Projekt IT-CO IT- Controlling - Berlin.de · Durch den Vermerk "Vorläufig" (englisch: Proposal)...
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Projekt IT-CO IT- Controlling Konzept IT-Kostenträger und Buchungsrichtlinie
1Senatsverwaltung für Inneres IT-Kompetenzzentrum
Version 1.0.0 Final
August 05
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Vorbemerkung Version 1.0.0 Final - Seite 1
Vorbemerkung Der Landesausschuss für den IT-Einsatz (LIA) hat am 17. Juni 2005 folgenden Beschluss gefasst: „Die zentrale Steuerung und Abstimmung von IT-Maßnahmen erfordert Planungs- und Kontrollmechanismen, die einen effizienten und wirtschaftlichen IT-Einsatz sicherstellen. Hierzu ist eine verwaltungsweit einheitliche IT-Kostenträgerrechnung notwendig. Durch eine Harmonisierung der internen IT-Kostenträger in den Senats- und Bezirksver-waltungen ist eine einheitliche Datenbasis für strategische Entscheidungen zu schaffen.“
Auf der Grundlage der zwischenzeitlich erfolgten Abstimmung mit den IT-Gremien – zuletzt auf der Sitzung des IT-Koordinierungsausschusses am 10.11.05 – dient das folgende Dokument als Basis für die fachliche Umsetzung des Beschlusses.
Das Dokument gliedert sich in zwei Themenblöcke: - Auf den Seiten 7-19 wird die Struktur der neuen IT-
Kostenträger dargestellt. Hierbei ist neben der Aussagefähigkeit der Daten vor allem auf den geringen Aufwand bei den Buchungen geachtet worden. Um die Mindestinformationen je Verwaltung zu erhalten, sind bis zu acht IT-Kostenträger zu bebuchen. Es ist den Verwaltungen unbenommen, weitere IT-Kostenträger für ihre internen Steuerungszwecke einzurichten.
- Das Kapitel „Buchungsregelungen“ befasst sich auf den Seiten 20-26 mit den wesentlichen Grundsätzen, die zu einem gleichförmigen Buchungsverhalten und damit konsistenten Datenbestand führen.
- In den Anlagen (Seiten 27-42) werden die Produktblätter zu den neuen IT-Kostenträgern exemplarisch dargestellt.
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
INHALT Version 1.0.0 Final - Seite 2
INHALT Vorbemerkung .........................................................................1INHALT .....................................................................................2
Abbildungen ..........................................................................2DOKUMENTATIONSHINWEISE...............................................3VORWORT................................................................................4
Kurzübersicht ........................................................................5Ersteller dieses Dokumentes.................................................5Hinweise zu ergänzenden Dokumenten ................................6
Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger .............................7Struktur IT-Kostenträger .........................................................9Bildung von IT-Kostenträgern .............................................. 14
Beispiele für IT-Kostenträger...............................................18Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) ........................ 20
Buchungszuständigkeiten....................................................22Verrechnung und andere Fragestellungen .......................... 23
Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung .................................................................................25Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter ...................27Anlage 2: Musterbuchungshinweis .....................................42
Abbildungen Effektivität und Effizienz.............................................................7Systemische Datenquelle für das IT-Controlling........................8IT-Kostenträgerübersicht HV und BV (Auswahl)........................9IT-Kostenträger (Kategorien) ................................................... 10Qualitätsindikatoren (Auswahl) ................................................ 13Kostenträger Bezirke ...............................................................15Kostenträger Senatsverwaltungen und nachgeordnete Behörden .................................................................................16Berlinweit bebuchbare Kostenträger (Beispiel IPV) .................17Grundsatz A: IT-Kosten ...........................................................20Grundsatz B: Kostenträger ...................................................... 20Grundsatz C: Zuordnung .........................................................20Grundsatz D: Verfahrensunabhängige Infrastruktur ................20Grundsatz E: Zuordnung .........................................................20Grundsatz F: Produkt / Projekt ................................................21Grundsatz G: Rechnungsbearbeitung .....................................21Zuordnung von Rechnungen zu IT-Kostenträgern................... 25Zuordnung von Zeitanteilen zu IT-Kostenträgern ....................26
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
DOKUMENTATIONSHINWEISE Version 1.0.0 Final - Seite 3
DOKUMENTATIONSHINWEISE
Alle Informationen in diesem Dokument stellen bis zu ihrer endgültigen Verabschiedung durch die Senatsverwaltung für Inneres Arbeitsunterlagen dar, die vorläufigen, nicht verbindlichen Charakter haben. Die Verwendung außerhalb des Projektes ist nicht zulässig.
Solange dieses Dokument mit dem Vermerk "Entwurf" (englisch: Draft) gekennzeichnet ist, handelt es sich ausschließlich um ein unverbindliches, internes Arbeitspapier der Autoren (siehe „Ersteller dieses Dokumentes“).
Durch den Vermerk "Vorläufig" (englisch: Proposal) wird gekennzeichnet, dass dieses Dokument zwischen den Verfassern abgestimmt ist und den Gremien zur fachlichen Abstimmung vorgelegt wurde.
Der Vermerk "Endgültig" (englisch: Final) kennzeichnet das Dokument, nachdem es durch die Senatsverwaltung für Inneres verabschiedet wurde. Der Inhalt wird damit endgültig und stellt die verbindliche Arbeitsgrundlage für die weitere Arbeit dar. Eventuell vorhandene Vorversionen dieses Dokumentes werden mit der Umsetzung der neuen Version in den Status "Endgültig" ungültig.
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
VORWORT Version 1.0.0 Final - Seite 4
VORWORT Dieses Dokument präzisiert den Abschnitt „Vorschläge zur Realisierung von IT-Indikatoren“ des Fachkonzeptes IT-CO für das IT-Controlling im Land Berlin hinsichtlich neu zu bildender IT-Kostenträger für die IT-Steuerung.
Ziel der berlinweiten Harmonisierung der internen IT-Kosten-träger in der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis. Diese dient als Grundlage für das Planungs- und Berichtswesen, das verwaltungsinterne Vergleiche ermöglicht, Effizienz- sowie Effektivitätspotentiale aufzeigt und somit die Datenbasis für Entscheidungen ist. Mit diesem Schritt wird der Senatsbeschluss vom 26.03.2004 (Drucksache 15/2551) bzgl. der Vereinheitlichung von Produkten in der Hauptverwaltung und den Bezirksverwaltungen für IT-Kostenträger umgesetzt. Weiterhin wird der Beschluss der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre aus der Sondersitzung zur Weiterentwicklung der KLR vom 28.02.2005 erfüllt.
Basierend auf den Ergebnissen mehrerer Workshops mit Teil-nehmer(innen) der bezirklichen Geschäftsstelle Produktkatalog, den Senatsverwaltungen für Finanzen und Inneres sowie Einzelgesprächen mit IT-Managern und IT-Verfahrensverantwort-lichen wurde das Dokument in einer ersten Fassung im November 2004 erstellt. Im Rahmen der Tätigkeit der Arbeitsgruppe KLR, die sich aus Mitarbeitenden der Bezirke Charlotten-burg-Wilmersdorf, Friedrichshain-Kreuzberg und Reinickendorf sowie den Senatsverwaltungen für Finanzen und Inneres (einschließlich Polizei, LVwA und LABO) und der GS Produktkatalog zusammensetzt, wurde im ersten Halbjahr 2005 eine schrittweise Verfeinerung des Konzeptes vorgenommen. Die Umsetzung des neuen Kostenträgermodells, unter Beachtung des Produktänderungsverfahrens, sollte ab 2006 erfolgen und dann alle heutigen IT-Kostenträger ersetzen.
Das Dokument ist gegliedert in die Themenblöcke: Darstellung der Strukturierung der neuen IT-Kostenträger sowie Festlegung von Buchungsstandards (Buchungsrichtlinie).
Das Kostenträgermodell und die Buchungsrichtlinie werden seit Januar 2005 durch verschiedene Verwaltungen im Pilotbetrieb getestet. Den am Pilotbetrieb teilnehmenden Verwaltungen wird für Ihr Engagement ganz herzlich gedankt. Parallel zum Pilotbetrieb entwickelt die AG Berichtswesen Ansätze, um die Daten empfängergerecht aufzubereiten und zu analysieren.
Berlin, im August 2005
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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VORWORT Version 1.0.0 Final - Seite 5
Kurzübersicht Das nachfolgende Papier dokumentiert den Status der Projektarbeit nach Abschluss der Tätigkeit der Arbeitsgruppe KLR. Das Dokument gliedert sich wie folgt:
- Das Kapitel "Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger" beschreibt die Ziele, die mit einer Neubildung der IT-Kostenträger verfolgt werden. Weiterhin werden die verschiedenen Datenquellen für die IT-Steuerung vorgestellt.
- Das Kapitel "Struktur der IT-Kostenträger" informiert über die bisherige strukturelle Systematik der IT-Kostenträger und stellt das Grundschaltbild für die neue berlinweit einheitliche Strukturierung vor.
- Das Kapitel "Bildung von IT-Kostenträgern" beschreibt schematisch je Verwaltung die zur Verfügung stehenden neuen IT-Kostenträger und illustriert die Darstellung mit praktischen Beispielen.
- Das Kapitel " Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie)" stellt alle wesentlichen Buchungsgrundsätze zusammen. Die Beachtung dieser Grundsätze führt zu einem gleichförmigen Buchungsverhalten und einem konsistenten Datenbestand. Darüber hinaus werden die Buchungsverantwortlichen benannt.
- Das Kapitel "Schema zur Kostenträgerermittlung" veranschaulicht die Zuordnung von Kosten anhand eines Ablaufdiagrams zum jeweiligen IT-Kostenträger.
- In den Anlagen werden die Produktblätter zu den neuen IT-Kostenträgern - entsprechend des Standards im Land Berlin exemplarisch - dargestellt.
