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SIE 1
Séance 6
SIE 2SIE 2
Outils d’aide à l’audit
et à la prise de décision
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Outils d'aide à l'analyseOutils d'aide à l'analyse
• Outils de première niveau– outils permettant d'aborder et de résoudre de manière pratique
des problèmes simples
• Outils de seconde niveau– outils complémentaires permettant de mieux cerner le problème
ou de préparer un plan d'action vis à vis d'un problème plus complexe
• Outils de troisième niveau– analyses principalement statistiques et méthodologiques sur les
problèmes complexes
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Niveau 1 : BRAINSTORMINGNiveau 1 : BRAINSTORMING
• Brainstorming (ou remue-méninge)
– Travail de groupe visant au « déballage d'idées » face à un problème
– Utilisé indifféremment pour la définition du problème ou du projet, la recherche de causes ou de solutions
– Nécessité un responsable de groupe apte à faire participer un chacun, à assurer la cohésion, le recueil des idées
– Toutes les réflexions sont notées par écrit et étudiées sans a-priori, rien n'est rejeté sans analyse
– Utilisation de l'association d'idées, des graphes, schémas
– Groupe obligatoirement réduit (maximum 10 personnes) travaillant dans un local isolé SANS AUCUNE INTERRUPTION EXTERIEURE
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Niveau 1 : Acquisition donnéesNiveau 1 : Acquisition données
• Acquisition de données– Fiches remplies par les auditeurs ou les audités– Nécessite une forme prédéfinie, claire et exploitable– Utilisation sur une durée et un échantillonnage précis
• Ex simplifié. : Temps de disponibilité des postes informatiques
07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Lund 04/3
Mard 05/3
Merc 06/03
Jeud 07/03
Vend 08/03 NAF TS
ATT NAF
UP
UN
UN
TS
AT NA TS
UN
Attente Non accès Temps supp. Utilisation normale TP Travail prioritaire
PERIODE : du 4 au 8 Mars 1993 POSTE : PS34 UTILISATEUR : Mme J. Lodin
semaine 8
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Niveau 1 : QQOQCCPNiveau 1 : QQOQCCP
• Analyse basée sur 6 à 7 questions
– Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, [Combien,] Pourquoi
– Basé sur un Brainstorming orienté
– S'utilise indifféremment en groupe ou individuellement pour une analyse de problème PRECIS ou une ACTION à réaliser
– Originellement omet le « combien ? » (QQOQCP)
– La recherche est matricielle :
• Dans le cas d'une recherche de Problème, la question POURQUOI étant posée en relationnelle sur chacune des autres questions
• Dans le cas d'actions à réaliser, on pose en colonne n actions possibles et l'on répond à chaque question pour chaque action définie
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Niveau 1 : Causes/effet ou Ishi-KawaNiveau 1 : Causes/effet ou Ishi-Kawa• On définit une ensemble de causes Ci analysées et potentiellement possibles
sur un effet E connu
• Regroupement par familles puis représentation en diagramme dit Causes/effet ou d'Ishi-Kawa
• Recherche, à partir de là, des causes REELLES, puis élimination des causes marginales ou en cours de traitement
• Ex simplifié : Retard dans des livraisons aux clients
Retard de livraison
Milieu Matériel Matière
MéthodesMain d'œuvre
Panne matériel
Erreur saisie
Erreur calcul stock
Prépa automatique
Commande erronée
Réception client
Avec les 5 M
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Niveau 1 : Diagramme F/TNiveau 1 : Diagramme F/T• Analyse des Fluctuations (F) d'1 paramètre dans le Temps (t)
• Peut servir d'instrument de contrôle quand il est automatisé
• Nécessite de disposer d'un indicateur fiable avec sa métrique et une durée/période de référence
• Exemples simplifiés :– Nombre de changements de PassWord mensuel
– Site à risque nécessitant un changement bimestriel
– 23 à 25 utilisateurs en accès sur le site central
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1 3 5 7 9 11 13 15
Temps
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Temps
Vale
urs
INCIDENT (à vérifier)INCIDENT (à vérifier)CORRECTCORRECT DISFONCTIONDISFONCTION
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INCIDENT (à vérifier)INCIDENT (à vérifier)CORRECTCORRECT DISFONCTIONDISFONCTION
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Niveau 1 : Diagramme de ParetoNiveau 1 : Diagramme de Pareto• Dit aussi "règle des 80/20"
– 20% des problèmes nécessitent 80% des efforts et inversement
– ceci s'applique à toute structure causes-effets
• Principe
– On analyse un ensemble de causes d'1 problème en les quantifiant
– Les valeurs ORDONNEES sont mises en histogramme
– On calque ensuite la courbe des valeurs cumulées (de 0 à 100% donc)
– Le rectangle inférieur gauche délimité par les axes et la ligne des 80% donne les éléments significatifs
• Ex. : Insatisfaction des utilisateurs info.
