SAP - Rechnungswesen · Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten". Wenn Sie alles...

SAP - Rechnungswesen

1 Einleitung

2 Stammdaten Finanzbuchhaltung

3 Stammdaten Kostenrechnung

4 Planung Gemeinkosten

5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung

6 Ist-Daten Kostenrechnung

Einleitung

Buchung statistischer Kennzahlen

Übung

Kostenumbuchung

Übung

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Übung

Periodische Umbuchungen

Übung

Innenauftragsabrechnung

Übung

Kostenverteilung (IST)

Übung

Kostenumlage (IST)

Übung

7 Periodenabschluss

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Übung: Buchung statistischer Kennzahlen

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Gefahrene Transport-Kilometer erfassen

Allgemeine statistische Kennzahlen erfassen

Der Leiter Ihrer Kostenstelle Fuhrpark hat wieder mal ganze Arbeit geleistet: pünktlich zum Monatsende übergibt er Ihnen eine Liste mit den von den einzelnen Abteilungen gefahrenen Transport-Kilometern. Die Informationen hat er bereits aus dem Fahrtenbuch des Transporters in eine übersichtliche Tabelle übertragen.

Abteilung gefahrene kmTUXX-5210 Fuhrpark 200 km

TUXX-1300 Post/Archiv 100 km

TUXX-1400 Datenverarbeitung 50 km

Sie benötigen diese statistischen Kennzahlen, um zu einem späteren Zeitpunkt (periodische Umbuchung) die periodische Umbuchung im IST durchführen zu können, die auf der Basis eben dieser Transport-Kilometer erfolgen soll.

● Erfassen Sie also die statistischen Kennzahlen für die einzelnen Kostenstellen als IST-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung.

● Verwenden Sie als Beleg- und Buchungsdatum wieder das Tagesdatum.

● Die Kennzahlen sollen auf Kostenstellen gebucht werden - stellen Sie die entsprechende Erfassungsvariante ein.

● Die Belegnummernvergabe erfolgt intern durch das System.● Erfassen Sie daraufhin im Listbild die tatsächlich gefahrenen

Kilometer für Ihre Kostenstellen unter Verwendung Ihrer in Übung 7 angelegten statistischen Kennzahl KM-XX.

● Sichern Sie Ihre Eingaben, nachdem Sie die erforderlichen Positionen erfasst haben!

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Übung: Buchung statistischer Kennzahlen

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Gefahrene Transport-Kilometer erfassen

Allgemeine statistische Kennzahlen erfassen

Da Sie ein sehr gewissenhafter Mensch sind (Controller sind immer gewissenhaft!) und einmal bei der Erfassung statistischer Kennzahlen sind, beschließen Sie - im Hinblick auf den anstehenden Periodenabschluss - gleich noch die allgemeinen statistischen Kennzahlen zu erfassen. Glücklicherweise haben Sie die Liste mit den tatsächlich vertelefonierten Einheiten vom Leiter Ihrer Post-Kostenstelle bereits erhalten. Auch Ihr Azubi saß nicht untätig herum und hat die entsprechenden Einzelangaben für Sie übersichtlich in folgender Tabelle zusammengefasst:

Unt.leitung Controlling Post/ Archiv DatenverarbeitungTUXX-1100 TUXX-1200 TUXX-1300 TUXX-1400

Tel-Einheiten 6000 2000 0 2000

Telefone 2 1 0 2

Fläche 100 50 50 100

● Erfassen Sie also im Hinblick auf die Verteilung der Telefonkosten (Übung Ist-Verteilung) und die Ist-Umlage der Gebäudekosten (Übung Ist-Umlage) auch diese statistischen Kennzahlen für die einzelnen Kostenstellen entsprechend obiger Tabelle als IST-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung.

● Orientieren Sie sich bei der Bearbeitung an den Hinweisen der vorherigen Teilaufgabe!

● Hier sind insgesamt 10 Positionen zu erfassen.

