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Verbringen Sie zu viel Zeit mit dem Suchen von Papieren und Dokumenten? Ist die beste-hende Ablage zweckmäßig?

Finden Sie Unterlagen, die ein anderer abgelegt hat? – Falls Sie durch solche Überlegungen auf Mängel in Ihrem Ab-lagesystem aufmerksam werden, dann ist es Zeit, Ihre Ablage zu überdenken. Vielleicht finden Sie ja zwischen Weih-nachten und Neujahr ein paar ruhige Tage, Ihre Ablage neu zu organisieren.

Ablageregeln vereinheitlichenGibt es womöglich noch gar keine Abla-geregeln in Ihrer Firma? Wo Dokumen-te abgelegt werden, sollte das nach be-stimmten Regeln geschehen, an die sich alle im Unternehmen halten. Ablagere-geln geben vor, nach welchem System vorgegangen werden muss. Sie können hier zum Beispiel festhalten,• nach welchem Ordnungssystem ab-

gelegt wird (siehe S. 2).• welche Schriftgutbehälter – also Ord-

ner, Hängeregistratur, Schrank usw. – für die verschiedenen Unterlagenarten vorgesehen sind.

• ob geheftet oder gelocht werden darf und wann Klarsichthüllen verwendet werden müssen.

• wie die Akten „schwieriger Fälle“ zu

Effektive Chefassistenz

Eine durchdachte Ablage ist Gold wertDer Traum vom papierlosen Büro ist ausgeträumt. Auch heute kämpfen wir in unseren Sekretariaten noch immer mit Papierbergen, obschon viele Doku-mente nur noch elektronisch abgelegt werden. Viele Daten werden irgend-wann dann doch wieder auf Papier gebraucht. Wer nicht unnötig Zeit mit Suchen verlieren will, muss deshalb seine Ablage gut organisieren.

Ordnung ist das halbe Leben

Liebe Leserin, lieber Leser,„Ordnung ist das halbe Leben.“ – Auch wenn Sie mit dieser Redensart nicht einverstanden sind – zumindest im Büro trifft sie zu. Als Messie wären Sie wohl kaum in der Lage, ein Sekretari-at in Schwung zu halten. Wer Ordnung schafft, spart dadurch wertvolle Zeit. Doch leider hat jeder seine eigenen Ansichten, was unter Ordnung zu ver-stehen ist. Das Raster, nach dem wir die Dinge ordnen, mag uns völlig lo-gisch erscheinen – für einen anderen kann die gleiche Ordnung ein Buch mit sieben Siegeln sein. Wo Men-schen zusammenarbeiten und auf die gleichen Informationen zugreifen müssen, ist deshalb ein einheitliches Ordnungssystem das A und O. Jede Ordnung, die organisch gewachsen ist, braucht hin und wieder eine Re-vision. Warum also nicht den bevor-stehenden Jahreswechsel zum Anlass nehmen, um die bestehende Ordnung zu überdenken und zweckdienlicher zu gestalten? In dieser und der nächs-ten Ausgabe finden Sie dazu viele An-regungen.

Irene Fischer Farzan, Herausgeberin und Management-Assistentin

3 Effektive KommunikationSelbstsicher auftreten

4 BWL/PersonalmanagementMehr Lohn oder Bonus

6 PC-Top-TippsMehr Sicherheit beim iPadKennen Sie Phraseexpress?

9 Business EnglishThank-you Letters for X-mas Presents

10 SelbstmanagementWie Sie Ihre To-do-Liste richtig formulieren

12 Kampfzone BüroWenn der Chef stresst

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Nach vier Jahren Bank- und über 15 Jahren Sekreta riatserfahrung ist unsere Herausgeberin Irene Fischer Farzan heute Assistentin des Teil-bereichsleiters eines großen Energiekonzerns.

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Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz

SekretärinnenSERVICEED

ITORIAL

INHALT

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16/2012 Dezember

behandeln sind.• was bei der Entnahme von Dokumen-

ten zu beachten ist.• wer wann Zugriff auf welche Akten

hat und welche Dokumente nicht ent-nommen werden dürfen.

• wie mit Vorgängen umzugehen ist, wenn sie sich mehreren Gruppen zu-ordnen lassen.

Wichtig ist natürlich, dass die Regeln allen bekannt sind, denn Ablageregeln sind nur dann sinnvoll, wenn sich auch alle daran halten. Kümmern Sie sich da-rum und gehen Sie so vor:• Checken Sie, ob das Ablagesystem auf

Beispiel „Ablageregel“„Verträge jeder Art werden unter der Hauptgruppe 7 – Verwaltung – und in der Untergruppe 75 – Verträ-ge – chronologisch bei den jeweili-gen Stichwörtern abgelegt.“

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dem neuesten Stand ist und passen Sie es bei Bedarf an.

• Machen Sie die Regeln im Unterneh-men publik.

• Kontrollieren Sie regelmäßig, ob sich alle an die Vorgaben halten.

Tipps für Ihre persönliche AblageFinden Sie treffende Überbegriffe. Ih-re persönliche Ablage für Arbeitsplatz, Archiv und PC sollte in feste Begriffe wie „Kunden“, „Firmen“, „Lieferanten“, „Projekte“, „Abteilungen“ aufgeschlüs-selt sein. Vorteilhaft ist eine vorgangsbe-zogene Ablage, das ist sinnvoller, als die Dokumente nach Verfasser oder Zeitas-pekten abzulegen.

Die VorarbeitBevor Sie mit der Reorganisation be-ginnen, klären Sie die Rahmenbedin-gungen!• Welches ist die bevorzugte Ablageform

in Ihrem Unternehmen? – Papier oder EDV? Lässt sich daran etwas ändern?

• Welche Unterlagen müssen nur einmal zentral abgelegt werden?

• Wo sollen Unterlagen abgelegt wer-den?

• Wer ist verantwortlich für die Daten-pflege?

• Wie ist mit projektbezogenen Unter-lagen zu verfahren?

Erstellen Sie einen Vorlagen-Ordner mit einheitlichen Formularen, die von allen genutzt werden können. Dies spart allen Beteiligten Zeit und Aufwand.

Weitere wichtige Fragen, die geklärt werden müssen:• Welche Dokumente müssen wie lange

aufbewahrt werden?• Wo sollen Papierdokumente aufbe-

wahrt werden?• Nach welchem Ordnungssystem sollen

Informationen gespeichert werden?• Welche Speicherform ist die richtige?• Welche Ablagetechnik ist für die Pa-

pierdokumente optimal?• Welche EDV-Tools sollen eingesetzt

werden?• Wie werden die Prozesse der Speiche-

rung und Verwaltung organisiert?

BezugskategorienFür den Aufbau einer Ablage sind zu-

nächst die Bezugskategorien wichtig. Diese Zuordnung ist die Basis, auf der Ihre Ablage aufgebaut ist. Schaffen Sie ein sinnvolles Gerüst:a) Bezugspersonen

• Kunden• Lieferanten• Vertreter• Geschäftsführung

b) Organisationsgebiete• Einkauf• Verkauf• Versand• Behörden• Finanzen• allgemeine Verwaltung

c) Gegenstände• Erzeugnisse/Produkte• Patente• Lizenzen• Filme

d) Unterlagen• Schriftverkehr allgemein• Protokolle• Berichte (Vertreter usw.)• Rechnungen

OrdnungssystemeUm die tägliche Papierflut sinnvoll be-wältigen zu können, ist es besonders wichtig, das richtige Ordnungssys-tem für bestimmte Geschäftsvorgänge zu finden, nach dem die Ablage organi-siert werden kann. Oft ist es sinnvoll, ei-ne Kombination aus verschiedenen Ab-lagesystemen, wie z. B. alphabetischer, numerischer oder chronologischer Ab-lage zu wählen. In der nächsten Ausga-be werden wir Ihnen die verschiedenen Ordnungssysteme vorstellen.

