Prüfung der Transportdaten - DFÜ Abrechnung Im SAP FMS · PDF fileSeite 2...

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Frachtgutschriftverfahren & TRP-RTS

Kreditorische Abrechnung Transportkosten Stand April 2014

Inhaltsverzeichnis VORWORT ...................................................................................... 2

Die Geschäftsprozesse ................................................................... 3

Grundsätze ................................................................... 3

Prozess Dienstleister ...................................................................... 5

Besonderheiten ............................................................ 8

Prozesse BMW ............................................................. 10

Frachtabrechnung ........................................................................... 11

Prüfung der Transportdaten - DFÜ ............................... 11

Abrechnung Im SAP FMS............................................. 11

Kommunikation................................................................................ 12

Lieferant - Dienstleister ................................................. 12

Dienstleister – BMW ..................................................... 13

BMW - Dienstleister ..................................................... 17

Fristen im Frachtgutschriftsverfahren ........................... 18

Definitionen ...................................................................................... 20

Bordero ........................................................................ 20

Bordero-Position .......................................................... 20

Packmittel zur Bordero-Position ................................... 21

Texte zur Bordero-Position ........................................... 21

Lieferschein .................................................................. 22

Hauptlauf ...................................................................... 22

Vorlauf/Nachlauf ........................................................... 22

Abkürzungen ..................................................................................... 24

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VORWORT

Im Bereich der Automobilindustrie nimmt die Integration von Abläufen und Prozessen innerhalb und zwischen den beteiligten Unternehmen ständig zu. Bei der Optimierung der Prozeßketten zwischen den Automobilherstellern, ihren Zulieferern und Dienstleistern kommt der raschen, sicheren und kostengünstigen Übertragung und durchgängigen Weiterverarbeitung der stark zunehmenden Informationsströme eine besondere Bedeutung zu. Die GebietsDL der BMW AG sind vertraglich grundsätzlich zur Teilnahme am Frachtgutschriftsverfahren verpflichtet. Die Vergütung der Transporte im Frachtgutschriftsverfahren wird nach Prüfung der Umstände separat festgelegt. Ziel dieser Broschüre ist es, unseren Dienstleistern (DL) die Informationen an die Hand zu geben, um erfolgreich ihre Abläufe und Systeme auf Borderoabwicklung einschließlich Nutzung der BMW Software Transport – Record and Transmission System (TRP-RTS) einzustellen. Das Frachtgutschriftsverfahren (FGV) soll für den DL wie für BMW die Qualität und die Effizienz der Abläufe weiter erhöhen. So ergeben sich für beide folgende wesentliche Vorteile: • Frachtabrechnung nur auf Basis von Transportdaten. • Schließen der Kommunikationskette - durchgängige Nutzung von Schlüsselbegriffen und Daten vom DL über BMW zurück zum

DL. Gerade für den DL eröffnen sich somit neue Möglichkeiten der automatisierten Verarbeitung. • Reduzierung und Optimierung von Belegfluss und Beleghandhabung • Verfügbarkeit von Zusatzinformationen für Sendungshandhabung und Abrechnung • Reduzierung des Reklamations- und Korrekturaufwandes, da der DL bereits mit der DFÜ die Basisdaten für seinen

Frachtkostenanspruch übermittelt

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DIE GESCHÄFTSPROZESSE

GRUNDSÄTZE

Sendungen an die BMW Group: Im Rahmen des Frachtgutschriftsverfahrens sind die Transporte bzgl. Dokument- und Datenfluss auf Borderoabwicklung umgestellt. Borderoabwicklung bedeutet, dass die Abwicklung zwischen DL und Empfänger BMW möglichst mit Borderopapier durchgeführt werden soll und die Transportdaten durch den DL elektronisch bereitgestellt werden. Ausgangsbasis für Transportabwicklung, Erstellung der Borderopapiere und Transportdaten - DFÜ bilden die vom Lieferanten erstellten Transportdokumente, wie z.B. der VDA 4922 Speditionsauftrag oder VDA 4939 Sendungsbeleg. Mit Einsatz und Quittungsleistung des Borderopapiers erfolgen WE-Abwicklung inklusiv, Frachtabrechnung und Schadensabwicklung auf Basis dieses Dokuments. Sendungen ab der BMW Group: Basis der Transportdaten – DFÜ bildet das vom Absender erstellte Transportdokument. Zustellung und Quittungsleistung kann auf dem Originaldokument erfolgen. Alle Sendungen zu einer Fahrt werden vom DL bei der Erfassung in einem Bordero zusammengefasst. Es gibt vier grundsätzliche Varianten • die Stützpunktabwicklung • die Unterwegsabwicklung • die Notabwicklung Waren Eingang • die Notabwicklung Versand

