Schrittweise Anleitungen zu DATEV Kostenrechnung classic · Im BAB findet die Verteilung der...

Kap.-Seite: Schrittweise Anleitungen 1.1–1 zu DATEV Kostenrechnung classic

Schrittweise Anleitungen

zu

DATEV Kostenrechnung classic


1 Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung

1.1 Kosten- und Leistungsrechnung - warum?

Zweck einer Kosten- und Leistungsrechnung ist es zum Beispiel • den Erfolg durch den Vergleich der Kosten mit den erzielten Leistungen festzustellen, um dadurch eine

Wirtschaftlichkeitskontrolle der Unternehmung zu ermöglichen, • die Grundlagen für betriebliche Entscheidungssituationen zu liefern, • die Selbstkosten der erbrachten Leistungen zu ermitteln, um eine Kalkulation des Angebotspreises zu

ermöglichen bzw. Preisgrenzen (Untergrenze) festzulegen.

1.2 Kurzinformation zur Kosten- und Leistungsrechnung

Die Hauptaufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung ist es, die Geld- und Leistungs- (bzw. Waren-) Ströme eines Unternehmens sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen transparent und nachvollziehbar zu machen. Sie stellt eines der betriebswirtschaftlichen Hauptinstrumente für unternehmerische Entscheidungen dar. Für die Einrichtung einer Kosten- und Leistungsrechnung wird die Struktur des Unternehmens, das abgerechnet werden soll, ganz oder teilweise in logischen Objekten oder Einheiten abgebildet: Die Kostenstellen repräsentieren dabei einzelne Organisationseinheiten wie Verwaltung, Produktion, Fuhrpark, Lager oder auch einzelne Mitarbeiter (-> Organigramm). Die Kostenträger stehen dabei für die Aufgaben des abgebildeten Unternehmens, wie Baustellen, Produkte oder Projekte. Als Basisdaten für die Betriebsabrechnung werden meistens die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung herangezogen. Diese Buchungen müssen dazu bei der Erfassung entweder direkt einer entsprechenden Kostenstelle bzw. einem Kostenträger zugeordnet werden (durch Eintrag in dem/den KOST-Feldern im DATEV-Buchungssatz) oder aber die Zuordnung/Verteilung auf eine oder mehrere Kostenstellen/-träger erfolgt automatisch durch hinterlegte Verteilungsschlüssel. Die Buchungen in der Finanzbuchführung dokumentieren im Allgemeinen den Geldfluss zwischen einem externen Objekt außerhalb und einem internen Objekt innerhalb des Unternehmens. Der Geld- und Leistungsfluss zwischen den verschiedenen internen Objekten des Unternehmens wird in der Kostenrechnung über die innerbetriebliche Leistungsverrechnung abgebildet. Damit lassen sich Kosten und Leistungen von den erbringenden Kostenstellen auf die verursachenden Kostenstellen/-träger direkt umbuchen. Eine andere Methode stellt die Umlage dar, die es ermöglicht, Kosten von einer Kostenstelle nach hinterlegten Verteilungsschlüsseln auf eine oder mehrere andere Kostenstellen/Kostenträger zu verteilen. Diese unterschiedlichen Kosten- und Leistungsarten lassen sich nun in einer tabellarischen Darstellung (Zeilenstrukturplan) aufführen und dort um weitere Informationen ergänzen. So können z. B. zusätzlich Zuschlagssätze oder Planwerte hinterlegt werden, die in den Auswertungen berücksichtigt werden sollen. In dieser Tabelle stehen auch eine ganze Reihe von Rechenfunktionen zur Verfügung, die flexible, aussagekräftige Auswertungsformen ermöglichen, die gelegentlich auch den Rahmen der eigentlichen Kosten- und Leistungsrechnung verlassen (Provisionsabrechnungen, Fondsabrechnungen, etc.). Die Auswertung („BAB“ = Betriebsabrechnungsbogen), die darüber erzeugt wird, ist eine Grundauswertung der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie ermöglicht eine autonome Betrachtung der elementaren Objekte


(Kostenstellen/Kostenträger) eines Unternehmens und der in ihnen verursachten Kosten und erwirtschafteten Leistungen. Diese einzelnen Basis-Objekte (Kostenstellen/-träger) können nun zu Hierarchie-Objekten (Konsolidierungselementen) zusammengefasst werden. Deren oberste Hierarchie-Ebene kann dann wieder das Gesamtunternehmen abbilden. Daneben bieten weitere Auswertungen die Möglichkeit, einen vergleichenden Überblick über mehrere oder alle Objekte zu einem Abrechnungszeitraum zu bekommen („Chefübersicht“) oder aber die Entwicklung von Kostenstellen-/trägern über einen Zeitraum zu betrachten („Zeitreihe“). Die Herkunft der Ergebniswerte kann über die Auswertung „Kostennachweis“ dokumentiert werden, die detailliert über die Entstehung und Zusammensetzung der Ergebniswerte informiert. Der Einsatz von Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht somit eine Vergleichbarkeit der Rentabilität und Produktivität von einzelnen Betriebsteilen (z.B. Filialen) oder Projekten (z.B. Baustellen, Aufträgen) und schafft für Vorgänge mit Einfluss auf das Betriebsergebnis eine erhöhte Transparenz. Die Kostenrechnung ist dadurch ein wichtiges Hilfsmittel zur verbesserten Planung und Lenkung in Unternehmen, um damit besser im Wettbewerb bestehen zu können. Gleichzeitig kann sie ebenso für die Dokumentation des erfolgreichen und zielgerichteten Handelns und Wirtschaftens genutzt werden.

1.3 Arten der Kostenrechnung

Kostenartenrechnung Die Kostenartenrechnung steht am Anfang der Kostenrechnung. Sie dient der Erfassung und Gliederung aller im Laufe der jeweiligen Abrechnungsperiode angefallenen Kostenarten. Sie ist Grundlage für die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Kostenarten: Variable Kosten sind mengenabhängige bzw. produktionsabhängige Kosten (Leistungskosten), z. B. der Energieverbrauch einer Maschine. Fixe Kosten sind zeitabhängige Kosten, die unbeeinflusst von einer tatsächlich erbrachten Leistung anfallen, z. B. Kosten für Versicherungen. Einzelkosten sind alle Kosten, die eindeutig einem Bezugsobjekt, z. B. einer Filiale, einem Mitarbeiter oder einem Produkt direkt zuordenbar sind, beispielsweise Materialverbräuche. Gemeinkosten sind Kosten, die nur indirekt einem Bezugsobjekt (z. B. Produkt) zugerechnet werden können; zu ihrer Verteilung müssen andere Zuordnungskriterien gefunden werden. Die zentrale Fragestellung bei den Kostenarten lautet: Welche Kosten sind angefallen?


Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung ist ein wichtiges Teilgebiet der Kostenrechnung. Sie dient als Bindeglied zwischen Kostenarten- und Kostenträgerrechnung. Die Hauptaufgaben der Kostenstellenrechnung bestehen in der Verteilung der primären Gemeinkosten auf die Kostenstellen sowie die mengenmäßige Erfassung und Bewertung der innerbetrieblichen Leistung und deren Weiterverrechnung auf die Kostenträger. Unter einer Kostenstelle versteht man einen definierten betrieblichen Teilbereich, dem innerhalb der Kostenrechnung zum Zwecke der Budgetierung, Steuerung und Kontrolle Kosten zugerechnet werden. Jede Kostenstelle hat einen Kostenstellenverantwortlichen. Hier wird gefragt: Wo sind die Kosten angefallen? Beispiele für Kostenstellen: Fertigung, Verwaltung

Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerrechnung dient der Abrechnung aller betrieblichen Leistungen, sowohl der Absatzleistung als auch der innerbetrieblichen Leistungen. Die Kostenträgerrechnung gliedert sich auf in Kostenträgerzeitrechnung (welchen Erfolg habe ich mit welchem Produkt in der letzten Periode erzielt?) und in die Kostenträgerstückrechnung (wie viel hat mich ein einzelnes Stück gekostet?). Kostenträger sind solche Objekte, denen nicht nur Kosten, sondern auch Erlöse auf Grund der Prozess-Struktur zugeschrieben werden können, wie z. B. ein bestimmtes Produkt, Produktgruppen oder eine Fertigungslinie. Untersucht wird hier: Wofür sind Kosten angefallen?

1.4 Kostenrechnungssysteme Man unterscheidet die Kostenrechnungssysteme gewöhnlich in zweifacher Hinsicht: Grundlage ist einmal der Zeitbezug der verrechneten Kosten (vergangenheits- oder zukunftsbezogene Kosten). Als Folge entstehen dann • Istkostenrechnungssysteme, • Normalkostenrechnungssysteme, • Plankostenrechnungssysteme. Andererseits kann auch der Sachumfang der auf die Kostenträger verrechneten Kosten als Kriterium dienen (alle oder nur Teile der Kosten). Daraus ergeben sich • Vollkostenrechnungssysteme, • Teilkostenrechnungssysteme. Eine Kombination der beiden Kriterien ist in der Regel gegeben. So kann eine Istkostenrechnung, ebenso wie eine Normal- oder Plankostenrechnung, als Voll- oder als Teilkostenrechnung aufgebaut sein.


Istkostenrechnung In der Istkostenrechnung werden die tatsächlich angefallenen Kosten der Periode verrechnet. Es handelt sich dabei um mit Ist-Preisen (beispielsweise Anschaffungspreisen) bewertete Ist-Verbrauchsmengen. Schwanken nun Preise oder Mengen, schlägt sich das direkt in den Ergebnissen dieser Rechnung nieder. Eine reine Istkostenrechnung ist jedoch nicht immer sinnvoll, da bestimmte Kostenarten mit Durchschnitts- oder Plancharakter verrechnet werden (z. B. kalkulatorische Zinsen). Normalkostenrechnung Die Normalkostenrechnung ist ein Abrechnungsverfahren, bei dem anstatt der tatsächlich angefallenen Kosten die Normalkosten (Durchschnittsmenge x Durchschnittspreis) verrechnet werden. Normalkosten sind jene Kosten, die als Durchschnitt der Ist-Kosten vergangener Perioden errechnet werden. Beim Einsatz einer Normalkostenrechnung kann durch die Feststellung von Über- und Unterdeckungen, die sich als Differenz zwischen Normal- und Ist-Kosten ergeben, eine Kostenkontrolle durchgeführt werden. Plankostenrechnung Eine Plankostenrechnung liegt vor, wenn der Kostenanfall auf Grund von Berechnungen und unter Einbeziehung zukünftiger Erwartungen vorausgeplant wird und somit die Kosten für die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger vorgegeben werden. Die Plankostenrechnung ist ein Abrechnungsverfahren, in dem die vorher bestimmten Plankosten (Planmenge x Planpreis) nach Ablauf einer Abrechnungsperiode den Ist-Kosten gegenübergestellt werden. Die Plankostenrechnung ermöglicht es, Abweichungsursachen dem Management zu offenbaren und somit Kostensenkungsmaßnahmen auszulösen. Die Plankostenrechnung kann als flexible Plankostenrechnung (Trennung nach variablen und fixen Kosten) bzw. als starre Plankostenrechnung (Beschäftigungsgrad bleibt konstant) durchgeführt werden. Vollkostenrechnung In der Vollkostenrechnung werden alle entstandenen Kosten den Kostenträgern bzw. Kostenstellen zugeordnet. Die Vollkostenrechnung ist ein Kostenrechnungssystem, das sämtliche Kostenarten auf die einzelnen Kostenträger weitergibt. Die Einzelkosten werden regelmäßig erfasst und direkt auf die einzelnen Kostenträger verrechnet. Die Gemeinkosten gehen zunächst in die Kostenstellenrechnung ein und werden dort über Verrechnungs- und Zuschlagssätze auf die Kostenträger weiter verrechnet. Folgende Typen werden unterschieden: Die Kostenartenrechnung befasst sich mit den verbrauchten Produktionsfaktoren. Sie dient der Erfassung und Gliederung der Kosten und umfasst Personalkosten, Materialkosten und kalkulatorische Kosten. Die Kostenstellenrechnung ermittelt die Verteilung primärer und sekundärer Kostenarten auf Kostenstellen. In der Kostenträgerrechnung werden Stück- und Selbstkosten bestimmt. Prozesskostenrechnung Die Prozesskostenrechnung ist ein System der Vollkostenrechnung. Sie definiert Bezugsgrößen (sog. Actions bzw. Prozesse) für den Gemeinkostenbereich und bewertet diese. Somit werden die Gemeinkosten verursachungsgerechter auf die jeweiligen Kostenträger verteilt, als dies in traditionellen Kostenrechnungssystemen der Fall ist.


Teilkostenrechnung Besonders geeignet zur Vorbereitung von Entscheidungen auf der Basis geeigneten Zahlenmaterials sind die Teilkostenrechnungssysteme, hier speziell die Deckungsbeitragsrechnung. Soll eine Grundlage für die Preispolitik des Betriebes geschaffen werden (Angebotspreis kalkulieren, Preisuntergrenze festlegen), so kann es zweckmäßig sein, nur die variablen Kosten auf die Kostenträger zu verteilen und die fixen Kosten auszuschließen. Diese werden dann blockweise in der Erfolgsrechnung abgerechnet. Unter den Sammelbegriff Teilkostenrechnung fallen alle Kostenrechnungssysteme, die den Kostenträgern nur bestimmte Teile der Gesamtkosten eines Unternehmens zurechnen. Die Teilkostenrechnung erfasst aber sehr wohl die vollen Kosten des Unternehmens, gibt diese aber nur teilweise weiter. Deckungsbeitragsrechnung Die Deckungsbeitragsrechnung ist ein System der Teilkostenrechnung. Hierbei werden dem Kostenträger nur die Kosten belastet, die ihm direkt zugerechnet werden können. Den Erlösen eines Produktes werden die variablen Kosten gegenübergestellt, um als Differenz den Betrag zu ermitteln, der zur Deckung der fixen Kosten beiträgt. Direct Costing Das im deutschen Sprachgebrauch Grenzkostenrechnung genannte Direct Costing ist ein System der Teilkostenrechnung. Es wird vor allem dadurch gekennzeichnet, dass es in fixe (beschäftigungsunabhängige) und in variable (beschäftigungsabhängige) Kosten aufteilt.

1.5 Begriffe der Kosten- und Leistungsrechnung

Artikelerfolgsrechnung Die Artikelerfolgsrechnung ist eine nach Produktarten differenzierende Betriebsergebnisrechnung. Dabei werden zur Ermittlung des Brutto- bzw. Nettoerfolges die den einzelnen Artikeln zurechenbaren Kosten den Erlösen gegenübergestellt. Auf diese Weise erhält man wichtige Informationen über die Ergebnisstruktur des Produktions- bzw. Absatzprogramms eines Unternehmens.

Beschäftigungsgrad Der Beschäftigungsgrad ist ein Maß für die Kapazitätsauslastung. Die relative Kennzahl wird als Division von genutzter Kapazität und vorhandener Kapazität errechnet.

Betriebsabrechnungs-bogen (BAB)

Der Betriebsabrechnungsbogen ist eine tabellarische Übersicht, in der vertikal die Gemeinkostenarten und horizontal die Kostenstellen des Betriebes aufgeführt sind. Im BAB findet die Verteilung der Gemeinkostenarten auf die Kostenstellen, die Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungen sowie die Ermittlung der Zuschlagssätze statt.

Bezugsgrößen Größen, die mit den variablen Kosten einer Kostenstelle in einer proportionalen Beziehung stehen. Bezugsgrößen können z. B. Maßeinheiten oder Mengeneinheiten sein.

Break Even Point Der Break Even Point gibt die Absatzmenge an, von der an eine Unternehmung bei gegebenen Marktpreisen und proportionalen Stückkosten Gewinne erzielt. Er wird berechnet, indem man den Fixkostenblock durch die Differenz aus dem Produktpreis und den Selbstkosten dividiert.

Controlling Controlling ist ein geschlossenes Führungs- und Steuerungssystem zur Sicherung des Gewinns und der Lebensfähigkeit eines Unternehmens. Man unterscheidet operatives (kurz-/mittelfristig orientiertes) Controlling und strategisches (mittel-/langfristig orientiertes) Controlling.


Deckungsbeitrag Als Deckungsbeitrag bezeichnet man den für ein Kalkulationsobjekt ermittelten Überschuss. Er berechnet sich aus der Differenz zwischen den direkt zurechenbaren Einzelerlösen und Einzelkosten.

Direkte Kosten Die direkten Kosten werden auch als Einzelkosten bezeichnet, da sie dem jeweiligen Kostenträger oder der Kostenstelle direkt zugerechnet werden können.

Einzelkosten Als Einzelkosten gelten jene Kosten, die einer bestimmten Endproduktart, z. B. einem Auftrag, einer Kostenstelle oder einem anderen konkreten Kalkulationsobjekt, eindeutig direkt zurechenbar sind.

Fixkosten Die Fixkosten sind Kosten, die von der Kapazität einer Unternehmung abhängen. Sie verändern sich bei unterschiedlicher Auslastung der Kapazität (Beschäftigungsgrad) nicht.

Gemeinkosten Gemeinkosten entstehen für mehrere unterschiedliche Kalkulationsobjekte gemeinsam, können also nicht für die einzelnen Kalkulationsobjekte separat erfasst werden.

Gesamtkostenverfahren Das Gesamtkostenverfahren ist ein Abrechnungsverfahren der betrieblichen Erfolgsermittlung. Dabei wird den nach Kostenarten gegliederten Gesamtkosten der Wert der Leistung einer Abrechnungsperiode gegenübergestellt. Der Periodenerfolg stellt sich dann als Differenz aus der Gegenüberstellung dar.

Herstellkosten Die Herstellkosten bezeichnen die Kosten, die im Zusammenhang mit der Produktion anfallen. In die Herstellkosten müssen sämtliche Material- und Fertigungskosten mit eingerechnet werden.

Indirekte Kosten Die indirekten Kosten werden auch als Gemeinkosten bezeichnet und entstehen für unterschiedliche Kalkulationsobjekte gemeinsam. Sie können also nicht einem Kostenträger konkret zugerechnet werden.

Innerbetriebliche Leistungen

Innerbetriebliche Leistungen sind Leistungen, die im Betrieb verbleiben und nicht Absatzleistungen sind. Sie werden meist von Hilfskostenstellen, aber auch von Hauptkostenstellen erbracht und stehen anderen Kostenstellen zur Verfügung.

Kalkulation Die Kalkulation wird auch als Kostenträgerstückrechnung oder Selbstkostenrechnung bezeichnet. Die Kalkulation ermittelt die Kosten, die bei der Herstellung der Erzeugnisse je Mengeneinheit anfallen.

Kalkulatorische Kosten Im Gegensatz zu den Grundkosten leiten sich die kalkulatorischen Kosten nicht unmittelbar von den Aufwendungen ab. Die kalkulatorischen Kosten repräsentieren innerhalb der Kostenrechnung wertmäßig den Verzehr von Kostengütern, für deren Bereitstellung jedoch keine Ausgaben anfallen.

Kostenstellenumlage- verfahren

Das Kostenstellenumlageverfahren ist eine spezielle Methode zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungen zwischen den Kostenstellen. Die Gesamtkosten von Vorkostenstellen werden anteilig auf jene Kostenstellen verteilt, die von dieser Vorkostenstelle Leistungen empfangen haben.

Maschinenstundensatz-rechnung

Die Maschinenstundensatzrechnung ist ein spezielles Kalkulationsverfahren für maschinenintensive Fertigungshauptkostenstellen. Dabei setzt man die in den Fertigungshauptkostenstellen angefallenen Kosten zur Maschinenleistung in Bezug.

Selbstkosten Allgemein bezeichnen die Selbstkosten die Summe aller für einen Kostenträger angefallenen Kosten. Die Selbstkosten umfassen neben den Herstellkosten auch Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten.

Soll-Ist-Vergleich Der Soll-Ist-Vergleich ist ein in der Plankostenrechnung fest verankertes Instrument der Kostenkontrolle. Dieser Vergleich stellt periodenbezogen den für einzelne Kostenstellen und Kostenträger geplanten Kosten die Ist-Kosten gegenüber.


Soll-Kosten Unter Soll-Kosten versteht man die geplanten Kostenvorgaben für die jeweilige Istbeschäftigung.

Sondereinzelkosten Sondereinzelkosten sind die neben dem Fertigungsmaterial und den Fertigungslöhnen direkt dem Auftrag, bzw. dem Kostenträger zurechenbare Einzelkosten. Man unterscheidet zwischen Sondereinzelkosten der Fertigung und Sondereinzelkosten des Vertriebs.

Stufenleiterverfahren Das Stufenleiterverfahren ist eine Variante des Kostenstellenumlageverfahrens. Es dient zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungen und wird vor allem in Unternehmen angewandt, deren innerbetriebliche Leistungsströme nur in eine Richtung fließen.

Variable Kosten Allgemein versteht man darunter Kosten, die sich mit der Änderung einer bestimmten Einflussgröße ändern.

Umsatzkostenverfahren Das Umsatzkostenverfahren ist ein Abrechnungsverfahren der betrieblichen Erfolgsermittlung. Der Periodenerfolg wird dabei als Differenz zwischen den Erlösen und den Selbstkosten der abgesetzten Leistungen ermittelt.

Verursachungsprinzip Das Kostenverursachungsprinzip enthält einen wesentlichen Gedanken der Kostenverteilung. Demnach dürfen entstandene Kosten nur jenen Kostenträgern bzw. Kostenstellen zugerechnet werden, die für diese Kosten verantwortlich sind, d. h. die diese Kosten verursacht haben.

Wirtschaftlichkeits- kontrolle

Die Wirtschaftlichkeitskontrolle zählt zu den Hauptaufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie überwacht das Betriebsgeschehen dahingehend, ob die Kosten, die für die betriebliche Leistungserstellung anfallen, minimal sind.

Zuschlagskalkulation Die Zuschlagskalkulation ist eine Form der Kostenträgerrechnung und wird besonders in Unternehmen mit Einzel- oder Serienfertigung angewandt. Zur Ermittlung der Stückkosten werden die Gesamtkosten in Einzelkosten und Gemeinkosten aufgeteilt. Die Einzelkosten werden dann direkt dem Kostenträger zugerechnet. Die Gemeinkosten dagegen müssen mit Hilfe von Zuschlagssätzen auf die Kostenträger verrechnet werden.


2 Stammdaten in der Kosten- und Leistungsrechnung einrichten und bearbeiten

Die Kosten- und Leistungsrechnung kann in unterschiedlichen Ausprägungen genutzt werden. Die Auswertung Standard-Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist in jedem (Kanzlei-)Rechnungswesen-Programm enthalten und ermöglicht eine Darstellung von Geschäftsvorfällen auf Kostenstellen-Ebene (BWA nach Kostenstellen). Kostenrechnung classic bietet den kompletten Funktionsumfang zur effektiven Planung und Steuerung von großen Unternehmen einschließlich Umlagen und innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Die Leistungsbeschreibung von Kostenrechnung classic finden Sie in LEXinform/Info-Datenbank online im Dokument 0904021

2.1 Welche Stammdaten benötigen Sie für den Standard-Betriebsabrechnungsbogen? Um einen Standard-Betriebsabrechnungsbogen zu erhalten, müssen Sie lediglich Kostenstellen im KOST1 oder KOST2-Feld des Buchungssatzes beschriften. Die Auswertung Standard-Betriebsabrechnungsbogen ist grundsätzlich in allen DATEV Rechnungswesen-Programmen nutzbar, auch ohne Installation von Kostenrechnung classic. Als Auswertungsschema stehen z.B. das DATEV-BWA-Schema kurzfristige Erfolgsrechnung auf Basis des SKR 03, SKR 04 und SKR 07 (Österreich) zur Verfügung. Nähere Informationen zum Standard-Betriebsabrechnungsbogen finden Sie unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen in der Registerkarte Suchen. Geben Sie den Suchbegriff Standard-Betriebsabrechnungsbogen ein und doppelklicken dann auf das Thema Standard-Betriebsabrechnungsbogen der Kostenrechnung.

Wenn Sie die Zusatzkomponente Kostenrechnung classic einsetzen, kann der Standard-Betriebsabrechnungsbogen zusätzlich auf Basis aller vorhandenen Systemlösungen ausgewertet werden.

Systemlösungen sind praxisnahe Musterlösungen für die BAB-Zeilenstruktur, die Sie in Ihre Datenbestände übernehmen und dann an Ihre Bedürfnisse anpassen können. In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie Informationen und eine Anleitung zum Einrichten einer Kosten- und Leistungsrechnung im Programm Kostenrechnung classic.

2.2 Neuanlage eines Bestandes (KOST-System) in der Kosten- und Leistungsrechnung Die Kosten- und Leistungsrechnung ist in den Programmen des Rechnungswesens integriert. Alle Stammdaten werden zentral in den Grunddaten Rechnungswesen des FIBU-Mandanten gespeichert (z. B. Mandantenname, Kontenrahmen, WJ-Beginn und WJ-Ende). Für das Einrichten einer Kosten- und Leistungsrechnung (KOST-System) müssen nur wenige Grundinformationen hinterlegt werden. Dazu gehören:

• Kostenstellen/träger (Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l Kostenstellen/träger) • Relevante Konten (Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l Relevante Konten) • Zeilenstruktur (Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l Zeilenstruktur) • Die Kennung, ob das KOST1- oder das KOST2-Feld aus dem Buchungssatz ausgewertet werden soll.


Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Daten zu hinterlegen.

• Wählen Sie zuerst den Menüpunkt Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l KOST-Systeme. Im Register KOST-Systeme klicken Sie auf den Link Neues KOST-System anlegen. Hier können Sie insgesamt 9 KOST-Systeme anlegen.

• Haben Sie noch keine KOST-Stammdaten für diesen Mandanten hinterlegt, wird das KOST-System 1 automatisch angelegt, wenn Sie die Kostenstellen über Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l Kostenstellen/träger zum ersten Mal beschriften. Unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l KOST-Systeme können Sie die Standard-Einstellungen zu diesem KOST-System ändern.

• Sie übernehmen eine Mustervorlage (Branchenlösung) und passen den Bestand danach an die Besonderheiten des Unternehmens an (Kapitel 2.2.8).

• Sie duplizieren einen bereits vorhandenen Bestand und passen diesen an die betrieblichen Besonderheiten an (Kapitel 2.2.9).

Jedes KOST-System benötigt diverse Einstellungen (Steuerungsdaten), die die Berechnung und Auswertung steuern. Diese Einstellungen können Sie jederzeit ändern unter:

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten oder • Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme

Klicken Sie hier im Zusatzbereich in den Kontextbezogenen Links in der Gruppe Basisfunktionen auf den Link Ändern. Sie können bis zu 9 verschiedene KOST-Systeme mit unterschiedlicher Ausprägung anlegen, z. B. mit einem unterschiedlichen Aufbau der Zeilenstruktur oder mit Kostenstellen/-trägern, die im KOST2-Feld im Buchungssatz erfasst wurden. Alle KOST-Systeme eines Mandanten sind der gleichen Berater/Mandanten-Nr. zugeordnet und unterscheiden sich nur durch eine interne laufende Nummer. Folgende Einstellungen werden im KOST-System in den Steuerungsdaten hinterlegt:

2.2.1 Steuerungsdaten – KOST-System Für die Bearbeitung der Steuerungsdaten - KOST-System stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung.

Ziel Vorgehen Erläuterung / Hinweise

Allgemeine Daten eines KOST-Systems anlegen oder ändern

• Wählen Sie den Link Neues KOST-System anlegen

-oder-

• Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) Ändern

Das Fenster Steuerungsdaten Neuanlage oder Änderung wird geöffnet. Bei der KOST-Systemneuanlage muss mindestens die Kurzbezeichnung eingegeben werden. Alle anderen Daten werden vorbelegt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schließen, um das System anzulegen.

KOST-System (1-9) • Die KOST-Systemnummer wird bei der Neuanlage vorbelegt. Es können maximal 9 KOST-Systeme zu einem Bestand angelegt werden. Bei der


Neuanlage kann die vorgeschlagene Nummer verändert werden (1-9).

Kurzbezeichnung • Die Kurzbezeichnung muss eingegeben werden. Es sind max. 15 Stellen möglich.

Bei der KOST-System-Neuanlage muss mindestens die Kurzbezeichnung eingegeben werden. Alle anderen Daten werden vorbelegt.

Nummer • Übernehmen Sie hier die vorgeschlagene Nummer oder geben Sie eine eigene Nummer ein. Jedes KOST-System muss eine eindeutige Nummer haben (max. 5-stellig).

Nachdem das KOST-System angelegt wurde, kann die Nummer nicht mehr geändert werden.

Zusatzbeschriftung für Kostenstelle/-träger

• Sie können das Feld KOST1 oder KOST2 um eine zusätzliche Beschriftung ergänzen (max. 10 Stellen).

Wurde eine Zusatzbeschriftung eingegeben, wird diese in der Buchungszeile zu den Feldern KOST1 oder KOST2 angezeigt.

Feld für Kostenstelle/-träger

• Vorbelegt ist KOST1, ändern Sie bei Bedarf auf KOST2 ab.

Eingaben unterstützen und prüfen.

• Hier legen Sie fest, dass in den KOST-Feldern geprüft werden soll, ob das FIBU-Konto kostrelevant ist.

Das Feld ist bei der erstmaligen Anlage eines KOST-Systems vorbelegt. Werden danach weitere KOST-Systeme für den Bestand angelegt, ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert. Sie können es jedoch manuell aktivieren. Die Prüfung wird dann auf das neue KOST-System verlegt.

2.2.2 Steuerungsdaten - FIBU-Buchungen Buchungen aus der FIBU auswerten ab Monat (MM/JJJJ):

Das Startdatum Das Startdatum (MM/JJJJ) legt den Zeitpunkt fest, ab wann die Buchungen aus (Kanzlei)-Rechnungswesen in den Auswertungen von Kostenrechnung classic berücksichtigt werden. Grundsätzlich ist diese Funktion aktiviert und der erste Monat des Wirtschaftsjahres vorbelegt. Dadurch fließen automatisch alle kostrelevanten FIBU-Buchungen von (Kanzlei)-Rechnungswesen in die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung ein. Ein Import der Buchungsstapel ist nicht erforderlich. Sollen aus bestimmten Gründen Buchungssätze nur in die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung einfließen (z. B. kalkulatorische Kosten), erfassen Sie diese über das Menü mit der Funktion Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Stapel oder importieren sie mit der Funktion Bestand | Importieren | ASCII-Daten.


Diese Buchungssätze werden immer in den Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt – unabhängig vom Startdatum. Beachten Sie, dass die in der Kosten- und Leistungsrechnung direkt erfassten oder per ASCII importierten Stapel verarbeitet werden müssen Behandlung fehlerhafter Kst.-Eingabe in den FIBU-Buchungen: Kostenstelle/-träger nicht angelegt: Geben Sie hier an, wie bei Auswertungen verfahren werden soll, wenn die im Buchungssatz angegebene Kostenstelle bzw. der Kostenträger in den Stammdaten nicht angelegt ist. Über das Pfeilsymbol erhalten Sie drei Möglichkeiten:

• Buchung nicht berücksichtigen • Werte auf Sammelkostenstelle/-träger und • Kostenstelle/-träger anlegen.

Wählen Sie den Eintrag Buchung nicht berücksichtigen werden die fehlerhaften Buchungen im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) in der Schaltfläche „nicht berücksichtigte Buchungen“ ausgewiesen. Hier finden Sie Buchungen ohne Kostenstelle, Buchungen auf eine nicht angelegte Kostenstelle, Hinweise zu Kontenverteilungen, die nicht durchgeführt wurden und Buchungen auf Konten, die in den relevanten Konten, aber nicht im Zeilenstrukturplan hinterlegt wurden (siehe auch Kapitel 16.2.4 Korrekturmöglichkeiten). Bei der Auswahl Sammelkostenstelle/-träger vergeben Sie im gleichnamigen Feld eine Kostenstellen/-trägernummer. Diese Kostenstelle wird automatisch im Kostenstellen/-trägerstamm mit der Bezeichnung Sammelkostenstelle/-träger angelegt. Die Funktion Kostenstelle/-träger anlegen führt eine automatische Anlage der Kostenstelle/-träger im Kostenstellenstamm mit einer Standard-Beschriftung <autom. angelegt> durch. Diese kann jederzeit geändert werden.

Kostenstellen/-trägereingabe fehlt, keine Kontenverteilung angelegt: Wird in einer FIBU-Buchung ein für die Kostenrechnung relevantes Konto ohne Kostenstelle gebucht und es ist keine Kontenverteilung hinterlegt, kann die Buchung nicht zugeordnet werden. Sie haben zwei Möglichkeiten der Fehlerbehandlung:

• Buchungen nicht berücksichtigen • Werte auf Sammelkostenstelle/-träger. Bei der Auswahl Sammelkostenstelle/-träger vergeben Sie im gleichnamigen Feld eine Kostenstellen/-trägernummer. Die Kostenstelle wird automatisch im Kostenstellen/-trägerstamm mit der Bezeichnung Sammelkostenstelle/-träger angelegt.

2.2.3 Steuerungsdaten - Plausibilitäten Buchen Unter Plausibilitäten Buchen können Sie Einstellungen zu den Prüfungen auf die Kostenstellen/-trägereingaben beim Belege buchen vornehmen. Kostenstellen/-trägerauswahl automatisch anzeigen beim Betreten des KOST-Feldes: Wenn im Belege Buchen beim Betreten des KOST1/KOST2-Feldes das Auswahlfenster für die Kostenstellen/-träger automatisch geöffnet werden soll, markieren Sie das Kontrollkästchen Kostenstellen/-trägerauswahl automatisch anzeigen beim Betreten des KOST-Feldes.


KOST-Prüfung kann nicht deaktiviert werden: Darf die KOST-Prüfung beim Belege Buchen nicht deaktiviert werden, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen KOST-Prüfung kann nicht deaktiviert werden. Prüfungsumfang: Unter Prüfungsumfang (Kontenbereiche) können Sie festlegen, ob die „Relevanten Konten“ oder die „Konten der Zeilenstruktur“, als kostrelevant beim Belege Buchen erkannt werden sollen. Immer hinweisen, wenn Kostenstellen/-trägereingabe fehlt: Markieren Sie das Kontrollkästchen Immer hinweisen, wenn Kostenstellen/-trägereingabe fehlt, wenn trotz bestehender Kontenverteilung für ein kostrelevantes Konto eine Hinweismeldung erscheinen soll. Behandlung fehlerhafter Eingaben im Buchungssatz: Unter Behandlung fehlerhafter Eingaben im Buchungssatz wird für fehlende/fehlerhafte Kostenstellen/-trägereingaben festgelegt, ob nur ein Hinweis angezeigt werden soll oder eine Fehlermeldung, die eine zwingende Korrektur des Buchungssatzes erfordert.

2.2.4 Steuerungsdaten - Einstellungen Verwenden von Kostenstelle/-träger Vorjahr: Dieses Feld ist erst im zweiten Wirtschaftsjahr nach der Jahresübernahme aktiv. Es ermöglicht bei wirtschaftsjahresübergreifenden Auswertungen den Bezug auf Kostenstellen/-trägernummern im Vorjahr, die vom aktuellen Wirtschaftsjahr abweichen. Beispiel: Im ersten Wirtschaftsjahr hat der Kostenträger Baustelle 1 die Nummer 50, im zweiten Wirtschaftsjahr hat die gleiche Baustelle aus organisatorischen Gründen die Kostenträgernummer 5000. Bei wirtschaftsjahresübergreifenden Auswertungen über beide Wirtschaftsjahre müssen die Werte des Kostenträgers 50 aus dem alten Jahr und die Werte des Kostenträgers 5000 aus dem neuen Jahr zusammengefasst werden. Dies erreichen Sie durch Aktivierung des Feldes Verwenden von Kostenstelle/-träger Vorjahr und durch entsprechende Schlüsselung im Ordner Stammdaten | Kostenstellen/-träger der Kostenstelle 5000 (Kapitel 2.3.1). Kostenstellen/-trägeranlage in Nicht-KOST-Anwendungen (z. B. Belege buchen, Anlagenbuchführung) sperren: Soll die Neuanlage von Kostenstellen/-trägern im Belege buchen und in Programmen, die eine Schnittstelle zur Kostenrechnung haben (z. B. Anlagenbuchführung, Auftragswesen), nicht zugelassen werden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Eine Neuanlage von Kostenstellen über Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger ist weiterhin möglich. Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn nicht das komplette Ergebnis einer Kostenstelle als Gesamtsumme umgelegt werden soll, sondern Teilergebnisse (z. B. Kostenarten) in mehreren Umlagen auf andere Kostenstellen/-träger verteilt werden müssen.


Berechnen Umlagen mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten: Umlagen mit variablen Anteilen werden normalerweise nach den Monatswerten in der Bezugszeile durchgeführt. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, werden alle Umlagen mit variablen Anteilen nach den aufgelaufenen Werten berechnet (nur relevant, wenn Umlagen eingerichtet werden). • M: Nach monatlichen Werten • J1: Nach aufgelaufenen Werten – ganzjährig (Bezug: monatliche Werte der überwiegenden Saldoart): Für

das Verteilungsverhältnis der umzulegenden Kostenstelle werden die positiven und negativen Monatswerte nach Vorzeichen getrennt summiert. Bezugskostenstellen, die in einem Monat keinen Wert auf der überwiegenden Seite aufweisen, erhalten für diesen Monat keinen Wert aus der Umlage. Für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden alle Monate herangezogen, in denen Buchungen vorhanden sind.

• J2: Nach aufgelaufenen Werten – ganzjährig (Bezug: alle monatlichen Werte): Für das Verteilungsverhältnis

der umzulegenden Kostenstelle werden die positiven und negativen Werte miteinander verrechnet. Bezugskostenstellen, deren Jahressaldo nicht der überwiegenden Seite entspricht, erhalten keine Werte aus der Umlage. Für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden alle Monate herangezogen, in denen Buchungen vorhanden sind.

• A1: Nach aufgelaufenen Werten – Auswertungszeitraum (Bezug: monatliche Werte der überwiegenden

Saldoart): Wie J1, aber für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden nur die Monate herangezogen, die im Abrufzeitraum angegeben wurden.

• A2: Nach aufgelaufenen Werten – Auswertungszeitraum (Bezug: alle monatlichen Werte): Wie J2, aber für

die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden nur die Monate herangezogen, die im Abrufzeitraum angegeben wurden.

Vorteil von A1 und A2: bei mehrmaligem Abruf eines Zeitraums bleibt der Verteilerschlüssel und die zu verteilenden aufgelaufenen Werte gleich, auch wenn in den Folgemonaten schon weiter gebucht wurde. Ausführliche Beispiele zur Einrichtung von Umlagen siehe Kapitel 9.6. Markieren Sie das Kontrollkästchen Summen (Basis/Bezüge) vorgeben für variable Umlagen mit aufgelaufenen Werten, wenn Sie bei den variablen Umlagen mit aufgelaufenen Werten unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung| Umlagen die Summen für die Basiszeile und die Bezugszeile selbst vorgeben möchten. Mehrfachzuordnungen in der Konsolidierung zulassen: Hier legen Sie fest, ob und auf welchen Ebenen einer Konsolidierung Kostenstellen/-träger bzw. Konsolidierungselemente mehreren Elementen zugeordnet werden können.

