OPTIMUS@work

Praxisberichte aus dem Netz- und Betriebsmanagement

ASSeT- UNd WOrk-MANAgeMeNT-LöSUNgeN vON MeTTeNMeIer

OPTIMUS goes FutureErleben Sie die OPTIMUS-Version 5 im brandneuen Design.

OPTIMUS goes SmartEffizient unterwegs mit den OPTIMUS-Apps für Smartphones und Tablet-PCs.

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Impressum

Herausgeber Mettenmeier GmbH, Klingenderstraße 10-14, 33100 Paderborn in Zusammenarbeit mit der Conges Consulting GmbH, St. WendelRedaktion Ingo Rameil, Tel.: +49 5251 150-331, ingo.rameil@mettenmeier.deRedaktionelle Mitarbeit Dirk Weidemann, Frank VollmannArt Direction Christina BecharaDruck d-Druck GmbH, PaderbornAuflage 3.000© Copyright 2013 Mettenmeier GmbHNachdruck, auch auszugsweise, nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Mettenmeier GmbH. Haftung für die Richtigkeit der Veröffentlichungen kann trotz sorgfältiger Prüfung durch die Redaktion nicht übernommen werden.

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Editorial – Bereit für mehr Effizienz im Netzbetrieb

OPTIMUS goes Future – die Version 5 im Überblick

Seit 10 Jahren im EinsatzDie Stadtwerke Jülich nutzen die Flexibilität von OPTIMUS und profitieren sowohl von Standard-funktionen als auch von individuellen Lösungen.

OPTIMUS im Netzbetrieb der NEWDie NEW Netz GmbH konnte in der technischen In-standhaltung und im Stördatenmanagement eine deut-liche Reduzierung bisheriger Insellösungen erreichen.

Aus der Praxis für die PraxisDie WVW aus St. Wendel hat als früher Kunde und Ideengeber einen großen Anteil an der stringenten Praxisorientierung von OPTIMUS.

OPTIMUS im Kanal- und WassernetzbetriebDie Linz AG implementiert das Betriebsführungssys-tem OPTIMUS und verfolgt dabei weitreichendeIntegrationsaufgaben von GIS bis hin zu SAP.

Interview: Stadtwerke schaffen TransparenzEiner der ersten Anwender von OPTIMUS waren die Stadtwerke Saarlouis. Geschäftsführer Dr. RalfLevacher spricht über Erreichbares und Erreichtes.

Altsystem durch OPTIMUS ersetztDie evo Energie-Netz GmbH aus Oberhausen nutzt über 10 Jahre Erfahrung in der systemgestütztenArbeitsvorbereitung und gibt Impulse für OPTIMUS.

Die Anwender haben entschiedenDie Stadtwerke Merzig haben mit OPTIMUS die tech-nischen Prozesse im Griff und unterstützen die kauf-männischen Abläufe in Verbindung mit Neutrasoft.

Integriertes Netz- und BetriebsmanagementEin zentrales Auftragsmanagement organisiert bei EWV und regionetz mit Hilfe von OPTIMUS dieProzesse und schafft Transparenz auf allen Ebenen.

Traumduo OPTIMUS und WilkenDurch enge Systemanbindung mit der ERP-Software erzielen die Neustadtwerke Synergien und schließen eine Lücke im technischen Betriebsmanagement.

Neu mit dabeiEW Bautzen GmbH und Bad Honnef AG

OPTIMUS SmartEffizient unterwegs mit den OPTIMUS-Apps

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Praxisberichte ab Seite 05

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www.mettenmeier.de

Die Betreiber von Netzen in der Ener-gie- und Wasserwirtschaft stehen

heute vor zahlreichen technischen und organisatorischen Herausforderungen. Gleichzeitig sollen vielerorts die Kosten der operativen Arbeiten gesenkt werden, vor allem bei den Unterhaltungs- und In-vestitionsmaßnahmen im Netz. Um diese Prozesse wirksam zu unterstützen, vertrau-en viele Unternehmen auf die Netz- und Betriebsmanagementsoftware OPTIMUS. Das System wurde in den vergangenen 12 Jahren in enger Kooperation mit der Praxis entwickelt – als bewährte Lösung für Effizienz rund um den Personal- und Ma-terialeinsatz und für zusätzliche Datenqua-lität und -transparenz im Unternehmen. Lesen Sie in dieser Veröffentlichung, wie OPTIMUS die Prozesse im Netzbetrieb unterstützen und optimieren kann.

OPTIMUS bildet die Basis für strukturier-te Betriebsmittelinformationen. Wir nut-zen dabei Kunden- und Auftragsdaten aus dem kaufmännischen System (ERP) und Netzdaten aus dem GIS. Diese verbinden wir mit Bildern, Checklisten, Befund- und Zustandsdaten sowie technischen Doku-menten und erhalten so eine integrierte Sicht auf das Netz. Damit können die Prozesse Planung/Projektierung, Bau, Wartung/Instandhaltung, Entstörung, Controlling, Berichtswesen und Analysen zielgerichtet unterstützt werden. Mit OPTIMUS Smart werden die Informa-tionen mobil und stehen als schlanke Smartphone- oder Tablet-Lösung auch den Mitarbeitern im Netz zur Verfügung.

Die Steuerung der Prozesse erfolgt auf Basis der aktuellen Informationen zu Ihren Betriebsmitteln. Diese können in Abhän-gigkeit von der Bedeutung für das Netz und dem jeweiligen Zustand bewertet und priorisiert werden. Konkrete und objekti-vierte Investitions- und Instandhaltungs-entscheidungen lassen sich ableiten.

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Bereit für mehr Effizienz im Netzbetrieb

OPTIMUS wird entwickelt von der Conges Consulting GmbH als gemeinsames Tochterunternehmen der Mettenmeier GmbH aus Paderborn und der WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbH. v. l.: Dirk Weidemann (Geschäftsführer Conges/Prokurist Mettenmeier), Frank Vollmann (Geschäftsführer Conges), Dr. Joachim Meier (Geschäftsführer WVW/Geschäftsführer Conges), Christoph Dörr (Prokurist Conges), Guido Becker (Prokurist WVW) und Ulrich Mettenmeier (Geschäftsführer Mettenmeier).

Verfügbare Daten in vorhandenen Syste-men, wie ERP, GIS, SCADA oder individu-elle Listen/Datenbanken, können integ-rativ genutzt werden. Die Offenheit des grundlegenden Systemkonzepts belegen die vielfach realisierten Kopplungen u. a. zu den ERP-Systemen SAP, Wilken oder Schleupen wie auch zu verschiedenen GI-Systemen (z. B. Smallworld GIS, ArcFM UT, GIS Mobil oder Location Viewer).

Die Berücksichtigung der relevanten Nor-men und Richtlinien von DVGW und VDE/FNN ist dabei ebenso selbstverständ-lich wie die Verfügbarkeit von Analysen und Berichten für das interne und externe Reporting.

Mit dem verfügbaren „Stadtwerke-Template“ gelingt der schnelle Start in die produktive Nutzung des Systems. In dieses Paket sind Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten eingeflossen und stehen nun für einen effizienten und vorkonfi-gurierten Start zur Verfügung. Selbstver-ständlich können auf dieser Basis zusätz-liche kundenindividuelle Anforderungen ohne Probleme realisiert werden.

Mit OPTIMUS steht ein Werkzeug auch zur Unterstützung Ihrer Wirtschafts-planung zur Verfügung: Auf Basis der individuellen Budget- bzw. Kostenstruktur aus dem ERP-System wird die Wirtschafts-planung im Bereich der Investitionen (CAPEX) als auch im laufenden Aufwand (OPEX) durchgängig unterstützt.

