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Modul 431 AOM AB431-06bL

Modul431:AufträgeimIT-Umfeldselbständigdurchführenanalysieren,planenundnachhaltigausführen Sie lernen in AB431-06b was ein Projekt, ein Projektstrukturplan und was ein Arbeitspaket ist.

Projektmanagement Projektmanagement, PM umfasst die Führungsaufgaben, -techniken, -organisation und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts. PM wir auch in Normen festgehalten, wie die DI-Normierung. Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als Gesamtheit, wie vorher aufgezählt. Es gibt auch Institute die sich dem PM verschreiben haben. Diese definiert bspw. das Project Management Institute (PMI) im PMBOK PM als Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Techniken auf die Vorgänge innerhalb eines Projekts. Um das in Abbildung 1 zu verhindern, sollte ein professionelles PM mindestens folgendes beinhalten.

Fähigkeiten Strukturen …entsprechend qualifizierte Projektleiter- und Mitarbeiter

Passende Einzel- und MultiPM-Prozesse

Kultur ICT-Tools Eine gemeinsame entwickelte und gelebte Projektkultur

Softwareanwendungen die Mitarbeiter und Prozesse unterstützen.

Abbildung 1, So sollte es nicht sein im PM

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Der Begriff Projektmanagement setzt sich wie folgt zusammen

Das Magische-Dreick auch bekannt als Teufels-Dreieck Der Projektmanager hat die Aufgabe, die Erwartungen der Stakeholder (Anspruchsgruppen) an das Projekt so weit wie möglich zu erfüllen. Die für die Erhebung der Erwartungen meist verwendete Methode ist die Projektumfeldanalyse, diese wird aber in dem Modul nicht behandelt. Als Stakeholder bezeichnet man dabei jede Person oder Organisation, deren Interessen durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts betroffen sind.

Magisches Dreieck

Der Projektmanager bewegt sich dabei zwischen den Grössen:

• Zeit: Projektdauer und Termine • Kosten • Inhalt, Umfang und Qualität der Projektergebnisse

Diese drei Grössen stehen in einer Zielkonkurrenz zueinander, beispielsweise in folgenden Situationen:

1. Um den Termin zu halten, werden Überstunden geleistet und zusätzliches Personal beschäftigt; dies erhöht die Kosten.

2. Um bei einem gedeckelten Projekt die Kosten zu halten, werden Leistungen gestrichen; dies senkt die Qualität des Ergebnisses.

3. Um die Qualität des Projektergebnisses sicherzustellen, wird zusätzliche Zeit in Tests investiert und der Termin verschoben.

Um den Projekterfolg zu gewährleisten, muss der Projektmanager zunächst die Interessen der Stakeholder transparent machen und dann gemeinsam mit ihnen eine Projektplanung erstellen. Letztendlich wird mit dem Auftraggeber eine Priorität dieser Grössen festgelegt, auf der dann die Projektsteuerung aufgebaut wird. Das Projektreporting beschreibt das Projekt (oder die einzelnen Ergebnistypen des Projekts) dann immer in Bezug auf diese drei Grössen.

Das magische Dreieck zeigt auch, dass eine Änderung an einer der Steuergrössen automatisch zu Änderungen an einer oder beiden anderen Grössen führt.

(Quelle https://de.wikipedia.org/wiki/Magisches_Dreieck, 8. 2016)

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Erhobene Statistik alle Erfolgreichen Projekte in der Schweiz 2013

Erfolgreich bedeutet es wurden 80% oder mehr erreicht. Erkenntnis; 100% Erfolg gibt es in keinem Projekt! Jedes Projekt hatte irgendwo ein Problem sei es personell oder Ressourcen, wie auch Zeit behaftet.

Zusammenfassend: Wie ist der Weg nochmals vom Antrag bis zum Projekt?

Erinnern Sie sich ein wenig an das AB431.04 dort haben Sie die Ausdrücke Projektantrag und Projektauftrag gehört. Der Projektantrag ist die Idee die jeder von Ihnen haben kann und diese z. B. an ein Antragsteller, dies kann Ihr Chef sein, weiter gibt. Danach wird der Antrag geprüft und es kann daraus ein Projektauftrag entstehen, wichtig ist der Antragsteller ist nicht zwingend der Auftraggeber, im Extremfall ist diese Person nicht einmal im Projekt beteiligt.

Nachtrag wie kommen Projektideen zustande?

Reaktiv (Es muss erst etwas eintreffen bevor eine Reaktion stattfinden).

Proaktiv (Es findet vor dem Eintreffen eine Reaktion statt).

