Poltys CA Appointment Reminder Modul

Training Präsentation

Leistungen

TDE, NCP and NS1000 series PBX

Kunden• Minimiert Rufabstellungen • Reduziert No-Shows • Zeiteinsparung für das Personal • Verbessert den Grad der

Kundenzufriedenheit

HändlerSteigern den Vertrieb in dem Bereich der

• Arzt/Zahnarztpraxen• Jeglicher Service

Geschäftsterminbestätigung• Notmeldungen• Mitteilungen der Schulen an die Eltern

Vertriebsgesellschaft• In neue vertikale Märkte eindringen

und bessere Konkurrenzfähigkeit (Gesundheitswesen, Bildungswesen, Service-Unternehmen) leisten

Appt Reminder Modul – Inhalt der Präsentation

Überblick Funktionen

Konfiguration

TDE, NCP and NS1000 series PBX

ÜBERBLICKSektion 1

ÜberblickFunktioniert mit der CA PRO/Supervisor/Console

Mehrsprachen-GUI

Mehrsprachen-Erinnerungsmeldungen

Verwendet Text to Speech Technologie die in dem MS Server 2008/2011 eingebunden ist

Auf dem Poltys Gerät vorinstalliert

Die Terminliste kann von dem Benutzer ausgefüllt werden oder aus einer CSV Datei importiert werden

Online Status während der Ausführung

Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus

Rufe jeden Kunde in der Liste an

Falls Anruf beantwortet – Spiele Nachricht vor Falls keine Antwort – Wiederhole den Versuch später

SIP

CA + TDE/NCP/NS1000

Poltys Appointment Reminder Anwendung

Call Every Entry in the List

Call answered- Pay messageNo Answer – Retry laterKunden

Kunden

Kunden

Kunden automatisch anrufen und Erinnerungs-Meldung vorspielen

^d Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

Anwendungsfall – CA Servermodus

Rufe jeden Kunde in der Liste an

Falls Anruf beantwortet – Spiele Nachricht vor Falls keine Antwort – Wiederhole den Versuch später

SIP

Poltys Appointment Reminder Anwendung

Call Every Entry in the List

Call answered- Pay messageNo Answer – Retry laterKunden

Kunden

Kunden

Kunden automatisch anrufen und Erinnerungs-Meldung vorspielen

^d Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

NCP/TDE/NS1000

CA Server

GerätPoltys Gerät• Bei dem Poltys Gerät ist das CA Terminanzeige - Modul voreingestellt und der Server vorkonfiguriert • Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen• Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden

Gerät Beschreibung Musterbilder Ports

Kleines Gehäuse

Intel D2700MUD 2.13 GHz Dual Core Atom D2700, 2GB RAM, 60GB SSD Treiber• Gerätmaße: 9” x 8” x 2.5” • Packed: 13” x 11” x 4.5”• Verpacktes Gewicht: 6lb

Maximal 4 SIP Ports

Low profile 1U, 19” Rackmount

Quad Core 3.2 GHz I7, 4GB RAM, 250GB enterprise level HDD, X8STi Supermicro motherboard, Low profile 1U, 19” Gestellchassis• Gerätmaße: 19” x 15” x 3.5” • Packed: 22” x 19” x 7”• Verpacktes Gewicht: 16lb

Maximal 48 SIP Ports

^d Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

KONFIGURATION Sektion 2

Konfigurieren Sie das Poltys GerätDas Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Terminanzeige ServerVerbinden Sie die Geräte wie unten angezeigtGerät startenLogin mit den MS Windows Benutzeranmeldeinformationen die Poltys zur Verfügung stellt

LAN Switch

(dasselbe Netzwerk wie die

TK-Anlage)

USB Tastatur/Maus

Konfigurieren Sie das Poltys GerätDas Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Netzwerk-Piktogramm in der Windows

Task-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt “Offenes

Netzwerk- und Freigabecenter ” auf dem Poltys-Gerät

2. Wählen Sie “Lokale Netzwerkverbindung”

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Details”

4. Schreiben Sie sich die IP Adresse, zur weiteren

Verfügung, auf

Konfigurieren Sie das Poltys GerätStart Appointment Reminder Config Anwendung aus dem Windows Desktop des Poltys Geräts

