DIGITALISIERUNG

28 EI | JULI 2018

Bei der DB StationampService AG wurde durch ein Buumlndel von Maszlignahmen der dezentra-le Umgang mit Projektdokumentationen vom bdquoEinsammeln bis zur digitalen Recher-cheldquo professionell umgestaltet Hierzu wurden eine bdquoArchivierungsanweisungldquo technische Regelwerke und entsprechend ergaumlnzte Bauvertraumlge herausgegeben Fuumlr die rechtssichere Einlagerung der Projekt-dokumentationen wurde ein Zentralarchiv und fuumlr die Online-Recherche eine digitale Archivierungsplattform eingerichtet Die Archivierungsquoten werden durch ein Be-richtswesen allen am Prozess Beteiligten transparent gemacht Zurzeit werden wei-tere Bausteine fuumlr ein zukuumlnftiges digitales Bestandsmodell entwickelt

AusgangslageDie DB StationampService AG setzt derzeit je-des Jahr ein Volumen von rund 700 Mio EUR Bauleistung an ca 180 Bahnhoumlfen ndash im Wesentlichen an Verkehrsstationen ndash um Daneben gibt es zusaumltzlich noch die kom-plexen Groszligprojekte wie bspw Stuttgart 21 oder der Neubau oder die Sanierung von Empfangsgebaumluden wie z B in Muumlnster oder Hildesheim In der Ausgangssituation 2012 existierte bei der DB StationampService kein einheitliches Verfahren zur Erstellung Uumlberleitung in den Betrieb professionellen Archivierung und effizienten Bereitstellung der in den Projekten geforderten Projektdo-kumentationen die der Betreiber fuumlr den Be-trieb von Verkehrsstationen und Empfangs-gebaumluden benoumltigt Diese Dokumentation muss so beschaffen sein dass der Betreiber in der Lage ist seinen gesetzlichen Anfor-

derungen insbesondere denen nach TEIV VV Bau VV Bau-STE nachzukommen und Betrieb Erhaltung und Instandhaltung In-standsetzung durchzufuumlhren Das Vorliegen der Dokumentation ist aufgrund nationaler wie europarechtlicher Vorgaben (vor allem der TEIV1 VV Bau2 VV Bau-STE3) Vorausset-zung einer endguumlltigen Inbetriebnahme der fertiggestellten Anlage Wesentliche Doku-mente sind bdquoso lange aufzubewahren wie das Teilsystem seinem Verwendungszweck dienen kannldquo (TEIV sect 14 Abs 1)

Optimierung der Bestandsdokumentation durch digitale Verfahren

Abb 1 Empfangsgebaumlude in Zittau das zum Zentralarchiv umgebaut wurde

Zur Sicherstellung der Bestandsunterlagen der DB StationampService AG wurden ein Zentralarchiv aufgebaut und digital gestuumltzte Archivierungsprozesse eingefuumlhrt

HANS LINDOW | BERND GROSSERT

1 Verordnung uumlber die Interoperabilitaumlt des transeu-ropaumlischen Eisenbahnsystems (Trans-Europaumlische-Eisenbahn-Interoperabilitaumltsverordnung ndash TEIV) Stand Zuletzt geaumlndert durch Art 1 V v 1252016 I 1225 2 Verwaltungsvorschrift uumlber die Bauaufsicht im Ingeni-eurbau Oberbau und Hochbau (VV BAU) 3 Verwaltungsvorschrift fuumlr die Bauaufsicht uumlber Signal- Telekommunikations- und Elektrotechnische Anlagen (VV BAU-STE)

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29EI | JULI 2018

DIGITALISIERUNG

Im Zusammenhang mit der Beseitigung von Maumlngeln der Wartung und Inspektion und dem wirtschaftlichen Betrieb von Empfangsgebaumlu-den Verkehrsstationen und Ingenieurbauwer-ken sind aktuelle Bestandsplaumlne und -unterlagen unabdingbar Zudem werden projektbezogene Risiken aus der potenziellen Unkenntnis des Be-standes bei der Weiterentwicklung der Stationen durch das Vorhalten belastbarer Bestandsunter-lagen signifikant verringertHieraus ergab sich also ein unmittelbarer Handlungsbedarf um vom bdquoEinsammeln bis zur Rechercheldquo der Bestandsdokumentatio-nen eine entsprechende Unterstuumltzung bereit zu stellen Bei der Analyse des Status quo in 2012 waren bereits zwei wesentliche Grund-bausteine vorhanden auf die direkt aufgesetzt werden konnte

das digitalePlanArchiv (dPA) als Datenbank fuumlr Bestandsinformationen und eine zwischen den Infrastrukturgesellschaf-ten des Konzerns abgestimmte Struktur (bdquoAblage-EIUldquo4) fuumlr die Projektakten

Es stellten sich waumlhrend der Untersuchung fol-gende Handlungsfelder heraus

Bauakten wurden dezentral und in der Regel ohne Katalogisierung abgelegt Es gab keinen Prozess zur Kontrolle des rechtzeitigen Ruumlcklaufs der Projektdoku-mentationen Es erfolgte keine echte Archivierung der Projektdokumentationen Eine umfassende Recherche nach vorhan-denen Projektdokumentationen war nicht moumlglich Es gab keinen Prozess vorhandene und re-levante Projektdokumentationen fuumlr neue Projekte oder den Betrieb systematisch be-reitzustellen In den Planer- und Bauvertraumlgen war das Thema nicht ausreichend adressiert Es existierten keine einheitlichen format-technischen Gestaltungsvorgaben fuumlr die Erstellung der Projektdokumentation Es gab keine eindeutig geregelte Verant-wortlichkeit fuumlr die Archivierung in den Regionalbereichen und den Bahnhofsma-nagements

