Projektstartaktivitäten & Projektdefinitionsaktivitäten

TOP-Soft

PM-Qualifikation

Projektdefinitionsphase

Ergebnispräsentation

Börner, Sascha Braun, Jonathan Pitch, StefanSchmid, Jendirk Zaretzke, Ferdinand

PM-Qualifizierung 5 Mai 2013

TOP-Soft

Übersicht zur Gliederung der Ergebnispräsentation in Abstimmung mit der Aufgabenstellung zur Projektdefinition

• Projektstartaktivitäten & Projektdefinitionsaktivitäten• Sitzungseinladungen für Kick-Off & Projektstartworkshop mit

entsprechender Agenda

• Projektumfeld- / Stakeholderanalyse • Identifikation beteiligter Stakeholder und deren Beziehung in

Projektumweltgrafik• Definition von Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung der

Umweltbeziehungen

• Projektauftragsteckbrief• Identifikation und Bewertung der Stakeholder-Anforderungen/

Interessen• Zielprioritätenmatrix und Kurzbeschreibung der Ziele hoher

Priorität.

• Projektorganigramm• Spielregeln


TOP-Soft

Projektstartaktivitäten/Projektdefinitionsaktivitäten

• Projektteam bestimmen

• Regelung Kompetenzen und Zuständigkeiten

• Kommunikationsmedien/-formen

• Projektmanagement Methoden

• Abstimmung Projektauftrag-geber

PlanungProjektstart

• Sitzungseinla-dungen Kick-Off/ Projektstart-workshop

• Einbeziehung externer Projektcoaches

VorbereitungProjektstart

• Durchführung Kick-Off / Projekt-startworkshop

• Stakeholderanalyse• Projektziele klären

und festlegen• Projektorganisation

festlegen• Phasen/

Meilensteine festlegen

• Ablaufplan Terminberechnung

• Risikobewertung• Termin-/

Ressourcenplan

DurchführungProjektstart

• Fertigstellung Projektmanagement

• Abstimmung Projektauftraggeber

• Verteilung Projektmanagement Dokumentation

NachbereitungProjektstart


TOP-Soft

Einladungsschreiben für Projekt Kick Off Meeting und Projektstartworkshop von der Projektleitung an Teammitglieder


TOP-Soft

Agenda für das Kick-Off Meeting

Agenda Kick-Off Meeting

Wann: 02.05.2013; 10:00 – 12:30 Uhr Wo: Kleiner Besprechungsraum Hercules, Geb.315 Raum 01.33Wer: Auftraggeber, Projektleiter, Projektkernteam


TOP-Soft

Agenda für den Projektstartworkshop

Agenda Projektstartworkshop

Wann: 06.05. – 07.05.2013, jeweils von 08:30 – 17:00 Uhr Wo: Schlosshotel Kronberg, Hainstraße 25, 61476 KronbergWer: Auftraggeber, Projektleiter, gesamtes Projektteam, GPM-Berater


TOP-Soft

Projekt: „PM-Qualifizierung“

Unternehmensexterne Umwelten

Kunde

BeraterQualifizierungsgesellschaftz.B. GPM

Unternehmensinterne Umwelt

Geschäftsführung50 Mitarbeiter3 Projektleiter4 Hauptabteilungen

• Serviceangebot • Entwicklung• Vertrieb & Marketing • Finanzen & Verwaltung

Projektinterne Umwelt

Projektauftraggeber: Geschäftsführung10 ProjektleiterProjektleiterin: Elke MaierPlanungsteam

Projektumweltdiagramm


TOP-Soft

Umwelt Anforderung an das Projekt

Strategie Maßnahmen

Geschäftsführung • Zertifizierung der Projektleiter nach neuesten Standards

• Erstellung einer PM-Handbuches

• Standardisierte/ systematische Abläufe zukünftiger Projekte

• Transparenz zu Projektfortschritt gem. Principal Agent Theor.

• Projektvorgaben einhalten

• Randbedingungen einhalten (Kosten,Resourcen)

• Gute Kommunikation • Regelmeetings• Kennzahlentafel für Projekt• Gutes Projektcontrolling• Zertifizierungen der

Projektleiter

Mitarbeiter • Dauerexistenz TOP-Soft

• langfristige Arbeitsplatzerhaltung

• Wenige Komplikationen durch Projekt

• Projektinformationstafel• Informationsflyer• Changestory• Ressourcen entlasten

Projektteam • Erfolgreicher Abschluss des Projektes

• Projekterfahrungs-gewinn

• Zusätzliche Qualifikationen

• Gutes Arbeitsklima

• Teamregeln• Regelmeetings zum

abstimmen• Zertifikate für Projektteilnahme

Projekt-Umwelt-Beziehungstabelle 1/2


TOP-Soft

Umwelt Anforderung an das Projekt

Strategie Maßnahmen

Externe Berater • Gute Zusammenarbeit

• Gute Bezahlung

• Erfolgsprämie• Pünktliche Bezahlung• Gutes Arbeitsklima• Empfehlungen in

Aussicht stellen

• Regelmeetings• Geregelte Vereinbarungen• Prämie festlegen• Beratung bei Projekt

aushängen (Werbung)

