MusterProjekthandbuch für Projekt XXX

Version 0.1.0 Entwurf – Monat, 20xx

Behördenname

InhaltInhalt.................................................................................2Anwendungshinweis zu diesem Musterdokument:.....3Ziele und Rahmenbedingungen.....................................4Aufgabenstellung und Projektstruktur..........................7Projektorganisation.......................................................10Vorgehensmodell zur Projektdurchführung...............17Qualitätssicherung........................................................21Aufwand und Zeitverlauf..............................................24Finanzierung und Abrechnung....................................26Projektcontrolling..........................................................27Projektmarketing...........................................................29Dokumentationsstandards...........................................32Anlagen..........................................................................34

AbbildungenZiele und Rahmenbedingungen........................................9Beispiel für Positionierung des Projektes XXX................11Aufgaben des Projektes (Projektstruktur)........................12Rollen der Projektorganisation........................................14Vorgänge und Ergebnisse der Phase "Voruntersuchung"22Vorgänge und Ergebnisse der Phase "Hauptunter-suchung"..........................................................................23Vorgänge und Ergebnisse der Phase "Realisierung"......23Qualitätssicherungsplan zum Projekt XXX......................27Tabelle Aufwandsabrechnung (kameral und kostenrech-nerisch)............................................................................31Controllingplan zum Projekt XXX....................................33Marketingplan zum Projekt XXX......................................36

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Anwendungshinweis zu diesem Musterdokument:Alle KURSIV UND FETT gesetzten Hinweise in diesem Dokument sind interne Hinweise für die Ersteller und können nach der Lektüre gelöscht werden.

Inhalts- und AbbildungsverzeichnisInhalts- und Abbildungsverzeichnis werden von Word automatisch erstellt. Bitte beachten Sie folgende Regeln:

- Das Inhaltsverzeichnis wird aus den Überschriften der Ebene 1 gebildet.

- Das Abbildungsverzeichnis wird aus der Überschrift der Ebene 9 gebildet.

- Nur die Verwendung der Formatvorlagen stellt die korrekte Erstellung des Inhaltsverzeichnisses sicher.

Titelblatt - Kopf- und FußzeilenTitelseite sowie Kopf- und Fußzeile werden mit Hilfe von Parametern der Registerkarte ”Datei-Information” (Menü: Datei - Eigenschaften) ausgefüllt:

Titel: Kunden- und Projektname in der KopfzeileThema: Phase, Titel und Arbeitsgruppe dieses

Dokumentes auf dem Titelblatt und in der Kopfzeile

Autor: Name der Arbeitsgruppe auf dem Titelblatt Stichwörter:Versionsnummer und ggf. Vertraulichkeits-

hinweise in der Fußzeile

Die Überschriften der Ebene 1 und 2 werden zur besseren Orientierung in der Kopfzeile wiederholt.

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Ziele und RahmenbedingungenCHECKLISTE:

- Ist die Ausgangssituation, die zu Projektbeginn vorgefunden wird, beschrieben?

- Sind Anlass und Motivation der Beauftragung des Projektes erkennbar?

- Sind die Ziele des Projektes klar und vollständig benannt?

- Kann die Erreichung der Ziele später exakt festgestellt werden (Zielzustand, Messung von Zielwerten)?

- Sind alle Rahmenbedingungen des Projektes klar und vollständig benannt?

- Sind die externen Voraussetzungen für den Projekterfolg benannt (z. B. Mitwirkungspflichten von Dritten)?

- Kann das Eintreten oder Ausfallen der benannten Rahmenbedingungen bei Bedarf klar festgestellt werden?

- Sind die Risiken und kritischen Erfolgsfaktoren, die ggf. einen Projekterfolg verhindern, klar und vollständig benannt worden?

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AusgangssituationErstellen Sie hier eine kurze, prägnante Beschreibung der Situation, die Grundlage für den Auftrag ist. Wichtige Rahmenbedingungen und die Motivation zur Beauftragung des Projektes sollten benannt sein. Dies sollte bereits im Projektauftrag dokumentiert sein.

Dieser Abschnitt ist später wichtig, wenn man sich gemeinsam noch einmal in Erinnerung rufen will (oder muss), warum man sich eigentlich zu diesem Projekt entschlossen hat. Eine von allen Beteiligten anerkannte Beschreibung der Ausgangssituation ist Grundlage für eine einheitliche Abschlussbewertung des Projektes.

ZieleDie nachfolgenden Ziele sind der Erfolgsmaßstab für die gemeinsame Projektarbeit:

Schreiben Sie hier in Spiegelstrichen die wichtigsten Ziele in messbarer, nachvollziehbarer Formulierung auf. Diese Ziele sind der gemeinsame Erfolgsmaßstab der Projektarbeit und sollen daher klar und eindeutig formuliert sein. Dies sollte bereits im Projektauftrag dokumentiert sein.

RahmenbedingungenZwingende Rahmenbedingungen für die Projektarbeit werden durch folgende Aspekte gesetzt:

Hier notieren Sie prägnant in Spiegelstrichen die wichtigsten Rahmenbedingungen, die auf die Projektarbeit wirken, zum Beispiel ...

