Dr. Phanthian Zuesongdham

Prozessmanagement bei der HPA – Instrument für die nachhaltige Prozesse

03.11.2011

Warum Prozessmanagement bei der HPA?

2Dr. Phanthian Zuesongdham

Prozessmanagement wird als ganzheitliches und nachhaltiges Managementsystem angesehen.

Kontinuierliche Verbesserung für alle Prozesse gewährleisten

Die Komplexität (Prozesse und Schnittstellen) des Hafens benötigt ein Systematik, um Steuerungsfähigkeit sicherzustellen

Den erhöhten Anforderungen an Integration und Harmonisierung von Prozessen und Systemen gerecht werden

Prozessmanagement dient als Mittel zum einheitlichen Verständnis über die Prozesse und als Kommunikationsbasis für die kontinuierliche Prozessoptimierung sowie als eine Maßnahme zum Wissensmanagement

Prozessmanagement steigert unsere Effizienz und Steuerungsfähigkeit.

Prozessmanagement ist ein zentrales Thema für die HPA

3Dr. Phanthian Zuesongdham

Stabstelle „Prozesssteuerung“ ist für Gesamt-HPA in Bezug auf Prozessmanagement zuständig.

CP bietet neben der Prozessberatung weitere Dienstleistungen an

4Dr. Phanthian Zuesongdham

UmsetzungProzess-

management-Strategie

Prozess-beratung/ Coaching

Mitarbeit in Projekten

Beantwortung von Ad hoc-

Anfragen

ProzessdefinitionIst-AnalyseSoll-Definition/-implementierungDurchführung kontinuierlicher VerbesserungsprozessAngebot von Schulungen (Plattform, Persönlich)Erfahrungsaustausch (Plattform, Persönlich)Moderation von Prozessworkshops

Prozessbezogene Unterstützung, ProzessbegleitungQualitätssicherungUnterstützung bei Prozessoptimierung

Kurzfristige Unterstützung bei prozessrelevanten ThemenAbgleich mit Prozessmanagement-Methodik und Modellierung

Etablierung Prozessmanagement-SystemSicherstellung einheitliches VerständnisSicherstellung von Schnittstellen zwischen Fachbereich und ITErmittlung und Entwicklung Reifegrad für Prozessmodell und -landkartePriorisierung der prozessrelevanten Themen und zu bildenden ProzessteamsSicherstellung des strategischen Informationsflusses

Wir fokussieren 4 Hauptaspekte im HPA-Prozessmanagementsystem

5Dr. Phanthian Zuesongdham

Berücksichtigung verschiedener Komponenten im ProzessmanagementsystemBei der HPA werden für die Einführung und Umsetzung des Prozessmanagement vier Hauptaspekte definiert

1. Ziele und Ergebnisse für die verschiedenen Ebenen der Umsetzung (von strategisch bis operativ)

2. Projektorganisation mit klarer Rollenverteilung im Prozessmanagement

3. Standards inkl. Framework, Regelwerk, Methode, Vorgehensweise, Werkzeuge, etc.

4. Kommunikation und Kundenspezifische Anpassung (Berücksichtigung der Besonderheiten oder Anforderungen von Prozessen in bestimmten UB)

Prozessmanagement ist in dem Unternehmen für alle MA-Hierarchien akzeptiert

Prozessmanagement ist Unternehmenswerkzeug für die Erzeugung und Kontrolle der HPA-Performance

Prozessmanagement und IT-Strategie/Entwicklung sind begleitende Ansätze für die Prozessoptimierung bei der HPA

Rollen des Prozessmanagementsystems bei der HPA sind definiert

6Dr. Phanthian Zuesongdham

Rolle in der Einführung

Prozess-management

Dient dem Zweck der Einführung und der Implementierung des ProzessmanagementsStellt klare Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen aller Beteiligten sicherIst nur im Kontext des Prozessmanagements zu berücksichtigen und hat keine Auswirkung auf bestehende Organisationstruktur.