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Inhalte

Dr. Dirk KahlertProfessur Wirtschaftsinformatik ITechnische Universität ChemnitzE-Mail: [email protected]

Umsetzung

wi-mediaLABProfessur Wirtschaftsinformatik ITechnische Universität Chemnitz09107 Chemnitz

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Übung: Kostenumbuchung1 / 2 Weiter

Vorgangsbezogene Umbuchung

Einzelpostenbericht anzeigen

Der Geschäftsführer ruft bei Ihnen an und möchte wissen, wo denn die Kosten für das Büromaterial herkommen, mit denen seine Kostenstelle belastet wurde, er habe doch nur Ware im Wert von 50,- EURO und nicht 200,- EURO (siehe Bezug Büromaterial ) erhalten.

Sie haben inzwischen eine Liste all der Kostenstellen bekommen, die ebenfalls Büromaterial bezogen haben. Führen Sie eine entsprechende Umbuchung der Kosten durch, indem Sie die richtigen Empfängerkostenstellen belasten. Verwenden Sie dazu folgende Angaben

Bezogenes Büromaterial des aktuellen Monat

Abteilung bez. BüromaterialTUXX-1200 Controlling 60,00 EURO

TUXX-1300 Post/Archiv 40,00 EURO

TUXX-1400 Datenverarbeitung 50,00 EURO

● Erfassen Sie die Umbuchung dieser Kosten als Ist-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung.

● Vergeben Sie als Beleg- und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum.

● Die Umbuchung soll von Kostenstelle an Kostenstelle erfolgen - stellen Sie die entsprechende Erfassungsvariante ein.

● Hinterlegen Sie im Listbild jeweils Ihre Kostenstelle Unternehmensleitung als Senderkostenstelle (KostSt Alt) - Empfängerkostenstellen und Beträge entnehmen Sie bitte obiger Tabelle.

● Die Umbuchung erfolgt unter der Primärkostenart "Büromaterial" - ermitteln Sie die entsprechende Kostenartennummer bitte selbständig per Matchcode-Suche.

● Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben erfasst haben, können Sie Ihre Eingaben sichern.



● Die Belegnummernvergabe erfolgt wieder intern durch das System.


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Übung: KostenumbuchungZurück 2 / 2

Vorgangsbezogene Umbuchung


● Erzeugen Sie sich daraufhin einen Einzelpostenbericht und prüfen Sie die betroffenen Kostenstellen. Verzweigen Sie dazu ins Infosystem der Kostenstellenrechnung.

● Grenzen Sie die Selektion ein, indem Sie sich nur Kostenstellen Ihrer Kostenstellengruppe XX-VERWALT unter der Kostenart 476000 für Büromaterial anzeigen lassen.

● Gruppieren Sie die Anzeige indem Sie diese über das Feld Kostenstelle summieren ( Summensymbol in der Drucktastenleiste ).

● Wie hoch sind die Kosten für Büromaterial auf der Kostenstelle der Unternehmensleitung und wird dies Ihren Geschäftsführer jetzt zufrieden stellen?


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Übung: Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung

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Entsprechend den geplanten Erwartungen konnte Ihre Gebäude-Instandhaltungsabteilung in diesem Monat tatsächlich 100 Stunden für die geplanten Renovierungsarbeiten am Verwaltungs-Gebäude leisten. Rechnen Sie die in Form von Instandhaltungsstunden erbrachte Leistung unter Verwendung der von Ihnen in der entsprechenden Stammdatenübung angelegten Leistungsart XXIN-G im Rahmen einer direkten Leistungsverrechnung an Ihre Kostenstelle Verwaltungsgebäude ab.

● Erfassen Sie die Leistungsverrechnung als Ist-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung ( Leistungsverrechnung_Erfassen).

● Vergeben Sie als Beleg- und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum, pflegen Sie dort den Buchungstext (z. B. ILV Gebäude-Instandhaltung Gruppe XX).

● Die Verrechnung soll von Kostenstelle an Kostenstelle erfolgen - geben Sie die entsprechende Erfassungsvariante an. Die Belegnummernvergabe erfolgt wieder intern durch das System.

