Projektmanagement WS 2016/2017 - Logo IZ3 · erfolgt in einem GANTT Chart, einem Balkendiagramm...

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Interdisziplinäres Zentrum IZIII

DR.-ING. GABRIELE HOEBORN

Projektmanagement WS 2016/2017

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DR.-ING. GABRIELE HOEBORNBlockveranstaltung

• montags 8.15 -9.45

12.30 – 14.00

24.10. – 28.11.2016

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DR.-ING. GABRIELE HOEBORNInhalte Projektmanagement

• Definition`Projekt und Projektmanagement´

• Projekterstellung

• Durchführung Projektmanagement

• Begleitende Projekterstellung und Durchführung des Projektmanagements

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DR.-ING. GABRIELE HOEBORNAblauf und Erwartungen

• Begleitend zu den Vorlesungen wird eine Projektübungdurchgeführt.

• 1. Teil der Projektübung ist die Projekterstellung(Projektantrag)

• 2. Teil der Projektübung ist die Durchführung des Projektmanagement

• Die Projektübung erfolgt in Gruppenarbeit

• Das Projekt und das Projektmanagement werden begleitendund am Schluss von allen Gruppen jeweils vollständigvorgestellt (ppt).

Erwartungen: Pünktlichkeit und aktive Mitarbeit

5



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Projekt ist lt. DIN 69901 ein:

„Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der

Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist wie z.B.:

- Zielvorgabe

- zeitliche, finanzielle oder andere Begrenzungen

- Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben

- projektspezifische Organisation.“

Merkmale von Projekten:

- konkreter Anfangs- und Endzeitpunkt

- Neuigkeit, Einmaligkeit

- begrenzte und klar zugeordnete Ressourcen,

- Ergebnisverantwortung

- komplex, multi-, inter-, transdisziplinärAntragstellerIn

Definitionen

6



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Projekte betreffen Prozesse oder Produkte

In einem Projekt selbst wird ein Prozess durchlaufen,

um eine Produkt zu entwickeln oder einen

Prozess zu erarbeiten.

Grundlagen für Projekte:

- Idee

- Ausschreibung

- Auftragsforschung

AntragstellerIn

Definitionen

7



Projektstufen Methoden und Werkzeuge

H

Geldgeber

H

Projekt

H

Anschlussprojekt

Entlastung der Projektleitung

Projektmanagement

Abschluss

Risikomanagement

Durchführung und Kontrolle

Verantwortung der Projektleitung

Projektanalyse

Machbarkeitsstudie

Planung

Projektabbruch möglich

Definition

AntragstellerIn

Aufgaben und Werkzeuge

8



H

Geldgeber

H

Projekt

H

-Projektanalyse: Probleme und Potentiale

-Zielfestlegung

-Machbarkeitsstudie (Inhalt, Kosten, Ausmaß, Zeit)

-Grobplanung

AntragstellerIn

Projektdefinition

9



H

Geldgeber

H

Projekt

H


Festlegen der Möglichkeiten und möglicher Risiken

AntragstellerIn

Projektdefinition - Projektanalyse

10



H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektziele abhängig von Projektart und Vertrag oder

selbst festzulegen

Projektziele müssen konkret, transparent

(nachvollziehbar) und kontrollierbar sein

mögliche Projektziele sind Produkte, Prozesse, Zeit,

Kosten, Qualität

Projektziele sind die Basis für das Projektcontrolling

AntragstellerIn

Projektdefinition - Ziele

11



H

Geldgeber

H

Projekt

H

- Inhalt wirklich umsetzbar, Angrenzung

- grobe Kostenplanung

- welche Ausmaße nimmt das Projekt an, realistisch?

- realistische Zeitplanung möglich?

AntragstellerIn

Projektdefinition - Machbarkeitsstudie

12



H

Erfolg

H

Projekt

H

WAS: Abgrenzung zur Aufgabenstellung

WARUM: Gründe für die Notwendigkeit der Lösung

WER: („Stakeholder“) ist an der Lösung der Aufgabe

interessiert,

wer ist vom Projekt und der Problemstellung betroffen,

wer ist verantwortlich für die Problemlösung und

wer stellt die Ressourcen zur Verfügung?

WO: soll die Lösung organisatorisch und geografisch

umgesetzt werden?