Nur in der Ebene 1: Kostenstellen/-träger (Ebene 0) können mehreren Konsolidierungselementen der Ebene 1 zugeordnet werden (Standardeinstellung). Mehrfachzuordnungen von Elementen in allen nachgelagerten Ebenen (ab Ebene 2) sind nicht zulässig. In allen Ebenen: Über alle Ebenen hinweg können die Elemente einer Konsolidierungsebene gleichzeitig mehreren Elementen der nachgelagerten Ebene zugeordnet werden. In keiner Ebene: Mehrfache Zuordnungen von Elementen sind auf keiner Ebene erlaubt. Auch Kostenstellen/-träger können nicht mehreren Elementen der Ebene 1 zugeordnet werden.


Beim Umstellen der Option auf in keiner Ebene bleiben zuvor definierte Mehrfachzuordnungen bestehen. Löschen Sie ggf. die mehrfach zugeordneten Elemente unter Stammdaten | Konsolidierung. Verteilschlüssel mit Option „In KOST auf mehrere Monate verteilen“ verwenden: Wenn Sie die Option Verteilschlüssel mit der Option "In KOST auf mehrere Monate verteilen" verwenden aktivieren, können Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Verteilschlüssel für den Verteilschlüssel unter Optionen für die Buchungserfassung die Option "In KOST auf mehrere Monate verteilen" aktivieren und einen Zeitraum eingeben. Die Werte der Buchungen mit diesem Verteilschlüssel werden nun gleichmäßig auf die Monate des gewählten Zeitraums verteilt.

Bereitstellung der Auswertungsdatenbank für externe Programme: Wenn Sie Daten aus der KOST-Auswertungsdatenbank (kostst.mdb) in externen Programmen weiterverwenden möchten, treffen Sie hier die entsprechende Auswahl. Markieren Sie das Kontrollkästchen Auswertungsdatenbank bei der BAB-Berechnung bereitstellen, falls Sie die berechneten Daten zur Weiterbearbeitung benötigen. Sie können bei Bedarf zusätzlich die Kostennachweis-Tabellen und die Monatsverkehrszahlen für die Kostenstellen/-träger bereitstellen lassen, markieren Sie hierzu die entsprechenden Kontrollkästchen. Folgende Kostennachweis-Tabellen werden bereitgestellt:

• tblKNW (Kostennachweisinformationen des aktuellen Jahres) • tblKnwErr (Nicht berücksichtigte Buchungen des aktuellen Jahres) • tblKNWVJ (Kostennachweisinformationen der Vorjahre des Auswertungszeitraums) • tblKnwErrVJ (Nicht berücksichtigte Buchungen der Vorjahre des Auswertungszeitraums)

Die Monatsverkehrszahlen-Tabelle tblMVZ enthält pro Konto/Kostenstelle/Monat den Saldo sowie die absoluten Soll- und Haben-Summen für Betrag und Menge Beachten Sie, dass sich durch die Bereitstellung der Auswertungsdatenbank die BAB-Berechnungsdauer verlängert.

2.2.5 Steuerungsdaten - Plan-/Vorjahreswerte Einstellungen

Rechnen mit Planwerten: Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie mit Planwerten arbeiten und den Planwert in den Rechenzeilen vom Programm ermitteln lassen wollen. Ist das Feld nicht aktiviert, erfassen Sie unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST- Planwerte auch für die Rechenzeilen die Planwerte selbst oder Sie übernehmen z. B. bei der Übernahme der Ist-Werte aus dem Vorjahr als Planwerte auch die Rechenzeilen. In einem neu angelegten Bestand ist diese Option voreingestellt. Außerdem legen Sie hier fest, wie mit Plan- bzw. Budgetwerten in den Auswertungen verfahren werden soll. Rechnen mit Vorjahreswerten: Aktivieren Sie das Feld, wenn Sie mit Vorjahreswerten arbeiten und den Vorjahreswert in den Rechenzeilen vom Programm ermitteln lassen wollen, z. B. wenn Sie bei der Übernahme der Vorjahreswerte die Rechenzeilen nicht mit übernommen haben.


Ist dieses Feld nicht aktiviert, müssen Sie unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Vorjahreswerte auch für die Rechenzeilen die Vorjahreswerte erfassen oder aus dem Vorjahr auch die Werte der Rechenzeilen übernehmen. In einem neuen Bestand ist diese Option voreingestellt. Außerdem legen Sie hier fest, wie mit Vorjahres- bzw. Budgetwerten in den Auswertungen verfahren werden soll.

2.2.6 Steuerungsdaten - Notizen In den Notizen können Sie individuelle Informationen zum KOST-System hinterlegen.

2.2.7 Steuerungsdaten - Protokoll In der Kategorie Protokoll können Sie sich alle Einstellungen in den Steuerungsdaten ansehen und drucken. Sie können Ihre Angaben nachträglich unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten ansehen und teilweise ändern.

2.2.8 Übernahme einer Mustervorlage Statt der Neuanlage eines KOST-Systems mit Import einer Systemlösung bzw. Einrichtung einer Zeilenstruktur (Kapitel 2.5 ff) können Sie für bestimmte Branchen auch von DATEV vorgefertigte und mit dem Programm mitgelieferte Mustervorlagen importieren. Sie können diese Mustervorlagen verwenden, um die Stammdaten zu übernehmen und an Ihre betrieblichen Gegebenheiten anpassen oder um sich Musterauswertungen anzeigen zu lassen. Im Programm Kostenrechnung classic stehen Ihnen folgende Mustervorlagen (Branchenlösungen) zur Verfügung:

• für das Bau-/Ausbaugewerbe • für Autohäuser • für Hotel- und Gaststätten • für kommunale Unternehmen • für Filialbetriebe • nach PBV (Pflegebuchführungsverordnung) • für Vereine • für Stiftungen • für Steuerberater • für Architekten und Ingenieure • für Speditionen • für Apotheken • für verschiedene Standard-Systemlösungen

Wie Sie eine Mustervorlage übernehmen, finden Sie in der Menüleiste unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Mustervorlage ein und wählen Sie das Thema Mustervorlage einspielen. Hinweis: Einige Mustervorlagen (z.B. Musterholz GmbH und Testholz) enthalten bereits Musterbuchungen („Bewegungsdaten“). Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sich sofort nach dem Importieren einer solchen Lösung Auswertungen anzeigen zu lassen, unabhängig davon, ob in dem FIBU-Bestand Buchungen vorhanden sind. Wird


die Mustervorlage jedoch nicht zu Testzwecken genutzt, sondern als Vorlage für einen Mandantenbestand, wählen Sie beim Importieren die Option „Nur Stammdaten“, damit die Musterbuchungen nicht mit eingelesen werden.

2.2.9 Exportieren / Importieren - Speichern eines Bestands unter einem anderen Ordnungsbegriff

Möchten Sie ein bereits angelegtes KOST-System auch für einen anderen Mandanten verwenden, oder für den bestehenden Mandanten ein weiteres KOST-System mit gleichen Stammdaten anlegen, können Sie das KOST-System duplizieren (Export/Import). Informationen dazu finden Sie in der Menüleiste unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-System duplizieren ein und wählen Sie das Thema Bestehendes KOST-System unter neuer Nummer anlegen (Duplizieren).

2.3 Kostenstellen/-träger einrichten Die Kostenstellen/-träger sind die Basis Ihrer Kosten- und Leistungsrechnung. Auf der Grundlage der eingerichteten Kostenstellen/-träger werden über die Buchführung die entstandenen Kosten, Umsätze und Leistungen eindeutig den betrieblichen Bereichen zugeordnet. Die Kostenstellen/-träger können Sie entweder selbst anlegen oder aus einem anderen Bestand übernehmen, wenn bereits ein Bestand in der Kosten- und Leistungsrechnung vorhanden ist, dessen Kostenstellen/-träger auch in dem neu angelegten Bestand verwendet werden können. Tipp: Kostenstellen/-träger können Sie auch im ASCII-Format importieren, wenn die Daten als Datei vorhanden sind. Unterschieden werden:

• Hilfskostenstellen (allgemeine Kostenstellen) • Hauptkostenstellen • Kostenträger

Die allgemeinen Kostenstellen (Hilfskostenstellen) unterstützen den betrieblichen Leistungsprozess, indem sie innerbetriebliche Dienstleistungen für andere Kostenstellen im Betrieb erbringen. Sie sind jedoch nicht direkt an der betrieblichen Leistungserstellung beteiligt (z. B. Verwaltung, Kantine, Sicherheitspersonal, Hausmeister). In den Hauptkostenstellen findet der eigentliche Prozess der Leistungserstellung statt (z. B. Beschaffung, Fertigung, Vertrieb). Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die Leistungen der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen verrechnet und von dort, z. B. über einen Gemeinkostenzuschlag, auf die Kostenträger. Kostenträger sind die Leistungen des Unternehmens (z. B. fertige / unfertige Erzeugnisse, Dienstleistungen). Die Länge der Kostenstellen/-träger beträgt standardmäßig acht Stellen alphanumerisch. Im Menüpunkt Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme können Sie in den Kontextbezogenen Links unter Extras die Länge der Kostenstellen/-träger auf maximal 36 Stellen erhöhen. Die Erhöhung wirkt sich in allen Wirtschaftsjahren und allen KOST-Systemen des Mandanten aus. Das Verkleinern der Stellenanzahl ist nur durch das Einspielen einer vorher erstellten Datensicherung möglich.


Tipp: Sichern Sie vor der Erhöhung den Datenbestand (Buchführung, Kostenrechnung, Anlagenbuchführung) über Bestand | Bestandsdienste Rechnungswesen. Falls erforderlich, können Sie durch das Einspielen dieser Sicherung wieder auf den Ausgangszustand zurücksetzen. Prüfen Sie in allen vor- und nachgelagerten Programmen, von denen Sie Kostenstelleninformationen bekommen bzw. an die Sie Kostenstelleninformationen abgeben, ob die gewünschte Länge der Kostenstellen/-träger dort möglich ist. Sie können festlegen, in welchem Zeitraum Buchungen für die jeweilige Kostenstelle bzw. den Kostenträger erfasst werden können, z. B. für Aufträge oder Projekte, die nur für einen bestimmten Zeitraum eingerichtet werden. Dadurch vermeiden Sie Fehler beim Erfassen in der Finanzbuchführung. Für die allgemeinen Kostenstellen können Kostensätze festgelegt werden. Sie werden verwendet, wenn die Leistungen der Hilfskostenstellen an die Hauptkostenstellen verrechnet werden (nur relevant für „Innerbetriebliche Leistungsverrechnung – IBL“). Beide – Kostenstellen und Kostenträger - werden im Programm auf die gleiche Art und Weise angelegt. Vorüberlegungen Bevor Sie Ihre Kostenstellen/-träger anlegen, sollten Sie sich einen Überblick über den formalen Aufbau des Unternehmens und über die Arbeitsprozesse innerhalb dieser Struktur verschaffen. Dies hilft Ihnen, folgende Fragen zu klären: Welche Kostenstellen/-träger sind einzurichten und wie sind sie zu betrachten (Haupt- oder Hilfskostenstelle, Kostenträger)? Wie sind die Kostenstellen/-träger zu benennen und wer repräsentiert die jeweilige Kostenstelle als Kostenstellenverantwortlicher? Dürfen die Kostenstellen/-träger im gesamten Wirtschaftsjahr bebucht werden oder nur für einen begrenzten Erfassungszeitraum? Welche Kostenstellen sollen ihre Leistungen innerbetrieblich verrechnen und welche Kostensätze müssen dafür festgelegt werden?

2.3.1 Anlage von Kostenstellen und Kostenträgern Nähere Informationen dazu finden Sie in der Menüleiste unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen/-träger einrichten. Haben Sie Kostenstellen/-träger-Eigenschaften unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kst.-Eigenschaften angelegt, werden in der Erfassungsmaske weitere Felder aktiv, mit denen Sie dieser Kostenstelle Eigenschaften zuordnen können. Mehr zum Thema Kostenstellen-Eigenschaften erfahren Sie im Kapitel 4ff.

2.3.2 Übernahme von Kostenstellen/-träger aus einem anderen Bestand Sie können die Kostenstellen/-träger-Stamminformationen auch aus bestehenden anderen KOST-Beständen bzw. Wirtschaftsjahren in den aktuell geöffneten Bestand übernehmen. Dabei werden alle Kostenstellen/-träger der ausgewählten Bestände übernommen. In der Übersicht der Bestands-Wirtschaftsjahre sehen Sie alle auf dem ausgewählten Laufwerk zur Verfügung stehenden Wirtschaftsjahre, außer dem aktuell geöffneten Bestands-Wirtschaftsjahr.


Optional können gleiche existierende Kostenstellen/-träger überschrieben werden. Folgende Felder werden übernommen: Kostenstelle/-träger, Langbezeichnung, Kurzbezeichnung, Verantwortlicher, Bezugsgröße, Bebuchbar von, Bebuchbar bis. Folgende Felder werden nicht übernommen: Kostensätze, Auswertungen ohne Vorjahr, Kostenstelle Vorjahr und die Kostenstellen-Eigenschaften (falls vorhanden). Wie Sie zur Übernahme vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen übernehmen ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen/-träger aus anderen KOST-Beständen übernehmen. Eine weitere Möglichkeit, Kostenstellen aus externen Quellen zu übernehmen, ist der Import der Kostenstellen per ASCII-Import. Wie Sie dazu vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff ASCII-Import ein und wählen Sie das Thema Importverhalten beim ASCII-Import. Klicken Sie auf den Link Importieren von Datensätzen im ASCII-Format.

2.3.2.1 Löschen von Kostenstellen/-trägern Sie können Kostenstellen/-träger im Stamm löschen, auch wenn sie schon in FIBU-Buchungssätzen verwendet worden sind. Diese Buchungen fließen dann bei einer BAB-Berechnung je nach Festlegung in den Stammdaten entweder auf die Sammelkostenstelle oder in die „nicht berücksichtigten Buchungen“.

Wie Sie eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger löschen können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstelle löschen ein und wählen Sie das Thema Kostenstelle/-träger löschen.

Kostenstellen/träger können nicht gelöscht werden, wenn sie

• in einer IBL-Bewegung (innerbetriebliche Leistungsverrechnung) enthalten sind • in einer Kontenverteilung verwendet werden • in einer Umlage hinterlegt sind • in einem Verteilschlüssel hinterlegt sind • in einer KOST-Buchung eines bereits verarbeiteten KOST-Stapels enthalten sind • als Sammelkostenstelle/-träger in den Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung |

Steuerungsdaten festgelegt sind.

Um eine Kostenstelle/-träger trotzdem löschen zu können, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• in der IBL in den betroffenen Sätzen die Kostenstelle ändern oder die betroffenen Sätze komplett löschen • in der Kontenverteilung die betroffene Kostenstelle ändern oder löschen • die Zuordnungen in Umlagen löschen • die Zuordnungen im Verteilschlüssel löschen • die betroffenen Verarbeitungen zur Korrektur bereitstellen, die entsprechenden Sätze zu löschen oder die

Kostenstelle zu ändern. Die geänderten Stapel müssen anschließend verarbeitet werden. • in den Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten die Definition als

Sammelkostenstelle/-träger herausnehmen.


Hinweis zum KOST-Infosystem: Eine Übersicht darüber, wo Kostenstellen/-träger enthalten sind, finden Sie im Menüpunkt Extras | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Infosystem. Geben Sie in der Kategorie Kostenstellen/-träger die Kostenstelle, bzw. den Kostenträger ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren. Links sehen Sie die einzelnen Bereiche, in denen die Kostenstelle verwendet wird und die Anzahl, wie oft sie im jeweiligen Bereich vorkommt, z. B. IBL, Kontenverteilungen, Umlagen, Verarbeitungen, Bestand. Wenn Sie einen Bereich markieren, z. B. IBL, dann erhalten Sie auf der rechten Seite genaue Angaben, ob und an welcher Stelle die Kostenstelle bzw. der Kostenträger in diesem Bereich enthalten ist.

2.4 Relevante Konten Nutzen Sie zur Erleichterung der Einrichtung den Import einer Systemlösung (siehe Kapitel 2.5.1), einer Mustervorlage (Kapitel 2.2.8) oder einer Zeilenstruktur, die aus der Kosten- und Leistungsrechnung exportiert wurde (siehe Kapitel 2.5.3), dann werden die relevanten Konten automatisch angelegt. Relevante Konten müssen von Ihnen nur dann eingerichtet werden, wenn Sie die Zeilenstruktur selbst anlegen, das BWA-Schema aus (Kanzlei-)Rechnungswesen als Zeilenstruktur importieren oder eine Zeilenstruktur importieren, die nicht in der Kostenrechnung angelegt wurde. Relevante Konten stellen Kontenbereiche der Finanzbuchführung dar, die in der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt werden sollen. In der Regel werden nur kosten- und leistungsrelevante Buchungen aus der Finanzbuchführung in der Kosten- und Leistungsrechnung benötigt. Buchungen auf Bestandskonten sowie auf Konten im neutralen Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung bleiben deshalb für die Kostenrechnung unberücksichtigt. Im Dialogfenster Relevante Konten legen Sie die Kontenbereiche fest, die in die Kosten- und Leistungsrechnung einfließen sollen. Relevante Konten, die von Ihnen in der Finanzbuchführung oder im KOST-Stapel mit Kostenstelle/-träger bebucht werden, müssen in der Zeilenstruktur einer Zeile zugeordnet werden, damit die Kontenwerte in die Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung einfließen. Bevor Sie relevante Konten anlegen, sollten Sie folgende Fragen klären:

• Welche Konten benötigen Sie für die Zeilenstruktur? Alle Konten der Zeilenstruktur müssen zwingend in den Bereichen der relevanten Konten liegen.

• Welche Konten benötigen Sie für die Kontenverteilung? Alle Konten der Kontenverteilung müssen zwingend in den Bereichen der relevanten Konten liegen.

• Können noch weitere Konten für die Kosten- und Leistungsrechnung relevant sein? • Werden Konten nur mit Mengen gebucht? Diese Konten müssen als statistische Konten bzw.

Mengeneinheiten gekennzeichnet werden. • Arbeiten Sie mit Faktor-2-Buchungen, bei denen Kostenstellen/-träger geschleppt werden?

Abgleich bei der BAB-Berechnung: Bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens wird geprüft, ob Buchungen zu Konten vorliegen, die nicht durch Abfragen in der Zeilenstruktur oder durch Kontenverteilung in die Wertermittlung einfließen, aber in Bereichen der relevanten Konten enthalten sind. Diese Buchungen fließen nicht in den BAB ein. Sind Konten als Statistische Konten bzw. Mengeneinheiten gekennzeichnet, werden diese nicht umgerechnet, wenn die Auswertungen in einer anderen als der Basiswährung erfolgt. Alle Buchungen auf Konten werden als Beträge gespeichert. Auch Kontenwerte von


Konten, die als Statistische Mengeneinheit gekennzeichnet sind, erscheinen in der Auswertung als Betrag und nicht in der Spalte Menge. Wie Sie relevante Konten anlegen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff relevante Konten ein und wählen Sie das Thema Relevante Konten anlegen.

2.5 Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens – Zeilenstruktur Die Zeilenstruktur legt den Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) fest. Auf Grund der Angaben in der Zeilenstruktur erfolgen bei der Berechnung des BAB die Abfragen der bebuchten Konten, der Ausweis der Kostenstellen-Verteilungen und der Konstanten Werte sowie die Verknüpfung der Ergebnisse. Die Konten der Zeilenstruktur müssen in den Bereichen der relevanten Konten liegen. In die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung fließen nur Buchungen ein, deren Konto oder Gegenkonto (ggf. auch Steuerkonten) in der Zeilenstruktur in einer Zeile abgefragt wird. Auch Konten abgeleiteter Buchungen, wie z. B. Skontobuchungen, werden berücksichtigt. Pro KOST-System und Wirtschaftsjahr kann eine individuell unterschiedlich gestaltbare Zeilenstruktur hinterlegt werden. Dazu gibt es verschiedene Wege:

• Import einer BAB-Systemlösung: Bei der Installation des Zusatzmoduls Kostenrechnung werden verschiedene Systemlösungen bereitgestellt. Diese Systemlösungen sind praxisnahe Musterlösungen, die Sie als Zeilenstruktur übernehmen und an Ihre Kosten- und Leistungsrechnung anpassen können. Die relevanten Konten werden dabei automatisch mit importiert.

• Import eines BWA-Schemas: Ein BWA-Schema kann aus (Kanzlei-)Rechnungswesen exportiert und in die Kosten- und Leistungsrechnung im ASCII-Format als Zeilenstruktur importiert werden. Relevante Konten müssen manuell angelegt werden.

• Import einer BAB-Zeilenstruktur: Sie können eine aus der Kosten- und Leistungsrechnung exportierte BAB-Zeilenstruktur importieren und gegebenenfalls anpassen. Auch hier werden die relevanten Konten automatisch mit importiert.

• Import einer Zeilenstruktur im ASCII-Format: Die Zeilenstruktur im ASCII-Format importieren Sie über ein Standardformat oder ein von Ihnen selbst definiertes ASCII-Format.

• Neuaufbau einer eigenen Zeilenstruktur: Sie können eine eigene Zeilenstruktur vollständig neu aufbauen, indem Sie systematisch Zeile für Zeile eingeben.

• Import einer Mustervorlage: Sie können Mustervorlagen für bestimmte Branchen importieren. Entweder, um sich diese Mustervorschläge und Musterauswertungen anzusehen oder um sie als Vorlage für den Aufbau einer eigenen Kosten- und Leistungsrechnung zu verwenden. Wie Sie eine Mustervorlage importieren, finden Sie im Kapitel 2.2.8.

2.5.1 Import einer BAB-Systemlösung Eine Beschreibung der verschiedenen Systemlösungen finden Sie im Kapitel 2.5.5.

Wie Sie eine BAB-Systemlösung übernehmen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Systemlösung ein und wählen Sie das Thema BAB-Systemlösung übernehmen.


2.5.2 Import eines BWA-Schemas Ein BWA-Schema kann aus (Kanzlei-)Rechnungswesen exportiert und in die Kosten- und Leistungsrechnung im ASCII-Format als Zeilenstruktur importiert werden. Dafür gibt es das spezielle Standardformat BWA-Schema. Abfragen und Funktionen des BWA-Schemas, die in der Zeilenstruktur nicht oder nur teilweise umgesetzt werden können, werden beim Import protokolliert. Mit Hilfe des Protokolls können Sie die Zeilenstruktur bei Bedarf nachbearbeiten. Dazu passende relevante Konten müssen manuell angelegt werden. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff BWA-Schema importieren ein und wählen das Thema Ein BWA-Schema als BAB-Zeilenstruktur importieren. Tipp: Handelt es sich bei dem individuellen BWA-Schema um ein geändertes Standard-Schema, empfiehlt es sich, zuerst die passende Systemlösung mit den relevanten Konten zu importieren und danach das individuelle BWA-Schema als ASCII-Format einzuspielen. Dabei wird die Zeilenstruktur überschrieben und die relevanten Konten müssen nur angepasst werden. Mit diesem Vorgehen ersparen Sie sich die manuelle Erfassung der relevanten Konten.

2.5.3 Import einer BAB-Zeilenstruktur Haben Sie sich eine individuelle Zeilenstruktur aufgebaut, die auch für andere Bestände in ähnlicher Form gelten soll, können Sie diese exportieren und in einem anderen Bestand der Kosten- und Leistungsrechnung importieren und gegebenenfalls anpassen. Informationen dazu finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Zeilenstruktur ein und wählen Sie das Thema BAB-Zeilenstruktur importieren.

2.5.4 Eine BAB-Zeilenstruktur neu anlegen Sie können eine eigene Zeilenstruktur selbst aufbauen, indem Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur systematisch Zeile für Zeile eingeben. Die komplette Neuanlage einer BAB-Zeilenstruktur ist sehr arbeits- und zeitintensiv, da auch die relevanten Konten erfasst werden müssen. Es ist daher oft zweckmäßiger, eine KOST-Systemlösung mit den relevanten Kontenbereichen zu importieren und an die Unternehmensgegebenheiten anzupassen.

Tipp: In der Menüleiste können Sie über den Menüpunkt Ansicht | Übersicht die Strukturanzeige ausblenden. Das erleichtert das Bearbeiten der Zeilenstruktur.

2.5.4.1 So erfassen Sie eine BAB-Hauptzeile Bei der Neuanlage oder Anpassung der BAB-Zeilenstruktur füllen Sie die folgenden Felder in der linken Bildschirmhälfte (von links nach rechts) aus.


Bei Überschriftszeilen geben Sie nur die Zeilennummer und die Zeilenbezeichnung ein, alle anderen Felder bleiben frei. Für Leerzeilen erfassen Sie nur eine Zeilennummer. Zeile Die Zeilennummern legen die Reihenfolge der BAB-Zeilen bei der späteren Darstellung am Bildschirm und beim Druck fest. Empfehlenswert ist es, die Nummern z. B. in Zehnerschritten zu vergeben, so können Sie nachträglich problemlos Zeilen einfügen. Werden keine Zeilennummern eingegeben, werden diese vom Programm automatisch in Zehnerschritten angelegt. Zeilenbezeichnung Eine Zeilenbezeichnung benötigen Sie in Haupt- und Überschriftszeilen. Sie informiert über den Inhalt der BAB-Zeile und dient der Übersichtlichkeit und Strukturierung des BAB. Die Zeilenbezeichnung lang kann über das Kontextmenü – Liste drucken und in einigen Layoutvarianten der Chefübersicht ausgegeben werden. Es ist deshalb empfehlenswert, die Zeilenbezeichnung kurz und lang einzugeben, da sonst auf den Auswertungen, die nicht über den Listendruck erstellt werden, keine Zeilenbezeichnung steht. Tipp: Die Zeilenbezeichnung für die Bildschirmanzeige kann über das Kontextmenü Einstellungen Liste| Spalte durch Auswahl von Bezeichnung lang oder Bezeichnung kurz eingestellt werden. Über Bearbeiten | Zeilenbezeichnungen übernehmen kann die Zeilenbezeichnung von der Spalte Zeilenbezeichnung lang in die Spalte Zeilenbezeichnung kurz übertragen werden und umgekehrt. Dabei wählen Sie, ob nur der Inhalt der selektierten Zeile oder alle Zeilen übernommen werden sollen, die Übernahmerichtung (von lang nach kurz oder umgekehrt) und ob bereits vorhandene Zeilenbezeichnungen überschrieben werden sollen. Bei der Übernahmerichtung von Zeilenbezeichnung lang nach Zeilenbezeichnung kurz können Sie außerdem festlegen, dass zu lange Wörter automatisch abgekürzt werden. Ausgabe Hier legen Sie fest, wann die BAB-Zeile ausgegeben wird. Folgende Einstellungen sind möglich:

BU = Bedingte Unterdrückung. Wenn zu einer Kostenstelle bzw. einem Kostenträger in der Zeile keine Werte vorhanden sind oder der Wert Null ist, wird die Ausgabe der BAB-Zeile für diese Kostenstelle bzw. diesen Kostenträger unterdrückt. GA = Generelle Ausgabe. Die BAB-Zeile wird immer ausgegeben, auch wenn kein Wert vorhanden ist. GU = Generelle Unterdrückung. Die BAB-Zeile wird nie ausgegeben, auch dann nicht, wenn ein Wert vorhanden ist.

Kum. - in Abfragezeilen der BAB-Zeilenstruktur: Über dieses Kästchen bestimmen Sie die Berechnung der aufgelaufenen Werte. Ist das Kästchen Kum. (= kumuliert) aktiviert, werden für die Berechnung der aufgelaufenen Ist- und Plan-/Vorjahreswerte die Monatswerte des Abrufzeitraums summiert. Im konsolidierten BAB wird zusätzlich über die Kostenstellen/-träger hinweg summiert, sofern die Kästchen MW kons. und AW kons. aktiviert sind. Ist das Kästchen nicht aktiviert, werden für die aufgelaufenen Werte nur die Werte (Ist- und Plan-/Vorjahreswerte) des Monat bis berücksichtigt. Hinweis: Abfragezeilen sollen in der Regel kumuliert werden, so dass hier das Kästchen aktiviert werden muss. Prüfen Sie bei Konstanten Werten, ob der Wert über die Monate hinweg kumuliert werden darf.


Beispiel: Wenn Sie Stückzahlen als Konstante Werte erfassen, muss das Kästchen aktiviert werden, weil 20 Stück im Januar und 30 Stück im Februar aufgelaufen (Januar bis Februar) 50 Stück ergeben. Haben Sie allerdings einen Prozentsatz als Konstanten Wert hinterlegt, darf das Kästchen nicht aktiviert werden, weil sonst 20 % im Januar und 20 % im Februar aufgelaufen 40 % ergäben. Wenn Sie das Kästchen nicht aktivieren, wird der Monatswert aus dem Februar als aufgelaufener Wert übernommen, so dass auch im kumulierten Teil der Auswertung 20 % erscheinen.

Kum. - in Rechenzeilen der BAB-Zeilenstruktur: In Rechenzeilen wird immer ein kumulierter Wert ausgewiesen. Das Kästchen bestimmt hier den „Rechenweg“ für die aufgelaufenen Werte. Ist das Kästchen Kum. (= kumuliert) aktiviert, werden für die Berechnung der aufgelaufenen Ist- und Plan-/Vorjahreswerte auf dem BAB die Monatswerte des Abrufzeitraums summiert. Im konsolidierten BAB wird zusätzlich über die Kostenstellen/träger hinweg summiert, sofern die Kästchen MW kons. und AW kons. aktiviert sind. Kum. Ist das Kästchen nicht aktiviert, werden die aufgelaufenen Werte in den Rechenzeilen auf der Basis der hinterlegten Rechenoperation und den für diese Rechenoperation hinterlegten BAB-Zeilen neu ermittelt. Je nach Aktivierung im Kästchen Kum. (= kumuliert) können sich also im kumulierten Teil des Betriebsabrechnungsbogens für die Kostenstellen/-träger sowie im konsolidierten BAB veränderte Ist-, Plan- oder Vorjahreswerte ergeben. Auf dem Kostennachweis für den Zeitraum wird die Zeile xxx gesamt ausgegeben, wenn das Kästchen aktiviert ist. Haben Sie das Kästchen nicht markiert, kann der Gesamtwert der Zeile nicht ermittelt werden. Hinweis: Wie sich das Kum.-Kennzeichen, auch in Verbindung mit den Einstellungen für die Plan- und Vorjahreswerte auf den Betriebsabrechnungsbogen auswirkt, sehen Sie in den nachfolgenden Tabellen unter: So wirken sich das Kum.-Kennzeichen und die Einstellungen für das Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten auf den Betriebsabrechnungsbogen (BAB) aus. MW kons. Legen Sie die Ausgabe des Monatswertes im konsolidierten BAB fest. Nur wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird im konsolidierten BAB ein Monatswert ausgegeben. AW kons. Legen Sie die Ausgabe des aufgelaufenen Wertes im konsolidierten BAB fest. Nur wenn dieses Kästchen aktiviert ist, wird im konsolidierten BAB ein aufgelaufener Wert ausgegeben. % Hier wird die Ausgabe in der Spalte Kst-% (Kostenstellen%), Kst-% Planwert und Kst-% Vorjahreswert im Betriebsabrechnungsbogen gesteuert. Es können bis zu 10 Basiszeilen festgelegt werden.

B-B9 (Basis): Der Wert der BAB-Zeile geht als Summand in die Basis für die Prozentrechnung ein. Die Basis (=100%) kann somit ein Wert oder eine Summe von mehreren Werten sein. J-J9 (Prozentuierung): Für die BAB-Zeile wird der Prozentwert berechnet und ausgegeben. Die Prozentuierung bezieht sich auf die entsprechende Basis (z. B. in allen Zeilen mit J3 sehen Sie den jeweiligen prozentualen Anteil der Basiszeile(n) mit B3). N: Für die BAB-Zeile wird kein Prozentwert berechnet U-U9 (Basis ohne Ausgabe): Der Wert der BAB-Zeile geht als Summand in die Basis für die Prozentrechnung ein, wird aber nicht ausgegeben.


Bzg In dem optionalen Eingabefeld können Sie hinterlegen, welche Bezugsgröße der Wert dieser Zeile hat. Bezugsgrößen (max. 3 Zeichen) können als Maßeinheit für jede BAB-Zeile hinterlegt werden. Sie werden im BAB hinter der Zeilenbezeichnung ausgegeben. Ist die Bezugsgröße eine Währung, wählen Sie den Währungsplatzhalter <#>. Dadurch wird automatisch der entsprechende ISO-Code (z. B. EUR für Euro) ausgegeben. Die Bezugsgröße kann über den Auswahlpfeil aus den gespeicherten Bezugsgrößen ausgewählt werden oder Sie erfassen die gewünschte Bezugsgröße. Soll eine neue Bezugsgröße dauerhaft gespeichert werden, legen Sie sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Bezugsgrößen an. Zeilentyp Als Information können Sie hier optional hinterlegen, welchem Typ die Zeile entspricht (z. B. Leistungen, Kosten, Erträge) oder ob der Wert der Zeile den Erfolg erhöht oder mindert (positive Erfolgsausprägung oder negative Erfolgsausprägung). Formatierungen Für die Anzeige des Betriebsabrechnungsbogens am Bildschirm und die Ausgabe im Tabellendirektdruck können über die Menüleiste folgende Formatierungen eingerichtet werden:

= die gesamte BAB-Zeile wird fett angezeigt.

= die gesamte BAB-Zeile wird kursiv angezeigt.

= die gesamte BAB-Zeile wird unterstrichen angezeigt.

= nach der BAB-Zeile wird eine Trennlinie angezeigt.

= die gesamte BAB-Zeile wird hervorgehoben angezeigt.


So wirken sich das Kum.-Kennzeichen und die Einstellungen für das Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten auf den Betriebsabrechnungsbogen (BAB) aus:

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur: Kum.-Kennzeichen in der Rechenzeile ist aktiviert.

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten | Plan-/Vorjahreswerte Einstellungen: Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten ist aktiviert / nicht aktiviert.

Hinweis: Wenn das Kum.-Kennzeichen aktiviert ist, spielt es keine Rolle, wie die Einstellungen für Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten getroffen wurden.

BAB - aufgelaufene Ist-Werte

BAB - aufgelaufene Planwerte / Vorjahreswerte

Konsolidierter BAB - monatliche und aufgelaufene Ist-Werte

Konsolidierter BAB - monatliche und aufgelaufene Planwerte / Vorjahreswerte

Der kumulierte Ist-Wert ergibt sich aus der Summe der Ist-Monatswerte. Sie werden über den aufgelaufenen Zeitraum hinweg addiert. Beispiel: Die Rechenoperation lautet: Zeile 300 = Zeile 100 geteilt durch Zeile 200. Der kumulierte Wert berechnet sich aus Ergebnis Zeile 300 (Monat 1) + Zeile 300 (Monat 2) + Zeile 300 (Monat 3) usw.

Die monatlichen Plan-/Vorjahreswerte werden im kumulierten Teil des BAB über die Monate hinweg addiert. Die Summe ergibt den kumulierten Plan-/Vorjahreswert. Voraussetzung: Sie haben für die Rechenzeilen monatliche Planwerte und/oder Vorjahreswerte unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte /oder -Vorjahreswerte erfasst. Haben Sie unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte /oder -Vorjahreswerte für die Rechenzeile Werte in der Spalte Budgetwert erfasst, so werden diese immer im kumulierten Teil des Betriebsabrechnungs-bogens ausgewiesen.

Die Ist-Werte werden über die Kostenstellen/-träger hinweg summiert (Wert der Zeile von Kostenstelle/-träger 1 + Kostenstelle/-träger 2 + Kostenstelle/-träger 3 usw.). Voraussetzung: Die Kästchen MW kons. und AW kons. sind in der Zeilenstruktur aktiviert.

Die Planwerte / Vorjahreswerte und die erfassten Budgetwerte werden über die Kostenstellen/-träger hinweg summiert (Wert der Zeile von Kostenstelle/-träger 1 + Kostenstelle/-träger2 + Kostenstelle/-träger 3 usw.). Voraussetzung: Die Kästchen MW kons. und AW kons. sind in der Zeilenstruktur aktiviert, und Sie haben für die Rechenzeilen monatliche Planwerte und/oder Vorjahreswerte unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte /oder -Vorjahreswerte erfasst.


• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur: Kum.-Kennzeichen in der Rechenzeile ist nicht aktiviert.

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung |Steuerungsdaten | Plan-/Vorjahreswerte Einstellungen: Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten ist aktiviert.

BAB - aufgelaufene Ist-Werte

BAB - aufgelaufene Planwerte / Vorjahreswerte



Die Zeilenrechnung wird mit den aufgelaufenen Ist-Werten der entsprechenden BAB-Zeilen neu durchgeführt. Das Ergebnis ist der kumulierte Ist-Wert. Beispiel: Die Rechenoperation lautet: Zeile 300 = Zeile 100 ./. Zeile 200. Der kumulierte Wert in Zeile 300 berechnet sich aus dem kumulierten Wert der Zeile 100 ./. durch den kumulierten Wert der Zeile 200. Es wird also im kumulierten Teil der Auswertung neu gerechnet.

Planwerte / Vorjahreswerte und Budgetwerte in Rechenzeilen werden neu berechnet. Voraussetzung: Für die Zeilen, die zur Berechnung herangezogen werden sollen, wurden Planwerte / Vorjahreswerte bzw. Budgetwerte erfasst. Ausnahme: Wenn Sie einen Planwert, Vorjahreswert und/oder Budgetwert auch für die Rechenzeilen erfasst haben, wird dieser ausgewiesen.

Auch im konsolidierten BAB (Monat und Zeitraum) wird das Ergebnis der Rechenzeilen mit den monatlichen und den aufgelaufenen konsolidierten Werten neu ermittelt. Voraussetzung: Die Kästchen MW kons. und AW kons. sind aktiviert

Planwerte / Vorjahreswerte und Budgetwerte werden im konsolidierten BAB in der Rechenzeile mit den monatlichen und aufgelaufenen konsolidierten Werten neu ermittelt. Voraussetzung: Die Kästchen MW kons. und AW kons. sind aktiviert. Für die Zeilen, die zur Berechnung herangezogen werden sollen, wurden Planwerte / Vorjahreswerte bzw. Budgetwerte erfasst.

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur: Kum.-Kennzeichen in der Rechenzeile ist

nicht aktiviert. • Stammdaten | Steuerungsdaten| Plan-/Vorjahreswerte Einstellungen: Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten

ist nicht aktiviert.

BAB - aufgelaufene Ist-Wert BAB - aufgelaufene Planwerte / Vorjahreswerte



Die Zeilenrechnung wird mit den aufgelaufenen Ist-Werten der entsprechenden BAB-Zeilen neu durchgeführt. Das Ergebnis ist der kumulierte Ist-Wert. Beispiel: Die Rechenoperation lautet: Zeile 300 = Zeile 100 ./. durch Zeile 200. Der kumulierte Wert in Zeile 300 berechnet sich aus dem kumulierten Wert der Zeile 100 ./. durch den kumulierten Wert der Zeile 200. Es wird also im kumulierten Teil der Auswertung neu gerechnet.

Die monatlichen Planwerte / Vorjahreswerte werden nicht kumuliert. Es wird der Planwert / Vorjahreswert des Monat bis ausgewiesen. Ausnahme: Haben Sie Budgetwerte für die Rechenzeilen unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte / oder -Vorjahreswerte erfasst, werden diese im kumulierten Teil des Betriebsabrechnungsbogens ausgegeben.

Im konsolidierten BAB (Monat und Zeitraum) werden die Rechenzeilen mit den monatlichen und den aufgelaufenen konsolidierten Werten neu ermittelt. Voraussetzung: Die Kästchen MW kons. und AW kons. sind aktiviert.