Einfuumlhrung eines systematischen Pro-zesses und Aufbau des BauaktenarchivsZunaumlchst war also das unkoordinierte dezen-trale Vorgehen bei der Uumlbergabe und Ablage der Projektdokumentation die bdquoklassischldquo auf Papier erfolgt zu verbessern Hierzu wurde in einer internen Archivierungsanweisung in ei-nem ersten Prozessschritt festgelegt dass ab einem bestimmten Stichtag (1 Januar 2014) alle neu anfallenden Projektdokumentationen von abgeschlossenen Projekten geordnet in das Zentralarchiv zu uumlberfuumlhren sind Fuumlr das Zentralarchiv wurde das Empfangsge-baumlude in Zittau das betriebs- und vermark-tungstechnisch nur noch geringfuumlgig genutzt

wurde jedoch baulich in einem sehr guten Zu-stand war entsprechend umgeruumlstet (Abb 1) Im Gebaumlude wurden Fuszligboumlden ebenerdig sa-niert nicht tragende Zwischenwaumlnde entfernt und saumlmtliche Gas- und unnoumltige Wasserlei-tungen zuruumlckgebaut Die neuen Raumlumlichkei-ten wurden anschlieszligend mit professionellen Rollfachanlagen (Abb 2) bzw in Bereichen mit verringerter Traglast mit bdquoklassischenldquo Regal-anlagen ausgestattet Mit diesen Maszlignahmen wurde eine Gesamtkapazitaumlt von uumlber 125 000 Akten (Aktenordner 8 cm breit) geschaffen Die gesamte Nutz- und Verkehrsflaumlche des Gebaumludes wurde mit einer Brandmeldeanla-ge versehen Um Schutz gegen Einbruch und Vandalismus zu erhalten wurde eine Einbruch-meldeanlage mit mehreren Unterzentralen und neuer Tuumlrschlieszligung mit Transpondern an allen Zugaumlngen installiert Saumlmtliche Fenster und Eingaumlnge werden so permanent auf Oumlff-nungs- und Verriegelungszustand uumlberpruumlft waumlhrend im Gebaumludeinneren eine flaumlchen-deckende Raumuumlberwachung durch Bewe-gungsmelder erfolgt Die Einbruchmeldean-lage verfuumlgt uumlber eine 247-Aufschaltung zu einem Sicherheitsdienst Alle Fensterflaumlchen wurden innenseitig mit einer durchwurfhem-menden Sicherheitsfolierung ausgestattet die normales Glas nachtraumlglich auf das Niveau von Verbundsicherheitsglas bringt Gleichzeitig ist die Spezialfolie schwer entflammbar enthaumllt einen hochwirksamen UV-Schutz und ist in der eingebauten matten Version ein effizienter Sichtschutz Da die Fassaden des genutzten Gebaumludes unter Denkmalschutz stehen konn-te mit der Spezialfolie zudem ein baulicher Ein-griff in die Fassade vermieden werdenMit diesem ersten Teil des neuen Archivie-rungsprozesses wurde die weitere dezentrale Verteilung der Projektunterlagen der aktuell abgeschlossenen Baumaszlignahmen zugunsten einer geordneten Uumlbernahme in das Zentral-archiv gestoppt Da es aber auch die Zeit bdquoda-vorldquo gab in der die Projektdokumentationen bundesweit an die einzelnen Standorte der Bahnhofsmanagements uumlbergeben wurden und dort die Lagerbedingungen nicht immer optimal waren ist noch eine weitere Prozess-stufe erforderlich Diese sieht eine zeitlich gestaffelte systematische Uumlberfuumlhrung der bundesweit an ca 100 Standorten gelagerten Bauakten vor Eine Mengenanalyse (derzeit wird von ca 112 500 Aktenordnern ausgegan-gen) hat im Vorfeld ergeben dass die Kapazi-taumlt des Zentralarchivs fuumlr die aufzunehmenden Konvolute ausreichend dimensioniert ist Mit Stand Maumlrz 2018 ist bereits die Haumllfte der Bau-akten in das Zentralarchiv uumlberfuumlhrt und regis-triert worden Der Uumlbernahmeprozess soll bis 2020 abgeschlossen sein

Recherche und digitale BereitstellungDa ein reines bdquoEinsammelnldquo und Lagern von Projektunterlagen diese zunaumlchst nur vor dem physischen Verlust schuumltzt mussten parallel eine Recherchemoumlglichkeit und ein Digitali-

sierungsprozess geschaffen werden um auch die enthaltenen Informationen nachhaltig zu erschlieszligenAlle im Zentralarchiv eintreffenden Bauakten werden in einem Registraturvorgang mit ei-nem Barcode identifiziert und im dPA erfasst wobei die wesentlichen beschreibenden Da-ten (Bahnhof Projekt Projektbeschreibung Realisierungsdatum) und der Lagerort (Ar-chivraum Regal Fach) aufgenommen werden Auf diese Datenbank koumlnnen alle internen Mitarbeiter zugreifen So kann nun bspw ein Projektleiter fuumlr eine Baumaszlignahme syste-matisch nach relevanten Aktenbestaumlnden suchen die fuumlr sein Projekt eine potenzielle Relevanz aufweisen Uumlber ein eigenes Bestell-system im Intranet lassen sich die so identifi-zierten Akten fuumlr die vollstaumlndige Digitalisie-rung beim Zentralarchiv bestellen Die Akten werden in dem anschlieszligenden Scan-Prozess in sinnvolle Abschnitte (Register) aufgeteilt und uumlber mehrere Hochleistungsscanner (Stapelscanner mit hohem Durchsatz bis DIN A3 und Flachbettscanner fuumlr groumlszligere Planfor-mate) digitalisiert Uumlber den Barcode ist die Verbindung zum entsprechenden Eintrag in der Bauaktendatenbank gewaumlhrleistet Der Besteller kann jederzeit uumlber das Bestellsystem den Status des Vorganges bis zum Abschluss einsehen bzw erhaumllt entsprechende E-Mails Anschlieszligend stehen die bestellten Bauakten vollstaumlndig digitalisiert in der Bauaktendaten-

Abb 2 Professionelle Rollfachanlage zur Aufbewahrung der Bestandsunterlagen

4 EIU = Eisenbahninfrastrukturunternehmen

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30 EI | JULI 2018

DIGITALISIERUNG

bank bereit (Abb 3) Die Originalakten verblei-ben so stets im ZentralarchivDie Variante der Aktendigitalisierung auf Bedarf (bdquoon demandldquo) wurde im Vorfeld als kostenguumlnstigste und intelligenteste Version ermittelt Die andere wesentlich kosten- und zeitintensivere Vorgehensweise waumlre ansons-ten das systematische Digitalisieren saumlmtlicher Akten uumlber viele Jahre gewesen

