Schritt für Schritt vermittelt unser Project 2016 ... · PDF fileSchulungsunterlage...

Schritt für Schritt vermittelt unser

Project 2016-Lehrmaterial die

Programmneuheiten für Anfänger

Schulungsunterlage Microsoft Project 2016

50 Musterseite aus dem Dettmer-Verlag, D-76889 Kapellen

www.dettmer-verlag.de

6 Weitere Grundlagen für das Arbeiten mit Project

6.1 Eingeben von periodischen Vorgängen

Wenn bei Ihrem Projekt immer wiederkehrende Aufgaben anfallen, etwa Datensicherung oder

die regelmäßige Projektbesprechung etc., dann können Sie diese periodischen Vorgänge in

Project berücksichtigen.

Für unser Beispiel Straßenbau fügen Sie nun den periodischen Vorgang Baustellen-

absicherung überprüfen vor dem Bauende in unser Projekt ein: Wöchentlich, Jede Woche

am Freitag, Dauer = 2 Std (Stunden).

1. Die Datei Straßenbau4.mpp ist das aktuelle Projekt.

2. Markieren Sie den Vorgang 8, Bauende.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Vorgang in der Gruppe Einfügen auf die Schaltfläche

Vorgang und wählen Sie in dem Untermenü den Befehl periodischer Vorgang. Das

folgende Dialogfeld wird geöffnet.

4. Tragen Sie die entsprechenden Daten in die Felder ein:

Vorgangsname: Name des Vorgangs

Dauer: Dauer des Vorgangs

Auftreten: Intervall des Auftretens

Zeitraum Anfang und Ende Dauer der Gültigkeit oder

Beenden nach Anzahl der Wiederholung dieser Vorkommnisse

Jeden Freitag zwei Stunden

Sie können das Ergebnis sofort im Balkendiagramm sehen:

Kleine blaue Kästchen für je zwei Stunden Dauer

In der Indikatorenspalte symbolisieren kreisende Pfeile den periodischen Vorgang, rechts

im Gantt-Diagramm erscheinen unter jedem Freitag kleine blaue Kästchen für die anfallende

Arbeitszeit. Mit einem Mausklick auf den Pfeil vor dem Vorgangsnamen werden die einzelnen

Termine angezeigt und können ggf. einzeln geändert oder gelöscht werden.

http://www.dettmer-verlag.de/




Werden durch periodische Vorgänge Projektmeetings oder andere Aktivitäten abge-

bildet, an denen die Projektmitarbeiter teilnehmen, so ist darauf zu achten, dass ggf.

ein Vorgang parallel abläuft, dem auch die gleichen Ressourcen zugewiesen sind.

Entweder ist der Aufwand für die Projektmeetings mit in die Gesamtdauer des

Vorgangs einzuplanen (z.B. 10% vom Vorgangsaufwand) oder es wird der Vorgang

für diesen Tag unterbrochen (siehe Seite 54). Damit wird deutlich, dass nur eine

Aktivität von der Ressource wahrgenommen werden kann. Dies führt zu keinem

Mehraufwand im Faktor Arbeit, verlängert aber den Vorgang und somit auch ggf. das

gesamte Projekt.

6.2 Eingeben von Meilensteinen und Stichtagen

Ein Meilenstein ist ein Vorgang ohne Dauer (0 Tage), der ein wichtiges Ereignis im Terminplan

kennzeichnet, z.B. den Abschluss einer längeren Phase. Wenn Sie eine Dauer von Null für

einen Vorgang eingeben, zeigt Microsoft Project am betreffenden Tag im Balkenplan das Rau-

tensymbol mit Datum an.

In der Regel versehen Sie den Meilenstein wegen seiner Bedeutung für die Terminplanung

auch mit einer Termineinschränkung, z.B. Muss enden am.

Eine weitere Möglichkeit, einen Meilenstein in Microsoft Project abzubilden, besteht darin,

einem Vorgang unter den Vorgangsinformationen die Eigenschaft Meilenstein zuzuordnen:

1. Markieren Sie in der Spalte Vorgangsname die Zelle, in der Sie den Meilenstein erfassen

möchten.

2. Geben Sie den Namen des Meilensteins ein.

3. Doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile des Vorganges. Das Fenster Informationen

zum Vorgang öffnet sich.

4. Wechseln Sie zur Registerseite Erweitert.

5. Aktivieren Sie die Option Vorgang als Meilenstein darstellen.

Falls Sie zu einem bestimmten Vorgang lediglich eine Terminerinnerung wollen, die keine

Auswirkungen auf den Projektterminplan hat, verwenden Sie für diesen Vorgang einen

Stichtag:

1. Markieren Sie den Vorgang, im nachfolgenden Beispiel Straßenunterbau.

2. Öffnen Sie die Informationen zum Vorgang, z.B. über das Kontextmenü.