OPTIMUS steht mittlerweile in der Version 5 als moderne High-End-Lösung für das Betriebsmanagement zur Verfü-gung. Fokussierte Dashboards zeigen die wesentlichen Informationen (z. B. für die Arbeitsvorbereitung oder auch zur Daten-analyse und -auswertung) und sorgen für einen vollständigen Überblick über das aktuelle Geschehen. Die Orientierung fällt damit leicht! Durch die GIS-Integration profitieren die Fachabteilungen gleichfalls von einer geografischen Sicht auf das Netz.

Sind Sie neugierig geworden?

Wir wünschen eine informative Lektüre und freuen uns auf den Dialog mit Ihnen!

Ihr OPTIMUS-Team

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Modernes und leichtes Bedienkonzept

Über 12 Jahre Entwicklungsarbeit stecken in den zahlreichen Funktionen, die zusammen mit den Kun-den ausgefeilt wurden. Neben der beeindruckenden Funktionsvielfalt zeichnet sich OPTIMUS 5 durch seine Einfachheit und Durchgängigkeit in der Benutzerführung aus. Beispielsweise hat der Anwender in einem indivi-dualisierten Dashboard einen schnellen Zugriff auf die für ihn relevanten Aufträge, Dokumente, Termine und Module. OPTIMUS 5 ist seit 2013 erhältlich.

Daten strukturierenNetz- und Betriebs-mittelmanagement

Prozesse optimierenProjekt- und Auftrags-mangement

Einsätze planenWork-Management und Personaleinsatzplanung

Ressourcen steuernManagement von Material und Leistungen

AbrechnenGenehmigen, Kontieren, Buchen, Zeitzuschläge

ControllenKaufmännische Auswer-tung und Reporting

Prozesse steuernWorkflow- und Office-Integration

Netzbetrieb sichernInstandhaltungs- und Störungsmanagement

Alles im Blick: Der Anwender kann sein eigenes OPTIMUS-Dashboard flexibel zusammenstellen.

OPTIMUS Version 5 –

OPTIMUS im Überblick

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OPTIMUS seit 10 Jahren im EinsatzDie Stadtwerke Jülich nutzen die Flexibilität von OPTIMUS und profitieren sowohl von den Standardfunktionen als auch von individuellen Lösungen.

Die HerausforderungenDie Stadtwerke Jülich GmbH nutzen OPTIMUS bereits seit 2003 und zählen damit zu den Pionieren im EDV-ge-stützen Betriebsmanagement. Sehr früh wurde dabei erkannt, dass ein erfolg-reicher Systemeinsatz zwei wesentliche Dinge voraussetzt: Zum einen eine sau-ber definierte Struktur der technischen Objekte und zum anderen die Definition der Haupt- und Teilprozesse. Bei der praktischen Anwendung sind über die Jahre hinweg zusätzliche individuelle Anforderungen entstanden, die mit OPTIMUS gelöst wurden.

Die LösungMit der Einführung von OPTIMUS erfolgte eine strukturierte Darstellung sämtlicher Betriebsmittelinformationen. Dokumente, Bilder, Formulare, Aufträge und auch Zustandsberichte sind direkt in Verknüpfung zu den Betriebsmit-teln hinterlegt und können effizient in den Arbeitsprozessen genutzt werden. Schwerpunkt des Systemeinsatzes bildet dabei die Unterstützung der Arbeitsvor-bereitung und der Durchführung von Neuanlagen, Unterhaltungsprojekten, Wartungsarbeiten, die Störungsbesei-tigung und die Lagerverwaltung. Die mobilen Anwender nutzen OPTIMUS z. B. für Stundenbuchungen, zur Er-fassung technischer Daten sowie zur Baustellenabwicklung.

Dank der Flexibilität des Systems konn-ten auch spezielle Anforderungen sehr schnell umgesetzt werden. So nutzen die Stadtwerke Jülich die Meldungsmasken des Systems auch für das Beschwer-demanagement. Zudem kommt der

„OPTIMUS Flowchart“ zum Einsatz, um Anlagen oder Leitungswege bildlich dar-zustellen. Damit lässt sich beispielsweise eine Gasreglerstation inklusive deren Inneneinrichtung (Schieber, Gasregler etc.) als Bild hinterlegen und deren tech-nische Daten per Mausklick verfügbar machen, auch mobil.

Die ErgebnisseDas System kommt heute durchgängig sowohl für die Versorgungssparten Strom, Gas, Wasser und Wärme als auch für den Bereich der Stadtwerke-eigenen Bäder zum Einsatz. OPTIMUS bildet dabei zusammen mit der betriebs-wirtschaftlichen Software Schleupen und dem Zeichenprogramm Paris den Dreh- und Angelpunkt einer eng ver-zahnten Systemlandschaft. Eine sauber strukturierte Betriebsmitteldatenbank und definierte Prozesse sorgen für den effizienten Einsatz des Systems und gute Auswertungsmöglichkeiten für das Be-triebsmanagement. Zusatzlösungen wie der OPTIMUS Flowchart erhöhen den Nutzen für die Anwender.

Stadtwerke Jülich GmbHGegründet: 1910Mitarbeiter: 75Stromnetz: 250 km Gasnetz: 250 kmWassernetz: 256 kmEinwohner: 35.000

Der Wasserturm der Stadtwerke Jülich

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Netzbau• Instandhaltung• Störungsmanagement • Zentrale Arbeitsvorbereitung und

Workforce-Management • OPTIMUS Flowchart

OPTIMUS im Einsatz seit 2003

Überzeugend von Anfang an„Wir waren von Anfang an überzeugt, dass wir mit dem Systemhersteller Conges den richtigen Lösungspartner gefunden hatten. In vielen Gesprächen und Diskussionen mit anderen Versorgungsunternehmen hat sich dieser Eindruck bestätigt. OPTIMUS hat oftmals begeistert, so dass sich anschlie-ßend viele andere Unternehmen aus der Energie- und Wasserwirtschaft ebenfalls für diese ausgereifte Lösung entschieden haben.

Dieter Wolff, Arbeitsvorbereitung Stadtwerke Jülich GmbH

Stadtwerke Jülich gmbH

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OPTIMUS Netz- und Betriebsmittelmanagement für eine strukturierte Darstellung sämtlicher technischer

und wirtschaftlicher Betriebsmittelinformationen

• Effiziente Bearbeitung durch eine strukturierte Darstellung sämtlicher Betriebsmittel über alle Ebenen hinweg

• Präzise Daten- und Prozessverwaltung ohne Redundanzen durch individuelle Anlagentypisierung

• Beste Voraussetzungen für maximale Betriebssicherheit durch anlagenbezogene Formulare und Checklisten

• Schnelle Anlagensuche über unterschiedliche Baumstrukturen• Einfache Aufgabensteuerung aus der Statusübersicht heraus • Verfügbarkeit sämtlicher Informationen für mobile

Bearbeitung

Ihre Vorteile:

Die Suchfunktion in OPTIMUS erlaubt eine schnelle, bequeme Abfrage über alle Bestands- und Vorgangsdaten

Modul Netz- und Betriebsmittelmanagement

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OPTIMUS im Netzbetrieb der NEWOPTIMUS unterstützt im Netzbetrieb der NEW spartenübergreifend das Stördatenmanagement und die technische Instandhaltung. Hier konnte eine deutliche Reduzierung bisheriger Insellösungen erreicht werden.

