten Positionen kopieren möchten, ohne sie zuerst zu ändern,wählen Sie Bearbeiten � Markierungen � Übernehmen.

Die Positionsübersicht (mit den übernommenen Positionen) der anzulegendenBestellung wird angezeigt.


Weitere Informationen zum Anlegen von Bestellungen erhalten Sie im Abschnitt Anlegen einerBestellung [Seite 130].

Einteilungen erstellen 1. Stellen Sie den Cursor auf den Lieferplan, für den Einteilungen erzeugt werden sollen, und

wählen Sie Bearbeiten �Zuordnung bearbeiten.

Die Positionsübersicht des Lieferplans wird angezeigt.

2. Lassen Sie sich die Einteilungen anzeigen. Geben Sie, wenn nötig, die Uhrzeit der einzelnenEinteilungen an.

Für die zugeordneten Bestellanforderungen werden die einzelnen Einteilungenautomatisch erzeugt und zeitlich richtig eingeordnet.

3. Sichern Sie die Einteilungen.

Weitere Informationen zum Anlegen von Lieferplaneinteilungen erhalten Sie im AbschnittEinteilungen zur Lieferplanposition erfassen [Seite 213].

Anfragen erstellen1. Um Anfragen zu erstellen müssen Sie über Banf � Folgefunktionen � Zuordnen +

Bearbeiten eine Grundliste erzeugen.

2. Von der Grundliste aus können Sie eine Banf zur Anfragebearbeitung vormerken. MarkierenSie Bearbeiten � Vormerken f. Anfrage � Mit Lieferant oder Ohne Lieferant.

3. Mit Springen � Übersicht Zuordnung gelangen Sie auf die Übersicht der Zuordnungen.Positionieren Sie den Cursor im Text Zur Anfragebearbeitung vorgemerkt und wählen SieBearbeiten � Zuordnung bearbeiten.

Zum Anlegen der Anfragen wird ein Dialogfenster eingeblendet.

4. Geben Sie die Angebotsfrist ein und überprüfen Sie weitere relevante Daten, wie z.B. dieEinkaufsorganisation.

Wenn Sie ENTER wählen, erscheint die Übersicht über die Bestellanforderungen, die zurAnfragebearbeitung vorgemerkt sind.

5. Markieren Sie die Positionen, die in die Anfrage übernommen werden sollen.

6. Übernehmen Sie die markierten Positionen in die Anfrage.



294 April 2001

– Wenn Sie die markierten Positionen ändern möchten, bevor Sie sie übernehmen, wählenSie Bearbeiten � Markierungen � Übernehmen+Detail. Sie erhalten dann diejeweiligen Positionsdetailbilder und können dort die gewünschten Änderungendurchführen.

– Wenn Sie die markierten Positionen ohne Ändern übernehmen möchten, wählen SieBearbeiten ��Markierungen � Übernehmen.

Die Positionsübersicht der zu anzulegenden Anfrage wird mit den übernommenenPositionen angezeigt.

7. Wenn Sie die Banf ohne Lieferant zur Anfragebearbeitung vorgemerkt haben oder weitereLieferanten anfragen möchten, dann ordnen Sie der Anfrage einen Lieferanten zu undsichern Sie den Beleg.Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Lieferanten, der die Anfrage erhalten soll.

Weitere Informationen zum Anlegen von Anfragen erhalten Sie im Abschnitt Anlegen vonAnfragen [Seite 109].



April 2001 295


Automatische Erzeugung von Bestellungen über Bestellanforderungen

296 April 2001

Automatische Erzeugung von Bestellungen überBestellanforderungenVerwendungBestellanforderungen, denen bereits eine Bezugsquelle zugeordnet ist, kann das SAP-Systemautomatisch in Bestellungen umsetzen.

Sie können die Bezugsquellenermittlung online oder im Hintergrund durchführen.

Bei der Umsetzung versucht das System, möglichst viele Positionen in einer Bestellungzusammenzufassen: In der Regel wird eine Bestellung pro Einkaufsorganisation, Lieferant undKontrakt erstellt, deren Positionen inhaltlich zusammengehören.

Es werden in mehreren Positionen einer Bestellanforderung (Banf) ein PC, einDrucker und PC-Software angefordert. Zuständig ist Einkaufsorganisation A. DasSystem ermittelt als Bezugsquelle Kontrakt 10 bei Lieferant Schmitt und alle Banf-Positionen werden in einem Abruf von Kontrakt 10 gebündelt.

Bei der Durchführung im Hintergrund können Sie über Voreinstellungen dafür sorgen, daßPositionen aus unterschiedlichen Banfen nach bestimmten Kriterien zu einer Bestellunggebündelt werden, z.B. je eine Bestellung pro Lieferant und Empfängerwerk.

Wenn das System aufgrund fehlender Daten oder nicht eindeutiger Bezugsquellen dieBezugsquellenermittlung und Weiterbearbeitung nicht vollständig durchführen kann, dannerhalten Sie ein Protokoll der nicht bearbeiteten Positionen zur manuellen Weiterbearbeitung.

EmpfehlungDie automatische Durchführung empfiehlt sich, wenn Sie ein gut gepflegtes System haben, beidem die Wahrscheinlichkeit hoch ist, daß der Großteil der Banf-Positionen ohne manuellesEingreifen in Folgebelege umgesetzt werden kann. Zum einen, weil für alle PositionenBezugsquellen vorhanden sind und zum anderen, weil das System im Falle mehrerer möglicherBezugsquellen Kriterien zur Auswahl genau einer Bezugsquelle hat, z.B. Orderbucheinträge,Regellieferanten und Quotierungen.

Wenn Sie wenige Bezugsquellen im System haben, dann empfiehlt sich die manuelleBearbeitung.

Voraussetzungen� Das System selektiert für die automatische Bestellerzeugung nur die Bestellanforderungen,

bei denen für das Material und den Lieferanten das Kennzeichen Automatische Bestellunggesetzt ist.

� Es kann nur aus solchen Bestellanforderungen Bestellungen erzeugen, denen bereitseine eindeutige Bezugsquelle zugeordnet ist.

AktivitätenSie haben Bestellanforderungen mit einer zugeordneten Bezugsquelle im System.Gehen Sie wie folgt vor, um aus diesen Bestellanforderungen automatisch Bestellungen zuerzeugen:



April 2001 297

1. Wählen Sie Banf � Folgefunktionen �Bestellung anlegen �Automat. über Banfen. Sieerhalten das Einstiegsbild.

2. Geben Sie im oberen Bildbereich Ihre organisatorischen Selektionskriterien ein, z.B. diezuständige Einkäufergruppe und das Werk; im unteren Bildbereich die Kriterien für dieAuswahl der Bestellanforderungen, z.B. ein Nummernintervall, ein bestimmtes Materialoder ein Datumsintervall für in diesem Zeitraum freigegebene Bestellanforderungen.

3. Geben Sie im mittleren Bildbereich an, in welchen Fällen für eine Banf-Position eineeigene Bestellung angelegt werden soll. (Falls z.B. Banf-Positionen für unterschiedlicheWerke nicht in dieselbe Bestellung übernommen werden sollen.)

Setzen Sie ggf. das Kennzeichen Fehlerhafte Positionen auslassen.

Sie können die Funktion auch als Test durchführen. Setzen Sie dazu das KennzeichenTestlauf. Sie können dann z.B. sehen, wieviele Bestellungen aus dem Vorrat anBestellanforderungen erzeugt würden.

Setzen Sie das Kennzeichen Detailliertes Protokoll, wenn Sie die Funktion imHintergrund ausführen und protokollieren möchten. Das Protokoll zeigt, welcheBestellungen erzeugt wurden, welche fehlerhaft sind und gibt für jede fehlerhafte Banf-Position Detailinformationen zur Fehlerursache.

(Wenn Sie die Funktion online ausführen, erhalten Sie Detailinformationen zufehlerhaften Positionen mit Doppelklick auf der entsprechenden Zeile.)

4. Starten Sie die Funktion mit

– Programm �Ausführen,

– Programm �Ausführen + Drucken oder

– Im Hintergrund ausf.

Beim Ausführen im Hintergrund erhalten Sie ein Fenster, in dem Sie die Druckparameterangeben und sichern müssen, bevor die Funktion gestartet wird.

Mögliche Fehlersituationen und Reaktion des Systems auf FehlerDieser Abschnitt erläutert die möglichen Fehlersituationen und die entsprechenden Reaktionendes Systems.

Eine Position einer Bestellanforderung kann z.B. in folgenden Fällen nicht in eine Bestellungumgesetzt werden:

� Wenn die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig sind.Beispiel: Der Lieferant ist gesperrt oder der aktuelle Bestellpreis ist nicht vorhanden.

� Wenn Eingabedaten fehlen (z.B. unbekannte Kontierung).

Fehlerhafte Positionen auslassenWenn Sie festgelegt haben, daß fehlerhafte Positionen ausgelassen werden sollen, dann erstelltdas System z.B. aus zehn Positionen, von denen eine fehlerhaft ist, eine Bestellung mit neunPositionen und die Bestellung kann (ggf. automatisch) an den Lieferanten übermittelt werden.Das Protokoll dokumentiert den Fehler, und die fehlerhafte Position muß nachbearbeitet werden.

Vorteil:Wenig Nachbearbeitungsaufwand:Sie müssen eine Position nachbearbeiten.



298 April 2001

Nachteil:Der inhaltliche Zusammenhang von Banf-Positionen in der Bestellung ist nicht gewährleistet(Bestellung 1: 1 PC, Bestellung 2: PC-Software); Sie haben mehr Kommunikationsaufwand mitdem Lieferanten.

Fehlerhafte Positionen nicht auslassenWenn Sie festgelegt haben, daß fehlerhafte Positionen nicht ausgelassen werden sollen, dannerstellt das System keine Bestellung.

Vorteil:Der inhaltliche Zusammenhang von Banf-Positionen bleibt in der Bestellung erhalten. (Bestellung1 hat zwei Positionen: Position 1 für einen PC, Position 2 für PC-Software); Mindestbestellwertepro Bestellung werden besser berücksichtigt; Sie haben weniger Kommunikationsaufwand mitdem Lieferanten.

Nachteil:Mehr Nachbearbeitungsaufwand:Sie müssen alle zehn Positionen nachbearbeiten.

Manuelle NachbearbeitungAlle Bestellanforderungen, zu denen das System keine Bestellungen erzeugen konnte (z.B. weilder Lieferant nach dem Anlegen der Banf im Orderbuch gesperrt wurde oder kein Preis zumMaterial vorhanden ist), werden Ihnen in einem Protokoll aufgelistet. Diese Banfen müssen Sienachbearbeiten, bevor Sie diese in Bestellungen umsetzen können.


Anlegen von Bestellungen mit Bezugsquellenermittlung

April 2001 299

Anlegen von Bestellungen mit BezugsquellenermittlungVerwendungEs ist möglich, daß für einen Bedarf keine Bestellanforderung im System erfaßt wurde, und derBeschaffungsvorgang direkt mit einer Bestellung beginnen soll. Dies kann z.B. der Fall sein,wenn der Bedarf dem Einkauf telefonisch gemeldet wurde und der Einkäufer sofort eineBestellung dazu anlegen möchte, obwohl ihm der Lieferant zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt ist.

Auch für diese Fälle haben Sie die Möglichkeit, die Bezugsquellenermittlung zu nutzen.

Wie bei Bestellanforderungen schlägt das System für die Bestellung mögliche Bezugsquelleneines Materials anhand bestehender Quotierungen, Orderbuchsätze, Rahmenverträge und/oderInfosätze vor.

VoraussetzungenBevor Sie wie hier beschrieben vorgehen, sollten Sie wissen, wie Bestellanforderungen undBestellungen manuell angelegt werden.

AktivitätenGehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Bestellung mit Bezugsquellenermittlung anlegenmöchten:

1. Wählen Sie Bestellung �Anlegen �Lieferant unbekannt.

Sie erhalten das Einstiegsbild.

2. Geben Sie auf diesem Bild den Schlüssel Ihrer Einkäufergruppe ein.

Markieren Sie das Feld Bezugsquellenfindung, wenn die Bezugsquelle automatisch nachEingabe einer Position ermittelt und der Position zugeordnet werden soll.

Nach ENTER erscheint die Positionsübersicht.

3. Geben Sie die Positionsdaten der angeforderten Materialien ein.

Sie können auch Positionen aus einer Bestellanforderung übernehmen, indem SieBestellung �Banf kopieren wählen.

4. Falls Sie die automatische Bezugsquellenfindung auf dem Einstiegsbild nicht markierthaben, markieren Sie die Positionen, denen eine Bezugsquelle zugeordnet werden soll.Dann wählen Sie Bearbeiten �Bezugsquelle zuordn.

Das System schlägt die für das Material in Frage kommenden Bezugsquellen vor.Existiert zu einer Position nur ein einziger Lieferant, dann wird dieser der Positionautomatisch zugeordnet. Welcher Lieferant in diesem Fall zugeordnet wurde, können Siefeststellen, wenn Sie sich das Detailbild der Position anzeigen lassen.

5. Kommt mehr als eine Bezugsquelle in Frage, wird ein Dialogfenster mit einer Aufstellungder möglichen Bezugsquellen eingeblendet. Sie können die gewünschte auswählen oderabbrechen, wenn Sie keine der angebotenen Bezugsquellen auswählen möchten.

6. Preissimulation: Sie können feststellen, wie der Netto- bzw. Effektivpreis einerBezugsquelle lautet, indem Sie eine Preissimulation zu einer der vorgeschlagenenBezugsquellen durchführen.


Anlegen von Bestellungen mit Bezugsquellenermittlung

300 April 2001

Stellen Sie im Dialogfenster den Cursor auf die gewünschte Bezugsquelle, und wählenSie Preissimulation. In einem zweiten Dialogfenster geben Sie die Simulationsdaten ein.Nach ENTER erscheinen die Konditionen der Bezugsquelle.

7. Markieren Sie die Positionen, für die Sie Bestellungen erzeugen möchten, und wählenSie Bearbeiten ��Bestellung erzeugen.

Falls für eine Position momentan keine geeignete Bezugsquelle existiert, können Sie diePosition als Bestellanforderungsposition sichern, damit die bereits erfaßten Daten nichtverlorengehen.Markieren Sie dazu die betreffende Position, und wählen Sie Bestellung ��Sichern alsBanf.

Auch Positionen, die nicht in eine Bestellung umgesetzt werden können, weil sie z.B.einem Freigabeverfahren unterliegen, können Sie als Bestellanforderungspositionensichern.

Falls Sie für Bestellanforderungen andere Belegarten definiert haben, als fürBestellungen, erhalten Sie ein Fenster, in dem Sie die Belegart ändern können.

8. Wenn die markierten Positionen von mehreren Lieferanten bezogen werden, wird eineÜbersicht der Lieferanten zur Auswahl angezeigt. Stellen Sie den Cursor auf einenLieferanten und wählen Sie Auswählen, um die Bestellung zu erzeugen.

Das System faßt die Positionen zu dem gewählten Lieferanten zusammen und erzeugteine Bestellung. Danach erhalten Sie eine Meldung vom System.


Bestellmengenoptimierung

April 2001 301

BestellmengenoptimierungVerwendungMit dieser Funktion können Sie Bestellmengen in Bestellungen und Kontraktabrufen runden, umbeispielsweise die mit Ihrem Lieferanten ausgehandelten Konditionen so weit wie möglichauszuschöpfen oder um vorhandene Transportkapazitäten optimal zu nutzen.

Bei der Bestellmengenoptimierung wird die Bestellmenge nach Regeln, die im Customizingfestgelegt werden, auf- oder abgerundet. Bei der Rundung können unterschiedlicheMengeneinheiten berücksichtigt werden.

Sie können bei der Bestellmengenoptimierung folgende Rundungsprofile verwenden:

� statisches Rundungsprofil

� Auf- und Abschlagsrundung

� dynamisches Rundungsprofil

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation SAP - Retail unter Bestelloptimierung[Extern].

VoraussetzungenFür die einzelnen Verfahren sind im Customizing und in den Stammdaten des Einkaufs folgendeEinstellungen erforderlich:

Statisches Rundungsprofil

� Legen Sie im Customizing des Einkaufs ein Rundungsprofil an (Bestelloptimierung �Mengeneinheiten und erlaubte logistische Mengeneinheiten �� Rundungsprofil pflegen).

� Geben Sie dieses Rundungsprofil entweder im Einkaufsinfosatz (SichtEinkaufsorganisationsdaten) oder im Materialstammsatz (Sicht Disposition) ein.

Auf- und Abschlagsrundung

� Legen Sie im Customizing des Einkaufs ein Rundungsprofil an.

� Geben Sie dieses Rundungsprofil entweder im Einkaufsinfosatz oder im Materialstammsatzein.

Dynamisches Rundungsprofil

� Legen Sie im Customizing des Einkaufs ein Rundungsprofil an, und pflegen SieMengeneinheitengruppen und Mengeneinheitenrundungsregeln (Bestelloptimierung �Mengeneinheiten und erlaubte logistische Mengeneinheiten).

� Geben Sie dieses Rundungsprofil entweder im Einkaufsinfosatz oder im Materialstammsatzein.

Setzen Sie das Kennzeichen für die variable Bestellmengeneinheit im Infosatz oder imMaterialstammsatz, damit das System beim Runden ggf. eine andere Mengeneinheitberücksichtigt.

� Pflegen Sie im Einkaufsinfosatz die Mengeneinheitengruppe, wenn bei der Rundung andereMengeneinheiten berücksichtigt werden sollen.


Bestellmengenoptimierung

302 April 2001

� Pflegen Sie im Materialstammsatz in den Zusatzdaten die Alternativmengeneinheiten.

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Einkaufs unterMengenoptimierung und erlaubte logistische Mengeneinheiten [Extern].

FunktionsumfangDie Bestellmengenoptimierung umfaßt folgende Rundungsmöglichkeiten:

Rundungsprofil Auswirkung

Statisches Rundungsprofil Aufrundung ohne Anpassung der Mengeneinheit

Auf- und Abschlagsrundung Prozentuale Auf- und Abschläge ohne Anpassung derMengeneinheit

Dynamisches Rundungsprofil Auf- oder Abrundung, ggf. unter Berücksichtigung andererMengeneinheiten (z.B. Karton statt Stück)

Wenn Sie im Einkaufsinfosatz eine Mindestbestellmenge eingeben, dann wird dieBestellmenge nach der Auswertung des Rundungsprofils ggf. auf die gewünschteMindestmenge aufgerundet.

EinschränkungenBeim Arbeiten mit Lieferplänen können Sie nur statische Rundungsprofile verwenden.

Bevor eine Rundung erfolgen kann, müssen Sie das Rundungsprofil im Lieferplan eingeben undeinen Orderbuchsatz zum Lieferplan angelegt haben, der als disporelevant mit automatischerLieferplaneinteilung gekennzeichnet ist.

Die Rundung der Einteilungen im Lieferplan erfolgt, wenn Sie für Ihren Primärbedarf einenPlanungslauf durchführen. Die letzte Einteilung im Lieferplan wird bei der Rundung nicht mehrberücksichtigt, um eine Überlieferung zu vermeiden.

Beachten Sie, daß Einteilungsmengen nicht gerundet werden, wenn Sie Einteilungen manuellerfassen.

AktivitätenDas System paßt die Bestellmenge automatisch an.

Siehe auch:SAP - Retail: Statisches Rundungsprofil [Extern]

SAP - Retail: Dynamisches Rundungsprofil [Extern]

SAP - Retail: Auf- und Abschlagsrundung [Extern]


Texterfassung, Druckfunktionen und Nachrichtenübermittlung

April 2001 303

Texterfassung, Druckfunktionen undNachrichtenübermittlungDieser Abschnitt behandelt die Formatierung und Ausgabe von Einkaufsbelegen.Folgende Themen werden behandelt:

Erfassen und Formatieren von Texten [Extern]

Nachrichten [Seite 309]

Layout von Einkaufsbelegen [Seite 326]


Textarten

304 April 2001

TextartenDefinitionStrukturmöglichkeit für Texte in Bestellanforderung und Einkaufsbelegen. Textarten sind z.B.Infobestelltext, Materialbestelltext oder Anlieferungstext.

VerwendungDas System ermittelt aufgrund der jeweiligen Textart, an welcher Stelle ein Text in einem Belegerscheint. Sie können so z.B. steuern, daß wichtige Informationen am Anfang des Belegs stehen.

StrukturDie Textarten sind Kopf- und Positionstexten zugeordnet. Positionstexte beziehen sich auf diejeweilige Position, Kopftexte auf den gesamten Beleg. Innerhalb der Kopf- und Positionstexte gibtes auch jeweils eine Textart, die sich Kopf- bzw. Positionstext nennt.

KopftexteFür Kopftexte wird im Customizing des Einkaufs pro Textart eingestellt, ob sie am Anfangdes Belegs oder am Ende stehen sollen. Es gibt zum Beispiel folgende Textarten fürKopftexte:

� KopftextWenn der Kopftext am Anfang des Ausgabebelegs erscheint, sollten Sie diesen Text fürbesonders wichtige Informationen an den Lieferanten reservieren. Zum Beispiel könnten Sieim Kopftext einer Anfrage spezielle ausschreibungsrelevante Anweisungen erfassen, dadiese zuerst gelesen werden sollten.

� KopfnotizDie Kopfnotiz dient lediglich zur internen Verwendung; der Text erscheint nicht imAusgabebeleg. In der Kopfnotiz können Sie einen Vermerk zu dem betreffendenEinkaufsbeleg festhalten; beispielsweise einen Hinweis darauf, daß sich bei diesemLieferanten Qualitätsprobleme ergeben haben. Andere Benutzer haben zwar die Möglichkeit,sich diese Informationen anzeigen zu lassen, der Lieferant erhält jedoch keine Kenntnisdavon.

� AnhangtexteBeispiele für Anhangtexte sind Haftungsausschlußklauseln und Vertragsanmerkungen amEnde eines Kontraktes oder einer Bestellung.

PositionstexteDer Positionstext wird im Anschluß an die Positionsdaten (Materialnummer, Kurztext, Mengeetc.) ausgegeben. Es gibt zum Beispiel folgende Textarten für Positionstexte:

� Positionstext


Textarten

April 2001 305

Detaillierte Beschreibung eines bestellten Materials. Diesen Text können Sie zusätzlich zudem aus dem Infosatz oder Materialstammsatz kopierten Positionstext erfassen.

� InfobestelltextText aus dem Einkaufsinfosatz. Dieser Text kann den Materialbestelltext entweder ersetzenoder ergänzen.

� MaterialbestelltextBeschreibung aus dem Materialstammsatz. Dieser Text stammt aus den Einkaufsdaten desMaterialstammsatzes.

� AnlieferungstextText mit Lieferanweisungen. Gelten für die Position andere Lieferanweisungen als für dengesamten Beleg, können Sie sie hier erfassen.


Texte bearbeiten

306 April 2001

Texte bearbeitenVoraussetzungen

� Grundkenntnisse in SAPscript, den SAP-Texteditoren. Weitere Informationen finden Siein der Dokumentation Basis unter BC - Textverarbeitung mit den SAPscript-Editoren imAbschnitt Allgemeines zu den SAPscript-Editoren. [Extern]

� Sie befinden sich im Änderungsmodus des Belegs.

VorgehensweiseTextart auswählen und Text erfassen

Sie möchten bearbeiten Vorgehen

Positionstext Markieren Sie die gewünschte Position und wählen SiePosition � Texte � Textübersicht

Kopftext oder Anhangtext � Kopf � Texte � Textübersicht

� Kopftexte oder Anhangtexte zu einem Einkaufsbelegkönnen Sie auch direkt vom Einkaufsmenü aus erfassen.Wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Anhang pflegen undgeben Sie die Belegnummer ein.

Sie erfassen und bearbeiten Ihren Text im Textübersichtsbild. Wenn der Text zu lang ist oder Sieihn formatieren möchten, wechseln Sie zum Langtextbild.

Text formatierenBei der Ausgabe eines Textes wird dieser automatisch formatiert. Das Format hängt von der Artdes gewählten Einkaufsformulars ab (Bestellung, Auftragsbestätigung etc).

Das Einkaufsformular enthält festgelegte Absatzformate, die z.B. den Einzug und die Schriftartfür die Textart vorgeben. Befindet sich im Texteditor links ein Stern (*), dann gilt dasStandardabsatzformat aus dem Formular. Sie können für Ihren Text auch eigeneAbsatzformatierungen wählen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Basis unter BC - Textverarbeitung mitden SAPscript-Editoren:

� für den Zeileneditor unter Text formatieren [Extern].

� für den PC - Editor unter Text bearbeiten [Extern].

Siehe auch:Layout von Einkaufsbelegen [Seite 326]


Arbeiten mit häufig verwendeten Texten

April 2001 307

Arbeiten mit häufig verwendeten TextenVerwendungSie können Texte verschiedener Herkunft in die Einkaufsbestelltexte kopieren:

� Standardtexte

- Bestimmte Standardtexte werden mit dem System ausgeliefert und können demEinkaufsbeleg im Customizing zugeordnet werden.

- Der Inhalt einiger Standardtexte wird durch Ihre Systemverwaltung festgelegt.

- Sie können Ihre Standardtexte auch selbst erstellen und sie in den Einkaufsbelegkopieren.

� Stammsätze

� Datenbankfelder

AktivitätenStandardtexte erstellenSie können über Werkzeuge � SAPscript � Standardtext eigene Standardtexte erstellen.

Standardtexte einbindenSie können Ihren Standardtext vom Langtextbild aus über Einbinden � Text � Standardeinbinden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Basis unter BC - Textverarbeitung mitden SAPscript - Editoren: Text einbinden [Extern].

Die Druckansicht können Sie sich mit Text � Drucken � Druckansicht anzeigen lassen.

Texte aus dem Stammsatz einbindenEs gibt drei Möglichkeiten, wie Texte aus dem Stammsatz mit dem Einkaufsbeleg verknüpft seinkönnen. Die Einstellungen erfolgen pro Textart im Customizing des Einkaufs. Die Art derVerknüpfung erkennen Sie am Kennzeichen in der Statusspalte.

Möglichkeit Kennzeichen in der Statusspalte

Der Text wird kopiert:Er ist dann unabhängig vom Text im Stammsatz.Änderungen im Text des Materialstamms haben keinenEinfluß auf den Text im Beleg.

keins

Der Text wird nur angezeigt:Er kann nicht übernommen werden.

N


Arbeiten mit häufig verwendeten Texten

308 April 2001

Der Text wird zum Kopieren angeboten:

Er kann mit Kopf oder Position � Texte � Textübernehmen kopiert werden. (in Banf: Springen �Texte � Text übernehmen). Bis Sie den Text kopieren,werden Änderungen im Stammsatz auch in den Belegübernommen.

*

Texte aus Datenbankfeldern einbindenSie können an beliebiger Stelle im Langtextbild den Inhalt eines Datenbankfeldes einbinden. Soerscheint ein für den betreffenden Beleg spezifischer Wert auf dem Ausgabebeleg.

1. Wählen Sie Einbinden � Symbole � Programmsymbole.

2. Wählen Sie DDIC-Felder aus.

3. Suchen Sie die entsprechende Tabelle / Struktur, bei Bestellpositionen ist dies EKPO undwählen Sie ENTER.

4. Wählen Sie dann das entsprechende Tabellenfeld aus.

Die Druckansicht können Sie sich mit Text � Druckansicht anzeigen lassen.


Nachrichten

April 2001 309

NachrichtenVerwendungDamit die Einkaufsbelege, die Sie im SAP System erstellen, an den Lieferanten übermitteltwerden können (z.B. als Druck, Fax oder über EDI (Electronic Data Interchange)), erzeugt dasSystem zu jedem Einkaufsbeleg eine Nachricht.

Das Erzeugen der Nachricht basiert auf der Konditionstechnik, die ebenfalls für die Preis- undKontenfindung verwendet wird. Die Konditionstechnik wird im folgenden nicht näher erläutert,grundlegende Kenntnisse werden vorausgesetzt. Informationen hierzu finden Sie im AbschnittKonditionstechnik [Seite 352] und in der Dokumentation AnwendungsübergreifendeKomponenten im Abschnitt CA - Nachrichtensteuerung [Extern].

Voraussetzungen� Im Customizing des Einkaufs sind die Nachrichten eingestellt.

Sie können auch mit der Standardeinstellung arbeiten. Lesen Sie hierzu imEinführungsleitfaden (IMG) Tips zur schnellen Einstellung der Nachrichtenfindung.

� Über die Stammdatenpflege im Einkaufsmenü müssen Sie Nachrichtensätze angelegthaben.


Nachricht

310 April 2001

NachrichtDefinitionInformationen, die über verschiedene Medien wie Druck, Mail, EDI oder Fax an den Lieferantengesendet werden.

Ausdruck einer Bestellung oder Anfrage.

VerwendungJedesmal, wenn Sie eine Anfrage, eine Bestellung, einen Kontrakt, einen Lieferplan, einenFeinabruf, einen Lieferabruf oder eine Lieferplaneinteilung anlegen, erstellt das System von dembetreffenden Beleg eine Nachricht. Diese Nachricht wird in die Nachrichtenwarteschlangegestellt. Die Nachrichtenwarteschlange enthält alle noch nicht an den Lieferanten übermitteltenNachrichten.

Nachrichten zu Mahnungen und Erinnerungen bzw. Auftragsbestätigungsmahnungen erstellenSie manuell.

Zur Ausgabe der Nachricht (z.B. als Druck, über Telefax oder EDI) aus der Warteschlangestehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

� sofortige AusgabeDas System gibt die Nachricht direkt, d.h. mit dem Sichern des Belegs, wieder aus derWarteschlange aus.

� spätere AusgabeEntweder planen Sie hierfür einen Hintergrundjob (RSNAST00) ein, der in festgelegtenIntervallen die Nachrichtenwarteschlange abarbeitet, oder Sie starten die Ausgabe direktüber das Einkaufsmenü. In der Regel werden Sie die Nachrichten über denHintergrundjob ausgeben und nur in Ausnahmefällen (z.B. bei Eilbestellungen) dieAusgabe manuell starten.

Sie können Einkaufsbelege mit der Ausgabe auch optisch archivieren. Informationen hierzufinden Sie in der Dokumentation Basis unter SAP ArchiveLink im Abschnitt Ablegen ausgehenderEinkaufsdokumente (MM-PUR [Extern]).

