SeHF 2015 | Konsequente Umsetzung des Universalarchiv-Konzepts im Kantonsspital Aarau

Konsequente Umsetzung des Universalarchiv-Konzepts im Kantonsspital Aarau

Alexander Mestre Geschäftsführer Uptime Services AG

05.03.2015 / Swiss eHealth Forum Bern

Fragestellungen

• Was bedeutet konsequente Umsetzung

Inhalte, Ziele und Vorgehen

• Was bedeutet Universalarchiv-Konzept

Lösung, Nutzen und Architektur

• Und weshalb das KSA?

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Spitäler mit ARTS

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GZO Spital Wetzikon

Inselspital

Bethesda-Spital

Regionalspital Emmental

Spital Limmattal

See Spital Horgen SRO Spital Oberaargau

Spitäler FMI

Kantonsspital Aarau

Kantonsspital Glarus

Felix Platter-Spital

Spital Zofingen

KSF Muri

Spitäler mit ARTS

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GZO Spital Wetzikon

Inselspital

Bethesda-Spital

Regionalspital Emmental

Spital Limmattal

See Spital Horgen SRO Spital Oberaargau

Spitäler FMI

Kantonsspital Aarau

Kantonsspital Glarus

Felix Platter-Spital

Spital Zofingen

KSF Muri

Kantonsspital Aarau

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Anzahl Betten 600

Stationäre Patienten pro Jahr 26’600

Ambulante Patienten pro Jahr 350’000

Interne Mitarbeiter 3’600

Behandlungszentren > 30

Ausschreibungsgegenstand

Erster Satz der Ausschreibungsunterlagen

«Das Kantonsspital Aarau AG (KSA AG) strebt für sein Archiv eine universale integrierte digitale Lösung inkl. einem Dokumenten Management System (DMS) an.»

Zentrale Inhalte

• Unterstützung der Geschäftsprozesse

• Universale integrierte Lösung für das spitalweite Dokumenten- (Akten-) Management und die elektronische Archivierung von Informationsobjekten.

6 Quelle: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012

Ziele und Umfang der Lösung

Dossier-Bildung

• Digitales Patientendossier: Import von elektronischen Dokumenten aus allen relevanten Quellen (KIS, Labor, Mail, Dateiablage, elektronischen Zuweisungen, bildgebenden Modalitäten usw.)

• Weitere Digitale Dossiers (z.B. Mitarbeiter, Verträge usw.)

• Archivierung von Daten aus abgelösten und abzulösenden Systemen (z.B. Mosaic, APIS, Apotheke, KIS): Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar und unabhängig von Applikationen sowie suchen und anzeigen archivierter Informationsobjekte


Universalarchiv-Konzept

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PACS ERP KIS / RIS / LIS

Radiologie

Voice Befund Bericht CT

Dynamisch generiertes Dossier

Medizin

Brief Labor Bericht EKG


Administration

Brief Fax Bericht Rechnung


Universalarchiv – DMS – Workflow

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

ARTS Explorer Dossierübersicht

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Dokumentenmodell und Berechtigungen

Patienten-Dokumente

• Gleiche Berechtigungen wie in KISIM

• Direkt verfügbar / freischalten (24h) /

nicht sichtbar

• Audit-Log für alle Zugriffe

• Umgang mit Gruppen-Accounts:

nicht zulassen

• Im Testsystem keine echten Daten

Administrative Dokumente

• Jeweils separate Bereiche

Archivierung alte KIS Dokumente (Migration)

Migration von KIS zu KIS? Nutzung Universalarchiv!

1. Migration der Daten von alten KIS zu Universalarchiv

Nutzung der DMS Funktionalität zum inkrementellen Laden

von Dokumenten, welche aus den abzulösenden KIS Systemen

ClinicWare und Nexus exportiert wurden.

2. Anbindung neues KIS an Universalarchiv

Vollintegration von KISIM (neues KIS) mit dem DMS.

Ergebnis

Die Dokumente stehen sowohl dem neuen KIS als auch dem

Universalarchiv/DMS (Patientendossier) zur Verfügung.


Scanning (Digitalisierung)

• Frühes (online, lokal) und spätes (nachgestaffelt) Scannen von Patientendossiers

• Nachscannen von Papier-KG’s (Massen-Scanning) geplant beim Spital Zofingen



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PACS ERP KIS / RIS / LIS

Radiologie



Medizin



Administration



Scanning


Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Medical.pptx

Scanning

Scanning von Papierdokumenten

• Papierdokumente bei Eintritt

Hausarztbericht

Polizeirapport

Rettungsdienstprotokoll

Bilder, Fotos

• Papier-Krankengeschichten

• EKGs

• Lieferscheine (nicht realisiert, keine Aufbewahrungspflicht)

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Integrierte Scanning-Lösung bedeutet