Ersteller dieses Dokumentes Dieser Konzeptvorschlag wurde auf Basis der konzeptionellen Vorarbeiten des Projektes IT-CO erstellt. Diese Arbeitsgrundlage wurde im Rahmen der Arbeitsgruppe KLR, durch Gesprächen mit den zukünftigen Anwendern sowie den Erkenntnissen aus dem Pilotbetrieb „Neue IT-Kostenträger in der KLR“ präzisiert. Folgende Autoren waren an der Erstellung des Dokumentes beteiligt:
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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VORWORT Version 1.0.0 Final - Seite 6
- Frau Claudia Radtke, Projektleiterin IT-CO (SenInn) - Frau Kati Buß (SenInn) - Frau Birgit Dickmann (SenInn) - Andreas W. Schneider, Projektleiter (AWS-CONSULTING) - Marc-Stephan Garbe (AWS-CONSULTING)
Die Autoren bedanken sich für die engagierte Unterstützung der Arbeitsgruppen-Teilnehmer(innen):
- Frau Lindner (GS Produktkatalog) - Frau Meyer (LABO) - Frau Sharghi (BA Reinickendorf) - Frau Scherler (SenFin) - Frau Schmidt (LABO / SenInn) - Frau Zimmermann (SenFin) - Herrn Drenkhahn (LVwA) - Herrn Heidenreich (PolPräs) - Herrn Richter-Blaack (SenFin) - Herrn Schrammek (LVwA) - Herrn Wöbkemeier (SenInn) - Herrn Zentgraf (BA Friedrichshain-Kreuzberg),
ohne deren Beiträge ein Konzeptvorschlag dieser Qualität nicht hätte entstehen können.
Hinweise zu ergänzenden Dokumenten Dieses Dokument steht im Kontext zu folgenden Dokumenten:
- Leitsätze IT-Controlling V1.0.0P - Fachkonzept IT-Controlling V2.8.0 - Grund- und Kennzahlen V2.2.0P
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Controlling
StrategischesControlling
OperativesControlling
SteuerungsgrößeEFFEKTIVITÄT
„Die richtigen Dinge tun.“
Fragestellung:
Inwieweit erfüllen die Leistungen der öffentlichen
Verwaltung den gewünschten gesellschaftlichen Zweck?
SteuerungsgrößeEFFIZIENZ
„Die Dinge richtig tun.“
Fragestellung:
Werden die Leistungender öffentlichen
Verwaltung wirtschaftlicherstellt?
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 7
Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger Die Zielsetzung des IT-Controllings liegt in der Bereitstellung von steuerungsrelevanten Informationen für ein übergeordnetes Steuerungsinteresse (Politik, Senat) sowie für die Planung von IT-Maßnahmen in den einzelnen Verwaltungen. Basierend auf konkreten Erkenntnissen über Effektivität und Effizienz des Verwaltungshandelns sollen konkrete Steuerungsvorschläge ableitbar sein.
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Controlling
Strategisches Controlling
Operatives Controlling
Steuerungsgröße EFFEKTIVITÄT
„Die richtigen Dinge tun.“
Fragestellung:
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Verwaltung den gewünschten gesellschaftlichen Zweck?
Steuerungsgröße EFFIZIENZ
„Die Dinge richtig tun.“
Fragestellung:
Werden d e Leistungen der öffentlichen
Verwaltung w rtschafterstel t?
Effektivität und Effizienz
Voraussetzung für das Erarbeiten von Steuerungsvorschlägen ist, dass interpretierbare Informationen vorliegen. Um diese Datenbasis zu erhalten, sollen berlinweit einheitliche IT-Kosten-träger konzipiert und eingeführt werden.
Damit gewinnt die Kosten- und Leistungsrechnung auch für die Steuerung interner Produkte an Relevanz. Neben den Daten der Kosten- und Leistungsrechnung stehen dem IT-Controlling als systemische Informationsbasis auch die Daten des Haushalts sowie die Daten der IT-Planungsübersicht zur Verfügung.
Die so gewonnenen Steuerungsinformationen fördern die (Kosten-) Transparenz und werden dem IT-Management und den Steuerungsdiensten zur Analyse und zum behördeninternen Vergleich bereitgestellt. Auch sollen Investitionspotentiale und Möglichkeiten zur Steigerung der oben genannten
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
BestandszahlenanalyseΣ Kosten / Ausgaben für IT im Land Berlin
Software, HardwarePersonal
Anzahl BildschirmarbeitsplätzeAltersraster, Ausstattungsgrad
Kosten von VerfahrenQuerschnitt: IPV, NBRFachverfahren: EWW, Basis, KVA
Kosten für IT-ProjektePhasen Konzeption, Realisierung, Betrieb
Kennzahlenvergleichebspw. Kosten / Bildschirmarbeitsplatzin Euro je Jahr (Quellen: KBST, KoopA, …)
Berlin Hamburg Bremen O Bund
960 930 1.080 980
Berlin Hamburg Bremen O Bund
960 930 1.080 980
Kosten &Leistungs-rechnung
Haushalts-daten
IT-Planungs-übersicht
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Ziele der Neubildung der IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 8
Effizienz- und Effektivitätsreserven im Bereich der Leistungserstellung und –bereitstellung gefunden werden.
Ausgangsbasis für diese Analysen und Aussagen ist und bleibt jedoch ein qualitativ hochwertiger Datenbestand. Die nachfolgenden Abschnitte skizzieren wesentliche Schritte, um dieses Ziel zu erreichen.
Dat
enba
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/ Dat
enw
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l (B
V +
HV)
sin
d Q
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n fü
r …
Bestandszahlenanalyse Σ Kosten / Ausgaben für IT im Land Berlin
Software, Hardware Personal
Anzahl Bildschirmarbeitsplätze Altersraster, Ausstattungsgrad
Kosten von Verfahren Querschnitt: IPV, NBR Fachverfahren: EWW, Basis, KVA
Kosten für IT-Projekte Phasen Konzeption, Realisierung, Betrieb
Kennzahlenvergleiche bspw. Kosten / Bildschirmarbeitsplatz in Euro je Jahr (Quellen: KBST, KoopA, …)
Kennzahlenvergleichebspw. Kosten / Bildschirmarbeitsplatzin Euro je Jahr (Quellen: KBST, KoopA, …)
Berlin Hamburg Bremen O Bund
960 930 1.080 980
sind
Gru
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ge fü
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andl
ungs
dim
ensi
onen
In
den
Fel
dern
…
Innovation QS-Standards Schulungsbedarf Sicherheit Personalförderung
Prozesse Prozessanalyse & -optimierung Kostenreduktion
Bürger Information Nähe Erreichbarkeit Attraktivität
Finanzen Budgetplanung & Budgetfestlegung Investplanung & Investfestlegung
Kosten & Leistungsrechnung
Haushaltsdaten
IT-Planungs-übersicht
Fundierte Datenquellen
Professionelle Controllinginstrumente
Gezielte Maßnahmen
Systemische Datenquelle für das IT-Controlling
Erste Ergebnisse aus dem Pilotbetrieb der neuen Kostenträger zeigen, dass die Nutzung der so strukturierten Daten hilfreiche Erkenntnisse liefert.
Nach Einführung der neuen IT-Kostenträger muss die Ergebnisqualität regelmäßig geprüft und gegebenenfalls eine Fortschreibung des Modells vorgenommen werden. Wir empfehlen, die heute bereits bestehenden organisatorischen Strukturen des bezirklichen Produktbildungsverfahrens - um Vertreter der Hauptverwaltung erweitert - zu nutzen.
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Struktur IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 9
Struktur IT-Kostenträger Der Aufbau der ziel- und wirkungsorientierten IT-Steuerung, basierend auf Daten der Kosten- und Leistungsrechnung, bedingt die Harmonisierung der IT-Kostenträger in den Bezirks- und Senatsverwaltungen.
Die Bezirksverwaltungen haben sich über die Geschäftsstelle Produktkatalog auf einen berlinweit einheitlichen IT-Produkt-katalog verständigt, der, werden Sonderprodukte, wie KoBIT und BASIS außer Acht gelassen, nur wenige IT-Produkte umfasst:
� Infrastrukturbetreuung (Produkt# 77655) � Anwendungssystembetreuung (Produkt# 77654) � Anwendungssystembetreuung für Finanzen (Produkt#
77676) � Anwendungssystembetreuung für IT-Fachverfahren (Pro
dukt# 77656)
Blockserviceprodukt (BSP)
BSPU/IT Planung
BSPU / IT Management
Strategische Planung
Infrastruktureinführungund -änderung
IT-Entwicklung
Einführungs- und Veränderungsmanagement Rechenzentrumsbetrieb
Infrastrukturbetreuung/S
BSPU/IT Infrastrukturbetreuung
Einrichtung und Wartung PC-Arbeitsplätze
Verfahrenskoordination
Betreiben von Fachanwendungen
Betreuung spezieller Fachverfahren UHD
Help-Desk
Gesamtsteuerung spez. Verfahren
DV-Fachverfahren xyz
IT-Schulung
Praktische Ausbildungund Anleitung
IT-Projekt xyz
Blockserviceprodukt(BSP)
BSPU/IT Planung
BSPU / IT Management
Strategische Planung
Infrastruktureinführungund -änderung
IT-Entwicklung
Einführungs- und Ver-änderungsmanagement Rechenzentrumsbetrieb
Infrastrukturbetreuung/S
BSPU/ITInfrastrukturbetreuung
Einrichtung und Wartung PC-Arbeitsplätze
Verfahrenskoordination
Betreiben von Fachanwendungen
Betreuung speziellerFachverfahren UHD
Help-Desk
Gesamtsteuerung spez.Verfahren
DV-Fachverfahren xyz
IT-Schulung
Praktische Ausbildungund Anleitung
IT-Projekt xyz
Senatsverwaltungen
Bezirksverwaltungen
IT-Kostenträgerübersicht HV und BV (Auswahl)
Die Senatsverwaltungen haben im Gegensatz dazu - in Abhängigkeit des Ressorts - individuelle IT-Kostenträger gebildet, die eine Vergleichbarkeit erheblich erschweren. Über alle Senatsverwaltungen hinweg existiert nur ein Standard-Kostenträger, das so genannte Blockservice-Produkt IT (BSP IT) bzw. Uni-kats-Blockserviceprodukte (BSP/U IT). Eine Auswertung dieses
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Struktur IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 10
Kostenträgers zum Zwecke der IT-Steuerung ist kaum möglich, da kein einheitlicher Bebuchungsstandard vereinbart wurde bzw. eine Vielzahl unterschiedlicher Leistungen auf diesem Kostenträgers zusammengefasst wird.
Nachfolgend wird der erarbeitete Vorschlag für die Neubildung der IT-Kostenträger vorgestellt.
Grundschaltbild IT-Kostenträger
IT-Kostenträger bilden interne Produkte, Projekte und MGFs in der Kosten- und Leistungsrechnung ab.
Die neuen IT-Kostenträger werden nach Verfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen IT-Infrastruktur) und verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur sowie deren Lebenszyklus PLAN – BUILD – RUN (Planung, Realisierung und Betrieb) gebildet.
(
(i l i
( )
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)( )
*) i l lisi i i l.
