SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke.
-
Upload
katinka-rahman -
Category
Documents
-
view
218 -
download
0
Transcript of SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke.
SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für
elektronische Arbeitsplätze
Helmut Reinke
2
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
3
Die MindBusiness GmbH IT-Dienstleister für Microsoft Trainings &
Projektberatung (Kommunikation, Controlling) Portfolio: gesamtes Spektrum an SharePoint- und
Office-Know-how Effiziente Software-Werkzeuge Praxisnahe Portal-Lösungen Unternehmensweite SharePoint- & Office-Rollouts Auf den Arbeitsablauf bezogene
Wissensvermittlung in Workshops oder Events Microsoft Gold Partner (InformationWorker- &
Software Solutions)
4
Über mich 1949 im Saarland geboren Studierter Betriebswirt, staatlich
anerkannter Organisationsprogrammierer Fokus liegt auf der Verbindung zwischen
Betriebswirtschaft und EDV Steckenpferde:
Projekt- & Prozessmanagement in SharePoint Rollout EDV-gestützter Lösungen Management-Informations-Cockpits
Veröffentlichung zahlreicher Publikationen
5
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
6
Was ist SharePoint – Ein Überblick
DMS System von Microsoft
Intranet Portal
Teamarbeitsbereich
Genial einfach und nützlich
Nischenprodukt
TeufelswerkSharePoint ist auf dem Server,
was Office auf dem Client istBill Gates
Info-Lego: Baukasten für Informationslösungen
SharePoint is the Glue Jeff Teper
7
Was bietet SharePoint? Einfache und intuitive Benutzeroberfläche Office-Integration Optimale Besprechungsarbeitsbereiche Effizienteres Arbeiten Integration des Systems und Zusammenarbeit mit
Servern Arbeitsabläufe werden prozessorientiert über
Programmgrenzen hinweg abgebildet Teams arbeiten ortsunabhängig gemeinsam an
Dokumenten Integrierte Lösungen für Zusammenarbeit und
Kommunikation
8
Dokumentenmanagement vor & mit 2007Früher Inhaltsgenehmigung Einstufige
Versionierung Ein-/Auschecken Metadaten über
Spalteneigenschaften Berechtigung auf
Bibliotheksebene
Heute Versionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen Haupt- und
Nebenversionen Grenzwert für die Anzahl
von Versionen Entwurfselementsicherheit Erzwungenes Auschecken Papierkorb
Zweistufige Wiederherstellung von Dokumenten
Workflow
9
Kreislauf & Kernpunkte
Kernpunkte/Möglichkeiten im SharePoint für ein effizientes Dokumenten-Management?
Erstellen BearbeitenPrüfen
SignierenFreigeben
Veröffent-lichen
Archivie-ren
Metadaten
Einheitliches Schlagwortsystem
Tracking
Gesetzliche Anforderungen
Workflow
Abbildung & Arbeitsabläufe
Archivierung
Lebenszyklus der Dokumente
10
Effizient: Die Metadaten in SharePoint Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments Sie werden in der Dokumentbibliothek als Spalten definiert Es gibt eine Reihe von Metadaten-Typen (Text, numerisch,
Datum, Auswahlliste, Verweise…) Sie können Pflicht- oder optionale Eigenschaften besitzen Metadatenmanagement über:
Websitespalten Websiteinhaltstypen Dateieigenschaften Dokumentvorlagen
Workflows Eingebaute Workflows Eigene Workflows mit SharePoint Designer
11
Rechte in SharePoint 2007 Rechte auf 4 Ebenen
Websitesammlung Website Liste/Bibliothek Dokumente/Elemente
Vererbung von Websitesammlung auf Website und tiefer
Prozess dauert an bis Vererbung deaktiviert wird
In 2007 werden eigene Gruppen bei der Erstellung der Seite angelegt
Personen hinzufügen durch »People-Picker« Websiteübergreifende Gruppen (2003) gibt es nicht mehr!