Monitoring und ProzesssteuerungUm die beiden Uumlberfuumlhrungsprozesse der Bauakten in das Zentralarchiv zu steuern wur-de nach der Einfuumlhrung des Zentralarchivs ein monatliches Berichtswesen fuumlr die Leitungs-ebene aufgestellt Benannte Archivierungsver-antwortliche in der Region dienen als Treiber und fachliche Wissenstraumlger und geben Ruumlck-lauf zur weiteren Optimierung der Prozesse Durch Auswertungen aus der Bauaktenda-tenbank werden die aktuellen Uumlberfuumlhrungs-quoten ermittelt Die kontinuierliche Uumlber-fuumlhrung der 112 500 dezentral gelagerten Akten in das Zentralarchiv ist in Abb 4 dar-gestelltIm Fall der aus den Projekten zu liefernden Projektdokumentationen ist das Monitoring dagegen ein dynamischer Vorgang Durch eine Verknuumlpfung mit der Projektdatenbank von DB StationampService in der u a saumlmt-liche Projektmeilensteine hinterlegt sind lassen sich die monatlich jeweils neu in das Berichtswesen aufzunehmenden Projekte ermitteln Fuumlr das Bestimmen des Soll-Da-tums des Eingangs der Bauakten in das Zen-

tralarchiv werden auf den Termin der VOB5VOL6-Abnahmepruumlfung hierzu sechs Mona-te Karenzzeit addiert Die termingerechte Ruumlckfuumlhrung innerhalb der Karenzzeit hat sich seit dem Start in 2014 von 31 auf bis-lang 73 kontinuierlich verbessert

Vertraumlge und VorgabenBei der Analyse des urspruumlnglichen Entste-hungsprozesses von Bauakten wurde auch schnell klar dass das Liefern einer vollstaumlndi-gen Projektdokumentation nicht ausreichend und eindeutig genug in den Vertraumlgen mit den externen Partnern insbesondere den Baufirmen hinterlegt war Es fehlten sowohl eine Soll-Vorgabe des Auftraggebers (DB StationampService AG) fuumlr die Projektdokumen-tation als auch wirksame Hebel damit die Lieferung der Unterlagen rechtzeitigt erfolgt Hier wurden die Vorbemerkungen zu den Leis-tungsverzeichnissen mit eindeutigen Vorga-ben zu dem Thema ergaumlnztDie jeweilige Soll-Struktur der liefernden Bau-akte ergibt sich aus der projektspezifisch gefil-terten bdquoAblagestruktur-EIUldquo und wird Bestand-teil des Bauvertrags Das fristgerechte Liefern (i d R zwei Wochen vor der VOB-Abnahme) dieser vollstaumlndigen und qualitaumltsgerechten Bauakte ist ndash auf-grund der genannten Vorrausetzung fuumlr die Inbetriebnahme ndash eine wesentliche Haupt-leistungspflicht der durch die Baufirmen zu

liefernden Leistung und daher Bestandteil der Abnahme Der Auftraggeber ist berechtigt u a dann die Abnahme zu verweigern wenn die vom Auftragnehmer zur Bauakte zu liefernden Unterlagen und Dokumente nicht nicht voll-staumlndig oder richtig oder nicht in der in der Ablagestruktur vorgegebenen Art und Weise vorliegenDie Auszahlung eines Anteils der Vertrags-summe ist zudem direkt an die termin- und qualitaumltsgerechte Lieferung der Unterlagen gekoppeltFuumlr die genaue Struktur der Bauakte bis hin zu technischen Formatvorgaben fuumlr CAD-Zeich-nungen gibt es die Ril 8130104 Dokumenta-tionsvorgaben der DB StationampService die uumlber das Internet frei zugaumlnglich ist [1] Hier werden auch umfangreiche Hilfestellungen von digitalen Vorlagen zur Plangestaltung (inkl CAD-Layerlisten) bis hin zu einem Datei-namengenerator fuumlr die eindeutige Dateibe-nennung angeboten Saumlmtliche Dokumente und Plaumlne aus der Bauakte sind nach den Vorgaben auch jeweils in digitaler Version zu liefern Ein nachtraumlgliches muumlhsames Einscan-nen von Papierunterlagen waumlre im Zeitalter von bdquoBuilding Information Modelingldquo (BIM) schlieszliglich nicht mehr zeitgemaumlszlig abgesehen vom Qualitaumltsverlust und der weiteren Ver-wendung fuumlr zukuumlnftige Planungen

AusblickDie DB StationampService arbeitet bestaumlndig an der Digitalisierung von Geschaumlftspro-

5 Vergabe und Vertragsordnung fuumlr Bauleistungen (VOB) 6 Vergabe und Vertragsordnung fuumlr Leistungen (VOL)

Abb 3 Das digitale PlanArchiv gibt einen Uumlberblick uumlber die digitalisiert vorliegenden Bauakten und erlaubt umfangreiche Recherchen

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Dipl-Ing (Nachrichtentechnik) Bernd GroszligertArchiv- und Datenbankmanagement DB StationampService AG Goumlrlitzberndgrossertdeutschebahncom

Dipl-Ing (Architekt) Hans LindowLeiter Dokumentation und integriertes Datenmanagement DB StationampService AG FrankfurtMhanslindowdeutschebahncom