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

Vor- und Nachteile verschiedener Ablagesysteme

Vorteile Nachteile

Ordner: empfohlen, wenn viele Unterlagen zu einem Stichwort

• Register hilft bei Gliederung• kein Durcheinander• gut transportierbar• sichere Speicherung• schneller Zugriff

• braucht viel Platz• wenig flexibel

Hängemappen: empfohlen zur Überwachung von Angeboten, Kunden, Projek-ten im Vorstadium, persönliche Dokumentation, Einteilung nach Stichwörtern

• Flexibilität• Terminüberwachung• Fortschrittskontrolle• Soll-Ist-Vergleich• geringer Platzbedarf• Zugriff nach Terminen und anderen

Kriterien

• unübersichtlich bei vielen Papieren in einer Mappe

Aktenkörbe: empfohlen zum ersten Ordnen, als Eingang und Ausgang, zur Wei-tergabe an Mitarbeiter

• schaffen Ordnung auf dem Schreib-tisch

• einfaches System

• Gefahr des Überfüllens• einzelne Unterlagen nicht mehr so

leicht auffindbar

Arbeitsmappen: ideal für die Tagesplanung

• schaffen Ordnung auf dem Schreib-tisch

• schnelle Zugriffsmöglichkeit durch Einsortierung in verschiedene Fächer

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): vielfältig anwendbar, besonders sinnvoll bei umfangreichen Datenmengen

• spart Platz, großes Speichervolumen, Zugriff nach verschiedenen Suchbe-griffen, Terminüberwachung

• hohe Anfangsinvestitionen• gewöhnungsbedürftig• keine physische Aktenablage

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Welches Gefühl löst die-se Vorstellung bei Ihnen aus? Gehören Sie zu den Menschen, denen beim

bloßen Gedanken an eine solche Situa-tion Adrenalin durch die Adern schießt, oder bewahren Sie eher kühles Blut? Ge-rade in Situationen, die nicht alltäglich sind, zeigt sich Selbstsicherheit am deutlichsten. Fehlt es an persönlicher Selbstsicherheit, wird dies schon gern mal mit Arroganz überspielt.

Beobachten Sie sich selbst:• Wie treten Sie in der Öffentlichkeit

auf?• Welche Gefühle haben Sie dabei?• Bewegen Sie sich lieber in Ihrer Kom-

fortzone?• Fühlen Sie sich auch in ungewohnten

Situationen noch wohl?• Wissen Sie, wie Sie auf andere wirken?

Man kann nach außen nur selbstsicher wirken, wenn man es im Inneren auch ist. Nur wenn Sie von sich selbst über-zeugt sind, können Sie andere von sich überzeugen.

„Selbst-Verständnis“ und „Selbst-bewusst-Sein“„Selbst-Sicherheit“ setzt ein ausgewo-genes „Selbst-Verständnis“ voraus. Ein ausgewogenes Selbstverständnis erhalten Sie zum einen, wenn Sie Ihren Selbst-Wert (Was bin ich mir selbst wert? Wer oder was bestimmt meinen Wert?) und Ihr Selbst-Bild (Wie sehe ich mich? Wie wurde ich geprägt?) ge-klärt haben. Zum anderen ist es notwen-dig, sich Fremd-Bilder (Einschätzun-gen von Freunden, Familie, Kollegen) einzuholen. Beides sind Grundlagen und beste Voraussetzungen für ein ge-sundes „(Sich-)Selbst-bewusst-Sein“. • Kennen Sie Ihre Stärken?

• Können Sie zu Ihren Schwächen und Macken stehen?

• Leben Sie Ihre Werte?

„Echt kommt weiter“Authentisch zu sein bedeutet in erster Linie, sich selbst treu zu bleiben. Sie wirken dann „in sich stimmig“ – man spricht hier auch von „kongruent“, wenn Sie es ohne Zwang schaffen, Ihre persönlichen Eigenheiten mit den ge-gebenen Anforderungen in Einklang zu bringen. Nur so können Sie andere von sich überzeugen. Menschen, die nur ei-ne Rolle spielen, die vorgeben, etwas zu sein, was sie nicht sind, werden schnell durchschaut.

Nonverbale SignaleInnere Überzeugungen spiegeln sich immer äußerlich wieder – immer! Sie wirken auf Ihr Gegenüber zuallererst nonverbal.

Greifen wir noch einmal das Beispiel vom Anfang auf:Am liebsten würden Sie in einem Mauseloch verschwinden. Mit dieser inneren Haltung be-treten Sie den Sitzungssaal: Blickkontakt ver-meidend, in leicht gebeugter Körperhaltung – Sie wollen ja möglichst nicht auffallen. – Wirken Sie selbstbewusst?Betreten Sie den Raum, indem Sie sich selbst und Ihrer Rolle bewusst sind (als rechte Hand Ihres Chefs, der jetzt aufgeschmissen wäre, wür-den Sie ihm nicht aus der Patsche helfen), wird Ihr Gang aufrecht und Ihr Blickkontakt in die Runde freundlich sein (ein Kopfnicken zum Gruß reicht aus!). Wirkung: selbstbewusst!

Sie setzen nonverbale Signale durch:• Ihre Körperhaltung/Körpersprache/

Gestik• Ihre Mimik/Blickkontakt• Ihre Gepflegtheit/Geruch• Ihre Kleidung

Effektive Kommunikation

Selbstsicher auftretenStellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr Vorgesetzter ruft Sie an, Sie mö-gen ihm doch bitte Unterlagen für ein wichtiges Meeting vorbeibringen. Es hat ihm zeitlich nicht mehr gereicht, diese vorher noch abzuholen. Sie wis-sen, es ist ein sehr wichtiges Meeting mit vielen „wichtigen“ Teilnehmerin-nen und Teilnehmer. Sie wissen auch: Das Meeting hat bereits begonnen …

Eine aufrechte Körperhaltung, eine of-fene, dem Gesprächspartner zugewand-te Körpersprache, ein freundlicher Ge-sichtsausdruck, verbunden mit der Fähigkeit, Blickkontakt zu halten, ge-hören zum selbstsicheren Auftritt. Ge-pflegtheit, dem Anlass und Ihrer Funkti-on entsprechende Kleidung, zeitgemäße Umgangsformen und die Fähigkeit, sich den Gegebenheiten anpassen zu kön-nen, runden Ihren Auftritt positiv ab. Diese „Rahmenbedingungen“ sind wie ein Geländer, das Ihnen auf unsicherem Terrain Sicherheit gibt.

„Du bist, was Du sagst …“Achten Sie darauf, wie Sie über sich („Ich bin doch blöd …“ „Das kann ich nicht …“) und über andere reden. Selbstbe-wusste Menschen haben es nicht nötig, über andere – meist nicht anwesende – Personen herzuziehen. Selbstbewuss-te Menschen können andere ohne Neid neben sich stehen lassen. Sie verlieren dadurch nicht ihr Gesicht. Im Gegen-teil: Sie gewinnen an Sympathie und Ansehen.

Mentale VorbereitungSpielen Sie gedanklich verschiedene Szenarien durch, die Ihnen unange-nehm sind oder Angst machen. Wie würden Sie sich gern idealerweise ver-halten? Wiederholen Sie diese Gedan-kenausflüge immer und immer wieder. Sie werden feststellen: Irgendwann wird Ihr Wunschbild zur Handlung.

