Nutzung von Yammer als leichtgewichtiges many-to-many Kommunikationstool bei Saxonia Systems AG
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www.saxsys.de Saxonia Systems Wir lieben IT. Dresden · Frankfurt/Main · Leipzig · München · Hamburg · Görlitz · Berlin Nutzung von Yammer als leichtgewichtiges many-to- many Kommunikationstool bei Saxonia Systems AG Holger Helas, Saxonia AG Dr. Lutz Gerlach, TU Chemnitz
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Um die dezentrale Kommunikation zwischen Beratern und Softwareentwicklern zu verbessern, entschied sich die Saxonia Systems AG zum Test des Microblogging-Dienstes Yammer. Nach nur vier Wochen waren bereits 89 Anwender im System aktiv, die 1.391 Postings verfasst hatten. Die Evaluation durch eine Online- Nutzerbefragung zeigte die prinzipielle Tauglichkeit und Akzeptanz, aber auch die derzeitigen Grenzen von Microblogging auf. (Praxisbeitrag Knowtech 2010)
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Dresden · Frankfurt/Main · Leipzig · München · Hamburg · Görlitz · Berlin
Nutzung von Yammer als leichtgewichtiges many-to-many Kommunikationstool bei Saxonia Systems AG
Holger Helas, Saxonia AG
Dr. Lutz Gerlach, TU Chemnitz
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Microblogging = neue Kommunikationstechnologieform
Wordpress/P2
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Social Layer Following, @user, Retweet
#Hashtag, Metadaten Informationsstruktur
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Enterprise Microblogging =
- Geschützt im Intranet- Tätigkeitsströme (Activity Streams)- Social Layer: flexible Personennetzwerke (Ad-hoc Prozesse)- flexible Informationsstruktur (Prozess-Dokumenation #Auftrag21)- menschliche Quellen- nicht-menschliche Quellen- direkte Interaktion- Quellen kleinteilig – Output aggregiert
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Microblogging im Unternehmen
Gliederung
1. Wichtige Kommunikationsmittel heute
2. Alltagsprobleme der Projektkommunikation
3. Microblogging praktisch vorgestellt
4. Wie verändern Microblogs die Projektkommunikation
5. Perspektive für die Microkommunikation im
Unternehmen
6. Ergebnisse Microblogging Umfrage
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Microblogging im Unternehmen
1. Wichtige Kommunikationsmittel heute
Welche Medien sind wichtig für die
Kommunikation am Arbeitsplatz?
Gespräch/Telefon
Meeting
Instant Messenger
Microblogging
SharePoint
Videokonferenz
Intranet
Blog
Wiki
Telefon und Email dominieren die heutige Projektkommunikation!
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Microblogging im Unternehmen
2. Alltagsprobleme der Projektkommunikation
Informationsverlust und Doppelarbeit durch Barrieren herkömmlicher
Kommunikationsmittel
Projektleiter A Projektleiter B
Team A Team BWie merge ich meine Änderungen in den Trunk?
Wer kennt sich mit Subversion aus?
Da gibt es drei verschiedene Merge-Szenarien.
Welches ist das richtige?
Wie machen wir das im Projekt?
Das macht man mit einem Tree Merge.
Tree Merge, gut.
;-)
Wunderbar!
3 Tage
Team B meint, ihr müsst Tree Merge nutzen
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Microblogging im Unternehmen
Zu viele Emails. Wichtige Informationen kommen
nicht an.
Entscheidungen sind nicht Nachvollziehbar.
2. Alltagsprobleme der Projektkommunikation
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Microblogging im Unternehmen
Kommunikation via Microblogging erhöht Transparenz, Problemlösungsfähigkeit
&- Geschwindigkeit
Projektleiter A Projektleiter B
Team A Team B
Wir evaluieren gerade Git. Das Mergen ist dort viel einfacher.
Wunderbar!
Wie merge ich meine Änderungen in den Trunk?
Mit einem Tree Merge, rafiniert!
3. Microblogging praktisch vorgestellt 30
Minuten
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Microblogging im Unternehmen
VERGLEICH
Informationsverlust und Doppelarbeit durch Barrieren herkömmlicher
Kommunikationsmittel
Projektleiter A Projektleiter B
Team A Team BWie merge ich meine Änderungen in den Trunk?
Da gibt es drei verschiedene Merge-Szenarien.
Welches ist das richtige?
Wie machen wir das im Projekt?
Das macht man mit einem Tree Merge.
Mit einem Tree Merge, rafiniert!
Tree Merge meint ihr? Ok, das gebe ich weiter.
;-)
Wunderbar!
3 Tage
Wer kennt sich mit Subversion aus?