BUILD Realisierung)
Lebenszyklusphase
Verfahrensbetrieb nc . verfahrensabhäng ger
Infrastruktur)
PLAN Planung)
RUN (Betrieb
Konzeption & Realisierung verfahrens abhäng
Infrastrukturbetrieb verfahrens abhäng
IT-K
oord
inie
rung
ASB nc . verfahrensabhängiger Infrastruktur
Infrastruktur
Verfahren
Bebuchung mit qua itat ven und quant tat ven Werten.
Konzeption & Realisierung *incl. Verfahrensabhängiger Infrastruktur
Verfahrenskostenträger für d e Phasen P anung und Rea erung s nd opt ona
IT-Kostenträger (Kategorien)
Die in der Abbildung dargestellten Kostenträger-Kategorien sind wie folgt beschrieben:
IT-Verfahren …
… sind Anwendungen einschließlich der dazu notwendigen organisatorischen Konzepte und Maßnahmen. Komponenten der IT-Infrastruktur gehören soweit hinzu, als diese in einem direkten Zusammenhang zum IT-Verfahren stehen (sog. verfahrensabhängige Infrastruktur).
Es ist zwischen Fach- und Querschnittsverfahren zu unterscheiden. Fachverfahren unterstützen die Erstellung nur eines
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Struktur IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 11
begrenzten Spektrums von Produkten, während Querschnittsverfahren geeignet sind, allgemeine Verwaltungsaufgaben zu unterstützen und deswegen eine berlinweite Abstimmung erforderlich machen.
IT-Infrastruktur …
… umfasst Netze, Serversysteme, Endgeräte (bestehend aus Hardware, systemnahen Software-Komponenten sowie Stan-dard-Software wie z.B. Office) und Dienste, mit denen Universal- oder Hilfsfunktionen erfüllt werden (einschließlich Internet, MS-Projekt etc.), sofern diese verfahrensunabhängig sind. Darüber hinaus umfasst die IT-Infrastruktur die notwendigen organisatorischen Konzepte und Maßnahmen.
Der Lebenszyklus gliedert sich in die Phasen:
PLAN (Planung) …
… umfasst die Lebenszyklusphase der Konzeption von Infrastruktur- und Verfahrensmaßnahmen. Hierunter fallen beispielsweise konzeptionelle Leistungen, wie …
… Bedarfsermittlung … Organisatorische Maßnahmen … Information und Beratung verantwortlicher Stellen … Teilnahme an Sitzungen / Gremienarbeit … Erarbeitung von Konzepten und Richtlinien … IT-Planung (u.a. Rahmenplanung, Sicherheitsplanung und
Kapazitätsplanung, Projektplanung) … allgemeine Koordination und Steuerung … Wirtschaftlichkeitsuntersuchung / Planungsunterlage … etc.
BUILD (Realisierung) …
… umfasst die Lebenszyklusphase der Realisierung von Infrastruktur- und Verfahrensmaßnahmen. Hierunter fallen beispielsweise realisierende Leistungen, wie …
… Beschaffung (einschließlich Ausschreibung), Ersatzbeschaffung von Hard- und Software
… Erstinstallation von Hard- und Standard-Software … Erstinstallation von Fach- und Querschnittsverfahren … Software-Erstellung (Programmierung) … Software-Weiterentwicklung (Redesign)
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Struktur IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 12
… Hard- und Software-Roll-Out … Soft- und Hardware-Prüfung … Schulung (Einführungsschulungen) … Projektmanagement … etc.
RUN (Betrieb) …
… umfasst die Lebenszyklusphase des Betriebes der Infrastruktur und Verfahren. Hierunter fallen beispielsweise betreibende Leistungen, wie …
… Wartung von Hardware … Pflege von Software … Administration von Datenbanken … Help-Desk und Fehleranalyse … Produktionssteuerung … Datenschutz und Datensicherung … Verschrottung … Information verantwortlicher Stellen … Lizenz Management … Schulung (Nachschulungen & Vertiefung) … Betreuung der Anwendenden … etc.
Um verwaltungsübergreifende Vergleiche vornehmen zu können, müssen die zu vergleichenden Leistungen ein ähnliches Qualitätsniveau aufweisen. Das Qualitätsniveau wird durch Qualitätsindikatoren ermittelt.
Qualitätsindikatoren
Alle IT-Leistungen und IT-Vorhaben im Land Berlin verfolgen Qualitäts- und Effizienzziele.
Aus diesem Grund werden die IT-Kostenträger in einem zukünftigen Schritt mit Basisanforderungen (Vorgabewerten) hinsichtlich der Qualität „ausgestattet“. Qualitätsziele sind beispielsweise die Gewährleistung von Betriebsleistungen für Infrastruktur für eine Mindestanzahl an Stunden je Tag oder die Verfügbarkeit von User Help Desk Leistungen zu festen Zeiten. Als „Startwerte“ für Qualitätsindikatoren sind ausgewählte Kennzahlen (Arbeitsergebnis der Gruppe Berichtswesen) in die neuen Produktblätter übernommen worden.
Perspektivisch wird die Qualität der Leistungserstellung in den
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Struktur IT-Kostenträger Version 1.0.0 Final - Seite 13
Dimensionen Auftragserfüllung, Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit gemessen. Hierfür sind noch die Mindestanforderungen sowie das Vorgehen zur Datenerhebung abzustimmen. Grundvoraussetzung für die Einführung von Qualitätszielen ist die Möglichkeit der hinreichend genauen Messbarkeit, sowie der Angemessenheit des Erhebungsausfwands.
Dimension Kundenzufriedenheit � Datenverfügbarkeit � Anzahl Beschwerden � Erreichbarkeit UHD � Qualität der Unterstützung � Ergonomie der Software
Dimension Auftragserfüllung � Systemverfügbarkeit � Aktualität der SW / HW � Einhaltung Projekt-Meilensteine � Ausstattungsgrad � Sicherheitsgrad
Dimension Wirtschaftlichkeit � Anzahl autom. Schnittstellen � Kosten je Bildschirmarbeitsplatz � Kosten je Verfahrenskennung � Ressourcenauslastung � Relation Plan-/Ist-Analyse
Qualitätsindikatoren (Auswahl)
Geltungsbereich der neuen IT-Kostenträger
Die neuen IT-Kostenträger ersetzen mit dem neuen Produktkatalog alle bisher in der Berliner Verwaltung1 genutzten IT-Kostentäger.
Alte IT-Kostenträger der Bezirks- und Senatsverwaltungen werden zum Jahresende „deaktiviert“ und stehen ab Veröffentlichung des neuen Produktkataloges nicht mehr zur Bebuchung zur Verfügung.
1 Hinweis zur weiteren Bezeichnung: Im folgenden Abschnitt werden Verwaltungseinheiten wie folgt bezeichnet: Berlinweit umschreibt alle Bezirks- und Senatsverwaltungen einschließlich der nachgeordneten Behörden (Bereichskennziffer 10 in ProFiskal); Ressort bzw. Senatsverwaltung umfasst das Stammhaus sowie die nachgeordneten Behören einer Senatsverwaltung (z. B. Buchungskennziffer 55 für SenInn Stammhaus, LVwA, LABO, Polizei, Feuerwehr, StaLa und Standesamt I).
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Bildung von IT-Kostenträgern Version 1.0.0 Final - Seite 14
Bildung von IT-Kostenträgern IT-Kostenträger sollten dann gebildet werden, wenn zentral und dezentral ein Steuerungsinteresse für dieses Objekt besteht.
Für den Bereich verfahrensunabhängige Infrastruktur wird vorgeschlagen, berlinweit folgende IT-Kostenträger zu bilden:
� Konzeption & Realisierung (Infrastruktur) � Infrastrukturbetrieb
Damit stehen genau zwei IT-Kostenträger für die Bebuchung mit Infrastrukturwerten zur Verfügung2. Diese Kostenträger haben für die Bezirks- und Senatsverwaltungen jeweils eine identische Nummer; die Abgrenzung erfolgt über die Bereichskennziffer (zwischen Bezirks- und Senatsverwaltungen) bzw. anhand der Kostenstellen (innerhalb eines Ressorts).
Die Zuordnung der Infrastrukturkosten auf die beiden genannten IT-Kostenträger ist hinreichend genau möglich. Dieses Ergebnis wurde im Rahmen des Pilotbetriebs verifiziert.
Sofern sehr umfangreiche IT-Infrastrukturmaßnahmen konzipiert und realisiert werden, kann zusätzlich für die Abbildung einer solchen Maßnahme ein gesonderter Gemeinkostenträger eingerichtet werden (die Entscheidung über die Einrichtung obliegt dem dezentralen IT-Management). In der Betriebsphase der Infrastruktur ist ausschließlich der Kostenträger Infrastrukturbetrieb zu nutzen.
Für den Bereich Verfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen IT-Infrastruktur) wird in verfahrensspezifische Kostenträger und Sammelkostenträger unterschieden; die Kostenträgerbildung orientiert sich auch hier an den Lebenszyklusphasen.
Jede Bezirks- und Senatsverwaltung hat zur Wahrung ihres dezentralen Steuerungsinteresses die Möglichkeit, verfahrensspezifische Kostenträger anzulegen und zu bebuchen (z. B. für Einwohnerwesen, Wohnungswesen oder POLIKS). Diese Kostenträger können nur durch den jeweiligen Bereich (z. B. nur durch die nachgeordnete Behörde) bebucht werden. Daneben werden einige wenige verfahrensspezifische Kostenträger mit einer einheitlichen Kostenträgernummer für die berlinweite Be
2 IT-Anlagegüter (hierzu gehört auch aktivierbare Software) werden entsprechend der Buchungsvorschriften zur Anlagenbuchhaltung auf den Kostenträgern der jeweiligen Fachbereiche aktiviert (dezentrale Ressourcenverantwortung).
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Bildung von IT-Kostenträgern Version 1.0.0 Final - Seite 15
buchung zur Verfügung gestellt (z. B. NBR, IPV und BASIS3). Diese Kostenträger werden sowohl vom jeweiligen Verfahrensverantwortlichen als auch von den „nutzenden“ Bezirks- und Senatsverwaltungen bebucht und unterstützen so auch das zentrale Steuerungsinteresse.
Die Kosten für Verfahrensbetrieb und ASB-Leistungen werden bei allen weiteren (Klein-) Verfahren auf so genannten Sammelkostenträgern abgebildet. Jede Bezirks- und Senatsverwaltung sowie nachgeordnete Behörde verfügt über genau einen Sammelkostenträger für Betrieb und ASB-Leistungen.