StrukturEine Nachricht enthält u.a. folgende Informationen:

� Sendemedium (z.B. Drucker, EDI, Telematikdienste (Telefax, Telex, Teletex))

� Versandzeitpunkt

Sie können einen der folgenden Zeitpunkte zur Ausgabe aus derNachrichtenwarteschlange vorsehen:

Zeitpunkt Bedeutung

1 Ausgabe beim nächsten Lauf von RSNAST00


Nachricht

April 2001 311

2 Ausgabe beim nächsten Lauf von RSNAST00. Sie können Datum und Uhrzeigeangeben.

3 Manuelle Ausgabe über das Einkaufsmenü Nachrichten � Nachricht ausgeben

4 Sofortige Ausgabe nach dem Sichern des Belegs

� Nummer des Einkaufsbelegs, auf den sich die Nachricht bezieht

� Verarbeitungsstatus (noch nicht verarbeitet, erfolgreich bzw. nicht erfogreich verarbeitet)

� Partner, an den die Nachricht gesendet werden soll

� Benutzer, der sie angelegt hat

Siehe auch:Anwendungsübergreifende Komponenten - CA - Nachrichtensteuerung [Extern]


Nachrichtenart

312 April 2001

NachrichtenartDefinitionSteuert, welche Informationen in welchem Format ausgegeben werden.

VerwendungSie verwenden zum einen für verschiedene betriebswirtschaftliche Vorgänge wie z.B.Bestelldrucke oder Mahnschreiben unterschiedliche Nachrichtenarten. Zum anderen können Sieüber unterschiedliche Nachrichtenarten steuern, daß ein Belegexemplar an den Lieferantengefaxt und ein weiteres Exemplar für Ihre Ablage gedruckt wird.

Im Standard werden folgende Nachrichtenarten ausgeliefert:

Nachrichtenart Bedeutung

NEU Neue Belege. Der komplette Einkaufsbeleg wird als Nachricht ausgegeben.

Änderungsbelege. Änderungen an einem vorhandenen und bereitsausgegebenen Einkaufsbeleg werden ausgegeben. In der Nachricht ist dasÄnderungskennzeichen gesetzt.

LPET

LPFZ

LPE2

LPF2

Lieferplaneinteilungen mit bereits gelieferter Menge

Lieferplaneinteilungen mit kumulierten Mengen, d.h. Fortschrittszahlen

Lieferplaneinteilungen mit offener Wareneingangsmenge

Lieferplaneinteilungen mit Fortschrittszahlen

LPH1

LPH2

Lieferabrufe per EDI

Lieferabrufe per Druck

LPJ1

LPJ2

Feinabrufe per EDI

Feinabrufe per Druck

VNEU Verteilte Kontrakte


April 2001 313

LPMA

LPMF

Mahnungen und Erinnerungen zu Einteilungen mit Fortschrittszahlen

Mahnungen und Erinnerungen zu Einteilungen ohne Fortschrittszahlen

MAHN Mahnungen und Erinnerungen zu einem Einkaufsbeleg

AUFB Mahnung der Auftragsbestätigung

Sie legen Nachrichtenarten im Customizing des Einkaufs an. Sie können pro NachrichtenartVorschlagswerte festlegen, z.B. das Sendemedium oder den Versandzeitpunkt.

Sie pflegen pro Nachrichtenart ein Druckprogramm und ein Formular. Sie können z.B. für jedenBuchungskreis ein anderes Layout des Formulars festlegen, indem Sie für jeden Buchungskreiseigene Nachrichtenarten definieren.



Feinsteuerung für Nachrichtenart

314 April 2001

Feinsteuerung für NachrichtenartVerwendungSie müssen für jede von Ihnen angelegte Nachrichtenart festlegen, für welche Vorgänge dieseNachrichtenart verwendet werden soll, z.B. für die Vorgänge Neuausgabe, Änderungsausgabeoder Ausgabe von Mahnungen.

AktivitätenSie legen die Feinsteuerung im Customizing des Einkaufs bei den Nachrichtenarten fest.


Nachrichtensatz

April 2001 315

NachrichtensatzDefinitionSatz einer Konditionstabelle, der zu einer Nachrichtenart Vorschlagswerte enthält, wie eineNachricht ausgegeben werden soll (über welches Sendemedium, zu welchem Versandzeitpunkt,an welchen Partner etc.).

VerwendungDamit das System zu einem Einkaufsbeleg eine Nachricht erzeugen kann, muß einNachrichtensatz vorhanden sein, dessen Vorschlagswerte zu den Werten aus demEinkaufsbeleg passen.

Sie können im Standard auf folgenden Ebenen Vorschlagswerte für eine Nachrichtenart (z.B.Neuausgabe, Mahnung) festlegen:

� Belegart

(z.B. NB (Normalbestellung), AN (Anfrage))

� Belegart/Einkaufsorganisation/Lieferant

� Einkaufsorganisation/Lieferant für EDI

Sie können im Customizing des Einkaufs unter Nachrichten, Konditionstabellen auch andereEbenen festlegen.

Sie können für folgende Situationen Nachrichtensätze anlegen:

� Alle neuen Bestellungen an den Lieferanten Meier sollten direkt nach demSichern der Bestellung über EDI ausgegeben werden.

� Alle neuen Anfragen an den Lieferanten Müller sollen nach dem Sichern in dieNachrichtenwarteschlange gestellt und von dort manuell auf den Druckerausgegeben werden.

Sie legen Nachrichtensätze als Stammdaten über das Einkaufsmenü an.



Ausgabe von Einkaufsbelegen (Nachrichtenfindung)

316 April 2001

Ausgabe von Einkaufsbelegen (Nachrichtenfindung)EinsatzmöglichkeitenDas System führt immer dann eine Nachrichtenfindung durch, wenn Sie eine Anfrage, eineBestellung, einen Kontrakt, einen Rahmenvertrag, einen Lieferabruf oder eineLieferplaneinteilung anlegen. Nachrichtenfindung heißt, daß das System nach einemNachrichtensatz sucht, dessen Vorschlagswerte zu den Werten aus dem jeweiligenEinkaufsbeleg passen.


Sie können auch mit der Standardeinstellung arbeiten. Lesen Sie hierzu imEinführungsleitfaden (IMG) Tips zur schnellen Einstellung der Nachrichtenfindung[Extern].

� Über die Stammdatenpflege im Einkaufsmenü müssen Sie Nachrichtensätze angelegthaben, siehe Nachrichtensätze anlegen [Seite 318].

Ablauf1. Sie legen den Einkaufsbeleg an.

2. Das System führt eine Nachrichtenfindung durch. Dieser liegt die Konditionstechnikzugrunde, siehe hierzu die Dokumentation Anwendungsübergreifende Komponentenunter CA - Nachrichtensteuerung [Extern].

a) Das System ordnet das für den Einkaufsbeleg gültige Nachrichtenschema zu. ImSchema befindet sich die Nachrichtenart.

b) Über die Zugriffsfolge, die der Nachrichtenart zugeordnet ist, sucht das System inden Konditionstabellen nach einem gültigen Nachrichtensatz, z.B. zu der Belegart.

3. Wenn ein Nachrichtensatz gefunden wird, erzeugt das System mit dessen Angaben(Sendemedium, Versandzeitpunkt etc.) eine Nachricht zu dem Einkaufsbeleg und stelltdiese in die Nachrichtenwarteschlange.

Sie können sich ein Analyseprotokoll zur Nachrichtenfindung sowie die Nachrichtselbst im Einkaufsbeleg über Kopf � Nachrichten ansehen. Sie können an dieserStelle auch die Ausgabekriterien für die Nachricht ändern, siehe Ausgabekriterienändern [Seite 320].

Beachten Sie, daß das Analyseprotokoll nicht gesichert wird und nur unmittelbarnach der Nachrichtenfindung zur Verfügung steht.

4. Die Nachricht wird in Abhängigkeit vom Versandzeitpunkt aus der Warteschlangeausgegeben, siehe Nachrichten ausgeben [Seite 319].

Falls der zugehörige Beleg einem Freigabeverfahren unterliegt und noch nichtfreigegeben wurde, erzeugt das System zwar die Nachricht, Sie können sie jedochnicht anzeigen oder ausgeben.


April 2001 317


Nachrichtensätze anlegen

318 April 2001

Nachrichtensätze anlegen1. Wählen Sie Stammdaten � Nachrichten � <Einkaufsbeleg> � Anlegen.

2. Geben Sie die Nachrichtenart (z.B. NEU für neue auszugebende Einkaufsbelege) ein, für dieSie Kriterien wie Versandzeitpunkt, Sendemedium etc. festlegen wollen.

3. Wählen Sie Bearbeiten � Schlüsselkombination, markieren Sie die Ebene, auf der SieNachrichtensätze anlegen wollen und wählen Sie dann Weiter.

4. Geben Sie Ihre Kriterien ein.Falls zu der Nachrichtenart im Customizing des Einkaufs Angaben zum Versandzeitpunktetc. gepflegt sind, werden diese voreingestellt.Falls die Nachricht über Fax, Teletex oder Telex übermittelt werden soll und imLieferantenstammsatz Angaben zur Fax-, Telex- oder Teletexnummer vorhanden sind,werden diese voreingestellt.Falls Sie als Sendemedium Druck oder Fax gewählt haben, können Sie über Springen �Kommunikationsmittel eine Druckadresse bzw. Faxnummer eingeben.


Sie haben die Nachrichtenart NEU für Bestellungen gepflegt und als SendemediumDruck, als Kommunikationsmittel den Drucker xyz und als Sendezeitpunkt soforteingegeben. Wenn Sie das nächste Mal eine neu angelegte Bestellung sichern,dann gibt das System die Nachricht zu dieser Bestellung direkt nach dem Sichernauf dem Drucker xyz aus.


Nachrichten ausgeben

April 2001 319

Nachrichten ausgebenVoraussetzungen� In der Nachrichenwarteschlange müssen Nachrichten vorhanden sein.

� Die Einkaufsbelege, die den Nachrichten zugrunde liegen, müssen freigegeben sein.

Entweder planen Sie für die Ausgabe einen Hintergrundjob (RSNAST00) ein, der infestgelegten Intervallen die Nachrichtenwarteschlange abarbeitet, oder Sie startendie Ausgabe direkt über das Einkaufsmenü. In der Regel werden Sie die Nachrichtenüber den Hintergrundjob ausgeben und nur in Ausnahmefällen (z.B. beiEilbestellungen) die Ausgabe manuell starten.

Nachrichten mit RSNAST00 im Hintergrund ausgeben1. Wählen Sie System � Dienste � Reporting.

2. Geben Sie rsnast00 ein.

3. Legen Sie in einer Variante die Selektionskriterien fest.

4. Planen Sie den Job ein.

Nachrichten manuell ausgeben1. Wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Nachrichten ausgeben.

Sie gelangen auf das Nachrichtenselektionsbild.

2. Geben Sie die Auswahlkriterien für die auszugebenden Belege ein.

Von der gewählten Applikation hängt ab, ob Ihnen weitere Eingabefelder zur Verfügungstehen.


Die Nachrichtenwarteschlange wird angezeigt.

4. Ausgabe anzeigen: Wenn Sie einen Beleg drucken oder faxen wollen, können Sie ihnanzeigen. Markieren Sie den Beleg und wählen Sie Springen � Nachrichten anzeigen.

5. Testausdruck: Wählen Sie Springen � Probedruck, wenn Sie einen Testdruck des Belegserstellen möchten (z.B. um zu prüfen, ob das Papier im Drucker richtig ausgerichtet ist oderum eine Bestellung Korrektur zu lesen). Ein Testausdruck hat keinen Einfluß auf denVerarbeitungsstatus des Belegs.

6. Markieren Sie den oder die Belege, und wählen Sie Bearbeiten � Nachrichten ausgeben.

Siehe auch:Ausgabekriterien ändern [Seite 320]


Ausgabekriterien ändern

320 April 2001

Ausgabekriterien ändernVoraussetzungenIn der Nachrichenwarteschlange müssen Nachrichten vorhanden sein.

Vorgehensweise1. Sie gelangen zu den Nachrichten wie folgt:

– über den Einkaufsbeleg selbst (Kopf � Nachrichten) oder

– über <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Nachrichten ausgeben.Lassen Sie sich die Nachrichten anzeigen.Markieren Sie die gewünschte Nachricht und wählen Sie Springen � Nachrichtendetail.

2. Ändern Sie auf dem Übersichtsbild z.B. das Sendemedium oder den Partner.Falls die Nachricht gedruckt oder gefaxt werden soll, können Sie über Bearbeiten �Kommunikationsmittel die Druckeradresse bzw. Faxnummer ändern.Den Versandzeitpunkt ändern Sie über Bearbeiten � Zusatzangaben. Sie können hier auchein Datum und eine Uhrzeit eingeben.


Wiederholen von Nachrichten / Änderungsnachrichten

April 2001 321

Wiederholen von Nachrichten / ÄnderungsnachrichtenVerwendungSie können einen bereits ausgegebenen Einkaufsbeleg erneut ausgeben. Ihnen stehen folgendeMöglichkeiten zur Verfügung

� Nachricht wiederholenSie verwenden diese Funktion, wenn Sie den kompletten Einkaufsbeleg erneutausgeben wollen. Beachten Sie, daß das System Änderungen, die seit der letztenAusgabe am Einkaufsbeleg durchgeführt wurden, in der Nachricht berücksichtigt, d.h. eswird immer der aktuelle Stand ausgegeben. Falls Sie alte Stände zur Verfügung habenwollen, müssen Sie den Einkaufsbeleg optisch archivieren, siehe Dokumentation Basisunter SAP ArchiveLink im Abschnitt Ablegen ausgehender Einkaufsdokumente (MM-PUR [Extern]).

� ÄnderungsnachrichtSie verwenden diese Funktion, wenn Sie nur die Änderungen, die seit der letztenNachrichtenausgabe am Einkaufsbeleg durchgeführt wurden, ausgeben wollen.Beachten Sie, daß diese Änderungen ausgaberelevant sein müssen, sonst erzeugt dasSystem zwar eine Nachricht in der Warteschlange, aber da keine druckrelevantenÄnderungen vorliegen, wird sie nicht ausgegeben. Der Status der Nachricht ist dann"erfolgreich verarbeitet".

Druckrelevante Änderungen sind Änderungen an den Feldern, die in der Tabelle T166Cstehen.

Aktivitäten1. Sie gelangen zu den Nachrichten wie folgt:

– über den Einkaufsbeleg selbst (Kopf � Nachrichten) oder

– über <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Nachrichten ausgeben.

Geben Sie den Verarbeitungsstatus 1 (erfolgreich verarbeitet) ein und lassen Siesich die Nachrichten anzeigen

Markieren Sie die gewünschte Nachricht und wählen Sie Springen �Nachrichtendetail.

2. Wählen Sie Bearbeiten � Nachricht wiederholen bzw. Änderungsnachricht.

Das System fügt die neue Nachricht ein. Im Falle einer Änderungsnachricht setzt es dasKennzeichen Änderung.



Mahnungen und Erinnerungen

322 April 2001

Mahnungen und ErinnerungenVerwendungWenn Sie bei den Positionsdetails eines Einkaufsbelegs die Mahnstufen erfaßt haben, kann dasSystem Mahnungen und Erinnerungen erzeugen.

Sie können bis zu drei Mahnstufen eingeben. Die Mahnstufen 10-20-30 bedeuten beispielsweise,daß jeweils nach 10, 20 und 30 Tagen Verspätung des Angebots eine Mahnung/Erinnerunggedruckt wird.

Eine negative Zahl bedeutet, daß eine Erinnerung vor der Angebotsfrist bzw. dem Lieferdatumgedruckt werden soll. Wenn Sie z.B. als Mahnstufe 5- eingeben, wird eine Erinnerung 5 Tage vorder Angebotsfrist gedruckt.


Sie können auch mit der Standardeinstellung arbeiten. Lesen Sie hierzu imEinführungsleitfaden (IMG) Tips zur schnellen Einstellung der Nachrichtenfindung[Extern].


� Der zugrundeliegende Einkaufsbeleg muß an den Lieferanten übermittelt worden sein.

AktivitätenSie erzeugen zuerst zu allen Einkaufsbelegen, die gemahnt werden sollen, Nachrichten undgeben diese dann aus.

Nachricht erzeugen1. Wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Mahnen und Erinnern.

2. Geben Sie die Kriterien zur Auswahl der Belege ein, bei denen geprüft werden soll, obMahnungen und Erinnerungen erzeugt werden sollen.

Geben Sie ein Bezugsdatum ein. Das System nimmt dieses Datum als Basis zurBerechnung der Fristen.

Markieren Sie das Feld Nicht überm. Nachrichten aufl., damit in der erzeugten Liste auchdie Mahnungen und Erinnerungen enthalten sind, die bereits in derNachrichtenwarteschlange stehen, aber noch nicht ausgegeben wurden.


Sie sehen die Belege, bei denen die Fristen nicht eingehalten wurden.

4. Markieren Sie die Belege, für die Mahnungen erzeugt werden sollen und wählen SieBearbeiten � Nachrichten erzeugen.

5. Sichern Sie die Auswahl.


April 2001 323

Mahnung ausgeben6. Um die Mahnung auszugeben, wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Nachrichten �

Nachrichten ausgeben.

7. Geben Sie die gleichen Auswahlkriterien wie in Schritt 2 ein, und führen Sie dasProgramm aus.

8. Markieren Sie die Nachrichten, die ausgegeben werden sollen und wählen SieBearbeiten � Nachricht ausgeben.

Vorgehensweise des Systems beim Erzeugen von NachrichtenDas System prüft auf Basis des Bezugsdatums, welche Belege gemahnt werden können. Esberücksichtigt dabei auch die Bestätigungen. Voraussetzung ist, daß der Bestätigungstyp imCustomizing des Einkaufs als mahnrelevant gekennzeichnet ist.

Sie haben 100 Stück Stahl-1 für den 15.05. bestellt. Als Mahnstufen haben Sie 10-20-30 festgelegt. Der Lieferant bestätigt die 100 Stück zum 17.05.Wenn Sie diese Position dann mahnen und erinnern wollen und als Bezugsdatumden 26.05. eingeben, wird die Position nicht zur Mahnung vorgeschlagen. Wenn Sieals Bezugsdatum den 28.05. eingeben, wird sie vorgeschlagen.

Bei Anfragen wird die Angebotsfrist zugrundegelegt, nicht der Liefertermin.

Bei Bestellungen wird vom Liefertermin ausgegangen.

Bei Lieferplänen mit Abrufdokumentation werden die Termine aus dem zuletzt übermitteltenAbruf herangezogen, nicht die Einteilungstermine.

Siehe auch:Nachrichten ausgeben [Seite 319]


Mahnung der Auftragsbestätigung

324 April 2001

Mahnung der AuftragsbestätigungVerwendungSie können vom Lieferanten für jede einzelne Position eines Einkaufsbelegs (Bestellung,Lieferplan, Kontrakt) eine Auftragsbestätigung fordern. Mit dieser Funktion können SieEinkaufsbelege, zu denen noch keine Auftragsbestätigung vorliegt, auswählen und mahnen.

Voraussetzung� Im Customizing des Einkaufs sind die Nachrichten eingestellt.

Sie können auch mit der Standardeinstellung arbeiten. Lesen Sie hierzu imEinführungsleitfaden (IMG) Tips zur schnellen Einstellung der Nachrichtenfindung [Extern].


� Die jeweilige Position des Einkaufsbelegs hat das Kennzeichen Auftragsbestätigungspflicht.

Siehe Bestätigungen aus Sicht des Einkaufs [Seite 396]

� Der zugrundeliegende Einkaufsbeleg muß an den Lieferanten übermittelt worden sein.

AktivitätenSie lassen sich zuerst zu allen Einkaufsbelegen, die gemahnt werden sollen, Nachrichtenerzeugen und geben diese dann aus.

Nachricht erzeugen1. Wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Überw. Auftragsbestätigung.

2. Geben Sie die Kriterien zur Auswahl der Einkaufsbelege ein, die bezüglich fehlenderAuftragsbestätigung überprüft werden sollen.

� Wenn Sie Nicht überm. Nachrichten aufl. markieren, dann sehen Sie in der erzeugtenListe auch Belege zu denen eine Auftragsbestätigungsmahnung bereits erzeugt, abernocht nicht ausgegeben wurde.

� Wenn Sie das Mahnprogramm im Hintergrund ausführen, dann müssen Sie Nachrichtenerzeug. u. sichern markieren. Das System erzeugt und sichert dann direkt dieNachrichten. Die Ausgabeliste dient nur zur Information.


Sie sehen die Positionen der Einkaufsbelege, zu denen Ihr Lieferant noch keineAuftragsbestätigung geschickt hat.

4. Markieren Sie die Belege, für die Auftragsbestätigungsmahnungen erzeugt werden sollen.

5. Sichern Sie die Auswahl.

Wenn Sie die Nachrichtenfindung so eingestellt haben, daß dieAuftragsbestätigungsmahnung sofort bei der Verbuchung des Anwendungsbelegs


April 2001 325

ausgegeben wird (Versandzeitpunkt 4), dann brauchen Sie die folgenden Schrittenicht auszuführen.

Auftragsbestätigungsmahnung ausgeben1. Um die Mahnung auszugeben, wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Nachrichten

ausgeben.

2. Geben Sie die gleichen Auswahlkriterien wie in Schritt 2 ein und geben Sie fürAuftragsbestätigungsmahnungen die Nachrichtenart AUFB ein.


Vorgehensweise des SystemsDie Vorgehensweise ist abhängig davon, ob Sie mit oder ohne Bestätigungssteuerschlüsselarbeiten.

Ohne BestätigungssteuerschlüsselDas System schlägt einen Einkaufsbeleg zum Mahnen vor, wenn

� der Lieferant noch nicht geliefert hat (nur bei Bestellungen) und

� keine Bestätigungsnummer vorhanden ist (bei Bestellungen und Rahmenverträgen)

Mit BestätigungssteuerschlüsselDas System schlägt eine Bestellung zum Mahnen vor, wenn

� der Lieferant noch nicht geliefert hat und

� die bestätigte Menge kleiner der bestellten Menge ist

Das System berücksichtigt den Überwachungszeitraum, den Sie im Customizing des Einkaufseingestellt haben (Bestätigungen � Bestätigungssteuerung einstellen �Bestätigungsreihenfolge).

Rahmenverträge schlägt das System zum Mahnen vor, wenn keine Bestätigungsnummervorhanden ist.

Siehe auch:Nachrichten ausgeben [Seite 319]


Layout von Einkaufsbelegen

326 April 2001

Layout von EinkaufsbelegenVerwendungDieser Abschnitt beschreibt das Formatieren von Einkaufsbelegen für die Ausgabe als Nachricht.Insbesondere werden folgende Punkte erläutert:

� die Grundfunktionen des Einkaufsformulars

� die Anordnung von Text und Daten in einem Einkaufsbeleg

In diesem Abschnitt werden Grundkenntnisse auf dem Gebiet der SAPscript-Formularevorausgesetzt. Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Basis unter SAPscript imAbschnitt Prinzipien des Formulardrucks [Extern].

FunktionsumfangWas ist ein Formular?In SAPscript dient ein Formular zur Festlegung des Formats und Inhalts eines Belegs. Dasbedeutet, über das Formular wird gesteuert, welche Informationen auf einem Ausgabebeleggedruckt werden und wo sie erscheinen sollen.

Über folgende Elemente im Formular wird die Formatierung gesteuert:

Seitebestimmt das Layout einer jeden Seite eines Belegs. Jede Seite besteht aus einem oder mehrFenstern.

Seitenfensterdefiniert einen Informationsbereich auf einer Seite. Die Lieferantenanschrift ist z.B. einSeitenfenster.

Textelementelegen den Inhalt eines Seitenfensters fest. Textelemente können Text oder Verweise auf Text(d.h. INCLUDE-Anweisungen) enthalten. Außerdem können sie Verweise auf dasEinkaufsdruckprogramm enthalten, das die in einem bestimmten Seitenfensters eines Belegs zudruckenden Informationen bereitstellt (z.B. Bestellmenge, Preis oder Materialnummer).

Absatzformatelegen das Druckformat innerhalb eines Seitenfensters fest, wie z.B. die Schriftart und dieEinzugsebene.

Allgemeines zum EinkaufsformularDas im SAP-Standardsystem enthaltene Einkaufsformular trägt den Namen MEDRUCK. Imeinzelnen steuert MEDRUCK die Ausgabe von Anfragen, Bestellungen, Rahmenverträgen,Einteilungen, Mahnungen/Erinnerungen, Absageschreiben und Änderungsbelegen sowieAuftragsbestätigungsmahnungen.

Der obere Teil jedes Formulars sollte i.d.R. gleich aufgebaut sein; d.h., daß z.B. eine Bestellung,eine Anfrage, ein Auftrag oder ein Rechnungsbeleg Ihrer Firma das Firmenlogo jeweils an dergleichen Stelle haben soll.

Dazu werden in allen Formularen die gleichen Fenster benutzt; z.B. für Briefkopf und ggf.Firmenlogo das Fenster HEADER oder für Bestellnummer und Ihr Zeichen das Fenster INFO.



April 2001 327

Seitenformate und SeitenfensterDas Einkaufsformular bietet zwei Seitenformate: FIRST und NEXT. Das Seitenformat FIRSTenthält die Formatvorgaben für die erste Druckseite (z.B. für die Kopfdaten, die nur am Anfangeines Belegs zu drucken sind). Das Seitenformat NEXT definiert das Format sämtlicherFolgeseiten.

Das System erkennt nur die Seitenfensternamen des Standardformulars. Dahermüssen Sie bei Änderung des Standardformulars die Namen der Seitenfensterverwenden.

Das Fenster MAINDas Seitenfenster MAIN steuert den Ausdruck von Positionen einschließlich Mengen, Preisen,Einteilungen etc.

Die Textelemente des Seitenfensters MAIN enthalten Anweisungen, die das System beimDrucken verwendet. Daraus ermittelt es folgendes:

� die Druckposition von Datenbankfeldern (z.B. der Bestellmenge, der Materialnummer etc.)

� welche Texte auf der betreffenden Seite zu drucken sind (z.B. der Positionskopf)

� Textelemente nehmen Bezug auf Datenbankfelder, über die wiederum die Überschrift (z.B."Bestellung") und die Art des Belegs (z.B. "Änderungsbeleg") ermittelt werden. Der Text zudiesen Feldern wird im Rahmen des Customizing gepflegt.

Jedes Textelement ist mit der Absatzmarkierung /E versehen. Die nach der /E-Marke folgendenZeilen enthalten die Informationen, die in dem betreffenden Textelement gedruckt werden sollen.So beschreibt das Textelement ITEM_HEADER_F die Spaltenüberschriften, die beiBestellpositionen einer Bestellung gedruckt werden sollen.

Pro Textschlüssel muß mindestens eine Textzeile vorhanden sein, und sei es nur eineKommentarzeile (z.B. Absatzformat /*).

Sie können den Inhalt eines Textelements ändern, ändern Sie jedoch keinesfalls denNamen des Textelements im Formular, sonst kann das Druckprogramm den Textnicht finden.

AktivitätenEinkaufsdruckformular ändernIn diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Ausgabe Ihrer Einkaufsbelege durch Änderungdes Standardformulars MEDRUCK eigenen Erfordernissen anpassen können.

VoraussetzungenBevor Sie Änderungen am Standardformular vornehmen, sollten Sie folgendes berücksichtigen:

Formular ändern oder neu erstellen?Sie können entweder das Standardformular ändern oder durch Kopieren des Standardformularsein neues Formular erstellen.



328 April 2001

Wenn Sie das Standardformular ändern, müssen Sie zuerst eine Korrektur anlegen, da dasÄndern des Standardformulars eine Kundenmodifikation darstellt. Danach werden sowohl diegeänderte als auch die SAP-Version des Formulars durch das System gepflegt.

Wenn Sie ein neues Formular erstellen, müssen Sie es der entsprechenden Nachricht(Nachrichtenart) zuordnen (z.B. Bestellung, Absageschreiben etc.). Erst dann ist das Systemimstande, mit dem neuen Formular zu drucken.

Es empfiehlt sich, stets ein eigenes Formular zu erstellen. Dadurch lassen sich Ihreangepaßten Formulare leichter von dem SAP-Standardformular unterscheiden.

BelegartDas Standardformular enthält Formatvorgaben für alle als Nachrichten auszugebendenEinkaufsbelege. Sie haben auch die Möglichkeit, für einzelne Nachrichten (Nachrichtenarten)eigene Formulare zu erstellen, z.B., wenn Rahmenverträge und Bestellungen aufunterschiedlichen Formularen ausgegeben werden müssen.

Wenn unterschiedliche Formulare benötigt werden, dann müssen Sie sie zunächst erstellen unddanach den entsprechenden Nachrichten (Nachrichtenarten) zuordnen.

Layout für EinkaufsbelegeBevor Sie das Formular ändern oder neu erstellen, müssen Sie sich sorgfältig überlegen, welcheInformationen auf dem Formular ausgegeben werden sollen. Zur Entwicklung Ihres eigenenLayouts nehmen Sie die Seitenfensterstruktur des Standardformulars zu Hilfe.

Messen Sie den Bereich genau ab, in dem die Information positioniert werden soll. Hierzukönnen Sie sich verschiedener Maßeinheiten (Zeichen und Zeilen, Zentimeter etc.) bedienen.Kommen in Ihrem Formular in verstärktem Maß unterschiedliche Schriftarten/-größen undProportionalschrift wie Times Roman oder Helvetica vor, sollten Sie eine absolute Maßeinheitverwenden (d.h. eine andere Maßeinheit als Zeichen oder Zeilen).

Außerdem sollten Sie prüfen, ob das Seitenformat der Drucker dem des Formulars entspricht(z.B. Papier mit A4- oder 8x11-Format).

FeldnamenFerner sollten Sie die Feldnamen der Daten angeben, die Sie auf dem Formular ausgebenmöchten.

Formulare für Einkaufsbelege erstellen1. Vom Systemmenü ausgehend, wählen Sie Werkzeuge �SAPscript �Formular.

2. Geben Sie den Namen des neu zu erstellenden Formulars ein. Wählen Sie Formular �Anlegen.

3. Geben Sie in dem eingeblendeten Dialogfenster die erforderlichen Transport-/Korrekturdetails ein. Der Kopf des Formulars erscheint.