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Die vier Varianten unterscheiden sich in der Art der Belege, der Quittungsleistung und dem Zeitpunkt der Daten-Bereitstellung. Allen Abwicklungen gleich ist die Logik der Borderoabwicklung. Borderopapier und -daten beschreiben den kompletten Ladungsumfang eines Transportmittels auf einem Transportvorgang. Die Bordero-Nr. ist somit Klammerbegriff einer Ladung, auch wenn sie für mehrere Empfänger bzw. Empfängerstandorte (Werke, ...) bestimmt ist. Die Borderodatenstruktur bildet vollständig alle erforderlichen Informationen zur Sendungsabwicklung und Frachtabrechnung ab. Sie orientiert sich stark am VDA- Speditionsauftrag 4922. Daneben ermöglicht sie dem DL, eigene Schlüsselbegriffe sowie Bemerkungstexte zu übermitteln, die der Sendungshandhabung oder der Kommunikation mit der Frachtenprüfung dienen. Durch Rückgabe der übermittelten Schlüsselbegriffe und Daten über die Frachtabrechnung wird die Kommunikationskette geschlossen, was gerade dem DL neue Möglichkeiten der Verarbeitung eröffnet.

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PROZESS DIENSTLEISTER Stützpunktabwicklung Hierbei berühren die einzelnen Sendungen der Versender einen Stützpunkt (Terminal) des DL’s. Dort werden sie entweder umgeladen oder verbleiben auf dem anliefernden Transportmittel.

Ablauf:

1. Versender (meist Lieferant) übermittelt das Versandavis (per Telefon, Fax, ...) 2. DL disponiert die einzelnen Sendungen 3. Abholvorgang • Der Versender erstellt die Lieferscheine und einen Speditionsauftrag zur jeweiligen Sendung. Ein Versender kann mehrere

Sendungen je Transportvorgang bereitstellen (vergl. Definition Borderoposition). • Der Fahrer erhält die Begleitpapiere (Lieferschein bzw. DFÜ-WBS, VDA Speditionsauftrag) zur jeweiligen Sendung und quittiert

dem Versender die Sendungsübernahme. 4. Abwicklung auf Speditionsstützpunkt • Die einzelnen Sendungen werden für den Transport zum Empfänger zusammengestellt bzw. sind bereits auf dem

Sammeltransportmittel entsprechend verladen. • Die Daten aller für BMW bestimmten Sendungen auf einem Transportmittel werden anhand der Transportdokumente (TD)

erfasst und unter einer Borderonummer zusammengefasst. • Wesentlich hierbei ist die "belegkonforme Erfassung" der TD; d.h. es ist grundsätzlich der Inhalt der TD zu erfassen -

Abweichungen zur tatsächlichen Verladung sind als zusätzliche Textinformation zu dokumentieren (vergl. Sonderfälle). • Nach abgeschlossener Verladung kann das Borderopapier gedruckt werden und die Borderodaten für BMW bereitgestellt

werden. Ausnahme:

Lädt das Transportmittel nach Verlassen des Stützpunktes noch weitere Sendungen für BMW, so ist die DFÜ erst nach Vervollständigung abzusenden (vergl. Unterwegsabwicklung).

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Unterwegsabwicklung Hierbei berühren die einzelnen Sendungen oder nicht alle Sendungen den Stützpunkt des DL’s. Sie werden mit dem abholenden Transportmittel direkt zum Empfänger gebracht. Die Borderodaten – DFÜ erfolgt nach Auslieferung der Sendungen auf Basis der quittierten Papiere. Ablauf: 1. Versender (meist Lieferant) übermittelt das Versandavis (per Telefon, Fax, ...) 2. DL disponiert die einzelnen Sendungen 3. Abholvorgang • Der Versender erstellt die Lieferscheine und einen Speditionsauftrag oder Sendungsbeleg zur jeweiligen Sendung. Ein

Versender kann mehrere Sendungen je Transportvorgang bereitstellen (vergl. Definition Borderoposition). • Der Fahrer erhält die Begleitpapiere (Lieferschein bzw. DFÜ-WBS, VDA Speditionsauftrag, Sendungsbeleg) zur jeweiligen

