handels-

Gross-

2003 hat sich Giovanni Conte entschlos-sen, die bisher eingesetzte Software für dieAuftragsabwicklung und die Buchhaltungzu ersetzen. Sie war technologisch veraltetund im Unterhalt und in der Wartung unver-hältnismässig teuer. Obwohl die ABACUS-Auftragsbearbeitungssoftware zu dieserZeit noch nicht in der Lage war, seine spe-zifischen Anforderungen wie etwa die Un-terstützung von Varianten vollumfänglichzu erfüllen, setze Conte auf die Ostschwei-zer Lösung. Als ABACUS Research ver-sprach, die Software in den kommendenVersionen um die fehlenden Funktionen zuerweitern, wurde der ABACUS-BeraterZehnder Informatik als Generalunterneh-mer beauftragt, in einem ersten Schritt dieBuchhaltungssoftware durch ABACUS zuersetzen. Dies erfolgte in kooperativer Zu-sammenarbeit mit dem Partnerunterneh-men Stefani & Partner.

Für die ABACUS ERP-Lösung sprach zudemdie Tatsache, dass es ein komplettes integ-riertes Software-Gesamtangebot umfasst,das durch Zehnder Informatik professionellund überzeugend unterstützt wird. SeitJanuar 2005 ist die Komplettlösung vonABACUS, die für den Sportartikel- und Mo-dehandel erweitert wurde, bei TFS im pro-duktiven Einsatz.

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Sportartikel-Grosshandelslösung Ex-Eishockey-Star Giovanni Conte setzt auf ABACUS

Giovanni Conte kann auf eine erfolgreiche Eishockeykarriere zurückblicken. Insgesamt wurde er vier MalMeister, zuletzt 1986 mit Lugano und ein Mal auch Torschützenkönig. Es sollte aber nicht seine einzige

Karriere bleiben, denn auch mit seinem, nach der aktiven Sportlerzeit gegründeten, auf Sportartikel speziali-sierten Grosshandelsunternehmen TFS Tuned for Sports AG hat Conte Erfolg. Der Anbieter hochwertiger Pro-dukte beliefert als Importeur hauptsächlich Sportartikeldetailhändler. Im firmeneigenen Verkaufsladen werdenzudem auch Hockeyspieler und Fans direkt bedient. Für die Abwicklung der Geschäftsprozesse im Verkauf,Einkauf und der Logistik verlassen sich die 28 Mitarbeiter von TFS auf die ABACUS ERP-Software, die für dieAnforderungen des Sportartikel- aber auch Modegrosshandels entsprechend angepasst worden ist.

Die auf die Bedürfnisse von TFS angepasste Erfassungsmaske mit der Auswahl der Artikelvarianten

TFS, ABACUS Research und Zehnder In-formatik analysierten in der Folge die Be-dürfnisse von TFS und die Anforderungenan eine Sporthandelslösung im Rahmender ABACUS-Standardsoftware. Das Resul-tat überzeugte schliesslich die Verant-wortlichen von TFS so sehr, dass sie sichendgültig entschieden, auch im Bereich deroperativen Geschäftsprozesse voll undganz auf die ABACUS-Software zu setzen.

lösungAnforderungen des Sportartikel-Grosshändlers TFSDie neue ERP-Software musste für TFS ins-besondere folgende Funktionen erfüllen,die für den Sportartikelgrosshandel vonentscheidender Bedeutung sind:

• Im alten System konnten nur drei Dimen-sionsgrössen pro Variante definiert wer-den. Beim neuen System sollten mehrAusprägungen pro Artikel erfassbar sein.

• Übersichtliche Preis-/Rabattfindung aufVariantenebene

• Flexible Adressselektionen für einen ge-zielten Katalogversand an Detailhan-dels- und Endkunden

• Integrierter Web-Shop für Verkauf überInternet

• Integration des Verkaufsladens für Eis-hockey-Produkte mit der PC-Ladenkasse

• Unterstützung des elektronischen Da-tenaustausches mit Kunden, insbesonde-re Rechnungsversand über E-Business-Plattformen

• Optimierte Lagerverwaltung mit:- Lagerführung auf Ebene der Varianten- Automatische Rückstandsauflösungen

bei Lagereingang- Inventur mittels mobiler Datenerfas-

sungsgeräte

Beim Entscheid für die ABACUS-Softwarewar für TFS neben der Optimierung der Ge-schäftsprozesse ebenfalls wichtig, dasssich zukünftig Einkaufs- und Verkaufsdo-kumente wie Bestellungen, Lieferscheineund Rechnungen entweder in Form vonPDF-Dokumenten via E-Mail verschickenund empfangen oder alternativ der Kom-munikationskanal via E-Business-Plattfor-men nutzen lassen.

