OnboardingWie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen!

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Aller Anfang ist schwer!

Wie nimmt man einen Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord?

Die Dauer des Onboardingprozesses

Phase 1: Im Vorfeld

Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Phase 3: In der Probezeit

Schlusswort

Weiterführende Informationen

Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen!

Viele Unternehmen steuern Ihr Schiff mit Scheuklappenblick an ihren neuen Mitarbeitern vorbei. Oftmals bleibt im Nachhinein nur noch die Möglichkeit volle Fahrt zurück zu dampfen und den Rettungsring zu werfen, was sehr anstrengend, zeitaufwendig und auch teuer werden kann. Doch, ob der Mitarbeiter diesen Rettungsring ergreift oder lieber beim nächsten Schiff an Bord geht ist ungewiss.

Der Mitarbeiter sollte daher von Anfang an mit an Bord genommen werden.

Ein effektiver Onboarding-Prozess spart Zeit und Kosten.

Onboarding nennt man im Personalmanagement den Prozess der Mitarbeitereingliederung.

Aller Anfang ist schwer!

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Wie nimmt man einen Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord?

Die ersten Tage im neuen Unternehmen sind oftmals die Entscheidenden für die folgende Arbeitsmotivation eines Mitarbeiters. Fühlt er sich bereits von Anfang an unerwünscht, wird er sich kaum mit dem Unternehmen identifizieren können. Ein hohe Fluktuationsrate und Demotivation sind nur zwei der negativen Auswirkungen, die daraus resultieren können.

Ein erfolgreicher Onboardingprozess kann dazu beitragen:

Recruitingkosten zu sparen

Mitarbeiterfluktuation verringern

Allgemeine Motivation und Leistung der Mitarbeiter zu fördern.

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Die Dauer des Onboardingprozesses

Die Auffassungen wie lange ein Onboardingprozess andauern sollte, gehen stark auseinander. Hier reicht die Zeitspanne von einem Tag bis hin zu sechs Monaten. Doch wie genau gliedert sich der Onboardingprozess und warum dauert er in einigen Unternehmen bis zu sechs Monate?

Die drei Phasen des Onboardingprozesses:

Phase 1: Im Vorfeld

Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Phase 3: In der Probezeit

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Phase 1: Im Vorfeld

Bereits im Vorfeld sind die ersten Vorbereitungen zu treffen, um einen Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen aufzunehmen. Onboarding geht aber nicht nur vom Arbeitgeber aus – auch der Arbeitnehmer muss gewillt sein, an Bord zu kommen. Zuerst einmal ist es daher wichtig, dass alle Dokumente des Mitarbeiters vorhanden sind. In der Regel sind dies folgende:

Arbeitsvertrag (ohne Arbeitsvertrag kein

Arbeitsbeginn)

Personalfragebogen (Sammlung relevanter

Personalinformationen)

Sozialversicherungsausweis

Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

Lohnsteuerkarte (ab Januar 2013 ELsTAM)

Steuerliche Identifikationsnummer

Polizeiliches Führungszeugnis 6

Phase 1: Im Vorfeld

Nachdem alle Formalitäten erfüllt sind, müssen die Zuständigkeiten definiert werden. Der Mitarbeiter muss wissen, an wen er sich in welcher Situation zu wenden hat. Hierzu sollte ein Einarbeitungsplan festgelegt werden:

Welche Themengebiete wird der neue Mitarbeiter übernehmen?

Wer sind die Ansprechpartner hierfür im Unternehmen?

Welche firmeninternen Prozesse müssen erklärt werden?

Wem erteilt der Mitarbeiter Feedback?

Je umfangreicher der Einarbeitungsplan ist, desto reibungsloser und schneller wird sich der Mitarbeiter in den Firmenalltag eingewöhnen können.

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Phase 1: Im Vorfeld

Nichts ist schlimmer als ein voll gestellter Schreibtisch am ersten Arbeitstag oder die Suche nach Arbeitsmaterialien. Vergessen Sie daher nicht, den Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vorzubereiten.