3. Wählen Sie die Registerseite Erweitert.

4. Tragen Sie beim Stichtag das Datum ein oder wählen Sie es aus:





Für den Stichtag das Datum auswählen

In der Indikatorenspalte werden Sie durch eine rote Raute darauf hingewiesen, dass der Vor-

gang über seinen Stichtag hinausragt:

Stichtag

Stichtage können sich auf die Zeitspanne auswirken, um die sich der Endtermin eines

Vorgangs verzögern kann, ohne dass sich der Endtermin des Projekts verzögert, also

auf die gesamte Pufferzeit. Liegt der eingegebene Stichtag vor dem Ende der

gesamten Pufferzeit eines Vorgangs, wird die Pufferzeit unter Verwendung des

Stichtags neu berechnet. Erreicht sie dabei den Wert 0 oder einen negativen Wert,

wird der Vorgang zu einem kritischen Vorgang.

6.3 Vorgangsnotizen hinzufügen

Zu einem Vorgang können detaillierte Information in Form von Notizen erfasst werden, um

einen kurzen Kommentar zu hinterlegen, entweder als eigene Gedankenstütze oder für andere

Projektmitglieder. Notizen können Sie entweder in Tabellen über die Spalte Notizen erfassen,

wenn Sie diese Spalte Ihrer Tabelle wie auf Seite 44 beschrieben zufügen oder über das

Dialogfeld Informationen zum Vorgang.

1. Öffnen Sie das Fenster Informationen zum Vorgang über das Kontextmenü oder durch

Doppelklick auf die Vorgangszeile und wechseln Sie auf die Registerseite Notizen.

2. Geben Sie die Notizen ins Textfeld ein und formatieren Sie diese bei Bedarf über die

darüber liegenden Schaltflächen.

Notizen formatieren





Notizen zu einem Vorgang hinzufügen

3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [_OK_].

4. In der Indikatorenspalte erscheint nun ein Notizsymbol . Wenn Sie mit der Maus auf

dieses Symbol zeigen, erscheint die Notiz als QuickInfo:

Wie Sie die Notizen zusammen mit dem Dokument ausdrucken, wird auf den Seiten 114

und 116 erläutert.

6.4 Hyperlink einfügen

Wenn Sie einem Vorgang eine Datei oder eine Internetadresse zuordnen möchten, die Sie mit

einem Mausklick aufrufen können, dann ist dies über die Funktion Hyperlink möglich.

1. Markieren Sie eine Zelle des Vorgangs, dem Sie eine Verknüpfung zuordnen möchten.

2. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Link.

3. Wählen Sie im Dialogfenster Link einfügen die Adresse aus, zu der Sie den Link erstellen

möchten, z.B.:

Eine Datei auswählen





4. Im Feld Anzuzeigender Text sehen Sie, wie die Verknüpfung in der QuickInfo angezeigt

wird. Da eine Anzeige mit dem gesamten Pfad voreingestellt ist, bewährt es sich, den Text

so abzuändern, dass z.B. nur der Dateiname mit der Dateiendung erscheint.

5. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit [_OK_].

6. In der Indikatorenspalte wird nun das übliche Symbol für einen Hyperlink angezeigt.

Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, sehen Sie eine QuickInfo, z.B.:

Hyperlink mit QuickInfo

Hyperlink öffnen

Das Öffnen einer Datei setzt voraus, dass auf Ihrem Rechner das jeweilige Anwendungspro-

gramm installiert ist, das zu dem verlinkten Dateityp gehört. Beispielsweise können Sie eine E-

Mail nur über einen Hyperlink verschicken, wenn auf Ihrem Rechner beispielsweise auch Out-

look installiert ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hyperlink-Symbol bzw. auf eine

andere Zelle des Vorgangs und wählen Sie den Befehl Hyperlink, Hyperlink öffnen.

6.5 Vorgang unterbrechen

Wenn Sie an einem Vorgang die Arbeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder

aufnehmen wollen, teilen Sie den Vorgang. Dies kann zum Beispiel erfolgen, wenn zwischen-

zeitlich an einem anderen Vorgang gearbeitet werden muss. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Vorgang, den Sie unterbrechen möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Vorgang in der Gruppe Zeitplan auf das Symbol

Vorgang unterbrechen .

3. Es erscheint das Informationsfenster Vorgang unterbrechen und der Cursor nimmt eine

anderes Aussehen an :

Das Informationsfenster Vorgang unterbrechen

4. Klicken Sie auf dem Vorgangsbalken auf den Termin, ab dem Sie unterbrechen möchten

(das Datum wird genau im Informationsfenster angezeigt). Die Vorgangsunterbrechung

wird durch Punkte im Balkendiagramm dargestellt und ist standardmäßig auf einen Tag

eingestellt. Für einen längeren Zeitraum wird der rechte Balkenteil bei gedrückter linker

Maustaste entsprechend weit nach rechts verschoben.

5. Für mehrere Unterbrechungen ist die beschriebene Aktion entsprechend oft zu wieder-

holen.

Vorgangsunterbrechungen werden gelöscht, indem die rechts neben der Unterbrechung

abgebildeten Balken mit der linken Maustaste wieder an die linken Balkenteile herangezogen

werden.





