SAP Financial Closing cockpitNice-To-Know

Stand: Oktober 2017

Inhalt

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1. Ausgangssituation

2. Historie der SAP Abschluss-Tools

3. Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0

4. Nutzungsrechte

5. Kundennutzen

6. Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc

7. Projektvorgehensweise

8. Impressum

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Ausgangssituation (1)

Der Abschluss hohe Anforderungen an einen dynamischen Prozess:

- steigende Anforderungen an die Qualitt der Monats- und Jahresabschlsse

- Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften oder genderte Organisationsstrukturen

- zunehmender Druck durch die Unternehmensleitungen, die Periodenabschlsse immer weiter zu beschleunigen

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Ausgangssituation (2)

Beteiligte Unternehmenseinheiten

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Der Periodenabschluss ist ein hochkomplexer Prozess, an dem fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist.

Monatsabschluss

Anlagen Finanzen Konzern Geschftsleitung

Personalwesen Vertrieb Einkauf Controlling

Ausgangssituation (3)

Hohe Anforderungen an den Periodenabschluss

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Transparenz

Vorgaben

Qualitt

- verstndlicher, nachvollziehbarer Abschluss- klare Verantwortlichkeit fr alle Aufgaben- auditfhige Protokollierung und Aufbewahrung

- Einhaltung der Abgabetermine trotz- verringerter Ressourcen und - komplexer werdender Prozesse

- Einhaltung der Vorgaben- Sicherstellung gleichbleibender Informationsqualitt- externe Prfbarkeit der Ergebnisse

Ausgangssituation (4)

Faktoren fr Verzgerungen im Abschlussprozess

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- es fehlt ein genauer zentraler Ablaufplan (Plne in Excel, Word, handschriftlich)

- Kommunikation berTelefon oder E-Mails

Organisation Systeme

Ablufebersicht

- fehlender berblick ber den Status

- fehlende zentraleKoordination

- keine zentrale Fehler-Analyse

- unterschiedliche Datenquellen- Medienbrche durch unter-

schiedliche Systeme

- keine optimiertenProzessablufe

- technisches Know-how frAutomatisierung erforderlich

das SAP Financial Closing cockpit

L S U N G S A N S A T Z

Historie des SAP FCc Abschluss-Tools

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Basisversion ab SAP ERP 6.0.3

Add-on 1.0

Add-on 2.0

- Entwicklung des SAP FCc aus dem ClosingCockpit

- Installation ber Business Function ab EHP 3

- fortwhrende Erweiterungen von EHP 3 bis EHP 6

- Aktivierung in SAP ECC 6.0 EHP 4 oder Net Weaver (7.01 oder hher)

- alle Funktionalitten bis EHP 6 enthalten

- Verbesserungen bezglich Sicherheit, Transparenz und Effizienz

- Installationsoptionen wie bei 1.0

- neue Funktionenund zustzliche signifikante Verbesserungen

- optimale Voraus-setzung fr ein erfolgreiches SAP FCc-Projekt

Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0berblick

Signifikante Verbesserungen durch neue Funktionen und Erweiterungen in Bezug auf:

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Sicherheit Effizienz Transparenz

- erweitertes Berechtigungskonzept Einrichtung von Berechtigungs-gruppen nach dem HR-ORG-Modell vom Aufgabenplan ber Organisationseinheiten (Ordner) bis auf Aufgabenebene mglich

- zentrale Ablage der Logfiles

- Exportieren und Importieren von VorlagenplnenMglichkeit der Pflege von Aufgabenplnen ber Excel

- Definition von eigenen Report-VariablenEinrichtung auf Ordner- und Aufgabenebene

- Konfiguration von BenachrichtigungsszenarienEinrichtung individuellerE-Mail-Texte(z. B. bei fehlerhaften Jobs)

- bereichsbergreifendes Monitoring

Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Erweitertes Berechtigungskonzept

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Das erweiterte Berechtigungskonzept ermglicht die Berechtigungsvergabe und -kontrolle auf allen Ebenen.

Berechtigungsgruppe zur Aufgabe

Organisationseinheit (Ordnerebene)

Trans-aktion

Berechti-gungsgruppe

(Template) Berechtigungen/Aktivitten auf jeder Ebene

- Anlegen- ndern- Anzeigen- Einplanen- Ausfhren- Lschen- ...

Verschiedene Transaktionen & Rollen fr die unterschiedlichen Aufgabengebiete

- FCLOCOC => Customizing/Pflege der Vorlagenplne - FCLOCOT => Vorbereitung/Erffnung des Abschlusses - FCLOCO => Ausfhrung der Abschluss-Aufgaben

Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Zentrale Ablage der Logfiles

- Die aus der Ausfhrung einer Aufgabe resultierenden Logs werden automatisiert und revisionssicher abgelegt.

- Die Logs stehen als PDF-Files zur Verfgung, auch wenn sie aufgrund ihres Alters schon archiviert wurden.