ZONE DES80 %
de critiquesbasées ici sur
4 types de problèmes
ZONE DES80 %
de critiquesbasées ici sur
4 types de problèmes
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Organigramme combinatoireOrganigramme combinatoire
ANALYSE DESCENDANTEANALYSE DESCENDANTE
ANALYSE ASCENDANTEANALYSE ASCENDANTE
COMBINATOIRECROISEMENTS PERTINENTS
ArbreArbreannexeannexe
(personnel(personnelpar ex)par ex)
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Niveau 2 : Matrice de relationNiveau 2 : Matrice de relation
Facteurs influant sur la qualité globale duproblème enla réduisant ou enl'améliorant
A B C D E F
A
B
C
D
E
F
+ +
+ - - - -
+ + +
+ - +
- - +
- +
+ 2 2 1 4 1 1
-0
4
0
1
2
1
Facteurs
• A partir d'un ensemble de paramètres, on recherche – les antagonismes (notés -) et les concourances (notées +) entres ces
paramètres
– On cumule les + en colonnes et les - lignes, les lignes maximales sont facteurs de déséquilibre, les colonnes maximales facteurs d'équilibre
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Niveau 2 : Matrice pondéréeNiveau 2 : Matrice pondérée• Sur le même principe, on applique une note de relation entre
paramètres (importance relative ou dépendance relative)– On somme les "+" et "-" et le cumul général
– Les sommes "+" fournissent l'ordre de priorité de réalisation ou d'attente
– Les sommes "-" fournissent les risques
– Les cumuls fournissent la priorité d'analyse
A B C D E F
A
B
C
D
E
F
+1 0 +2 -3 -3
-2 -1 -3 -2
+3 0 +2
-2 -2
+1
+3
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Facteurs -6
8
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4
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Cumul
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Niveau 3 : Matrice de corrélationsNiveau 3 : Matrice de corrélations
A B C D E F
A
B
C
D
E
F
0,2 0,2 0,5 -0,8 -0,7
-0,65 -0,9 -0,3 -0,55
+0,35 0 +,5
-0,2 -0,2
+1
Facteurs
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
• Sur le même principe que les matrices de relation et pondérée, on applique une note de relation entre paramètres [ou coefficient de corrélation]
• On obtient une graphe valué et orienté qui permet de définir une matrice de CORRELATION et d’appliquer les principes de calculs statistiques à ces matrices
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Niveau 3 : Matrice PolaireNiveau 3 : Matrice Polaire• Sélection de paramètres
– mesurables
– en nombre 2n (6-8-10-12)
• Représentation sous– forme de surface polygonale
des valeurs (matrice polaire)
– forme de surfaces superposées pour comparaison (matrices polaires comparatives)
• Fournit visuellement– les points Forts/Faibles
– la répartition des problèmes si les paramêtres ont été groupés en famille
0%
100%Fiabilitédonnées
Ergonomie
Volumetraité
Vitessede calcul
Représentations
Facilitéd'apprentissage
FORT
faible
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Niveau 3 : Matrices multipolairesNiveau 3 : Matrices multipolaires• Série de Matrices polaires
portant sur plusieurs séries de mesures
– Chaque série correspond à UN CAS étudié (dans l'exemple les performances d'une application)
– La comparaison porte sur chaque paramètre et sur l'ensemble simultanément
Logiciel MaisonPSU 3.0Théta W1992
Légende
0%
100%Fiabilitédonnées
Volumetraité
Vitessede calcul
Représentations
Facilitéd'apprentissage
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Niveau 3 : Diagramme d'EulerNiveau 3 : Diagramme d'Euler• Représenter les sous-groupes de
population
– à partir de 3 critères de base
– critères (XYZ) quantifiés
– ABC : populations répondant à 1 seul critère
– EFD : populations répondants à 2 critères
