Archivtelegramm

Grußwort

für hessische Kommunalarchive

Ausgabe 01/2015

Tel.: 06151 / 16-5910 oder -5911E-Mail: archivberatung@stad.hessen.deInternet: www.stad.hessen.de/archivberatung

Hessisches LandesarchivKommunale Archivberatung

die Kommunale Archivberatung wünscht Ihnen ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2015!

Auch im neuen Jahr freuen wir uns auf Ihre zahlreichen Anfragen, ob nun telefonisch oder per E-Mail. Gern besuchen wir Sie vor Ort für ein persönliches Gespräch, wenn sich mal etwas nicht am Telefon klären lässt.

Im ersten Archivtelegramm des Jahres befasst sich ein Beitrag mit dem Thema prä-ventive Bestandserhaltung. Hier soll verdeutlicht werden, dass Bestandserhaltung nicht ausschließlich ein archivisches Thema ist.

Außerdem möchten wir Sie mit einschlägigen Literaturhinweisen zu verschiedenen archi-vischen Aspekten versorgen, die sich vor allem an Kolleginnen und Kollegen wenden, die ehrenamtlich tätig sind und Neueinsteiger, die bislang keine Fortbildung z.B. an der Ar-chivschule Marburg besucht haben. Das aktuelle Fortbildungsprogramm der Archivschule Marburg ist auf dem Internetauftritt der Archivschule Marburg finden Sie unter http://www.archivschule.de.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start und viel Freude bei der Archivarbeit.Ihre

Dr. Johannes Kistenich-Zerfaß Christiane Otto(Leiter des Hessischen Staatsarchivs Darmstadt) (Kommunale Archivberatung, Redaktion Archivtelegramm)

Sehr geehrte Leserinnen und Leser,

Bestandserhaltung fängt bereits in der Verwaltung an

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Papier ist geduldig - aber nicht immer...

Mit der Auswahl der Drucker-/Kopierpapiere, die für den Verwaltungsbetrieb angeschafft werden, sind die Weichen hinsichtlich der Lebensdauer von Unterlagen bereits gestellt. Bekannt in diesem Zusammenhang sind DIN 6738 und DIN ISO 9706. In dem Leitfaden „Geld sparen und umweltbewusst handeln mit Recyclingpapier - Leitfaden für das städtische Beschaffungswesen“ der Initiative Pro Recyclingpapier heißt es u.a. „Für die öffentliche Verwaltung maßgeblich ist die Norm DIN 6738 ...“. Auch in einem Positionspapier des Umweltbundesamtes stehen beide Normen in Bezug auf die dauerhafte Aufbewahrung gleichwer-

bleibt allerdings die Zusammensetzung des Papiers. Genau darauf aber stützt sich DIN ISO 9706 und berücksichtigt die Bestandteile in dem Papier, die ei-nen dauerhaften Erhalt sichern.Fazit: Empfehlenswert für die dau-erhafte Archivierung ist ausschließ-lich Papier nach DIN ISO 9706.

tig nebeneinander. Dies ist aus archivischer Sicht nicht zutreffend. Papier nach DIN 6738 (LDK 24-85) wird zwar als alterungsbeständig deklariert, die Einstufung basiert allerdings nur auf der Messung von Veränderungen ausgewählter physikalischer Papiereigenschaften vor und nach einer simulierten Alterung. Unberücksichtigt

Um tiefer in die Materie einzusteigen lohnt sich ein Blick in das Positionspapier „Nur Papier nach DIN EN ISO 9706 erfüllt Voraussetzungen für eine dauerhafte Archivierung von schriftlichem Kulturgut“, welches Sie unter http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de einsehen und/oder herunterladen können oder die Arbeit „Papier in der Landesverwaltung von Baden-Württemberg. Stand und Möglichkeiten der „präventiven Bestandserhaltung“ in den obersten Landesbehörden“ von Manfred Waßner unter http://www.landesarchiv-bw.de.

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Der Archivführer

Der Archivführer ist ein Instrument der archivischen Öffentlichkeitsarbeit, in dem Aufgaben, Adresse, Öffnungszeiten und Hinweise zur Benutzung und Veröffentlichungen aufgeführt sind. Außerdem sollte ein grober Beständeüberblick mit der Angabe des Umfanges der Bestände gegeben werden. Ziel ist es, den Bekanntheitsgrad innerhalb der Bevölkerung zu steigern, Hemmungen abzubauen und zu einem Besuch des Stadt-/Gemeindearchivs zu animieren. Ein Archivführer kann als Printversion bspw. am Informationsstand des Rathauses ausgelegt und auf dem Internetauftritt der Stadt/Gemeinde veröffentlicht werden.

In Kooperation mit anderen Einrichtungen ist außerdem ein übergreifender „Kultur-/ Bildungsführer“ der Informationen über die Bildungseinrichtungen (Archive, Bibliotheken, Museen, Vereine) einer Stadt/Gemeinde zusammenfasst denkbar.