Planwerte / Vorjahreswerte oder Budgetwerte werden im konsolidierten BAB nicht ausgewiesen.


Beispiele, wie sich die Ergebnisse mit den unterschiedlichen Einstellungen errechnen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Hilfe, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kumulierung ein und wählen Sie das Thema Bedeutung der Kumulierung bei Ist-Werten und Planwerten/Vorjahreswerten.

2.5.4.2 Erfassung einer BAB-Unterzeile Zu jeder BAB-Zeile (außer bei Leer- und Überschrifts-Zeilen) definieren Sie im rechten Teil des Arbeitsbereichs (Details) die Unterzeilen. In den einzelnen Feldern sind folgende Eingaben möglich: Zeilenmodus Legen Sie fest, wie mit der betreffenden Zeile rechnerisch verfahren werden soll:

• Kto (Kontenabfrage): In die Unterzeile fließen alle Buchungen der angegebenen Konten ein und liefern

das Zeilenergebnis. Über das Feld Abfrage-/Rechenart wird das Vorzeichen (+/-) bestimmt. • Kst (Kst-Verteilung): Verrechnungen zwischen Kostenstellen-/trägern (also Umlagen oder

innerbetriebliche Leistungsverrechnungen) erfolgen in dieser Zeile. • ZLR (Zeilenrechnung): In dieser Unterzeile wird eine Rechenoperation mit den Werten von

davorliegenden (bereits ermittelten) BAB-Haupt-Zeilen durchgeführt. • KW (Konstante Werte): In der Zeile wird der abgefragte Konstante Wert ausgewiesen.

Abfrage / Rechenart – Von - Bis Hier legen Sie die Abfrage- und Rechenart und die zu berücksichtigenden Konten, Kostenstellen/-träger, Konstante Werte, IBLZ-Nummern, Umlagereihenfolge-Nummern oder Zeilen fest. Die Eingaben in diesen Feldern sind vom eingestellten Zeilenmodus abhängig. Für die einzelnen Zeilenarten gilt: Kto (Kontenabfrage) Steuert das Vorzeichen des Ergebniswertes. S (Soll) berechnet die Summe aller Sollwerte minus Summe aller Habenwerte der Kostenstelle. H (Haben) berechnet die Summe aller Habenwerte minus Summe aller Sollwerte der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers. Die Spalten Von und Bis bestimmen den Kontenbereich, der in diese Zeile einfließen soll. Ein Konto kann im BAB-Strukturplan nur einmal abgefragt werden. Überschneidungen sind nicht zulässig. Alle Konten, die in eine Zeile fließen, müssen auf der gleichen Kontenseite abgefragt werden (Soll oder Haben). Nur so erreichen Sie eine Saldierung von Soll- und Habenwerten. Beispiel: Erlöse buchen Sie im Haben, gewährte Skonti im Soll. Die Erlöskonten fragen Sie im Haben ab. Um den Skonto von den Erlösen abzuziehen, muss auch der Skonto im Haben abgefragt werden, wenn der Skonto in die gleiche Zeile wie die Erlöse fließen soll. Durch das Abfragen des Skonto-Kontos auf der anderen als der gebuchten Kontenseite erhalten die Werte ein negatives Vorzeichen und mindern dadurch die Erlöse. Kst (Kst-Verteilung) Sie wählen, ob in der Zeile innerbetriebliche Leistungsverrechnungen (IBL-E, IBL-B, IBLZ-E und IBLZ-B) oder Umlagen (UML-E, UML-B, UML-AB, UMZ-E, UMZ-B und UMZ-AB) dargestellt werden. Bei der Abfrage-Art IBL-E, IBL-B, UML-E, UML-B und UML-AB geben Sie in den Spalten Von und Bis eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger oder einen Kostenstellen/-trägerbereich ein. Ob in dem Bereich auch Kostenstellen/-träger angelegt sind, wird bei der Eingabe nicht geprüft. Sowohl in der Entlastungs- (IBL-E bzw. UML-E) als auch in der Belastungszeile (IBL-B bzw. UML-B oder UML-AB) geben Sie als Kostenstellen/-trägerbereich immer die abgebenden Kostenstellen/-träger ein. Bei IBLZ-E und IBLZ-B vergeben Sie unter Von und Bis eine beliebige Nummer für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Bei mehrfach umgelegten Kostenstellen/-trägern (UMZ-


E, UMZ-B und UMZ-AB) wählen Sie die Umlagereihenfolge-Nummer (URF-Nummer) aus, die Sie für die entsprechende Umlage unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Umlagen verwendet haben. Hinweis: Die Abfragearten UMZ-E, UMZ-B und UMZ-AB werden nur angezeigt, wenn Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Kategorie Einstellungen die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren aktiviert haben. ZLR (Zeilenrechnung) Sie legen die Rechenart fest und geben in den Spalten Von und Bis die BAB-Zeilennummern ein, die Sie für die Rechenoperationen benötigen (z. B. zur Summenbildung). Benötigen Sie für die Berechnung nur eine Zeile, geben Sie in beiden Spalten die gleiche Nummer ein. Um festzulegen, ob mit dem Wert der Mengenspalte oder mit der Betragsspalte der Zeilen gerechnet werden soll, stellen Sie der Zeilennummern ein M (Menge) oder ein B (Betrag) voran. Eine Tabelle mit allen Rechenarten finden Sie im Anschluss an die Feldbeschreibungen der Unterzeile. KW (Konstante Werte) Bei der Auswahl KW als Zeilenmodus wird als Abfrage-Art automatisch KONST hinterlegt. In den Spalten Von und Bis geben Sie die Nummer des Konstanten Wertes an, die Sie bei der Anlage unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Konstante Werte vergeben haben. Sie können auch einen Bereich von Konstanten Werten angeben, es wird dann mit der Summe der Konstanten Werte dieses Bereichs gerechnet. Ob in dem Bereich auch Konstante Werte angelegt sind, wird bei der Eingabe nicht geprüft. Ergebnis: Sie legen fest, ob nur die Menge (M), nur der Betrag (B) oder beides (MB) als Ergebnis im BAB stehen soll. In Zeilen mit der Kst-Verteilung Umlage wird stets nur ein Betrag ermittelt. Das Ergebnis fließt immer in die Betragsspalte der Zeile ein. Als Kennzeichen in diesem Feld kann daher nur B für Betrag eingegeben werden. In Rechenzeilen und Zeilen mit Abfrage eines konstanten Wertes wird je Zeile nur ein Wert ausgewiesen, also entweder der Betrag (B) oder die Menge (M). Hinweis: Steht in einer Rechenzeile nur eine Rechenoperation mit der Abfrage-/Rechenart Bereichsaddition ++, können Sie die Ist-Werte in die Spalte Planwerte und/oder Vorjahreswerte übernehmen. Dafür stehen Ihnen im Ergebnis weitere Kennzeichen zur Verfügung:

BP (Betrag in Planwerte übernehmen), MP (Menge in Planwerte übernehmen) BV (Betrag in Vorjahreswert übernehmen) MV (Menge in Vorjahreswert übernehmen) B* (Betrag in Plan- und Vorjahreswert übernehmen) M* (Menge in Plan- und Vorjahreswert übernehmen)

Diese Einstellungen ermöglichen Ihnen den Einstieg in die flexible Plankostenrechnung.


Rechenarten bei der Zeilenrechnung In der BAB-Zeilenstruktur wählen Sie im Feld Abfrage-/Rech.-Art, welche Rechenoperation für die Zeilenrechnung angewendet werden soll:

Rechensymbol Bedeutung + + Bereichsaddition der Werte aus Zeile von bis Zeile bis. Alle Werte der Zeilen

zwischen Zeile von und Zeile bis werden addiert. Das M/B-Kennzeichen zu Zeile von und Zeile bis muss gleich sein. Dieses Rechensymbol wählen Sie auch, wenn eine einzelne Zeile in eine Ergebniszeile einfließen soll. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert relevant 20 Erlöse Inland 10.000 x 30 Erlöse Ausland 20.000 x 40 Sonstige Erlöse 5.000 x 50 Erlöse gesamt 35.000 Die Rechenoperation in der Zeile 50 lautet: ZLR ++ B20 B49 B D.h.: von Zeile 20 werden alle Zeilen bis zur Zeile 49 addiert. Es wird deshalb B49 (Betrag der Zeile 49) gewählt, damit die Rechenoperation nicht mehr geändert werden muss, wenn weitere Zeilen eingefügt werden, z. B. Zeile 45, die in die Zeile Erlöse gesamt einfließen sollen.

+ Addition des Wertes Zeile von zum Wert Zeile bis. Dazwischenliegende Zeilen werden nicht berücksichtigt. Diese Rechenart darf nicht für einzelne Zeilen verwendet werden, weil sonst der Wert der Zeile doppelt in das Ergebnis einfließt. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert relevant 100 Personalkosten Verwaltung 10.000 110 Personalkosten Vertrieb 20.000 120 Personalkosten gesamt 30.000 x 200 Raumkosten 15.000 210 Kfz-Kosten 10.000 220 Kosten ges. ohne Pers-Kosten 25.000 x 250 Gesamtkosten 55.000 Die Rechenoperation in der Zeile 250 lautet: ZLR + B120 B220 B D.h.: zur Zeile 120 (Personalkosten gesamt) wird der Wert der Zeile 220 (Kosten ges. ohne Pers-Kosten) addiert. Die Zeilen dazwischen werden nicht berücksichtigt. Sie dürfen nicht mehr in die Berechnung einfließen, weil deren Werte schon in den Summenzeilen 120 und 220 enthalten sind


++[+] Bereichsaddition: Die positiven Werte aus "Zeile Von" bis "Zeile Bis" werden addiert. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert 100 Erträge/Aufwendungen I + 1.000 120 Erträge/Aufwendungen II + 2.000 140 Erträge/Aufwendungen III - 3.000 160 Erträge/Aufwendungen IV - 4.000 180 Erträge/Aufwendungen V - 1.000 200 Summe Erträge + 3.000 Die Rechenoperation in der Zeile 200 lautet: ZLR ++[+] B100 B180 B In Zeile 200 werden die Zeilen 100 und 120, die positive Werte enthalten, addiert.

++[-] Bereichsaddition: Die negativen Werte aus "Zeile Von" bis "Zeile Bis" werden addiert. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert 100 Erträge/Aufwendungen I + 1.000 120 Erträge/Aufwendungen II + 2.000 140 Erträge/Aufwendungen III - 3.000 160 Erträge/Aufwendungen IV - 4.000 180 Erträge/Aufwendungen V - 1.000 200 Summe Aufwendungen - 8.000 Die Rechenoperation in der Zeile 200 lautet: ZLR ++[-] B100 B180 B In Zeile 200 werden die Zeilen 140, 160 und 180, die negative Werte enthalten, addiert.

- - Bereichssubtraktion: Vom Wert der Zeile von werden die Werte aller folgenden Zeilen bis zur Zeile bis subtrahiert. Diese Rechenart darf nicht für einzelne Zeilen verwendet werden, die Werte der Zeile würden addiert statt subtrahiert. Das M/B-Kennzeichen zu Zeile von und Zeile bis muss gleich sein. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert relevant 50 Erlöse gesamt 100.000 x 60 Material 20.000 x 100 Fremdleistungen 5.000 x 200 Rohertrag 75.000 Die Rechenoperation in der Zeile 200 lautet: ZLR -- B50 B199 B D.h.: vom Betrag der Zeile 50 werden alle Beträge bis zur Zeile 199 abgezogen. Es wird deshalb B199 (Betrag der Zeile 199) gewählt, damit die Rechenoperation nicht mehr geändert werden muss, wenn weitere Zeilen eingefügt werden, z. B. Zeile 150, die bei der Berechnung des Rohertrags berücksichtigt werden müssen.


+/- Vorzeichenwechsel: Zeile von. x -1 Beim Vorzeichenwechsel muss der Eintrag zu Zeile von und Zeile bis gleich sein, einschließlich des M/B-Kennzeichens. Hinweis: Den Vorzeichenwechsel kann man auch verwenden, um den Wert einer Zeile als negativen Wert in eine Ergebniszeile zu bringen und ihn dadurch von den vorhandenen positiven Werten abzuziehen. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert relevant 50 Erlöse gesamt 100.000 x 60 Material 20.000 x 70 IBL Material 5.000 x 80 Material gesamt 25.000 x 200 Rohertrag 75.000 Die Rechenoperation in der Zeile 200 lautet: ZLR ++ B50 B50 B ZLR +/- B80 B80 B D.h.: Der Betrag der Zeile 50 wird mit seinem Wert in die Zeile 200 übernommen, der Betrag der Zeile 80 wird mit umgekehrtem Vorzeichen (also negativ) in die Zeile 200 gestellt. Daraus errechnet sich das Ergebnis der Zeile 200: Erlöse 100.000 Material - 25.000 Rohertrag 75.000

* Multiplikation der Werte Zeile von und Zeile bis. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert 60 Material 100.000 70 MKZ 20 % 1,2 (= Konstanter Wert) 100 Material gesamt 120.000 Die Rechenoperation in der Zeile 100 lautet: ZLR * B60 B70 B D.h.: als Konstanter Wert wurde 1,2 hinterlegt, um das Material mit einem Faktor von 1,2 zu multiplizieren. Das entspricht einem Materialgemeinkostenzuschlag von 20 %.

/ Division des Wertes aus Zeile von durch den Wert aus Zeile bis. Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert 250 Personalkosten 100.000 260 Anzahl der Mitarbeiter 4 (= Konstanter Wert) 270 durchschnittl. Pers.-Kosten 25.000 Die Rechenoperation in der Zeile 270 lautet: ZLR / B250 B260 B D.h. die Personalkosten in der Zeile 250 werden durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt, um die durchschnittlichen Personalkosten zu ermitteln.


%1 Errechnen eines Prozentsatzes Zeile von ./. Zeile bis x 100 Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert 100 Erlöse 200.000 110 Wareneinsatz 120.000 120 Wareneinsatz in % vom Erlös 60 Die Rechenoperation in der Zeile 120 lautet: ZLR %1 B110 B100 B D.h. es wird errechnet, wie viel Prozent vom Erlös der Wareneinsatz ausmacht: 120.000: 200.000 = 0,6 x 100 = 60 Der Wareneinsatz beträgt 60 % vom Erlös.

%2 Rechnen mit einem Prozentsatz Zeile von ./. 100 x Zeile bis Beispiel: Zeile Zeilenbezeichnung Ist-Wert 110 Material 100.000 120 MKZ in % 20 (= Konstanter Wert) 130 MKZ 20.000 Die Rechenoperation in der Zeile 130 lautet: ZLR %2 B110 B120 B D.h.: der Materialgemeinkostenzuschlag (MKZ) wird auf der Basis des gebuchten Materials und eines Zuschlagsatzes, der als Konstanter Wert eingegeben wurde, errechnet: 100.000 : 100 = 1.000 x 20 = 20.000 Der Materialgemeinkostenzuschlag beträgt 20.000 Hinweis: Achten Sie in nachfolgenden Rechenzeilen darauf, dass die Zeile mit dem Konstanten Wert nicht mitberücksichtigt wird, damit dieser nicht z. B. zu einem Ergebnis addiert wird.

2.5.4.3 Weitere Bearbeitungsfunktionen in der Zeilenstruktur Über Bearbeiten | Zeile löschen wird die ganze Zeile gelöscht, in der der Cursor steht. Löschen Sie eine Unterzeile zu einer BAB-Hauptzeile, die mehrere Unterzeilen hat, so wird die nachfolgende Unterzeile nach oben gezogen. Steht der Cursor beim Löschen einer Zeile im linken Teil des Bildschirms auf einer Hauptzeile, werden alle Unterzeilen zur Hauptzeile mitgelöscht. Über Bearbeiten | Felder schleppen übernehmen Sie in einer Zeile für das aktuelle Feld und alle rechts davon befindlichen Felder die Werte aus der vorangegangenen Zeile. Über Bearbeiten | Zeile kopieren können Sie die aktuelle Unterzeile kopieren. Über Ansicht | Notiz können Sie zu jeder Zeile eine Anmerkung hinterlegen.


2.5.5 BAB-Systemlösungen Nach der Installation der Kostenrechnung stehen eine Vielzahl von Systemlösungen zur Verfügung, z.B.:

• BWA-Schema „kurzfristige Erfolgsrechnung“ in mehreren Sprachen o für die Kontenrahmen:

SKR 03 Wareneinkauf und Warenverbrauch SKR 04 Wareneinkauf und Warenverbrauch SKR 07 (Österreich) SKR 14 (land- und forstwirtschaftliche Betriebe) SKR 45 (soziale Einrichtungen nach PBV)

• Schema nach Einnahmen-Ausgaben BWA SKR 03 Wareneinkauf SKR 04 Wareneinkauf

• Deckungsbeitragsrechnung SKR 03 für Wareneinkauf und Warenverbrauch • Deckungsbeitragsrechnung SKR 04 für Wareneinkauf und Warenverbrauch • Deckungsbeitragsrechnung SKR 07 • Zuschlagskalkulation SKR 03 für Wareneinkauf und Warenverbrauch • Zuschlagskalkulation SKR 04 für Wareneinkauf und Warenverbrauch • Zuschlagskalkulation SKR 07 • IFRS-Lösung (für Umsatzkostenverfahren) SKR 03 und 04

Hier eine kurze Beschreibung der Systemlösungen: Kostenrechnung nach BWA-Schema Die KOST-Systemlösung nach dem BWA-Schema orientiert sich an der DATEV-BWA „kurzfristige Erfolgsrechnung“. Sie wird für die Kontenrahmen 03, 04, 07, 14 und 45 und in mehreren Sprachen angeboten. Für die Kontenrahmen SKR03 und 04 können Sie zwischen der Systemlösung „Wareneinkauf“ und „Wareneinsatz“ wählen. Um die Abstimmung mit der BWA zu erleichtern, ist es empfehlenswert, hier die Systemlösung auszuwählen, die der Wareneinsatzermittlung der BWA entspricht:

Wareneinsatz = Wareneinkauf (KG3/K51) – es werden in der Zeile Wareneinsatz die Wareneinkaufskonten herangezogen Wareneinsatz = Warenverbrauch (KG4/K50) - es werden in der Zeile Wareneinsatz die Konten herangezogen, auf denen der ermittelte (z. B. per Warenentnahmeschein) und umgebuchte Warenverbrauch steht.

Schema nach Einnahmen-Ausgaben BWA SKR 03, SKR 04 Diese Lösungen basieren auf der Einnahmen-Ausgaben BWA aus (Kanzlei-)Rechnungswesen. Deckungsbeitragsrechnung Die Deckungsbeitragsrechnung ist ein Informationssystem zur Planung und Steuerung des Unternehmens in Form einer Teilkostenrechnung. Sie hilft Ihnen dabei, Entscheidungen in Ihrer Auswirkung auf das Gesamtunternehmen besser beurteilen zu können und ermöglicht für einzelne Unternehmensbereiche eine bessere Leistungsbeurteilung. Die KOST-Systemlösung Deckungsbeitragsrechnung bietet Antworten auf Fragen wie:

• Wie verteilt sich der Umsatz auf die einzelnen Unternehmensbereiche? • Deckt der Deckungsbeitrag 1 die direkten Kosten der Unternehmensbereiche ab? • Welchen Beitrag leistet der Unternehmensbereich zur Deckung der Unternehmensfixkosten?


Zuschlagskalkulation Mit der Zuschlagskalkulation sind Nachkalkulationen für verschiedene Kostenträger möglich (Kostenträgerrechnung). Bei diesem Verfahren werden die Kosten in Einzelkosten und Gemeinkosten gesplittet. Die Zuschlagskalkulation ist branchenneutral und somit für jedes Gewerbe anwendbar. Antwort gibt die Zuschlagskalkulation z. B. auf die Frage: Entsprechen die tatsächlichen Gemeinkosten den rechnerisch ermittelten Zuschlägen bei den Aufträgen?

IFRS für Umsatzkostenverfahren Die IFRS-Zeilenstruktur für Umsatzkostenverfahren orientiert sich an den Vorschriften der International Financial Reporting Standards (IFRS/IAS) auf Basis der SKR 03 und SKR 04 und ist mit dem Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung nach IFRS/IAS abgestimmt.

3 Integration in (Kanzlei-)Rechnungswesen Alle Buchungen, die Sie unter Belege buchen in der Finanzbuchführung erfassen, fließen in die Berechnung der Kosten- und Leistungsrechnung ein, wenn mindestens ein Konto des Buchungssatzes ein kostrelevantes Konto ist. Das Programm unterstützt Sie mit Hilfe einer Plausibilitätsprüfung, um Fehler bei der Erfassung zu vermeiden. Beim ersten KOST-System, das Sie einrichten, erfolgt automatisch die Aktivierung der KOST-Prüfung in den Steuerungsdaten. Sie werden beim Buchen darauf hingewiesen, wenn die Eingabe einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers im Buchungssatz notwendig ist oder eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger im gebuchten Zeitraum nicht bebuchbar ist, beziehungsweise die Kostenstelle oder der Kostenträger für das gebuchte Konto nicht zulässig ist. In Kapitel 3.2 erfahren Sie auch, welche Möglichkeiten Sie beim Buchen von Zahlungen haben, damit auch Skonto-Buchungen in der Kosten- und Leistungsrechnung fehlerfrei verarbeitet werden können.

3.1 KOST-Prüfung aktivieren In der Kosten- und Leistungsrechnung können nur fehlerfreie Buchungen (unter Berücksichtigung der Stammdaten in der Kosten- und Leistungsrechnung) berechnet werden. Damit Sie bereits beim Buchen darauf aufmerksam gemacht werden, wenn in einer Buchung für ein kostrelevantes Konto eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger eingegeben werden muss, aktivieren Sie die KOST-Prüfung für das aktive KOST-System unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Kategorie KOST-System. Markieren Sie dort die Checkbox Eingaben unterstützen und prüfen. In der Kategorie Plausibilitäten Buchen legen Sie fest, ob Sie nur die Konten prüfen wollen, die in der Zeilenstruktur abgefragt werden oder auch die kompletten relevanten Konten (Kapitel 2.4). Alle anderen Konten werden bei der Prüfung ignoriert. Es wird auch geprüft, ob die im Buchungssatz erfasste Kostenstelle bzw. der Kostenträger im Buchungsmonat bebuchbar ist, wenn Sie entsprechende Angaben in den Kostenstellen/-träger-Stammdaten hinterlegt haben (Kapitel 2.3.1). Wurden unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Konten-Kst.-Zuordnungen (Kapitel 5) Eingaben gemacht, werden diese ebenfalls beim Buchen geprüft. Außerdem können Sie direkt beim Buchen neue Kostenstellen/-träger anlegen. Ausnahme: Es gibt eine Einstellung, die es ermöglicht die Neuanlage einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers beim Buchen zu sperren. Unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Kategorie Einstellungen setzen Sie den Haken bei Kostenstellen/-trägeranlage in Nicht-Kost-Anwendungen


(z.B. Belege buchen, Anlagenbuchführung…) sperren, wenn keine Neuanlage von Kostenstellen-/trägern zugelassen werden soll. Eine Neuanlage in den Stammdaten ist weiterhin möglich. Die KOST-Prüfung bei der Buchungserfassung Die KOST-Prüfung wird i. d. R. beim Anlegen des KOST-Systems in Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten | in der Kategorie KOST-System entweder für das Feld KOST1 oder KOST2 für das entsprechende KOST-System hinterlegt. Unter Belege buchen sehen Sie im Zusatzbereich des geöffneten Buchungsstapels in den Eigenschaften im Link Buchungssatz in der Gruppe Buchungserfassung für welches KOST-Feld die KOST-Prüfung aktiviert wurde. Hier können Sie auch während des Buchens die KOST-Prüfung temporär deaktivieren. Diese Einstellung gilt dann nur für diesen Benutzer in diesem Mandanten. Ist z. B. für das KOST-Feld KOST1 bisher in keinem KOST-System eine KOST-Prüfung aktiviert, öffnet sich beim Aktivieren automatisch das Fenster Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten für das KOST-System mit der niedrigsten Nummer. Wählen Sie das KOST-System aus, für das die KOST-Prüfung gelten soll. In der Kategorie KOST-System können Sie hier Ihre KOST-Prüfung aktivieren. Wenn Sie mehrere KOST-Systeme einsetzen und wissen möchten, für welches KOST-System die KOST-Prüfung aktiv ist, sehen Sie das ebenfalls im Belege buchen über den Zusatzbereich in den Eigenschaften im Link Buchungssatz. Klicken Sie auf die Gruppe Buchungserfassung und auf den Link Kost1 Eingaben unterstützen bzw. KOST2 Eingaben unterstützen. Es öffnet sich das Fenster Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten für das KOST-System, in dem die KOST-Prüfung aktiviert ist. Zum Ändern der KOST-Prüfung wechseln Sie in das gewünschte KOST-System und aktivieren dort die KOST-Prüfung. Falls Sie in der Buchungserfassung auch das Feld KOST2 nutzen möchten, aber noch kein weiteres KOST-System angelegt haben, werden Sie bei der Aktivierung des Kontrollkästchens darauf hingewiesen, dass ein weiteres KOST-System angelegt wird. Bestätigen Sie diese Meldung. Die Aktivierung der KOST-Prüfung ermöglicht auch die Auswahl und die Neuanlage von Kostenstellen/-trägern. Sie erhalten über das Auswahlkästchen rechts neben den Feldern KOST1 und/oder KOST2 die Liste der Kostenstellen/-träger und eine Übersicht über alle Kontenverteilungen. Über den Link Neue(n)Kostenstelle/-träger anlegen können Sie während des Buchens auch neue Kostenstellen/-träger anlegen.

3.2 Zahlungsbuchungen mit Skonto Sie buchen in der Finanzbuchführung Zahlungen mit Eingaben im Feld Skonto. Haben Sie die Skontokonten als kostrelevante Konten hinterlegt (Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Relevante Konten) und unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur einer Zeile zugeordnet, geben Sie bei allen Zahlungen mit Skonto im Feld KOST1 und/oder KOST2 die Kostenstelle bzw. den Kostenträger an, auf die/den der Skontobetrag fließen soll. Die Kostenstelle bzw. der Kostenträger wird an die abgeleitete Skonto-Buchung weitergegeben. Da in der Regel weder das Geldkonto noch das Personenkonto kostrelevant sind, wirkt sich die Eingabe von Kostenstelle/-träger nur auf die Skonto-Buchung aus. Die Angabe kann nur dann entfallen, wenn für die Skontokonten eine Kontenverteilung hinterlegt ist. Ohne Angabe von Kostenstelle/-träger und ohne Kontenverteilung fließen diese Buchungen in die „nicht berücksichtigten Buchungen“ oder auf die Sammelkostenstelle, weil keine Zuordnung möglich ist.


Für automatische Ausgleichsbuchungen aus dem Zahlungsvorschlag in (Kanzlei-) Rechnungswesen können Sie hinterlegen, dass die Kostenstelle bzw. der Kostenträger automatisch ergänzt wird. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den Mandanten in der Buchführung und wählen den Menüpunkt Stammdaten | Debitoren bzw. Stammdaten | Kreditoren | Einstellungen Zahlungen/Lastschriften. Klicken Sie auf Übergeben und wählen Sie in der KOST-Ergänzung Zahlungsbuchung mit Skonto aus. Beim Erstellen des Zahlungsvorschlags wird dann die Kostenstelle bzw. der Kostenträger aus dem Buchungssatz übernommen, die/der beim Erfassen der Rechnung angegeben wurde. Bei manuellen Zahlungsbuchungen (Einzel- und Sammelzahlungen) wird die Kostenstelle bzw. der Kostenträger aus dem Ursprungsbuchungssatz übernommen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: • für die zu zahlenden Rechnungen (und deren Teilposten) wurde nur eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger

erfasst, • die KOST-Prüfung ist in den Eigenschaften des Buchens aktiviert, • BU-Schlüssel automatisch vorschlagen ist in den Eigenschaften des Buchens aktiviert und • die Skontoprüfung über F2 oder über „Zahlung bearbeiten – Als Skonto übernehmen“ wird angehakt.

Beim Verarbeiten von Buchungsvorschlägen wird ebenfalls die Kostenstelle bzw. der Kostenträger aus dem Ursprungsbuchungssatz übernommen.

4 Kostenstellen-/träger-Eigenschaften Betriebszweige, Leistungen, Aufträge, Projekte, Baustellen und vieles mehr – das alles wird durch Kostenstellen/-träger repräsentiert. Sie durchlaufen unter Umständen bestimmte Phasen. So kann ein Projekt z. B. "in Planung" oder "abgeschlossen" sein, Baustellen werden einem bestimmten Bauleiter zugeordnet, der Vertrieb ist nach Regionen gegliedert, ein Auftrag hat einen bestimmten Bearbeitungsstand und so weiter. All diese Informationen zu den Kostenstellen/-trägern können Sie als Eigenschaft hinterlegen, um dann anhand der Eigenschaften Kostenstellen/-träger zu konsolidieren und auszuwerten. Es sind derzeit 9 verschiedene Eigenschaften möglich mit Ausprägungen zwischen 1 und 99999999. Beispiel: Sie rechnen ein Bauunternehmen mit dem Programm Kostenrechnung ab. Die Baustellen sind verschiedenen Bauleitern zugeteilt. Außerdem möchten Sie als Information hinterlegen, in welchem Bauabschnitt sich die Baustelle befindet:

Nummer Kostenstellen/-träger-

Eigenschaft Kst.-Eigenschaftsausprägung

1 Bauabschnitt 1 in Planung 2 Rohbau 3 Innenausbau 2 Bauleiter Herr Mustermann Herr Tester usw.

So kann die Baustelle mit der Kostenstellen/-trägernummer 5000 die Eigenschaft 1, Ausprägung 3 und gleichzeitig die Eigenschaft 2 mit Ausprägung 1 haben. Sie haben dadurch die Möglichkeit, Auswertungen nach diesen Eigenschaften zu erstellen, also zum Beispiel alle Baustellen mit Bauabschnitt Rohbau oder alle Baustellen des Bauleiters Herr Mustermann.


4.1 Anlage von Kostenstellen/-träger-Eigenschaften

Wie Sie bei der Anlage von Kostenstellen/-träger-Eigenschaften vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen-Eigenschaften ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen/-träger-Eigenschaften einrichten.

4.2 Löschen von Kostenstellen/-träger-Eigenschaften Wie Sie Kostenstellen/-träger-Eigenschaften löschen können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen-Eigenschaften ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen-Eigenschaften bearbeiten. Kst.-Eigenschaften können nur gelöscht werden, wenn sie nicht verwendet werden. Ist eine Eigenschaft z. B. einer Kostenstelle bzw. einem Kostenträger zugeordnet, erhalten Sie ein Fehlerprotokoll, aus dem Sie ersehen können, in welchen Stammdaten die Kst.-Eigenschaft zugeordnet ist. Entfernen Sie die Eigenschaft aus allen im Protokoll genannten Stammdaten und löschen Sie anschließend die Eigenschaft wie oben beschrieben.

4.3 Zuordnen der Kst.-Eigenschaften/-Ausprägungen zu den Kostenstellen/-trägern Wie Sie Kst.-Eigenschaften/-Ausprägungen den Kostenstellen/-trägern zuordnen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen-Eigenschaften ein und wählen Sie das Thema Eigenschaften der Kostenstellen/-träger setzen.

4.4 Kostenstellen/-träger-Filter Der Kostenstellen/-träger-Filter liefert, auf Basis bestimmter Kostenstellen-Eigenschaften, eine Teilmenge aus allen angelegten Kostenstellen. Er ermöglicht eine flexible Verknüpfung und Darstellung verschiedener Teilbereiche des Unternehmens. Die Filter werden in den Stammdaten der Kostenstellen-Eigenschaften oder Stammdaten der Kostenstellen/-träger angelegt, und können bei der Einrichtung der Konsolidierung, Konten-Kst.-Zuordnungen, Chefübersichten und Zeitreihen angewandt werden. Sie erfassen bzw. bearbeiten Kostenstellen-Filter in Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kst.-Eigenschaften bzw. Kostenstellen/-träger. In den Kontextbezogenen Links finden Sie in der Gruppe Weitere den Link auf die Kst.-Filter. Es öffnet sich das Fenster Kostenstellen/-träger-Filter verwalten. Hier können Sie neue Filter anlegen oder bestehende Filter bearbeiten. Die Bearbeitungsfunktionen finden Sie über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste.

4.4.1 Kostenstellen/-träger-Filter anlegen oder bearbeiten Wie Sie Kostenstellen/-träger-Filter anlegen oder bearbeiten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Filter ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen/-träger-Filter verwalten.


4.4.2 Beispiel für die Verwendung des Filters und der Kst.-Eigenschaften

Im folgenden Beispiel wird anhand eines Unternehmens, das bundesweit tätig ist, die Wirkungsweise und der Vorteil von Kst.-Eigenschaften mit dem Kostenstellen/-träger-Filter veranschaulicht. Über Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kst.-Eigenschaften wurden die Region und der Projektstatus als Eigenschaften hinterlegt. Ziel ist es, Auswertungen (z. B. Chefübersichten) zu erstellen, die nur bestimmte Ausprägungen dieser beiden Eigenschaften enthalten. Eigenschaft Nr. 1 Region:

Eigenschaft Nr. 2 Projektstatus:

Diese Eigenschaften werden unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger den Kostenstellen/-trägern zugeordnet.


Anlegen des Kostenstellen/-träger-Filters Diese Kostenstellen sollen nun nach Ihren Eigenschaften ausgewertet werden. Es soll z. B. eine Chefübersicht definiert werden, die alle Baustellen aus der Region Nord mit dem Projektstatus laufend enthält. Diese Kombination aus mehreren Eigenschaften kann nur über den Kostenstellen/-träger-Filter eingegeben werden. Den Filter können Sie z. B. über Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger aufrufen. Klicken Sie im Zusatzbereich auf die Kontextbezogenen Links und anschließend in der Gruppe Weitere auf den Link Kst.-Filter und auf den Link Neuen Kostenstellen/-träger-Filter anlegen.

Der Filter wird gespeichert und erscheint in der Übersicht des Fensters Kostenstellen/-träger-Filter verwalten. Dieser Filter kann jetzt für die Stammdaten der Konsolidierung, Konten-Kst.-Zuordnungen, Chefübersichten und Zeitreihen genutzt werden. Verwendung des Filters in der Konsolidierung Es soll nun eine Chefübersicht erstellt werden, die den konsolidierten Wert aller Kostenstellen/-träger aus der Region Nord mit dem Projektstatus laufend enthält. Unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Konsolidierung kann in der Ebene 1 der Filter verwendet werden.


Verwendung des Filters in den Chefübersichten Unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Chefübersichten wird der Filter verwendet, um eine Auswertung zu erhalten, die besondere Eigenschaften enthält. Im Beispiel alle Kostenstellen/-träger (Baustellen) der Region Nord deren Projektstatus laufend ist. Zusätzlich wird die angelegte Konsolidierung aus der Ebene 1 mit dem Element 100 zur Zusammenfassung der Werte verwendet.

Erstellung der Auswertung Chefübersichten In der Chefübersicht erscheinen jetzt die Kostenstellen (Baustellen) aus der Region Nord mit dem Projektstatus laufend und dem Konsolidierungselement 100, Nord, lfd..

Sollten neue Kostenstellen/-träger mit der gleichen Eigenschaftszuordnung hinzukommen, werden diese durch den Filter automatisch in den Auswertungen berücksichtigt.

5 Konten-Kst.-Zuordnungen Um Fehler beim Erfassen in der Finanzbuchführung zu vermeiden, legen Sie fest, welche Konten mit welchen Kostenstellen/-trägern bebucht beziehungsweise nicht bebucht werden dürfen.


Wird in der Finanzbuchführung ein Konto mit einer Kostenstelle bzw. einen Kostenträger bebucht, die/der für das Konto nicht zulässig ist, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Ist die für die Buchung richtige Kostenstelle bzw. der Kostenträger nicht bekannt, haben Sie die Möglichkeit, die Buchung mit Eingabe der falschen Kostenstelle bzw. dem Kostenträger dennoch zu übernehmen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu korrigieren. Die Korrektur einer solchen Buchung sollte in der Finanzbuchführung erfolgen, damit Finanzbuchführung und Kosten- und Leistungsrechnung identisch sind. Nur in Ausnahmefällen oder beim Import von Stapeln verschiedener Mandanten zur Konsolidierung kann in der Kosten- und Leistungsrechnung eine Korrektur direkt im Stapel vorgenommen werden. Ein Stapel mit einer unzulässigen Konten-Kostenstellen-Zuordnung kann in der Kosten- und Leistungsrechnung nicht verarbeitet werden.

5.1 Anlage von Konten-Kostenstellen-Zuordnungen Wie Sie bei der Anlage von Konten-Kostenstellen-Zuordnungen vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Konten-Kst.-Zuordnung ein und wählen Sie das Thema Konten-Kst.-Zuordnung anlegen oder ändern.

6 Verteilschlüssel Die benötigten Verteilschlüssel können Sie entweder im Menüpunkt Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Verteilschlüssel zentral anlegen, oder in den Stammdaten der fixen Kontenverteilung, bzw. der fixen Umlage. Den Verteilschlüssel können Sie verwenden

• im Belege buchen für die Aufteilung eines Belegs auf mehrere Kostenstellen/-träger • im KOST-Stapel zur Aufteilung auf mehrere Kostenstellen/-träger • als Schlüssel für die Verteilung von Anteilen in der fixen Kontenverteilung und • als Schlüssel für die Verteilung von Anteilen in der fixen Umlage.

Wenn der Verteilschlüssel in der Buchungserfassungszeile im Belege Buchen und im KOST-Stapel verwendet werden soll, markieren Sie für die Buchungserfassung freigeben. Der Verteilschlüssel kann jetzt im Feld KOST in der Buchungserfassung eingegeben werden. Verwenden Sie das Zeichen # gefolgt von der Nummer des Verteilschlüssels. Also z. B. #1, wenn der Verteilschlüssel mit der Nummer 1 für die Buchung verwendet wird. Die Verteilung über den Verteilschlüssel erfolgt ausschließlich in der Kostenrechnung und nicht in der FIBU. Die Einstellung auf Zeitraum verteilen ist für den Verteilschlüssel erst aktiv, wenn Sie diese unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen aktivieren. Wenn Sie die Werte einer Buchung gleichmäßig über die Monate verteilen wollen, wählen Sie In KOST auf mehrere Monate verteilen und geben Sie den gewünschten Zeitraum an (nur für die Buchungserfassung unter Belege buchen und im KOST-Stapel relevant). Beachten Sie, dass der Zeitraum im Gültigkeitsbereich der Verteilung liegen muss. Die Verteilung erfolgt nur in der Kostenrechnung.


6.1 Anlage von Verteilschlüsseln

Wie Sie bei der Anlage und Verwendung von Verteilschlüsseln vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Verteilschlüssel ein und wählen Sie das Thema Verteilschlüssel anlegen / ändern.