... Gesetze (z.B. Datenschutz, PersVG)

... Rahmenvorgaben der Auftraggeber

... Rahmenbedingungen, die erst durch andere Aktivitäten beim Auftraggeber (z.B. andere Projekte) hergestellt werden müssen.

... etc.

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Ziele und Rahmenbedingungen kann man auch gut graphisch darstellen

Ziele und Rahmenbedingungen

Dies sollte bereits im Projektauftrag dokumentiert sein.

Kritische ErfolgsfaktorenDie Erfahrung aus ähnlichen Aufgabenstellungen hat ergeben, dass folgende Erfolgsfaktoren unbedingte Voraussetzung für den Erfolg der Projektarbeit sind:

Hier sollten Sie gemeinsam mit dem Projektauftraggeber aufschreiben, was schief laufen könnte – es ist zu empfehlen, diesen Prozess im Rahmen der Projektvorbereitung zur Erstellung des Projektauftrages schon einmal durchlaufen zu haben. Schon die gemeinsame Diskussion sensibilisiert die Beteiligten. Außerdem können Sie Störungen bei konsequenter Beobachtung der KEF schnell erkennen und dann auf mit Ihrem Projektauftraggeber diskutieren. Hier einige Beispiele:

- Wille zur Veränderung- Vermeidung frühzeitiger Zufriedenheit- Einbettung in die politischen Leitlinien- Uneingeschränkte Unterstützung durch das Management- Konsensfähigkeit der Sozialpartner- Verbindlichkeit der Absprachen- Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten- Konstruktive Mitarbeit auf allen Ebenen- Fähigkeit zur Delegation- Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen- Verfügbarkeit des notwendigen Know-How- Bereitschaft, Wettbewerb zu akzeptieren- Ziel und Auftragsklarheit- Mut zur "Lücke"- Entwicklung und Akzeptanz gemeinsamer

Qualitätsmaßstäbe- Professionelles Projektmanagement- Einhaltung gemeinsamer Planungen- Gemeinsames und selbstverantwortliches Verfolgen der

Projektziele- Tragfähige Organisationsstrukturen

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- Transparenz der Projektarbeit- Methodisches Vorgehen- Orientierung an anerkannten Architekturen

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Aufgabenstellung und ProjektstrukturCHECKLISTE:

- Ist die Aufgabenstellung des Projektes klar zu ggf. vorlaufenden oder anschließenden Aufgaben abgegrenzt?

- Ist damit klar umschrieben, was innerhalb des Projektes passiert und was davor und/oder danach passieren muss?

- Sind die Aufgaben des Projektes so exakt beschrieben, dass eine seriöse Aufwandsschätzung durchgeführt werden kann?

- Sind die für das Projekt vorgesehenen Arbeitsweisen soweit beschrieben, dass deren Konsequenzen (z.B. Beteiligungspflichten) für alle Projektteilnehmer klar sind?

- Besteht Klarheit über die zu erzielenden Ergebnisse?- Ist die angestrebte Ergebnisqualität verabredet und

beschrieben?

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Positionierung des ProjektesStatt gleich mit den Aufgaben loszulegen, kann es hilfreich sein, das Thema des Projektes erst einmal im Vorgehensmodell zu positionieren. So wird gut erkennbar, was im Projekt nicht gemacht wird. Und das erleichtert dann manchmal die exakte Bestimmung, was man denn im Projekt machen will und was bereits als Eingangsvoraussetzungen vorliegen muss.

HAUPTUNTERSUCHUNG

HU

VORUNTERSUCHUNG

VU

REALISIERUNG

R

Anforderungen definieren

VU 1

Ist-Zustand beschreibenHandlungsbedarf ableiten

VU 2

Handlungsvorschlag erstellenEntscheidung herbeiführen

VU 3

Anforderungen spezifizieren

HU 1

Fachliche Konzepte erstellen

HU 2

Technische Konzepteerstellen

HU 4

Entwicklung und Beschaffung

R 1

Einführung

R 2

PHAS

ENHA

UPTA

KTIV

ITÄT

EN

Entwurf undHandlungs-vorschlag

Konzept

eingeführte Prozesse/Verfahren

Handbücher

Organisatorische Konzepteerstellen

HU 3

Beispiel für Positionierung des Projektes XXX

Aufgaben des ProjektesDas Projekt XXX befasst sich mit folgenden Aufgabenstellungen:

- ... und jetzt kommen klare und deutliche Formulierungen, was gemacht wird (und damit implizit auch, was nicht gemacht wird)

ProjektstrukturBei größeren Projekten ist es sinnvoll, die Aufgaben des Projektes in Teilprojekte und ggf. auch Arbeitspakete zerlegen. Als Ergebnis entsteht ein hierarchischer Projektstrukturplan (kurz PSP), auf dessen Basis dann

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später die Beschreibung der Einzelaufgaben erfolgen kann. Als Strukturelemente stehen Ihnen neben dem Gesamtprojekt auch Teilprojekte und Arbeitspakete zur Verfügung.

