Lieferanten-Onboarding

Schritt-für-Schritt-Anleitung

04.10.2018E.ON Supply Chain

Präambel

Sehr geehrter Lieferant,

zur Maximierung der Wertschöpfung mit den Lieferanten sowie zur Gewährleistung einer konzernweiten Transparenz über Lieferanten und ihre Leistungen setzt E.ON auf ein einheitliches und tool-gestütztes Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM).

Im Rahmen des Lieferanten Onboardings als ein Schritt im SRM wird sichergestellt, dass bestehende und neue Lieferanten die Mindestanforderungen von E.ON einhalten. Die meisten der mit dem Lieferanten Onboarding verbundenen Schritte sind Online im hierfür eingesetzten Tool durchzuführen.

Als neuer Lieferant müssen Sie zunächst die Lieferantenselbstregistrierung (LSR) durchführen und Online Ihre Unternehmensinformationen eingeben. Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe der LSR können Sie als Lieferant bereits zu Ausschreibungen und elektronischen Auktionen eingeladen werden.

Im weiteren Verlauf des Lieferanten Onboardings sich je nach Bedarf zusätzliche Fragebögen auszufüllen sowie erforderliche Dokumente und Zertifikate hochzuladen. Nach anschließender erfolgreicher Prüfung erhalten Sie eine warengruppenspezifische Freigabe, als Lieferant Bestellungen für entsprechende Produkte bzw. Dienstleistungen zu erhalten.

Diese Anleitung soll Sie beim Lieferanten Onboarding unterstützen und Schritt-für-Schritt durch den Online-Prozess führen. Im Falle weiterer Fragen zum Prozess wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen E.ON-Einkäufer. Technische Fragen, die sich auf die Online-Plattform beziehen, beantwortet Ihnen gerne die technische Hotline des Anbieters SynerTrade telefonisch (+49-800-5893334) bzw. per eMail (support.eon@synertrade.com).

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Einladung zur Lieferantenselbstregistrierung

Herzlichen Glückwunsch!

Mit Erhalt dieser eMail wurden Sie als potentieller Lieferant für E.ON ausgewählt.

Der in der eMail angegebene Link führt Sie zu der Online-Plattform, auf der Sie die Lieferantenselbstregistrierung (LSR) durchführen können.

Für die Anmeldung verwenden Sie bitte den Ihnen zugeordneten Login-Namen.

Das Passwort wird Ihnen aus Sicherheitsgründen in einer separaten eMail zugesandt.

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https://eon.synertrade.com

Anmeldung im Online-Portal

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Bitte geben Sie die Ihnen per eMail zugesandten Anmeldedaten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „LOGIN“.

Falls Sie Ihr Passwort verloren oder vergessen haben sollten, klicken Sie auf den Link „Anmelde-Probleme?“. Sie erhalten in diesem Fall ein neues Passwort.

Willkommen bei der Lieferantenselbstregistrierung.

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Nach erfolgreicher Anmeldung und Änderung Ihres Passworts werden Sie im Online-Portal willkommen geheißen.

Jede der angezeigten Registerkarten ist Teil der Lieferantenselbstregistierung.

Um Ihre Eingaben zu speichern und zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Beginnen Sie nun die Registrierung, indem Sie auf „WEITER“ klicken.

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „FIRMA & KONTAKT“

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Unternehmens- und Kontaktinformationen

Geben Sie bitte die abgefragten Kontaktdaten zu Ihrem Unternehmen sowie zum primären Ansprechpartner Ihres Unternehmens ein.

Pflichtfelder sind rot unterstrichen (dies gilt auch für die Eingabefelder auf allen nachfolgenden Seiten).

Klicken Sie auf „WEITER“, um zur nächsten Registerkarte zu gelangen.

Bitte geben Sie die eMail-Adresse des zukünftigen

Ansprechpartners an. Jegliche

Kommunikation/Bestellübermittlung nach Freigabe

der Lieferantenselbstregistrierung findet über diese

eMail-Adresse statt!

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „FIRMENKONTAKTE“

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Klicken Sie auf „Neuer Kontakt“, um eine oder mehrere neue Ansprechpartner anzulegen.