Überprüfen Sie die im Kopf enthaltenen Informationen, wie z.B. das Seitenformat und dieSeitenorientierung.

4. Soll das Standardformular kopiert werden, wählen Sie Formular �Übernehmen, geben dannden Namen des Standardformulars (medruck) ein und wählen ENTER.



April 2001 329

Das Standardformular wird in das neue Formular übernommen.

5. Ändern Sie das Formular wie gewünscht. Weitere Hinweise zur Durchführung vonÄnderungen können Sie dem unten beschriebenen Beispiel entnehmen.

6. Wählen Sie Formular �Aktivieren, um das Formular mit Ihren Änderungen zu aktivieren.

7. Ein neu erstelltes Formular muß der entsprechenden Nachricht (Nachrichtenart) zugeordnetwerden. (Weitere Einzelheiten hierzu im Abschnitt "Formulare zuordnen".)

Wenn Sie das Standardformular modifiziert haben und für Einkaufsbelege derzeitdas Standardformular verwendet wird, dann müssen Sie das Formular nichtzuordnen.

Formulare zuordnenNachdem Sie Ihre Formulare angepaßt haben, müssen Sie der Nachrichtenart zugeordnetwerden. Diese Zuordnung wird im Customizing getroffen unter Nachrichten ��Formulare fürNachrichten � Formular und Ausgabeprogramm für <Einkaufsbeleg> zuordnen.


Auswertungen im Einkauf

330 April 2001

Auswertungen im EinkaufVerwendungAls Verantwortliche für den Einkauf möchten Sie sich von Zeit zu Zeit einen Überblick über IhreLieferanten und Einkaufsorganisationen verschaffen. Sie möchten beispielsweise wissen:

� welche Bestellungen bei einem bestimmten Lieferanten in einer Periode gemacht wurden

� zu wie vielen Bestellungen bereits Ware eingegangen ist

� ob ein Lieferant komplett oder nur teilweise geliefert hat

� ob ein Lieferant seine Termine einhält

� ob Waren- und Rechnungseingang korrekt sind

� welchen Durchschnittswert pro Bestellung eine Einkaufsorganisation bzw.Einkäufergruppe erzielt

Mit den Auswertungen, die Ihnen das SAP-System anbietet, erhalten Sie diesen Überblick aufschnelle und komfortable Weise und können entsprechend reagieren.

Für die Einstellung der Auswertungsparameter ist Ihre Systemverwaltungverantwortlich. Wenden Sie sich bitte an sie, wenn Sie andere Einstellungenbenötigen.

IntegrationFür umfangreichere Analysen, insbesondere für die Bestellwertanalyse, können Sie das SAPBusiness Information Warehouse oder das Logistikinformationssystem (LIS) verwenden.

Mit dem SAP Business Information Warehouse, können Sie die Einkaufstätigkeiten und denBeschaffungsprozeß Ihres Unternehmens detailliert analysieren.

Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek.

AktivitätenSie starten Auswertungen, indem Sie im Einkaufsmenü den Einkaufsbeleg anklicken, der Sieinteressiert, z.B. Bestellung oder Anfrage. Wählen Sie Bestellung � Listanzeigen, dannerhalten Sie z.B. folgende Auswertungen zur Auswahl:

� zum Lieferanten

� zum Material

� zur Warengruppe

� zur Bedarfsnummer

� zur Bestellnummer

Die Auswahlmöglichkeiten sind dem jeweiligen Einkaufsbeleg angepaßt, d.h. die Liste kann vonBeleg zu Beleg leicht variieren.


Auswertungen im Einkauf

April 2001 331

Je mehr Informationen die Liste enthält, desto aufwendiger ist die Bearbeitung.Blättern Sie in überbreiten Listen mit der horizontalen Blätterleiste und vergrößernSie Ihr Fenster.

Starten und drucken Sie umfangreiche Auswertungen nur im Hintergrund.

Weitere Informationen zu Auswertungen (bzw. Reports) im SAP-System, finden Sie in derDokumentation Einführung in das SAP-System im Abschnitt Reports [Extern];

Dort erfahren Sie z.B.

� wie Sie Auswertungen finden

� welche Schritte Sie ausführen müssen, um die Listen auf dem Drucker auszugeben


Auswertung erstellen

332 April 2001

Auswertung erstellenDieser Abschnitt erklärt anhand eines Beispiels, wie Sie Kriterien für eine Auswertung eingeben,die Auswertung starten und drucken.

VoraussetzungenÜberlegen Sie, auf welche Informationen es Ihnen ankommt, und grenzen Sie Ihre Auswertungmit den Selektionskriterien so ein, daß sie möglichst überschaubar und aussagekräftig ist.

Sie können das Aussehen Ihrer Liste mit dem Listumfangsparameter und demSelektionsparameter bestimmen.Die beiden Parameter beschreibt der Abschnitt Anpassung von Auswertungen [Seite 335].

VorgehensweiseAngenommen Sie haben bei einem Material eines Ihrer Lieferanten Qualitätsmängel entdecktund möchten nun wissen, welche Bestellungen bei diesem Lieferanten noch offen sind.

1. Wählen Sie aus dem Einkaufsmenü Bestellung � Listanzeigen � Zum Lieferanten. Dannerhalten Sie das Bild Einkaufsbelege zum Lieferant, auf dem Sie die Kriterien zurEingrenzung Ihrer Auswertung auswählen können.

Um Ihre Auswertung einzugrenzen, können Sie folgende Kriterien wählen:

– Lieferant

– Einkaufsorganisation

– Einkäufergruppe

– Werk

– Positionstyp

– Kontierungstyp

Geben Sie mehrere Kriterien ein, um die Liste sinnvoll einzugrenzen. Die Auswertungwird dadurch übersichtlicher und leichter zu bearbeiten.

Wenn Sie sehen möchten, ob zu Bestellungen termingerecht Lieferungen eingegangensind, dann geben Sie den betreffenden Termin im Feld Lieferdatum ein. Das Systemzeigt Ihnen dann den Status der betreffenden Bestellung(en) an.

2. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein. Geben Sie beispielsweise in der ersten SpalteLieferant Eisen00-1 ein, dann selektiert das System alle Einkaufsbelege zu diesemLieferanten.

3. Geben Sie ggf. einen Listumfangsparameter ein.

GültigkeitsstichtagWenn Sie beispielsweise wissen möchten, welche Lieferpläne zu einem bestimmtenTermin gelten, dann geben Sie diesen Termin im Feld Gültigkeitsstichtag ein.

Reichweite bisMöchten Sie wissen, von welchen Lieferplänen Sie zu einem bestimmten Termin nochMaterial erhalten können, dann geben Sie diesen Termin im Feld Reichweite bis ein. DasSystem errechnet aufgrund von Datum und bereits gelieferter Menge, welche Lieferplänebis zu diesem Zeitpunkt laut Statistik noch offene Mengen haben.



April 2001 333

Belege ein-/bzw. ausschließenWählen Sie Auswählen... und Sie erhalten ein Dialogfenster, in dem Sie angebenkönnen, welche Einkaufsbelege - außer denen der Standardeinstellung - die Auswertungeinschließen soll.

4. Starten Sie die Auswertung, dann erscheint die Anzeige am Bildschirm.

Wenn Sie die Liste drucken möchten, wählen Sie Liste� � Drucken.

Von der Auswertung können Sie in folgende Funktionen verzweigen:

� Beleg anzeigen

� Einteilungen anzeigen

� Änderungen anzeigen

� Bestellentwicklung verfolgen

Intervalle selektierenNeben der Eingabe von Einzelwerten im Einstiegsbild einer Auswertung haben Sie auch dieMöglichkeit, Intervalle auszuwählen. Dazu finden Sie rechts neben der ersten Eingabespalte eineweitere, in der Sie einen zweiten Lieferanten, eine zweite Einkaufsorganisation etc. eingebenkönnen.

Mehrere Intervalle selektierenWenn Sie mehrere Intervalle selektieren möchten, stellen Sie den Cursor auf das gewünschteFeld und führen Sie eine Mehrfachselektion durch.

Sie erhalten ein Bild mit mehreren Eingabezeilen, auf dem Sie entweder mehrere Einzelwerteoder mehrere Intervalle selektieren können.

Mit Mehrfachauswahl... bekommen Sie die möglichen Eingabewerte angezeigt. ÜbernehmenSie Ihre Daten und kehren Sie zum Auswahlbild zurück.

SelektionsoptionenBei bestimmten Feldern können Sie angeben, ob die aufgelisteten Daten innerhalb oderaußerhalb des angegebenen Intervalls liegen sollen.

Positionieren Sie den Cursor im gewünschten Feld und wählen Sie Bearbeiten �Selektionsoptionen. Mit Enter kehren Sie auf das Selektionsbild zurück.

Beleg anzeigenUm von der Listanzeige aus eine Bestellung im Detail sehen zu können, stellen Sie den Cursorauf die Bestellnummer und wählen Sie Umfeld � Anzeigen Beleg. Das System verzweigt in dieAnzeige der Bestellung. Kehren Sie zurück zur Auswertung.

Änderungen anzeigenSie können feststellen, ob an einer Bestellung etwas geändert wurde, indem Sie von derListanzeige Springen � Änderungen wählen. Dann erhalten Sie einen Änderungsbeleg mitAngabe der geänderten Daten, dem genauen Zeitpunkt der Änderung und dem Namen desverantwortlichen Sachbearbeiters.

Bestellentwicklung verfolgenSie können die Bestellentwicklung einer bestimmten Position verfolgen, indem Sie den Cursorauf die Position stellen und Springen � Bestellentwicklung wählen. Dann bekommen Sie dieSumme der Waren- und Rechnungseingänge angezeigt. Kehren Sie zurück zur Auswertung.



334 April 2001


Anpassung von Auswertungen

April 2001 335

Anpassung von AuswertungenVerwendungDieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Umfang und Aussehen einer Liste Ihren Anforderungenanpassen. Von den beiden folgenden Parametern hängt ab, welche Informationen angezeigtoder weggelassen werden:

� Selektionsparameter

� Listumfangsparameter

VoraussetzungenDie Schlüssel des Listumfangs- bzw. Selektionsparameters müssen im Customizing desEinkaufs gepflegt sein. (Berichtswesen � Einkaufslisten pflegen)

FunktionsumfangSelektionsparameterMit diesem Parameter können Sie steuern, welche Einkaufsbelege das System Ihnen liefert.Beispielsweise können Sie Auswertungen erzeugen, die nach folgenden Daten selektieren:

� offene Bestellungen

� abgelaufene Lieferpläne

� Lieferpläne oder Bestellungen mit

Wareneingängen kleiner als die Bestellmenge

� Bestellungen mit Rechnungswert größer als Bestellwert

� Bestellungen mit überschrittenem Liefertermin

ListumfangsparameterDieser Parameter bestimmt, welche Daten zu einem Beleg angezeigt werden, d.h. welche ZeilenSie in Ihrer Auswertung erhalten. Sie können entscheiden, ob Sie eine Liste in Kurzform möchtenoder ob sie mehr Informationen enthalten soll, z.B. Zeilen für offene Bestellmenge und -wert oderdie Laufzeit von Rahmenverträgen.

Darüber hinaus können Sie sich beispielsweise die Bestellentwicklung oder die Dokumentationder bisherigen Abrufe als zusätzliche Zeilen in der Liste anzeigen lassen.

Die umfangreichere Liste enthält pro Bestellung nicht nur die einzelnen Positionen, sondern auchden Namen des Lieferanten und den Materialkurztext. Im unteren Teil werden auch die Belegefür Waren- und Rechnungseingang angezeigt. Daneben hat die Liste Zeilen mit folgendenInformationen:

� Umrechnung Basis- in Lagermengeneinheit

� Einteilungen

� Summe der Wareneingänge

� Summe der Rechnungen


Anpassung von Auswertungen

336 April 2001

� offene Liefermenge

� offene Rechnungsmenge


Allgemeine Auswertungen

April 2001 337

Allgemeine AuswertungenVerwendungDieser Abschnitt beschreibt, welche Auswertungen Sie erstellen können, wie Sie die Auswertungstarten und die Darstellung der Informationen in Ihrer Liste selbst bestimmen.

Wozu dienen allgemeine Auswertungen?Sie können Auswertungen über bestimmte Einkaufsbelege durchführen und verschiedeneSummen bilden.

Beispielsweise können Sie ermitteln, wie hoch der Bestellwert für ein Material in einembestimmten Zeitraum ist; oder welche Einkaufsorganisation den größten Anteil amGesamtbestellwert hat.

Beachten Sie, daß gemerkte Bestellungen bei allgemeinen Auswertungen nichtberücksichtigt werden, da diese unvollständige Daten enthalten.

Außerdem können Sie z.B. mehrere Werke, Einkäufergruppen oder Lieferanten miteinandervergleichen.

Führen Sie dazu folgende Arbeitsschritte aus:

� Kriterien für die Auswertung selektieren

� Auswertung starten

� Darstellung der Liste bestimmen

AktivitätenUm eine Auswertung zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Bestellung � Auswertungen � Allg. Auswertungen. Sie erhalten ein Bild, aufdem Sie Ihre Selektionskriterien eingeben können, z.B.:

� Lieferant

� Material

� Warengruppe


� Belegtyp

Wählen Sie Bearbeiten � Freie Abgrenzungen, wenn Sie weitere Kriterien, wie z.B.Materialart, für Ihre Auswertung benötigen. Sie gelangen auf ein Bild, auf dem Siezusätzliche Kriterien aus Kopf- und Positionsdaten auswählen und eingeben können.

2. Geben Sie einen Lieferanten, eine Einkaufsorganisation und den Einkaufsbelegtyp F fürBestellungen ein.



338 April 2001

In den Feldern Belegdatum und Belegdatum bis können Sie den Zeitraum einschränken,der ausgewertet werden soll (z.B. vom 20. bis 22. Oktober).

3. Wählen Sie , daraufhin erscheint eine Grundliste mit allen Bestellungen bei diesemLieferanten im angegebenen Zeitraum.

Darstellung der Auswertung festlegenVon der Grundliste aus können Sie die Darstellung Ihrer Auswertung selbst bestimmen.

Dazu können Sie z.B. zwischen drei Sichten wechseln:

� Kopf- und Positionsdaten

� Einteilungen

� Bestellentwicklung

Wählen Sie Sicht wechseln, um zwischen den einzelnen Sichten zu wechseln.

Spalten ein- oder ausblenden (Anzeigevariante ändern)Sie können den Aufbau Ihrer Liste mit Hilfe einer Anzeigevariante selbst bestimmen und dadurchfestlegen, welche Felder Ihnen angezeigt werden sollen und welche nicht:

� wählen Sie Anzeigevariante auswählen � Anzeigevariante ändern, um einzelne Felder ein-oder auszublenden oder

� positionieren Sie den Cursor auf der entsprechenden Spaltenüberschrift und wählen Sie überdie rechte Maustaste Einblenden oder Ausblenden

Sie können eine Anzeigevariante wiederverwenden, indem Sie diese sichern undggf. als Einstiegsvariante festlegen.

Sie gelangen auf die Grundliste zurück, wenn Sie die verwendete Anzeigevarianteerneut auswählen oder nach dem Summieren die Anzeigevariante ändern und dasKennzeichen für Summieren entfernen.

Daten filternWenn Sie in der Grundliste nur Einkaufsbelege von bestimmten Einkaufsorganisationen,Einkäufergruppen oder Werken sehen möchten, dann können Sie einen Filter setzen:

� Wenn Sie mehrere Filterkriterien verwenden möchten, dann wählen Sie Filter setzen. Sieerhalten ein Fenster, auf dem Sie z.B. die Einkäufergruppe und das Werk als Filterkriterienauswählen können.

Nachdem Sie Übernehmen gewählt haben, erscheint ein weiteres Fenster. Hierkönnen Sie entweder einen Einzelwert oder ein Intervall angeben. Wählen Sie . AlsErgebnis werden Ihnen nur solche Belege angezeigt, die Ihren Filterkriterienentsprechen.

� Wenn Sie nur ein Filterkriterium verwenden möchten, dann positionieren Sie den Cursor aufdem gewünschten Feld und wählen Sie Filter setzen über die rechte Maustaste.

Wenn Sie wieder alle Belege sehen möchten, können Sie den Filter wieder aufheben.



April 2001 339

Daten suchenWenn Sie einzelne Daten, z.B. Materialien, in der Grundliste suchen möchten, dann markierenSie die gewünschte Zeile oder Spalte und wählen Sie Suchen.

Daten sortierenDie Daten in der Grundliste können Sie in verschiedener Reihenfolge sortieren. Markieren Siedie entsprechende Spalte und wählen Sie Absteigend sortieren oder Aufsteigendsortieren.

Summen und Zwischensummen bildenFür numerische Felder, wie z.B. Nettowert oder Menge, können Sie Summen bilden.

So können Sie sich z.B. die Summe des Nettowertes aller Bestellungen bei einem bestimmtenLieferanten anzeigen lassen. Markieren Sie die entsprechende Spalte der Grundliste und wählenSie Summe.

Sie können sich die Summen auch für mehrere Spalten gleichzeitig anzeigen lassen, so daß dersummierte Nettowert und die summierte Bestellmenge gleichzeitig in der Summenzeile angezeigtwerden.

Für andere Daten, wie z.B. Material oder Lieferant, können Sie Zwischensummen bilden. BevorSie die Zwischensumme bilden können, müssen Sie bereits eine Summe gebildet haben.Markieren Sie die entsprechende Spalte und wählen Sie Zwischensummen.

Sie können Zwischensummen auch für mehrere Spalten bilden, so daß Sie z.B. zunächst dieZwischensumme pro Lieferant und dann zusätzlich pro Material sehen möchten.

Beispiel: Summen und Zwischensummen bildenSie möchten aus der Grundliste heraus Summen bilden, um z.B. den Bestellnettowertverschiedener Einkäufergruppen miteinander zu vergleichen.

VorgehensweiseSie befinden sich in der Sicht Kopf- / Positionsdaten.

Zum Summieren gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Spalte Nettowert in der Grundliste und wählen Sie Summe.

2. Markieren Sie anschließend die Spalte Einkäufergruppe und wählen Sie Zwischensummen.

Dann ermittelt das System die Zwischensummen des Bestellnettowertes proEinkäufergruppe.

Wenn Sie nur die Zeilen mit den summierten Werten sehen möchten, dann könnenSie die Einzelzeilen ausblenden, indem Sie die Punkte vor den summierten Wertenin den Summenzeilen anklicken.



340 April 2001

Beleg, Lieferant und Material anzeigenWenn Sie sich z.B. eine Bestellung anzeigen lassen möchten, wählen Sie die Belegnummer inder Grundliste mit Doppelklick aus oder markieren Sie die entsprechende Zeile und wählen SieEinkaufsbeleg � Detail Einkaufsbeleg. Sie verzweigen in die Anzeige des Belegs.


Bestellwertanalyse

April 2001 341

BestellwertanalyseVerwendungDieser Abschnitt beschreibt die Auswertungsmöglichkeiten, die Ihnen das System bietet:

� Summenanalyse

� ABC-Analyse

� Analyse mit Vergleichsperiode

� Häufigkeitsanalyse

Sie können eine der vier Möglichkeiten wählen, mehrere kombinieren oder auch alle in einemArbeitsgang durchführen.

Beachten Sie, daß gemerkte Bestellungen nicht berücksichtigt werden, da dieseunvollständige Daten enthalten.

FunktionsumfangStarten einer BestellwertanalyseAlle vier oben genannten Auswertungen rufen Sie wie folgt auf:

1. Wählen Sie Bestellung � Auswertungen � Bestellwertanalyse.

2. Geben Sie Ihre Auswahlkriterien ein.

Das Bild ist in vier Teilbereiche gegliedert. Sie können folgende Daten eingeben:

� die Währung für die Auswertung

� die Nettobestellwerte für die Häufigkeitsanalyse

� Zeiträume für die Analyse von Vergleichsperioden

� Selektionskriterien, auf die sich die Auswertungen beziehen

Wählen Sie Bearbeiten � Freie Abgrenzungen, wenn Sie weitere Kriterien aus Kopf-und Positionsdaten für Ihre Auswertung benötigen.

3. Wählen Sie , um die Auswertung zu starten.

Sie erhalten eine Liste mit allen Belegen, die Ihren Angaben entsprechen.

SummenanalyseDie Summenanalyse bietet Ihnen einen Überblick über den Wert von Bestellungen.

VorgehensweiseFühren Sie die Bestellwertanalyse entsprechend der Beschreibung im Abschnitt Starten einerBestellwertanalyse durch.


Bestellwertanalyse

342 April 2001

Sie erhalten eine Liste mit allen Belegen, die Ihren Angaben entsprechen. In dieser Liste könnenSie sortieren, filtern, summieren etc.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Allgemeine Auswertungen [Seite 337].

ABC-AnalyseDie ABC-Analyse [Extern] dient zur Festlegung der Bestellwertgrenzen von Lieferanten bzw.Materialien. Das ABC-Kennzeichen hat folgende Ausprägungen:

A Prozentsatz, der den hohen Bestellwert darstellt.

B Prozentsatz, der den mittleren Bestellwert darstellt.

C Prozentsatz, der den geringen Bestellwert darstellt.

Mit Hilfe der ABC-Analyse können Sie z.B. feststellen, wie wichtig die einzelnen Lieferanten sind.Sie bekommen damit auch einen Überblick über eventuelle Veränderungen IhrerLieferantenbeziehungen.

VorgehensweiseGehen Sie folgendermaßen vor, um die ABC-Analyse zu starten:

1. Führen Sie die Bestellwertanalyse entsprechend der Beschreibung im Abschnitt Starteneiner Bestellwertanalyse durch.

Sie erhalten eine Liste mit allen Belegen, die Ihren Angaben entsprechen.

Beachten Sie, daß Filter bei der Durchführung der ABC-Analyse nicht berücksichtigtwerden. Verwenden Sie statt dessen geeignete Auswahlkriterien oder eineentsprechende Anzeigevariante.

2. Markieren Sie eine numerische Kennzahlenspalte in der Liste, z.B. Nettowert.

3. Wählen Sie ABC, um die ABC-Analyse zu starten.

Sie erhalten ein Fenster, auf dem Sie zwischen folgenden Auswertungen für Kennzahlen[Extern] (z.B. Nettowert) und Merkmale [Extern] (z.B. Lieferant, Material) wählen können:

� Kennzahl (prozentual)

� Kennzahl (absolut)

� Merkmale (absolut)

� Merkmale (prozentual)

4. Wählen Sie .

Sie erhalten eine Liste, in der alle selektierten Datensätze den jeweiligen Segmentenzugeteilt wurden.

Wenn Sie z.B. die Auswertung Kennzahl (prozentual) gewählt haben, dann lauten dieVorschlagswerte für die ABC-Analysen 50 zu 30 zu 20 Prozent.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation BC - Basis im Abschnitt ABC-Analyse[Extern].


Bestellwertanalyse

April 2001 343

Analyse mit VergleichsperiodeMit Hilfe dieser Auswertung erkennen Sie Veränderungen der Einkaufstätigkeit. So können Siez.B. feststellen, bei welchen Lieferanten welche Einkaufsorganisation oder Einkäufergruppewieviel bestellt hat, und ob bzw. wie der Wert von dem der Vergleichsperiode abweicht.

VorgehensweiseUm einen Vergleich zweier Perioden zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Bestellung � Auswertungen � Bestellwertanalyse, dann erscheint dasEinstiegsbild der Bestellwertanalyse.

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein und geben Sie in den Feldern Periode 1 - bis undPeriode 2 - bis die beiden Zeiträume an, die Sie miteinander vergleichen möchten.


Sie können keine Perioden miteinander vergleichen, die sich überlappen.

HäufigkeitsanalyseDiese Auswertung können Sie nutzen, um bspw. zu ermitteln, bei welcher Einkaufsorganisationoder bei welchem Lieferant welche Nettobestellwerte am häufigsten vorkommen.

Die Auswertung kann Ihnen als Basis für Verhandlungen mit Lieferanten dienen. Beispielsweisedann, wenn Sie feststellen, daß Sie zahlreiche Bestellungen mit einem Bestellwert größer als2000 DM beim Lieferanten X haben und ein prozentualer Rabatt günstiger wäre als die bisherigeBonusvereinbarung.

VorgehensweiseGehen Sie folgendermaßen vor, um eine Häufigkeitsanalyse durchzuführen:

1. Wählen Sie Bestellung � Auswertungen � Bestellwertanalyse, dann erscheint dasEinstiegsbild der Bestellwertanalyse.

2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein und legen Sie in den Feldern Nettowert 1 bisNettowert 4 die Grenzen für Nettowerte fest, die bei der Auswertung berücksichtigt werdensollen.

Geben Sie in den Feldern Nettowert 1 bis 4 beispielsweise die folgenden Intervalle ein:

– Nettowert 1 bis 500




Wenn Sie vier Nettowertgrenzen angeben, dann werden Belegpositionen mit einemNettowert, der größer als Nettowert 4 ist, in einer zusätzlichen Spalte (>Nettowert 4)ausgewertet.



Bestellwertanalyse

344 April 2001

Sie erhalten eine Liste mit allen Belegpositionen, die den jeweiligen Nettowertintervallenzugeteilt wurden.

Beispiel: Analyse mit Vergleichsperiode und Häufigkeitsanalyse

Sie möchten die Bestellwerte im 1. und im 2. Halbjahr ermitteln und miteinander vergleichen.

Dazu geben Sie als Periode 1 den Zeitraum 01.01.99 bis 30.06.99 und als Periode 2 denZeitraum 01.07.99 bis 31.12.99 an.

Zusätzlich möchten Sie auswerten; bei welchen Bestellpositionen der Nettowert zwischen DM10.000,- und DM 20.000,- liegt. Daher geben Sie als Nettowert 1 DM 10.000,- und als Nettowert2 DM 20.000,- ein.

Nachdem Sie die Auswertung gestartet haben, erhalten Sie folgende Liste:

Bestellung Bestell-datum

Lieferant Nettowert <= Nettowert1

<= Nettowert2

inPeriode

4500000123

28.12.98

Schulz 18.056,- 0 1 0

4500000124

15.03.99

Müller 12.502,- 0 1 1

4500000125

20.06.99

Schneider

8.000,- 1 0 1

4500000126

25.08.99

Meier 5.025,- 1 0 2

4500000127

30.09.99

Becker 3.750,- 1 0 2

In dieser Liste sehen Sie, daß

� die erste Bestellung nicht innerhalb der ausgewerteten Perioden angelegt wurde (Wert 0 inSpalte in Periode)

� die zweite und dritte Bestellung im ersten Halbjahr, d.h. in der Periode 1 angelegt wurden(Wert 1 in Spalte in Periode)

� die letzten beiden Bestellungen im zweiten Halbjahr, d.h. in der Periode 2 angelegt wurden(Wert 2 in Spalte in Periode)

� daß die Nettowerte der ersten beiden Bestellungen zwischen DM 10.000,- und DM 20.000,-liegen, und somit dem Nettowert 2 zugeordnet wurden (Wert 1 in Spalte <= Nettowert 2)


Bestellwertanalyse

April 2001 345

� daß die Nettowerte der anderen Bestellungen unter DM 10.000,- liegen, und somit demNettowert 1 zugeordnet wurden (Wert 1 in Spalte <= Nettowert 1)

Sie können die Nettowerte summieren, Zwischensummen pro Periode bilden unddiese Liste dann verdichten, so daß Ihnen z.B. nur die summierten Nettowerte proPeriode angezeigt werden.


Wareneingangsvorschau

346 April 2001

WareneingangsvorschauVerwendungMit dieser Auswertung können Sie feststellen, wie hoch die Anzahl der erwarteten Lieferungenist, z.B. pro Werk zu einem bestimmten Datum. Anhand dieser Daten und der Angaben zuVolumen, Brutto- und Nettogewicht kann das für die Bearbeitung der Wareneingänge benötigtePersonal eingeplant werden.

FunktionsumfangSie können die Informationen auf folgende Ebenen verdichten:

� Gesamtüberblick

� pro Tag

� pro Stunde

� pro Beleg (z.B. Bestellung)

Aktivitäten1. Um die erwarteten Lieferungen anzuzeigen, wählen Sie Bestellung � Auswertungen � WE-

Vorschau.

2. Geben sie die erforderlichen Daten ein und wählen Sie Programm � Ausführen.

Sie erhalten eine Übersicht der erwarteten Wareneingänge gemäß der gewähltenVerdichtungsebene.

Anlieferungen zu Lieferavisen werden nicht berücksichtigt, da die Performance zustark leiden würde.


Konditionen und Preisfindung (MM-PUR-VM)

April 2001 347

Konditionen und Preisfindung (MM-PUR-VM)EinsatzmöglichkeitenMit dieser Komponente können Sie Preisvereinbarungen, wie beispielsweise Zu- und Abschlägeoder Frachtkosten, die Sie mit dem Lieferanten ausgehandelt haben, im System hinterlegen. Siekönnen diese Konditionen in Angeboten, Rahmenverträgen und Infosätzen eingeben. Zudemhaben Sie die Möglichkeit, allgemeine Konditionen beispielsweise auf Lieferantenebeneabzulegen. Das System zieht die Konditionen dann zur Preisermittlung in Bestellungen heran. Inder Bestellung selbst können Sie dann weitere Konditionen eingeben.

Es gibt folgende Preise im Einkauf:

� Bruttopreis

Preis ohne Berücksichtigung möglicher Zu- und Abschläge

� Nettopreis

Preis mit Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen

� Effektivpreis

Nettopreis abzüglich Skonto und zuzüglich neutraler Rückstellungen,Bezugsnebenkosten und nicht abzugsfähiger Steuern

Sie können in Bestellungen und Rahmenverträgen Konditionen zu Positionen erfassen, zu denenSie keinen Rechnungseingang erwarten. Dafür steht Ihnen der Customer-Exit LMEXF001 zurVerfügung.

Zeitabhängige und nichtzeitabhängige KonditionenEs gibt einerseits Konditionen, die während eines bestimmten Zeitraums gültig sind, undandererseits Konditionen, für die kein gesonderter Gültigkeitszeitraum festgelegt werden kann.Bei letzteren entspricht die Gültigkeit derjenigen des Einkaufsbelegs. Über die Belegart wirdgesteuert, ob zeitabhängige oder nichtzeitabhängige Konditionen angelegt werden.