7 Einfügen, Löschen, Kopieren und Verschieben

Speichern Sie das Projekt Straßenbau4.mpp ab und schließen Sie es. Öffnen Sie nun die Da-

tei Straßenbau3.mpp und speichern Sie sie unter Straßenbau3 Editieren üben ab.

7.1 Übersicht: Verschieben und Kopieren

Befehl Ausschneiden Kopieren Einfügen

Kontextmenü

(rechte Maustaste):

Zelle Ausschneiden Zelle Kopieren Einfügen

Tasten-

Kombinationen:

(Strg)+(X) oder

(ª_)+(Entf)

(Strg)+(C) oder

(Strg)+(Einfg)

(Strg)+(V) oder

(ª_)+(Einfg)

Symbole

(Registerkarte

Vorgang):

In bestimmten Bereichen, z.B. in Dialogfenstern, können Sie zum Editieren nur die Tastenkom-

binationen verwenden.

Zusätzliche Möglichkeiten mit der Maus

Verschieben

Zelle anklicken, Mauszeiger mit Vierfachpfeil auf Zellenrand stellen (Mauszeiger wird

zum Pfeil), ziehen bei gedrückter linker Maustaste in eine andere Zelle, ein Rahmen

erscheint, loslassen, fertig.

Kopieren

Wie Verschieben, aber mit gedrückter Taste (Strg). Der Pfeil erhält beim Ziehen ein

kleines Plus-Zeichen.

7.2 Einfügen und Löschen von Vorgängen

Einfügen einer Zeile

Registerkarte Vorgang, Gruppe Einfügen, unterer Teil der

Schaltfläche Vorgang, Leere Zeile oder

(Einfg) oder (Strg)+(+) (mit dem Pluszeichen aus dem

numerischen Tastenblock).

Löschen einer Zeile

Registerkarte Vorgang, Gruppe Bearbeiten, Schaltfläche

Löschen, Gesamte Zeile oder

(Entf) oder (Strg)+(-) (mit dem Minuszeichen aus dem

numerischen Tastenblock).

Eine Zeile einfügen

Eine Zeile löschen

Beispiel: Vor den Vorgang Straßenunterbau soll eine neue Zeile lediglich zur Demonstration

eingefügt werden. Der neue Vorgang wird also nicht dauerhafter Bestandteil des Straßenbau-

projekts. Setzen Sie den Cursor auf die Zeile, vor die die neue Zeile eingefügt werden soll und

drücken Sie die (Einfg)-Taste: Eine Zeile wurde eingefügt. Zum Löschen gehen Sie in die be-

treffende Zeile, markieren Sie sie und drücken Sie die (Entf)-Taste.





13 Überarbeitung des Projektplans

Die häufigsten Aspekte bei der Überarbeitung eines Projektplans sind: das Kostenziel, das

Terminziel (der Fertigstellungstermin) und die Machbarkeit mit den zur Verfügung stehenden

Ressourcen. Hinsichtlich des Terminziels rücken zunächst alle Vorgänge in den Focus des

Projektleiters, die auf dem sogenannten kritischen Pfad liegen. Den kritischen Pfad bildet die

Kette von Vorgängen, deren Verzögerung zugleich zu einer Verzögerung des Fertigstellungs-

termins führt. Alle Vorgänge, die sich nicht auf dem kritischen Pfad befinden, verfügen über

Pufferzeiten und können innerhalb dieser Pufferzeiten verschoben werden.

Schwerpunkte bei der Überarbeitung sind:

Prüfen der Vorgangsbeziehungen, insbesondere der kritischen Vorgänge

Prüfen der Pufferzeiten (zu groß, zu gering)

Prüfen der Einschränkungen

Prüfen der Auslastung der verfügbaren Ressourcen (Überlastung, Unterlastung)

Prüfen der Gesamtprojekt-Kosten und Sammelvorgangs- und Einzelvorgangs-Kosten.

13.1 Prüfen der Vorgangsverknüpfungen

Um zu kontrollieren, ob alle Vorgänge miteinander verknüpft wurden, sollten Sie die Spalte

Nachfolger einblenden (Seite 44). Sie zeigt den Vorgang an, der nach diesem Vorgang be-

ginnt.

Die Spalte Nachfolger ist eingeblendet

Nun kann die Kontrolle erfolgen: Prüfen Sie, ob jeder Vorgang einen Vorgänger hat (außer dem

1.Vorgang und den periodischen Vorgängen) und ob zu jedem Vorgang der Verweis auf einen

Nachfolger vorhanden ist (außer dem letzten Vorgang und den periodischen Vorgängen). Es

mag Fälle geben, in denen es an einer Stelle keinen Vorgänger oder Nachfolger gibt, aber ge-

nerell ist es eine erste Kontrolle auf Vollständigkeit der Vorgangsverknüpfungen.

Falls fachlich kein Nachfolger ermittelt werden kann, so sollte der Vorgang zumindest mit dem

nächsten Meilenstein verknüpft werden.

13.2 Prüfen der Vorgangsbeziehungen

Die Vorgangsbeziehungen prüfen Sie, indem Sie in die Ansicht Gantt-Diagramm wechseln.