Selbstsicherheit zu entwickeln ist ein Prozess. Dazu braucht es Zeit. Überfor-dern Sie sich nicht, auch kleine Schritte führen zum Ziel. Und vergessen Sie da-bei nie: Perfekte Menschen wirken sel-ten attraktiv auf ihre Mitmenschen. Klei-ne Unzulänglichkeiten dagegen machen sympathisch!

Die Autorin: Eveline Bischoff ist selbstständige Trainerin und Beraterin in den Bereichen Persönlich-keit, Image und Bürokompetenz

Erleben Sie das Office Management der Extraklasse.Ab Januar in Essen, Stuttgart, Mün-chen und Frankfurt www.officeakademie.com

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Tendenziell lässt sich sagen, dass grö-ßere Unternehmen besser bezahlen als kleinere Firmen. Der Unterschied macht sich vor allem in den Füh-rungsetagen bemerkbar. Aber auch auf Fachspezialisten- und Sachbearbei-tungsniveau, zu dem auch der Beruf der Assistentinnen zählt, lässt sich der Un-terschied beobachten. Spezialisten ver-dienen in Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern rund 60.000 €, während sie in Großkonzernen mit Gehältern von bis zu 74.000 € rechnen können. Bei der Sachbearbeiter-Funktion be-wegt sich das Gehaltsniveau zwischen 40.000 und 50.000 €, wobei große Un-ternehmen tendenziell eher etwas mehr bezahlen.

HochschulabschlüsseNicht mehr signifikant sind heute die Gehaltsunterschiede zwischen Mit-arbeitern mit Uni- und Fachhoch-schul-Abschluss. Andere Faktoren wie Unternehmensgröße und Personal-verantwortung werden höher gewich-tet.

Frauen noch immer benachteiligtMit 18 Prozent sind Frauen in Führungs-positionen noch immer untervertreten, während sie in Sachbearbeitungsfunkti-onen mit 71 Prozent übervertreten sind. Bei den Fachkräften sind die Frauen mit 57 Prozent leicht in der Mehrzahl. Die-se Verteilung wirkt sich natürlich auch negativ auf das Gehaltsniveau aus. Doch selbst bei gleicher Funktion verdie-nen Frauen auf Fachkräfte-Niveau im Durchschnitt 11 Prozent weniger als Ih-re männlichen Kollegen. Bei den Sachbe-arbeitern beträgt die Differenz 6 Prozent.

Doch es gibt auch attraktive Alternati-ven, die Sie mit Ihrem Arbeitgeber aus-handeln können.

Prämien• Erfolgsbonus für individuelle Leis-

tungen (dazu müssen messbare Leis-tungsziele definiert werden)

• Bonus (bei Erfolg des Teams)• Gratifikation (bei gutem Geschäfts-

gang oder zu bestimmten Anlässen • Mitarbeiteraktien

Zweckgebundene Beiträge• Dienstwagen• Fahrtgeld (Kilometerpauschale, Abo

für den öffentlichen Verkehr)• bezahlte Fortbildung• Teilnahme an Kongressen• Besuch eines Geschäftspartners• steuerfreie Sachbezüge, z. B. die private

Nutzung des Firmenhandys• Beitrag für die Arbeitskleidung• Beitrag für Kindertagesstätten (Kita)• Zukunftssicherungsleistungen• Darlehen mit Zinsvorteilen

Gutscheine und Vergünstigungen• Essenschecks• Benzin- oder Warengutscheine• kostenfreie Nutzung von Sportmög-

lichkeiten• Getränke und Zwischenverpflegung• Personalrabatte

Auch Zeit ist Geld• Ressourcen (Praktikantin, Anschaf-

fung einer Software, die Ihnen die Ar-beit erleichtert)

• zusätzliche Urlaubstage• bezahlte Arbeitszeit für Fortbildung

oder ehrenamtliche Einsätze

Nach dem aktuellen Vergü-tungsreport „Führungskräf-te und Spezialisten in kauf-männischen Funktionen

2012“ des Beratungsunternehmens Kienbaum werden viele Führungs- und Fachkräfte durch Bonuszahlun-gen, Prämien, Tantiemen oder Boni am Erfolg des Unternehmens beteiligt. Auch Dienstwagen und andere Zusatz-vergütungen sind beliebte Entschädi-gungsformen.

Der Kienbaum Gehaltsreport 2012Der Kienbaum-Report ist ein Gradmes-ser für die aktuelle Entwicklung am Ar-beitsmarkt. Sehen Sie selbst, wo auf der Skala Sie sich befinden und ob eine Ge-haltserhöhung angebracht ist.

BWL/Personalmanagement

Mehr Lohn oder BonusAm Ende des Jahres steht in den meisten Unternehmen wieder die Gehalts-runde an. Natürlich freuen Sie sich, wenn Sie ab nächstem Jahr am Ende des Monats etwas mehr Geld in der Tasche haben. Doch nicht überall gibt es Ver-handlungsspielraum. Manchmal führt der Weg auch über Alternativen zur Gehaltserhöhung.

ImpressumHerausgeber: GWI – eine Marke der WEKA MEDIA GmbH & Co. KG, Römerstraße 4, 86438 KissingTel: 08233 23 7850, Fax: 08233 23 7860E-Mail: service@gwi.de, Internet: www.gwi.dePersönlich haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH, Sitz in KissingGeschäftsführung: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner PehlandRedaktion: Angela von Lerber (Chefredak-teurin, V.i.S.d.P.), Irene Fischer Farzan (Her-ausgeberin), Petra Schabinger (Objektlei-tung), Stephan Lamprecht, Manuela Krämer, Dr. Christoph Roos, James Croft (Fachauto-ren), Justo G. Pulido (Karikatur), Anschrift siehe obenLayout/Satz: contentsign, AltenahrDruck: Druckkultur GmbH, MünchenAlle Angaben in „Sekretärinnen SERVICE“ wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Rich-tigkeit uns erteilter Auskünfte und unterlie-gen Veränderungen. Eine Gewähr kann des-halb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiederga-be, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers.Erscheinungsweise monatlich.ISSN: 1861-6933

Trotz Eurokrise konnten sich Mit-arbeiter in kaufmännischen Be-rufen im Jahr 2012 über eine or-dentliche Gehaltserhöhung freuen. Führungskräfte verdienten im Durchschnitt 3,5 Prozent mehr als im Vorjahr. Bei den Fachkräf-ten betrug der Gehaltszuwachs gar 3,8 Prozent und bei den Sachbear-beitern waren es 2,3 Prozent. Der durchschnittliche Jahresgesamtbe-zug im kaufmännischen Bereich (inkl. Boni und anderer Vergütun-gen) betrug im Jahr 2012:• 122.000 € für Führungskräfte• 63.000 € für Fachkräfte• 47.000 € für Sachbearbeiter

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PC-TopTIPPS

Mobiles Arbeiten

Mehr Sicherheit beim iPad Das iPad ist ein wunderbares Gerät für den mobilen Einsatz. Doch der Ta-blet-Computer ist auch unter Dieben begehrt. Und gerade weil er so klein und leicht ist, wird er durchaus einmal liegen gelassen. Fatal, wenn darauf geschäftliche Daten gespeichert sind, die eigentlich vertraulich bleiben müssten.

Ganz so gut, wie dies bei ei-nem stationären PC möglich ist, lässt sich das iPad nicht absichern. Doch die Entwick-

ler haben einige Funktionen integriert, um die Sicherheit zu erhöhen.