Wenn Sie einen prozentualen Lieferantenrabatt in einer Bestellung eingeben, ist dieseine nichtzeitabhängige Kondition, geben Sie diesen Rabatt jedoch in einemKontrakt ein, ist die Kondition zeitabhängig.

Nachträgliche Abrechnung von KonditionenSie können auch Konditionen ablegen, die nicht sofort, sondern später fällig sind undnachträglich abgerechnet werden.

Siehe auch:SAP Retail - Nachträgliche Abrechnung [Extern]

SD - Konditionen und Preisfindung [Extern]


Zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Stammkonditionen)

348 April 2001

Zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1HStammkonditionen)VerwendungFür diese Konditionen können Gültigkeitszeiträume und Staffeln festgelegt werden. Zudemkönnen Sie eine Preisspanne (Ober-, Untergrenze) definieren. Wenn das System diese Konditionin eine Bestellung übernimmt, die Kondition in der Bestellung manuell geändert wird und so diePreisspanne über- bzw. unterschreitet, gibt das System eine Fehlermeldung aus.

Bei zeitabhängigen Konditionen werden keine Zwischensummen (Nettopreis,Effektivpreis) gebildet.

Weitere Informationen zu Staffeln finden Sie in der Dokumentation:

SD - Konditionen und Preisfindung: Preisstaffeln [Extern]

SD - Konditionen und Preisfindung: Preisfindung mit Intervallstaffeln [Extern]

Konditionen im Infosatz und in EinkaufsbelegenKonditionen in Infosätzen und Kontrakten sind immer zeitabhängig. Bei Angeboten undLieferplänen können Sie im Customizing über die Belegart steuern, ob zeitabhängige odernichtzeitabhängige Konditionen gepflegt werden können. Im Standard werden Angebote undLieferpläne mit zeitabhängigen Konditionen ausgeliefert.

Die Einkaufsabteilung vereinbart mit Lieferant Meier einen Kontrakt zur Abnahmevon 10.000 Schreibtischen. Der Vertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren. Im erstenJahr gewährt Meier auf jeden Kontraktabruf einen Rabatt von 2%. Für das zweiteJahr wurde eine Mengenstaffel vereinbart: Wenn der Einkauf bis zu 50 Tischebestellt, gewährt Meier einen Rabatt von 1%, bei einer Bestellung zwischen 50 und100 Tischen 2% und ab 101 Tischen 3%.

SAP empfiehlt, bei Angeboten und Lieferplänen mit zeitabhängigen Konditionen zu arbeiten, daIhnen dann umfangreichere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Allgemeine KonditionenNeben zeitabhängigen Konditionen, die für einzelne Angebote, Rahmenverträge bzw. Infosätzegelten, können auch zeitabhängige Konditionen abgebildet werden, die sich auf allgemeinerePreisvereinbarungen beziehen.

Sie können allgemeine Konditionen auf folgenden Ebenen festlegen:

� Lieferant

Die Einkaufsabteilung vereinbart mit Lieferant Huber, daß er im nächsten halbenJahr einen zweiprozentigen Rabatt auf alle Bestellungen gewährt, die bei ihmgetätigt werden.


Zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Stammkonditionen)

April 2001 349

� LieferantenteilsortimentDie Konditionen gelten für alle Materialien aus dem Teilsortiment eines Lieferanten. Sosparen Sie Erfassungsaufwand, da Sie nicht für die einzelnen Materialien dieKonditionen pflegen müssen.

Die Einkaufsabteilung vereinbart mit Lieferant Meier für das Teilsortiment Klebstoffeinen dreiprozentigen Rabatt, wenn mehr als 15 kg aus dem Teilsortiment bestelltwerden. Der Einkauf bestellt aus dem Teilsortiment 10 kg Komponentenkleber und20 kg Flüssigkleber. Lieferant Meier gewährt den Rabatt von 3%.

� KonditionsgruppeDie Konditionen gelten für alle Materialien bei einem Lieferant, denen imEinkaufsinfosatz dieselbe Konditionsgruppe zugeordnet wurde, d.h. Sie sparenErfassungsaufwand (siehe auch Konditionen bei Infosätzen [Seite 239]).

� Warengruppe, Materialart, Incoterms, Rechnungssteller


Nichtzeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Belegkonditionen)

350 April 2001

Nichtzeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1HBelegkonditionen)VerwendungFür diese Konditionen können keine Gültigkeitszeiträume und Staffeln festgelegt werden. DieKonditionen in Bestellungen sind immer nichtzeitabhängig. Bei Angeboten und Lieferplänenkönnen Sie im Customizing über die Belegart steuern, ob zeitabhängige oder nichtzeitabhängigeKonditionen gepflegt werden können. (<Beleg> � Belegarten einstellen)

Bei nichtzeitabhängigen Konditionen werden Zwischensummen (Nettopreis,Effektivpreis) gebildet.

SAP empfiehlt, bei Angeboten und Lieferplänen mit zeitabhängigen Konditionen zu arbeiten, daIhnen dann umfangreichere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.


Konditionen für mehrere Einkaufsorganisationen

April 2001 351

Konditionen für mehrere Einkaufsorganisationen VerwendungKonditionen werden i.d.R. von jeder Einkaufsorganisation individuell ausgehandelt und gepflegt.Wenn Ihr System entsprechend eingestellt ist, können Sie aber auch die Konditionen nutzen, dieeine andere Einkaufsorganisation (Referenzeinkaufsorganisation) ausgehandelt hat, bzw. dieKonditionen Ihrer Einkaufsorganisation anderen zur Verfügung stellen.

Ziel dabei ist es, die vorteilhaften Bedingungen, die die Referenzeinkaufsorganisationausgehandelt und in Form von Konditionen und Kontrakten abgelegt hat, anderenEinkaufsorganisationen zur Verfügung zu stellen. (Das heißt, es handelt sich dabei umeinkaufsorganisationsübergreifendes Arbeiten mit Konditionen und Kontrakten.)

VoraussetzungenSie können im Customizing zur Unternehmensstruktur einstellen, daß

� die allgemeinen Konditionen einer Referenzeinkaufsorganisation auch von anderenEinkaufsorganisationen zur Preisfindung genutzt werden

� mehrere Einkaufsorganisationen auf die Kontrakte einer bestimmtenReferenzeinkaufsorganisation zugreifen können


Konditionstechnik

352 April 2001

Konditionstechnik VerwendungDie Elemente zur Preisfindung werden mittels der Konditionstechnik abgebildet. DieKonditionstechnik wird zur Formulierung von Regeln bzw. Bedingungen genutzt. Aufgrund derKonditionen, die mittels der Konditionstechnik festgelegt werden, ergibt sich ein Preisvorschlag.

Ausführliche Informationen finden Sie in der Dokumentation SD - Konditionen und Preisfindung[Extern].

VoraussetzungenDie Preisfindung wird im Customizing des Einkaufs eingestellt.

FunktionsumfangIm folgenden werden die wichtigsten Elemente zur Preisfindung beschrieben:

� Konditionsart

� Konditionstabelle

� Zugriffsfolge

� Kalkulationsschema

KonditionsartKonditionsarten bilden Preisfaktoren im System ab. Konditionsarten gibt es beispielsweise fürabsolute und prozentuale Rabatte, Frachtkosten, Zölle oder Steuern. Über die Konditionsart wirdfestgelegt, wie der Preisfaktor errechnet wird (z.B. prozentual oder absolut).

GruppenkonditionSie können eine Konditionsart als Gruppenkondition definieren. Wenn die gleiche Kondition inverschiedenen Belegpositionen vorkommt, werden die Positionswerte addiert und das Ergebnisals Basis für die Staffelermittlung verwendet. Wenn die Konditionsart auf Kopfebene eingegebenwird, wird der Wert auf die Positionen verteilt.

ZusatzkonditionZusatzkonditionen sind zeitabhängige Konditionen, die üblicherweise zu einer bestimmtenKonditionsart (Hauptkondition) gepflegt werden. Zusatzkonditionen werden mit ihrerHauptkondition in einem Datensatz in einer Konditionstabelle (= Konditionssatz) gespeichert.

Konditionsarten für Zusatzkonditionen wird keine Zugriffsfolge (s.u.) zugeordnet, da für sie keineigener Konditionssatz gefunden werden muß. Alle Zusatzkonditionen, die das System für einebestimmte Konditionsart vorschlagen soll, müssen in einem eigenen Kalkulationsschema (s.u.)zusammengefaßt sein. Dieses Kalkulationsschema muß bei dieser Konditionsart(Hauptkondition) hinterlegt sein.

Zum Bruttopreis (PB00) werden häfig noch Zu- und Abschläge sowie Frachtkostengepflegt. Deshalb sind diese als Zusatzkonditionen des Bruttopreises angelegt.


Konditionstechnik

April 2001 353

Die Zusatzkonditionen sind im Schema RM0002 zusammengefaßt. Dieses Schemaist der Konditionsart PB00 zugeordnet.

KonditionstypSie können einer Konditionsart einen Konditionstyp zuordnen. Der Konditionstyp hatverschiedene Steuerungsfunktionen, z.B. steuert der Konditionstyp U (für Edelmetallzu- undabschläge), daß beim Wareneingang eine neue Preisfindung durchgeführt wird undKonditionstyp E (für Skonto), daß das Skonto aus den Zahlungsbedingungen abgeleitet wird.

Die für den Einkauf relevanten Konditionstypen sind:

Typ Beschreibung Ist im StandardfolgenderKonditionsartzugeordnet

Weitere Infomationen

H Grundpreis PB00 Im Kalkulationsschema muß immer eineKonditionsart mit dem Konditionstyp Hvorhanden sein. Ausnahme:Umlagerungen

Wenn der Konditionsart eine Zugriffsfolgezugeordnet ist, müssen Sie derKonditionsart einZusatzkalkulationsschema zuordnen.Sonst kann das System keinen Netto-bzw. Effektivpreis ermitteln.

Wenn Sie im Einkaufsbeleg manuelleinen Preis eingeben, wird dieser in dieKonditionsart eingestellt.

B Bezugsneben-kosten

FRA1 Wenn Sie diesen Konditionstypverwenden, können Sie für Materialkostenund Bezugsnebenkosten (z.B. Fracht)gesonderte Rechnungen erfassen

Sie müssen die Konditionsart alsrückstellungsrelevant kennzeichnen.

Sie müssen im Schema einenVorgangsschlüssel (dient derKontenfindung) zuordnen.


Konditionstechnik

354 April 2001

N Nichtabzugs-fähigeVorsteuern

NAVS In Abhängigkeit vom Steuerkennzeichenin der Bestellposition und demSteuerschema ermittelt das System dennichtabzugsfähigen Steueranteil und stelltdiesen in die Konditionsart mit Typ N ein.

Die Konditionsart hat die Rechenregel"absoluter Betrag".

Der Konditionsart ist üblicherweise dieZugriffsfolge zugeordnet, die dieSteuerkennzeichenfindung regelt.

d Bestätigter Preisdes Lieferanten

EDI1, EDI2 Wenn der Lieferant per EDI einen Preisbestätigt, stellt das System den Preis indie Konditionsart mit Typ d ein.

E Skonto SKTO Das System leitet aus denZahlungsbedingungen einen Prozentsatzab und stellt diesen in die Konditionsartmit Typ E ein.

Die Konditionsart geht nur statistisch indie Berechnung ein.

U Edelmetallzu-,abschlag

GAU1, GAU2 Siehe Tagesabhängige Preise fürEdelmetalle [Seite 370]

G Verrechnungs-preis P101 Das System stellt den Verrechnungspreisbzw. Bewertungspreis des Materials in dieKonditionsart mit Typ G ein. Dies istsinnvoll, wenn kein Einkaufspreisvorhanden ist, z.B. bei Umlagerungen.

J Verkaufspreis ohneSteuern (nur fürRetail)

MVK2 (vor Release 4.5AMVK1)

Das System stellt den aktuell gültigenVerkaufspreis ohne Steuern für diebestellende Filiale in die Konditionsart mitTyp J ein. Wenn im Bewertungskreis derFiliale eine Verkaufspreisbewertung aktivist, sollte die Konditionsart in demKalkulationsschema, das für dieeinkaufsseitige Preisfindung verwendetwird, vorhanden sein.


Konditionstechnik

April 2001 355

W Verkaufspreis mitSteuern (nur fürRetail)

MVK0 Das System stellt den aktuell gültigenVerkaufspreis mit Steuern für diebestellende Filiale in die Konditionsart mitTyp W ein. Wenn im Bewertungskreis derFiliale eine Verkaufspreisbewertung aktivist, sollte die Konditionsart in demKalkulationsschema, das für dieeinkaufsseitige Preisfindung verwendetwird, vorhanden sein.

Konditionsarten im StandardEs werden u.a. folgende Konditionsarten ausgeliefert:

Konditionsart Konditionsklasse Beschreibung

PB00 Preis Bruttopreis: Preis ohne Berücksichtigung möglicher Zu-und Abschläge

RB00 Zu-, Abschlag absoluter Rabatt

ZB00 Zu-, Abschlag absoluter Zuschlag

FRB1 Zu-, Abschlag absoluter Frachtbetrag

ZOA1 Zu-, Abschlag prozentualer Zollbetrag

SKTO Zu-, Abschlag Skonto

NAVS Steuern nichtabzugsfähige Vorsteuer

Die Einkaufsabteilung hat mit dem Lieferanten Müller vereinbart, daß sie für jedengekauften Bürostuhl zu 250 DM einen Rabatt von 10 DM erhält. Hierfür wird einInfosatz mit folgenden Konditionen angelegt:

PB00: 250

RB00: 10 (Zusatzkondition)

Diese Informationen schreibt das System in einen Konditionssatz und legt diesen ineiner Konditionstabelle ab.

KonditionstabelleEine Konditionstabelle besteht aus einem oder mehreren Konditionsschlüsseln und einemDatenteil. Der Datenteil enthält eine Nummer, die auf einen Satz in einer weiteren Tabelleverweist. Diese enthält die Konditionssätze.


Konditionstechnik

356 April 2001

Für den vom Einkauf angelegten Konditionssatz steht im Standard die Tabelle 017zur Verfügung. Diese hat die Konditionsschlüssel Lieferant, Material,Einkaufsorganisation und Einkaufsinfotyp.

Sie können auch eigene Konditionstabellen anlegen. Wie Sie in diesenKonditionssätze anlegen, steht in Kundeneigene Konditionen pflegen [Seite 383].

ZugriffsfolgeEine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gültige Sätze inverschiedenen Konditionstabellen sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen. DieAbfolge der Zugriffe steuert die Priorität der einzelnen Konditionssätze untereinander. Durch dieZugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wo jeweils als nächstes nach einem gültigenKonditionssatz gesucht werden soll.

Die Konditionsart PB00 hat die Zugriffsfolge 0002. Innerhalb der Zugriffsfolge sindu.a. folgende Zugriffe festgelegt:

(a) Zugriff auf Konditionstabelle 068 (Ist eine werksabhängige Vertragspositionvorhanden?)

(b) Zugriff auf Konditionstabelle 016 (Ist eine Kontraktposition vorhanden?)

(c) n-ter Zugriff auf Konditionstabelle 017 (Ist ein Einkaufsinfosatz vorhanden?)Bei diesem Zugriff wird der im Beispiel (zur Konditionsart) angelegteKonditionssatz gefunden und die Suche beendet.

Es gibt einige Konditionsarten, für die keine Konditionstabellen angelegt werden(zum Beispiel Kopfabschläge, die nur manuell eingegeben werden, oderZusatzkonditionen). Für diese Konditionsarten muß keine Zugriffsfolge festgelegtwerden.

KalkulationsschemaEin Kalkulationsschema faßt alle Konditionsarten zusammen, die bei der Preisfindung eine Rollespielen. Es legt die Reihenfolge fest, in der die Konditionsarten einberechnet werden. Darüberhinaus legt das Kalkulationsschema folgendes fest:

� welche Zwischensummen gebildet werden

� inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung möglich ist

� auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschläge berechnet

� welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine bestimmte Konditionsartberücksichtigt wird

Es können verschiedene Kalkulationsschemata definiert werden, beispielsweise für die einzelnenEinkaufsorganisationen und/oder Lieferanten.


Konditionstechnik

April 2001 357

Im Standard ist für die Preisermittlung in Einkaufsbelegen das Schema RM0000festgelegt.


Preisfindung

358 April 2001

PreisfindungVerwendungWenn Sie eine Bestellung oder einen Lieferplan mit nichtzeitabhängigen Konditionen anlegen,sucht das System nach gültigen Konditionen und stellt diese in den neuen Beleg ein(Preisfindung).

� Bei Bestellungen wird nach Konditionen in Infosätzen, Kontrakten (beim Kontraktabruf) undallgemeinen Konditionen gesucht.

� Bei Lieferplänen mit nichtzeitabhängigen Konditionen wird in Infosätzen und allgemeinenKonditionen gesucht.

Falls keine Konditionen gefunden werden, aber im Infosatz die letzte Bestellung vermerkt ist,kann das System die Konditionen aus dieser übernehmen. Sie können im Customizing desEinkaufs (Vorschlagswerte für Einkäufer festlegen) einstellen, wie das System die Konditionenaus der letzten Bestellung behandelt.Dies gilt auch, wenn im Infosatz ein Lieferplan mit zeitunabhängigen Konditionen vermerkt ist.

Preisfindung beinhaltet nur das Finden von schon vorhandenen Konditionen. Fallsder Einkäufer also in der Bestellung zusätzlich zu den vom System eingestelltenKonditionen weitere eingibt und sich ein neuer Effektivpreis ergibt, wird dieser Preisnicht über die Preisfindung errechnet.

Falls die Konditionen aus dem letzten Beleg übernommen wurden und der Einkäuferdie Funktion Neue Preisfindung durchführt, werden diese Konditionen nicht mehreingestellt.

Datum der PreisfindungBei der automatischen Preisfindung kann der Preis zum Belegdatum der Bestellung gefundenwerden oder z.B. zum Tagesdatum, Lieferdatum oder dem Datum des Wareneingangs. Aufwelches Datum sich die Preisfindung beziehen soll, können Sie an folgenden Stellen festlegen:

� im Lieferantenstammsatz im Feld Steuerung Preisdatum, falls Sie für alle Materialien einesLieferanten dasselbe Preisfindungsdatum verwenden wollen

� im Einkaufsinfosatz im Feld Preisdatumstyp, falls Sie für ein bestimmtes Material einesLieferanten ein anderes Preisfindungsdatum verwenden wollen

Der Wert im Einkaufsinfosatz hat Vorrang vor dem Wert im Lieferantenstammsatz.

� in der Bestellung im Feld Preisdatumstyp (zu erreichen über Position � Weitere Funktionen� Zusatzdaten)Beim Anlegen einer Bestellung wird der Wert aus dem Infosatz bzw. demLieferantenstammsatz voreingestellt. Aber erst wenn Sie diesen in der Bestellung ändernund eine neue Preisfindung durchführen, wird dieser verwendet.

Der Preisdatumstyp in der Bestellung hat Vorrang.


Preisfindung

April 2001 359

Beispiel:Sie haben im Infosatz festgelegt, daß die Preisfindung mit den Konditionendurchgeführt wird, die zum Lieferdatum gültig sind (Preisdatumstyp 2). Zudem habenSie zwei Gültigkeitszeiträume (vom 01.04.1997 bis 31.04.1997 und vom 01.05.1997bis zum 31.12.1997) mit jeweils unterschiedlichen Konditionen angelegt.

Sie legen eine Bestellung mit Lieferdatum 05.05.1997 an. Der Preisdatumstyp ausdem Infosatz wird übernommen. Bei der Preisfindung werden dann die Konditionendes Infosatzes aus Gültigkeitszeitraum 01.05.1997 bis 31.12.1997 übernommen.

Wenn Sie die Infosatzkonditionen aus dem ersten Gültigkeitszeitraum in dieBestellung übernehmen wollen, müssen Sie in der Bestellung den Preisdatumstypauf Leerzeichen ändern und eine neue Preisfindung durchführen.


Preisfindung (Beispiel)

360 April 2001

Preisfindung (Beispiel)Der Einkauf legt eine Bestellung von 100 Bürostühlen à 250,- DM bei Lieferant Müller an. Fürdiesen Lieferanten ist kein Rahmenvertrag vorhanden, die vereinbarte Kondition (pro Stuhl wirdein Rabatt von 10,- DM gewährt) ist in einem Infosatz abgelegt. Es sind auch keine allgemeinenPreisvereinbarungen festgelegt.

Das System führt eine Preisfindung hierzu wie folgt durch:

1. Zuordnung des Kalkulationsschemas:

RM0000

2. Suche nach Konditionssätzen zu den im Schema aufgeführten Konditionsarten:

Das System sucht nur nach Konditionssätzen zu Konditionsarten, die im Schema alsnicht manuell gekennzeichnet sind.

Konditionsart PB00

a) Ermittlung der Zugriffsfolge

0002

b) Zugriffe innerhalb der Zugriffsfolge 0002

Zugriff auf Konditionstabelle 068 (werksabhängige Vertragsposition) wird nichtdurchgeführt

Zugriff auf 016 (Kontraktposition) wird nicht durchgeführt

nter Zugriff auf 017 (Infosatz) wird durchgeführt und der Konditionssatz wirdgefunden

Dann wird zu den übrigen Konditionsarten nach Konditionssätzen gesucht.

Im Beispiel werden keine weiteren Konditionssätze gefunden, da die Konditionsart RB00 (Rabatt)eine Zusatzkondition zur Konditionsart PB00 sind und somit keine eigene Zugriffsfolge hat.

Das System schlägt dann in der Bestellung einen Preis von 240 DM je Stuhl vor. Der Einkäuferkann dann weitere Konditionen (z.B. Bezugsnebenkosten) eingeben.

Die folgende Grafik zeigt den Ablauf:


Preisfindung (Beispiel)

April 2001 361

Bestellung

Schema

Konditionsart

Zugriffsfolge

Konditions-tabelle - Material

- Lieferant

017

......RM0001RM0000

......U1PB00

0002

. . .n

- Einkaufsbeleg- Positionsdaten- Werk

068


Einige ausgewählte Konditionen

362 April 2001

Einige ausgewählte KonditionenVerwendungInformieren Sie sich über folgende Konditionen:

Steuern [Seite 363]

Geplante Bezugsnebenkosten [Seite 364]

Fremdwährung [Seite 365]

Abweichende Währung [Seite 366]

Abweichender Preis [Seite 367]

Gewichts- bzw. volumenabhängige Konditionen [Seite 368]

Von Bestellmengeneinheit abhängige Konditionen [Seite 369]

Tagesabhängige Preise für Edelmetalle [Seite 370]

Schätzpreis [Seite 372]

Zusätzlich stehen Ihnen aus dem Handelsumfeld die Funktionen Naturalrabatt undBestellmengenoptimierung zur Verfügung.

Siehe dazu Dokumentation

SD - Grundfunktionen und Stammdaten in der Vertriebsabwicklung: Naturalrabatt [Extern]

SAP - Retail: Bestelloptimierung [Extern]


Steuern

April 2001 363

SteuernVerwendungDer Steuersatz wird bei der Bestellung automatisch berücksichtigt. Der Steuersatz wird aus demSchlüssel des Feldes Steuern in der betreffenden Bestellposition abgeleitet.

Das Steuerkennzeichen wird bei der Rechnungsprüfung vorgeschlagen. Damit können Sie denNettopreis des Lieferanten bei Eingang der Rechnung überprüfen.

Nichtabzugsfähige Steueranteile werden bei den Konditionen angezeigt und bei derMaterialbewertung berücksichtigt.

Bei der Preisfindung ist es möglich, das Steuerkennzeichen über die Konditionen vom Systemermitteln zu lassen. Dies ist dann sinnvoll, wenn z.B. unterschiedliche Steuersätze gelten, jenachdem, ob ein Material auf Lager gelegt wird oder direkt in den Verbrauch geht.

Sie können sowohl von einer Bestellung aus, als auch von einem Angebot oder Rahmenvertragfeststellen, wie der Steuerbetrag in den Konditionen einer Position berechnet wurde.

AktivitätenGehen Sie wie folgt vor, wenn Sie die Berechnung des Steuerbetrags anzeigen möchten. (DieseFunktion kann nur bei Positionen mit einem gültigen Steuerschlüssel ausgeführt werden.)

1. Markieren Sie eine Position in der Positionsübersicht.

2. Wählen Sie Position ��Weitere Funktionen ��Steuern.

Das System listet sämtliche Beträge und Konditionsarten auf, die bei dem Steuerbetrageingerechnet wurden. Die Konditionsarten und deren Beträge werden aus demSteuerschema ermittelt, das für Ihr Land im Customizing definiert wurde.

Der Basisbetrag, von dem die einzelnen Steuerbeträge abgezogen werden, stellt denNettowert der Position dar.


Geplante Bezugsnebenkosten

364 April 2001

Geplante BezugsnebenkostenVerwendungGeplante Bezugsnebenkosten sind Bezugsnebenkosten, die im Vorfeld der Bestellung mit demLieferanten selbst, einer Spedition oder einem Zollamt vereinbart werden und beim Erfassen derBestellung eingegeben werden.

Die geplanten Bezugsnebenkosten lassen sich nach folgenden Kriterien unterteilen:

� Herkunft der Kosten

� Frachtkosten

� Zoll

� Berechnung der Kosten

� fixer Betrag, unabhängig vom Lieferumfang

� mengenabhängiger Betrag

� prozentualer Anteil vom Lieferwert

Geplante Fracht- und Zollkosten sind an einen Lieferanten gebunden. Wenn diese nicht von demLieferanten abgerechnet werden sollen, an den die Bestellung geht, dann muß beim Planen derBezugsnebenkosten in der Bestellung ein abweichender Lieferant eingegeben werden, d.h. einFrachtlieferant oder ein Zollamt.

Beim Wareneingang kann der Lieferant geändert werden. Beim Rechnungseingang dagegenkann nur der Frachtlieferant die Bezugsnebenkosten in Rechnung stellen.Geplante Bezugsnebenkosten werden positionsweise in der Bestellung erfaßt. Sie lassen sichnur dann in einer Rechnung buchen, wenn für die dazugehörige Bestellposition einWareneingang erfolgt ist, d.h. die Bezugsnebenkosten auch tatsächlich angefallen sind.

AktivitätenGeplante Bezugsnebenkosten können Sie in der Bestellung im Bild Positionskonditionenhinterlegen.

Um einen abweichenden Lieferanten, d.h. einen Frachtlieferant oder ein Zollamt, zu erfassen,markieren Sie im Konditionsbild die gewünschte Kondition und wählen Springen � Detail.Überschreiben Sie dort das Feld Kreditor.


Fremdwährung

April 2001 365

FremdwährungVerwendungWenn die Bestellung in einer fremden Währung erstellt wird, dann berechnet das System denNettowert der Bestellung anhand des in Ihrem System gepflegten amtlichenUmrechnungskurses.Bei Rechnungseingang kann der Kurs geändert werden, wenn er sich von dem beim Anlegen derBestellung angegebenen Kurs unterscheidet.

Wenn jedoch der in der Bestellung festgelegte Kurs als Grundlage für den Rechnungsbetragdienen soll, dann können Sie in der Bestellung einen festen Umrechnungskurs angeben. Aufdiese Weise gilt für den Rechnungsbetrag zwangsläufig der in der Bestellung vorgegebene Kurs.

AktivitätenUm einen festen Umrechnungskurs für eine Fremdwährung anzugeben, verzweigen Sie in dieKopfdaten der Bestellung, geben den Umrechnungskurs ein und markieren das Feld Kurs fix.


Abweichende Währung

366 April 2001

Abweichende WährungVerwendungWenn Sie eine Bestellung in einer Währung erfassen möchten, die von der abweicht, die ausdem Lieferantenstammsatz vorgeschlagen wird, dann müssen Sie die Währung vor demErfassen der Bestellposition ändern.

AktivitätenUm eine abweichende Währung in der Bestellung zu pflegen, verzweigen Sie vor der Erfassungder betreffenden Position in die Kopfdaten der Bestellung und ändern dort das Feld Währung.


Abweichender Preis

April 2001 367

Abweichender PreisVerwendungEine Preisabweichung entsteht dann, wenn sich der Nettopreis der Bestellposition von dem imMaterialstammsatz enthaltenen Standardpreis oder gleitenden Durchschnittspreis unterscheidet.Wenn der von Ihnen eingegebene Preis nicht dem im Materialstammsatz angegebenen Preisentspricht, erhalten Sie eine Warnung.


Gewichts- bzw. volumenabhängige Konditionen

368 April 2001

Gewichts- bzw. volumenabhängige KonditionenVerwendungSie haben die Möglichkeit, Konditionen gewichts- bzw. volumenabhängig zu pflegen. DieKonditionsarten für Gewichte und Volumen werden dann bei der Preisfindung berücksichtigt.

AktivitätenSie können die Felder Bruttogewicht und Volumen in den Zusatzdaten der Position pflegen.Beide Felder beziehen sich auf eine Bestellmengeneinheit. Das heißt, wenn Sie z.B. 100 StückMaterial A bestellen und ein Stück 10 kg wiegt, dann steht im Feld Gewicht 10 kg (nicht 1000 kg).


Von Bestellmengeneinheit abhängige Konditionen

April 2001 369

Von Bestellmengeneinheit abhängige KonditionenVerwendungSie können zu einzelnen Bestellmengeneinheiten eigene Konditionen erfassen.Bei der Bezugsquellenfindung bietet das System die Bestellmengeneinheiten an, für die Preisegepflegt sind. Wenn im Infosatz z.B. Preise für die Bestellmengeneinheiten Palette und Kistehinterlegt sind, können Sie nur in diesen Einheiten bei dem Lieferanten bestellen. Wenn keinevon der Bestellmengeneinheit abhängigen Konditionen gepflegt sind, dann können Sie in denMengeneinheiten bestellen, die im Infosatz bzw. im Materialstammsatz gepflegt sind.

VoraussetzungenUm mit Konditionen pro Bestellmengeneinheit arbeiten zu können, müssen Sie im Infosatz imBild der allgemeinen Daten das Kennzeichen Variable BME setzen.


