Rahmenrichtlinie 059.0001 Firmenreisen

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Fachautor: Achim Ritter | HS.P 41 | Tel.: 955 55075 Gültig ab: 01.07.2016

Inhaltsverzeichnis

Ziel........................................................................................ 1 01

Geltungsbereich und Zielgruppe ......................................... 1 02

Grundsätze .......................................................................... 2 03

Reiseplanung ....................................................................... 3 04

Reiseabrechnung ................................................................. 4 05

Informations-, Prüf- und Nachweispflichten ........................ 7 06

Ziel 01

Mit dieser Rahmenrichtlinie werden die Grundsätze für die Pla-nung, Durchführung und Abrechnung von Firmenreisen sowie die Abstimmungs- und Prüfverpflichtungen geregelt.

Geltungsbereich und Zielgruppe 02

(1) Diese Rahmenrichtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Auszubildende und Dual Studierende, der verbundenen Unternehmen des DB-Konzerns mit Sitz in Deutschland mit Ausnahme der Schenker AG, Schenker Deutschland AG sowie deren Beteiligungsgesell-schaften.

Sie findet Anwendung für zugewiesene Beamte, sofern beamten-rechtliche Bestimmungen nicht entgegenstehen.

Im Folgenden wird übergreifend von „Firmenreisenden“ oder „Mitarbeitern“ die Rede sein, wenn die Vorgenannten insgesamt gemeint sind.

(2) Für Arbeitnehmer, die an ständig wechselnden Einsatzstellen oder in Fahrzeugen tätig sind, gelten die tariflichen Regelungen.

Für Tätigkeiten, die nicht durch tarifliche Regelungen abgedeckt sind, wie z.B. Schulungsmaßnahmen o.ä., gilt diese Rahmen-richtlinie.

(3) Fahrten eines Auszubildenden zum Besuch der Berufsschule sowie zu konzerneigenen Lern-, Ausbildungs- und Trainingszen-tren sind Firmenreisen. Für Dual Studierende ist die Fahrt zu den

Geltungsbereich

Besondere Mit-arbeitergruppen

Auszubildende, Dual Studieren-de

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konzerneigenen Lern-, Ausbildungs- und Trainingszentren eine Firmenreise, nicht aber zu konzernexternen Bildungsstätten (z.B. Hochschule, Berufsakademie).

(4) Aufwendungen für die Teilnahme an Betriebsversammlungen werden als Kostenersatz nach § 44 Abs. 1 S. 3 BetrVG ohne Verpflegungsmehraufwand über die Reisekostenabrechnung er-stattet. Auf den Reisezweck "Betriebsversammlung" ist aus-drücklich hinzuweisen.

Grundsätze 03

(1) Ergänzend zu den Regelungen dieser Rahmenrichtlinie sind die zum Zeitpunkt der Firmenreise geltenden gesetzlichen Regelun-gen zu beachten, insbesondere das deutsche Steuer- und Sozi-alversicherungsrecht sowie die Ausführungsbestimmungen hier-zu.

(2) Eine Firmenreise liegt vor, wenn ein Mitarbeiter

- aus beruflichen Gründen

- vorübergehend / befristet

- außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte bzw. Dienst-stätte und außerhalb seines Wohnsitzes tätig wird.

(3) Der Firmenreisende ist für die wirtschaftliche Planung und Durchführung der Firmenreise zuständig, gegebenenfalls in Ab-stimmung mit der zuständigen Führungskraft.

Zur kostengünstigen Durchführung einer Firmenreise sind vor-rangig Verkehrsmittel des DB-Konzerns, öffentliche Verkehrsmit-tel oder zur Privatnutzung überlassene Firmenwagen zu nutzen.

Die Buchung von Reiseleistungen (Hotel, PKW, Flüge, Veran-staltungen, Fahrkarten etc.) hat unter Beachtung der bestehen-den Rahmenverträge und Vorgaben des Konzerneinkaufs zu er-folgen. Anhang 059.0001A01 „Buchung von Reiseleistungen“.