Team B meint, ihr müsst Tree Merge nutzen
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Einfachheit
Kürze
Dialog
Tätigkeitsbezogene Inhalte
Flache Hierarchien
Selbstorganisierende Strukturen
Offenheit & Vertraulichkeit
Informelle Kommunikation
4. Wie verändern Microblogs die Projektkommunikation
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Weniger Emails. Projektmeetings für kreative
Arbeit statt Informationsverteilung. Hohe
Transparenz.
5. Wie verändern Microblogs die Projektkommunikation
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5. Perspektive für die Microkommunikation im Unternehmen
Transparenz im Projekt
und über die Grenzen
hinaus
Geschwindigkeit von
Problemlösungsprozessen
Unterstützung von
Selbstorganisation im
Team
Bessere Einbindung
mobiler
Projektmitarbeiter
Implizierte
Dokumentation von
Entscheidungs- und
Problemlösungsprozessen
Vernetzung der
Mitarbeiter
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Microbloging Werkzeuge (Auswahl)
Communote: deutscher Online-Dienst
und Lizensierung für inhouse-Betrieb
www.comunote.de
Yammer, Present.ly, SocialCast
US Amerikanische Firmen
www.yammer.com
Worpress P2, Open Source
Erweiterung für Wordpress-Blogs
www.wordpress.org
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Microblogging im Unternehmen
6. Ergebnisse Microblogging Umfrage
Anonyme interne Befragung am 01.03.2010
33 Mitarbeiter haben die Umfrage beantwortet
01.02
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03.02
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05.02
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09.02
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11.02
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15.02
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17.02
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19.02
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23.02
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.0
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20
30
40
50
60
70
80
90
Mitglieder im Zeitverlauf
01.02
.
03.02
.
05.02
.
09.02
.
11.02
.
15.02
.
17.02
.
19.02
.
23.02
.
25.02
.0
200
400
600
800
1000
1200
Tweets im Zeitverlauf
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Microbloging Werkzeuge (Auswahl)
täglich27%
wöchentlich24%
monatlich24%
täglich
wöchentlich
monatlich
keine, ich habe mich nur angemeldet und bin lesend unterwegs
keine, ich habe mich nur angemeldet
Webbrowser
Desktop-Client
iphone-Client
A5. Habt ihr den Yammer Desktop-Client, den iPhone-Client oder die Browser Version verwendet?
A4. Wie oft habt ihr EINEN Kommentar in Yammer geschrieben?
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Microblogging im Unternehmen
8. Wie war der Einstieg bei Yammer?
C2. Der Einstieg bei Yammer war leicht und selbsterklärend.
C4. Die Hilfe der Mitbenutzer erklärte die Anwendung von Yammer.
C3. Die Dokumentation zur Funktionsweise war ausreichend.
Trifft voll zu
unentschieden
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
Trifft voll zu
unentschieden
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
Trifft voll zu
unentschieden
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
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Microblogging im Unternehmen
8. Was wurde durch Microblogging mit Yammer
VERBESSERT?
Trifft voll zu
trifft zu
unentschieden
trifft nicht zu
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
C16. Meinungsaustausch
C13. Zusammengehörigkeits-gefühl
C14. Informationsaustausch
Trifft voll zu
trifft zu
unentschieden
trifft nicht zu
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
Trifft voll zu
trifft zu
unentschieden
trifft nicht zu
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00weitere positive Befunde: Vernetzung im Expertennetzwerk & Unternehmenspuls wahrnehmen & Mitsprachemöglichkeit & Feedbackkanal & Wissenstransfer
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Microblogging im Unternehmen
8. Was hat euch Microblogging gebracht (POSITIV)? (18 Antworten)
KOMMUNIKATION & WIR-GEFÜHL (6)
• Zusammenrücken der Mitarbeiter aus den verschiedenen Standorten
• Kommunikation mit entfernten Kollegen
• Einblick in die Arbeit der anderen, Informationen welche Kompetenzen vorhanden
sind
• ein gewissen Wir-GefühlKOLLABORATION (5)
• schneller Zugriff auf Informationen, Inhalte werden schnell transparent
• schnelle Reaktion aller Teilnehmer möglich
• wesentlich aktueller als das Intranet, was Neuigkeiten aus Projekten angeht
VERNETZUNG (4)
• Bündelung von Expertenwissen und bessere Vernetzung
• Meinungsaustausch erscheint einfacher, über den Tellerrand schauen andere
Projekte, Ideen und Denkweisen von Kollegen)
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Microblogging im Unternehmen