Tagesabhängige Preise für Edelmetalle

370 April 2001

Tagesabhängige Preise für EdelmetalleVerwendungFür Preisteile, die tagesabhängig unterschiedlich sind, gibt einen eigenen Konditionstyp. Erbewirkt, daß der Preis für das Material bei der Bestellung und beim Wareneingang anhand desaktuellen Tagespreises neu ermittelt wird. Bei der Bestellung wird das von Ihnen gewählte Datumfür die Preisfindung verwendet; beim Wareneingang das Buchungsdatum.

VoraussetzungenSie müssen im Customizing pro Edelmetall folgende Einstellungen vornehmen:

� eine dimensionslose Maßeinheit definieren (Globale Einstellungen � Maßeinheitenüberprüfen)

� zwei neue Konditionsarten einrichten (Einkauf � Konditionen � Preisfindung festlegen �Konditionsarten festlegen)

� neue Einträge in den Kalkulationsschemata machen Einkauf � Konditionen � Preisfindungfestlegen � Kalkulationsschema festlegen)

Im Standard werden die Einstellungen für ein Edelmetall ausgeliefert. Wenn bei der Preisfindungweitere Edelmetalle berücksichtigt werden sollen, müssen Sie diese im Customizing einrichten.Sie können die im Standard ausgelieferten Einstellungen als Vorlage verwenden und kopieren.

Dimensionslose MaßeinheitSie müssen eine Maßeinheit anlegen, die das Edelmetall mit der Maßeinheit verbindet (z.B. GAUfür "Gramm Gold"). Zu dieser Maßeinheit wird im Materialstammsatz der Anteil des Edelmetallsangegeben (z.B. 1 Stück Draht = 3 GAU).

Zwei neue Konditionsarten1. für den im Materialpreis enthaltenen Edelmetallpreisanteil (GAU1)

2. für den aktuellen Tagespreis des Edelmetalls (GAU2)

Beide Konditionsarten haben die Konditionsklasse A, den Konditionstyp U, die Rechenregel C(mengenabhängig) und beiden muß die gleiche Maßeinheit (z.B. GAU) zugeordnet werden.

Der Konditionsart für den aktuellen Tagespreis (GAU2) muß eine Zugriffsfolge zugeordnetwerden. Im Standard ist dafür die Zugriffsfolge 0001 vorgesehen.

Neue Einträge in den KalkulationsschemataBelegschemaDie beiden neuen Konditionsarten müssen in das Belegschema aufgenommen werden. ImStandard steht das Belegschema RM0000 zur Verfügung.

Die beiden Konditionsarten müssen in der o.g. Reihenfolge in das Belegschema eingetragenwerden. Für beide müssen unterschiedliche, aber direkt aufeinanderfolgende Stufen vergebenwerden. Für beide darf das Kennzeichen Statistisch nicht gesetzt werden.

Die erste Konditionsart muß als manuell gekennzeichnet sein und die Rechenformel '31' haben.


Tagesabhängige Preise für Edelmetalle

April 2001 371

Die zweite Konditionsart darf nicht als manuell gekennzeichnet sein; sie muß die Rechenformel'32' haben und die Bedingung '31'.

Zusatzkalkulationsschema des PreisesIm Standard steht das Belegschema RM0002 zur Verfügung.

Hier müssen Sie die erste Konditionsart (GAU1) eintragen. Das Kennzeichen Statistisch mußgesetzt werden.

AktivitätenZur Pflege der aktuellen Edelmetalltagespreise siehe Kundeneigene Konditionen pflegen [Seite383]


Schätzpreis

372 April 2001

SchätzpreisVerwendungSie können anstatt eines Bestellnettopreises einen Schätzwert eingeben und ihn als solchenkennzeichnen. Bei der Rechnungsprüfung gelten dann höhere Toleranzen fürPreisabweichungen als bei Bestellungen mit exaktem Preis.

VoraussetzungIm Customizing der Rechnungsprüfung müssen die Toleranzen entsprechend eingestellt sein.(Rechungssperre � Toleranzgrenzen festlegen)

AktivitätenUm einen geschätzten Preis zu pflegen, geben Sie im Positionsdetailbild im Feld Nettopreis denBetrag ein, und markieren das Feld Schätzpreis.


Pflege von Konditionen

April 2001 373

Pflege von Konditionen VerwendungSie haben folgende Möglichkeiten:

� Zeitabhängige Konditionen für Infosätze, Anfragen, Lieferpläne und Kontrakte pflegen Siedirekt im Infosatz bzw. dem Einkaufsbeleg.

� Konditionen für Kontrakte und Infosätze können Sie auch über das Stammdatenmenüeintragen. SAP empfiehlt den Einstieg über den Beleg.

� Zeitabhängige allgemeine Konditionen pflegen Sie immer über das Stammdatenmenü.

� Nichtzeitabhängige Konditionen pflegen Sie immer direkt im Beleg.

� Im Stammdatenmenü können Sie zusätzlich

� den Marktpreis eines Materials festlegen

Mit diesem Wert berechnet die Lieferantenbeurteilung das Preisniveau einesLieferanten.

� Konditionssätze zu von Ihnen selbst angelegten Konditionsarten pflegen

� die Preise in Infosätzen, Kontrakten oder Lieferplänen gesammelt ändern

Wie die Konditionen gepflegt werden, ist abhängig davon, ob sie zeitabhängig odernichtzeitabhängig sind.

Die folgende Tabelle führt auf, für welche Belege welche Konditionen gepflegt werden können:

Zeitabhängige Konditionen Nichtzeitabhängige Konditionen

Infosatz Ja Nein

Angebot Abhängig von Belegart Abhängig von Belegart

Lieferplan Abhängig von Belegart Abhängig von Belegart

Kontrakt Ja Nein

Bestellung Nein Ja

Sowohl zeitabhängige als auch nichtzeitabhängige Konditionen können Sie auf Kopf- undPositionsebene festlegen. Eine Ausnahme bilden die Konditionen im Infosatz, diese werden aufInfosatzebene abgelegt.

Bei zeitabhängigen Konditionen können Sie zusätzlich eingeben:

� Zusatzkonditionen

� Gültigkeitszeiträume

� Staffeln

� Ober- und Untergrenzen


Pflege von Konditionen

374 April 2001


Nichtzeitabhängige Konditionen in Bestellung, Angebot, Lieferplan pflegen

April 2001 375

Nichtzeitabhängige Konditionen in Bestellung, Angebot,Lieferplan pflegen1. Legen Sie den gewünschten Beleg an oder wählen Sie einen zum Ändern aus.


– Kopf � Konditionen

– nach Markieren einer Position Position � Konditionen

Sie sehen das Konditionsbild.

Falls aus einem schon existierenden Beleg Konditionen übernommen werden könnenoder allgemeine Konditionen gültig sind, werden diese eingestellt.

3. Geben Sie die gewünschten Konditionsarten mit ihren Beträgen ein.



Zeitabhängige Konditionen im Infosatz, Angebot, Kontrakt, Lieferplan pflegen

376 April 2001

Zeitabhängige Konditionen im Infosatz, Angebot,Kontrakt, Lieferplan pflegen1. Legen Sie den gewünschten Beleg an oder wählen Sie einen zum Ändern aus.


– Kopf � Konditionen

– nach Markieren einer Position Position � Konditionen

– im Infosatz von der Sicht Einkaufsorganisationsdaten 1 Zusätze � Konditionen

3. Falls mehrere Hauptkonditionen vorliegen, sehen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie diegewünschte Kondition auswählen.

Falls mehrere Gültigkeitszeiträume definiert sind, sehen Sie ein Dialogfenster mit denvorhandenen. Wählen Sie einen vorhandenen Zeitraum aus oder legen Sie einen neuenan.

Sie sehen das Konditionsbild. Die Hauptkondition ist eingestellt.

4. Geben Sie den Gültigkeitszeitraum und den Betrag der Hauptkondition ein.

5. Lassen Sie sich die zur Hauptkondition gehörenden Zusatzkonditionen anzeigen:

Wählen Sie die Drucktaste Zusatzkonditionen vorschlagen in der Drucktastenleiste amBildende und geben Sie die entsprechenden Beträge ein.

Sie können die Konditionen, zu denen Sie keine Beträge eingeben möchten, wiederstreichen. Wählen Sie die Drucktaste Zusatzkonditionen wiederherst. und bestätigen Sieim folgenden Dialogfenster mit Ja.

6. Falls gewünscht, legen Sie Staffeln für eine Kondition an:

a) Markieren Sie die Kondition.

b) Wählen Sie Springen � Staffeln.

c) Legen Sie fest, ab welcher Menge bzw. welchem Wert welcher Betrag fällig ist.Beachten Sie, daß die erste Menge bzw. der erste Wert in der Regel 0 sein sollte.

Menge Betrag

0 10

100 9

200 8

Wenn die Menge 0 nicht angegeben wäre, würde das System bei einerBestellmenge unter 100 keinen Preis ermitteln.

7. Falls gewünscht, legen Sie im Detailbild einer Kondition eine Preisspanne fest. Wählen SieSpringen � Detail und geben Sie in den Feldern Unter- bzw. Obergrenze die erforderlichenDaten ein.

Falls die Kondition in der Bestellung manuell geändert wird, und die Preisspanne unter-bzw. überschritten wird, gibt das System eine Fehlermeldung aus.


Zeitabhängige Konditionen im Infosatz, Angebot, Kontrakt, Lieferplan pflegen

April 2001 377



Marktpreis festlegen

378 April 2001

Marktpreis festlegen 1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Preise � Marktpreis.

2. Geben Sie das Material ein, zu dem Sie den Marktpreis pflegen wollen.


Falls schon ein Preis gepflegt ist, wird dieser angezeigt.

4. Wenn Sie einen neuen Preis anlegen oder ändern möchten, dann positionieren Sie denCursor auf dem Material und wählen Kondition � Anlegen bzw. Ändern.

5. Geben Sie den Betrag ein und legen Sie evtl. einen Gültigkeitszeitraum fest.

Die übrigen Funktionen auf diesem Bild spielen für den Marktpreis keine Rolle.



Konditionen auflisten und bearbeiten (Gesamtübersicht)

April 2001 379

Konditionen auflisten und bearbeiten (Gesamtübersicht)Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Konditionen zu bearbeiten:

� Sie können ein Bild mit der Gesamtübersicht aller Selektionskriterien aufrufen.

� Sie können Bilder aufrufen, die eingeschränkte Selektionskriterien haben (und so z.B. nurnach Kontrakt oder Warengruppe selektieren).

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Preise bzw. Zu- und Abschläge �

Gesamtübersicht.


� Sie geben einen Kontrakt und eine Positionsnummer ein.

� Sie geben einen Lieferanten und eine Warengruppe ein.


Die den Selektionskriterien entsprechenden Konditionen werden auf demPreisübersichtsbild angezeigt.

4. Bearbeiten Sie - falls gewünscht - die Konditionen.Siehe Konditionen auf Preisübersichtsbild anlegen [Extern] und Konditionen aufPreisübersichtsbild ändern [Extern].


Konditionen zum Infosatz auflisten

380 April 2001

Konditionen zum Infosatz auflisten 1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Preise � Zum Infosatz.

2. Geben Sie ein:

– Lieferant und Material bzw. Warengruppe oder

– den Infosatz

– Falls Sie die Konditionen nur für bestimmte Werke listen wollen, geben Sie diese ein.


Die Konditionen zum Infosatz werden auf dem Preisübersichtsbild angezeigt.



Konditionen zum Kontrakt auflisten

April 2001 381

Konditionen zum Kontrakt auflisten 1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Preise � Zum Kontrakt.

2. Geben Sie ein:

– nur den Kontrakt, wenn Sie die Kopfkonditionen listen wollen

– den Kontrakt und die Positionsnummer, wenn Sie die Kopfkonditionen und diePositionskonditionen listen wollen


Die Konditionen zum Kontrakt werden auf dem Preisübersichtsbild angezeigt.


Sie können auch weitere Kontrakte zur Bearbeitung auflisten, aus dieser Liste Kontraktein Ihre ursprüngliche Liste übernehmen und dort weiterbearbeiten.

Wählen Sie dazu Bearbeiten � Weitere Kontrakte � Zum Material. Nach Ausführensehen Sie die übrigen Kontrakte zu diesem Material. Markieren Sie die gewünschtenKontrakte und übernehmen Sie sie in Ihre ursprüngliche Liste.


Allgemeine Konditionen auflisten

382 April 2001

Allgemeine Konditionen auflisten 1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Preise � Zur Warengruppe bzw. Zu- und

Abschläge und dann die gewünschte Ebene, z.B. Zum LTS.



Die Konditionen zur ausgewählten Ebene werden auf dem Preisübersichtsbild angezeigt.



Kundeneigene Konditionen pflegen

April 2001 383

Kundeneigene Konditionen pflegenVoraussetzungenWenn Sie eigene Schlüsselkombinationen für Konditionen benötigen und deshalb eigeneKonditionstabellen angelegt haben, können Sie Konditionssätze in diesen anlegen.

Der Kondition muß eine Zugriffsfolge zugeordnet sein.

Wenn Sie diese Funktion nutzen, um Konditionen für nicht im Standard definierteKonditionsarten einzugeben, achten Sie bitte darauf, daß der Bezug zurKonditionsart in Ihrem Schema hergestellt sein muß. Dies gilt auch, wenn Sie dieKalkulationsschemata im Standardsystem verändert haben.

MetalltagespreiseAn dieser Stelle pflegen Sie auch die Metalltagespreise.

Wenn Sie im Einkaufsinfosatz den Bruttopreis pflegen, müssen Sie eine Kondition für denEdelmetallpreis pflegen, der diesem Bruttopreis zugrundeliegt. Im Standard steht dieKonditionsart GAU1 zur Verfügung. Pflegen Sie für diese Konditionsart z.B. einen Goldpreis von20 DM pro Gramm.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Sonstige � Anlegen.

2. Geben Sie die Konditionsart ein.


– alle Konditionssätze zur Konditionsart gemäß Ihren Selektionskriterien auflisten

Wählen Sie Umfeld � Konditionsinfo und geben Sie die Selektionskriterien ein.Nach Ausführen sehen Sie alle Konditionstabellen, in denen Sätze zu dieserKonditionsart vorhanden sind.Sie können hier auch Änderungen vornehmen.

– Konditionssätze in einer bestimmten Konditionstabelle anlegen

Wählen Sie Bearbeiten � Schlüsselkombination, markieren Sie den Schlüssel dergewünschten Konditionstabelle und drücken Sie ENTER.Legen Sie die Konditionen an.

4. Sichern Sie Ihre Eingaben.


Preise gesammelt ändern

384 April 2001

Preise gesammelt ändernSie können die Preise eines Lieferanten in Infosätzen, Kontrakten oder Lieferplänen (nur solchemit zeitabhängigen Konditionen) auf zwei Arten ändern:

� BruttopreisDie Preisänderung wird direkt in den Bruttopreis eingerechnet.

� Konditionsart Die Preisänderung bezieht sich nur auf eine bestimmte Konditionsart. Wenn diePreisänderung nur die Frachtkosten betrifft, dann können Sie die Änderung auf dieKonditionsart für Frachtkosten beschränken.

Falls Preisstaffeln vorliegen und der Zeitraum, in dem die Änderungen wirksam sein sollen, denGültigkeitszeitraum der Preisstaffeln überlappt, dann wird nur der Preis in der ersten Staffelumgesetzt und dieser Wert in die übrigen Staffeln übernommen.

Im Infosatz zum Material Stahl-1 und Lieferant Müller liegt folgende Preisstaffel vor:

01.12.1997 bis 31.12.1997: 100 DM

01.01.1998 bis 31.12.1998: 120 DM

Sie erhöhen die Konditionen im Zeitraum 01.12.1997 bis 31.12.1998 um 10%.

Die Preisstaffel ist dann wie folgt:

01.12.1997 bis 31.12.1997: 110 DM

01.01.1998 bis 31.12.1998: 110 DM

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten � Konditionen � Preisänd.Lieferant � <Beleg>.


2. Geben Sie Einkaufsorganisation, Lieferant und Ihre sonstigen Selektionskriterien ein.

3. Legen Sie fest, ob sich die Preisänderung auf den Bruttopreis oder eine Konditionsartbezieht:

– BruttopreisGeben Sie entweder einen absoluten oder prozentualen Wert ein.

– KonditionsartNehmen Sie die Markierung des Feldes Bruttopreis zurück und geben Sie dieKonditionsart sowie einen absoluten oder prozentualen Wert ein.

4. Legen Sie über das Feld Vorzeichen fest, ob der zu ändernde Wert positiv oder negativ istoder ob die bisherige Kondition durch die neue ersetzt werden soll, das Vorzeichen jedochnicht.

5. Soll die Änderung nicht für die Preisstufen einer Staffel gelten, dann nehmen Sie dieMarkierung des Feldes Staffelzeilen zurück. Preisänderungen in Staffeln sind nur möglich,wenn sie in Prozentwerten ausgedrückt werden.


Preise gesammelt ändern

April 2001 385

6. Legen Sie die Gültigkeit für die Preisänderung auf eine der beiden folgenden Arten fest:

– Geben Sie in den Feldern Konditionen gültig von/bis den Gültigkeitszeitraum ein, wenndie Preisänderung für eine bestimmte Zeitspanne gilt.

SAP empfiehlt diese Vorgehensweise.

Beachten Sie bitte, daß die bestehenden Gültigkeitszeiträume entsprechend demneu eingegebenen Zeitraum geändert werden.Gelten die Konditionen für einen Infosatz z.B. für das laufende Jahr, diePreisänderung betrifft jedoch nur die Monate Mai und Juni, dann unterteilt dasSystem den bisherigen Zeitraum in drei Perioden: Januar - April, Mai - Juni und Juli -Dezember.

– Geben Sie im Feld Konditionen gültig am das Datum ein, ab dem die Änderung in Krafttreten soll. Die Änderung ist dann für alle Konditionen wirksam, die an diesem Stichtaggelten.

7. Preisänderungen werden im Standard zunächst nur simuliert. Um die Änderungendurchzuführen, müssen Sie die Markierung des Feldes Testlauf zurücknehmen.


Die alten und die neuen Preise mit dem Gültigkeitszeitraum werden angezeigt.

9. Sichern Sie die Änderungen.

Wenn Sie Preisänderungen für Lieferpläne, Kontrakte oder Infosätze IhrerLieferanten durchführen, dann können Sie sich diese Änderungen in denentsprechenden Belegen anzeigen lassen.

Im Rahmenvertrag: Position � Kondition � Umfeld � Änderungen � JeKonditionssatz

Im Infosatz: Zusätze � Konditionen � Umfeld � Änderungen � Je Konditionssatz


Zeitabhängige Konditionen gesammelt ändern (Konditionsindex)

386 April 2001

Zeitabhängige Konditionen gesammelt ändern(Konditionsindex)VerwendungSie können zeitabhängige Konditionen und deren Gültigkeitszeiträume, Verwaltungsdaten etc. inInfosätzen, Kontrakten oder Lieferplänen gesammelt ändern.

Wenn Sie Konditionsindizes verwenden, dann können Sie Kriterien (z. B.Lieferant/Einkaufsorganisation), über die Konditionen zum Ändern ausgewählt werden, selbstfestlegen.

Die zu bearbeitenden Konditionen werden über Konditionstabellen ausgewählt, die imCustomizing angelegt werden.

VoraussetzungenWeitere Informationen finden Sie im Customizing des Einkaufs unter Konditionen ��

Konditionsindex einstellen.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Einkauf ��Stammdaten ��Konditionen ��Preise ��Konditionsindex.

2. Geben Sie die gewünschte Konditionsart ein, z.B. Bruttopreis PB00, und wählen SieBearbeiten ��Selektion über Index.

Sie erhalten ein weiteres Fenster, auf dem Sie aus den derzeit im System verfügbarenKonditionsindizes den gewünschten auswählen können, z.B. Lieferant/EinkOrg, undwählen Sie .

3. Geben Sie Ihre Auswahlkriterien ein, z. B. Einkaufsorganisation 0001, und wählen Sie .

4. Ändern Sie die Konditionen, z.B. den Bruttopreis, und wählen Sie , um Ihre Eingaben zusichern.

ErgebnisDamit Ihren Änderungen in die entsprechenden Belege übernommen werden, müssen Sieanschließend die Preise im Hintergrund ändern.

Markieren Sie bei der Preisänderung im Hintergrund auf dem Einstiegsbild dasKennzeichen Gültigkeit nicht prüfen, damit die Preise in allen ausgewählten Belegenaktualisiert werden.

Wenn Sie das Kennzeichen nicht setzen, dann wird der Preis nicht in allenausgewählten Belegen aktualisiert, sondern nur in solchen, in denen ein neuerGültigkeitszeitraum erreicht wurde.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Preise im Hintergrund ändern [Seite 389].


Währung ändern

April 2001 387

Währung ändernSie können die

� Vorschlagsbestellwährung im Lieferantenstammsatz in Euro umsetzen. DerMindestbestellwert wird angepaßt.

Wählen Sie hierzu Umfeld � Währungsumstellung � Lieferant.

� Währung der zeitabhängigen Konditionen in Infosätzen, Kontrakten und Lieferplänen sowiekundeneigene Konditionen ab einem bestimmten Stichtag in Euro umsetzen.

Wählen Sie hierzu Umfeld � Währungsumstellung � Konditionen.

Sie können auch eine andere Währung als Euro wählen.


Variantenkonditionen im Infosatz pflegen

388 April 2001

Variantenkonditionen im Infosatz pflegenVoraussetzungenDas Material, zu dem der Infosatz angelegt oder geändert wird, ist konfigurierbar.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Stammdaten � Infosatz � Anlegen oder Ändern.

2. Geben Sie den Lieferanten, das konfigurierbare Material, die Einkaufsorganisation und dasWerk ein.


4. Machen Sie beim Anlegen die erforderlichen Angaben (siehe Infosatz für Material mitStammsatz anlegen [Seite 244]).

5. Wählen Sie Zusätze � Variantenkonditionen.

6. Geben Sie einen Variantenschlüssel ein.

7. Markieren Sie den Variantenschlüssel und wählen Sie diesen aus.

Sie gelangen auf ein Fenster mit den für die Variantenkondition definiertenKonditionsarten.

8. Wählen Sie die gewünschte Konditionsart aus und legen Sie fest, in welchem Zeitraum dieZu- und Abschläge gültig sein sollen.

9. Geben Sie den Betrag ein und sichern Sie.

ErgebnisWenn das nächste Mal in einem Kundenauftrag das Material benötigt wird (d.h. daskonfigurierbare Material wird entweder so konfiguriert, daß ein Merkmalwert erreicht wird oder esist bereits so konfiguriert), dafür eine Banf erzeugt und in eine Bestellung umgesetzt wird, ziehtdas System in der Bestellung bei der Preisfindung die Variantenkonditionen heran.

Siehe auch:Variantenkonditionen im Einkauf [Extern]


Preise im Hintergrund aktualisieren

April 2001 389

Preise im Hintergrund aktualisierenVoraussetzungenSie haben eine Jobvariante angelegt, in der Sie die zu bearbeitenden Kontrakte, Lieferpläne bzw.Infosätze festgelegt haben.

Lieferpläne müssen zeitabhängige Konditionen haben.

Da das System ab Release 4.0 die Preise automatisch aktualisiert, ist es nichtunbedingt erforderlich, diese Funktion zu verwenden.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Rahmenvertrag bzw. Stammdaten � Kontrakt bzw. Lieferplan bzw. Infosatz �

Folgefunktionen � Preise setzen HintGr.

2. Legen Sie die Kriterien für den Job fest und sichern Sie.

ErgebnisDas System führt eine neue Preisfindung für die in der Jobvariante festgelegten Belege durch,d.h. die z.Z. gültigen Konditionen werden zur Ermittlung des aktuellen Preises herangezogen.

Wenn Sie keinen Testlauf durchgeführt haben und der ermittelte Preis vom Preis im Kontrakt,Lieferplan bzw. Infosatz abweicht, wird der bisherige Preis durch den aktuellen Preis ersetzt.


Automatische Beleganpassung bei Konditionsänderungen

390 April 2001

Automatische Beleganpassung beiKonditionsänderungenVerwendungWenn sich Konditionen nach dem Anlegen einer Bestellung ändern und diese neuen Konditionenbereits für die weitere Verarbeitung gelten sollen, kann das System sie automatisch in allenbetroffenen Belegen ändern. Damit werden z.B. Rechnungsdifferenzen und die Fortschreibungeines falschen Gleitenden Durchschnittspreises vermieden.

Der Bestellpreis des Lieferanten wird geändert, bevor die Rechnung bezahlt ist.

VoraussetzungenVoraussetzung für die automatische Beleganpassung bei Konditionsänderungen ist, daß nochkeine Folgebelege im System vorhanden sind. Bestelldaten sind z.B. änderbar, solange nochkeine Rechnungseingänge erfolgt sind, oder Etiketten gedruckt wurden. Sofern einWareneingang erfolgt ist, werden die Bewertungsdaten gegebenenfalls bei derRechnungsprüfung korrigiert. Dies wird auch für nachträglich abzurechnende Konditionensichergestellt.

Welche Konditionsarten und Konditionstabellen bei der automatischen Beleganpassungfortgeschrieben werden sollen, können Sie im Customizing definieren.

FunktionsumfangDas System ermittelt, in welchen Belegen geänderte Konditionen verwendet werden und paßtdiese an.

Die automatische Belegänderung wird genauso ausgeführt, als würden Sie die Daten in denbetroffenen Belegen manuell ändern. Bei der Bestellung wird also eine komplett neue Bewertungdes Belegs durchgeführt. Das geschieht selbst dann, wenn nur eine Kondition geändert wurde,weil es sich bei der geänderten Kondition um eine Kopf- oder Gruppenkondition handeln könnte.

Beim Sichern des Belegs werden alle Daten neu geschrieben, die auch beim manuellen Ändernbetroffen gewesen wären. Weil die betroffenen Konditionen genau bekannt sind, wird jedochkeine komplett neue Preisfindung durchgeführt. Stattdessen werden die geändertenKonditionssätze über eine neue Preisfindungsvariante ermittelt. Hierzu müssen sowohl die altenals auch die neuen Preisfindungsdaten im System vorhanden sein.

AktivitätenDie Anpassung der Belege stoßen Sie vom Einkaufsmenü aus über Bestellung �Folgefunktionen � Auto. Beleganpassung bzw. falls Sie ein Retail-System einsetzen überEinkauf � Bestellung und dann Bestellung � Auto. Beleganpassung an.


Bestätigungen

April 2001 391

BestätigungenDer Begriff Bestätigung [Extern] faßt unterschiedliche Informationen eines Lieferanten an einenKunden zusammen.

Zum Beispiel sind folgende Bestätigungen möglich:

� Auftragsbestätigungen

� Verlade- bzw. Transportbestätigungen

� Lieferavise

Die im Einkauf am häufigsten verwendete Bestätigung ist die Anlieferung [Extern], die aufgrundeines eingehenden Lieferavis angelegt wird. Das Lieferavis dient der Zusicherung einesLiefertermins für eine bestimmte Menge bestellter Materialien bzw. Dienstleistungen von einemLieferanten an eine Einkaufsorganisation.

StrukturBestätigungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, können Sie manuell eingeben oder perEDI empfangen und automatisch verarbeiten.

Beim Arbeiten mit Bestätigungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

� Wenn Sie nur wissen möchten, ob eine Auftragsbestätigung eingegangen ist, dann könnenSie die Bestätigungsnummer erfassen und dadurch den Bestätigungseingang überwachen.

� Wenn Sie im Einkauf, der Bestandsführung und der Disposition auf Informationen derBestätigungen zugreifen möchten, dann sollten Sie die bestätigten Mengen und Termineerfassen.


Beschaffung mit Bestätigungen

392 April 2001

Beschaffung mit BestätigungenEinsatzmöglichkeitenWenn Sie mit Bestätigungen arbeiten, haben Sie den Vorteil, daß die Disposition nichtausschließlich von den Lieferterminen und -mengen in der Bestellung bzw. Lieferplaneinteilungausgehen muß .

Bestätigungen ermöglichen Ihnen, exakter zu disponieren, da Sie in der Zeitspanne zwischenBestelltermin und gewünschtem Liefertermin vom Lieferanten immer verläßlichere Informationenüber die zu erwartende Lieferung erhalten.

Außerdem können Sie alle Bestätigungen überwachen und ausstehende Auftragsbestätigungenmahnen.

Wenn Sie ausschließlich Auftragsbestätigungen von Ihren Lieferanten empfangen,deren Eingang Sie überwachen möchten, dann erfassen Sie nur dieBestätigungsnummer. In diesem Fall stehen Ihnen im Beschaffungsprozeß keineInformationen zu bestätigten Mengen und Terminen zur Verfügung.

Siehe: Bestätigungen aus Sicht des Einkaufs [Seite 396]

IntegrationDie Informationen aus eingegangenen Bestätigungen stehen Ihnen in der Bestandsführung undbeim Wareneingang zur Verfügung.

Sie können für jeden Bestätigungstyp im Customizing hinterlegen, ob er disporelevant ist. D.h.die Mengen und Termine der disporelevanten Bestätigungstypen erscheinen in der aktuellenBedarfs-/Bestandsliste [Extern]. Es können ein oder mehrere Bestätigungstypen disporelevantsein; doch der zuletzt erwartete Bestätigungstyp muß WE-relevant sein.

Wenn Sie einen Wareneingang buchen, wird die Bedarfs-/Bestandsliste aktualisiert, d.h. Mengenund Termine des dispo- und WE-relevanten Bestätigungstyps werden dann aus der Listegelöscht.

Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Bestätigungen aus Sicht der Disposition[Seite 412] und Bestätigungen aus Sicht der Bestandsführung [Seite 416].

Wenn Sie den Wareneingang bestätigungsbezogen buchen möchten, dann sollten Sie imCustomizing des Einkaufs bei dem gewünschten Bestätigungstyp das Kennzeichen WE-Zuordnung setzen.

Eine Zuordnung zu eingegangenen Bestätigungen beim Wareneingang (WE) bedeutet, daß beimWE die Menge aus der zugehörigen Bestätigung vorgeschlagen wird, und daß der WE genau diezugehörige Bestätigung in der aktuellen Bedarf-/Bestandsliste abbaut.

Bitte beachten Sie, daß Sie einen Wareneingang nur buchen können, wenn bereitseine Bestätigung, z.B. eine Anlieferung, erfaßt wurde.