Die vorgenannten Aufgaben des Projektes sollen in folgender Struktur bearbeitet werden:

Aufgaben des Projektes (Projektstruktur)

Beschreibung der Teilprojekte

Beschreiben Sie hier die ggf. gebildeten Teilprojekte

Beschreibung der Arbeitspakete

Beschreiben Sie hier die ggf. gebildeten Arbeitspakete

Ergebnis der ProjektarbeitHier können Sie eine qualitative Beschreibung des Projektergebnisses vornehmen, die dann später im Rahmen der Anpassung des Vorgehensmodells aufgegriffen und ggf. weiter präzisiert werden sollte.

Die Beschreibung der Ergebnisse sollte der Struktur des Projektes folgen, also auch die Ergebnisse von Teilprojekten und Arbeitspaketen klar definieren.

Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C

Gesamtprojekt XXX

Arbeitspaket A1

Arbeitspaket A2

Arbeitspaket A3

Arbeitspaket B1

Arbeitspaket B2

Arbeitspaket C1

Arbeitspaket C2

Arbeitspaket C3

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ProjektorganisationCHECKLISTE:

- Ist die Arbeitsteilung im Projekt eindeutig vereinbart?- Besteht eine adäquate Projektorganisation, in der die

Kompetenzen für Erstellung, Qualitätssicherung und Entscheidung klar geteilt wurden?

- Ist die Rolle der Projektleitung eindeutig geklärt?- Sind die Rollen der Projektorganisation eindeutig und

einvernehmlich beschrieben worden?

- Sind die Anforderungen an die Besetzung der Projektorganisation klar beschrieben?

- Sind die Prinzipien der Zusammenarbeit (zum Beispiel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer) im Projekt einvernehmlich beschrieben worden?

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Ziel der Projektorganisation ist es, einen geordneten, zielführenden Ablauf der Projektarbeit sicherzustellen. Dazu werden Rollen definiert, die eindeutige Aufgaben und Verantwortungen wahrnehmen und klar geregelte Vollmachten haben. Die Rollen stehen in festgelegten Beziehungen zueinander.

Entscheidungsinstanz

Projektleitung Abstimminstanz

Arbeitsgruppe

Rollen der Projektorganisation

Im Folgenden werden die Rollen und ihre Aufgaben, Verantwortungen und Vollmachten erläutert: Die Benennung kann sich auch den jeweiligen Wünschen anpassen (z.B. kann EI auch Lenkungsausschuss heißen).Anstatt der verbalen Ausführung unter der Überschrift „Besetzung“ je Rolle, kann auch die Grafik mit den entsprechenden Namen wiederholt werden.

Entscheidungsinstanz (EI)

Aufgaben

- Verantwortung für die Aufgabenstellung und Zielsetzung des Projektes

- Entscheidung über Projektpriorisierung und Ressourcenzuteilung (incl. Budget)

- Genehmigung eventueller Änderungsanforderungen (change request)

- Zwischenentscheidungen im laufenden Projekt auf den Meilensteinsitzungen (vgl. „Vorgehensmodell zur Projektdurchführung“)

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- Unterstützung der Projektleitung im Konfliktfall- Abnahme der Arbeitsgruppenergebnisse und Entlastung

der Arbeitsgruppe und Auftragnehmer- Teilnahme an den Sitzungen, sonst "Zustimmung durch

Abwesenheit"- Treffen verbindlicher Entscheidungen nach dem

Einstimmigkeitsprinzip

Verantwortung

- optimale Nutzung der Ressourcen (Personal, Anlagen, Kosten)

- Erreichen der Projektziele- Prioritätensetzung zwischen Linien- und

Projektmanagementinteressen

Befugnisse

- Auftragserteilung an die Projektleitung- Genehmigung des Projektauftrags- Freigabe der Folgephase bzw. Stoppen des Projektes auf

den Meilensteinsitzungen- zielgerichtete Einflussnahme auf das Linienmanagement

Besetzung

- Namen

Arbeitsaufwand

- Mehrere Sitzungen zur Abnahme der Meilensteine (vgl. „Phasenmodell zur Projektdurchführung“)

- Sitzungen bei Bedarf (z.B. Zwischenberichte)

Abstimminstanz (AI)Die AI kann für Teilergebnisse auch aus einer Person bestehen, d.h. es muss für unterschiedliche Akzenptanzsicherungs- bzw. Qualitätssicherungs-Prozesse nicht immer ein einheitliche Rollenbesetzung existieren.

Aufgabe

- Prüfung der Arbeitsergebnisse auf Qualität und Realisierbarkeit und Akzeptanz

- Überprüfung der Einzelergebnisse auf Konsistenz und Kompatibilität

- Erteilung fachspezifischer Auskünfte an die Arbeitsgruppe

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- Empfehlungen für die Projektleitung und Entscheidungsinstanz aussprechen

- Teilnahme an den Sitzungen sonst "Zustimmung durch Abwesenheit"

Verantwortung

- Tragbarkeit der Ergebnisse im Vorfeld der Präsentation vor der Entscheidungsinstanz in fachlicher Hinsicht sicherstellen

Befugnisse

- Anregung der Arbeitsgruppe zur Nachbearbeitung bei fachlichen Mängeln

- Einbringung eigener, konstruktiver Alternativvorschläge in die Entscheidungsinstanz

