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Projekte.machen.selbstständig Projektmanagement – ein Überblick.
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Projekte.machen.selbstständig
Projektmanagement –
ein Überblick
Projektmanagement meint
die Gesamtheit von Aufgaben in Führung, Organisation, Techniken und Mitteln für die Abwicklung eines Projekts
Zum Projektmanagement zählen also• Maßnahmen der Aufbau- und Ablauforganisation• Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts• Mitarbeiterführung und Teamarbeit
Was ist ein Projekt?• einmalig
• komplexe Problemstellung
• beinhaltet Risiken
• innovativ, klar strukturiert
• prozessorientiert und produktorientiert
• zeitlich befristet
• mit begrenztem Ressourceneinsatz
• weist klar formulierte Ziele auf
• besteht aus vernetzten Teilaufgaben
und
• die Planung erfolgt im Team
Projekte in der Schule
Unterrichts-projekte
Projekt-wochen/
Projekte in AGs
Projekte im Rahmen von
Schul-entwicklung
Projekterfahrungen
AKTION!
Abschluss?
Optimismus und viel Elan zu Beginn ...
... Alltagsgeschäfte kommen dazu ...
... viele Vorhaben laufen nebeneinander her...
... zahlreiche Projekte „versanden“ ...
Projekterfahrungen: Ursache
Es besteht
„die irrige Annahme [...], dass eine großartige Idee sich quasi von alleine
durchsetzen werde.“
Quelle: Philipp/Rolff: Schulprogramme und Leitbilder entwickeln, Weinheim 1998, S. 89
Projektmanagement!
Mit den heute vorgestellten Methoden und Vorgehensweisen werden Projekte
• offensiver und konsequenter angegangen,• klarer und stringenter geplant,• systematischer • und dadurch letztlich erfolgreicher durchgeführt.
Projektmanagement!
Projektmanagement kann eine Schule dabei unterstützen,
• Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben.
• Entwicklungsvorhaben so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben.
• die Kooperation der Beteiligten effizient und motivierend zu gestalten.
Projektmanagement und Eisberge
Sachebene
Beziehungs-ebene
Themen
Aufgaben
Vorgaben
AntipathieSympathie
Status
Ängste
Emotionen
Macht
Team-Entwicklung
Forming
StormingNorming
Performing
Definition Planung Aktion Abschluss
Die vier Phasen eines Projekts:
Je mehr Zeit in die ersten beiden Phasen der Definition und Planung investiert wird, desto größer
ist die Erfolgschance des Projekts!
Projektphasen
Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon!
(Ruth Cohn)
Projektphasen
Definitions- und Startphase
Planungsphase Umsetzungs-phase
Abschlussphase
Thema, Fragestellung Recherche,
Kontaktaufnahme
Detailplanung der Aktivitäten
Abschlussbericht
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Projektstruktur-plan (PSP)
Projektsteuerung und
- nachbesserung
Präsentation
Grobrecherchen zum Thema
Projektablaufplan(PAP)
Zwischenbilanz Bewertung
Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung
Aktionsplan Reflexion
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Risikoanalyse
Situationsanalyse
• Welche Fächer gehören zum Projekt?
• Welche Fähigkeiten werden benötigt?
• Welche Faktoren beeinflussen das Projekt? Wie wirken sich diese aus?
• Welches sind die Voraus-setzungen für das Projekt?
• Wo werden Probleme erwartet?
Definitions- und Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum Thema
Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Umfeldanalyse(Stakeholderanalyse)
• Wer kommt mit dem Projekt direkt oder indirekt in Berührung?
• Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen?
• Wer kann die Projektarbeit fördern, wer behindern?
• Wer hat welche Erwartungen an das Projekt?
Definitions- und Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum Thema
Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Zielplanung
Klare Zielbeschreibung unter Berück-sichtigung der Randbedingungen (Sach-, Kosten-, Terminziele)
Priorisierung von Zielen: • Muss-Ziele:
bei Nicht-Erreichen gilt das Projekt als gescheitert
• Soll-Ziele: hier können Abstriche gemacht werden
• Kann-Ziele: = „Wunsch-Ziele“
Definitions- und Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum Thema
Zielklärung,ZielentwicklungProjektauftrag
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Projektauftrag:gemeinsame „Geschäftsgrundlage“
Name des Projekts
Projektrahmen, ProjektumfeldBeteiligte, BetroffeneBeginn, Ende, wichtige Meilensteine, Ressourcen, Materialien, Räumlichkeiten …
Zielklärung/detaillierte Zielbeschreibung
IST/SOLL – Analyse
Definitions- und Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum Thema
Zielklärung,Zielentwicklung:Projektauftrag
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Projektauftrag:gemeinsame „Geschäftsgrundlage“
Definitions- und Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum Thema
Zielklärung,Zielentwicklung:Projektauftrag
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Projektstrukturplan (PSP)
Fragestellungen:Was ist zu tun?Wie ist das Projekt inhaltlich zu gliedern?
Ziele:Ermittlung der ArbeitsinhalteAufteilung des Projekts in Arbeitspakete (AP)
Projektthema
Teilaufgabe 1Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3
AP AP APAP AP APAP
Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstruktur-plan (PSP)
Projektablaufplan(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
Projektablaufplan (PAP)
• Darstellung des Zeitablaufs der Arbeitspakete (einschl. Nennung der verantwortlichen Personen)
• Terminplanung in grafischer Form
Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstruktur-plan (PSP)
Projektablaufplan(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
Projektablaufplan (PAP)Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstruktur-plan (PSP)
Projektablaufplan(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
Projektorganisation: Aktionsplan
Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter
Verantwortungsbereiche und Kompetenzen
Wer macht was?Zuständigkeiten
klären!
Wer darf was?Kompetenzen,
Leitungsaufgaben klären!
Aktionsplan
WER? WAS? Mit WEM? WANN?
Aktionsplan: WienPlanungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstruktur-plan (PSP)
Projektablaufplan(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
ProjektphasenDefinitions- und Startphase
Planungsphase Umsetzungs-phase
Abschlussphase
Thema, Fragestellung Recherche,
Kontaktaufnahme
Detailplanung der Aktivitäten
Abschlussbericht
Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)
Projektstruktur-plan (PSP)
Projektsteuerung und
- nachbesserung
Präsentation
Grobrecherchen zum Thema
Projektablaufplan(PAP)
Zwischenbilanz Bewertung
Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung
Aktionsplan Reflexion
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Risikoanalyse
Projektdokumentation
Projektdokumentation
• Die Projektdokumentation (Projektordner) liefert immer den aktuellen Stand des Projekts bis hin zur Dokumentation des Projektergebnisses.
• Sie umfasst auch eine Übersicht über Veränderungen (z.B. Zeitplan, Methoden, Teamsprecher usw.) , die im Verlauf des Projekts vorgenommen wurden.
Und trotz aller Planungstheorie gilt:
„Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Sie braucht er, um
• mit dem Herzen zu führen,• dem Gefühl im Bauch zu vertrauen,• die Organisation zu beseelen,• zu riechen, dass etwas stinkt.“
Quelle: Tom DeMarco: Der Termin, Kap. 6, S.51
Projekte.machen.selbstständig
© Seminar EsslingenProf. Helmuth Kern, Gerda Richter, Christina Lippert, Monika Metzger, Ute Wickert