Klicken Sie auf und anschließend auf „Anwenden“, um Ihre Eingaben zu einem Kontakt zu speichern.

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „BANKDATEN“

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Klicken Sie auf „Neu“, um neue Bankkonten anzugeben. Für jede Währung kann ein eigenes Konto angelegt werden.

Klicken Sie auf und anschließend auf „Anwenden“, um Ihre Eingaben zu einem Standort zu speichern.

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „STANDORTE“

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Klicken Sie auf „Neu“, um neue Standorte anzulegen.

Klicken Sie auf und anschließend auf „Anwenden“, um Ihre Eingaben zu einem Standort zu speichern.

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „ZERTIFIKATE“

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Klicken Sie auf „Neu“, um neue Zertifikate hochzuladen.

In der Dropdown-Liste in der Spalte „ZERTIFIKATSNAME“ wählen Sie bitte das jeweils zutreffende Zertifikat aus.

Bitte geben Sie zu jedem Zertifikat das Gültigkeitsdatum in den Feldern „GÜLTIG AB“ und „GÜLTIG BIS“ an.

Zugehörige Dokumente können Sie mit dem Klick auf hochladen (Beschreibung auf der nächsten Seite).

Klicken Sie auf und anschließend auf „Anwenden“, um Ihre Eingaben zu einem Zertifikat zu speichern.

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Für die erfolgreiche Registrierung ist es erforderlich, dass Sie einen Briefbogen Ihres Unternehmens

gemäß der unten angegebenen Anleitung hochladen. Kennzeichnen Sie den Briefbogen bitte

mit dem Zertifikatsnamen „* Briefbogen“.

Hochladen von Dokumenten in der Dokumentenliste

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Klicken Sie auf „Hochladen“, um neue Dokumente hochzuladen.

In der sich nun öffnenden Maske können Sie ein oder mehrere Dokumente per „Drag & Drop“ oder durch die Auswahl im Browser (Link „Datei auswählen“) hinzufügen.

Nach erfolgreichem Hochladen der Dokumente schließen Sie die Maske durch Auswahl des Links „SCHLIESSEN“.

Speichern Sie Ihre Änderungen in der Dokumentenliste Sie mit dem Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ und erst anschließend auf „Schließen“.

Achtung: ohne Betätigung der Schaltfläche „Speichern“ werden die Dokumente nicht der Dokumentenliste hinzugefügt!

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „DOKUMENTE“

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Auf dieser Registerkarte können Sie falls erforderlich weitere Dokumente hochladen und E.ON zur Verfügung stellen.

Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Massenhochladen“. In dem sich anschließend öffnenden Fenster können Sie Dokumente für den Upload auswählen.

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „VERHALTENSKODEX“

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Auf dieser Registerkarte müssen Sie den Lieferanten Verhaltenskodex akzeptieren.

Dieses Dokument können Sie über den Link in verschiedenen Sprachen herunterladen.

Wählen Sie hierzu „JA“ aus dem Drop-down Menü und klicken auf „Veröffentlichen“.

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen, klicken Sie auf „WEITER“.

Die Annahme des Lieferantenkodex ist ein zwingend erforderlicher Schritt in der Lieferantenselbstregistrierung.

Der Prozess kann nicht durchgeführt werden solange der Lieferantenkodex nicht akzeptiert wurde.

Lieferantenselbstregistrierung:Registerkarte „FINALISIERUNG“

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Achtung: Durch Betätigen der Schaltfläche „PROZESS ABSCHLIESSEN“ können die während der

Lieferantenselbstregistrierung eingegebenen Informationen nicht mehr geändert werden!

Prüfen sie die eingegebenen Daten und Bestätigen Sie diese mit der Schaltfläche „PROZESS ABSCHLIESSEN“.

Lieferantenselbstregistrierung:Registrierung erfolgreich abgeschlossen

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Vielen Dank! Sie haben nun die Lieferantenselbstregistrierung

abgeschlossen. Änderungen Ihrer Angaben sind nun nur noch nach Aufforderung durch E.ON möglich. Ihr Account zur Online-Plattform wird nun deaktiviert.