● Hinterlegen Sie im Listbild die Senderkostenstelle und die Empfängerkostenstelle. Der tatsächlich angefallene Leistungsverbrauch der Leistungsart Instandhaltungsstunden beträgt 100 Stunden.

● Lassen Sie sich daraufhin durch Betätigen der Schaltfläche im unteren Bildschirmbereich die Detailinformationen zu dieser Leistungsart anzeigen.

● Wie hoch ist der Tarif und woher kommt diese Information? ● Unter welcher Kostenart wird die Leistungsart verrechnet?● Verbuchen Sie abschließend die innerbetriebliche

Leistungsverrechnung und kontrollieren Sie anschließend das Ergebnis mit Hilfe eines Einzelpostenberichtes für ihre Empfängerkostenstelle aus dem Menü Infosystem der Kostenstellenrechnung.

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Übung: Periodische Umbuchung1 / 2 Weiter

Zyklus für periodische Umbuchung anlegen

Zyklus periodische Umbuchung IST ausführen

● Um die auf Ihrem Innenauftrag für den Transporter angefallenen Kosten wirklich verursachungsgerecht weiterverrechnen zu können, müssen Sie einen Zyklus anlegen, der am Monatsende eine periodische Umbuchung dieser Kosten erlaubt.

● Verzweigen Sie also aus dem Menü der Kostenstellenrechnung ( Periodenabschluss_Einzelfunktionen) in das Einstiegsbild der Zykluspflege für periodische Umbuchungen.

● Über das Menü Zusätze_Zyklus_Anlegen gelangen Sie in das Anforderungsbild zur Zykluspflege.

● Legen Sie den Zyklus UMB-XX (XX steht für Ihre zweistellige Gruppennummer) mit Anfangsdatum 01.01. des aktuellen Geschäftsjahres an.

● Mit dieser Umbuchung soll der Innenauftrag für den Transporter entlastet werden.

●

Segment anhängen

● Und zwar soll der Innenauftrag von allen Kostenarten entlastet werden, die darauf gebucht sind. Da man i.d.R. nicht alle Kostenarten kennt, verwendet man hier am besten die Kostenartengruppe 'Gesamtkosten', um auch keine Kostenart zu vergessen. Schauen Sie ggf. noch mal bei den Stammdaten nach, welchen Schlüssel diese Kostenartengruppe 'Gesamtkosten' hat.

● Angelastet werden die Kosten den Kostenstellen (Ihrer Gruppe!), für die der Transporter bereits Kilometer gefahren ist. Die Bezugsbasen in Form von Transportkilometern haben Sie bereits in einer früheren Übung erfasst (-> Buchung statistischer Kennzahlen). Schauen Sie nochmal nach und tragen Sie entsprechend das Intervall der empfangenden Kostenstellen ein.

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Übung: Periodische UmbuchungZurück 2 / 2

Zyklus für periodische Umbuchung anlegen

Zyklus periodische Umbuchung IST ausführen

Bei dieser Aktion sperren Sie sich ggf. gegenseitig. Warten Sie also einen Moment, falls die Durchführung dieser Transaktion zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht möglich ist und versuchen Sie es später noch einmal.

● Führen Sie den von Ihnen soeben angelegten IST-Umbuchungs-Zyklus für den aktuellen Monat aus. Starten Sie zunächst nur einen Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten". Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sollten Sie in der angezeigten Grundliste 1 Sender, 3 Empfänger und keine Nachrichten sehen.

● Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie Ihre Einstellungen überprüfen. Detailinformationen erhalten Sie über das Menü Springen_Nachrichten_Gesamt.

● Erst wenn die Verarbeitung fehlerfrei abgeschlossen wurde, sollten Sie den Ablauf mit Verbuchung starten (Check-Box "Testlauf" deaktivieren). Dabei kann es auf Grund der einheitlichen Datenbasis zu temporären Sperren durch andere Übungsteilnehmer kommen.

● Prüfen Sie anschließend das Ergebnis mit Hilfe eines Einzelpostenberichtes der Innenauftragsrechnung ( Infosystem_BerichtezuInnenaufträgen_Einzelposten) Wurde Ihr Innenauftrag IA-F-XX-LKW vollständig entlastet?


