Charité

Charité

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I NU N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Dezentrale Personalkostenplanung Charité Universitätsmedizin Berlin

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Heike Sund, Charité

Ullrich Burghoff, HRMS Consult

Charité

Charité – Universitätsmedizin Berlin

Campus Buch

Campus Charité Mitte

Campus Virchow-Klinikum

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité Mitte

Campus Benjamin Franklin

Charité

� Vier Berliner Standorte mit einer Nutzfläche von 583.000 m²

� Einer der größten Arbeitgeber Berlins

� 13.043 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Sept. 2010)

� darunter 3.825 Wissenschaftler und Ärzte, 4.116 Schwestern und Pfleger, 782 Verwaltungsmitarbeiter, 225 Professorinnen und Professoren

Kennzahlen 2010

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

225 Professorinnen und Professoren

� 7.112 Studierende

� 3.213 Betten mit einer durchschnittliche Verweildauer pro Fall: 7,1 Tage (Januar 2011 6,5 Tage)

� 133.100 stationäre Fälle jährlich

� 574.200 ambulante Fälle jährlich

� 1,2 Milliarde Euro Jahresumsatz

Charité

Charité – Universitätsmedizin Berlin

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

HRMS Consult, PartG Burghoff und FaßheberWWW.HRMS-CONSULT.DE

HRMS Consult ist eine Partnerschaft von erfahrenen Beratern für den Bereich Human Resources. Der Schwerpunkt unserer Leistungen liegt in der Unterstützung und Beratung bei der Einführung von modernen Personalmanagement- und Personalinformationsverfahren. Neben der systemtechnischen Seite legen wir auch besonderen Wert auf die begleitende Prozessoptimierung und Organisations-anpassung.HRMS Consult wurde 2005 von HR Experten gegründet und vereint über 25 Jahre Erfahrung in der Implementierung von SAP HCM.Im Verständnis von HRMS Consult stellen die funktionalen Anforderungen, die verfahrenstechnische Lösung und die Prozessgestaltung einen Dreiklang dar der im Zusammenhang betrachtet werden muss.

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Unsere Leistungen umfassen: • Anforderungsanalysen • Machbarkeitsstudien • Geschäftsprozessoptimierung • Soll- und Fachkonzeption • Realisierung (Coaching, Customizing,

Erweiterungen) • Testunterstützung • Go Live - Support• Unterstützung im laufenden Betrieb

für • Personalmanagement, Personaladministration • Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung • Organisationsmanagement und

Personalkostenplanung • Budgetmanagement und Obligoprozessor• Personalabrechnung • Reporting (Query, ABAP, BW) • Employee Self Services und Manager Self

Services• Reisemanagement

Charité

geplante Personalkosten

Personalkostenplanung als Teil der GesamtplanungPlanungsprozess

SAP Portal (EPP)

BW - System Kosten-

Erlösplanung,

DRG-Planung,

ILV-Planung

Planergebnis-

berichte

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Controlling-System

Personalsystem

Charité

Integrierte PlanungPlanungsvorgehen

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Pla

nw

erte

Personalkosten

Charité

Integrierte PlanungErgebnisberichte

Plan-GuV (Planwerte in GuV-Struktur)(Filter: u.a. nach Planbereichen, KV/FL)

Plan-DB-Bericht (Planwerte in DB-Struktur)(Zugriff durch Planungsverantwortliche zur Kontrolle des Planergebnis über ihre Planungsbereiche hinweg)

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Zielsetzung

Ziel ist ein szenarienfähiges Planungstool zwischen den Charité Centren und der Unternehmensleitung zu implementieren, welches für die Wirtschaftsplanung verlässliche Vollkräfte- und Personalkostenangaben in der geforderten Struktur (personenbezogene Personallisten) liefert.

Strategische Anforderungen an das Projekt:

• Szenarienfähigkeit (Planung mit variablen Prämissen)

• Kontingentplanung unter Berücksichtigung von strukturellen Veränderungen

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

• Kontingentplanung unter Berücksichtigung von strukturellen Veränderungen einschließlich geplantem Personalabbau/ -aufbau

• Durchführung einer dezentralen Planung auf der Basis von Budgetvorgaben aus der Deckungsbeitragsrechnung. D. h. systematischer Aufbau einer personenkonkreten Planung nach Dienstarten auf Planstellenebene durch die CC-Leitungen

• Berücksichtigung der zentralen Planung der zusätzlichen Kostenbestandteile (Abgleich mit der GuV und der dezentralen Planung)

Charité

Vorgehensweise

• Die fachlichen Anforderungen an das Planungsverfahren wurden im Rahmen des Projekts mit Kaufmännischen Leitern der Centren, der Pflegedienstleitung, der Fakultät und dem Unternehmenscontrolling abgestimmt

• Das Planungstool mit Charité-spezifischen Erweiterungen wurde eingerichtet• Schnittstellen zum BW und zum Controlling wurden realisiert • Das Planungstool, BW-Berichte und der OM-Zugriff wurden in das Portal integriert• Schulung der Personalplaner• Festlegung der Prämissen zur Planung