Sendung und quittiert dem Versender die Übernahme. 4. Der Fahrer erstellt anhand mitgeführter Formulare das Borderopapier manuell auf Basis der TD. • Hierbei ist es wesentlich, dass die Papiere zur Gesamtladung die gleiche Bordero-Nr. haben. • Die Anforderungen an die manuelle Erstellung des Borderopapiers sind in der Broschüre „ Leitfaden zur

Fahrerunterstützung“beschrieben 5. BMW wickelt die Warenvereinnahmung mit dem manuellen Borderopapier ab. Die Sendungen werden in der Reihenfolge wie auf

dem Unterwegsbordero vereinnahmt. 6. Der DL erhält die quittierten Papiere, die dann am Stützpunkt erfasst werden. Die daraus resultierenden Borderodaten werden

innerhalb der vereinbarten Frist nach Warenvereinnahmung an BMW übertragen. Wird in Ausnahmefällen von BMW trotz vorliegendem Borderopapier eine Frachtbrief-Nummer vergeben, so ist diese in der DFÜ

anstatt der Positions-Nr. zu übermitteln.

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Notabwicklung Als Notabwicklung wird der Transport bezeichnet, wenn der eingesetzte Frachtführer kein Borderopapier mitführt bzw. das erstellte Borderopapier nicht den Anforderungen entspricht. Die Borderodaten – DFÜ erfolgt nach Auslieferung der Sendungen auf Basis der quittierten Papiere. Notabwicklung von BMW Eingangssendungen In diesen Fällen wird die Abwicklung mit den Transportdokumenten des Lieferanten durchgeführt. Folglich werden die Transportdokumente mit der BMW-Frachtbrief-Nummer paginiert und sind auch Träger der BMW – Quittungsleistung . Die quittierten Transportdokumente sind Basis für den DL zur Erstellung der Transportdaten -DFÜ. Hierbei ist jedoch anstatt der Bordero-Positionsnummer die BMW-Frachtbrief-Nummer als Schlüsselbegriff der Sendung zu übermitteln. Notabwicklung von BMW Versandsendungen In diesen Fällen wird die Abwicklung mit den Transportdokumenten der BMW durchgeführt. Die Transportdokumente sind Basis für den DL zur Erstellung der Transportdaten-DFÜ. Hierbei ist jedoch anstatt der Bordero-Positionsnummer die BMW - Beleg - Nummer als Schlüsselbegriff der Sendung zu übermitteln.

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BESONDERHEITEN

1. Abwicklung von Ladungen, die Umfänge für mehrere Empfängerstandorte (Werke) oder Abladestellen beinhalten

Diese Umfänge sind sowohl auf dem Papier als auch in den DFÜ-Daten über eine gemeinsame Bordero-Nummer zu klammern. Das Borderopapier ist so zu sortieren, dass die Umfänge eines Empfängerstandortes bzw. einer Abladestelle hintereinander

stehen. Bei Wechsel des Empfängerstandortes bzw. der Abladestelle ist eine neue Seite zu beginnen (vergl. auch Kap. "Bor-

deropapier").

2. Abwicklung von Ladungen, die Umfänge enthalten, die nicht für BMW bestimmt bzw. nicht relevant sind

In Borderopapier und -daten sind nur die für BMW-relevanten Umfänge aufzuführen.

3. Gesplittete Sendungen, Nachlieferungen im BMW Wareneingang

Sendungen und Ladungen sind so zu disponieren, dass keine Sendungen gesplittet werden; d.h. es gilt der Grundsatz "Anlieferung einer Sendung nur auf einem Transportmittel"!

Die wenigen Ausnahmefälle sind wie folgt zu behandeln:

Erstes Bordero

• In Borderopapier und -DFÜ ist die komplette Sendung (also SpA bzw. SB konform) beschrieben • Im Text zur betreffenden Borderoposition steht der Hinweis auf die nicht verladenen Umfänge (z.B. "Achtung: 3 Behälter

vom Typ 3100419 konnten nicht mehr verladen werden")

Zweites Bordero (= Nachlieferung)

• Die Borderoposition beschreibt die tatsächlich nachgelieferten Umfänge, d.h. im obigen Beispiel die 3 Behälter vom Typ 3100419

• Warenart "DG" • Frankaturschlüssel entsprechend der ersten Lieferung

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• Im Text zur Borderoposition steht der Hinweis "Achtung: Nachlieferung zu Bordero Snnnnnnnnnn Borderoposition zzz" (Snnnnnnnnnn steht für die Nummer des 1. Borderos und zzz für dessen Position)

4. Gesplittete Sendungen im BMW – Versand

Kann die Ware zu einem BMW - Lieferschein nicht auf einem LKW verladen werden, gibt die Versandstelle bei der ersten Lieferung, den Originallieferschein mit. Menge und Gewicht werden auf den tatsächlich verladenen Umfang reduziert. Die weiteren Teillieferungen, werden mit Kopien des Lieferscheins verschickt. Die Erfassung der Transportdaten erfolgt für die erste Sendung mit der Lieferscheinnummer und für die weiteren Sendungen mit einer von TRP-RTS vergebenen Positionsnummer. Die Lieferscheinnummer muss als Hinweis im Text erfasst werden.

