Qualitts-, Umwelt-, und SicherheitsmanagementBlock 1St. Galler Management Modell

Aufbereitung von ArbeitsprozessenFunktionsorientierung(Hierarchien dominieren)Prozessorientierung(Prozesse dominieren)

*Schritt IIdentifikation und AbgrenzungSchritt IIAnalyse IST-ProzesseSchritt IIIKonzeption SOLL-ProzesseSchritt IVRealisierung Verbesserungs-potentialProzessorientierungSchritteDie 4 Schritte- Methode

*Schritt IIdentifikation und AbgrenzungProzessorientierungSchritteProzessabgrenzungZweckErfolgsfaktorenProzessErforderliche RessourcenOUTPUTINPUTSchnittstelleSchnittstelleErster ProzessschrittLetzter ProzessschrittSchritt I: Identifikation und Abgrenzung

*ProzessorientierungSchritteIST- Analyse der ProzesseSchritt IIAnalyse IST- ProzesseProzess-detaillierungSchnittstellenRessourcenVerbesserungs-potentialeSchritt II: Analyse der IST- Prozesse

*ProzessorientierungSchritteKonzeption der SOLL- ProzesseSchritt IIIKonzeption SOLL-ProzesseProzess-beschreibungSchritt III: Konzeption SOLL- Prozesse

*ProzessorientierungSchritteMassnahmenplanungKonzept zur Realisierung des Verbesserungs-potentials und der Umsetzung des ProzessesSchritt IVRealisierung Verbesserungs-potentialKontinuierliche ProzessverbesserungMMMMMM Aktions-PlanSchritt IV: Realisierung Verbesserungspotential

*Stufe 1Stufe 2Stufe 3

+ Einfach+ Systematisch+ Einheitlichkeit+ Schnell+ Verbesserung- Zeit- Verbesserung- Zeit- KulturFr alle gltig Normalfall ProblemeSchritt I: Stufen der Prozessbeherrschung

*Wertschpfung von ProzessenVorbereitungAdministrationPlanungRegistraturKopien, usw.EinhaltenDienstwegTransport,Post, KurierWartezeitLiegezeitRckfragenInfos beschaffeneinarbeitenPrfungFehlerbehebungKontrollenRckfragen5 %95 %WertschpfungNicht wertschpfendSchritt I: Wertschpfung von Prozessen

*Kontinuierliche ProzessverbesserungMMMMMM Aktions-PlanSchritt I: Elemente der Prozessbeherrschung

*ControllingKennzahlenWie fhren wir?UntersttzungInformationstechnologieIT und Prozesse im EinklangAufbauorganisationProzessorganisationProzessverantwortungDynamikKulturWie leben wir es?Schritt I: Verknpfungen

*Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitten mit einem Anfang und einem Ende, die einen Mehrwert schafft.InputAktivittOutput

Ich bringe Kornder Mller mahltich erhalte zum Mllerdas KornMehl

Ich bringe einenDer BijoutierIch hole Diamanten fasst den Ringden RingSchritt I: Definition von Prozessen

*Eingang - Planung - Realisierung - AbschlussProz.3.1Proz. 3.2Proz. 3.3Proz. 3.43.0 WandernSchritt I: Die ProzessketteProdukt / DienstleistungArbeitsablufe

*INPUTVereinbarung zwischen Lieferant und Prozessverantwortlichem:Anforderungen an den Input:Was?Wieviel?Wann?Wie gut?HilfsmittelOUTPUTVereinbarung zwischen Prozessverant-wortlichem und Kunde:Anforderungen an den Output:Was?Wieviel?Wann?Wie gut?DokumentationProzessz.B. AuftragsbearbeitungEinrichtungenAnweisungenFeedbackFeedbackSchritt I: Der Prozess

*ergibt sich aus den Kundenerwartungenhat einen Verantwortlichen und Ressourcenist klar beschrieben und dokumentiertverfgt ber przise und messbare Zieleist leicht verstndlicherlaubt eine przise Auswertungwird regelmssig optimiertSchritt I: Ein wirksamer Prozess

Prozesse mit direkterWertschpfung(Leistungserstellung zuGunsten des Kunden)

Kernprozesse

Produktkosten

Produkte

Prozesse mit indirekterWertschpfung(Unerlsslich fr dasFunktionieren der Organisation)

FhrungsprozesseUntersttzende Prozesse

Gemeinkosten

LeistungenSchritt I: Prozesstypen

*Schritt I: 1. Stufe der Darstellung

Kopfzeile:

Prozessname (gemss Gliederungsplan):

Prozess-Nr:

OE/Werk Nr:

Standardprozess?

Datum Standardprozess:

ja

nein

Beschreibung:

Input

D

E

B

I

Ttigkeit

Bemerkung

Output

Prozessverantwortliche/r

Erstellt (PV/Datum/Visum)

Freigegeben (OE/Dat./Visum)

Verteiler:

Seiten:

Seite 1 von 2

Dokument2

*Kopfzeile:Fusszeile:ProzessverantwortlicherProzessmanagerOEKopf- und Fusszeile sind bei Stufe 1 und 2 identischSchritt I: 1. Stufe der Darstellung

Basisinformation:

Prozessname (gemss Gliederungsplan):

Prozess-Nr:

OE/Werk Nr:

Standardprozess?

