Eine Anleitung zum optimalen Diktieren.

Buchstabier-alphabet

A AntonÄ ÄrgerB BertaC CäsarCH CharlotteD DoraE EmilF FriedrichG GustavH HeinrichI IdaJ JuliusK KaufmannL LudwigM MarthaN NordpolO OttoÖ ÖkonomP PaulaQ QuelleR RichardS SamuelSch SchuleT TheodorU UlrichÜ ÜbermutV VictorW WilhelmX XanthippeY YpsilonZ Zacharias

Beispiel:

STOP – Philips, ich buchstabiere:Paula–Heinrich–Ida–Ludwig–Ida–Paula–Siegfried

Anweisungenim Satz

(Zeichensetzung):

Punkt .Komma ,Ausrufungszeichen !Fragezeichen ?Doppelpunkt :Semikolon ;AbsatzNeue ZeileEinrückungAngleichenNeue Seite

./.Klammer auf (Klammer zu )Apostroph ’Anführungszeichen “Schrägstrich /Bindestrich -Gedankenstrich –

Diktieren bietet zahlreicheVorteile – Bequemlichkeitund Geschwindigkeit stehendabei an erster Stelle.

Wir sprechen siebenmal schneller,als wir schreiben. Vielleichtgehören Sie auch zu denMenschen, die viel treffenderformulieren können, wenn sie Ihre Worte nicht selbst zu Papierbringen müssen. So können Siedurch Diktieren 80% der Zeitsparen, die Sie sonst zumSchreiben brauchen würden.

Wenige von uns haben beimSchreiben die Geschicklichkeitund Geschwindigkeit einerausgebildeten Sekretärin.Daher kann ein Profi einen Briefim Schnitt viermal schnellerdiktieren als selber in denComputer eingeben. So läßt sichim Vergleich annähernd dieHälfte der Kosten sparen.*

Wenn Sie nur 10 Textseitendiktieren, können Sie bereits über eine StundeZeit sparen.* * Quelle: SPECTRA-Marktforschung

Philips Diktiersysteme sindäußerst effizient. Deshalb bietenwir Ihnen eine große Auswahl anModellen für dieunterschiedlichen Anforderungen.Sie sind kompakt, ergonomisch,leicht, außergewöhnlich einfachzu bedienen und bieten dahereine bequeme Möglichkeit,Textezu erstellen, Notizen aufzunehmenund Ideen festzuhalten. Siekönnen Ihr Pocket Memo überallbenutzen: zu Hause, auf dem

Golfplatz oder auf Reisen.

Lesen Sie auf den folgendenSeiten selbst, wie einfach dieBedienung dieses nützlichen undhilfreichen Gerätes ist.

Diktieren hilft Ihnen, effektiverund möglicherweise auchgewandter denn je zukommunizieren.

Benutzen Sie Ihr PocketMemo zu jeder Gelegenheit,und Sie werden es baldoptimal einsetzen können.Damit sind Sie jederzeit inder Lage gute Ideen undInformationen festzuhalten.

Übung machtden Meister.

Der Umgang mit dem PocketMemo ist einfach. Bitteverwenden Sie die beiliegendeAnleitung, um die einzelnenBedienelemente des Gerätesoptimal zu nutzen. Wählen Siedann einen ruhigen Moment, undbeginnen Sie mit dem Diktat.Ein guter Einstieg wäre, einebeliebige Passage aus einemBuch oder einer Zeitung zudiktieren. Stellen Sie nach dem

Diktat den Schalter wieder auf“Stop”. Spulen Sie das Bandzurück, und hören Sie sich IhreAufnahme an.

Hier sind einige Fragen, die Siesich stellen sollten: Können SieIhr Diktat gut verstehen? HabenSie alle Wörter deutlichausgesprochen? Zählen Sie zuden Personen, die beimNachdenken oft ´em´ sagen?Sind die Hintergrundgeräuschezu laut, so daß die Aufnahmeschwerverständlich wird? HabenSie Wörter abgeschnitten? Umdies zu vermeiden empfiehlt essich, vor und nach Drücken derStart/Stop-Taste eine Sekunde zuwarten.

Eine andere Möglichkeit bietetIhnen die Sprachaktivierung IhresPocket Memos, damit geht Ihnenkeine Silbe verloren.

Sie werden Ihre Fehler schnellerkennen und vermeiden. Schonbald wird jede Unsicherheit verschwinden und Sie diktierenso selbstverständlich wie Siesprechen.

Bis jetzt haben Sie gelernt,in Ihr Pocket Memo zusprechen. Lernen Sie jetzt,mit ihm zu kommunizieren.

Die Kunst derKommunikation.