• Störung oder Defekt in einer Anwendung

• Marktrend folgen • Neue gesetzte umsetzen

• Neue Technologien aufgreifen • Wettbewerbsvorteile erkennen,

Konkurrenzsaktivitäten eruieren • Systematisch nach Verbesserungen

suchen

31%

16% 53%

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Der Projektstrukturplan Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine (in der Regel graphische) Übersicht, die alle zum Erreichen des Projektziels notwendigen Aktivitäten enthält Der PSP wird von allen Mitgliedern des Projektteams gemeinsam erarbeitet Wozu soll ich einen Projektstrukturplan erstellen? Für die Erstellung eines Projektstrukturplans sprechen mehrere Gründe: Durch die graphische Darstellung der Aufgaben in Baumform kann der gesamte PSP relativ einfach auf Vollständigkeit hin überprüft werden - auch von Fachleuten, die bei der Planung selbst nicht mit dabei waren. Dies ist auch der wichtigste Zweck des PSP - eine möglichst vollständige Auflistung aller zur Erreichung des Projektziels notwendigen Aufgaben. Der Projektstrukturplan fördert gesamtheitliches Denken, da hier immer das gesamte Projekt abgebildet ist - selbst wenn weiter entfernte Projektphasen zunächst noch grob geplant werden. Da der Projektstrukturplan sehr einfach zu verstehen ist, eignet er sich auch für Präsentationen. Ausserdem ist er ein hervorragendes Kommunikationsmittel, in dem jedes Projektmitglied sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt. Die Projektstrukturierung fördert den Teamentwicklungsprozess, da dies im Rahmen eines neuen Projektes das erste gemeinsam erarbeitete Ergebnis ist. Der PSP führt zu einer Unterteilung des Gesamtprojektes ist kleinere, leichter überschaubare Aktivitäten und hilft somit, die Komplexität zu reduzieren und in den Griff zu bekommen. (Arbeitspakete) Anhand des Projektstrukturplans können während der Planung interessante Verdichtungen bezüglich Kosten, Aufwande und Termine vorgenommen werden.

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Nach welchen Prinzipien kann ich ein Projekt strukturieren?

• Phasen- oder ablauforientiert

• Objekt- oder ergebnisorientiert

• Funktions- oder verrichtungsorientiert

Zu Beginn empfiehlt es sich den Phasenorientierten PSPs zu wählen, da diese am einfachsten ist. Gerade wenn man ein Projekt nach Phasen auslegt, macht dieser oft sinn. Anders sieht es bei agilen Projekten aus, dort macht sich ein Objektorientierter PSP gut.

Grundsätze bei der Projektstrukturierung:

Wichtigstes Ziel des PSP ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten. Zu beachten ist, das alle Aktivitäten klar voneinander abgegrenzt werden, vor allem um Überschneidungen zu vermeiden.

Risiken und Unklarheiten, die während der Projektstrukturierung auftauchen, sollten markiert, festgehalten und während des Projektverlaufs besonders beachtet werden.

Der PSP sollte soweit detailliert werden, bis allen Aktivitäten der untersten Ebene (=Arbeitspaket) genau 1 Verantwortlicher zugeordnet werden kann.

Ziel des Projektstrukturplans ist es nicht, eine Reihenfolge von Aktivitäten darzustellen. Der PSP dient ausschliesslich zur inhaltlichen Zergliederung des Projektziels.

Phasen- oder ablauforientiert Objekt- oder ergebnisorientierter

Funktions- o. verrichtungsorientierter

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Das Arbeitspaket Was sind Arbeitspakete und wozu dienen sie? Als Arbeitspakete (AP) bezeichnet man die unterste Ebene im Projektstrukturplan. Diese ist dann erreicht, wenn einem Arbeitspaket genau ein Verantwortlicher zugeordnet werden kann (siehe PSP). Dieser sorgt für die Einhaltung der zugesagten Termine und Kosten und die Erbringung der vereinbarten Ergebnisse. Jedes Arbeitspaket ist eine klar abgegrenzte und in sich geschlossene Einheit. Die Arbeitspakete bilden die Basis für die weitere Projektplanung. Zur näheren inhaltlichen Beschreibung eines Arbeitspaketes (die meist recht kurze Bezeichnung des Arbeitspaketes im Projektstrukturplan reicht nicht aus!) müssen mindestens folgende Informationen vorhanden sein:

Kurzbezeichnung:

• AP-Nr. • AP-Verantwortlicher • Ziel/Ergebnisse des Arbeitspakets • Voraussetzungen zur Erbringung der Ergebnisse

Beispiel einer Aufteilung

Eine andere Mögliche Regel zur Gestaltung eines AP lautet:

Die Fünf-W-Frage:

1. Wer macht... 2. was, 3. womit, 4. wozu, 5. wie lange.

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Inhaltlicher Aufbau eines AB:

• Kopf des Arbeitspaketes (AP) • Grundlage des AP • Gestaltungsbereich • Gestaltungsaufgaben • Ziele/Ergebnisse des AP • Einflussgrössen (Restriktionen und Rahmenbedingungen) • Budget für Aufwand und Kosten • Termine und Meilensteine • Ressourcenzugriff und Befugnisse • Information • Risiken • Fuss des AP

Ein mögliches Beispiel eines APs:

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Aufgaben zu Arbeitspaket Ein Kunde möchte gerne einen WEB Shop für technische Produkte eröffnen. Beschreiben Sie ein mögliches Arbeitspaket.

• Erstellt einen Vollständigen PSP inkl. AP • Budget 300 000 CHF • 6 Projektmitarbeiter • 1 PM • Aufwand sehr Gross • Ca. 12000 Artikel • Entwicklungszeit Wunsch Kunde so rasch als möglich

2-3er Gruppen 35 Minuten Zeit. Danach werden zwei bis drei in Plenum besprochen. Die erarbeiteten Daten bitte in den Klassenordner speichern.

Quellen

Quelle und Auszüge: Vieweg Der Projektmanagement Kompass, 1.Auflage 9.2002, von Gerda Süss, Dieter Eschlbeck

Quelle und Auszüge aus: System Engineering. 2. Auflage 2012 , Rolf Böhm