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Scan2Select

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Inhaltsverzeichnis

Scan2Select ........................................................................................................ 3Anmeldung .................................................................................................... 3

Passwort vergessen ..................................................................................... 4Belege scannen oder auswählen ........................................................................ 5

Scannen ..................................................................................................... 6Mein Scanner wird nicht angezeigt ............................................................ 7

Dateiauswahl .............................................................................................. 7Scan2Select mit einer anderen Software verbinden .......................................... 8Dateien über den Temp-Ordner importieren ................................................. 10

Ausgabeformat und Passwortschutz ................................................................ 10Dateinamen .................................................................................................. 11Vorschau ...................................................................................................... 13Seiten der Belege trennen ............................................................................... 15Belege hochladen .......................................................................................... 17Wo landen die Belege in Select und in der Kanzlei ............................................. 18Systemvoraussetzungen ................................................................................. 19Tipps und Tricks .......................................................................................... 22

Diese Hilfe als PDF... ......................................................................................... 22

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Stotax Select schafft individuelle Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Mandant und dersteuerberatenden Stotax Kanzlei - papierlos, flexibel, extrem schnell und vor allem sicher! Sämtliche Datenwerden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Sie unterliegen der DSGVO(Datenschutzgrundverordnung) und sind durch höchste Sicherheitsstandards geschützt.

Folgende Cloud-Anwendungen stehen in Stotax Select zur Verfügung:

· Belege, Auswertungen, Nachrichten online BASIS

· Belege, Auswertungen, Nachrichten online PLUS (Umfang wie BASIS, erweitert um Rechteverwaltung)

· Grundbücher online BASIS (Kassenbuch und Warenbücher)

· Angebot & Rechnung online

· Lohnbüro online (Digitaler Austausch aller Lohnunterlagen; GKV-zertifiziert)

Mit der Stotax Select Anwendung „Belege, Auswertungen, Nachrichten online“ gelingt die Umstellung aufeinen sicheren digitalen Kommunikationsweg zwischen Steuerberater und Mandant im Handumdrehen.Stotax Select hilft Ihnen bei der Übermittlung von digitalen Belegen, z.B. zu der Finanzbuchhaltung oder denSteuern an den Berater. Auf der anderen Seite werden Auswertungen aus der Software Stotax Kanzlei fürden Mandanten bereitgestellt. Auch der allgemeine Austausch von relevanten Nachrichten ist darübermöglich.

Ergänzend dazu steht dem Mandanten das Programm Scan2Select zur Verfügung. Sie können damit vonIhrem Windows-PC aus scannen und Belege direkt in die Cloud-Anwendung hochladen.

Den Download der aktuellen Version finden Sie hier.

Anmeldung

Bei der Anmeldung müssen die Zugangsdaten des Mandanten für Stotax Select hinterlegt werden.

WICHTIG: Der Zugang ist nur mit einem Mandanten-Login möglich und nicht mit einem Mitarbeiter-Login fürStotax Select.

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Benutzerkennung und PasswortBitte erfassen Sie bei der ersten Anmeldung Ihre Benutzerkennung und das Passwort für Stotax-Select. Eshandelt sich bei den Zugangsdaten um den Select-Zugang des Mandanten. Mit einem Mitarbeiterzugang fürStotax Select kann Scan2Select nicht verwendet werden.

Passwort speichernOptional können Sie das Passwort speichern, so daß Sie bei dem nächsten Aufruf die Anmeldung nur nochmit OK bestätigen müssen.

AnmeldeoptionenWenn für die Internetverbindung ein Proxy-Server verwendet werden soll, dann können Sie dies über dieOptionen einstellen.

Optionen für die Anmeldung

Weitere Erläuterungen zu den Systemvoraussetzungen finden Sie hier.

Passwort vergessen

Wenn Sie Stotax Select über den Browser öffnen (https://www.stotax-online.de), dann können Sie dort über"Passwort vergessen" den Vorgang zurücksetzen.