Beginnen Sie mit dem Setzen einer Code-Sperre, die in den Voreinstellun-gen deaktiviert ist. Rufen Sie dazu die „Einstellungen“ des iPads auf. In der Mitte des Bildschirms finden Sie den Eintrag „Code-Sperre“. Tippen Sie auf diesen Eintrag, um die nachfolgende Seite aufzurufen. Bevor Sie einen Code hinterlegen, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine vierstellige Zahlenkombinati-on verwenden wollen oder ein eigenes Passwort. Letzteres ist aufgrund seiner Länge zwar sicherer, aber Sie benötigen zur Eingabe auch mehr Zeit. Der einfa-che Code stellt aus meiner Sicht einen guten Kompromiss zwischen Benut-zerfreundlichkeit und Sicherheit dar. Tippen Sie also in die entsprechende Rubrik. Jetzt tippen Sie auf „Code akti-vieren“. Das Betriebssystem fordert Sie auf, den Code einzugeben. Dies müs-sen Sie insgesamt zweimal tun, bevor Sie zur Ausgangsseite zurückkehren (* Abb. 1).

Weitere Optionen zur Erhöhung der SicherheitMit den folgenden Optionen können Sie die Sicherheit Ihres Geräts noch weiter erhöhen (* Abb. 2):• Aktivieren Sie „Daten löschen“. Ab

sofort werden Ihre gespeicherten Da-ten vom Betriebssystem automatisch gelöscht, nachdem der Code zehnmal falsch eingegeben wurde.

• Ändern Sie den Wert bei „Code an-fordern“. Auf der nächsten Seite sehen Sie einen Hinweis von Apple selbst: Je kürzer Sie das Intervall wählen, um-

so sicherer. Wenn Sie unterwegs sind, aktivieren Sie ruhig „sofort“. Das bedeutet, dass die Sperre sofort ak-tiv wird, wenn Sie den Bildschirm des iPads ausschalten oder sich das Ge-rät selbst in diesen Modus setzt. Dies gilt auch, falls Sie ein „Magic Sleeve“ (Schutzabdeckung) einsetzen.

Wechseln Sie zurück zu den Einstellun-gen. Unter „Allgemein“ ändern Sie noch zwei Sicherheitseinstellungen:• Aktivieren Sie „iPad Hülle verrie-

geln“: Erst dadurch werden die zuvor beschriebenen Einstellungen aktiviert.

• Ändern Sie den Wert bei „Automati-sche Sperre“ auf das Minimum von zwei Minuten. Verlassen Sie die Ein-stellungen und überzeugen Sie sich, dass alles so funktioniert, wie einge-stellt.

* Abb. 01: Vergeben Sie einen Code, um die Sicherheit des iPads zu erhöhen.

* Abb. 02: Auch die weiteren Optionen sind wichtig, damit kein Unbefugter Daten lesen kann.

Leserinnen-Hotline

Sie haben eine Frage rund um Word, Excel, Powerpoint & Co? Ihr Computer macht einfach nicht das, was Sie wol-len? Ärgern Sie sich nicht länger son-dern nutzen Sie unseren exklusiven Service für Abonnentinnen!Unser Experte Stephan Lamprecht, Au-tor der PC-TopTIPPS und zahlreicher Fachbücher, beantwortet Ihre Fragen. Er hilft Ihnen gern und erarbeitet ge-meinsam mit Ihnen eine Lösung, da-mit Sie schneller vorankommen.Als Abonnentin vom Sekretärinnen SERVICE ist dieser Service 100% GRA-TIS für Sie! Sie erreichen unsere Hot-line telefonisch jeden Mitt-woch von 10:00 bis 12:00 Uhr unter

04102 200832sowie jederzeit per E-Mail unter

hotline@pc-easy.org.

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PC-TopTIPPS

Phraseexpress

Kennen Sie Phraseexpress?Das Programm Phraseexpress gehört in immer mehr Büros zu den unver-zichtbaren Werkzeugen, mit denen sich enorm viel Zeit sparen lässt. Wir stel-len Ihnen ein paar Tipps dazu vor.

Falls Sie Phraseexpress noch nicht kennen, probieren Sie die Windows-Software unbe-dingt einmal aus. Sie können

damit enorm viel tägliche Tippar-beit einsparen. Phraseexpress (http://www.phraseexpress.com/de/) kostet bei gewerblicher Nutzung zwischen 50 und 100 € pro Lizenz. Ein Betrag, der sich aber schnell bezahlt macht, wenn Sie die Zeitersparnis gegenrech-nen. Das kleine Werkzeug stellt Ih-nen Textbausteine beliebiger Länge in jeder Windows-Anwendung zur Verfügung. Sie können also im Web-Browser, Ihrem Mailprogramm oder auch in der Textverarbeitung auf die gleichen Tastenkürzel und Bausteine zugreifen.

Textbausteine schnell importierenPhraseexpress wird bereits mit einer Reihe von Textbausteinen ausgeliefert. Den größten Nutzen entfaltet die Soft-ware natürlich dann, wenn Sie mög-lichst alle Formulierungen einfügen, die Sie regelmäßig benötigen. Denken Sie dabei nicht nur an längere Textpas-sagen, sondern auch an Begriffe, bei de-nen Sie sich häufig verschreiben.

Mit Datei/Importieren übernehmen Sie rasch die Einträge, die Sie in Word als Autokorrektur oder Textbaustein angelegt haben. Bestimmt fallen Ihnen unmittelbar noch eine Reihe weiterer Formulierungen ein, die Sie in das Pro-gramm übernehmen wollen. So gehen Sie dabei vor:a. Starten Sie das Programm „notepad“

auf Ihrem Rechner. Sie finden es über einen Klick auf „Start“ und die Ein-gabe von „notepad“ in der Suchleiste des Windows-Startmenüs.

b. Geben Sie jetzt Ihre Texte in den ein-fachen Texteditor ein. Beginnen Sie mit dem ausführlichen Text. Ge-ben Sie direkt in der gleichen Zeile

ein Trennzeichen ein, zum Beispiel zwei Unterstriche oder einen Tabu-lator. Am Ende der Zeile schreiben Sie das Kürzel, das von Phraseexpress verwendet werden soll. Erst am Ende der Zeile nehmen Sie dann eine Ab-satzschaltung vor.

c. Fügen Sie der Datei jetzt Ihre weite-ren Einträge zu. Am Ende speichern Sie das Dokument als einfache Text-datei in einem beliebigen Ordner Ih-res Systems.

d. Öffnen Sie danach das Programm-fenster von Phraseexpress und kli-cken Sie an einer beliebigen Stelle Ihrer Ordner mit der rechten Maus-taste. Wählen Sie aus dem Kontext-menü den Befehl Importieren. Aus dem Untermenü müssen Sie sich dann für Externe Text-/Bilddateien importieren entscheiden (* Abb. 3).

e. Im nächsten Dialog wählen Sie die von Ihnen erstellte Textdatei aus. Das Programm möchte von Ihnen nun wissen, wie die Einträge importiert werden sollen. Entscheiden Sie sich für Zeilenweise als separate Text-bausteine (* Abb. 4).

f. Im nächsten Dialog brauchen Sie im oberen Bereich des Fensters nichts än-dern. Lediglich darunter passen Sie das Trennzeichen an. Wenn Sie etwa mit einem Tabstopp gearbeitet haben, platzieren Sie die Schreibmarke darin, löschen den Inhalt und setzen einen Tabstop. Im unteren Bereich des Fens-ters stellt Ihnen die Software dar, wie die Bausteine aufgebaut werden. Ent-spricht dies Ihrer Eingabe, können Sie mit OK fortfahren (* Abb. 5).

g. Den nächsten Dialog sollten Sie be-stätigen. Damit vermeiden Sie, Ele-mente einzufügen, die bereits enthal-ten sind.

Textbaustein mit AbfrageSie können Abkürzungen so gestalten, dass diese zusätzliche Angaben abfragen.