WANN: Beginn, Ende, Zwischentermine

WOMIT: finanzielle, materielle und personelle Ressourcen

Mit WEM: Partner

Gruppe

Projektdefinition - Grobplanung

13



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Projekt: wann, wie, w….

1. Leiter bestimmen

2. Aufgaben verteilen

3. Verantwortung klären

4. Zeitplanung festlegen

AntragstellerIn


14



H

Geldgeber

H

Projekt

H

ProjektleiterIn

- Projektleitung

- Planung und Koordination

- Kontrolle

- AnsprechpartnerIn

- Konfliktmanagement

AntragstellerIn


15



H

Geldgeber

H

Projekt

H

ProjektleiterIn

- Fachliche Kenntnisse

- Soziale Qualifikation

- Weisungs-/Entscheidungskompetenz

- Methodische Fähigkeiten

- Persönlichkeit: teamfähig, belastbar,

handlungsorientiert, erfolgsorientiert, ethischen

Grundsätzen folgend …..

AntragstellerIn


16



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Projektteam

• verschiedene fachliche Qualifikation

• Mitglieder müssen überschaubar sein

• soziale Kompetenz

• methodische Kompetenz

AntragstellerIn


17



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Setzen Sie sich bitte in Gruppen

zusammen und überlegen sich,

welches Projekt Sie bearbeiten

wollen.

Legen Sie die genaue Zielsetzung

Ihres Projektes fest.

15 Min.AntragstellerIn

Vorschläge für Projekte

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Projekte

Tankanlage

Project Studcard

Kartoffelscheune

Brandschutz Containerschiff

Baumarkt Südhöhen

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H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektmappe (ist immer anzulegen)

1. Seite: Daten wer, wie zu erreichen, welche

Zuständigkeit, genaue Projektdaten, Logo etc.,

bietet Überblick

Projektdefinition (Beispiel)

1.1Projektauftrag

1.2Projektorganisation

1.3Aufwandsabschätzung

1.4Entscheidungsgrundlage (Protokolle)Gruppe


20



H

Erfolg

H

Projekt

H

Spannend, leicht nachverfolgbar, informativ,

einbeziehend, respektierend, .....

Zieldefinition

Anpassung an den TeilnehmerInnenkreis

Geeignete Visualisierung

Aufbau einer Präsentation

Gruppe

Klare Strukturierung

Kommunikationsregeln beachten

Diskussionsmöglichkeiten bieten

21



H

Erfolg

H

Projekt

H

Tankanlage

Project Studcard

Kartoffelscheune


Baumarkt Südhöhen

Optimierung Wartung Busgesellschaft

Getränkeabfüllanlage

Projektdefinition; Gruppenarbeit 30 min. ppt

Präsentation

Aufgabenstellungen

1. Schritt

Projektübung

Gruppe

22



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Projektdefinition


-Zielfestlegung

-Machbarkeitsstudie (Inhalt, Kosten, Ausmaß, Zeit)

-Grobplanung

AntragstellerIn

Zur Erinnerung

23



H

Geldgeber

H

Projekt

H

• Arbeitspakete• Aufgabenverteilung• Verantwortung klären• Risikoanalyse• Definition Schnittstellen• Feinplanung• Zeitplan

•AntragstellerIn

Projektplanung

24



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Arbeitspaket

• generelles Ziel und Bezeichnung des

Arbeitspaketes

• Herunterbrechen in einzelne Aufgaben

•Verteilung der Arbeiten und Zuarbeiten der einzelnen

Partner

• Verantwortung für die einzelnen Aufgaben

• Definition der Schnittstellen

•Vernetzung der Arbeitspakete miteinander aufzeigenAntragstellerIn

Projektplanung - Arbeitspakete

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Work package number Start date or starting

event:

Work package title

Activity Type

Participant number

Participant short name

Person-months per participant:

Objectives

Description of work (possibly broken down into tasks), and role of participants

Deliverables (brief description and month of delivery)

Work package Struktur


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Work package number 2 Start date or starting event:

month1

Work package title Security culture, ethics and gender

Activity Type RTD

Participant id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Person-months per beneficiary: 30 6 1 1 1 1 1 1 1 12 1

Objectives

- Modelling Guidelines for Security Culture as an overall frame work and methodological construction and

application on the fields.

- Modelling Guidelines for Ethics as an overall frame work and methodological construction and application on

the fields.

- Modelling Guidelines for Gender as an overall frame work and methodological construction and application

on the fields.