- Mitglieder der Arbeitsgruppe, die in der Abstimminstanz zur Projektarbeit berichten, sind nicht am Abstimmprozess beteiligt

- Hinzuziehen von fachlichen Ratgebern (als Gast), wenn dies notwendig erscheint

Besetzung

- Namen

Arbeitsaufwand

- Mehrere Sitzungen zu festgelegten Terminen

Projektleitung (PL)

Aufgabe

- Gesamtplanung des Projektes (inhaltlich und terminlich)- Projektkoordination- Bildung der Arbeitsgruppe(n) in Absprache mit der

Entscheidungsinstanz- Erstellung des Projekthandbuchs- Informationseinholung und -weitergabe- Wirtschaftlicher Umgang mit den Ressourcen- Zusammenfassung und Kontrolle der Projektergebnisse;

ggf. Abweichungsanalysen für Qualität, Termine, Kosten- Moderation der Abstimminstanz- Vorbereitung von Entscheidungen - Störungen melden

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Verantwortung

- Zusammensetzung der Arbeitsgruppe(n) aus kompetenten Mitgliedern der entsprechenden Fachbereiche

- vollständige termingerechte Vorlage- planmäßiger Ablauf des Projektes - effektive Projektarbeit sicherstellen- ordnungsgemäße Projektdokumentation

Befugnisse

- Mitglieder der Arbeitsgruppe vorzuschlagen; Mitsprache bei der Bestimmung von Arbeitsgruppenmitgliedern

- Vorschlags- und Gestaltungsrecht- Sachmittel und Personalkapazitäten von den

Fachbereichen fordern- direkter Zugang zu den Informationsträgern- zum Abschluss von Hauptaktivitäten Entscheidungen von

der Entscheidungsinstanz fordern- die Arbeitsgruppe anweisen, Präsentationsunterlagen

anzufertigen

Besetzung

- Name(n)

Arbeitsaufwand

- lfd. Überwachung der Aufgabenerledigung- regelmäßige (ggf. wöchentliche) Projektmeetings mit den

Teilprojekten- Erstellung schriftlicher Statusberichte für die

Entscheidungsinstanz- Moderation der Abstimminstanz- Berichterstattung in Entscheidungsinstanz- Sitzungen bei Bedarf (z.B. change request)- …

ArbeitsgruppeDie Rolle der Projektmitarbeitenden kann in keiner, einer oder mehreren Arbeitsgruppen aufgehen, je nach Projekt-erfordernissen.

Aufgabe

- aktive Mitarbeit an der gestellten Aufgabe

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- umfassende Bearbeitung der vereinbarten Projektaktivitäten

- Einholung für die Bearbeitung notwendiger Informationen- Meldung aller verzögernden Ereignisse an die

Projektleitung- Ergebnispräsentation der Phasenergebnisse vor der

Abstimminstanz durch entsprechend beauftragte Teilnehmer

- Teilnahme an den Sitzungen sonst "Zustimmung durch Abwesenheit"

Verantwortung

- Fortschritt der vereinbarten Aktivitäten- Einhaltung vereinbarter Termine und Kosten- Bearbeitung der Aktivitäten im vorgegebenen Zeitraum- selbst auf dem aktuellen Informationsstand sein- Informationsweitergabe an die Arbeitsgruppe

Befugnisse

- Beteiligung an der Erarbeitung der Projektergebnisse- direkter Zugang zu den Informationsträgern der Projekt-

und Linienorganisation

Besetzung

- Namen und Funktion im Projekt

Arbeitsaufwand

Für die Projektmitarbeitenden ist mit folgenden Aufwendungen zu rechnen:

-

Über die Mitarbeit in der Arbeitsgruppe hinaus sollten an dieser Stelle weitere konkrete Erwartungen des Projektes an Unterstützungsleistungen der beteiligten Stellen formuliert werden (z. B. Projekträume, technische Ressourcen, Unterlagen, Sachverstand).

Grundsätze der ProjektarbeitBasis der Projektarbeit ist eine vertrauensvolle und konstruktive Mitarbeit. Für die Zusammenarbeit im Projekt gelten daher folgende Prinzipien:

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Die Formulierung dieser Grundsätze hat besonders bei Projekten, die eine weitgehende Kooperation verschiedener Bereiche erfordert, einen hohen Stellenwert. Sie sind ggf. mit dem Kunden anzupassen. Hier einige Beispiele, die sich in der Praxis bewährt haben:

- Wir identifizieren uns mit den Projektzielen- Unsere Ziele liegen vor uns, nicht in der Vergangenheit

- Wir haben eine gemeinsame Vertrauensbasis- Wir kommunizieren zum Erfolg des Projektes- Verzicht auf die Teilnahme = Zustimmung durch

Abwesenheit- Der Inhalt entscheidet, nicht die Form(alien)- Der Erfolg der Gruppe ist der Erfolg des Einzelnen- Der Gedanke ist frei = in der Diskussion ist jeder Gedanke

zulässig

- Konflikte sind sachlich, nicht persönlich- Jeder akzeptiert die Meinung des Anderen- Wir arbeiten miteinander, nicht gegeneinander- Wir diskutieren in den Arbeitsgruppen, nicht außerhalb- Geht nicht - Gibt`s nicht!

