Seminar

PROJEKTCONTROLLINGVortragende: Victoria Berg

03. Mai 2002

Gliederung Begriff: Projektmanagement

Aufgaben des Projektcontrolling

Ablauf des Projektcontrolling

Beispiel: Budgetberechnung

Projektberichtswesen

Risikomanagement

1

Projektmanagement

• Wer? Was? Wie?

• Planung, Steuerung und Kontrolle

2

Das magische Dreieck des

ProjektmanagementsLeistung

z.B. Programmentwicklung

wirtschaftlicher Erfolg z.B. 8 Mio. für

das ganze Projekt

Termine z.B. Pflichtenhefterstellung bis zum 1. Juli 2002

3

Projektcontrolling (1)

finanzielle

personelle technische materiellen

Ressourcen überwachen und sicherstellen

4

Projektcontrolling (2)

Ermittlung der Ist-Daten

Gegenüberstellung der entsprechenden Plandaten

Untersuchung der aufgetretenen

Abweichungen deren Ursache herausfinden

Planung und Einleitung von Gegenmaßnahmen

5

Fragen

Welcher Mitarbeiter arbeitet wie lange an einem

Projekt

Wie ausgestattet sind Mitarbeiter

Wie weit sind die Projekte fortgestritten

Welche Kosten sind bei einem Projekt entstanden

Welche fremden Mitarbeiter sind beteiligt und was kosten sie

6

Ablauf der Projektkontrolle

P RO J E K T P L A N U N GP RO J E K T P L A N U N G

Termin

kontrolle

Leistungs

kontrolle

Kosten

kontrolle

BERICHTSWESEN7

Projektberichtswesen

Maßnahmen

Probleme

Kosten

Termine

Leistungen

Fortschrittsbericht

Leistungen

Termine

Kosten

Probleme

geplante Maßnahmen

8

Beispiel-Berichtswesen

9

ProjektakteProjektauftrag

Pflichtenheft

Projektorganisation inkl. alle Tel.Nr. und Abteilungsbeschreibungen

Fortschrittsbericht

Terminpläne

Protokolle der Projektbesprechungen

Abschlussberichte

10

Budget

zielorientierter in Werten formulierter Plan

wird einem bestimmten Vorhaben zugeordnet

dient zur zielorientierten Steuerung des VorhabensVergleichswert im Verhältnis zur Realisierung„ In Time and Budget “

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Kostenarten

Sachkosten

Personalkosten Gehälter + Löhne

MaterialkostenBüromaterial, Druck

SoftwareEntw.Umgebun

g

Computer + Zubehör + Arbeitsplatz

B u d g e t e r m i t t l u n g B u d g e t e r m i t t l u n g 12

Beispiel Festpreis

Client/Server-Lösung

Absatz: 50.000 – 250.000 Artikeln

Lagerbestandsabfrage, autom. Nachbestellung

Standartlösung auf Oracle

Realisierungszeit: 07/2001 – Ende 09/2002 = 15 Monate

13

Budgetberechnung Beispiel (1)

Personalkosten

Stellen -beschreibung

Anzahl Mitarbeiter

Kosten pro Jahr + MA

Kosten pro Tag + MA

Projektleiter / GPAnalyse 3 91.726 459Systementwickler (C++, Perl, Visual C)

3 72.616 363

DB-Admin,, Entwickler mit Erf. 2 80.260 401Entwickler JAVA, HTML ohne PErfahr.

5 57.329 287

Entwickler Webdesign, Cont.M 2 64.972 325Projektassistentin 2 41.822 209Sekretariat / Verwaltung 2 36.192 181Gesamt 19 444.917 2.225

pro Tag+MA

323

Budgetberechnung Beispiel (2)

Beschreibung Kosten jährl.,EUR

Kosten pro Tag

Büromaterial (Papier, Ordner...)

11.657 58

Druckk. f. Broschüren, Unterlagen GL)

7.669 38

Fachliteratur 2.045 10

Gesamt 21.371 107

Beschreibung Kosten jährl. Euro

Kosten pro Tag

Büromiete 27.610 138

Arbeitsplätze 22.497 112

Computer + Zubehör

51.129 256

Gesamt 101.236 506

Material

Computer +

Zubehör +

Arb.Platz

Budgetberechnung Beispiel (3)

Beschreibung Lizenzk. 1malig Kosten pro Tag

Versionierung 33.234 166

Entwicklungstools 12.782 64

Testtools 18.407 92

Gesamt 64.423 322

Beschreibung anteilige Kosten/Tag Euro

Durchschn. Mitar.K pro Tag 323

MK pro Tag+MA -> 107 Eur : 19 MA

6

APK pro Tag+MA -> 506 Eur : 19 MA

27

Softwarekosten für d. Projekt 322

Gesamt 678 *550 = 372.900

Software

anteilige

Prozentzu-

ordnung

Risikomanagement

Risikoidentifikation

Risikoanalyse

Risikobehandlung

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Risikoidentifikation potenzielle Risiken

* fehlende Entwicklungstools

* Bezeichnung des Risikos* Kurzbeschreibung d. Risikos

* Auslieferung d. Tools läßt auf sich warten * mögliche Ursachen * Probleme beim Hersteller

* Nachfolgend betroff. Aktionen

* Entwicklung kann nicht fortgesetzt werden

Methoden zur Identifikation

* Brainstorming * Brainwriting * Risikocheckliste

18

Beispiel-Risikocheckliste

19

Risikoanalyse Möglichst vollständige und genaue Beschreibung der Risikosituation

Bewertung hinsichtlich:

* Schadenshöhe (Kosten, Terminverzug,

Qualitätsminderung)

* Risikowahrscheinlichkeit

* Schadenswahrscheinlichkeit

Methoden zur Bewertung

* Delphi-Methode

* Monte-Carlo-Simulation 20

Risikobehandlung Behandlungsalternativen

* Eliminierung (Beseitigung: Veränderung d. Betriebsablaufs)

* Akzeptierung ( „in Kauf nehmen“ keine Kosten f. Risikobehandlung: geringerer Terminverzug )

* Versicherung (Versicherungsbeiträge: Server gegen Ausfall )

* Übertragung (durch Vereinbarungen z.B. Verträge: Berater)

* Verminderung (vorbeugende Maßnahmen: Qualifizierung von Mitarbeitern, Einhaltung gesetzlicher Arbeitsschutzregelungen) 21

DV-Unterstützung

MS Project (Microsoft)

Super Project (Computer Associates)

Artemis (Lucas Management)

Time Line (Symantec)

Project Manager (Applied Business Tech.)

500 – 5.000 Euro

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Zusammenfassung

Projektmanagement: Planung + Steuerung +

Kontrolle Budget

Projektberichtswesen (Projektakte)

Risikomanagement: Risikoidentifikation + Risikoanalyse +

Risikobehandlung

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Literatur

„Risikomanagement in Projekten“ Uwe Schnorrenberg und Gabriele Goebels

„Controlling von EDV-Projekten“ Benno Heussen und Karl-Heinz Hoh

www.projektcontroller.de

www.dm-soft.de/artikel3.html (Budgetberechnung)

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