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Übung: Innenauftragsabrechnung1 / 2 Weiter

Einzelpostenanzeige Auftragsgruppe

Einzelabrechnung Innenauftrag

Mitten im Periodenabschluss fällt Ihnen ein, dass Sie ja auch noch zwei Innenaufträge definiert und mit Ist-Kosten belastet haben. Wie hoch sind denn nun eigentlich die tatsächlich angefallenen Kosten auf diesen Innenaufträgen?

● Beantworten Sie diese Frage, indem Sie sich aus dem Menü der Innenauftragsrechnung heraus im Infosystem unter BerichteZuInnenaufträgen_Einzelposten_Aufträge:EinzelpostenIst den Bericht über Ihre Auftragsgruppe IA-XX-1000 und die Kostenartengruppe CO-PC-TOT anzeigen lassen!

● Muss der Innenauftrag für den Transporter bei der gleich folgenden Abrechnung berücksichtigt werden? Gruppieren Sie die Anzeige, indem Sie über das Feld Auftrag summieren ( Summensymbol).


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Übung: InnenauftragsabrechnungZurück 2 / 2

Einzelpostenanzeige Auftragsgruppe

Einzelabrechnung Innenauftrag

● Rechnen Sie die Kosten Ihres Innenauftrages IA-F-XX-PKW an Ihre Kostenstelle Unternehmensleitung ab, indem Sie aus dem Menü der Innenauftragsrechnung über Periodenabschluß_Einzelfunktionen_Abrechnung_Einzelverarbeitung in das Einstiegsbild zur Auftragsabrechnung verzweigen.

● Die Abrechnung soll für den aktuellen Monat erfolgen, wobei als Bezugsdatum das Tagesdatum zu wählen ist. Wählen Sie als Verarbeitungsart "automatisch".

● Starten Sie die Abrechnung zunächst nur im Testlauf. Erst wenn die Verarbeitung fehlerfrei abgeschlossen und somit Ihre Kostenstelle Unternehmensleitung mit den Gesamtkosten aus der vorherigen Teilaufgabe belastet wurde, sollten Sie die Abrechnung verbuchen. Deaktivieren Sie dazu im Einstiegsbild das Kennzeichen "Testlauf".

● Prüfen Sie anschließend aus dem Menü der Kostenstellenrechnung mit Hilfe eines Einzelpostenberichtes die Ist-Kosten auf Ihrer Kostenstelle TUXX-1100 über die Kostenartengruppe CO-PC-TOT. Gruppieren Sie die Anzeige, indem Sie die Einzelposten diesmal über das Feld Kostenart summieren.

● Ist aus dieser Anzeige heraus ersichtlich, wie sich die PKW-Kosten zusammensetzen?


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Übung: Kostenverteilung (IST)1 / 2 Weiter

IST-Verteilungszyklus anlegen/ausführen

PLAN/IST-Vergleich anzeigen

Nach der Erfassung der Ist-Kosten steht nun erneut eine Verteilung an, diesmal allerdings im IST. Aber schließlich passiert ja genau dasselbe wie bei der Planverteilung: die fixen und variablen Telefonkosten werden von der Sammelkostenstelle Post/Archiv unter Beibehaltung der jeweiligen Primärkostenart auf die restlichen Verwaltungs-Kostenstellen "verteilt". Bezugsbasis sind diesmal nur die tatsächlich installierten Telefonanschlüsse und die tatsächlich telefonierten Einheiten.

Beide Zyklen sind sich zwar sehr ähnlich - trotzdem gibt es einige Unterschiede, die es zu beachten gilt. Achten Sie also beim Anlegen des Zyklus I-V-XX auf folgende Kriterien:

● Haben Sie wirklich 2 Segmente angelegt - eins für die Grundgebühren und eins für die Einheiten?