7 Kontenverteilung festlegen Nachdem die Kostenstellen/-träger definiert sind und Sie eine Zeilenstruktur importiert oder erstellt haben, entscheiden Sie, wie die FIBU-Kontenwerte auf Kostenstellen/-träger verrechnet werden sollen. Die direkte Verrechnung erfolgt auf Grund der in den Buchungssätzen eingegebenen Kostenstellen/-träger. Die entsprechenden Beträge werden dabei den Kostenstellen/-trägern belastet oder gutgeschrieben. Bei der indirekten Verrechnung erfolgt die Belastung oder Gutschrift der Kontenwerte auf die Kostenstellen/-träger pauschal nach den hinterlegten Eingaben (Verteilschlüssel) in der Kontenverteilung. Ob die Kontenverteilung oder die Kostenstelle bzw. der Kostenträger im Buchungssatz Vorrang haben, entscheiden Sie bei der Anlage der Relevanten Konten. Haben Sie in den Relevanten Konten das Kontrollkästchen Kontenverteilung statt Kst. aus Buchungssatz markiert, wird bei Buchungen auf dem so markierten Kontenbereich immer die Kontenverteilung durchgeführt, auch wenn Sie im Buchungssatz eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger erfasst haben. Fehlt die Markierung, hat eine im Buchungssatz eingegebene Kostenstelle bzw. ein Kostenträger Vorrang. Es kommt nur zur Kontenverteilung, wenn im Buchungssatz keine Kostenstelle bzw. kein Kostenträger eingegeben wurde. Sie können also Buchungen eines Kontos i.d.R. direkt zuordnen und nur den Rest, bei dem die Zuordnung unklar ist, per Kontenverteilung auf die Kostenstellen/-träger verteilen lassen. Ist bei der Anlage der Relevanten Konten das Feld Kontenverteilung statt Kst. aus Buchungssatz markiert und wurde im Buchungssatz eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger erfasst, die/der nicht im Kostenstellen/-träger-Stamm angelegt ist, kommt es trotzdem zu keiner Verteilung der Kontenwerte. Das Programm prüft zuerst im Buchungssatz enthaltene Kostenstellen/-träger. Führt diese Prüfung bereits zu einem Fehlerhinweis, werden die übrigen Stammdaten, in diesem Fall die Einstellungen in den Relevanten Konten, nicht mehr geprüft. Im Buchungssatz eingegebene Kostenstellen/-träger, die bisher im Kostenstellen/-träger-Stamm nicht vorhanden sind, müssen deshalb unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger angelegt oder aus dem Buchungssatz entfernt werden. Ansonsten erscheinen diese Buchungen im BAB im Link Nicht berücksichtigte Buchungen oder auf der Sammelkostenstelle. Wenn Sie eine Kontenverteilung neu anlegen, legen Sie fest, ob die Beträge nach fixen oder variablen Anteilen verteilt werden sollen. Je nach Auswahl geben Sie Anteile für die Verteilung des Kontos auf Kostenstellen/-träger ein (fixe Verteilung) oder Sie legen Bezugskonten bzw. Bezugskontenbereiche für die Verteilung der Beträge fest (variable Verteilung). Die Verrechnung der Kosten wird erst bei der Berechnung des BAB durchgeführt.

7.1 Kontenverteilung mit fixen Anteilen Die Gültigkeitsbereiche der Kontenverteilung und die empfangenden Kostenstellen/-träger mit den Anteilen geben Sie beim Verteilschlüssel ein. Wählen Sie hierzu entweder den Link Diesen Verteilschlüssel bearbeiten oder den Link Neuen Verteilschlüssel anlegen. Den Anteil der Kostenstellen/-träger an den Gesamtkosten geben


Sie in Einheiten der Bezugsgröße ein. Das Programm berechnet den prozentualen Anteil der Kosten aus der Anzahl der Einheiten einer Kostenstelle/-träger und der Anzahl der Einheiten aller Kostenstelle/-träger eines Gültigkeitszeitraums. Buchen Sie in der Finanzbuchführung diese Konten ohne Angabe einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers, greift die gespeicherte Kontenverteilung. Geben Sie im Buchungssatz für dieses Konto eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger an, hat diese Angabe Vorrang vor der Kontenverteilung (Ausnahme: In den Relevanten Konten wurde dieser Kontenbereich im Feld Kontenverteilung statt Kst. im Buchungssatz markiert). Die Kontenverteilung nach fixen Anteilen kann auch unter zusätzlicher Berücksichtigung von Gegenkonten und Buchungstextinhalten festgelegt werden. Erfassen Sie in den Optionalen Zusatzkriterien ein Gegenkonto, wird diese Kontenverteilung vom Programm nur dann durchgeführt, wenn das Konto und das Gegenkonto im Buchungssatz enthalten sind. Das Gleiche gilt für Inhalte im Buchungstext. Wird das Konto und der Buchungstext oder Teile des hinterlegten Buchungstextes im Buchungssatz erkannt, greift die Kontenverteilung in der Kostenrechnung. In allen anderen Fällen nicht. Anlegen einer Kontenverteilung mit fixen Anteilen Wie Sie eine Kontenverteilung einrichten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kontenverteilung ein und wählen Sie das Thema Kontenverteilung anlegen / ändern. Tipp: Sie können als Nummer auch die Nummer des Kontos erfassen, das sie verteilen möchten. Dadurch sehen Sie die Kontenverteilungen in der Übersicht automatisch in der Reihenfolge der Kontonummern. Bei Kontenbereichen, die verteilt werden, verwenden Sie als Nummer jeweils die Nummer vom ersten zu verteilenden Konto (Beispiel: Der Kontenbereich 2000 bis 2859 soll verteilt werden, Sie vergeben die Nummer 2000).

Wenn Sie in den Feldern Von Konto und Bis Konto das gleiche Konto eingegeben haben und mit der Tabulatortaste in das Feld Bemerkung wechseln, wird dort automatisch die hinterlegte Kontenbeschriftung ergänzt.

7.2 Kontenverteilung mit variablen Anteilen Im Unterschied zur Kontenverteilung mit fixen Anteilen werden bei der Kontenverteilung mit variablen Anteilen keine Anteile, sondern Bezugskonten oder Bezugskontenbereiche herangezogen. Die Basis der Verteilung bilden die Beträge des Bezugskontos (oder der Bezugskonten), die auf die Kostenstellen/-träger geflossen sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob den Kostenstellen/-trägern der Wert direkt (Eingabe der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers im Buchungssatz) oder indirekt (über eine fixe Kontenverteilung) zugeflossen ist. Die Anteile ermitteln sich folgendermaßen: Pro Kostenstelle/-träger wird der Saldo des Bezugskontos (bzw. der Bezugskonten) errechnet. Aus dem Verhältnis der einzelnen Salden zum Gesamtsaldo der Bezugskonten über alle Kostenstellen/-träger werden Prozentsätze berechnet. Der Betrag auf dem zu verteilenden Konto wird also im gleichen Verhältnis wie der Betrag auf dem Bezugskonto (bzw. den Bezugskonten) auf die gewählten empfangenden Kostenstellen/-träger aufgeteilt. Im Feld Anteilsbildung legen Sie die Methode fest, nach der die Verteilungsprozentsätze berechnet werden sollen. Bei der Anteilsbildung nach Saldoart werden die gebuchten Beträge der Bezugskonten je empfangender Kostenstelle saldiert. Für jede empfangende Kostenstelle bzw. jeden Kostenträger liegt entweder ein Soll- oder ein


Haben-Saldo vor. Anschließend wird über alle empfangenden Kostenstellen/-träger jeweils eine Summe über die Soll- und über die Haben-Salden ermittelt. Die Seite, die betragsmäßig überwiegt, wird für die Anteilsberechnung herangezogen. Nur jene empfangenden Kostenstellen/-träger, die auch einen Wert auf dieser überwiegenden Seite aufweisen, werden bei der Kontenverteilung berücksichtigt. Weisen die Summen der Soll- und Haben-Werte die gleiche Höhe auf, wird die Anteilsbildung nach den vorliegenden Verhältnissen der Soll-Werte vorgenommen. Auch bei der Anteilsbildung mit absoluten Werten werden die Beträge der Bezugskonten je Kostenstelle/-träger zuerst saldiert. Für jede empfangende Kostenstelle bzw. jeden Kostenträger liegt dann ein Wert vor. Sämtliche absoluten Werte der empfangenden Kostenstellen/-träger bilden die Anteilssumme. Zur Anteilsbildung wird der absolute Wert jeder empfangenden Kostenstelle bzw. Kostenträgers herangezogen. Alle Kostenstellen/-träger, auf die Werte der Bezugskonten geflossen sind, werden bei der Kontenverteilung berücksichtigt (unabhängig vom Saldo des Bezugskontos). Beispiele für die unterschiedlichen Anteilsbildungen finden Sie in der Hilfe. Klicken Sie in der Menüleiste auf Hilfe | Inhalt, Index und Suchen auf die Registerkarte Suchen. Geben Sie als Suchbegriff Kontenverteilung ein und wählen Sie das Thema Anteilsbildung nach Saldoart und mit absoluten Werten. Anlegen einer Kontenverteilung mit variablen Anteilen Wie Sie eine variable Kontenverteilung einrichten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen in der Registerkarte Suchen. Geben Sie den Suchbegriff Kontenverteilung ein und wählen Sie das Thema Kontenverteilung anlegen / ändern. Tipp: Sie können als Nummer auch die Nummer des Kontos erfassen, das sie verteilen möchten. Dadurch sehen Sie die Kontenverteilungen in der Übersicht automatisch in der Reihenfolge der Kontonummern. Bei Kontenbereichen, die verteilt werden, verwenden Sie als Nummer jeweils die Nummer vom ersten zu verteilenden Konto (Beispiel: Der Kontenbereich 2000 bis 2859 soll verteilt werden, Sie vergeben die Nummer 2000). Wenn Sie in den Feldern Von Konto und Bis Konto das gleiche Konto eingegeben haben und mit der Tabulatortaste in das Feld Bemerkung wechseln, wird dort automatisch die hinterlegte Kontenbeschriftung ergänzt.

Die Funktionen Bearbeiten | Anteile kopieren und Bearbeiten | Anteile einfügen können Sie auch dann verwenden, wenn Sie mehrere Kontenverteilungen mit den gleichen oder ähnlichen empfangenden Kostenstellen/-trägern und den gleichen oder ähnlichen Anteilen bzw. Bezugskonten erfassen möchten. Der Erfassungsaufwand minimiert sich, weil Sie nur noch die Abweichungen eingeben müssen. Achten Sie darauf, dass der Cursor dabei in der Tabelle Empfangende Kostenstelle/-träger positioniert ist.

8 Innerbetriebliche Leistungsverrechnung (IBL) Bestimmte Leistungen werden in einer Kostenstelle erbracht und an eine oder mehrere andere Kostenstellen oder Kostenträger weiterverrechnet. Der Leistungsfluss zwischen diesen Kostenstellen/-trägern wird in die Betriebsabrechnung einbezogen. Da die innerbetrieblichen Leistungen vom Betriebsablauf abhängen, zählen sie zu den Bewegungsdaten. Sie werden monatlich erfasst.


8.1 Vorüberlegungen zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungsflüsse Innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung stehen zwei Verfahren zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungsflüsse zur Verfügung. Legen Sie zunächst fest, welche Kosten über die innerbetriebliche Leistungsverrechnung (IBL) verrechnet werden können (z. B. messbare Leistungen, die Sie als Menge eingeben) und welche über die Kostenstellen-Umlage (pauschale Verteilung einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers) verteilt werden müssen. Empfehlenswert ist es, die größten Kostenanteile einer Hilfskostenstelle mittels der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung zu verteilen und anschließend die verbliebenen Kosten umzulegen. Auf diese Weise erzielen Sie eine hohe Genauigkeit bei vertretbarem administrativem Aufwand.

8.2 Notwendige Schritte für das Verrechnen der innerbetrieblichen Leistungen Die abgebenden und empfangenden Kostenstellen müssen unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger angelegt sein. Für die Verrechnung von Mengen empfiehlt es sich, Kostensätze für die abgebenden (= leistenden) Kostenstellen/-träger zu hinterlegen (für einen oder mehrere Monate), wenn sich die Kostensätze der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers nicht innerhalb eines Monats ändern. In der BAB-Zeilenstruktur müssen Entlastungs- und Belastungszeilen für die abgebende Kostenstelle bzw. den Kostenträger oder mit einer IBLZ-Nummer angelegt sein. Die innerbetrieblichen Leistungen werden monatlich unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | Innerbetriebliche Leistungen erfasst.

8.2.1 Anlage eines Kostensatzes für Kostenstellen/-träger Kostensätze werden für die Kostenstellen/-träger in den Stammdaten hinterlegt, die messbare Leistungen für andere Kostenstellen/-träger erbringen (abgebende Kostenstellen/-träger). Sie sind notwendig, um Mengen, die unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | Innerbetriebliche Leistungen erfasst werden, zu bewerten. Beispiel: Sie haben eine Kostenstelle Fuhrpark, die für andere Kostenstellen/-träger Leistungen (z. B. Kurierfahrten) erbringt. Die Fahrtkosten des Fuhrparks sollen den Kostenstellen/-trägern belastet werden, für die sie angefallen sind. Den Preis pro Kilometer hinterlegen Sie als Kostensatz bei der Kostenstelle Fuhrpark (=abgebende Kostenstelle). Die Anzahl der gefahrenen Kilometer pro Kostenstelle/-träger erfassen Sie als IBL (unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | Innerbetriebliche Leistungen). Die dort erfasste Menge der Kilometer wird mit dem Kostensatz der Kostenstelle Fuhrpark multipliziert und den leistungsempfangenden Kostenstellen/-trägern belastet. Die Kostenstelle Fuhrpark wird um denselben Betrag entlastet. Wie Sie einen Kostensatz erfassen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen/-träger für die Kostenrechnung anlegen oder ändern.

8.2.2 Zeilen für die IBL-Be- und Entlastung der Kostenstellen/-träger in der Zeilenstruktur anlegen

Damit sich die Verteilung von innerbetrieblichen Leistungen in der Berechnung des BAB der betroffenen Kostenstellen/-träger widerspiegelt, sind spezielle Zeilen für die Be- und Entlastung in der Zeilenstruktur nötig.


In der Belastungszeile sehen Sie später im BAB die Werte, die eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger von anderen erhalten hat – also belastet wurde. Die Entlastungszeile findet sich nur auf der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger, die/der Werte an andere Kostenstellen/-träger weiterverrechnet hat – und somit entlastet wird. Dabei wird unterschieden zwischen Be- und Entlastungszeilen, die einer bestimmten abgebenden Kostenstelle bzw. einem Kostenträger (oder einem Kostenstellen/-trägerbereich) zugeordnet sind (IBL-Zeilen: IBL-B und IBL-E) und solchen Zeilen, mit denen der Ausweis flexibel, unabhängig von der abgebenden Kostenstelle, gesteuert wird (IBLZ-Zeilen: IBLZ-B und IBLZ-E). Wollen Sie mit IBL-Zeilen arbeiten, so definieren Sie jeweils eine IBL-B- und eine IBL-E-Zeile pro Kostenstelle/-träger oder Kostenstellen/-trägerbereich. Diese Zeilen sind der IBL dieser Kostenstelle bzw. dieses Kostenträgers fest zugeordnet: Alle Leistungen dieser Kostenstelle bzw. dieses Kostenträgers fließen in den Auswertungen in diese fest definierten IBL-B- und IBL-E-Zeilen. Beispiel: Wird für die leistungsabgebende Kostenstelle Fuhrpark z. B. die Zeile 390 als IBL-B-Zeile festgelegt, so werden auf den Betriebsabrechnungsbögen der leistungsempfangenden Kostenstellen/-träger die verrechneten (belasteten) Werte immer in der Zeile 390 ausgewiesen. Mit den IBLZ-Zeilen können Sie den Ausweis dagegen flexibel steuern. Gibt eine Kostenstelle verschiedenartige Leistungen ab, so ist häufig ein Ausweis nach Kostenarten gewünscht. Beispiel: Eine Kostenstelle stellt Material und Personal für andere Kostenstellen/-träger zur Verfügung. Die Belastung soll bei den empfangenden Kostenstellen/trägern nach Kostenarten aufgeschlüsselt ausgewiesen werden, d. h. das verrechnete Material bei den Materialkosten und die Kosten für die Mitarbeiter bei den Personalkosten. Die Belastung durch eine Kostenstelle soll also nicht (wie beim Beispiel oben) immer in derselben Zeile (der IBL-B-Zeile) auf den empfangenden Kostenstellen/-trägern erfolgen. Durch die Nutzung von IBLZ-Zeilen können Werte einer abgebenden Kostenstelle auch in unterschiedliche Zeilen des Betriebsabrechnungsbogens fließen. In der Zeilenstruktur werden an gewünschter Stelle (also sowohl bei den Material- wie auch bei den Personalkosten) IBLZ-Zeilen angelegt. Dabei vergeben Sie pro IBLZ-B und IBLZ-E eine Nummer. Bei der Erfassung der innerbetrieblichen Leistungen geben Sie später diese Nummer an und steuern so, in welcher IBLZ-Zeile die gerade erfasste Leistung ausgewiesen wird.

8.2.2.1 Definieren einer IBL-Belastungszeile Die IBL-Belastungszeile wird nur auf den (leistungs-)empfangenden Kostenstellen/-trägern ausgewiesen. Keine IBL-Belastung ohne IBL-Entlastung! Sowohl bei der IBL-Belastung wie auch bei der IBL-Entlastung wird die abgebende (=leistende) Kostenstelle in der Zeilenstruktur angegeben.

8.2.2.2 Definieren einer IBL-Entlastungszeile Die IBL-Entlastung kann sowohl in einer neuen Hauptzeile oder einer weiteren Unterzeile unterhalb der IBL-Belastung eingegeben werden. Diese Zeile wird nur auf der (leistungs-) abgebenden Kostenstelle ausgewiesen.


8.2.3 Zeilen für die IBLZ (Zusatz-)Be- und Entlastung in der Zeilenstruktur anlegen Richten Sie in der Zeilenstruktur IBLZ (Zusatz)-Zeilen ein, wenn die innerbetriebliche Leistungsverrechnung einer Kostenstelle nicht in einer fest definierten Zeile, sondern je nach Sachverhalt an unterschiedlichen Positionen ausgewiesen werden soll. Dabei vergeben Sie für jedes Paar (IBLZ-B und IBLZ-E) eine beliebige Nummer. Bei der Erfassung der innerbetrieblichen Leistungen geben Sie später diese Nummer an und steuern so, in welcher Zeile die gerade erfasste Leistung ausgewiesen wird: Die Belastung in der IBLZ-B-Zeile, die Entlastung in der IBLZ-E-Zeile (jeweils mit der eingegebenen Nummer).

8.2.3.1 Definieren einer IBLZ-Belastungszeile Die IBLZ-Belastungszeile wird nur auf den (leistungs-)empfangenden Kostenstellen/-trägern ausgewiesen. Für jede IBLZ-Nummer muss es eine Belastung und eine Entlastung geben (IBLZ-B und IBLZ-E).

8.2.3.2 Definieren einer IBLZ-Entlastungszeile In einer weiteren Hauptzeile oder einer neuen Unterzeile der Zeile, in der bereits die IBLZ-Belastung eingegeben wurde, erfolgt die IBLZ-Entlastung. Diese Zeile steht nur auf der (leistungs-)abgebenden Kostenstelle. Wie Sie IBL-Zeilen und IBLZ-Zeilen in der Zeilenstruktur definieren, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Unterzeile ein und wählen Sie das Thema Unterzeile anlegen oder bearbeiten. Beispiel für IBLZ-Zeilen: Mitarbeiter einer Abteilung werden gelegentlich in einer anderen Abteilung eingesetzt. Die Kosten dafür sollen zwischen den Abteilungen verrechnet und auf dem Betriebsabrechnungsbogen in der Zeile Personalkosten ausgewiesen werden. Außerdem wird zwischen den Abteilungen Material ausgetauscht, das ebenfalls über die innerbetriebliche Leistungsverrechnung belastet wird. Das Material soll auf der Auswertung unter Material erscheinen. Lösung: Es werden zwei IBLZ-Zeilen benötigt, die eine flexible Verrechnung zwischen den Abteilungen ermöglichen. So könnte die Zeilenstruktur dafür aussehen: Hauptzeile: Unterzeile: 50 … 60 Material BU J J J J <#> S 3000 3099 MB S 3200 3949 MB 70 IBL Material BU J J J J <#> IBLZ-B 1 1 MB


IBLZ-E 1 1 MB 80 Material gesamt BU J J J J <#> ++ B60 B70 B 100 Fremdleistungen BU J J J J <#> S 3100 3199 MB 200 Rohertrag BU J J J J <#> ++ B50 B50 B +/- B80 B80 B +/- B100 B100 B 250 Personalkosten BU J J J J <#> S 4100 4199 MB S 4990 4990 MB S 8590 9599 MB 260 IBL Pers.Kosten BU J J J J <#> IBLZ-B 2 2 MB IBLZ-E 2 2 MB 270 Pers.Kosten ges. BU J J J J <#> ++ B250 B260 B 300 DB 1 BU J J J J <#> ++ B200 B200 B +/- B270 B270 B 301 … ... und so die erfassten IBL-Sätze: Satz-Nr. Von Kst. An Kst. Betrag Menge Bzg. IBL-Betrag* Beleg Text IBLZ-Nr. 1 2100 2110 50,00 37,50 1.875,00 2 2 2100 2130 35,00 7,50 262,50 2 3 2130 2120 1.000,00 1 4 2120 2110 60,00 5,00 300,00 1 * Der Wert in der Spalte IBL-Betrag wird vom Programm ermittelt.

8.2.4 Erfassen von innerbetrieblichen Leistungen Nachdem die Kostensätze angelegt und die IBL-Zeilen in die Zeilenstruktur eingefügt sind, können die monatlichen innerbetrieblichen Leistungen für die Verrechnung zwischen den Kostenstellen/-trägern erfasst werden. Hinweis: Über die Schaltfläche IBL aus EO übernehmen öffnen Sie einen Assistenten zur Datenauswahl, um Zeiterfassungsdaten (IBL-Bewegungssätze) aus der Eigenorganisation zu übernehmen. Diese Schaltfläche ist nur vorhanden, wenn das Programm Eigenorganisation classic oder Eigenorganisation comfort installiert ist. Innerbetriebliche Leistungen können auch im ASCII-Format importiert werden. Beispielsweise kann der ASCII-Import genutzt werden, um Stunden, die in einer Zeiterfassungs-Software erfasst wurden, regelmäßig zeitnah an die Kosten- und Leistungsrechnung zu übergeben. Damit können Aufträge, Projekte oder Baustellen mit den bereits angefallenen Stunden kalkuliert werden (siehe auch Dok.-Nr. 1035806 in LEXinform/Info-Datenbank online). Innerbetriebliche Leistungen werden je nach vorliegender Information auf verschiedene Arten von Kostenstellen/-trägern an andere verrechnet: Menge x Kostensatz der abgebenden Kostenstelle Sie erfassen die Leistung in ihrer spezifischen Maßeinheit (z. B. km, Arbeitsstunden usw.) im Feld Menge der IBL. Diese erfasste Leistungsmenge wird mit dem in der abgebenden Kostenstelle hinterlegten Kostensatz multipliziert. Die zu verrechnenden Kosten werden erst bei der Berechnung des BAB ermittelt. Menge x Betrag Sie geben bei der Erfassung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Menge und Betrag ein. Die Menge wird mit dem Betrag multipliziert und das Ergebnis zwischen den angegebenen Kostenstellen/-trägern verrechnet. Hierbei hat der eventuell in der Kostenstelle hinterlegte Kostensatz keine Bedeutung.


Betrag Sie erfassen im Feld Betrag der IBL direkt den Wert, der zwischen den angegebenen Kostenstellen/-trägern verrechnet werden soll. Es erfolgt dabei eine direkte Be- und Entlastung der erfassten Beträge auf den entsprechenden Kostenstellen/-trägern. Bei der IBL-Erfassung werden automatisch die letzten beiden Stellen als Nachkommastellen behandelt. Erfassen Sie 1000, wird 10,00 daraus. Sie können jedoch mit Komma erfassen, z. B. "1000,", dann werden die Nachkommastellen ergänzt (1000,00). Bei Verrechnung positiver Beträge und Mengen wird der Wert in der IBL-E Zeile negativ (Entlastung) und in der IBL-B-Zeile (Belastung) positiv ausgewiesen. Hinweis: Der IBL-Betrag wird vom Programm automatisch errechnet und im gleichnamigen Feld dann ausgewiesen, wenn Sie Betrag und Menge erfasst haben. Geben Sie nur den Betrag oder nur eine Menge ein, bleibt das Feld leer, der IBL-Betrag wird dann erst zum Zeitpunkt der Berechnung ermittelt. Die IBLZ-Nummer ist nur notwendig, wenn für die abgebende Kostenstelle bzw. den Kostenträger keine eigene IBL-B/E-Zeile angelegt ist. Sie kann nur dann erfasst werden, wenn vorher in der Zeilenstruktur Zeilen mit korrespondierenden IBLZ-E/IBLZ-B Nummern erfasst wurden. Wie Sie innerbetriebliche Leistungen erfassen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Innerbetriebliche Leistungen ein und wählen Sie das Thema Innerbetriebliche Leistungen eingeben.

8.2.5 Kopieren von innerbetrieblichen Leistungen in andere Monate Haben Sie innerbetriebliche Leistungen für einen Monat erfasst, die auch in einen anderen Monat (oder mehrere andere Monate) der Kosten- und Leistungsrechnung einfließen sollen, ist es nicht notwendig, diese noch mal zu erfassen. Das Programm bietet Ihnen eine Funktion, mit der Sie diese IBL-Sätze kopieren können. Wie Sie innerbetriebliche Leistungen kopieren, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff IBL ein und wählen Sie das Thema IBL-Monat auswählen und bearbeiten.

8.2.6 Weitere Bearbeitungsfunktionen in der Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Welche weiteren Bearbeitungsfunktionen in der Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung zur Verfügung stehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff innerbetriebliche Leistungen ein und wählen Sie das Thema Innerbetriebliche Leistungen bearbeiten.

9 Umlagen

Den Leistungsfluss von Kostenstellen/-trägern, die Leistungen an andere Kostenstellen/-träger abgeben, können Sie sowohl als innerbetriebliche Leistungen als auch in Form von Umlagen in Ihre Betriebsabrechnung einbeziehen.


Im Gegensatz zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung (IBL) werden die Kosten beim Umlageverfahren nicht nach konkret gemessenen Leistungsflüssen verrechnet, sondern über eine pauschale Festlegung von Anteilen oder nach dem Verhältnis der Werte einer Bezugszeile auf den Bezugskostenstellen/-trägern. Dabei ist es möglich, den Gesamtwert einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers in einer Umlage zu verrechnen oder mehrere Umlagen für eine abgebende Kostenstelle bzw. einen Kostenträger zu hinterlegen, um Teilbeträge umzulegen, wenn die Kostenstelle bzw. der Kostenträger z. B. nach Kostenarten auf andere Kostenstellen/-träger verteilt werden soll. Folgende Varianten der Umlage sind möglich: • Fixe Umlage Verteilung des Ergebnisses nach festen pauschalen Anteilen. • Fixe Mehrfachumlage Verteilung von Teilbeträgen (z. B. Kostenarten) einer Kostenstelle bzw. eines

Kostenträgers (Mehrfachumlage) nach festen pauschalen Anteilen. • Variable Umlage Verteilung nach variablen Anteilen bezogen auf die Werte einer Bezugszeile. • Variable Mehrfachumlage Verteilung von Teilbeträgen (z. B. Kostenarten) einer Kostenstelle bzw. eines

Kostenträgers mit mehreren Umlagen bezogen auf die Werte einer Bezugszeile.

Die Basis für das Verteilungsverhältnis der aufgelaufenen Werte können sowohl die monatlichen Werte, Jahreswerte oder Werte des Auswertungszeitraums sein. Für eine Umlage sind Eingaben in den Stammdaten an drei verschiedenen Stellen notwendig: • Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten: Sie legen Art und Umfang von Umlagen

fest. • Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur: Sie definieren Zeilen für die Umlage. • Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Umlagen: Sie legen Umlagen mit fixen oder variablen

Anteilen an.

9.1 Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten In den Einstellungen legen Sie fest, • ob Sie pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren möchten (wenn Sie dieses

Kontrollkästchen aktivieren, können Sie zu einer abgebenden Kostenstelle bzw. einem Kostenträger eine oder mehrere Umlagen anlegen) und

• ob das Berechnen von Umlagen mit variablen Anteilen nach monatlichen oder nach aufgelaufenen Werten erfolgen soll. Wenn Sie die Option nach aufgelaufenen Werten auswählen, werden alle Umlagen mit variablen Anteilen nach den aufgelaufenen Werten berechnet, eine Steuerung pro Kostenstelle/-träger ist nicht möglich).

9.1.1 Folgende Einstellungen können für die Umlagen festgelegt werden Aktivieren Sie die Option pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren, wenn Sie Kostenstellen/-träger mehrfach, z. B. nach Kostenarten, umlegen möchten. Legen Sie fest, ob das Berechnen von Umlagen mit variablen Anteilen nach monatlichen oder nach aufgelaufenen Werten erfolgen soll.

• M: Nach monatlichen Werten: Für das Verteilungsverhältnis der umzulegenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers werden nur die monatlichen Werte herangezogen (Standardeinstellung).


• J1: nach aufgelaufenen Werten - ganzjährig (Bezug: monatliche Werte der überwiegenden Saldoart): Für das Verteilungsverhältnis der umzulegenden Kostenstelle werden die positiven und negativen Monatswerte nach Vorzeichen getrennt summiert. Bezugskostenstellen, die in einem Monat keinen Wert auf der überwiegenden Seite aufweisen, erhalten für diesen Monat keinen Wert aus der Umlage. Es werden alle Monate herangezogen, in denen Buchungen vorhanden sind.

• J2: nach aufgelaufenen Werten - ganzjährig (Bezug: alle monatliche Werte): Für das Verteilungsverhältnis der umzulegenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers werden die positiven und negativen Werte miteinander verrechnet. Bezugskostenstellen, deren Jahressaldo nicht der überwiegenden Seite entspricht, erhalten keine Werte aus der Umlage. Es werden alle Monate herangezogen, in denen Buchungen vorhanden sind.

• A1: Nach aufgelaufenen Werten – Auswertungszeitraum (Bezug: monatliche Werte der überwiegenden Saldoart): Wie J1, aber es werden nur die Monate herangezogen, die im Abrufzeitraum angegeben wurden

• A2: Nach aufgelaufenen Werten – Auswertungszeitraum (Bezug: alle monatlichen Werte): Wie J2, aber es werden nur die Monate herangezogen, die im Abrufzeitraum angegeben wurden.

Vorteil von A1 und A2: bei mehrmaligem Abruf eines Zeitraums bleibt der Verteilerschlüssel gleich, auch wenn in Folgemonaten schon weiter gebucht wurde.

Hinweis: Es empfiehlt sich das Berechnen von Umlagen mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten - ganzjährig erst zum Wirtschaftsjahresende zu aktivieren, wenn der letzte Monat des Wirtschaftsjahres berechnet wird. Erfolgt die Umlage bereits unterjährig nach aufgelaufenen Werten, verändern sich die umgelegten Beträge jeden Monat auch rückwirkend für alle Kostenstellen/-träger (sowohl für die abgebenden als auch für die empfangenden Kostenstellen/-träger), weil sich mit jedem neuen Monat die aufgelaufenen Werte ändern und damit auch das Verteilungsverhältnis. Um einen Überblick über die Umlage zu erhalten, können Sie die Auswertung Zeitreihe anlegen, in der die aufgelaufenen Werte und die Monatswerte nebeneinander dargestellt werden. Markieren Sie das Kontrollkästchen Summen (Basis/Bezüge) vorgeben für variable Umlagen mit aufgelaufenen Werten, wenn Sie bei den variablen Umlagen mit aufgelaufenen Werten (Auswahl J1, J2, A1 und A2) die Summen für die Basiszeile und die Bezugszeile selbst vorgeben möchten.

9.2 Zeilen für die Umlage in der Zeilenstruktur Basis-BAB-Zeile (was wird umgelegt) Es wird der Wert dieser Zeile aus dem Betriebsabrechnungsbogen der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers umgelegt, d.h. diese Zeile muss den umzulegenden Wert enthalten. Als Basis-BAB-Zeile kann eine bereits existierende Abfrage- oder Rechenzeile herangezogen werden. Bei Bedarf kann auch eine extra Zeile definiert werden, in der der umzulegende Wert ermittelt wird. Umgelegt wird der Betrag, der in der Basis-BAB-Zeile der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers angefallen ist. Bezugszeile (wie wird bei variablen Umlagen umgelegt) In der Bezugszeile wird festgelegt, wie verteilt wird. Die Umlage der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers erfolgt im selben prozentualen Verhältnis, wie die Verteilung der Werte der Bezugskostenstellen/-träger in den Bezugszeilen. Die empfangenden Kostenstellen/-träger (wer bekommt die umgelegten Werte) sind in der Regel auch die Bezugskostenstellen/-träger (Grundlage für den Verteilungsschlüssel). Ausnahme: Sie geben in den Stammdaten der Umlagen eine von der empfangenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger abweichende Bezugskostenstelle ein.


Beispiel: Das Ergebnis einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers soll im gleichen Verhältnis verteilt werden, in dem auf den empfangenden Kostenstellen Erlöse angefallen sind. In diesem Fall ist die Bezugszeile die Erlös-Zeile der BAB-Zeilenstruktur. Die Summe der Erlöse aller empfangenden Kostenstellen/-träger ist 100 %. Das Programm ermittelt nun den Anteil der Erlöse jeder einzelnen empfangenden Kostenstelle bzw. Kostenträgers im Verhältnis zu den Gesamterlösen aller empfangenden Kostenstellen/-träger. Die ermittelten Prozentsätze werden nun für die Verteilung der Basiszeile der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers verwendet. Umlage-Entlastungszeile (UML-E) In dieser Zeile wird der Wert ausgewiesen, um den die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger entlastet wird. Die Abfrage-Art UML-E verwenden Sie, wenn die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger nur einmal umgelegt wird (die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Registerkarte Einstellungen ist nicht aktiviert). Umlage-Belastungszeile (UML-B) In dieser Zeile wird auf den einzelnen empfangenden Kostenstellen/-trägern der Wert ausgewiesen, mit dem sie von der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger belastet werden. Die Abfrage-Art UML-B verwenden Sie, wenn die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger nur einmal umgelegt wird (die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Registerkarte Einstellungen ist nicht aktiviert). Umlage - abweichende Belastungszeile (UML-AB) In dieser Zeile werden die empfangenden Kostenstellen/-träger belastet, für die in den Stammdaten der Umlage die abweichende Belastungszeile eingetragen ist. Diese Zeile muss in der Zeilenstruktur nur angelegt werden, wenn die Belastung aller empfangenden Kostenstellen/träger einer Umlage nicht ausschließlich in der UML-B-Zeile erfolgen soll, sondern in unterschiedlichen Zeilen. Die Abfrage-Art UML-AB verwenden Sie, wenn die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger nur einmal umgelegt wird (die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Registerkarte Einstellungen ist nicht aktiviert). (Mehrfach-)Umlage, Zusatzzeile - Entlastung (UMZ-E) In dieser Zeile wird der Wert ausgewiesen, um den die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger entlastet wird. Die Abfrage-Art UMZ-E verwenden Sie, wenn die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger mehrfach, also z. B. nach Kostenarten, umgelegt wird (die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Registerkarte Einstellungen ist aktiviert). (Mehrfach-)Umlage, Zusatzzeile - Belastung (UMZ-B) In dieser Zeile wird auf den einzelnen empfangenden Kostenstellen/-trägern der Wert ausgewiesen, mit dem sie von der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger belastet werden. Die Abfrage-Art UMZ-B verwenden Sie, wenn die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger mehrfach, also z. B. nach Kostenarten, umgelegt wird (die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Registerkarte Einstellungen ist aktiviert). (Mehrfach-)Umlage, Zusatzzeile - abweichende Belastungszeile (UMZ-AB) In dieser Zeile werden die empfangenden Kostenstellen/-träger belastet, für die in den Stammdaten der Umlage die abweichende Belastungszeile eingetragen ist. Diese Zeile muss in der Zeilenstruktur nur angelegt werden, wenn die Belastung aller empfangenden Kostenstellen/-träger einer Umlage nicht ausschließlich in der UMZ-B-Zeile erfolgen soll, sondern in unterschiedlichen Zeilen. Die Abfrage-Art UMZ-AB verwenden Sie, wenn die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger mehrfach, also z. B. nach Kostenarten, umgelegt wird (die Option Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in der Registerkarte Einstellungen ist aktiviert). Wichtig ist die richtige Reihenfolge dieser Zeilen für die Umlage in der Zeilenstruktur:


• Die Bezugszeile (für die Ermittlung des Verteilungsverhältnisses) muss vor der Umlage-Belastungszeile stehen, wenn die Bezugskostenstelle gleichzeitig empfangende Kostenstelle bzw. Kostenträger in dieser oder einer späteren Umlage ist.

• Die Bezugszeile muss vor der Umlage-Entlastungszeile stehen, wenn die Bezugskostenstelle gleichzeitig abgebende Kostenstelle bzw. Kostenträger in dieser (z. B. bei Verrechnung von Eigenverbrauch) oder einer späteren Umlage ist.

• Die Basis-BAB-Zeile einer Umlage muss immer vor der Umlage-Entlastungszeile stehen.

9.3 Definieren einer Zeile, die als Basis-BAB-Zeile für eine Umlage dient Wenn das Ergebnis einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers umgelegt werden soll, muss der umzulegende Betrag bestimmt werden. Unter Umständen muss dafür eine extra Zeile für die Errechnung dieses Betrages in der Zeilenstruktur definiert werden (Basis-BAB-Zeile). Beispiel: Es soll der Teil der Kosten, der auf der Hilfskostenstelle nach der IBL verbleibt, prozentual auf die Hauptkostenstellen verteilt werden. Deshalb wird im ersten Schritt die Zeilenstruktur erweitert. In einer neuen Zeile (Zeile 670) sollen die Restkosten aus dem Deckungsbeitrag 3 und der IBL Entlastung, also der umzulegende Betrag, errechnet werden. Diese Zeile dient als Basis-BAB-Zeile für die Umlage. So sieht die Zeilenstruktur aus: 650 DECKUNGSBEITRAG 3 BU J J J J <#> ++ B550 B600 B 660 IBL Entlastung BU J J J J km IBL-E 20 20 MB 670 Ergebnis n.IBL-E GU J J J N <#> -- B650 B660 B Das Ergebnis in der Zeile 670 errechnet sich, indem vom Betrag der Zeile 650 (DECKUNGSBEITRAG 3) die Beträge bis einschließlich der Zeile 660 (IBL-Entlastung) abgezogen werden (Abfr.-Rechenart -- Bereichssubtraktion). Tipp: Nutzen Sie die Notizfunktion (Menüpunkt Bearbeiten | Notiz erfassen) zur Dokumentation von Zeilenrechnungen, Zwischensummen und anderen komplexen Sachverhalten in Ihrer Zeilenstruktur. Notizen erleichtern Ihnen oder Ihren Kollegen spätere Änderungen.

9.4 Definieren einer Umlage-Entlastungszeile Diese Zeile wird nur auf der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger ausgewiesen. Wie Sie eine Umlage-Entlastungszeile einrichten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlage ein und wählen Sie das Thema Umlage-Entlastungszeile. Hinweis: Die Umlage-Entlastungszeile darf erst nach der Basis-BAB-Zeile stehen. Beispiel: Die Basis-BAB-Zeile ist die Zeile 670. Die Umlage-Entlastungszeile kann demnach erst ab der Zeile 671 angelegt werden.