1. Doppelklicken Sie in der Tabelle auf den Vorgang Erdarbeiten oder wählen Sie diesen

Vorgang aus und drücken Sie die Tastenkombination (ª_)+(F2).

2. Wählen Sie im Fenster Informationen zum Vorgang die Registerseite Vorgänger:





Vorgangsbeziehung

3. Im Listenfeld Art können Sie die Vorgangsbeziehungen ändern.

4. In unserem Projekt haben wir ja bereits den Zeitabstand auf -2 Tage zurückgesetzt, um zu

testen, ob es möglich ist, die Erdarbeiten bereits zwei Tage vor der Beendigung der

Messarbeiten zu beginnen.

13.3 Prüfen des kritischen Pfades

Auf der Seite 51 haben Sie für den Vorgang Straßenunterbau einen Stichtag festgelegt. Da

sich dieser Stichtag auf den kritischen Pfad auswirkt, löschen Sie ihn wieder: Dialogfenster In-

formationen zum Vorgang, Registerseite Erweitert.

Um nun den kritischen Pfad im Balkendiagramm zu kennzeichnen, formatieren Sie das Balken-

diagramm mit Hilfe des Gantt-Diagramm-Assistenten so, dass kritische Vorgänge in Rot

angezeigt werden.

1. Fügen Sie das Symbol Gantt-Diagramm-Assistent in die Symbolleiste für den

Schnellzugriff ein, wie es auf der Seite 138 beschrieben ist (Kategorie Alle Befehle).

2. Klicken Sie auf das Symbol Gantt-Diagramm-Assistent. Das Willkommen-Fenster

erscheint:

Gantt-Diagramm-Assistent Schritt 1

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Weiter_>].






4. Wählen Sie Kritischer Weg und gehen Sie [Weiter_>].


5. Wir wollen uns Ressourcen und Termine anzeigen lassen und wandern [Weiter_>].


6. Pfeile zwischen abhängigen Vorgängen? Ja! Und [Weiter_>].






7. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Jetzt_formatieren].

Gantt-Diagramm-Assistent letzter Schritt

8. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche [Assistent_beenden].

Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad (Straßenunterbau und Straßendecke) sind rot formatiert

Aber auch in der Tabelle können die kritischen Vorgänge durch Formatieren der Schrift

gekennzeichnet werden:

1. Stellen Sie die Ansichten Vorgang: Tabelle und Tabelle: Eingabe ein (Seite 33).

2. Klicken Sie im Kontextwerkzeug (Bedarfswerkzeug) Tools für das Vorgangsblatt auf der

Registerkarte Format auf die Schaltfläche Textarten:





Kontextwerkzeug (Bedarfswerkzeug)

3. Im nachfolgenden Dialogfeld wählen Sie im Listenfeld Zu ändernder Eintrag die Zeile

Kritische Vorgänge.

4. Bestimmen Sie die Farbe Rot.

Textfarbe Rot für kritische Vorgänge

Ansichten Vorgang: Tabelle und Tabelle: Eingabe

Vorgänge Filtern

Um nur die kritischen Vorgänge zu sehen, wählen Sie die Befehle, wie sie auf der Seite 59 be-

schrieben wurden: Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Daten auf den Pfeil

des Listenfelds Filtern und treffen Sie die Auswahl Kritisch.

13.4 Mehrere kritische Pfade

Möchten Sie beispielsweise für ein Teilprojekt oder eine bestimmte Phase zusätzlich einen wei-

teren kritischen Pfad anzeigen lassen, so können Sie dies wie folgt einstellen:

1. Wählen Sie im Datei-Menü die Optionen.

2. Auf der Seite Erweitert aktivieren Sie den letzten Punkt Mehrere kritische Wege berech-

nen .





Mehrere kritische Wege einstellen

13.5 Prüfen der Pufferzeiten

Zum Überprüfen der Pufferzeiten klicken Sie auf der Registerkarte

Ansicht in der Gruppe Daten auf die Schaltfläche Tabellen und

wählen in dem Untermenü den Befehl Berechnete Termine.

Die Spalten Freie Pufferzeit und Gesamte Pufferzeit werden

angezeigt:

Registerkarte Ansicht, Gruppe Daten

Prüfen der Pufferzeiten

Negative Werte zeigen, dass der Endtermin nicht einzuhalten ist. Ein Null-Wert im Gesamt-

Puffer bewirkt einen kritischen Vorgang.

ACHTUNG: Für die Überwachung des gesamten Projektes, besonders für die Einhaltung des

geplanten Projektendtermins, ist die gesamte Pufferzeit entscheidend!





13.6 Prüfen der Einschränkungen

Um die Einschränkungen zu prüfen, gehen Sie

in Menü Ansicht, Vorgang: Tabelle und An-

sicht, Tabelle: Weitere Tabellen. In dem Dia-

logfenster Weitere Tabellen wählen Sie Ein-

schränkungstermine und klicken auf die

Schaltfläche [Auswahl].