Entsprechend der Lebenszyklusbetrachtung weisen Verfahrenskostenträger folgende dreiteilige Struktur auf: � Konzeption & Realisierung (Verfahren)4
� Verfahrensbetrieb � ASB (Verfahren)
Durch dieses Vorgehen wird erreicht, dass u. a. sämtliche Kosten eines Verfahrens ermittelbar sind und die Entstehung der Kosten sowie die Kostentreiber nachvollzogen werden können.5
Neben den dargestellten Kostenträgern existiert ausschließlich für die Senatsverwaltung für Inneres (IT-Kompetenzzentrum) der Kostenträger IT-Koordination als MGF.
Übersicht über die Anzahl der Kostenträger je Bereich
Entsprechend der oben genannten Darstellung ergeben sich konkret folgende Kostenträger:
) )
i i
BUILD (Realisierung)
Lebenszyklusphase PLAN
(PlanungRUN
(Betrieb
Konzeption & Realisierung Infrastrukturbetrieb
ASB IPV
Infrastruktur
Verfahren „berlinweit“
Bebuchung mit qualitativen und quant tat ven Werten.
ASB NBR
ASB BASIS
Verfahren behördenintern
Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb
Sammelkostenträger ASB
Kostenträger Bezirke
3 Die Aufzählung ist nicht abschließend und muss regelmäßig auf berlinweite Steuerungsrelevanz geprüft werden. 4 Diese Phase wird häufig in Form von Projekten durchgeführt. 5 IT-Anlagegüter werden entsprechend der Buchungsvorschriften zur Anlagenbuchhaltung auf den Kostenträgern der jeweiligen Fachbereiche aktiviert (dezentrale Ressourcenverantwortung).
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Bildung von IT-Kostenträgern Version 1.0.0 Final - Seite 16
Jeder Bezirk verfügt für die Abbildung der Infrastrukturkosten über zwei Kostenträger. Hinzu kommen drei berlinweit bebuchbare Verfahrenskostenträger für IPV, NBR und BASIS sowie zwei Sammelkostenträger für den Verfahrensbetrieb und eventuell anfallende ASB-Leistungen für eine Vielzahl von Kleinverfahren.
Damit sind von jedem Bezirk bis zu sieben Kostenträger für IT zu bebuchen. Zur Abbildung von großen IT-Maßnahmen kann die Bezirksverwaltung auf eigenen Wunsch weitere Kostenträger unter Berücksichtigung des Produktänderungsverfahrens hinzufügen.
( )
li i i i
l
)
*) i l li i i l.
BUILD (Realisierung)
Lebenszyklusphase PLAN
(Planung) RUN
Betrieb
Konzeption & Realisierung Infrastrukturbetrieb
ASB IPV
Infrastruktur
Verfahren „berlinweit“
Bebuchung mit qua tat ven und quant tat ven Werten.
ASB NBR
Verfahren behördenintern
Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb
Samme kostenträger ASB
Fachverfahren Verfahrensbetrieb
Fachverfahren ASB Konzeption & Realisierung *
Verfahrenskostenträger für d e Phasen P anung und Rea sierung s nd opt ona
Kostenträger Senatsverwaltungen und nachgeordnete Behörden
Jede Senatsverwaltung verfügt für die Abbildung der Infrastrukturkosten über zwei Kostenträger. Hinzu kommen zwei berlinweit bebuchbare Verfahrenskostenträger für IPV und NBR sowie zwei Sammelkostenträger für den Verfahrensbetrieb und eventuell anfallende ASB-Leistungen für eine Vielzahl von Kleinverfahren. Zusätzlich werden die meisten Senatsverwaltungen mindestens für ein Großverfahren (Fachverfahren) und entsprechende ASB-Leistungen spezifische Kostenträger einrichten. Die Abbildung der Konzeptions- und Realisierungsphase für dieses Verfahren erfolgt optional.
Damit sind von jeder Senatsverwaltung und nachgeordneten Behörde im Regelfall acht Kostenträger für IT zu bebuchen (Ausnahmen bilden die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und die Polizei mit einer hohen Anzahl von großen Fachverfahren).
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Zur Abbildung von umfangreichen IT-Projekten kann das IT-Management der Senatsverwaltungen auf eigenen Wunsch weitere Kostenträger hinzufügen (z. B. Projektkostenträger).
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*) i l lisi i i l.
BUILD (Realisierung
Lebenszyklusphase PLAN
PlanungRUN
(Betrieb
Verfahren „berlinweit“
Bebuchung m t qua itativen und quant tat ven Werten.
Verfahrensbetrieb IPV ASB IPV Konzeption & Realisierung IPV *)
Verfahrenskostenträger für d e Phasen P anung und Rea erung s nd opt ona
Berlinweit bebuchbare Kostenträger (Beispiel IPV)
Den Verfahrensverantwortlichen für die berlinweit bebuchbaren Verfahrenskostenträger (IPV, NBR und BASIS) stehen die Kostenträger für den Verfahrensbetrieb und ASB-Tätigkeiten zur Verfügung. Zur Abbildung von Realisierungsvorhaben können optional weitere Kostenträger hinzugefügt werden (z. B. Projektkostenträger).
Damit sind von den Verfahrensverantwortlichen im Regelfall drei Kostenträger zu bebuchen.
Mitteilungspflicht neuer IT-Kostenträger
Neben den dargestellten IT-Kostenträgern hat jede Verwaltung - wie bereits dargestellt - die Möglichkeit, eigene IT-Kosten-träger zu initiieren, um z. B. Zielvereinbarungen oder strategische Projekte in der Kosten- und Leistungsrechnung abzubilden.
Im Falle der Verwendung zusätzlicher IT-Kostenträger, muss das IT-Kompetenzzentrum durch das dezentrale IT-Management informiert werden. Es sind die Benennung der zusätzlichen Kostenträger sowie der Zuordnung Infrastruktur / Verfahren bzw. Lebenszyklusstufe mitzuteilen.
Die zusätzlichen IT-Kostenträger werden dann in Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Finanzen in die Zielhierarchie (Produktgruppe) eingeordnet und stehen im Rahmen des Berichtswesens für Auswertungen und Analysen zur Verfügung.
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Bildung von IT-Kostenträgern Version 1.0.0 Final - Seite 18
Beispiele für IT-Kostenträger Nachfolgend werden Beispiele für die Ausprägung einzelner IT-Kostenträger vorgestellt.
IT-Koordinierung durch ZS C
Das ministerielle Geschäftsfeld (MGF) IT-Koordinierung ist für das IT-Kompetenzzentrum der Kostenträger, dem die Kosten für verschiedene ministerielle Tätigkeiten zugeordnet werden und wird ausschließlich von der Senatsverwaltung für Inneres bebucht.
Konzeption und -realisierung Infrastruktur
Der Kostenträger Konzeption & Realisierung (Infrastruktur) ist ein Sammelkostenträger für alle planerischen, konzeptionellen und realisierenden Leistungen und wird von jeder Bezirks- und Senatsverwaltung mit der jeweiligen BKZ6 bebucht (Analyse innerhalb eines Ressorts erfolgen über die Kostenstellen).
Zusätzlich zum Kostenträger Konzeption & Realisierung kann für große (infrastrukturelle) IT-Maßnahmen ein gesonderter Gemeinkostenträger (GKT) angelegt werden. Dadurch lassen sich für ausgewählte IT-Maßnahmen die Konzeptions- und Realisierungskosten besser steuern und analysieren. Die Kosten auf dem GKT werden auf den Kostenträger Konzeption & Realisierung umgelegt.
Infrastrukturbetrieb
Der Kostenträger Infrastrukturbetrieb ist ein Sammelkostenträger für alle Betriebsleistungen und wird von jeder Bezirks- und Senatsverwaltung mit der jeweiligen BKZ bebucht (bspw. Kostenträger Infrastrukturbetrieb SenFin Stammhaus oder Kostenträger Infrastrukturbetrieb Bezirk Mitte). Analysen innerhalb eines Ressorts erfolgen über die jeweiligen Kostenstellen. Auf diesem Kostenträger wird auch die Bereitstellung von Standardsoftware (Office) und systemnahen Diensten erfasst.
6 BKZ steht für die Bereichskennziffer im NBR.
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Konzeption und -realisierung Verfahren
Der Kostenträger Konzeption & Realisierung (Verfahren) kann für jede spezifische IT-Verfahrensmaßnahme in der Konzeptions- und Realisierungsphase angelegt werden (bspw. Konzeption und Realisierung AusReg, ISBJ oder Pelz).
Dabei handelt es sich in der Regel um ein verwaltungsübergreifendes Projekt, für das ein Kostenträger eingerichtet werden kann. So können alle Verwaltungsbereiche kostenentlastend auf diesen Kostenträger buchen, sofern den Kosten entsprechende Leistungen gegenüberstehen (bitte Hinweise im Abschnitt Verrechnung & Bezugsgrößen für gemeinsame, zentral finanzierte Projekte von Bezirks- und Senatsverwaltungen beachten).
Neben den verfahrensspezifischen Kostenträgern kann ein Sammelkostenträger für konzeptionelle und realisierende Leistungen verwendet werden (z. B. Software-Update Autista, ORLANDO, ALB, Jade etc.). Dieser Kostenträger ist nur behördenintern bebuchbar.
Verfahrensbetrieb
Der Kostenträger Verfahrensbetrieb kann für jedes Verfahren individuell in der Betriebsphase angelegt werden (bspw. Betrieb IPV, Betrieb NBR, Betrieb DiWo, Betrieb POLIKS). Ist das Verfahren (kostenseitig) behördenübergreifend von Bedeutung, müssen alle nutzenden Behörden auf diesen Kostenträger mit ihrer jeweiligen BKZ zugreifen. Zusätzlich kann von jeder Bezirks- und Senatsverwaltung ein Sammelkostenträger für den Betrieb von Verfahren verwandt werden (beispw. Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb Sen-WAF Stammhaus).
ASB Verfahren
Der Kostenträger ASB dient ausschließlich als Kostensammler für Leistungen der dezentralen und zentralen Anwendungssystembetreuung (beispw. ASB für NBR, ASB für IPV oder ASB für diverse Kleinverfahren). Die Leistungen, die auf diesem Kostenträger gebucht werden, umfassen die IT-seitige Betreuung der Anwendenden und gehen somit über den reinen Betrieb von Verfahren hinaus (z. B. Einrichten von Kennungen, allgemeine Anwenderbetreuung, Schulungen, Benutzerverwaltung etc.).
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Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Version 1.0.0 Final - Seite 20
Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Eine verwaltungsweit gleichartige Bebuchung der IT-Kosten-träger setzt die Beachtung gemeinsamer Rahmenvorgaben zum Buchungsvorgehen voraus.