NEW Netz GmbHMitarbeiter: 1.932*Stromnetz: 9.438 kmGasnetz: 3.957 kmWassernetz: 1.869 kmKanalnetz: 1.716 kmBeleuchtung: 64.000 LeuchtstellenEinwohner: 690.000 *Zahlen für den NEW Gesamtkonzern (2011)

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Netz- und Betriebsmittelmanagement• Instandhaltungs- und Störungs-

management• Projekt- und Auftragsmanagement• Ressourcenmanagement• Schnittstellen zu SAP und

Smallworld GIS

OPTIMUS seit 2011 im Einsatz

Zeitgerechte Software„OPTIMUS bietet uns die Flexibilität, die wir als Netzbetreiber in der heutigen Zeit benötigen. Wir profitieren davon, dass das System nah an der Praxis entwickelt wurde und die Anforderungen eines Versorgungs-unternehmens abbildet. Dies zeigt sich in einer aufgeräumten Datenstruktur, effizi-enten Prozessen und den guten Auswerte-möglichkeiten des Systems.“

Albrecht Mensenkamp, Prokurist bei der NEW Netz GmbH

Die HerausforderungenIm Zuge des Zusammenschlusses mehrerer Beteiligungsgesellschaften haben die Verantwortlichen bei der NEW Netz GmbH eine Vereinheitlichung der verschiedenen Betriebsmitteldatenbanken angestrebt. OPTIMUS sollte dabei als Betriebsführungslö-sung für alle Sparten zum Einsatz gebracht werden und sich in die IT-Landschaft mit den wesentlichen Komponenten SAP und Smallworld GIS integrieren. Spezielle An-forderungen an OPTIMUS gab es in der Leitwarte, in der Straßenbeleuchtung sowie bei der mobilen Auftragsbearbeitung.

Die LösungOPTIMUS wurde bei der NEW Netz GmbH erstmalig 2011 im Bereich der Stör-datenerfassung installiert und unterstützt heute in vollem Umfang die technische Auftragsabwicklung im Netzbau und im Netzbetrieb, z. B. bei zyklischen Wartungs-vorgängen. In der Leitwarte kommt dabei ein spezieller mobiler Client von OPTIMUS zum Einsatz, der auch im Notfall mit einer eigenen Datenbank unabhängig betrieben werden kann. Die mobile Auftragsbearbeitung erfolgt mit dem „OPTIMUS Smart“ auf modernen Tablet-PCs und wird künftig durch Grafik sowie NFC-Technik (Near Field Communication) unterstützt, um die zu prüfenden Betriebsmittel eindeutig zu identifizieren. In der Straßenbeleuchtung werden die Ergebnisse der Leuchtenkont-rolle in einer speziellen mobilen GIS-Anwendung erfasst und als technische Arbeits-aufträge in OPTIMUS weiterverarbeitet. Die vorhandene Smallworld-Schnittstelle wird bei der NEW um eine Grafikkomponente ergänzt, um künftig auch Grafikdaten im OPTIMUS GIS direkt bei der Instandhaltungsplanung einsetzen zu können. Die integrierte Grafik ermöglicht ferner eine raumbezogene Statistik und Auswertung der Instandhaltungsaufträge direkt in OPTIMUS.

Die ErgebnisseOPTIMUS kommt heute nicht nur bei der NEW konzernweit als strategische IT-Lösung zum Einsatz. Das System konnte dabei zu einer Konsolidierung der IT-Landschaft beitragen und zugleich für mehr Effizienz und Transparenz in den Betriebsprozessen sorgen. OPTIMUS wird in diesem Jahr bereits an ca. 100 Büro-arbeitsplätzen und bei ca. 40 mobilen Anwendern eingesetzt. Insbesondere die mobilen Hilfsmittel wie NFC sorgen dabei für Benutzerorientierung und letztendlich für Akzeptanz bei den Anwendern.

Netzgebiet Strom der NEW Netz GmbH

NeW Netz gmbH

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Zu jedem Auftrag sind sämtliche Auftragspositionen, Kosten,

Termin etc. verfügbar.

In wenigen Schritten lässt sich ein vollständiger Auftrag anlegen, hier: Wasser-Neuanschluss

• Automatische Anwendung gesetzlicher Regularien beim Hinterlegen von Instandhaltungsplänen

• Einfache Verfügbarkeit sämtlicher relevanter Informationen bezogen auf einzelne Anlagen und Betriebsmittel

• Freie Gestaltungsmöglichkeiten bei den Verfahren zur Instandhaltungsplanung: zyklisch, zustandsorientiert oder kombiniert

• Übersichtliche Kalenderdarstellung und Anzeige von potenziellen Kapazitätsengpässen

• Einfache und effiziente Planung durch intelligente Unterstützung

• Gewährleistung der Rechtskonformität bei der Störungsannahme und -bearbeitung

• Sicherung der Datenqualität durch Validierung • Zusätzliche Arbeitserleichterung durch integriertes

Workflow- und Mailsystem

OPTIMUS Instandhaltungs- und Störungsmanagement für eine einfache und effiziente Planung und

Koordinierung von Unterhaltungsmaßnahmen

Ihre Vorteile:

Modul Instandhaltungs- und Störungsmanagement

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Aus der Praxis für die PraxisDie WVW aus St. Wendel hat als früher Kunde und Ideengeber einen großen Anteil an der stringenten Praxisorientierung von OPTIMUS.

Die HerausforderungenAls 2001 die Conges Consulting GmbH als Outsourcing-Unternehmen der WVW aus St. Wendel gegründet wurde, sollten innovative Lösungsmöglichkeiten für verschiedene Aufgabenstellungen ent-wickelt werden, u. a. beim Aufbau von Management-Informationssystemen, bei der Optimierung betrieblicher Prozesse oder bei der Einführung von Kostenrech-nungssystemen. Dieses in der Versor-gungswirtschaft erworbene Know-how sollte in Form von Standardsoftware an Dritte weitergegeben werden.

Die LösungOPTIMUS wird bei der WVW heute mit einem ganzheitlichen kaufmännischen und technischen Ansatz eingesetzt. In einer zentralen Datenbank werden dabei alle Informationen zu den Betriebsmitteln abgelegt. Zur Visualisierung dient das Mo-dul OPTIMUS GIS. Für die Planung und Abwicklung der Arbeiten laufen sämtliche Daten im OPTIMUS zusammen, z. B. La-ger/Einkauf, Materialien, Teams/Mitarbei-ter, Fuhrpark, Löhne und Zulagen sowie Bereitschaftsvorhaltung, Garantiezeiten und Aufmaße. Zur Lohnabrechnung wer-den in OPTIMUS die Arbeitszeitmodelle und Tarifvertäge nach TV-V abgebil-det und auf dieser Basis die Zuschläge berechnet. Die mobilen Monteure nutzen das OPTIMUS Smart zur Betriebsdaten-erfassung. Darüber hinaus existiert eine Schnittstelle zur Verbrauchsabrechnung. Im Finanz- und Rechnungswesen kommt OPTIMUS bereits seit 2004 zum Einsatz. Hier läuft der komplette Prozess „Ein-gangsrechnung“ mit den Teilprozessen Rechnungserfassung, Rechnungsprüfung, Kontierung und Übergabe der Buchungs-

daten über eine Schnittstelle in die Finanz-buchhaltung ab. Im Jahr 2011 wurde auch die Anlagenbuchhaltung auf OPTIMUS umgestellt, um zu allen Anlagen neben den technischen Daten auch die Werte der Buchhaltung abrufen zu können.