- Modelling Guidelines for Acceptance and Acceptability as an overall frame work and methodological

construction and application on the fields.

- Gender and security, gender mainstreaming, feministic linguistics, ethics

Work package 2 Beispiel:Projektplanung - Arbeitspakete

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Description of work (possibly broken down into tasks)

Task1 Modeling of Security Cultures

Leader Dr. Hoeborn, BUW, IZ 3, partner 1c

Differentiated description and comparative analysis of processes and instruments to gather the

security cultures; parameter discussion; discussing of possible cultural changes,

development of methodological guidelines

Participants: XXXX, I

Task of participants: country-specific data discussion under the given framework

Task 2 Inter- and transdisciplinary data of security culture

Leader Dr. Hoeborn, BUW, IZ 3, partner 1 c

Expert interviews on the organization of disaster management and the experience, especially the

understanding and definition, communication and the language use between the different institutions

and local, regional, and national safety and security cultures, data collection of termini technici

according to intralingual, interlingual, local, regional, national and international use (cultural related

language), gather experiences concerning acceptance and acceptability

Participants: XXXX,

Task of participants: country-specific data collection under the given framework

: country specific data collection of tasks 1, 2, 3, 4, 5 under the given framework

Taske3…


28



0. Project Management

2. WP

State of the

Art Life Long

Learning

-Methodolgies

-Best practice

-State

-Companies

-Employies

Leader

M.Strindth

Sweden

9. Dissemination

7. Requirements on Approaches of LLL, criteria and evaluation

3. WP

Overview on

legal

Policies

Boundaries

Flexicurity

of work life

Laws to

support life

long learning

4. WP

Culture and

state of the

art serious

games

learning

5. WP

Age

and Learning

Demographie

6. WP

Education

Professional

Biography

and

LLL

Leader

S. Kuri

Italy

8. Development of serious games and Mediator for LLL

Leader J. Balsrud-Hauge., BIBA; Bremen

1.WP

Gender

and

Ethics

Leader

G.Hoeborn

IZ3

Wuppertal


29



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Arbeitspakete und Methodenwahl

- Jedem AP/jeder Aufgabe müssen

Methoden zugeordnet werden

Literaturrecherche

Quantitative Erfassung (Frageboden)

Qualitative Erfassung (Interviews,

Fokusgruppendiskussion)

Beobachtungen

Szenarien etc.AntragstellerIn


30



H

Erfolg

H

Projekt

H

Tankanlage

Project Studcard

Kartoffelscheune


Baumarkt Südhöhen



Arbeitspaketplanung; Gruppenarbeit 60 min. ppt Präsentation,

Aufgabenstellung

2. Schritt

Projektübung

Gruppe


31



LEGO Racers Championship

• As you may know, the LEGO racing team is the best in the world, but in order for the team to stay that way, they will need your help. The reason why the team is number one is that they have the most stable cars in the world. However, before the next race they will need three new cars and that is where you come in. Because of your expertise, The LEGO racing team has hired you to select the three new cars.

32




Vorbereitungsphase

- Vorgehen: gestartet werden muss in der launch area, erreicht werden muss das bull’s eye, um möglichst viele Punkte zu sammeln

- Regeln der Vorbereitungsphase:

- Auswahl von drei Autos,

- benutzt weden darf ausschließlich das gegebene Material –Schere, Pappe, Tesafilm, Autokartons,- daraus dürfen Hilfskonstruktionen gebaut werden

33




Das Spiel unterteilt sich in 2 Phasen:

- eine Vorbereitungsphase

- die aktuelle Rennphase

Vorbereitungsphase: Aussuchen der Autos und Vorbereiten des Rennens

Rennphase: Der Versuch, so viele Punkte wie möglich zu bekommen

Zeitdauer insgesamt 12 Minuten, für beide Phasen zusammen

34




Das Rennen

- Die drei ausgewählten Autos müssen abwechselnd benutzt werden.

- Die Punkte werden für den Bereich gezählt, in dem die Vorderräder des Autos sind. beide Räder müssen innerhalb eines Rings sein.

- Ihr könnt Punkte verlieren:

- Falls das Auto außerhalb des bull’s eye zum Stehen kommt 1,000 points.

35




Hinweise/Tipps- Ihr könnt jederzeit während des gesamten Spiels einen Hinweis von

mir kaufen.

- Ein Hinweis in der Vorbereitungsphase kostet 500 points.

