Prozessanalysen: Prozesse geschickt unter die Lupe nehmen! | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

CEBIT 2014 BITKOM

KYOCERA UND ECM?

IHR REFERENT

KYOCERA HAT EINE LANGE TRADITION


IN DER ENTWICKLUNG VON ZUKUNFTSTECHNOLOGIEN.


Kernkompetenz Keramik

Weltweit größter Produzent von Feinkeramik

Weltweit drittgrößter Produzent von Solarmodulen

Hersteller von Produkten und Komponenten für Schlüsselindustrien: IT, Mobilkommunikation, Unterhaltungselektronik, Automobilindustrie, Chemie, Medizintechnik, erneuerbare Energien

Produkte für Endverbraucher: Solarmodule, Drucker, multifunktionale Systeme und Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, Küchen- und Büroartikel.

Unter den Top-600-Unternehmen der Welt

WIR ENTWICKELN NICHT EINFACH NUR DRUCKER

WIR ENTWICKELN NICHT EINFACH NUR DRUCKER

WIR ENTWICKELN LÖSUNGEN

KYOCERA ENTWICKELT LÖSUNGEN

Wir denken nicht in Produkten.

Wir senken die Kosten, steigern die Sicherheit und erhöhen die

Produktivität unserer Kunden durch:

Außergewöhnlich zuverlässige und wirtschaftliche Produkte

Intelligente Software Lösungen

Ganzheitliche Managed Document Services (MDS)

KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD

HARDWARE-Konsolidierung

ASSETNAHE Betriebs-Prozesse

DOKUMENTEN-Prozesse


Beschreibung Betroffen % Einsparung im

Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten

Hardware, Toner, Tinte,

Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3%

Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management,

Untersuchung/Bewertung, Tests,

Onsite Support, Training, usw.

IT-Support 5% 70% 4%

Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung,

Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3%

Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration,

Versorgung,

usw.

Administration

und Einkauf 5% 70% 4%

Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur

(Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw.

Informationsbeschaffung

Dokumenten/Informations-

Prozess durch Benutzer 28% 20% 5%

Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten

Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw.


Prozess

47% 25% 11%

100% 30% Einsparpotenzial

Wasseroberfläche


Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten





Onsite support, Training, usw.





Versorgung,

usw.

Administration





Dokumenten/Informations





Prozess

47% 25% 11%

100% 30%




HARDWARE-Konsolidierung


Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten










Versorgung,

usw.

Administration










Prozess

47% 25% 11%

100% 30%



Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten










Versorgung,

usw.

Administration










Prozess

47% 25% 11%

100% 30%


Helpdesk, Second-Level-Support, Installation,

Asset Management, Untersuchung/Bewertung,

Tests, Onsite Support, Training, usw.


Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe

Übersetzung, Formatierung, Hardware

Lastenverteilung, usw.

System-Infrastruktur 5% 60% 3%

Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen,

Administration, Versorgung,

usw.

Administration


ASSETNAHE Betriebs -Prozesse


Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten










Versorgung,

usw.

Administration










Prozess

47% 25% 11%

100% 30%



Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten










Versorgung,

usw.

Administration










Prozess

47% 25% 11%

100% 30%


Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand

und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen

(Uptime), Arbeitskosten, usw.


Dokumenten/

Informations-

Prozess durch

Benutzer

28% 20% 5%

Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows,

Dokumenten Produktion, Endverarbeitung,

Elektronisches Formularwesen, usw.