Die ErgebnisseOPTIMUS liefert für die Buchhaltung und das Controlling zeitnah alle erforderlichen Daten in hoher Qualität. Die manuelle Verbuchung, vor allem von Ein- und Aus-gangsrechnungen, aktivierten Eigenleis-tungen und Lagerbuchungen entfällt. Alle Wertbuchungen aus OPTIMUS werden per Export-Schnittstelle in die Finanz-buchhaltung übergeben. Damit wird nicht zuletzt eine hohe Qualität gewährleistet, da beispielsweise wiederkehrende Ge-schäftsvorfälle automatisch immer richtig kontiert werden. Während früher etliche Aktenordner gesichtet werden mussten, reichen heute wenige Klicks, um für jedes Betriebsmittel die kompletten Kosten nachzuvollziehen. Mit dem Einsatz von OPTIMUS erreicht die WVW im Bereich der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, im Controlling sowie in den gesamten Unterhaltungs- und Investitionsprojekten wesentliche interne Prozessoptimierungen.

WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbHGegründet: 1974Mitarbeiter: 80Wassernetz: 933 km inkl. 20 Bohrungen und 27 Hoch-/TiefbehälterEinwohner: 85.000Betriebsführung und Dienstleistungen für Abwasserbetriebe und für die Strom- und Gasversorgung

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Projekt- und Auftragsmanagement• Instandhaltungs- und Störungsma-

nagement• Workforce-Management• Ressourcenmanagement• Abrechnung• Controlling und Reporting• OPTIMUS Smart• OPTIMUS GIS• Schnittstellen zur Verbrauchsabrech-

nung, Fibu und Personal

OPTIMUS im Einsatz seit 2001

Prozesse und daten im griff„Die wesentlichen Ziele für uns waren eine Prozessoptimierung und die Vermeidung von Datenredundanzen. Darüber hinaus war und ist es für uns wichtig, dass alle Nutzer zeitnah und ggf. gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen können.“

Beatrice Schäfer, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen , WVW Wasser- und Energieversorgung Kreis St. Wendel GmbH

WvW Wasser- und energieversorgung kreis St. Wendel gmbH

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• Individuelle Prozesspläne für jede Anlagengruppe mit Abbildung sämtlicher denkbarer spezifischer Tätigkeiten unter einer Klammer

• Einfache Bewältigung komplexer Aufträge durch die Verknüpfung von Anlagetypen und Prozessplänen

• Übersichtliche Auftragsmaske mit Auswahlmöglichkeiten und Hierarchiebäumen

• Effiziente Planung von Fremdleistungen durch eigenen Assistenten

• Optimale Steuerung größerer Vorhaben durch das OPTIMUS Projektmanagement mit grafischer Projektplanungsmaske

OPTIMUS Projekt- und Auftragsmanagement für eine professionelle Unterstützung der Haupt- und

Teilprozesse für jede Anlagengruppe bis hin zu komplexen Bauvorhaben

Ihre Vorteile:

Modul Projekt- und Auftragsmanagement

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LINZ Ag

OPTIMUS im Kanal- & WassernetzbetriebDie Linz AG implementiert das Betriebsführungssystem OPTIMUS und verfolgt dabei weitreichende Integrationsaufgaben von GIS bis hin zu SAP.

Die HerausforderungenUm die Prozesse, die quer über zuvor getrennte Softwaresysteme liefen, integriert abwickeln zu können, sollte bei der LINZ AG mit OPTIMUS die „Systemhürde“ zwi-schen GIS und SAP überwunden werden. Im ersten Schritt stand die Umsetzung der Arbeits- und Planungsprozesse im Kanalbetrieb. Hier erfordern 1.100 km Kanalnetz einen entsprechend hohen Aufwand in den technischen Dienstleistungen, insb. in der Arbeitsvorbereitung. Ähnlich komplex sind die kaufmännischen Prozesse, die im SAP-System gesteuert werden. Die Leistungen, die im Rahmen von Wartung und Instandhaltung erbracht werden, müssen dabei unter Berücksichtigung unterschiedli-cher Arbeitszeitmodelle genau quantifiziert und in das Abrechnungssystem übernom-men werden. Nicht zuletzt sollen die steigenden Anforderungen an das Reporting über alle durchgeführten Leistungen unterstützt und damit die Instandhaltungspla-nung verbessert werden.

Die LösungOPTIMUS wurde bei der LINZ AG als neue Systemebene zwischen SAP und GIS installiert. Zur Umsetzung werden die sehr inhaltstiefen Betriebsmitteldaten aus dem GIS nutzerorientiert aufgearbeitet und periodisch über spezialisierte Schnittstellen bereitgestellt. Diese GIS-Daten zu Haltungen, Schächten, Sonderbauwerken etc. werden in OPTIMUS den Aufträgen zugeordnet. Die Instandhaltungsprozesse umfassen u. a. Kanalreinigung, optische Kontrolle, TV-Inspektion und Pumpwerke. Über die SAP-Schnittstelle werden Eigen- und Fremdleistungen sowie Aufträge bzw. ganze Projekte von OPTIMUS an SAP übergeben. Nach erfolgreicher Einführung im Kanalbetrieb wird das System auch für die Instandhaltung und Wartung der Wassernetze eingeführt.

Die ErgebnisseDer hohe Aufwand in der Arbeitsvorbereitung für 12 Fahrzeuge im Kanalbetrieb, der zuvor noch mit Microsoft-Standardprogrammen durchgeführt wurde, wird mit OPTIMUS deutlich reduziert. Dabei können die Geoda-ten genutzt werden, um beispielsweise die Standorte und den Bearbeitungsstatus der zu prüfenden Netzelemente farbig auf einer Karte anzuzeigen. Darüber hinaus werden Medienbrüche überwunden. Die bei der Instandhaltung bis dato noch manuell durchgeführte Leistungserfassung für das kaufmännische Abrechnungssystem wird mit OPTIMUS automatisiert. SAP erfährt beispielsweise au-tomatisch von OPTIMUS, welche Tätigkeiten zu welchen Objekten erledigt wurden und welche Zeit dafür benötigt wurde. Sukzessive werden bisherige Dokumentationen über erbrachte Leistungen durch Berichte, die aus dem System gefahren werden, ersetzt.

Mitarbeiter: 2.700Strom/Telko-Netz: 10.000 kmGasnetz: 2.000 kmFernwärmenetz: 270 kmWassernetz: 1.150 kmKanalnetz: 1.100 kmBetreute Gemeinden: 116

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Zentrale Arbeitsvorbereitung• Instandhaltung• Arbeitszeitmodelle• Schnittstellen zu SAP und

Smallworld GIS

OPTIMUS im Einsatz seit 2013

Wertschöpfung durch Integration„Neben der bloßen Installation von OPTIMUS sind es vor allem die Integrati-onsaufgaben rund um die Lösung, die die Wertschöpfungspotenziale sichern und Prozesse über Systemgrenzen hinweg optimieren helfen. Dies betrifft vor allem die Integration in Richtung GIS und SAP. Somit können Instandhaltungsaufträge durchgängig bearbeitet werden, wobei wir die Kopplung von Standard-Lösungen (GIS, SAP, OPTIMUS) gegenüber Spezial-Entwick-lungen bevorzugen, weil das langfristig kostengünstiger ist.“

Manfred Kurzwernhart, Leiter Geoinformatik, LINZ AG

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• Optimale Mitarbeiterauslastung und Vermeidung von unnötigen Überstunden durch praxiserprobte Tools

• Flexible Arbeitszeitkonten für jeden Mitarbeiter• Grafische Abwesenheitsübersicht und übersichtliche

Kalendermaske für eine effiziente Planung und Kontrolle der Bereitschaft

• Einsatztafel zur flexiblen Zusammenstellung von Teams unter Berücksichtigung von Kapazitäten und Qualifikationen

• Verfügbarkeit der Einsatzplanung auf mobilen Endgeräten

OPTIMUS Work-Management für eine optimale Personaleinsatzplanung und Auslastung

Ihre Vorteile:

Die Auftragsplanung wird durch eine grafische Kalenderdarstellung und Geodaten unterstützt.