8. Was wurde durch Microblogging mit Yammer NICHT verbessert?
C16. Dokumentation
C13. Selbstorganisation
C14. Doppelarbeit reduziert
negative Befunde: Effizienteres arbeiten & Projektkommunikation & Entscheidungstransparenz
Trifft voll zu
trifft zu
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trifft gar nicht zu
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0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
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trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
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8. Was hat euch Microblogging gebracht (NEGATIV)? (18 Antworten)
INFORMATIONSFLUT (12)
• wie Twitter mit überflüssigen Informationen, Belanglose (private) Mitteilungen =>
filtern nötig
• zuviel "Spam", der für einen nicht interessant ist
• Informationsflut, zu viele Informationen über für mich uninteressante Themen
• eine weitere, auch ablenkende Informationsquelle, zusätzliche Reizüberflutung
• es kann von der eigentlichen Arbeit ablenkenSINGLE SIGN ON (5)
• wieder an einem Tool anmelden muss
• Eine weitere Anlaufstelle für Informationen, die man periodisch abfragen muss
WEM FOLGE ICH? (2)
• Es sollte eine Methode zur Informationsaufnahme zentral vorgestellt werden
• Wem folge ich alles? Sollte ich E-Mail-Benachrichtung verwenden?
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8. Durch Yammer habe ich WENIGER…
C15. Emails geschrieben und erhalten.
C13. das Intranet weniger genutzt.
C14. SharePoint weniger genutzt. Trifft voll zu
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0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
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C11. Durch Yammer steigert die Informationsüberflutung.
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8. Wo seht ihr mögliche Einsatzgebiete für Yammer?
Brainstorming
Kommunikation
Innovation
weitere positive Befunde: Betriebliches Vorschlagswesen
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Microblogging im Unternehmen
Vertrieb
Projektmanagement
Intraneteinsatz
negative Befunde: Wissensmanagement
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0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
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0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
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trifft nicht zu
trifft gar nicht zu
0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00
8. Wo seht ihr mögliche Einsatzgebiete für Yammer?
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8. Was ist an Yammer verbesserungswürdig? (15
Antworten)DATENSICHERHEIT (3)
• interne Datenhaltung
• Es sollte im Intranet liegen und nicht im Internet, damit auch
sicherheitsrelevante Dinge in die Kommunikation einfließen können.
FILTERMÖGLICHKEITEN (2)
• besseres Filtern nach Inhalten, z.B. nach Themen, Stichworten usw.
BEDIENBARKEIT (2)
• Handling des Tools, vor allem im Bereich Zeilenumbruch und Bildunterstützung
• edit button
SONSTIGES
• Privatsphäre
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8. Warum habt ihr an Yammer nur lesend teilgenommen? (15
Antworten)MICROBLOGGING AVERSION (5)
• nicht der Instant-Messenger/Blogger- Typ
• was mein Arbeitsgebiet angeht zufrieden mit den anderen Arten der
Kommunikation
• noch ein Tool, wo ich mich einloggen muß
• Hasse "Posting an alle"
• Weil ich keine Banalitäten in einem firmeninternen Medium teilen möchte.
Wichtige Informationen beziehe ich von direkter Stelle und warte nicht erst
darauf, dass sich jemand auf gut Glück meldet.ZEITMANGEL (3)
KRITISCHE MASSE (2)
• Für Fachthemen zu wenige Ansprechpartner
• Für Unternehmensthemen zu wenig Anlass
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… vielen Dank für die Aufmerksamkeit
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8. Ergebnisse Microblogging Umfrage - Zusammenfassung
58 % der MA haben Erfahrung mit Microblogging (Twitter &Co)
29 % der MA schrieben täglich, 24% wöchentlich und 24% monatlich eine Nachricht. 24%
nahmen lesend teil.
Der Einstieg bei Yammer war selbsterklärend und die Dokumentation ausreichend
Yammer eignet sich mehr für PRIVATE als berufliche Sachverhalte
Die Informationsflut stieg durch Microblogging. Email, SharePoint und Intranet wurden NICHT
weniger genutzt.
Positive Befunde: Microblogging fördert den Meinungs- & Informationsaustausch,
Zusammengehörig-keitsgefühl, Vernetzung im Expertennetzwerk, Unternehmenspuls
wahrnehmen, Mitsprachemöglichkeit, Feedbackkanal, Wissenstransfer
Einsatzgebiete: Brainstorming, Kommunikation, Innovation, Betriebliches Vorschlagswesen
Negative Befunde: keine Verbesserung in den Bereichen Dokumentation, Selbstorganisation,
Doppelarbeit reduzieren, Effizienteres arbeiten & Projektkommunikation &
Entscheidungstransparenz
Einsatzgebiete: Vertrieb, Projektmanagement, Wissensmanagement
Verbesserungsvorschläge: Datensicherheit, SharePoint Integration, bessere
Filtermöglichkeiten