Doppelklicken Sie das Piktogramm

Appointment Reminder Config icon

auf dem Windows Desktop des Poltys

Geräts

Konfigurieren Sie die SIP Ports in dem Poltys GerätDas Appointment Reminder – Gerät wird an die Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Satz von SIP Nebenstellen angeschlossenKonfigurieren Sie die erste Nebenstelle und die Anzahl an Nebenstellen die von dem Appointment Reminder verwendet werdenStellen Sie Anrufparameter ein Wiederholungs-Zahl – Anzahl von Versuche in dem Falle dass sich niemand meldet bis zum Verzicht Wiederholungs-Zeit – Minutes zwischen den Wiederholungen Trunk Selection Prefix – Vorwahl um die Verbindung zu einer externen Linie durch eine TK-Anlage zu erzielen

3. Stellen Sie die erste Erweiterung und die Anzahl von

Erweiterungen im Bereich

5. Stellen Sie die Anrufparameter ein

1. Führen Sie die IP Addresse der TK-Anlage ein

2. Stellen Sie Sie die lokale IP Adresse auf dem Poltys-Gerät ein

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen” damit die Änderungen wirksam werden

4. Stellen Sie den TK-Anlagentyp auf: “NS1000”, “TDE” oder

“NCP” ein”

6. Stellen Sie die Durchwahl der “Telefonzentrale ” ein, auf die die angerufene Person weitergeleitet wird, wenn sie die Ziffer 2 drückt

Terminanzeige Server startenTerminanzeige Server auf Poltys Appliance starten

Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Start”

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1) Die Anwendung Appointment Reminder wird mit der Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Bereich von SIP Nebenstellen für Drittanbieter verbunden. Konfigurieren Sie den SIP Nebenstellen-Bereich um mit dem Appointment Reminder mittels der Panasonic Wartungskonsole verwendet zu werden.

(1) Installieren Sie die virtuelle Karte für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) “V-SIPEXT32” Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu)

1. Wählen Sie V-SIPEXT32

2. Geben Sie die zu verwendende Kartenanzahl

(number of cards) an.

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

(2) Wählen Sie eine Registrierungsart für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) “Manual Mode” auf Web-MC markieren.

(Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab )

1. Wählen Sie Manual

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

1. Konfigurieren Sie einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen.

(3) Konfigurieren Sie die Einstellungen der Nebenstellen.

“Passen Sie die Nebenstellennummer und das Kennwort an” auf dem Web-MC. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card )

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”

damit die Änderungen

wirksam werden.

Das Kennwort sollte 1234 sein

Konfigurierung der Panasonic IP-PBX

(4) Registrieren Sie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage.

Poltys Gerät nur im selben Netzwerk mit TK-Anlage verbinden.

1. Überprüfen Sie ob die IP Addresse zu der des Poltys-Geräts passt.

(5) Einstellungen für abgehende Gespräche Erlauben der SIP Nebenstellen abgehende Anrufe zu tätigen.

FUNKTIONEN Sektion 3

Appt Reminder Application startenStarten durch Anklicken des “ACD Report” Knopfes in CA Supervisor oder CA Pro

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ACD

Report”

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “ Appointment Reminder”

Appt Reminder GUI Sprachwahl

2. Wählen Sie den Menüpunkt “Language”

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Datei”

4. Wählen Sie “Deutsch”

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”

und starten Sie die Anwendung neu

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Dropdown-Liste

GUI Sprache markieren

Schließen Sie das CA Modul an das Appt Reminder Gerät an

Das CA Appointment Reminder Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden

2. Wählen Sie den Menüpunkt

“Datenbankstandort”.

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Einstellungen”.

3. Stellen Sie die IP Addresse des Poltys –

Geräts ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”.

Appt Reminder – Füllen Sie die Kundenliste manuell aus

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Add” (Hinzufügen)

2. Ein neuer leerer Eintrag

wird zu der Liste hinzugefügt

3. Füllen Sie “Telefonnummer”,“Name”,

“Nachricht”, “Sprache”, Geplantes Datum”, “ # Stunden

- früher ”, ”Startzeit ” and “Stoppzeit””

4. Wiederholen Sie die Hinzufügung von neuen

Einträgen zu der Liste so oft wie nötig

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Übernehmen”

damit die Änderungen wirksam werden

Die Kundenlisten können manuell in der GUI eingetragen werden oder aus einer CSV Datei importiert werden (nächste Slide)

Appt Reminder – Importieren Sie die Kundenliste

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt

“Datei” I “Importieren”.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche“Importi

eren”.