Prozess-Lenkungs-ausschuss

Prozessberater

Prozessgestalter Prozess-verantwortlicher

Prozessbereich-verantwortlicher

Für einheitliches Verständnis werden Standard-Komponenten festgelegt

7Dr. Phanthian Zuesongdham

Standards

Dienen der einheitlichen Durchführung bei jeder Prozessmanagementsystem-Komponente der HPAWurden für folgende Arten definiert:

1. Unternehmensarchitektur (Business und IT) 2. Modellierungsnotationen BPMN 2.0 (HPA-Version)3. Prozessmanagement-Software SemTalk4. Reifegradmodell EDEN

ProzesseUnt

erne

hmen

sarc

hite

ktur

(B

usin

ess)

Unt

erne

hmen

sarc

hite

ktur

(IT

)

Unternehmensziele

Einheitliche Sprache (Modellierungsnotation)

Standards-Werkzeug(Software und Dokumentation)

Einheitlicher Maßstab(Reifegradmodell)

Regelkreislauf ist zur nachhaltigen Prozessoptimierung notwendig

8Dr. Phanthian Zuesongdham

Einheitliches Vorgehen zur Prozessoptimierung

Wissensbausteine zum Thema Prozessmanagement

9Dr. Phanthian Zuesongdham

Grundlage Prozess-

management

In Prozess denken – aber

wie?

Prozess professionell

erfassen

Prozess analysieren

Prozess (neu) gestalten

Soll-Prozess implementieren

(inkl. Kommunikations-

konzept)

Prozess-monitoring

durchführen und Kennzahlen

Prozess dokumentieren

(nach HPA-Standards)

Beispiel Prozesse in der Einführung Prozessmanagement

11Dr. Phanthian Zuesongdham

Mit Kompletten Bausteinen In Begleitung in HPA-Projekten Prozessdokumentation und Transparenz

Zentraler Einkauf:• Vergabeprozess

Personal: (Im Rahmen von Projekt SAP-HCM)• Organisation Management• Reisemanagement• Genehmigungsprozess für Aus- und Fortbildung• Personalservices

IT :• Einführung ITIL-Prozesse

Hafentechnik:• Neue Umstrukturierung für den

Betrieb Hafeninstandhaltung

Hochwasserschutz (HWS):• Budgetplanung und –steuerung für

HWS-AnlagenBewegliche Infrastruktur:• Kommunikationsprozess

Anlagemanager und Betrieb

Hafentechnik:• Einführung E-PLAN für Zeichnung

im Bereich Hydraulik, e-Technik,

Zentraler Einkauf:• Vertragsarchivierung

Hafeninfrastruktur Wasser:• Baggereibetrieb

(Im Rahmen von Projekt BaSSIn)

Hafenbahn:• Modernisierung Hafenbahn-

Prozesse (Im Rahmen von Projekt EVITA)

Gesamt HPA:• Implementierung und Betrieb von

SharePoint

Marketing und Kommunikation:• Messemanagement• Externe Kommunikation –

Pressemittelung

Prozesssteuerung:• Anforderung und Priorisierung der

Einführung Prozessmanagement• Prozessteam betreuen, etc.

Blick nach vorne…

14Dr. Phanthian Zuesongdham

Die Zusammenfassung

Prozessmanagementsystem sukzessiv aufbauen und Akzeptanz schaffen

Die Leistung von Prozessmanagement durch Reifegradmodell ermitteln

Die ersten Schritte sind bereits getan und die ersten positive Resonanzen sind aufgenommen

„Prozesse ändern, Organisationen wandeln“ – damit leben wir und das tun wir bewusst.

Prozessmanagement – ein ganzheitliches Steuerungsinstrument für das

komplexe Hafenmanagement

15Dr. Phanthian Zuesongdham

Kontaktdaten

HPA Hamburg Port Authority AöR

Neuer Wandrahm 4

20457 Hamburg

www.hamburg-port-authority.de

Dr. Phanthian ZuesongdhamTel.: +49 40 42847-2290 Fax: +49 40 42847-2111E-Mail: Phanthian.Zuesongdham@hpa.hamburg.de