zessen Um die projektbezogene Kommuni-kation aller Beteiligten zu buumlndeln und zu steuern wurde in 2017 eine bdquoProjektkom-munikationsplattformldquo fuumlr alle Bauprojekte eingefuumlhrt [2] Die Projektkommunikationsplattform stellt in einer webbasierten gemeinsamen Da-tenumgebung den Zugriff die organisierte Aufbewahrung und den Austausch von Do-kumenten Plaumlnen und Modellen zwischen allen Projektbeteiligten sicher Solche Platt-formen wurden bisher nur in Groszligprojekten verwendet Die groszlige Masse der Projekte im Bestandsnetz wurde zuvor noch auf Basis von Papierakten bearbeitetDie internen Mitarbeiter und die externen Auftragnehmer arbeiten zusammen in ei-nem digitalen Projektraum Durch die Nut-zung der Projektkommunikationsplattform wird eine effiziente und zielgerechte Umset-zung des Projektes erreicht Projektinforma-tionen werden schneller und ortsunabhaumln-gig zwischen allen Projektbeteiligten in der jeweils aktuellsten Version ausgetauscht Die Dokumente werden dabei direkt durch die Mitarbeiter in den Planungsbuumlros und den Baufirmen hochgeladen Die Projektdoku-mentation entsteht somit projektbegleitend und entsprechend den aktuellen Vorgaben Das bisherige nachtraumlgliche und fehleranfaumll-lige Zusammenstellen der Dokumentation am Ende des Projekts ist damit nicht mehr erforderlichDie Zukunftsvision besteht aus einer rein digitalen Bestandsdokumentation in der Papier letztlich uumlberfluumlssig ist Dazu muss der Umgang mit durch Stempel und hand-schriftliche Unterschriften autorisierten Do-kumenten (z B unterschriebene Bestands-plaumlne oder vom Eisenbahn-Bundesamt genehmigte Unterlagen) geregelt werden Hierzu werden derzeit verschiedene Verfah-ren auf ihre Eignung untersucht In nicht allzu ferner Zukunft entsteht durch

Abb 4 Entwicklung des Aktentransfers dezentral gelagerter Bauakten in das Zentralarchiv

die Kombination von objektbasierten BIM-Modellen dazugehoumlrigen Attributen und Bestandsdokumenten ein bdquodigitaler Zwil-lingldquo des realen Empfangsgebaumludes oder der Verkehrsstation der als zentraler Aus-gangspunkt fuumlr die Instandhaltung Bewirt-schaftung und technisch-bauliche Weiter-entwicklung dienen wird Dabei stellt die Aktualitaumlt insbesondere bei groszligen und komplexen Stationen eine bedeutende He-rausforderung dar da hier praktisch taumlglich bauliche und technische Aumlnderungen an den Anlagen vorgenommen werden Auch hier traumlgt ein stringenter Prozess zur geordneten Uumlberfuumlhrung von Projektbe-standsdaten zu belastbaren Informationen maszliggeblich bei

QUELLEN[1| httpswww1deutschebahncomsus-infoplattformstartdokumenten-suche_ueberblickdokumentensuche_Abteilung14820404TM_2017-03htmlc7765400=7765392ampstart=0ampx=1 (aufgerufen am 19032018 um 1430)[2] httpswww1deutschebahncomsus-infoplattformstartpkphtml (aufgerufen am 19032018 um 1430)

THEMENSCHWERPUNKTEAusgabe Nr 818Offizielles Berichtsheft von der 61 VDEI Oberbaufachtagung

bull Waumlrme- und Feuchteruumlckgewinnung in Schienenfahrzeugklimaanlagen

bull Vergleich Oberleitungsbau Schweden und Deutschlandbull Planen und Bauen 40bull Deutschlandweite Kapazitaumltsermittlung von Strecken und Knoten

bull Das luumlckenlose Gleis im Bogenbull Design und Konstruktion einer neuen Weichen- und Streckenstopfmaschine

Anzeigenschluss 12718 Erscheinungstermin 9818

Ausgabe Nr 918

Kongressausgabe zur 16 Intern Schienenfahrzeug tagung Rad Schiene Dresden

bull Praumldiktive Instandhaltung der Schieneninfrastrukturbull Instandhaltung 40 mit dem Internet of Trainsbull Kunststoffschwelle EPSbull RFID TAG Schwellen ndash Umsetzung Chancen der Digitalisierungbull Innovatives Hybrid-Antriebssystembull Einbau der Festen Fahrbahn am Ceneri Basistunnelbull Neue europaumlische risikominimierende Methoden fuumlr die Wartung schwer zugaumlnglicher Gleisbereiche

bull User Needs ndash neue Anforderungen an das Design im Zugbe-reich

Anzeigenschluss 10818 Erscheinungstermin 7918

Ausgabe Nr 1018Messeausgabe zur Intergeo Frankfurt

bull Galileo Online Galileo-Navigationsempfaumlnger fuumlr Bahnanwendungen

bull Das BIM-Fachmodell Ingenieurvermessungbull Digitale Karte ndash Automatisierte Netzgenerierung fuumlr Schiene und Straszlige auf Basis heterogener Geodatenquellen

bull UHFB-Bahnbruumlckebull bdquoWeitreichende Barrierefreiheitldquobull Mobilitaumlt 40 und Echtzeit Fahrgastinformationen im Nahverkehr ndash RIMOS

bull Human Factors und die Digitalisierung

Anzeigenschluss 10918 Erscheinungstermin 101018

Haben Sie Fragen Kontakt Silke Haumlrtel

Telefon +4940 - 237 14 - 227E-Mail silkehaerteldvvmediacom

Offizielle Messeausgabe zur 12 Inno Trans mit groszligem Ausstellervorbericht

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29EI | JULI 2018

DIGITALISIERUNG

Im Zusammenhang mit der Beseitigung von Maumlngeln der Wartung und Inspektion und dem wirtschaftlichen Betrieb von Empfangsgebaumlu-den Verkehrsstationen und Ingenieurbauwer-ken sind aktuelle Bestandsplaumlne und -unterlagen unabdingbar Zudem werden projektbezogene Risiken aus der potenziellen Unkenntnis des Be-standes bei der Weiterentwicklung der Stationen durch das Vorhalten belastbarer Bestandsunter-lagen signifikant verringertHieraus ergab sich also ein unmittelbarer Handlungsbedarf um vom bdquoEinsammeln bis zur Rechercheldquo der Bestandsdokumentatio-nen eine entsprechende Unterstuumltzung bereit zu stellen Bei der Analyse des Status quo in 2012 waren bereits zwei wesentliche Grund-bausteine vorhanden auf die direkt aufgesetzt werden konnte

das digitalePlanArchiv (dPA) als Datenbank fuumlr Bestandsinformationen und eine zwischen den Infrastrukturgesellschaf-ten des Konzerns abgestimmte Struktur (bdquoAblage-EIUldquo4) fuumlr die Projektakten