(4) Besonderheiten einer Firmenreise, insbesondere kostenintensive Buchungen oder Durchführungswege, sind zwischen zuständiger Führungskraft und Firmenreisendem vor der Buchung abzu-stimmen. Die Nutzung des Privat-PKW für eine Firmenreise be-darf der besonderen Abstimmung zwischen zuständiger Füh-rungskraft und Firmenreisendem mit Blick auf die entstehenden Kosten.

(5) Der Firmenreisende tritt bei der Bezahlung von Reiseleistungen, die von Dritten zur Verfügung gestellt werden, in Vorleistung und

Betriebsver-sammlung

Rechtsrundlage

Definition Fir-menreise

Wirtschaftlich-keit

Abstimmungs-gebot

Vorleistung

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rechnet seine Aufwendungen nach Abschluss der Firmenreise über die Reisekostenabrechnung ab.

(6) Von den prozessualen Bestimmungen dieser Rahmenrichtlinie zum Thema Reisekostenabrechnung kann abgewichen werden, wenn die Reisekostenabrechnung nicht durch DB Personalser-vice vorgenommen wird.

(7) Für Einsätze im Ausland ab einer Dauer von drei Monaten gelten die im Handbuch 04810 „Auslandseinsätze“ zusammengefassten Richtlinien. Für Einsätze bis zu drei Monaten ist der Anhang 059.000A02 „Auslandsfirmenreisen“ zu beachten.

(8) Diese Rahmenrichtlinie enthält in der Online-Version Links auf ergänzende Unterlagen und häufig gestellte Fragen „FAQ“. Die Randvermerke sind gleichzeitig Schlagworte in den FAQ. Re-gelwerksdokumente finden Sie in der KRWD, ergänzende Unter-lagen und Vordrucke sowie die FAQ im DB Personalportal. Über den Druckservice kann dieses Regelwerk mitsamt den FAQ be-stellt werden.

Reiseplanung 04

(1) Bei der Planung der Firmenreise ist der Anhang 059.0001A01 „Buchung von Reiseleistungen“ (Hotel, PKW, Flüge, Veranstal-tungen, Fahrkarten etc.) zu beachten.

(2) Die Verknüpfung einer Firmenreise mit einer Privatreise ist mit der zuständigen Führungskraft vor Reiseantritt abzustimmen. Die Firmenreise beginnt im Anschluss an eine Privatreise mit Beginn der auswärtigen beruflichen Tätigkeit bzw. endet vor einer Privat-reise mit Ende der auswärtigen beruflichen Tätigkeit.

(3) Der Firmenreisende kann einen zweckgebundenen Vorschuss für eine Firmenreise bis zur Höhe der voraussichtlich zu veraus-lagenden Kosten beantragen, wenn die zu erwartenden Reise-kosten 50 € übersteigen.

(4) Der Firmenreisende kann von der Möglichkeit eines Dauervor-schusses für die Abdeckung des Auslagenersatzes anlässlich von Firmenreisen in entsprechender Anwendung des Vordrucks 060.0001V05 „Vorschussantrag“ Gebrauch machen.

(5) Firmenreisefahrkarten dürfen ausschließlich für Firmenreisen genutzt werden. Fahrkarten der persönlichen Fahrvergünstigung dürfen nicht für Firmenreisen eingesetzt werden. Soweit der Fir-menreisende Inhaber einer NetzCard M ist oder eine übertragba-re NetzCard zur Verfügung steht, ist diese zu nutzen.

Öffnungsklausel

Einsätze im Ausland

Links aus dem Regelwerk

Reiseplanung

Verbindung mit Privatreise

Vorschuss

Dauervorschuss

Firmenreise-fahrkarten

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(6) Mitarbeiter nutzen grundsätzlich die 2. Wagenklasse. Ab Ent-geltgruppe x05 bzw. 443 der FGrTVe bzw. vergleichbarer Ent-geltgruppen anderer Entgelttarifverträge (auch LfTV bzw. BuRa-ZugTV, hier ZT, ZA, LA, D1, D2 und des Dispo-TV, hier IN 2) sind die Mitarbeiter berechtigt die 1. Wagenklasse zu nutzen.

Soweit einzelne Tarifverträge hier nicht genannt sind, sind ge-schäftsfeld- oder firmenspezifische Regelungen zu treffen und in-tern bekannt zu machen.

Abweichungen sind im Einzelfall rechtzeitig vor Reiseantritt zwi-schen zuständiger Führungskraft und Firmenreisendem abzu-stimmen.