April 2001 393

Falls der Wareneingang vor der Anlieferung erfolgt, können Sie den Wareneingangnicht buchen, da der Wareneingang dann keiner Anlieferung zugeordnet werdenkann.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestätigungsbezogener Wareneingang [Seite417].

VoraussetzungenWenn Sie Bestätigungen von Ihren Lieferanten empfangen möchten, dann müssen Sie imCustomizing des Einkaufs die Bestätigungssteuerung pflegen (Bestätigungen �Bestätigungssteuerung):

� Die Bestätigungstypen, die Sie von Ihren Lieferanten empfangen und manuell erfassenmöchten, müssen Sie im Customizing des Einkaufs definieren. (Bestätigungen �Bestätigungssteuerung � Externe Bestätigungstypen)

� Über EDI können Sie nur Auftragsbestätigungen und Lieferavise empfangen undautomatisch verarbeiten.

Den externen Bestätigungstypen für Auftragsbestätigung und Lieferavis sind imStandardsystem bereits die entsprechenden internen Bestätigungstypen zugeordnet.(Customizing des Einkaufs: Bestätigungen � Bestätigungssteuerung � InterneBestätigungstypen)

Wenn Sie keine internen Bestätigungstypen zuordnen, dann können Sie keineBestätigungen über EDI empfangen.

� Sie können für jeden Bestätigungstyp im Customizing hinterlegen, ob die Informationen nurfür den Einkauf oder auch für die Disposition und Bestandsführung zur Verfügung stehensollen. Markieren Sie unter Bestätigungsreihenfolge für die betreffenden Bestätigungstypendie Kennzeichen disporel. und WE-relev.

� Außerdem können Sie im Customizing hinterlegen, in welcher Reihenfolge Sie verschiedeneBestätigungen erwarten.

� Sie können festlegen, daß Ihr Lieferant eine Lieferempfangsbestätigung (LEB) erhält,nachdem ein Wareneingang mit Bezug zu einer Anlieferung erfaßt wurde. Dazu müssen Siein der Bestellung oder im Lieferplan einen Bestätigungssteuerschlüssel verwenden, der eineAnlieferung vorsieht und LEB-relevant ist.

Wenn Sie ausschließlich die Betätigungsnummer von Auftragsbestätigungenerfassen, um deren Eingang zu überwachen, dann sind keine Einstellungen imCustomizing erforderlich.

AblaufDer folgende Ablauf zeigt in einem kurzen Überblick welche Funktionen Sie beispielsweise beimArbeiten mit Bestätigungen nutzen können.

1. Sie vereinbaren mit Ihrem Lieferanten, daß er Ihnen zu Bestellungen bzw.Lieferplaneinteilungen Bestätigungen schickt.



394 April 2001

2. Sie legen eine Bestellung bzw. eine Lieferplaneinteilung an und übermitteln sie an IhrenLieferanten.

Sie können pro Position festlegen, ob Sie ausstehende Auftragsbestätigungen mahnenwollen. Andere Bestätigungstypen können nicht gemahnt werden.

Siehe: Bestellung bzw. Rahmenvertrag mit Bestätigungsaufforderung anlegen [Seite406]

3. Sie erwarten den Eingang der Auftragsbestätigung:

a. Die Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten geht nicht termingerecht ein.

Wenn Sie das Kennzeichen Bestätigungspflicht in der Bestellung gesetzt haben undIhr Lieferant keine Auftragsbestätigung geschickt hat, dann können Sie dieausstehende Auftragsbestätigung mahnen.

Siehe: Mahnung der Auftragsbestätigung [Seite 324]

b. Der Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung.

Sie erfassen die Bestätigungsangaben in der Bestellung bzw. im Lieferplan.

Wenn Sie Bestätigung per EDI empfangen haben, verarbeitet das System die Datenautomatisch.

Siehe: Bestätigungen manuell pflegen [Seite 408] und Bestätigungen über EDIempfangen [Seite 398]

4. Sie erwarten den Eingang des Lieferavis von Ihrem Lieferanten:

a. Sie können den Eingang sowie Mengen und Termine von Bestätigungen überwachen.

Sie können jeden Bestätigungstyp, d.h. Auftragsbestätigungen, Anlieferungen,Verladebestätigungen etc. überwachen.

Siehe: Überwachung von Bestätigungen [Seite 404]

b. Wenn Sie ein Lieferavis von Ihrem Lieferanten erhalten, können Sie dieBestätigungsangaben in der Bestellung bzw. dem Lieferplan manuell pflegen oder Siekönnen eine Anlieferung mit einem eigenen Anlieferungsbeleg anlegen.

Wenn Sie das Lieferavis Ihres Lieferanten per EDI empfangen haben, verarbeitetdas System die Daten automatisch und legt einen eigenen Anlieferungsbeleg an.

Siehe: Anlieferung zum Lieferavis anlegen [Seite 409]

5. Wenn die Ware geliefert wird, können Sie den Wareneingang mit Bezug zur Bestellung bzw.der Lieferplaneinteilung buchen. Falls ein Anlieferungsbeleg zum Lieferavis eines Lieferantenvorliegt, können Sie den Wareneingang auch auf die Anlieferung beziehen.

Siehe auch:Beispiel: Ablauf der Beschaffung mit Bestätigungen [Seite 395]


Beispiel: Ablauf der Beschaffung mit Bestätigungen

April 2001 395

Beispiel: Ablauf der Beschaffung mit BestätigungenDie folgende Grafik erläutert den Ablauf eines Beschaffungsvorgangs mit Bestätigungen.

Verlade-bestätigung

10030.08.

Auftrags-bestätigung

Bestellung

100

100

30.08.

30.08.WE

Lieferavis

100

100Meyer

Müller

MüllerProduktion

3

4

5

1

Müller231.08.

31.08.

Der Einkauf der Firma Meier bestellt 100 Stück Schrauben beim Lieferanten Müller. Lieferterminsoll der 30. August sein. Die Disposition der Firma Meier geht aufgrund des Liefertermins in derBestellung davon aus, daß das Material am 30.08. für die Produktion vorhanden sein wird.

Firma Meier erwartet von ihrem Lieferanten, daß er zunächst eine Auftragsbestätigung schickt,und bei Verladen der Ware ein Lieferavis mit genauen Mengen- und Teminangaben, umInformationen für die Disposition zu haben, die verläßlicher sind als der Wunschliefertermin inder Bestellung.

Firma Müller schickt nach Erhalt der Bestellung eine Auftragsbestätigung an Firma Meier, in der100 Stück Schrauben zum gewünschten Termin bestätigt werden.

Die Disposition der Firma Meier geht daraufhin davon aus, daß am 30.08. alle Schraubenverfügbar sein werden.

Beim Verladen der Materialien auf den Frachter schickt Firma Müller eine Verladebestätigung,die 100 Stück Schrauben zum 30.08. bestätigt.

Nachdem die Schrauben im LKW geladen sind, schickt sie ein Lieferavis an Firma Meier, das100 Stück Schrauben zum 31.08. bestätigt.

Firma Meier erhält das Lieferavis. Ihre Disposition kann zu diesem Zeitpunkt davon ausgehen,daß zum 31.08. die komplette Bestellmenge verfügbar sein wird.


Bestätigungen aus Sicht des Einkaufs

396 April 2001

Bestätigungen aus Sicht des EinkaufsVerwendungSie haben folgende Möglichkeiten beim Arbeiten mit Bestätigungen:

� Sie arbeiten nur, d.h. ausschließlich mit Auftragsbestätigungen.

In diesem Fall hat die Bestätigung nur informativen Charakter, d.h. Sie können keineMengen und Termine im System erfassen.

� Sie arbeiten mit einem oder mehreren von Ihnen definierten Bestätigungstypen(Auftragsbestätigung, Verladebestätigung, Anlieferung etc.). In diesem Fall können SieMengen und Termine im System erfassen.

Falls Sie mit Ihrem Lieferanten eine EDI-Vereinbarung haben, können per EDI eingehendeAuftragsbestätigungen und Lieferavise (als Anlieferung) automatisch angelegt werden.

Außerdem können Sie Bestätigungen überwachen und Auftragsbestätigungen mahnen.

Voraussetzungen� Arbeiten nur mit Auftragsbestätigungen

Keine

� Arbeiten mit verschiedenen BestätigungstypenIm Customizing des Einkaufs muß die Bestätigungssteuerung eingestellt sein.

Außerdem können Sie im Customizing des Einkaufs festlegen, welcheBestätigungstypen für die Disposition relevant sind (Bestätigungen �Bestätigungssteuerung unter Bestätigungsreihenfolge).

FunktionsumfangArbeiten nur mit AuftragsbestätigungenIn diesem Fall müssen Sie beim Anlegen einer Bestellung (bzw. eines Lieferplans) keineAngaben machen. SAP empfiehlt, das Kennzeichen Bestätigungspflicht zu setzen, da Sie dannMahnschreiben schicken können.

Falls im entsprechenden Einkaufsinfosatz das Kennzeichen gesetzt ist, wird es in dieBestellung übernommen.

Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Auftragsbestätigung schickt, erfassen Sie im Positionsdetailbild dieBestätigungsnummer. Falls Sie allen Positionen dieselbe Bestätigungsnummer zuordnen wollen,können Sie die Schnelländerung nutzen. (Bearbeiten � Schnelländerung)

Sie können keine Mengen oder Termine erfassen und somit die Disposition nicht beeinflussen.Sie können dadurch keine Bestätigungsauswertungen durchführen.


Bestätigungen aus Sicht des Einkaufs

April 2001 397

Arbeiten mit verschiedenen BestätigungstypenIn diesem Fall müssen Sie beim Anlegen der Bestellung (bzw. eines Rahmenvertrags) imPositionsdetailbild einen Bestätigungssteuerschlüssel eingeben. Der Schlüssel steuert, welcheBestätigungen Sie vom Lieferanten erwarten, z.B. eine Auftragsbestätigung und ein Lieferavis,und in welcher Reihenfolge.

Falls im entsprechenden Einkaufsinfosatz ein Bestätigungssteuerschlüsselvorhanden ist, wird dieser vorgeschlagen. Dasselbe gilt für das KennzeichenBestätigungspflicht.

Falls Sie eine Bestellung mit Bezug zum Kontrakt anlegen, wird derBestätigungssteuerschlüssel aus dem Kontrakt in die Bestellung übernommen.

Um eine Bestätigung zu erfassen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

� Sie können die Bestätigung Ihres Lieferanten in der Bestellung oder im Lieferplan erfassen.Geben Sie im Übersichtsbild der Bestätigungen die bestätigten Mengen und Termin ein(Position � Bestätigungen � Übersicht).

� Sie können zu einem Lieferavis Ihres Lieferanten eine Anlieferung [Extern] mit eigenemAnlieferungsbeleg erzeugen (Bestellung oder Lieferplan �� Anlieferung � Anlegen). Falls inder entsprechenden Bestellposition ein Bestätigungssteuerschlüssel mit demBestätigungstyp Anlieferung vorhanden ist, wird die Bestellposition mit den Daten aus demAnlieferungsbeleg aktualisiert.

Siehe auch:Bestätigungen über EDI empfangen [Seite 398]

Überwachung von Bestätigungen

[Seite 404]Mahnung zu Auftragsbestätigungen [Seite 405]


Bestätigungen über EDI empfangen

398 April 2001

Bestätigungen über EDI empfangenVerwendungFalls Sie mit Ihrem Lieferanten eine EDI-Vereinbarung haben, können Auftragsbestätigungenund Lieferavise per EDI empfangen und vom System angelegt werden.

� Wenn Sie ausschließlich mit Auftragsbestätigungen arbeiten, dann hat die Bestätigunginformativen Charakter, da nur die Bestätigungsnummer im System erfaßt wird.

� Wenn Sie mit den Bestätigungstypen Auftragsbestätigung und Anlieferung arbeiten, dannwerden Mengen und Termine im System erfaßt. Beim EDI-Eingang eines Lieferavis wird eineAnlieferung mit eigenem Anlieferungsbeleg erzeugt.

VoraussetzungenFalls Sie Bestätigungen per EDI empfangen wollen, muß die IDoc-Schnittstelle eingerichtet seinWeitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Basis unter IDoc-Schnittstelle / ElectronicData Interchange [Extern].

Wenn Sie mit mehreren Bestätigungstypen arbeiten möchten, dann müssen Sie im Customizingdes Einkaufs die Bestätigungssteuerung einstellen und im Positionsdetailbild der Bestellung oderdes Rahmenvertrags einen Bestätigungssteuerschlüssel eingeben.

FunktionsumfangDie Eingangsverarbeitung für Auftragsbestätigungen und Lieferavise, die Sie über EDI von IhrenLieferanten erhalten, ist unterschiedlich.

AuftragsbestätigungBeim EDI-Eingang einer Auftragsbestätigung prüft das System, ob nur die Bestätigungsnummeroder Mengen und Termine erfaßt werden sollen.

� Wenn Sie ausschließlich mit Auftragsbestätigungen arbeiten, wird nur dieBestätigungsnummer auf dem Positionsdetailbild erfaßt. (In diesem Fall ist keinBestätigungssteuerschlüssel vorhanden.)

� Wenn Sie mit mehreren Bestätigungstypen arbeiten und somit in der Bestell- oderLieferplanposition ein Bestätigungssteuerschlüssel vorhanden ist, dann werden die in derAuftragsbestätigung übermittelten Mengen und Termine vom System erfaßt.

Wenn Sie eingegangene Bestätigungen sehen wollen, dann wählen Sie aus derPositionsübersicht Position � Bestätigungen � Übersicht. In der Spalte E(Erstellungskennzeichen) steht der Wert 3, dies bedeutet, daß die Bestätigung perEDI eingegangen ist.

Aktualisierung der Bestellung beim Eingang mehrerer TeilbestätigungenEine Auftragsbestätigung bezieht sich immer auf eine Bestellposition und nicht auf einzelneEinteilungen.

Wenn ein Lieferant zu einer Position mit drei Einteilungen zunächst eine Teilbestätigung für nurzwei Einteilungen schickt, dann erwarten Sie weitere Auftragsbestätigungen.Sobald eine weitere Teilbestätigung per EDI eintrifft, werden alle alten Bestätigungen, die



April 2001 399

manuell oder per EDI erfaßt wurden, gelöscht. Alle alten Daten werden durch die Daten deraktuellen Bestätigung ersetzt.

Sie haben für den 15.10., den 18.10. und für den 20.10. jeweils 50 Tonnen Stahl-1bestellt. Ihr Lieferant sendet Ihnen eine Teilbestätigung über 50 Tonnen Stahl-1 für den15.10. und 30 Tonnen Stahl-1 für den 18.10.

In einer zweiten Bestätigung bestätigt Ihnen der Lieferant die restlichen 20 Tonnen Stahl-1 zum 18.10. und 50 Tonnen Stahl-1 zum 20.10.

Da alle Bestätigungen überschrieben werden, wenn Sie eine neue Bestätigung per EDIerhalten, sind jetzt nur 70 Tonnen Stahl-1 bestätigt, obwohl der Lieferant insgesamt 150Tonnen Stahl-1 bestätigt hat.

Ihr Lieferant sollte daher in jeder neuen Teilbestätigung die bereits bestätigten und die aktuellenMengen berücksichtigen.

Mengen-, Termin- und PreisprüfungBeim Eingang von Auftragsbestätigungen über EDI finden folgende Prüfungen statt:

Mengenprüfung

� Das System vergleicht die in einer Position bestellte Menge mit der gesamten vomLieferanten bestätigten Menge (denn ggf. bestätigt der Lieferant die Menge nicht vollständigzum Termin in der Bestellung, sondern zu mehreren Terminen).

� Das System prüft, ob die Toleranzen für Unter- oder Überlieferung aus der Bestellpositioneingehalten wurden.

Terminprüfung

� Das System prüft Termine auf der Ebene der Einteilungen. Die bestätigten Termine werdenmit den ggf. vorhandenen Lieferterminen aus Einteilungen der Bestellung bzw. desLieferplans verglichen. Die Toleranzgrenzen werden aus dem Bestätigungssteuerschlüsselermittelt. (Den Bestätigungssteuerschlüssel können Sie im Customizing des Einkaufs unterBestätigungen � Bestätigungssteuerung einstellen definieren.)

� Das System verteilt die bestätigte Menge der Reihe nach auf die vorhandenen Einteilungen.

� Für jede einzelne Einteilung wird dann die Einhaltung des Liefertermins geprüft.

Damit beim EDI-Eingang von Bestätigungen ein Fehler ausgegeben wird, müssenSie im Customizing des Einkaufs die Systemmeldung zur Terminabweichung beiBestätigungen als Fehlermeldung einstellen.

Preisprüfung

� Wenn Sie die Preise, die der Lieferant per EDI übermittelt, übernehmen wollen, müssen Sieim Customizing des Einkaufs das Kennzeichen Preis markieren und Toleranzen für diePreisprüfung festlegen (Bestätigungen � Bestätigungssteuerung einstellen unterBestätigungsreihenfolge).

� Das System prüft dann, ob die Preise, die der Lieferant per EDI übermittelt, innerhalb derfestgelegten Toleranzen liegen.



400 April 2001

Wenn die geprüften Toleranzgrenzen eingehalten wurden, dann werden die bestätigten Mengenund Termine in der Bestellung aktualisiert. Wenn nicht, dann wird ein Fehler ausgegeben.

Ein Beispiel zur Mengen- und Terminprüfung beim EDI-Eingang einer Auftragsbestätigung wirdim Abschnitt Beispiel: Prüfung bei Auftragsbestätigungen über EDI [Seite 401] beschrieben.

Weitere Informationen zur Fehlerkorrektur finden Sie im Abschnitt Fehlerkorrektur beim Eingangvon Bestätigungen über EDI [Seite 410].

Sie können im Customizing festlegen, daß die Materialnummer, die der Lieferant ineiner Auftragsbestätigung per EDI übermittelt, in die Bestellung übernommen wird.Eine ggf. bereits vorhandene Lieferantenmaterialnummer wird überschrieben.(Einkauf � Bestätigungen � Bestätigungssteuerung einstellen unterBestätigungsreihenfolge)

An dieser Stelle stellt SAP die Erweiterung MM06E001 zur Verfügung, mit der Sie Mengen- undPreistoleranzen sowie die Lieferantenmaterialübernahme an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

AnlieferungBeim Nachrichtenaustausch über EDI erzeugt das System aus dem Lieferavis Ihres Lieferantenimmer einen eigenen Anlieferungsbeleg. Falls in der entsprechenden Bestell- bzw.Rahmenvertragsposition ein Bestätigungssteuerschlüssel mit dem Bestätigungstyp'Lieferavis/Anlieferung' vorhanden ist, werden die avisierten Mengen und Termine in derBestellposition aktualisiert. Beim EDI-Eingang eines Lieferavis findet ggf. eine Terminprüfungstatt. (Siehe Abschnitt Terminprüfung)

Bei der Verarbeitung des IDocs können Datenabweichungen auftreten, die bewirken, daß derEinkaufsbeleg nicht automatisch aktualisiert wird. Das System gibt dann eine Nachricht aus,anhand der Sie den Fehler bearbeiten können. (Siehe hierzu Fehlerkorrektur beim Eingang vonBestätigungen über EDI)

Solche automatisch erzeugten Anlieferungen können nicht manuell über die Bestellung (bzw.den Rahmenvertrag) geändert werden, sondern nur mit der Funktion Anlieferung ändern.

Weitere Informationen zum Eingang von Bestätigungen über EDI finden Sie in derDokumentation BC - Die IDoc-Schnittstelle unter EDI-Szenarien der Anwendung [Extern].


Beispiel: Prüfung bei Auftragsbestätigungen über EDI

April 2001 401

Beispiel: Prüfung bei Auftragsbestätigungen über EDIIm folgenden Beispiel wird der Ablauf der Mengen- und Terminprüfung beim EDI-Eingang einerAuftragsbestätigung beschrieben.

Sie haben für die Terminprüfung eine Unter- bzw. Überschreitung von sieben Tagen festgelegtund für die Mengenprüfung eine Toleranz von 10 Prozent.

Sie senden eine Bestellung mit einer Bestellposition und drei Einteilungen an Ihren Lieferanten.Ihr Lieferant sendet eine Bestätigung mit Mengen- und Terminabweichungen. Beim EDI-Eingangder Bestätigung prüft das System zuerst die bestätigte Gesamtmenge und dann die bestätigtenTermine.



402 April 2001

BestellungBestellung

1. Mengenprüfung1. Mengenprüfung

2. Terminprüfung2. Terminprüfung

Einteilungen inder Bestellung

Termin Menge

20.10. 50 T

20.11. 50 T

20.12. 50 T

150 T

Eingang derBestätigung

per EDI

Wenn Mengen-prüfung ok,

dannTerminprüfung

BestätigteGesamtmengeliegt innerhalbder Toleranz

Einteilungen inder Bestätigung

Termin Menge

20.10. 50 T

18.11. 40 T

22.12. 59 T

149 T

Prüfung aufEinteilungs-

ebene

Die Terminprüfung ergibt, daßDie Terminprüfung ergibt, daß

das System den bestätigten Termin akzeptiertder bestätigte Termin zwar zwei Tage zu früh ist, abernoch innerhalb der Toleranz liegtdie vom 20.11. noch offene Bestellmenge von 10 Tonnenerst am 22.12. geliefert wird, d.h. vier Wochen zu spät

Terminüber-schreitung

außerhalb derToleranz von

7 Tagen

Ergebnis

Da das System eine Terminüberschreitungfestgestellt hat, gibt es eine Fehlermeldung aus.Eine Terminprüfung für die restlichen 49 Tonnen,die der Lieferant zum 22.12. bestätigt, findet nichtmehr statt.

Da das System eine Terminüberschreitungfestgestellt hat, gibt es eine Fehlermeldung aus.Eine Terminprüfung für die restlichen 49 Tonnen,die der Lieferant zum 22.12. bestätigt, findet nichtmehr statt.



April 2001 403


Überwachung von Bestätigungen

404 April 2001

Überwachung von BestätigungenVerwendungMit der Bestätigungsüberwachung können Sie prüfen, ob die erwarteten Bestätigungeneingetroffen sind und die Liefermengen und -termine eingehalten wurden. Sie bieten Ihnen zujedem Zeitpunkt den Überblick über den Status Ihrer Bestellungen und deren Auswirkung auf dieDisposition.

Voraussetzungen� Auswertungen sind nur für Positionen mit Bestätigungssteuerschlüssel möglich.

� Sie können im Customizing des Einkaufs pro Bestätigungstyp festlegen, bis wann eineBestätigung eingetroffen sein muß. (Bestätigungen � Bestätigungssteuerung einstellenunter Bestätigungsreihenfolge)

Sie können z.B. im Customizing festlegen, daß Sie in der Überwachungsliste sehenwollen:

� welche Auftragsbestätigungen eine bestimmte Anzahl von Tagen nach demBestelltermin noch nicht eingegangen sind

� welche Lieferavise eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Lieferdatum noch nichteingegangen sind

AktivitätenUm Bestätigungen zu überwachen, wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Auswertungen � Überw.Bestätigungen.

Siehe auch:Bestätigungen überwachen [Seite 407]


Mahnungen zu Auftragsbestätigungen

April 2001 405

Mahnungen zu AuftragsbestätigungenVerwendungSie können ausstehende Auftragsbestätigungen mahnen und die Mahnung ausgeben. AndereBestätigungstypen können Sie nicht mahnen.

VoraussetzungenVoraussetzung hierfür ist, daß pro Bestell- bzw. Lieferplanposition das KennzeichenBestätigungspflicht gesetzt ist.

AktivitätenWählen Sie <Einkaufsbeleg> � Nachrichten � Überw. Auftragsbest.

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, dann geht das System beim Mahnlauf wie folgt vor:

Es prüft, ob der Bestätigungssteuerschlüssel gesetzt ist:

1. wenn nein, wird geprüft, ob die Bestätigungsnummer eingetragen ist. Ist die Nummernicht vorhanden, wird eine Mahnung ausgegeben.

2. wenn ja, wird die Summe der Menge aller Auftragsbestätigungen gebildet. Ist dasErgebnis kleiner als die bestellte Menge, wird eine Mahnung ausgegeben.

Siehe auch:Mahnung der Auftragsbestätigung [Seite 324]


Bestellung bzw. Rahmenvertrag mit Bestätigungsaufforderung anlegen

406 April 2001

Bestellung bzw. Rahmenvertrag mitBestätigungsaufforderung anlegen 1. Legen Sie eine Bestellung bzw. einen Rahmenvertrag an und pflegen Sie die Positionen.

2. Markieren Sie die Position, die vom Lieferanten bestätigt werden soll, und geben Sie auf demPositionsdetailbild im Bereich Terminüberwachung einen Bestätigungssteuerschlüssel ein.

Falls der Bestätigungssteuerschlüssel Auftragsbestätigungen vorsieht und Sie diese beiNichterhalt mahnen wollen, setzten Sie das Kennzeichen Bestätigungspflicht.


Falls Sie ausschließlich mit Auftragsbestätigungen (d.h. ohneBestätigungssteuerschlüssel) arbeiten, haben Sie nur die Möglichkeit, dasKennzeichen zu setzen. Ansonsten müssen Sie keine Eingaben vornehmen.


Bestätigungen überwachen

April 2001 407

Bestätigungen überwachen Bestätigungen innerhalb einer Bestellung bzw. einesRahmenvertrags überwachen1. Markieren Sie die Position, zu der Sie die aufgelaufenen Bestätigungen sehen möchten, und

wählen Sie Position � Bestätigungen � Listen.

2. Verzweigen Sie dann in eine der folgenden Listen:

– Mengen, die für die Disposition relevant sind

– Mengen, die dispositiv abgebaut sind

– kumulierte Mengen

Beispielsweise wird eine Einteilung zu einer Bestellposition von 100 Stück Stahldurch die Auftragsbestätigung über 100 Stück zu dieser Position vollständigabgebaut. Die nachfolgende Anlieferung von 100 Stück zu der Position baut dieAuftragsbestätigung ab, und der Wareneingang von 100 Stück schließlich dieAnlieferung.

Mehrere Bestellungen bzw. Rahmenverträge überwachen1. Wählen Sie Bestellung � Auswertungen � Überw. Bestätigungen.

2. Grenzen Sie ein Intervall von Bestellungen ein und geben Sie den Bestätigungstyp an, derüberwacht werden soll, z.B. AB für Auftragsbestätigung.


Sie erhalten eine Liste mit allen abweichenden Mengen und Terminen.


Bestätigungen manuell pflegen

408 April 2001

Bestätigungen manuell pflegen 1. Ändern Sie die Bestellung bzw. den Lieferplan.

2. Markieren Sie die Position, zu der Sie eine Bestätigung erfassen möchten, und wählen SiePosition � Bestätigungen � Übersicht.

3. Pflegen Sie im Bestätigungsübersichtsbild den Bestätigungstyp, den Termin, die Uhrzeit unddie Menge, sowie die Nummer, unter der der Lieferant die Bestätigung führt.

Sie können auch ein Material mit Herstellerteilenummer bestätigen. Lesen Sie hierzuHerstellerteilenummer (HTN) [Seite 439].

Falls Sie ausschließlich mit Auftragsbestätigungen (d.h. ohneBestätigungssteuerschlüssel) arbeiten, geben Sie im Positionsdetailbild dieBestätigungsnummer ein. Diese Nummer kann jede in Ihrem Unternehmengebräuchliche Kennung sein (z.B. das Datum der Auftragsbestätigung, eine externeBelegnummer).Wenn Sie für jede Position dieselbe Nummer eingeben wollen, wählen SieBearbeiten � Schnelländerung.

Mengenprüfungen� Wenn ein Lieferant eine Menge avisiert, die größer ist, als die noch offene avisierte Menge,

dann gibt das System eine Warnung aus.

� Wenn die kumulierte Menge aus allen Anlieferungen zur Bestellposition größer ist als dieBestellmenge unter Berücksichtigung der Überlieferungstoleranz, dann gibt das System eineWarnung aus.Sie können diese Warnung benutzerspezifisch auch als Fehlermeldung einstellen.

� Wenn die kumulierte avisierte Menge kleiner ist als die Menge, die bereits geliefert wurde,dann erhalten Sie eine Warnung.

In der Spalte D wird gemäß Ihren Einstellungen im Customizing ein Kennzeichen gesetzt, daszeigt, ob die Daten der Bestätigung in der Disposition verwendet werden oder nicht. Wenn dasKennzeichen nicht angezeigt wird, sind die Daten nur zu Ihrer Information.

In Spalte E können Sie erkennen, ob die Bestätigung manuell in die Bestellung eingegeben (1)oder automatisch beim Erfassen eines Lieferavis mit der Funktion Anlieferung anlegen (2)erzeugt wurde.


Anlieferung zum Lieferavis anlegen

April 2001 409

Anlieferung zum Lieferavis anlegen 1. Wählen Sie Bestellung � Anlieferung � Anlegen.

2. Geben Sie auf dem Einstiegsbild den Lieferanten, das Lieferdatum und die Nummer derBestellung ein. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Transportidentifikation einzugeben, z.B.das LKW-Kennzeichen. So lassen sich Lieferungen zu mehreren Bestellungenzusammenfassen.

Wenn Sie die Nummer der Bestellung nicht wissen, wählen Sie Anlieferung �Bestellungen selektieren und geben Sie Selektionskriterien ein.

Wählen Sie Programm � Ausführen.

Sie erhalten eine Liste der Bestellungen aus dem angegebenen Intervall, die noch offeneavisierte Mengen enthalten.

Markieren Sie die betreffenden Bestellungen und wählen Sie Übernehmen markierte.

3. Wählen Sie ENTER, dann erhalten Sie das Übersichtsbild mit den vorgeschlagenen Mengen.

Die Menge wird aus der Bestellposition vorgeschlagen. Sie können den Vorschlag aberauch überschreiben und eine andere Mengeneinheit eingeben. Dazu muß diegewünschte Mengeneinheit im Materialstammsatz als alternative Mengeneinheit mitentsprechender Umrechnung gepflegt sein.

Alle Mengen, z.B. die avisierte Menge, werden vom System in Bestellmengenheitumgerechnet und in der Bestellung aktualisiert.

Sie haben eine Bestellung über 100 Stück Stahl-1, und der Lieferant schickt einLieferavis über 5 Kisten. Sie möchten die Anlieferung zum Lieferavis in derMengeneinheit Kiste erfassen. Das System prüft, ob die alternative Mengeneinheit indie Bestellmengeneinheit umrechenbar ist und wenn ja, können Sie die Anlieferungin der alternativen Mengeneinheit sichern.