Es stellten sich waumlhrend der Untersuchung fol-gende Handlungsfelder heraus

Bauakten wurden dezentral und in der Regel ohne Katalogisierung abgelegt Es gab keinen Prozess zur Kontrolle des rechtzeitigen Ruumlcklaufs der Projektdoku-mentationen Es erfolgte keine echte Archivierung der Projektdokumentationen Eine umfassende Recherche nach vorhan-denen Projektdokumentationen war nicht moumlglich Es gab keinen Prozess vorhandene und re-levante Projektdokumentationen fuumlr neue Projekte oder den Betrieb systematisch be-reitzustellen In den Planer- und Bauvertraumlgen war das Thema nicht ausreichend adressiert Es existierten keine einheitlichen format-technischen Gestaltungsvorgaben fuumlr die Erstellung der Projektdokumentation Es gab keine eindeutig geregelte Verant-wortlichkeit fuumlr die Archivierung in den Regionalbereichen und den Bahnhofsma-nagements

Einfuumlhrung eines systematischen Pro-zesses und Aufbau des BauaktenarchivsZunaumlchst war also das unkoordinierte dezen-trale Vorgehen bei der Uumlbergabe und Ablage der Projektdokumentation die bdquoklassischldquo auf Papier erfolgt zu verbessern Hierzu wurde in einer internen Archivierungsanweisung in ei-nem ersten Prozessschritt festgelegt dass ab einem bestimmten Stichtag (1 Januar 2014) alle neu anfallenden Projektdokumentationen von abgeschlossenen Projekten geordnet in das Zentralarchiv zu uumlberfuumlhren sind Fuumlr das Zentralarchiv wurde das Empfangsge-baumlude in Zittau das betriebs- und vermark-tungstechnisch nur noch geringfuumlgig genutzt

wurde jedoch baulich in einem sehr guten Zu-stand war entsprechend umgeruumlstet (Abb 1) Im Gebaumlude wurden Fuszligboumlden ebenerdig sa-niert nicht tragende Zwischenwaumlnde entfernt und saumlmtliche Gas- und unnoumltige Wasserlei-tungen zuruumlckgebaut Die neuen Raumlumlichkei-ten wurden anschlieszligend mit professionellen Rollfachanlagen (Abb 2) bzw in Bereichen mit verringerter Traglast mit bdquoklassischenldquo Regal-anlagen ausgestattet Mit diesen Maszlignahmen wurde eine Gesamtkapazitaumlt von uumlber 125 000 Akten (Aktenordner 8 cm breit) geschaffen Die gesamte Nutz- und Verkehrsflaumlche des Gebaumludes wurde mit einer Brandmeldeanla-ge versehen Um Schutz gegen Einbruch und Vandalismus zu erhalten wurde eine Einbruch-meldeanlage mit mehreren Unterzentralen und neuer Tuumlrschlieszligung mit Transpondern an allen Zugaumlngen installiert Saumlmtliche Fenster und Eingaumlnge werden so permanent auf Oumlff-nungs- und Verriegelungszustand uumlberpruumlft waumlhrend im Gebaumludeinneren eine flaumlchen-deckende Raumuumlberwachung durch Bewe-gungsmelder erfolgt Die Einbruchmeldean-lage verfuumlgt uumlber eine 247-Aufschaltung zu einem Sicherheitsdienst Alle Fensterflaumlchen wurden innenseitig mit einer durchwurfhem-menden Sicherheitsfolierung ausgestattet die normales Glas nachtraumlglich auf das Niveau von Verbundsicherheitsglas bringt Gleichzeitig ist die Spezialfolie schwer entflammbar enthaumllt einen hochwirksamen UV-Schutz und ist in der eingebauten matten Version ein effizienter Sichtschutz Da die Fassaden des genutzten Gebaumludes unter Denkmalschutz stehen konn-te mit der Spezialfolie zudem ein baulicher Ein-griff in die Fassade vermieden werdenMit diesem ersten Teil des neuen Archivie-rungsprozesses wurde die weitere dezentrale Verteilung der Projektunterlagen der aktuell abgeschlossenen Baumaszlignahmen zugunsten einer geordneten Uumlbernahme in das Zentral-archiv gestoppt Da es aber auch die Zeit bdquoda-vorldquo gab in der die Projektdokumentationen bundesweit an die einzelnen Standorte der Bahnhofsmanagements uumlbergeben wurden und dort die Lagerbedingungen nicht immer optimal waren ist noch eine weitere Prozess-stufe erforderlich Diese sieht eine zeitlich gestaffelte systematische Uumlberfuumlhrung der bundesweit an ca 100 Standorten gelagerten Bauakten vor Eine Mengenanalyse (derzeit wird von ca 112 500 Aktenordnern ausgegan-gen) hat im Vorfeld ergeben dass die Kapazi-taumlt des Zentralarchivs fuumlr die aufzunehmenden Konvolute ausreichend dimensioniert ist Mit Stand Maumlrz 2018 ist bereits die Haumllfte der Bau-akten in das Zentralarchiv uumlberfuumlhrt und regis-triert worden Der Uumlbernahmeprozess soll bis 2020 abgeschlossen sein

Recherche und digitale BereitstellungDa ein reines bdquoEinsammelnldquo und Lagern von Projektunterlagen diese zunaumlchst nur vor dem physischen Verlust schuumltzt mussten parallel eine Recherchemoumlglichkeit und ein Digitali-

sierungsprozess geschaffen werden um auch die enthaltenen Informationen nachhaltig zu erschlieszligenAlle im Zentralarchiv eintreffenden Bauakten werden in einem Registraturvorgang mit ei-nem Barcode identifiziert und im dPA erfasst wobei die wesentlichen beschreibenden Da-ten (Bahnhof Projekt Projektbeschreibung Realisierungsdatum) und der Lagerort (Ar-chivraum Regal Fach) aufgenommen werden Auf diese Datenbank koumlnnen alle internen Mitarbeiter zugreifen So kann nun bspw ein Projektleiter fuumlr eine Baumaszlignahme syste-matisch nach relevanten Aktenbestaumlnden suchen die fuumlr sein Projekt eine potenzielle Relevanz aufweisen Uumlber ein eigenes Bestell-system im Intranet lassen sich die so identifi-zierten Akten fuumlr die vollstaumlndige Digitalisie-rung beim Zentralarchiv bestellen Die Akten werden in dem anschlieszligenden Scan-Prozess in sinnvolle Abschnitte (Register) aufgeteilt und uumlber mehrere Hochleistungsscanner (Stapelscanner mit hohem Durchsatz bis DIN A3 und Flachbettscanner fuumlr groumlszligere Planfor-mate) digitalisiert Uumlber den Barcode ist die Verbindung zum entsprechenden Eintrag in der Bauaktendatenbank gewaumlhrleistet Der Besteller kann jederzeit uumlber das Bestellsystem den Status des Vorganges bis zum Abschluss einsehen bzw erhaumllt entsprechende E-Mails Anschlieszligend stehen die bestellten Bauakten vollstaumlndig digitalisiert in der Bauaktendaten-