(7) Für Firmenreisen sind Platzreservierungen ausschließlich in re-servierungspflichtigen Zügen bzw. auf reservierungspflichtigen Strecken zulässig.

(8) Für Firmenreisende finden die "Fahrgastrechte" keine Anwen-dung.

(9) Entsteht bei der Benutzung des Privat-PKW ein Schaden, sind bestehende Versicherungen (z.B. Kasko-Versicherung) oder zum Schadensersatz verpflichtete Dritte durch den Firmenrei-senden in Anspruch zu nehmen.

(10) Bei einer längeren befristeten Auswärtstätigkeit ist die Anmietung einer Unterkunft möglich. In diesen Fällen richten sich die Anmie-tung sowie die Kostenerstattung nach der Rahmenrichtlinie 060.0001 „Doppelte Haushaltsführung“.

Reiseabrechnung 05

(1) Reisekosten sind tatsächliche Aufwendungen, die durch die Fir-menreise verursacht werden.

Hierzu zählen:

- Fahrtkosten

- Übernachtungskosten

- Reisenebenkosten.

Der Mehraufwand für Verpflegung wird in Abhängigkeit zu den Ausbleibezeiten über die Pauschale (Verpflegungsmehraufwand) abgegolten.

(2) Keine Reisekosten sind Aufwendungen für die Bewirtung von Gästen und Repräsentationsausgaben. Diese Aufwendungen werden nicht über die Reisekostenabrechnung erstattet.

Wagenklassen

Platzreservie-rung

Fahrgastrechte

Privat-PKW

Anmietung einer Unterkunft

Definition Rei-sekosten

Keine Reisekos-ten

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(3) Die Reisekostenabrechnung erfolgt mittels der verbindlichen Abrechnungsformulare und –wege. Anleitungen hierzu sind im Intranet der Deutschen Bahn AG sowie im DB Personalportal un-ter dem Stichwort "Reisekostenabrechnung" zu finden.

Die Auszahlung erfolgt wöchentlich auf das Gehaltskonto des Firmenreisenden. Der Firmenreisende erhält - soweit Reisen ab-gerechnet wurden - jeweils am Monatsende eine Reisekostenab-rechnungsbescheinigung.

Die Reisekostenabrechnung muss den Firmenreisenden als per-sönlich Verantwortlichen für die Abrechnung erkennen lassen. Dies geschieht entweder durch die eigenhändige Unterschrift oder durch die Anmeldung für die technischen Abrechnungsver-fahren (z.B. die Reisekosten-App).

(4) Eine Reisekostenabrechnung ist immer einzureichen, wenn dem Firmenreisenden eine unentgeltliche Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt wird (z.B. bei Gruppenreisen oder Tagesveranstaltun-gen).

(5) Firmenreisen sind zeitnah nach ihrer Beendigung abzurechnen. Reisekosten, die erst sechs Monate nach Reiseende zur Ab-rechnung vorgelegt werden, werden ausschließlich in Höhe der verauslagten Reisekosten erstattet. Nicht erstattet wird der Ver-pflegungsmehraufwand. Reisekosten, die erst zwölf Monate nach Reiseende zur Abrechnung vorgelegt werden, werden nicht erstattet.

Wird eine Firmenreise, für die ein Vorschuss gewährt wurde, nicht unmittelbar nach Reiseende abgerechnet, wird der Vor-schuss vier Wochen nach dem angegebenen Reiseende zurück-gerechnet und vom Entgelt einbehalten bzw. vom Firmenreisen-den zurückgefordert.

(6) Nachweise für entstandene Reisekosten, z.B. Hotelrechnungen, Taxiquittungen, ÖPNV Fahrscheine müssen der Reisekostenab-rechnung im Original oder mittels der für diesen Zweck bereitge-stellten bzw. frei gegebenen technischen Lösungen - z.B. der Nutzung der DB Reisekosten-App - zur Abrechnung vorgelegt werden. Die Erstattung erfolgt auf der Grundlage der eingereich-ten Belege und Rechnungen. Nicht lesbare Belege oder Rech-nungen können nicht erstattet werden; der Firmenreisende wird informiert und kann die Belege und Rechnungen nachreichen. Entstandene Reisekosten, für die üblicher Weise kein Beleg ausgestellt wird, können ohne weiteren Nachweis entsprechend den tatsächlichen Auslagen abgerechnet werden.