Externe Öffentlichkeitsarbeit

Buchtipp

Ehrenamtliche Kräfte sind aus hessischen Kommunalarchiven nicht mehr wegzudenken. Dank dieser Unterstützung werden archivische Aufgaben, wie Umpacken, Verzeichnen, Betreuen von Benutzern und ja, bisweilen die gesamte Palette der Kernaufgaben bewältigt.Doch wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen aus? Wie verhält es sich mit Arbeitsschutz und Versicherung? Die hier vorgestellte Publikation beantwortet genau diese Fragen und liefert weitere nützliche Hinweise zum Einsatz ehrenamtlicher Kräfte im Archiv.

Ruhl, Ramona: Ehrenamt im Archiv. Ein Leitfaden, 1. Auflage, Berlin 2012.

Interessante Literatur

Vor allem in kleinen Archiven ist der Einsatz von fachfremden Personal gängige Praxis. Eine archivische Fortbildung ist folglich von großer Bedeutung. Neben Fortbildungsveranstaltungen ist die autodidaktische Weiterbildung eine Möglichkeit sein archivisches Wissen zu erweitern. Wir möchten Ihnen gern einen kleinen Überblick zu einschlägiger Literatur vermit-teln.

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Grundlagenwerke

• Reimann,Norbert(Hg.): Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestell-te für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv, 3., aktualisierte Aufl., Münster 2014.

• KRoKeR,Evelyn(Hgg.): Handbuch für Wirtschaftsarchive. Theorie und Praxis, 3. Auflage, München 2014.

• Stadtgedächtnis – Stadtgewissen – Stadtgeschichte! Angebote, Aufgaben und Leistungen der Stadtarchive in Baden-Württemberg, hrsg. von der Arbeitsge-meinschaft Archive im Städtetag Baden-Württemberg, Heidelberg u.a. 2013.

Bestandserhaltung

• Kobold, Maria/moczaRsKi, Jana: Bestandserhaltung. Ein Ratgeber für Verwal-tungen, Archive und Bibliotheken, 2., überarbeitete Aufl., Darmstadt 2012., on-line ▶

• GlaueRt, Mario/Ruhnau, Sabine (Hgg.): Verwahren, Sichern, Erhalten. Handrei-chungen zur Bestandserhaltung in Archiven, Potsdam 2005.

• Kompetenznetzwerk Nestor: Leitfaden zur digitalen Bestandserhaltung. Vorge-hensmodell und Umsetzung, online ▶

• hofmann, Dr. Rainer/WiesneR,Hans-Jörg: Bestandserhaltung in Archiven und Bibli-otheken, 4., überarbeitete und erweiterte Aufl., Berlin 2013.

• Arbeitshilfe der Bundeskonferenz der Kommunalarchive „Umgang mit Schimmel in Archiven“, online ▶

Erschließung • Internationale Erschließungsrichtlinie ISAD (G), auch in Deutsch, online ▶• Verzeichnungsrichtlinien der Hessischen Staatsarchive, auf Basis von ISAD (G),

online ▶• Bereitstellung elektronischer Findmittel in öffentlich zugänglichen Netzen –

Grundsätze der Archivreferentenkonferenz, online ▶

Normen

• Hofmann,Rainer/WiesneR, Hans-Jörg: Bestandserhaltung in Archiven und Biblio-theken, 4., überarbeitete und erweiterte Auflage, Berlin 2013.

• Bau- und Nutzungsplanung von Bibliotheken und Archiven, hrsg. vom Deut-schen Institut für Normung, Berlin 2009.

• Keitel,Christian/scHogeR,Astrid: Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivie-rung nach DIN 31644, 1. Auflage, Berlin 2013.

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Digitale Langzeitarchivierung

• OAIS, Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System (ISO 14721), online ▶

• NESTOR, Kompetenznetzwerk zur digitalen Langzeitarchivierung, online ▶, dort zum Download u.a.: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchi-vierung.

• KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Un-terlagen) in der Schweiz, online ▶

• Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“, Vorträge, online ▶

Bewertung

• Kommunale Archivberatung: Handreichung Bewertung, online ▶• höötmann, Hans-Jürgen/tiemann, Katharina: Archivische Bewertung. Versuch

eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderungen im Sach-aktenbereich, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe, H. 52 (2000), S. 1-11, online ▶

• BeckeR, Irmgard Christa: Dokumentationsprofile als Grundlage kommunalarchi-varischer Bewertung, 2010, online ▶

Schriftgutverwaltung

• hoffmann, Heinz: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ord-nen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. Schrif-ten des Bundesarchivs, 2. Aufl., München 2000.

• toeBak, Peter M.: Records Management. Ein Handbuch, 1. Aufl., Baden 2007.• Stadtarchiv Mannheim: Akte, Vorgang und Vermerk. Ein kurzer Leitfaden zur

Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung, 2004, online ▶• lutz, Alexandra: Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489-1, Berlin u.a. 2012.

Informationen zu archivischen Fortbildungsmöglichkeiten erhalten Sie auf un-serer unserer Homepage http://www.stad.hessen.de/archivberatung

Impressum

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Herausgeber/Kontakt: Hessisches Landesarchiv Kommunale Archivberatung

Hessisches Staatsarchiv Darmstadt Karolinenplatz 3 64289 Darmstadt

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Fotos: Hessisches Staatsarchiv Darmstadt

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