- Die Log-Links werden mit Informationen zu Laufzeit/ID/Datum angezeigt. - Die Aktivierung der Log-Steuerung erfolgt im Vorlagenplan.

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Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Exportieren & Importieren von Vorlageplnen

- Das Exportieren und Importieren von Vorlageplnen nach Excel bietet Vorteile bei- der Notwendigkeit von Massenver-

arbeitungen (z. B. nderungen von Verantwortlichkeiten),

- der Verteilung, beispielsweise an verschiedene Service-Center,

- der allgemeinen Pflege.

- Erzeugt wird eine Document-, eine Header- und eine Item-Datei im csv-Format.

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Header-Datei

Item-Datei

Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Definition eigener Report-Variablen

- Bei der Definition eines Abschlussplans werden aus den Datumsangaben heraus Default-Variablen fr den automatisierten Start von Reports erzeugt.

- Mit dem Add-On 2.0 ist es mglich, darber hinaus kundeneigene Variablen zu definieren und diese mit Werten zu belegen, z. B. eine Variable fr die Abschluss-Vorperiode und das Vorjahr.

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Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Konfiguration von Benachrichtigungsszenarien

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Das Szenario Korrespondenz/Benachrichtigung ist eine der wichtigsten Funktionen, um alle Verantwortlichen im Rahmen des Abschlusses zu sensibilisieren.

Benachrichtigungen

- E-Mail-Benachrichtigungen knnen automatisiert an- den Verantwortlichen eines Aufgabenplans

und/oder- den Ausfhrenden einer Aufgabegesendet werden, wenn die Bedingungen fr die Auslsung eines Benachrichtigungsszenarios erfllt sind.

- Dazu muss das Benachrichtigungsszenario - im Vorlagenplan eingetragen werden und - die betroffenen Empfnger eine E-Mail-Adresse

haben.

Aufgabenplan freigeben

Aufgabe berfllig

Aufgabe fehlerhaft oderabgebrochen

Vorgngeraufgabeabgeschlossen

...

Erweiterte Funktionalitten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Bereichsbergreifendes Monitoring

- ber den Organisationseinheiten Monitor besteht die Mglichkeit einer buchungskreisbergreifenden Status-bersicht.

- Mit Hilfe des Einsatzes sogenannter Global IDs knnen dieselben Aufgaben aus unterschiedlichen Organisationseinheiten verknpft zur Anzeige gebracht werden.

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Nutzungsrechte

- Das SAP FCc ist nicht im Nutzungsrecht von SAP ERP 6.0 enthalten.

- Das SAP FCc ist ber eine Business Function zu aktivieren. Diese ist im EHP 3 enthalten.

- Der Erwerb einer neuen SAP ERP-Option SAP Financial Closing cockpit ist ntig.

- Die Gebhren fr das Nutzungsrecht werden ber den aktiven Status der Business Function im Produktivbetrieb ermittelt.

- Fr die zentrale Job-Steuerung bei Systemlandschaften mit Non-SAP-Systemen oder mehreren SAP-Systemen werden zustzliche Tools angeboten.

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Kundennutzen

- eine Lsung fr alle Abschlussaktivitten => geringere TCO

- alles unter Kontrolle durch Realtime-Ermittlung des Abschluss-Status

- Automatisierung vieler manueller Prozesse

- alle Aufgaben werden zentral bearbeitet (ein Cockpit, eine Wahrheit)

- hohe Transparenz durch zentrales Monitoring

- klare Nachvollziehbarkeit ber ein Ablagesystem

- effiziente Kommunikation mittels standardisierter Benachrichtigungsszenarien

- hohe Sicherheit durch ein einheitliches Berechtigungskonzept

- Integration unterschiedlicher Systeme ber Remote-Aufgaben

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Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc

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Schnelligkeit / Effizienz

Qualitt

hoch

hoch

Abschluss mit SAP FCc Add-On 2.0

Abschluss ohne SAP FCc

gering

Projektvorgehensweise (1)

Prmissen

Die Vorgehensweise zur Einfhrung des SAP Financial Closing cockpit hngt von der Beantwortung einiger Fragen ab:

- Ist die Optimierung der Monatsabschluss-Prozesse schon abgeschlossen?

- Zu welchem Release-Stand soll die Einfhrung erfolgen?

- Sind mehrere SAP-Systeme oder Non-SAP-Systeme einzubinden?

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Projektvorgehensweise (2)

Prmissen

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Sind die Monatsabschluss-

Prozesse schon optimiert?

J N

Release-Stand < SAP ERP 6.0.3?

J N

Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0.3 und Einfhrung SAP FCc

Add-On 2.0

Empfehlung:vorab Optimierung der

Monatsabschluss-Prozesse ber einFast Close-Projekt

Sind mehrere SAP-Systeme oder Non-SAP-

Systeme vorhanden?

J N

EinfhrungSAP FCc Add-On 2.0

Einfhrung SAP FCcmit systembergreifender

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