IT Global Solutions, der Service-Partner für alle OMV Konzern Geschäftsbereiche und Abteilungen, war mit der anspruchsvollen Aufgabe konfrontiert eine "out of the box" Software-Lösung für die OMV Petrom zu suchen, die so flexibel ist, um die meisten Geschäftsprozesse abbilden zu können. Die Herausforderung bestand darin, mit den Voigt Software-Lösungen die Anforderungen so abzudecken, dass die Geschäftsprozesse nicht wesentlich verändert werden sollten, aber trotzdem Mehrwerte entstehen sollten. Durch den Einsatz einer Standardlösung sind wir in der Lage, die Kommunikation zwischen 25 Standorten, 180 PDAs und der zentralen Anwendung im Headquarter zu gewährleisten, aktuelle Daten auszutauschen und Business-Prozesse mit der IT entsprechend zu unterstützen. Mit angepassten Geschäftsprozessen gelingt es uns das Business mit der entsprechenden IT umfangreich zu unterstützen. Mit optimierten Geschäftsprozessen, einem guten Customizing der Voigt Software-Lösung erhielten wir eine auf die Petrom angepasste Lösung. Einer effektiven Kommunikation sowie einem nachhaltigen Information im Unternehmen steht nun nichts mehr im Wege.

Constantin Sorescu

Projektleiter Global Solution, MDA

OMV Petrom S.A.

ANWENDERBERICHT OMV Petrom S.A. integriert die Voigt Lösungen OLGA – die Softwarelösung für den Flüssiggashandel und MOFA – mobile Softwarelösung für den Fahrverkauf sowie CASH – das elektronische Kassenbuch in die IT-Landschaft. Die Informationstechnologie ist für Flüssiggas-Versorgungsunternehmen zu einem wesentlichen Wirtschaftlichkeits- und Erfolgsfaktor geworden. Erfolgreiche Entscheidungen basieren auf der Qualität, Aktualität und Verfügbarkeit der Informationen. Wesentliche Rationalisierungseffekte ergeben sich durch optimierte IT-gestützte Abwicklung von Geschäftsprozessen. Direkte Wettbewerbsvorteile werden immer wieder durch einen hohen Servicegrad im Kunden-Kontakt erzielt - das wiederum setzt ein vollintegriertes System im Back-Office Bereich als auch am Point of Sale voraus. Über den Einsatz der optimalen Informationstechnologie können die Flüssiggashändler ihre strategische Erfolgsposition am Markt ausbauen und behaupten. Zielsetzung und Anforderungen der OMV Petrom S.A. Bereits 2009 hat sich die OMV Petrom S.A. für die Softwarelösungen der Voigt Software und Unternehmensberatung GmbH entschieden. Das bisherige Softwaresystem sollte durch ein neues, flexibles Tool ersetzt werden. Voigt bietet mit seinem Lösungsportfolio optimale Softwarelösungen für das LPG Business. Neben Optimierung der Geschäftsprozesse stand die Verkürzung des Faktura-Prozesses im Fokus. Insgesamt sollten über 180 Tank- und Flaschenfahrzeuge direkt mit dem zentralen Vertriebssystem verbunden werden. Sogar die Abwicklung von Barverkäufen sollte vor Ort erfolgen. Hauptaugenmerk war der Übergang vom dezentralen zum zentralen, voll integrierten Softwaresystem mit nur einer Datenbank. Die zentrale Datenhaltung sollte sicher stellen, dass immer aktuelle Informationen zur Verfügung stehen. Ziel war es ein landesweites Standardsystem in die IT-Landschaft der OMV Petrom S.A. einzuführen inklusive Anbindung der SAP Finanzbuchhaltung. Darüberhinaus sollten auch noch die länderspezifischen Besonderheiten von Rumänien – Steuer, Pfandabwicklung usw. – in der Software abgebildet werden. Beste Voraussetzungen, um mit der Voigt Software GmbH dieses Vorhaben umzusetzen. Automatisierte Prozesse vom Wareneingang bis hin zur Auslieferung an den Kunden und Fakturierung der Ware sind für einen optimierten Geschäftsablauf unumgänglich. IT Global Solutions, der Service-Partner für alle OMV Konzern Geschäftsbereiche und Abteilungen, war mit der anspruchsvollen Aufgabe konfrontiert, eine "out of the box" Software-Lösung für die OMV Petrom zu suchen, die die Geschäftsprozesse abbilden kann. Die Herausforderung bestand darin, mit den Voigt Software-Lösungen die Anforderungen so abzudecken, dass die Geschäftsprozesse nicht wesentlich verändert werden sollten, aber trotzdem Mehrwerte entstehen sollten: OLGA – die zentrale Vertriebslösung mit CASH – dem elektronischen Kassenbuch sowie die mobile Softwarelösung MOFA für den Fahrverkauf der Voigt Software GmbH waren die Lösung dafür. Projektverlauf und die Umsetzung Insgesamt wurden 22 eigene und fremde Vertriebsstellen an das OLGA-System des Headquarters der OMV Petrom S.A. angebunden und 180 Fahrzeuge mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Hoher Servicegrad – hohe Kundenzufriedenheit OLGA, als zentrale Organisationssoftware, deckt die Gesamtheit der Geschäftsprozesse mit allen Besonderheiten, wie z.B. Gebindekonto, Miet- und Pfandthematik, ab. Wichtige Kundendaten können damit einfach verwaltet werden und stets aktuell gehalten werden. Durch einen hohen Servicegrad im Kundenkontakt und einer daraus resultierenden höheren Kundenzufriedenheit ergeben sich direkte Wettbewerbsvorteile. OLGA bietet hier den Mitarbeitern eine optimale Basis um die OMV Petrom Mitarbeiter umfassend zu unterstützen.