Abb 2 Professionelle Rollfachanlage zur Aufbewahrung der Bestandsunterlagen

4 EIU = Eisenbahninfrastrukturunternehmen

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30 EI | JULI 2018

DIGITALISIERUNG

bank bereit (Abb 3) Die Originalakten verblei-ben so stets im ZentralarchivDie Variante der Aktendigitalisierung auf Bedarf (bdquoon demandldquo) wurde im Vorfeld als kostenguumlnstigste und intelligenteste Version ermittelt Die andere wesentlich kosten- und zeitintensivere Vorgehensweise waumlre ansons-ten das systematische Digitalisieren saumlmtlicher Akten uumlber viele Jahre gewesen

Monitoring und ProzesssteuerungUm die beiden Uumlberfuumlhrungsprozesse der Bauakten in das Zentralarchiv zu steuern wur-de nach der Einfuumlhrung des Zentralarchivs ein monatliches Berichtswesen fuumlr die Leitungs-ebene aufgestellt Benannte Archivierungsver-antwortliche in der Region dienen als Treiber und fachliche Wissenstraumlger und geben Ruumlck-lauf zur weiteren Optimierung der Prozesse Durch Auswertungen aus der Bauaktenda-tenbank werden die aktuellen Uumlberfuumlhrungs-quoten ermittelt Die kontinuierliche Uumlber-fuumlhrung der 112 500 dezentral gelagerten Akten in das Zentralarchiv ist in Abb 4 dar-gestelltIm Fall der aus den Projekten zu liefernden Projektdokumentationen ist das Monitoring dagegen ein dynamischer Vorgang Durch eine Verknuumlpfung mit der Projektdatenbank von DB StationampService in der u a saumlmt-liche Projektmeilensteine hinterlegt sind lassen sich die monatlich jeweils neu in das Berichtswesen aufzunehmenden Projekte ermitteln Fuumlr das Bestimmen des Soll-Da-tums des Eingangs der Bauakten in das Zen-

tralarchiv werden auf den Termin der VOB5VOL6-Abnahmepruumlfung hierzu sechs Mona-te Karenzzeit addiert Die termingerechte Ruumlckfuumlhrung innerhalb der Karenzzeit hat sich seit dem Start in 2014 von 31 auf bis-lang 73 kontinuierlich verbessert

Vertraumlge und VorgabenBei der Analyse des urspruumlnglichen Entste-hungsprozesses von Bauakten wurde auch schnell klar dass das Liefern einer vollstaumlndi-gen Projektdokumentation nicht ausreichend und eindeutig genug in den Vertraumlgen mit den externen Partnern insbesondere den Baufirmen hinterlegt war Es fehlten sowohl eine Soll-Vorgabe des Auftraggebers (DB StationampService AG) fuumlr die Projektdokumen-tation als auch wirksame Hebel damit die Lieferung der Unterlagen rechtzeitigt erfolgt Hier wurden die Vorbemerkungen zu den Leis-tungsverzeichnissen mit eindeutigen Vorga-ben zu dem Thema ergaumlnztDie jeweilige Soll-Struktur der liefernden Bau-akte ergibt sich aus der projektspezifisch gefil-terten bdquoAblagestruktur-EIUldquo und wird Bestand-teil des Bauvertrags Das fristgerechte Liefern (i d R zwei Wochen vor der VOB-Abnahme) dieser vollstaumlndigen und qualitaumltsgerechten Bauakte ist ndash auf-grund der genannten Vorrausetzung fuumlr die Inbetriebnahme ndash eine wesentliche Haupt-leistungspflicht der durch die Baufirmen zu

liefernden Leistung und daher Bestandteil der Abnahme Der Auftraggeber ist berechtigt u a dann die Abnahme zu verweigern wenn die vom Auftragnehmer zur Bauakte zu liefernden Unterlagen und Dokumente nicht nicht voll-staumlndig oder richtig oder nicht in der in der Ablagestruktur vorgegebenen Art und Weise vorliegenDie Auszahlung eines Anteils der Vertrags-summe ist zudem direkt an die termin- und qualitaumltsgerechte Lieferung der Unterlagen gekoppeltFuumlr die genaue Struktur der Bauakte bis hin zu technischen Formatvorgaben fuumlr CAD-Zeich-nungen gibt es die Ril 8130104 Dokumenta-tionsvorgaben der DB StationampService die uumlber das Internet frei zugaumlnglich ist [1] Hier werden auch umfangreiche Hilfestellungen von digitalen Vorlagen zur Plangestaltung (inkl CAD-Layerlisten) bis hin zu einem Datei-namengenerator fuumlr die eindeutige Dateibe-nennung angeboten Saumlmtliche Dokumente und Plaumlne aus der Bauakte sind nach den Vorgaben auch jeweils in digitaler Version zu liefern Ein nachtraumlgliches muumlhsames Einscan-nen von Papierunterlagen waumlre im Zeitalter von bdquoBuilding Information Modelingldquo (BIM) schlieszliglich nicht mehr zeitgemaumlszlig abgesehen vom Qualitaumltsverlust und der weiteren Ver-wendung fuumlr zukuumlnftige Planungen

AusblickDie DB StationampService arbeitet bestaumlndig an der Digitalisierung von Geschaumlftspro-