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Sie können sich aber auch mit Ihrem Steuerberater in Verbindung setzen und die Benutzerkennung, d.h. dieE-Mail-Adresse ändern lassen. Auch über den Steuerberater kann die Passwortvergabe neu angestossenwerden.

Belege scannen oder auswählen

Nach der Anmeldung öffnet sich die Oberfläche für die Erfassung der Belege.

QuelleFür die Quelle der Belege kommen folgende Einstellungen in Frage:

· Dateisystem Windows

· Scanner.

Wenn Sie sich einen Scanner kaufen, dann liefern die Hersteller in der Regel die entsprechende Scan-Software mit. Sie können Ihre Belege auch weiterhin mit jeder beliebigen Scan-Software bearbeiten undanschließend über die Dateiauswahl in Scan2Select importieren. Wählen Sie dafür bitte als Quelle"Dateisystem Windows" aus. Alle Seiten der ausgewählten Datei werden in der Vorschau von Scan2Selectangezeigt. Hier kann vor dem Hochladen in Stotax Select z.B. noch die Dokumententrennung genutztwerden, damit Belege mit mehreren Seiten korrekt bei Ihrem Steuerberater ankommen. Wenn die bisher genutzte Scan-Software nicht Ihren Anforderungen entspricht, dann können Sie auch direktüber Scan2Select scannen. Wählen Sie dafür bitte als Quelle "Scanner" aus. Wenn die Einstellungen imrechten Bereich korrekt ausgewählt wurden, dann können Sie den Scan-Vorgang über die Schaltfläche"Scannen" starten. Die eingescannten Seiten werden alle in der Vorschau angezeigt. Auch hier kann vordem Hochladen in Stotax Select z.B. noch die Dokumententrennung genutzt werden, damit Belege mitmehreren Seiten korrekt bei Ihrem Steuerberater ankommen.

Quelle wechseln innerhalb einer Arbeitssitzung

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Sie können auch innerhalb einer Arbeitssitzung, d.h. vor dem Hochladen der Belege, die Quelle umschalten.Als Grundlage kann z.B. über das Dateisystem eine Datei mit Belegen ausgewählt werden undanschließend können Sie über die Scan-Funktion weitere Seiten dazu scannen. Es können aber auch z.B.die Seiten von mehrere Dateien in einer Sitzung in die Vorschau geladen werden, oder auch mehrere Seitenaus aufeinanderfolgenden Scan-Durchläufen.Erst wenn alle Belege in der Vorschau vollständig angezeigt werden, dann sollten Sie über die Schaltfläche"Belege hochladen" den nächsten Schritt aktivieren.

Scannen

Quelle = ScannerWenn Sie als Quelle den "Scanner " ausgewählt haben, dann werden die Scaneinstellungen eingeblendetund im unteren Bereich die Schaltfläche "Scannen".

Folgende Scaneinstellungen können bearbeitet werden:

· Auswahl des Scanners

· Schnittstelle / Treiber für den ausgewählten Scanner: TWAIN oder WIA

· Dokumenteneinzug, d.h. wenn Sie vom Flachbett des Scanners einscannen möchten, dann entfernenSie bitte das Häkchen

· Duplex, d.h. beide Seiten eines Beleges werden eingescannt

· Seitengröße

· Farbmodus

· Auflösung

Beim Scannen über Scan2Select sind die Einstellungen für die Dateinamen von Bedeutung.

TWAIN oder WIAWenn Sie als Quelle "Scanner" ausgewählt haben, dann können Sie in den Scaneinstellungen dasgewünschte Gerät auswählen. Wie der Scanner mit unserer Software Scan2Select kommunizieren kann, ist

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von der passenden Schnittstelle abhängig. Scan2Select unterstützt alle Scanner, die über eine TWAIN oderWIA-Schnittstelle verfügen.

TWAIN ist ein Standard zum Austausch von Daten zwischen einem Bildeingabegerät, z.B. einem Scanner,und einem Windows-Programm. Der TWAIN-Treiber wurde entweder direkt bei Ihrem Scanner mitgeliefertoder muss nachträglich von der Herstellerseite heruntergeladen und installiert werden. Anschließend könnenAnwendungsprogramme, wie z.B Scan2Select, den Scanner direkt ansprechen und die Bilddateien weiterverwenden. Wenn dies nicht funktioniert, dann könnte eventuell der TWAIN-Treiber des Geräts nicht mit dervorhandenen Windows-Version kompatibel sein.