Rechnungen, z.B. Hotelrechnungen, Rechnungen für Mietwa-gen, müssen für den Zweck des Vorsteuerabzugs eindeutig auf die Firma des Arbeitgebers ausgestellt sein. Der Firmenreisende

Reisekostenab-rechnung

Abrechnungs-verpflichtung

Abrechnungs-fristen

Rechnungen und Belege

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ist für die Vorlage ordnungsgemäßer Abrechnungsdokumente verantwortlich.

Bei falscher / unvollständiger Ausstellung einer Rechnung wird der Erstattungsbetrag um den nicht abzugsfähigen Vorsteuerbe-trag gekürzt. In einer Rechnung enthaltende Beträge für Mahlzei-ten sind in diesen Fällen mit der Verpflegungspauschale abge-golten. Der Firmenreisende wird bei falscher / unvollständiger Ausstellung einer Rechnung informiert und hat die Möglichkeit die korrigierte Rechnung nachzureichen.

(7) Soweit nicht anders geregelt, werden für die Zeiten einer Firmen-reise ausschließlich die jeweils geltenden Verplegungspauscha-len zur Abgeltung des Verpflegungsmehraufwandes gezahlt.

(8) Für Firmenreisen eines Dual Studierenden von seinem Stammeinsatzort zu einem betrieblichen Praxisstandort besteht kein Anspruch auf Erstattung von Verpflegungsmehraufwand.

Für die im individuellen Traineeplan ausgewiesenen Trainee-stationen im Inland mit einer Dauer von mindestens vier Wochen besteht kein Anspruch auf Erstattung von Verpflegungsmehr-aufwand.

Für Traineestationen im Ausland kann zur Abgeltung der Ver-pflegungsmehraufwendungen die in Deutschland geltende Ver-pflegungspauschale gezahlt werden. Dies gilt nicht für Länder, in denen der ausländische Satz der Verpflegungspauschale niedri-ger ist. Diesbezügliche Festlegungen treffen die Geschäftsfelder und machen sie intern bekannt.

Die Reisekostenabrechnungen sind in den vorgenannten Fällen entsprechend den Vorgaben des DB Personalalservice durch den Firmenreisenden zu kennzeichnen

Für Traineestationen im Ausland gilt bezüglich der Kosten-übernahme von Übernachtungskosten die Regelung des Zusat-zes 048.1005Z01 "Kurzzeitentsendung aus DE" analog.

(9) Die Zeiten einer Firmenreise richten sich nach dem tatsächlichen Verlassen (Beginn) bzw. Wiedererreichen (Ende) der ersten Tä-tigkeitsstätte bzw. Dienststätte oder des Wohnsitzes.

(10) Werden während der Firmenreise eine oder mehrere unentgeltli-che Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, wird für jede Mahlzeit ein Prozentwert des vollen Tagessatzes des Verpflegungsmehr-aufwandes einbehalten. Dies gilt auch für Mahlzeiten anlässlich einer Übernachtung oder in Tagungspauschalen enthaltene Mahlzeiten.

Übersteigen die einzubehaltenden Beträge die Höhe der zu zah-lenden Verpflegungspauschale, so wird maximal die zu zahlende Verpflegungspauschale einbehalten.

Verpflegungs-pauschale

Verpflegungs-pauschalen Dual Studierende

Verpflegungs-pauschalen Trainees

Kennzeich-nungspflicht

Übernachtungs-kosten Trainees

Beginn und En-de der Firmen-reise

Kürzung der Verpflegungs-pauschale

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(11) Für Firmenreisen, die nicht über die Grenzen der politischen Gemeinde der ersten Tätigkeitsstätte bzw. Dienststätte oder des Wohnsitzes hinausgehen, wird keine Verpflegungspauschale ge-zahlt.

(12) Bei derselben Auswärtstätigkeit werden Verpflegungsmehrauf-wendungen nur für die ersten drei Monate erstattet. Für die Prü-fung der Dreimonatsfrist wird auf den Ort der Firmenreise abge-hoben. Die Frist beginnt, wenn der Firmenreisende in einer Ar-beitswoche drei Tage - inklusive An- und Abreisetag - an der auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig wird.