* Abb. 05: Die Vorschaufunktion zeigt Ihnen an, ob die Erkennung funktioniert hat.

* Abb. 04: Mit dieser Option liest die Software die Einträge aus.

* Abb. 03: Nutzen Sie die Option „Externe Textdateien importieren“, um schnell mehrere Ausdrücke in Phraseexpress zu übernehmen.

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PC-TopTIPPS

Zum Beispiel können Sie sich interaktiv für „Ihre“ oder „Deine“ entscheiden, je nachdem, ob Sie den Empfänger siezen oder duzen. Dazu gehen Sie so vor:1. Öffnen Sie einen Textbaustein in

Phraseexpress oder legen Sie ei-nen neuen Baustein an. Geben Sie den Inhalt ein und platzieren Sie die Schreibmarke an der Stelle, an der Sie eine Abfrage einfügen wollen.

2. Klicken Sie auf den Schalter „Mak-ro hinzufügen“, der sich oberhalb des Eingabebereichs befindet. Wählen Sie aus dem Menü den Befehl „Anwen-dereingabe“ aus.

3. Entscheiden Sie sich für „Manuelle Texteingabe“.

4. Im nachfolgenden Dialog geben Sie einen Text für den Titel des Dia-

logs ein, den Ihnen die Software bei der Nutzung des Bausteins anzeigen wird. Dieser sollte Sie daran erin-nern, welche Informationen gefragt werden. Um Zeit zu sparen, dürfen Sie hier mit einem Vorgabetext ar-beiten. Nutzen Sie die persönliche Anrede eher selten, dann wählen Sie die formelle Anredeform als Stan-dardvorgabe. Aktivieren Sie zusätz-lich die Option „Einzeiliges Eingabe-feld“. Dann schließen Sie die Abfrage nämlich einfach mit Strg+Eingabe ab (* Abb. 6).

5. Verlassen Sie den Dialog und schlie-ßen Sie die Eingabe mit OK ab. Jetzt können Sie Ihren neuen Textbaustein mitsamt Abfrage(n) gleich ausprobie-ren.

Nachgefragt

PDF ist nicht gleich PDFIch habe auf meinem PC einen Flyer-Entwurf erstellt und diesen als PDF- Datei an einen Copyshop gegeben. Dort wurde mir aber gesagt, dass man von die-ser PDF-Variante nicht drucken kann. Welche Unterschiede gibt es denn?

Dass es Unterschiede zwischen PDF-Dateien gibt, dürfte nur wenigen Anwendern bekannt sein. Es gibt aber zwei speziel-

le Standards innerhalb der PDF-Familie, die im geschäftlichen Umfeld eine wich-tige Rolle spielen:• PDF/A ist eine ISO-Norm, die sich

mit PDF-Dateien als Format für die Langzeitarchivierung von Dokumen-ten beschäftigt. Im gleichen Maße, in dem wichtige Informationen und Da-ten ausschließlich in digitaler Form vorliegen und bearbeitet werden, ist die Frage, wie sich diese Informatio-nen über lange Zeiträume so aufbe-wahren lassen, dass auch die Nachwelt diese noch lesen kann, immer wichti-ger. PDF/A ist eine Antwort darauf.

• PDF/X ist ebenfalls eine ISO-Norm. Hier geht es darum, wie eine PDF-Da-tei aufgebaut werden muss, damit sie als Druckvorlage auf professionel-len Belichtern und Plottern einge-setzt werden kann.

Leider unterstützen die meisten Pro-gramme keinen der beiden Standards.

Sie exportieren zwar PDF-Dateien, die problemlos angezeigt werden, allerdings kommt es bei der professionellen Wei-terbearbeitung zu Problemen.

Sollen Inhalte aus einer PDF-Datei professionell weiterbearbeitet werden, brauchen Sie nicht nur das richtige Werkzeug, sondern sollten auch unbe-dingt mit dem Copyshop oder dem Dru-cker absprechen, in welchen Formaten Sie die Inhalte am besten abliefern. Ein Programm, mit dem Sie sowohl PDF/A als auch PDF/X anlegen können, ist das kostenlose PDF-Creator (http://down-load.pdfforge.org/download/pdfcrea-tor/PDFCreator-stable).

Um aus Word eine Datei im Format PDF/A zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:1. Leiten Sie in Word wie gewohnt über

Datei/Drucken den Vorgang ein. Unter Drucker wählen Sie jetzt den PDFCreator (* Abb. 7).

2. Im nachfolgenden Dialog können Sie die Eigenschaften der Datei bearbei-ten. Dazu gehört auch die Vergabe

* Abb. 06: Definieren Sie die Optionen für die Abfrage von Inhalten.

Vorschau Januar 2013

Effektive ChefassistenzWie fit ist Ihre Ablage?

Recht im OfficeÄnderungen im 2013

Moderne KorrespondenzEntschuldigungsschreiben

Business EnglishLearning from Mistakes

* Abb. 8: In den Optionen für den Ausdruck entscheiden Sie sich für „Speichern“.

* Abb. 7: Der PDF Creator arbeitet wie ein Drucker. Nutzen Sie also die Druckfunktion, um ein PDF anzulegen.

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PC-TopTIPPS

Powerpoint

Live Webseiten einbinden Sie möchten Live-Webseiten in Folien Ihrer PowerPoint-Präsentation einbin-den. Eine kleine Erweiterung für das Programm macht dies möglich.

eines Titels. Alle diese Informationen werden auch im Anzeigeprogramm, etwa dem Adobe Reader dargestellt, wenn dort die Eigenschaften des Pro-gramms betrachtet werden. Klicken Sie auf Speichern (* Abb. 8).

3. Im nächsten Fenster bestimmen Sie

nicht nur, wo Sie die Datei ablegen wollen, sondern auch, in welchem Format das PDF geschrieben werden soll. Dazu blättern Sie das Listenfeld Dateityp auf. Entscheiden Sie sich dort für PDF/A und speichern Sie die Datei (* Abb. 9).

Ein wichtiger Hinweis vorab: Wer vorhat, Onlineinhalte in seine Folien zu übernehmen, sollte dies nur dann tun, wenn er si-

cher ist, dass während der eigentlichen Präsentation auch eine Online-Verbin-dung besteht.

Microsoft selbst hat bei der Einbindung von Internetinhalten in erster Linie an Video- und Audio-Clips gedacht. Die-se können Sie über Einfügen recht ein-fach in die Präsentation übernehmen. Um die aktuellen Inhalte einer beliebi-gen Internetseite zu verwenden, benöti-gen Sie ein kostenloses Add-in, das Sie hier http://skp.mvps.org/liveweb.htm auf Ihren Rechner laden können. 1. Öffnen Sie PowerPoint und wechseln

Sie in den Abschnitt Datei. Klicken Sie dort auf Optionen.

2. Im nachfolgenden Dialog entschei-den Sie sich für Add-Ins.

3. Wählen Sie am unteren Rand des Fensters aus dem Listenfeld „Power-Point-Add-Ins“ aus und klicken Sie auf Gehe zu.

4. Im nächsten Fenster klicken Sie auf Neu Hinzufügen (* Abb. 10).

5. Wechseln Sie jetzt in den Ordner, in den Sie den Inhalt des Archivs ver-schoben haben. Wählen Sie die Datei mit der Endung „ppam“ aus und kli-cken Sie auf OK.