Nachfolgend werden die Buchungshinweise (Grundsätze) für die Bebuchung der IT-Kostenträger sowie die Buchungszuständigen (Rollen) vorgestellt.
bebucht; gleichzeitig sollten Leistungen der Informationstechno
tralen Ressourcenverantwortung ist zu berücksichtigen).
IT-Kostenträger werden nur mit Kosten- und Leistungen, die in einem Zusammenhang mit der Informationstechnologie stehen,
logie auf IT-Kostenträgern gebucht werden (Prinzip der dezen
Grundsatz A: IT-Kosten
Alle IT-Leistungen und Kosten sind auf IT-Kostenträgern zu buchen. Die Nutzung von allgemeinen Gemeinkostenträgern, Direktkontierung auf externe Produkte oder Kostenstellen ist zu vermeiden. Davon ausgenommen ist die Buchung der IT-Anlagegüter. Grundsatz B: Kostenträger
Wird eine Hard- oder Software verfahrensabhängig beschafft (z. B. Scanner) und wird dieses Objekt später von einem weiteren Verfahren genutzt, so findet kostenmäßig keine Umbuchung (Aufteilung des Restwertes auf mehrere nutzende Verfahren) statt. Grundsatz C: Zuordnung
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass es sich bei einem
Infrastruktur handelt. Bildschirmarbeitsplatz (PC) um eine verfahrensunabhängige
Grundsatz D: Verfahrensunabhängige Infrastruktur
tigt.
Standard-Software (Office) ist immer der Infrastruktur zuzuordnen; auch wenn ein Fachverfahren diese Standard-Software als notweniges Frontend (bspw. Textverarbeitung, Browser) benö
Grundsatz E: Zuordnung
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Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Version 1.0.0 Final - Seite 21
Für gemeinsame Projekte der Bezirks- und Senatsverwaltungen werden besondere Kostenträger zur Verfügung gestellt. Grundsatz F: Produkt / Projekt
Die Prüfung der sachlichen Richtigkeit sowie die Kontierung auf den zutreffenden IT-Kostenträger ist durch den jeweiligen Fachbereich vorzunehmen. Grundsatz G: Rechnungsbearbeitung
Die Darstellung der nachfolgenden Buchungshinweise erfolgt in der Systematik der IT-Kostenträger (Objekt: Infrastruktur und Verfahren sowie Lebenszyklus: Plan, Build und Run) und orientiert sich am Layout der Produktblätter aus dem ProInfo-System.
Die Buchungshinweise umfassen einen allgemeinen, beschreibenden Text je Kostenträger (Produktblatt). Dieser Text wird ergänzt um die Darstellung zu Einzelleistungen, die dem Kostenträger zuzuordnen sind. Die Darstellung endet mit Hinweisen zur Verrechnung.
Um eine leichtere Aktualisierung der Buchungsrichtlinie zu ermöglichen, werden die spezifischen Hinweise zu einem Kostenträger jeweils auf einem „Produktblatt“ zusammengefasst. Im Rahmen der späteren Präzisierung, die durch Erkenntnisse in der praktischen Verwendung der Kostenträgerdefinition einschließlich der Buchungshinweise geprägt ist, können Aktualisierungen blattweise erfolgen.
Durch dieses Vorgehen kann die „Loseblattsammlung“ mit nur geringem Aufwand auf dem jeweils aktuellen Stand gehalten werden.
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Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Version 1.0.0 Final - Seite 22
Buchungszuständigkeiten Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die neuen Kostenträger und informiert über die Verwendungspflicht der Kostenträger, die buchenden und zählenden Bereiche.
Kostenträger Pflicht / Kann
Wer bucht? Wer zählt (sofern erforderlich)?
Infrastruktur Konzeption & Realisierung
P Bezirks- und Senatsverwaltungen IT-Management
Infrastrukturbetrieb P Bezirks- und Senatsverwaltungen IT-Management
IPV Konzeption & Realisierung
K SSC; Verfahrensverantwortung IPV, ggf. zusätzliche Projektteilneh-mer(innen)
Verfahrensverantwortung IPV
IPV Verfahrensbetrieb
P SSC; Verfahrensverantwortung IPV ggf.: IT-Management in Bezirks- und
Verfahrensverantwortung IPV
Senatsverwaltungen IPV ASB
P SSC; Verfahrensverantwortung IPV ggf.: IT-Management in Bezirks- und
Verfahrensverantwortung IPV, ggf. IT-Management
Senatsverwaltungen NBR Konzeption &
K Verfahrensverantwortung NBR; ggf. zusätzliche Projektteilnehmer
Verfahrensverantwortung NBR
Realisierung NBR Verfahrensbetrieb
P Verfahrensverantwortung NBR; ggf.: IT-Management in Bezirks- und Senats-
Verfahrensverantwortung NBR; ggf. IT-Management
verwaltungen NBR ASB
P Verfahrensverantwortung NBR; ASB in Senats- und Bezirksverwaltungen
Verfahrensverantwortung NBR; ggf. IT-Management
BASIS Konzeption &
K Verfahrensverantwortung BASIS; ggf. zusätzliche Projektteilnehmer
Verfahrensverantwortung BASIS
Realisierung BASIS Verfahrensbetrieb
P GS BASIS; ggf.: IT-Management in Bezirksverwaltungen
Verfahrensverantwortung BASIS
BASIS ASB
P GS BASIS¸ ASB in den Bezirksverwaltungen
Verfahrensverantwortung BASIS
Fachverfahren ABC Konzeption &
K Verfahrensverantwortung Fachverfahren; ggf. zusätzliche Projektteilnehmer
Verfahrensverantwortung Fachverfahren
Realisierung Fachverfahren ABC Verfahrensbetrieb
P Verfahrensverantwortung Fachverfahren; IT-Management
Verfahrensverantwortung Fachverfahren; ggf. IT-Management
Fachverfahren ABC ASB
P Verfahrensverantwortung Fachverfahren¸ ASB in jeweiliger Senats- & Be-
Verfahrensverantwortung Fachverfahren; ggf. IT
zirksverwaltungen Management Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb P Verfahrensverantwortung Fachverfah
ren; IT-Management IT-Management
Sammelkostenträger ASB P Verfahrensverantwortung Fachverfah
ren¸ ASB in jeweiliger Senats- & Be-IT-Management
zirksverwaltungen Übersicht „Wer macht Was?“
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Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Version 1.0.0 Final - Seite 23
Verrechnung und andere Fragestellungen
Verrechnung & Bezugsgrößen Das Grundschema für die Buchung von IT-Kosten sieht vor, dass im ersten Schritt die Buchung auf den internen IT-Kosten-träger erfolgt und im zweiten Schritt die Verrechnung bspw. auf das externe Fachprodukt (Produktkostenträger) oder einen Gemeinkostenträger vorgenommen wird.
Nachfolgend werden die wesentlichen Eckpunkte dargestellt:
Infrastruktur
Die Bezugsgröße der Infrastrukturkostenträger ist jeweils die Anzahl Endgeräte je Kostenstelle. Ein Endgerät ist im Regelfall ein PC, kann aber auch ein Faxgerät, Kopiergerät etc. sein.
Für kleinere (behördeninterne) Verfahren (Web-Shop, Routenplaner etc.) werden die „Betriebs- & Betreuungskosten“ auf dem Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb gebucht. Sofern notwendig, ist die Kostenverrechnung über Service-Vereinbarun-gen zu regeln.
Werden die Phasen Plan und Build über einen gesonderten Gemeinkostenträger abgebildet, so ist keine Bezugsgröße notwendig. Die auf dem Gemeinkostenträger gesammelten Kosten werden nach Bedarf auf den Kostenträger Konzeption und Realisierung (Infrastruktur) umgelegt. Dieser zusätzliche Gemeinkostenträger kann unterjährig angelegt und jährlich geschlossen werden.
Mit Kosten aus den Phasen Plan und Build werden alle Bereiche (nicht nur der die Maßnahme auslösende Bereich) belastet. Es gilt das Solidaritätsprinzip (Sonderregelungen sind behördenintern über Service-Vereinbarungen festzulegen).
Verfahren
Die Bezugsgröße für Verfahrenskostenträger ist jeweils die Anzahl Kennungen je Kostenstelle7.
Die Auswahl eines geeigneten Kostenträgers (z. B. internes Produkt oder zentrales Projekt) für die (optionale) Abbildung der
7 Ausnahmen von dieser Regelung sind möglich, wenn der Senatsverwaltung für Inneres (Bereich ZS C) zwei Mal jährlich die Anzahl der Kennungen durch die Rolle Verfahrensverantwortung zur Information übermittelt werden.
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Buchungsregelungen (Buchungsrichtlinie) Version 1.0.0 Final - Seite 24
Kosten der Planungs- und Realisierung obliegt den Rollen des dezentralen IT-Managements bzw. der Verfahrensverantwortung. Die Abstimmung mit den Verantwortlichen des Produktkataloges ist zu beachten.
Beschluss des Projektteams zur Budgetierung bei der Senatsverwaltung für Finanzen vom Juni 2005:
Wird für die Abbildung der Kosten der Planungs- und Realisierungsphase ein zentraler Projektkostenträger eingerichtet und ist im Rahmen des Projektcontrollings auch einer Kostenzuordnung seitens der Bezirke, wird in den Bezirken ein entsprechender Gemeinkostenträger gebildet und bebucht. Näheres ist in der Projektvereinbarung zu regeln.
Die Kosten, die bei der jeweiligen Fachverwaltung für den zentralen Betrieb von verwaltungsübergreifenden Fachverfahren (IPV, NBR) auf dem internen Produkt anfallen, werden verwaltungsübergreifend verrechnet. Bezugsgröße ist auch hier die Anzahl der Kennungen.
IT-Koordination
Für den Bereich der zentralen IT-Koordination erfolgt die Bebuchung des Kostenträgers IT-Koordinierung. Die zentrale Koordinierung wird als MGF (ohne Verrechnung) abgebildet.
Abschreibungen Die Buchung der Abschreibung für IT-Anlagegüter erfolgt grundsätzlich gemäß der gültigen Buchungsrichtlinie für Anlagegüter (Zitat Produkt 77655: „Aktive Komponenten und alle Server werden in der Anlagenbuchhaltung dem Produkt Infrastrukturbetreuung zugeordnet und finden sich anschließend in der kalkulatorischen AfA wieder. In Abgrenzung zu aktiven Netzkomponenten (Router, Switches, Hubs, USV und Mana-gement-Software) sind passive Netzkomponenten alle mit dem jeweiligen Gebäude fest verankerten Teile (z. B. Kabel, Kabelschächte, Schränke usw.“).