WIA ist eine von Microsoft eingeführte Bildverarbeitungsschnittstelle, auf die ebenfallsAnwendungsprogramme wie z.B. Scan2Select aufsetzen können. Um den Scanner unter Windowsbetreiben zu können, muss ein für dieses Betriebssystem geeigneter Treiber des Scanner-Herstellersinstalliert werden, der WIA unterstützt.

Die meisten Scanner bieten eine eigenständige Scan-Anwendung an, um Bilder zu scannen und zuspeichern. In diesem Fall können Sie auch die eigene Scan-Oberfläche nutzen, die Dateienzwischenspeichern und über die Quelle "Dateiauswahl" in Scan2Select importieren. Weitere Erläuterungendazu finden Sie unter Dateiauswahl.

Mein Scanner wird nicht angezeigt

Wenn Sie als Quelle "Scanner" ausgewählt haben, dann können Sie in den Scaneinstellungen dasgewünschte Gerät auswählen. Ob Ihr Scanner direkt mit Scan2Select kommunizieren kann, ist von derpassenden Schnittstelle abhängig. Scan2Select unterstützt alle Scanner, die über eine TWAIN oder WIA-Schnittstelle verfügen. Weitere Erläuterungen dazu finden Sie auch unter Scannen.

Wenn Ihr Scanner nicht in der Auswahl angeboten wird oder kein geeigneter Treiber (TWAIN oder WIA)vorhanden ist, dann können Sie auch über die eigene Scan-Anwendung arbeiten und die Dateien imnächsten Schritt in Scan2Select importieren.

Die meisten Scanner bieten eine eigenständige Scan-Anwendung an, um Bilder zu scannen und zuspeichern. In diesem Fall können Sie darüber scannen, die Dateien zwischenspeichern und über die Quelle"Dateiauswahl" in Scan2Select importieren. Weitere Erläuterungen dazu finden Sie unter Dateiauswahl.

In diesem Fall können Sie auch dann noch in Scan2Select die Funktion für die Trennung der Belege nutzen,die OCR-Erkennung und auch den Upload der Belege mit den Fachlichkeiten.

Dateiauswahl

Quelle = DateisystemWenn die Belege bereits in digitaler Form vorliegen, dann können Sie über die Dateiauswahl im Windows-Dateisystem ausgewählt werden.

Wenn Sie als Quelle "Dateisystem Windows" einstellen, dann können Sie über die Schaltfläche"Dateiauswahl" die Seiten der ausgewählten Dateien in die Vorschau von Scan2Select importieren.

Auch bei der Dateiauswahl sind die Einstellungen für die Dateinamen von Bedeutung. Vorallem dann, wenndie Namen der ausgewählten Dateien beibehalten werden sollen.

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Auch die Belegtrennung ist bei der Dateiauswahl von Bedeutung.Vorallem dann, wenn die ausgewählteDatei mehrere Belege zusammengefasst in einer Datei enthält. In diesem Fall können vor dem Upload nachStotax Select die einzelnen Belege getrennt werden. Wenn Sie bei der Dateiauswahl mehrere Dateien in einem Arbeitsschritt markieren und importieren, dannerfolgt die Belegtrennung automatisch pro Datei und nicht pro Seite. Wenn Sie eine Belegtrennung pro Seitewünschen, dann können Sie dies über die Schaltfläche "Alle trennen" aktivieren.

Scan2Select mit einer anderen Software verbinden

In einigen Fällen ist es vorteilhaft, zum Scannen die vom Scan-Hersteller mitgelieferte Software zu nutzen.Die Herstellersoftware bietet ggfs. mehr Einstellungsmöglichkeiten oder kann manchmal auch zu einembesseren OCR-Ergebnis, d.h. zu einer besseren Texterkennung, führen. Wenn Ihr Scanner z.B. nicht überdie von Scan2Select unterstützen WIA oder TWAIN-Schnittstellen direkt angesprochen werden kann, dannist der Einsatz der Herstellersoftware unvermeidlich, .