Modul Work-Management

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plan und der Projektausführung gibt und jederzeit schauen, welche Projekte gut laufen und welche Projekte schlecht laufen. Insofern sind die Erfahrungen mit OPTIMUS durchweg positiv.

Viele Ver- und Entsorgungsunternehmen vertrauen heute auf die Asset-Management-Software OPTIMUS. Einer der ersten Anwender waren die Stadtwerke Saarlouis. Geschäftsführer Dr. Ralf Levacher war dabei maßgeblich an der Implementierung des Systems beteiligt.

Stadtwerke schaffen Transparenz

Herr Dr. Levacher, wie lange haben Sie das System im Einsatz und welche Pro-zesse haben Sie damit umgesetzt?Wir haben das System bereits seit 2004 im Einsatz und haben alle wesentlichen Stadtwerke-Prozesse damit umgesetzt – zum einen die Investitionsprojekte, zum anderen die Unterhaltungsprojekte. Da-rüber hinaus haben wir den kompletten Hausanschlussprozess und das Störungs-management in OPTIMUS abgebildet.

Welche wesentlichen Ziele wollten Sie mit der Systemeinführung erreichen?Das wesentliche Ziel war es, eine maxi-male Transparenz zu schaffen. Zum einen gegenüber der Regulierungsbehörde und den Verbänden und zum anderen eine Transparenz für unsere Mitarbeiter, beispielsweise bei der Erstellung eines Hausanschlusses. Dieser Mitarbeiter braucht vor Ort die maximal mögliche Anzahl von Informationen, seien es geografische Informationen, also die Lage des Hausanschlusses und sonstiger Betriebsmittel. Darüber hinaus ist er der einzige, der direkt eingeben kann, wie viele Stunden er dafür gebraucht und welche Materialien er verwendet hat. Auf diese Weise erhalten wir sichere Informa-tionen, wie viel ein Hausanschluss oder ein sonstiges Projekt gekostet hat und wie viele Stunden dafür benötigt wurden.

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Umsetzung gemacht bzw. welchen Rat-schlag würden Sie einem Unternehmen geben, das die Umsetzung einer solchen Systemlösung plant?Es ist zum Teil ein steiniger Weg, es ist anstrengend, aber es rentiert sich.

Mein Ratschlag: Nicht zu blauäugig an die Systemeinführung herangehen. Nach Möglichkeit sollte man sich dabei externer Hilfe bedienen, weil man nicht ein System kauft, sondern in gewissem Umfang auch eine Philosophie und diese muss im Unternehmen implementiert, also eingesetzt und umgesetzt werden. Daher sollte man zunächst mit einem externen Unternehmer oder Berater eine Analyse der Ist-Prozesse durchführen und anschließend zusammen mit den Mitarbeitern die Soll-Prozesse aufstellen. Diese sollten dann mit OPTIMUS ab-gebildet und von den Mitarbeitern auch gelebt werden. Allerdings muss auch beachtet werden, dass es sich nicht um ein statisches Geschehen handelt. Es wird immer wieder zu Veränderungen kom-men, die eine saubere Dokumentation und Prozessarbeit unabdingbar machen.

Wo sehen Sie die Stärken des Systems und welche Effekte ergeben sich heute für Ihr Unternehmen?Die Stärken des Systems sind, wie schon angesprochen, die absolute Transparenz, die man damit erhält. Die Stärken sind darüber hinaus, dass Erfahrungen, die Sie im Vorjahr gemacht haben, auch in den Wirtschaftsplan des neuen Jahres einfließen können. Mit OPTIMUS geht keine Planungsarbeit verloren, weil Sie in der Lage sind, bereits geplante Projek-te in einen Pool künftiger Projekte zu verschieben. Es ergibt sich eine Vielzahl von Vorteilen für die operative Ebene und auch für die Geschäftsführungsebe-ne. So können Sie beispielsweise zu jeder Zeit kontrollieren, ob es Abweichungen zwischen dem genehmigten Wirtschafts-

Mitarbeiter: 85Stromnetz: 556 kmGasnetz: 144 km Wassernetz: 227 km Einwohner: 37.500

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Work-Management/Projekt- und

Auftragsmanagement• Instandhaltungs- und Störungsma-

nagement• Ressourcenmanagement• Abrechnung• Controlling und Reporting• OPTIMUS Smart• Schnittstelle zu XAP

OPTIMUS im Einsatz seit 2004

Stadtwerke Saarlouis gmbH

Dr. Ralf Levacher, Geschäftsführer Stadtwerke Saarlouis GmbH

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• Automatische Erzeugung von Bedarfsanforderungen• Einfache Bedienung und Unterstützung durch intelligente

Assistenten über alle Arbeitsschritte hinweg• Mengenabgleich beim Wareneingang und Überprüfung der

Eingangsrechnung

• Flexible Lagerhierarchie zur Abbildung unterschiedlicher Lagertypen

• Unterstützung permanenter Inventur und Stichtagsinventur

OPTIMUS ressourcenmanagement für eine intelligente Steuerung von Bedarfsanforderungen,

geplanten Leistungen, Materialreservierungen, Lagerbeständen und Rahmenverträgen

Ihre Vorteile:

Modul ressourcenmanagement

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evo energie-Netz gmbH

Altsystem durch OPTIMUS ersetztDie evo Energie-Netz GmbH nutzt über 10 Jahre Erfahrung in der systemgestützten Arbeitsvorbereitung und gibt Impulse für die Weiterentwicklung von OPTIMUS.

Die HerausforderungenNachdem sich die evo Energie-Netz GmbH (evo-netz) 2009 zur Ablösung des Altsystems im technischen Betriebs-management entschieden hatte, galt es, die bereits etablierten Prozesse der Bereiche Strom, Gas und Fernwärme in OPTIMUS umzusetzen. Ausgangspunkt war die Arbeitsvorbereitung (AV) mit den Netzbau- und den Netzbetriebs-prozessen. Dabei sollte das bei der evo-netz genutzte Gutschriftverfahren in OPTIMUS realisiert und eingebunden werden. Weitere Anforderungen waren die Anbindung von SAP, des Netzinfor-mationssystems (NIS) sowie die Ablö-sung der bis dahin bestehenden Störmel-dungserfassung durch OPTIMUS.

Die LösungAusgehend von der Arbeitsvorbereitung unterstützt OPTIMUS alle wesentlichen Prozesse im technischen Netzbetrieb. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Plantafel mit grafischer Stundenbuchung (Anwesenheit der Mitarbeiter, Bereit-schaftsplan). Darauf basierend werden Wartungsplanungen durchgeführt und sämtliche Baumaßnahmen und Projekte abgebildet inkl. aller Dokumente, Bilder, Aufträge und elektronischer Formulare. Zur Unterstützung der Mitarbeiter vor Ort kommen mobile Clients auf PDAs und künftig auf Android-Geräten zum Einsatz, die durch ein „Mobile Device Management“ abgesichert werden. Ein Highlight ist das neu gestaltete Gut-schriftverfahren zur Abrechnung von Fremdleistungen und die Integration mit SAP (Übernahme von Rahmenver-trägen und Materialien und Übergabe von Stunden und Mengen). Über die

NIS-Schnittstelle werden die aktuellen Betriebsmitteldaten in einer nächtlichen Routine ins OPTIMUS übertragen. Seit 2012 erfolgt auch die Störmeldungser-fassung im OPTIMUS.

Die ErgebnisseErfahrung zahlt sich aus – die etablier-ten Arbeitsweisen aus dem Altsystem wurden in OPTIMUS übernommen und weiter verbessert, sodass die Akzeptanz für die Lösung bei den Mitarbeitern von Anfang an gegeben war. Seitdem wurde der Leistungsumfang des Sys-tems kontinuierlich weiterentwickelt. Auch Anforderungen im Rahmen der TSM-Zertifizierung des Unternehmens wurden umgesetzt. Neben dem Altsys-tem konnten auch andere Systeme wie das elektronische Bauaufmaß sowie ver-schiedene Eigenlösungen auf MS-Office-Basis abgelöst werden.