Sie werden eine Fehlermeldung über ein potenzielles Sicherheitsrisiko erhalten. Leider hat der Entwickler es versäumt, die Signatur seines Programmcodes zu aktualisieren. Ich habe aber keinerlei

Probleme mit dem Add-in feststellen können und nutze es selbst. Sie werden die Datei übrigens auf umgekehrtem Wege wieder los. Sie rufen also erneut die Übersicht der Add-Ins auf und nut-zen zunächst die Funktion Entladen und anschließend Entfernen. Sobald die Installation abgeschlossen ist, ist in PowerPoint unter Einfügen ein neu-er Abschnitt vorhanden. Um jetzt eine Liveansicht einer Webseite auf eine Folie zu übernehmen, gehen Sie so vor:1. Legen Sie die Folie an, auf der Sie die

Webseite platzieren wollen. Wechseln Sie in das Register Einfügen und kli-cken Sie dort auf Web Page im Ab-schnitt LiveWeb (* Abb. 11).

2. Damit starten Sie einen Assistenten, dessen ersten Schritt Sie übersprin-gen können. Im nächsten Dialog tra-gen Sie nun die Adresse der Internet-seite ein. Diese müssen Sie mit dem vorangestellten „http“ eintragen.

3. Klicken Sie auf Add und danach auf Next. Wenn die Seite stets automa-tisch aktualisiert werden soll, belas-sen Sie es bei den Voreinstellungen und klicken danach auf Next.

4. Der letzte Dialog dient dazu, zu de-finieren, wie groß die Webseite ange-zeigt werden soll. Außerdem können Sie die Position auf der Folie definie-ren (* Abb. 12).

5. Damit haben sie alle notwendigen Angaben gemacht und können im letzten Dialog auf Finish klicken. Auf der Folie ist jetzt ein Platzhalter zu se-hen. Um die Webseite darzustellen, muss sich die Präsentation im Prä-sentationsmodus befinden.

* Abb. 9: Im nachfolgenden Dialog stehen Ihnen dann die professionellen PDF-Formate zur Verfü-gung.

* Abb. 10: Zunächst müssen Sie das Add-in aktivieren und installieren.

* Abb. 12: Abschließend müssen Sie nur noch angeben, wo die Webseite auf der Folie dargestellt wird.

* Abb. 11: Unter Einfügen haben Sie in PowerPoint dann neue Optionen.

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SekretärinnenSERVICE

Ein Telefonat ersetzt keineswegs einen Dankesbrief, denn Letzte-res ist viel nachhaltiger. Mit ei-nem Brief signalisieren Sie, dass

der Schenker Ihnen so viel wert ist, dass Sie sich die Mühe machen, zum Stift zu greifen (eine handgeschriebene Karte ist hier Trumpf!). Eine E-Mail wird nie-mals die gleiche Aufmerksamkeit zum Ausdruck bringen.

Mit der Versendung eines Dankschrei-bens sollten Sie allerdings möglichst zeit-nah handeln. Spätestens ein oder zwei Wochen nach den Feiertagen muss un-ser Dankesbrief beim Schenker ankom-men, sonst fragt er sich möglicherweise, ob wir das Geschenk überhaupt erhalten haben. Wenn Sie Ihr Dankesschreiben gleich noch mit guten Wünschen für ein weiteres erfolgreiches Geschäftsverhält-nis im neuen Jahr verbinden, ist dies eine runde Sache und Sie haben gleich „zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen“ (zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen = to kill 2 birds with 1 stone).

Business English

Thank-You Letters for X-mas PresentsIm Assistentinnen- und Sekretärinnen-Alltag wird uns immer wieder Ge-legenheit gegeben, Dankesbriefe vorzubereiten oder gar – wenn es uns persönlich betrifft – auch selbst zu schreiben. Besonders in der Weihnachts-zeit können wir ausländische Geschäftspartner wissen lassen, dass es in Deutschland nicht an aufrichtigem Dank fehlt!

An eine bestimmte Form ist der engli-sche Dankesbrief nicht gebunden, den-noch gilt es mit angemessener und ge-wohnter Höflichkeit auf das Schreiben des Schenkers und sein Geschenk zu reagieren. Eine handgeschriebene Karte oder ein Brief – und sei er auch noch so kurz – drückt gerade im digitalen Zeital-ter eine hohe Wertschätzung aus. Leisten Sie diesbezüglich bei Ihrem Vorgesetz-ten Überzeugungsarbeit – es lohnt sich!

Als letzten Punkt – auch hinsichtlich der Originalität Ihres Dankschreibens – sollten Sie den kulturellen Hinter-grund des Schenkers bedenken. Die Bildauswahl aus einem anderen Kultur-kreis könnte sonst befremdlich wirken. Schließlich wird Weihnachten nicht überall auf Erden auf gleiche Weise und mit derselben Symbolik gefeiert.

Wenn Sie Ihr Dankesschreiben an den nachfolgenden Musterformulierungen orientieren, können Sie nichts falsch machen:

Musterbrief 1

I was delighted to receive the very delicious bottle of wine and your festive greetings. Thank you very much indeed for your kind generosity. My best wishes for the New Year go out to you and your family.

Musterbrief 2

Many many thanks for your kind and thoughtful gift. I also sincerely thank you for another year of successful co-operation and look forward to seeing you very soon in what promises to be an even busier year than last. May I also add my best wishes for you and your family in the New Year.

Und noch ein paar Formulierungsvorschläge für Ihren Thank-You-Letter

Thank you ever so much for your lovely and completely unexpected gift.

Ich habe mich sehr über Ihr schönes und völlig unerwartetes Geschenk ge-freut.

Thank you ever so much for your ge-nerous and delightful gift.

Ich habe mich sehr über Ihr großzügi-ges und herrliches Geschenk gefreut.

Thank you for your kind and thoughtful gift – you have guessed my taste exactly!

Mit Ihrem liebenswürdigen und auf-merksamen Geschenk haben Sie mei-nen Geschmack genau getroffen!

I am overjoyed to have received so ge-nerous and charming a gift from you.

Sie haben mir mit Ihrem so großzügi-gen und reizvollen Geschenk wirklich eine sehr große Freude gemacht.

Thank you ever so much. This drop of wine is absolutely exquisite.

Ich freue mich sehr über diesen exzel-lenten Tropfen Wein.

www.assistentinnentag.de

34. Deutscher Assistentinnen-Tag

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SekretärinnenSERVICE

Selbstmanagement

Wie Sie Ihre To-do-Liste richtig formulierenAlles, was Sie in der Arbeit machen, ist letztlich Aufgaben abzuarbeiten. Die-se entstehen entweder dadurch, dass Sie sie delegiert bekommen oder in-dem Sie sie sich selbst ausgedacht haben, um eigene Projekte zu realisieren. Idealerweise sammeln wir unsere Aufgaben in Listen; entweder auf Papier, an einer Magnettafel oder mit elektronischen Helfern.

Dabei machen wir manches falsch bei der Organisation unserer Aufgaben. Wie auch immer Sie Ihre Aufgaben verwalten, ob auf

Papier oder im Web: Es ist zentral, dass Sie Ihre Aufgaben auch korrekt formulieren. Vergleichen wir die nachfolgenden zwei Beispiele miteinander:• Beispiel 1: Zahnarzt anrufen• Beispiel 2: Zahnarzt anrufen

(030.12345678) und Termin Mitte Ok-tober vereinbaren

Welche dieser Aufgaben haben Sie schneller erledigt? Ganz klar: Die For-mulierung in Beispiel 2 ist so präzise, dass sie diese Aufgabe sofort und ohne Nachzudenken erfüllen können. Denn die Aufgabe in Beispiel 1 ist zwar schnel-ler aufgeschrieben, Sie brauchen aber mehr Zeit, um sie zu erledigen.

Wichtig ist die FormulierungIn einem Artikel für die „Harvard Busi-ness Review“ beschreibt Gina Trapani, worauf wir beim Formulieren von Auf-gaben achten sollten. • Seien Sie beim Formulieren Ihrer Auf-

gaben so hilfreich und informativ wie möglich. Dies gilt ebenso für Aufga-ben, die Sie delegieren wie für Aufga-ben, die Sie für sich selbst in Ihre ei-gene Liste schreiben.