Aber auch in diesen Fällen können Sie Scan2Select nutzen und Belege nach Stotax Select hochladen.

Mit der Scan-Software des Herstellers werden die Dokumente auf der Dateiebene abgelegt. Danach öffnenSie Scan2Select und wählen die zu übertragenen Dateien aus. Weitere Erläuterungen dazu finden Sie unterDateiauswahl.Die bereits vergebenen Dateinamen bleiben erhalten, wenn die Programmoption ausgewählt wurde. WeitereErläuterungen dazu finden Sie unter Dateinamen.

Bei vielen Scan-Programmen besteht die Möglichkeit, ein anderes Programm, z.B. Scan2Select, zurweiteren Verarbeitung direkt aufzurufen. In diesem Fall werden die eingescannten Dateien automatisch andas aufzurufende Programm übergeben.

Beispiel: Einbindung von Scan2Select bei einem Scanner der Firma Avision

Falls ein Scanner der Firma Avision eingesetzt wird, können Sie den oben beschriebenen Prozess auf eineTaste legen, so dass der Scanvorgang mit einem Tastendruck gestartet wird und die Dokumenteautomatisch an Scan2Select übergeben werden.

Folgende Einstellungen sind dafür im Profilmanager notwendig:

· Legen Sie ein neues Profil mit dem Namen Scan2Select an.

· Für die Übergabe der eingescannten Dateien ist ein Übergabeverzeichnis zu definieren. Scan2Selectüberwacht im Temp-Pfad das Unterverzeichnis "Merge".

 

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· Als Ziel wählen Sie Scan To APP und wählen dort unter dem Punkt Einrichtung die Scan2SelectApplikation aus. Über die Dateiauswahl wählen Sie die auf Ihrem Desktop von der Installation angelegteVerknüpfung von Scan2Select aus.

· Weitere empfohlene Einstellungen:

o Auflösung 300 dpi – Schwarzweißo Papiergröße Automatisch zuschneiden und ausrichteno Dateiformat: Mehrseitige PDF in der Version PDF V1.7 und OCR Erkennungssprache Deutsch.

Diese Einstellungen verbergen sich hinter der Schaltfläche "Eigenschaften".

Jetzt kann über den Button-Manager Scan2Select mit einem Befehl gestartet werden.

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Dateien über den Temp-Ordner importieren

Wenn Sie Scan2Select mit einer anderen Software verbinden, dann werden die Dateien, die automatisch anScan2Select übergeben werden, über den Temp-Pfad transportiert.

Das Verzeichnis dafür lautet Merge und muss in Ihrem Temp-Verzeichnis angelegt werden.

Wenn Sie dieses Unterverzeichnis in Ihrer Scan-Software als Übergabeverzeichnis eingegeben haben, dannlegt Ihre Scan-Software die eingescannten Dateien in diesem Unterverzeichnis ab, damit Scan2Selectdarauf zugreifen kann. Wenn anschließend Scan2Select gestartet wird, dann werden die Dateienautomatisch in Scan2Select importiert und angezeigt. Anschließend werden die Dateien automatisch ausdem Merge-Verzeichnis gelöscht.

Aber nicht nur Ihre Scan-Software kann dieses Übergabeverzeichnis nutzen, sondern Sie können auchmanuell Dateien in diesem Unterverzeichnis "Merge" ablegen. Wenn Sie anschließend Scan2Select starten,dann werden die Dateien automatisch in Scan2Select importiert und angezeigt. Anschließend werden dieDateien automatisch aus dem Merge-Verzeichnis gelöscht.

Ausgabeformat und Passwortschutz

PDF oder PDF/ADie Belege werden entweder in dem Ausgabeformat "PDF" oder "PDF/A" ausgegeben.