Mobiler Fahrverkauf für Tank- und Flaschengeschäft Um auch am Point of Sale beim Verkauf vor Ort die Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, wird MOFA eingesetzt. MOFA ist die Software zur mobilen Fakturierung und Auftragsbearbeitung im Fahrverkauf sowohl für das Tank- als auch für das Flaschengeschäft direkt vor Ort am Point of Sale beim Kunden. Mit einem mobilen Endgerät (PDA – Personal Digital Asstistant) und einem mobilen Drucker ausgestattet, bietet das System höchste Flexibilität in der Handhabung. Der LKW-Fahrer hat vor Ort direkten Zugriff auf alle wesentlichen Informationen und Funktionen, um eine Bestellung inkl. Rechnungsstellung komplett abzuwickeln. So können Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen gedruckt sowie Lieferungen fakturiert werden. Auf clevere Art und Weise werden die Arbeitsabläufe vereinfacht, verkürzt und optimiert. Datenaustausch per GSM, GPRS, UMTS mit FTP-Server Im Focus steht hier ein kontinuierlicher Datenaustausch zwischen dem PDA mit der zentralen Software OLGA. Der vollautomatisierte Datenaustausch per GPRS, GSM oder auch UMTS erfolgt kontinuierlich, so dass sowohl vor Ort als auch in der Zentrale immer die aktuellsten Daten zur Verfügung stehen. Eine stabile Kommunikation wird durch den Einsatz eines FTP-Servers sichergestellt. Eine schnellere und sicherere Auftragsbearbeitung ist nun möglich. Täglich werden mehrere Tausend Belege landesweit an die Zentrale übertragen, Aufträge abgearbeitet und sofort in Rechnung gestellt. Die einfache Bedienung der Software am PDA stellte sich sofort bei der Schulung der LKW-Fahrer als Pluspunkt heraus: intuitive Eingabe der Daten erleichtern und beschleunigen erheblich die Effektivität. Mit Hilfe der stets aktuellen Daten können die Disponenten eine optimierte Tourenplanung durchführen.