9.5 Definieren einer Umlage-Belastungszeile


In einer weiteren Hauptzeile oder einer neuen Unterzeile der Zeile, in der bereits die Umlage-Entlastung (UML-E oder UMZ-E) eingegeben wurde, erfolgt die Umlage-Belastung (UML-B oder UMZ-B). Diese Zeile erscheint nur auf den empfangenden Kostenstellen/-trägern. Wie Sie eine Umlage-Belastungszeile einrichten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlage ein und wählen Sie das Thema Umlage-Belastungszeile. Hinweis: Keine Umlage-Entlastung ohne Umlage-Belastung! Bei den Umlage-Zeilen UML-E, UML-B und UML-AB wird die abgebende Kostenstelle bzw. der Kostenträger angegeben. Bei den Umlage-Zeilen UMZ-E, UMZ-B- und UMZ-AB wird die Umlage-Reihenfolge-Nummer eingegeben.

9.6 Umlagen erfassen Mit der Umlage können Kosten einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers anteilig auf andere Kostenstellen/-träger verteilt werden. Die Umlagen der Kostenstellen/-träger werden in der Reihenfolge ihrer Nummer abgearbeitet. Die Reihenfolgenummer liegt zwischen 1 und 9999 und kann nur einmal vorkommen. Die Reihenfolge ist dabei so zu bestimmen, dass eine abgebende Kostenstelle bzw. ein Kostenträger ihre Kosten nur auf solche Kostenstellen/-träger umlegt, die ihre Werte selbst erst in einer nachfolgenden Umlage verteilen. Eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger mit höherer Reihenfolgenummer kann keine Kosten mehr auf Kostenstellen/-träger mit niedrigerer Reihenfolgenummer umlegen. Diese Variante der Kostenstellen-Umlage nennt man Stufenleiterverfahren. Das Stufenleiterverfahren stellt außerdem sicher, dass die Faktoren, die zu den Ergebnissen der zuerst abgearbeiteten Umlage (z. B. Umlage Nr. 1) führten, nicht nachträglich durch eine nachfolgende Umlage (z. B. Umlage Nr. 2) verändert werden können. Die Reihenfolge der Umlage ist im Stufenleiterverfahren wichtig, weil eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger, die/der in einer Umlage belastet wurde, möglicherweise die erhaltenen Werte über eine weitere Umlage wieder abgeben soll. Deshalb muss die Umlage Nummer 1 bereits durchgeführt sein, wenn die Umlage Nummer 2 startet. Das Stufenleiterverfahren besagt auch, dass eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger nicht in einer vorgelagerten Umlage (z. B. Umlage Nummer 1) Kosten abgeben kann, mit denen sie in einer nachgelagerten Umlage (z. B. Umlage Nummer 2) wieder belastet wird. Eine abgebende Kostenstelle bzw. ein Kostenträger darf deshalb nicht in einer Umlage mit höherer Nummer als empfangende Kostenstelle/-träger eingetragen werden. Wird eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger mehrfach umgelegt, gilt es zusätzlich zu beachten, dass die Basis BAB-Zeile der aktiven Umlage-Reihenfolgenummer (URF-Nr.) größer sein muss als die Basiszeile der niedrigeren Umlagereihenfolge-Nr. dieser mehrfach abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers. In der Programmhilfe finden Sie in der Menüleiste im Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen in der Registerkarte Suchen unter dem Suchbegriff Umlagen und dem Thema Umlagen neu durchnummerieren ein Beispiel, wie Sie die Reihenfolge beim Stufenleiterverfahren anpassen können, wenn Sie später eine weitere Umlage einrichten möchten. Umlagen können nach fixen und variablen Anteilen erfolgen.


Umlage mit fixen Anteilen Bei der Umlage mit fixen Anteilen geben Sie an, welche Anteile die empfangenden Kostenstellen/-träger von der Basis-Zeile der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers erhalten sollen. Die Gültigkeitsbereiche und die empfangenden Kostenstellen/-träger mit den Anteilen geben Sie beim Verteilschlüssel ein. Wählen Sie hierzu entweder den Link Diesen Verteilschlüssel bearbeiten oder den Link Neuen Verteilschlüssel anlegen. Den Anteil der jeweiligen Kostenstellen/-träger geben Sie in Einheiten der Bezugsgröße ein. Das Programm berechnet den prozentualen Anteil der Kosten aus der Anzahl der Einheiten einer Kostenstelle/-träger und der Anzahl der Einheiten aller Kostenstelle/-träger eines Gültigkeitszeitraums. Die Summe aller Anteile ist immer 100%. Es ist also nicht nötig, selbst auszurechnen, wie viel Prozent die jeweiligen empfangenden Kostenstellen/-träger erhalten sollen, wenn z. B. eine Umlage nach Quadratmetern oder nach der Anzahl der Mitarbeiter erfolgen soll. Umlage mit variablen Anteilen Bei der Umlage mit variablen Anteilen werden die Anteile, die die einzelnen empfangenden Kostenstellen/-träger erhalten, durch die Bezugszeile in den jeweiligen Bezugskostenstellen/-trägern ermittelt. Im Gegensatz zur Umlage mit fixen Anteilen sind die Anteile bei der Umlage mit variablen Anteilen im Voraus nicht bekannt. Das Programm summiert die Beträge auf den Bezugszeilen der Bezugs-Kostenstellen/-träger nach Vorzeichen getrennt. Die Summe mit dem absolut geringeren Wert wird dann aus der Anteilsbildung ausgeklammert, d.h., es werden entweder nur positive oder nur negative Werte berücksichtigt. Hat die Bezugskostenstelle in einem Monat einen Wert auf der Seite mit der geringeren Summe oder überhaupt keinen Wert in der Bezugszeile, erhält die empfangende Kostenstelle-/träger auch nichts aus der Umlage. Wenn die Plus- und Minus-Gesamtsummen zufällig gleich sind, wird der Anteil nach den Bezugs-Kostenstellen/-träger mit positivem Vorzeichen berechnet. Für die Ermittlung der Anteile kann entweder der Monatswert oder der aufgelaufene Wert der Bezugszeile herangezogen werden. Im Programm ist die Berechnung nach monatlichen Werten voreingestellt. Soll die Berechnung nach kumulierten Werten erfolgen, muss unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen unter Berechnen Umlagen mit variablen Anteilen eine der Optionen aktiviert werden (siehe Kapitel 9.1.1).

9.6.1 Einrichten einer Umlage mit fixen Anteilen Wie Sie Umlagen mit fixen Anteilen erfassen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlage ein und wählen Sie das Thema Umlage mit fixen Anteilen anlegen oder bearbeiten. Ist in den Einstellungen Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren aktiviert und möchten Sie für eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger, für die/den bereits eine Umlage angelegt ist, weitere Umlagen anlegen, aktivieren Sie im Fenster Neue Umlage anlegen das Kontrollkästchen Für Kostenstelle/-träger "xx" weitere Umlagen definieren. Folgende Felder werden entsprechend der bereits vorhandenen Umlage für diese Kostenstelle bzw. diesen Kostenträger vorbelegt:

• Bemerkung • Bezugsgröße • Abgebende Kostenstelle/-träger • Kurzbezeichnung


• Basis-BAB-Zeile

Hinweis zu den Anteilen: Die Summe aller Anteile ist immer 100 %. Das Programm berechnet den prozentualen Anteil der Kostenstellen/-träger aus dem Verhältnis „Anzahl Einheiten einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers“ zu „Anzahl Einheiten aller Kostenstellen/-träger" eines Gültigkeitsbereichs.

9.6.2 Erfassen einer Umlage mit variablen Anteilen Wie Sie Umlagen mit variablen Anteilen erfassen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlage ein und wählen Sie das Thema Umlage mit variablen Anteilen anlegen oder bearbeiten. Ist in den Einstellungen Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren aktiviert und möchten Sie für eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger, für die/den bereits eine Umlage angelegt ist, weitere Umlagen anlegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Kostenstelle/-träger "xx" weitere Umlagen definieren. Folgende Felder werden entsprechend der bereits vorhandenen Umlage für diese Kostenstelle bzw. diesen Kostenträger vorbelegt:

• Bemerkung • Bezugsgröße • Abgebende Kostenstelle/-träger • Kurzbezeichnung • Basis-BAB-Zeile

Beispiel für eine Umlage mit variablen Anteilen, um die Berechnung zu verdeutlichen: Wird die Umlage nach monatlichen Werten durchgeführt, so werden für die Verteilung des monatlichen Basiszeilen-Wertes nur die Bezugszeilen-Werte desselben Monats herangezogen, um die Anteile zu ermitteln. Die Kostenstelle Verwaltung legt das Ergebnis der Zeile 650 (Basiszeile) um = 4.000,00 EUR. Das Verhältnis für die Verteilung ermittelt sich aus dem monatlichen Betrag der Zeile 50 (Bezugszeile). Da die Bezugszeile auf allen Kostenstellen/-trägern einen positiven Saldo hat, werden die monatlichen Werte einfach addiert (100.000,00 EUR = 100 %). Aus dem Verhältnis des Wertes der Bezugszeile der einzelnen Kostenstellen-/träger zum Wert der Bezugszeile aller Bezugskostenstellen/-träger ergibt sich der jeweilige prozentuale Anteil der empfangenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers. Was wird verteilt Basis-BAB-Zeile 650 Wert Verwaltung DECKUNGSBEITRAG 3 - 4.000,00 EUR Wie wird verteilt Bezugszeile 50 Betrag Anteil Bauschreinerei Gesamtleistung + 10.000,00 EUR = 10% Möbelschreinerei Gesamtleistung + 40.000,00 EUR = 40% Messebau Gesamtleistung + 30.000,00 EUR = 30% Modellbau Gesamtleistung + 20.000,00 EUR = 20% Gesamtleistung aller Abteilungen +100.000,00 EUR = 100% Der Deckungsbeitrag 3 der Kostenstelle Verwaltung wird den prozentualen Anteilen entsprechend auf die Fertigungs-Abteilungen umgelegt. Folgende Werte erscheinen in der Umlage-Belastungszeile der empfangenden Kostenstellen/-träger im jeweiligen Monat:


Bauschreinerei 10% von - 4.000,00 EUR = - 400,00 EUR Möbelschreinerei 40% von - 4.000,00 EUR = -1.600,00 EUR Messebau 30% von - 4.000,00 EUR = -1.200,00 EUR Modellbau 20% von - 4.000,00 EUR = - 800,00 EUR Die Verwaltung wird in der Umlage-Entlastungszeile um den Gesamtbetrag entlastet (4000,00 EUR). Hätte eine empfangende Kostenstelle bzw. ein Kostenträger einen negativen Wert in der Bezugszeile (der den Gesamtbetrag der positiven Werte nicht übersteigt), würde sie nichts aus der Umlage bekommen, da nur die Kostenstellen/-träger Anteile aus der Umlage erhalten, deren Werte in der Bezugszeile auf der überwiegenden Saldoseite liegen: Wie wird verteilt Bezugszeile 50 Betrag Anteil Bauschreinerei Gesamtleistung + 10.000,00 EUR = 12,5% Möbelschreinerei Gesamtleistung + 40.000,00 EUR = 50,0% Messebau Gesamtleistung + 30.000,00 EUR = 37,5% Modellbau Gesamtleistung - 20.000,00 EUR = 0 % Gesamtleistung aller Abteilungen, die bei der Umlage berücksichtigt werden

+ 80.000,00 EUR = 100 %

Die Verteilung des Deckungsbeitrages 3 der Kostenstelle Verwaltung sieht dann so aus: Bauschreinerei 12,5% von - 4.000,00 EUR = - 500,00 EUR Möbelschreinerei 50,5% von - 4.000,00 EUR = -2.000,00 EUR Messebau 37,5% von - 4.000,00 EUR = -1.500,00 EUR Modellbau 0 % - 4.000,00 EUR = 0 EUR

9.6.3 Ändern einer Umlage mit fixen oder variablen Anteilen Wie Sie Anteile oder die empfangenden Kostenstellen/-träger während des Jahres ändern, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlage ein und wählen Sie das Thema Umlage mit variablen Anteilen anlegen oder bearbeiten bzw. Umlage mit fixen Anteilen anlegen oder bearbeiten. Tipp: Die Funktionen Anteile kopieren und Anteile einfügen (jeweils im Kontextmenü) können Sie auch dann verwenden, wenn Sie mehrere Umlagen mit den gleichen oder ähnlichen empfangenden Kostenstellen/-trägern und den gleichen oder ähnlichen Anteilen erfassen müssen. Der Erfassungsaufwand minimiert sich, weil Sie nur noch die Abweichungen eingeben müssen. Achten Sie darauf, dass der Cursor dabei in der Tabelle Empfangende Kostenstelle/-träger positioniert ist.

9.6.4 Umlagen neu durchnummerieren Haben Sie bereits Umlagen erfasst und zu kleine Schritte für die Umlagereihenfolge-Nr. festgelegt (z. B. 1, 2, 3...), können Sie diese neu durchnummerieren. Sie bestimmen dabei einen größeren Abstand und können dann Umlagen „einschieben“. Wie Sie Umlagen neu durchnummerieren, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlagen ein und wählen Sie das Thema Umlagen neu durchnummerieren.


Tipp: Sie können sich eine Übersicht der aktuellen Umlagen über das Druckersymbol (Fensterinhalt drucken) in der Menüleiste erstellen lassen.

9.7 Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten Bei der Umlage mit variablen Anteilen nach monatlichen Werten werden für die Verteilung eines im Monat angefallenen Wertes nur Bezugszeilen-Werte desselben Monats herangezogen. Diese Art der Berechnung ist für Umlagen mit variablen Anteilen voreingestellt. Sie kann allerdings zu einer "ungerechten" Verteilung führen, wenn Werte periodisch anfallen oder starken monatlichen Schwankungen unterliegen z. B. durch Saisonspitzen, Betriebsurlaub, Einmal-Leistungen usw. Die empfangenden Kostenstellen werden dann mit zu hohen oder zu niedrigen Kosten belastet. So kann z. B. eine Umlage auf der Basis der monatlichen Personalkosten durch die Zahlung von Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld ungenau werden, wenn diese Buchungen nicht bereits in der Finanzbuchführung zeitlich abgegrenzt werden. Wird die Umlage auf Basis der aufgelaufenen Werte (hier: Personalkosten) durchgeführt, gleichen sich diese „Spitzenmonate“ übers Jahr gesehen wieder aus. Bei der Umlage nach aufgelaufenen Werten sind die monatlichen Umlagebeträge erst zum Wirtschaftsjahresende endgültig, da erst dann die aufgelaufenen Werte vollständig bekannt sind. Wird bereits unterjährig nach aufgelaufenen Werten umgelegt, so ermitteln sich die monatlichen Umlage-Beträge auch rückwirkend jeden Monat neu. Grund: Die aufgelaufenen Umlagebeträge und die aufgelaufenen Werte in der Bezugszeile ändern sich mit jedem neuen Monat und damit ändert sich auch das Verteilungsverhältnis. Es empfiehlt sich daher, unterjährig die Umlage nach Monatswerten vorzunehmen und erst für den letzten Monat des Wirtschaftsjahres die Option nach aufgelaufenen Werten zu aktivieren. Die Aktivierung nehmen Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen im Auswahlfeld Berechnen Umlagen mit variablen Anteilen vor. Dort können Sie zwischen mehreren Optionen zur Berechnung der Umlagen nach variablen Anteilen wählen (Siehe auch Kapitel 9.1.1 und 9.7.1) Sie können auch die Summenwerte der Basis-BAB-Zeile und der Bezugszeile erfassen. Diese Werte werden in der Umlage statt der tatsächlichen Ist-Werte verwendet. Das ist besonders am Anfang eines Wirtschaftsjahres sinnvoll, da hier nur von wenigen Monaten aufgelaufene Ist-Werte vorliegen. Durch einen auf das ganze Jahr hochgerechneten Wert für die Basiszeile und die Bezugszeile werden die Umlagen genauer. Voraussetzung ist die Aktivierung des Kontrollkästchens Summen (Basis/Bezüge) vorgeben für variable Umlagen mit aufgelaufenen Werten in Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung |Steuerungsdaten in den Einstellungen.

9.7.1 Besonderheiten bei der Berechnung der Umlagen mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten:

• Wird die Option gewählt, werden alle variablen Umlagen nach aufgelaufenen Werten berechnet (es ist keine

Ausgrenzung einzelner Umlagen möglich).

• Da sich die aufgelaufenen Werte im Laufe des Wirtschaftsjahres (mit Anzahl der bebuchten Monate) ändern, ändern sich rückwirkend für die Vormonate die ermittelten Anteile. Mit zunehmendem Buchungsfortschritt erfolgt eine immer genauere Glättung der monatlichen Schwankungen.

• Auch der Basis-Betrag der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers wird bei der Anteilsberechnung berücksichtigt (Faktorbildung).


• Basis-BAB-Zeile und UML-E-Zeile stimmen im aufgelaufenen Wert überein (wenn das gesamte Wirtschaftsjahr berechnet wird), aber nicht notwendigerweise im einzelnen Monat (d. h. im aktuellen Monat erfolgt entweder keine "vollständige“ Entlastung der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers oder es wird "zu viel" umgelegt). Wenn aber z. B. als Abrufzeitraum 01/JJJJ – 05/JJJJ gewählt wurde und bereits Werte für den Monat 06/JJJJ vorliegen, werden bei J1 und J2 (siehe Kapitel 9.1.1) diese bereits in die Berechnung einbezogen. In diesem Fall entspricht auch im aufgelaufenen Wert die Umlage nicht den im Abrufzeitraum vorhandenen Werten. Tipp: Betrachten Sie in der Auswertung den aufgelaufenen Wert. Gehen Sie dazu z. B. im Betriebsabrechnungsbogen im Zusatzbereich in den Eigenschaften im Link Einstellungen auf Zeitraum und wählen Sie Monatsbereich oder Gesamt. Der Monatswert ist bei den Umlagen nach aufgelaufenen Werten nicht aussagekräftig.

• Bei wirtschaftsjahresübergreifenden Auswertungen erfolgt die Berechnung der Anteile pro Wirtschaftsjahr

getrennt. Der Haken für die Option Berechnen Umlagen mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen muss in allen Wirtschaftsjahren gesetzt sein.

9.7.2 Beispiele zur Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten Ist-Situation

Monat 01 02 03 04 05 Summe

Abgeb. Kst Basiszeile

10.000 *

1.000

1.000

1.000

10.000 *

23.000

Bez.Kst 1 Bezugszeile

-

4.000

2.000

1.000

-

7.000

Bez.Kst 2 Bezugszeile

-

1.000

2.000

4.000

2.000

9.000

* Buchungsspitzen in den Monaten 1 und 5 (z. B. Einmalzahlung, Urlaubsgeld), Bezugs-Kostenstellen/-träger mit starken monatlichen Schwankungen, teilweise nicht bebucht.


So errechnet sich die Umlage mit variablen Anteilen nach monatlichen Werten

Monat 01 02 03 04 05 Summe


10.000

1.000

1.000

1.000

10.000

23.000

UML-E 0 -1.000 -1.000 -1.000 -10.000 -13.000

Bez.Kst 1, Bezugszeile

-

4.000

2.000

1.000

-

7.000

UML-B 0 800 500 200 0 1.500


-

1.000

2.000

4.000

2.000

9.000

UML-B 0 200 500 800 10.000 11.500

%- Anteile der Bezugskosten-stellen/-träger

Keine Umlage im Monat 01 weil Bezugszeile nicht bebucht

80 - 20

50 -50

20 - 80

0 – 100

Keine Umlage für BezKst.1 weil Bezugszeile nicht bebucht

Berechnung der Anteile monatlich!

Die starken monatlichen Schwankungen haben also zu einer Verzerrung geführt. Bei Gleichverteilung der Jahreswerte auf die einzelnen Monate (Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten), hätte sich also folgendes Bild ergeben: Anteil Kostenstelle 1: 7.000 : 16.000 = 0,4375 Das ergäbe eine Gesamt-Umlage-Belastung von 10.062,50 EUR (0,4375 * 23.000) statt 1.500 EUR Anteil Kostenstelle 2: 9.000 : 16.000 = 0,5625 Das ergäbe eine Gesamt-Umlage-Belastung von 12.937,50 EUR (0,5625 * 23.000) statt 11.500 EUR So sieht die gleiche Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten aus Bei der Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten können Sie in den Stammdaten entscheiden, ob bei der Ermittlung der aufgelaufenen Werte alle bis dahin gebuchten Monate (ganzjährig) herangezogen werden sollen oder nur die Monate, die beim Erstellen des BAB als Abrufzeitraum von-bis ausgewählt wurden (Auswertungszeitraum) (siehe Kapitel 9.1.1). Die Berechnung ist identisch, aber bei „Auswertungszeitraum“ bleibt bei mehrmaligem Abruf eines Zeitraums der Verteilerschlüssel gleich, auch wenn in Folgemonaten schon weiter gebucht wurde. Bei der Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten wird ein Faktor gebildet, um festzustellen, wie viele Einheiten des Umlagebetrags pro Einheit des Bezugsbetrags umzulegen sind. Der Faktor wird im Zeitablauf (Bebuchung weiterer Monate) immer genauer.


Faktor = Summe monatl. Umlagebeträge der abgebenden Kostenstelle (Gültigkeitszeitraum) Basisbetrag Summe monatl. Bezugsbeträge der Bezugskostenstellen (Gültigkeitszeitraum) Basisanteil

23.000 Faktor = __________________ = 1,4375 .... (wenn die Monate 01 – 05 bebucht sind)

(7.000 + 9.000) Mit dem errechneten Faktor werden die monatlichen UML-B- und UML-E-Beträge ermittelt: UML-B im Monat = Faktor * monatlicher Bezugswert der Bezugskostenstelle

UML-B Bezugs-Kst 1: UML-B Bezugs-Kst 2: Monat 01 = 0 (1,4375 * 0) Monat 02 = 5.750,00 (1,4375 * 4.000) Monat 03 = 2.875,00 (1,4375 * 2.000) Monat 04 =1.437,50 (1,4375 * 1.000) Monat 05 = 0 (1,4375 * 0)

Monat 01 = 0 (1,4375 * 0) Monat 02 = 1.437,50 (1,4375 * 1.000) Monat 03 = 2.875,00 (1,4375 * 2.000) Monat 04 = 5.750,00 (1,4375 * 4.000) Monat 05 = 2.875,00 (1,4375 * 2.000)

UML-E im Monat = Summe der monatlichen UML-B-Beträge aller Bezugskostenstellen

UML-E Monat 01 = 0 (0 + 0) Monat 02 = 7.187,50 (5.750,00 + 1.437,50) Monat 03 = 5.750,00 (2.875,00 + 2.875,00) Monat 04 = 7.187,50 (1.437,50 + 5.750,00) Monat 05 = 2.875,00 (0 + 2.875,00) Monat 01 02 03 04 05 Summe


10.000

1.000

1.000

1.000

10.000

23.000

UML-E 0 7.187,50- 5.750- 7.187,50- 2.875- 23.000


-

4.000

2.000

1.000

-

7.000

UML-B 0 5.750 2.875 1.437,50 0 10.062,50


-

1.000

2.000

4.000

2.000

9.000

UML-B 0 1.437,50 2.875 5.750 2.875 12.937,50 Ein neuer Buchungsmonat kommt hinzu Die ermittelten Umlage-Beträge (anhand der bis Mai vorliegenden Buchungen) gelten für diese Umlage unabhängig vom gewählten Abrufzeitraum (auch dann, wenn der Abrufzeitraum Januar bis März wäre). Kommt ein neuer Buchungsmonat hinzu, wird der Faktor neu anhand der neuen aufgelaufenen Werte ermittelt. Die Anteile für die Vormonate ändern sich rückwirkend. Mit zunehmendem Buchungsfortschritt erfolgt eine immer genauere Glättung der monatlichen Schwankungen.


Beispiel: Ein neuer Monat (06) wird gebucht: Der neue Faktor wird ermittelt: Summe monatl. Umlagebeträge abgebender Kst. (Gültigkeitszeitraum) 31.000 Summe monatl. Bezugsbeträge (Gültigkeitszeitraum) 10.000 + 9.000

= 1,63158

Durch diesen neuen Faktor ändern sich die Umlage-Belastung und Umlage-Entlastung auch für alle bereits zurückliegenden Monate: UML-B im Monat = Faktor * monatlicher Bezugswert der Bezugskostenstelle

z. B. BezKst1, Monat 02: 1,63158 * 4.000 = 6.526,32 UML-E im Monat = Summe der monatlichen UML-B-Beträge der Bezugskostenstelle

z. B. UML-E Monat 02: 6.526,32 + 1.631,58 = 8.157,90

Monat 01 02 03 04 05 Neu: 06 Summe


10.000

1.000

1.000

1.000

10.000

8.000

31.000

UML-E 0 8.157,90- 6.526,32- 8.157,90- 3.263,16- 4.894,74 31.000,02 Bez.Kst 1, Bezugszeile

-

4.000

2.000

1.000

-

3.000

10.000

UML-B 0 6.526,32 3.263,16 1.631,58 0 4.894,74 16.315,80 Bez.Kst 2, Bezugszeile

-

1.000

2.000

4.000

2.000

-

9.000

UML-B 0 1.631,58 3.263,16 6.526,32 3.263,16 0 14.684,22 Anteilsbildung nach Saldoart Die Summierung der Beträge auf Bezugszeilen erfolgt nach Vorzeichen getrennt. Die Summe mit dem geringeren Wert wird aus der Anteilsbildung ausgeklammert (entweder werden nur positive oder nur negative Werte berücksichtigt). Im Beispiel oben würde sich an den berechneten Anteilen nichts ändern, wenn die Bezugskostenstelle 2 im Monat 06 – 4.000 auf der Bezugszeile hätte: Die Bezugskostenstelle 2 wird im Monat 06 behandelt, als ob sie keinen Wert hätte.

Berechnung: Die Summe der Bezugszeilenwerte positiv (+ 19.000 EUR) ist größer als die Summe der Bezugszeilenwerte negativ (- 4.000 EUR) Da nur die Kostenstellen/-träger Werte erhalten, deren Bezugszeilenwerte auf der überwiegenden Saldoseite liegen, erhält die Bezugskostenstelle2 im Monat 6 keinen Anteil aus der Umlage. Achtung: Die Summe der Bezugszeilenwerte für Bezugskostenstelle 2 liegt in diesem Fall bei 5.000 (statt 9.000). Hier zeigt sich, dass die verkürzte Formel Summe UML-B einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers = Faktor * Summe Bezugszeilenwerte falsch ist, dann nämlich, wenn die Bezugszeilen unterschiedliche Saldoarten aufweisen. In diesem Fall muss immer Monat für Monat berechnet werden.


Im Beispiel oben bringt die verkürzte Formel das richtige Ergebnis, weil alle Bezugszeilenwerte die gleiche Saldoart haben: 10.000 * Faktor (1,63158) = 16.315,80 (da alle Bezugszeilenwerte die gleiche Saldoart haben) 9.000 * Faktor (1,63158) = 14.684,22 (da alle Bezugszeilenwerte die gleiche Saldoart haben) Durch den negativen Wert im Monat 6 der Bezugskostenstelle 2 errechnet sich als Summe der Bezugswerte für diese Kostenstelle der Wert 5.000. Es wäre falsch, jetzt 5.000 * 1,63158 zu rechnen, um den Anteil der Kostenstelle an der Umlage zu ermitteln. Die Ergebnisse der einzelnen Monate ändern sich nicht, da die Bezugszeilenwerte der Monate 1 bis 5 gleichgeblieben sind. Der Monat 6 wird bei der Anteilsbildung nicht berücksichtigt! Monat 01 02 03 04 05 Neu: 06 Summe


10.000

1.000

1.000

1.000

10.000

8.000

31.000

UML-E 0 8.157,90- 6.526,32- 8.157,90- 3.263,16- 4.894,74 31.000,02 Bez.Kst 1,

Bezugszeile -

4.000

2.000

1.000

-

3.000

10.000

UML-B 0 6.526,32 3.263,16 1.631,58 0 4.894,74 16.315,80 Bez.Kst 2,

Bezugszeile -

1.000

2.000

4.000

2.000

- 4.000

5.000

UML-B 0 1.631,58 3.263,16 6.526,32 3.263,16 0 14.684,22 Wäre im Beispiel die Bezugskostenstelle 2 im Monat 06 mit –20.000 EUR auf der Bezugszeile bebucht (die Summe der negativen Werte wäre größer als die der positiven), würden nur Bezugskostenstellen mit negativen Bezugszeilenwerten einen Anteil bekommen: Die gesamte Umlage-Belastung (31.000 EUR) würde im Monat 06 der Bez.Kst. 2 zugeordnet werden. Eine genaue Beschreibung der Umlage nach aufgelaufenen Werten mit weiteren Rechenbeispielen finden Sie im Programm in der Hilfe. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Hilfe | Hilfe, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Umlage ein und wählen Sie das Thema Gegenüberstellung der variablen Umlage nach aufgelaufenen Werten. Tipp: Mit der Auswertung Zeitreihe können Sie auf einen Blick die Entwicklung Ihrer Umlage verfolgen.

9.8 Umlage-Werteausweis - Darstellungsalternativen Das Vorzeichen des umzulegenden Betrags der abgebenden Kostenstelle bzw. des Kostenträgers wird an die empfangende Kostenstelle bzw. den empfangenden Kostenträger in die Belastungszeile mitgegeben. Die Entlastung erfolgt bei der abgebenden Kostenstelle bzw. bei dem Kostenträger mit umgekehrtem Vorzeichen. Legt eine Hilfskostenstelle z. B. einen negativen Deckungsbeitrag um, so wird das negative Vorzeichen des Betrags an die empfangenden Kostenstellen/-träger übertragen. In der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger wird ein positiver Betrag entlastet. Beispiel: Die Verwaltung (Kostenstelle 10) soll umgelegt werden auf die Kostenstellen 1 und 2. Das Ergebnis (Deckungsbeitrag 2) der Kostenstelle 10 ist negativ: Die Basis-BAB-Zeile 550 beträgt - 3.700,00.


So sieht die Zeilenstruktur vor dem Einrichten der Umlage aus:

So verteilen sich die Kosten und Erlöse auf die Kostenstellen vor der Umlage:

9.8.1 Einrichtung der Umlage ohne Vorzeichenwechsel Für die Umlage wird in der Zeilenstruktur eine Belastungszeile für die empfangenden Kostenstellen/-träger und eine Entlastungszeile für die abgebende Kostenstelle bzw. den Kostenträger benötigt. Wichtig ist dabei, dass Sie sowohl in der Be- wie in der Entlastungszeile in der Zeilenstruktur die abgebende Kostenstelle bzw. den Kostenträger angeben. Welche Kostenstellen/-träger Werte empfangen, schlüsseln Sie in den Stammdaten der Umlage. Die Be- und Entlastung kann in einer Zeile stattfinden. Um die Umlage-Belastung z. B. im Kostenblock unterzubringen, damit der Wert bei den Gesamtkosten berücksichtigt wird, empfiehlt es sich jedoch, die Be- und Entlastung in getrennten Zeilen zu erfassen: Im nachfolgenden Beispiel wird die Umlage-Belastung in der Zeile 480 und die Umlage-Entlastung in der Zeile 560 ausgewiesen. Achten Sie beim Einfügen neuer Zeilen in die Zeilenstruktur immer auch auf die nachfolgenden Rechenzeilen!


In der Zeilenstruktur sind für die Umlage folgende Änderungen nötig:

So verteilen sich die Kosten und Erlöse auf die Kostenstellen nach der Umlage:

Das negative Vorzeichen der Basiszeile 550 der abgebenden Kostenstelle 10 wird an die empfangenden Kostenstellen 1 und 2 weitergegeben. Die Entlastung der Kostenstelle 10 findet demnach mit umgekehrtem Vorzeichen, also positiv statt. Durch die Addition der Zeilen 550 und 560 wird die Kostenstelle 10 im Ergebnis Null. Die Kostenstelle wurde also komplett umgelegt. Die Umlage-Belastung erfolgt in Zeile 480. Die Rechenoperationen der nachfolgenden Zeile 500 müssen entsprechend angepasst werden. Auf den Kostenstellen 1 und 2 stehen nun innerhalb des Kostenblocks zwischen den positiven Werten ein negativer Wert aus der Umlage. Damit die Summe der Kosten korrekt ermittelt wird, muss die Zeile 480 mit umgekehrtem Vorzeichen, also mit Vorzeichenwechsel in Zeile 500 einfließen. Anderenfalls würden die aus der Umlage belasteten Kosten subtrahiert statt addiert.


In den Stammdaten der Umlage ergibt sich folgendes Bild: Nr.: 10 Bemerkung: Umlage Abgebende Kst./Ktr. 10 Bezugsgröße: % Basis-BAB-Zeile: 550 Gültigkeitsbereich: 01/JJJJ - 12/JJJJ Empfangende Kst./Ktr. Kostenstelle/-träger Anteil

1 50,00000 2 50,00000

Anteilssumme: 100,00000

9.8.2 Einrichtung der Umlage mit Vorzeichenwechsel Der einfacheren Interpretation wegen sollen die Kosten, die über die Umlage-Belastung einfließen, genauso dargestellt werden wie die gebuchten Kosten, also als positiver Betrag bei den empfangenden Kostenstellen/-trägern. Soll die Umlage-Belastung nicht als negativer, sondern als positiver Wert im Kostenblock der empfangenden Kostenstellen/-träger ausgewiesen werden, wird die umzulegende Zeile mit der Rechenart Vorzeichenwechsel (+/-) in eine nachfolgende Zeile übernommen. Diese Zeile muss dann die Basis-BAB-Zeile in den Stammdaten der Umlage werden! Bei der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger wird die Umlage-Entlastung dadurch negativ ausgewiesen. Die entsprechende Zeilenstruktur sieht folgendermaßen aus:

Das Ergebnis der Zeile 550, das in der Regel negativ ist, wird nun durch den Vorzeichenwechsel als positiver Wert in die Zeile 555 übernommen. Die Zeile kann mit der Ausgabe-Art GU unterdrückt werden, damit sie auf dem Betriebsabrechnungsbogen nicht sichtbar ist, da sie lediglich als Basiszeile für die Umlage dient. Da nun alle Werte positiv dargestellt werden, also sowohl die Kosten aus den Kontenabfragezeilen wie auch die Werte aus der Umlage-Belastung, können alle Zeilen einfach durch Bereichsaddition in die Zeile 500 addiert werden. Diese Änderung hat aber auf der abgebenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger zur Folge, dass der umgelegte Betrag


in der Entlastungszeile negativ dargestellt wird. Deshalb muss in Zeile 650 die Rechenart von "+" in "-" geändert werden (B550 - B560)! Man rechnet hier mit der tatsächlichen Ergebniszeile weiter, also mit Zeile 550. Die Rechenoperation in der Zeile 650 könnte auch so aussehen: ZLR ++ B550 B550 B ZLR +/- B560 B560 B Diese Variante empfiehlt sich, wenn es mehrere Umlage-Zeilen gibt. Jede weitere Umlage-Zeile wird – wie die Zeile B560 – ebenfalls mit Vorzeichenwechsel (+/-) in die Ergebniszeile übernommen. In den Stammdaten der Umlage ändern Sie die Basiszeile: Nr.: 10 Bemerkung: Umlage Abgebende Kst./Ktr. 10 Bezugsgröße: % Basis-BAB-Zeile: 555 Gültigkeitsbereich: 01/JJJJ - 12/JJJJ Empfangende Kst./Ktr. Kostenstelle/-träger Anteil 1 50,00000 2 50,00000 Anteilssumme: 100,00000 Die Änderungen in der Zeilenstruktur und in den Stammdaten der Umlage wirken sich folgendermaßen auf die Belastung der Kostenstellen aus:

Die Umlage-Belastung der Kostenstellen 1 und 2 ist nun positiv, was die Interpretation der Auswertung erleichtert. Die Entlastung der Kostenstelle 10 ist negativ. Durch die Subtraktion der Zeilen 550 und 560 wird die Kostenstelle 10 auch hier vollständig entlastet. Durch die richtige Wahl der Rechenarten steuern Sie so die Darstellung der Werte auf Ihren Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung.

10 Konstante Werte In der Kosten- und Leistungsrechnung werden manchmal Werte benötigt, die sich nicht aus den Daten der Finanzbuchführung ergeben (z. B. die Anzahl der Mitarbeiter oder Zuschlagssätze).


Das Programm bietet deshalb die Möglichkeit, solche Daten als Konstante Werte (statistische Werte) zu erfassen oder im ASCII-Format über die ASCII-Schnittstelle zu importieren. Konstante Werte werden in die Zeilenstruktur integriert und können bei den Berechnungen berücksichtigt werden.

10.1 Anlegen von Konstanten Werten Wie Sie Konstante Werte einrichten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Konstante Werte ein und wählen Sie das Thema Konstante Werte bearbeiten.

10.2 Ändern von Konstanten Werten Wie Sie Konstante Werte ändern, wenn z. B. ab April ein neuer Mitarbeiter für eine Abteilung dazu kommt, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Konstante Werte ein und wählen Sie das Thema Konstante Werte bearbeiten.

10.3 Abfrage eines Konstanten Wertes in der Zeilenstruktur

Jeder angelegte Konstante Wert muss in eine Zeile der Zeilenstruktur einfließen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Konstante Werte ein und wählen Sie das Thema Konstante Werte in der Zeilenstruktur abfragen. Beispiel für die Kumulierung: Im Januar und Februar sind 3 Mitarbeiter in der Kostenstelle beschäftigt. Korrekt ist der Ausweis 3 Mitarbeiter auf der Auswertung für den aufgelaufenen Zeitraum Januar bis Februar. Sie setzen den Haken in dem Kästchen Kum. nicht. Bei einer Kumulierung der Werte würden fälschlicherweise 6 Mitarbeiter ausgewiesen. Handelt es sich bei Ihren Konstanten Werten aber z. B. um Stückzahlen, ist es richtig, das Kästchen Kum. zu aktivieren, weil ein Verkauf von 10 Stück im Januar und 20 Stück im Februar kumuliert einen Verkauf von 30 Stück ergibt. Beispiel für die Konsolidierung: Stückzahlen dürfen konsolidiert werden, weil 2 Mitarbeiter in der Kostenstelle 1 und 3 Mitarbeiter in der Kostenstelle 2 zusammen 5 Mitarbeiter ergeben. Prozentsätze dürfen nicht kumuliert werden, weil 10 % der Kostenstelle 1 und 10 % der Kostenstelle 2 nicht zu 20 % addiert werden dürfen. Bei einer Auswertungserstellung in anderen Währungen werden Konstante Werte nicht umgerechnet.

10.4 Rechnen in der Zeilenstruktur mit Konstanten Werten Beispiel: Sie haben einen Konstanten Wert angelegt, in dem Sie die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen eingegeben haben. Nun sollen die durchschnittlichen Personalkosten errechnet werden.


So sieht die Zeilenstruktur aus: 250 Personalkosten BU J J J J <#> S 4100 4199 MB S 4990 4990 MB S 8590 8599 MB 280 Anzahl Mitarbeiter BU N J J J MA KONST 1 1 M 290 durchschn. Pers. Ko. BU N J J J <#> / B250 M280 B Diese geringfügige Ergänzung der BAB-Zeilenstruktur bewirkt, dass bei jeder Berechnung des BAB die Kennzahl durchschnittliche Personalkosten ausgegeben wird. Ebenso einfach können Sie Kennzahlen, wie Umsatz pro Mitarbeiter oder den Umsatz bzw. das Ergebnis pro qm aber auch Gemeinkosten- oder Vertriebskostenzuschläge ermitteln.

