Referat 7 - Schweizerische Städte- und Gemeinde ...Finanzverwaltung des Kantons Graubünden...
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Finanzverwaltung des Kantons Graubünden Administraziun da finanzas dal chantun Grischun Amministrazione delle finanze del Cantone dei Grigioni
Referat 7:
Kreditoren-Workflow – Effizienz dank elektronisch gesteuerten Prozessen Reto Frey Leiter Rechnungswesen Finanzverwaltung Kanton Graubünden Olten, 23. Mai 2014
Finanzverwaltung des Kantons Graubünden Administraziun da finanzas dal chantun Grischun Amministrazione delle finanze del Cantone dei Grigioni
Inhaltsverzeichnis - Gliederung
•Ausgangslage, IST-Zustand
Organisation und Konsequenzen
•Das Projekt Kreditoren-Workflow Einführung/Einführungspartner
E-Rechnung
Ablauf der Verarbeitung
Zeitlicher Ablauf
Vorteile Kreditoren-Workflow
Vorteile Integration in newsystem® public
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Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand - 1
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Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand - 2
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Belegablage/-archivierung - Heutiger Zustand - 3
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IST - Zustand
Organisation
100’000 Lieferantenrechnungen pro Jahr
40 dezentrale Stellen, wo Lieferantenrechnungen eingehen, kontieren
1 grosses Zentralarchiv mit Originalrechnungen und Archive mit kopierten Rechnungen in den Dienststellen
Kein elektronischer Zugriff auf die Originale der Rechnungen
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IST - Zustand
Konsequenzen
Unzählige Stunden/Jahr für Lieferantenrechnungen kopieren
Unzählige Stunden/Jahr für Lieferantenrechnungen ablegen
Jeden Tag suchen mehrere Personen Rechnungen im Archiv
Falsch abgelegte Rechnungen sind nicht auffindbar
Optimale Zahlungsfristen nicht im Griff
Jährliche Kosten für Ablage- und Archivräume
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Das Projekt KWF (Kreditoren-Workflow)
Einführung/Einführungspartner
E-Rechnung
Ablauf der Verarbeitung
Zeitlicher Ablauf
Vorteile Kreditoren-Workflow
Vorteile Integration in newsystem® public
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Einführung / Einführungspartner
Einführung als Bestandteil der ERP-Ablösung
Beschaffung zusammen mit ERP-System erfolgt (Teil des Angebots)
Einführung durch unseren ERP-Partner Fritz und Macziol Schweiz AG (FuM), neu IT & T AG, in Zusammenarbeit mit Infoma Software Consulting GmbH (Muttergesellschaft von (FuM))
Lösung der Firma Infoma wurde für den deutschen Markt entwickelt Anpassungen an schweizerische Lösung (nsp) notwendig (z. B. ESR)
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E-Rechnung
Allgemein In grösseren Organisationen ist Kreditoren-Workflow Voraussetzung für
E-Rechnungsempfang (Billing In)
Vermehrtes Bedürfnis bei Rechnungsempfängern
E-Ausgangsrechnungen (Billing Out) vor allem sinnvoll bei wiederkehrenden Massen-Rechnungen an Rechnungsempfänger Steuerverwaltung, Strassenverkehrsamt
E-Government Strategie Bund Für E-Rechnung ist die Eidg. Finanzverwaltung (EFV) zuständig
EFV unterstützt Kantone bei der Ausarbeitung der Projektkonzepte für die Umsetzung der E-Rechnung
Graubünden hat für Steuerverwaltung, Strassenverkehrsamt und Finanzverwaltung ebenfalls Projekte vereinbart
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KWF in anderen Organisationen
In vielen grösseren Unternehmungen verbreitet (in Graubünden z. B. GKB, Kantonsspital Graubünden, RhB sowie weiteren)
In immer mehr Gemeinden, Kantonen und beim Bund im Einsatz (z. B. Zug, Zürich, Luzern, Basel-Land, Basel-Stadt, Uri sowie weiteren)
In verschiedenen Ausprägungen im Einsatz, von relativ bescheiden bis weit ausgebaut
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Die Papierrechnung – Vernichtung elektronisch verfügbarer Informationen
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Ablauf der Rechnungsverarbeitung