- Ein Hinweis in der Rennphase kostet 5,000 points.

Es könnte sehr hilfreich sein, einen Hinweis von mir zu kaufen. Wer

weiß?!

36



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Arbeitspakete und Zeitvorgaben

- Jedem AP/jeder Aufgabe müssen Zeiten

zugeordnet werden

Abschätzung des Zeitbedarfs je Aufgabe

Abschätzung des Zeitbedarfs je Arbeitspaket

Festelgen, welche Aufgaben zeitgleich

erfolgen und welche Aufgaben konsekutiv

AntragstellerIn

37



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Darstellung der Zeitvorgaben

erfolgt in einem GANTT Chart, einem

Balkendiagramm

Henry L. Gantt – Unternehmer (1861- 1919)

AntragstellerIn

38



H

Geldgeber

H

Projekt

H

AntragstellerIn http://www.google.de/imgres?client=firefox-

a&sa=X&rls=org.mozilla:de:official&biw=1366&bih=638&tbm=isch&tbnid=is7Zmz64EhN-

_M:&imgrefurl=http://home.snc.edu/eliotelfner/333/numbers.html&docid=mo9RWZXitBjrLM&imgurl=http://home.snc.edu/eliotelfner/3

33/pictures/Gantt.gif&w=981&h=503&ei=KBdtUtfxMoHYswagxwE&zoom=1&iact=hc&vpx=912&vpy=172&dur=762&hovh=125&ho

vw=244&tx=156&ty=96&page=1&tbnh=125&tbnw=244&start=0&ndsp=18&ved=1t:429,r:10,s:0,i:115

39



H

Erfolg

H

Projekt

H

Tankanlage

Project Studcard

Kartoffelscheune


Baumarkt Südhöhen



Zeitplanung; Gruppenarbeit 30 min. ppt Präsentation,

Aufgabenstellung

3. Schritt

Projektübung

Gruppe

40



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Arbeitsmethoden

• Analytische Methoden

• Problemlösungstechniken

• Kommunikationstechniken

• Zeitplanungstechniken

• Kreativtechniken

AntragstellerIn

41



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Kreativtechniken

• Brainstorming

• Mindmapping

• 635 Methode

• Six Hats

AntragstellerIn

42



Kreativmethoden helfen bei der Problemlösung

Brainstorming

Methode Ideen zu sammeln und weiterzuentwickeln

Vorgehen:

• Gruppe setzt sich zusammen

• Projektleiter führt in die Problematik ein

• Phase 1 – finden und sammeln von Ideen

• Phase 2 – evaluieren der Ideen, Ergebnisfindung

43



H

Geldgeber

H

Projekt

H

4 wesentliche Regeln

-Kombinieren und Weiterentwickeln genannter

Ideen

- Kommentare, Verbesserungen und Kritik

sind generell verboten

- viele Ideen in kurzer Zeit (5 – 30 min)

- freie Assoziationen und Fantasien sind

erlaubt

AntragstellerIn

44



Vorteile

• Möglichkeit innovative

Ideen und unerwartete

Problemlösungen zu

finden

• Geringe Kosten

• Einfach durchzuführen

• Kann in ‘Sackgassen’

angewandt werden

• Synergieeffekte durch die

Gruppe werden genutzt

Nachteile

• Beeinflussung durch

andere Teilnehmende

und deren Ideen

• Gruppendynamische

Konflikte

• Ergebnis stark abhängig

von den Teilnehmenden

• Gruppe kann vom

Problem wegdriften

• Evaluation und Auswahl

der Ideen

45



635 Methode (Brain Writing)

Gundlegende Idee: jede/r Teilnehmende entwickelt, eine ihm/ihr vorgegebene Idee weiter

Vorbereitungsphase, durchgeführt von der Projektleiterung

• Definition des Problems

• Auswahl von 6 Teilnehmenden

• Vorbereitung von 6 Blättern, die 3 Spalten und 6 Zeilen haben

46



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Durchführung

- jede/r Teilnehmende schreibt 3 Ideen zur

Problemlösung auf, jeweils in eine der drei

Spalten in die erste Zeile (5 min)

- Die Zettel werden im Uhrzeigersinn

weitergereicht zum/r NachbarIn

- jede Idee muss weiterentwickelt und

schriftlich fixiert werden(5 min)