5. Gefahrgutsendungen

Bei Gefahrgutsendungen ist im Feld "Warenart" die Gefahrgutklasse (vergl. Wertetabellen) einzutragen. Die Gefahrgutklassifizierung und Gefahrguthinweise sind gemäß den gesetzlichen Vorschriften im Feld "Text zu Borderoposition" vorzunehmen.

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PROZESSE BMW

Wareneingangsabwicklung mit Borderopapier Die Abwicklung erfolgt auf Basis der Borderopapiere und der Lieferscheine bzw. DFÜ-Warenbegleitscheine. Jede WE-Stelle klammert alle Umfänge einer Ladung durch die Erfassung von DL- und Bordero-Nr. Ladungen für mehrere Empfängerstandorte (z.B. Werk 18 und 24) werden über diese Erfassung zusammengeführt. Die einzelnen Sendungen werden über die Borderopositions-Nr. zugeordnet. Die Speditionsaufträge der einzelnen Sendungen werden nicht mehr mit einer Frachtbriefnummer versehen und nur zur Klärung von Problemfällen herangezogen. Das Borderopapier ist ferner Basis für die physische Wareneingangskontrolle, die Quittungsleistung und die Schadensbearbeitung. Die quittierten Borderopapiere und Speditionsaufträge werden intern zur Frachtenprüfung weitergeleitet.

Notabwicklung WE Wird im WE kein Borderopapier vorgelegt so erfolgt die Warenannahme auf Basis der mitgeführten Speditionsaufträge oder Sendungsbelegen. Ist kein den Anforderungen entsprechendes Borderopapier verfügbar, so wird das Borderopapier durch den WE als ungültig markiert und die Warenannahme auf Basis der Speditionsaufträge (SPA) oder Sendungsbelege (SB) durchgeführt. Die SpA / SB werden mit einer BMW-Frachtbrief-Nr. versehen, die dann bei der Erfassung anstelle der Borderopositions-Nr. tritt und in der nachgereichten DFÜ dort zu übermitteln ist. Fehlt auch die Bordero-Nummer, so vergibt BMW eine eigene interne Borderonummer, die aber für die Borderodaten – DFÜ nicht von Bedeutung ist .

Notabwicklung Versand Die BMW – Versandstelle avisiert die abzuholenden Sendungen. Bei der Übernahme der Sendungen erhält der DL die dazugehörigen Transportdokumente. Im Fall einer weiteren Beladestelle, muss der Transportunternehmer die 2. Versandstelle darüber informieren, das er bereits in einem anderen Werk vorgeladen hat. Basis der Transportdaten DFÜ sind die Transportdokumente. Anstelle der laufenden Positionsnummer wird die BMW – Versandbeleg - Nummer erfasst.

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FRACHTABRECHNUNG

PRÜFUNG DER TRANSPORTDATEN - DFÜ

Alle Transportvorgänge mit dem VertragsDL werden auf Basis der von dem DL per DFÜ bereitgestellten Borderodaten und der quittierten Borderopapiere bzw. Transportdokumente (Notabwicklung) abgewickelt. Hierbei werden mittels Abgleich zu den BMW-Inhouse-Daten, maschinellen Prüfungen und bei Bedarf manuellen Eingriffen, die Daten plausibilisiert. Auf die Transportdokumente wird normalerweise nur zur Klärung von Unstimmigkeiten zurückgegriffen. Die von der Frachtenprüfung freigegebenen Umfänge werden abgerechnet und über das Abrechnungsprotokoll kommuniziert. Abrechnung und Gutschrift zur Transportdaten – DFÜ Die Abrechnung der Transporte und die Erstellung der Gutschriften wird zentral auf einem IBM AS/400 Server durchgeführt. Hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit der AS/400 sorgen für eine korrekte und termingenaue Abrechnung. Die Daten werden revisionssicher archiviert und aufbewahrt.