Pfandabwicklung vor Ort beim Kunden Zudem ist mit MOFA jede Form der Pfandabwicklung möglich, in der zum Beispiel auch Pfandscheine erfasst werden können. Die Bestandsführung (Be- und Entladung) erfolgt ebenfalls direkt durch den Fahrer am mobilen PDA. Desweiteren stehen bei MOFA mehrere Auswertungen zur Verfügung, so kann zum Beispiel der Tourenabschluss direkt am Fahrzeug durchgeführt werden und entsprechende Kontrolllisten gedruckt werden. Auch Leistungsdaten – wie Arbeitszeit, Pausen, gefahrene Kilometer - können vom Fahrer direkt am mobilen Endgerät erfasst werden. Einnahmen und Ausgaben fest im Blick Abgerundet wird das flexible Softwaresystem durch CASH - das elektronische Kassenbuch– eine Software zur Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben im Geschäftsbetrieb. Durch seine umfangreiche Funktionalität und vollständige Integration in OLGA erfüllt CASH die Anforderungen der OMV Petrom S.A. Über Schnittstellen werden die Daten automatisch in OLGA und auch in der SAP Finanzbuchhaltung sofort verbucht. Bereits erfasste Rechnungen und Gutschriften für den Barverkauf müssen nicht mehr manuell im Kassenbuch erfasst werden, sondern werden automatisch aus OLGA ins Kassenbuch CASH übertragen. Geschäftsvorfälle werden tagesgenau und systematisch erfasst. Die zeitnahe Eingabe der Kassendaten bietet jederzeit Überblick und Kontrolle des aktuellen Kassenbestandes. Vollständige Integration in das Unternehmenskonzept Durch die vollständige Integration der drei Softwarekomponenten OLGA, CASH und MOFA von Voigt Software GmbH ließen sich diese Anforderungen umsetzen. Auch die Anbindung an die SAP Finanzbuchhaltung verlief reibungslos. Der erfolgreiche Verlauf des Projekts bestätigte die Entscheidung für OLGA, CASH und MOFA der OMV Petrom S.A.. Bereits im Februar 2010 startet die OMV Petrom S.A. mit dem neuen Softwaresystem produktiv. Durch die Integration der Softwarelösungen von Voigt wird der Gasverkauf jetzt wirkungsvoll unterstützt und hat die Notwendigkeit von doppelten manuellen Arbeiten eliminiert. OMV Petrom S.A. Die Petrom Gruppe ist der größte Öl-und Gaskonzern in Südosteuropa. Petrom wurde in seiner Form als staatlicher Ölkonzern 1997 gegründet. 2004 privatisierte der Staat das Unternehmen, wobei die OMV den Zuschlag erhielt. Petrom ist im Aktinenindex BET 10 an der Bukarester Börse gelistet. Der OMV-Konzern ist mit 51% an Petrom beteiligt, zirka 21% hält der rumänische Staat, 20% der zur Entschädigung von Enteignungsopfern des Kommunismus eingerichtete Proprietatea Fonds, 2% die Europäische Bank für Wiederaufbau und Entwicklung (European Bank for Restitution and Development), der Rest ist in Streubesitz. Die OMV Petrom Gruppe hat ihre Position auf dem Markt in Südosteuropa mit einer Investitionen von über 5 Mrd. EUR in den letzten fünf Jahren wesentlich gestärkt und hat mit weitreichenende Modernisierungen eine wesentliche Effizienzsteigerung erreicht. In Rumänien und Kasachstan verfügt die Petrom-Gruppe über rund 854 Mio BOE (barrel of oil equivalent (in Rumänien 823 BOE) von Öl-und Gasreserven und hat eine maximale jährliche Raffineriekapazität von 8 Mio. Tonnen. Die Petrom Gruppe verfügt über ein Netz von rund 800 Tankstellen, die sie unter den zwei Marken Petrom und OMV betreiben. Sämtliche Marktaktivitäten werden von der OMV Petrom Marketing durchgeführt, die eine 100% Tochterfirma der Petrom ist. Die OMV Petrom Marketing betreibt 546 Tankstellen, von denen 389 Petrom Tankstellen und 157 OMV Tankstellen sind. Desweiteren besitzt die Gruppe auch ein internationales Netzwerk von rund 250 Tankstellen in Moldawien, Bulgarien und Serbien. Für eine nachhaltige Entwicklung des Konzerns steht auch die Annäherung an den Strommarkt. In diesem Zusammenhang baut die Petrom ein 860 MW Gaskraftwerk bei Brazi und erwarb das Projekt für den Bau eines 45 MW-Windparks. Voigt Software und Unternehmensberatung GmbH Das Voigt–Team steht über 20 Jahren für zukunftssichere und zukunftssichernde Organisationslösungen für den Flüssiggashandel. Als unabhängiges Unternehmen genießt Voigt großes Vertrauen. Dies stützt sich nicht auf den Erfolg Einzelner, sondern ist das Ergebnis strukturierter Teamarbeit. Die Betreuung der Kunden in allen Belangen der Informationstechnik ist die wichtigste Aufgabe! Spezifische Aufgaben und Probleme erfordern spezifische Lösungen. Und weil kein Unternehmen in seiner Struktur einem anderen gleicht, ist es für Voigt selbstverständlich, neben Branchenstandards auch individuelle Systemlösungen anzubieten. Voigt Software und Unternehmensberatung GmbH 74360 Ilsfeld, Germany, Reinhold-Würth-Str. 19 Phone: +49/7062/91 55 – 0, Telefax: +49/7062/91 55 – 155 E-Mail: info@voigtgmbh.de Internet: www.voigtgmbh.de

KOMPAKT

UNTERNEHMEN Die Petrom Gruppe ist der größte Öl-und Gaskonzern in Südosteuropa. Petrom wurde in seiner Form als staatlicher Ölkonzern 1997 gegründet. 2004 privatisierte der Staat das Unternehmen, wobei die OMV den Zuschlag erhielt

HERAUSFORDERUNG Einführung einer branchenspezifischen Software inkl. mobiler Software für den Fahrverkauf

MEHRWERT

• Zentralisierung der Systeme

• Landesübergreifendes

Standardsystem

• Automatisierung der Tätigkeiten

vom Wareneingang bis zum

Verkaufsabschluss

• Zuverlässige, stabile und sichere

Softwarelösungen

• Verkürzung des Faktura-

Prozesses

• Besserer Service und damit

höhere Kundenzufriedenheit

• Optimierung der

Geschäftsprozesse