Das PDF-Format wird seit Jahren als plattformunabhängiges Dateiformat genutzt. Wenn es um die

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Langzeitarchivierung von Dokumenten geht, dann hat das einfache PDF-Format allerdings den Nachteil,dass aufgrund der technischen Spezifikationen von PDF´s nicht sichergestellt werden kann, dass dieseauch nach Jahren noch lesbar sind. Aus diesem Grund wurde das PDF/A-Format entwickelt, damit einstabiles Standardformat für digital archivierte Dokumente zur Verfügung steht. Das PDF/A-Format ist einDateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

TexterkennungMit Hilfe der OCR-Technologie (OCR = Optical Character Recognition) können unterschiedliche Dokumente,z.B. gescannte Papierdokumente oder PDF-Dateien, in bearbeitbare und durchsuchbare Dateienumgewandelt werden. Ein Scanner erstellt aus einem Dokument ein Bild. Dieses Bild, d.h. die tabellarischangeordneten schwarzen, weißen oder farbigen Bildpunkte, werden von der OCR-Software in Buchstabenumgewandelt und dann zu Wörtern bzw. Sätzen zusammengesetzt. Damit wird der eigentliche Text desDokumentes verwendbar bzw. durchsuchbar.

Wir empfehlen in jedem Fall ein Ausgabeformat mit Texterkennungauszuwählen.

PasswortWenn das Ausgabeformat "PDF" ausgewählt wurde (nicht PDF / A), dann kann zur Sicherheit ein Passwortmitgegeben werden. Das Passwort gilt für alle Belege.

Dateinamen

Wenn die Seiten bzw. die Belege fertig bearbeitet wurden und die Schaltfläche "Belege hochladen"angeklickt wird, dann werden für die einzelnen Belege die Dateinamen festgelegt. Unter diesen Dateinamenwerden die Belege in Stotax Select abgelegt.

Für die Dateinamen ist zu unterscheiden, ob die Belege über die Dateiauswahl (Quelle = DateisystemWindows) importiert worden sind, oder über den Scanner (Quelle = Scanner). Erläuterungen zu der Auswahlder Quelle finden Sie unter Belege scannen oder auswählen.

· Über das Dateisystem ausgewählte Belege...

...haben in der Regel bereits einen sinnvollen Dateinamen. Wenn Sie diesen Dateinamen auch für denUpload nach Stotax Select weiterverwenden möchten, dann ist das folgende markierte Kästchen vonBedeutung:

Wenn das Kästchen markiert wird, dann bleiben die ursprünglichen Dateinamen aus dem WindowsDateisystem erhalten. Auch wenn in den nachfolgenden Optionen z.B. die "Eingabe" ausgewählt wurde,bleiben die ursprünglichen Dateinamen erhalten. Die Option "Eingabe" wird dann nur für neu

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eingescannte Belege verwendet.

Wenn der ursprüngliche Dateiname für den Upload nach Stotax Select nicht genutzt werden soll,sondern auch die aus dem Dateisystem ausgewählten Belege neu umbenannt werden sollen, dannentfernen Sie bitte die Markierung in dem Kästchen.

Jetzt werden alle Belege neu umbenannt, d.h. die Option "Eingabe" wird für alle Belege einheitlichangewendet.

· Über den Scanner neu hinzugefügte Belege...

... haben noch keinen Dateienamen, d.h. das Kästchen "Vorhandene Namen beibehalten" hat auf dieseBelege keine Auswirkung. Für die neu eingescannten Belege werden beim Upload nach Stotax Selectimmer neue Dateinamen vergeben, d.h. dafür wird immer eine der folgenden drei Optionen angewendet:

o OCR erste 50 Zeicheno OCR Adressfeldo Eingabe

Die zusätzliche Option "Vorhandene Namen beibehalten" gilt nur für Belege, die überdie Dateiauswahl in Scan2Select eingelesen worden sind!