5 Vergabe und Vertragsordnung fuumlr Bauleistungen (VOB) 6 Vergabe und Vertragsordnung fuumlr Leistungen (VOL)

Abb 3 Das digitale PlanArchiv gibt einen Uumlberblick uumlber die digitalisiert vorliegenden Bauakten und erlaubt umfangreiche Recherchen

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Dipl-Ing (Nachrichtentechnik) Bernd GroszligertArchiv- und Datenbankmanagement DB StationampService AG Goumlrlitzberndgrossertdeutschebahncom

Dipl-Ing (Architekt) Hans LindowLeiter Dokumentation und integriertes Datenmanagement DB StationampService AG FrankfurtMhanslindowdeutschebahncom

zessen Um die projektbezogene Kommuni-kation aller Beteiligten zu buumlndeln und zu steuern wurde in 2017 eine bdquoProjektkom-munikationsplattformldquo fuumlr alle Bauprojekte eingefuumlhrt [2] Die Projektkommunikationsplattform stellt in einer webbasierten gemeinsamen Da-tenumgebung den Zugriff die organisierte Aufbewahrung und den Austausch von Do-kumenten Plaumlnen und Modellen zwischen allen Projektbeteiligten sicher Solche Platt-formen wurden bisher nur in Groszligprojekten verwendet Die groszlige Masse der Projekte im Bestandsnetz wurde zuvor noch auf Basis von Papierakten bearbeitetDie internen Mitarbeiter und die externen Auftragnehmer arbeiten zusammen in ei-nem digitalen Projektraum Durch die Nut-zung der Projektkommunikationsplattform wird eine effiziente und zielgerechte Umset-zung des Projektes erreicht Projektinforma-tionen werden schneller und ortsunabhaumln-gig zwischen allen Projektbeteiligten in der jeweils aktuellsten Version ausgetauscht Die Dokumente werden dabei direkt durch die Mitarbeiter in den Planungsbuumlros und den Baufirmen hochgeladen Die Projektdoku-mentation entsteht somit projektbegleitend und entsprechend den aktuellen Vorgaben Das bisherige nachtraumlgliche und fehleranfaumll-lige Zusammenstellen der Dokumentation am Ende des Projekts ist damit nicht mehr erforderlichDie Zukunftsvision besteht aus einer rein digitalen Bestandsdokumentation in der Papier letztlich uumlberfluumlssig ist Dazu muss der Umgang mit durch Stempel und hand-schriftliche Unterschriften autorisierten Do-kumenten (z B unterschriebene Bestands-plaumlne oder vom Eisenbahn-Bundesamt genehmigte Unterlagen) geregelt werden Hierzu werden derzeit verschiedene Verfah-ren auf ihre Eignung untersucht In nicht allzu ferner Zukunft entsteht durch

Abb 4 Entwicklung des Aktentransfers dezentral gelagerter Bauakten in das Zentralarchiv

die Kombination von objektbasierten BIM-Modellen dazugehoumlrigen Attributen und Bestandsdokumenten ein bdquodigitaler Zwil-lingldquo des realen Empfangsgebaumludes oder der Verkehrsstation der als zentraler Aus-gangspunkt fuumlr die Instandhaltung Bewirt-schaftung und technisch-bauliche Weiter-entwicklung dienen wird Dabei stellt die Aktualitaumlt insbesondere bei groszligen und komplexen Stationen eine bedeutende He-rausforderung dar da hier praktisch taumlglich bauliche und technische Aumlnderungen an den Anlagen vorgenommen werden Auch hier traumlgt ein stringenter Prozess zur geordneten Uumlberfuumlhrung von Projektbe-standsdaten zu belastbaren Informationen maszliggeblich bei

QUELLEN[1| httpswww1deutschebahncomsus-infoplattformstartdokumenten-suche_ueberblickdokumentensuche_Abteilung14820404TM_2017-03htmlc7765400=7765392ampstart=0ampx=1 (aufgerufen am 19032018 um 1430)[2] httpswww1deutschebahncomsus-infoplattformstartpkphtml (aufgerufen am 19032018 um 1430)

THEMENSCHWERPUNKTEAusgabe Nr 818Offizielles Berichtsheft von der 61 VDEI Oberbaufachtagung

bull Waumlrme- und Feuchteruumlckgewinnung in Schienenfahrzeugklimaanlagen

bull Vergleich Oberleitungsbau Schweden und Deutschlandbull Planen und Bauen 40bull Deutschlandweite Kapazitaumltsermittlung von Strecken und Knoten

bull Das luumlckenlose Gleis im Bogenbull Design und Konstruktion einer neuen Weichen- und Streckenstopfmaschine

Anzeigenschluss 12718 Erscheinungstermin 9818

Ausgabe Nr 918

Kongressausgabe zur 16 Intern Schienenfahrzeug tagung Rad Schiene Dresden

bull Praumldiktive Instandhaltung der Schieneninfrastrukturbull Instandhaltung 40 mit dem Internet of Trainsbull Kunststoffschwelle EPSbull RFID TAG Schwellen ndash Umsetzung Chancen der Digitalisierungbull Innovatives Hybrid-Antriebssystembull Einbau der Festen Fahrbahn am Ceneri Basistunnelbull Neue europaumlische risikominimierende Methoden fuumlr die Wartung schwer zugaumlnglicher Gleisbereiche

bull User Needs ndash neue Anforderungen an das Design im Zugbe-reich

Anzeigenschluss 10818 Erscheinungstermin 7918

Ausgabe Nr 1018Messeausgabe zur Intergeo Frankfurt

bull Galileo Online Galileo-Navigationsempfaumlnger fuumlr Bahnanwendungen

bull Das BIM-Fachmodell Ingenieurvermessungbull Digitale Karte ndash Automatisierte Netzgenerierung fuumlr Schiene und Straszlige auf Basis heterogener Geodatenquellen

bull UHFB-Bahnbruumlckebull bdquoWeitreichende Barrierefreiheitldquobull Mobilitaumlt 40 und Echtzeit Fahrgastinformationen im Nahverkehr ndash RIMOS

bull Human Factors und die Digitalisierung

Anzeigenschluss 10918 Erscheinungstermin 101018

Haben Sie Fragen Kontakt Silke Haumlrtel

Telefon +4940 - 237 14 - 227E-Mail silkehaerteldvvmediacom

Offizielle Messeausgabe zur 12 Inno Trans mit groszligem Ausstellervorbericht

Homepageveroumlffentlichung unbefristet genehmigt fuumlr DB StationampService AG Rechte fuumlr einzelne Downloads und Ausdrucke fuumlr Besucher der Seiten genehmigt von DVV Media Group 2018