Anlagegüter werden unverändert entsprechend der dezentralen Ressourcenverantwortung „am Einsatzort“ aktiviert.
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Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung Version 1.0.0 Final - Seite 25
Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung Die Zuordnung von Kosten- und Leistungen zu den jeweils richtigen IT-Kostenträgern ist für den Laien nicht immer eindeutig und erfordert teilweise umfangreiche Kenntnisse bezüglich des Gesamtkontextes (z.B. wird das Verfahren bereits betrieben oder finden gerade die letzten Tests statt) bzw. viel Erfahrung im IT-Umfeld.
Um die Kontierung (etwas) zu erleichtern, sollen die beiden folgenden Schaubilder die Zuordnung zu IT-Kostenträgern unterstützen. Die Abbildungen beziehen sich auf Zusatzkontierungen von Rechnungen bzw. Buchung von Stellenanteilen.
Die Abgrenzung der wesentlichen Begrifflichkeiten (z.B. Infrastruktur und Verfahren) wurde im Abschnitt Struktur IT-Kostenträger vorgenommen.
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Rechnung
MGF Tät gkeit
Verfahrensbezug
Infrastruktur rd genutzt Verfahrens
bezug
Infrastrukturbetrieb Konzeption &
Realisierung
IT-Koordinierung (MGF
Verfahrensbetrieb
Rechnung n cht mit IT-K Bezug *)
Rechnung hat Verfahrensbezug
Rechnung hat keinen Verfahrensbezug
Infrastruktur läuft bereits
Infrastruktur im Aufbau Verfahren
läuft bereits Verfahren
im Aufbau
z.B. Organisat ons- oder Strateg eberatung,
anungsunterstützung
z.B. Soft- und Hardware-Kosten (AfA), Wartung, Pf ege, Update, Upgrade, Verbrauchsmater z.B. P anungsbüro,
Kosten W rtschaft ichkeitsuntersuchung, Erste lung von R inien, Markt-Reports bzw. –ber chte, Instal at onskosten, Ausschre bungskosten, Ro -Out-P anung,
z.B. P anungsbüro, Kosten W rtschaft chkeitsuntersuchung, Erstellung von R inien, Marktreports bzw. –ber chte, Instal at onskosten, Ausschreibungskosten, Ro -Out-P anung, Kosten für Abnahmetests
Konzeption & Realisierung
Rechnung hat IT-K* Bezug
ASB
Betr eb
z.B. Soft- und Hardware- z.B. Beratung, Schulung, Kosten für Abnahmetests
Kosten (AfA), W artung, Personalleasing Pflege, Update, Upgrade, *) IT-K steht für das IT-Kompetenzzentrum Verbrauchsmaterial
Zuordnung von Rechnungen zu IT-Kostenträgern
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Schema zur Kostenträgerermittlung im Rahmen der Buchung Version 1.0.0 Final - Seite 26
Zeit-
it ll
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l i li il
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l i li il
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( i ), ini i
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Statistik
MGF Tätigke
Verfahrensbezug
Infrastrukturbezug Verfahrens
bezug Infrastruktur
betrieb Konzeption & Realisierung
IT-Koordinierung (MGF)
Verfahrensbetrieb
Konzeption & Realisierung
Leistung erfo gt durch IT-K *) Leistung erfo gt nicht durch IT-K *)
Leistung hat Verfahrensbezug
Le stung hat keinen Verfahrensbezug
Infrastruktur läuft bereits
Infrastruktur im Aufbau Verfahren
läuft bereits Verfahren
im Aufbau
z.B. Grundsätze, Landesp anung Landesstrategie KoordinatGrem enkoordinat
z.B. P anung, W rtschaft chke tsana yse, Marktbeobachtung, Erarbe tung von R cht en, QS-S cherung Beschaffung von HW , von Standard-Software, von Verbrauchsmater al (Erst
z.B. P anung, W rtschaft chke tsana yse, Marktbeobachtung, Erarbe tung von R cht nien, QS-S cherung Beschaffung von HW, von Verfahrens-Software,
z.B. Software-Pflege Off ceUHD, Adm strat on, Datenschutz, Datensicherung, Berecht gungen, Endgeräte-Betreuung, Verschrottung
Betrieb
ASB
Inventarisierung, Lizenzierung, z.B. Software-Pflege Dokumentation, Projektma- UHD, Administration, nagement, Test, Installation Datenschutz, Daten
sicherung, Berechtigun*) IT-K steht für das IT-Kompetenzzentrum gen, Koordination
z.B. technische, Softwareerstellung, (Erst-) Inventariorganisatorische Beratung, sierung, Lizenzierung, Dokumentation, Benutzerverwaltung, Projektmanagement, Test, Installation Allgem. Koordination
Zuordnung von Zeitanteilen zu IT-Kostenträgern
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 27
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter
Produktnummer:
999999
Produktname:
Zentrale Koordinierung MGF
Buchungsblatt: K-2004-1/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 18.05.2005
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: Koordinierung
Phase: PLAN Konzeption
Produktbeschreibung:
Die zentrale IT-Koordinierung steuert die allgemeinen organisatorischen Aspekte des IT-Einsatzes zwischen den verantwortlichen zentralen und dezentralen Stellen. Es werden u. a. die Leistungen für die Erarbeitung und Weiterentwicklung der strategischen Grundsätze und Rahmenbedingungen des IT-Einsatzes im Land Berlin abgebildet. Die wesentlichen Tätigkeiten der zentralen IT-Koordinierung sind in der Verwaltungsvorschrift IT-Steuerung beschrieben.
Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:
Art.67 Abs. 1 Satz 2 VvB, Beschluss des Hauptausschusses des Abgeordnetenhauses vom 14.03.2001, VV IT-Steuerung, § 7 GGO I, GVPL, LHO, § 3 Abs. 4 AZG
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Alle Organisationseinheiten (LuV, SE, Leitung)
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Zentrale Koordinierung der allgemeinen organisatorischen Aspekte des IT-Einsatzes
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
Erhöhung der Effektivität und der Effizienz des IT-Einsatzes, Herstellung von Planungs- und Kostentransparenz, qualifizierte Vertretung der Behörde in IT-Belangen
Bezugsgröße:
Entfällt bei ministeriellen Geschäftsfeldern
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:
- Durchführung der Steuerung bzgl. des berlinweiten IT-Einsatzes Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Organisationsberatung)
- Planung und Erstellung des berlinweiten strategischen IT-Rahmenplans / Strategie Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Strategieberatung),
- Information und Beratung der verantwortlichen dezentralen Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile
- Erarbeitung von Grundsätzen und Richtlinien (z. B. für Organisation, Sicherheit, Beschaffung, Standardisierung etc) Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Organisationsberatung)
- Koordination des Zusammenspiels der IT-Rollen auf allen Ebenen Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beantwortung von kleinen und großen Anfragen und Petitionen der politischen Gremien
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 28
Produktnummer:
999999
Produktname:
Zentrale Koordinierung MGF
Buchungsblatt: K-2004-1/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 18.05.2005
Beispiel: eigene Stellenanteile - Bearbeitung von Anträgen aus dem Abgeordnetenhaus
Beispiel: eigene Stellenanteile - Allgemeine Koordination und Teilnahme an Sitzungen (Gremienarbeit)
Beispiel: eigene Stellenanteile - Allgemeine Presse und Öffentlichkeitsarbeit
Beispiel: eigene Stellenanteile - Fachspezifische Vertretung des Landes Berlin in politischen Gremien
Beispiel: eigene Stellenanteile - Bearbeitung von Vorlagen für den Senat und das Abgeordnetenhaus
Beispiel: eigene Stellenanteile
Finanzen, Budget:
entfällt
Qualitätsindikatoren:
entfällt
Hinweise zur Verrechnung:
Der IT-Kostenträger ist ein MGF und wird nicht verrechnet. Der Kostenträger verfügt über keine Bezugsgröße.
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
Erstellung ZS C 11.10.2004
Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005
Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berichtswesen
13.05.2005
Änderung ZS C 18.05.2005
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 29
Produktnummer:
999999
Produktname:
Konzeption & Realisierung (Infrastruktur)Produktkostenträger
Buchungsblatt: K-2004-2/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: Infrastruktur
Phase: PLAN & BULID Konzeption & Realisierung
Produktbeschreibung:
Der Kostenträger beinhaltet alle Aspekte der technischen Planung und Realisierung bezüglich der Beschaffung, Entwicklung und / oder Einführung von verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur. Hierzu zählen beispielsweise die technische Bedarfsplanungen, Sicherheitsplanungen, Marktbeobachtungen sowie Durchführung der Beschaffung, Bereitstellung und Abnahme.
Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:
VV IT-Steuerung, § 7 GGO I, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, EVB-IT, VvB
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Kostenstellen (LuV / MGF, SE), die für Konzeption & Planung relevant sind
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Verbesserung des IT-Einsatzes, Herstellung von Planungs- und Kostentransparenz sowie Bereitstellung von funktionstüchtiger verfahrensunabhängiger Infrastruktur
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
Vollständige, nachvollziehbare und verständliche Konzeption und Bereitstellung von IT, die unter umfassender Beteiligung der Zielgruppe durchgeführt wird und bei dieser zu hoher Akzeptanz führt.
Bezugsgröße:
Anzahl Endgeräte je Kostenstelle
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind: - Durchführung einer Einführungsplanung für IT-Infrastruktur (inkl. Erstellung einer Planungsun
terlage bzw. Wirtschaftlichkeitsberechnung) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Planung der Beschaffung (ohne Instandhaltungs- und Entsorgungsplanung) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Bedarfsermittlung (verfahrensunabhängige) Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beratung der Anwender in Planungsfragen (verfahrensunabhängige Infrastruktur) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Marktbeobachtung bzgl. Testergebnissen von Software- und Hardwareprüfung (Vergleichsstudien) Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Analysten)
- Durchführung der IT-Sicherheitsplanung für verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur Beispiel: eigene Stellenanteile
- Planung der IT-Qualitätssicherung für verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 30
Produktnummer:
999999
Produktname:
Konzeption & Realisierung (Infrastruktur)Produktkostenträger
Buchungsblatt: K-2004-2/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister - Erarbeitung von Richtlinien zur notwendigen Vereinheitlichung im Rahmen der dezentralen
Fach- und Ressourcenverantwortung Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beschaffung und Ersatzbeschaffung (einschließlich Ausschreibung) von verfahrensunabhängiger Hardware und Software Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beschaffung von IT-Verbrauchsmaterial (sofern eine zentrale Buchung möglich ist) Beispiel: Sachkosten, ggf. eigene Stellenanteile
- Durchführung der Ersatzbeschaffung Hard- und Software (ohne Entsorgung) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Abnahme der installierten Komponenten Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beteiligung PR, HPR oder anderer Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile
Finanzen, Budget:
Internes Produkt, muss verwaltungsintern finanziert werden
Qualitätsindikatoren:
- Einhaltung Projektbudget (Kennzahl K25) - Erreichung Projektmeilensteine (Kennzahl K26)
Hinweise zur Verrechnung:
Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl der Endgeräte je Kostenstelle (LUV / MGF, SE).