ABRECHNUNG IM SAP FMS

Die Abrechnung erfolgt transportmittelbezogen auf Borderoebene. Ein Bordero besteht aus 1 bis n Sendungen, eine Sendung wiederum kann „n“ Positionen für unterschiedliche Behälter beinhalten. Ein Bordero bildet die Basis für optimierte Abrechnungsvarianten. Aufgrund der Stammdaten können Lademeter, Punktbelastung und Volumen ermittelt werden. Zur Feststellung des frachtpflichtigen Gewichtes wird je nach Vorgabe in den Stammdaten Brutto- mit Raumgewicht verglichen.

Grundsätzlich unterscheiden wir

• Einzelabrechnung pro Sendung • Frachtoptimierung und Zusammenfassung pro Bordero • Tageweise Abrechnung („borderoübergreifend“)

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Zusammenfassung erfolgt für Sendungen an einem Tag vom gleichen Absender an den gleichen Empfänger unter Berücksichtigung von z.B. Frankaturen oder Voll-/Leergut. Die Abrechnung wird durch die von BMW gepflegten Stammdaten gesteuert.

KOMMUNIKATION

LIEFERANT - DIENSTLEISTER

Die Umstellung auf Borderoabwicklung hat keinen direkten Einfluss auf die Abwicklung zwischen Lieferant und DL. Die Transportanforderung oder Sendungsavisierung wird wie bisher übermittelt. Die Überstellung der Speditionsaufträge per DFÜ ist keine Voraussetzung für eine Borderoabwicklung. Sendungsübergabe und Übernahmebestätigung erfolgen weiterhin mittels Speditionsvertrag oder entsprechendem Transportdokument.

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DIENSTLEISTER – BMW

Transportdaten Die Transportdaten werden aus dem Programm TRP-RTS an BMW übertragen. TRP-RTS Transferliste Auf der Web-Seite www.trp-rts.net befindet sich unter dem Menü INFOS das Untermenü „Transfer Übersicht“. Mit diesem Hilfsmittel ist es dem Spediteur möglich den Verlauf seiner abgeschickten Transferdateien zu verfolgen und er kann sich so die Information verschaffen wann welche Datentransfers bei BMW eingetroffen und weiterverarbeitet wurden. Aufgrund des Log-in auf die Web-Seite ist es nur möglich die übergebenen Transfers des angemeldeten Users (Lieferantennummer des Spediteurs) einzusehen. Die Daten werden über Nacht aktualisiert. Nach dem Aufrufen des Untermenüs „Transfer-Übersicht“ wird die Auswahl angezeigt die der angemeldete Spediteur (User) hat. Mit der Auswahl “Alle Tage” werden, alle übernommenen Transfers des angemeldeten Users angezeigt. Mit der Auswahl “Ein Tag” und der Eingabe des betreffenden Datums werden die Transfers diesen Datums angezeigt: Die jeweiligen Zeitstempel lassen keinen Rückschluss auf die Vollständigkeit der Daten im TRP-RTS- oder Host-System der BMW Group zu.

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Feldbeschreibung: Lieferantennummer: Angemeldete User-ID Transfer Sped. : Datum und Uhrzeit wann der Transfer vom Spediteur erstellt wurde. Import BMW: Datum und Uhrzeit wann der betreffende Transfer in das TRP-RTS-System der BMW Group eingelesen

wurde. Host BMW: Datum und Uhrzeit wann der betreffende Transfer vom TRP-RTS-System in das Host System der BMW

Group intern überspielt wurde. Im Host-System findet die abschließende Bearbeitung der Borderos statt.

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Korrektur der Transportdaten – DFÜ Es ist grundsätzlich kein automatisiertes Korrekturverfahren vorgesehen. Sollen bereits überstellte DFÜ-Daten verändert werden, so ist dies nur nach Abstimmung mit der BMW-Frachtenprüfung möglich. Diese ermöglicht per manuellem Eingriff die erneute Einstellung von DFÜ-Daten zu bereits vorher empfangenen Borderos. Ohne diesen Eingriff werden die DFÜ-Daten nicht ins BMW-Inhousesystem übernommen und somit auch nicht verarbeitet Freigabe und Korrektur von Protokollen der Frachtabrechnung Zu jedem Abrechnungsprotokoll ist eine Meldung vom DL erforderlich. Diese Meldung erfolgt auf der Basis der Formulare FOK und KOR. • FOK: Freigabe zur Archivierung des Abrechnungsprotokolles ohne Korrektur. • KOR: Korrekturmeldung zu allen Borderonummern, die innerhalb eines Abrechnungsprotokolles korrigiert werden müssen und gleichzeitig die Freigabe zur Archivierung aller nicht aufgeführten Borderos. Freigabe ohne Korrektur (FOK) Mit der Freigabemeldung ohne Korrektur, bestätigt der DL die vollständige Erfassung und richtige Abrechnung aller Sendungsdaten. Das Abrechnungsprotokoll wird aufgrund dieser Freigabemeldung archiviert und kann später nicht mehr maschinell korrigiert werden. Korrekturmeldung (KOR) In der Korrekturmeldung werden alle Borderonummern aufgeführt die nach Meinung des DLs nicht richtig gutgeschrieben wurden. Alle in der Meldung aufgeführten Borderos werden mit der gleichen AP-(Abrechnungsprotokoll)-nummer wie die vorherige geleistete Gutschrift belastet. Anschließend werden die angeführten Borderos korrigiert, neu berechnet und in einem neuen AP mit neu generierter Nummer vergütet.