12
Darum ist MOSS die richtige Technologie Einfache, übersichtliche Dokumentenverwaltung Schnelle Erfassung von Formularen Webbasiert und zukunftssicher durch ständige
Weiterentwicklungen von Microsoft Passt sich an Office Client-Software Höchste Flexibilität Ortsunabhängig XML und Web-Services Voll erweiterbare Benutzeroberfläche Umfangreiche Schnittstellen (API’s = Application
Programming Interfaces)
13
Vorteile im ÜberblickEinheit-liche Benut-zerober-fläche für den Anwen-der
1
Einheit-liche Entwick-lungs-platt-form
2
Einheit-liche tech-nische Infra-struktur
3
Zentrale Admi-nistra-tion
4
Einheit-liches Berech-tigungs-system
5
Inter-opera-bilität durch allge-meine Stan-dards
6
14
Die Idee von SharePoint: Collaboration
Individual
Teams
Abteilung
Enterprise
Inseln der Produktivität
Konsistente Zusammenarbeit, Administration, Entwicklung
15
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
Proaktive Analysen und effizientes BerichtswesenDashboards, Cockpits,Scorecards, KPI-Analysen
Integrierte, rollenbasierte Workflows
Manuelle und automatisierteWorkflows mit Statusberichte,
Formular Management
Teamübergreifende Zusammenarbeit
Diskussionen, Wiki, Blogs, Umfragen, Projekte, Besprechungen, Aufgaben,
Portale und Arbeitsbereiche(Mitarbeiter, Kunden, Partner, …)
Unternehmens-weite Suche
Federierte SucheIndexsuche
Personensuche &Expert Finder
LOB-Daten-Suche (ERP, CRM, SCM)
Suche im Intranet, Extranet und Internet
Crawling, Ranking, Security Trimming
Integriertes Enterprise Content ManagementReguliertes DokumentenManagement mit Versionierung, Audits und HistorienverlaufRecords ManagementCompliance ManagementUnternehmensweite SucheWeb Content Management
Technologie hinter SharePoint: Eine integrierte Lösungsplattform
Business Intelligence
Integrierte, rollenbasierte Geschäftsabläufe
Collaboration
Unternehmens-weite Suche
Enterprise Content Management
Technologie hinter SharePoint:Erweiterte integrierte Lösungsplattform
Unified Communication
Projekt & Portfolio Management
Performance Management
18
Integrations- & Optimierungsmöglichkeiten
IBM
Gesc
häfts
proz
essm
odel
lieru
ng, A
rchi
tekt
uren
twur
f, En
twic
klun
g, Te
st u
nd P
roje
kman
agem
ent
Sicherheitsaspekte, Betrieb, Überw
achung der Infrastruktur
Collaboration und Präsentation
Applikationen und Dienste
Geschäftsprozesse und Orchestrierung
Legacy-Anbindung
Mobile Endgeräte
Basisdienste
IBM
J2EE-Anbindung
SAP
19
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
20
InfoPath: Was ist das? InfoPath ist eine digitale Formular-Software Vereinfachung der Arbeit mit Formularen Erstellung flexibler und dynamischer Formulare Teams bzw. alle Mitarbeitern im Unternehmen haben
jederzeit Zugriff darauf InfoPath basiert auf XML, so kann mit den vorhandenen
Daten weitergearbeitet werden Relevante Informationen können einfach
zusammengeführt werden Vorteile: Vermeidung von Fehlern, einfach Anwendung,
flexibel, Integration in SharePoint, gemeinsame Sprache, Verfügbarkeit!
21
Allgemein: Zusammenspiel Office 2007 Bessere Ergebnisse schneller erzielen durch:
Effizientes Zeit-, Prozess- und Informationsmanagement
Einfache Verarbeitung und Visualisierung von Informationen
Präzise Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen
Einfache Adaption neuer Lösungen Intuitives Arbeiten mit weniger Anwendungen Kommunikation in Echtzeit Transparente Organisation & verbesserte Teamarbeit
22
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
23
SharePoint-Workflows – Was ist das?Workflow = „vordefinierte Abfolge von IT-gestützten Aktivitäten“
Unterstützung bei Geschäftsprozessen wie Bestätigungen, Anträge, Rechnungen etc.