- Zettel weiterreichen und das Procedere

fortführen AntragstellerIn

47



Vorteile

• Direktes Feedback durch

Weiterentwickeln der Idee

• Viele Ideen in kurzer Zeit

6 Teilnehmende x 3

Ideen/Spalten x 6 Zeilen,

108 Ideen

• Ideen werden nicht ‘tot’

diskutiert

Nachteile

• Schwierig zu realisieren

• Aufwendige Evaluierung

der Ideen

• Rigides, fest definiertes

Vorgehen, das Kreativität

unterdrücken kann

48



6 thinking Hats (Edward de Bono, 1986)

6 Hüte werden eingesetzt, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen, indem unterschiedliche Blickwinkel eingenommen werden

• Jeder Hut verkörpert eine spezielle Denkweise

• Jeder/e Teilnehmende nimmt jeweils die Denkweise des Hutes auf

49



Weißer Hut

Blickwinkel

Zahlen/Daten/Fakten

Blick auf vorliegende

Informationen

Interpretation der

Informationen

Wissenslücken suchen,

schließen oder

entsprechend

berücksichtigen

Vergangene Trends

analysieren, extrapolieren

(Objektiv)

Roter Hut

Entscheidungsbildung durch

Intuition, Bauch-Reaktionen,

Emotionen,

EmotionaleReaktionen anderer

voraussehen,

Versuchen, die intuitive

Reaktionen anderer zu

verstehen, die die Gründe

des roten Hutes nicht

nachvollziehen können

(Subjektiv)

50



Schwarzer Hut

Dinge pessimistisch betrachten,

mit Vorsicht, mit Bedacht und

defensiv,

Schwachpunkte versuchen zu

ermitteln,

als Voraussetzung um sie zu

beheben, den Ansatz zu

verbessern,

Schadenspläne zu entwickeln,

mögliche Probleme

zusammenstellen

Der schwarze Hut hilft, die Pläne

wenigener anfällig und damit

widerstandsfähiger zu

gestalten

deckt Risiken auf

zeigt Mängel auf

rechtzeitig, vor ‘Schiffbruch’

Entscheidender Vorteil der

Methode! Nicht nur positiv

denken!

(Kritisch)

51



Gelber Hut

Dinge optimistisch betrachten,

positiv denken,

Vorteil der Entscheidung sehen,

Mehrwert sehen,

Chancen aufzeigen,

sieht immer einen Ausweg

Best Case

(Spekulativ)

Grüner Hut

Kreativität

Kreative Lösungen

Freidenker

Querdenker

Auch kleine Kritik an Ideen

Nutzt das ganze Spektrum der

Kreativmethoden

Assoziativ

neue Ideen

(Konstruktiv)

52



Blaue Hut

Prozesskontrolle,

Leitung des Treffens,

Moderator,

Wenn die Gruppe sich festläuft

kann der blaue Hut direkten

Kontakt zum grünen Hut

aufnehmen, darüber neue

Ideen,

Falls Eventualitätenplanung

erforderlich ,nimmt er direkt

Kontakt zum schwarzen Hut

auf

(Ordnend)

Methodenkopplung möglich!

53



H

Erfolg

H

Projekt

H

Tankanlage

Project Studcard

Kartoffelscheune


Baumarkt Südhöhen



Sie diskutieren (scheinbar) endlos eine (selbst gewählte)