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Kreditorenworkflow
Rechnungen in Papierform Rechnungen werden gescannt und elektronisch an die Dienststellen verteilt
Weiter an Abteilung oder Person
Kontierung der Rechnung
Freigabe der Rechnung (4-Augen-Prinzip)
Finanzverwaltung
Dienststelle A Dienststelle B Dienststelle C
Verbuchung in nsp
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Kontierungsmaske Workflow
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Geplanter Ablauf KWF in Graubünden
Zentraler Rechnungseingang bei der FIVE
Erfassung / Prüfung Stammdaten (z. B. Kreditor, Zahlungsverbindung etc.) durch FIVE
Verteilung elektronisch verfügbar gemachter Rechnungen im KWF durch FIVE an Dienststellen aufgrund Referenznummer Referenznummer muss bei jeder Bestellung angegeben werden
Kontierung und Visierung im KWF durch Dienststellen
Verbuchung durch FIVE
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Bestellung – Zentrales Element im KWF
Bestellung mit Referenznummer Lösung bei 80 Amtsstellen in der Bundesverwaltung im Einsatz – von der kleinsten bis zur grössten Verwaltungseinheit
Vorteile: Relativ einfache und pragmatische Lösung für Dienststellen
Bestellablauf wie bisher möglich
Automatisch Zuteilung der Rechnung auf Besteller / Bestellergruppe möglich
Nur geringe Anpassungen in nsp notwendig
Nachteile: Keine Kreditkontrolle für Bestellungen
Keine elektronische Freigabe (Unterschriften) von Bestellungen
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Elektronische Visierung der Rechnung
Immer zwei Unterschriften notwendig
Erstvisum kann jeder leisten, wie bisher ohne Ausgabenkompetenz
Zweitvisum (Freigabe) nur durch Ausgabenberechtigte innerhalb der Dienststelle
Übersteigt Limite Auszahlungskompetenz Angabe von Grund bei Unterschrift zwingend notwendig (z. B. gemäss RB… oder DV… )
Tiefere Limiten auf einzelnen Konti und für bestimmte Mitarbeitende möglich: Restriktive Handhabung
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Zeitplan
Aufschaltung der Pilotdienststellen (AJV, ANU, KAPO, FIVE, FIKO) im Herbst 2014
Ausrollung auf sämtliche Dienststellen bis spätestens Ende 2015 (ohne TBA)
Dienststellen können sukzessive aufgeschaltet werden, Umstieg jederzeit möglich
Zeitdruck weniger hoch als bei Einführung des Rechnungswesen-Systems nsp, da kein verwaltungsweiter, einheitlicher Starttermin notwendig
Nach der Einführung werden ca. 800 Arbeitsplätze
Zugriff auf den Kreditoren-Workflow haben
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Vorteile durch Kreditoren-Workflow
Rechnungen können elektronisch in Empfang genommen werden und im Kreditoren-Workflow integriert verarbeitet werden
Papierrechnungen werden elektronisch verfügbar gemacht (eingescannt)
Rechnungen sind im ERP-System aufrufbar. Nach einer Einführungszeit entfällt die zeitaufwendige Ablage in Papierform. Schattenarchive bei den Dienststellen mit Belegkopien nicht mehr notwendig
Unterschriften werden weisungskonform angebracht (IKS)
Übersicht, wo sich die Lieferantenrechnungen innerhalb der Verwaltung befinden; Durchlaufzeiten werden wesentlich verkürzt Zahlungsfristen werden besser eingehalten weniger Mahnungen
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Vorteile der Integration im Rechnungswesen-System nsp
Keine doppelte Datenhaltung
Direkter Zugriff auf das Berechtigungskonzept
Direkter Zugriff auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger
Debitoren und Kreditoren
Kontierungsvorlagen
Anzeige von Zahlungsinformationen
Einfache Definition von spezifischen Workflows mit flexiblen Bedingungen für verschiedenste Szenarien Organisation und Abläufe in den Dienststellen können standardisiert abgebildet werden.
Browserbasierte Lösung (dadurch keine zusätzliche Clientsoftware)
23. Mai 2014 © Verein SSGI 21
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Vielen Dank und auf Wiedersehen Grazia fitg ed a revair Grazie e arrivederci
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