Die LösungDie sporthandelsspezifischen Eigenschaf-ten und Funktionen werden ganz einfachim Programm ”Customizer” aktiviert. Da-durch kann beispielsweise bei der Erfas-sung eines Auftrages zwischen einem So-fort- oder einem Saisonauftrag – einemVororder oder Terminauftrag – unterschie-

Produktstamm mit VariantenDa im Sortiment von TFS über 50’000 ver-schiedene Artikel mit ihren Varianten ver-waltet werden müssen, ist die Funktion derProduktvarianten sowie der Möglichkeit,bis zu zehn verschiedene Parameter undAusprägungen für einen Artikel zu definie-ren, von entscheidender Bedeutung. Ausdiesem Grund musste der Artikelstamm inder ABACUS-Software neu aufgebaut wer-den. Damit die Datenerfassung trotz derVielzahl von Artikelvarianten rationell er-folgen konnte, wurde auf ein hilfreichesWerkzeug zurückgegriffen, welches dasProgramm für die automatische Anlageverschiedener Varianten mit dem Varian-tengenerator anbietet.

Aus dem alten System wurden lediglich die

den werden. Die differenzierte Behandlungder Aufträge ermöglicht es, dass bei allenwichtigen Auswertungen nach artspezifi-schen Kriterien die Daten aufbereitet wer-den. So lässt sich etwa in den verschiedenenStatistiken oder auch bei Lagerabfragen wieder Bedarfsübersicht feststellen, wie vielProzent des Umsatzes eines Artikels aufSaisonaufträge entfallen. Mit Hilfe solcherAuswertungen ist TFS in der Lage, ihreKunden von den Vorteilen der Vororderbe-stellungen zu überzeugen und ihnen auchPreisvorteile bei grösseren Vororderbestel-lungen weiterzugeben.

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Beispiel eines Artikels mit 4 Varianten: Eishockey Stock Easton Ultra LiteJahrgang Divers Hockey-Härten Curves/Bögen05 Senior links 105 Lidstrom05 Senior links 105 Sakic05 Senior rechts 105 Lidstrom05 Senior rechts 105 Sakic06 Senior links 105 Lidstrom06 Senior links 105 Sakic

Die auf die Bedürfnisse von TFS angepasste Standardauswertung unterscheidet zwischen denverschiedenen Auftragsarten wie Sofort- oder Saisonaufträge

”Tune for

Aus dem alten System wurden lediglich dieEinkaufspreise für die Hauptartikel über-nommen. Zehnder Informatik benutzte da-für den Report Writer AbaView, mit demdie Preise aus dem alten System ausgele-sen, anschliessend ins ABACUS-Formatkonvertiert und schliesslich in die ABACUS-Software übertragen wurden.

Bei allen Produkten im Artikelstamm wur-den zudem die entsprechenden Bilder hin-terlegt, die im Web-Shop, den Preislistenoder verschiedenen Auswertungen ange-zeigt werden können.

Heute lassen sich bei der Auftragserfas-sung mit den Filter- und Auswahlfunktio-nen gezielt die gewünschten Varianten inder Auswahltabelle aufbereiten.