Bei lücken- oder fehlerhaften Informationen kann die Registrierung beanstandet und an Sie zurückgesendet werden.

Sie werden per eMail kontaktiert, sobald Ihre Anmeldung durch E.ON erfolgreich geprüft und freigegeben wurde. Sie können als Lieferant dann bereits zu Ausschreibungen und elektronischen Auktionen eingeladen werden.

Fortsetzung des Lieferanten-Onboarding-Prozesses

Der für Sie zuständige E.ON Einkäufer kann die Anmeldung für den Abschluss des Lieferanten-Onboardings bzw. falls weitere Details für Ihre Anmeldung erforderlich sein sollten wiedereröffnen.

Im diesem Fall erhalten Sie eine eMail mit der Aufforderung, die erforderlichen Daten in der Online-Plattform nachzutragen bzw. einzureichen.

Der in der eMail angegebene Link führt Sie zu der Online-Plattform, auf der Sie den Lieferanten-Onboarding-Prozess fortsetzen können.

Für die Anmeldung verwenden Sie bitte den Ihnen zugeordneten Login-Namen sowie das von Ihnen vergebene Passwort.

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https://eon.synertrade.com

Einstellung der Anzeige in der Online-Plattform

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Bei der ersten Anmeldung auf der Online-Plattform werden Sie aufgefordert, die Inhalte zu wählen, die Ihnen auf der Startseite (SynerSpace) angezeigt werden sollen.

Diese Einstellungen können Sie im Anschluss jederzeit mit dem Klick auf die Schaltfläche „Manage Karten“ anzupassen.

Überblick über angeforderte Fragebögen

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Um angeforderte Fragebögen anzuzeigen, wählen Sie bitte den angezeigten Menüpunkt „Mein Profil“ und im Anschluss die Registerkarte „ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN“.

Der jeweilige Status eines Fragebogens wird in einem Ampelsystem dargestellt.

Zum Befüllen eines Fragebogens klicken Sie bitte auf den Namen des Fragebogens.

Rot: Nicht alle Pflichtfelder sind befüllt

Gelb: Pflichtfelder befüllt, einzelne optionale Angaben fehlen

Grün: Alle Felder sind befüllt

Befüllen eines Fragebogens

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Beantworten Sie zunächst die im Fragebogen aufgeführten Fragen.

Pflichtfelder sind rot unterstrichen.

Je nach Bedarf sind zusätzlich erforderliche Dokumente und Zertifikate hochzuladen.

Nach dem Befüllen eines Fragebogens können Sie diesen „Als Entwurf speichern“ oder „Veröffentlichen“.

Mit dem Klick auf die Schaltfläche „Zurück zur Übersicht“ gelangen Sie zur Übersichtsseite Ihres Profils.

Überblick über angeforderte Fragebögen

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Rot: Nicht alle Pflichtfelder sind befüllt

Gelb: Pflichtfelder befüllt, einzelne optionale Angaben fehlen

Grün: Alle Felder sind befüllt

Auf der Registerkarte „ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN“ wird Ihnen der Status und der Vervollständigungsgrad der Fragebögen angezeigt.

Nach dem Befüllen aller erforderlichen Fragebögen können Sie den Prozess auf der Registerkarte „FINALISIERUNG“ abschließen.

Beenden des Lieferanten-Onboardings

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Vielen Dank! Beenden Sie nun das Lieferanten Onboarding durch den

Klick auf die Schaltfläche „Beenden“.

Bei lücken- oder fehlerhaften Informationen werden Fragebögen beanstandet und an Sie zurückgesendet werden.

Sie werden per eMail kontaktiert, sobald Ihre Angaben durch E.ON erfolgreich geprüft und freigegeben wurden. Sie erhalten eine warengruppenspezifische Freigabe, als Lieferant Bestellungen für entsprechende Produkte bzw. Dienstleistungen zu erhalten.

Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit!

Bei Fragen zum Lieferanten Onboarding wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen E.ON-Einkäufer. Technische Fragen, die sich auf die Online-Plattform

beziehen, beantwortet Ihnen gerne die technische Hotline des Anbieters SynerTrade telefonisch (+49-

800-5893334) bzw. per eMail(support.eon@synertrade.com).