● Wurden in den Segmenten als Senderwerte IST-Werte vereinbart? ● Wurde im Bildschirmbild 'Bezugsbasen' in beiden Segmenten die Feldgruppe

für statistische Kennzahlen IST hinterlegt? ● Diesen Zyklus legen Sie in der Kostenstellenrechnung unter Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Verrechnungen_Verteilung (KSV5) an.

● Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie den Zyklus für den aktuellen Monat ausführen. Starten Sie zunächst nur einen Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten".

● Wenn alle Ist-Werte ordnungsgemäß erfasst worden sind, sollten Sie in der angezeigten Grundliste 2 Sender (1 je Segment), 6 Empfänger (3 je Segment) und keine Nachrichten sehen.

● Deaktivieren Sie daraufhin das Kennzeichen "Testlauf" und starten Sie die Verbuchung.

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Übung: Kostenverteilung (IST)Zurück 2 / 2

IST-Verteilungszyklus anlegen/ausführen

PLAN/IST-Vergleich anzeigen

● Lassen Sie sich nun für diesen Monat noch einen Plan/Ist-Vergleich "Bereich: Kostenarten" für Ihre Kostenstellengruppe XX-VERWALT ausgeben (Im Infosystem).

● Wählen Sie dazu die Kostenartengruppe CO-PC-TOT aus. Wie hoch sind jetzt die angezeigten IST-Kosten auf Ihrer Kostenstelle Post/Archiv?

● Stimmen Ist- und Planwerte miteinander überein - warum bzw. warum nicht?


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Übung: Kostenumlage (IST)1 / 2 Weiter

IST-Umlagezyklus anlegen/ ausführen


Nachdem nun Ihre Kosten ordnungsgemäß verteilt sind, beschließen Sie, auch gleich noch einen Zyklus für Ihre Kostenumlage im IST (I-U-XX) anzulegen.

Inhaltlich ist dieser Zyklus nahezu mit dem Plan-Umlage-Zyklus aus der entsprechenden Übung identisch. Ziehen Sie also evtl. diese Übung zu Rate.

● Den Einstieg finden Sie in der Kostenstellenrechnung unter Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Verrechnungen_Umlage (KSU5)

● Legen Sie also einen Zyklus an, mit dem eine ordnungsgemäße Entlastung Ihrer Verwaltungsgebäude-Kostenstelle gewährleistet ist.

● Ermitteln Sie die Umlagekostenart selbständig per Matchcode-Suche! Welche Basis liegt der Kostenumlage auf Ihre Verwaltungskostenstellen zugrunde?

● Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie den Zyklus für den aktuellen Monat ausführen. Starten Sie zunächst nur einen Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten".

● Wenn alle Ist-Werte ordnungsgemäß erfasst worden sind, sollten Sie in der angezeigten Grundliste 1 Sender, 4 Empfänger und keine Nachrichten sehen.

Wenn Sie dennoch Nachrichten sehen, muss das noch nicht einen Fehler im Zyklus bedeuten. Das System weist Sie nämlich ggf. darauf hin, dass für einzelne Kostenarten keine Beträge gebucht sind. Da Sie ja durch Angabe der Kostenartengruppe CO-PC-TOT angeben, dass alle vorhandenen Kostenarten geprüft werden sollen, kann es zu einer längeren Liste solcher Nachrichten kommen. Sehen Sie sich also die Nachrichten an, um zu prüfen, ob es sich lediglich um solche Hinweise handelt (bleiben Sie dazu in diesem Bild und verwenden Sie das Menü Springen_Nachrichten_Gesamt). In diesem Fall können Sie diese Nachrichten ignorieren.

● Deaktivieren Sie daraufhin das Kennzeichen "Testlauf" und starten Sie die Verbuchung.




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Übung: Kostenumlage (IST)Zurück 2 / 2

IST-Umlagezyklus anlegen/ ausführen


● Lassen Sie sich daraufhin einen Einzelpostenbericht für Ihre Kostenstelle Verwaltungsgebäude anzeigen.

● Gruppieren Sie die Anzeige, indem Sie über dem Feld Objekt summieren.

● Wie hoch sind jetzt die IST-Kosten auf Ihrer Gebäude-Kostenstelle?


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