30 EI | JULI 2018

DIGITALISIERUNG

bank bereit (Abb 3) Die Originalakten verblei-ben so stets im ZentralarchivDie Variante der Aktendigitalisierung auf Bedarf (bdquoon demandldquo) wurde im Vorfeld als kostenguumlnstigste und intelligenteste Version ermittelt Die andere wesentlich kosten- und zeitintensivere Vorgehensweise waumlre ansons-ten das systematische Digitalisieren saumlmtlicher Akten uumlber viele Jahre gewesen

Monitoring und ProzesssteuerungUm die beiden Uumlberfuumlhrungsprozesse der Bauakten in das Zentralarchiv zu steuern wur-de nach der Einfuumlhrung des Zentralarchivs ein monatliches Berichtswesen fuumlr die Leitungs-ebene aufgestellt Benannte Archivierungsver-antwortliche in der Region dienen als Treiber und fachliche Wissenstraumlger und geben Ruumlck-lauf zur weiteren Optimierung der Prozesse Durch Auswertungen aus der Bauaktenda-tenbank werden die aktuellen Uumlberfuumlhrungs-quoten ermittelt Die kontinuierliche Uumlber-fuumlhrung der 112 500 dezentral gelagerten Akten in das Zentralarchiv ist in Abb 4 dar-gestelltIm Fall der aus den Projekten zu liefernden Projektdokumentationen ist das Monitoring dagegen ein dynamischer Vorgang Durch eine Verknuumlpfung mit der Projektdatenbank von DB StationampService in der u a saumlmt-liche Projektmeilensteine hinterlegt sind lassen sich die monatlich jeweils neu in das Berichtswesen aufzunehmenden Projekte ermitteln Fuumlr das Bestimmen des Soll-Da-tums des Eingangs der Bauakten in das Zen-

tralarchiv werden auf den Termin der VOB5VOL6-Abnahmepruumlfung hierzu sechs Mona-te Karenzzeit addiert Die termingerechte Ruumlckfuumlhrung innerhalb der Karenzzeit hat sich seit dem Start in 2014 von 31 auf bis-lang 73 kontinuierlich verbessert

Vertraumlge und VorgabenBei der Analyse des urspruumlnglichen Entste-hungsprozesses von Bauakten wurde auch schnell klar dass das Liefern einer vollstaumlndi-gen Projektdokumentation nicht ausreichend und eindeutig genug in den Vertraumlgen mit den externen Partnern insbesondere den Baufirmen hinterlegt war Es fehlten sowohl eine Soll-Vorgabe des Auftraggebers (DB StationampService AG) fuumlr die Projektdokumen-tation als auch wirksame Hebel damit die Lieferung der Unterlagen rechtzeitigt erfolgt Hier wurden die Vorbemerkungen zu den Leis-tungsverzeichnissen mit eindeutigen Vorga-ben zu dem Thema ergaumlnztDie jeweilige Soll-Struktur der liefernden Bau-akte ergibt sich aus der projektspezifisch gefil-terten bdquoAblagestruktur-EIUldquo und wird Bestand-teil des Bauvertrags Das fristgerechte Liefern (i d R zwei Wochen vor der VOB-Abnahme) dieser vollstaumlndigen und qualitaumltsgerechten Bauakte ist ndash auf-grund der genannten Vorrausetzung fuumlr die Inbetriebnahme ndash eine wesentliche Haupt-leistungspflicht der durch die Baufirmen zu

liefernden Leistung und daher Bestandteil der Abnahme Der Auftraggeber ist berechtigt u a dann die Abnahme zu verweigern wenn die vom Auftragnehmer zur Bauakte zu liefernden Unterlagen und Dokumente nicht nicht voll-staumlndig oder richtig oder nicht in der in der Ablagestruktur vorgegebenen Art und Weise vorliegenDie Auszahlung eines Anteils der Vertrags-summe ist zudem direkt an die termin- und qualitaumltsgerechte Lieferung der Unterlagen gekoppeltFuumlr die genaue Struktur der Bauakte bis hin zu technischen Formatvorgaben fuumlr CAD-Zeich-nungen gibt es die Ril 8130104 Dokumenta-tionsvorgaben der DB StationampService die uumlber das Internet frei zugaumlnglich ist [1] Hier werden auch umfangreiche Hilfestellungen von digitalen Vorlagen zur Plangestaltung (inkl CAD-Layerlisten) bis hin zu einem Datei-namengenerator fuumlr die eindeutige Dateibe-nennung angeboten Saumlmtliche Dokumente und Plaumlne aus der Bauakte sind nach den Vorgaben auch jeweils in digitaler Version zu liefern Ein nachtraumlgliches muumlhsames Einscan-nen von Papierunterlagen waumlre im Zeitalter von bdquoBuilding Information Modelingldquo (BIM) schlieszliglich nicht mehr zeitgemaumlszlig abgesehen vom Qualitaumltsverlust und der weiteren Ver-wendung fuumlr zukuumlnftige Planungen

AusblickDie DB StationampService arbeitet bestaumlndig an der Digitalisierung von Geschaumlftspro-

5 Vergabe und Vertragsordnung fuumlr Bauleistungen (VOB) 6 Vergabe und Vertragsordnung fuumlr Leistungen (VOL)

Abb 3 Das digitale PlanArchiv gibt einen Uumlberblick uumlber die digitalisiert vorliegenden Bauakten und erlaubt umfangreiche Recherchen

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QUELLEN[1| httpswww1deutschebahncomsus-infoplattformstartdokumenten-suche_ueberblickdokumentensuche_Abteilung14820404TM_2017-03htmlc7765400=7765392ampstart=0ampx=1 (aufgerufen am 19032018 um 1430)[2] httpswww1deutschebahncomsus-infoplattformstartpkphtml (aufgerufen am 19032018 um 1430)

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