Von diesen Grundsätzen der Projektarbeit sollen sich alle Mitarbeitenden während der gesamten Arbeit leiten lassen. Sie sind die unbedingte Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und ein zufrieden stellendes Projektergebnis.

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Vorgehensmodell zur ProjektdurchführungCHECKLISTE:

- Wurde das Vorgehensmodell auf die konkreten Anforderungen des Projektes angepasst?

- Sind die notwendigen Phasen und Hauptaktivitäten des Vorgehensmodells in dem Projektauftrag klar benannt und beschrieben?

- Sind die Aktivitäten und die wichtigsten Arbeitsschritte im Projekthandbuch benannt und beschrieben?

- Sind die Meilensteine im Vorgehensmodell und die damit verbundenen Aktivitäten (z.B. Qualitätssicherung und Entscheidungen) klar benannt?

- Sind die Ergebnisse, die zu den Meilensteinen bereitgestellt werden, klar und eindeutig benannt?

- Sind die Ergebnisse qualitativ eindeutig beschrieben?

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Das Vorgehensmodell für das Projekt XXXBasierend auf dem vorgestellten Vorgehensmodell werden nun hier die Phasen und Hauptaktivitäten sowie die Aktivitäten benannt, die für dieses Projekt durchzuführen sind. Der bereits im Gliederungspunkt „Positionierung des Projektes“ erfolgte grobe Zuschnitt des Vorgehensmodells wird damit auf einer detaillierteren Ebene weiter verfeinert.

Nachfolgend sind alle Phasen des Vorgehensmodells aufgeführt. Nicht verwendete Phasen, Hauptaktivitäten und Aktivitäten können beim Zuschneiden für dieses Projekt gestrichen werden.

Die Phase „Voruntersuchung“

Im Rahmen der Phase "Voruntersuchung" werden die nachfolgenden Hauptaktivitäten durchlaufen. Die Ergebnisse der Hauptaktivitäten werden am Ende der Voruntersuchung zu einem Entwurf und Handlungsvorschlag (Gesamtdokumentation "Voruntersuchung") zusammengefasst und bilden die Grundlage für eine fundierte Entscheidung über das weitere Vorgehen.

VU - VORUNTERSUCHUNG ...... - INHALTSVERZEICHNIS:

VU 1 - ANFORDERUNGEN (grob)1.1 Ziele des Vorhabens1.2 Inhalt und Abgrenzung des Vorhabens1.3 Rahmenbedingungen und Risiken des Vorhabens

-- Verbindliche Rahmenvorgaben-- Risiken und kritische Erfolgsfaktoren

1.4 Lösungsansätze (optional)1.5 Anforderungskatalog (grob)

VU 2 - ERFORDERLICHE MASSNAHMEN (grob)2.1 Ist-Zustand

-- Verfahren zur Messung des Ist -Zustandes-- Ist-Zustand

2.2 Abweichungen-- Abweichung zu Anforderungen

2.3 Lösungsansätze / Maßnahmenkatalog (grob)-- Fachkonzeptionelle Maßnahmen-- organisatorische Maßnahmen-- Infrastrukturelle/technische Maßnahmen-- Finanzierungsoptionen beschreiben

VU 3 - ENTWURF und HANDLUNGSVORSCHLAG3.1 Handlungsvarianten3.2 Handlungsvorschlag

-- Bewertung der Handlungsvarianten-- Unser Handlungsvorschlag

3.3 Entwurf-- Planung der Umsetzung-- Finanzierungskonzept für Betriebsphase

3.4 Wirtschaftlichkeit untersuchen3.5 Entscheidungsvorlage der Arbeitsgruppe

MEILENSTEIN

MEILENSTEIN

MEILENSTEIN

Anforderungen definieren

VU 1

Ist-Zustand beschreibenHandlungsbedarf ableiten

VU 2

Handlungsvorschlag erstellenEntscheidung herbeiführen

VU 3

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Vorgänge und Ergebnisse der Phase "Voruntersuchung"

Die Phase „Hauptuntersuchung“Die Phase "Hauptuntersuchung" dient der umfassenden und vollständigen konzeptionellen Betrachtung auf der Grundlage der Ergebnisse der Voruntersuchung. Durch die Zusammenfassung der Ergebnisse der Hauptaktivitäten entsteht am Ende der Phase eine Gesamtdokumentation "Konzept", die dann die Grundlage für die Arbeit in der anschließenden Phase "Realisierung" bildet.

