Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU Wien Gruppe 4 Karin...
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Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU WienGruppe 4
Karin EnglhartMagdalena Kutis Philip Tüttö
Folie 2
Arbeitsumgebungsmodell I
Folie 3
Arbeitsumgebungsmodell II
Folie 4
Universitätsverwaltung
Untergliederung der Abteilung „Recht und Organisation“
in 5 Prozesse:
• Zulassung zum Studium
• Notenverwaltung- und Veröffentlichung
• Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen
• Anerkennung von Prüfungsleistungen
• Administration des Studienabschlusses
Folie 5
Anerkennung von Prüfungen:
Der Prozess Anerkennung von Prüfungen besteht
aus 3 Subprozessen:
• Anerkennungsantrag prüfen
• Anerkennungsbescheid erstellen
• Bescheid übermitteln
Folie 6
1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen
Antragstellung:
• Papierformular oder Online?
• Vollständigkeitsüberprüfung
• „Akt“ anlegen
Rolle: Sachbearbeiter 3
Folie 7
2. Subprozess: Anerkennungsbescheid erstellen
• Unterteilung in WU - intern oder extern
• Wenn extern: genauere Überprüfung
• Bei Gleichwertigkeit der Prüfung Empfehlung zur
Anerkennung an die Studienkommission
• Anderenfalls negative Empfehlung
• Bescheid erstellen
Rollen: Sachbearbeiter 1 und Abteilungsleiterin 1
Folie 8
3. Subprozess: Bescheid übermitteln
• Überprüfung der Bescheidinhalte
• Benachrichtigung des Studenten
• Bescheid „Zustellung“
• Eintragung der Note
Rolle: Sachbearbeiter 2
Folie 9
Analyse des IST- Zustandes
• Pfadanalyse:
• Anzahl der Simulationen: 1000
• Arbeitstage pro Jahr: 170
• Arbeitsstunden pro Tag: 8
• Ergebnis:
• Execution time 2:11:55
• Waiting time: 3:01:28:35
• Resting time: 5:04:00:00
• Cycle time: 8:07:37:30
Folie 10
Analyse des IST- Zustandes
• Belastungsanalyse:
Folie 11
Analyse der „Problemaktivitäten“
Activity Execution time Waiting time Resting time
Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:001:00:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid kopieren 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Schultyp prüfen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Antrag prüfen 00:000:00:20:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 00:001:00:00:00 00:000:04:00:00
Bescheidinhalte prüfen 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Benachrichtigung vorbereiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00
Bescheidinhalte vervollständigen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Mail versenden 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
zur Poststelle bringen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Benachrichtigungsdatum im System vermerken 00:000:00:02:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid bereitlegen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:005:00:00:00
Folie 12
Verbesserungsvorschläge
Maßnahmen:
• 1.) Reduktion der Anzahl der Aktivitäten in einem Subprozess durch Konzentration auf elektronisch unterstützte Antragserfassung
• 2.) Verringerung der Durchlaufzeiten durch Reduzierung von waiting und resting times
Folie 13
1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen
Antragstellung:
• Papierformular oder Online?
• Vollständigkeitsüberprüfung
• „Akt“ anlegen
Folie 14
Darstellung und Auswirkung von Maßnahme 1
• Einsparung von 3-4 Aktivitäten
Folie 15
Analyse nach Maßnahme 1
• Pfadanalyse:
• Ergebnis:
• Execution time: -8 min.
• Waiting time: -8 min.
• Resting time: =
• Cycle time: -16 min.
Folie 16
Analyse nach Maßnahme 1
• Belastungsanalyse:
Verringerung der Bearbeitungszeit bei Sachbearbeiter 3 um 8 Minuten.
Verringerung der Personalkosten bei Sachbearbeiter 3 um ca. 50%
Folie 17
Analyse der „Problemaktivitäten“
Activity Execution time Waiting time Resting time
Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:001:00:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid kopieren 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Schultyp prüfen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Antrag prüfen 00:000:00:20:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 00:001:00:00:00 00:000:04:00:00
Bescheidinhalte prüfen 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Benachrichtigung vorbereiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00
Bescheidinhalte vervollständigen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Mail versenden 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
zur Poststelle bringen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Benachrichtigungsdatum im System vermerken 00:000:00:02:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid bereitlegen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:005:00:00:00
Folie 18
Analyse nach Maßnahme 2
Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid kopieren 00:000:00:02:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Schultyp prüfen 00:000:00:00:30 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Antrag prüfen 00:000:00:20:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 00:000:04:00:00 00:000:01:00:00
Bescheidinhalte prüfen 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Benachrichtigung vorbereiten 00:000:00:05:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 00:000:00:00:00
Bescheidinhalte vervollständigen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Mail versenden 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
zur Poststelle bringen 00:000:00:10:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Benachrichtigungsdatum im System vermerken 00:000:00:02:00 00:000:00:00:00 00:000:00:00:00
Bescheid bereitlegen 00:000:00:01:00 00:000:00:00:00 00:005:00:00:00
Activity Execution time Waiting time Resting time
Folie 19
Analyse nach Maßnahme 2
• Pfadanalyse
• Ergebnis:
• Execution time: =
• Waiting time: - 1 Tag und 3 Stunden
• Resting time: - 3 Stunden
• Cycle time: - 1 Tag und 6 Stunden
Folie 20
Analyse nach Maßnahme 2
• Belastungsanalyse:
• Abteilungsleiterin:
• Waiting time: - 1 Tag
• Resting time: - 3 Stunden
• Sachbearbeiter 1:
• Waiting time: - 3 Stunden
Folie 21
Conclusio
Maßnahme 1 effektiver in Bezug auf Personalkosten
Maßnahme 2 effektiver in Bezug auf Durchlaufzeit
Folie 22
Analyse Maßnahmen 1 + 2
• Zur Überprüfung noch einmal
eine Pfadanalyse:
• Ergebnis:
• Cycle time: -1 Tag 6 Stunden und
ca. 16 Minuten