Folgende Tabelle wird angezeigt:

Ansicht auswählen

Einschränkungen prüfen

Im Normalfall vergibt MS-Project den Vorgabe-Wert So früh wie möglich. Die Einschränkung

eines Vorgangs kann in fast allen Ansichten geändert werden, wie es auf der Seite 35 be-

schrieben wurde.

13.7 Prüfen der Ressourcen-Auslastung

Um die Auslastung der Ressourcen zu prüfen, führen Sie die

folgenden Schritte durch:

1. Stellen Sie die Ansicht Ressource: Einsatz ein.

2. Teilen Sie das Fenster, wie es auf der Seite 73 beschrieben ist

oder aktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht in der

Gruppe Elemente anzeigen das Kontrollkästchen Details.

3. Im unteren Fensterbereich wechseln Sie in die Ansicht

Balkendiagramm: Abgleich. Dazu können Sie auch mit der

rechten Maustaste auf die linke senkrechte graue

Ansichtsleiste klicken und im Kontextmenü die Ansicht

auswählen.

4. Im oberen Fenster sehen Sie, wann und bei welchen

Vorgängen die Ressource überlastet ist, die entsprechenden

Daten werden in Rot (oder in Fett) angezeigt.

5. In dem nachfolgenden Beispiel wurde bewusst eine

Ressourcen-Überlastung durch Überlappung der Vorgänge 7

und 8 herbeigeführt:

Kontextmenü





Prüfen der Ressourcen-Auslastung (Beispiel)

Wenn der Zellzeiger in der oberen Tabelle positioniert ist, können Sie die

Zeitskala auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Zoom über die

Schaltfläche verkleinern und vergrößern, wie es auf der Seite 43

vorgestellt wurde.

Oder klicken Sie in der Gruppe Zoom auf den Listenpfeil Zeitskala, und

wählen Sie eine andere Zeiteinheit aus. Der Befehl Zeitskala in dieser

Liste öffnet das nachfolgende Dialogfeld, das Ihnen wieder eine große

Fülle an Formatierungsmöglichkeiten bietet. Beispielsweise können Sie

den %-Wert in dem Zahlenfeld Größe erhöhen, hier: 146%:

Registerkarte Ansicht,

Gruppe Zoom

Die Zeitskala formatieren

13.8 Prüfen der Vorgangskosten

Zum Überprüfen der Vorgangskosten stellen Sie die Ansicht Vorgang: Tabelle ein. Nun klicken

Sie wieder auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Daten auf die Schaltfläche Tabellen

und in dem Untermenü auf Kosten.

In den Spalten Feste Kosten und Gesamt-Kosten prüfen Sie die Ressourcen und die festen

Kosten des Vorgangs.





Prüfen der Vorgangskosten

Feste Kosten: Feste Vorgangskosten

Fälligkeit fester Kosten: Anfang, Anteilig, Ende des Vorgangs

Gesamtkosten: Gesamt-Kosten des Vorgangs

Geplant: Geplante Kosten des Basisplans

Abweichung: Abweichung Geplante Kosten zu Gesamtkosten

Aktuell: Tatsächlich entstandene Kosten

Verbleibend: Differenz zwischen Ist und Plan.

13.9 Prüfen der Ressourcen-Kosten

Stellen Sie die Ansicht Ressource: Tabelle ein und über die Schaltfläche Tabellen den Befehl

Sammelvorgang. Hier finden Sie die Felder:

Standardsatz: Kosten pro Stunde

Überstd.-Satz: Kosten pro Überstunde

Kosten: Kosten pro Einsatz (Vorgang).

Ansichten Ressource: Tabelle und Tabelle: Sammelvorgang

In der Ansicht Tabelle: Kosten finden Sie alle kumulierten Werte der Ressource:





Ansichten Ressource: Tabelle und Tabelle: Kosten

13.10 Prüfen der Projekt-Gesamtkosten

Die Gesamtkosten des Projektes kontrollieren Sie am einfachsten, indem Sie das

Symbol Projektstatistik in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen,

wie es auf der Seite 138 beschrieben ist (Kategorie Alle Befehle).

Symbol Projektstatistik

Projekt-Gesamtkosten

13.11 Kostenüberwachung mit Hilfe eines Basisplans

Bisher hatte das Projekt Straßenbau noch keine Kostenabweichungen. Die Spalte mit den

geplanten Kosten war nicht ausgefüllt. Dazu bietet MS-Project 2016 die Möglichkeit, eine

Momentaufnahme des Projekts zu erstellen und mit einer späteren Aufnahme zu vergleichen.

Diese Aufnahme des Projektplans heißt Basisplan. Der Basisplan sollte erstellt werden, bevor

die tatsächliche Arbeit am Projekt beginnt.

1. Die Projektdatei Straßenbau7.mpp ist geöffnet.

2. Wechseln Sie in die Ansichten Vorgang: Tabelle und Tabelle:

Kosten.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Projekt in der Gruppe Zeitplan

auf die Schaltfläche Basisplan festlegen und in dem Untermenü

auf den Befehl Basisplan festlegen.