Das wichtigste Element, das Sie für eine effizienteKommunikation mit IhremPocket Memo benötigen,ist Ihr gesunder Menschen-verstand. Denken Sie einfachdaran, daß Sie beim Diktieren in Ihr Pocket Memo nicht mit einer Maschine, sonderndurch eine Maschine mit einer

Person sprechen. Die Person,zu der Sie sprechen, muß ausIhren Worten ein zusammenhän-gendes Dokument erstellen.Oft kann diese Person sich nichtmit Fragen an Sie wenden.Daher sollten sie so hilfreich undfreundlich wie möglich sein.Gehen Sie nicht davon aus, daßalles automatisch für IhreSchreibkraft klar ist. BemühenSie sich, lebhaft zu sprechen.Niemand hört sich gerne einenmonotonen Monolog an, einDialog hingegen ist ansprechend.

Versuchen Sie im Auge zu behal-ten, welche Informationen zurErstellung eines zusammenhän-genden Dokuments erforderlichsind und denken Sie immer daran,daß Sie mit einer Person sprechen– nicht mit einer Maschine.

Worte in Textverwandeln.

Jetzt ist es Zeit für dennächsten Schritt. Lesen Sie sich den folgenden Briefdurch und überlegen Sie,wie Sie ihn diktieren sollten.Sie werden auf einigeAnweisungen stoßen,die möglicherweiseschwierig sind.

Ihre Stimme und Philips.Die unschlagbare Kombination.

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Sprechen, dieGrundlage zum Erfolg.

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einen Satz hinzufügen oder anfrüherer Stelle diktierten Textverbessern möchten, ist es bess-er, wenn Sie zunächst den Satzoder Abschnitt zu Ende diktierenund dann die Stelle bezeichnen,an der die Korrektur bzw. derEinschub vorgenommen werdensoll. Falls Ihr Pocket Memo miteiner Indexfunktion ausgestattet

ist, können Sie durch Drückendieser Taste Textkorrekturenoder Einschübe kennzeichnen.Manchmal ist es einfacher undeffizienter, Korrekturen amgeschriebenen Entwurfvorzunehmen. Nachdem Sie sichmit diesen Regeln vertrautgemacht haben, sehen wir uns noch einmal den Brief an.

Wie er sich anhören sollte.

Und so sollte der Brief mit denoben beschriebenenAnweisungen diktiert werden:

Hallo (Name der Sekretärin), hierist (Ihr Name). Es folgt ein einseitiger Brief an Herrn MarcSamson. Bitte fügen Sie das heutigeDatum ein, und legen Sie mir denfertigen Brief zur Unterschrift vor,bevor Sie ihn abschicken. Gut, jetzt zum Brief.

Der Name ist Herrn...MarcSamson/STOP – Marc mit ‘c’ wiein Charlie, nicht mit ‘k’. Und Samsonmit ‘o’.

Die Anschrift ist 125 LondonStreet...Brighton /STOP – dasbuchstabiert man Berta, Richard,Ida, Gustav, Heinrich,Theodor, Otto,Nordpol – TEXT/ BN2...4QN.Sehr geehrter Herr Samson/Komma, erster Absatz/ vielenDank für unser angenehmesGespräch /Punkt/ Wie verein-bart /Komma/ teilen wir Ihnendie Anzahl der Gäste mit/Komma/ die nach demKonzert am Abendessen teilnehmen werden /Punkt/Wir haben an 40 PersonenEinladungen versandt /Punkt/Einige der Gäste bewundernden Dirigenten La Due /STOP– La Due wird buchstabiert mitgroßem L, kleinem a, neues Wort,großes D, kleines u, kleines e -TEXT/ seit vielen Jahren undkennen seine AutumnNocturne Suite /Punkt/STOP –Autumn Nocturne Suite kursivgeschrieben – TEXT/ Wir haben/STOP – unterstreichen – TEXT/

für Herrn La Due beimAbendessen einen Platzneben diesen Gästen /STOP – unterstreichen Ende –TEXT/ vorgesehen /Punkt,neue Zeile/ Die Tischordnungsieht wie folgt aus/Doppelpunkt, neue Zeile, STOP –erstellen Sie zwei Spalten, die erste eingerückt – TEXT/ Platz/Bindestrich/Nr /STOP – kürzen Sie Nummer ab – TEXT/Name /neue Zeile, eingerückt/

1/Punkt/ Herr Benson /neue Zeile, eingerückt/

2/Punkt/ Herr La Due /neue Zeile, eingerückt/

3/Punkt/ Frau Samson /Absatz/ Ich hoffe /Komma/Ihnen mit diesenInformationen geholfen zuhaben /Punkt/ Sollten Sieweitere Informationenbenötigen /Komma/ erreichenSie mich unter derTelefonnummer null einssieben sechs zwei drei zweivier drei fünf sechs sieben/Punkt, Absatz/ Mit freundlichen Grüßen /STOP – unterzeichnen Sie mit meinemNamen. Okay, das ist alles.Vielen Dank.

Längere Dokumente.

Je mehr Erfahrung Sie mit demDiktieren bekommen, destomehr werden Sie sich darauf ver-lassen und bald lange und umfang-reiche Dokumente diktieren.Es empfiehlt sich dabei, mehrereMinikassetten zu verwenden -beispielsweise eine Kassette proDokumentabschnitt. So könnenSie jeden Abschnitt, den Sie fertigdiktiert haben, sofort schreibenlassen und die geschriebenenEntwürfe als Hilfe für die folgen-den Kapitel benutzen.

