Mobiles Arbeiten mit dem wahren ECM
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Berlin September 2014
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS OS|mobileDMS für iOS und für Android
Mobiles Arbeiten
Gesamtschaden durch Leerlauf in Deutschland: 170 Mrd. €*
32,5 verschwendete Arbeitstage p. A.*
Ein Beispiel: Verkäufer widmen lediglich 20 % ihrer Arbeitszeit dem aktiven Verkauf*
* Proudfoot Consulting, 2006
Vertriebsaktive Zeit
40.000 km 50 %
50.000 km 37 %
60.000 km 25 %
70.000 km 12 %
Reisezeit Quelle: Dennso Management Consulting GmbH
Mobil arbeiten – was bringt das? • Nutzung vormals unproduktiver Zeit
• Bis zu 30 Minuten Zeit pro Mitarbeiter und Tag lassen sich einsparen
• Kürzere Reaktionszeiten bringen z. B. Wettbewerbsvorteile oder größere Kundenzufriedenheit
• Bessere Vernetzung von Vertriebs- und Servicemitarbeitern
• Mobilität verspricht rasche Rentabilität
• Smartphones sind sicher (Bislang ist kein massiver Virenbefall bekannt)
Präsentationstitel | Autor | Datum
Mobil arbeiten – was bringt das?
• Das gesamte Unternehmenswissen immer griffbereit
• Aktualität bis zur letzten Minute (z. B. vor einem Termin)
• Noch flexibler auf neue Situationen reagieren
• Daten/Sachverhalte vor Ort erfassen und sofort im Firmennetzwerk ablegen
• Protokollierung von Gesprächen, Abnahmen, Verhandlungen
• Zeit gewinnen durch sofortiges Anstoßen von dringenden Prozessen
Mobil arbeiten – was bringt das? Mögliche mobile Einsatzszenarien: • Im Außendienst für Gutachter, Ver-
sicherer, Vertrieb, Logistik u. v. a. m.
• Kontrolle von Projektfortschritten
• Vor-Ort-Objektbewertung
• Hausverwaltung und Bewirtschaftung
• Mängeldokumentation auf Baustellen
Produktportfolio
• Mit OS|mobileDMS wird ECM mobiler
• OS|mobileDMS verschafft schnell und unkompliziert Zugang zum ECM-Netzwerk/-wissen
• Apps für
• iOS und Android
• Smartphones und Tablet PCs
• OS|mobileDMS – ein weiterer Baustein mobiler B2B-Kommunikationsmöglichkeiten
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Unsere Lösung für unterwegs
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS - mobil auf vielen Plattformen
iOS Android
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
enaio® und OS|mobileDMS
Unterwegs Im Haus Hybrid
Wo immer Sie es brauchen
Dokumenten-management
Revisionssichere Archivierung
Content Management
Digitale Workflows
Reporting & Analytics
Anwendungen auf vielen Geräten
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Was sind die technischen Voraussetzungen?
• Folgende Produktoptionen bzw. Kerndienste sind bereitzustellen:
• enaio® server
• enaio® client
• enaio® app-connector
• enaio® document-viewer
• enaio® fulltext
• Installation der jeweils aktuellen Version von OS|mobileDMS auf den mobilen Endgeräten (kostenlos zu beziehen über Apple-AppStore bzw. Android-PlayStore unter dem Stichwort "mobileDMS")
• Hinweis: Nach dem Download können Sie die OS|mobileDMS App sofort verwenden. Für die Apps ist standardmäßig eine Verbindung zu einem Testsystem eingerichtet, so dass Sie alle
Funktionen sofort ausprobieren können.
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Architektur von OS|mobileDMS
Beispielhafte Systemarchitektur zum Betrieb von OS|mobileDMS
Webserver mit SSL +
Reverse Proxy
enaio® app-connector
enaio® document-
viewer
enaio® Servergruppe
HTTPS HTTPS
Internet Firewall Firewall DMZ Corporate
OS|mobileDMS für iOS
OS|mobileDMS für iPad und iPhone
• Eine App für iPhone & iPad
• Funktionsgleich-heit zwischen iPhone & iPad
• Produktivität auch unterwegs
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS für iOS - Standardfunktionen
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
• Abonnements und Wiedervorlagen von OS|ECM empfangen
• Volltextsuche nach Dokumenten, Ordnern, Registern in OS|ECM
• Gespeicherte Anfragen mit/ohne Variablen aus OS|ECM nutzen
• Anzeigen von Dokumenteninhalten und Indexdaten in der App
• Dokumente in der App auschecken, bearbeiten und einchecken
• Erfassen mittels Gerätekamera & Ablegen der Daten in OS|ECM
• Workflows direkt aus der App anstoßen
• Hervorheben von Favoriten in der App oder über OS|ECM
• Versenden von Dokumenten als PDF oder ZIP direkt aus der App
Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0: Mehrere Aktendokumente
enaio | mobileDMS | Juli 2014
Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0:
Navigation im Dokument über Inhaltsverzeichnis
enaio | mobileDMS | Juli 2014
Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0:
Überall einfach neue Objekte anlegen
enaio | mobileDMS | Juli 2014
• In einem Zug • mehrerer Bilder • auswählen, • hochladen und • als neue Objekte • mit Indexdaten anlegen.
OS|mobileDMS für Android
OS|mobileDMS für Android Devices
• Eine App für Smartphones & Tablet-PCs
• Funktionsgleich-heit zwischen Smartphones & Tablet-PCs
• Produktivität auch unterwegs
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
• Einfach & schnell auf alle Geschäftsunterlagen im Unternehmen zugreifen (die in OS|ECM verwaltet werden und für die Sie eine Berechtigung haben).
• Mittels gespeicherten Suchroutinen (mit und ohne Parametern/ Suche in den Metadaten) in den Unternehmensdokumenten zügig und komfortabel recherchieren.
• Dokumente durchblättern, zoomen, lesen und weiterleiten (egal in welchem Dateiformat sie im Original vorliegen).
• Sich die Indexdaten eines Dokuments ansehen (z. B. Bearbeiter, Aktenzeichen, Statusinformationen usw.).
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Digitale Workflows empfangen, bearbeiten und weiterleiten (mit und ohne Dokumentenanhang).
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
• Sich über Änderungen an Dokumenten bzw. in Ordnern/ Verzeichnissen im Firmennetzwerk informieren lassen (Abonnements).
• Mittels „Wiedervorlagen“ Prozesse und Dokumente genau dann bearbeiten, wenn die richtige Zeit dafür gekommen ist
• Daten und Dokumente via Smartphone oder Tablet-PC erfassen und diese sofort im Firmennetz bereit stellen.
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Dokumente aus dem Firmennetzwerk offline speichern, um auch ohne Internetverbindung darauf zu zugreifen (z. B. während eines Fluges).
• Versenden von Dokumenten als PDF oder ZIP direkt aus der App
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Anzeige von Dokumenten-inhalten
• Anzeige von Meta-/Index-daten
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Workflow empfangen, bearbeiten und weiterleiten
• Mit und ohne Dokumenten-anhang
• Hervorheben von Favoriten in der App oder über OS|ECM
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Dr. Olaf Holst Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement [email protected] OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0