Dokumenten/

Informations-

Prozess

47% 25% 11%

DOKUMENTEN Prozesse

GESAMTAUFSTELLUNG DER IST-SITUATION

HARDWARE Konsolidierung

KOSTEN HARDWARE KONSOLIDIERUNG




Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten

GESAMTÜBERSICHT ALLER SYSTEME NACH

HERSTELLERN UND MODELLEN

Brother 12%

Toshiba 3%

Samsung 1%

Panasonic 1%

52%

OKI 1%

Konica Minolta

3%

HP 8%

Epson 6%

Fujitsu 7%

Canon 6%

Hersteller Stück Modelle

Brother 92 22

Canon 44 19

Epson 49 6

Fujitsu 58 3

HP 61 35

Konica Minolta 27 9

Kyocera 400 34

OKI 6 3

Panasonic 4 3

Samsung 11 6

Toshiba 22 10

IST VERGLEICH COLOR –

S/W VOLUMEN INKL. FINANZIERUNG

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

450.000

s/w-Seiten

Farbseiten Systeme: 672* Stück

S/W Seiten: 387.633

pro Seite 0,029003 €

Systeme: 109 Stück

Farbseiten: 34.325


* ohne Scanner und Nadel-/Matrixdrucker/Plotter

OPTIMIERUNG

SOLL VERGLEICH COLOR - S/W VOLUMEN INKL.

FINANZIERUNG / SERVICE / TONER

Systeme: 344 Stück

S/W Seiten: 387.533


Systeme: 53 Stück

Farbseiten: 34.325


* ohne Scanner und Nadel-/Matrixdrucker/Plotter

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

450.000

s/w-Seiten

Farbseiten

IST-/SOLL- ENERGIEVERBRAUCH / CO2 EMISSION

IST-

Situation

SOLL-

Situation Einsparung

Strom-

verbrauch pro

Jahr

58.012 kWh 41.721 kWh 16.291 kWh

Energiekosten

pro Jahr 11.602,44 € 8.344,32 € 3.258,12 €

Kohlendioxid

Emission* 34.227,12 kg 24.615,72 kg 9.611,40 kg

Reduzierung der CO2

Emission um 28,08 %!

48,0570 Tonnen

weniger CO2 in

5 Jahren!

•CO2-Faktor 0,59 kg/kWh. Quelle:

http://www.umweltbundesamt.de/energie/archiv/

co2-strommix.pdf

IST-/SOLL- VERGLEICH ALLE KYOCERA-SYSTEME

IST-Situation SOLL-Situation

Kosten pro Monat 15.240,45 € 9.298,43 €

Seiten pro Monat 421.958 421.958 0 $

4.000 $

8.000 $

12.000 $

16.000 $

IST- Situation SOLL- Situation

Kosten pro Monat

Monat 5.942,02 € Einsparung: Jahr 71.304,24 € Laufzeit 356.521,20 €

Einsparung insgesamt: 38,99%

BEISPIEL ASSETNAHE PROZESSE

ASSETNAHE Betriebs-Prozesse

ASSETNAHE BETRIEBS-PROZESSE

Helpdesk, Second-Level-Support, Installation,

Asset Management, Untersuchung/Bewertung,

Tests, Onsite Support, Training, usw.


Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe

Übersetzung, Formatierung, Hardware

Lastenverteilung, usw.

System-Infrastruktur 5% 60% 3%

Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen,

Administration, Versorgung,

usw.

Administration



Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten

BEISPIEL ASSETNAHE PROZESSE

DOKUMENTEN-PROZESSE

DOKUMENTEN-Prozesse

KOSTEN DOKUMENTEN-PROZESSE


Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten

Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand

und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen

(Uptime), Arbeitskosten, usw.


Dokumenten/

Informations-

Prozess durch

Benutzer

28% 20% 5%

Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows,

Dokumenten Produktion, Endverarbeitung,

Elektronisches Formularwesen, usw.

Dokumenten/

Informations-

Prozess

47% 25% 11%

ANALYSIERTE STANDORTE

Standort:

Abteilungen:

- Geschäftsführung

- IT

- Personal

AUSGEWÄHLTE RELEVANTE ERGEBNISSE

Beschaffungsantrag: Der Papier-Formular Antrag erfordert aufwendige Arbeitsabläufe zwischen Abteilungen, IT und Finanzen.