In der Anlieferung kann ein Chargensplit erfolgen, der in der Bestätigungsübersicht derBestellung angezeigt und beim Wareneingang berücksichtigt wird. Wenn derChargensplit beim Wareneingang berücksichtigt werden soll, dann muß derBestätigungstyp Anlieferung bestätigungsbezogen (Kennzeichen WE-Zuordnung) sein.

4. Überprüfen bzw. ändern Sie die Angaben.

5. Sichern Sie den Beleg.

Daraufhin wird in den betreffenden Bestellungen die Übersicht der Bestätigungenaktualisiert.


Fehlerkorrektur beim Eingang von Bestätigungen über EDI

410 April 2001

Fehlerkorrektur beim Eingang von Bestätigungen überEDIVerwendungBeim elektronischen Datenaustausch von Nachrichten zwischen Ihnen und den Lieferantenkönnen Fehler entstehen, die Sie korrigieren möchten. Dabei unterstützt Sie der SAP BusinessWorkflow.

FehlerursachenWenn über EDI eine Bestätigung Ihres Lieferanten eingeht, aktualisiert das System i.d.R. denbetreffenden Einkaufsbeleg.

Bei Eingang eines Lieferavises wird eine Anlieferung mit Anlieferungsbeleg vom System erzeugtund die Daten in der zugehörigen Bestellung werden aktualisiert.

Bei Eingang einer Auftragsbestätigung wird die Nummer der Bestätigung in einem Feld derzugehörigen Bestellung eingetragen.

In folgenden Fällen kann das System den Einkaufsbeleg nicht aufgrund einer über EDIeingehenden Bestätigung aktualisieren:

� der Bestätigungssteuerschlüssel ist nicht gepflegt oder sieht diese Art der Bestätigung nichtvor

� der Einkaufsbeleg, auf den sich die Bestätigung bezieht, ist zum Zeitpunkt des EDI-Eingangsgerade gesperrt

� bei technischen Ursachen, wie z.B. Überschreitung der maximalen Feldlänge

� bei Überschreitung der Toleranzen für Termin-, Mengen und Preisprüfung beim EDI-Eingangvon Auftragsbestätigungen

FehlerkorrekturDer Ablauf bei der Fehlerkorrektur ist folgender:

� Wenn ein Fehler aufgetreten ist, werden Sie durch ein vom SAP Business Workflowerzeugtes Workitem, d.h. durch eine Benachrichtung [Extern] in Ihrem integrierten Eingangdarauf aufmerksam gemacht.

� Sie können das Workitem verarbeiten und so direkt in das fehlerhafte IDoc (IntermediateDocument [Extern]) verzweigen.

� Im IDoc können Sie in die Statussätze springen und erhalten dort Informationen zurFehlerursache.

Zu einem Beleg können mehrere Statussätze vorhanden sein, die sich aufunterschiedliche Belegpositionen beziehen.

� In einem Statussatz erhalten Sie durch Anzeigen des Fehlerlangtexts z.B. dieStatusinformation, daß für Position 20 in Bestellung 12345 der Bestätigungssteuerschlüsselnicht korrekt gepflegt ist.

(Falls die Fehlerursache beim Lieferanten liegt, veranlassen Sie ihn, das Dokument zuändern und erneut zu übermitteln.)


Fehlerkorrektur beim Eingang von Bestätigungen über EDI

April 2001 411

Sie können aus dem Fehlerlangtext direkt die betreffende Bestellung aufrufen und denBestätigungssteuerschlüssel dort pflegen.

� Sobald Sie die Bestellung sichern, gelangen Sie zurück in den Fehlerlangtext im Statussatzdes IDocs.

� Aus dem IDoc heraus können Sie die erneute Verarbeitung des IDocs starten.

Das System kann die Daten jetzt korrekt aktualisieren.

Weitere Informationen zur Fehlerbehandlung finden Sie in der Dokumentation Basis unter DieIDoc-Schnittstelle im Abschnitt Ausnahmebehandlung [Extern].


Bestätigungen aus Sicht der Disposition

412 April 2001

Bestätigungen aus Sicht der Disposition VerwendungIn der aktuellen Bedarfs-/Bestandsliste werden die für die Disposition relevanten Mengen- undTerminangaben aus Bestätigungen angezeigt. Aus der Liste können Sie ersehen, welcheMengen durch aktuellere Bestätigungen bzw. Wareneingänge vollständig abgebaut sind undwelche Mengen nur teilweise.

Ist für eine Bestellmenge von 100 Stück Stahl z.B. eine Auftragsbestätigung von 80 Stückeingegangen, dann zeigt die Liste eine Zeile mit offener Bestellmenge von 20 Stück und eineZeile mit bestätigter Menge von 80 Stück.

Wenn eine Anlieferung über 100 Stück angelegt wird, dann wird dadurch sowohl die offeneBestellmenge von 20 Stück, als auch die bestätigte Menge vollständig abgebaut; d.h., dieEinteilungsmenge aus der Bestellung erscheint nicht mehr in der Liste, sie wird durch dieavisierte Menge von 100 Stück ersetzt.

VoraussetzungWelche Bestätigungen in Ihrem System für die Disposition relevant sind, legen Sie imCustomizing des Einkaufs fest.

Siehe auch:Beispiel: Einfluß der Bestätigungen auf die Disposition [Seite 413]


Beispiel: Einfluß der Bestätigungen auf die Disposition

April 2001 413

Beispiel: Einfluß der Bestätigungen auf die DispositionDie folgende Grafik zeigt, wie sich die Daten aus Bestätigungen auf die Disposition auswirken.

Lieferavis

100 St. Müller

Müller

MüllerProduktion

27.8.27.8.

WE 31.8.WE 31.8.

MeierBestellung

100 St.10 kg

30.8.

Müller

Disposition

100 St.10 kg

30.8.

100 St.

10 kg

10 kg

30.8.

22.7.22.7.

26.7.26.7.

27.8.27.8.

22.7.22.7.


10 kg

10 kg

30.8.

26.7.26.7.

90 St.

90 St.

31.8.31.8.

Die Daten aus der Bestellung vom 22.7. werden dem Lieferanten und der Disposition übermittelt.

In der Auftragsbestätigung vom 26.7. kündigt der Lieferant eine Menge von nur 90 Stück fürPosition 1 an, d.h. eine Abweichung von der Bestellmenge. Der Wunschliefertermin wird fürbeide Bestellpositionen bestätigt.Die Disposition geht daraufhin für Position 1 von einer verfügbaren Menge von nur 90 Stück, fürPosition 2 von 10 kg zum Wunschliefertermin aus.



414 April 2001

Die Anlieferung zum Lieferavis vom 27.8. bewirkt, daß die Disposition die Menge von 90 Stückfür Position 1 auf 100 Stück korrigiert und den Termin für beide Positionen auf einen Tag spätersetzt, den 31. August.

Datenaktualisierung in der DispositionDie folgende Grafik zeigt, wie sich die Informationen aus der Bestellung und verschiedenenBestätigungen auf die Disposition auswirken:

MeierMeier

Lieferplan


Lieferavis

Lieferavis(LA)

(LA)

(AB)

Einteilung (ET)

31.7. 200 St.

28.7. 200 St.

3.8. 90 St.

4.8. 110 St.

nichtdisporelevant

Verlade-bestätigung

1.8. 100 St.

(VL)

ET 31.7. 200 St.

AB 28.7. 200 St.

AB 28.7. 200 St.

LA 4.8. 110 St.

LA 3.8. 90 St.

WE

AB 28.7. 110 St.

3.8. 90 St.

Einkauf DispositionMaterial Material

LA

Zunächst geht die Disposition von den Daten der Lieferplaneinteilung aus, d.h., daß 200Schrauben am 31.7. geliefert werden.

Die Auftragsbestätigung des Lieferanten bewirkt, daß das Lieferdatum in der Disposition vom31.7. auf den 28.7. geändert wird.



April 2001 415

Danach trifft eine Verladebestätigung ein. Sie hat keine Auswirkung auf die bestehendenInformationen in der Disposition, weil Verladebestätigungen im Customizing als nicht relevant fürdie Disposition gekennzeichnet sind.

Die nächste dispositionsrelevante Bestätigung vom Lieferanten ist ein Lieferavis, mit dem einAnteil von 90 Schrauben zum Termin 3.8. bestätigt wird.Die Disposition geht daraufhin davon aus, daß von den 200 bestellten Schrauben 90 Stück am3.8. verfügbar sein werden; der Rest von 110 Stück jedoch - wie seit der Auftragsbestätigungangenommen - schon am 28.7.

Ein nachfolgendes Lieferavis bestätigt 110 Schrauben für den 4.8. Das heißt für die Disposition,daß sie den Termin 28.7. aus der Auftragsbestätigung ersetzt und jetzt davon ausgeht, daß 90Schrauben am 3.8. geliefert werden und die restlichen 110 am 4.8.


Bestätigungen aus Sicht der Bestandsführung

416 April 2001

Bestätigungen aus Sicht der Bestandsführung VerwendungBei der Buchung von Wareneingängen haben Sie mehrere Möglichkeiten, die zugehörigenBestellungen zu finden.

BestellnummerWenn Sie den Bezug über die Bestellnummer selbst herstellen, ist die Beziehung eindeutig, d.h.ein Wareneingang zu einer Bestellung.

AnlieferungWenn Sie die Nummer der Anlieferung eingeben, dann selektiert das System alle Bestellungen,die diese Anlieferungsnummer enthalten, und schlägt Ihnen die avisierten Mengen für denWareneingangsbeleg vor.

TransportmittelidentifikationWenn Sie die Transportmittelidentifikation eingeben, dann selektiert das System im erstenSchritt alle dazu vorhandenen Anlieferungen, im zweiten Schritt alle Bestellungen zu denAnlieferungen und schlägt Ihnen die offenen avisierten Mengen für den Wareneingangsbelegvor.

VoraussetzungFalls Sie über die Anlieferungsnummer oder die Transportmittelidentifikation einsteigen wollen,muß die Anlieferung als eigener Beleg vorliegen.


Bestätigungsbezogener Wareneingang

April 2001 417

Bestätigungsbezogener WareneingangVerwendungSie können sich beim Wareneingang zu einer Bestellung alternativ zur kompletten Bestellmengedie bestätigten Mengen vorschlagen lassen.

VoraussetzungWenn Sie den Wareneingang bestätigungsbezogen buchen möchten, setzen Sie im Customizingdes Einkaufs bei dem gewünschten Bestätigungstyp das Kennzeichen WE-Zuordnung. SAPempfiehlt, das Kennzeichen immer beim zuletzt erwarteten Bestätigungstyp zu setzen.

In Position 1 einer Bestellung wurden 200 Stück Stahl-1 zum 1.5. bestellt. DerLieferant avisiert für den 1.5. 50 Stück und für den 3.5. 150 Stück.

� Wareneingang mit WE-Zuordnung

Wenn Sie einen Wareneingang zu der Bestellung erfassen, erhalten Sie eineVorschlagszeile mit 50 und eine mit 150 Stück.

Die Wareneingangsmengen beziehen sich dann auf einzelne Anlieferungen undkönnen auch pro Anlieferung storniert werden. Wenn zu einer Anlieferung mit150 Stück ein Wareneingang mit 150 Stück gebucht wird, dann ist dieAnlieferung abgebaut. Die Anlieferung zu 50 Stück ist weiterhin offen.

� Wareneingang ohne WE-Zuordnung

Wenn Sie einen Wareneingang zu der Bestellung erfassen, wird Ihnen dieBestellmenge von 200 Stück Stahl-1 vorgeschlagen.

Die Anlieferungen werden nach dem Bestätigungsdatum abgebaut.

Wenn Sie einen Wareneingang mit 150 Stück buchen, wird die erste Anlieferungmit 50 Stück abgebaut und die zweite Anlieferung mit 100. Somit bleibt bei derzweiten Anlieferung eine offene Menge von 50 Stück bestehen.


Freigabeverfahren (MM-PUR-GF)

418 April 2001

Freigabeverfahren (MM-PUR-GF)EinsatzSie setzen diese Komponente ein, wenn Sie Genehmigungsverfahren für Bestellanforderungen(Banfen) oder Einkaufsbelege einrichten wollen. Wenn eine Banf oder ein Einkaufsbelegbestimmte Bedingungen erfüllt (z.B. der Gesamtwert einer Bestellung liegt über 10.000 DM), sollsie/er genehmigt werden (z.B. vom Kostenstellenleiter), bevor eine Weiterverarbeitung erfolgenkann. Der Genehmigungsvorgang wird über ein Freigabeverfahren abgebildet.

Es ist sinnvoll, z.B. für unterschiedliche Warengruppen, die von verschiedenen Abteilungenbetreut werden, auch unterschiedliche Freigabeverfahren festzulegen oder für Investitionsgüterandere Freigabeverfahren als für Verbrauchsgüter zu definieren.

FunktionsumfangJede am Freigabeverfahren beteiligte Person erteilt in einer Freigabetransaktion dieGenehmigung mit ihrem Freigabecode. Mit diesem Code kann eine schon erfolgte Freigabe auchwieder zurückgenommen werden, d.h. der ursprüngliche Freigabezustand wird wiederhergestellt.Wenn für einen Freigabecode eine Anbindung an den SAP Business Workflow [Extern]festgelegt ist, kann auch eine Ablehnung erfolgen. Dies ist nur für Banfen möglich.

Welche Belege können freigegeben werden?Freigabeverfahren können für folgende Belege eingerichtet werden:

� Bestellanforderung

� Bestellung, Kontrakt, Lieferplan, Anfrage und Dienstleistungserfassungsblatt(Einkaufsbelege)

Freigabeverfahren für BanfenFür Banfen stehen zwei Verfahren zur Verfügung:

� mit Klassifizierung

Mit diesem Verfahren können Banfen sowohl auf Positionsebene als auch komplettfreigegeben werden. Komplett freizugebende Banfen werden als Gesamt-Banfenbezeichnet.

� ohne Klassifizierung

Mit diesem Verfahren können Banfen nur auf Positionsebene freigegeben werden.

Die beiden Verfahren schließen sich gegenseitig aus, d.h. Sie müssen sich für genaueines der Freigabeverfahren entscheiden.

Freigabeverfahren für EinkaufsbelegeEinkaufsbelege werden auf Kopfebene freigegeben, eine positionsweise Freigabe ist nichtmöglich. Einkaufsbelege können nur mit dem Freigabeverfahren mit Klassifizierung freigegebenwerden.


Freigabeverfahren (MM-PUR-GF)

April 2001 419


Freigabebedingungen

420 April 2001

FreigabebedingungenDefinitionDie Freigabebedingungen bestimmen, mit welcher Freigabestrategie eine Bestellanforderung(Banf) bzw. ein Einkaufsbeleg freizugeben ist.

Wenn eine Banf bzw. ein Einkaufsbeleg die Bedingungen für eine Freigabestrategienicht erfüllt, ist sie/er automatisch für die Weiterverarbeitung frei.

Verfahren ohne Klassifizierung (nur Banf-Positionen)Die Bedingungen können auf einem der folgenden Positionsmerkmale oder einer Kombinationaus diesen basieren:

� Kontierungstyp

� Warengruppe

� Werk

� Gesamtwert

Verfahren mit Klassifizierung (Banfen und Einkaufsbelege)Die Bedingungen werden über Merkmalswerte formuliert und sind im Customizing des Einkaufs(bei der Freigabestrategie) abgelegt.

Voraussetzung hierfür ist, daß die Merkmale angelegt und anschließend Klassen zugewiesenwerden. Informationen zur Klassifizierung finden Sie in der DokumentationAnwendungsübergreifende Komponenten unter CA - Merkmale [Extern] und CA - DasKlassensystem [Extern] sowie im Einführungsleitfaden (IMG) des Einkaufs bei denFreigabeverfahren.

Damit eine Freigabestrategie zugeordnet wird, muß eine Banf bzw. ein Einkaufsbeleg für jedesMerkmal einen der möglichen Werte aufweisen.


Freigabestrategie

April 2001 421

FreigabestrategieDefinitionIn der Freigabestrategie ist der Vorgang der Genehmigung von Bestellanforderungen (Banfen)bzw. Einkaufsbelegen festgelegt. Die Strategie gibt vor, mit welchen Freigabecodes und inwelcher Reihenfolge die Genehmigungen zu erfolgen haben. Es können maximal achtFreigabecodes definiert werden.

Die Zuordnung der Freigabestrategie zu einer Banf bzw. einem Einkaufsbeleg basiert auf denFreigabebedingungen.


Freigabecode

422 April 2001

FreigabecodeDefinitionDer Freigabecode ist ein zweistelliges Kürzel, mit dem eine Person eine Bestellanforderung(Banf) bzw. einen Einkaufsbeleg freigeben kann. Über Berechtigungen (BerechtigungsobjektM_EINK_FRG) wird gesteuert, wer mit welchen Freigabecodes arbeiten darf.

Zusätzlich wird die Zuordnung von Freigabecode zu Bearbeiter organisatorisch festgelegt, d.h.die Fachabteilung teilt mit, welche Benutzer mit welchen Freigabecodes arbeiten.

Beim Freigabeverfahren mit Klassifizierung für Banfen können Sie die Zuordnungvon Freigabecode zu Bearbeiter auch über das Customizing des Einkaufsdurchführen. In diesem Fall muß der SAP Business Workflow [Extern] angebundensein. Die Freigabecodes werden jeweils einem Objekt desOrganisationsmanagements (z.B. einer Planstelle) zugeordnet. Das System ermitteltdann im konkreten Fall den oder die zuständigen Bearbeiter.


Freigabevoraussetzungen

April 2001 423

FreigabevoraussetzungenDefinitionDie Freigabevoraussetzungen enthalten die Reihenfolge, in der mit den Freigabecodes eineBestellanforderung (Banf) bzw. ein Einkaufsbeleg genehmigt werden muß. DieFreigabevoraussetzungen werden im Customizing des Einkaufs (in der Freigabestrategie)festgelegt.

Das Genehmigungsverfahren für Banfen kann in einem Unternehmen so geregeltsein, daß der Abteilungsleiter eine Banf-Position vor der nächsthöheren Instanz, z.B.dem Kostenstellenleiter, genehmigen muß. In diesem Fall ist die Genehmigungdurch den Abteilungsleiter Voraussetzung für die Genehmigung durch denKostenstellenleiter.


Freigabekennzeichen

424 April 2001

FreigabekennzeichenDefinitionWenn eine Bestellanforderung (Banf) bzw. ein Einkaufsbeleg mit einem Freigabecode bearbeitetwurde, wird ihr/ihm ein Freigabekennzeichen zugeordnet.

Wann das System welches Freigabekennzeichen setzt, ist im Customizing des Einkaufs (in derFreigabestrategie über die Freigabezustände) festgelegt.

Was steuert das Freigabekennzeichen?

Bei Banfen Bei Einkaufsbelegen

ob die Position vom Einkauf oder derBedarfsplanung nach Beginn desFreigabeverfahrens geändert werden darf

ob bei Änderungen eine neue Strategieermittelt wird und ob die bisherigen Freigabenzurückgenommen werden müssen

ob eine Anfrage oder Bestellung mit Bezug aufdie Position angelegt werden darf

ob der Beleg vom Einkauf nach Beginn desFreigabeverfahrens geändert werden darf

ob bei Änderungen eine neue Strategieermittelt wird und ob die bisherigen Freigabenzurückgenommen werden müssen

ob der Einkaufsbeleg zur Übermittlung frei ist

Siehe auch:Änderungen nach Beginn des Freigabeverfahrens [Seite 429]


Alternative Freigabe

April 2001 425

Alternative FreigabeDefinitionSie können innerhalb der Freigabereihenfolge Alternativen festlegen. Das heißt, daß mehrereMitarbeiter an einer Stelle in der Reihenfolge die Freigabe erteilen können. Wenn genau einerdieser Mitarbeiter freigegeben hat, wird der nächste Freigabezustand erreicht. Somit müssen dierestlichen Mitarbeiter nicht mehr aktiv werden.

In einer Freigabestrategie für Bestellanforderungen (Banfen) sind fünfFreigabecodes in aufsteigender Hierarchie vorgesehen. Die Banf-Position kann ineine Anfrage oder Bestellung umgesetzt werden, wenn entweder mit denFreigabecodes 01, 02, 03 und 04 oder - alternativ - mit dem Freigabecode 05freigegeben wurde.

Im Fenster mit den Informationen zur Freigabestrategie bekommen Sie zusätzlichdie möglichen Alternativen zur Auswahl angeboten (siehe Freigabeinformationenanzeigen [Seite 432]).

Eine alternative Freigabe kann keine Voraussetzung für den nächsten Freigabecodesein. In obigem Beispiel könnten die Freigaben mit den Codes 01, 02, 03 und 04also keine Voraussetzung für die Freigabe mit 05 sein.


Freigabeverfahren ohne Klassifizierung (Banfen)

426 April 2001

Freigabeverfahren ohne Klassifizierung (Banfen)VerwendungDieses Verfahren dient als Korrektur- und Genehmigungsverfahren für Bestellanforderungen(Banfen). Es steht ausschließlich für Banfen zur Verfügung. Das Ziel ist, Material-, Mengen- undTerminangaben auf inhaltliche Richtigkeit zu prüfen sowie die Korrektheit der angegebenenKontierung und der Bezugsquelle sicherzustellen.

Die Banf wird positionsweise freigegeben.

Freigabestrategie S1, die Banf-Positionen mit einem Gesamtwert von mehr als10.000 DM zugeordnet wird, sieht die in der folgenden Tabelle aufgeführtenFreigabestellen vor:

Freigabevoraussetzungen bei Freigabestrategie S1

Strategie Freigabecode Freigabe-voraussetzungen

S1 1 - Projektleiter keine

2 - Abteilungsleiter keine

3 - Kostenstellenleiter 01, 02

4 - Controller keine

5 - Geschäftsleitung 1, 2, 3, 4

Außerdem gelten folgende zusätzliche Freigabevoraussetzungen:

� Die Freigabe durch Freigabestellen 1 bis 4 muß vorliegen, bevor die Freigabedurch die Geschäftsleitung erfolgt.

� Die Freigabe durch Freigabestelle 4 kann jederzeit erfolgen, muß jedoch vorFreigabe 5 vorliegen.

� Nach Freigabe durch Freigabestellen 1 bis 3 darf der Einkauf Anfragen zu derBestellanforderung an potentielle Lieferanten verschicken.

VoraussetzungenIm Customizing des Einkaufs muß das Freigabeverfahren ohne Klassifizierung eingerichtet sein.


Freigabeverfahren mit Klassifizierung (Banfen und Einkaufsbelege)

April 2001 427

Freigabeverfahren mit Klassifizierung (Banfen undEinkaufsbelege)VerwendungZiel dieses Verfahrens ist es, manuelle Unterschriftsverfahren durch elektronische zu ersetzenund das Vier-Augen-Prinzip zu wahren.Die verantwortliche Person bearbeitet die Banf bzw. den Einkaufsbeleg im System undkennzeichnet sie/ihn dadurch als "gesehen durch rechtlich Verantwortlichen", "i.V." oder "ppa".

Mit diesem Freigabeverfahren können Bestellanforderungen (Banfen) und die EinkaufsbelegeAnfrage, Bestellung, Kontrakt, Lieferplan und Dienstleistungserfassungsblatt freigegebenwerden.

Banfen werden entweder auf Positionsebene oder komplett freigegeben. Für dieübrigen Einkaufsbelege ist eine positionsweise Freigabe, d.h. Teilgenehmigung,nicht vorgesehen. Sie können nur komplett freigegeben werden.

Falls Sie für Banfen das Freigabeverfahren mit Klassifizierung einstellen, ist dasVerfahren ohne Klassifizierung deaktiviert.

VoraussetzungenIm Customizing des Einkaufs muß das Freigabeverfahren mit Klassifizierung eingerichtet sein.Zusätzlich muß pro Beleg (Banf, Bestellung etc.) eine Klasse mit Merkmalen angelegt sein.

Falls Sie für Banfen sowohl die Gesamtfreigabe als auch die Positionsfreigabe einrichten wollen,müssen Sie eine Klasse für die Gesamt- und eine Klasse für die Positionsfreigabe anlegen.

Die Vorgehensweise hierfür finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Einkaufs inFreigabeverfahren festlegen bei den jeweiligen Belegen bzw. in Freigabeverfahren mitKlassifizierung einrichten bei Bestellanforderungen. Detaillierte Informationen zur Klassifizierungfinden Sie in der SAP-Bibliothek in der Dokumentation Anwendungsübergreifende Komponentenunter Klassensystem in den Abschnitten CA - Merkmale [Extern] und CA - Das Klassensystem[Extern].

Dieses Verfahren bietet umfangreiche Kombinationsmöglichkeiten fürFreigabekriterien. Sollten Sie dennoch weitere Anforderungen haben, nutzen Sie dieErweiterung, die SAP zur Verfügung stellt.

Siehe auch:Ablauf eines Freigabeverfahrens mit Klassifizierung [Seite 428]

Änderungen nach Beginn des Freigabeverfahrens [Seite 429]

Freigabe mit Workflow-Anbindung [Seite 430]


Ablauf eines Freigabeverfahrens mit Klassifizierung

428 April 2001

Ablauf eines Freigabeverfahrens mit Klassifizierung1. Das System übergibt die Merkmalswerte aus einer Bestellanforderung (Banf) bzw. einem

Einkaufsbeleg an das Klassifizierungssystem.

2. Das System überprüft, ob die Werte Freigabebedigungen entsprechen. Wenn ja, ordnet eseine Freigabestrategie zu.

3. Die für die Freigabecodes zuständigen Personen bearbeiten den Beleg in der Reihenfolge,die in der Freigabestrategie festgelegt ist.

Die folgende Grafik zeigt den Ablauf am Beispiel einer Banf-Position, die der FreigabestrategieS4 unterliegt:

1

1

2

2

3

3

4

4 5

..

...

XX

X

.

.

.

XX

?

...

BANFPositions-

daten

Übergabean das

Klassifizierungssystem

Merkmal Wert = relevant

Warengruppe Metall-1Einkaufsgruppe C

Lieferant 4750Werk 1Wert 200.000 DM

Freigabestrategie S4Freigabestrategie S4

BANF

freifrei

SAPSAPBusinessBusinessWorkflowWorkflow

Workitem

Freigabecodes

Alternative


Änderungen nach Beginn des Freigabeverfahrens

April 2001 429

Änderungen nach Beginn des FreigabeverfahrensFolgende Fälle können auftreten, wenn eine Bestellanforderung bzw. Einkaufsbeleg geändertwird, für den das Freigabeverfahren bereits angelaufen ist:

� Fall 1: unbedeutende Änderung, die keine andere Freigabestrategie notwendig macht

� Fall 2: relevante Änderung, die keine andere Freigabestrategie notwendig macht

� Fall 3: relevante Änderung, die eine andere Freigabestrategie notwendig macht

In jedem Fall erhält der Benutzer nach der Änderung eine Meldung.

Fall 1Statt 10 Stück Stahl-1 zum Gesamtpreis von 100 DM werden nur 8 Stück zumGesamtpreis von 80 DM benötigt.Die nachträgliche Änderung im Beleg ist möglich, das Freigabeverfahren läuft ohneUnterbrechung weiter.

Fall 2Ein Benutzer hat die Berechtigung für Bestellungen in einem Wertintervall von 1000DM bis 120.000 DM. In diesem Fall wird die Freigabestrategie FS zugeordnet.

Der Benutzer hat 10 Fotoapparate zum Preis von je 1000 DM bestellt. DasFreigabeverfahren hat bereits begonnen und das Freigabekennzeichen 01 (frei fürAnfrage) wurde gesetzt.

Im Customizing des Einkaufs ist für das Freigabekennzeichen 01 bezüglichÄnderbarkeit eingestellt, daß das System bei Überschreiten des ursprünglichenBestellwerts um mehr als 50% eine Warnmeldung ausgibt.

Der Benutzer ändert dann die Bestellung auf 100 Apparate, der Bestellwert erhöhtsich um mehr als 50%. Das System ordnet wieder die Freigabestrategie FS zu undgibt die Warnmeldung aus. Der Benutzer hat folgende Möglichkeiten:

� Er korrigiert die Bestellung, so daß der Prozentwert nicht überschritten wird.Dann läuft das Freigabeverfahren weiter.

� Er korrigiert die Bestellung nicht. Dann setzt das System die bisherigenFreigaben zurück und das Freigabeverfahren beginnt von vorne.

Fall 3Eine auf Projekt A kontierte Elektronenstrahlschweißanlage soll nachträglich aufKostenstelle 3 kontiert werden. Diese Änderung ist nicht ohne weiteres möglich. DasSystem gibt eine Fehlermeldung aus und die Änderung muß entwederzurückgenommen werden, oder die Freigabestrategie muß neu ermittelt und dasFreigabeverfahren von vorn begonnen werden.


Freigabe mit Workflow-Anbindung

430 April 2001

Freigabe mit Workflow-AnbindungVerwendungWenn Sie das Freigabeverfahren mit Klassifizierung für Bestellanforderungen (Banfen) bzw.Bestellungen einstellen, können Sie eine Anbindung an den SAP Business Workflow festlegen.Dies ist insbesondere empfehlenswert, wenn Mitarbeiter am Freigabeverfahren beteiligt sind,deren Tagesgeschäft andere Aufgaben als das Freigeben von Banfen bzw. Bestellungen umfaßt.

FunktionsumfangDer Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt, wenn eine Freigabe zu erfolgen hat: Erbekommt ein Workitem in seinen Eingangskorb gestellt, das er direkt aus dem Eingangverarbeiten kann. Mit der Verarbeitung wird automatisch die Freigabetransaktion mit dementsprechenden Freigabecode aufgerufen.

Weitere Informationen finden Sie unter MM - Materialwirtschaft: Workflow-Szenarios [Extern].