Artikel- und RabattstrukturenDank der flexiblen Konditionenmatrix inder ABACUS Auftragsbeabeitung liessensich auch alle Bedürfnisse im Bereich derVerkaufskonditionen erfüllen. TFS arbeitetmit verschiedenen Konditionen, die alle imProgramm entsprechend abgebildet wer-den konnten:

• Ladenverkaufspreise • Händlerpreise • Nettopreise• Aktionspreise• Rabatte für Grosskunden• Vororderrabatte• Einkaufspreise in Schweizer Franken

und Fremdwährung

PC-Kassenlösung für Hockey CornerAuf 600 m2 Verkaufsfläche werden Top-marken im Hockey-, Inline- und Unihockey-Bereich angeboten. Die Abwicklung derLadenverkäufe wird mit der integriertenPC-Kassenlösung der ABACUS-Softwarevorgenommen. Dabei kommt ein PC alsKassenterminal mit Barcodeleser, Kunden-Display und Kassenschublade zum Einsatz.

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Das Programm unterscheidet zwischen Lagerinformationen mit Mengen pro Varianteund bereits bestellte Mengen für Sofort- und Saisonaufträge

Sports”

Durch die Kennzeichnung der Produkte miteinem EAN-Barcode ist ein rationelles Be-arbeiten eines Kassenauftrages gewähr-leistet. Der Verkäufer braucht nur noch denBarcode zu scannen, den Rest erledigt dasSystem.

Mit den täglichen Kassenabrechnungenlassen sich auch die Kennzahlen wie Sta-tistiken sowie die Debitoren- und Finanz-buchhaltung nachführen und sogleich wie-der abrufen.

ZSC-Merchandisingartikel im Web-Shopwww.zsclions.chFür den Verkauf von Fanartikeln des Zür-cher Schlittschuhclubs ZSC Lions wurde imRahmen der ABACUS ERP-Software einWeb-Shop basierend auf der Standard E-Commerce-Lösung AbaShop realisiert.Heute können die Geschäftspartner vonTFS und die Lions-Fans rund um die Uhrihre Bestellungen für ZSC-Fanartikel beiTFS aufgeben.

Verschiedene Zahlungsvarianten stehendabei zur Auswahl: Zusätzlich zur Zahlungmit Kreditkarten kann auch gegen Rech-nung bestellt werden, wobei in diesem Fallvom System eine Bestellung mit Voraus-zahlung generiert wird. Gemäss der Ab-laufsteuerung der Auftragsbearbeitungkann die Auslieferung der bestellten Pro-dukte erst dann erfolgen, wenn der Ein-gang der Vorauszahlung im Programm ver-bucht ist.

E-BusinessDie elektronische Rechnungsstellung er-folgt über die E-Business-Plattformen Aba-Net und PayNet. Von da werden die Rech-nungen an Syntrade weitergeleitet, welchefür die Zahlungsregulierung und Delkredere-absicherung aufkommt. Weitere elektroni-sche Anbindungen, beispielsweise mit demDetailhändler Jumbo, sind zur Zeit in derRealisierungsphase.

Das Inventar wird mit zwei MDE-Gerätenfür jede einzelne Artikelvariante erfasstund ins Inventurprogramm eingelesen.

Auszeichnung mit EAN-BarcodeAlle Produkte und jede Variante werden imLager entweder mit dem europäischenEAN13-Barcode oder bei Artikeln, die zumBeispiel aus Kanada oder Asien stammen,mit den EAN-Codes 8 oder 12 ausgezeich-net. Damit wird es möglich, mit einem Bar-codeleser die Produkte im Lager oder imLaden für die Kasse eindeutig zu identifi-zieren.

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Für den Zürcher Schlittschuhclub ZSC Lions betreibt TFS den Web-Shop mit den Fanartikeln.Dieser ist nahtlos einerseits in die Homepage des ZSC und andererseits in die ABACUS ERP-Soft-ware integriert.

Giovanni

Conte

Übersichtliche BedarfsdispositionDas Programm Bedarfsdisposition zeigtdem Sachbearbeiter sofort alle relevantenDaten über die ganze Palette der mögli-chen Lagerdaten. Die frei verfügbaren so-wie die reservierten Mengen für Sofort-oder Terminaufträge werden angezeigt,wie auch die offenen Bestellungen durchKunden und bei Lieferanten.

Lieferscheine und DokumentenversandSpezielle für Laserdrucker hergestellte Lie-ferscheine mit Durchschlagsblatt, wie mandies von Formulargarnituren aus der Na-deldruckerära noch kennt, erlauben es denLageristen, beim Rüsten der Ware auf demLieferschein noch manuelle Anpassungenvorzunehmen und den Durchschlag zurückin die Administration zur Verarbeitung zugeben.