Mensch-orientierte Workflows werden vom Menschen angestoßen und sind eher unstrukturiert
Systemorientierte Workflows werden von technischen Prozessen angestoßen und enthalten eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten
Beispiel: Genehmigungsworkflow (Approval)
24
Einfacher SharePoint Workflows aus der Praxis: Der Urlaubsantrag
25
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
26
Anforderungen am Richterarbeitsplatz Erfassung aller relevanter (rechtlicher) Informationen Elektronische Darstellung der Sachverhalte (=
Aktenauszug) Möglichkeit zur Beurteilung komplexer Sachverhalte Kopplung von Informationen zur Darstellung von
Abhängigkeiten Logische, dynamische Bearbeitung der Akten und
Prozessschritte Schnelle Entscheidungsfindung und -Begründung Optimales Wissensmanagement
(Rechtssprechung/Literatur online)
27
Allgemeine Anforderungen Bereitstellung eines umfassenden
Werkzeugs, dass Geschäftsprozesse unterstützt
Ergonomische und selbsterklärende Benutzeroberfläche
Elektronische Aktenführung Integration des elektronischen
Rechtsverkehrs Ablage und Archivierung des
Schriftverkehrs Intelligente Suchmechanismen
28
Herausforderungen am Richterarbeitsplatz Produktivitätssteigerung der
Wissensarbeiter Nahtlose Integration externer erledigter
Arbeiten Innovationsfähigkeit beschleunigen Zusammenarbeit fördern (intern/extern) Standard-Prozesse beschleunigen Richtlinien einhalten Publizieren von Inhalten
29
Hindernisse & Lösungen Mögliche Probleme
Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint-Plattform
Lösung: Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen Widersacher gewinnen, die konkret mitarbeiten Klare Linie der Geschäftsführung Weniger ist mehr!
30
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo am Bsp. des LAG Hamm Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
31
Demo - Startseite• Unterschiedliche Illustrationen im Einsatz• Farbraum Grün (=Akten grün, Bücher):Etage 1: Richter, Rechtspfleger, Service• Farbraum Orange (=Vorgang Orange, Globus):EG: Verwaltung, Personal, IT
32
Demo – Mein Arbeitsplatz
33
Demo – Mein Arbeitsplatz
34
Demo – Mein Arbeitsplatz
35
Demo – Mein Arbeitsplatz
36
Demo Die Suche in der Praxis
37
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung Ihrer Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
38
Fazit – Umsetzung Musterakte Mit MOSS und einer ergonomischen
Darstellung können Ihre Prozesse umgesetzt werden
Bsp. „Erstes elektr. Musterverfahren“ Antragsaufnahme (Erbschein) durch den
Rechtspfleger (RPfl) per Formular InfoPath Die weiterverwertbaren Daten werden für weitere
Arbeitsschritte gespeichert XML-Daten RPfl veranlasst die Vorlage des Antrags beim
Richter und eine Wiedervorlagefrist per automatischem Workflow
39
Fazit: Umsetzung Musterakte Gewährung rechtlichen Gehörs
Richter verfügt ein Anschreiben zur Gewährung rechtlichen Gehörs per InfoPath-Formular
Adressdaten & Akteninformationen werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank)
Richter veranlasst die Vorlage der Akte und eine Wiedervorlagefrist per automatischem Workflow
40
Fazit: Umsetzung Musterakte Postaus- und Eingang
Servicekraft fertigt das von Richter verfügte Anschreiben aus und verwaltet den Postaus- und eingang
Persönliche Schreiben sind einzuscannen und in die elektronische Akte mit aufzunehmen
Servicekraft veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter automatische Weiterleitung per Workflow
41
Fazit: Umsetzung Musterakte Erbschein
Richter erlässt einen Erbschein. Hierfür stellt das System ein Formular zur Verfügung InfoPath
Daten werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank)
Richter veranlasst die Vorlage der Akte auf der Geschäftsstelle automatische Weiterleitung per Workflow
42
Umsetzung der Musterakte in der Praxis
Antrag auf Prozesskostenhilfe
E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag gestellt wurde, der genehmigt werden muss.