11 Konsolidierung Bei der Konsolidierung werden Ergebnisse einzelner Kostenstellen/-träger zu Gruppensummen (Konsolidierungselementen) addiert. Die so geschaffenen Konsolidierungselemente können wiederum in einer höheren Ebene zusammengefasst werden, wobei insgesamt bis zu 9 Ebenen möglich sind. Sie erhalten für jedes Konsolidierungselement einen Betriebsabrechnungsbogen und können sich individuelle Chefübersichten oder Zeitreihen aus Konsolidierungselementen und/oder Kostenstellen/-trägern zusammenstellen. Neben der Konsolidierung einzelner Kostenstellen/-träger ist es auch möglich, den Konsolidierungselementen Kostenstellen-/träger-Eigenschaften zuzuordnen. Das hat den Vorteil, dass Sie bei neuen Kostenstellen/-trägern die Konsolidierung nicht ändern müssen, wenn den neuen Kostenstellen/-trägern die entsprechende Eigenschaft zugeordnet ist. Beispiel: In einem bundesweit tätigen Unternehmen werden Kostenstellen/-träger, die in einem Vertriebsbereich gemeinsam regional tätig sind, zu einem Konsolidierungselement zusammengefasst. So ergeben sich die Konsolidierungselemente „Vertrieb Bayern“, „Vertrieb Hessen“, „Vertrieb Saarland“ usw. Anhand der Konsolidierungselemente ist ein Leistungsvergleich zwischen den Regionen möglich. In der nächsten Konsolidierungsebene ist eine Zusammenfassung der Elemente der darunterliegenden Ebene möglich, z. B. zum „Vertrieb Gesamt“. Wie das Beispiel zeigt, ist es durch die Konsolidierung möglich, schnell Schwachstellen im Betrieb aufzudecken. Eine Totalanalyse ist - selbst bei geringer Kostenstellen/-trägeranzahl – häufig unübersichtlich und unnötig zeitaufwändig. Bei einer erkannten Schwachstelle wird auf Kostenstellen/-trägerebene heruntergebrochen und diese einer eingehenderen Betrachtung unterzogen.


Das Programm stellt automatisch folgende Ebenen zur Verfügung: 0 = Kst. (Kostenstellen/-träger) 1 = Gruppe (Gruppe) 2 = Abteilg. (Abteilung) 3 = Hauptabt. (Hauptabteilung) 4 = Bereich (Bereich) 5 = Untern. (Unternehmen) Die oben aufgeführte, vorgeschlagene Struktur können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und auf bis zu 9 Ebenen erweitern. Die Ebene 0 (Kst.) entspricht hierbei einem detaillierten (unkonsolidierten) Betriebsabrechnungsbogen. Diese Ebene steht Ihnen immer zur Verfügung, ohne dass Sie daran Anpassungen vornehmen müssen. Sie wird deshalb nicht in der Liste der vorhandenen Konsolidierungsebenen angezeigt.

11.1 Anlegen von Konsolidierungselementen in den Konsolidierungsebenen Wie Sie Konsolidierungselemente anlegen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Konsolidierung ein und wählen Sie das Thema Konsolidierung anlegen und bearbeiten. Grundsätzlich müssen ab der Ebene 2 die Bereiche der Konsolidierungselemente überschneidungsfrei aus den Elementen der untergeordneten Ebenen zusammengesetzt werden. Nur in der Ebene 1 können Kostenstellen/-träger mehreren Konsolidierungselementen zugeordnet werden. Optional können Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen festlegen, ob Sie Mehrfachzuordnungen nur in Ebene 1, in allen Ebenen oder gar nicht zulassen möchten.

11.2 Löschen von Konsolidierungsebenen Der Übersichtlichkeit wegen können Sie nicht benötigte Konsolidierungsebenen löschen. Die Löschung kann nur absteigend (mit der höchsten Ebene beginnend) erfolgen.


12 Chefübersichten Die Chefübersicht ist eine Zusammenstellung der BAB-Werte mehrerer Kostenstellen/-träger und/oder Konsolidierungselemente in Tabellenform. Mit dem Programm Kostenrechnung classic können Sie die Chefübersicht am PC auch als Grafik aufbereiten. Die Chefübersicht gibt Ihnen einen komprimierten Überblick über die für Sie relevanten Zahlen. Im Ordner Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Chefübersichten wählen Sie die Kostenstellen/-träger, Konsolidierungselemente, Kst.-Eigenschaften und BAB-Zeilen für Ihre individuelle Anzeige. Voraussetzung: Kostenstellen/-träger und Konsolidierungselemente sowie eine eingerichtete BAB-Zeilenstruktur sind vorhanden. Ob die angelegte Chefübersicht mit dem Programm Kostenrechnung classic vor Ort grafisch aufbereitet werden soll, bestimmen Sie erst zum Zeitpunkt der Auswertung. Für die Grafik sind keine besonderen Stammdaten notwendig. Allerdings ist es empfehlenswert, bei Chefübersichten, die grafisch dargestellt werden sollen, besonders auf den Inhalt zu achten. Hier sollten nur bestimmte Zeilen und Kostenstellen/-träger/Konsolidierungselemente/Kst.-Eigenschaften ausgewählt werden, um die Übersichtlichkeit der Grafik zu gewährleisten.

Die Chefübersicht kann auf zwei Arten aufgebaut sein: In den CÜ-Zeilen: BAB-Zeilen Den Zeilen der Chefübersicht werden bestimmte Zeilen des Betriebsabrechnungsbogens zugeordnet. In den Spalten stehen die gewünschten Kostenstellen/-träger und/oder Konsolidierungselemente. Vorteil: Gewohntes Bild, denn der Aufbau entspricht dem des Betriebsabrechnungsbogens.

Kst. 1 Kst. 2 Elem. 1 … Zeile 10 Zeile 20 Zeile 30 …

In den CÜ-Zeilen: Kostenstellen/-träger/Konsolidierungselemente In den Zeilen stehen bestimmte Kostenstellen/-träger und/oder Konsolidierungselemente. In den Spalten werden Zeilen des Betriebsabrechnungsbogens abgefragt. Vorteil: Sie sparen Papier, wenn wenige BAB-Zeilen, aber viele Kostenstellen/-träger und/oder Konsolidierungselemente abgefragt werden.

Zeile 10 Zeile 20 Zeile 30 … Kst. 1 Kst. 2 Elem. 1 …

Hinweis: Durch die Neuanlage eines KOST-Systems haben Sie bereits eine vom Programm vorgegebene Chefübersicht. Sie hat die Nummer 1, heißt CHEFÜBERSICHT - gesamt und enthält alle Zeilen (1 bis 9999) und alle Kostenstellen/-träger in Abhängigkeit der gewählten Länge der Kostenstellen/-träger. Bei Länge 8 ist voreingestellt Ebene 0 - 1 bis zzzzzzzz, bei Länge 15 ist Ebene 0 - 1 bis zzzzzzzzzzzzzzz voreingestellt. In den Zeilen stehen die BAB-Zeilen und in den Spalten die Kostenstellen/-träger.


Definieren einer Chefübersicht Wie Sie in den Stammdaten eine Chefübersicht anlegen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Chefübersicht ein und wählen Sie das Thema Chefübersicht anlegen/ändern.

13 Zeitreihen Die Zeitreihe bietet Ihnen einen Überblick über die Entwicklung der Werte einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers. In den Spalten sind die aufgelaufenen Werte und die Monats-Ist-Werte nebeneinander dargestellt. In den Zeilen sehen Sie die gewünschten BAB-Zeilen. Sie legen im Ordner Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeitreihen fest, für welche Kostenstellen/-träger, Konsolidierungselemente oder Kostenstellen/-träger-Eigenschaften die Zeitreihen erstellt werden und welche BAB-Zeilenwerte dargestellt werden sollen. Mit dem Programm Kostenrechnung classic können Sie die Zeitreihe am PC auch als Grafik aufbereiten. Dies bestimmen Sie erst zum Zeitpunkt der Druckaufbereitung. Für die Grafik sind keine besonderen Stammdaten notwendig. Allerdings ist es empfehlenswert, nur wenige Zeilen auszuwählen, um die Übersichtlichkeit der Grafik zu gewährleisten. Haben Sie bereits eine Chefübersicht mit den Kostenstellen-/trägern und Zeilen angelegt, für die Sie auch eine Zeitreihe erstellen wollen, können Sie die Stammdaten der Chefübersicht in die Stammdaten der Zeitreihe kopieren. Hinweis: Durch die Neuanlage eines Bestandes haben Sie bereits eine vom Programm vorgegebene Zeitreihe. Sie hat die Nummer 1, heißt ZEITREIHE – gesamt und enthält alle Zeilen (1 bis 9999) und alle Kostenstellen/-träger in Abhängigkeit der gewählten Länge der Kostenstellen/-träger. Bei Länge 8 ist voreingestellt 1 bis zzzzzzzz, bei Länge 15 ist 1 bis zzzzzzzzzzzzzzz voreingestellt.

13.1 Definieren einer Zeitreihe Voraussetzung: Kostenstellen/-träger, gegebenenfalls Konsolidierungselemente und eine eingerichtete BAB-Zeilenstruktur sind vorhanden. Wie Sie in den Stammdaten eine Zeitreihe anlegen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Zeitreihen ein und wählen Sie das Thema Zeitreihen anlegen/ändern. Tipp: Haben Sie bereits eine Chefübersicht mit den Kostenstellen/-trägern und Zeilen angelegt, für die Sie auch eine Zeitreihe erstellen wollen, können Sie die Stammdaten der Chefübersicht in die Stammdaten der Zeitreihe kopieren.

1. Öffnen Sie dazu den Ordner Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung| Chefübersichten.

2. Markieren Sie die Chefübersicht, die Sie als Zeitreihe kopieren möchten.


3. Wählen Sie im Kontextmenü Chefübersicht als Zeitreihe kopieren.

4. Sie erhalten die Meldung #KOR10029 Es wurden alle ausgewählten Chefübersichten erfolgreich als Zeitreihen gespeichert.

5. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.

6. Schließen Sie die Chefübersicht.

Eventuell erhalten Sie die Meldung KOR10090 Die in der Zwischenablage befindlichen Daten konnten nicht vollständig als Zeitreihenzeilen bzw. –Kostenstellen/-träger eingefügt werden! Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. In der Chefübersicht sind eventuell Sortierungen, Filter oder Formatierungen hinterlegt, die in der Zeitreihe nicht berücksichtigt werden können.

14 Plan-, Budget- und Vorjahreswerte Planwerte Planwerte sind statische Werte einer Kostenstelle bzw. eines Kostenträgers. Sie dienen der leistungsbezogenen Unternehmensplanung und werden im Betriebsabrechnungsbogen den errechneten Ist-Werten gegenübergestellt. Die Abweichung zwischen Ist- und Planwert wird absolut und in Prozent errechnet und im BAB sowie optional in der Chefübersicht angezeigt. Vorjahreswerte Außer der Spalte Planwerte steht Ihnen die Spalte Vorjahreswerte auf dem Betriebsabrechnungsbogen und der Chefübersicht zur Verfügung. Die Vorjahreswerte werden im BAB den Ist-Werten gegenübergestellt, die Abweichungen werden in Prozent und absolut errechnet. Außerdem wird für die Vorjahreswerte auch die Spalte Kst.% gefüllt, wenn Sie in der Zeilenstruktur eine Basis definiert haben und Zeilen für die Prozentuierung festgelegt wurden. Die Plan- und Vorjahreswerte werden auf Basis der gespeicherten BAB-Zeilenstruktur entweder monatsweise pro Kostenstelle/-träger und BAB-Zeile erfasst, aus dem Vorjahr übernommen oder als ASCII-Datei importiert. Budgetwert Zusätzlich oder alternativ zu den monatlichen Plan- oder Vorjahreswerten können Sie einen Budgetwert pro Kostenstelle/-träger und BAB-Zeile erfassen. Der Budgetwert ist ein Jahres-Planwert, der mit dem kumulierten Ist-Wert verglichen wird. Geben Sie Budgetwerte und monatliche Plan- und/oder Vorjahreswerte nebeneinander ein, werden im Betriebsabrechnungsbogen die Monatswerte in der Spalte Monatliche Werte und die Budgetwerte – unabhängig vom Abrufzeitraum - in der Spalte Aufgelaufene Werte ausgegeben. Der fest vorgegebene Budgetwert hat also Vorrang vor der Ermittlung des aufgelaufenen Plan- oder Vorjahreswertes aus den Monatswerten. Tipp: Beide Spalten - Planwerte und Vorjahreswerte - können Sie flexibel nutzen. So können Sie z. B. sowohl monatliche und aufgelaufene Planwerte wie auch den Budgetwert in einem BAB ausgeben, wenn Sie die monatlichen Planwerte unter Bewegungsdaten | Kosten- und Leistungsrechnung |KOST-Planwerte erfassen und den Budgetwert unter Bewegungsdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Vorjahreswerte. Beide Spalten können Sie über den Listendruck ausgeben (über das Kontextmenü mit Klick auf die rechte Maustaste). In der Chefübersicht können die Vorjahreswerte alternativ zu den Planwerten ausgegeben werden. Geben Sie unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST Vorjahreswerte nur dann Werte ein, wenn Sie tatsächlich beide Spalten (Planwerte und Vorjahreswerte) auf einem BAB ausweisen möchten. Die Spalte


Vorjahreswerte wird auf dem BAB sowohl im Listendruck ausgegeben, als auch auf der Standardauswertung Vorjahr-Ist-Soll A4 Quer. Sollen nur die Vorjahreswerte auf dem BAB ausgegeben werden, können diese auch in die Spalte Planwerte (über Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte) übernommen werden (z. B. für die Standard-Auswertung Soll-Ist A4 Quer). Hinweis: Vorhandene Planwerte bzw. Vorjahreswerte können Sie vor der Übernahme löschen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf Erfassen | Kosten-und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte und wählen Sie im Kontextmenü entweder Planwerte oder Vorjahreswerte löschen. Definieren Sie im Fenster Planwerte löschen bzw. Vorjahreswerte löschen die zu löschenden Kostenstellen/-träger. Es werden alle Planwerte bzw. Vorjahreswerte dieser Kostenstellen/-träger gelöscht.

• Sollen nur Planwerte, Budget- bzw. Vorjahreswerte für Kostenstellen/Zeilen und Zeiträume gelöscht werden, die neu übernommen werden sollen, können Sie das direkt bei der Übernahme durchführen.

• Klicken Sie auf Erfassen | Kosten-und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte und wählen Sie im Kontextmenü Monatswerte bearbeiten | Ist-Werte bzw. Planwerte/Budgetwerte oder Vorjahreswerte übernehmen. werte) Sie können das Kontrollkästchen Vorhandene Werte vor Übernahme löschen aktivieren. Es werden alle bereits vorhandenen Werte in den ausgewählten Bereichen vor der Übernahme gelöscht. Für die Vorjahreswerte ist das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert.

14.1 Einstellungen für die Berechnung von Plan- und Vorjahreswerten Der Wert in einer Rechenzeile wird bei Plan- und Vorjahreswerten durch zwei Einstellungen bestimmt:

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur: Kum.-Kennzeichen in der Rechenzeile • Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung| Steuerungsdaten – Plan-/Vorjahreswerte

Einstellungen: Rechnen mit Planwerten bzw. Rechnen mit Vorjahreswerten. Im Gegensatz zu den Ist-Werten (hier wird das Ergebnis in einer Rechenzeile immer vom Programm errechnet) kann für Plan-/Vorjahreswerte bei den Rechenzeilen die Rechenfunktion ein- bzw. ausgeschaltet werden. Plan- und Vorjahreswerte für BAB-Zeilen mit Zeilenrechnung können Sie vom Programm errechnen lassen oder selbst erfassen. Ist unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen die Option Rechnen mit Planwerten bzw. Rechnen mit Vorjahreswerten aktiviert, müssen Sie für alle BAB-Zeilen – außer für die BAB-Zeilen mit Zeilenrechnung – einen Plan/-Vorjahreswert bzw. Budgetwert eingeben. Rechenzeilen erkennen Sie in der Erfassungsmaske an dem Rechner-Symbol in der Spalte Ausgabe. In folgenden Fällen greift die Rechenfunktion nicht, obwohl Rechnen mit Planwerten bzw. Rechnen mit Vorjahreswerten aktiviert ist:

• Sie haben für die Rechenzeile manuell einen Plan-/Vorjahreswert erfasst oder bei der Übernahme von Plan-/Vorjahreswerten den Haken für Werte der Rechenzeilen übernehmen aktiviert. Der manuell erfasste/übernommene Wert (wird in der Rechenzeile angezeigt) hat Vorrang. Auch bei aktivierter Rechenfunktion errechnet das Programm keinen Planwert.

• Das Kum.-Kennzeichen in der Zeilenstruktur ist gesetzt: Ist das Kum.-Kennzeichen in einer Rechenzeile aktiv, kann die Rechenfunktion nicht durchgeführt werden. In diesem Fall werden die Zeilenwerte summiert und nicht neu berechnet. Damit Rechnen mit Plan-/Vorjahreswerten wirksam wird, darf das Kum.-Kennzeichen in der Rechenzeile nicht gesetzt werden.


Wenn Sie nicht zu jeder BAB-Zeile Plan/-Vorjahreswerte bzw. einen Budgetwert erfassen wollen, deaktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Rechnen mit Planwerten bzw. Vorjahreswerten in den Einstellungen unter Stammdaten |Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten und erfassen Sie, wenn gewünscht, die Plan-/Vorjahreswerte in den Rechenzeilen selbst. Bei der Neuanlage eines Bestandes sind die Optionen Rechnen mit Planwerten und Rechnen mit Vorjahreswerten voreingestellt. Hinweis: Haben Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten in den Einstellungen die Option Rechnen mit Planwerten bzw. Rechnen mit Vorjahreswerten aktiviert, wird das Ergebnis der Rechenzeilen erst bei der Auswertung im BAB angezeigt.

14.2 Erfassung von Plan-/Vorjahreswerten pro Monat und/oder Budgetwerte Voraussetzung: Plan-/Vorjahreswerte und/oder Budgetwerte können erst erfasst werden, wenn Kostenstellen/-träger und eine Zeilenstruktur angelegt wurden. Die Plan-/Vorjahreswerte erfassen Sie monatsweise. Auf der Auswertung wird der monatliche Plan-/Vorjahreswert des Auswertungsmonats dem entsprechenden Ist-Wert gegenübergestellt. Der aufgelaufene Wert ergibt sich aus dem ausgewählten Abrufzeitraum. Zusätzlich oder alternativ zu den monatlichen Plan-/Vorjahreswerten können Sie einen Budgetwert pro Kostenstelle und BAB-Zeile erfassen. Der Budgetwert ist ein Jahreswert, der mit dem kumulierten Ist-Wert verglichen wird. Geben Sie Budgetwerte und monatliche Plan-/Vorjahreswerte nebeneinander ein, werden in der jeweiligen Spalte (Planwerte bzw. Vorjahreswerte) im Betriebsabrechnungsbogen die Monatswerte unter Monatliche Werte und die Budgetwerte - unabhängig vom Abrufzeitraum - unter Aufgelaufene Werte ausgegeben. Der Budgetwert hat also Vorrang vor der Ermittlung des aufgelaufenen Wertes (abhängig vom Abrufzeitraum) bei den Monatswerten. Die Differenz zwischen dem aufgelaufenen Ist-Wert und dem (Jahres-)Budgetwert zeigt Ihnen, wie weit Sie noch von dem vorgegebenen Budgetwert entfernt sind. Wie Sie Plan-/Vorjahreswerte erfassen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte erfassen/ändern bzw. KOST-Vorjahreswerte erfassen/ändern. Tipp: Beim Erfassen von Plan-/Vorjahreswerten ist es möglich, auf die Stammdaten der Kostenstellen/-träger, der Zeilenstruktur und der Konsolidierung zuzugreifen. Markieren Sie die Zeile, zu der Sie die Zeilenstruktur sehen möchten, und wählen Sie Ansicht | Stammdatendetails anzeigen. Sie können maximal 12 Vor- und 2 Nachkommastellen erfassen. Bei Nachkommastellen erfassen Sie explizit das Komma und die beiden Nachkommastellen. Ansonsten wird automatisch ,00 ergänzt. Für negative Werte geben Sie an der ersten Stelle ein – (minus) als Vorzeichen ein.


14.3 Kopieren von monatlichen Plan-/Vorjahreswerten auf andere Monate Wie Sie Plan-/Vorjahreswerte kopieren, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte ändern - Monatswerte kopieren bzw. KOST-Vorjahreswerte ändern - Monatswerte kopieren.

14.4 Verteilen von Jahres-Plan- bzw. Vorjahreswerten auf Einzelmonate Statt Plan- bzw. Vorjahreswerte für die einzelnen Monate zu erfassen, können Sie auch einen Jahres-Plan- bzw. Vorjahreswert eingeben und diesen gleichmäßig auf die Monate verteilen lassen. Wie Sie Plan-/Vorjahreswerte verteilen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte ändern - Jahreswerte verteilen, bzw. KOST-Vorjahreswerte ändern – Jahreswerte verteilen. Hinweise: • Bei vollständigen Monaten wird der Jahreswert durch die Anzahl der Monate geteilt. Ist als Wirtschaftsjahr z. B.

01.01.JJJJ bis 30.06.JJJJ gespeichert, dann wird der Jahreswert durch 6 geteilt. • Bei unvollständigen Monaten am Beginn oder Ende des Wirtschaftsjahres wird der Jahreswert ebenfalls durch

die Anzahl der Monate geteilt, wobei auch der unvollständige Monat den gleichen Anteil erhält, wie die kompletten Monate. Er wird z. B. durch 10 geteilt, wenn als Wirtschaftsjahr 20.03.JJJJ bis 31.12.JJJJ gespeichert ist.

• Bei unvollständigen Monaten am Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres wird der Jahreswert durch die Anzahl der Monate minus 1 geteilt. Ein Monatswert wird halbiert und die beiden Hälften werden den unvollständigen Monaten zugeordnet. Wenn als Wirtschaftsjahr z. B. 04.05.JJJJ bis 03.05.JJJJ eingetragen ist, wird der Jahreswert durch 12 geteilt. Den Monaten Mai JJJJ und Mai JJJJ wird jeweils der halbe Monatswert als Plan/-Vorjahreswert zugewiesen.

14.5 Multiplizieren von Monatswerten für mehrere Kostenstellen/-träger mit einem Faktor Bereits gespeicherte monatliche Plan-/Vorjahreswerte können Sie mit einem beliebigen Faktor multiplizieren lassen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Monatswerte multiplizieren bzw. KOST-Vorjahreswerte - Monatswerte multiplizieren. Tipp: Sollen nur einzelne Werte einer Kostenstelle/Zeile multipliziert werden, öffnen Sie die betreffende Kostenstelle, bzw. den Kostenträger bzw. die Zeile (je nach Ansicht) per Doppelklick oder über die Schaltfläche OK. Die zu ändernde Kostenstelle bzw. der Kostenträger und die Zeile sind bereits voreingestellt. Sie müssen nur noch die Monate definieren, die angepasst werden sollen.


14.6 Multiplizieren von Budgetwerten für mehrere Kostenstellen/-träger mit einem Faktor Im Kontextmenü unter Budgetwerte bearbeiten | Budgetwerte multiplizieren können Sie die erfassten Budgetwerte einer Zeile oder eines Zeilenbereichs für mehrere oder alle Kostenstellen/-träger mit einem beliebigen Faktor multiplizieren lassen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Budgetwerte multiplizieren, bzw. KOST-Vorjahreswerte - Budgetwerte multiplizieren. Tipp: Sollen nur einzelne Budget-Werte einer Kostenstelle/Zeile multipliziert werden, öffnen Sie die betreffende Kostenstelle bzw. Zeile (je nach Ansicht) per Doppelklick oder über die Schaltfläche OK. Die zu ändernde Kostenstelle bzw. der Kostenträger bzw. die Zeile sind dann bereits voreingestellt.

14.7 Kopieren von Monatswerten in Budgetwerte Sie können Plan-/Vorjahreswerte, die Sie als Monatswert erfasst haben, in die Spalte Budgetwerte kopieren. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte ändern – Monatswerte in Budgetwerte kopieren bzw. KOST-Vorjahreswerte ändern - Monatswerte in Budgetwerte kopieren. Tipp: Soll der kopierte Monatswert auf das komplette Jahr hochgerechnet werden, multiplizieren Sie den Wert mit dem Faktor 12 über das Kontextmenü über den Menüpunkt Budgetwerte bearbeiten | Budgetwerte multiplizieren.

14.8 Verteilung von Budgetwerten auf Monatswerte Sie können Plan-/Vorjahreswerte, die Sie als Budgetwert erfasst haben, auf einzelne Monate verteilen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Budgetwerte auf Monatswerte verteilen, bzw. KOST-Vorjahreswerte – Budgetwerte auf Monatswerte verteilen. Der Verteilungsbetrag je Monat ergibt sich aus der Formel (Zu verteilender Budgetwert: Summe aller Monatsgewichte) x Monatsgewicht. Nähere Informationen und ein Beispiel dazu finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Monatsweise Gewichtung ein und wählen Sie das gleichnamige Thema.

14.9 Kopieren von Plan-/Vorjahreswerten Sie können Plan-/Vorjahreswerte, die Sie bei einer Kostenstelle bzw. einem Kostenträger erfasst haben, auch auf andere Kostenstellen/-träger kopieren.


Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Planwerte kopieren bzw. KOST-Vorjahreswerte - Vorjahreswerte kopieren.

14.10 Übernahme von Plan-, Vorjahres- und Budgetwerten aus dem Vorjahr, aus dem aktuellen Jahr oder aus einem anderen Bestand

Sie können die berechneten Ist-Werte des Vorjahres als Planwerte, Vorjahreswerte oder Budgetwerte ins aktuelle Wirtschaftsjahr übernehmen, wenn ein Vorjahr berechnet ist. Die Übernahme ist auch für die im Vorjahr gespeicherten Plan-, Vorjahres- und Budgetwerte möglich. Sie legen fest, welche Kostenstellen/-träger und welche Zeilenwerte Sie übernehmen möchten. Mit dem Übernahmefaktor bestimmen Sie den Auf- bzw. Abschlag, mit dem ein Wert übernommen wird. Für eine rollierende Planung ermöglicht das Programm die Ist-Werte des aktuellen Jahres als Plan-/Vorjahres- und Budgetwert zu übernehmen. Außerdem können Sie Ist-Werte eines anderen Bestandes als Plan/-Vorjahres- oder Budgetwerte in den aktuell geöffneten Bestand übernehmen. Übernehmen Sie Werte aus dem Vorjahr als Budgetwerte in das aktuelle Wirtschaftsjahr, werden diese Werte in der Spalte aufgelaufene Vorjahreswerte bzw. aufgelaufene Planwerte dargestellt. Sie sehen also statt der kumulierten abgerechneten Monate einen Jahreswert.

14.10.1 Übernahme von monatlichen Ist-Werten des Vorjahres als monatliche Plan- oder Vorjahreswerte

Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Ist-Werte aus Vorjahr übernehmen bzw. KOST-Vorjahreswerte – Ist-Werte aus Vorjahr übernehmen.

14.10.2 Übernahme der aufgelaufenen Ist-Werte des Vorjahres als Budgetwerte für das laufende Jahr

Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Aufgelaufene Ist-Werte aus Vorjahr in Budgetwerte übernehmen bzw. KOST-Vorjahreswerte - Aufgelaufene Ist-Werte aus Vorjahr in Budgetwerte übernehmen. Das Dialogfenster Vorjahreswerte übernehmen wird nur dann geöffnet, wenn noch keine Vorjahreswerte erfasst wurden und wenn der BAB im Vorjahr berechnet wurde. Sind bereits Vorjahreswerte vorhanden, wählen Sie im Kontextmenü Budgetwerte bearbeiten | Aufgelaufene Ist-Werte aus Vorjahr übernehmen.


14.10.3 Übernahme von Plan-/Vorjahreswerten des Vorjahres ins aktuelle Jahr Die im Vorjahr vorhandenen Plan-/Vorjahreswerte können auch ins aktuelle Jahr übernommen werden. Dabei ist es möglich, die Plan-/Vorjahreswerte des alten Jahres durch einen Faktor an die Situation des neuen Jahres anzupassen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte – Planwerte aus Vorjahr übernehmen bzw. KOST-Vorjahreswerte - Vorjahreswerte aus Vorjahr übernehmen.

14.10.4 Übernahme von Budgetwerten des Vorjahres ins aktuelle Jahr Die im Vorjahr erfassten Budgetwerte können auch ins aktuelle Jahr übernommen werden. Über einen Faktor können Sie die Budgetwerte des alten Jahres an die aktuelle Situation anpassen. Bei wirtschaftsjahresübergreifenden Auswertungen wird immer nur der Budgetwert des aktuellen Wirtschaftsjahres herangezogen. Die Budgetwerte müssen deshalb nach der Jahresübernahme ins aktuelle Jahr übernommen werden, wenn im Vorjahr ein Budgetwert erfasst wurde, der z. B. für das gesamte, über mehrere Jahre laufende Projekt berechnet wurde. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Budgetwerte aus Vorjahr übernehmen bzw. KOST-Vorjahreswerte – Budgetwerte aus Vorjahr übernehmen.

14.10.5 Übernahme von monatlichen Ist-Werten des aktuellen Jahres als monatliche Plan- oder Vorjahreswerte

Für eine rollierende Planung bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, die Ist-Werte des aktuellen Jahres als Plan-/Vorjahreswert zu übernehmen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Ist-Werte aus aktuellem BAB übernehmen bzw. KOST-Vorjahreswerte – Ist-Werte aus aktuellem BAB übernehmen.

14.10.6 Übernahme der aufgelaufenen Ist-Werte des aktuellen Jahres als Budgetwerte Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOT-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Aufgelaufene Ist-Werte aus aktuellem BAB in Budgetwerte übernehmen, bzw. KOST-Vorjahreswerte - Aufgelaufene Ist-Werte aus aktuellem BAB in Budgetwerte übernehmen.


14.10.7 Übernahme der monatlichen Ist-Werte aus einem anderen Bestand als monatliche Plan- oder Vorjahreswerte

Wenn Sie bereits in einem anderen Bestand Ist-Werte gespeichert haben, die Sie in Ihrem aktuellen Bestand als Planwerte benötigen, können Sie diese mit Hilfe des Programms übernehmen. Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Ist-Werte aus anderem Bestand übernehmen bzw. KOST-Vorjahreswerte - Ist-Werte aus anderem Bestand übernehmen

14.10.8 Übernahme der aufgelaufenen Ist-Werte eines anderen Bestandes als Budgetwerte

Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Aufgelaufene Ist-Werte aus anderem Bestand in die Budgetwerte übernehmen, bzw. KOST-Vorjahreswerte - Aufgelaufene Ist-Werte aus anderem Bestand in die Budgetwerte übernehmen.

14.10.9 Löschen von Plan- bzw. Vorjahreswerten Wie Sie Plan- bzw. Vorjahreswerte löschen können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte – Monatswerte löschen bzw. KOST-Vorjahreswerte – Monatswerte löschen.

14.11 Löschen von Budgetwerten Wie Sie Budgetwerte löschen können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Planwerte, bzw. KOST-Vorjahreswerte ein und wählen Sie das Thema KOST-Planwerte - Budgetwerte löschen bzw. KOST-Vorjahreswerte – Budgetwerte löschen.

14.12 Exportieren von Plan-/Vorjahreswerten Die erfassten Plan-/Vorjahreswerte können Sie auch in eine Datei oder in die Zwischenablage exportieren, um die Daten z. B. in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu übernehmen. Wie Sie Plan- bzw. Vorjahreswerte exportieren können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Planwerte exportieren, bzw. Vorjahreswerte exportieren ein und wählen Sie das Thema Planwerte in Datei exportieren bzw. Vorjahreswerte in Datei exportieren.


15 Steuerungsdaten, KOST-Stapel und -Verarbeitungen Generell werden in DATEV Kostenrechnung classic alle Werte aus der Finanzbuchführung zur Berechnung herangezogen. Ein Import der Daten ist daher nicht erforderlich. Trotzdem ist es unter Umständen notwendig, Stapel in der Kosten- und Leistungsrechnung anzulegen, wenn Buchungen nur in der Kosten- und Leistungsrechnung benötigt werden, z. B. kalkulatorische Kosten. • Ausnahme Wollen Sie mehrere FIBU-Mandanten in der Kosten- und Leistungsrechnung konsolidieren, ist ein

Import nach wie vor erforderlich (siehe Kapitel 15.3).

15.1 Steuerungsdaten Welche Bewegungsdaten eines Wirtschaftsjahres in die Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung einfließen, bestimmen Sie im Menüpunkt Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten - FIBU-Buchungen: In den FIBU-Buchungen hinterlegen Sie, ab welchem Monat die Buchungen aus der FIBU in der Kosten- und Leistungsrechnung ausgewertet werden sollen. Sie legen außerdem fest, wie im Falle fehlerhafter Kst.-Eingaben verfahren werden soll, wenn z. B. keine Kostenstelle bzw. kein Kostenträger eingegeben wurde. Außerdem können Einstellungen für die FIBU-Buchungszeile zur Unterstützung bei der Buchungserfassung hinterlegt werden. Welche Buchungen werden jeweils in der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt? Ist ein Start-Monat gesetzt, werden ab diesem Monat folgende Buchungen in den Auswertungen der Kostenrechnung berücksichtigt:

• Alle kostrelevanten FIBU-Buchungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen (erkennbar in den Auswertungen anhand des Kürzels RWPRO in der Spalte Bew.Typ).

• Alle KOST-Buchungen aus verarbeiteten KOST-Stapeln (erkennbar unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Verarbeitungen anhand der Kürzel EX oder KO in der Spalte Art und in den Auswertungen anhand der Kürzel KOBEW und EXBEW in der Spalte Bew.Typ).

Folgende Buchungen, die vor dem Start-Monat vorhanden sind, fließen ebenfalls in die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung:


• Alle in KOST-Verarbeitungen vorhandenen FIBU-Buchungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen (erkennbar unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Verarbeitungen anhand des Kürzels KR in der Spalte Art und in den Auswertungen anhand des Kürzels KARW in der Spalte Bew.Typ).

Ist kein Start-Monat gesetzt, finden Sie folgende Buchungen in den Auswertungen der Kostenrechnung:


• Alle in KOST-Verarbeitungen vorhandenen FIBU-Buchungen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen (erkennbar unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Verarbeitungen anhand des Kürzels KR in der Spalte Art und in den Auswertungen anhand des Kürzels KARW in der Spalte Bew.Typ).


15.2 Manueller Import von FIBU-Buchungen Ein Import der Buchungen aus der Finanzbuchführung ist nicht notwendig, da die kostrelevanten Daten unter (Kanzlei-) Rechnungswesen automatisch zur Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens herangezogen werden. Ausnahme: Falls Sie z. B. unterschiedliche FIBU-Mandanten in einer KOST-Auswertung miteinander konsolidieren möchten, ist ein Import in einen Konsolidierungs-Mandanten notwendig. Nur dann wird beim Konsolidierungsmandanten der Haken in Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten – FIBU-Buchungen bei Buchungen auswerten ab deaktiviert. In diesem Fall importieren Sie die Daten aller Mandanten, die zur Konsolidierung herangezogen werden (siehe Kapitel 15.3). Import von Stapeln in die Kosten- und Leistungsrechnung Wie Sie Stapel in die Kosten- und Leistungsrechnung importieren, finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Stapel importieren ein und wählen Sie das Thema FIBU-Stapel in die Kostenrechnung importieren. Hinweise zu den Stapeln: Neue Stapel: Es werden nur Stapel zur Übernahme markiert, die seit dem letzten Import neu dazugekommen sind. Bereits vorhandene, in der Buchführung geänderte Stapel werden nicht für den Import aufbereitet. Es werden nur Stapel für den Zeitraum vor dem unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten hinterlegten Startdatum berücksichtigt (siehe Kapitel 15.1). Geänderte Stapel: Es werden alle Stapel automatisch zur Übernahme in Kosten- und Leistungsrechnung bereitgestellt, die bereits einmal importiert, aber nach dem Import in der Finanzbuchführung geändert wurden. Diese Stapel sind in der Spalte In FIBU/JA geändert mit einem Haken versehen. Um sicherzugehen, dass die aktuellen FIBU-Buchungen in der Kostenrechnung berücksichtigt werden, ist es empfehlenswert, die Option Geänderte Stapel immer zu aktivieren. Beachten Sie, dass eine Abfrage nur vor dem in den Steuerungsdaten hinterlegten Startdatum stattfindet. Unveränderte Stapel zum nochmaligen Import: Für den eingestellten Importzeitraum werden alle Stapel in die Kosten- und Leistungsrechnung importiert, auch wenn diese bereits in der Kosten- und Leistungsrechnung vorhanden sind und in der Finanzbuchführung seit dem Import nicht geändert wurden. Diese Funktion benötigen Sie nur, wenn Sie nach dem Import der Stapel neue relevante Konten aufnehmen und diese in der Zeilenstruktur zuordnen. Sind in der Buchführung bereits Buchungen auf diese Konten vorhanden, müssen die Stapel neu importiert und verarbeitet werden. Um unnötig lange Import-, Verarbeitungs- und Berechnungszeiten zu vermeiden, aktivieren Sie diese Option nur für den Fall, dass Stapel noch einmal importiert werden müssen, weil Sie den relevanten Kontenbereich verändert haben. Wichtig: Durch den wiederholten Import eines Stapels wird der bereits vorhandene KOST-Stapel überschrieben. Änderungen in diesem KOST-Stapel gehen dadurch verloren.


15.3 Konsolidierung mehrerer Mandanten-Bestände in der Kostenrechnung Situation Sie haben eine Firma mit z. B. mehreren Geschäftsstellen, die in der Finanzbuchführung getrennt bearbeitet werden, für die aber eine gemeinsame Kosten- und Leistungsrechnung erstellt werden soll. Unabhängig davon kann für jede Geschäftsstelle eine eigene Kosten- und Leistungsrechnung erstellt werden. Die Geschäftsstellen haben in der Finanzbuchführung unterschiedliche Mandantennummern. In allen FIBU-Beständen wird mit Kostenstellen/-trägern gebucht. In der Kosten- und Leistungsrechnung ist ein KOST-System für die Konsolidierung der Mandanten-Bestände angelegt. Tipp: Handelt es sich bei dem Zielmandanten um einen Mandanten mit eigener Finanzbuchführung und nicht um einen reinen Konsolidierungsmandanten müssen Sie auch die Stapel des Zielmandanten manuell importieren. Damit auch eine separate Auswertung des Zielmandanten möglich ist, legen Sie für die Konsolidierung ein eigenes neues KOST-System unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme über den Link Neues KOST-System anlegen an. Ändern Sie die Kurzbezeichnung in einen sprechenden Begriff z. B. Konsolidierung und deaktivieren Sie in den FIBU-Buchungen den Haken bei Buchungen auswerten ab Monat. Importieren Sie nun alle zu konsolidierenden Mandanten in dieses neue KOST-System. Wie Sie mehrere FIBU-Bestände in einem KOST-Bestand konsolidieren, finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Stapel importieren ein und wählen Sie das Thema FIBU-Stapel in die Kostenrechnung importieren. Bei Mandanten mit KR-Mand.- Schlüsseln ungleich 1 wird der Wirtschaftsjahresbeginn nicht geprüft. Es werden nur Stapel übernommen, deren Buchungsmonate auch in der Finanzbuchführung des Zielmandanten existieren. Die Währung muss mit dem Zielmandanten übereinstimmen und die Sachkontenlänge darf nicht größer sein.