Anforderungen spezifizieren

HU 1

Fachliche Konzepte erstellen

HU 2

Technische Konzepteerstellen

HU 4

HU – HAUPTUNTERSUCHUNG.. - INHALTSVERZEICHNIS:

HU 1 - ANFORDERUNGEN (fein)1.1 Prozess- / Systemmodell (fein)1.2 Rahmenbedingungen (fein)

-- Verbindliche Rahmenvorgaben-- Risikoanalyse und -bewertung

1.3 Anforderungskatalog (fein)-- Fachliche Anforderungen-- Infrastrukturelle Anforderungen

HU 2 - FACHKONZEPT2.1 Grundlegende Definitionen / Zusammenhänge2.2 Ergebnisse und Informationen (Informationsmodell)2.3 Prozesse (Aufgabenstruktur, Prozessmodell)2.4 Rollen (aus fachlicher Sicht)2.5 Prozess-Rollen-Modell, 2.6 Informationsfluss (Kommunikationsmodell)

organisatorische Konzepteerstellen

HU 3

MEILENSTEIN

HU 3 – ORGANISATORISCHE KONZEPTE3.1 Geschäftsmodell (inkl. Betreibermodell)

-- Rollen, (Betriebs-)Prozesse (grob), Finanzierung3.2 Betriebskonzept

-- Betriebsprozesse fein3.3 Sicherheitskonzept3.3 Einführungskonzept3.4 Schulungskonzept3.5 Testkonzeption

HU 4 -TECHNISCHE KONZEPTE4.1 Infrastrukturkonzept

-- räumliche Infrasturktur-- Systemkomponenten - Konfiguration - etc.

4.2 Migrationskonzept (optional)

MEILENSTEIN

Vorgänge und Ergebnisse der Phase "Hauptuntersuchung"

Die Phase „Realisierung“In der Phase "Realisierung" werden die in den vorherigen Projektphasen erstellten Konzepte umgsetzt und die neuen Prozesse bzw. (IT-)Verfahren eingeführt. Als Ergebnisse entstehen sowohl die Prozesse bzw. Verfahren selbst als auch die für den anschließenden Betrieb erforderlichen Dokumente.

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PROJEKTHANDBUCH ........ - INHALTSVERZEICHNIS:Hinweis: Da bei Einführung /Umsetzung der Ergebnisse von VU und HU ggf. auch ein Wechsel der Verantwortlichkeiten erfolgen kann bzw . nunmehr gegenüber der ursprünglichen Planung erheblich bessere Erkenntnisse vorliegen , sollte ggf. das PM-Handbuch überarbeitet werden .

Ggf. ÜberarbeitungProjekthandbuch

Dokumentation/Handbücher

Realisierung planen(=Projekt/Phase initialisieren)

R 0

Entwicklung und Beschaffung

R 1

Einführung

R 2

Prozess-/Systemhandbuch

R 1 – DOKUMENTE FÜR EINFÜHRUNG

1. Vergabeunterlagen (optional)2. Fortschreibung der Konzepte (implementiert )

- Fachliche Konzepte- Organisatorische Konzepte- Technische Konzepte

3. Anwender-Handbücher (bei IT-Projekten)4. Test-/Abnahmeprotokolle (bei IT-Projekten)

IT-Maßnahme(Status: Getestet)

IT-Maßnahme(Status: Betrieb)

MEILENSTEIN

MEILENSTEIN

MEILENSTEINProjektabschluss

R 2 – DOKUMENTE FÜR BETRIEB

PROZESS- / SYSTEMHANDBUCH - Arbeitsteilung, Verantwortung, Rollen- Detailbeschreibung der (Betriebs-)prozesse

-- Fachprozesse-- bei IT-Maßnahmen Betriebsprozesse zum

-- Service Support-- Service Delivery

ANHANG:-- Test-/Abnahmeprotokolle-- Protokoll der Produktionsübergabe-- Abnahmeprotokoll Auftraggeber

Vorgänge und Ergebnisse der Phase "Realisierung"

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Qualitätssicherung

Einleitende Hinweise zu Verfahren zur QualitätssicherungEs wird grundsätzlich zwischen folgenden Verfahren unterschieden:

Review-Verfahren:Das Ergebnis der Projektarbeit wird durch eine Gruppe oder durch Einzelpersonen überprüft. Mängel und Kritikpunkte werden im direkten Dialog mit den Erstellern geklärt. Ziel ist es, eine Veränderung im Konsens zwischen allen Beteiligten herzustellen:

- Fachlicher ReviewPrüfung der Ergebnisse auf ihre fachliche RichtigkeitPrüfung der Vollständigkeit der vorliegenden Ergebnisse

Durchführung durch die Inhaber der Rolle Qualitätssichernde (Projektgremium Abstimminstanz oder entsprechend beauftragte Einzelpersonen)

- Methodischer ReviewPrüfung auf Vollständigkeit und KonsistenzPrüfung der korrekten Anwendung von Methoden

Durchführung durch die Projektleitung

Test-Verfahren (bei IT-Projekten):Das Arbeitsergebnis wird auf Basis eines zuvor definierten Kriterienkataloges in seiner Funktionalität geprüft. Tests sind als Aktivitäten des Vorgehensmodells an den entsprechenden Punkten zu verankern.

Die Prüfung erfolgt im Regelfall ohne Beteiligung der Ersteller. Die Ergebnisse werden in einem entsprechenden Protokoll festgehalten.

- FunktionstestPrüfung der Funktion einer Systemkomponente

Durchführung durch beauftragte Projektmitarbeitende

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- IntegrationstestPrüfung der Interaktion aller Systemkomponenten

Durchführung durch beauftragte Projektmitarbeitende

- AnwendertestPrüfung der Funktion des Gesamtsystems unter realen Anwendungsbedingungen

Durchführung durch eine repräsentative Gruppe der zukünftigen Anwender des Systems (diese werden damit zu Projektmitarbeitenden)

CHECKLISTE:

- Ist die Rolle der Qualitätssicherung (Abstimminstanz) eindeutig in der Projektorganisation verankert?