Problematik im Projekt, lösen Sie sie mit 6 Hats oder einer

anderen Kreativmethode

Aufgabenstellung

4. Schritt

Projektübung

Gruppe

54



Projektteam

• Unternehmensphilosophie

• Unternehmenskultur

• Verhaltenskultur der Teammitglieder

• Methoden und Techniken

• Führungstaktiken

55



H

Geldgeber

H

Projekt

H

Führungstaktiken nach Lehner, J.M. ‚Praxisorientiertes

Projektmanagement-Grundlagenwissen an Fallbeispielen illustriert‘, Gabler Verlag

Wiesbaden 2001

- autoritär, hierarchisch

Vorgabe durch Leitung

Zieldefinition durch Leitung

Kommunikation und Aushandeln durch

Leitung

Eindeutige Verantwortungszuordnung

Führungsrolle: Entscheidung, PolitikAntragstellerIn

56



H

Geldgeber

H

Projekt

H



Wiesbaden 2001

- kulturorientiert

Überzeugung durch Leitung

Appelle an gemeinsame Werte durch Leitung

Freundschaft durch Leitung

Zieldefinition nicht eindeutig

Eindeutige Verantwortungszuordnung

Führungsrolle: InterpersonalAntragstellerIn

57



H

Geldgeber

H

Projekt

H



Wiesbaden 2001

- organisch

Alternativen und Pläne durch das Team

beschlossen

Partizipativer Ansatz

Zieldefinition durch das Team

Keine eindeutige Verantwortungszuordnung

Führungsrolle: Interpersonal, InformationAntragstellerIn

58



Projektteam

- Nicht zu viele Mitglieder in einem Team

- Kombination verschiedener Fähigkeiten

- unterschiedliches Fachwissen

- Fähigkeit Probleme gemeinsam zu lösen

- Fähigkeit zum Teamwork

- Engagement für die Ziele und Aufgaben im Projekt

- ein gemeinsames Ziel bestimmt die Richtung

- spezifische Ziele sind Teil des Gesamtziels

- Engagement miteinander zu arbeiten

- Gemeinsame Verantwortung

59



Stimmung

• Positive Stimmung für

Verhandlungen

• Sammeln aller

kommunizierten

Informationen

• Klare Informationen

• Konzentriertes und

aktives Verhandeln

• Vermeiden von

Verhandlungsfehlern

• Feedback

Konflikt-Signale

• Aggressive

Kommunikation, lange

Diskussionen, keine

Kompromisse

• Rückzug, keine weiteren

Aufgaben übernehmen

• Zu spät kommen,

Unzuverlässigkeit

60



H

Erfolg

H

Projekt

H

Tankanlage

Project Studcard

Kartoffelscheune


Baumarkt Südhöhen



Fertigstellung der Projektskizze mit allen bisherigen

Ergebnissen, Entwicklung eines GANTT Charts;

Zusätzlich: Definieren einer Problemstellung, die mittels einer

Kreativmethode gelöst werden soll 30 min. ppt Präsentation,

Aufgabenstellung

3. Schritt

Projektübung

Gruppe

61



Projektmanagement WS 2016/2017, Teil 2-Projektdurchführung und Projektabschluss

62



Projektmappe in Ihrem Projekt

• Titel des Projekts, Akronym

• Beteiligte mit Emailadressen und Telefon (Handy)nummern

• Kurzfassung des Projektinhalts und Ziels (max. 2 Seiten)

• PERT Diagramm und Gantt Chart

• Beschreibung der Arbeitspakete mit Aufgaben

• Aufwandsabschätzung

• Einladung Kick-Off Meeting und Protokoll

• eine Einladung zu einem Meilensteintreffen und Protokoll

• Steuerungsmittel und Controlling

• Abschlussbericht (max. 2 Seiten)

• Denken Sie daran: Alle Unterlagen werden mit einer ‘Version’ versehen!

63



H

Erfolg

H

Projekt

H

ProjektmanagerIn

-Stellung

-Aufgaben

-Ziele

-Befugnisse

-Verantwortung

-Anforderungen

- Probleme-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000

AntragstellerIn

64



H

Erfolg

H

Projekt

H

Stellenausschreibung ProjektmanagerIn

-Stellung

Stellenbezeichnung: ProjektmanagerIn

Stellenrang: AbteilungsleiterIn

Stellenart: Projektleitung

Leitung Projektgruppe

-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000AntragstellerIn

65



H

Erfolg

H

Projekt

H


-AufgabenProjektspezifische Beratung der Geschäftsführung

Betreung und Unterstützung der betroffenen

Abteilungen

Projektleitung, Beteiligung Projektplanung

Steuerung Projektdurchführung

Projektmitarbeit

Internes Projektcontrolling

Entscheidungen, Kontakte, Einbindung aller

Beteiligten

-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000

AntragstellerIn

66



H

Erfolg

H

Projekt

H


-ZieleOptimierung der Projektdurchführung

Minimierung des Ressourceneinsatzes

Einhalten Projektauftrag

bestmögliche Projektlösungen

MitarbeiterInnenmotivation

gutes Projektklima


AntragstellerIn

67



H

Erfolg

H

Projekt

H


-BefugnisseMitentscheidungsrecht bei der Auswahl der

MitarbeiterInnen

Entscheidungskompetenz bei Projektdurchführung

Entscheidungsrecht bei Problemlösungen

Weisungsrecht gegenüber MitarbeiterInnen

Verfügungskompetenz Projektmittel

Informationsbefugnis

-A. Steinbuch ‘Projektorganisation und Projektmanagement’, 2000AntragstellerIn

68



H

Erfolg

H

Projekt

H


- Verantwortung

Wirtschaftlichkeit der Projektdurchführung

Ergebnisverantwortung der Projektlösung

Budgetverantwortung


AntragstellerIn

69



H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektmappe (ist immer anzulegen)