Die drei nachfolgenden Optionen für die Dateinamen (OCR erste 50 Zeichen, OCR Adressfeld und Eingabe)werden nur dann verwendet, wenn neue Dateinamen vergeben werden. Wenn Sie Belege über dieDateiauswahl in die Vorschau importiert haben und das Kästchen "Vorhandene Namen beibehalten"angekreuzt haben, dann werden die nachfolgenden Optionen nur für die Dateinamen der neu eingescanntenBelege verwendet. Für die über die Dateiauswahl importierten Belege werden die ursprünglichen Dateinamenin diesem Fall beibehalten.

Was passiert mit "Vorhandene Dateinamen beibehalten", wenn der importierte Beleg inEinzelbelege "getrennt" wird? In diesem Fall erhalten alle Einzelbelege den ursprünglichen Dateinamen, jedoch mit einer numerischenErgänzung für die Unterscheidung.Wenn die einzelnen Belege über Ihre Scanner-Software in einer Datei zusammengefasst werden und dieSammeldatei nun in Scan2Select importiert wird, dann sollten Sie die Belegtrennung nutzen, damit IhrSteuerberater die Einzelbelege besser zuordnen kann. In diesem Fall macht die Markierung in demKästchen "Vorhande Namen beibehalten" keinen Sinn, denn dann würden die getrennten Einzelbelege alleden Namen der Sammeldatei erhalten. Das Kästchen sollte nicht markiert werden und eine der dreiOptionen für die Neuvergabe der Dateinamen sollte sinnvoll ausgewählt werden, z.B. OCR oder Eingabe.

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Optionen für die Vergabe von neuen Dateinamen

· OCR erste 50 ZeichenIn diesem Fall werden die ersten 50 Zeichen der Texterkennung für den Dateinamen des Belegesverwendet.

· OCR AdressfeldIn diesem Fall werden die Angaben der Texterkennung aus dem Adressfeld für den Dateinamen desBeleges verwendet.

· EingabeIn diesem Fall erfassen Sie bitte in dem Feld "Dateiname" einen Text. Dieser Text wird für alle Belegeals Dateiname verwendet, jedoch bei mehreren Belegen entsprechend durchnummeriert.

Vorschau

In dem linken Bereich wird die Seiten-Vorschau angezeigt.

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Die Funktionsleiste bietet folgende Möglichkeiten:

SortierenSortiert die aktuelle Seitenreihenfolge in umgekehrter Reihenfolge

VerschiebenVerschiebt die aktuelle Seite in der Seitenreihenfolge um eins nach vorne bzw. nach hinten

Seite löschenLöscht die aktuell dargestellte Seite

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DrehenDreht die aktuell angezeigt Seite um 90 Grad

SeitennavigationZeigt die erste oder letzte Seite in der Vorschau an bzw. die vorherige oder nächste Seite

ZoomVergrößert bzw. verkleinert die Ansicht der in der Vorschau dargestellten Dokumente

ZoomPasst die Ansicht der in der Vorschau dargestellten Dokumente auf Fenstergröße an

DruckenDruckt die aktuelle Seite auf dem Standarddrucker

DruckenDruckt das gesamte Dokument (d.h. alle Belege, alle Seiten) auf dem Standarddrucker

DruckenÖffnet einen Druckeinstellungsdialog

Seiten der Belege trennen

Damit die einzelnen Belege später weiterverarbeitet werden können, z.B. für die Verknüpfung mit einzelnenBuchungssätzen, müssen sie ggfs. getrennt werden.

In der Erfassung der Belege werden in dem Mittelteil alle Seiten angezeigt. Welche Seiten zu einem Beleggehören, können Sie über die Kästchen kennzeichnen. Wenn das Kästchen nicht angekreuzt wird, dannhandelt es sich um einen mehrseitigen Beleg, d.h. der Beleg ist mit dieser Seite noch nicht zu Ende (sieheBeispiel 1). Wenn das Kästchen am Ende einer Seite angekreuzt wird, dann ist dies gleichzeitig dieKennzeichnung für das Ende eines Beleges (siehe Beispiel 2)

Beispiel: Die ersten beiden Seiten gehören beide zu einem Beleg. Die dritte Seite ist ein eigener Beleg. Indiesem Fall werden insgesamt zwei Belege hochgeladen.