Datum Standardprozess:

ja

nein

Prozessverantwortliche/r

Erstellt (PV/Datum/Visum)

Freigegeben (OE/Dat./Visum)

Verteiler:

Seiten:

Seite 1 von 2

Dokument2

*Verantwort. Prozessablauf Mess- Input Aufgaben Output Dokumente grsseD E B I 12ABBCCDDEEFFGSchritt I: 1. Stufe der Darstellung

*Prozessablauf12ABBCCDDEEFFGSchritt I: 1. Stufe der Darstellung, der Prozessablauf

*StartEndeSTART eines ProzessesENDE eines Prozesses(Teil-)Prozess xyVerzweigung von einem anderen Prozess in diesen Prozess und START(Teil-)Prozess xy ENDE dieses Prozesses und Verzweigung in einen anderen ProzessEingabe in InformatiksystemSchritt I: 1. Stufe der Darstellung, die Symbole

*Verantwortlich

D E B I12ABBCCDDEEFFGSchritt I: 1. Stufe der Darstellung, die Verantwortlichkeiten

DEBI - Erluterung zu den AbkrzungenDer Prozessverantwortliche behlt die Verantwortung ber den Gesamtprozess Schritt I: 1. Stufe der Darstellung, die Verantwortlichkeiten

LieferantKundeProduzentJede(r) Mitarbeiter(in) hat wechselnde Rollen:BeraterSchritt I: 1. Stufe der Darstellung, die Rollenverteilung

*InputAufgaben Output12ABBCCDDEEFFGSchritt I: 1. Stufe der Darstellung, die Aktivitten

*Schritt I: 1. Stufe der Darstellung, die AktivittenInputAktivittOutput

Fz EingangAnnahme Abgestellt

Abgestellt ReparaturRepariert

Repariert ReinigungGereinigt

Gereinigt LieferungGeliefert

*Dokumente12ABBCCDDEEFFGSchritt I: 1. Stufe der Darstellung, die mitgeltenden Unterlagen

*Schritt I: 1. Stufe der Darstellung, die mitgeltenden Unterlagen

Weisung :

Dokument, welche den genauen Handlungsablauf definiert. Alle bergeordneten Weisungen sind mit einem X gekennzeichnet

Eine Weisung lsst keinen Handlugnsspielraum und ist identisch mit einem standardisierten Prozess

Checkliste / Dokument :

Hilfsmittel zur Bewltigung repetitiver Aufgaben. Beinhaltet Erfahrungswerte

*Prozessaufbau (1)TtigkeitenSchritt II: 2. Stufe die IST - Aufnahme

*Prozessaufbau (2)TtigkeitenInputOutputSchritt II: 2. Stufe die IST - Aufnahme

*Prozessaufbau (3)TtigkeitenInputOutputProzess-verantwortlicherSchritt II: 2. Stufe die IST - Aufnahme

*Prozessaufbau (4)TtigkeitenInputOutputRessourcenProzess-verantwortlicherProzess-verantwortlicherSchritt II: 2. Stufe die IST - Aufnahme

*Prozessaufbau (5)InputProduktProzess-verantwortlicher messbar ehrgeizig erreichbarProzess-verantwortlicherSchritt II: 2. Stufe die IST - Aufnahme

*RessourcenInputOutputOptimierungMessungenProzess-verantwortlicherKundenbedrfnisseTtigkeitenRollenZiel(e) messbar ehrgeizig erreichbarProzessaufbau (6)Schritt II: 2. Stufe die IST - Aufnahme

*Festhalten an der eigenen OrganisationProzesse, welchem niemandem dienen (Kunde, Lieferant, Prozessteam) sind nicht zu beschreiben.Zu detaillierte Darstellung ist zu vermeiden (Aufteilen - nicht zu viel Text). Vorsicht vor Vermischung Ist-Soll = nur Prozesse als Ist bezeichnen, wenn die nderungen auch wirklich umgesetzt wird (keine virtuellen Prozesse)Gltige Weisungen nicht in Prozessform darstellenNicht den allerletzten Ausnahmefall integrieren - Keine ad-hoc-Prozesse aufzeichnen (z.B. Fachanfragen)Schritt II: Einige Tipps

*SchnittstelleOutput Prozess A identisch mit Input Prozess BProzess AProzess BJede Schnittstelle ist ...eine Liegestelle, weil zeitliche Abstimmungsprobleme bei der bergabe entstehen,eine Irrtumsquelle, weil Informationsverluste ber den gesamten Aufgabenzusammenhang entstehen,eine Quelle der organisatorischen Unverantwortlichkeit, weil Fehler und Unzulnglichkeiten nur noch schwer zurechenbar sind.Schritt III: 3. Konzeption der SOLL- Prozesse

*Schnittstellen:- Reibung- Zeitverlust- Kosten- unzufriedener KundeFolgerungen:- erkennen- analysieren- VereinbarungSchritt III: 3. Konzeption der SOLL- Prozesse, Schnittstellen

Beziehung zum Partner bzw. Lieferanten

In vielen Fllen erbringt der Partner 50-80% der LeistungDeshalb:Einbindung der Partner in die eigene Leistungserbringung durch:Klare Definition des bentigten Inputs Gemeinsame Verbesserungen/Vereinfachungen Schnittstellenvereinbarungen Intensive KommunikationSchritt III: 3. Konzeption der SOLL- Prozesse, interne Schnittstellen

*Schnittstellenvereinbarung3.Die Prozessdarstellung

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Schnittstellenvereinba-rung zwischen:

Seite 1 von 1

Datum:

Dokumentersteller:

Positionsnummer

Bezeichnung der Schnittstelle:

Name:

Vorgelagerter Prozess:

Nachgelagerter Prozess:

Was?

Wieviel?

Wann?

Wie gut?

Dokumente/Vorgaben etc:

Visa Input:

Visa Output:

Datum:

Vereinbarung

1.Anpassung

2.Anpassung

3.Anpassung

Schnittstellenvereinbarung genehmigt:

PM:

PL:

Bemerkungen: Prozessgliederungsplan Stand 01.03.2000

~WRO2354

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