MS Office Access 2007

UM für INI

Sie haben viele Daten? Entscheiden Sie sich für Access.

• Access verarbeitet Daten, und zwar alle Arten von Daten: Kundenkontakte, abzurechnende Arbeitsstunden oder Bestände Ihres Unternehmens, Ernährungs- und Trainingspläne, Haushaltsausgaben oder Listen und Preise Ihrer Sammlerstücke. Und die ersten Schritte sind überaus einfach. Sie müssen nur eine sofort einsetzbare Datenbankvorlage herunterladen und mit der Eingabe beginnen, um die Kontrolle über Ihre Daten zu gewinnen.

Tabellen als Grundlage

• Wenn Sie über Daten verfügen, führen Sie Listen. Access wandelt diese Listen in Tabellen um. Die Organisation von Daten in Tabellen erfolgt mittels Einträgen in Zeilen und Kategorien in Spalten. In Access werden Zeilen als Datensätze und Spalten als Felder bezeichnet.

• Der Datensatz jedes Mitarbeiters enthält z. B. Felder wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Position usw. Der Datensatz jeder Spesenabrechnung enthält Datum, Betrag, Zweck usw. Sie können die in einer Access-Vorlage vorgegebenen Tabellen verwenden und die gewünschten Informationen hinzufügen.

• Dank der Organisation von Daten in Tabellen wird Access so effektiv. Wodurch unterscheiden sich aber Access-Tabellen von Listen oder Excel-Arbeitsblättern? Dazu kommen wir als Nächstes.

Durch Verknüpfen von Tabellen werden Daten effizient genutzt.

• Access zeichnet sich dadurch aus, dass mit verknüpften Tabellen gearbeitet wird, sodass eine Tabelle mit in einer anderen Tabelle enthaltenen Daten arbeiten kann. Deshalb müssen Sie beim Nachverfolgen zu erledigender Aufgaben beispielsweise die Namen von Mitarbeitern oder Projekten, die bereits gespeichert sind, nicht nochmals eingeben.

• Dies wird in der Abbildung veranschaulicht. Sie geben in die Tabelle "Aufgaben" eine neue Aufgabe ein. Dabei wählen Sie im Feld Projekt eine Projektnummer aus, die aus der Tabelle "Projekte" stammende Daten nutzt. Ferner arbeitet das Feld Besitzer in der Tabelle "Projekte" mit Daten in der Tabelle "Mitarbeiter, wodurch die Tabellen "Aufgaben" und "Projekte" identische Informationen dazu enthalten, welchem Mitarbeiter die Aufgabe zugewiesen ist. Dadurch wissen Sie auch, wer für die Aufgabe zuständig ist. Durch das Verknüpfen von Tabellen ist Access effizienter als Listen oder Arbeitsblätter.

Präsentieren Sie Ihre Daten besser.

• Ein weiterer Vorteil von Access ist die übersichtliche Datenanzeige. Das Lesen von Listen und Arbeitsblättern kann unübersichtlich und unkomfortabel sein. Access hingegen bietet Formulare und Berichte, in denen Sie die benötigten Daten anderen Benutzern mit der gewünschten Aussagekraft anzeigen können.

• Und um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Access 2007 Ihnen für Ihre Daten vordefinierte Vorlagen für Formulare und Berichte zur Verfügung.

Stellen Sie sich diese Fragen.

• Die Leistungsfähigkeit von Access hängt von den Daten ab. Wenn Ihre Daten sich nicht für eine Organisation in Tabellen eignen oder nur für einmaligen Gebrauch vorgesehen sind, steigert Access ihren Nutzen nicht. Doch selbst Einkaufslisten können Ihnen beim Planen Ihres Budgets helfen, wenn Sie sie speichern. Und über ein einfaches Access-Formular können Firmen ihren Stammkunden einen Rabatt einräumen, ohne dass diese Treuekarten abstempeln lassen müssen. Aus diesen Gründen lohnt es sich, Access näher kennenzulernen.

Kostenlose Testversion herunterladen

• Downloadgröße: 457 KB (<2 Min bei 56 Kbit/s)• Sie besitzen 2007 Microsoft Office System noch nicht? Dann

können Sie eine kostenlose 60-Tage-Testversion zu Übungszwecken herunterladen oder es jetzt käuflich erwerben.

