Papierloses Büro- Mobilität ist die Devise

ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges

ANDREA KADEN Professional Organizer

Andrea Kaden

www.zeitgewinn-hamburg.de

[email protected]

„Papierloses Büro Mobilität ist die Devise“

Warum Paperless?

1. Wirtschaftlichkeit –Zukunftsfähigkeit der Unternehmen

Einsparungen Kostenreduktion durch Senkung der Papier-,

Druckkosten und Postversand

weniger Platz und Kosten für Aufbewahrung und Archivierung

Suchzeiten nach Dokumenten lassen sich drastisch verkürzen

Voraussetzung für Mobilität und moderne Kommunikation

Teamarbeit!





Zahlen und Fakten:

• 13 Prozent der Arbeitszeit werden täglich zum Suchen aufgewandt

• 15 Prozent der Arbeitszeit werden verwendet, um Dokumente abzulegen

• 1.000 Euro jährliche Kosten, wenn ein Mitarbeiter täglich fünf Minuten sucht

• 10 Prozent aller Dokumente werden nicht wieder gefunden

2. Umwelt - Nachhaltigkeit

enorme Einsparung bei Papier- und Drucksachen

pro Stunde weltweit Flächenvernichtung von 500 Fußballfeldern

13 Mio. Hektar Wald jedes Jahr für Papierproduktion abgeholzt

367 Mio. Tonnen jährlicher Papierverbrauch

Deutschland pro Kopf 250 kg Papierverbrauch pro Jahr

(doppelt so viel wie Afrika und Südamerika zusammen)

Warum Paperless?

Konsequenz: Reduce, Re-Use, Recycle!!



3. Informationsmanagement

verfügbares Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre

295 Trillionen Bytes – Informationsmenge wächst viermal

schneller als die Weltwirtschaft

Stapel von CDs: Erde bis zum Mond

(Quelle: www.wissenschaft-aktuell.de;/Inventur des Weltwissens)

Warum Paperless?

4. Technologiefortschritt

Eric Schmidt: „Mobile, Mobile, Mobile“

CeBIT 2011: - 40 neue Tablet-Anbieter

- Mobile Web

- Cloud Computing

- Mobile Printing

- Social Media





Papier

unwichtigen Informationen

alte Arbeitsgewohnheiten

Was brauchen Sie dafür?

Ein Zwischenergebnis …...

Ziel

Projekt-, Zeitplan

IT-Konzeption

Aktenplan

Planungs- und Mindmaptools

- Xmind (www.xmind.net)

- PersonalBrain (http://www.thebrain.com/)

- Freeplane (http://sourceforge.net/projects/freeplane/)


Aktenplan • immer unternehmenstypisch

• Ordnerstruktur für die Bearbeitung, Ablage und Archivierung

• Aktenübersicht verschaffen

• Hauptgruppen bilden, nummerieren

• klassischer Aktenplan hat 10 Hauptgruppen (0-9)

• IT und Papier identisch soweit wie möglich identisch

z.B.

0 Leitung

1 Verwaltung

2 Finanzen

3 Personal

4 Einkauf

5 Projekte

z.B.

0 Leitung

0-0 Gründung

0-1 Führung

0-3 Team

0-4 Partner

0-5 Mitgliedschaften

0-9 Archiv

z.B.

1 Verwaltung

1-0 Büro

1-1 Organisation

1-2 Versicherungen

1-3 Recht

1-9 Archiv


Vorstufe Aktenplan in Excel

Aktenplan im Explorer


Scanner

Monitor(e)

Tablets, Netbooks

Smartphones

Fujitsu ScanSnap S 1500M


Anwendungsprogramme

Kommunikation

Datensicherung

DMS/CRM




Ihr Status Quo und Bereitschaft

Kenntnis gesetzlicher Vorschriften

(AO,GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Mitarbeiter, Partner

Kunden

Lieferanten



§147 Abs. 6 AO i.V.m. GDPdU

d.h. Finanzbehörde hat das Recht Einblick in die gespeicherten Daten zu nehmen

Prüfsoftware (IDEA)

elektronische Rechnungen müssen auch 10 Jahre aufbewahrt werden (Original)

bei Ausdruck und Löschung ginge die qualifizierte Signatur verloren

steuerlich relevante Mails grundsätzlich im separaten Ordner abspeichern

am besten separate Ordner für Rechnungen und Auftragsbestätigungen

ansonsten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften (Dauer) wie bei Papier

originär digital entstandene Daten sind digital zu archivieren

2013 Änderung geplant

Internet Themenportal: www.elektronische-steuerprüfung.de



Unterschrift der Informationsgesellschaft

qualifizierte elektronische Signatur entspricht der Schriftform (BGB §§ 126,126a)