Ein Endgerät entspricht einer Mengeneinheit. Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).
In besonderen Fällen (spezieller Berichtsauftrag, verbesserte Steuerung bei großen IT-Maßnahmen) kann zusätzlich ein Gemeinkostenträger (ohne Bezugsgröße) angelegt werden. Alle auf dem Gemeinkostenträger gesammelten Kosten sind zum Jahresende auf den Produktkostenträger umzulegen.
Für die Anlagenbuchhaltung sind die Rechnungslegung und der Belegfluss sicherzustellen. Investitionen sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
Erstellung ZS C 11.10.2004
Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005
Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berichtswesen
13.05.2005
Änderung ZS C 18.05.2005
Änderung ZS C 15.08.2005
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 31
Produktnummer:
999999
Produktname:
Konzeption und Realisierung (Verfahren)Kostenträgerart wählbar HINWEIS: DA DIE KOSTENTRÄGERART FREI WÄHLBAR IST, ERFOLGT HIER NUR EINE BEISPIELHAFTE BESCHREIBUNG.
Buchungsblatt: K-2004-3/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 18.05.2005
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: Verfahren
Phase: PLAN & BUILD Konzeption & Realisierung
Produktbeschreibung:
Das Produkt beinhaltet alle Aspekte der haushaltsmäßigen, technischen und allgemeinen organisatorischen Planung sowie der technischen Realisierung und Einführung von IT-Verfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen Infrastruktur). Hierzu zählen u. a. die Einführungsplanung, Sicherheitsplanungen und Markbeobachtungen sowie Projektmanagement und die Beschaffung bzw. Entwicklung von Verfahren und Installation und Abnahme.
Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:
VV IT-Steuerung, VOL, EVB, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, Datenschutz, VvB
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE), in denen das Fachverfahren genutzt wird
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Bereitstellung von unktionstüchtiger Verfahrenssoftware einschließlich der Erstinstallation auf der entsprechenden Infrastruktur.
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
Bereitstellung kosten- und funktionsadäquater Software, hohe Akzeptanz.
Bezugsgröße:
Anzahl Kennungen je Kostenstelle (zu Abweichungen siehe Abschnitt Hinweise; ggf. auch ohne Bezugsgröße)
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:
- Durchführung der Einführungsplanung für IT-Verfahren (Beschluss zur Einführung, Planungsunterlage) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Planung der Beschaffung (ohne Instandhaltungs- und Entsorgungsplanung) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Bedarfsermittlung der verfahrensabhängigen Hardware (z. B. Server) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beratung der Anwender in Planungsfragen zu einem Fach- / Querschnittsverfahren Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Planungsbüro)
- Marktbeobachtung bzgl. Testergebnissen von Software- und Hardwareprüfung (Vergleichsstudien)
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 32
Produktnummer:
999999
Produktname:
Konzeption und Realisierung (Verfahren) Kostenträgerart wählbar HINWEIS: DA DIE KOSTENTRÄGERART FREI WÄHLBAR IST, ERFOLGT HIER NUR EINE BEISPIELHAFTE BESCHREIBUNG.
Buchungsblatt: K-2004-3/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 18.05.2005
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Analysten) - IT-Sicherheitsplanung für Verfahren und verfahrensabhängige Hardware
Beispiel: eigene Stellenanteile - Planung der IT-Qualitätssicherung für Verfahren und verfahrensabhängige Hardware
Beispiel: eigene Stellenanteile - Erarbeitung von Richtlinien zur notwendigen Vereinheitlichung im Rahmen der dezentralen
Fach- und Ressourcenverantwortung Beispiel: eigene Stellenanteile
- Erstellung eines Lasten- oder Pflichtenheftes für Verfahren und verfahrensabhängige Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister
- Entwicklung / Beschaffung / Bereitstellung von (neuen) Fach- oder Querschnittsverfahren Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)
- Erstinstallation und Inventarisierung von Fach- oder Querschnittsverfahren Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beschaffung (einschließlich Ausschreibung) von verfahrensabhängiger Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile
- Erstinstallation und Inventarisierung von verfahrensabhängiger Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. HW-Hersteller)
- Durchführung des Projektmanagements Beispiel: eigene Stellenanteile
- Einführung Nutzer(innen) in das Verfahren Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister
- Durchführung organisatorischer Maßnahmen Beispiel: eigene Stellenanteile
- Produktinformation für die Nutzer(innen) Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z. B. Software-Hersteller)
- Systemprüfung (einschließlich Abnahme) des Verfahrens und der verfahrensabhängigen Software Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z. B. HW-Hersteller)
- Dokumentation des Verfahrens und der verfahrensabhängigen Hardware (Sicherheitskonzept, Datenschutzkonzept etc.) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beteiligungsverfahren PR oder HPR bzw. Datenschutz und ggf. Rechnungshof Beispiel: eigene Stellenanteile
- Test und Abnahme des Verfahrens Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)
- Produktablösungsstrategien Beispiel: eigene Stellenanteile
- Technische Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile
- Benutzer-Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile
Finanzen, Budget:
Internes Produkt, muss verwaltungsintern finanziert werden
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 33
Produktnummer:
999999
Produktname:
Konzeption und Realisierung (Verfahren) Kostenträgerart wählbar HINWEIS: DA DIE KOSTENTRÄGERART FREI WÄHLBAR IST, ERFOLGT HIER NUR EINE BEISPIELHAFTE BESCHREIBUNG.
Buchungsblatt: K-2004-3/1 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 18.05.2005
Qualitätsindikatoren:
- Einhaltung Projektbudget (Kennzahl K25) - Erreichung Projektmeilensteine (Kennzahl K26)
Hinweise zur Verrechnung:
Sofern ein Kostenträger mit Bezugsgröße verwendet wird, sollte die Anzahl Kennungen je Kostenstelle verwandt werden. Bei Verwendung einer anderen Bezugsgröße ist die Anzahl der Kennungen zwei Mal jährlich zum zwecke der Information an ZS C zu übermitteln.
Der Kostensträger existiert verfahrensindividuell (für ausgewählte Fach- und Querschnittsverfahren) und als Sammelkostenträger. Die Kosten werden zum Jahresende an die Nutzenden verrechnet bzw. umgelegt.
Für die Anlagenbuchhaltung sind die Rechnungslegung und der Belegfluss sicherzustellen. Investitionen (Hard- und Software) sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
Erstellung ZS C 11.10.2004
Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005
Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berichtswesen
13.05.2005
Änderung ZS C 18.05.2005
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 34
Produktnummer:
999999
Produktname:
Infrastrukturbetrieb Produktkostenträger
Buchungsblatt: R-2004-2/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: Infrastruktur
Phase: RUN Betrieb
Produktbeschreibung:
Der Infrastrukturbetrieb stellt die funktionsfähige verfahrensunabhängige IT-Infrastruktur (einschließlich Betriebssystem sowie betriebssystemnaher Software, Office und eMail) zur Nutzung von Verfahren und Diensten sicher. Hierzu zählen auch die Fehlerbehebung sowie Schulungsleistungen.
Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:
VV IT-Steuerung, § 7 GGO I, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, Datenschutz, VvB
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE)
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Verfügbarkeit funktionsfähiger verfahrensunabhängiger IT-Infrastruktur (Betriebssystem, Standard-Software, Netze, Server, Endgeräte und Dienste).
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
hohe Systemverfügbarkeit und kurze Reaktionszeiten auf Fehlermeldungen.
Bezugsgröße:
Anzahl Endgeräte je Kostenstelle
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:
- Wartung von verfahrensunabhängiger Hardware Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Hardware-Hersteller)
- Entsorgung von Hardware (ohne Ersatzbeschaffung) (sofern eine zentrale Buchung möglich ist) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. BSR)
- Installation von zusätzlicher Hardware Beispiel: eigene Stellenanteile
- Installation von systemnaher Software und Office (einschl. Updates) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Lizenzrechtsverwaltung von Standard-Software und systemnaher Software Beispiel: eigene Stellenanteile und Rechnung externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller )
- Bereitstellung und Durchführung eines Help-Desk Beispiel: eigene Stellenanteile oder Rechnungen externer Dienstleister
- Durchführung der Netzadministration Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ)
- Endgeräteadministration /-betreuung
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 35
Produktnummer:
999999
Produktname:
Infrastrukturbetrieb Produktkostenträger
Buchungsblatt: R-2004-2/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Dokumentation der Tätigkeit (Sicherheitskonzept, Datenschutzkonzept etc.)
Beispiel: eigene Stellenanteile - Serveradministration (verfahrensunabhängiger Infrastrukturserver)
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Datenbankadministration
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Technischer Datenschutz und Datensicherung
Beispiel: eigene Stellenanteile oder Rechnungen externer Dienstleister - Dokumentation von Veränderungen
Beispiel: eigene Stellenanteile - Veranstaltungsunterstützung
Beispiel: eigene Stellenanteile - Inventarisierung (Hardware)
Beispiel: eigene Stellenanteile - IT-Schulung für die Nutzer(innen)
Beispiel: Lehrgangsgebühren VAK oder externer Dienstleister, ggf. Stellenanteile für Dozenten, sofern dieser im Rahmen seiner Arbeitszeit tätig ist
- Produktionssteuerung Beispiel: eigene Stellenanteile
- Instandhaltungs- und Entsorgungsplanung (ohne Beschaffungsplanung) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Führen von Statistiken Beispiel: eigene Stellenanteile
- Bereitstellung von Diensten Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beteiligung PR, HPR, Datenschutzbeauftragter, Rechnungshof Beispiel: eigene Stellenanteile
Finanzen, Budget:
Internes Produkt, muss verwaltungsintern finanziert werden
Qualitätsindikatoren:
- Einhaltung Betriebskosten je Endgerät (Kennzahl K15) - Einhaltung Kundenzufriedenheit Infrastruktur (Kennzahl K16) - Einhaltung Systemverfügbarkeit (Kennzahl K14)
Hinweise zur Verrechnung:
Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl Endgeräte je Kostenstelle (LuV / MGF, SE).