– M : population répondant aux 3 critères
• Exemple :
– départs service informatique
– X = départ pour carrière
– Y = départ pour conflit interne
– Z = départ pour salairesXpas d'évolution de carrière
YConflit interne
Zsalaire
insuffisant
C(2)
A(7)
B(3)
E(1)
F(11)
D(2)
M(3)
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Niveau 3 : Graphe PERTNiveau 3 : Graphe PERT
Action1
durée D1
Action 2Durée D2
Action 3Durée D3
Etape1
Etape1
Etape2
Etape2
Etape3
Etape3
Etape4
Etape4
Basée sur une séquence d'étapes liées par des actions
Chaque action étant de durée connue
Nécessite des actions transitoires pour passer d'une étape à l'autre dans certains cas
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Niveau 3 : Potentiel TâchesNiveau 3 : Potentiel Tâches
Dérivé du Pert pour la gestion dans le temps
Une Tâche = un couple [ Durée Min / Max ] qui se traduit par des dates de Débuts et Fins au plus tôt et au plus tard
DEB
UT
FIN
C 5 E 1
D 3 F 5 I 2
A 201 030100
0300
B 403 070300
0700
07 120902
1402
12 131402
1502
15 171500
1700
10 151000
1500
07 100700
1000
Chemin
Critiq
ue
Antériorité [ Conditions nécessaires et suffisantes à débuter … ]
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Niveau 3 : Diagramme de GanttNiveau 3 : Diagramme de Gantt
Tâche 1
Tâche 2
Tâche 3
Tâche 4
Tâche 5
LMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDL1 5 10 15 20 25 .
Au plus tôtAu plus tard
Tâche critiqueMarge libre
Tâche 1
Tâche 2
Tâche 3
Tâche 4
Tâche 5
LMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDL1 5 10 15 20 25 .
Au plus tôtAu plus tard
Tâche critiqueMarge libre
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Niveau 3 : Gantt évoluéNiveau 3 : Gantt évoluéLe formalisme du diagramme a évolué dans le temps d’un part avec les outils informatiques et d’autre part par l’absence de normes graphiques complètes. Chacun a fait ce qu’il voulait en terme de graphe mais les concepts de base sont restés communs :
1/10 2/10 3/10 4/10 5/10 6/10 7/10 8/10
Tâche 1.1
Tâche 1.2
CalendrierCalendrier
Curseur dCurseur d’’avancement ravancement rééalisationalisation
EnchaEnchaîînementnement
Tâche critiqueTâche critique
DDéébut au plus tardbut au plus tardDDéébut au plus tôtbut au plus tôtMarge libreMarge libre
JalonJalon
Tâche 1Tâche principale dTâche principale déécomposcomposéée (WBS)e (WBS)
1/10 2/10 3/10 4/10 5/10 6/10 7/10 8/10
Tâche 1.1
Tâche 1.2
CalendrierCalendrier
Curseur dCurseur d’’avancement ravancement rééalisationalisation
EnchaEnchaîînementnement
Tâche critiqueTâche critique
DDéébut au plus tardbut au plus tardDDéébut au plus tôtbut au plus tôtMarge libreMarge libre
JalonJalon
Tâche 1Tâche principale dTâche principale déécomposcomposéée (WBS)e (WBS)
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Niveau 3 : Organisation WBS et OBSNiveau 3 : Organisation WBS et OBS
Travail élémentaire
Lot de tâc he
S ous-tâc he
Tâc he
Projet 1 Projet 2
N iveau 6
N iveau 5
N iveau 4
N iveau 3
Projet : N iveau 2
Programme• Basée sur une analyse
« QQOQCCP »
• Chaque feuille est une entité indivisible pour
– Localisation géographique et temporelle
– Affectation de ressource
– Fonction / Service
– Responsabilité
• Le principe permet d’organiser les tâches / problèmes en fonction d’1 facteur commun
• L’équivalent WBO ou OBS existe dans lequel on traite l’organisation et non la décomposition
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Spécification de métriquesSpécification de métriques
etc.
• Projet ou problème formalisé et mesurable sur la base de valeurs identifiées
• Facteurs de qualité
– Question (QUOI ?)
– Question (POURQUOI?)
• Critères
– Réponse à facteurs
– etc.