- Wurden die Meilensteine zur Qualitätssicherung festgelegt (siehe auch Vorgehensmodell)

- Sind die Ergebnisse und die Ergebnisqualität beschrieben (siehe auch Ziele, Aufgaben und Vorgehensmodell)?

- Sind die in diesem Projekt verwandten Verfahren der Qualitätssicherung beschrieben?

- Wurde ein QS-Plan erstellt?

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Qualitätssicherungsplan zum Projekt XXXFür das Projekt XXX wurde der folgende Qualitätssicherungsplan verabredet:

Meilenstein Ergebnis QS-Verfahren VerantwortungHier den QS-Plan eintragenProjektinitialisierung

Projekthandbuch Inhaltlicher Review in der Abstimminstanz

Projektleitung

Realisierung Getestetes Softwaremodul xy

Funktions- und Integrationstest

Testleitung

Qualitätssicherungsplan zum Projekt XXX

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Aufwand und ZeitverlaufCHECKLISTE:

- Gibt es eine seriöse Einschätzung des Projektaufwandes?

- Ist die planerische Unschärfe dieser Aufwandsschätzung benannt und allen Beteiligten bewusst?

- Ist die Vernetzung der Vorgänge untereinander und mit außenstehenden Ereignissen geklärt?

- Wurden die Meilensteine zur Qualitätssicherung terminiert (siehe auch Vorgehensmodell)

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Projektplan feinIm Rahmen der Initialisierung des Projektes wurde der grobe Projektplan des Projektauftrages weiter präzisiert (siehe Anlage).

Aufwendungen

Für die Durchführungen des Projektes ergibt sich nach präzisierter Planung folgende Aufwandsschätzung:

Aufwand bei beteiligten Behörden

Tragen Sie hier den Aufwand beteiligter Behörden ein, wenn dieser Bestandteil ihrer Projektkalkulation war.

Aufwand bei Dienstleistern

Tragen Sie hier den Aufwand beteiligter Dienstleister (z. B. zentraler IT-Dienstleister) ein, wenn dieser Bestandteil ihrer Projektkalkulation war.

Aufwand der eigenen Behörde

Hier tragen Sie den Aufwand der eigenen Behörde ein, so wie Sie ihn im Projektplan fein ermittelt haben.

Termine

Für die Durchführung des Projektes wurden folgende Ecktermine fixiert:

Projektstart

Tragen Sie hier den vorgesehenen Startzeitraum ein

Meilensteine

Tragen Sie hier bereits verabredete Meilensteine ein (z.B. Monat/Jahr)

Projektende

Tragen Sie hier das voraussichtliche Projektende ein

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Finanzierung und AbrechnungCHECKLISTE:

- Sind die Aufwände für die eigene Behörde, ggf. weitere beteiligte Behörden, ggf. den zentralen IT-Dienstleister und ggf. für externe Dienstleister ermittelt?

- Ist die Notwendigkeit der Einrichtung eines Projektkostenträgers anhand der Festlegungen aus dem Projektmanagementhandbuchs geprüft?Hinweis:Unabhängig davon ist immer dann ein Projektkostenträger einzurichten, wenn es sich um ein Projekt handelt, dass aus Kapitel 0501 gefördert werden soll.

Hier können weitere Ausführungen zum Beispiel zu:- Notwendigen Servicevereinbarungen z. B. mit dem IT-

Dienstleister,- Beistellungsverpflichtungen des Auftraggebers bez.

Personal,- der Abbildung bzw. Abrechnung der

Projektaufwände, die sowohl unter haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten wie unter Aspekten der Kostenrechnung zu betrachten sind,

gemacht werden.

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ProjektcontrollingCHECKLISTE:

- Wurde das für dieses Projekt notwendige Verfahren für das Projektcontrolling vereinbart?

- Sind Berichtsformen und -termine des Projektcontrollings verabredet?

- Ist der Aufwand für das Projektcontrolling bei der Planung berücksichtigt worden?

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Berichte des ProjektcontrollingsLegen Sie hier fest, welche Berichte für welche Adressaten erstellt werden müssen

Bericht Verteiler Termin Verantwortung

Hier den Controllingplan eintragenControllingplan zum Projekt XXX

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ProjektmarketingCHECKLISTE:

- Sind die vom Projekt Betroffenen und die über das Projekt zu Informierenden eindeutig identifiziert worden?

- Sind die Informationsbedarfe dieser Zielgruppen klar?

- Ist verabredet, zu welchen Terminen welche Zielgruppe sinnvoll informiert werden kann bzw. sollte?

- Sind die Formen der Information vereinbart?

- Ist der Aufwand für das Projektmarketing bei der Planung berücksichtigt worden?

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Information über den Projektverlauf und die ErgebnisseHier können Sie ggf. festlegen, wie die Informationen innerhalb und außerhalb des Projektes fließen sollen. Das ist bei OE-Projekten besonders wichtig und kann bei „technischen“ Projekten vielleicht vernachlässigt werden.