1. Seite: Daten wer, wie zu erreichen, welche

Zuständigkeit, genaue Projektdaten, Logo etc.,

bietet Überblick

2. Projektauftrag

3. Projektorganisation

4. Aufwandsabschätzung

5. Übersicht zu Teilprojekten

6. Projektadministration (Termine, Beschlüsse,

Projektpläne)

7. Einladungen zu Projektmeetings

8. Entscheidungsgrundlage (Protokolle)

Gruppe

70



H

Erfolg

H

Projekt

H

Kick-Off Meeting

1. Das erste Meeting in der Projektrealisierung

2. ProjektleiterIn lädt ein

3. Einladung erfolgt schriftlich

4. Ort, Zeit, Dauer

5. Erwartungen, Aufgaben

6. Tagesordnung

Gruppe

71



H

Erfolg

H

Projekt

H

Einladung und Tagesordnung

1. Das Kick-Off Meeting bestimmt die Stimmung im

Projekt

2. Social Event mit einplanen

3. Tagesordnungen detailliert

4. Klare Zeitvorgaben

Gruppe

72



H

Erfolg

H

Projekt

H

Protokoll des Kick-Off Meetings

1. Alle Beschlüsse, Verantwortungen,

Terminabsprachen etc. müssen protokolliert

werden.

2. ProtokollführerIn muss bestimmt werden,

Zeitpunkt des Protokolls, Einspruchsfrist

3. Nächstes Treffen, Zwischentreffen für einzelne

Gruppen

4. Klare Zielvorgaben

Gruppe

73



H

Erfolg

H

Projekt

H

Festlegen der nächsten Schritte und

Treffen

1. Maßgebend ist die Projektplanung

2. Projektplanung muss umgesetzt werden in

Vorgänge und Ereignisse

3. Ziel ist definiert durch Projektplanung

Gruppe

74



H

Erfolg

H

Projekt

H

Methoden zum Festlegen der

nächsten Schritte

1. Zerlegen des Gesamtvorgangs in einzelne

Vorgänge

2. Vorgänge sind nicht identische mit Aufgaben in

den Arbeitspaketen

Gruppe

75



H

Erfolg

H

Projekt

H

Vorgang: Vorbereiten einer Website

S T A R T – gleichzeitig ablaufende Vorgänge:

1. Angebote für Website Domäne einholen

2. BearbeiterIn aussuchen

3. Angebote für Logo einholen

Gruppe

2

4

2

3

1

76



H

Erfolg

H

Projekt

H

Gruppe

2

3

1 4

Website

Domäne

Angebote

BearbeiterIn

auswählen

Angebote

Logo

einholen

77



H

Erfolg

H

Projekt

H


Weiterentwicklung:

1. Domäne festlegen

2. Arbeitsvertrag erstellen

3. Logo auswählen

Gruppe

5

7

6

78



H

Erfolg

H

Projekt

H

Gruppe

2

3

1 4

Website

Domäne

Angebote

BearbeiterIn

auswählen

Angebote

Logo

einholen7

5

6

Domäne

auswählen

Logo

auswählen

Arbeitsver-

trag

erstellen

79



H

Erfolg

H

Projekt

H


Weiterentwicklung:

1. Domäne installieren

2. Arbeitsauftrag ausfüllen

- Logo vorhanden

Gruppe

7

7

7

80



H

Erfolg

H

Projekt

H

Gruppe

2

3

1 4

Website

Domän

Angebote

BearbeiterIn

auswählen

Angebote

Logo

einholen7

5

6

Domäne

auswählen

Logo

auswählen

Arbeitsver-

trag

erstellen

Domäne

installieren

Auftrag

ausführen

8

PartnerInnen

informieren

81



H

Erfolg

H

Projekt

H

Vorgang und einzelne Vorgänge sind

bekannt

1. Bestimmen des zeitlichen Ablaufs

2. Minimaler und maximaler Zeitbedarf werden

festgelegt

3. Gesamtdauer kann bestimmt werden über

minimale und maximale Zeitdauer

4. Pufferzeiten sind bekannt

Gruppe

82



H

Erfolg

H

Projekt

H

Darstellung und Berechnung

1. Knoten 2 – Angebote Website Domäne

2. Minimale Zeit 5 Tage

3. Maximale Zeit 10 Tage

4. Pufferzeit 5 Tage

Gruppe

10

2

5

83



H

Erfolg

H

Projekt

H

Darstellung und Berechnung

1. Knoten 5 – Auswählen Domäne

2. Minimale Zeit 6 Tage (plus 5 Tage aus Vorgang 1)

3. Maximale Zeit 12 Tage (plus 10 Tage aus Vorgang

1)

4. Pufferzeit maximal 11 Tage

Gruppe

22

5

11

84



H

Erfolg

H

Projekt

H

Knoten 7, Zusammentreffen

Aus Weg 1

1. Knoten 7 – Domäne ist installiert mit Logo

2. Minimale Zeit gibt die maximale minimale Zeit an,

die bei einem der drei Wege auftritt

3. Maximale Zeit, die bei einem der drei Wege auftritt

Gruppe

32

7

16

85



H

Erfolg

H

Projekt

H

Einsatzmittelplanung

1. Jedem Teilvorgang werden Ressourcen

zugeordnet

2. Ressourcen werden aufgeteilt nach: Personal,

Material, Energie, Betriebsmittel etc

3. Aber auch Gebäudeflächen, Fremdleistungen,

Investionen etc.

4. Ressourcen können detaillierter zugeordnet und

abgerechnet werden als in der Projektplanung

angegebenGruppe

86



H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektsteuerung und

Projektdokumentation

1. Ständige Suche nach bestmöglichem Weg zur

Umsetzung der Projektplanung

2. Alle Schritten, Entscheidungen etc. müssen

dokumentiert werden (in den Projektmappen)

3. Falls verschiedene Varianten eines Vorgangs

existieren, müssen diese ‚durchnummeriert‘

(Datum o.ä.) werden

4. Projektcontrolling ist zwingend erforderlichGruppe

87



H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektsteuerung

1. Regelmäßige Erfassung des Ist-Zustandes

2. Regelmäßiger Abgleich mit dem Soll-Zustand

nach Projektplanung

3. Gegebenenfalls Einleitung von

Korrekturmaßnahmen

Gruppe

88



H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektsteuerung - Hilfsmittel

1. Projektübersicht (kurzer Projektplan)

2. Kick-Off Meeting

3. Projektbesprechungen

4. Zwischenberichte und –besprechnungen

5. Projekt Abgleich

6. Risikobeurteilung

7. Öffentlichkeitsarbeit

Gruppe

89



H

Erfolg

H

Projekt

H

Projektkontrolle

1. Permanenter Prozess

2. Unterstützt die Umsetzung

3. Überwachung des Standes

4. Quantitative und qualitative Kontrolle

5. Dokumentation der Kontrolle, Rechtssicherheit

Gruppe

90



H

Erfolg

H

Projekt

H

Instrumente der Projektkontrolle

1. Besprechungen

2. Befragung

3. Audit

4. Review

5. Vor Ort Beobachtungen

Gruppe

91



H

Erfolg

H

Projekt

H

Fast geschafft - Projektabschluss

1. Übergabe der Ergebnisse

2. Abnahme der Ergebnisse

3. Gegebenenfalls Implementierung

4. Auflösen der Projektgruppe

Gruppe

92



H

Erfolg

H

Projekt

H

Was ist zu leisten?

1. Erstellen eines Abschlussberichtes

2. Erstellen Projektpräsentation

3. Übergabe der Ergebnisse an den Projektträger

4. Verhandlungen

5. Auflösung des Teams

Gruppe

93



H

Erfolg

H

Projekt

H

Wo findet der finale Prozess statt?

Abschlusssitzung

1. Erreichen der Ziele

2. Einhalten von Bedingungen

3. Einarbeiten neuer Forderungen

4. Verteiler Dokumentationen

5. Nutzung der Ergebnisse durch Dritte

6. Weitere Betreuung

Prinzipiell werden alle wichtigen Ergebnisse im

Abschlussbericht zusammengefasst.Gruppe

Projektmanagement WS 2016/2017 - Logo IZ3 · erfolgt in einem GANTT Chart, einem Balkendiagramm...

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