Ein digitaler Ablauf spart zeitliche Aufwände, vereinfach Prüfungen und minimiert die Recherche.

Die Durchlaufzeit reduziert sich von Tagen auf wenige Minuten!

PROZESSANALYSE: BELEGTYPEN

GESAMTERGEBNIS PROZESSANALYSE

EINSPARUNG BEI UMSETZUNG IN 3 BEREICHEN

Zwischensumme 4.816,04 €

Managementbereich „Beschaffungsantrag“ 483,66 €

Managementbereich „Sekretariat Geschäftsführung“ 1.331,44 €

Managementbereich „Personal“ 3.000,94 €

SW-Kosten, Festpreis inkl. Installation, Schulung, 5 Jahre Wartung 1.920,00 €

Kostensenkung im Monat 2.896,04 €

Kostensenkung im Jahr 34.752,48 €

2.896,04 €

34.752,48 €

GESAMTERSPARNIS

DRUCKER- UND PROZESSANALYSE

SIE ERINNERN SICH


Kostenblock

Einsparung

Gesamtkosten










Versorgung,

usw.

Administration










Prozess

47% 25% 11%

100% 30%

GESAMTEINSPARUNG IM ÜBERBLICK

IST-Situation SOLL-Situation*

Kosten pro Monat 7.429,42 € 4.533,38 €

IST-Situation SOLL-Situation

Kosten pro Monat 15.240,45 € 9.298,43 €

Seiten pro Monat 421.958 421.958

39% 39%

Hardware Konsolidierung Dokumentenprozessoptimierung (lediglich 3 Prozesse)

Monat 8.838,06 € Gesamteinsparung: Jahr 106.056,72 € Laufzeit 530.283,60 €

Einsparung pro Monat: 2.896,04 €

Einsparung pro Jahr: 34.752,48 €

Einsparung Laufzeit: 173.762,40 €

Einsparung pro Monat: 5.942,02 €

Einsparung pro Jahr: 71.304,24 €

Einsparung Laufzeit: 356.521,20 €

EIN WEITERES BEISPIEL AUS UNSERM HAUS

DOKUMENTEN PROZESSE

KYOCERA hat ca. 14.000 - 16.000

Auftragseingänge/Monat

67% vollautomatisch in das SAP

9 Mitarbeiter organisierten die restlichen 33%

Nach Umsetzung 96% automatisch

2 Mitarbeiter organisieren die letzten 4%

7 Mitarbeiter nehmen nun andere Aufgaben im

Unternehmen wahr, um zu helfen KYOCERA´s

Wachstumsstrategie umzusetzen

Prozessersparnis € 350.000/p.a.

Analyse

Optimierung/

Design

Umsetzung

UNSER ANGEBOT - Standard

- Office

- Email

- Sonstige

Ausgangsbelege

- OCR

- SAP Adapter

- Datenbanken

- DMS

- Sonstige

Konnektoren

opt. OCR zur

Bildbearbeitung

- Standard

- Barcode

- Email

- Sonstige

Eingangsbelege

- MFP

- Mail

- Archiv

- Formulare

- OME (Francopost)

- DE-Mail (Francopost)

Signatur

- E-Post

Output

NEU

- Portal (zum Anwender)

- Digital Pen

- Tablet - (mobiler Zugriff Cloud

Desktop)

Kommunikation

NEU

KYOCERA UND ECM?

Was sind die Inhalte der ECM Welt?

Strategien, Methoden und Werkzeuge, die man benutzen kann, um zu

erfassen, zu managen, zu speichern, zu erhalten um abschließend Inhalte und

organisatorische Kernprozeß bezogene Dokumente zu liefern.

Erfassen

(Capture) Managen

Speichern

(Store)

Erhalten

Bewahren

(Preserve)

Liefern

(Deliver)

VIELEN DANK FÜR IHRE

AUFMERKSAMKEIT

Besuchen Sie uns:

Halle 3

Stand B20

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