Neue Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine · A nlag eKL Upus Termin Pa tienmHu s P a t i e...

2016

Neue Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine

„Krankenhaus-Erfolg durch optimalen IT-Einsatz“

www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

Wir wollen unser Thema umbenennen:

2016 2

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus, Ludwigshafen

www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

2 Standorte

12 Kliniken

57.000 Fälle

1.400 Mitarbeiter

87 Mio. € Umsatz

482 Betten

2016 3 www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

Herausforderung

Prozessteuerung bei Variantenvielfalt

2016

Wichtigkeit

Dringlichkeit

neutral

Folie 4

Anforderungs-Analyse: Priorisierung

2 Modellierung

5 Tool zur

Modellierung

1 Benutzeroberfläche

3 KIS-Schnittstelle

Kunden-eigen 4 Vision KIS-

Schnittstelle

nicht im Rahmen der Entscheiderfabrik

realisierbar


Anforderungen an die Benutzeroberfläche

•  eine Maske

•  beliebige Reihenfolge der Eingabe

•  7 Eingabefelder

•  2 Rückmeldungsfelder

•  2 Aktionsknöpfe

•  Termin Realisierung: Mitte Oktober 2016


Ihre Fragen?

•  …

2016 7

Agenda

§  Projekt-Teilnehmer §  Gemeinsame Problemstellung und Weg zur Lösung §  Universitätsklinikum Jena

§  Herausforderungen / Problemstellungen §  Aufgabenstellung / Ziele §  Status

§  St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus §  Herausforderungen / Problemstellungen §  Aufgabenstellung / Ziele §  Status

2016 8

Projekt-Teilnehmer

§  Universitätsklinikum Jena §  St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus, Ludwigshafen §  kiwiw Systems GmbH, Hamburg §  Vosseler Consulting, Mönchengladbach

2016

›  1558 Gründungsfakultät Medizin ›  Krankenhaus der Maximalversorgung ›  einzige Universitätsklinik in Thüringen ›  ca. 1.396 Betten ›  ca. 4.180 Mitarbeiter ›  ca. 53.000 stat. Fälle ›  ca. 280.000 amb. Fälle ›  26 Kliniken und Polikliniken ›  25 Institute ›  verteilt auf 7 Standorte

04.07.16 9

Universitätsklinikum Jena

2016

›  Inbetriebnahme 1. Bauabschnitt 2003/2004 ›  Beginn der Baumaßnahme 2. Bauabschnitt

November 2013 ›  Erster Umzug weiterer Kliniken aus dem

Innenstadtbereich zum Standort Lobeda Ende 2015

›  Abschluss der Baumaßnahme 2016 / 2018

04.07.16 10

Universitätsklinikum Jena

2016 11

kiwiw Systems GmbH

kiwiw Systems GmbH Segeberger Chaussee 275 22851 Norderstedt (bei Hamburg)

§  gegr. 2013 als Spin-Off aus der CharismaTeam GmbH (gegr. 2002) §  Geschäftsprozessmodellierung und –ausführung (BPMS),

Prozessmanagement, Entwicklung von Software-Lösungen für branchen- und kundenspezifische Geschäftsabläufe

§  wissenschaftl. Zusammenarbeit mir Prof. Allweyer, Prof. Jablonski und Prof. Melcher (ISO 9001:2015)

§  Branchen: ÖV, Universitäten, Healthcare, Maschinen-Vermietung, Maschinenbau

2016 Folie 12

Vosseler Consulting Mönchengladbach

•  Besteht seit 2002

•  Herstellerneutrale IT - Beratung im Gesundheitswesen

•  Beschaffungsprozesse und Ausschreibungen

•  Projektmanagement bei der Realisierung

•  Krankenhaus-Informationssysteme (KIS)

•  RIS und PACS

•  PDMS für die Intensivmedizin und Anästhesie

•  Klinische Arbeitsplatzsysteme (KAS)

•  IT-Systeme für die Pflege

•  Data-Warehouse- und Business-Intelligence-Systeme

•  Psychiatrie-Informationssysteme

2016

Gemeinsame Problemstellung

Folie 13

§  Zu viele Varianten im Prozess §  Problem der Darstellung und

Bearbeitung

Konventionell: Prozesstapete mit Gateways und unüberschaubarer Variantenvielfalt

2016

Weg zur Lösung (1)