Hierzu ist die genaue Adresse der auswärtigen Tätigkeitsstätte in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Wird lediglich der Ort angegeben, ist dieser maßgeblich für die Fristberechnung.

(13) Der Firmenreisende kann Übernachtungen während der Firmen-reise pauschal nach den geltenden Sätzen oder in Höhe der ver-auslagten Übernachtungskosten abrechnen.

Pauschale Übernachtungskosten können bei der Nutzung von Beförderungsmitteln (z.B. Schlaf- / Liegewagen oder Nachtflug) nicht geltend gemacht werden.

(14) Der Einsatz des Privat-PKW wird mit der jeweils geltenden steu-erlichen Kilometerpauschale vollumfänglich abgegolten. Eine darüberhinausgehende Haftung, insbesondere im Schadensfall, besteht nicht.

Informations-, Prüf- und Nachweispflichten 06

(1) Wichtigstes Instrument zur Einsparung von Firmenreisekosten ist die wirtschaftlich sinnvolle und kostenbewusste Planung von Firmenreisen durch den Firmenreisenden in Abstimmung mit der zuständigen Führungskraft. Die Führungskraft soll dazu das Thema Firmenreiseplanung, Firmenreisekosten und Firmenrei-secontrolling in die Regelbesprechungen integrieren.

(2) Der Firmenreisende ist verpflichtet, sich über die im DB-Konzern geltenden Regeln zu informieren. Er ist weiter verpflichtet, die geltenden Regelungen zur Buchung von Anhang 059.0001A01 „Buchung von Reiseleistungen“ einzuhalten und sich bei Beson-derheiten der geplanten Firmenreise rechtzeitig mit der zuständi-gen Führungskraft abzustimmen.

(3) Die zuständige Führungskraft ist verpflichtet, die Mitarbeiter über die geltenden Regeln, insbesondere zur Beurteilung der Wirt-schaftlichkeit, in Kenntnis zu setzen. Sie soll den Firmenreisen-

Keine Verpfle-gungspauschale

Dreimonatsfrist

Übernachtung

Privat-PKW

Planung der Firmenreise

Pflichten des Firmenreisen-den

Informations-pflichten der Führungskraft

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den zur Einhaltung der Verpflichtung zur Anhang 059.0001A01 „Buchung von Reiseleistungen“ anhalten.

(4) Stellt die Führungskraft dem Firmenreisenden eine übertragbare NetzCard zur Verfügung, ist sie verpflichtet, einen Nachweis zur ausschließlich dienstlichen Nutzung zu führen (Vordruck 059.0001V06 „Nutzung übertragbarer Karten“).

(5) Der Kostenstellenverantwortliche ist verpflichtet, das Budget für die Firmenreisekosten zu überwachen. Er ist weiterhin verpflich-tet, die ausschließliche Nutzung von Firmenreisefahrkarten für Firmenreisen im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung zu kontrol-lieren. Dem Kostenstellenverantwortlichen stehen zur Überwa-chung des Firmenreisekostenbudgets und zur Plausibilisierung der Firmenreisekosten sowie zum Erkennen von Fehlentwicklun-gen der Kostenstellennachweis (KSN) und der Ist-Kostennachweis (IKN) zur Verfügung.

(6) Die zuständige Führungskraft ist verpflichtet für ihren Verantwor-tungsbereich die durch DB Personalservice abgerechneten Kos-ten für Firmenreisen regelmäßig zumindest stichprobenhaft auf Plausibilität zu prüfen. Hierzu wird ihr zweimal jährlich ein Bericht zur Plausibilitätsprüfung oder alternativ falls erforderlich ein Be-richt zur Detailprüfung durch DB Personalservice angeboten. Der Detailbericht kann maximal für Vorgänge aus den vorangegan-genen zwölf Monaten angefordert werden. Nach Abschluss der Überprüfung ist der Detailbericht durch die zuständige Füh-rungskraft zu vernichten.

Übertragbare NetzCard

Prüfpflichten des Kostenstel-lenverantwortli-chen

Prüfpflichten der Führungs-kraft