Registerkarte Projekt

Gruppe Zeitplan

4. Wählen Sie die Optionen Basisplan festlegen und Gesamtes Projekt.





Basisplan festlegen

5. Klicken Sie auf [_OK_].

Nach dem Speichern des Basisplans ist die Spalte Geplant mit den Kosten gefüllt. Allerdings

sind die Werte noch identisch mit den eingegebenen Kosten, sodass die Abweichung überall

noch Null beträgt:

Ansichten Vorgang: Tabelle und Tabelle: Kosten

Die Spaltenbreite können Sie an der Spaltenbegrenzung rechts von der Spaltenüberschrift mit

der Maus verändern (Doppelklick = optimale Spaltenbreite).

Nun werden wir eine Änderung eingeben und anschließend den neuen Stand mit dem

Basisplan vergleichen. Wir gehen davon aus, dass ein Bauingenieur einen höheren Stan-

dardsatz erhält:

1. Stellen Sie die Ansicht Ressource: Tabelle ein und über die Schaltfläche Tabellen den

Befehl Eingabe.

2. Ressource Dipl.-Ing. Müller, Spalte Standardsatz, neuen Betrag eintragen: Erhöhung auf

5.000,00 €/Monat.

3. Wählen Sie wieder die Ansichten Vorgang: Tabelle und Tabelle: Kosten.

4. Da Dipl.-Ing. Müller bei den Erdarbeiten mit eingeplant ist, ergibt sich im Vorgang

Erdarbeiten eine Abweichung von 625,00 € vom Basisplan:





Wieder umschalten auf Ansicht, Vorgang: Tabelle und Tabelle: Kosten

Es wird nun die Dauer, die für den Straßenunterbau geplant ist, verlängert:

1. Führen Sie einen Doppelklick auf den Vorgangsnamen Straßenunterbau aus.

2. Klicken Sie in das Feld Dauer und erhöhen Sie den Wert von 8W auf 9W.

Den Wert von 8W auf 9W erhöhen

3. Bestätigen Sie mit [_OK_].

In der Spalte Abweichung steht nun auch in der Zeile Straßenunterbau eine Zahl größer als

Null. Der Straßenunterbau wird also teurer als am Anfang geplant:






Nun sind auch die Vorgänge 5 und 6 in Rot dargestellt (Kritischer Pfad). Jetzt sollten Sie unbe-

dingt den Endtermin überprüfen, z.B. in den Projektinformationen über die Registerkarte

Projekt.

Jetzt möchten Sie an anderer Stelle Kosten einsparen und überlegen sich, dass Sie bei den

Erdarbeiten statt mit 3 Raupen auch mit 2 Raupen auskommen könnten.

1. Wählen Sie die Ansicht Ressource: Einsatz. (Achten Sie bitte bei der Auswahl auf den

Doppelpunkt: Ansicht Ressource: Einsatz. Es gibt auch die Ansicht Ressource Einsatz.)

2. Gehen Sie zur Ressource Raupe:

Ansicht, Ressource: Einsatz

3. Doppelklicken Sie auf den Vorgang Erdarbeiten.

4. Verringern Sie die Einheiten von 300% auf 200% und die Arbeit von 600 Stunden auf 400

Stunden und klicken Sie auf [_OK_].

Die Einheiten und die Arbeit verringern

Eventuell sehen Sie jetzt ein Kontextsymbol vor der Spalte Vorgangsname. Wenn Sie auf

den Tag zeigen, wird sein Aussehen etwas verändert und es wird eine QuickInfo angezeigt. Mit

einem Klick auf das Kontextsymbol öffnen Sie den Aktions-Rahmen:

Kontextsymbol Aktions-Rahmen





Wählen Sie wieder die Ansichten Vorgang: Tabelle und Tabelle: Kosten:


Nun wollen Sie noch die Abweichung der gesamten Kosten für das komplette Projekt sehen:

Aktivieren Sie im Kontextwerkzeug (Bedarfswerkzeug) Tools für das Vorgangsblatt auf der

Registerkarte Format das Kontrollfeld Projektsammelvorgang. In der Tabelle sehen Sie,

dass in der ersten Zeile ein neuer Vorgang mit der Nummer 0 eingefügt wurde. Das ist der

Sammelvorgang für das gesamte Projekt. In dieser Zeile befinden sich die Zusammenfassun-

gen:

Ein Sammelvorgang mit der Nummer 0 wurde eingefügt

In der Spalte Gesamtkosten sehen Sie die Kosten, die zum jetzigen Zeitpunkt bekannt sind

und in der Spalte Geplant die Kosten zum Zeitpunkt des Abspeicherns. In der Spalte Abwei-

chung erscheint die Differenz zwischen den geplanten Kosten und den jetzigen (Gesamt-) Kos-

ten. Dies kann die Grundlage für weitere Überlegungen sein, ob und in welcher Höhe noch Kos-

ten eingespart werden können.

13.12 Visualisierung von Verzögerungen

Die Auswirkungen der Verlängerung des Vorgangs Straßenunterbau von 9 auf 10 Wochen

können durch die Schaltfläche Verzögerung auch optisch sehr gut dargestellt werden.