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Eine eventuell notwendige Begründung zu nicht korrigierten Abrechnungen, wird über das Abrechnungsprotokoll, als Text zur Borderoposition, mitgeliefert. Es gibt lediglich zwei Fehlerquellen die eine Korrektur auslösen können. In den meisten Fällen liegt es an falschen oder fehlenden Sendungsdaten und nur in Ausnahmen an falschen oder fehlenden Parametern im Abrechnungsteil. • Eine Änderung der Sendungsdaten muss nachvollziehbar begründet werden. Dazu können auch Anlagen, wie Quittung,

Lieferschein, Bestellung etc. nötig sein. • Ist die Abrechnung, trotz richtiger und vollständiger Sendungsdaten falsch, dann liegt die Fehlerursache an den hinterlegten

Abrechnungsparametern. Das können sein: Behälterabmessungen, die Entfernungsermittlung oder die Abrechnungskonditionen. Die nachfolgende Aufstellung dient zur Unterstützung einer detaillierten Korrekturmeldung. Es wird darin die möglichen Fehlerursachen und deren Auswirkung auf die Frachtabrechnung aufgezeigt. Hinweise zu den Dokumenten KOR und FOK Dem DL wird eine Excel-Datei zur Verfügung gestellt in der sich zwei Arbeitsblätter je Auftragsbereich mit den o.e. Korrekturformularen befinden. Die Korrekturmeldung kann per E-mail als Excel - Datei gesendet werden. Der Dateiname soll ausschließlich die Paketnummer enthalten, z.B. 8300099999.

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BMW - DIENSTLEISTER

Abrechnungsprotokoll Das Abrechnungsprotokoll soll neben abrechnungsspezifischen Informationen alle wesentlichen Inputdaten enthalten, die per Transportdaten - DFÜ vom DL als Basis in die Frachtabrechnung eingeflossen sind. Sehr wesentlich hierbei ist die Rückkopplung der durchgängig genutzten Schlüsselbegriffe, wodurch sich neue Möglichkeiten der automatisierten Verarbeitung eröffnen. Bereitstellung der Abrechnungsprotokolle und Daten via Internet Das Abrechnungsprotokoll und eine separate Aufstellung aller Borderos mit den Beträgen zu dem Abrechnungsprotokoll wird dem DL im INTERNET zur Verfügung gestellt. Voraussetzung ist ein Internetzugang über einen der gängigen World Wide Web (WWW) Browser, wie z.B. Netscape Navigator oder Microsoft Internet Explorer. Sie erreichen die Transportlogistik BMW Konzern über folgende Adresse:

http://extkom.bmw.com/trp/ Für die Anzeige der Startseite ist es erforderlich, dass Sie sich mit User - ID und Passwort anmelden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie auf die Ihre Firma betreffenden Daten zugreifen und es wird verhindert, dass andere Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Eine Ablaufbeschreibung, die User-ID und das Passwort für Ihre Firma erhalten Sie nach schriftlicher Anfrage an [email protected]. Gutschrift und Zahlung Nach der Bereitstellung des Abrechnungsprotokolls erstellt BMW einen Buchungsbeleg, der dem DL zugeht.