• Formulieren Sie aktiv: Rufe XXX an! Maile an XXX! Das sagt Ihnen genau, was Sie zu tun haben, und fordert Sie gleichzeitig auf, es zu erledigen. Ver-wenden Sie ein spezifisches Aktions-verb, damit Sie immer wissen, welche Tätigkeit Sie bei dieser Aufgabe er-wartet.

• Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in so kleine Schritte wie möglich. So ar-beiten Sie diese Dinge schneller ab.

„Gartenfest organisieren“ dauert lan-ge und beinhaltet mehrere Schritte. Das schreckt ab! Zerlegen Sie solche Projekte in einzelne Aufgaben. Ein „To-do“ ist nämlich kein eigenes Pro-jekt, sondern ein Schritt, der Sie dem Projektziel näherbringt. „Monatsmee-ting planen“ ist fast schon ein Projekt, „Mail an Harry zur Raumreservie-rung“ ist ein Schritt in diesem Projekt.

Diesen Empfehlungen füge ich noch meine persönlichen Tipps an:• Vergessen Sie den Zieltermin nicht.

So sehen Sie mit einem Blick auf Ihre Aufgabenliste, welche Ihrer Aufgaben langsam dringlich werden.

• Idealerweise kennzeichnen Sie Ih-re Aufgaben noch mit Informatio-nen zur Wichtigkeit, dem Projekt und der Funktion, die Sie dabei in-nehaben: von „privat“ bis „QM“ oder „Chefsache“.

Mit „wichtig“ ist nicht „dringend“ ge-meint. Aufgaben können wichtig, aber nicht dringend sein. Woran erkennen Sie, ob eine Aufgabe wichtig ist? Fragen Sie sich einfach, welche Aufgabe Sie er-ledigen würden, wenn Sie heute nur noch die eine Aufgabe erledigen könn-ten. Diese ist für Sie wichtig.

Projekte planenSchauen Sie sich Ihre Aufgabenliste an und prüfen Sie, ob alle Ihre Aufgaben wie oben beschrieben richtig formuliert sind. Wenn nicht, sollten Sie Ihre Auf-gabenliste neu erstellen – und alle grö-ßeren Aufgaben, die eigentlich Projekte sind, in kleinere Teilaufgaben zerlegen.

Um Projekte in Aufgaben zu zerlegen, stehen Ihnen zwei Wege offen: 1. Sie denken das Projekt von Anfang

an durch. Sie überlegen sich, welche Aufgaben bei diesem Projekt zu er-ledigen sind – und legen diese Auf-gaben möglichst vollständig in Ihrer Aufgabenliste an. So haben Sie von Anfang an einen Überblick über den Umfang der Tätigkeiten. Der Nach-teil dabei ist, dass Sie gleich zu Be-ginn viel Denkarbeit leisten müssen.

2. Ein anderer Weg ist, sich nur die ers-te Aufgabe zu überlegen und diese in Ihre Aufgabenliste zu übernehmen. Nachdem die Aufgabe erledigt ist, überlegen Sie sich, was Sie als Nächs-tes tun müssen in diesem Projekt. Nun schreiben Sie diese zweite Aufga-be auf, erledigen Sie und planen dann den nächsten Schritt. Vorteil: weniger Zeitverlust am Anfang, dafür aber ge-hen Sie ein gewisses Risiko ein, das Projekt zu locker zu verfolgen.

Für welche Variante Sie sich entschei-den, machen Sie am besten von der je-weiligen Projekt-Komplexität und -Be-deutung abhängig.

Der Autor: Gregor Groß ist selbstständiger Unter-nehmer mit vier Firmen und bloggt auf Imgriff.com zum Thema „Zeitmanagement“.

Praxis-Tipp

Wo Sie Ihre Aufgaben sammeln können:• im Web• in einer speziellen Software für Auf-

gabenmanagement• lose Seiten/Checklisten auf Ihrem

Schreibtisch• auf einem Whiteboard mit Post-its• in einem eigens dafür vorgesehen

Notizbuch

Meine Empfehlung

Praktische Aufgaben-Listen im Web• www.workflowy.com

eine spektakulär einfache Aufgaben-verwaltung für Individuen

• www.asana.com die derzeit beste Aufgabenverwal-tung für Teams (bis 30 Teammitglie-der kostenlos)

• www.wunderlist.com eine wunderschön designte, deut-sche Aufgabenliste

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SekretärinnenSERVICE

Nachgefragt

Begründung für Stellenwech-sel im BewerbungsschreibenEiner Leserin von „Sekretärinnen SERVICE“ wurde Ihr befristeter Vollzeit-arbeitsvertrag in der öffentlichen Verwaltung auf 60 Prozent reduziert. Als Teilzeitbeschäftigte ist ihr nun das neue Gehalt zu gering. Um mehr zu verdienen, sucht sie eine Stelle in der freien Wirtschaft. Hier könnte ein 60 %-Pensum ausreichen. Sie will sich sowohl auf Vollzeitstellen wie auf Teil-zeitstellen bewerben. Wie soll sie ihren Wunsch nach einem Stellenwechsel im Bewerbungsschreiben begründen?

Moderne Korrespondenz

Ein Neujahrsbrief vom Chef wirkt motivierend Stellen Sie sich vor, Sie schreiben über dreihundert Weihnachtsbriefe und erhalten selbst keinen einzigen. Ziemlich frustrierend – nicht wahr? Für eine Mitarbeiterin im Sekretariat oder im Kundendienst ist diese Vorstel-lung nicht einmal so abwegig. Sie ist zuständig für die Kundenpflege des Vorgesetzten. Die guten Wünsche und Dankesbriefe, die zurückkommen, sind hingegen an ihn gerichtet.

Wie unsere Leserin richtig vermutet hat, eignet sich ein zu geringes Gehalt schlecht als Begründung

für den Wunsch nach einer neuen Stelle. Der neue Arbeitgeber könnte den Ein-druck erhalten, sie sei nur am Gehalt interessiert. Den Stellenwechsel jedoch mit der Reduktion der Stellenprozen-te zu begründen, ist schlecht nachvoll-

Als Assistentin können Sie sich sehr gut in diese Lage verset-zen, erleben Sie doch ähnli-che Situationen immer wie-

der als rechte Hand Ihres Chefs. Und in Ihrer Firma gibt es viele weitere Mit-arbeiter, die außerhalb der Firma nie-mand kennt. Niemand weiß, wie viele Überstunden sie leisten, um ein Pro-jekt zum Laufen zu bringen, keiner kennt die besonderen Qualitäten, die jemand in seine Arbeit einbringt, ohne die ein Produkt nicht in der erforderli-chen Präzision oder eine Dienstleistung nicht in der angebotenen Qualität gelie-fert werden kann. All diese Mitarbei-

ziehbar, wenn sie sich wieder auf eine Teilzeitstelle bewirbt. Wir empfehlen unserer Leserin deshalb zu unterstrei-chen, dass Sie eine neue Herausforde-rung sucht. Bevor sie sich ans Schreiben setzt, sollte sie sich Ihren potenziellen Arbeitgeber genau anschauen. Am ein-fachsten geht das, indem sie die Websi-te studiert und sich überlegt, was genau Sie an der neuen Stelle reizt.

ter sind ein Rädchen in einer perfekt funktionierenden Maschine, das oft nur dann wahrgenommen wird, wenn es versagt oder seinen Dienst aufgibt.