1. Stellen Sie die Ansicht Gantt-Diagramm ein.

2. Wählen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Verzögerung (Registerkarte Format

(Gantt-Diagrammtools), Gruppe Balkenarten) den eben angelegten Basisplan.

Im Zeitdiagramm sehen Sie nun den eigentlich geplanten Start von Vorgang 8 (durch einen

Strich dargestellt) und den tatsächlichen Anfang (normaler Balken):





Verzögerung bei Vorgang 8 durch Vorgang 7

Gerade bei Verzögerungen zu Beginn des Projektes kann man so frühzeitig die Auswirkungen

auf die danach folgenden Vorgänge sehr gut erkennen.





Inhaltsverzeichnis

1 Eine Vorgeschichte ......................................................................................................... 6 1.1 Projektstart .............................................................................................................. 6 1.2 Netzplantechnik bei der Planung des Projekts .......................................................... 6 1.3 Strukturanalyse ........................................................................................................ 6 1.4 Projektverwaltung .................................................................................................... 8

2 Das Programm MS-Project 2016 ..................................................................................... 9 2.1 Starten ..................................................................................................................... 9 2.2 Der Project-Bildschirm ............................................................................................. 9 2.3 Microsoft Project beenden ..................................................................................... 10 2.4 Wechsel zu anderen Programmen ......................................................................... 11 2.5 Das Menüband ...................................................................................................... 12 2.6 Kontextwerkzeuge ................................................................................................. 14 2.7 Das Datei-Menü ..................................................................................................... 14 2.8 Kontextmenüs und -Symbolleisten ......................................................................... 15 2.9 Symbole ................................................................................................................ 16 2.10 Tasten ................................................................................................................... 16 2.11 Ansichten............................................................................................................... 17 2.12 Änderungen rückgängig machen ............................................................................ 18 2.13 Der Suchassistent .................................................................................................. 18

3 Unser erstes Projekt ...................................................................................................... 20 3.1 Anlegen eines neuen Projektes .............................................................................. 20 3.2 Projektinfo und Pflege von Start- und Endterminen (Deadline) ............................... 20 3.3 Datei speichern ...................................................................................................... 22 3.4 Datei-Info ............................................................................................................... 23 3.5 Die Tabellenansicht ............................................................................................... 23 3.6 Eingabe der Vorgangsnamen ................................................................................. 24 3.7 Daten editieren ...................................................................................................... 25 3.8 Eingabe der Dauer und der Vorgänger ................................................................... 26 3.9 Die Zeiteinheit ........................................................................................................ 28 3.10 Projekt-Kalender .................................................................................................... 28 3.11 Das Gantt-Diagramm ............................................................................................. 30

4 Ressourcen und Kosten ................................................................................................ 32 4.1 Ressourceneinsatz planen ..................................................................................... 32 4.2 Ressourcen und Kosten zuordnen ......................................................................... 32

5 Das 2. Projekt: Straßenbau mit Ressourcenplanung ................................................... 34 5.1 Die Vorgangs-Liste ................................................................................................ 34 5.2 Einschränkungen ................................................................................................... 35 5.3 Geplante Kosten und Kapazitäten .......................................................................... 38 5.4 Die Ressourcen- und Kosten-Zuordnungsliste........................................................ 39 5.5 Zuordnen, Ersetzen und Entfernen von Ressourcen .............................................. 40 5.6 Aus- und Einblenden der Spalten ........................................................................... 44 5.7 Benutzerdefinierte Felder ....................................................................................... 45 5.8 Staffelstart von Ressourcen (Staffelzuordnung) ...................................................... 47

6 Weitere Grundlagen für das Arbeiten mit Project ........................................................ 50 6.1 Eingeben von periodischen Vorgängen .................................................................. 50 6.2 Eingeben von Meilensteinen und Stichtagen .......................................................... 51 6.3 Vorgangsnotizen hinzufügen .................................................................................. 52 6.4 Hyperlink einfügen ................................................................................................. 53 6.5 Vorgang unterbrechen ........................................................................................... 54





7 Einfügen, Löschen, Kopieren und Verschieben ........................................................... 55 7.1 Übersicht: Verschieben und Kopieren .................................................................... 55 7.2 Einfügen und Löschen von Vorgängen ................................................................... 55

8 Die Projekt-Gliederung .................................................................................................. 56 8.1 Gliederung in Sammelvorgänge und Teilvorgänge ................................................. 56 8.2 Aus- und Einblenden von Teilvorgängen ................................................................ 57 8.3 Gliederungsnummern anzeigen ............................................................................. 58 8.4 Auswahl der angezeigten Vorgänge (Filter setzen) ................................................. 59 8.5 Sortieren der Vorgänge .......................................................................................... 60 8.6 Gruppieren der Vorgänge ...................................................................................... 60

9 Das Aufsuchen und Markieren von Daten .................................................................... 61 9.1 Übersicht Manövrieren & Markieren ....................................................................... 61 9.2 Suchen .................................................................................................................. 61 9.3 Gehe zu Vorgang, Ressource, Datum .................................................................... 62 9.4 Zeige einen ausgewählten Vorgang ....................................................................... 63

