Das passende Controlling Werkzeug – gesucht, gefunden!

Der KundeAls mehrfach ausgezeichneter Komplettanbieter umfassender ITK-

Services bietet die QSC AG Unternehmen Telekommunikationsdienste,

IT-Outsourcing, IT-Consulting sowie Cloud Services aus einer Hand

und in einzigartiger End-to-End Qualität an. Die QSC eigenen TÜV

und ISO zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und ein eigenes

Breitbandnetz sorgt dabei für höchstmögliche Datensicherheit.

Darüber hinaus investiert das Unternehmen mit Hauptsitz in Köln

auch in die Entwicklung neuer Software, die es ihren Kunden

ermöglicht, in Zukunft von der zunehmenden Industrialisierung der IT

profitieren zu können. Am TecDAX gelistet beschäftigt QSC rund 1.800

Mitarbeiter an 12 Standorten in Deutschland.

Die Ausgangssituation Im Januar 2011 begann QSC mit der Sondierung einer BI- und

Planungslösung für das Controlling. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden

Kennzahlen und planungsrelevante Daten manuell als Excel Export

aus den Vorsystemen gezogen und auf dieser Basis weiterbearbeitet.

Die sich daraus ergebenden Zeitaufwände bei der Datenaggregation,

als auch die Fehleranfälligkeit bei der Pflege der Excel Dateiversionen

und Formeln, veranlassten das Controlling Team eine professionelle,

softwaregestützte Lösung auf dem Markt zu sondieren.

Evaluierungsphase Neben dem direkten Kontakt zu Herstellern wie MIK, Jedox und BOARD,

wurde die Codec GmbH, als lokales System- und Beratungshaus für

Controlling Lösungen, angesprochen. Codec überraschte mit der

Vorstellung von gleich 2 Optionen zu einer möglichen Planungslösung.

In einem ersten Termin wurden Lösungen auf Basis von „SAP Business

Planning & Consolidation“, sowie „Infor BI“ von Codec vorgestellt.

Know-How aus über 30 Jahren Projekterfahrung für BI, Planungs

- und Konsolidierungssysteme sowie das professionelle

Produktportfolio überzeugte QSC, den weiteren Projektverlauf

mit Codec zu bestreiten.

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„Funktionalität, Preis-Leistungsverhältnis,

Planungssicherheit... das waren natürlich

entscheidende Kriterien bei der Auswahl unserer

Controlling Anwendung. Positiv überrascht hat uns dann

die tatsächlich intuitive Handhabung des Tools

im laufenden Betrieb - wenn es darauf ankommt!“

Stefan Winkelmann Controlling QSC AG

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ProjektzielIm Anschluss an diese Vorentscheidung wurde ein Kick-Off Workshop

zur konkreteren Definition der Anforderungen, des Projektziels

sowie einer Stärken/Schwächen Analyse des bestehenden

Planungsprozesses durchgeführt.

Die wesentlichen Schwachstellen der bisherigen Planungsanwendung

waren hauptsächlich:

• Keine automatisierte Integration der Vorsysteme

• Hoher manueller Aufwand bei der Erstellung von Berichten

• Datenhaltung in Excel und nicht in einer abgesicherten

und strukturierten Umgebung

• Schwer zu pflegende, fehleranfällige Excel-Dateien, Versionen

und Formeln

Neben der Eliminierung der vorgenannten Defizite, sollte in der neuen

Lösung sowohl die Planung als auch das Reporting ganzheitlich

abgebildet werden können. Die Anwendung sollte insgesamt

die Prozesse des Controllings vereinfachen, beschleunigen

und den hohen manuellen Aufwand bei der Erstellung der Planung

und des Reportings reduzieren.

Ein weiterer Punkt der erfüllt werden sollte, bezog sich

auf die Anwenderfreundlichkeit in Bezug auf die Erweiterbarkeit

und Administration der Anwendung. Sich ständig ändernde

Anforderungen an die Planung und die Analyse von Kennzahlen

erfordern ein hohes Maß an fachlichem Verständnis und Flexibilität

bereits in der Aufbereitung der Zahlen. Ad-hoc Anpassungen

der Dimensionen und Strukturen in Verbindung mit den Quelldaten

sollten soweit als möglich innerhalb des Controllings erfolgen können,

ohne dafür extra ein Ticket aufmachen zu müssen oder gleich einen

Berater einzukaufen.

Das Werkzeug Auf Basis der gewonnen Informationen über die kurz

- und langfristigen Anforderungen von QSC wurden beide von Codec

vorgestellten Lösungsoptionen (SAP BPC und Infor BI) dahingehend

bewertet. Die Empfehlung viel auf die Softwarelösung Infor BI.

Diese ganzheitliche Controlling Plattform liefert alle Funktionen

und Vorteile, um die genannten Anforderungen und Ziele in einem

Budget-freundlichen Zeit- und Kostenaufwand realisieren zu können.

Gleichzeitig wurde hiermit die nötige Planungssicherheit

für langfristige Ziele des Controllings gewährleistet.

Die gewünschte Lösung Codec implementierte nun die Infor BI Lösung unter Einbeziehung

einer zertifizierten SAP Schnittstelle, die die Daten direkt aus den

relevanten Tabellen des ERP Systems (SAP) täglich und automatisiert

in die Infor eigene In-Memory OLAP Datenbank lädt. Die Einführung

der Anwendung erfolgte dabei im Coaching Ansatz. Das bedeutete,

Key User aus dem Controlling Team waren bei dem Aufbau

der benötigten Würfel und Strukturen der OLAP Datenbank

von Anfang an miteinbezogen worden. Diese enge Zusammenarbeit

ermöglichte zum einen eine zeitnahe Systemeinführung, die schnell

die gewünschten Verbesserungen und Ergebnisse liefern konnte,

auf der anderen Seite wurde das Controlling Team mit dem nötigen

Know-how in Bezug auf die Handhabung der Software trainiert.

Der klassische Schulungsaufwand reduzierte sich entsprechend.

QSC nutzt die Lösung heute für ihr aktuelles Reporting, ad-Hoc

Analysen, das Forecasting und die Kostenstellenplanung.

Mittelfristig stehen der Zugriff auf Dashboards für ein dynamisches

Reporting sowie Funktionalitäten zur Anbindung an moderne Tablets

auf der Agenda.

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