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FRISTEN IM FRACHTGUTSCHRIFTSVERFAHREN

X = Zahlungsziel

XX Tage: X + 85

Zahlungsziel (Tage)

0

Transport / Borderodatum Start für die Frist "Zahlungsziel"

Borderodaten DFÜ Zeitvorgabe (Zahlungsziel minus Zahlung) / 2für die richtige und vollständige Übertragung der Borderodaten zu einem Leistungstag

DFÜ Bearbeitung und Abrechnung Zeitvorgabe (Zahlungsziel minus Zahlung) / 2 minus 0,1für die Abrechnung der Borderodaten

Zahlung Zeitbedarf für die Kalkulation, Bereitstellung im Internetund die Bezahlung des Abrechnungsprotokolles

Korrekturprozess (fix)

0 142 84 85

Erstellung Abrechnungsprotokoll Start für die Frist "Korrekturabwicklung"

Korrekturmeldung des Dienstleisters 42 Tage Zeit (fix) für den Dienstleister das AP zu kontrollieren und die KORR/FOK - Meldung zu senden

Korrekturbearbeitung bei BMW 42 Tage Zeit (fix) für die BMW AG, die Korrekturen zu bearbeiten, zu stornieren und zu belasten

Archivierung der Abrechnungsdaten Löschung der Abrechnungsdaten im Anschluß an die Belastung der stornierten Borderos

Durch ein Überschreiten der Fristen, verschieben sich alle Folgeprozesse nach rechts.Eine Unterschreitung der Fristen ist ohne Auswirkung auf die Folgeprozesse

Korrekturprozess (fix)85

Zahlungsziel, basierend auf VertragTage:

(X minus 7) / 2 7

42 42

(X minus 7) / 2 minus 0,1

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Beispiel für 35 Tage Zahlungsziel

35 120

Zahlungsziel

014 28 35

Transport / Borderodatum Start für die Frist "Zahlungsziel"Borderodaten DFÜ 14 Tage Zeit für die richtige und vollständige Übertragung der Borderodaten zu einem Leistungstag DFÜ Bearbeitung und Abrechnung 14 Tage Zeit für die Abrechnung der Borderodaten. Zahlung 7 Tage Zeit für die Bezahlung des Abrechnungsprotokolls.

Korrekturabwicklung

0 142 84 85

Erstellung Abrechnungsprotokoll Start für die Frist "Korrekturabwicklung" Korrekturmeldung des Dienstleisters 42 Tage Zeit für den Dienstleister das AP zu kontrollieren und die KORR - Meldung zu sendenKorrekturbearbeitung im Hause BMW 42 Tage Zeit für die BMW AG, die Korrekturen zu bearbeiten, zu stornieren und zu belastenArchivierung der Abrechnungsdaten löschen der Abrechnungsdaten im Anschluß an die Belastung derStornierten Borderos

Durch ein Überschreiten der Fristen, verschieben sich alle Folgeprozesse nach rechts.Eine Unterschreitung der Fristen ist ohne Auswirkung auf die Folgeprozesse

714 14

42 42

Korrekturabwicklung8535

Zahlungsziel

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DEFINITIONEN

BORDERO

Das Bordero übernimmt in der Beziehung DL - Warenempfänger die Funktion, die bisher die Speditionsaufträge wahrnehmen. Die Verwendung dieses Papiers ist die Grundlage zur elektronischen Übertragung der Borderodaten (Bordero-DFÜ). Ein Bordero klammert alle Sendungen auf einem Transportmittel, die sich gemeinsam auf einem Transportvorgang (meist Hauptlauf) befinden und für BMW relevant sind (d.h. BMW ist Empfänger oder zumindest Frachtzahler). Es klammert somit auch alle Sendungen für unterschiedliche Empfängerstandorte (Werke,...). Als Transportmittel in diesem Sinne gelten LKW, Waggon, Container und Wechselpritsche. Bei den absetzbaren Aufbauten, die paarweise transportiert werden, wird das Transportmittel paarweise gebildet (siehe z.B. Ganzzugabwicklung). Das Bordero ist identifiziert durch die Schlüsselbegriffe Spediteur-Nr, Spediteur-Zähladresse und Bordero-Nummer. Beispiel: Die Sendungen von Lieferant A, B und C sind für die Werke 1.1 München und 2.4 Dingolfing bestimmt und werden auf

dem gleichen Transportmittel im Hauptlauf transportiert; sie haben die gleiche Borderonummer. Das Borderopapier gibt es in zwei Varianten.