Ein Endgerät entspricht einer Mengeneinheit. Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).
Für die Anlagenbuchhaltung sind die Rechnungslegung und der Belegfluss sicherzustellen. Investitionen sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.
Die Aktivierung der Anlagegüter erfolgt gemäß der Buchungsrichtlinie zur Anlagenbuchhaltung entsprechend der dezentralen Ressourcenverantwortung.
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 36
Produktnummer:
999999
Produktname:
Infrastrukturbetrieb Produktkostenträger
Buchungsblatt: R-2004-2/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
Erstellung ZS C 11.10.2004 Bezirke 10.12.2004
Erstellung ZS C 14.12.2004
Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005
Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berichtswesen
13.05.2005
Änderung ZS C 18.05.2005
Änderung ZS C 15.08.2005
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Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 37
Produktnummer:
999999
Produktname:
Verfahrensbetrieb Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel
Buchungsblatt: R-2004-3/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: Verfahren
Phase: RUN Betrieb
Produktbeschreibung:
Das Produkt umfasst die Administration sowie die organisatorische und technische Betreuung von Querschnitts- und Fachverfahren (einschließlich der verfahrensabhängigen Infrastruktur). Hierunter fallen auch Leistungen zur Fehlerbehebung und technischen Betreuung der Nutzer(innen).
Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:
VV IT-Steuerung, IT-Sicherheitsrichtlinie, LHO, Datenschutz, VvB
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE), in denen das Fachverfahren genutzt wird
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Sicherung des Betriebs und damit der Verfügbarkeit des Verfahrens durch qualifizierte Betreuung.
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
Kundenzufriedenheit in bezug auf Umsetzung von Anforderungen und Anwenderfreundlichkeit des Systems.
Bezugsgröße:
Anzahl Kennungen je Kostenstelle (zu Abweichungen siehe Abschnitt Hinweise)
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:
- Wartung von verfahrensabhängiger Hardware (z. B. Verfahrensserver) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Hardware-Hersteller)
- Entsorgung von verfahrensabhängiger Hardware (z. B. Verfahrensserver) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. BSR)
- Nachinstallation von zusätzlicher Hardware (z. B. Verfahrensserver) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Pflege von Verfahrens-Software (Fehleranalyse, -bereinigung und Weiterentwicklung, sofern nicht eigenes Produkt / Projekt) Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)
- Nachinstallation von zusätzlicher Software (Update bzw. Patch) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Lizenzierung und Lizenzrechtsverwaltung von Verfahrens-Software Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Anbieter (z.B. Software-Hersteller)
- Bereitstellung und Durchführung eines Help-Desk Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ)
- Serveradministration (z. B. Verfahrensserver)
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 38
Produktnummer:
999999
Produktname:
Verfahrensbetrieb Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel
Buchungsblatt: R-2004-3/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Datenbankadministration (z. B. Verfahrensdatenbanken)
Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. ITDZ) - Technischer Datenschutz und Datensicherung
Beispiel: eigene Stellenanteile oder Rechnung externer Dienstleister - Verfahrensdokumentation
Beispiel: eigene Stellenanteile - Berechtigungskonzept
Beispiel: eigene Stellenanteile - Koordination und Kontrolle Zusammenspiel Sicherheitskonzepte
Beispiel: eigene Stellenanteile - IT-Schulung zur Verfahrenssoftware
Beispiel: Lehrgangsgebühren VAK oder externer Dienstleister, ggf. Stellenanteile für Dozenten, sofern dieser im Rahmen seiner Arbeitszeit tätig ist
- Pflege der Inventardaten Beispiel: eigene Stellenanteile
- Führen von Statistiken Beispiel: eigene Stellenanteile
- Fehlermanagement Beispiel: eigene Stellenanteile
- Problemmanagement Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)
- Pflege von Standard-Software (Fehleranalyse, Fehlerbereinigung, Weiterentwicklung); nicht Office Beispiel: Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Hardware-Hersteller)
- Vertragsmanagement Beispiel: eigene Stellenanteile, Rechnungen externer Dienstleister (z.B. Software-Hersteller)
- Fortschreibung technische Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile
- Fortschreibung Benutzer-Dokumentation Beispiel: eigene Stellenanteile
- Beteiligungsverfahren PR oder HPR bzw. Datenschutz und ggf. Rechnungshof Beispiel: eigene Stellenanteile
Finanzen, Budget:
Internes Produkt, muss verwaltungsintern finanziert werden
Qualitätsindikatoren:
- Einhaltung Betriebskosten je Verfahren (Kennzahl K18) - Einhaltung Kundenzufriedenheit Verfahren (Kennzahl K24) - Einhaltung Pflegekosten Verfahren (Kennzahl K21)
Hinweise zur Verrechnung:
Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl der Kennungen je Kostenstelle (LuV / MGF, SE), die das Verfahren nutzen (Ausnahmen möglich). Bei Verwendung einer anderen Bezugsgröße ist die Anzahl der Kennungen zwei Mal jährlich zum zwecke der Information an ZS C zu übermitteln.
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 39
Produktnummer:
999999
Produktname:
Verfahrensbetrieb Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel
Buchungsblatt: R-2004-3/2 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Der Kostensträger existiert verfahrensspezifisch (für ausgewählte Fach- und Querschnittsverfahren) und als Sammelkostenträger.
Der Sammelkostenträger Verfahrensbetrieb kann auch für Kleinverfahren, wie Web-Shop oder Routenplaner etc. verwendet werden. Zur Verrechnung sind ggf. Service-Vereinbarungen zu schließen.
Eine Kennung ist eine Mengeneinheit. Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).
Für die Anlagenbuchhaltung sind die Rechnungslegung und der Belegfluss sicherzustellen. Investitionen sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen.
Die Aktivierung der Anlagegüter erfolgt gemäß der Buchungsrichtlinie zur Anlagenbuchhaltung entsprechend der dezentralen Ressourcenverantwortung.
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
Erstellung ZS C 11.10.2004
Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005
Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berichtswesen
13.05.2005
Änderung ZS C 18.05.2005
Änderung ZS C 15.08.2005
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 40
Produktnummer:
999999
Produktname:
ASB (Verfahren)Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel
Buchungsblatt: R-2004-3/3 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: Verfahren
Phase: RUN Betrieb
Produktbeschreibung:
Das Produkt umfasst die technische, organisatorische und ggf. fachliche Unterstützung (insbesondere Beratung) der Nutzer(innen) des Verfahrens sowie die Benutzerverwaltung durch die ASB.
Zusammenfassende Darstellung der Auftragsgrundlage:
VV IT-Steuerung, LHO, Datenschutz, IT-Organisationsrichtlinie, Betriebskonzept
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Alle Kostenstellen (LuV / MGF, SE), in denen das Verfahren genutzt wird
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Sicherung des Betriebes und Verbesserung der Kenntnisse der Anwendenden
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
Vollständige und zeitnahe Information aller betreuten Anwender(innen)
Bezugsgröße:
Anzahl Kennungen je Kostenstelle (zu Abweichungen siehe Abschnitt Hinweise)
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:
- Technische, organisatorische und ggf. fachliche Beratung Beispiel: eigene Stellenanteile
- Betreuung und Schulung der Anwender(innen) Beispiel: Lehrgangsgebühren VAK oder externer Dienstleister, ggf. Stellenanteile für Dozenten, sofern dieser im Rahmen seiner Arbeitszeit tätig ist
- Verfahrensorganisation (z. B. Koordinierung bestimmter Abläufe) Beispiel: eigene Stellenanteile
- Koordination von Verfahrensfragen mit zentralen Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile
- Koordination von Verfahrensfragen mit dezentralen Stellen Beispiel: eigene Stellenanteile
- Benutzerverwaltung Beispiel: eigene Stellenanteile
Finanzen, Budget:
Internes Produkt, muss verwaltungsintern finanziert werden
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 1: Buchungshinweise / Produktblätter Version 1.0.0 Final - Seite 41
Produktnummer:
999999
Produktname:
ASB (Verfahren)Produktkostenträger HINWEIS: Beispiel
Buchungsblatt: R-2004-3/3 Stand: 01.05.2005 Letzte Änderung: 15.08.2005
Qualitätsindikatoren:
- Kundenzufriedenheit (Verfahrensbedienung; Kennzahl K28; Präzisierungsbedarf) - Kundenzufriedenheit (Betreuung durch ASB; Kennzahl K28; Präzisierungsbedarf)
Hinweise zur Verrechnung:
Die Verrechnung erfolgt über die Anzahl das Verfahren nutzende Kennungen je Kostenstelle (Ausnahme möglich). Bei Verwendung einer anderen Bezugsgröße ist die Anzahl der Kennungen zwei Mal jährlich zum zwecke der Information an ZS C zu übermitteln.
Stichtag für die Bezugsgröße ist der jeweils Monatsletzte (Aktualisierung der Zählung erfolgt zweimal jährlich).
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
Erstellung ZS C 11.10.2004
Änderung ZS C 18.04.2005 AG KLR 29.04.2005
Änderung ZS C 01.05.2005 AG KLR & Berwes. 13.05.2005
Änderung ZS C 18.05.2005
Änderung ZS C 15.08.2005
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc
Senatsverwaltung für Inneres – IT-Kompetenzzentrum 1PROJEKT IT-CO – Kostenträgermodell und Buchungsrichtlinie
Anlage 2: Musterbuchungshinweis Version 1.0.0 Final - Seite 42
Anlage 2: Musterbuchungshinweis
Produktnummer:
999999
Produktname:
Name (Produkt, Projekt, MGF) Buchungsblatt: X-2004-1/1 Stand: xx.xx.xxxx Letzte Änderung: xx.xx.xxxx
Gebiet: IT-Controlling
Bereich: Informationstechnologie
Gruppe: xxxxxxxxxxxxxxx
Phase: PLAN -Konzeption
Produktbeschreibung: Text
Zusammenfassende Darstellung der Zielgruppen:
Text
Ziele 1. Teil (Allgemeine Zielsetzung):
Text
Ziele 2. Teil (Erster Vorschlag der Qualitätsziele):
Text
Bezugsgröße:
Text
Buchungshinweise (Kostenarten):
Typische Leistungen, die auf diesen Kostenträger gebucht werden, sind:
- Beschreibung der Leistung Beispiel zur Buchung / Kontierung
Finanzen, Budget:
Text
Qualitätsindikatoren:
Text
Hinweise zur Verrechnung: Text
Hinweise zur QS Name SenInn QS Datum Name Gruppe QS Datum
IT-Kostenträger und BuchungsRL V100F.doc