Folie 14

A8

E

E

E

E E

E

E

E

E

E

A7

A2

A6 A5 A4

A3

A1

A10

A9

A28

A11

A13 A15

A14

A29

A31 A30

A18

A17

A12

A16

A33 A32

A19 A20

A21 A22

E E E

A34 A35

A36

A39 A38

A37 A41 A40

E

E

A23

A12

A24

A25 A26 A27

E E E

A42 A43

A44

A47 A46

A45 A49

A48

2016

Weg zur Lösung (2) – zu viele Varianten

Folie 15

§  Variantenvielfalt konnte in der Sequenzmodellierung nicht aufgefangen werden

Beispiel: 27*5 =135 Varianten (bei absoluter Ablaufkonformität)

2016

Lösungsvorschlag

Folie 16

§  statusgesteuerter Prozessablauf: SONAL-Technologie (PAT.pending)

Ak#onenStatus(vorher) A-Regeln S-Regeln Status(nachher)

S1=

50S1=

50

S4=

40

S3=4

A1

A2

A3

A4

A6

S3=4 Action5

S4=39,9

S2=

100

Ac#on5istbspw.nurmöglich,wenn

dieseaufgrundderBedingungen(Ak3onsregeln)situa#vfreigeschaltetist…

…undsetztbeiAusführungdie

Statuswertegemäßden

Setzregeln(Statusregeln)aufIhreZielwerte

S2=

130

à Mit SONAL® ist jegliche Variantenvielfalt beherrschbar

2016

Universitätsklinikum Jena Herausforderungen / Problemstellungen

Folie 17

§  Elektives Aufnahme- management

GesamtprozessIntegrationPatientenportal&SAPHC

Patien

tenanm

eldu

ngviaUKJDispo

nent

Patien

tenanm

eldu

ngviaPortal

Patien

tbe

arbe

itetAufnahm

edaten

Aufnahm

eAufnahm

e-planun

gLegend

e

Internaluseonly

Disponent:AnlageKLAUplus

Termin

PatientimHaus

PatientamTelefon

„echter“SAP-Patient

„vorläufiger“SAP-Patient

„echter“SAP-Patient

AusdruckEinverständnis-

erklärung

PatientfülltEinverständnis-erklärungaus

ScanEinverständnis-erklärung(EVK)

JA

InterpretationausgefüllteEVK

KLAU-bezogeneSpeicherungErgebnisEVK

VersandEmailanPatientmit

Zugangsdaten

AbfrageTeilnahmePortal

Nimmtteil Nein

EndeProzessteilI-ANimmtnichtteil

Patienten-anmeldungPortal

Start„neueTerminanfrage“=neuerCOMUNY-Ct.

Portal-SAPWebservice

GET_TER_REQ

Ermittlungmgl.Auftragstypenundggf.Leistungen

PatientenauswahlAuftragstyp

ErfassenTerminrahmen-

daten


GET_TER_RESP

Portal-SAPWebserviceCREATE_TER_

REQ

AnlageKLAUmitPatientendatenund

Terminanfrage

Disponent:AnpassungKLAUfürinternePlanung

KLAUaufArbeitsliste

Aufnahmeplanung


ÄnderungsinfoEndeProzessteilI-B

EmailanPatient ProzessteilIAnlageneuer

COMUNY-ContainermitKLAU-ID


UPD_TER_REQI-A

SpeichernContainerIDam

KLAU

Portal-SAPWebserviceUPD_TER_

RESP

AnzeigeaktuelleInformationenaus

SAPEnde

Portal-SAPWebserviceGET_INFO_

REQ

KLAUInformationenermitteln

Portal-SAPWebserviceGET_INFO_

RESP

I-B

StarteLINKLucom-Integration

PatientenaktionInitialisierung

Lucom-Aufnahme-Formulat

LUCOM-SAPWebserviceGET_AFORM_DATA_REQ

Portal-SAPWebserviceCREATE_TER_

RESP

ErmittelnKLAUpluszugehörigeLucom-

Daten

LUCOM-SAPWebserviceGET_AFORM_DATA_RESP

AnzeigeLucom-formularinkl.SAP-

Daten

PatientbearbeitetFormular

EndeFormular-bearbeitung

LUCOM-SAPWebservice

UPD_AFORM_DATA_REQ

ErmittelnKLAUpluszugehörigeLucom-

Daten

LUCOM-SAPWebservice

UPD_AFORM_DATA_RESP

EndePatientaktionDisponent:

AnpassungKLAUfürinternePlanung

KLAUaufArbeitsliste

Aufnahmeplanung


Änderungsinfo

AuswahlTerminNV2000

MFAStartAufnahme

AnzeigeLucom-Daten

Lucom-Datenvorhanden

jaAuswahldialogSAP-

Datenabgleich

VorbelegungFormulardaten+Abgleichdaten

StartAufnahmevariante

NV2000EndeAufnahme

Nein

AuswahlKLAUNWP1

DisponentStartAufnahmeplanung

BearbeitenKLAUVersandEmailan

PatientmitÄnderungssdaten

EndeAufnahmeplanung

SAPProzessPatientenportal

ProzessLUCOMProzess Statushinweis

§  Integration: ú  Patientenportal ú  KIS & Ambulanzsystem

§  Prozesssteuerung: ú  Aufnahme-/ Leitstelle ú  Stationen ú  Ambulanzen ú  MVZ

§  einheitliche Vorgehensweise ú  administrative Aufnahme ú  Leistungsstelenanforderungen

2016

Universitätsklinikum Jena Aufgabenstellung / Ziele

Folie 18

Patientenportal im Universitätsklinikum Jena §  Unterstützung des Online-Check-in

§  Eingabe, Ergänzung oder Korrektur von Aufnahmedaten §  Möglichkeit der Buchung von Wahlleistungen

(z.B. Einbettzimmer, Patientenentertainment) §  …

§  Abbildung der möglichen Varianten §  Steuerung des Aufnahmeprozesses §  Fehlervermeidung/-minimierung

2016


Folie 19

2016


Folie 20

Patientenportal im Universitätsklinikum Jena §  Unterstützung bei der Dispositionsentscheidung

für die Anfragen aus dem Patientenportal §  Abfrage von relevanten Informationen zur

Entscheidungsfindung §  Berücksichtigung der zum Patienten vorliegenden

Information aus Voraufenthalten

Handlungsempfehlung für den Disponenten in

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Universitätsklinikum Jena Integration in die Architektur

Folie 21

Gen. HTML5 Formular System

Überleitungsmanagement

Vendor Neutral Archiv (VNA)

Ambulanzinformationssystem

Patientenportal ab 1.8.2016

Komm.Server Komm.Server

Komm.Server

SONAL-Technologie System

IS-H / i.s.h.med

2016

Universitätsklinikum Jena Status

Folie 22

§  Analyse der Prozesse und Varianten durch kiwiw

2016

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Herausforderungen / Problemstellungen

Folie 23

§  Zentrales Patientenaufnahmezentrum (PAZ) für 5 Kliniken

§  Steuerung von Elektivpatienten zum richtigen Termin bzw. (nächsten) Behandlungsschritt

§  Problem: Personal im PAZ stark gefordert §  daraus folgen Fehler bei der Terminvergabe §  intensive Kenntnis von Prozessen und

Fachkenntnisse ist unerlässlich, dabei hohe Fluktuation

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St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Aufgabenstellung / Ziele

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§  zentrale Steuerung der Patiententermine §  Abbildung sämtlicher möglicher Varianten §  Hilfsmittel für Patientenaufnahmezentrum §  Fehlervermeidung/-minimierung bei der Terminvergabe §  Entlastung für Aufnahmepersonal §  Reduzierung der Kompetenzanforderungen an

Aufnahmepersonal

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St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Status (1)

Folie 25

§  Statusanzeige liefert unmittelbar Ergebnis und nächsten Arbeitsschritt

2016 Folie 26


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Lösung

Folie 27


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Folie 28

§  Mit Hilfe der SONAL-Technologie konnte die Variantenvielfalt der komplexen situativen Terminvereinbarung in der Patientenaufnahme gelöst werden

§  Derzeit Test in der Praxis §  Geplant:

§  Optimierung der Benutzeroberfläche §  Integration ins Terminmanagement des KIS §  Vereinfachung der Pflege bei Prozessänderungen

2016 Folie 29

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