• Das maschinell erstellte Bordero bei der Stützpunktabwicklung • Das manuell erstellte Bordero bei der Unterwegsabwicklung

BORDERO-POSITION

Eine Bordero-Position entspricht einer Sendung. Die Sendung beinhaltet alle Umfänge (Waren, Behälter, ...), die von einem Versender (meist Lieferant) an einen Empfängerstandort (Stelle des Empfängers mit eigener Adressierung) versendet werden. Normalerweise gibt es auf einer Beziehung (Versender-Empfängerstandort) je Transportvorgang nur 1 Sendung. In Fällen, in denen wichtige Attribute von versendeten Umfängen nicht übereinstimmen, ist es nötig, mehrere Sendungen zu bilden. So ist z.B. für die Umfänge eines bestimmten Gefahrguts eine separate Sendung zu bilden.

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Die Umfänge einer Sendung werden vom Versender auf dem Speditionsauftrag beschrieben. Der Speditionsauftrag ist die Basis für die Erstellung von Borderopapier und Bordero-DFÜ. Zur Identifizierung der Sendung innerhalb des Borderos, also der Borderoposition, dient die Bordero-Positionsnummer.

PACKMITTEL ZUR BORDERO-POSITION

Sie sind die für Beladungs-, Transport- und Entladungsprozesse wesentlichen Verpackungen (Behälter). D.h. diese Packmittel werden gehandhabt und sind relevant für Frachtraumermittlungs- und Frachtabrechnungsbelange. Innerhalb einer Bordero-Position ist je Packmitteltyp mindestens eine Angabe zu machen. Sollen jedoch mehrere Packstückkennungen (= Packstück - nummer oder -kennzeichnung auf Warenanhänger) und/oder Inhaltsangaben gemacht werden, so können mehrere Datensätze je Packmitteltyp überstellt werden. Identifiziert wird ein Packmittel zur Bordero-Position mit der Packmittelnummer und einer laufenden Nummer. Letztere ist nicht zu übertragen, da die DFÜ-Struktur die mehrfache Übertragung von Segmenten mit gleichen Packmittel-Nummern ermöglicht.

TEXTE ZUR BORDERO-POSITION

Diese Texte dienen zur Dokumentation und Übermittlung zusätzlicher nicht formatierter Informationen. Sie beinhalten: • Hinweise auf gesplittete Sendungen • Hinweise auf Beschädigungen • Angaben von Verpackungsabmessungen in Ausnahmefällen mit Behältern, für die keine Stammdaten und

Konditionsvereinbarungen existieren. Folglich wird mit dieser Information der Laderaum für diese Behälter plausibilisiert. • Gefahrgutklassifizierung und Gefahrguthinweise

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LIEFERSCHEIN

Der Lieferschein klammert die Ware einer Sendung, die sich auf genau eine Bestellung bezieht. Die Angabe der Lieferschein-Nummern in der Bordero-Position dient der Referenzierung zu den Lieferschein-Informationen des Lieferanten. Ein Lieferschein ist eindeutig identifiziert durch die Lieferantennummer und die Lieferschein-Nummer.

HAUPTLAUF

ist der rechnerische Weg, auf dem alle Sendungen eines Transportmittels befördert werden. Der wirklich gefahrene Weg muß in der Praxis nicht mit dem kostengünstigst gerechneten Hauptlauf übereinstimmen.

VORLAUF/NACHLAUF

ist die Anlieferung vom Absender zum HL-Abgangsort, bzw. die Verteilung vom HL-Endort zum Empfänger. Für den Vorlauf/Nachlauf werden alle Sendungen mit dem gleichen Absender/Empfänger gebündelt.

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Index Abholvorgang 5, 6

Belegerstellung 4

Bordero

Positionsnummer 7

Borderoabwicklung

Grundsätze 3

Borderopapier 3

Borderodaten 6

Borderodatenstruktur 4

Borderonummer 5

Borderopapier manuell 6

Borderopapier 3

Borderopapier 8

Frachtbriefnummer 7

Frachtenprüfung 4

Lieferschein 5, 6

Notabwicklung 7

Quittungsleistung 4, 7

Schadensabwicklung 3

Speditionsauftrag 5, 6

Stützpunktabwicklung 3, 5

Transportabwicklung 3

Unterwegsabwicklung 3, 6

VDA-Speditionsauftrag 4, 12

Versandavis 5, 6

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ABKÜRZUNGEN

DFÜ Datenfernübertragung DG Dienstgut DL Dienstleister FGV Frachtgutschriftsverfahren FOK Formular “ Freigabe ohne Korrektur” HL Hauptlauf KOR Formular “Korrekturmeldung” SB Sendungsbeleg VDA 4939 SPA Speditionsauftrag VDA 4922 TD Transportdokument TRP-RTS Transport Record and Transmission System VDA Verband der Automobilindutrie e.V. WBS Warenbegleitschein WE Wareneingang

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