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

• Festlegung der Prämissen zur Planung• Konsolidierung der Organisationsstruktur und der Mitarbeiterzuordnung (Centren/

Klinik / KV bzw. FL)• Abstimmung mit dem Personalrat / Datenschutzbeauftragtem• Test mit Pilotbereichen• Produktive Planung

Charité

Verfahren der Kostenplanung

• Hochrechnung der direkten Personalkosten auf Basis einer Abrechnungs-simulation mit hochrechnungsspezifischem Schema

• Planung der Vakanzen mit bereichs-, tarif- und dienstartspezifischen Durchschnittssätzen

• Planungslauf ohne spezifische szenarienabhängige Hinzurechnungen

• Dezentrale personenkonkrete und kontingentbezogene Planung im Webtool

• Periodische Überleitung in CO-Planversion und in das BW

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

• Periodische Überleitung in CO-Planversion und in das BW

• Spezifische Hinzurechnungen im CO

• Deckungsbeitragsrechnung im BW

• Mehrere Planungsrunden

• Abschließende Bearbeitung durch Unternehmenscontrolling

Charité

Erweiterung PlanungstoolAbrechnungssimulationPersonenkonkrete Hochrechnung auf Basis aller bekannten zukünftigen Stammdatenveränderungen mit Berücksichtigung zentraler Planungsvorgaben (Tarifveränderung, …)

Planung Zeitzuschläge, Überstunden, unständige Bezüge, Einmalzahlungen� Hochrechnung über Durchschnitt der letzten 12 Monate. Kumulation und

Durchschnittsbildung über symbolische Konten.

Planung Schichtzuschläge

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

� Fortschreibung aus letztem Ist-Monat

Planung Zielvereinbarung� Die Zielvereinbarung wird als Kostenbestandteil personenkonkret im HR erfasst und

in der Hochrechnung periodisiert als 100%-Wert geplant.

Planung Tarifsteigerung und gesetzlicher Änderungen� Merkmalgesteuerte und tarifabhängige Steuerung zur prozentualen Erhöhung von

Lohnarten und dynamische Ermittlung der AG-AnteileVerfahren für langfristige Abwesenheiten� Umwandlung in bezahlte Abwesenheiten nach Ende Lohnfortzahlung

Charité

Erweiterungen PlanungstoolFachliche Anforderungen

Web-Planungstool zur personenkonkreten Planung• Selektion und Summierung nach

• Organisations-/Kostenstellenhierarchie (Centren / Kliniken)• Trennungsrechnung KV und FL• Dienstarten / Unterdienstarten• Personen / Vakanzen / Kontingenten

• Summierung und Verdichtung in der Planungssicht• Dienstartspezifische Vollkraftwerte für Personen und Vakanzen

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

• Dienstartspezifische Vollkraftwerte für Personen und Vakanzen• Einschränkung der Stellen für Kontingentplanung und VK-Ergänzung für

Kontingente sowie dienstartspezifische Überleitung• Erweiterte Mitarbeiter-Detailsicht (Vertragsdaten, Tarifdaten, Abwesenheiten, …)• Filter auf Kostenobjekt, Kostenbestandteil etc.• Anzeigesicht bei offener Planung• Excel-Download aus jeder Planungssicht • Direkte Schnittstelle BW mit Betrag, VK-Wert pro Kostenobjekt, Dienstart,

Kostenträger und Monat• Berechtigung über Kostenstellenhierarchien

Charité

Erweiterung PlanungstoolErweiterte Selektion

Selektion über Kostenstellengruppen aus Kostenstellenhierarchie; Standardhierarchie oder alternative Hierarchie möglich.

Knoten mit Mehrfachauswahl.

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Erweiterung PlanungstoolErweiterte Selektionen

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Erweiterung PlanungstoolSummensichten

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Erweiterung PlanungstoolFilter

Jede Spalte kann mit einer Maskierung gefiltert werden. Bspl. Kostenstellenname.

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Erweiterung PlanungstoolExcel Download

Jede Sicht der Planungsseite und der Summenseite kann nach Excel exportiert werden.

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Erweiterung PlanungstoolErweiterte Mitarbeitersicht

Zusätzliche Mitarbeiterdaten mit Tarifinformation, Vertragsdaten und Abwesenheiten

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

Charité

Problemfelder

Technisch

• Abrechnungssimulation sehr zeitaufwendig

• Kopieren von Plänen ist fehlerträchtig

• Veränderung der Personalplanung als Teil der integrierten Planung erst nach Überleitung sichtbar

• Verdichtungssichten gemäß CO-Überleitung werden während der Planung benötigt

• Fehlende Anzeige/Aggregierungs der Plandaten nach Mitarbeitermerkmalen

U N I V E R S I T Ä T S M E D I Z I N B E R L I N

(Mitarbeitergruppe/kreis, Modif für Buchung, Dienstart

fachlich

• keine Integration zu Kennzahlen basiertem Personalbedarf (z.B. aus Patientenzahlen und Liegetagen)

organisatorisch

• Verfahren zur Übernahme der verabschiedeten Detailplanung zurück in Stammdaten, Planstellendaten

Charité