43
Umsetzung der Musterakte in der Praxis
Genehmigung oder Ablehnung des Antrags
E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde & Hinweis auf Erstellung des nun folgenden Anschreiben
44
Umsetzung der Musterakte in der Praxis
Erstellung des Anschreibens zum Antrag Prozesskostenhilfe
E-Mail mit Hinweis, dass das Anschreiben verschickt wurde und nun auf Wiedervorlage liegt
Erinnerungsmail am Tag der Wiedervorlage
45
Nutzen unser Lösung Zeitersparnis durch einfach Abläufe Ablösung des papiergebundenen Schriftverkehrs Einfache Verarbeitung der Daten Besseres und schnelleres Arbeiten / SUCHE! Zusammenfassung von Arbeitsprozessen unter einer
Benutzeroberfläche Selbstredende Begleitung der User durch eine selbsterklärende
Benutzeroberfläche Transparenz, Übersicht und Struktur durch Ergonomie und
Visualisierung Unterstützung bei komplexen Geschäftsprozessen durch im
Hintergrund laufenden Workflows Allgemein: Erhöhung der Produktivität durch automatisierte
Geschäftsprozesse Treffen von qualitativ besseren und rascheren Entscheidungen
46
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
47
Was ist XML? Universelles Datenformat, um
Informationen wieder zu verwenden und zusammenzuführen
Kerntechnologie der Microsoft .NET Strategie
Plattform-übergreifend, Applikations-übergreifend, Client-unabhängig, Prozess-übergreifend
48
Die XML-Familie XPath – Lokalisieren von Knoten in einem XML-
Dokument über eine Pfadabfragenotation (gib alle Knoten zurück, die ein Kriterium erfüllen)
XSLT – Transformation eines XML-Dokument in ein anderes "Format" (also eine Übersetzung der Knoten in andere Textelemente) anhand von auf Xpath-Ausdrücken basierenden Regeln)
XSD – Schemadefinition – legt die Anordnung und die Details zu einzelnen XML-Knoten fest (XML-Dokumente werden damit validiert)
49
Hinter den Kulissen: der technische Ablauf I Beschlüsse, Urteile, Vorladungen,
Anträge, Erbscheine usw. werden in InfoPath erfasst
Beispiel: Antrag auf Prozesskostenhilfe
InfoPath gibt reines XML aus XSLT wandelt in einem Transfor-
mationsprozess XML-Daten in ein beliebiges Format um
50
Hinter den Kulissen: der technische Ablauf II Daten können so als PDF, in Word,
OneNote usw. zur Verfügung gestellt werden
So könnte eine Akte entstehen bspw. eine Klägerschrift.
Demo – Lieferung einer Akte
Durch die Transformation wird zunächst ein Teilbaum aller XML-Elemente gebildet, die ausgegeben werden sollen.Dabei werden auch bestimmte Forma-tierungselemente ergänzt.
Im zweiten Schritt wird beispielsweise ein PDF-Dokument erzeugt.
51
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
52
Zukunftsaussichten SharePoint & Office Applikationen sind webbasiert (Office 14) Keine Clientinstallation mehr Off- & Onlinesynchronisation (SharePoint
Workspace) Erleichterung der Workflowerstellung OneNote als Wiki-Client Erleichterung von Arbeitsabläufen
53
Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion
54
Diskussionsrunde Ihre Fragen – unsere Antworten
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Unsere Portale im Internet