Sie starten auf der Seite "Erste Schritte". Wo sonst?

• Selbst wenn Sie Access zuvor noch nicht genutzt haben, dauert es höchstens fünf Minuten, bis Sie mit Ihrer eigenen Access 2007-Datenbank arbeiten können. Wenn Sie schon Erfahrung mit Access haben, wartet gleich eine Überraschung auf Sie.

• Die neue Seite "Erste Schritte" in Access 2007 hat viel zu bieten. Sie finden u. a. Links zu sämtlichen Access 2007-Vorlagen und zu nützlichen Office Online-Beiträgen, z. B. Videodemonstrationen.

• Die Seite "Erste Schritte" wird nach Öffnen von Access 2007 angezeigt. Nach dem Öffnen einer Datenbank können Sie jederzeit zur Seite "Erste Schritte" zurückkehren, indem Sie die Datenbank schließen. Als Nächstes wollen wir uns mit den Vorlagen beschäftigen.

Große Auswahl an Vorlagen

• Mithilfe der ebenfalls neuen Access 2007-Datenbankvorlagen können Sie eine Datenbank binnen kürzester Zeit einrichten, ohne sie entwerfen oder erstellen zu müssen. Beliebte zweckmäßige Datenbanken stehen kostenlos zu Ihrer Verfügung, und die Seite "Erste Schritte" wird laufend um neue Datenbanken ergänzt. Die Abbildung zeigt die Seite.

• Nach dem Öffnen einer Datenbankvorlage können Sie gleich mit der Dateneingabe beginnen. Sie können die Vorlage auch Ihren Anforderungen entsprechend anpassen oder ihren Funktionsumfang durch Hinzufügen einer neuen Tabelle oder eines weiteren Formulars erweitern. Weitere Informationen zu Vorlagen finden Sie in den Kursen mit dem Thema "Access nun einfacher dank Vorlagen". Verknüpfungen zu diesen Kursen finden Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Ran an die Daten

• Beim ersten Öffnen zeigen die meisten Vorlagen ein Formular an. Meist handelt es sich um das Formular, das Sie am meisten verwenden. Sie können die Arbeit mit der neuen Datenbank aufnehmen, indem Sie Daten in dieses Formular eingeben. Dies sind im Grunde die ersten Schritte: die Datenbank herunterladen und mit der Dateneingabe beginnen.

• Die Abbildung zeigt ein typisches Formular mit einigen neuen Daten. Jedes Formular ist optimal für seine Vorlage eingerichtet, sodass eine Zeitersparnis garantiert ist. Doch bleiben Sie hier nicht stehen. Access hat noch andere Tools zu bieten, mit denen Sie Ihre Datenbank verwalten können.

Übersicht dank Navigationsbereich

• Nachdem Sie eine Datenbankvorlage geöffnet haben, wird im Navigationsbereich ihr Inhalt angezeigt: Tabellen, Formulare, Berichte und andere Objekte in einer Datenbank.

• Der Navigationsbereich dient auch zum Arbeiten mit Objekten, z. B. Formular öffnen und Daten eingeben oder einen Bericht ausführen. Im Navigationsbereich sehen Sie alle Datenbankobjekte unmittelbar vor sich. Weiter geht's mit einer Schnelleinführung.

• Ist der Navigationsbereich geschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste.

• Wenn Sie eine Datenbankvorlage erstmals öffnen, werden ggf. Verknüpfungen zu Ihren Datenbankobjekten angezeigt, was anhand der kleinen Pfeile neben jedem Symbol zu erkennen ist. Wenn Sie mit den Objekten selbst arbeiten möchten, klicken Sie oben im Navigationsbereich auf die Leiste.

• Wählen im Menü eine andere Kategorie aus. Objekttyp ist eine gut geeignete übergeordnete Kategorie, die alle Objekte in Ihrer Datenbank anzeigt. Nachdem Sie eine Kategorie ausgewählt haben...

• Wird die gewählte Option oben im Navigationsbereich angezeigt, sodass Sie stets wissen, wie Ihre Objekte organisiert sind. Sollte Ihnen eine Kategorie nicht gefallen, können Sie jederzeit das Menü öffnen und eine neue auswählen.