• Bereits beim Scanning sind die Metadaten aus den angebundenen Umsystemen (HIS, KIS, ERP, …) verfügbar. Schlüsseldaten: FID, UID, SAP-Nr., … via Barcode Kontrolldaten: Namen, Geb-Datum, Lieferant, …

• So resultieren hoch effiziente und qualitativ optimale Scanning-Prozesse

• Kein vorgängiger Entscheid über das Zielsystem notwendig

• Kein doppeltes Scannen oder Ablegen notwendig

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Information Lifecycle Management

• Langfristige Ablage von Informationsobjekten, unveränderbar und unabhängig von Applikationen

• Application content life cycle (Bereinigung der Applikation durch Archivierung von Daten zu abgeschlossenen Fällen)

• Beweissichere Dokumentenablage

• Langzeit-Datenspeicherung

• Gleichzeitige Verwendung mehrerer unterschiedlichen Speichersysteme (SAN/NAS/Band/DVD)


Integriertes DMS und elektronisches Archiv

17 Abbildung: Offertanfrage Ausschreibungsanweisung DMS KSA AG, 21.09.2012


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Compliance PACS ERP KIS / RIS / LIS

Radiologie



Medizin



Administration



Scanning


Medical.pptx

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Medical.pptx

ARTS Repositories

Information Lifecycle Management

DMS Betriebliches

Archiv Langzeit

Archiv

Storage

SAN Silent Cubes

freigeben

archivieren

archivieren


Datenaustausch

• eHealth Readyness (Konformität gemäss Standards und Architektur eHealth Suisse)

• Anbindung von Zuweisern

• Abbildung von Dokumentenworkflow (z.B. Publikation von Weisungen)



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Compliance PACS ERP KIS / RIS / LIS

Dritte

Radiologie



Medizin



Administration



Scanning


Medical.pptx

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Verwaltung.pptx

Medical.pptx

Medical.pptx

Nutzen für das Spital

Synergien durch gemeinsame Nutzung einheitlicher Lösung

• Anwender kennen die einheitliche Lösung

• IT-Know-how wird gemeinsam genutzt

• Kosten werden geteilt (Unternehmenslizenz verfügbar)

• KSA interne Kooperationen wird optimal unterstützt (Austausch von Dokumenten)

• Austausch von Dokumenten mit Zofingen (SPZ wechselt ebenfalls auf ARTS)

• Weniger Komplexität dank minimaler Anzahl Schnittstellen

Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 18.12.2013

Vorteile durch das DMS

• Zentrale Ablage von elektronischen Dokumenten

• Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente

• Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen auf das gleiche Dokument

• Vereinfachung der Ablage- und Suchabläufe

• Reduktion der nicht wertschöpfenden Tätigkeiten

(Kopieren, Suchen, Ablegen, Ordnen, Transportieren)

• Reduktion von Medienbrüchen und Rationalisierung in den Prozessen

• Reduktion vom Papier-Umlauf

• Reduktion vom Platzbedarf bei bestehenden Papierablagen

• Unterstützung bei der Ablösung von Applikationen

• Erfüllung der rechtlichen Anforderungen zur langfristigen Archivierung

• …

Quelle: Lenkungsausschuss KSA vom 12.04.2013

Aufbau und Einführung 2013-2015: DMS im Projektportfolio

Weiterentwicklung ab 2016

• Nach Bedarf im Rahmen von (Migrations-) Projekten

Projekt Gesamtplan Universalarchiv KSA und SPZ

Phase I

spätere Phasen

klinischer Geschäftsfall

administrativer Geschäftsfall

TP1

TP2 TP4

TP3

TP1 – Patientendossier

TP2 – klinische Bilder

TP3 – Finanzdokumente

TP4 – Lieferscheine

x y

Gestaffeltes Vorgehen

1. Technischer Aufbau des Systems

2. Etappenweise Realisierung der Geschäftsfälle

Projektplan Phase I

Laufender Statusüberblick

Entwicklung gegenüber dem Plan

Projektfortschritt Risiko-Matrix

Projektkosten

Projektrisiken

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3 4 2

…

Vorteile gestaffeltes Vorgehen

• Reduktion der technischen Komplexität (Schnittstellen, Testing, Rollout)

• Reduktion des Koordinationsaufwandes (Hinter jeder Systemintegration stehen Kliniken, Abteilungen und Lieferanten die koordiniert werden müssen)

• Schnellere Nutzen-Generierung (Die Lösung ist innerhalb von wenigen Monaten nach dem Kickoff bereits in Produktion)

Wie geht es weiter?

• Phase IV (weitere Systeme und Migrationen)

• Ausbau Spital Zofingen

• Datenaustausch KSA und Zofingen

• Anbindung Kommunikationsplattform

• Ausbau und Nutzung des DMS als IHE Repository sowie IHE Consumer mit Anbindung an Registry und MPI

Vielen Dank

Für Ihr Interesse

Herrn Andreas Rohr (KSA) für die Unterstützung dieses Referates

Sehr gerne stehe ich für Ihre Fragen zur Verfügung

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