Grundsätzlich gelten folgende Prinzipien für Informationen über das Projekt:

- Soviel Information wie möglich, soviel Vertraulichkeit wie nötig

- Information muss adressatengerecht aufbereitet sein- Dokumente im Status „Entwurf“ sind interne Papiere der

Arbeitsgruppe- Dokumente im Status „Vorläufig“ sind interne Papiere und

befinden sich im Abstimmprozess in der Abstimminstanz- Über die Verbreitung von Dokumenten im Status „Final“

entscheidet die Entscheidungsinstanz

Entscheider und Projektauftraggeber

Projektauftraggeber und Entscheider sind in der Entscheidungsinstanz vertreten und werden durch die Projektleitung über den Arbeitsstand und die Arbeitsergebnisse informiert.

Betroffene Bereiche außerhalb des Fokus des Projektes

Soweit andere Organisationsbereiche durch die Ergebnisse des Projektes betroffen werden, sind sie in die Abstimminstanz zu berufen. Sie können dort im Rahmen des Abstimmprozesses und der Qualitätssicherung Einfluss auf die Projektarbeit nehmen.

Mitglieder der Arbeitsgruppe

Beschäftigtenvertretungen

Alle Mitarbeitenden

Marketingplan

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Optional schon aufnehmen oder später als Anlage ergänzen.

Marketingaktivität Verteiler/ Adressaten

Termin Verantwortung

Hier die Aktivität eintragen (z.B. Intranet-Site überarbeiten)Marketingplan zum Projekt XXX

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DokumentationsstandardsFür die Dokumentation der Arbeitsergebnisse wird folgender Dokumentationsstandard verabredet.

WerkzeugeUm eine weitestgehende Verwendbarkeit und Integrationsfähigkeit aller Daten und Dokumente zu gewährleisten, werden folgende Standardwerkzeuge zur Dokumentation verwandt:

- Textverarbeitung: MS-Word Version- Tabellenkalkulation: MS-Excel Version- Graphik/Präsentation: MS-Powerpoint Version, MS-Visio- Projektmanagement: MS-Project, MS-Excel Version- Projektplattform: BSCW, Circa

Versionen und VeränderungsstandAlle Dokumente werden in Versionen und Veränderungsstand sowie Modifikationsleveln verwaltet, um den aktuellen Stand der Dokumentation jederzeit klar erkennbar zu machen:

Versionen

Versionsnummern (erste Stelle) kennzeichnen grundlegende, inhaltliche Veränderungen der Dokumente.

Veränderungsstand

Veränderungsstandnummern (zweite Stelle) kennzeichnen den jeweiligen Stand im Entwicklungsprozess des Dokumentes.

Modifikationen

Der Modifikationslevel kennzeichnet eventuelle Veränderungen des Dokumentes, die sich nicht auf inhaltliche, sondern technische Aspekte beziehen (z. B. Fehlerkorrekturen, Layout-überarbeitung).

Status von DokumentenDie Dokumente erhalten zusätzlich eine Kennzeichnung, die den jeweiligen qualitativen Stand der Dokumentation kenntlich macht:

Die Endungen für die Dateinamen sind den englischen Bezeichnungen entnommen, da in deutsch Entwurf und Endgültig nicht unterscheidbar wären.

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Projekthandbuch für Projekt XXX AnlagenTHEMA Status von Dokumenten

Status Entwurf (Dateiname: Bezeichnung X.X.XD)

Dokumente mit dem Vermerk "Entwurf" (englisch: Draft) sind ausschließlich für den internen Gebrauch in der jeweiligen Projektgruppe vorgesehen. Da es sich hierbei zunächst um ein reines Arbeitspapier handelt, sind die Inhalte nicht bindend. Die Verbreitung an Außenstehende ist untersagt.

Status Vorläufig (Dateiname: Bezeichnung X.X.XP)

Durch den Vermerk "Vorläufig" (englisch: Proposal) wird gekennzeichnet, dass das Dokument innerhalb der Projektgruppe verabschiedet ist und der Abstimminstanz zur endgültigen Abstimmung vorgelegt wurde.

Sollten im Verlauf der Abstimmung mit der Abstimminstanz Veränderungen am Dokument vorgenommen werden müssen, so führt dieses zu einer Veränderung von Veränderungstandnummer bzw. Modifikationslevel.

Status Endgültig (Dateiname: Bezeichnung X.X.XF)

Der Vermerk "Endgültig" (englisch: Final) kennzeichnet Dokumente, die durch die Entscheidungsinstanz verabschiedet wurden. Der Inhalt wird damit endgültig und stellt die verbindliche Arbeitsgrundlage für weitere Projektphasen dar.

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Projekthandbuch für Projekt XXX AnlagenTHEMA Status von Dokumenten

AnlagenTypische Anlagen sind zum Beispiel:

- Projektplan grob (MS-Excel oder MS-Project)

- Projektplan fein (MS-Excel oder MS-Project)

- Darstellungsrichtlinien für dieses Projekt

- Beschreibung des Vorgehensmodells

- Muster für Controllingberichte

- Muster für Medien des Projektcontrolling (z.B. Projektzeitung)

- Standards und Strukturvorlagen (Bausteine)

- etc.

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