Freigeben von Bestellanforderungen

April 2001 431

Freigeben von BestellanforderungenVoraussetzungenVor der Freigabe benötigen Sie folgende Informationen:

� Ihren Freigabecode (wenden Sie sich an Ihre Systemverwaltung)

� wenn Sie eine einzelne Bestellanforderung freigeben wollen, den Freigabezustand derBestellanforderung (siehe Freigabeinformationen anzeigen [Seite 432])

FreigabemöglichkeitenEs gibt zwei Möglichkeiten, Bestellanforderungen freizugeben:

� EinzelfreigabeSie geben Positionen einer einzelnen Bestellanforderung frei oder - wenn dieBestellanforderung komplett freigegeben werden muß - mit der Freigabe einer Positionauch die übrigen Positionen frei.

� SammelfreigabeSie geben alle Bestellanforderungspositionen bzw. kompletten Bestellanforderungen frei,die zu Ihrem Freigabecode vorliegen. Diese Methode empfiehlt sich für häufige Freigabe.

Siehe auch:Freigabeinformationen anzeigen [Seite 432]

Bestellanforderung einzeln freigeben [Seite 433]

Bestellanforderungen gesammelt freigeben [Seite 434]

Freigabeerinnerung anzeigen [Seite 436]


Freigabeinformationen anzeigen

432 April 2001

Freigabeinformationen anzeigenFreigabezustand anzeigenSie können sich den Freigabezustand sämtlicher Positionen einer Bestellanforderung (Banf) bzw.der Gesamt-Banf [Extern] in einer Übersicht anzeigen lassen und so sehen, ob sie freigegeben,gesperrt etc. ist:

1. Zeigen Sie die Positionsübersicht der gewünschten Banf an.

2. Wählen Sie Springen � Freigabe-Info � Freigabezustand.

Das Dialogfenster mit den Informationen zum Freigabezustand wird angezeigt.

Freigabestrategie anzeigenSollen die Details zur Freigabe einer Position bzw. der Gesamt-Banf angezeigt werden, gehenSie folgendermaßen vor:

1. Zeigen Sie die Positionsübersicht der gewünschten Banf an.

2. Markieren Sie eine Position.

3. Wählen Sie Springen��Freigabe-Info��Freigabestrategie.

Es wird ein Fenster mit folgenden Informationen angezeigt:

� Bezeichnung der Freigabestrategie

� die zu der Banf bisher erfolgten Freigaben

� alle Freigabecodes, mit denen die Banf freigegeben werden muß, bevor sie in eineBestellung oder Anfrage umgesetzt werden kann (Endfreigabe)

Wenn alternative Freigabecodes eingerichtet sind, werden die verschiedenenMöglichkeiten angezeigt, wie diese Banf-Position die Endfreigabe erhalten kann.


Bestellanforderung einzeln freigeben

April 2001 433

Bestellanforderung einzeln freigeben1. Wählen Sie Banf � Freigeben � Einzelfreigabe.

2. Geben Sie die Bestellanforderungsnummer und Ihren Freigabecode ein.


Die Positionsübersicht wird angezeigt. An dieser Stelle können Sie Änderungenvornehmen.

4. Wählen Sie Springen ��Freigabe-Info ��FreigMöglichkeiten, um festzustellen, welchePositionen Sie freigeben können.

5. Markieren Sie die freizugebende Position und wählen Sie Bearbeiten ��Freigabe��Setzen, damit die Position freigegeben wird. Handelt es sich um eine Position einerGesamt-Banf [Extern], werden mit der Freigabe der Position alle übrigen Positionenfreigegeben.

Sie können die Freigabe wieder zurücksetzen und so den vorherigenFreigabezustand wiederherstellen. Wählen SieBearbeiten��Freigabe��Rücksetzen.

6. Sichern Sie die Freigabe.


Bestellanforderungen gesammelt freigeben

434 April 2001

Bestellanforderungen gesammelt freigeben1. Wählen Sie Banf ��Freigeben ��Sammelfreigabe.

Das Selektionsbild zur Sammelfreigabe von Bestellanforderungen erscheint.

2. Geben Sie Ihren Freigabecode und eventuell weitere Selektionsmöglichkeiten ein.

3. Wählen Sie Programm � Ausführen, so daß die freizugebendenBestellanforderungspositionen bzw. Gesamt-Banfen [Extern] angezeigt werden.

4. Entscheiden Sie, ob Sie alle Positionen bzw. Gesamt-Banfen auf einmal freigeben odereinzelne Positionen freigeben und eventuell ändern möchten.

– alle

Wählen Sie Bearbeiten � Markieren � Alle markieren.

– einzelne

Markieren Sie die Position und wählen Sie Springen � Einzelfreigabe.Das Positionsdetailbild wird angezeigt.An dieser Stelle können Sie Änderungen vornehmen.

Sie können die Freigabe wieder zurücksetzen und so den vorherigenFreigabezustand wiederherstellen: Wählen SieBearbeiten��Freigabe��Rücksetzen.



Freigabe simulieren

April 2001 435

Freigabe simulieren Sie können simulieren, welchen Freigabezustand eine Bestellanforderung hätte, wenn Sie sie miteinem bestimmten Freigabecode freigeben würden. Damit haben Sie die Möglichkeitfestzustellen, wie eine Bestellanforderung weiterbearbeitet werden kann, nachdem Sie siefreigegeben haben.

Vorgehensweise1. Markieren Sie die gewünschte Position.

2. Zeigen Sie mit Springen � Freigabe-Info � Freigabestrategie die Freigabestrategieeiner Position an.

3. Wählen Sie in diesem Fenster die Funktion Freigabe simulieren.

Das Dialogfenster mit den Freigabecodes der entsprechenden Freigabestrategie wirdangezeigt.

4. Mit der Funktion Freig.setzen/rücks. können Sie die Situation für verschiedeneFreigabecodes nacheinander simulieren.


Freigabeerinnerung anzeigen

436 April 2001

Freigabeerinnerung anzeigenSie können eine Liste der Bestellanforderungen anzeigen lassen, die mit einem bestimmtenFreigabecode bearbeitet werden müssen.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Banf � Freigeben � Freigabeerinnerung.

2. Geben Sie Ihren Freigabecode und eventuell andere Selektionskriterien ein.


Die freizugebenden Bestellanforderungen werden angezeigt.


Einkaufsbelege freigeben

April 2001 437

Einkaufsbelege freigebenVoraussetzungVor der Freigabe benötigen Sie Ihren Freigabecode. Wenden Sie sich an Ihre Systemverwaltung.

Einkaufsbeleg freigeben1. Wählen Sie <Einkaufsbeleg> � Freigeben.

Das Selektionsbild zur Freigabe des jeweiligen Einkaufsbelegs erscheint.

2. Geben Sie Ihren Freigabecode und eventuell andere Selektionsmöglichkeiten ein.


Die Liste mit den freizugebenden Einkaufsbelegen wird angezeigt.

4. Um den Beleg freizugeben, positionieren Sie den Cursor im gewünschten Einkaufsbeleg undwählen Sie Bearbeiten � Freigeben.

Sie können die Freigabe wieder zurücksetzen und so den vorherigen Freigabezustandwiederherstellen: Wählen Sie Bearbeiten��Freigabe rücksetzen.


Freigabe simulierenIn der Liste der freizugebenden Einkaufsbelege können Sie sich die zugeordneteFreigabestrategie anzeigen lassen und die Freigabe simulieren.

1. Positionieren Sie den Cursor auf einen Einkaufsbeleg.

2. Wählen Sie Springen � Freigabestrategie.

Das Dialogfenster mit den Informationen zur Freigabestrategie wird angezeigt.Sie können die Freigabe in diesem Fenster simulieren.


Weitere Funktionen

438 April 2001

Weitere Funktionen Herstellerteilenummer (HTN) [Seite 439]

Adressen im Einkauf [Seite 449]

Dokumentenverwaltungssystem [Seite 450]


Herstellerteilenummer (HTN)

April 2001 439

Herstellerteilenummer (HTN)VerwendungWenn Sie Einfluß auf die Herkunft oder Qualität von Materialien nehmen möchten, können Siedem Lieferanten, von dem Sie ein Material beziehen möchten, den Hersteller eines Materials unddie Teilenummer des Herstellers mitteilen.

Zusätzlich können Sie Ihren Lieferanten auch darüber informieren, von genau welchem Werkeines Herstellers Sie ein Material beziehen möchten.

Die Teilenummer des Herstellers sowie die externe Bezeichnung des Herstellers und ggf. dasgewünschte Herstellerwerk werden dem Lieferanten mit dem Einkaufsbeleg übermittelt.

Ihr Lieferant bezieht Schrauben von den Herstellern Schneider und Müller.

Da die Qualität der Schrauben des Herstellers Schneider Ihren Anforderungen nicht genügt,möchten Sie die Schrauben vom Hersteller Müller beziehen. Dies teilen Sie IhremLieferanten in der Bestellung mit, indem Sie den Hersteller und die Herstellerteilenummerübermitteln.

Hersteller Müller

Hersteller Müller

HerstellerSchneiderHerstellerSchneider

EinkaufEinkauf

Bestellung

Material Schraube_08

Herstellerteile-nummer Schraube_08_5

Hersteller Müller

LieferantMeier

LieferantMeier

Schraube_08_5

Schraube_08_6

Sie können die Material- bzw. Teilenummer des Herstellers (Herstellerteilenummer, HTN) imBeschaffungsprozeß neben Ihrer firmeneigenen Materialnummer verwenden.

Wenn Sie prüfen möchten, ob ein bestimmtes Herstellerteil [Extern] bestellt und eingesetztwerden darf, dann sollten Sie die Liste der zulässigen Herstellerteile verwenden. Dort können Siefestlegen, von welchem Werk eines Herstellers Sie das Material beziehen möchten.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Liste der zulässigen Herstellerteile [Seite 443].

VoraussetzungenWenn Sie mit Herstellerteilenummern arbeiten möchten, müssen Sie folgende Voraussetzungenerfüllen:



440 April 2001

� Customizing einstellen

� Materialstammsätze anlegen

� Herstellerteileprofil definieren

� Stammsätze für Hersteller und Herstellerwerke anlegen

Customizing einstellenWenn Sie mit Herstellerteilenummern arbeiten möchten, dann müssen Sie im Customizing derLogistik Allgemein das Kennzeichen für Herstellerteilenummer setzen. (Grunddaten Logistik:Materialstamm � Material � Steuerungsdaten � Globale Einstellungen vornehmen)

Materialstammsätze anlegenWenn Sie mit Herstellerteilenummern arbeiten, bestimmt die Anzahl der Hersteller einesHerstellerteils zu Ihrem firmeneigenen Material die Zahl der Materialstammsätze, die Sie anlegenmüssen:

� Falls es zu einem firmeneigenen Material genau eine Herstellerteilenummer gibt, können Siediese und den Hersteller direkt in Ihrem firmeneigenen Materialstammsatz eintragen. Siemüssen in diesem Fall also kein HTN-Material [Extern] anlegen.

� Wenn es zu Ihrem firmeneigenen Material mehrere Herstellerteilenummern gibt, dannmüssen Sie HTN-Materialstammsätze mit der Materialart HERS anlegen. In derEinkaufssicht geben Sie die Herstellerteilenummer ein, den Hersteller (dies kann entwederein Lieferantenstammsatz oder ein Herstellerstammsatz sein) sowie Ihr firmeneigenes,bestandsgeführtes Material.

Die HTN-Materialstammsätze sind Ihrem firmeneigenen Material zugeordnet. DieBestände werden zu dem firmeneigenen Material geführt.

Sie führen Schrauben mit der Länge 0,8 cm und dem Durchmesser 0,5 cm alsfirmeneigenes, bestandsgeführtes Material ROH_S_08.

Hersteller Meier bezeichnet diese Schrauben mit 8001 (Herstellerteilenummer). DieseInformation ist im HTN-Materialstammsatz S_MEIER abgelegt.

Hersteller Schmidt bezeichnet die Schrauben mit 4711. Diese Information ist im HTN-Materialstammsatz S_SCHMIDT abgelegt.

Die HTN-Materialstammsätze S_MEIER und S_SCHMIDT sind dem MaterialstammsatzROH_S_08 zugeordnet.

Herstellerteileprofil definierenMit Herstellerteileprofilen (HTN-Profilen) können Sie für jedes firmeneigene Material festlegen,unter welchen Bedingungen das HTN-Material im Beschaffungsprozeß verwendet werden darf.

Über das HTN-Profil können Sie z.B. steuern,

� ob das HTN-Material in der Bestellung eingegeben werden muß

� ob Einkaufsinfosätze zum firmeneigenen Material oder zu den HTN-Materialien angelegtwerden



April 2001 441

� ob der Bestelltext des firmeneigenen Materials oder des HTN-Materials verwendet wird

� ob das HTN-Material innerhalb des Beschaffungsprozesses gewechselt werden darf

� ob das System bei der Eingabe eines HTN-Materials die Liste der zulässigen Herstellerteileprüfen soll

Sie definieren die HTN-Profile im Customizing des Einkaufs unter Materialstamm.

Sie geben das HTN-Profil im firmeneigenen Materialstammsatz in der Einkaufssicht ein.

Stammsätze für Hersteller und Herstellerwerke anlegenWenn Sie im Beschaffungsprozeß zwischen mehreren Herstellern eines Materials oder auchzwischen mehreren Herstellerwerken eines Herstellers wählen möchten, dann müssen Sie fürHersteller von HTN-Materialien und ggf. auch für einzelne Herstellerwerke eines Herstellerseigene Stammsätze anlegen.

Die Zahl der Stammsätze, die Sie für Hersteller, Herstellerwerke und Lieferanten pflegenmüssen, hängt davon ab,

� ob Hersteller und Lieferant identisch sind

� von welchen Werken eines Herstellers Sie Materialien beziehen möchten

Hersteller und Lieferant sind nicht identischWenn der Hersteller kein Lieferant ist, können Sie die Herstellerangaben mit wenigErfassungsaufwand in einem Herstellerstammsatz ablegen. Diesem Herstellerstammsatzordnen Sie die Kontengruppe MNFR zu. Falls Sie eine externe Bezeichnung für denHersteller ablegen wollen, geben Sie diese in den Steuerungsdaten im Feld ExternerHersteller ein. Diese Bezeichnung wird in der Bestellung aufgeführt.

Hersteller und Lieferant sind identischWenn der Lieferant gleichzeitig Hersteller ist, können Sie mit Lieferantenstammsätzenarbeiten. Sie müssen dann sicherstellen, daß der Kontengruppe desLieferantenstammsatzes ein Partnerschema zugeordnet ist, das die Partnerrolle HSberücksichtigt. (Im Customizing des Einkaufs unter Partnerfindung � Partnereinstellungim Lieferantenstammsatz � Partnerschemata zu Kontengruppen zuordnen) DieHerstellerwerke müssen dann im Lieferantenstammsatz die Partnerrolle HS haben.

Bestimmte Herstellerwerke, von denen Sie Materialien beziehen möchtenWenn der Hersteller ggf. mehrere Herstellerwerke [Extern] hat, dann können Sie für dieHerstellerwerke eigene Herstellerstammsätze mit der Kontengruppe MNFR anlegen. DieHerstellerwerke müssen in dem Stammsatz des Herstellers (bzw. des Lieferanten) diePartnerrolle HS (Herstellerwerk) haben.

Die folgende Grafik zeigt, welche Partnerrollen Sie in den Stammsätzen von Lieferant, Herstellerund Herstellerwerk pflegen müssen:



442 April 2001

Lieferant und Herstellersind identisch

Lieferant

Hersteller

Hersteller-werke

Stammsätze

Lieferant und Herstellersind nicht identisch

MeierKontengr.0001

Lieferant/Hersteller

Hersteller-werke

Langen GmbHKontengr.MNFR

PartnerrollenLF......

Meier......

PartnerrollenHSHS...

Werk 1Werk 2...

MeierKontengr.*(die HS erlaubt)

PartnerrollenLFHSHS

MeierWerk 1Werk 2

Kontengr. MNFR

Werk 1Kontengr. MNFR



Werk 2

Stammsätze

Wird im Standard nicht mit ausgeliefert*

FunktionsumfangSiehe HTN-Materialien suchen [Seite 444]

Siehe Herstellerteilenummer: Funktionsumfang [Seite 445]

Weitere Informationen zur Verwendung der Herstellerteilenummer finden Sie in derDokumentation Qualitätsmanagement in der Beschaffung unter Herstellerteilenummerabwicklungim QM [Extern].


Liste der zulässigen Herstellerteile

April 2001 443

Liste der zulässigen HerstellerteileVerwendungWenn Sie prüfen und steuern möchten, welche HTN-Materialien beschafft werden dürfen, dannsollten Sie die Liste der zulässigen Herstellerteile (LZHT) einsetzen.

Dort können Sie für jedes HTN-Material festlegen,

� ob es nur für ein bestimmtes Werk oder für alle Werke Ihres Unternehmens beschafft werdendarf

� für welchen Zeitraum das HTN-Material beschafft werden darf

� ob es zu einem bestimmten Revisionsstand gehören muß

� ob es nur aus einem bestimmten Herstellerwerk bezogen werden darf

� ob es gesperrt ist und wenn ja warum

Sie können im Customizing des Einkaufs unter Materialstamm Sperrgründe für HTN-Materialien definieren.

Voraussetzungen� Sie sollten im Customizing des Einkaufs im Materialstamm ein Herstellerteileprofil definieren.

Setzen Sie das Kennzeichen für LZHT-Verwaltung, damit das System bei der Eingabe desHTN-Materials die Liste der zulässigen Herstellerteile prüft.

� Geben Sie das Herstellerteileprofil im Materialstamm des bestandsgeführten Materials(Einkaufssicht) ein.

� Damit das System prüft, ob das eingegebene Herstellerwerk erlaubt ist, müssen Sie

- für die Herstellerwerke Stammsätze mit der Kontengruppe MNFR anlegen

- die Herstellerwerke mit der Partnerrolle HS im Hersteller- bzw. Lieferantenstammsatzeintragen

- im Customizing des Einkaufs im Herstellerteileprofil eine Prüfregel festlegen

AktivitätenPflegen Sie die Liste der zulässigen Herstellerteile im Einkaufsmenü unter Stammdaten � Zul.Herstellerteile � Pflegen.

An dieser Stelle stellt SAP die Erweiterung AMPL0001 zur Verfügung, mit der Sie eigeneKriterien für die Zulässigkeit von Herstellerteilen festlegen können.


HTN-Materialien suchen

444 April 2001

HTN-Materialien suchenVerwendungSie können nach HTN-Materialien mit der Eingabehilfe suchen.

VoraussetzungenDamit diese Funktion die Performance des Systems nicht beeinträchtigt, müssen die IndizesBMA und MPN in der Tabelle MARA (Materialstamm) vorhanden sein. Wenn Sie die Indizeseinmal erzeugt haben, werden sie vom System aktualisiert.

AktivitätenSie erzeugen einen Index wie folgt:

1. Wählen Sie vom Systemmenü Werkzeuge � ABAP Workbench.

2. Wählen Sie Entwicklung � Dictionary.

3. Ändern Sie die Datenbanktabelle MARA.

4. Wählen Sie Springen � Indizes...

5. Wählen Sie den Index BMA (Nummer des internen Materialstamms) aus.

6. Setzen Sie die Kennzeichen Non-Unique-Index und Index auf allen Datenbanksystemen.

7. Aktivieren Sie Ihre Änderungen.

Führen Sie die Schritte 5 bis 7 auch für den Index MPN (Herstellerteilenummer / Nummer einesHerstellers) aus.


Herstellerteilenummer: Funktionsumfang

April 2001 445

Herstellerteilenummer: FunktionsumfangSuche nach HTN-MaterialienSie können nach HTN-Materialien suchen, indem Sie die Wertehilfe aufrufen und dann dieSuchhilfe zur Herstellerteilenummer auswählen.

Eingabe von HTN-MaterialienDas System prüft bei jeder Eingabe eines HTN-Materials, ob es ein zulässiges Material ist, wennSie im firmeneigenen Materialstammsatz ein Herstellerteileprofil hinterlegt haben, das einePrüfung der Liste der zulässigen Herstellerteile vorsieht.

Innerhalb des Beschaffungsprozesses (z.B. beim Anlegen einer Bestellung mit Bezug zu einerBestellanforderung) kann es erforderlich sein, die Herstellerteilenummer zu ändern, falls die Teilein Form und Funktion vergleichbar sind. Sie können im HTN-Profil festlegen, ob generell einWechsel des HTN-Materials erlaubt ist.

EinkaufsinfosatzWenn Sie für verschiedene HTN-Materialien zu einem firmeneigenen Material verschiedenePreise hinterlegen möchten, dann sollten Sie Einkaufsinfosätze nicht zu Ihrem firmeneigenenMaterial anlegen, sondern zu den HTN-Materialien. Dazu müssen Sie im HTN-Profil hinterlegen,daß Einkaufsinfosätze ausschließlich für HTN-Materialien angelegt werden können. Für dasfirmeneigene Material können Sie dann keinen Infosatz anlegen.

Wenn Sie mit Konsignationsinfosätzen arbeiten, müssen Sie die Infosätze zumfirmeneigenen Material anlegen, da das System beim Warenausgang zuKonsignationsmaterialien nach den Infosätzen zu den bestandsgeführten,firmeneigenen Materialien sucht und keine HTN-Materialien berücksichtigt.

Orderbuch und QuotierungSie können zur Bezugsquellenermittlung entweder HTN-Materialien oder das firmeneigeneMaterial verwenden. Wenn Sie das HTN-Material verwenden möchten, dann müssen Sie aufdem Einstiegsbild zunächst das firmeneigene Material eingeben. Auf dem Übersichtsbild könnenSie das HTN-Material eingeben.

BestellanforderungSie können in der Positionsübersicht das firmeneigene oder das HTN-Material eingeben. WennSie das HTN-Material angeben, setzt das System es in das firmeneigene um, d.h. in derPositionsübersicht sehen Sie immer die firmeneigene Materialnummer und dieHerstellerteilenummer.

Auf dem Positionsdetailbild wird das HTN-Material nochmals angezeigt und kann dort geändertwerden.

BezugsquellenfindungBeim Arbeiten mit einem HTN-Material wird bei der Bezugsquellenfindung sowohl das HTN-Material als auch das firmeneigene Material herangezogen.



446 April 2001

� Bei der Bezugsquellenfindung zum firmeneigenen bestandsgeführten Material werden auchalle Bezugsquellen der HTN-Materialien berücksichtigt, da Bezugsquellen wie Orderbuch,Kontrakt, Quotierung etc. sowohl für HTN-Materialien als auch für das bestandsgeführteMaterial angelegt werden können.

� Bei der Bezugsquellenfindung zum HTN-Material werden auch alle Bezugsquellen desfirmeneigenen Materials berücksichtigt.

Zum bestandsgeführten Material Stahl_02 gibt es zwei HTN-Materialien bei LieferantSchmitt. Für die beiden HTN-Materialien Stahl_HTN_01 und Stahl_HTN_02 existiert jeein Infosatz, da im Herstellerteileprofil festgelegt ist, daß Einkaufsinfosätze für HTN-Materialien angelegt werden müssen. Es sind keine weiteren Bezugsquellen wieQuotierung, Orderbucheintrag oder Kontrakt vorhanden.

Wenn Sie in der Banf das bestandsgeführte Material Stahl_02 eingegeben haben,werden bei der Bezugsquellenfindung die beiden Infosätze der HTN-Materialien ermittelt.Das System ordnet der Banf keine Bezugsquelle zu, da es keine eindeutigeBezugsquelle ermitteln konnte.

Anfrage und AngebotWenn Sie eine Anfrage ohne Bezug zu einer Bestellanforderung erfassen, dann können Sie dasHTN-Material oder das firmeneigene Material eingeben.

Wenn Sie eine Anfrage mit Bezug zu einer Bestellanforderung anlegen, die schon ein HTN-Material enthält, können Sie dieses ändern. Voraussetzung hierfür ist, daß das HTN-Profil denWechsel des HTN-Materials erlaubt.

Das System übernimmt das HTN-Material aus der Anfrage in das Angebot. Sie können dieNummer im Angebot nicht mehr ändern.

KontraktSie können in der Positionsübersicht das firmeneigene oder das HTN-Material eingeben. WennSie das HTN-Material angeben, setzt das System es in das firmeneigene um. In derPositionsübersicht sehen Sie immer die firmeneigene Materialnummer sowie dieHerstellerteilenummer. Auf dem Positionsdetailbild wird das HTN-Material nochmals angezeigt.

Falls Sie das HTN-Material nicht im Kontrakt angeben, können Sie es im Kontraktabruf angeben.Nachdem Sie den Kontraktabruf gesichert haben, können Sie das HTN-Material nicht mehrändern. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Position zu löschen und eine neue hinzuzufügen.

Bestellung und LieferplanFalls für das zu beschaffende Material das HTN-Material Pflicht ist, müssen Sie in der Bestellungund im Lieferplan das HTN-Material angeben. Wenn Sie trotzdem das bestandsgeführte Materialeingeben, werden Sie aufgefordert das HTN-Material einzugeben.

Falls für das zu beschaffende Material keine HTN-Pflicht im Herstellerteileprofil vorgesehen ist,können Sie entweder das HTN-Material oder das firmeneigene Material eingeben.

Falls Sie eine Bestellung mit Bezug auf einen Vorlagebeleg anlegen und dieser bereits ein HTN-Material enthält, wird es übernommen.



April 2001 447

Bestätigung� Auftragsbestätigung

Ihr Lieferant kann ein von der Bestellposition abweichendes HTN-Material bestätigen.Wenn die Auftragsbestätigung der einzige Bestätigungstyp ist, muß er im Customizingdes Einkaufs als WE-zuordnungspflichtig gekennzeichnet sein. Wenn zusätzlich einLieferavis erwartet wird, hat das HTN-Material in der Auftragsbestätigung nur vorläufigenCharakter.

� Anlieferung

Sie können ein abweichendes HTN-Material avisieren. Der Bestätigungstyp Anlieferungmuß im Customizing des Einkaufs als WE-zuordnungspflichtig gekennzeichnet sein. Dasavisierte HTN-Material ist für den Wareneingang relevant.

Wenn das HTN-Material und der Preis in der Anlieferung von den Angaben in derBestellung abweichen, führt das System keine neue Preisfindung durch, da derLieferantenpreis als korrekt angenommen wird.

Sonderbeschaffung mit HTN-Materialien� Sie können eine Konsignationsbestellung nur anlegen, wenn Infosätze zum firmeneigenen

Material vorliegen, da das System nur so beim Warenausgang den Infosatz eindeutig findenkann.

� Sie können Umlagerbestellungen anlegen. Der Warenausgang erfolgt über diefirmeneigene Materialnummer, da die Komponente Vertrieb nur mit dem firmeneigenen,bestandsgeführten Material arbeiten kann.

� Sie können Lohnbearbeitungs- und Streckenbestellungen mit HTN-Materialien anlegen.

WareneingangSie können beim Wareneingang das HTN-Material ändern. Der Bestand des firmeneigenenMaterials wird aktualisiert.

Das System führt keine Preisfindung für das HTN-Material durch, da die Beständeimmer zum firmeneigenen Material geführt werden.

RechnungsprüfungKeine Besonderheiten

NachrichtenausgabeWenn Sie eine Anfrage, eine Bestellung, einen Kontrakt oder einen Lieferplan drucken oder perEDI versenden, werden folgende Daten aufgeführt, die im Einkaufsbeleg nicht angezeigt werden:

� alle in der Liste der zulässigen Herstellerteile (LZHT) gepflegten Werke des Herstellers sowieder Revisionsstand des HTN-Materials

� die Teilenummer des Herstellers und die externe Bezeichnung des Herstellers, die imHerstellerstammsatz hinterlegt sind



448 April 2001

Archivierung von HTN-MaterialienWenn Sie HTN-Materialien archivieren wollen, die Sie in die Liste der zulässigen Herstellerteilegepflegt haben, dann müssen Sie zuerst ein Löschkennzeichen in der Liste setzen.

Weitere Informationen zur Archivierung finden Sie in der DokumentationAnwendungsübergreifende Komponenten unter CA - Archivieren von Anwendungsdaten imAbschnitt MM - Materialwirtschaft [Extern].


Adressen im Einkauf

April 2001 449

Adressen im EinkaufVerwendungDie in den Einkaufsbelegen benötigten Adressen, d.h. Lieferantenadresse (für Lieferanten undCpD-Lieferanten), Anlieferadresse und Lagerortadresse, werden mit der zentralenAdreßverwaltung des SAP-Systems verwaltet.

Sie können z.B. folgende Daten hinterlegen:

� mehrere Telefon- und Faxnummern

� E-Mail-Adressen

� Informationen zu Orts- oder Gebäudeteilen

AktivitätenIm Menü Stammdaten � Anlieferadressen können Sie Adressen aus der zentralenAdreßverwaltung auswählen und ggf. im Einkaufsbeleg ändern.


Dokumentenverwaltungssystem

450 April 2001

DokumentenverwaltungssystemVerwendungSie können Dokumente, die im Dokumentenverwaltungssystem abgelegt sind, mit einerEinkaufsbelegposition verknüpfen. Die Dokumente können Sie dann anzeigen. Falls Sie denEinkaufsbeleg an den Lieferanten drucken oder faxen, wird eine Liste mit allen verknüpftenDokumenten zu der Position übermittelt.

AktivitätenSie finden die Funktion in der Anzeige oder Bearbeitung des Einkaufsbelegs unter Position �Weitere Funktionen.


Nachträgliche Abrechnung

April 2001 451

Nachträgliche AbrechnungFür die Abnahme von Waren, die frühzeitige Zahlung der Rechnungen, die Durchführung vonAktionen sowie als Zuschuß auf die für Sie anfallenden Kosten (z.B. Entsorgungskosten),gewähren Lieferanten Konditionen.

Grundsätzlich unterscheiden sich diese Konditionen in sofort fällige und später fällige:

� Sofort fällige Konditionen

Diese Konditionen werden direkt bei den Lieferantenrechnungen oder bei derRegulierung dieser Rechnungen berücksichtigt.

� Später fällige Konditionen

Diese Konditionen werden am Ende eines vereinbarten Zeitraums mit den Lieferantenabgerechnet.

Weitere Informationen dazu, wie Sie das System bei der Fortschreibung der Umsätze und beider Abrechnung unterstützt, finden Sie unter ISR – SAP Retail: Nachträgliche Abrechnung[Extern]. Bitte beachten Sie, daß die Dokumentation zu SAP Retail dem Sprachgebrauch imHandel angepaßt ist (siehe Handelsterminologie [Extern]).

Mm - Einkauf (Mmpur)

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