Alle Dokumente inklusive Lieferscheinekönnen selbstredend auch via E-Mail mitautomatischem Vorschlag der E-Mail-Adresse aus dem Kontaktpersonenstammversendet werden.

FazitSeit dem 2. Januar 2005 arbeiten TFS mitder ABACUS-Auftragsbearbeitungssoft-ware. Vor allem die komfortableren Mög-lichkeiten der Dimensionskombinationenund die Lagerbestandesübersichten proVariante erlauben ein professionelleresund benutzerfreundlicheres Arbeiten alsfrüher mit der alten Lösung. Auch die vie-len Filter- und Abfragemöglichkeiten habenzu einer deutlichen Effizienzsteigerung ge-genüber dem früheren System geführt. DieOffice-Integration insbesondere von E-Mailund Excel vereinfacht weiter die Prozess-abläufe. Die massgeschneiderten Verkaufs-,Einkaufs- und Produktstamm-Masken bie-ten den Sachbearbeitern von TFS zu jedemZeitpunkt die optimale Übersicht der je-weiligen Informationen.

Durch die kontinuierliche Weiterentwick-lung der ABACUS-Software sind bei TFSauch Anforderungen von Kunden wie dieelektronische Datenübermittlung mit derStandardsoftware realisierbar. Die Bereit-schaft von ABACUS Research, das Projektzu begleiten, erlaubte es, alle Bedürfnisseeines Sporthandelsunternehmens bei derWeiterentwicklung der Software zu be-rücksichtigen und somit eine eigene Bran-chenlösung anbieten zu können. •

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TFS Tuned for Sports AG by Giovanni ConteTFS ist als Grosshandelsunternehmen Im-porteur und Generalvertreter von diver-sen Sportartikelmarken. Es wurde 1992gegründet. Zurzeit sind 28 Mitarbeiter fürden Verkauf der hochwertigen Produkte,den reibungslosen Bestellablauf und dieprompte Belieferung der Kunden verant-wortlich. Das TFS-Sortiment besteht ausArtikeln für Camping, Hockey, Inline, Uni-hockey, Schlitten, Schlittschuhe, Nordic-Walking, Fitness, Polar, Hometrainer, Ban-dagen, Basketball, Tischtennis, Badminton,Boules.

Für Auskünfte zur realisierten Branchen-lösung wenden Sie sich an:

Zehnder Informatik - Z I GmbHBeat ZehnderAustrasse 12CH-9548 MatzingenTelefon 052 369 68 68zehnder@z-info.ch

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ABACUS-Software bei TFS Auftragsbearbeitung 20 Benutzer(Einkauf, Verkauf, Kasse,Lager, E-Business) Adressverwaltung 4 BenutzerFinanzbuchhaltung 1 BenutzerDebitoren-/Kreditorenbuch- 4 BenutzerhaltungLohnbuchhaltung 1 BenutzerAbaView Report Writer 8 BenutzerAbaShop E-CommerceB2B

Mengenca. 50’000 Artikel resp. Artikelvariantenca. 14’000 Adressenca. 6’000 Debitorenca. 100 bis 150 Aufträge/Tag

Zusammenarbeit aus Sicht des Kunden”Die gesamte Lösung konnte wie ge-plant am 2. Januar 2005 produktiv inBetrieb genommen werden. Allen Be-teiligten gebührt ein dickes Lob, dadies nur durch einen grossen Effort er-reicht werden konnte.

Zehnder Informatik hat die Realisie-rung der Lösung, was die Konzeptionwie auch die Ausführung betrifft, vor-bildlich und kompetent durchgeführt.Dank der strukturierten Vorgehenswei-se und den vor Ort durchgeführtenSchulungen konnten unsere hoch ge-steckten Ziele erfüllt werden.”

Giovanni Conte, GeschäftsinhaberTFS Tuned for Sports AGRingstrasse 17CH-9532 RickenbachTelefon 071 929 00 00www.tfs-conte.ch

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ABACUS Research AGZiegeleistrasse 12CH-9301 Wittenbach-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 00www.abacus.ch