Qualifizierungs-gesellschaft

• Notwendige Qualifizierungspunkte erfüllen

• Bezahlung

• Referenzen• Pünktliche Bezahlung

• Geregelte Vereinbarungen• zeitlich abgestimmte

Planung

Hauptabteilungsleiter • Keine unnötigen Ressourcen verbrauchen

• Zertifizierung der eigenen Projektleiter

• Qualifiziertes Personal• Effektivere Projekte• Gute Absprache zu

Ressourcenvergabe

• Regelmeetings• Kennzahlentafel für Projekt• Gute Kommunikation

Projekt-Umwelt-Beziehungstabelle 2/2


TOP-Soft

Hauptstakeholder im Projekt

Geschäfts-führung

Projekt-leiterin

Projekt-mitarbeiter

Schulungsteinehmer

Vorbereitung G V,B I,M I, B

Planung G,B V,M I

Entwurf G V,B M I

Durchführung G V,M I

Dokumentation I G,B M I,B

B= Beteiligung, I= ist zu informieren, G= Genehmigung, V= Verantwortlichkeit, M= Mitarbeit

Stakeholder-Funktionendiagramm


TOP-Soft

Mögliche Quellen für Widerstände und entsprechende Gegenmaßnahmen

Widerstand

MitarbeiterFührungskräfte Büro-kratischKreativ-

bremsend

Umwelt Strategie Maßnahmen

Manager • Ressourcensicherheit • Klare Kapazitätsverteilung• Festlegung der Prioritäten

Mitarbeiter • Projektkommunikation • Soziale Veranstaltungen• Projekt Check Boards• Projekt Slogan• Projekt Newsletter


TOP-Soft


TOP-Soft

Anforderungsmatrix nach Befragung aller intern am Projekt beteiligter Stakeholder

Projekt-team

Projekt-leiterin

Abteilungs-leiter

Mitarbeiter TOP-Soft

Geschäfts-führung

reibungsloser Ablauf des Projektes PM - Qualifizierung

5 5 4 3 3

Zertifizierung der Projektleiter 5 5 4 2 5Erstellung einer PM-Handbuches 5 5 3 1 5Standardisierte/systematische Abläufe zukünftiger Projekte

3 4 3 2 5

Verständliche Formulierung des PM-Handbuchs und langfristige Gültigkeit

4 4 2 1 2

Einhaltung von Terminen und Budgets in künftigen Projekten

3 3 4 2 4

Reputation von Topsoft verbessern 2 3 3 2 4Dauerexistenz Topsoft 3 3 3 5 4Neugewinnung von Kunden 2 2 3 2 4

1 – niedrige Priorität, ….., 5 – höchste Priorität


TOP-Soft

Zielprioritätenmatrix

TOP-Priorität (Muss)

Mindes-standards (Soll)

Nice to have (Kann)

keine Relevanz

Ausbildung der 10 Projektleiter in QM XZertifizierung der Weiterbildungsmaßnahme

X

Implementierung eines Managementsystems XErstellung eines Managementsystems XAbschlusstermin XProjektkosten XRessourceneinsatz XKompetenzen PL verbessern XEffizienz Projektabwicklung XReputation von Topsoft Verbessern XKundenkreis durch Zertifizierung erweitern X


TOP-Soft

Projektorganigramm QM-Qualifizierung

Projekt-auftraggeber

PLElke

Maier

QM

Berater

GPM

auszubildende Projektleiter

Projekt-hauptteam

Projektorganisation

Leitung Subteam

Handbuch

PLAlpin

Grafiker

PL früherer Projekte

PLCebit

Projekt-subteam


TOP-Soft

Die Wahl der Organisationsform und eine kurze Erläuterung der Facts zur „schwachen Matrixprojektorganisation“

Wahl der Organisationsform

Für die Wahl der richtigen Projektorganisationsform hat sich unser Team entschlossen die Untenstehende Matrix zur Hilfe zu nehmen.

Fragen:

1.Wie groß ist die Bedeutung des Projektes für das Unternehmen?2.Wie viele Schnittstellen hat das Projekt?


TOP-Soft

Hilfsmittel zur Entscheidungsfindung für unsere Organisationsform

Projektbedeutung mittel

Kein Projekt, das über den Bestand des Unternehmens entscheidetAuf lange Sicht, kann der Erfolg jedoch zur Verbesserung der Marktposition führen

Schnittstellenanzahl hochDas Projekt hat Schnittstellen mit fast allen Abteilungsbereichen

2

1

1

2


TOP-Soft

Warum eine Schwache- wenn man auch eine starke Matrixprojektorganisation haben kann!?

Schwache Matrixprojektorganisation weil:Gemeinsame Bestimmung der auszubildenden Projektmanager aus der Linie

Keine großen Umsetzungsvorgaben von Projektleiterstelle notwendig

Nur Zeitrahmen – und Zielvorgabe durch Projektleiter wichtig

Keine disziplinarische Unterstellung notwendig für bereichsübergreifende Aufgaben


TOP-Soft

Projektorganisation in ausgeplanter Form der schwachen Matrixprojektorganisation


TOP-Soft

Unsere gemeinsam erarbeiteten Kommunikationsregeln für eine effiziente und positive Zusammenarbeit

Offenheit, Vertraulichkeit und respektvoller Umgang im Team Mittragen von Entscheidungen Information der Teammitglieder Vorbereitung auf Sitzungen Pünktlichkeit Einhaltung von Zusagen Vorherige Abstimmung neuer Aufgaben Wir halten uns an unsere Regeln Wechsel von Rollen im Team (z. B. Protokoll, Überwachung der Liste

offener Punkte)


TOP-Soft

Ende der Präsentation

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Projektstartaktivitäten & Projektdefinitionsaktivitäten

Documents

Transcript of Projektstartaktivitäten & Projektdefinitionsaktivitäten