BessereArbeitstechnik.• Ordnen Sie die Kernaussagen

Ihres Dokuments.

• Erstellen Sie vor dem Diktateine kurze Gliederung.

• Fügen Sie Dokumente,Tabellenund Illustrationen bei.

Ihr Pocket Memo verleiht Ihnen nicht nur die erforderlicheFlexibilität, die Sie bei der Arbeitaußerhalb Ihres Büros benötigen,sondern es kann auch IhreKommunikation und IhrAusdrucksvermögen verbessern.Halten Sie mit dem PocketMemo Ihre Gedanken undErfahrungen fest.

Nehmen Sie es alsGedächtnisstütze für Dinge, dieSie nicht vergessen wollen.Nutzen Sie es für langeNachrichten an Ihre Kollegenoder für detaillierteInstruktionen. Nehmen SieBesprechungen, Konferenzen,Interviews oder Telefon-gespräche auf. Verwenden Sie es zum Üben einer Rede.

Setzen Sie es bei jeder erforderlichen Gelegenheit ein.Sobald Sie sich daran gewöhnthaben, werden Sie sich sicher fragen, wie Sie je ohne auskamen.

Sie fragen sich vielleicht, wie Siees ausdrücken sollen, daß eineTextspalte einzurücken ist. Oder:Was ist zu veranlassen, damitIhre Anweisungen nicht in denText eingebaut werden? Hierhelfen Ihnen einige erprobte undbewährte Diktierregeln dieseHürden zu nehmen.

In dem Maße, wie sich diePerson, die Ihr Dokumentschreibt, an Ihre Denk- undArbeitsweise gewöhnt,werden diese formalenAnweisungen wenigerwichtig. Sie können auchIhre eigenen Anweisungenentwickeln, diemöglicherweise nochbesser sind. Für den Anfangempfehlen wir Ihnenjedoch, die bestehendenKonventionen zuübernehmen, und sei esauch nur, weil eineerfahrene Sekretärin mitdiesen Regeln vertraut ist.

Definieren Sie das Schriftstück.

Bezeichnen Sie am Diktatanfangden Dokumenttyp (Brief, Memo,Fax usw.) Geben Sie denAdressaten an, wie dasDokument abgeschickt werdensoll und ob Sie den Entwurfvorher prüfen möchten.

BuchstabierenSie schwierige

Wörter.Bei komplizierten Anschriftenoder Familiennamen ist es hilfreich, sie zu buchstabieren.Sie können dazu das Buchstabier-alphabet verwenden, das auf derletzten Seite aufgeführt ist.

Stop/Text-Anweisungen.

Wenn Sie auf die besondereBehandlung eines Wortesaufmerksam machen oderumfassende Instruktionen gebenmöchten, sagen Sie einfach ‘Stop’und geben dann die gewünschteAnweisung. Das Wort ‘Stop’weist darauf hin, daß eineAnweisung folgt, die nicht zuschreiben ist. Sagen Sie ‘Text’,um mit dem Diktat fortzufahren.

Anweisungenzur Zeichensetzung.Sie sollten nicht erwarten, daßIhre Sekretärin die Zeichen-setzung im Text für Sie übernimmt. Geben Sie dieAnweisungen zur Zeichensetzungdeutlich mit Hilfe des Stop/Text-Verfahrens.Auf der letzten Seitefinden Sie ein hilfreiches Glossarzur Zeichensetzung.

Korrekturenund Einschübe

im Text.Bei einem Fehler mitten im Satzstoppen Sie das Band und spulenes bis zu der Stelle zurück, ander Sie den Fehler gemachthaben. Diktieren Sie dann denverbesserten Text.Wenn Sie

Die Form des Briefes.

Ziehen Sie optimalen Nutzen aus Ihren Diktaten.

Herrn Marc Samson125 London StreetBrighton BN2 4QN

5.August 1996

Sehr geehrter Herr Samson,

vielen Dank für unser angenehmes Gespräch.Wie vereinbart, teilen wir Ihnen die Anzahl der Gäste mit,die nach dem Konzert am Abendessen teilnehmen werden.Wir haben an 40 Personen Einladungen versandt.Einige der Gäste bewundern den Dirigenten La Due seit vielen Jahren und kennen seine Autumn Nocturne Suite.Wir haben für Herrn La Due beim Abendessen einen Platz neben diesen Gästen vorgesehen.

Die Tischordnung sieht wie folgt aus:

Platz-Nr. Name1. Herr Benson2. Herr La Due3. Frau Samson

Ich hoffe, Ihnen mit diesen Informationen geholfen zu haben.Sollten Sie weitere Informationen benötigen, erreichen Sie michunter der Telefonnummer 017623 243 567.

Mit freundlichen Grüßen

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