SeHF 2014 | Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen

Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen

Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben

Andrea Crameri, Sage Schweiz AG

Bern, 6. März 2014

Referenten

Martin Getzmann Leiter Finanzen & Administration, Alterszentrum Am Bachgraben

Andrea Crameri Head of E-Health, Sage Schweiz AG

1 Willkommen

2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB

3 Auslöser Projekt «Phoenix»

4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix»

5 Erfolgsfaktoren

6 Fragen & Antworten

Agenda

Kurzvorstellung AZB

Privatrechtliche Stiftung

Jahresumsatz CHF 28 Mio.

200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)

100 Alterswohnungen

300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen

1 Willkommen




5 Erfolgsfaktoren


Agenda

• Pflegefinanzierung • Kalibrierung BESA/RAI • drohende EL-Beschränkungen • steigende Ansprüche • Öffentlichkeit / Steuerzahler

• lange Wartelisten • Zunahme Demenzerkrankungen • Ausbau stationäre Angebote • vom KMU zum Grossunternehmen

• Fachkräftemangel • Personenfreizügigkeit • Grenzgänger • Abwerbungen über Lohn

• Qualitätsanforderungen («Qualivista») • Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht,

Datenschutz, Dokumentationen und Nachweise etc.)

• Verbundlösungen • Spitex • Spitäler • Verblisterung

Umfeld => Herausforderungen


Kostendruck

Administrativer Aufwand

Ressourcenknappheit

Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe

Kommunikations- bedürfnisse

Herausforderungen => Strategien

…….

Fokussierung auf Kerngeschäft

Prozess-Redesign und Systemunterstützung

Effektivität und Effizienz Administration verbessern

Erhöhung IT-Affinität

Nutzung zeitgemässer Technologien

.......

1 Willkommen




5 Erfolgsfaktoren


Agenda

Auslöser Projekt «Phoenix»

komplizierte, „papierlastige“ Prozesse

manuelle Abläufe

Medienbrüche

Doppelspurigkeiten

„gewachsene“ Parametrierungen

systemische Lücken

„Workarounds“

Eigenentwicklungen

aufwändige Systemwartung

Schnittstellenrisiken

Kennzahlen / Führungsinformationen

1 Willkommen




5 Erfolgsfaktoren


Agenda

Zielsetzungen Projekt «Phoenix»

Nr. Ziel

1 konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse (Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen

2 Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme

3 Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren

4 «papierlose», durchgängige Prozesse

5 Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen

6 hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check)

7 Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen und Auswertungen zu ermöglichen)

8 Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation

9 mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur Analyse der Daten aus allen Bereichen

10 Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme


In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die

keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben.

Sage 200 Plattform

Sage 200

Finanz

Sage 200

Personal

Heimverwaltung Pflege-

dokumentation

Menü-Bestellung

WB-Leistungen_Bewohner

Interflex (PEP &

Zeiterfassung)

Excel-Lösungen

Adress-DB

Getränkeliste

TAXPUNKTE ERGO

Rest.Leistungen_Bewohner

Mitglieder Liste.

Stellenplan

Coiffeur

Podologie

etc.

QM-Pilot

EPS

(Kassensystem)

GroupMail

Prozesse E-B-

A.doc

Mahlzeiten-Bestellung

Legende: = bestehendes System = bestehendes Sage-System

Avaya

(Telefonie)

Fileserver BESA


In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt

und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden.

Sage 200 Plattform

Bewerber-

management

Sage

Auftrag

Zeiterfassung?

Fileserver

Sage

CRM

Excel-Lösungen

Kassensystem?

BESA …

Cockpit

Sage Finanz* Sage Personal*

Heimverwaltung* Pflege-

dokumentation*

Terminplanung

Legende: = bestehendes System = bestehendes Sage-System = neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)

Menü-

Bestellung

Sage Connect Sage MyDesk

QM-Pilot Personal-

einsatzplanung?

Kollaborations-

plattform (DMS)?

Beschwerde-

management?

Informations-

portal (Intranet)

Avaya

(Telefonie)

Vorgehen Projekt «Phoenix»

Projektphase 1: Ist-Analyse

Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und

zuständigen Sachbearbeiter/-innen

Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation

Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und

zuständigen Sachbearbeiter/-innen

Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG

Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)

Projektphase 3: Implementierung

Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und

Solution Providers Schweiz AG

Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)

1 Willkommen




5 Erfolgsfaktoren


Agenda

Erfolgsfaktoren

Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt

Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung

Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:

Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren

Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und

den am besten geeignetsten Partner identifizieren

Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und

akzeptieren

Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer

Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand

Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement

starke, erfahrene Projektpartner beiziehen


Kostendruck

Administrativer Aufwand

Ressourcenknappheit

Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe

Kommunikations- bedürfnisse

Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE

Kontinuität sicherstellen

Ressourcenschonende Einführung

Geringer Schulungsaufwand

Keine Migration, kein Datenverlust

Investitionsschutz

Kompetenz

Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche

Nachhaltige Produktentwicklung

Flexibilität

Zielgruppengerechter Funktionsumfang

Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung

Praxisbeispiel / Sicht SAGE

Schritt 1

BewohnerIn:

Anfrage Bargeld

Schritt 2

Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung

Schritt 3

Empfang: Eintrag auf Liste

Schritt 4

Interne Post: Übermittlung in Administration

Schritt 5

Administration: Manuelle Übernahme Listeneintrag in System

Schritt 6

Administration: Fakturierung

Praxisbeispiel / Sicht SAGE

Schritt 1

BewohnerIn:

Anfrage Bargeld

Schritt 2

Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung

Schritt 3

Empfang: Eintrag in System mit App

Schritt 4

Administration: Prüfen der Daten, Übernahme in Fakturierung

Schritt 5


Schritt 6


Fazit: Qualitätssicherung

Kostensenkung

Effizienzsteigerung

1 Willkommen




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