Gegründet: 2007Mitarbeiter: 169Stromnetz: 2.194 kmGasnetz: 790 kmFernwärmenetz: 206 kmEinwohner: 217.711

Das Gasometer in Oberhausen

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Projekt- und Auftragsmanagement• Instandhaltungs- und Störungsma-

nagement• Ressourcenmanagement• Abrechnung/Gutschriftverfahren• OPTIMUS Smart (künftig)• Schnittstellen zu SAP und NIS

OPTIMUS im Einsatz seit 2009

komplette Transparenz„Mit OPTIMUS konnten wir nicht nur die Altsysteme gleichwertig ersetzen, sondern auch spezielle Anforderungen umsetzen, die dann in den Systemstandard übernom-men wurden. Heute haben wir alles in ei-nem System abgebildet – die Prozesse und Projekte, die Aufträge, Lohn und Fuhrpark, die Dokumente, die Störmeldungen, die Betriebsmittel bis hin zur Anwesenheit der Mitarbeiter, den Stundenbuchungen und den Kosten und Fremdleistungen.“

Frank Teigelkamp, Gruppenleiter techn./kaufm. Dienste

evo Energie-Netz GmbH

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• Automatische Erzeugung von Belegkontierungen für alle Geschäftsprozesse

• Integrierter Workflow zur Unterstützung der Genehmigungsprozesse

• Minimierung des manuellen Aufwands, Steigerung der Qualität bei wiederkehrenden Buchungsvorgängen

• Innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Kostenstellen- und Prozessbasis

• Automatische Ermittlung der Zeitzuschläge auf Basis der flexiblen Arbeitszeitmodelle in OPTIMUS

• Einfache und flexible Bearbeitung von Kundenabrechnungen

OPTIMUS Abrechnung für eine automatische Verbuchung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Prozessen, Kostenstellen und Leistungen

Ihre Vorteile:

16 Modul Abrechnung

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Die Anwender haben entschiedenDie Stadtwerke Merzig haben mit OPTIMUS die technischen Prozesse im Griff und unterstützen die kaufmännischen Abläufe in Verbindung mit Wilken Neutrasoft.

Die HerausforderungenWord-Dokumente, Excel-Tabellen, Access-Datenbanken – die Workaround-Lösungen in der Arbeitsvorbereitung und in der Durchführung von Arbeiten vor Ort sind bei einem Netzbetreiber vielfältig. Sie führen auf Dauer jedoch zu organisatorischen Mängeln. Dies haben frühzeitig auch die Mitarbeiter bei den Stadtwerken Merzig erkannt und sich für die Einführung von OPTIMUS entschieden. Neben der Steuerung der Monteure umfasste das Projekt auch die Bereiche Beschaffung/Materialwirt-schaft, Auftragsabrechnung und Rech-nungseingang. Von zentraler Bedeutung war dabei die Schnittstelle zur Finanz- und Anlagenbuchhaltung in Neutrasoft.

Die LösungIn OPTIMUS erfolgt die Feinplanung von Arbeitseinsätzen. Die Mitarbeiter vor Ort erhalten einen strukturierten Einsatzplan und sind in der Lage, ihre Arbeiten in elektronischen Formularen zu dokumentieren, seien es Prüfungs-ergebnisse oder Baustellen. Fotos von dem Betriebsmittel oder der offenen Baustelle können mit den Tablet-PCs vor Ort direkt im Kontext des Auftrages dokumentiert werden. Zur Orientie-rung dienen Netzpläne, die auf dem Tablet als PDF-Dokumente hinterlegt sind. In der Lagerwirtschaft wurde speziell für die Stadtwerke Merzig eine Barcodescanner-Lösung in OPTIMUS implementiert – sowohl für Inventuren als auch für Materialentnahmen, die damit direkt auf den OPTIMUS-Auftrag verbucht werden können. Die gesamte Auftragsabrechnung erfolgt ebenfalls in OPTIMUS: Fremdleistungen, Löhne

und Materialien werden dort verarbeitet, abgerechnet und als fertige Buchungs-sätze an Neutrasoft übergeben. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung werden Stundenbuchungen, Werkskalender und Mehrarbeiten in OPTIMUS logisch ver-arbeitet und an das System P&I LOGA übertragen.

Die ErgebnisseNachdem die organisatorischen Her-ausforderungen der Systemeinführung gemeistert wurden, profitieren die Stadt-werke Merzig heute insbesondere von den neuen Möglichkeiten in der Arbeits-vorbereitung und in der Abwicklung der technischen Prozesse vor Ort. Die Wartungsergebnisse werden vollständig abgebildet und die Qualität der Betriebs-mittelinformationen nimmt stetig zu. Zusammen mit Wilken Neutrasoft wer-den heute die wesentlichen technischen und kaufmännischen Prozesse abgebil-det, wobei die Auftragsabrechnung nach OPTIMUS überführt wurde.

Gegründet: 1887Mitarbeiter: 65Stromnetz: 601 kmGasnetz: 120 kmWassernetz: 300 km 8 Tiefenbrunnen 11 Hochbehälter Einwohner: 31.000

Stadtwerke Merzig

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Arbeitsvorbereitung• Instandhaltungs- und

Störungsmanagement• Betriebsmittelmanagement• Materialwirtschaft inkl.

Barcodescanner-Lösung• Rechnungseingangsbuch• Schnittstellen zu Wilken Neutrasoft

und P&I LOGA

OPTIMUS im Einsatz seit 2011

die Anwender müssen hinter der Software stehen„Durch die aktive Beteiligung der Mitar-beiter am Auswahlprozess konnten wir die Motivation und die Identifikation mit der Lösung sicherstellen. OPTIMUS hat uns insbesondere in der Arbeitsvorbereitung deutlich nach vorne gebracht.“

Ulrich Fischer, Kfm. Geschäftsführer Stadtwerke Merzig GmbH

Stadtwerke Merzig gmbH

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• Kosten- und Mengenvergleiche auf unterschiedlichen Ebenen• Vergleichsmöglichkeit von simulierten und konkreten

Projekten und Aufträgen innerhalb des Wirtschaftsplans• Einfache Erstellung von individuellen Reporting-Abfragen

über einen visuellen Abfrage-Designer

• Automatische Verlinkung der einzelnen Abfragefelder zu den Datensätzen im System

• Standardauswertungen und Pivot-Tabellen • Visualisierung der Auswertungen in individuell

konfigurierbare Charts

OPTIMUS Controlling und reporting für entscheidungsrelevante

Informationen per Knopfdruck

Ihre Vorteile:

Modul Controlling und reporting

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regionetz gmbH

Integriertes Netz-/BetriebsmanagementEin zentrales Auftragsmanagement organisiert bei EWV und regionetz mit Hilfe von OPTIMUS die Prozesse und schafft Transparenz und Akzeptanz auf allen Ebenen.

Die HerausforderungenDie Wertschöpfungsstufen innerhalb der Hauptabteilung „Technik“ waren bei der EWV GmbH Stolberg in der Vergangen-heit nicht effizient und nicht eng genug verzahnt. Prozesse und Projekte waren nur teilweise transparent und verfolgbar und es bestanden zum Teil Differenzen zwischen Planung und Ausführung. Bauprojektmap-pen waren lediglich in Papierform verfüg-bar und Stundenbuchungen erfolgten bis zur Systemeinführung im Jahr 2006 noch analog. Zudem bestanden Medienbrüche und Dateninkonsistenzen durch den Einsatz verschiedener Systeme und Individuallö-sungen, was letztlich auch zu Qualitätspro-blemen in der Datenlandschaft führte.