Die Multifunktionsleiste

• Die Multifunktionsleiste oben auf jedem Bildschirm enthält sämtliche Befehle für die Arbeit mit einer Datenbank. Auf der Registerkarte Erstellen finden Sie beispielsweise die Befehle zum Erstellen neuer Tabellen und anderer Datenbankobjekte. Die Registerkarte Externe Daten dient zum Im- oder Exportieren von Daten.

• Jede Registerkarte auf der Multifunktionsleiste enthält eigene Gruppen, und jede Gruppe enthält wiederum die Befehle für eine bestimmte Aktivität, z. B. Sortieren und Filtern, Ein- und Ausblenden, Kopieren und Einfügen. Sie haben sich bereits schon gedacht, dass die Multifunktionsleiste neu in Access 2007 ist. Sie liegen richtig.

Willkommen bei Ihrer neuen Datenbank

• In Access 2007 ist es tatsächlich möglich, in maximal fünf Minuten eine Datenbank zu erstellen und die Arbeit mit ihr aufzunehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiedergabe, um sich den Vorgang anzuschauen, und wiederholen Sie ihn anschließend in der Praxis.

• http://office.microsoft.com/de-de/training/einfuhrung-in-access-2007-RZ010274013.aspx?section=13

Durch Access-Formulare und -Berichte werden Daten besser lesbar

• In der vorherigen Lektion haben Sie sich mit Formularen und den ersten Schritten bei der Arbeit mit Ihrer neuen Datenbank vertraut gemacht. Nun soll die Thematik "Formulare und Berichte" weiter vertieft werden. Die Abbildung zeigt links ein Formular und rechts einen Bericht.

• In Formularen und Berichten werden Daten optisch ansprechender dargestellt. Formulare erleichtern das Eingeben von und Arbeiten mit Daten, Berichte das Drucken und Anzeigen von Daten.

Beschränkung auf das Wesentliche

• In einem Formular können die Daten einer oder mehrerer Tabellen angezeigt werden, sodass alle gewünschten Daten zentral präsentiert werden. Ein mit mehreren Tabellen verbundenes Formular ermöglicht die Dateneingabe, ohne diese Tabellen öffnen zu müssen.

• In einem Formular können außerdem wichtige Daten hervorgehoben werden, um die Arbeit mit ihnen zu erleichtern. Ein Formular kann auch ausgewählte Daten anzeigen und private Daten ausblenden. Ein Formular kann beispielsweise Ihre Kunden auffordern, ihre Kontaktdaten selbst einzugeben und zu ändern, während Liefer- und Zahlungsdetails ausgeblendet bleiben.

Druckbereit

• Wenn Sie Ihre Daten in einer Besprechung präsentieren, wollen Sie, dass sich deren Aussage den Beteiligten auf einen Blick erschließt. Wenn Sie Ihren Kunden E-Mails mit Preisnachlassangeboten für ausgewählte Artikel senden, sollen diese Artikel so überzeugend aussehen, dass sie sich von selbst verkaufen.

• Für diese Zwecke wählen Sie einen Bericht. Sie können die Daten der Übersichtlichkeit halber gruppieren und mit Farben, Schriften und anderen Entwurfsfunktionen arbeiten, um die gewünschte Aufmerksamkeit zu erregen.

Einfache Erstellung

• Die Datenbankvorlagen in Access 2007 enthalten viele Formulare und Berichte zum Erfüllen Ihrer Anforderungen für alle Arten von Daten. Wenn Sie ein neues Formular oder einen neuen Bericht wünschen, ist eine Erstellung jederzeit möglich.

• Die Registerkarte Erstellen auf der Multifunktionsleiste bietet Befehle für alle Arten neuer Datenbankobjekte, mit denen Sie experimentieren können. Weitere Informationen finden Sie auf der Kurzübersichtskarte.

• Außerdem finden Sie folgende Themen auf der Kurzübersichtskarte:

• Gemeinsames Nutzen von Access 2007-Dateien mit Benutzern früherer Access-Versionen und

• Sichern von Access 2007-Dateien