10 Kalender-Einstellungen ................................................................................................. 64 10.1 Die Zeitachse......................................................................................................... 64 10.2 Der Projekt- und der Ressourcen-Kalender ............................................................ 65

11 Die Vorgangsbeziehungen ............................................................................................ 68 11.1 Erstellen von Vorgangsbeziehungen ...................................................................... 68 11.2 Löschen von Vorgangsbeziehungen ...................................................................... 69 11.3 Ändern von Vorgangsbeziehungen ........................................................................ 69

12 Die Arbeit mit Kosten von Vorgängen und Ressourcen .............................................. 73 12.1 Das Project-Fenster teilen ...................................................................................... 73 12.2 Zeitvariable Kosten, einsatzfeste Kosten und Fälligkeit .......................................... 74 12.3 Übersicht über den Kostenstatus eines Projektes ................................................... 75 12.4 Die Kosten pro Ressource ..................................................................................... 75

13 Überarbeitung des Projektplans ................................................................................... 79 13.1 Prüfen der Vorgangsverknüpfungen ....................................................................... 79 13.2 Prüfen der Vorgangsbeziehungen .......................................................................... 79 13.3 Prüfen des kritischen Pfades .................................................................................. 80 13.4 Mehrere kritische Pfade ......................................................................................... 83 13.5 Prüfen der Pufferzeiten .......................................................................................... 84 13.6 Prüfen der Einschränkungen .................................................................................. 85 13.7 Prüfen der Ressourcen-Auslastung ........................................................................ 85 13.8 Prüfen der Vorgangskosten.................................................................................... 86 13.9 Prüfen der Ressourcen-Kosten .............................................................................. 87 13.10 Prüfen der Projekt-Gesamtkosten .......................................................................... 88 13.11 Kostenüberwachung mit Hilfe eines Basisplans ...................................................... 88 13.12 Visualisierung von Verzögerungen ......................................................................... 92

14 Anpassungsmöglichkeiten an das Terminziel ............................................................. 94 14.1 Aufspaltung in kleinere kritische und unkritische Vorgänge ..................................... 94 14.2 Definieren von Überlappungs- und Gleichzeitigkeitsbereichen ................................ 94 14.3 Verkürzungen ........................................................................................................ 94

15 Beseitigung von Ressourcen-Überlastungen .............................................................. 97 15.1 Änderung der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen ................................ 97 15.2 Verringerung der Zuordnungszeit der Ressource zu den Vorgängen ...................... 98 15.3 Aufgabenbereich Vorgangsinspektor ...................................................................... 98 15.4 Erweiterung der Arbeitszeit .................................................................................... 99 15.5 Durchführen eines Kapazitätsabgleichs.................................................................. 99





16 Projektkontrolle/-überwachung................................................................................... 101 16.1 Projektfortschritt ................................................................................................... 101 16.2 Ansichtskombinationen ........................................................................................ 103

17 Berichtswesen ............................................................................................................. 104 17.1 Standardberichte und Dashboards ....................................................................... 104 17.2 Berichte anpassen ............................................................................................... 107 17.3 Einen eigenen Bericht erstellen ............................................................................ 108

18 Drucken ........................................................................................................................ 112 18.1 Drucken von Ansichten ........................................................................................ 112 18.2 Seite einrichten .................................................................................................... 112 18.3 Seitenumbruch einfügen und aufheben ................................................................ 115 18.4 Seitenansicht (Druckvorschau)............................................................................. 115 18.5 Start des Ausdrucks ............................................................................................. 116

19 Gemeinsame Ressourcen für mehrere Projekte ........................................................ 117 20 Erstellen und Anwenden einer Projektvorlage ........................................................... 118 21 Zusammenwirken von Microsoft Project und Microsoft Office ................................. 121

21.1 Datenaustausch mit Excel .................................................................................... 121 21.2 Export nach Word ................................................................................................ 124 21.3 In der Cloud speichern (OneDrive) ....................................................................... 125

22 Einstellungen ............................................................................................................... 127 22.1 Project-Optionen Seite Allgemein ......................................................................... 127 22.2 Project-Optionen Seite Anzeige ........................................................................... 128 22.3 Project-Optionen Seite Terminplanung ................................................................. 129 22.4 Project-Optionen Seite Dokumentprüfung ............................................................ 130 22.5 Project-Optionen Seite Speichern ........................................................................ 131 22.6 Project-Optionen Seite Sprache ........................................................................... 132 22.7 Project-Optionen Seite Erweitert .......................................................................... 132 22.8 Project-Optionen Seite Trust Center ..................................................................... 134 22.9 Organisieren ........................................................................................................ 134 22.10 Project-Optionen Seite Menüband anpassen ....................................................... 135 22.11 Symbolleiste für den Schnellzugriff....................................................................... 138 22.12 Die Statusleiste einstellen .................................................................................... 139

23 Glossar ......................................................................................................................... 140 24 Stichwortverzeichnis ................................................................................................... 148


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