Die LösungMit OPTIMUS nutzt der aus der EWV gegründete Netzbetreiber regionetz GmbH ein integriertes EDV-Instrument für die Prozesse im Netzbetrieb. Es wurden die Vorgaben des Workforce-Managements (Planung von Arbeitsaufträgen, Leistungs-erbringung, Auswertung und Optimie-rung), aus der ehemaligen Hauptabteilung „Technik“ umgesetzt. Das neu errichtete Sachgebiet TP-Z (Zentrales Auftrags-management) organisiert Auftragspläne, Kennzahlen, Schnittstellen, das technische Gesamtreporting und Anwenderbetreuung/Schulungen sowie Auswertungen jeder Art für die Instandhaltung, Instandsetzung, den investiven Netzbau und andere Aufgaben des Netz- und Betriebsmanagements mit OPTIMUS. Vom Angebot über die Planung, Steuerung, Durchführung und Abrech-nung bis zum Controlling werden Investi-tions- und Unterhaltungsprojekte in einem zentralen System abgewickelt. Zur mobilen Unterstützung der Prozesse nutzen EWV

und regionetz zudem „OPTIMUS Smart“, z. B. zur Erfassung von Zeiten oder techni-schen Daten.

Die ErgebnisseDer Einsatz von OPTIMUS führte bei der regionetz zu einer durchgängigen Transparenz und Optimierung des Netz- und Betriebsmanagements und einer effizienten Unterstützung des Workforce-Managements. Eine Projektverfolgung ist jederzeit gewährleistet. Messbare Prozess-verbesserungen werden durch Kennzahlen, Reports und eine aktive Kostensteuerung transparent. Darüber hinaus wurde ein konsistenter Datenbestand erzielt, der u. a. das effiziente und dokumentierte interne und externe Reporting ermöglicht. OPTIMUS wurde gezielt in die bestehende Unternehmens-IT integriert, sodass bereits bestehende Daten und Systeme weiterhin genutzt werden und ihre Stärken in die neue Gesamtlösung einbringen konnten. Alle 230 technischen Mitarbeiter organisie-ren sich in OPTIMUS. Seit 01.01.2013 bu-chen alle 460 Mitarbeiter der EWV-Gruppe in OPTIMUS ihre Zeiten. Auch allgemeine Unternehmensziele wurden erreicht, wie z. B. eine nachhaltige Steuerung des An-reizregulierungspfades oder die Zukunfts-sicherheit und Risikominimierung durch die Ablösung von Individuallösungen.

regionetz GmbHFirmensitz: EschweilerGegründet: 2004/2013Mitarbeiter: 230Stromnetz: 4.700 kmGasnetz: 2.864 kmWassernetz: 423 kmEinwohner: 473.000

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Netzbau/Tiefbauplanung• Instandhaltung/Instandsetzung• Straßenbeleuchtung• Arbeitsvorbereitung• Störungsmanagement und

Störungsdatenbank• Internes und externes Reporting• OPTIMUS Smart• Wirtschaftsplan / IN-UH• Print u. Statistik• Personalwirtschaft• Controlling

OPTIMUS im Einsatz seit 2006

einfach alles im griff„Mit OPTIMUS haben wir jederzeit alle Aktivitäten rund um die Betriebsmittel im Griff und wissen immer, was wir geleistet haben. Die Lösung hat auch bei unseren mobilen Kollegen im Netz aufgrund der Einfachheit der Anwendung eine hohe Akzeptanz gefunden.“

Karl Mertens, regionetz GmbH

Ein Unternehmen der

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OPTIMUS Workflow- und Office-Integration für die Steuerung und Automatisierung von

Arbeitsabläufen durch unternehmenweite Workflows und MS-Office-Integration

Ihre Vorteile:• Einfache Steuerung aller Arbeitsabläufe durch

unternehmensweite Workflows• Hoher Automatisierungsgrad durch statusabhängig

gesteuerte Programmfunktionen• Übertragung sämtlicher Aufgaben in Listen je Mitarbeiter• Verknüpfungsmöglichkeit differenzierter

Genehmigungsverfahren mit allen Arbeitsabläufen

• Integration sämtlicher MS-Office-Programme mit Im- und Exportfunktion

• Eigener E-Mail-Server zum einfachen Versenden und Zuordnen von prozessbezogenen E-Mails

Modul Workflow- und Office-Integration

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Traumduo OPTIMUS und WilkenDurch enge Systemanbindung mit der ERP-Software erzielen die Neustadtwerke Synergien und schließen eine Lücke im technischen Betriebsmanagement.

Die HerausforderungenGrundlegende Ziele der Einführung von OPTIMUS waren die Stundenerfassung, die Materialerfassung, die Auftragsabwicklung und der Aufbau einer Betriebsmitteldaten-bank. Ausgangspunkt der Überlegungen war dabei die Anbindung der technischen Betriebsprozesse an die ERP-Software Wilken, z. B. die Darstellung des technischen Zählerwesens und des Messstellenbetriebs in OPTIMUS und deren Anbindung an die Verbrauchsabrechnung. Aber auch wiederkehrende Tätigkeiten wie Instandhaltungs-maßnahmen sollten implementiert und mobil unterstützt werden.

Die LösungDank der Offenheit des Systems bildet OPTIMUS heute eine Brücke zwischen den vormals autark laufenden Anwendungen. Für die Verbrauchsabrechnung in Wilken dokumentiert das System beispielsweise die Betriebsmittel heruntergebrochen vom Gebäude auf die Hausanschlüsse bis zum Zähler und gibt Auskunft, was sich hinter den einzelnen Messpunkten verbirgt. OPTIMUS ist zur Unterstützung der Daten-pflege mit dem Geoinformationssystem Magellan/Cubic verbunden. Im Rahmen von Arbeitsaufträgen werden Materialien und Stunden in OPTIMUS erfasst, die ebenfalls an Wilken übergeben werden. Im mobilen Bereich nutzen die Monteure dafür das Android-basierte OPTIMUS Smart. Darüber hinaus werden Arbeitszeitmodelle und Lohnbuchungen abgebildet oder Zulagen berechnet und an die Lohnabrechnung (P&I LOGA) übergeben.

Die ErgebnisseDie ersten deutlichen Prozessverbesserungen durch OPTIMUS haben die Neustadt-werke in der Stunden- und Materialerfassung erzielt. Vormals papierbasierte Prozesse werden heute integriert und digital abgewickelt. Darüber hinaus hat das Unterneh-men durch die strukturierte Erfassung technischer Informationen in der OPTIMUS-Datenbank ein deutliches Plus an Transparenz über den Betriebsmittelbestand gewon-nen. Bei wiederkehrenden Tätigkeiten wie Instandhaltungsmaßnahmen stehen den Monteuren sämtliche Aufträge und zugehörige Daten auch als App auf dem Smart-phone zur Verfügung. OPTIMUS kommt heute durchgängig für die Versorgungsspar-ten Strom, Gas und Wasser zum Einsatz und bildet als tech-nisches Betriebs-managementsystem zusammen mit der kaufmännischen Software Wilken die Drehscheibe für die Unternehmens-prozesse.