(Ausnahmen: Beendigung AV, Bürgschaft, Schuldanerkenntnis, notarielle

Beglaubigungen)

pers. Unterschrift ersetzt durch zwei Algorithmen

Algorithmenpaar wird in Trust Center erzeugt und in Form von Chipkarte

(SmartCard) mit PIN dem Inhaber verliehen

zeitlich begrenzt wie Kreditkarte

Inhaber immer eine natürliche Person

keine Verschlüsselung, sondern bestätigt die Authentizität des Dokuments

2002, § 14 UstG Echtheit der Herkunft nur durch elektronische Signatur

sichergestellt

www.decoda.de



ab dem 01.07.2011 brauchen Rechnungen keine Elektronische Signatur mehr

(Entwurf Steuervereinfachungsgesetz vom 02.02.2011)

elektronische Signatur kann, muss aber nicht mehr

„ ..andere Verfahren zugelassen, um die Echtheit des Rechnungsabsenders und die

Richtigkeit zu garantieren. Unternehmer selbst darf festlegen, wie er diese

Anforderungen erfüllt.“

„ innerbetriebliche Kontrollverfahren, die verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung

und Leistung schaffen.“

Anwendungsprogramme

Kommunikation

Datensicherung

DMS/CRM




Datenmanagementsysteme (DMS)

Infos unter www.barc.de

http://www.softguide.de/software/archivierung.htm

www.DokuWork.com (Outlook Einzelplatz kostenlos)

www.Dr. Doc.com (Einzelplatz 300 €)

www.elo.com

www.easy.de

www.d-velop.de Costumer-Relationship

Management (CRM)-Systeme

V-Tiger (Open source)

Sugar

Navision

bm-businessmanager

……



Anwendungsprogramme

Office und OpenOffice

PDF Reader und Creater

Foxit für Windows und Linux

Preview (Mac)

PDF Xchange (Windows)

Acrobat

Sumatra

Nitro

OCR Software

• Abby fine readers (Windows, Mac)

• PDF Converter für Mac (79 €)

• Paperless 2.0.1. für Mac

• Omnipage für Windows (ab 49 €,

mit PDF Erstellung und DMS)

Free DMS

• http://www.epiware.com

• http://sourceforge.net/



Anwendungen

• PhraseExpress (Autotext)

• Nitro (PDF-Bearbeitung)

• www.pdf995.com (PDFPrinter)

• www.efax.de (Fax to PC)

• cardreader (iphone)

• www.7-zip.de/

• www.lastpass.com (Passwörter)

• www.keypass.com (Passwörter)

• www.freshbooks.com (Buchhaltung, Zeiterfassung)

• http://basecamphq.com/ (Projektplanung)



Hilfreiche Internetseiten

http://mashable.com/2010/05/01/small-business-paperless/)

http://workawesome.com/productivity/paperless-office-software/

Mobilität/Speicher

• Dropbox

• Evernote/Devonthimk (Mac)

• www.box.net

• Google Apps for Business

• www.gladinet.com

Kommunikation

• googlemail

• Skype

• Netviewer

• WengoPhone – Opensource Lösung

• Sightspeed (Mac + Win)

• Windows Live Messenger (Win)



Aufbewahrung/Sicherstellung

• offline/online?

• automatische oder manuelle Synchronisierung?

Anbieter u.a.

• Humyo/Trend Micro

• Strato Hi Drive (Märzangebot 100 GB 1 €)

• Mozy

• iDrive

• Amazon S3 mit Jungle Disk Interface (15 US cent/GB)

• Dropbox

Datensicherung!



Datensicherung!

Zugriff/Internetsicherheit

• Passwortschutz

• verschlüsselte Verbindungen nutzen

• TSL , früher SSL heue vor allem mit HTTPS

Verbindungen genutzt

• Truecrypt, Cryptor

• Exkurs: GNUPG zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von

Daten, Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen

(http://www.gnupg.org)



Was brauchen Sie?

• Soft Skills- Bereitschaft

• Plan - Zeitplan, Aktenplan

• Hardware - Scanner, Monitor

• Software - PDF, OCR, Datensicherung

• „Kondition“- Mut, Mitstreiter,



„Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ (fernöstliche Weisheit)

Wann fangen Sie an?

Keep it simple!

„Kleine Schritte sind besser als keine Schritte“ (W. Brandt)

Es darf Spaß machen !

Kleine Schritte sind mehr als große Sprüche“ (W. Brandt)



Rufen Sie mich gern an, wenn Sie Fragen haben!

Danke für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit!

Andrea Kaden

040 46 88 29 49

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