15.4 KOST-Stapel erfassen Die Erfassungszeile im Stapel der Kosten- und Leistungsrechnung weicht von der Erfassungszeile in der Finanzbuchführung ab. Die Felder Betrag, Konto und Kst. stehen nebeneinander, um Ihnen eine schnellere Erfassung der Buchungen zu ermöglichen. Aus dem erfassten Buchungssatz wird nur das Konto herangezogen, das Gegenkonto kann zwar eingegeben werden, spielt aber für die Auswertung keine Rolle. Stapel, die Sie hier erfassen, werden nur in der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt und haben keinen Einfluss auf die Finanzbuchhaltung. Wie Sie KOST-Stapel erfassen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Buchungssätze ein und wählen Sie das Thema Buchungssätze in KOST-Stapeln erfassen.

15.5 Ändern von unverarbeiteten KOST-Stapel Alle KOST-Stapel, die noch nicht verarbeitet sind, können geändert werden. Dies gilt sowohl für Stapel, die aus (Kanzlei-)Rechnungswesen importiert wurden wie auch für Stapel, die Sie in der Kosten- und Leistungsrechnung selbst angelegt oder im ASCII-Format importiert haben. Änderungen sind an bereits vorhandenen Bewegungssätzen möglich, es können aber auch weitere Bewegungssätze dazu erfasst werden.


Wie Sie unverarbeitete KOST-Stapel ändern können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Stapel ein und wählen Sie das Thema KOST-Stapel bearbeiten.

15.6 Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten in der KOST-Stapel-Erfassungszeile Alle Bearbeitungsmöglichkeiten im KOST-Stapel finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Stapel ein und wählen Sie das Thema KOST-Stapel bearbeiten.

15.7 KOST-Stapel in Kosten- und Leistungsrechnung verarbeiten Aus (Kanzlei-)Rechnungswesen in die Kosten- und Leistungsrechnung importierte Stapel, im ASCII-Format importierte Stapel und in der Kosten- und Leistungsrechnung erfasste KOST-Stapel werden erst nach ihrer Verarbeitung beim Erstellen der Auswertung berücksichtigt. Wurde z. B. beim Importieren aus (Kanzlei-)Rechnungswesen und der anschließenden automatischen Verarbeitung ein Stapel nicht verarbeitet, weil ein Fehlerprotokoll erstellt wurde, muss der Stapel nach der Korrektur manuell verarbeitet werden. Haben Sie wiederkehrende Buchungen in einem Stapel erfasst, ist es möglich, diesen Stapel immer wieder zu duplizieren, damit er wieder (für einen anderen Monat) verarbeitet werden kann. Wie Sie KOST-Stapel verarbeiten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Stapel ein und wählen Sie das Thema KOST-Stapel auswählen. Unter der Überschrift Was möchten Sie tun? wählen Sie den Eintrag Stapel prüfen und verarbeiten oder löschen. Ergebnis: Nach der Verarbeitung hat der Stapel ein Verarbeitungsdatum (Verarbeitet am) und eine Verarbeitungsnummer (KOST-VA-Nr.) und steht unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Verarbeitungen. Es werden ausschließlich verarbeitete Stapel für die Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt.

15.8 Bearbeitungsfunktionen für erfasste und importierte KOST-Stapel Welche Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Stapel ein und wählen Sie das Thema KOST-Stapel auswählen.

15.9 Fehlerprotokolle für KOST-Stapel anzeigen und auswerten Wird die Verarbeitung für einen Stapel angestoßen, der fehlerhafte Bewegungssätze enthält, wird die Verarbeitung abgebrochen und ein Fehlerprotokoll angelegt. Fehlerquellen in den Bewegungssätzen sind z. B. das Buchen auf relevante Konten ohne Kostenstelle, wenn für das Konto auch keine Kontenverteilung hinterlegt ist. Bei einer fehlerhaften Verarbeitung erhalten Sie eine Meldung vom Programm. Der fehlerhafte KOST-Stapel wird in der Spalte FP (Fehlerprotokoll) mit einem Kreuz (x) gekennzeichnet.


Wie Sie KOST-Stapel korrigieren, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Stapel ein und wählen Sie das Thema KOST-Stapel bearbeiten. Handelt es sich um einen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen importierten Stapel, können Sie auch in der Finanzbuchführung die entsprechende Buchung im Stapel korrigieren (nur für noch nicht festgeschriebene Stapel). Anschließend kann der Stapel erneut in die Kosten- und Leistungsrechnung importiert und verarbeitet werden (der fehlerhafte Stapel wird überschrieben). Fehlerprotokolle vermeiden Sie, in dem Sie die Kostenstellenprüfung aktivieren. Damit wird beim Buchen automatisch geprüft, ob eine Kostenstelle bzw. ein Kostenträger eingegeben werden muss (Kapitel 3.1).

15.10 Ändern von bereits verarbeiteten KOST-Stapeln (Funktion Zur Korrektur bereitstellen) Wie Sie verarbeitete KOST-Stapel ändern können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Stapel und wählen Sie das Thema KOST-Stapel bearbeiten.

Nutzen Sie für Korrekturen an bereits verarbeiteten Stapeln immer die Funktion Zur Korrektur bereitstellen und NICHT die Funktion Duplizieren. Wenn Sie den Stapel duplizieren und nach erfolgter Korrektur verarbeiten, würde nicht die ursprüngliche Verarbeitung überschrieben, sondern es entsteht eine zweite Verarbeitung. Die Werte würden also doppelt in die Kosten- und Leistungsrechnung einfließen.

15.11 Löschen von KOST-Verarbeitungen Wenn Sie KOST-Verarbeitungen löschen, werden die darin enthaltenen Werte bei der nächsten Auswertungserstellung nicht mehr in der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt. Sie können einzelne KOST-Verarbeitungen löschen oder alle KOST-Verarbeitungen auf einmal. Wie Sie KOST-Verarbeitungen löschen können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Verarbeitung ein und wählen Sie das Thema KOST-Verarbeitung auswählen. Tipp: Wenn Sie einen Stapel aus (Kanzlei-)Rechnungswesen ein zweites Mal übernehmen möchten, brauchen Sie weder den KOST-Stapel noch die zugehörige Verarbeitung aus dem erstmaligen Import zu löschen. Beides wird beim erneuten Importieren und Verarbeiten überschrieben.

16 Auswertungen und Pakete In Kostenrechnung drucken Sie die Auswertungen einzeln oder als Paketausgabe am PC über den Menüpunkt Bestand | Ausgeben (PC) – Kosten- und Leistungsrechnung. Beim Paketdruck werden die im Paket zusammengestellten Auswertungen vom Programm selbständig nacheinander ausgegeben. Optional können Sie Auswertungen nicht nur am PC ausgeben, sondern auch über das Rechenzentrum über Unternehmen online bereitstellen.


Den Inhalt und den Aufbau der Chefübersichten definieren Sie zusätzlich im Ordner Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Chefübersichten. Was in der Zeitreihe dargestellt werden soll, hinterlegen Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeitreihen.

16.1 Auswertungen Sie können verschiedene Arten von Auswertungen in unterschiedlichen Ausführungen und Darstellungsformen am PC erstellen oder für DATEV Unternehmen online bereitstellen: • den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), • den Kostennachweis (KNW), • die Chefübersicht (CUE), • die Zeitreihe (ZER), • die Kontensaldenliste (KON), • die Kostenartensaldenliste (KOA), • die Kostenstellensaldenliste (KOS).

16.2 Auswertungen am PC erstellen und drucken Die Auswertungen werden auf der Grundlage der erfassten Stammdaten, Bewegungsdaten und FIBU-Buchungen erstellt und beziehen alle durchgeführten Verarbeitungen ein. Jede Änderung von Stammdaten, Bewegungsdaten (außer Stapelerfassung bzw. -änderung ohne Verarbeitung) und FIBU-Buchungen macht eine Neuberechnung der Auswertungen erforderlich.

16.2.1 Berechnen des Betriebsabrechnungsbogens Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) wird auf der Grundlage folgender Stammdaten ermittelt:

• die festgelegte Zeilenstruktur für die eingerichteten Kostenstellen/-träger und die angelegten Konsolidierungselemente

• die hinterlegte Kontenverteilung (fix oder variabel) • die festgelegten Umlagen (fix oder variabel) • die erfassten Konstanten Werte • die Angaben in den Einstellungen zum Betriebsabrechnungsbogen

Die Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens erfolgt monatlich und für den von Ihnen definierten aufgelaufenen Zeitraum, der auch wirtschaftsjahresübergreifend sein kann. Wie Sie den Betriebsabrechnungsbogen berechnen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Betriebsabrechnungsbogen ein und wählen Sie das Thema Betriebsabrechnungsbogen berechnen. Wenn das Programm (z. B. nach der Installation einer neuen Programmversion) eine Neuberechnung des BAB vorsieht, ist die Checkbox automatisch aktiviert und nicht änderbar.

Für Kostenstellen/-träger, die nicht wirtschaftsjahresbezogen sind (z. B. Projekte, Baustellen usw.) ist auch eine wirtschaftsjahresübergreifende Auswertung möglich. So werten Sie evtl. für Projekte, die in 2014 begonnen haben, den Auswertungsmonat 03/2019 aus und geben im Feld Von Zeitraum: 01/2014 und im Feld Bis Zeitraum: 03/2019 ein.


Voraussetzung: Bei den Kostenstellen/-trägern, für die Sie eine wirtschaftsjahresübergreifende Auswertung erstellen möchten, ist unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger im Feld Wirtschaftsjahresübergreifende Auswertung der Eintrag Mit Vorjahreswerten vorhanden. Wirtschaftsjahresübergreifende Auswertungen können maximal über einen Zeitraum von 30 Jahren erstellt werden.

Ergebnis: Nachdem das Programm die Berechnung durchgeführt hat (der Vorgang wird durch Fortschrittsbalken angezeigt), erhalten Sie den BAB der ersten Kostenstelle bzw. des Kostenträgers oder des ersten Konsolidierungselements der ausgewählten Konsolidierungsebene für den gewählten Monat in der Bildschirmanzeige.

16.2.2 Einstellungen zum Betriebsabrechnungsbogen

Im Assistent zur BAB-Berechnung gelangen Sie über die Schaltfläche Weiter zu den Erweiterten Einstellungen. Hier legen Sie fest:

• ob Abschlussbuchungen und/oder Saldovortragsbuchungen aus der Finanzbuchführung bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens berücksichtigt werden sollen.

• ob bei der Zuordnung der Buchungen zum Auswertungsmonat statt des Datum bis des Buchungsstapels das KOST-Datum (Kapitel 16.2.2.3) berücksichtigt werden soll.

• ob die aufgelaufenen Ist-Werte als Prognosewerte fortgeschrieben werden sollen (Kapitel 16.2.2.4).

Tipp: Damit Sie bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens erkennen, welche Einstellungen berücksichtigt werden, sehen Sie im Betriebsabrechnungsbogen im Zusatzbereich in den Eigenschaften unter dem Link Berechnungsinformationen alle Einstellungen, die Sie vorgenommen haben.

16.2.2.1 Betriebsabrechnungsbogen mit Abschlussbuchungen

Abschlussbuchungen, die Sie im Jahresabschluss (integriert) in einem Abschluss-Stapel mit dem Kennzeichen JA erfasst haben, fließen in die Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens ein, wenn Sie den Haken in der Checkbox ohne Abschlussbuchungen entfernen. Abschlussbuchungen, die Sie in einem „getrennten“ (nicht integrierten) Abschlussbestand erfasst haben, werden in der Kosten- und Leistungsrechnung nicht berücksichtigt. Haben Sie Abschlussbuchungen für unterschiedliche Bereiche, z. B. nach Handelsrecht bzw. Steuerrecht erfasst, können Sie auch die Kosten- und Leistungsrechnung nach diesen Bereichen auswerten Wie Sie Bereiche anlegen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Bereiche ein und wählen Sie das Thema Bereiche anlegen.

16.2.2.2 Betriebsabrechnungsbogen mit Saldovortragsbuchungen

Saldovortragsbuchungen fließen in die Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens ein, wenn die Saldovortragsbuchungen mit Kostenstellen/-trägern gebucht wurden und Sie den Haken in der Checkbox ohne Saldovortragsbuchungen entfernen.


Hinweis: Abschlussbuchungen und Saldovortragsbuchungen, die sich unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Verarbeitungen befinden, werden unabhängig von dieser Einstellung immer berücksichtigt, wenn in Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten als Datum bei Buchungen auswerten ab ein Monat > 1 angegeben ist und der betreffende Stapel in einem Monat bebucht wurde, der kleiner als das angegebene Datum ist.

Beispiel: Sie haben Abschlussbuchungen für Monat 03/JJJJ als Stapel importiert und verarbeitet. In Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten ist als Datum bei Buchungen auswerten ab der Monat 07/JJJJ eingestellt. Ergebnis: Auch wenn Sie in den Einstellungen zum Betriebsabrechnungsbogen den Haken bei ohne Abschlussbuchungen gesetzt haben, fließen die Werte des importierten Abschluss-Stapels ein. Wenn Sie die Verarbeitung des betreffenden Stapels unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Verarbeitungen löschen, werden die Abschlussbuchungen nicht mehr berücksichtigt.

16.2.2.3 Betriebsabrechnungsbogen nach KOST-Datum

Bei der Zuordnung der Buchungssätze zum Auswertungsmonat stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl: • nach Datum des Buchungsstapels Relevant für die Zuordnung der Buchungen ist hier das Datum bis des Buchungsstapels. • nach KOST-Datum

Die Zuordnung der Buchungen zum Auswertungsmonat erfolgt nach dem Monat des KOST-Datums (Eingabefeld KOST-Datum in Belege buchen in der Buchungszeile). Bei Buchungen, die keinen Eintrag im Eingabe Feld KOST-Datum haben, wird das Belegdatum als KOST-Datum herangezogen. Das Datum bis des Buchungsstapels wird nicht berücksichtigt. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie auch ohne Erfassung eines KOST-Datums die Berechnung in der Kosten- und Leistungsrechnung nach Belegdatum durchführen, beispielsweise bei einer Quartalsbuchführung den Betriebsabrechnungsbogen anhand des Belegdatums nach Einzelmonaten erstellen.

• Damit Sie auf der gedruckten Auswertung erkennen können, nach welchem Kriterium die Auswertung erstellt wurde, aktivieren Sie die Checkbox: Als Info auf der Auswertung ausgeben.

Um Belege mit abweichendem KOST-Datum zu erfassen, aktivieren Sie in Belege buchen über den Zusatzbereich unter Eigenschaften | Einstellungen | Buchungssatz | Optionale Erfassungsfelder den Haken für das KOST-Datum. Beachten Sie, dass bei der Einstellung nach KOST-Datum keine wirtschaftsjahresübergreifende BAB-Berechnung möglich ist. Hinweis: Sie erhalten bei der Ausgabe von KOST-Auswertungen nach KOST-Datum (z. B. BAB, Chefübersicht, Kostennachweis usw.) jedes Mal einen Hinweis, dass zum ausgewählten Zeitraum keine aktuell berechneten BAB-Daten vorliegen. Bestätigen Sie die Frage Wollen Sie den BAB neu ermitteln? nur dann mit Ja, wenn Sie Buchungen geändert oder neu erfasst haben oder Stammdaten in Kosten und Leistungsrechnung


geändert haben. Dann werden die Werte aktualisiert. Bestätigen Sie die Frage mit Nein, werden Ihnen die zuletzt berechneten (evtl. nicht aktuellen) Werte angezeigt. Im Wertenachweis der BAB-Zeile erkennen Sie die Buchungen an dem abweichenden Datum in der Spalte KOST-Datum. So kann im Auswertungsmonat Monat Februar ein Beleg aus dem März mit KOST-Datum 28.02.JJJJ in die Berechnung einfließen.

16.2.2.4 Betriebsabrechnungsbogen mit Prognosewerten Bei der BAB-Berechnung mit Prognosewerten werden die aufgelaufenen Werte im Betriebsabrechnungsbogen mit vorhandenen Ist-Werten und Prognosewerten bestückt. Die Auswertungen enthalten somit die tatsächlichen Ist-Werte und ab einem bestimmten Monat, den Sie im Feld Prognose ab einstellen, die Prognosewerte. Damit bekommen Sie für einen noch nicht bebuchten Zeitraum eine Hochrechnung in die Zukunft. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen für die Ermittlung der Prognosewerte zur Verfügung: • ohne (Standard) Die BAB-Berechnung findet ohne Prognosewerte statt. • P1: Prognoserechnung mit Planwerten Ab dem eingegebenen Monat für Prognose ab werden die Planwerte, die Sie unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Planwerte entweder erfasst oder aus dem Vorjahr übernommen haben wie fiktive Ist-Werte verwendet. Die Prognoserechnung mit Planwerten erkennen Sie am Bewegungstyp PROP1 im Kostennachweis. • F1: Fortschreibung mit durchschnittlichen Ist-Werten Die durchschnittlichen Ist-Werte (arithmetisches Mittel), die für die Prognose verwendet werden, werden aus den Ist-Werten des Zeitraumes ermittelt, der in den Feldern Durchschnitt von und Durchschnitt bis eingestellt ist. Ab dem eingegebenen Monat für Prognose ab werden diese dann als fiktive Ist-Werte verwendet.

Die Durchschnittswerte können nur für Monate ermittelt werden, die im eingestellten Wirtschaftsjahr vorhanden sind. Die Fortschreibung mit durchschnittlichen Ist-Werten erkennen Sie am Bewegungstyp PROF1 im Kostennachweis. Hinweis für P1 und F1: Liegt der eingegebene Monat ab für die Prognose vor dem eingestellten Von Zeitraum für die BAB-Berechnung, wird die Prognoserechnung erst ab dem Monat des Von Zeitraumes durchgeführt. Liegt der eingegebene Monat ab für die Prognose nach dem eingestellten Bis Zeitraum für die BAB-Berechnung, wird keine Prognoserechnung durchgeführt. Die Prognose kann immer nur für das aktuell eingestellte Jahr durchgeführt werden.

Information auf der Auswertung ausgeben Wenn Sie für die BAB-Berechnung mit Prognosewerten auf den Auswertungen einen Hinweis haben möchten, aktivieren Sie die Checkbox Als Info auf der Auswertung ausgeben. Damit Sie bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens erkennen, welche Einstellungen berücksichtigt werden, sehen Sie im Betriebsabrechnungsbogen im Zusatzbereich in den Eigenschaften unter dem Link Berechnungsinformationen alle Einstellungen, die Sie vorgenommen haben.


Berechnung von Umlagen Für Prognosemonate werden keine Umlagen berechnet. Bei den Umlagen nach aufgelaufenen Werten mit variablen Anteilen fließen für die Berechnung nur die Monate ein, die vor dem Monat Prognose ab liegen. Die Prognosewerte werden in allen Auswertungen für die aufgelaufenen Werte ausgegeben. Auch die Zeitreihe wird mit Prognosewerten ausgegeben, wenn bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens die Monate für den Prognosezeitraum ausgewählt werden.

16.2.3 Navigieren in der Bildschirmanzeige des BAB Welche Möglichkeiten sie haben, wenn der Betriebsabrechnungsbogen am Bildschirm geöffnet ist, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Betriebsabrechnungsbogen ein und wählen Sie das Thema Betriebsabrechnungsbogen bearbeiten. Um zum BAB einer anderen Kostenstelle oder eines anderen Konsolidierungselementes zu gelangen, können Sie die Pfeilsymbole in der Registerkarte BAB zum Blättern zwischen den Kostenstellen/-trägern und Konsolidierungselementen benutzen. Tipp Konsolidierungshierarchie: Über Extras | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Konsolidierungshierarchie erhalten Sie eine grafische Darstellung, die Ihnen zeigt, wie die Kostenstellen/-träger und Konsolidierungselemente in den einzelnen Ebenen zugeordnet sind. Zusätzlich können Sie für eine gewählte BAB-Zeile die BAB-Wertanzeige aktivieren, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wie sich der Gesamtwert (Ist-Werte, Planwerte, Plan-Ist-Abweichung, Mengen) einer BAB-Zeile auf die Kostenstellen/-träger und Konsolidierungselemente verteilt. Mit Doppelklick auf einen Buchungssatz im Wertenachweis (oder per Kontextmenü mit rechter Maustaste Buchung bearbeiten) wird der Buchungssatz zur Bearbeitung im Belege buchen bereitgestellt. Es öffnet sich der entsprechende Buchungsstapel, sofern er noch nicht festgeschrieben wurde, der Buchungssatz steht in der Erfassungszeile und kann korrigiert werden. Damit sich die Korrektur auswirkt, ist eine erneute Berechnung des BAB erforderlich. Ist der Buchungsstapel, in dem sich der gewünschte Buchungssatz befindet, bereits festgeschrieben, ist über diesen Weg keine Korrektur möglich. Sie erhalten die Meldung: #REW02197 Der ausgewählte Buchungssatz befindet sich in einem festgeschriebenen oder hier nicht auswählbaren Stapel. Für diese Buchung kann eine Generalumkehrbuchung erstellt werden. Wählen Sie dafür einen aktuellen Buchungsstapel. Wie Korrekturbuchungen für festgeschriebene Stapel in der Kosten- und Leistungsrechnung durchgeführt werden können, finden Sie unter Kapitel 16.2.4.3. Wertenachweis zu einzelnen Zeilen eines Konsolidierungselements Für ein Konsolidierungselement klicken Sie auf Wertenachweis, wenn Sie sehen möchten, wie der Wert entstanden ist. Sie erhalten in den Ebenen 9 bis 2 zunächst Informationen, welche Werte aus der darunterliegenden Ebene in das Element einfließen. Über einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder über das Kontextmenü, Menüpunkt Wertenachweis öffnen gelangen Sie immer eine Ebene tiefer. In der Ebene 1 werden dann die Werte der einzelnen Kostenstellen-/träger ausgewiesen. Sie können so bis zum einzelnen Buchungssatz durchsteigen. Die Wertenachweise der verschiedenen Ebenen werden nacheinander geöffnet und bleiben stehen, so dass Sie zwischen den einzelnen Fenstern hin und her blättern können.


16.2.4 Korrekturmöglichkeiten nach der BAB-Berechnung In Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten haben Sie sich entschieden, wie fehlerhafte Buchungen behandelt werden sollen:

• Buchungen nicht berücksichtigen bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens • Sammelkostenstelle z. B. 9999 • Automatische Anlage von Kostenstellen, die bebucht sind, aber in den Stammdaten nicht angelegt

wurden.

16.2.4.1 Korrektur von "Nicht berücksichtigten Buchungen“ Sie haben in der Übersicht unter Kosten- und Leistungsrechnung | Betriebsabrechnungs-bogen die Betriebsabrechnungsbögen erstellt und erhalten im Zusatzbereich in den kontextbezogenen Links den Link Nicht berücksichtigte Buchungen. Damit diese Buchungen auch in die Kostenrechnung einfließen, müssen Sie die Ursachen beheben, die zur Ablehnung der Buchungen geführt haben. Über den Filter können Sie nach verschiedenen Ursachen selektieren:

• Alle nicht berücksichtigten Buchungen • Nicht verteilte Konten • Konten ohne Zuordnung • Fehlerhafte Buchungen z. B. fehlende Kostenstelle

Sie können die Anzeige der Gruppierfelder sortieren lassen. Lassen Sie z. B. „Alle nicht berücksichtigten Buchungen“ nach dem Fehlertext gruppieren, bekommen Sie die Buchungen nach der Fehlerkonstellation ausgewiesen. Innerhalb der Liste navigieren Sie über das Kontextmenü per rechte Maustaste und über die kontextbezogenen Links bzw. Hilfen im Zusatzbereich. Buchungen werden in der Auswertung nicht berücksichtigt, wenn

• die Kontenverteilung mit variablen Anteilen nicht durchgeführt werden konnte, weil z. B. das Bezugskonto

keine Werte hat. Filter: Nicht verteilte Konten • kostrelevante Konten in der Zeilenstruktur keiner Zeile zugeordnet sind.

Filter: Konten ohne Zuordnung in der Zeilenstruktur • Kostenstellen im Buchungssatz erfasst wurden, die in den Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung |

Kostenstelle-/träger nicht beschriftet sind. Filter: Fehlerhafte Buchungen

• kostrelevante Konten ohne Kostenstelle bebucht wurden und keine Kontenverteilung hinterlegt ist. Filter: Fehlerhafte Buchungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten diese Buchungen zu korrigieren, abhängig davon, ob die Stapel in der Finanzbuchführung bereits festgeschrieben sind oder nicht.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, den Betriebsabrechnungsbogen vor dem Festschreiben der Stapel in der Finanzbuchführung zu berechnen, die nicht berücksichtigten Buchungen oder die Sammelkostenstelle zu prüfen und direkt in der Finanzbuchführung zu korrigieren.


Um die nicht berücksichtigen Buchungen den Kostenstellen/-trägern korrekt zuzuordnen, gibt es folgende Möglichkeiten:

Direkt aus der Liste der „nicht berücksichtigten Buchungen“, falls der Stapel noch nicht festgeschrieben ist

• Mit Doppelklick auf die Buchung gelangen Sie direkt in den Buchungssatz im entsprechenden Stapel der

Finanzbuchführung und können hier Ihre Korrektur vornehmen. • Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Buchung bearbeiten gelangen Sie ebenfalls in den Buchungssatz

im entsprechenden Stapel der Finanzbuchführung und können hier Ihre Korrektur vornehmen. • Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Zum Buchen wechseln gelangen Sie ebenfalls in den

entsprechenden Stapel der Finanzbuchführung und können hier verschiedene Korrekturen vornehmen.

Innerhalb der Finanzbuchführung, falls der Stapel noch nicht festgeschrieben ist

Wählen Sie in der Übersicht Belege buchen und öffnen den entsprechenden Stapel. Sie können den zu korrigierenden Buchungssatz mit Doppelklick in die Erfassungsmaske übernehmen und die Kostenstelle bzw. den Kostenträger ergänzen.

Um einen kompletten Bereich auf einmal zu ändern, können Sie über Bearbeiten | Buchungen bereichsweise ändern Kostenstellen ergänzen oder ändern.

Innerhalb der Finanzbuchführung, wenn der Stapel bereits festgeschrieben ist

Legen Sie unter Belege buchen für den zu korrigierenden Monat einen weiteren Stapel an und buchen über Generalumkehr die entsprechende Buchung aus. Danach erfassen Sie die Buchung nochmals mit der entsprechenden Kostenstelle.

Im Betriebsabrechnungsbogen können Sie in den Nicht berücksichtigten Buchungen über die Eigenschaften festlegen, dass nur noch die nicht ausgeglichenen Buchungen in der Anzeige erscheinen.

16.2.4.2 Korrektur in der "Sammelkostenstelle“

Sie haben in der Übersicht unter Kosten- und Leistungsrechnung | Betriebsabrechnungs-bogen die Betriebsabrechnungsbögen erstellt und haben Werte auf der Sammelkostenstelle z. B. 9999. Um diese Buchungen den Kostenstellen/-trägern korrekt zu zuordnen, gibt es folgende Möglichkeiten:

Direkt aus der jeweiligen Zeile der Sammelkostenstelle, falls der Stapel noch nicht festgeschrieben ist

• Mit Doppelklick auf die betreffende Zeile oder über die Schaltfläche Wertenachweis öffnet sich der

Kostennachweis zu der betreffenden Zeile. • Mit Doppelklick auf die zu korrigierende Buchung gelangen Sie direkt in den Buchungssatz im entsprechenden

Stapel der Finanzbuchführung und können hier Ihre Korrektur vornehmen. • Über das Kontextmenü per rechte Maustaste Buchung bearbeiten gelangen Sie ebenfalls in den

Buchungssatz im entsprechenden Stapel der Finanzbuchführung und können hier Ihre Korrektur vornehmen.

16.2.4.3 Korrektur aus dem Kostennachweis, auch wenn der Stapel festgeschrieben ist

Im Kostennachweis einer beliebigen Kostenstelle/Kostenträger, z. B. der Sammelkostenstelle, können Sie bei fehlerhaften Buchungen die Kostenstelle bzw. den Kostenträger nachtragen oder ändern, entweder durch


Direktsprung in den zu ändernden Stapel der Finanzbuchführung, aber auch wenn der Stapel bereits festgeschrieben ist.

Öffnen Sie unter Auswertungen | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostennachweis den Kostennachweis der Kostenstelle/des Kostenträgers, in dem Sie eine Änderung vornehmen möchten.

Der Stapel ist noch nicht festgeschrieben • Mit Doppelklick auf die zu korrigierende Buchung gelangen Sie direkt in den Buchungssatz im entsprechenden

Stapel der Finanzbuchführung und können hier Ihre Korrektur vornehmen. • Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Buchung bearbeiten gelangen Sie ebenfalls in den Buchungssatz

im entsprechenden Stapel der Finanzbuchführung und können Ihre Korrektur vornehmen.

Der Stapel ist festgeschrieben Mit der Funktion Storno- und Korrekturbuchungen erzeugen können Sie Buchungen ausschließlich in der Kostenrechnung stornieren bzw. korrigieren. Es wird ein Korrekturstapel erzeugt, der unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Stapel zur Verarbeitung bereitsteht.

Wie Sie Storno- und Korrekturbuchungen erzeugen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Storno- und Korrekturbuchung ein und wählen Sie das Thema Storno- und Korrekturbuchung erzeugen.

16.2.5 Ausgabe des Betriebsabrechnungsbogens Welche Möglichkeiten es gibt, den Betriebsabrechnungsbogen auszugeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Betriebsabrechnungsbogen ein und wählen Sie das Thema Betriebsabrechnungsbogen bearbeiten.

16.2.6 Auswertung Chefübersicht

Die Chefübersicht ist eine individuell definierte Übersicht wichtiger BAB-Zeilen von ausgewählten Kostenstellen/-trägern und Konsolidierungselementen. Diese Auswertungsart dient dem schnellen und vergleichenden Überblick über die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung. Die Zusammenstellung orientiert sich am Informationsbedarf des jeweiligen Empfängers. Den Aufbau Ihrer Chefübersichten legen Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Chefübersichten fest. Wie Sie eine Chefübersicht erstellen und bearbeiten, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Chefübersicht ein und wählen Sie das Thema Chefübersicht in der Kostenrechnung anlegen/ändern.

16.2.6.1 Chefübersicht grafisch anzeigen

Die am Bildschirm angezeigte Chefübersicht kann auch grafisch aufbereitet werden. Der Übersichtlichkeit der Grafik wegen sollte eine Chefübersicht gewählt werden, in die nur ausgewählte Zeilen und Kostenstellen/-träger bzw. Konsolidierungselemente einfließen. Informationen zur Grafik finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Chefübersicht ein, wählen das Thema Chefübersicht in der Kostenrechnung anlegen/ändern und klicken auf den Link Grafik bearbeiten.


16.2.7 Auswertung Zeitreihe

In der Zeitreihe werden aufgelaufene und monatlichen Werte einer Kostenstelle (bzw. eines Kostenträgers) oder eines Konsolidierungselements nebeneinandergestellt. Bei der Anlage der Zeitreihe unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung| Zeitreihen legen Sie fest, für welche Kostenstellen/-träger und/oder Konsolidierungselemente Zeitreihen erstellt und welche BAB-Zeilen angezeigt werden. Durch das Anlegen eines Bestands ist bereits eine Zeitreihe definiert, in der alle BAB-Zeilen und alle Kostenstellen/-träger abgefragt werden. Voraussetzung: Der Betriebsabrechnungsbogen ist berechnet. Wie Sie eine Zeitreihe erstellen, bearbeiten und ausgeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Zeitreihen ein und wählen Sie das Thema Zeitreihen anlegen/ändern.

16.2.7.1 Zeitreihe grafisch anzeigen Die am Bildschirm angezeigte Zeitreihe kann – wie die Chefübersicht – auch grafisch aufbereitet werden. Informationen zur Grafik finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Zeitreihen ein, wählen Sie das Thema Zeitreihen anlegen/ändern und klicken Sie auf den Link Grafik bearbeiten

16.2.8 Auswertung Kontensaldenliste

Die Kontensaldenliste zeigt in tabellarischer Form, wie sich die monatlichen bzw. die aufgelaufenen Werte der Konten auf die einzelnen Kostenstellen/-träger verteilen. Dabei werden sowohl die kostrelevanten in (Kanzlei)-Rechnungswesen erfassten, wie auch in der Kostenrechnung erfasste Buchungssätze einbezogen. Sie legen selbst fest, für welche Kostenstellen/-träger und für welche Konten der Zeilenstruktur die Kontensaldenliste aufbereitet wird. Es können nur Konten angezeigt werden, die in der Zeilenstruktur einer Zeile zugeordnet sind. Die Kontensaldenliste kann nach Konten oder nach BAB-Zeilen sortiert werden. Die Kontenbeschriftung wird auf der Kontensaldenliste ausgegeben. Voraussetzung: Der Betriebsabrechnungsbogen ist berechnet. Wie Sie eine Kontensaldenliste erstellen, bearbeiten und ausgeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kontensalden ein und wählen Sie das Thema KOST-Kontensalden bearbeiten.

16.2.9 Auswertung Kostenartensaldenliste

Die Kostenartensaldenliste zeigt, wie sich ein Kontenwert auf die einzelnen Kostenstellen/-träger verteilt. Die Anzeige von Betrag-Soll, Betrag-Haben und Betrag-Saldo erleichtern die Abstimmung mit der Finanzbuchführung. Zusätzlich werden die Summen pro Kontenklasse, der Sach- und Personenkonten sowie eine Gesamtsumme ausgewiesen. Sie erhalten damit ein Instrument zur Planung und Analyse der Kostenarten. Es werden in (Kanzlei-) Rechnungswesen erfasste, kostrelevante und in der Kostenrechnung erfasste Buchungssätze einbezogen. Es können nur Konten angezeigt werden, die in der Zeilenstruktur einer Zeile zugeordnet sind.


Voraussetzung: Der Betriebsabrechnungsbogen ist berechnet. Wie Sie eine Kostenartensaldenliste erstellen, bearbeiten und ausgeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenartensalden ein und wählen Sie das Thema KOST-Kostenartensalden bearbeiten.

16.2.10 Auswertung Kostenstellensaldenliste

Die Kostenstellensaldenliste zeigt für jede Kostenstelle die Summen der bebuchten Kontenklassen und die Gesamtsumme der Kontenklassen je Kostenstelle. Voraussetzung: Der Betriebsabrechnungsbogen ist berechnet. Wie Sie eine Kostenstellensaldenliste erstellen, bearbeiten und ausgeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellensalden ein und wählen Sie das Thema KOST-Kostenstellensalden bearbeiten.

16.2.11 Auswertung Kostennachweis

Der Kostennachweis gibt Aufschluss über das Zustandekommen der Werte im Betriebsabrechnungsbogen der Kostenstelle. Für jede BAB-Zeile wird angezeigt, aus welchen Einzelbewegungen sich die Werte zusammensetzen. In der Spalte Bew.Typ (Bewegungstyp) erkennen Sie, woher die Werte stammen. Kostennachweise können für den Auswertungsmonat und den aufgelaufenen Zeitraum erstellt werden. Falls Sie Buchungsstapel mehrerer FIBU-Bestände aus (Kanzlei-)Rechnungswesen importiert haben, sehen Sie in der Spalte „KR-Mand.-Schlüssel“, aus welchem Bestand die Buchungen stammen. Der KR-Mandanten-Schlüssel wird in der Bildschirmanzeige und beim Druck mit dem Auswertungslistbild „Kostennachweis mit Kontenbeschriftungen“ angezeigt. Wie Sie einen Kostennachweis erstellen, bearbeiten und ausgeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostennachweis ein und wählen Sie das Thema KOST-Kostennachweis bearbeiten. Voraussetzung: Der Betriebsabrechnungsbogen ist berechnet. Eine Übersicht über die Bewegungstypen (und die verwendeten Abkürzungen) finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostennachweis ein und wählen Sie das Thema KOST-Kostennachweis bearbeiten. Hinweis: Mit Doppelklick auf einen Buchungssatz im Kostennachweis (oder per Kontextmenü mit rechter Maustaste Buchung bearbeiten) wird der Buchungssatz zur Bearbeitung im Belege buchen bereitgestellt. Es öffnet sich der entsprechende Buchungsstapel, sofern er noch nicht festgeschrieben wurde, der Buchungssatz steht in der Erfassungszeile und kann korrigiert werden. Damit sich die Korrektur auswirkt, ist eine erneute Berechnung des BAB erforderlich. Ist der Buchungsstapel, in dem sich der gewünschte Buchungssatz befindet, bereits festgeschrieben, ist über diesen Weg keine Korrektur möglich. Sie erhalten die Meldung:


#REW02197 Der ausgewählte Buchungssatz befindet sich in einem festgeschriebenen oder hier nicht auswählbaren Stapel. Für diese Buchung kann eine Generalumkehrbuchung erstellt werden. Wählen Sie dafür einen aktuellen Buchungsstapel.

16.2.12 Bearbeiten der Bildschirmanzeige von Auswertungen

Die Auswertungen Betriebsabrechnungsbogen, Kostennachweis, Kontensaldenliste, Kostenartensaldenliste und Kostenstellensaldenliste können Sie über das Kontextmenü, Menüpunkt Einstellungen Liste bearbeiten. Welche Möglichkeiten Ihnen diese Funktion grundsätzlich bietet, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Einstellungen ein und wählen Sie das Thema Einstellungen für Listen festlegen.

16.2.13 Druck der Auswertungen (Liste drucken)

Die durch Einstellungen Liste geänderte Bildschirmanzeige der Auswertung kann über das Kontextmenü, Menüpunkt Liste drucken ausgegeben werden. Welche Möglichkeiten Ihnen diese Funktion grundsätzlich bietet, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Liste drucken und wählen Sie das Thema Liste drucken (in der Kosten- und Leistungsrechnung) Export der Auswertungen aus der angezeigten Tabelle Voraussetzung: Die Auswertung, die Sie exportieren möchten, wird am Bildschirm angezeigt. Die Auswertung können Sie in bearbeiteter Form mit Excel öffnen. Wählen Sie dazu im Kontextmenü den Menüpunkt Liste öffnen mit Excel.

16.2.14 Ausgabe von Auswertungspaketen am PC Wie Sie Auswertungen und Pakete ausgeben, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Ausgeben ein und wählen Sie das Thema Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung am PC ausgeben.

17 Daten in das DATEV-Rechenzentrum senden oder Daten aus dem Rechenzentrum holen

17.1 Daten senden

Über Bestand | Daten senden | RZ-Dienstleistungen Buchführung sichern Sie den Bestand im Rechenzentrum. Eine Übertragung ist nur dann notwendig, wenn Auswertungen im Rechenzentrum erstellt werden sollen (z. B. um Auswertungsergebnisse für Unternehmen online bereitzustellen). Allerdings empfiehlt sich die Übertragung an das Rechenzentrum immer auch als zusätzliche Datensicherung. Beim Senden der Daten werden alle Stamm- und Bewegungsdaten automatisch auf formale Richtigkeit geprüft. Werden Fehler im Bestand gefunden, wird die Übertragung abgebrochen.