Stadtwerke Neustadt a. d. Aisch GmbHGegründet: 1898Mitarbeiter: 35Stromnetz: 205 kmGasnetz: 65 kmWassernetz: 145 kmWassergewinnung:16 Brunnen und Quellen, 2 Hochbehälter, 2 WasseraufbereitungsanlagenEinwohner: 12.500

OPTIMUS-Module und unterstützte Prozesse• Zählerwesen• Instandhaltung• Störungsmanagement• Betriebsmittelmanagement• Materialwesen• OPTIMUS Smart• Schnittstellen zu Wilken, Magellan

Cubic und P&I LOGA

OPTIMUS im Einsatz seit 2011

„Wir haben uns für OPTIMUS entschieden, weil wir für den technischen Bereich eine optimale Ergänzung zur kaufmännischen Software Wilken gesucht haben.“

Klaus Stöhr, Prokurist/Technische Leitung Stadtwerke Neustadt a. d. Aisch GmbH

Stadtwerke Neustadt a. d. Aisch gmbH

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Neu mit dabei

OPTIMUS-Neukunden 2013

OPTIMUS für das Störungsmanagement in Bautzen

Die Energie- und Wasserwerke Bautzen GmbH (EWB) hat sich zur Unterstützung des Störungsmanagements für die Einführung des Betriebsmanagementsystems OPTIMUS durch die Mettenmeier GmbH entschieden. Dabei sollen die im Unter-nehmen etablierten Prozesse zur Erfassung von Störmeldungen und Versorgungsun-terbrechungen mit der Dokumentation der Störungen im Smallworld GIS integriert werden. So wird die Dokumentation zum Störungsmanagement für die Sparten Gas, Wasser, Strom und Fernwärme sowie des Fernmeldewesens und der Öffentlichen Beleuchtung vereinheitlicht. Die geforderten BNetzA-, FNN- und DVGW-Statistiken liefert OPTIMUS auf Knopfdruck. Durch die Integration mit dem Smallworld GIS werden Störungsanalysen mit Raumbezug ermöglicht.

Die Energie- und Wasserwerke Bautzen GmbH ist Netzbetreiber in der Stadt Bautzen und betreibt ein Versorgungnetz mit 420 km Stromleitungen, 161 km Gaslei-tungen, 222 km Wasserleitungen und 32 km Wärmeleitungen.

Stadtpanorama aus Bautzen in Sachsen Foto: Peter Wilhelm

Die Stadtwerke aus Marburg, Unna, Meerbusch/Willich und die nvb aus Nordhorn starten in die Einführungsprojekte

Die Stadtwerke Unna starten mit dem Aufbau einer Betriebsmitteldatenbank als zentrales Element von OPTIMUS. Dort werden die vorhandenen GIS-Daten und ergänzende Informationen aus anderen Datenquellen (z. B. Excel, Access) zusammen-geführt. Im Anschluss daran setzt das Unternehmen die Instandhaltung um. Die Initiierung dieses Prozesses haben sich auch die nvb aus Nordhorn als Einstieg auf die Fahnen geschrieben. Dabei berücksichtigen die Verantwortlichen zunächst den Rohrnetzbereich. die Stadtwerke Marburg widmen sich zuerst dem Störungsmanagement, um im Rah-men der TSM-Zertifizierung eine revisionssichere Dokumentation der Ausfälle nach-zuweisen. Parallel erfolgen bei dem größten Infrastrukturdienstleiter im Landkreis Marburg-Biedenkopf der Aufbau der Betriebsmitteldatenbank sowie die Etablierung des Hausanschlussprozesses in OPTIMUS.

Anders die Stadtwerke Service Meerbusch Willich: Dort löst die Mettenmeier/Conges-Lösung zum Auftakt ein Altsystem und diverse Excel-Tabellen sowie Access-Datenbanken ab. Dabei erfolgt im ersten Schritt die Übernahme der Betriebsmittel- und Objektdaten aus der nicht mehr verwendeten Betriebsmittelsoftware. Es folgen Arbeitsaufträge aller Sparten, um künftig in die mobile Nutzung einzusteigen. Implementiert wird ebenfalls das Arbeitszeitmodell, die Erfassung der geleisteten Stunden sowie deren Übergabe an die Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung.

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Mit den OPTIMUS-Apps sind sämtliche auftragsrelevanten Daten online und offline auf dem Smartphone/Tablet im Zugriff.

OPTIMUS Smart

Mobile ProzessunterstützungOPTIMUS Smart schafft Transparenz für die Mitarbeiter vor Ort. Seien es Instandhaltungsaufträge, Zählerwechsel, Hausanschlüsse oder komplexe Bau-vorhaben. Dem Mitarbeiter im Außen-dienst stehen sämtliche Informationen auf einem smarten Android-Endgerät (Smartphone/Tablet) für seine Prozesse strukturiert zur Verfügung.

Modernes BedienkonzeptFür die Abwicklung der Außendienst-arbeiten bietet OPTIMUS Smart spezielle Dialoge, die sich bequem mit dem Smartphone oder Tablet bedienen lassen. Der Monteur kann beispielswei-se direkt eingeben, wie viele Stunden er benötigt und welche Materialien er verwendet hat. Die Auswertung der Kosten eines Hausanschlusses oder eines Projektes wird dadurch ganz erheblich erleichtert.

Technologie und mobile SicherheitDa die Lösung komplett im Offline-Be-trieb läuft, sind sämtliche Informationen mobil im Zugriff, ohne dass eine Da-tenverbindung aufgebaut werden muss. Dazu gehören Auftragsdaten, Betriebs-mittel, technische Datenblätter, Fahrzeu-ge und notwendige Werkzeuge, Teams, Materialbestände, Zählerdaten etc.

OPTIMUS Smart ist eine native Andro-id-Applikation, wodurch dem Anwender ein durchgängiges, intuitives Bedien-konzept zur Verfügung steht. Über die OPTIMUS-Konfiguration kann der Administrator von zentraler Stelle defi-nieren, welche Daten auf welches Gerät synchronisiert und welche Sicherheits-einstellungen verwendet werden.

kOMPLeTT AUSgerÜSTeTAlle auftragsrelevanten Daten und Checklisten zu den Betriebsmitteln im handlichen Format vor Ort

SeLBSTerkLÄreNd FÜr JederMANNEinfache Bedienung und hohe Benut-zerfreundlichkeit durch Multi-Touch-Bedienkonzept

eFFIZIeNZ IN der JACkeNTASCHeAlles mit dem Mobiltelefon: kein weiteres mobiles Endgerät erforderlich

IMMer UNd ÜBerALLAlles online und offline verfügbar: keine Probleme bei schwacher Netzabdeckung

BeSTe OrIeNTIerUNgDurch GIS-Integration und WMS-Anbindung

Vorteile von OPTIMUS Smart

Funktionsumfang (Standard)• Buchung auftragsbez. Arbeitsstunden• Technische Daten und technische

Historie zu Betriebsmitteln • Erfassung von Zustandsdaten • Materialentnahmen (mobiles Lager)• Zählerstände und opt. Zählerauslesung• Fahrtenbuch• Fotos aufnehmen und Zuordnung zu

Betriebsmitteln und Aufträgen• Ortsbasierte Dienste zur Lokalisierung

und Anzeige von GIS-Daten• Identifizierung von Betriebsmitteln

oder Materialien über NFC-Tags.

Zusatzmodule• Aufmaßerfassung/Baustellenabrechnung• Personalzeiterfassung

Lohnstundenerfassung auf dem Smartphone

Fahrtenbuch, z. B. nicht-auftragsbezogene Zeiten

OPTIMUS Smart

OPTIMUS@work

OPTIMUS ist bei zahlreichen Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft im Einsatz, zum Beispiel bei:

Mettenmeier gmbH, klingenderstraße 10 - 14, 33100 Paderborn, Tel.: +49 5251 150-300, www.mettenmeier.de/optimus

Conges Consulting gmbH, Mommstraße 51, 66606 St. Wendel, Tel.: +49 6851 8003-440, www.conges.de