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Mit Hilfe der Schaltfläche "Alle trennen" werden alle Kästchen automatisch gesetzt, so dass jede Seiteeinen eigenen Beleg darstellt.Über die Schaltfläche "Trennung aufheben" werden alle Kästchen deaktiviert, d.h. alle Seite werden in einemBeleg zusammengefasst.

Alle Dokumente löschenMit Hilfe der Schaltfläche "Alle Dokumente löschen" werden alle Seiten in der Ansicht entfernt.

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Dateinamen bei der BelegtrennungWeitere Erläuterungen zu den Dateinamen bei der Belegtrennung finden Sie unter Dateinamen.

Belege hochladen

In der oberen Tabelle werden alle Belege mit ihrem Dateinamen angezeigt. Nur die in der ersten Spaltemarkierten Belege werden bei der Aktion "Belege hochladen" berücksichtigt.

DateinamenDie Dateinamen der Belege konnten bereits in dem Vordialog beeinflusst werden. Siehe dazu unter DateinamenAußerdem können die Dateinamen hier ebenfalls noch vor dem Hochladen der Belege angepasst werden.

Fachlichkeit, Jahr und Monat/QuartalWenn Sie eine Fachlichkeit, ein Jahr und einen Monat bzw. ein Quartal auswählen, dann werden bei derAktion "Belege hochladen" alle Belege mit diesen Angaben in Stotax Select berücksichtigt.

Ihre NachrichtJeden Vorgang "Belege hochladen" können Sie mit einer Nachricht versehen. Die Nachricht wird bei allenBelegen in Stotax Select angezeigt.

Unterschiedliche Fachlichkeiten oder Nachrichten bei den Belegen

Sie können die Belege auch in mehreren Etappen in Stotax Select hochladen. Wenn Sie im ersten Schrittnur eine bestimmte Anzahl der oben angezeigten Belege markieren, z.B. in dem Beispiel oben nur denBeleg1, dann können Sie dafür eine Fachlichkeit festlegen und die Schaltfläche "Belege hochladen"aktivieren.

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Beleg1 wurde nun mit dem Status "Hochgeladen" gekennzeichnet.

Im zweiten Schritt wird der Beleg2 markiert und Sie können für den Beleg2 eine andere Fachlichkeitauswählen. Anschließend können Sie Beleg2 ebenfalls über die Schaltfläche "Belege hochladen" in StotaxSelect zur Verfügung stellen.

Es ist auch möglich einen Beleg mehrfach hochzuladen. Auch wenn der Status des Beleges bereits auf"Hochgeladen" steht, kann der Beleg erneut markiert werden und z.B. mit einer anderen Fachlichkeit odereiner anderen Nachricht erneut hochgeladen werden.

Wo landen die Belege in Select und in der Kanzlei

Die über Scan2Select hochgeladenen Belege landen in der Select-Anwendung "Nachrichten online" undstehen so auch direkt Ihrem Steuerberater zur Verfügung.

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Wenn Sie zusätzlich zu den Belegen auch eine Nachricht übermittelt haben, dann können Siediese über die u.a. Schaltfläche aufrufen.

Die in Scan2Select hochgeladenen Belege werden der Kanzlei im Rahmen einer Nachricht imMandantenpostfach zur Verfügung gestellt. Von da aus können die Belege in der Kanzlei in demDokumentenmanagementsystem abgelegt werden und weiterverarbeitet werden.

Systemvoraussetzungen

1.1 Allgemeines

Bitte beachten Sie beim Einsatz von Scan2Select folgende allgemeine Voraussetzungen.

· Von Stollfuß Medien sind ausschließlich deutsche 32 und 64 Bit Windows Betriebssystem Versionenfreigegeben.

· Setzen Sie bei den Software Komponenten das vom Hersteller freigegebene aktuelle Service Pack bzw.die aktuelle Build Version ein.