3. Wählen Sie die zu importierende Datei.

5. Kreuzen Sie die Option an, wenn die erste Zeile der CSV-Datei Header – Informationen enthält.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Öffnen”.

Importieren Sie die Kundenliste aus der CSV-Datei

Appt Reminder – CSV DateiformatOptionale

Headerzeile in die CSV Datei.

1. Füllen Sie die anzurufende

“Telefonnummer ” aus

2. Füllen Sie den “Namen” des Kunden aus

3. Stellen Sie “Gesprächszustand” für sämtliche Datensätze, auf

NOT_CALLED ein

4. Geben Sie die Nachricht ein die den Kunden vorgespielt

werden soll

6. Stellen Sie “Wiederholungen ” auf

ein, 0 für alle Datensätze

7. Stellen Sie “Geplantes

Datum” ein um das genaue

Datum einzugeben an

dem die Besprechung

stattfinden wird.

9. Stellen Sie “Startzeit” und “Stoppzeit” auf

bestimmte Zeitabstände währen den Arbeitszeiten n

denen sie den Termin verkündet haben möchten.

5. Stellen Sie “Language”

(Sprache) auf die spezifische

Sprache ein, die von dem Text-to-

Speech Engine verwendet werden soll

8. Stellen Sie “# Stunden früher erinnern” auf die Stundenanzahl ein, an die Sie im voras an das

geplantes Datum erinnert werden möchten

Appt Reminder – CSV Dateiformat

Felder• Telefonnummer – Die Telefonnummer die für ausgehende Anrufe verwendet wird • Name – Der Name der anzurufenden Person • Nachricht – Der dem Empfänger vorzuspielende Text mit Verwendung der Text-to-Speech Engine • Sprache – Weist darauf hin welche Sprache bei dem Vorspielen der Erinnerungsmeldung

verwendet wird.• Eingeplantes Datum – Uhrzeit und Datum an dem die Besprechung statfinden soll.• # Stunden erinnern – wie viele Stunden früher der Benutzer daran erinnert wird (48 Stunden,

24 Stunden und so weiter)• Startzeit – bestimmte Uhrzeit ab der die Terminerinnerung dem Kunden vorgespielt werden kann • Stoppzeit – bestimmte Uhrzeit bis zu der eine Terminerinnerung dem Kunden vorgespielt

werden kann

Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine• Englisch• Französich (CA)• Französich • Deutsch • Spanisch• Italienisch• Englisch (GB)

Appt Reminder – Anrufe starten/stoppenAls Standard, ist der Service im Beginn-ZustandBeenden Sie es durch drücken von „Service beenden“Starten Sie es durch drücken der Schaltfläche „Service beginnen“ Nur Anrufe mit dem Anrufstatus eingestellt auf NOT_CALLED, (KEIN_ANRUF) NO_ANSWER (KEINE_ANTWORT) und Wiederholungs-Zahlen kleiner als die max. Wiederholungszahl werden bearbeitet

1. Service beginnen

2. Service beenden

Appt Reminder AnrufsablaufMain Script Anrufsablaufdiagramm Kundenanruf Ablaufdiagramm

Appt Reminder AnrufsprotokollAnrufprotokolle können nur von dem Poltys – Gerät abgerufen werdenVerbinden Sie Bildschirm/Maus/Tastatur mit dem GerätLoggen Sie sich in MS Windows ein

USB Tastatur/Maus

Appt Reminder Anrufsprotokoll

1. Doppelklicken Sie auf das Piktogramm

Appointment Reminder Config auf

dem Windows Desktop

2. Klicken Sie auf die Registerkarte

“Anrufsprotokoll”

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche

“Exportieren” um Informationen im CSV

oder TXT Format zu speichern

Appointment Reminder Config Application vom Desktop des Poltys Geräts starten“Anrufprotokoll/Export” markieren und dann Text oder CSV

Vielen Dank