Ihr Chef ist womöglich so sehr auf die Kundenzufriedenheit fokussiert, dass ihm zwar bewusst ist, wie diese von seinen Mitarbeitern abhängt, er seine Beziehungsarbeit aber einzig auf den Kunden konzentriert.

Der Jahreswechsel ist die Zeit, in der Ihr Chef Versäumtes nachholen kann. Er-muntern Sie ihn dazu, einen persönli-chen Neujahrsbrief an jeden einzelnen

Als Einstieg ins Bewerbungsschreiben schlagen wir folgende Formulierung vor:

Mitarbeiter seines Teams zu schreiben. Die persönliche Anerkennung und ein Dankeschön des Chefs ist den meisten so viel mehr wert als ein anonymes Mit-arbeitergeschenk.

Musterbrief

„Im April 2012 wurde meine Voll-zeitstelle (auf xx Prozent) reduziert. Die damit verbundenen Änderun-gen bewegen mich dazu, nach einer neuen beruflichen Herausforderung Ausschau zu halten. Nach xx Jahren in der öffentlichen Verwaltung wün-sche ich mir ein neues Einsatzfeld in der Privatwirtschaft, wo ich meine Fä-higkeiten einbringen und weiterent-wickeln kann ...“ – Und nun kommt die Stelle, an der sie für sich wirbt und ihrem neuen Arbeitgeber beschreibt, welche besonderen Qualitäten und Kenntnisse Sie ihm – bezogen auf die fachlichen und persönlichen Anfor-derungen der neuen Stelle – bieten kann. So kann der Empfänger der Bewerbung in kurzer Zeit erkennen, dass sie die richtige Bewerberin ist.

Musterschreiben

Lieber Herr Walther,das letzte Geschäftsjahr war für uns alle hart. Besonders zu schaffen, machten uns die Lieferengpässe aus China, die unsere ganze Produkti-onsplanung über den Haufen warf. Dass wir trotz allem keinen einzigen Kunden verloren haben und letztlich alle Terminverzögerungen wettma-chen konnten, verdanken wir dem Verhandlungsgeschick unserer Key Account Manager und dem Einsatz unserer Produktionsmannschaft, die insgesamt 1642 Überstunden leistete.Ihnen als Leiter Einkauf kam im Kon-takt mit den Lieferanten eine beson-ders heikle und wichtige Aufgabe zu, die Sie mit Bravur gemeistert haben.Ich danke Ihnen herzlich für Ihre Lo-yalität und die geleistete Arbeit.Mit freundlichen Grüßen

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SekretärinnenSERVICE

Gedanken zum Schluss

GenießenLiebe Leserin, lieber Leser,

Zeit lässt sich verlieren, schinden, einhalten, zusammennehmen oder ganz einfach – genießen.

Die Zeit läuft, fliegt oder steht still. Es liegt ganz im Auge des Betrach-ters. Haben wir zu viel davon, dann will und will sie nicht vergehen. Ha-ben wir zu wenig, scheint sie uns zwischen den Fingern zu zerrinnen.Die Zeit ruft, sagen wir – und mei-nen damit, dass wir nicht dort sind, wo wir eigentlich sein sollten. Wie kostbar Zeit wirklich ist, wird uns oft erst dann bewusst, wenn sie fehlt oder wenn wir feststellen, dass uns nur noch wenig davon übrigbleibt.Wie gehen wir mit der Zeit um? – Vertrödeln wir sie, gestalten wir sie oder lassen wir uns von ihr knech-ten? Solange wir in den Arbeitspro-zess eingebunden sind, können wir darüber nicht ausschließlich selbst entscheiden. Aber wir können uns Zeitinseln schaffen, wo ganz allein wir bestimmen, was mit der Zeit geschehen soll. Da dürfen wir ru-hig auch einmal faulenzen. Ganz bewusst, ohne schlechtes Gewissen und mit Hochgenuss.

Ich wünsche Ihnen genussvolle Au-genblicke

Die geschilderte Situation kann sehr belastend sein und um sie zu bewältigen, wird Ihnen einiges abverlangt. Sie lei-

den unter dem Führungsverhalten des Vorgesetzten, sehen aber auch, dass an ihn hohe und teils zu hohe Erwartun-gen von verschiedenen Seiten gestellt werden. Deshalb sind Sie ja auch in der Lage, die Situation nüchtern einzu-schätzen. Doch das verändert an Ihrem Leidensdruck nicht allzu viel.

Lösungsansatz 1: AbwartenZeit ist ein guter Heiler. Vielleicht ist das belastende Führungsverhalten vo-rübergehend, weil künftige Verände-rungen auf das Aufgabenfeld des Chefs einen guten Einfluss haben werden. Ist ein Ende absehbar, können Sie die nöti-gen psychischen Kräfte entwickeln, um durchzuhalten.

Lösungsansatz 2: Gespräch suchenWenn Sie den Weg des Gesprächs be-schreiten wollen, brauchen Sie viel Fin-gerspitzengefühl. Ist das Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten kollegial und part-nerschaftlich, können Sie Ihre Sorgen, ohne auf Feinheiten zu achten, anbrin-gen. Hat Ihr Chef jedoch das hierarchi-sche Gefälle – eine Führungsgegeben-heit zwischen Ihnen beiden – in sein Führungsverhalten integriert, gestal-tet sich die Angelegenheit schwieriger. Da ist zunächst Ihre persönliche Be-troffenheit. Sie ärgern sich über Ihren Chef, weil er einmal mehr die Aufgabe in letzter Minute delegiert, obwohl er dies schon vor Tagen hätte tun können, schlucken Ihren Ärger aber hinunter. Es sind also viele negative Emotionen mit im Spiel, die Sie im Gespräch kontrol-lieren müssen. Anderseits gilt es, den Vorgesetzten auf seine ungenügenden Verhaltensweisen aufmerksam zu ma-chen, auch wenn es aus der Machtkon-

Kampfzone Büro

Der Chef stresst„Mein Chef ist in letzter Zeit oft schlecht gelaunt und unzufrieden mit mei-ner Arbeit. Nichts kann ich ihm recht machen. Manchmal frage ich mich: Bin ich wirklich so schlecht belastbar, wie er mir zu verstehen gibt oder erwartet er Unmögliches von mir?“

stellation heraus normalerweise umge-kehrt läuft.Doch auch ein hierarchisch orientierter Chef ist in der Lage, die belastende Si-tuation seiner Mitarbeitenden zu verste-hen. Hier liegt der Ansatzpunkt für ein fruchtendes Gespräch. Im Grunde ist es einfach: Machen Sie keine Vorwür-fe, klagen Sie nicht, schildern Sie nur nüchtern die Sachlage: Sie haben von der Korrespondenz, die um 13.00 hätte erledigt sein sollen, erst um 11.00 Uhr erfahren. Das ist nicht zu schaffen, weil allein die Vorabklärungen zwei Stun-den dauern. Protokollieren und sam-meln Sie solche Situationen. Suchen Sie das Gespräch nicht genau dann, wenn Ihnen gerade der Kragen zu platzen droht, sondern erst, wenn Sie anhand konkreter Beispiele aufzeigen können, dass ernsthafte Probleme anstehen.

Lösungsansatz 3: AbladenEine weitere Möglichkeit mit belasten-den Situationen fertig zu werden, besteht im „Deponieren der Sorgen“ – nach dem Motto: Geteiltes Leid ist halbes Leid. Weihen Sie eine nahestehende Person in Ihren Kummer ein. Wenn diese Person sich genügend Zeit nimmt und aktiv zu-hört, verlieren Probleme oft an Gewicht.

Ihre Fragen beantwortet: Dr. Marianne Rupf, Organisationspsychologin, Dozentin an der KV Zürich Business School, Zürich