Sitzplatz festlegen

Tisch freiräumen

Arbeitsmittel bereitstellen (z.B. Locher, Tacker, Stifte, Taschenrechner, Aktenablage)

Welcome Package vorbereiten (z.B. Kugelschreiber, Block, Schlüsselanhänger)

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Software (alle nötigen Zugänge beantragen; E-Mail-Adresse, Druckerzugang, interne Programme)

Hardware (Computer, Telefon, Drucker, Handy; ggf. Vorlaufzeit von 2 Wochen für Neubestellungen)

Damit der neue Mitarbeiter sofort mit der Arbeit beginnen kann, sollten IT-technische Fragen im Vorhinein geklärt werden.

Phase 1: Im Vorfeld

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Am ersten Arbeitstag ist es sehr wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter nicht verloren fühlt. Heißen Sie ihn daher herzlich Willkommen.

Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Begrüßung des neuen Mitarbeiters

Überreichung des Welcome-Packages + Blumen

Rundmail um den Mitarbeiter vorzustellen und willkommen zu heißen (Person,

Werdegang, Abteilung, Stellenbeschreibung)

Hausführung und Vorstellung der Abteilungen und Kollegen

Einweisung in Sicherheitsthemen (Fluchtwege, Feuerlöscher, evtl. Plan

aushändigen)

Mitarbeiterfoto machen (z.B. für E-Mailprogramm oder Zugangskarte)

Zugangskarte für das Firmengebäude bestellen (falls erforderlich)

Bestellung von Visitenkarten (falls von Anfang an benötigt; bspw. im Vertrieb)10

Planen Sie genug Zeit ein, um dem neuen Mitarbeiter grundlegende Dinge zu Ihrem Unternehmen zu erklären und ihm einen reibungslosen Start in den Unternehmensalltag zu ermöglichen. Wenn Sie sich diese Zeit nicht nehmen, werden später umso wahrscheinlicher Fehler und Fragen auftreten.

Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Arbeitszeit, Mittagspause, kleine Pausen zwischendurch, Umgebung

Urlaubsanträge

Krankmeldungen

Die wichtigsten Ansprechpartner

Um den neuen Mitarbeiter sofort in das bestehende Team zu integrieren ist es sinnvoll am ersten Tag innerhalb der Abteilung gemeinsam zum Mittagessen zu gehen.

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Phase 2: Am ersten Arbeitstag

Obwohl der Mitarbeiter sich im Zuge des Bewerbungsgespräches intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt haben sollte, ist es durchaus sinnvoll, nochmal allgemeine Fakten zum Unternehmen anzusprechen. So festigt sich das Wissen des Mitarbeiters und er kann sich besser in das Unternehmen eindenken.

Geschäftsfeld

Unternehmenswerte

Organigramme / Organisationsstruktur

Erklärung Intranet (wenn vorhanden)

Um den Tag abzurunden und letzte offene Fragen zu klären, ist ein abschließendes, kurzes Feedbackgespräch empfehlenswert.

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Phase 3: In der Probezeit

In der nun folgenden Probezeit sollte Sie Ihren Mitarbeiter ständig durch Feedbackgespräche begleiten.

Nach dem 1. Monat: Ist der Mitarbeiter gut angekommen?

Nach drei Monaten: Gibt es Probleme, an denen man arbeiten kann?

Im Laufe des fünften Monats nach Einstellung: Entscheidung ob der Mitarbeiter im Unternehmen verbleibt.

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Schlusswort

Je nach Art und Umfang des Unternehmens können einige der beschriebenen Prozesse länger dauern.

Viele Unternehmen unterstützen zusätzlich ihre Mitarbeiter besonders in der Anfangszeit mit zahlreichen Trainings und Seminaren.

Um Ihnen eine bessere Übersicht über den Onboardingprozess zu gewährleisten, haben wir die oben genannten Stichpunkte für Sie nochmal in einer Checkliste zusammengefasst.

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Weiterführende Informationen

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