• Métrique
– Mesure / élément de validation
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Outils connexesOutils connexes
• Ensemble d’outils de représentations graphiques
• Ont pour fonction de VISUALISER une situation et non de l’expliquer ou de la justifier
• N’apportent qu’un formalisme de représentation
• Aide pour l’auditeur et non pour l’audité
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Diagramme d’oppositionDiagramme d’opposition• Cercle support des acteurs
• 5 à 8 acteurs (jamais plus)
• acteurs humains ou services ou acteurs logiques
• flèches relations entre acteurs (dans la limite de 3 niveaux) représentant
– des flux hiérarchiques
– des liens ou des oppositions
– des échanges non hiérarchiques
– etc.
• Visualisation des acteurs concentrateurs
• A MANIER AVEC D’EXTREMES A MANIER AVEC D’EXTREMES PRECAUTIONS POUR RAISON PRECAUTIONS POUR RAISON FREQUENTES DE SUBJECTIVITEFREQUENTES DE SUBJECTIVITE
Acteur 1
Acteur 2
Acteur 3 Acteur 4
Acteur 5
Dépendance hiérarchiqueLien extra-hiérarchique(ou Conflit suivant l’approche)
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Logigraphe d’actionsLogigraphe d’actions
• Objectifs :visualiser la LOGIQUE d’une succession d’actions en partant d’ingrédients (données initiales) pour aller aux résultats
• Principes sur 3 axes : données/actions/résultatschaque élément est lié à son successeur (consommateur) par des flèches (sens unique)
• Avantage lié à la simplicité de mise en œuvre et de lecture, indépendance d’acteurs
Compositionsproduits
Compositionsproduits
DéfinitionNomenclature
DéfinitionNomenclature
Plannificationfabrication
Plannificationfabrication
Commandesclients
Commandesclients
Réapprostock de base
Réapprostock de base
Fiches defabrication
Ordres defabrication
Ingrédients Actions Résultats
etc...etc... etc...etc...
AXE : Gestion de la fabricationActions : Réalisation d’une fabrication standardActeurs : BE et Production
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Matrice d’actionsMatrice d’actions• Semblable au logigraphe
mais en répartissant les actions par ACTEUR
• Objectif : visualiser la logique d’actions et leur répartition par acteur
• Avantages :Visualisation complèteréponds au QUI fait QUOI
• Inconvénients :Long à réaliser et peut lisible en cas de situation présentant de nombreux retours arrières (corrections ou reprises de dates)
Actions Acteur ActeurActeurActeur
Action1Action1
Action3Action3Action 2Action 2
Action 4Action 4
Action5Action5
Action6Action6
Action 7Action 7
1 - Actus bonusde saladium percadilos.2 - Registratur deperi, magistercasus3 - Magister etperi se banariumde fagium4 - Peri sec unumpartista, justicaomni pedibum5- Casa registerse fabali et magister de lassam perisaecavem6- Listarem percaven et gasisper laussarem7 - Pedibum cumcalister et canede magister aera minimumse reverae
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Lignes de répartitionLignes de répartition• Objectif :
visualiser une séquence d’actions réparties par Acteurs ET par actions sur des documentsspécifier les erreurs de chaque couple action/document
• Avantage :formaliser une étude de circuit à risquedocument normalisé (MCP)
• Inconvénient :long et lourd …
QUI ? QUOI ? Doc
Pbs
Cheminement de l’actiond’un acteur à l’autre
Cheminement de l’actiond’un acteur à l’autre
N° d’ordre des actionsN° d’ordre des actions
Détail des actions réaliséesDétail des actions réalisées
Evolution d’un documentau fur et à mesure de sonutilisation par les actions
Evolution d’un documentau fur et à mesure de sonutilisation par les actions
Incident ou problème notésur une action et/ou un doc
Incident ou problème notésur une action et/ou un doc
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Causalité d’erreursCausalité d’erreurs• Il s’agit d’une simple fiche de type
«mémo»
• Comporte pour chaque erreur :
– erreur constaté
– risque potentiel induit
– coûts de l’erreur et du risque
– volume et fréquence erreur
• Spécifie pour chaque erreur
– la cause PRIMAIRE• action génératrice
• acteurs génériques
• actions liées (aval/amont)
– l’origine exacte étudiée
Fiche erreur n°
Erreur : Risque induitCoûts financiers
directsinduits
Coût horairesdirectsinduits
FréquenceVolumes de données erronéesetc ...
CausalitéActions :Acteurs :Actions antérieures :Actions postérieures :ORIGINEDocuments associés