Es werden immer alle am PC gespeicherten Wirtschaftsjahre gesendet. Wenn Sie ein Wirtschaftsjahr am PC löschen, wird es bei der nächsten Übertragung im Rechenzentrum ebenfalls gelöscht. Wie Sie Daten zur Archivierung ins Rechenzentrum senden, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Daten senden ein und wählen Sie das Thema Daten in das Rechenzentrum senden und weitere Dienstleistungen aus dem Rechenzentrum abrufen. Wie Sie vorgehen, um Auswertungen für DATEV Unternehmen online bereitzustellen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der egisterkarte Suchen den Suchbegriff Pakete ein und wählen Sie das Thema Auswertungen und Pakete für DATEV Unternehmen Online bereitstellen. Um Auswertungen für Unternehmen Online bereit zu stellen, können Sie auch direkt auf Bestand | Ausgeben RZ | Kosten- und Leistungsrechnung klicken.

17.2 Daten holen

Stamm- und Bewegungsdaten, die im Rechenzentrum gespeichert sind, können Sie an Ihren PC zurückholen. Damit bietet Ihnen das Rechenzentrum eine Datensicherung für alle bereits übertragenen Daten. Wie Sie Daten aus dem Rechenzentrum holen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Daten holen ein und wählen Sie das gleichnamige Thema.

18 Weitere Programmfunktionen

18.1 Jahresübernahme

Mit der Jahresübernahme legen Sie für das jeweilige KOST-System eines Mandanten das nächste Wirtschaftsjahr an. Sie bestimmen dabei, ob Sie die Stammdaten des aktuellen Wirtschaftsjahres in das neue Wirtschaftsjahr übernehmen. Für die Jahresübernahme stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Neues Wirtschaftsjahr anlegen Sie führen hier für den Mandanten die Jahresübernahme durch. Sie legen für die Finanzbuchführung, die Anlagen- und Offene-Posten-Buchführung sowie für die Kosten- und Leistungsrechnung ein neues Wirtschaftsjahr an. Sie können das Wirtschaftsjahresende ändern (Festlegung eines Rumpf-Wirtschaftsjahres) oder den Kontenrahmen wechseln. Das Fenster besteht aus den Registerkarten:

• Finanzbuchführung

Sie legen hier fest, ob ein neues Buchführungsjahr eröffnet werden soll.

• Kosten- und Leistungsrechnung


Es werden alle im eingestellten Wirtschaftsjahr vorhandenen KOST-Systeme angezeigt. Sie können entscheiden, ob die Jahresübernahme durchgeführt werden soll und ob die Stammdaten übernommen werden sollen. Vorbelegt ist Jahresübernahme durchführen und Stammdaten übernehmen.

Daten aus dem Vorjahr übernehmen | Kosten- und Leistungsrechnung

Sind noch keine KOST-Stammdaten für ein KOST-System übernommen worden, können Sie diese jetzt in das nächste Wirtschaftsjahr übernehmen. Sie können Stammdaten übernehmen, sofern diese noch nicht übernommen worden sind.

Daten in das Folgejahr übergeben | Kosten- und Leistungsrechnung

Es werden alle vorhandenen KOST-Systeme angezeigt. Standardmäßig sind die Kontrollkästchen für Jahresübernahme durchführen und Stammdaten übernehmen markiert. Prüfen Sie für alle KOST-Systeme, ob die Vorbelegungen in Ordnung sind und ändern Sie diese bei Bedarf. Wie Sie die Jahresübernahme durchführen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Jahresübernahme ein und wählen Sie das Thema Jahresübernahme durchführen. Besonderheiten bei der Jahresübernahme Gültigkeitsbereiche Bei Stammdaten mit Gültigkeitsbereichen (Kostensätze für die IBL, Kontenverteilungen, Umlagen, Konstante Werte) werden nur die Werte des letzten Gültigkeitsbereiches in das neue Jahr übertragen. Beispiel: Sie haben in einer Kontenverteilung die Gültigkeitsbereiche 01/JJJJ bis 05/JJJJ und 06/JJJJ bis 12/JJJJ hinterlegt. Bei der Jahresübernahme werden nur die hinterlegten Daten für den Gültigkeitsbereich 06/JJJJ bis 12/JJJJ in das neue Jahr übernommen und im neuen Jahr für den Gültigkeitsbereich 01/JJJJ bis 12/JJJJ gespeichert.

18.2 KOST-Dateninfo

Die Dateninfo finden Sie im Menü Auswertungen | Kosten- und Leistungsrechnung | Dateninfo. Unter Dateninfo sehen Sie in einer Tabelle Informationen zu einzelnen Bereichen der Stamm- und Bewegungsdaten des gewählten Bestandswirtschaftsjahrs:

• Versionsnummer • letztes Änderungsdatum • Kennung der Person, die die Änderungen durchgeführt hat • Nummer der letzten geprüften Version • Datum und Status der letzten Prüfung

Mit Doppelklick auf ein Teilgebiet, z.B. Zeilenstruktur oder Kostennachweise gelangen Sie in die entsprechende Stammdatenmaske, bzw. Auswertung.


Eine Auflistung der weiteren Funktionen in der Dateninfo finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Dateninfo ein und wählen Sie das Thema KOST-Dateninfo bearbeiten.

18.3 Info-Bestand

Damit mehrere Anwender auf die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung zugreifen können, ist es möglich, ein Duplikat des KOST-Systems (Info-Bestand) anzulegen, in dem die Auswertungen berechnet, angezeigt, gedruckt und exportiert werden können. Der Info-Bestand enthält alle Stamm- und Bewegungsdaten zum Zeitpunkt der Bereitstellung für alle gespeicherten Wirtschaftsjahre. Hinweis: Als Hauptnutzer können Sie alle Programmfunktionen nutzen, als Info-Bestand-Nutzer stehen Ihnen nur die Auswertungen zur Verfügung, die Sie neu berechnen, drucken oder exportieren können. Haben Sie den Info-Bestandsmodus deaktiviert, werden vorgenommene Änderungen wie Abrufzeitraum, Währung oder Tabellenanpassungen nicht gespeichert. Durch erneutes Öffnen des bereitgestellten Info-Bestandes erhalten Sie wieder die Daten, die ursprünglich bereitgestellt wurden. Als Hauptnutzer aktualisieren Sie den Info-Bestand dadurch, dass Sie einen neuen Info-Bestand bereitstellen. Wie Sie einen Info-Bestand bereitstellen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Info-Bestand ein und wählen Sie das Thema Info-Bestand bereitstellen.

18.3.1 Löschen des Info-Bestands

Wie Sie einen Info-Bestand löschen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-Systeme ein und wählen Sie das Thema KOST-Systeme in der Kostenrechnung bearbeiten.

18.4 Funktionen im KOST-System

Nachstehend sehen Sie eine Aufstellung der Funktionen im Menü Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme. Alle Funktionen, die Sie dort nutzen können, beziehen sich lediglich auf das KOST-System innerhalb Ihres FIBU-Bestandes. Um Ihren gesamten FIBU-Bestand zu Kopieren, Sichern, Einspielen usw. rufen Sie in Bestandsdienste Rechnungswesen den Menüpunkt Bestand | Bestands-Manager | Mandant auf.


Link Neues KOST-System anlegen Mit dieser Funktion legen Sie ein neues KOST-System an. Nähere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 2.2.2.

Kontextbezogene Links Basisfunktionen

Beschreibung

Ändern Mit dieser Funktion können Sie ein vorhandenes KOST-System bearbeiten. Nähere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 2.2.1.

Löschen | Wirtschaftsjahr des KOST-Systems

Hier können Sie entweder das höchste oder das niedrigste Wirtschaftsjahr eines Bestandes löschen. Die anderen Wirtschaftsjahre des Bestandes bleiben erhalten.

Löschen | KOST-System Mit dieser Funktion löschen Sie das KOST-System am PC.

Löschen | Infobestand Hier löschen Sie einen vorher erzeugten Infobestand.

Exportieren… Mit dieser Funktion exportieren Sie ein KOST-System, um es z. B. in einem anderen FIBU-Mandanten einzuspielen. Das KOST-System kann auf dem ursprünglichen Laufwerk weiterbearbeitet werden.

Importieren… Mit Importieren übernehmen Sie ein exportiertes KOST-System wieder in das Programm. Wählen Sie im Dialogfenster Auftragsauswahl - Importieren über das Pfeilsymbol das Verzeichnis, in dem die Daten gesichert sind. Daraufhin erscheinen im Feld Vorhandene Aufträge die vorhandenen KOST-Systeme. Die Spalte Beschreibung zeigt die Informationen, die beim Export des KOST-Systems eingegeben wurden. Markieren Sie das KOST-System und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren Bestätigen Sie das Dialogfenster Importieren oder ändern Sie die Vorgaben und bestätigen mit OK.

Exportieren/Importieren Nach Export eines KOST-Systems und anschließendem Import im gleichen oder einem anderen FIBU-Mandanten kommt die Abfrage, ob der bereits vorhandene Bestand überschrieben werden soll. Antworten Sie mit Nein, erhalten Sie das Dialogfenster Importieren, dort können die Vorgaben, z. B. KOST-Systemnummer, Kurzbezeichnung, Nummer, Quell- und/oder Zieljahre geändert werden. Ebenso können Sie bestimmen, ob Sie nur Stammdaten oder Stamm- und Bewegungsdaten importieren möchten. Bestätigen Sie anschließend mit OK. Antworten Sie mit JA, wird das KOST-System überschrieben.


Kontextbezogene Links Zusatzfunktionen

Beschreibung

Zurücksetzen Auswertungsergebnisse Sie setzen hier die Auswertungsdatenbank zurück, wenn Sie eine Programm-Meldung erhalten, die die Datei KOSTST.MDB betrifft. Bei der nächsten Auswertungserstellung wird die Datenbank automatisch wieder neu erzeugt.

Prüfen Daten Es werden technische Prüfungen durchgeführt und dokumentiert.

BAB-Berechnung für alle Wirtschaftsjahre Hier können Sie alle Wirtschaftsjahre eines Bestandes auf einmal neu berechnen lassen.

Infobestand bereitstellen siehe Kapitel 18.3 Info-Bestand

Mustervorlage übernehmen Über diesen Link werden Ihnen alle im Programm verfügbaren Mustervorlagen angezeigt. Bei diesen Vorlagen handelt es sich um komplette Bestände inklusive Stamm- und Bewegungsdaten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mustervorlage und markieren den gewünschten Eintrag in der Liste und klicken Sie auf Importieren. Im folgenden Dialogfenster können Sie die Vorgaben ändern oder übernehmen diese und klicken auf OK.

18.5 Weitere Menüpunkte zur Datenkontrolle und Fehlerbehebung

Diese Menüpunkte stehen Ihnen unter Extras | Kosten- und Leistungsrechnung nur dann zur Verfügung, wenn Sie einen FIBU-Mandanten mit KOST-System geöffnet haben.

KOST-System wechseln Mit dieser Funktion können Sie zwischen mehreren KOST-Systemen wechseln, indem Sie im Dialogfenster KOST-System wechseln das entsprechende KOST-System markieren und mit OK bestätigen.

Stammdatenprotokolle drucken Dieser Menüpunkt verzweigt in Auswertungen | Kosten- und Leistungsrechnung | Dateninfo. Dort können Sie die Stamm- und Bewegungsdaten prüfen lassen und Protokolle für Stammdaten drucken oder exportieren.

Konsolidierungshierarchie Im Fenster Konsolidierungshierarchiekönnen Sie für jede Konsolidierungsebene alle vorhandenen Elemente dieser Konsolidierung absteigend bis zu den Kostenstellen/-träger anzeigen lassen. Ist der BAB aktuell berechnet, können für die einzelnen Elemente bzw. Kostenstellen/-träger die Ist-Werte, Ist-Mengen oder Planwerte angezeigt werden.


Netzverwaltung In der Netzverwaltung wird eine Übersicht über alle im Netz angemeldeten Benutzer angezeigt, die auf die Version der Kostenrechnung zugreifen, die auf dem gewählten Laufwerk gespeichert ist. Hier beheben Sie auch Fehlersituationen: Wurde ein Benutzer z. B. nach einem Programmabsturz nicht im System abgemeldet, können Sie ihn löschen.

KOST-Logbuch Im Logbuch wird eine Übersicht über die Bedienungsschritte, die in der Kostenrechnung durchgeführt wurden, angezeigt. Diese Aufzeichnung kann Ihnen helfen, die Ursachen für Fehler oder Störungen festzustellen.

KOST-Infosystem Im Fenster KOST-Infosystem können Sie sich u.a. Informationen zu den Kostenstellen/-träger, den Konten, den einzelnen BAB-Zeilen, den Elementen und der Zeilenstruktur des derzeit geöffneten Bestandswirtschaftsjahres anzeigen lassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 17.5.

18.6 KOST-Infosystem

Mit dem KOST-Infosystem können Sie Ihren KOST-Bestand systematisch nach unterschiedlichen Kriterien analysieren. Die bestandsübergreifende Suche mit dem Infosystem ist häufig schneller, als Stamm- und Bewegungsdaten einzeln zu durchsuchen. Das KOST-Infosystem öffnen Sie unter Extras | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Infosystem. Im Infosystem finden Sie u.a. Informationen zu • den Kostenstellen/-trägern • der Verwendung der Konten im Stamm- und Bewegungsdatenbereich • der Verwendung der BAB-Zeilen in den Stammdaten • der Verwendung der Konsolidierungselemente • der Verwendung der Verteilschlüssel • den Verarbeitungen • der Zeilenstruktur • der Zuordnung von Kostenstellen/-trägern und Elementen in der Konsolidierung

des derzeit geöffneten Bestandswirtschaftsjahres und KOST-Systems. Außerdem können Sie unter Suchen IBL, Stapel, Verarbeitungen und FIBU-Buchungen nach einer beliebigen Zeichenfolge durchsuchen. Diese Funktion hilft Ihnen, wenn Sie z. B. alle Buchungen mit einem bestimmten Buchungstext suchen. Hier einige Beispiele für die Verwendung:

• Kostenstelle/-träger:

Geben Sie hier eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger ein und klicken Sie auf Aktualisieren. Markieren Sie im linken Fenster den gewünschten Bereich, dann sehen Sie im rechten Fenster, ob und wo die Kostenstelle bzw. der Kostenträger in diesem Bereich verwendet wird. Wenn Sie z.B. im linken Fenster Konstante Werte


wählen, werden im rechten Fenster alle Konstanten Werte angezeigt, die für die eingegebene Kostenstelle bzw. den Kostenträger erfasst wurden. Markieren Sie im linken Fenster FIBU-Buchung (oder Stapel bzw. Verarbeitungen), so sehen Sie im rechten Fenster die einzelnen Bewegungssätze, in denen die Kostenstelle erfasst wurde. Zeigt die Spalte Anzahl in einem Bereich eine 0, so wurde kein Ergebnis in diesem Stamm- oder Bewegungsdatenbereich gefunden.

• Konten: Erfassen Sie die Kontonummer, wählen Sie eventuell wieder den Bereich und klicken Sie auf Aktualisieren. Angezeigt werden im linken Fenster die Verwendungsbereiche des Kontos, z. B. relevante Konten, Kontenverteilung, FIBU-Buchungen, Stapel. Im rechten Fenster erhalten Sie Detailinformationen.

• Verarbeitungen: Hier erhalten Sie eine Übersicht über Konten ohne Zuordnung in der Zeilenstruktur (Ktn. o. ZS-Zuord.), über Konten, für die eine Kontenverteilung hinterlegt wurde, die aber nicht verteilt werden konnten (Nicht verteilte Ktn.) und eine Liste über alle bebuchten Konten. Nutzen Sie die Registerkarte Verarbeitungen, wenn Sie beim Verarbeiten eines Stapels den Hinweis erhalten, dass nicht alle bebuchten Konten in der Zeilenstruktur einer Zeile zugeordnet sind oder wenn Sie beim Anzeigen von Auswertungen die Schaltfläche Nicht berücksichtigte Buchungen erhalten.

Alle im Infosystem angezeigten Informationen können Sie über die Schaltfläche Drucken auch ausgeben.

18.7 Anlegen und Ändern von Bezugsgrößen

Bezugsgrößen sind Maßeinheiten. Sie werden zur Erläuterung der Werte ausgegeben. Im Programm sind bereits mehrere Bezugsgrößen hinterlegt. Wie Sie weitere Bezugsgrößen anlegen und ändern, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Bezugsgrößen und wählen Sie das Thema Bezugsgrößen bearbeiten oder auswählen.

18.8 KOST-ASCII-Importformate

Statt Stamm- und Bewegungsdaten in Kostenrechnung classic direkt zu erfassen, können Sie auch einen Import im ASCII-Format durchführen. Das ist möglich für • KOST-Stapel • IBL • Buchungssätze • Plan-/Vorjahreswerte • Kostenstellen/-träger • Kst.-Eigenschaften • Kst.-Filter • Konten-Kst.-Zuordnungen • Konstante Werte • Konsolidierung • Zeilenstruktur

Außerdem steht ein Standardformat für den Import eines aus Kanzlei-Rechnungswesen exportierten BWA-Schemas als Zeilenstruktur zur Verfügung.


Der ASCII-Import bietet sich an, wenn die Daten bereits in einem anderen System vorliegen. Sie vermeiden eine erneute Erfassung und damit verbundene mögliche Erfassungsfehler. ASCII-Formate erhalten Sie auf verschiedene Arten: • Standardformate werden bei der Programminstallation automatisch zur Verfügung gestellt • durch Neuanlage • durch Kopieren und Ändern eines bestehenden Standard- oder individuellen Formats • durch Einspielen eines zuvor gesicherten individuellen Formats Zu den ASCII-Formaten gelangen Sie über Bestand | Importieren | ASCII-Daten | Schaltfläche ASCII-Formate… Hier wählen Sie im Dialogfenster ASCII-Formate – Auswahl im Feld Auswahl der Daten über das Pfeilsymbol, um welche Importdaten es sich handelt. Je nach Auswahl werden die vorhandenen Formatbeschreibungen angezeigt.

18.8.1 Import von Daten im ASCII-Format

Wie Sie Daten im ASCII-Format importieren, finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff ASCII-Import ein und wählen Sie das Thema Importverhalten beim ASCII-Import.

18.8.2 Export eines BWA-Schemas und Import im ASCII-Format als Zeilenstruktur in die Kosten- und Leistungsrechnung

Wie Sie ein BWA-Schema als Zeilenstruktur importieren können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff BWA-Schema ein und wählen Sie das Thema Ein BWA-Schema als BAB-Zeilenstruktur importieren. Hinweis: Da es in der BWA Basis- und Funktionsschlüssel gibt, die die Kosten- und Leistungsrechnung nicht kennt, ist unter Umständen eine Nachbearbeitung der Zeilenstruktur in der Kosten- und Leistungsrechnung notwendig. Dabei unterstützt Sie das Protokoll, das Sie drucken oder speichern können. Erfassen Sie die relevanten Konten unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Relevante Konten, denn relevante Konten werden durch den ASCII-Import der Zeilenstruktur nicht automatisch angelegt. Tipp: Eine Übersicht über alle in der Zeilenstruktur verwendeten Konten erhalten Sie unter Extras | Kosten- und Leistungsrechnung | Infosystem, Kategorie Zeilenstruktur, Bereich Zugeord. Ktn.-Ber.. Die Konten werden angezeigt, wenn Sie auf Aktualisieren klicken. Die Zeilenstruktur muss endgespeichert werden, damit Auswertungen erstellt werden können: Rufen Sie Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur auf und klicken Sie auf Endspeichern.

18.9 KOST-ASCII-Exportformate

Stamm- und Bewegungsdaten aus Kostenrechnung classic können im ASCII-Format exportiert werden. Das ist möglich für


• KOST-Stapel • IBL • Buchungssätze • Plan-/Vorjahreswerte • Kostenstellen/-träger • Konten-Kst.-Zuordnungen • Kst.-Eigenschaften • Kst.-Filter • Konsolidierung • Zeilenstruktur

Zu den ASCII-Formaten gelangen Sie über Bestand | Exportieren | ASCII-Daten | Schaltfläche ASCII-Formate… Hier wählen Sie im Dialogfenster ASCII-Formate – Auswahl im Feld Auswahl der Daten über das Pfeilsymbol, um welche Exportdaten es sich handelt. Je nach Auswahl werden die vorhandenen Formatbeschreibungen angezeigt.

18.10 Passwortschutz der Auswertungsdatenbank

Die Auswertungsdatenbank in der Kosten- und Leistungsrechnung ist mit einem Passwort geschützt. Durch den Passwortschutz stellen Sie sicher, dass die Datenbank vor unbefugten Zugriffen geschützt ist. Das hinterlegte Passwort wird abgefragt, wenn die Datenbank mit einem anderen Programm (z. B. mit Microsoft Access) geöffnet werden soll. Ohne Passworteingabe ist außerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung kein Zugriff auf die Datenbank möglich. Wenn Sie auf die Auswertungsdatenbank direkt zugreifen möchten, können Sie unter Extras | Kosten- und Leistungsrechnung | Passwort Auswertungsdatenbank das von uns vergebene Passwort ändern oder löschen.

18.10.1 Löschen des Passwortes

Wie Sie das Passwort für die Auswertungsdatenbank löschen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Passwort ein und wählen Sie das Thema Passwort der Auswertungsdatenbank bearbeiten. Beachten Sie, dass nach dem Zurücksetzen des Passworts eine vollständige Neuberechnung des Betriebsabrechnungsbogens erforderlich ist.

18.10.2 Neuanlage oder Änderung des Passwortes

Sie sehen im Feld Passwortstatus, ob ein Passwort eingerichtet ist. Wie Sie ein neues Passwort vergeben oder ein bestehendes ändern, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Passwort ein und wählen Sie das Thema Passwort der Auswertungsdatenbank bearbeiten.


19 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1 GRUNDLAGEN DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG ............................................................................. 1.1–2

1.1 KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG - WARUM? ................................................................................................................................1.1–2 1.2 KURZINFORMATION ZUR KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG .........................................................................................................1.2–2 1.3 ARTEN DER KOSTENRECHNUNG ..............................................................................................................................................................1.3–3 1.4 KOSTENRECHNUNGSSYSTEME ..................................................................................................................................................................1.4–4 1.5 BEGRIFFE DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG ............................................................................................................................1.5–6

2 STAMMDATEN IN DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG EINRICHTEN UND BEARBEITEN .............. 1.5–9

2.1 WELCHE STAMMDATEN BENÖTIGEN SIE FÜR DEN STANDARD-BETRIEBSABRECHNUNGSBOGEN?...................................................2.1–9 2.2 NEUANLAGE EINES BESTANDES (KOST-SYSTEM) IN DER KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG ...................................................2.2–9

2.2.1 Steuerungsdaten – KOST-System ....................................................................................................................................... 2.2–10 2.2.2 Steuerungsdaten - FIBU-Buchungen ................................................................................................................................. 2.2–11 2.2.3 Steuerungsdaten - Plausibilitäten Buchen ...................................................................................................................... 2.2–12 2.2.4 Steuerungsdaten - Einstellungen ........................................................................................................................................ 2.2–13 2.2.5 Steuerungsdaten - Plan-/Vorjahreswerte Einstellungen ............................................................................................ 2.2–15 2.2.6 Steuerungsdaten - Notizen ................................................................................................................................................... 2.2–16 2.2.7 Steuerungsdaten - Protokoll ................................................................................................................................................ 2.2–16 2.2.8 Übernahme einer Mustervorlage ........................................................................................................................................ 2.2–16 2.2.9 Exportieren / Importieren - Speichern eines Bestands unter einem anderen Ordnungsbegriff ................... 2.2–17

2.3 KOSTENSTELLEN/-TRÄGER EINRICHTEN ............................................................................................................................................... 2.3–17 2.3.1 Anlage von Kostenstellen und Kostenträgern ................................................................................................................ 2.3–18 2.3.2 Übernahme von Kostenstellen/-träger aus einem anderen Bestand .................................................................... 2.3–18

2.4 RELEVANTE KONTEN .............................................................................................................................................................................. 2.4–20 2.5 AUFBAU DES BETRIEBSABRECHNUNGSBOGENS – ZEILENSTRUKTUR ................................................................................................. 2.5–21

2.5.1 Import einer BAB-Systemlösung ......................................................................................................................................... 2.5–21 2.5.2 Import eines BWA-Schemas ................................................................................................................................................. 2.5–22 2.5.3 Import einer BAB-Zeilenstruktur......................................................................................................................................... 2.5–22 2.5.4 Eine BAB-Zeilenstruktur neu anlegen ............................................................................................................................... 2.5–22 2.5.5 BAB-Systemlösungen .............................................................................................................................................................. 2.5–34

3 INTEGRATION IN (KANZLEI-)RECHNUNGSWESEN .......................................................................................... 2.5–35

3.1 KOST-PRÜFUNG AKTIVIEREN ............................................................................................................................................................... 3.1–35 3.2 ZAHLUNGSBUCHUNGEN MIT SKONTO ................................................................................................................................................. 3.2–36

4 KOSTENSTELLEN-/TRÄGER-EIGENSCHAFTEN ................................................................................................... 3.2–37 4.1 ANLAGE VON KOSTENSTELLEN/-TRÄGER-EIGENSCHAFTEN .............................................................................................................. 4.1–38 4.2 LÖSCHEN VON KOSTENSTELLEN/-TRÄGER-EIGENSCHAFTEN ............................................................................................................ 4.2–38 4.3 ZUORDNEN DER KST.-EIGENSCHAFTEN/-AUSPRÄGUNGEN ZU DEN KOSTENSTELLEN/-TRÄGERN ............................................... 4.3–38 4.4 KOSTENSTELLEN/-TRÄGER-FILTER ........................................................................................................................................................ 4.4–38

4.4.1 Kostenstellen/-träger-Filter anlegen oder bearbeiten ................................................................................................ 4.4–38 4.4.2 Beispiel für die Verwendung des Filters und der Kst.-Eigenschaften ..................................................................... 4.4–39

5 KONTEN-KST.-ZUORDNUNGEN .......................................................................................................................... 4.4–41 5.1 ANLAGE VON KONTEN-KOSTENSTELLEN-ZUORDNUNGEN ............................................................................................................... 5.1–42

6 VERTEILSCHLÜSSEL ................................................................................................................................................ 5.1–42 6.1 ANLAGE VON VERTEILSCHLÜSSELN ...................................................................................................................................................... 6.1–43

7 KONTENVERTEILUNG FESTLEGEN ....................................................................................................................... 6.1–43

7.1 KONTENVERTEILUNG MIT FIXEN ANTEILEN .......................................................................................................................................... 7.1–43 7.2 KONTENVERTEILUNG MIT VARIABLEN ANTEILEN ................................................................................................................................. 7.2–44


8 INNERBETRIEBLICHE LEISTUNGSVERRECHNUNG (IBL) ................................................................................... 7.2–45

8.1 VORÜBERLEGUNGEN ZUR VERRECHNUNG DER INNERBETRIEBLICHEN LEISTUNGSFLÜSSE .............................................................. 8.1–46 8.2 NOTWENDIGE SCHRITTE FÜR DAS VERRECHNEN DER INNERBETRIEBLICHEN LEISTUNGEN............................................................. 8.2–46

8.2.1 Anlage eines Kostensatzes für Kostenstellen/-träger .................................................................................................. 8.2–46 8.2.2 Zeilen für die IBL-Be- und Entlastung der Kostenstellen/-träger in der Zeilenstruktur anlegen ................. 8.2–46 8.2.3 Zeilen für die IBLZ (Zusatz-)Be- und Entlastung in der Zeilenstruktur anlegen ................................................ 8.2–48 8.2.4 Erfassen von innerbetrieblichen Leistungen ................................................................................................................... 8.2–49 8.2.5 Kopieren von innerbetrieblichen Leistungen in andere Monate ............................................................................. 8.2–50 8.2.6 Weitere Bearbeitungsfunktionen in der Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ......................................... 8.2–50

9 UMLAGEN ................................................................................................................................................................ 8.2–50 9.1 STAMMDATEN | KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG | STEUERUNGSDATEN................................................................................ 9.1–51

9.1.1 Folgende Einstellungen können für die Umlagen festgelegt werden .................................................................... 9.1–51 9.2 ZEILEN FÜR DIE UMLAGE IN DER ZEILENSTRUKTUR ............................................................................................................................ 9.2–52 9.3 DEFINIEREN EINER ZEILE, DIE ALS BASIS-BAB-ZEILE FÜR EINE UMLAGE DIENT .............................................................................. 9.3–54 9.4 DEFINIEREN EINER UMLAGE-ENTLASTUNGSZEILE ............................................................................................................................... 9.4–54 9.5 DEFINIEREN EINER UMLAGE-BELASTUNGSZEILE ................................................................................................................................. 9.5–54 9.6 UMLAGEN ERFASSEN .............................................................................................................................................................................. 9.6–55

9.6.1 Einrichten einer Umlage mit fixen Anteilen.................................................................................................................... 9.6–56 9.6.2 Erfassen einer Umlage mit variablen Anteilen .............................................................................................................. 9.6–57 9.6.3 Ändern einer Umlage mit fixen oder variablen Anteilen ........................................................................................... 9.6–58 9.6.4 Umlagen neu durchnummerieren...................................................................................................................................... 9.6–58

9.7 UMLAGE MIT VARIABLEN ANTEILEN NACH AUFGELAUFENEN WERTEN ............................................................................................ 9.7–59 9.7.1 Besonderheiten bei der Berechnung der Umlagen mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten:9.7–59 9.7.2 Beispiele zur Umlage mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten ........................................................ 9.7–60

9.8 UMLAGE-WERTEAUSWEIS - DARSTELLUNGSALTERNATIVEN ............................................................................................................. 9.8–64 9.8.1 Einrichtung der Umlage ohne Vorzeichenwechsel ....................................................................................................... 9.8–65 9.8.2 Einrichtung der Umlage mit Vorzeichenwechsel .......................................................................................................... 9.8–67

10 KONSTANTE WERTE .......................................................................................................................................... 9.8–68

10.1 ANLEGEN VON KONSTANTEN WERTEN ........................................................................................................................................10.1–69 10.2 ÄNDERN VON KONSTANTEN WERTEN ..........................................................................................................................................10.2–69 10.3 ABFRAGE EINES KONSTANTEN WERTES IN DER ZEILENSTRUKTUR .............................................................................................10.3–69 10.4 RECHNEN IN DER ZEILENSTRUKTUR MIT KONSTANTEN WERTEN ...............................................................................................10.4–69

11 KONSOLIDIERUNG .......................................................................................................................................... 10.4–70 11.1 ANLEGEN VON KONSOLIDIERUNGSELEMENTEN IN DEN KONSOLIDIERUNGSEBENEN ..............................................................11.1–71 11.2 LÖSCHEN VON KONSOLIDIERUNGSEBENEN ..................................................................................................................................11.2–71

12 CHEFÜBERSICHTEN ......................................................................................................................................... 11.2–72 13 ZEITREIHEN ...................................................................................................................................................... 11.2–73

13.1 DEFINIEREN EINER ZEITREIHE ..........................................................................................................................................................13.1–73 14 PLAN-, BUDGET- UND VORJAHRESWERTE ................................................................................................. 13.1–74

14.1 EINSTELLUNGEN FÜR DIE BERECHNUNG VON PLAN- UND VORJAHRESWERTEN ......................................................................14.1–75 14.2 ERFASSUNG VON PLAN-/VORJAHRESWERTEN PRO MONAT UND/ODER BUDGETWERTE .......................................................14.2–76 14.3 KOPIEREN VON MONATLICHEN PLAN-/VORJAHRESWERTEN AUF ANDERE MONATE ..............................................................14.3–77 14.4 VERTEILEN VON JAHRES-PLAN- BZW. VORJAHRESWERTEN AUF EINZELMONATE ....................................................................14.4–77 14.5 MULTIPLIZIEREN VON MONATSWERTEN FÜR MEHRERE KOSTENSTELLEN/-TRÄGER MIT EINEM FAKTOR...............................14.5–77 14.6 MULTIPLIZIEREN VON BUDGETWERTEN FÜR MEHRERE KOSTENSTELLEN/-TRÄGER MIT EINEM FAKTOR ................................14.6–78 14.7 KOPIEREN VON MONATSWERTEN IN BUDGETWERTE ..................................................................................................................14.7–78 14.8 VERTEILUNG VON BUDGETWERTEN AUF MONATSWERTE ...........................................................................................................14.8–78


14.9 KOPIEREN VON PLAN-/VORJAHRESWERTEN ................................................................................................................................14.9–78 14.10 ÜBERNAHME VON PLAN-, VORJAHRES- UND BUDGETWERTEN AUS DEM VORJAHR, AUS DEM AKTUELLEN JAHR ODER AUS EINEM ANDEREN BESTAND ............................................................................................................................................................................. 14.10–79

14.10.1 Übernahme von monatlichen Ist-Werten des Vorjahres als monatliche Plan- oder Vorjahreswerte ........... .......................................................................................................................................................................................... 14.10–79 14.10.2 Übernahme der aufgelaufenen Ist-Werte des Vorjahres als Budgetwerte für das laufende Jahr . 14.10–79 14.10.3 Übernahme von Plan-/Vorjahreswerten des Vorjahres ins aktuelle Jahr .............................................. 14.10–80 14.10.4 Übernahme von Budgetwerten des Vorjahres ins aktuelle Jahr ............................................................... 14.10–80 14.10.5 Übernahme von monatlichen Ist-Werten des aktuellen Jahres als monatliche Plan- oder Vorjahreswerte ........................................................................................................................................................................................ 14.10–80 14.10.6 Übernahme der aufgelaufenen Ist-Werte des aktuellen Jahres als Budgetwerte ............................... 14.10–80 14.10.7 Übernahme der monatlichen Ist-Werte aus einem anderen Bestand als monatliche Plan- oder Vorjahreswerte ........................................................................................................................................................................................ 14.10–81 14.10.8 Übernahme der aufgelaufenen Ist-Werte eines anderen Bestandes als Budgetwerte ...................... 14.10–81 14.10.9 Löschen von Plan- bzw. Vorjahreswerten ......................................................................................................... 14.10–81

14.11 LÖSCHEN VON BUDGETWERTEN ............................................................................................................................................ 14.11–81 14.12 EXPORTIEREN VON PLAN-/VORJAHRESWERTEN .................................................................................................................. 14.12–81

15 STEUERUNGSDATEN, KOST-STAPEL UND -VERARBEITUNGEN ............................................................. 14.12–82

15.1 STEUERUNGSDATEN ........................................................................................................................................................................15.1–82 15.2 MANUELLER IMPORT VON FIBU-BUCHUNGEN ...........................................................................................................................15.2–83 15.3 KONSOLIDIERUNG MEHRERER MANDANTEN-BESTÄNDE IN DER KOSTENRECHNUNG.............................................................15.3–84 15.4 KOST-STAPEL ERFASSEN................................................................................................................................................................15.4–84 15.5 ÄNDERN VON UNVERARBEITETEN KOST-STAPEL........................................................................................................................15.5–84 15.6 WEITERE BEARBEITUNGSMÖGLICHKEITEN IN DER KOST-STAPEL-ERFASSUNGSZEILE .............................................................15.6–85 15.7 KOST-STAPEL IN KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG VERARBEITEN ....................................................................................15.7–85 15.8 BEARBEITUNGSFUNKTIONEN FÜR ERFASSTE UND IMPORTIERTE KOST-STAPEL .......................................................................15.8–85 15.9 FEHLERPROTOKOLLE FÜR KOST-STAPEL ANZEIGEN UND AUSWERTEN .....................................................................................15.9–85 15.10 ÄNDERN VON BEREITS VERARBEITETEN KOST-STAPELN (FUNKTION ZUR KORREKTUR BEREITSTELLEN)....................... 15.10–86 15.11 LÖSCHEN VON KOST-VERARBEITUNGEN ............................................................................................................................. 15.11–86

16 AUSWERTUNGEN UND PAKETE .................................................................................................................. 15.11–86

16.1 AUSWERTUNGEN .............................................................................................................................................................................16.1–87 16.2 AUSWERTUNGEN AM PC ERSTELLEN UND DRUCKEN ...................................................................................................................16.2–87

16.2.1 Berechnen des Betriebsabrechnungsbogens ............................................................................................................16.2–87 16.2.2 Einstellungen zum Betriebsabrechnungsbogen ......................................................................................................16.2–88 16.2.3 Navigieren in der Bildschirmanzeige des BAB ........................................................................................................16.2–91 16.2.4 Korrekturmöglichkeiten nach der BAB-Berechnung .............................................................................................16.2–92 16.2.5 Ausgabe des Betriebsabrechnungsbogens................................................................................................................16.2–94 16.2.6 Auswertung Chefübersicht .............................................................................................................................................16.2–94 16.2.7 Auswertung Zeitreihe .......................................................................................................................................................16.2–95 16.2.8 Auswertung Kontensaldenliste .....................................................................................................................................16.2–95 16.2.9 Auswertung Kostenartensaldenliste............................................................................................................................16.2–95 16.2.10 Auswertung Kostenstellensaldenliste .....................................................................................................................16.2–96 16.2.11 Auswertung Kostennachweis ....................................................................................................................................16.2–96 16.2.12 Bearbeiten der Bildschirmanzeige von Auswertungen ....................................................................................16.2–97 16.2.13 Druck der Auswertungen (Liste drucken) .............................................................................................................16.2–97 16.2.14 Ausgabe von Auswertungspaketen am PC ..........................................................................................................16.2–97

17 DATEN IN DAS DATEV-RECHENZENTRUM SENDEN ODER DATEN AUS DEM RECHENZENTRUM HOLEN 16.2–97

17.1 DATEN SENDEN ................................................................................................................................................................................17.1–97 17.2 DATEN HOLEN ..................................................................................................................................................................................17.2–98


18 WEITERE PROGRAMMFUNKTIONEN............................................................................................................ 17.2–98

18.1 JAHRESÜBERNAHME ........................................................................................................................................................................18.1–98 18.2 KOST-DATENINFO .........................................................................................................................................................................18.2–99 18.3 INFO-BESTAND ............................................................................................................................................................................. 18.3–100

18.3.1 Löschen des Info-Bestands .......................................................................................................................................... 18.3–100 18.4 FUNKTIONEN IM KOST-SYSTEM ................................................................................................................................................ 18.4–100 18.5 WEITERE MENÜPUNKTE ZUR DATENKONTROLLE UND FEHLERBEHEBUNG ............................................................................. 18.5–102 18.6 KOST-INFOSYSTEM ..................................................................................................................................................................... 18.6–103 18.7 ANLEGEN UND ÄNDERN VON BEZUGSGRÖßEN ........................................................................................................................ 18.7–104 18.8 KOST-ASCII-IMPORTFORMATE ................................................................................................................................................ 18.8–104

18.8.1 Import von Daten im ASCII-Format......................................................................................................................... 18.8–105 18.8.2 Export eines BWA-Schemas und Import im ASCII-Format als Zeilenstruktur in die Kosten- und Leistungsrechnung ................................................................................................................................................................................ 18.8–105

18.9 KOST-ASCII-EXPORTFORMATE ................................................................................................................................................ 18.9–105 18.10 PASSWORTSCHUTZ DER AUSWERTUNGSDATENBANK ........................................................................................................18.10–106

18.10.1 Löschen des Passwortes .........................................................................................................................................18.10–106 18.10.2 Neuanlage oder Änderung des Passwortes ....................................................................................................18.10–106

19 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S .............................................................................................................. 18.10–107

Schrittweise Anleitungen zu DATEV Kostenrechnung classic · Im BAB findet die Verteilung der...

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