· Die Stotax Programme sind für eine Anzeige auf 24 Zoll Monitoren mit einer Auflösung von 1920 x 1200entwickelt. Damit die Darstellung scharf und deutlich erfolgt, sollte der Monitor nur in seiner StandardAuflösung und Skalierung betrieben werden. Aufgrund unterschiedlicher Hardware- und Software-Komponenten, sowie individuellen Einstellungen wiez.B. Auflösung und Schriftgröße, kann es unter Umständen zu Darstellungsproblemen kommen.

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· Internetfähiger PC und Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite .

Microsoft stellt den Support für die folgenden Produkte zu den aufgeführten Daten ein. Ab diesem Zeitpunktist auch eine Unterstützung durch Stollfuß Medien und die Installation für Scan2Select nicht mehr möglich.

Microsoft Produkt Datum Supportende

Windows 7 14.01.2020

Windows Server 2008 R2 14.01.2020

Quelle: https://support.microsoft.com/de-de/lifecycle/search

1.2 Einzelplatz Installation

Komponenten AusstattungProzessor (Intel oder AMD) ab 2,4 GHz, Empfehlung: aktuelle MehrkernprozessorenArbeitsspeicher (RAM) ab 4 GBFestplattensystem S-ATA Freier Festplattenspeicherplatz ab 5 GBMonitor und Auflösung Empfehlung: 24 Zoll mit einer Auflösung von 1920 x 1200

Scanner

· TWAIN Schnittstelle oder

· WIA Schnittstelle oder

· Beim Einsatz von Fremdprodukten Übertragung an Stotax Selectüber ein Transferverzeichnis

BetriebssystemWindows 7 Windows 8.1 Windows 10

1.3 Terminalserver Installation

· Für den Einsatz von Scan2Select in einer Terminalserver Umgebung sind keine besonderen HardwareVoraussetzungen notwendig.

BetriebssystemWindows Server 2008 R2 Windows Server 2012, 2012 R2Windows Server 2016Windows Server 2019

Für den Einsatz von Scannern im Zusammenhang mit einem Terminalserver empfehlen wir dieZusatzsoftware TSScan. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.terminalworks.com/de/remote-desktop-scannen

2 Technische Hinweise

2.1 Internetverbindung

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Die Verbindung von Scan2Select zur Ablage der eingescannten Dokumente in Stotax Select erfolgt übereine gesicherte Internetverbindung.Um diese Verbindung sicherzustellen, muss ggf. in den Einstellungen der Firewall bzw. des Proxyserversdie Adresse https://www.stotax-online.de und der Port 443 für die gesicherte Verbindung (https)freigeschaltet werden.Weiterhin sollte diese Adresse in den Sicherheitseinstellungen des Microsoft Internet Explorers alsvertrauenswürdige Seite hinzugefügt werden:

2.2 Proxyserver

Beim Einsatz eines Proxyservers können die ensprechenden Angaben hinterlegt werden. Der Aufruf derEinstellungen erfolgt im Scan2Select Anmeldedialog über das Zahnradsymbol

Anschließend können die Angaben in Bezug auf den Proxyserver eingetragen werden.

Bitte beachten Sie bei der Eingabe der Adresse (Proxy-URL), dass diese im folgenden Format eingegebenwird. http://[Proxyserver]/Falls Sie Ihren Proxyserver über einen speziellen Port ansprechen, tragen Sie diesen im betreffenden Feldein.

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Tipps und Tricks

Achten Sie darauf, dass die Belege mit einer Texterkennung nach Stotax Select hochgeladen werden.Weitere Erläuterungen dazu finden Sie unter Ausgabeformat

Die Belege sollten nicht als Sammeldatei, sondern getrennt pro Rechnung nach Stotax Select hochgeladenwerden. Weitere Erläuterungen dazu finden Sie unter Seiten der Belege trennen

Die Belege sollten mit aussagekräftigen Namen nach Stotax Select hochgeladen werden. Dies vereinfachtdie spätere Suche nach einem bestimmten Beleg. Weitere Erläuterungen dazu finden Sie unter Dateinamen

Diese Hilfe als PDF...

Diese Hilfe als PDF-Dokument aufrufen: Scan2Select.pdf